ipe3090

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Estudo teórico-
metodológico e 
prático da Gestão 
de Documentos
Criação de documentos
Como nasce um documento?
• Um documento nasce da 
necessidade de cumprir 
determinada função ou atividade 
dentro de uma 
empresa/instituição.
Criação de documentos
• Ex.: é necessário adquirir novos computadores para os 
setores de trabalho de uma empresa, então é preciso 
solicitar a compra desses computadores. Após a análise da 
necessidade, verifica-se que é preciso montar um “processo 
de compra” destes computadores.
Atividade-fim
• Segundo o Dicionário brasileiro de 
terminologia arquivística
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 
39):
“Atividade desenvolvida em 
decorrência da finalidade de uma 
instituição. Também chamada 
atividade finalística.”
Ex.: escritório de arquitetura.
Atividade-meio
• Segundo o Dicionário brasileiro de 
terminologia arquivística (ARQUIVO 
NACIONAL, 2005, p. 39):
“Atividade que dá apoio à consecução 
das atividades-fim de uma instituição. 
Também chamada atividade 
mantenedora.”
Ex: material de escritório, serviço de 
limpeza, contabilidade etc.
Documento
• Segundo o Dicionário brasileiro de 
terminologia arquivística, 
documento é (ARQUIVO 
NACIONAL, 2005, p. 73):
“Unidade de registro de 
informações, qualquer que seja o 
suporte ou formato.”
Documento de arquivo
• Documento produzido ou recebido 
por uma instituição pública ou 
empresa privada, no cumprimento 
de suas atividades e que sirva 
como elemento de prova ou 
informação.
Pergunta?
• A arma de um crime, uma mesa ou uma cadeira são 
consideradas documentos de arquivo? 
Características dos 
documentos
Características dos documentos
SUPORTE: material em que são 
registradas as informações. 
Ex.: acetato, papel, CD/DVD, fita 
magnética etc.
FORMA: é o estágio de 
preparação e de transmissão dos 
documentos. 
Ex.: original, cópia e rascunho.
FORMATO: é a configuração física de um suporte, de 
acordo com a natureza e modo como foi feito o 
documento. 
Ex.: cartaz, livro e planta.
Adaptado de: https://www.assisprofessor.com.br/concursos/apostilas/Arquivologia/1%20Conhecimentos%20especificos%20%20Nocoes%20de%20arquivo%20e%20protocolo.pdf
Pergunta?
• Qual o tempo de vida de uma mídia se bem conservada? 
Características dos documentos
GÊNERO: configuração que assume o documento, 
de acordo com os sistemas de signos, utilizado na 
comunicação de seu conteúdo. 
Ex.: documento audiovisual, fonográfico, 
iconográfico e textual. 
ESPÉCIE: configuração que assume o documento, 
de acordo com a disposição e a natureza das 
informações nele contidas. 
Ex.: boletim, certidão, relatório, ficha etc.
TIPO: configuração que assume a espécie documental, de acordo com a atividade 
que a gerou.
ESPÉCIE + FUNÇÃO: TIPOLOGIA DOCUMENTAL.
Ex.: certidão de nascimento, folha de ponto, ficha financeira etc.
Adaptado de: https://www.assisprofessor.com.br/concursos/apostilas/Arquivologia/1%20Conhecimentos%20especificos%20%20Nocoes%20de%20arquivo%20e%20protocolo.pdf
Pergunta?
• Qual o tempo de vida de uma fita magnética? 
Características dos documentos
NATUREZA - Ostensivo: são os documentos que podem ser 
acessados pelos colaboradores, sem que isso prejudique a 
instituição.
NATUREZA - Sigiloso: são os documentos de cuja natureza é 
de conhecimento RESTRITO e requerem medidas especiais 
de salvaguarda em sua custódia e divulgação. São: 
ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados.
Adaptado de: https://www.assisprofessor.com.br/concursos/apostilas/Arquivologia/1%20Conhecimentos%20especificos%20%20Nocoes%20de%20arquivo%20e%20protocolo.pdf
Pergunta?
• A Lei nº 12.527/2011, que dispõe sobre o acesso à 
informação no âmbito da Administração Pública, tem 
particularidades nisso? Quais? 
Elementos constitutivos 
dos documentos
Estrutura do documento
• Segundo Delmas (1996, p. 447, tradução nossa), “O conjunto 
dos elementos externos e internos é o que dá ao documento 
– seja aquele sobre papel, seja o eletrônico – o aspecto que 
corresponde à sua natureza diplomática e jurídica, isto é, à 
sua função, segundo as regras e os usos da instituição que o 
estabelece”.
Estrutura do documento
• Então, o que são os elementos externos ou internos dos 
documentos? 
Elementos externos
• São os elementos extrínsecos, 
físicos ou formais. É a estrutura 
física ou forma de apresentação do 
documento.
• É o espaço (volume), quantidade, 
suporte, formato, forma, gênero, 
língua, o modo da escrita, a 
espécie e o tipo.
Pergunta?
• Uma pena de galinha pode ser um elemento externo de um 
documento? 
Elementos internos
• São elementos intrínsecos, de 
substância e têm a ver com o 
conteúdo substantivo do 
documento.
• É o assunto propriamente dito, 
assim como a natureza de sua 
proveniência (instituição/pessoa) e 
função (razão pelo qual foi 
produzido). Local (data/cidade).
Ciclo de vida do 
documento
Teoria das três idades
• Os documentos passam por um ciclo de vida conhecido 
como a teoria das três idades. 
• Cada fase está relacionada à sua frequência de uso, bem 
como o valor administrativo ou histórico presente ou não 
nos documentos.
O que é valor administrativo e 
histórico em um documento?
Valor primário
• é o valor administrativo do 
documento;
• documentos em fase corrente, 
usados com frequência e estão em 
tramitação.
Valor secundário
• é o valor histórico do documento;
• não podem ser descartados;
• são documentos valiosos;
• consultados com menos 
frequência.
Arquivo corrente
• arquivo de primeira idade;
• constituído por documentos em 
tramitação que são objeto de 
consulta frequente;
• são localizados próximos aos 
setores de trabalho.
Arquivo intermediário
• arquivo de segunda idade;
• constituído por documentos que 
cumpriram o seu propósito e 
aguardam avaliação (eliminação ou 
guarda permanente);
• são objeto de consulta esporádica;
• são localizados em arquivos 
centrais.
