DEFINIÇÕES E TIPOS DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

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Professora autora/conteudista
LUANA OLIVEIRA
elise.garcia
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É vedada, terminantemente, a cópia do material didático sob qualquer 
forma, o seu fornecimento para fotocópia ou gravação, para alunos 
ou terceiros, bem como o seu fornecimento para divulgação em 
locais públicos, telessalas ou qualquer outra forma de divulgação 
pública, sob pena de responsabilização civil e criminal.
SUMÁRIO
 
Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1 . História dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1 Suporte eletrônico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
1.2 Definições dos tipos de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
2 . A institucionalização da gestão de documentos no Brasil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3 . Documento arquivístico digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.1 Documento arquivístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
3.2 Documento arquivístico digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
4 . Tipos de documentos eletrônicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.1 Tipos e formatos de arquivos eletrônicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
5 . Gestão: criação, uso, trâmite, armazenamento e acesso do documento 
eletrônico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6 . Digitalização de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
7 . Aplicabilidade do GED II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
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DEFINIÇÕES E TIPOS DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
INTRODUÇÃO
O universo do documento eletrônico/digital é bem amplo e contempla uma série de recomendações 
para que seja estável e atenda às necessidades das instituições e dos usuários.
Quando falamos em tipo de documento eletrônico/digital, estamos dizendo que há formatos 
variados e linguagens diferentes para produzi-lo. Estudar a tipologia e a abrangência desses 
documentos é navegar na rede e contemplar o novo como algo que já conhecemos há um bom tempo.
O mais importante de tudo é saber que todo e qualquer documento arquivístico, seja convencional, 
eletrônico ou digital, necessita de cuidados e passa por processos. Esperamos que esse conteúdo 
ajude você a descobrir que no universo tecnológico a informação organizada merece seu lugar de 
destaque.
Bons estudos! 
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1. HISTÓRIA DOS DOCUMENTOS
Desde os primórdios, o ser humano tem necessidade de expressar seus pensamentos e se
comunicar. Diante disso, foi necessário criar a escrita com vistas a materializar seus pensamentos. 
Entende-se escrita como 
[...] o conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem 
falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressão permanente, 
recorreu a uma engenhosa disposição de objetos simbólicos ou a sinais materiais 
(os nós, os entalhes, os desenhos), os quais passaram a ser a base dos primeiros 
sistemas de escrita. (FREIBERGUER, 2010, p. 125)
No decorrer da história, a escrita e seus suportes foram se desenvolvendo de várias maneiras, como 
a arte rupestre, a escrita cuneiforme, a escrita hieroglífica, o pergaminho e o papel. Apresentamos 
na sequência mais informações sobre cada uma dessas formas.
• Arte rupestre: seus primeiros registros testemunharam a cultura dos povos e eram firmados
em cavernas e abrigos rochosos através de pigmentos. Há a presença de representação de
animais, plantas, pessoas, e às vezes usavam-se combinações.
Figura 1 – Arte rupestre
Rodro / Pixabay 
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• Escrita cuneiforme: foi a primeira forma de escrever (3000 a. C.). É um tipo de escrita em que
os objetos estão em formato de cunha e são materializados em pedra ou argila.
Figura 2 – Escrita cuneiforme
Adriano Curado / Conhecimento Científico R7 
Com a evolução dos povos, uma nova cultura era implementada e o grau de entendimento 
sobre as coisas aumentava. Dessa forma, a maneira de escrever foi se modificando, trazendo na 
sequência a escrita fonética e a invenção do alfabeto.
• Escrita hieroglífica: esse tipo de escrita “[...] faz referência ao papiro (suporte), uma planta
que cresce nas margens do rio Nilo, no Egito, da qual se extraíam fibras para a fabricação de
cordas, barcos e as folhas feitas de papiro para a escrita” (HAYASAKA; NISHIDA, 2010).
Figura 3 – Escrita hieroglífica
Wikilmages / Pixabay 
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• Pergaminho: surgiu na Idade Média e tinha como característica ser mais resistente para
escrever. Seu suporte era feito de couro (pele de cabra, carneiro, cordeiro ou ovelha). O nome
“pergaminho” vem de Pérgamo, cidade da Ásia menor.
