Auditoria de Gestão Documental prepare-se para ser auditado

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Estratégia e Planejamento; Governo e Transformação Digital; 
Gestão da Informação e do Conhecimento.
Auditoria de Gestão 
Documental: prepare-se 
para ser auditado 
Enap, 2022
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Desenvolvimento Profissional
Conteudista/s 
Gabriela Almeida Garcia (conteudista, 2022).
Sumário
Módulo1: Auditoria: Tipos, Critérios e Requisitos ................................................ 6
Unidade 1: Tipos de Auditoria ................................................................................ 6
1.1 Tipos de auditoria ....................................................................................................... 6
1.2. Auditoria interna e auditoria externa ..................................................................... 7
Referências ......................................................................................................................... 9
Unidade 2: Critérios, requisitos e etapas de auditoria ......................................11
2.1 Critérios e requisitos de auditoria .......................................................................... 11
2.2 Etapas da auditoria ...................................................................................................12
2.3 Auditoria de Gestão de Documentos ..................................................................... 12
Referências .......................................................................................................................15
Módulo 2: Critérios auditáveis de Gestão de Documentos ...............................17
Unidade 1: Critérios auditáveis de Gestão de Documentos .............................17
1.1 Objetivos da auditoria de Gestão de Documentos .............................................. 17
1.2 Critérios de auditoria na fase de produção de documentos .............................. 18
1.3 Critérios de auditoria na utilização de documentos ............................................ 18
1.4 A avaliação de uma auditoria é relevante na Governança da instituição? ....... 21
1.5 A auditoria de Gestão Documental como forma de alcançar os objetivos da 
instituição .........................................................................................................................22
Referências .......................................................................................................................23
Módulo 3: Auditoria de Gestão de Documentos ................................................25
Unidade 1: Auditoria de Gestão de Documentos ...............................................25
1.1 O que pode ser auditado? .......................................................................................25
1.2 Como se preparar para a auditoria: diagnóstico .................................................. 26
1.3 Gestão de Riscos aplicada à Gestão de Documentos .......................................... 27
1.4 Governança Arquivística aplicada à Gestão de Documentos ............................. 27
1.5 Gestão documental em consonância com os objetivos da instituição ............. 28
1.6 O papel da auditoria interna no contexto da gestão documental da instituição ...30
Referências .......................................................................................................................32
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Módulo 4 Estudos de Caso de Gestão Documental e de arquivos....................34
Unidade 1: Auditoria de Gestão de Documentos ...............................................34
1.1 O Guía para la auditoría archivística, do Archivo General de La Nación, do México .34
1.2 Auditoria de gestão documental coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) ..35
1.3 O que é Governança Arquivística? .......................................................................... 38
1.4 Gestão Documental e políticas arquivísticas ........................................................ 40
1.5 Sistemas de processos digitais e a legislação arquivística brasileira ................ 41
1.6 A importância da capacitação na Gestão Documental ........................................ 41
Referências .......................................................................................................................43
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Apresentação e Boas-vindas
O curso Auditoria de Gestão Documental: prepare-se para ser auditado está 
estruturado em quatro módulos. No primeiro módulo você vai conhecer os tipos 
de auditoria, bem como seus critérios e requisitos. No segundo módulo você vai 
ficar por dentro dos critérios auditáveis de Gestão de Documentos. Já no módulo 
3 você verá mais a fundo como se preparar para ser auditado, além de poder 
conhecer mais sobre Governança Arquivística aplicada à Gestão de Documentos. 
E finalmente, no módulo 4, você vai poder acompanhar alguns estudos de caso 
em gestão Documental e Arquivos. 
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 Módulo
Auditoria: Tipos, Critérios 
e Requisitos1
Ao completar o primeiro módulo você será capaz de reconhecer os tipos de auditoria 
existentes, bem como seus critérios, requisitos e etapas. 
Em um sentido geral, o termo “auditoria” significa: examinar, investigar, periciar, 
comparecer como ouvinte, dar suporte em casos judiciais, ajustar ou balancear 
contas, apontar discrepâncias entre ativos e passivos ou apresentar balanços. 