Arquivo permanente
• arquivo de terceira idade;
• documentos de caráter histórico, 
probatório e científico;
• pouco consultados;
• não podem ser descartados.
Teoria das três idades
Corrente
• Valor primário.
• Pode ser 
eliminado.
Intermediária
• Valor primário.
• Pode ser 
eliminado.
Permanente
• Valor 
secundário.
• Não pode ser 
descartado.
TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
Pergunta
• Um documento na fase corrente pode ser recolhido 
diretamente para o arquivo permanente? 
Leitura complementar
• BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. Disponível
em: <http://www.revistas.usp.br/cpc/article/download/76333/80048/>. Acesso em 12 maio 2019.
• BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado; Imprensa Oficial, 2002. Disponível em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf>. Acesso em: 12 maio 2019.
• RODRIGUES, A. M. L. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em Ciência da
Informação, v. 11, n. 1, p. 102-117, 2006. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09.
Acesso em: 12 maio 2019.
• RODRIGUEZ, S. M. T. Atribuir nomes a tipos, séries e unidades documentais: dialogando com Mariano
Garcia Ruipérez. [20--?]. Disponível em: http://www.uel.br/grupo-
pesquisa/intercontemp/pages/arquivos/02_Ensino/Documentacao/ARTIGO.Nomes_tipos_series_unidades_
documentais.pdf. Acesso em 12 maio 2019.
• RONDINELI. R. C. O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital. 2011. Tese (Doutorado
em Ciência da Informação) – Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2011. Disponível em:
<https://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/publicacoes/preservacao_digital/tese_rondinelli.pdf>.
Acesso em: 12 maio 2019.
http://www.revistas.usp.br/cpc/article/download/76333/80048/
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf
http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09
http://www.uel.br/grupo-pesquisa/intercontemp/pages/arquivos/02_Ensino/Documentacao/ARTIGO.Nomes_tipos_series_unidades_documentais.pdfhttps://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/publicacoes/preservacao_digital/tese_rondinelli.pdf
Protocolo
Conceitos
O que é protocolo?
• O termo “protocolo” é uma palavra derivada do grego 
protókollon, que segundo o dicionário é a primeira folha 
colada aos rolos de papiro e na qual se escrevia um resumo 
do conteúdo do manuscrito. Para o Dicionário brasileiro de 
terminologia arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 
140) esse termo significa o “setor encarregado do 
recebimento, registro, distribuição e tramitação de 
documentos”.
O que é protocolo?
• O protocolo é o serviço encarregado de atribuir metadados
que permitam esse controle e acesso.
• Também pode ser referido como unidade protocolizadora
(setor que, além de realizar as atividades de protocolo, tem a
incumbência de autuar processos, independentemente de
sua denominação e posicionamento hierárquico na estrutura
organizacional).
Atividades de protocolo
Atividades de protocolo
• Recebe o 
documento de 
unidade externa 
ou interna
Recebimento
• Registro das 
informações do 
documento em 
um sistema 
Registro
• Formação de 
processo 
(quando 
necessário)
Autuação
• Quanto ao sigilo
• Assunto (CCD)
Classificação
Atividades de protocolo
• Encaminha o 
documento ao 
setor de 
destino
Distribuição
• Verifica o 
andamento do 
documento
Controle da 
tramitação • Encaminha 
documento 
para unidade 
externa
Expedição
Recebimento
P
ro
to
co
lo
Corresp. 
particulares
Corresp. oficiais
Ostensivo
Sigiloso
Correspondências sigilosas
• Como devem ser tratadas as 
correspondências sigilosas?
Pergunta?
• Documentos particulares e sigilosos são registrados no 
protocolo? 
Resumindo...
Protocolo Recebimento Separação
Particulares
Oficiais
Sigilosas
Ostensivas
Registro 
• Após o recebimento e as devidas 
separações, as correspondências 
oficiais ostensivas serão 
registradas em sistema 
informatizado ou, 
excepcionalmente, em formulários 
específicos. 
Que informações usar no registro?
• espécie do documento: memorando/ata/relatório etc.;
• remetente: setor que está solicitando a criação ou 
remetendo o documento;
• data: a data do documento;
• assunto: memorando de solicitação de férias;
• número: número do documento (se houver);
• código de classificação: o código estabelecido no 
instrumento arquivístico. Ex.: 011 – Atas.
Número de protocolo
• Na sequência ao registro, o documento recebe uma etiqueta 
com o número de protocolo:
Pergunta?
• A maneira como se registra (cadastra) pode impactar na vida 
do documento?
Registro
A resposta é sim! Um bom registro pode trazer vários benefícios:
• registros bem elaborados fornecem um quadro sistemático e completo da 
estrutura e das atividades da empresa, tornando mais fácil localizar informações, 
assim como achar as respostas a perguntas sobre resultados, diretrizes, 
procedimentos e estado da empresa;
• um bom sistema de registros, funcionando devidamente, é hoje em dia um 
recurso de grande importância, pois baseado nele, pode-se obter informações 
seguras do trâmite dos documentos e tomar decisões objetivas;
• a ausência de registros de absoluta confiança é uma das características dos 
fracassados meios de comunicação. O documento originado em uma instituição é 
geralmente o meio de relações externas, como também pode ser produzido 
como um subproduto de atividades internas.
Autuação
• É a abertura do processo, conforme necessidade ou 
regulamentação interna da instituição.
LOGO DA INSTITUIÇÃO
Nº PROCESSO
Nome do interessado:
Tipo:
Assunto:
Unidade:
Data:
MOVIMENTAÇÕES
------------------------------
------------------------------
Classificação
• Leitura e definição do assunto do documento de acordo com 
um código de classificação.
LOGO 024.2
Bsb, xx de xx de 2019
Memorando nº xx/2019
Assunto: Solicitação de férias.
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
______________________
Assinatura
Distribuição 
• A distribuição é a primeira 
remessa do documento recebido 
aos setores de trabalho 
(destinatário) e é, portanto, uma 
movimentação interna;
Portaria Interministerial nº 
1.677/2015 (BRASIL, 2015c).
Pergunta?
• Pode ocorrer de no meio do caminho a documentação se 
perder? Quais medidas temos que tomar?