Figura 4 – Pergaminho
Geralt / Pixabay 
• Papel: foi criado por T’sai Lun no ano 105, por meio de fibras vegetais. Em 1840, Friendrich Keller
criou o papel em celulose (HAYASAKA; NISHIDA, 2010). Atualmente, o papel é confeccionado
com fibra de algodão e utilizado no processo de restauração de livros, artes, desenhos etc.
Esse tipo de material exige um suporte de alta qualidade para que seja mantida sua integridade.
Figura 5 – Papel
Free-Photos / Pixabay 
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1.1 Suporte eletrônico
Em relação ao suporte eletrônico, podemos entender que este necessita de um documento 
eletrônico para existir. Ele não está relacionado à mensagem, e sim a sua cadeia de bits. A escolha 
por quem produz ou conserva o documento pode ser facultativa, baseada em razões mais voltadas 
à preservação do que à função do documento arquivístico.
Dessa forma, o suporte eletrônico não deve ser visualizado como um fragmento ou parte de 
um documento, mas deve ser verificado de acordo com o contexto tecnológico no qual se insere. 
Portanto, podemos concluir que o suporte eletrônico possui as seguintes características:
• serve de carregador físico;
• não armazena o documento como tal, mas sim sua cadeia de bits.
Como exemplo, podemos citar as mídias CD/DVD, HD etc. Nesse contexto temos, no Quadro 1, 
como suportes eletrônicos:
Quadro 1 – Suportes eletrônicos
Hard Disk (HD)
• Surgiu em 1956 (IBM).
• Disco rígido (hardware) para armazenamento de dados.
Disquete
• Surgiu em meados de 1970 e foi usado até 2000.
• Disco de armazenamento magnético fino e flexível.
CD/DVD (Compact Disk/Disco óptico digital)
• Surgiu em 1975 (Sony) e a Philips o anunciou publicamente em março
de 1979.
• Disco compacto a laser; disco ótico digital de armazenamento de dados.
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Pen Drive
• Surgiu no ano 2000.
• Memória USB Drive.
• Capacidade de armazenamento variada.
Cloud computing (nuvem)
• 1960: surgimento do conceito por John McCarthy, em que discutiu o uso
compartilhado do computador.
• 1990: origem do termo “nuvem”, por Ramnath Chellappa.
• 2000: a cloud computing começou a ganhar mais força e passou a ser
oferecida comercialmente.
• 2002: a Amazon lançou um conjunto de serviços que incluía
armazenamento, computação e inteligência humana, tudo baseado em
"nuvem".
Elaborado pela autora (2019).
1.2 Definiçõesdos tipos de documentos
Agora, apresentaremos algumas definições de tipos de documentos que abrangem o universo 
convencional (suporte papel) e o eletrônico.
Quadro 2 – Tipos de documentos
Tipo de documento Descrição
Documento audiovisual Gênero documental integrado por documentos que contêm 
imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros, 
como filmes e fitas videomagnéticas.
Documento filmográfico Gênero documental integrado por documentos que contêm 
imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e 
fitas videomagnéticas.
Documento fotográfico Fotografia em positivo ou positivo negativo.
Documento bibliográfico Gênero documental integrado por impressos, como livros, 
folhetos e periódicos.
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Documento cartográfico Gênero documental integrado por documentos que 
contêm representações gráficas da superfície terrestre 
ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, 
plantas, perfis e fotografias aéreas.
Documento micrográfico Gênero documental integrado por documentos em 
microforma, como cartões-janela e microfilmes tab-jacks.
Documento eletrônico Gênero documental integrado por documentos em meio 
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos 
eletrônicos. Por exemplo: música em um CD.
Documento digital Documento codificado em dígitos binários, acessível por 
meio de sistema computacional.
Adaptado de Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (BRASIL, 2019).
2. A INSTITUCIONALIZAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL
Para que você possa conhecer os principais fatos que contribuíram para a implantação da gestão
de documentos no Brasil, apresentamos a seguir os principais acontecimentos relacionados ao tema.
• 1938-1940:
◊ criação do Departamento Administrativo do Serviço Público (DASP);
◊ promoção de concurso para Arquivista.
• 1968:
◊ divulgada a Lei n. 5.433/96, que regula o uso da microfilmagem de documentos oficiais;
◊ nova forma de reprodução dos documentos.
◊ a regulamentação é publicada pelo Decreto n. 1.799/96.