Em um sentido geral, o termo “auditoria” significa: examinar, investigar, periciar, 
comparecer como ouvinte, dar suporte em casos judiciais, ajustar ou balancear 
contas, apontar discrepâncias entre ativos e passivos ou apresentar balanços. 
Auditoria Financeira 
A auditoria financeira é um processo sistemático de conferir aspectos da 
realidade para certificar que os saldos dos registros contábeis e extratos 
bancários estão de acordo com os valores declarados pela instituição. 
Conceitos-chave: materialidade e demonstrações financeiras livres de 
erros materiais. 
Objetivo: aumentar o grau de confiança nas demonstrações. 
Papel do auditor: expressar opinião quanto a estarem as informações 
financeiras livres de distorções relevantes devido a fraude ou erro. 
Critérios: estrutura de relatório financeiro aplicável (normas contábeis) e 
marco regulatório aplicável. O que se espera do auditado é a apresentação 
de demonstrações financeiras de acordo com a estrutura do relatório 
financeiro aplicável. 
1.1 Tipos de auditoria 
Unidade 1: Tipos de Auditoria
Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade você será capaz de reconhecer os tipos de auditoria. 
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A auditoria externa é uma atividade que analisa as demonstrações contábeis, de 
conformidade ou operacionais da organização para identificar possíveis falhas. 
Para isso são utilizados alguns procedimentos técnicos. Ao final é emitido um 
parecer informando se os dados estão de acordo com os princípios e normas 
aplicáveis ao objeto auditado. 
A auditoria interna governamental, embora seja semelhante à auditoria externa, 
possui especificidades. 
1.2. Auditoria interna e auditoria externa 
Auditoria de Conformidade 
É um processo sistemático para se obter e avaliar objetivamente as 
evidências que mostram se determinado objeto está em conformidade com 
critérios específicos, o que é feito de acordo com normas aplicáveis. 
Conceito-chave: conformidade com leis e regulamentos. 
Objetivo: verificar se o gestor atuou de acordo com as normas aplicáveis. 
Papel do auditor: verificar se há discrepância entre a situação encontrada 
e a lei ou norma. 
Critérios: normas que incluem leis e regulamentos, resoluções, políticas, 
códigos, termos acordados ou princípios gerais. 
Auditoria Operacional 
É o exame independente, objetivo e confiável que analisase empreendimentos, 
sistemas, operações, programas, atividades ou organizações do governo estão 
funcionando de acordo com os princípios de economicidade, eficiência, eficácia 
e efetividade, e se há espaço para aperfeiçoamento. 
A auditoria operacional possui características próprias que a diferencia 
dos outros tipos de auditoria. Enquanto as auditorias financeiras ou de 
conformidade utilizam padrões preestabelecidos, a auditoria operacional 
possui maior flexibilidade na escolha de temas, objetos de auditoria, métodos 
de trabalho e formas de comunicação dos resultados da auditoria. Esse tipo 
de auditoria requer do auditor flexibilidade, imaginação e capacidade técnica. 
Conceitos-chave: economia, eficiência, eficácia e efetividade. 
Objetivo: contribuir para a melhoria da gestão pública. 
Papel do auditor: avaliar o desempenho. 
Critérios: normas legais, boas práticas, valores profissionais, modelos, 
experiências. O que se espera do auditado: atividades executadas da melhor 
maneira possível.
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• A obtenção e a análise de evidências relativas à utilização de recursos 
públicos, a qual contribui diretamente para a garantia da accountability, nas 
três dimensões: transparência, responsabilização e prestação de contas. 
• A contribuição para a melhoria dos serviços públicos, por meio da avaliação 
da execução dos programas de governo e da aferição do desempenho dos 
órgãos e das entidades no seu papel fundamental de atender à sociedade. 
• A atuação com vistas à proteção do patrimônio público. 
A independência e a objetividade são dois pressupostos para o exercício da 
auditoria interna. Isso vale para a condução dos trabalhos e para a emissão de 
opinião pelo auditor. 