Controle da tramitação
• Consiste em registrar o curso do 
documento, avulso ou processo, desde a 
sua produção ou recepção, até o 
cumprimento de sua função 
administrativa. Ou seja, são as 
operações destinadas a registrar a 
localização do documento dentro da 
instituição. 
• Pode ser feito através de sistemas de 
GED ou Sigad.
Expedição
• A expedição consiste na entrega de 
documentos aos destinatários 
externos (para outras instituições).
Portaria Interministerial nº 
1.677/2015 (BRASIL, 2015c).
Centralização e 
descentralização do 
protocolo
Centralização
•A forma centralizada reúne tanto os documentos 
em um único setor (arquivo central ou geral) 
quanto as atividades executadas pelo protocolo.
Descentralização
• Descentralizar as atividades de protocolo e também as 
dos arquivos.
• Centralizar as atividades de protocolo e descentralizar as 
atividades dos arquivos. 
Pergunta?
• Você conhece alguma empresa ou instituição que sobrevive 
sem protocolo?
Pergunta?
• Qual das maneiras é a mais adequada? Centralizada ou 
descentralizada?
Protocolo eletrônico
O que é protocolo eletrônico?
• Sistema que envia e recebe documentos, em que também é
possível autuar processos administrativos, tramitar e
arquivar.
• Segundo a análise de Gonçalves Pinto (2012), o protocolo é
essencial para o efetivo gerenciamento dos documentos.
O que é protocolo eletrônico?
Protocolo eletrônico é um sistema eletrônico que possibilita
aos cidadãos, empresas, órgãos e entidades públicas
protocolar documentos endereçados aos órgãos da
administração pública, sem a necessidade de se deslocar
fisicamente até o protocolo físico ou gastar com o envio de
postagens por correio.
Protocolizadora Digital de Documentos 
Eletrônicos – PDDE
Segundo o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais do Conselho Nacional de 
Arquivos (CONARQ, 2016), a adoção da PDDE deve atender aos seguintes requisitos:
Autenticidade
Integridade
Privacidade
Não repúdio
Protocolizadora Digital de Documentos 
Eletrônicos – PDDE
Autenticação
Verificação
Irretroatividade
Auditoria
Pergunta
• Cite alguns órgãos que utilizam o protocolo eletrônico.
Resposta
Ministério da Justiça - SEI
Link: 
http://www.justica.gov.br/Acesso/sis
tema-eletronico-de-informacoes-sei
TRT 12ª/SC - PDDE
Link: 
https://seguro.trt12.jus.br/peticao/s
cripts/peticao/Provisorio/login_adv_
pet.asp
TCU
Link: 
https://contas.tcu.gov.br/protocolo
Web/web/login.xhtml
http://www.justica.gov.br/Acesso/sistema-eletronico-de-informacoes-sei
https://seguro.trt12.jus.br/peticao/scripts/peticao/Provisorio/login_adv_pet.asp
https://contas.tcu.gov.br/protocoloWeb/web/login.xhtml
Concluindo...
Protocolo
• Compreende um conjunto de operações que possibilita 
o controle do fluxo documental (local por onde passam 
os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua 
recuperação e o acesso à informação.
Leitura complementar
• BRASIL. Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais
para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal. Brasília, Diário Oficial da União, 2015. Disponível em:
http://conarq.arquivonacional.gov.br/portarias-federais/401-portaria-interministerial-mj-mp-n-1-677-de-7-
de-outubro-de-2015.html Acesso em: 12 maio 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
• GONÇALVES, C. C. Processo eletrônico e sua aplicabilidade na justiça. In: ANIMA: Revista Eletrônica do Curso
de Direitodas Faculdades OPET. Curitiba PR - Brasil. Ano IX, nº 16, jan/jun 2017. ISSN 2175-7119. Disponível
em:
<http://www.egov.ufsc.br/portal/sites/default/files/processo_eletronico_e_sua_aplicabilidade_na_justica_0
.pdf> Acesso em: 12 maio 2019.
• TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Seginf/Disao. Protocolo Eletrônico. 2016. Disponível em:
<https://portal.tcu.gov.br/e-tcu/protocolo-eletronico/>. Acesso em: 28 mar. 2019
• TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO. 12ª região. PDDE - Protocolizadora Digital de Documentos Eletrônicos.
[20--?]. Disponível em <https://seguro.trt12.jus.br/peticao/scripts/peticao/msg/help-pdde.asp>. Acesso em:
28 mar. 2019.
http://conarq.arquivonacional.gov.br/portarias-federais/401-portaria-interministerial-mj-mp-n-1-677-de-7-de-outubro-de-2015.html
http://www.egov.ufsc.br/portal/sites/default/files/processo_eletronico_e_sua_aplicabilidade_na_justica_0.pdf
https://portal.tcu.gov.br/e-tcu/protocolo-eletronico/
https://seguro.trt12.jus.br/peticao/scripts/peticao/msg/help-pdde.asp
Organização e 
Administração de 
Arquivos
Base Legal
Legislação
Lei de Arquivos nº 8.159/1991 – Dispõe sobre a política nacional 
de arquivos públicos e privados e dá outras providências
“Art. 1º - É dever do Poder Público 
a gestão documental e a proteção 
especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de 
apoio à administração, à cultura, 
ao desenvolvimento científico e 
como elementos de prova e 
informação.”
Apresenta:
Conceitos e direitos gerais 
Arquivos públicos e arquivos 
privados.
Organização e administração das 
instituições arquivísticas públicas.
Acesso e sigilo dos documentos 
públicos.
Legislação
Lei de Arquivos nº 8.159/1991 - Dispõe sobre a política nacional 
de arquivos públicos e privados e dá outras providências
Considera-se gestão de documentos 
o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente (BRASIL, 1991, 
Art. 3º). 
Apresenta:
Gestão de Documentos
Legislação
Lei nº 12.527/2011 – Regula o acesso à informação 
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder 
público, observadas as normas e procedimentos 
específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando 
amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua 
disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação 
pessoal, observada a sua disponibilidade, 
autenticidade, integridade e eventual restrição de 
acesso.
Apresenta:
Gestão, proteção e acesso às informações
Sigilo dos documentos públicos
Conceitos
Arquivo
• Art. 2º - Consideram-se arquivos, para 
os fins desta Lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos 
documentos. 
(BRASIL, 1991)
Finalidade e função dos arquivos
Finalidade
• Servir à Administração 
e a História.