• 1970-1980:
◊ medidas de modernização dos arquivos públicos;
◊ valorização dos documentos no foco histórico.
◊ modernização do Arquivo Nacional, quando o órgão passa a ganhar mais autonomia.
• 1987:
◊ José Maria Jardim verifica a situação dos arquivos públicos brasileiros.
◊ realizado o primeiro grande estudo sobre o tema.
◊ resultados não satisfatórios: informação governamental mal gerenciada em relação à
produção, manutenção e avaliação dos documentos; mau uso do espaço físico e recursos
materiais; falta de políticas públicas.
• 1988:
◊ a Constituição de 1988 estabelece em seu art. 5º o direito de os cidadãos terem acesso às
informações de seu interesse.
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• 1991:
◊ publicada a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a Política Nacional de arquivos públicos e
privados;
◊ consagração do termo “Gestão de Documentos”, entre outros assuntos.
• 2001:
◊ normatizado o primeiro instrumento arquivístico por meio da Resolução n. 14/2001;
◊ implementação do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos
da área-meio para a administração pública federal.
• 2007:
◊ a Resolução n. 25/2007 apresenta o e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas
informatizados da gestão arquivística de documentos.
• 2011:
◊ publicada a Lei n. 12.527, de 18/11/2011, que regula o acesso às informações (sua publicação
trouxe grande impacto para a sociedade brasileira, bem como para toda a administração
pública);
◊ definição de regras de acesso às informações públicas que, se não forem atendidas em tempo
hábil, poderão levar órgãos e agentes públicos a responder por improbidade administrativa.
• 2012:
◊ publicada a Lei n. 12.682/12, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos
em meios eletromagnéticos (digitalização de acervos).
• 2014:
◊ sai a Resolução n. 40/2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de
documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
– SINAR.
• 2015:
◊ a Resolução n. 43/2015 é criada para:
[...] estabelecer as diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis 
para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para 
instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional 
de Arquivos – SINAR. (CONARQ, 2015)
3. DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Vamos apresentar aqui informações sobre documento arquivístico digital, o qual destacamos
em dois tópicos. Veja a seguir.
3.1 Documento arquivístico
Para iniciar, você sabe qual a definição de documento arquivístico? Segundo o CONARQ (2016, 
p. 20), trata-se de: “Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática,
como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência”.
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Como exemplo de documento arquivístico temos os livros, os documentos, os mapas, as fotos, 
os vídeos etc.
3.2 Documento arquivístico digital
Já sobre documento arquivístico digital, o Glossário da CTDE (2016) o define como aquele 
documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. São componentes do 
documento arquivístico (e também do documento arquivístico digital):
• Conteúdo: mensagem transmitida pelo documento.
• Suporte: parte física do documento.
• Contexto: ação que gerou a necessidade de elaboração do documento; motivo. Por exemplo:
compra de equipamentos.
• Forma: aparência externa e intelectual do documento.
• Ação: manifestação de vontade que visa a criar, manter, modificar ou extinguir uma situação;
é o componente central de um documento arquivístico e a ação que origina o documento.
• Pessoas: agentes geradores do documento; entidades físicas e jurídicas que atuam por meio
do documento.
• Relação orgânica: princípio no qual o documento arquivístico se constitui num complexo de
documentos que se inter-relacionam.
Além dos componentes, temos as seguintes características:
• Completude: elementos que articulam o conteúdo do documento.
• Confiabilidade: requer completude, controle de criação e confiabilidade do autor.
• Integridade: quando o documento não pode ser alterado.
• Identidade: quando o documento é único e possui uma identidade.
• Autenticidade: quando o documento é autêntico, ou seja, mantém-se da forma como foi
produzido.
• Organicidade: é a relação orgânica que os documentos mantêm entre si sobre as funções ou
atividades exercidas pela instituição.
• Naturalidade: acontece quando um documento é acumulado de acordo com o curso de sua
atividade em função dos objetivos da administração.
• Inter-relacionamento: acontece quando um documento estabelece uma relação com outro
documento, por exemplo: um processo que trata da mesma matéria com interessados diferentes.
• Acessibilidade e usabilidade: relacionado com a localização e o acesso aos documentos.
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Outra característica também são os metadados, que consistem em dados inseridos em um banco 
e compõem a forma intelectual do documento. Servem para identificar e localizar o documento. 