As expectativas dos destinatários do trabalho de auditoria são: a alta administração, 
os gestores das organizações e a sociedade em geral. Dessa forma, os trabalhos da 
auditoria estarão em consonância com as reais demandas das unidades auditadas, 
possibilitando fazer dos resultados da auditoria uma forma de contribuição 
tempestiva e efetiva para os assuntos relevantes, críticos e/ou estratégicos da 
instituição auditada, e que esses resultados contribuam para o processo de 
tomada de decisão pela alta administração. 
Os trabalhos de auditoria devem ser estabelecidos de forma que colaborem para 
o alcance dos objetivos organizacionais da unidade auditada. Por consequência, 
favorecem o aprimoramento dos processos de Governança, de gerenciamento 
de riscos e de controle. 
Você chegou ao final desta unidade de estudo. Caso ainda tenha dúvidas, reveja o 
conteúdo e se aprofunde nos temas propostos. Até a próxima! 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9.ed. 
rev. e amp. São Paulo: Atlas, 2019. 
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 19011: Diretrizes 
para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 31000: Gestão de 
Riscos: Princípios e Diretrizes. Rio de Janeiro: ABNT, 2009. 
BATISTA, Danielle Alves. Auditoria Arquivística: uma análise de requisitos no 
contexto do arquivo público do Estado de São Paulo. 2016. 103 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Ciência da Informação, Universidade de Brasília, Brasília/DF, 
2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil 
de 1988. Brasília, DF: Presidência da República, 1988. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera o Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga 
a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991; e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da República, 2011. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.
htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da 
República, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União. Secretaria de 
Controle Interno. Manual de orientações técnicas de atividade de auditoria 
interna governamental do Poder Executivo Federal. Brasília, DF: CGU, 2017. 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Secretaria-Geral de Controle Externo. Manual 
de auditoria operacional, 4ª ed. Brasília, DF: TCU, 2020. 
Referências 
https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
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IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São 
Paulo: Atlas, 2019. 
JARDIM, José Maria. Governança arquivística: contornos para uma noção. In: Acervo 
- Revista do Arquivo Nacional, n. 3, v. 31, p. 31-45, 2018. 
LÉLLIS, Jimmy de Almeida; QUEIROZ, Anna Carla Silva de. Administração aplicada 
à Arquivologia: um “duo-elo” necessário neste mundo Pós-Covid-19. João Pessoa: 
Academia Paraibana de Ciência de Administração, 2021. 
MÉXICO. Secretaría de Gobernación. Archivo General de La Nación. Guía para la 
auditoría archivística. México, D. F.:Archivo General de La Nación, 2015. 
RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria, 3ª ed. São Paulo: 
Saraiva Educação, 2018. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de. Auditoria aplicada à gestão de documentos no 
Comando da Aeronáutica. 2015. 153 f. Produto técnico-científico (Mestrado 
Profissional) - Curso de Gestão de Documentos e Arquivos, Universidade Federal 
do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2015. Disponível em: http://www.
repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_
PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 5 jul. 2022. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de; MARIZ, Anna Carla Almeida; ANDRADE, Antônio 
Rodrigues. Auditoria aplicada à gestão de documentos. In: XVI Encontro Nacional 
de Pesquisa em Ciência da Informação - Enancib. João Pessoa, 2015. 
SILVA, Dulce Elizabeth Lima de Sousa e. A gestão de riscos na implantação da 
gestão documental: análise da Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo do 
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe. 2019. 109 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Gestão da Informação e do Conhecimento, Universidade Federal 
de Sergipe, São Cristóvão, 2019. Disponível: https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/
DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf. Acesso em: 5 jul. 2022.
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
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Unidade 2: Critérios, requisitos e etapas de auditoria
Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade você será capaz de reconhecer os critérios, requisitos e etapas 
de auditoria. 
São critériosde uma auditoria, normas de referência, requisitos, legislações, 
regulamentos, especificações, procedimentos internos, dentre outros, que são 
usados como parâmetros para realizar a auditoria. Podem ser internos ou externos. 