Função
• Guardar e organizar a 
documentação gerada 
em prol das atividades.
• Dar acesso aos 
documentos e 
informações.
Classificação dos arquivos
Entidades 
mantenedoras
Público
Institucional
Comercial
Pessoal
Estágios de 
evolução
Arquivo 
corrente
Arquivo 
Intermediário
Arquivo 
permanente
Extensão de 
atuação
Setoriais
Centrais
Natureza dos 
documentos
Especial
Especializado
Fonte: adaptado de Paes (2004, p. 20).
Pergunta
• O tratamento da documentação de um arquivo é o mesmo de uma 
biblioteca?
Infraestrutura
Recursos humanos
• arquivistas;
• técnicos em arquivo;
• auxiliar administrativo;
• profissionais de outras áreas (jurídica, história etc.) para auxiliar na 
avaliação dos documentos.
Instalações físicas
• layout adequado;
• sala climatizada (iluminação, umidade e temperatura) adequados;
• higienização (limpeza semanal do local);
• para demais informações, consultar o manual do Conselho Nacional 
de Arquivos Recomendações para a construção de arquivos,
disponível em: 
<http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/re
comendaes_para_construo_de_arquivos.pdf>.
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf
Recursos materiais
• mobília: arquivos, mesa, cadeira etc;
• equipamentos: impressora, scanner, computador etc;
• material de escritório: pincel, caneta, lápis, borracha, papel, pastas A-
Z, caixa-box etc.
Pergunta
• No caso de inundação de um arquivo, quais são as medidas cabíveis 
para a salvaguarda dos documentos?
Organização do acervo 
físico e digital
Atividades do arquivo
• diagnóstico arquivístico;
• elaboração de normas e instrumentos arquivísticos – Código de 
Classificação de Documentos (CCD), Tabela de Temporalidade de 
Documentos (TTD) e manuais;
• instalação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos –
CPAD; 
• tratamento da documentação – Massa documental acumulada 
(MDA);
• acompanhamento das atividades;
• treinamento de pessoal (procedimentos e uso do sistema, se for o 
caso).
Organização do acervo físico
• Voltados para documentos em suporte papel.
• Métodos de ordenação: depende das especificidades do arquivo.
• Métodos mais utilizados: assunto, número, ordem alfabética, nome 
etc.
Organização de acervo físico
Recebimento
Seleção
Classificação
Pergunta
• A classificação dos documentos de acordo com o CCD é obrigatória?
Organização acervo físico
Higienização
Acondicionamento
Indexação
Organização acervo físico
Armazenamento
Avaliação
Empréstimo
Pergunta
• Um instituição pública pode descartar um documento público sem 
nenhum critério de avaliação?
Organização do acervo digital
• Para a organização de arquivos em diretórios, sugere-se uma 
organização lógica, tendo em vista se é um arquivo técnico ou 
administrativo.
• A classificação e avaliação é a mesma definida para os documentos 
textuais. Qualquer particularidade deve constar no campo 
observações da tabela de temporalidade.
• Deve-se estabelecer uma cartilha que faça a previsão de como esses 
arquivos serão mantidos em segurança.
Organização arquivo digital
• Veja uma sugestão de organização de um diretório de uma empresa 
de arquitetura e engenharia:
Pastas organizadas por 
assunto/etapa, 
numeradas; 
padronização na 
nomenclatura
Organização arquivo digital
• Sugestão de como um arquivo pode ser renomeado:
Informações básicas do arquivo: assunto, data e versão
Pergunta
• A digitalização permite a eliminação imediata do original?
Preservação dos acervos 
físicos e digitais
Dicas de preservação de 
acervos 
• não dobrar o papel;
• não expor documentos à luz solar;
• não rabiscar os documentos;
• evitar o uso de fita adesiva;
• evitar utilizar materiais oxidantes como clipes metálicos e 
grampos, devido às marcas irreversíveis que causam no 
documento, e também os elásticos que podem danificar os 
documentos;
• não perfurar os documentos desnecessariamente;
• manter as mãos sempre limpas;
• não comer e beber próximo a documentos;
• não use saliva para passar páginas de documentos;
• tomar cuidado ao transportar documentos;
• não apoiar os cotovelos sobre os documentos. 
Dicas de preservação de 
acervos digitais
• Documentos armazenados somente em meio eletrônico
devem possuir uma cópia em mídia ou HD externo para
facilitar o acesso aos documentos em caso de alguma
eventualidade.
• Evitar deixar fitas cassete ou de vídeo, disquetes e CD-ROM,
próximos a campos magnéticos.
• Devido à fragilidade do suporte e a obsolescência
tecnológica, procure migrar as informações de um suporte
menos atualizado para um suporte mais atualizado. Ex.: fitas
de vídeo para DVD, fitas cassete para CD.
• Tomar cuidado no manuseio das mídias digitais
especialmente com os CDs quepodem riscar,
comprometendo a inteligibilidade das informações ali
registradas.
Pergunta
• Posso eliminar documentos arquivísticos digitais? Como 
fazê-lo?
Leitura complementar
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Recomendações para a construção de arquivos. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. Disponível em: 
<http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/recomendaes_para_construo_
de_arquivos.pdf>. Acesso em: 8 maio 2019.
• JARDIM, J. M. O conceito e a prática de gestão de documentos. 2016. Disponível em: 
<https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-
Documentos.pdf>. Acesso em: 28 mar. 2019.
• RONCAGLIO, C. (org.) Manual de gestão de documentos de arquivo da Universidade de Brasília. 
Brasília: Cebraspe, 2015. Disponível em: 
http://www.arquivocentral.unb.br/images/documentos/Manuais/Manual_gestao_documentos.p
df. Acesso em: 28 mar. 2019.
• RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem 
teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 
• UNICAMP. Manual técnico organização de arquivos correntes e intermediários. Campinas: 
Unicamp, 2005. Disponível em: 
<https://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/pesquisa/textos_tecnicos/organizacao_arquiv
os_correntes_intermediarios.pdf>. Acesso em: 8 maio 2019.
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf
https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf
http://www.arquivocentral.unb.br/images/documentos/Manuais/Manual_gestao_documentos.pdf
https://www.siarq.unicamp.br/siarq/images/siarq/pesquisa/textos_tecnicos/organizacao_arquivos_correntes_intermediarios.pdf
Gestão de 
Documentos 
Eletrônicos
Princípios da Gestão de 
Documentos Eletrônicos
Metadado
• “é o dado sobre o dado”. 