Observe na Figura 6 alguns exemplos de metadados:
Figura 6 – Metadados
Data/hora Classificação
Tipo Origem Status
Número
Modo de
transmissão
Elaborada pela autora (2019). 
4. TIPOS DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Entendemos que documento “[...] é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico
pelo qual o homem se expressa” (BELLOTO, 2004, p. 35). Diante dessa definição, ele pode ser um 
contrato, uma música, um filme, entre outros. São caracterizados pelo suporte, forma, formato, 
gênero, espécie e tipo.
Já o documento eletrônico, não muito diferente do documento convencional, possui registro 
em suporte eletrônico e liberdade de forma, ou seja, a manifestação de uma vontade não depende 
da forma como está expressa, a não ser que a lei exija. Observe na Figura 7 como um documento 
eletrônico pode se manifestar.
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Figura 7 – Manifestação do documento eletrônico
HíbridosRedes de computadores
Disquete
CD/DVD
VideodiscoIntranet
Internet
CD-ROM atualizado
via rede
Conexão de uma rede
a partir do CD-ROM
Meios de comunicação
removível
Elaborada pela autora (1029). 
4.1 Tipos e formatos de arquivos eletrônicos
São tipos de documentos eletrônicos:
• Texto simples não formatado: arquivos TXT.
• Texto com qualidade tipográfica: arquivos RTC, DOC, OS, TEX, PDF, LIT.
• Hipertexto/hipermídia: arquivos HTML, SGML.
• Texto fac-símile: imagens de páginas escaneadas (JPEG).
Os formatos de arquivo podem ser:
• arquivos de texto;
• arquivos de imagem;
• arquivos de som;
• arquivos de vídeos;
• arquivos compactados;
• banco de dados;
• arquivos executáveis.
De maneira resumida, apresentamos no Quadro 3 os formatos de arquivos e suas respectivas 
descrições.
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Quadro 3 – Formato de arquivos
Formato do arquivo Característica
TXT
• Texto simples.
• Arquivo de texto em formato ASCII.
• Para abrir o arquivo é preciso usar bloco de notas ou editor de texto.
XLS • Planilhas de cálculo e tabelas, produzidas no Excel.
RTC
• AutoCAD Civil Rating Curve Data Forma.
• Arquivos de projetos de engenharia.
DOC
• Document (“documento“)
• Documentos de processamento de texto.
PDF
• Portable Document Format.
• Desenvolvido pela Adobe Systems.
•Trata de documentos que apresentam textos, imagens e gráficos num
formato independente de dispositivo e resolução.
LIT
• Sigla utilizada para “literatura”.
• Arquivo e-book criado pela Microsoft Corporation.
HTML
• Hypertext Markup Language (Linguagem de Marcação de Hipertexto).
• Linguagem base da internet.
JPEG
• Joint Photographic Experts Group.
• Método comum usado para comprimir imagens fotográficas.
PNG
• Portable Network Graphics.
• Formato de compressão de imagens.
• Tem uma maior gama de profundidade de cores, alta compressão
(regulável) etc.
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MP4
• Mídia Player 4.
• O formato MP4 vem de “MPEG-4 Part 14”, um formato de vídeo
definido pela MPEG (Moving Picture Expert Group).
•Como formato encapsulador, o MP4 não guarda somente vídeo e
áudio, como também legendas e imagens estáticas.
BIPMAP
• Binary Mapping Photographic.
• Conhecido como mapa de bits.
• São imagens que contêm a descrição de cada pixel, em oposição
aos gráficos vetoriais.
GIF • Graphics Interchange Format, que se pode traduzir como “formato paraintercâmbio de gráficos”.
Adaptado de Moreno (2019). 
5. GESTÃO: CRIAÇÃO, USO, TRÂMITE, ARMAZENAMENTO
E ACESSO DO DOCUMENTO ELETRÔNICO
Os documentos passam por um ciclo de vida e, consequentemente, devem receber um tratamento 
adequado para que no final de seu ciclo estejam seguros e disponíveis. Apresentaremos a seguir 
as etapas do processo de gestão dos documentos eletrônicos. Esse processo consiste na criação, 
utilização, armazenamento e acesso. Conheça mais informações sobre cada uma dessas etapas.
• Criação: essa etapa pode ser desenhada por um processo que contempla planejamento,
desenvolvimento, composição e publicação. Veja na Figura 8 o que cada uma dessas fases
representa.