São exemplos: um manual, um procedimento ou uma instrução técnica que é 
referenciada dentro do sistema de gestão. Os critérios da auditoria são os padrões 
contra os quais as evidências encontradas são comparadas para que se verifique se 
a atividade, o produto ou o processo auditado está ou não em conformidade.
O escopo da auditoria corresponde aos limites do que vai ser auditado. Esse conceito 
é essencial nas auditorias internas. 
Conheça os requisitos de uma auditoria, no que se refere à postura dos auditores:
Integridade
O auditor deve ser ético, acima de tudo. Deverá agir com imparcialidade de 
forma honesta e responsável. 
Apresentação justa 
As conclusões e evidências de uma auditoria devem refletir a realidade. A 
linguagem dos relatórios deve ser clara e justa. 
Devido atendimento profissional 
Os auditores devem possuir habilidades e competências para conduzir a 
auditoria com zelo e discernimento. 
Confidencialidade 
Os dados e processos verificados na auditoria são restritos quanto ao 
acesso, a depender do caso. 
Independência
As conclusões da auditoria devem refletir a realidade, e não podem estar 
sujeitas a pressões de qualquer tipo. 
2.1 Critérios e requisitos de auditoria 
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Abordagem baseada em evidências
Para chegar às conclusões, os auditores buscam evidências, que são as 
provas do atendimento aos parâmetros estipulados para a auditoria. 
Mentalidade de risco 
A equipe da auditoria deve considerar os riscos e oportunidades, para planejar 
o processo da auditoria e para verificar o gerenciamento da organização. 
As etapas da Auditoria são: planejamento, execução e finalização da auditoria. 
Conheça mais sobre elas:
Planejamento 
A primeira etapa de uma auditoria é o planejamento. É a etapa em que se 
estabelece a estratégia geral dos trabalhos de auditoria. Assim, se define o 
escopo da auditoria, apontando objetivos, justificativa e resultados pretendidos. 
Execução 
A segunda etapa é a execução, que consiste na coleta de informações e 
pode ser feita por acesso a documentos, questionários e entrevistas para a 
coleta de respostas às questões de auditoria. Também ocorrem reuniões 
com os auditados, além de visitas técnicas. 
Relatório 
Essa é a terceira etapa da auditoria e trata-se da elaboração de um relatório 
ou parecer. Após a conclusão da execução, a equipe de auditores se reúne 
para debater as áreas problemáticas e determinar as recomendações 
para corrigir problemas de qualidade. Essas informações vão compor o 
relatório de resultados de auditoria.
2.2 Etapas da auditoria 
A documentação produzida, organizada e disponível é essencial para o cumprimento 
do que estipula a Constituição Federal (1988), no art. 5º, inciso XXXIII, dispõe que: 
2.3 Auditoria de Gestão de Documentos 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 13
Complementarmente, a Lei Federal para Arquivos Públicos e Privados nº 8.159, de 8 
de janeiro de 1991, no art. 1º estipula que: 
Todos têm direito de receber dos órgãos públicos 
informações de seu interesse particular, ou de 
interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no 
prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas 
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da 
sociedade e do estado. (BRASIL, 1988).
Ainda na Lei nº 8.159, no art. 3º, a gestão de documentos é definida como: 
É dever do Poder Público a gestão documental e a 
proteção especial a documentos de arquivos, como 
instrumento de apoio à administração, à cultura, 
ao desenvolvimento científico e como elementos de 
prova e informação. (BRASIL, 1991).
conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. (BRASIL, 1991). 
14Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Assim, percebe-se que a gestão de documentos envolve a maioria das funções que 
visam organizar e permitir o acesso aos documentos e informações dos órgãos públicos. 
Entendendo-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas, pode-se considerá-lo como um macroprocesso da instituição. O 
macroprocesso pode ser entendido como agrupamento de processos necessários 
para a produção de uma ação ou desempenho de uma atribuição da organização, 
ou ainda como grande conjunto de atividades pelos quais a organização cumpre sua 
missão, gerando valor para o cidadão/usuário. 