• “Trata-se de um importante elemento de autenticidade para 
o documento eletrônico, uma vez que descreve como a 
informação foi registrada. O metadado mapeia as relações 
administrativa e documentária de um documento eletrônico 
dentro do sistema de gerenciamento, durante o seu ciclo 
vital, fornecendo parte do contexto e da estrutura desse 
documento e, portanto, deve ser preservado” (RONDINELLI, 
2002, p. 476) .
Metadado
Fonte: adaptado de MacNeil (2000, p. 96 apud RONDINELLI, 2005).
Categorias
Metadados do 
sistema eletrônico
Metadados dos 
documentos
Exemplos de metadados
Fonte: adaptado de Rondinelli (2005).
• origem;
• data do documento;
• data e hora de transmissão;
• nome e endereço do autor;
• assunto;
• código de classificação;
• tipo etc.
Pergunta?
• O campo “classificação quanto ao sigilo” pode ser um 
metadado num sistema? 
Metadado
São componentes do 
documento eletrônico 
arquivístico e são 
instrumento para a sua 
análise diplomática.
Esse tipo de análise garante a 
fidedignidade e 
autenticidade do documento 
eletrônico.
Fonte: adaptado de Rondinelli (2005).
Pergunta?
• Quando um documento arquivístico é criado em ambiente 
eletrônico? 
Documento arquivístico digital
• É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, 
produzido, tramitado e armazenado por sistema 
computacional.
Resolução nº 20 (CONARQ, 2004).
Documento arquivístico digital
Correio eletrônico
Material áudio e 
audiovisual
Material de rede
Material em formato 
físico
Classificação
Pergunta?
• Todo arquivo eletrônico é um documento de arquivo? 
Documento convencional × eletrônico
• Símbolos registrados em suportes capazes de serem 
entendidos diretamente pelo usuário.
• Conteúdo e suporte são indissociáveis.
• A estrutura física é o documento manuseado em si 
mesmo e constitui o principal eixo de análise de 
autenticidade; a estrutura lógica está contida na física e 
é indissociável dela.
• Metadado não existe enquanto documento 
arquivístico.
• O documento é identificado como uma entidade física.
• Em relação à preservação, tem necessidade de um 
acondicionamento ideal.
Convencional
• Conteúdo registrado em suporte magnético ou óptico, que 
necessita de computador para a leitura.
• Conteúdo pode migrar, o que pode gerar problemas de 
autenticidade e fidedignidade.
• Em relação à estrutura física e tecnológica, há uma 
separação de ambas, sendo que a estrutura lógica 
potencializa a dimensão física do documento e se constitui 
no referencial de análise da autenticidade.
• O metadado é a única garantia para preservar a 
autenticidade da estrutura lógica.
• O documento é identificado como uma entidade lógica, 
sendo que o hipertexto subverte qualquer tentativa de 
estabelecer um paralelo com as entidades físicas.
• Para preservação, além do acondicionamento físico, 
requerem constantes atualizações diante da obsolescência 
tecnológica.
Eletrônico
Fonte: André Lopez – com adaptações (2004, pág. 77)
Princípios arquivísticos
Princípio Descrição
Imparcialidade Arquivos verídicos
Autenticidade Arquivos verossímeis e confiáveis
Naturalidade Arquivos são acumulados naturalmente
Organicidade Coesão espontânea e estruturada 
Fonte: Luciana Duranti (1994) – com adaptações 
Resolução nº 37/2012 – Conarq
• Dispõe sobre as diretrizes para a presunção da autenticidade 
de documentos arquivísticos digitais (DADs).
Autenticidade
• Identidade
• Integridade
Pergunta?
• As fotografias e filmes digitais produzidos na minha
instituição podem ser considerados documentos
arquivísticos?
O que é DAD?
• “Documento produzido ou recebido por uma pessoa física
ou jurídica, no decorrer das suas atividades, explicitado no
PCD e necessita ser mantido autêntico e retido para ação ou
referência, composto por informação registrada em um
suporte qualquer, codificada em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de sistema computacional” (FLORES,
2015).
Diferenças GED × GDE
GED × GDE
• Algumas pessoas confundem a gestão eletrônica da gestão 
de documentos eletrônicos. É importante saber que a GDE 
faz parte da GED. Para sanar essas dúvidas, vamos explicar 
quais são as atribuições de cada uma e suas especificidades. 
Veja:
GED × GDE
GED GDE
Em sua concepção original é o
instrumento necessário à recuperação do
material digitalizado, sendo utilizado como
solução para o gerenciamento de
documentos.
Ao contrário da GED, tem como
pressuposto a gestão de documentos
criados em meio eletrônico, sendo o
original.
É uma tecnologia que tem como objetivo
converter, captar, processar, armazenar,
localizar e gerenciar documentos em papel
ou microfilme, para imagens eletrônicas,
através de metadados. É a digitalização
dos documentos (mudança de suporte).
É uma rede interna de uma empresa,
estruturada em diretório e pastas, por
exemplo. Há um sistema (workflow) que
gere os passos, aprovações, onde as
etapas são documentadas.
Sistema Informatizado de 
Gestão Arquivística - Sigad
e-ARQ Brasil
• Modelo de Requisitos para 
Sistemas Informatizados de 
Gestão Arquivística de 
Documentos, elaborado pela 
Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos do Conselho
Nacional de Arquivos.
Objetivos do e-ARQ Brasil
• orientar a implantação da gestão documental (documentos digitais e 
tradicionais);
• munir de especificações, além de metadados, para direcionar a aquisição 
desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística; 
• identificar os documentos arquivísticos digitais dentre as informações e os 
documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital;
• implantar o programa de gestão documental para os meios digitais e 
convencionais;
• introduzir os profissionais da administração, de arquivo e TI na concepção do 
projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de 
documentos.
Conarq (2011).
Sigad
É um software desenvolvido para 
operacionalizar todas as etapas da 
gestão documental. Esse sistema pode 
ser composto por um software único 
ou vários softwares que interagem. 
Abrangência e objetivosAbrangência Objetivos
Documentos arquivísticos convencionais 
(analógicos). 
Trata o documento arquivístico de forma complexa.
Documentos arquivísticos digitais. 
Faz a gestão documental a partir de um plano de 
classificação, visando manter a organicidade dos 
documentos.