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Figura 8 – Criação do documento eletrônico
Planejamento
Definição de público-alvo, detalhes da informação a ser disponibilizada
Desenvolvimento
Coleta de materiais
Composição
Redação do documento 
Publicação
Disponibilização do documento
Elaborada pela autora (2019). 
• Utilização: nessa etapa o documento é classificado de acordo com um código de classificação.
Após isso, ele passa por uma tramitação dentro da instituição para cumprir seu propósito.
Destaca-se que há um monitoramento do documento via sistema.
• Armazenamento: nessa etapa o documento é enviado para um repositório. Geralmente,
fica armazenado na última unidade em que foi tramitado. A ordenação (organização lógica)
dependerá da configuração do sistema. Os documentos aguardam avaliação documental.
• Acesso: é o instrumento de busca capaz de fazer as pesquisas dos documentos por palavras-
chave, tornando-os disponíveis.
6. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Sobre a digitalização, entende-se como o processo de escanear documentos e realizar a conversão
deles em imagem digital. Após a digitalização o documento passa pela etapa de indexação, onde 
os dados deste são incluídos na base de dados e ficam armazenados no sistema.
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O processo de digitalização é importante, pois possibilita o acesso de acervos por meio de 
Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) e permite a troca de acervos documentais e de 
seus instrumentos de pesquisa por meio de redes de informação. Dessa forma, podemos concluir 
que a digitalização:
• É uma ferramenta essencial para o acesso e difusão do acervo.
• Possibilita a preservação do documento, evitando manuseio de originais que possuem valor
secundário.
• Exige planejamento e previsão orçamentária/financeira.
Na sequência, relacionamos a infraestrutura necessária para ter um espaço de digitalização.
Quadro 4 – Infraestrutura para digitalização
Item Descrição
Estação de trabalho Consiste em uma estrutura física e tecnológica, composta por 
um ou mais computadores, para se ter acesso a um servidor 
que permita elaborar, consultar e cadastrar documentos. 
Scanner Consiste no sistema que digitaliza e transforma um 
documento em imagem eletrônica. Essas imagens podem 
ser inseridas em um sistema e são disponibilizadas para os 
usuários.
Impressora Equipamento usado para imprimir ou copiar um documento. 
Software Consiste no sistema que acompanha o scanner para 
processar as imagens. 
Processador Componente que processa e transforma a informação contida 
no documento. 
Armazenamento São “periféricos de armazenamento que armazenam e 
disponibilizam permanentemente as imagens e respectivas 
informações complementares, que podem ser discos rígidos 
ou unidades de CD” (OLIVEIRA e PROVEDEL, 2011, p. 3). 
Rede É o meio de comunicação entre os diversos componentes do 
sistema. 
Adaptado de Oliveira; Provedel (2011).
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Agora, apresentaremos todas as etapas da digitalização. Observe no quadro a seguir:
Quadro 5 – Etapas de digitalização
Item Descrição
Seleção Consiste na seleção dos documentos que serão disponibilizados para 
consultas, como também aqueles que merecem um tratamento especial 
por conta da sua conservação e temporalidade.
Esta etapa exige a formação de uma comissão para realizar o trabalho.
Preparação Representa a retirada de materiais metálicos.
Também permite a ordenação de acordo com uma classificação pré-
estabelecida.
Digitalização É o ato de transformar o documento em papel em imagem digital.
Há vários tipos de scanners.
Indexação É a catalogação das informações contidas nos documentos para 
recuperação futura.
Faz uso de código de barras e OCR (Optical Character Recognition).
Inspeção Representa a revisão das imagens.
Realiza cópia e backup para uma mídia ou servidor.
Elaborado pela autora (2019).
7. APLICABILIDADE DO GED II
Você deve estar se perguntando: o que leva uma empresa a contratar um serviço de GED? Essa
resposta é simples. 
Na sequência, apresentamos os principais fatores que levam as instituições públicas ou privadas 
a adotar essa ferramenta. 
• Recuperação: consiste na dificuldade de recuperação de documentos e informações.
• Acesso: acesso limitado aos documentos.
• Segurança: segurança não segura; problemas na integridade dos arquivos.
• Espaço físico: falta de espaço físico para alocar a documentação.
• Pessoal: alto custo de produção e gerenciamento (pessoal alocado).
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Então, como sair dessa situação?