Um importante marco legal para a garantia dos direitos 
de cidadania, a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, 
denominada de Lei de Acesso à Informação (LAI), no art. 5º 
estabelece que “É dever do Estado garantir o direito de acesso 
à informação, que será franqueada, mediante procedimentos 
objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem 
de fácil compreensão” (BRASIL, 2011). 
Diante disso, a gestão de documentos deve ser compreendida de forma ampla, 
observando-se questões de planejamento, de execução e de acompanhamento 
das operações dela decorrentes. Assim, deve-se primar pela economia, eficiência 
e eficácia de atividades próprias da gestão de documentos (produção, uso, 
classificação e avaliação, até a destinação final, que pode ser o arquivamento 
definitivo ou o descarte de documentos). 
Você chegou ao final desta unidade de estudos. Agora é hora de realizar as atividades 
que estão disponíveis no ambiente virtual de aprendizagem. 
Caso tenha dúvidas, reveja o conteúdo. 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 15
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9.ed. 
rev. e amp. São Paulo: Atlas, 2019. 
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 19011: Diretrizes 
para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 31000: Gestão de 
Riscos: Princípios e Diretrizes. Rio de Janeiro: ABNT, 2009. 
BATISTA, Danielle Alves. Auditoria Arquivística: uma análise de requisitos no 
contexto do arquivo público do Estado de São Paulo. 2016. 103 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Ciência da Informação, Universidade de Brasília, Brasília/DF, 
2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil 
de 1988. Brasília, DF: Presidência da República, 1988. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera o Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga 
a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991; e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da República, 2011. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.
htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da 
República, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União. Secretaria de 
Controle Interno. Manual de orientações técnicas de atividade de auditoria 
interna governamental do Poder Executivo Federal. Brasília, DF: CGU, 2017. 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Secretaria-Geralde Controle Externo. Manual 
de auditoria operacional, 4ª ed. Brasília, DF: TCU, 2020. 
Referências 
https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
16Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São 
Paulo: Atlas, 2019. 
JARDIM, José Maria. Governança arquivística: contornos para uma noção. In: Acervo 
- Revista do Arquivo Nacional, n. 3, v. 31, p. 31-45, 2018. 
LÉLLIS, Jimmy de Almeida; QUEIROZ, Anna Carla Silva de. Administração aplicada 
à Arquivologia: um “duo-elo” necessário neste mundo Pós-Covid-19. João Pessoa: 
Academia Paraibana de Ciência de Administração, 2021. 
MÉXICO. Secretaría de Gobernación. Archivo General de La Nación. Guía para la 
auditoría archivística. México, D. F.:Archivo General de La Nación, 2015. 
RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria, 3ª ed. São Paulo: 
Saraiva Educação, 2018. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de. Auditoria aplicada à gestão de documentos no 
Comando da Aeronáutica. 2015. 153 f. Produto técnico-científico (Mestrado 
Profissional) - Curso de Gestão de Documentos e Arquivos, Universidade Federal 
do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2015. Disponível em: http://www.
repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_
PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 5 jul. 2022. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de; MARIZ, Anna Carla Almeida; ANDRADE, Antônio 
Rodrigues. Auditoria aplicada à gestão de documentos. In: XVI Encontro Nacional 
de Pesquisa em Ciência da Informação - Enancib. João Pessoa, 2015. 
SILVA, Dulce Elizabeth Lima de Sousa e. A gestão de riscos na implantação da 
gestão documental: análise da Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo do 
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe. 2019. 109 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Gestão da Informação e do Conhecimento, Universidade Federal 
de Sergipe, São Cristóvão, 2019. Disponível: https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/
DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf. Acesso em: 5 jul. 2022.
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
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 Módulo
Critérios auditáveis de Gestão 
de Documentos2
Agora que você já sabe que a auditoria é uma atividade, técnica ou processo de 
avaliação humana para determinar o grau de cumprimento de padrões estabelecidos 
(normas, critérios) resultando em um parecer, chegou o momento de você conhecer 
os critérios aplicados nessas auditorias. Ao completar este segundo módulo você 
será capaz de reconhecer os critérios auditáveis de Gestão de Documentos. 