---
Registra os metadados associados aos documentos 
para descrever o contexto de produção dos 
documentos.
---
Faz o armazenamento e gestão de forma segura, 
garantindo a autenticidade dos documentos e 
transparência administrativa.
---
Trata de forma sistemática os procedimentos de 
seleção, avaliação e destinação dos documentos, de 
acordo com as normas em vigor.
---
Exporta documentos para transferência (fase 
intermediária) e recolhimento (guarda permanente).
Como age um Sigad?
• um Sigad faz o registro das referências dos documentos 
convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas; e
• realiza a captura, armazenamento e promoção do acesso aos 
documentos digitais.
Características arquivísticas de um Sigad
Captura
Armazenamento
Indexação
Recuperação
Gestão de documentos
Metadados
Procedimentos e operações técnicas de um Sigad
Captura
Indexação
Registro
Restrição de 
acesso
Classificação
Arquivamento
Procedimentos e operações técnicas de um Sigad
Avaliação, 
temporalidade e 
destinação
Recolhimento
Eliminação
Pesquisa, 
localização e 
apresentação dos 
documentos
Transferência
Segurança
Procedimentos e operações técnicas de um Sigad
Controle de acesso
Cópias de 
segurança
Uso e 
rastreamento em 
trilhas de auditoria
Segurança da 
infraestrutura
Trilhas de 
auditoria
Armazenamento
Pergunta?
• Quais são as diferenças do Sigad para a GED? 
Diferença Sigad × GED
GED SIGAD
- Inclui prazos de guarda.
- Permite o descarte pelos proprietários.
- Permite a modificação de documentos em 
diversas versões.
- Pode incluir uma estrutura de armazenamento 
do documentos que fiquem sobre o controle dos 
usuários.
- Tem que incluir os prazos de guarda.
- Impede o descarte indevido de documentos 
(exceto em situações com rigoroso controle).
- Impede que os documentos de arquivo sejam 
modificados.
- Tem que incluir uma estrutura rigorosa de 
organização, ou seja, uso do plano de 
classificação.
Diferenças
Repositório Arquivístico Digital 
– RDC-Arq
• Um repositório digital de 
documentos arquivísticos é um 
repositório digital que armazena 
e gerencia esses documentos, 
seja nas fases corrente e 
intermediária, seja na fase 
permanente.
Funções do RDC
• gerenciar os documentos e metadados de acordo com as 
práticas e normas da Arquivologia, especificamente 
relacionadas à gestão documental, descrição arquivística 
multinível e preservação;
• resguardar as características do documento arquivístico, em 
especial a autenticidade (identidade e integridade) e a 
relação orgânica entre os documentos.
Pergunta
• Empresas privadas são obrigadas a adotar o Sigad ou RDC? 
Leitura complementar
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes 
para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Brasília, Diário Oficial da União, 
2012. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/279-resolucao-n-37,-de-
19-de-dezembro-de-2012.html>. Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 43/2015. Estabelece diretrizes para a implementação 
de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais 
para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Brasília, Diário Oficial da União, 2015. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-
conarq/335-resolucao-n-43-de-04-de-setembro-de-2015.html>. Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados 
de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: 
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf>. Acesso em: 12 maio 2019.
• FLORES, D. Gestão de Documentos Eletrônicos: autenticidade, acesso a longo prazo e manutenção da cadeia 
de custódia. 106 slides. São Paulo, Assembleia Legislativa, 2015. Disponível em: 
<http://www.al.sp.gov.br/repositorio/bibliotecaDigital/21368_arquivo.pdf>. Acesso em: 29 mar. 2019.
• LOPEZ, A. P. A. Princípios arquivísticos e documentos digitais. Arquivo Rio Claro, n. 2, 2004. Disponível em: 
<http://repositorio.unb.br/bitstream/10482/1428/2/ARTIGO_PrincipiosArquivisticosDocumentosDigitais.pdf>
. Acesso em: 29 mar. 2019.
http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/279-resolucao-n-37,-de-19-de-dezembro-de-2012.html
http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/335-resolucao-n-43-de-04-de-setembro-de-2015.html
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf
http://www.al.sp.gov.br/
http://www.al.sp.gov.br/repositorio/bibliotecaDigital/21368_arquivo.pdf
http://repositorio.unb.br/bitstream/10482/1428/2/ARTIGO_PrincipiosArquivisticosDocumentosDigitais.pdf
Mapeamento e 
gerenciamento 
de processos
Processo
O que é um processo?
• Um processo é um grupo de atividades realizadas numa
sequência lógica com o objetivo de produzir um bem
ou um serviço que tem valor para um grupo específico
de clientes (HAMER; CHAMPY, 1994).
Características
Fluxo 
de 
valor
Eficácia
Tempo 
de 
ciclo
Eficiência
Custo
Processo é resultado de:
Pessoas
Equipamentos
Recursos materiais
Recursos financeiros 
Gestão por processos
• Tem origem na Revolução Industrial e hoje é muito usada
nas empresas e instituições de diversos segmentos.
• Ferramenta de gestão que propicia a modernização dos
negócios, sejam eles públicos ou privados.
Gestão por processos
• Tudo o que é feito em uma instituição (pública/privada) faz
parte de um processo; não existe um produto ou serviço sem
um processo.
• Uma atividade é gerada pela existência de um processo.
• O enfoque por processos é uma forma estruturada de
visualização do trabalho.
Gestão por processos
Eficaz
Eficiente
Adaptável
Gestão por processos
• O que leva à administração buscar pela 
gestão de processos?
✓Melhorar o desempenho em relação à 
produtividade, qualidade, tempo, custos, 
cliente e na qualidade de vida de seus 
funcionários.
✓Promover um ambiente de negócio mais 
exigente, competitivo e com bons 
atributos.
Pergunta?
• Por que focar na gestão por processos?
Mapeamento de processos
Conceito
• É uma ferramenta gerencial e
de comunicação que tem a
finalidade de fazer a descoberta
das informações, partes
interessadas, capacidades,
recursos que são necessários para
entender os processos de negócio.
Pergunta?
• Cite empresas que possuem seus processos devidamente
mapeados.
Passos antes de desenhar o fluxograma
• Antes de desenhar os processos é importante observar:
1) definir os processos a serem mapeados;
2) definir o escopo do projeto;
3) coletar os dados do processo;
4) desenhar os símbolos.