GED é a tecnologia que fornece meios de cadastrar, armazenar, localizar e recuperar informações 
existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu tempo de vida (Teoria das Três 
Idades).
Essa tecnologia pode ser utilizada por qualquer tipo de empresa, seja ela de grande, médio 
ou pequeno porte. As áreas que mais a utilizam são: setor hospitalar, administração pública, 
contabilidade, jurídica etc.
Esse serviço tem como foco a necessidade do cliente e disponibiliza o controledos documentos 
por meio de um sistema eletrônico. A seguir, apontamos alguns benefícios do GED:
Quadro 6 – Benefícios do GED
Item Característica
Rastreabilidade O GED rastreia os arquivos e informações.
Redução de papel Redução considerável do volume de papel e custos.
Suporte O GED lida com qualquer tipo de suporte. Ex.: digitaliza 
peças de museu (tridimensional), fotos, papel, filmes 
etc.
Infraestrutura Não precisa ser robusta para a instalação do sistema e 
os dados podem ser armazenados em “nuvem”.
Acesso Velocidade no acesso e consulta; mais de um usuário 
pode acessar ao mesmo tempo.
Organização Organização adequada do acervo, com métodos de 
arquivamento preestabelecidos.
Segurança Sigilo, segurança e prevenção dos documentos.
Custos Redução dos custos e melhor administração do acervo.
Preservação Conservação dos originais, evitando o manuseio 
frequente.
Elaborado pela autora (2019).
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Dessa forma, podemos concluir que o objetivo do GED é:
Transformar o legado documental em informação relevante para os processos 
de negócios da instituição, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de 
decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes 
(ROY, 2017, online).
O GED, porém, apresenta a desvantagem de ter um alto custo para montar toda a infraestrutura 
(scanners, computador etc.), bem como para a compra ou criação do sistema.
Por fim, apresentamos os recursos disponíveis pela ferramenta GED.
Quadro 7 – Recursos do GED
Item Descrição
Indexação São campos predefinidos; ex.: nome do cliente, data 
da compra etc.
Endereçamento Endereço de localização dos documentos; ex.: estante, 
prateleira e caixa.
Empréstimo Controle de documentos retirados do acervo.
Acompanhamento Controle do trâmite da documentação.
Ciclo de vida Análise e geração de relatório de documentos 
passíveis de eliminação, de acordo com a tabela de 
temporalidade estabelecida.
Filtro Filtro em vários níveis, para permissão de uso, 
restrições ou não em certa categoria, limitações a 
consultas etc.
Elaborado pela autora (2019).
PARA SABER MAIS
Diante do conteúdo abordado, para exemplificar o que estudamos segue modelo de documento 
digital em HTML, hipertexto e PDF: http://www.forumpatrimonio.com.br/view_full.php?articleID=140&modo=1
http://www.forumpatrimonio.com.br/view_full.php?articleID=140&modo=1
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BAHIA, E. M. dos S.; FACHIN, J. Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Universidade Federal 
de Santa Catarina. Biblos: Revista do Instituto de Ciências Humanas e da Informação, Florianópolis, 
v. 24, n. 2, p. 11-24, jul./dez. 2010.
BELLOTO, H. L. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 
BRASIL. Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá 
outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil: seção 1, Brasília, n. 89, p. 3785, 
10 maio. 1968, Lei n. 8.159/91. 
______. [Constituição (1988)]. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, 
DF: Presidência da República, [2016]. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/ 
Constituiçao.htm. Acesso em: 11 ago. 2019. 
_______. Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 
1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial 
da República Federativa do Brasil: seção 1, Brasília, DF, n. 22, p. 1497-1498, 31 jan. 1996.
______. Lei n . 12 .527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso 
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a 
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	Objetivo da aula
	Introdução
	Palavras-chave
	1. História dos documentos
	1.1 Suporte eletrônico
	1.2 Definições dos tipos de documentos
	2. A institucionalização da gestão de documentos no Brasil
	3. Documento arquivístico digital
	3.1 Documento arquivístico
	3.2 Documento arquivístico digital
	4. Tipos de documentos eletrônicos
	4.1 Tipos e formatos de arquivos eletrônicos
	5. Gestão: criação, uso, trâmite, armazenamento e acesso do documento eletrônico
	6. Digitalização de documentos
	7. Aplicabilidade do GED II