A auditoria de gestão documental e auditoria de arquivos são classificadas 
como auditorias operacionais. Isso porque além de contemplar a questão da 
regularidade são avaliados também critérios administrativos, como: eficiência, 
eficácia, efetividade e economicidade. 
A auditoria aplicada à gestão de documentos consiste em importante ferramenta 
para monitorar e conferir o grau de cumprimento de critérios pertinentes à gestão de 
documentos na instituição. A auditoria para gestão de documentos tem por objetivos: 
• analisar o cumprimento das legislações internas e externas referentes à 
gestão de documentos; 
• avaliar as fases de gestão de documentos, que são a produção, a 
classificação, o uso e avaliação e a destinação de documentos em fases 
corrente e intermediária do ciclo de vida dos documentos; 
• apontar as não conformidades e mostrar as evidências no relatório final 
de auditoria, apresentando as recomendações para adequação. 
1.1 Objetivos da auditoria de Gestão de Documentos 
Unidade 1: Critérios auditáveis de Gestão de Documentos
Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade você deve ser capaz de reconhecer os critérios auditáveis de 
Gestão de Documentos. 
 Módulo
18Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
O desempenho do macroprocesso de gestão de documentos engloba as fases de 
produção, classificação, utilização e avaliação e destinação de documentos. Dessa 
forma, a auditoria em gestão documental vai analisar e conferir esses procedimentos 
na unidade auditada.
A fase de produção de documentos é de fundamental importância. Nesse contexto 
está a padronização e gestão dos modelos e formulários de documentos produzidos. 
Uma boa administração da produção de documentos permite a utilização correta de 
espécies documentais para cada finalidade da administração. 
Quando esta fase de produção é planejada e organizada de acordo com critérios 
arquivísticos, todas as fases seguintes da gestão documental tendem a se beneficiar. 
A classificação de documentos é feita no momento da produção. Isso é feito com a 
atribuição do código próprio para o documento, conforme o Plano de Classificação de 
Documentos da instituição. 
Parâmetros de auditoria a serem observados na produção de documentos.
Produção de documentos 
Verificar os perfis de acesso aos sistemas de controle de tramitação e/ou 
processo eletrônico e identificar os modelos de formulários/documentos ou 
manuais disponíveis para utilização dos produtores dos documentos. 
Classificação de documentos 
Verificar a aplicação de códigos de classificação conforme o plano de 
classificação de documentos da instituição e conferir se os servidores possuem 
conhecimento sobre normas que tratam de classificação de documentos.
1.2 Critérios de auditoria na fase de produção de documentos 
O serviço de protocolo possui as atribuições de recebimento, classificação, registro, 
distribuição, tramitação e expedição de documentos. 
A fase de utilização é realizada por diversos setores e abrange o uso, controle, 
armazenamento e recuperação dos documentos produzidos e recebidos na instituição
. 
Você já ouviu falar no ciclo vital dos documentos? Ele consiste 
em sucessivas fases por que passam os documentos de um 
arquivo, da sua produção à guarda permanente e eliminação. 
1.3 Critérios de auditoria na utilização de documentos 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 19
Observe os parâmetros de auditoria a serem considerados na produção de documentos.
Protocolo geral 
Verificar as condições do protocolo, seu espaço físico e procedimentos 
de recebimento, registro e distribuição de documentos; verificar se há 
controle e registro de todos os documentos recebidos e distribuídos; 
verificar a aplicação da classificação a todos os documentos registrados 
de acordo com o plano de classificação de documentos da instituição; 
verificar o tratamento adequado para documentos ostensivos (sem 
restrição de acesso) e sigilosos (de acesso restrito); verificar os cuidados 
com a restrição de acesso às instalações físicas do protocolo; verificar o 
uso de clips e grampos metálicos que podem prejudicar a conservação 
dos documentos; verificar o efetivo de servidores, se existem em número 
suficiente e se possuem conhecimento para a execução das atividades. 