Fluxogramas
Conceito
• Diagrama que apresenta o fluxo ou sequência de um
trabalho ou processo, por meio de uma simbologia
própria. Maneira gráfica de se visualizar as etapas de
um processo.
Conceito
• Mostra:
Etapas 
Etapas 
Etapas DECISÕES
Utilidade do fluxograma
Entradas
Pontos 
críticos
Saídas
O fluxograma auxilia
Facilitar
Disseminar
Entender
Desenhar
Tipos de fluxogramas
• Apresentaremos a seguir alguns modelos de
fluxogramas utilizados no mapeamento de processos.
Símbolos de fluxogramas
Diagrama de blocos
Receber 
documento
Classificar 
documento
Arquivar 
documento
Fluxograma de processo simples
Fim
Verificar doc. 
classificado
Doc. 
class?
Receber ArquivarInício
Sim
Pergunta?
• O fluxograma permite a indicação das operações e dos
setores responsáveis, embora não indique as distâncias, os
tempos e os volumes correspondentes acada operação?
Fluxograma funcional
Setor de 
informática
Setor de 
compras
Setor de 
finanças
Setor de 
pagamento
Solicita compra de 
computador
Verifica pedido Procede?
Sim
Compra 
autorizada
Verifica recursos
Efetua a compra
Autoriza
Faz o pagamento
Recebe o produto
Pergunta?
• O que significa o símbolo a seguir num processo?
Fluxograma vertical
Atividade
• Carlos, estagiário de uma empresa de engenharia, recebe a 
ordem de elaborar um desenho esquematizado das 
atividades realizadas em seu setor para ajudar no 
treinamento de funcionários.
• Usando os conhecimentos adquiridos na disciplina, Carlos 
pode usar qual tipo de ferramenta para o seu desenho?
Pergunta
• É possível criar um sistema GED sem mapear os processos?
Atividade
• Com um dos modelos apresentados, faça um fluxograma do
seguinte processo:
• Criar documento -> tramitar documento -> receber
documento -> despachar documento -> arquivar documento.
Leitura complementar
• AZEVEDO, I. C. G. de. Fluxograma como ferramenta de mapeamento de processo no controle de 
qualidade de uma indústria de confecção. In: XII Congresso Nacional de Excelência em Gestão, 
Rio de Janeiro, 2016. Disponível em: 
<http://www.inovarse.org/sites/default/files/T16_M_024.pdf>. Acesso em: 31 mar. 2019.
• FRED. Ergonomia: fluxo de produção. 58 slides. Ouro Preto, Universidade Federal de Ouro Preto, 
2014. Disponível em: 
<http://professor.ufop.br/sites/default/files/fred/files/fluxograma_e_organograma.pdf>. Acesso 
em: 31 mar. 2019.
• HAMER, M.; CHAMPY, J. Reengenharia: revolucionando a empresa. São Paulo: Campus, 1994.
• SOUZA, D. G. de. Metodologia de mapeamento para a gestão de projetos. 2014. Dissertação 
(Mestrado em Engenharia de Produção) – Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto 
Alegre, 2014. Disponível em: 
https://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/139426/000989851.pdf?sequence=1 . 
Acesso em: 31 mar. 2019.
• USIRONO, C. H. Escritório de processos. São Paulo: Brasport, 2015.
http://www.inovarse.org/sites/default/files/T16_M_024.pdf
http://professor.ufop.br/sites/default/files/fred/files/fluxograma_e_organograma.pdf
https://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/139426/000989851.pdf?sequence=1
Normas de 
referência
Legislação arquivística de 
documentos eletrônicos
Política arquivística
Lei de Arquivos
• Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá 
outras providências.
Lei nº 8.159/1991 – “Lei de Arquivos”
• Principais pontos:
- dever da Administração Pública em proteger seus 
documentos;
- conceitua arquivos, gestão de documentos etc;
- diz como os arquivos públicos devem ser organizados e como 
devem funcionar;
- competências dos Arquivos Nacionais, federais e estaduais.
Resolução nº 20/2004
• Dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas
de gestão arquivística de
documentos dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos.
Resolução nº 20/2004
• Principais pontos:
- identificação dos documentos arquivísticos digitais;
- implementação de um programa de gestão arquivística;
- implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística;
- exigência de profissionais de arquivo e instituições 
arquivísticas nas fases do projeto;
- avaliação e destinação de documentos digitais.
Acesso à informação
LAI
• Regulamenta o direito, previsto na 
Constituição, de qualquer pessoa 
solicitar e receber dos órgãos e 
entidades públicos, de todos os 
entes e Poderes, informações 
públicas por eles produzidas ou 
custodiadas.
Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à 
informação
• Principais pontos:
• I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo 
como exceção;
• II - divulgação de informações de interesse público, 
independentemente de solicitações;
• III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela 
tecnologia da informação;
Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à 
informação
• Principais pontos:
• IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de 
transparência na administração pública;
• V - desenvolvimento do controle social da administração 
pública;
• trata também dos procedimentos de classificação quanto ao 
sigilo dos documentos (ultrassecreto, secreto e reservado).
Pergunta?
• A que tipo de informação os cidadãos podem ter acesso pela 
Lei de Acesso? 
Pergunta?
• Quais são os prazos para resposta dos pedidos apresentados 
com base na Lei de Acesso à Informação? 
Pergunta?
• O que é o SIC? 
Documentos eletrônicos
Decreto nº 8.539/2015
• Dispõe sobre o uso do meio 
eletrônico para a realização do 
processo administrativo no âmbito 
dos órgãos e das entidades da 
Administração Pública federal 
direta, autárquica e fundacional.
Decreto nº 8.539/2015
• Principais pontos:
- conceitos: documento, documento digital, nato-digital e 
digitalizado. Processo administrativo eletrônico.
Decreto nº 8.539/2015
• Objetivos:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação 
governamental e promover a adequação entre meios, ações, 
impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização 
dos processos administrativos com segurança, transparência e 
economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da 
tecnologia da informação e da comunicação; e
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Portaria nº 1.677/2015
• Define os procedimentos gerais 
para o desenvolvimento das 
atividades de protocolo no âmbito 
dos órgãos e entidades da 
Administração Pública Federal.
• Institui o protocolo e processo 
eletrônico para a Administração 
Pública Federal.
Pergunta?
• Pode-se eliminar um documento em suporte papel que foi 
digitalizado? 
Pergunta?
• Qual o prazo que a Administração Pública tem para 
implementar o processo eletrônico? 
e-ARQ Brasil
• Dispõe sobre a adoção do Modelo 
de Requisitos para Sistemas 
Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos - e-ARQ 
Brasil pelos órgãos e entidades 
integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos - Sinar.
Resolução nº 25/2012 – e-ARQ Brasil
• Objetivos:
- Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer
especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para
orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados,
independentes da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos
e/ou implantados, referidos no parágrafo 3º do art. 3º da Resolução nº
20, de 16 de julho de 2004.
Resolução nº 25/2012 – e-ARQ Brasil
• Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que
produzem e mantém somente documentos digitais ou para
sistemas que compreendem documentos digitais e
convencionais ao mesmo tempo.
• §1º Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o
registro das referências nos metadados.
• §2º Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios
documentos.
Resolução nº 37/2015
• Aprova as Diretrizes para a 
Presunção de Autenticidade de 
Documentos Arquivísticos Digitais.
Resolução nº 37/2015 – Conarq
• Objetivos:
- tem por finalidade instrumentalizar os produtores e
custodiadores de documentos arquivísticos para essa
presunção da autenticidade desses documentos.
- § 2º A autenticidade dos documentos arquivísticos digitais
deve estar apoiada em procedimentos de gestão arquivística
de documentos.
Arquivamento de 
documentos
Resolução nº 34/2014
• Estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios
arquivísticos digitais confiáveis
para o arquivamento e
manutenção de documentos
arquivísticos digitais em suas fases
corrente, intermediária e
permanente, dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos – Sinar.
Resolução nº 34/2014 – Conarq
• Objetivos:
- estabelece as diretrizes para a implementação de repositórios 
arquivísticos digitais confiáveis – RDC – Arq;
- estabelece padrões e normas de referência.
Pergunta?
• Essas normas servem para a iniciativa privada? 
Transferência de 
documentos
Resolução nº 43/2015• Estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios
digitais confiáveis para a
transferência e recolhimento de
documentos arquivísticos digitais
para instituições arquivísticas dos
órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos –
Sinar.
Resolução nº 43/2015 – Conarq
• Objetivos:
oIndicar parâmetros para repositórios arquivísticos digitais
confiáveis, de forma a garantir a autenticidade (identidade e
integridade), a confidencialidade, a disponibilidade, o
acesso e a preservação, tendo em vista a perspectiva da
necessidade de manutenção dos acervos documentais por
longos períodos de tempo ou, até mesmo,
permanentemente.
Outras referências
Legislação arquivística - Conarq
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Coletânea da 
Legislação Arquivística Brasileira e Correlata. Rio de Janeiro: 
Arquivo Nacional, 2017. Disponível em:
<http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/coletanea/dez_
2017/CONARQ_legarquivos_dezembro_2017_PDF2.pdf>. 
Acesso em: 3 abr. 2019.
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/coletanea/dez_2017/CONARQ_legarquivos_dezembro_2017_PDF2.pdf
Leitura complementar
• BRASIL. Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo 
administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. 
Brasília, Diário Oficial da União, 2015b. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-
2018/2015/Decreto/D8539.htm>. Acesso em: 31 mar. 2019.
• BRASIL. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de 
gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Brasília, Diário 
Oficial da União, 2004. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/262-resolucao-n-20,-
de-16-de-julho-de-2004.html>. Acesso em: 1 abr. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes para a 
Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Brasília, Diário Oficial da União, 2012. Disponível em: 
<http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/279-resolucao-n-37,-de-19-de-dezembro-de-2012.html>. 
Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 43/2015. Estabelece diretrizes para a implementação de 
repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições 
arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar. Brasília, Diário Oficial da União, 
2015. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/335-resolucao-n-43-de-04-de-
setembro-de-2015.html>. Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: 
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf>. Acesso em: 12 maio 2019.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm
http://conarq.arquivonacional.gov.br/
http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/262-resolucao-n-20,-de-16-de-julho-de-2004.html
http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/279-resolucao-n-37,-de-19-de-dezembro-de-2012.html
http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/335-resolucao-n-43-de-04-de-setembro-de-2015.html
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf
Terminologia 
arquivística para 
documentos 
digitais
Glossário
Objetivo
• Definir os termos utilizados pelos componentes da CTDE 
(Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) no âmbito de 
suas discussões técnicas.
“Acervo”
“Acessibilidade”
“Armazenamento”
“Arquivo digital”
“Assinatura digital”
“Autenticação”
“Autoridade de registro”
“Certificado digital”
“Chave privada”
“Chave pública”
“Componente digital”
“Conversão”
“Correio Eletrônico”
“Credencial de segurança”
“Criptografia”
“Digitalização”
“Documento eletrônico”
“Dossiê”
“Emulação”
“Exportação”
“Fidedignidade”
“Formato de arquivo”
“Formato de caractere”
“Hardware”
“Hipertexto”
“Hipermídia”
“ICP-Brasil”
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
“Identificador único”
“Integridade”
“Metadados”
“Migração”
“Objeto digital”
“OCR”
Optical Character Recognition
“Patrimônio Digital”
“Rejuvenescimento”
Pergunta?
• O que é o Sigad? 
Pergunta?
• O que é a tramitação? 
Pergunta?
• O que é a trilha de auditoria? 
Pergunta?
• O que é o valor primário? 
Pergunta?
• O que é o valor secundário? 
Pergunta
• O que é workflow? 
Leitura complementar
• BRASIL. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de 
gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Brasília, Diário 
Oficial da União, 2004. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/262-resolucao-n-20,-
de-16-de-julho-de-2004.html>. Acesso em: 1 abr. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes para a 
Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Brasília, Diário Oficial da União, 2012. Disponível em: 
<http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/279-resolucao-n-37,-de-19-de-dezembro-de-2012.html>. 
Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 43/2015. Estabelece diretrizes para a implementação de 
repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições 
arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar. Brasília, Diário Oficial da União, 
2015. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/resolucoes-do-conarq/335-resolucao-n-43-de-04-de-
setembro-de-2015.html>. Acesso em: 29 mar. 2019.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos; CTDE. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Glossário: documentos 
arquivísticos digitais. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2016.
• CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: 
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf>. Acesso em: 12 maio 2019.
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