Arquivos setoriais 
Verificar se os documentos estão organizados de acordo com as normas 
internas e externas; verificar se o registro de tramitação de documentos 
é feito em sistema próprio ou em livro de protocolo; verificar se os 
servidores do setor são habilitados para os procedimentos de utilização de 
documentos; verificar as condições dos móveis, se há ferrugemou indícios 
de insetos; verificar o uso de clips e presilhas metálicos ou outros materiais 
inapropriados à conservação de documentos. 
Transferência de documentos 
Verificar se há registro das transferências de documentos para o arquivo 
central; verificar se os documentos transferidos são classificados, 
avaliados, identificados, higienizados e embalados corretamente para a 
transferência ao arquivo central. 
Arquivo geral
Verificar se o arquivo central possui condições ambientais adequadas; verificar 
se o controle da entrada da documentação no arquivo central é feita de forma 
correta; verificar se há controle de empréstimos, com os registros devidamente 
realizados; verificar a existência de extintores de incêndio; verificar a existência 
de ameaça de sinistros, como alagamentos ou encanamentos; verificar se 
há vedação das janelas para o controle da entrada de insetos; verificar se há 
planejamento do controle de infestação de pragas; verificar se há rotina de 
limpeza adequada; verificar o uso de equipamentos de proteção individual 
(jaleco, toucas, máscaras, luvas e óculos de proteção); verificar o estado de 
conservação dos móveis (se há ferrugem ou desintegração); verificar se a 
disposição dos móveis garante segurança para a circulação das pessoas; verificar 
o estado de conservação dos documentos, e se houve higienização (retiradas 
de objetos estranhos aos documentos, como clips metálicos); verificar se o 
efetivo é suficiente e capacitado para executar as atividades do arquivo central. 
20Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Assista a seguir, uma entrevista com o professor George Rocha, acompanhe: 
A instituição que já tem um programa de gestão documental terá mais facilidade, 
pois já está em um grau maior de maturidade. 
As normas de gestão documental passíveis de auditoria devem ser difundidas nas 
rotinas de trabalho. 
Um trabalho contínuo de adequação aos padrões estabelecidos permitirá que a 
instituição esteja preparada para ser auditada com sucesso. 
O desconhecimento do significado do termo “gestão documental” se constitui em 
grande complicador para o programa de gestão documental da instituição cujos 
conceitos devem ser compreendidos e difundidos em toda a instituição. Cada 
uma das atividades deste conceito apresenta grande complexidade: produção, 
tramitação, uso, arquivamento, avaliação e destinação final. 
O programa de gestão de documentos deve ser inclusivo para envolver todos os 
setores/servidores. As reuniões de trabalho podem ser utilizadas para a divulgação 
interna da gestão de documentos nas empresas/instituições cujas normas de 
gestão de documentos devem incluir a terminologia específica, para que seja de 
Videoaula: Como se preparar para ser auditado
George Rocha é Arquivista, Administrador, com MBA em 
Administração e Sistemas de Informação, Pós-graduação e 
Especialização em Engenharia de Produção, Pós-graduação 
e Especialização em Planejamento, Implantação e Gestão de 
Educação à Distância. Capacitações em Gerenciamento de 
Projetos. Experiências desde o ano de 1996 em Instituições 
Públicas e Privadas. Atuou mais de 10 anos na Petrobras como 
líder de projetos e equipe na área de Tecnologia da Informação 
e Documentação Técnica, além de ter feito parte da equipe de 
implantação do PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos) e 
há mais de 10 anos é diretor e gerente de projetos na ActionITEC 
– Informação e Tecnologia. Conta com uma carteira de centenas 
de projetos realizados na área de documentação e informação. 
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo02_video01/index.html
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 21
Videoaula: Dificuldades na implementação de políticas de Gestão Documental
Videoaula: Avaliação da auditoria na Governança da instituição
conhecimento de todos, uma vez que as instituições produzem as informações 
registradas, e praticamente todas as pessoas estão envolvidas na produção e no 
uso desses registros documentais. Dessa forma, normas e conceitos de gestão de 
documentos devem ser de conhecimento amplo. 
Continue assistindo à entrevista com o professor George Rocha: 
Os resultados de uma avaliação de auditoria são um recurso valioso para os 
gestores tomarem conhecimento sobre os processos e sua conformidade com 
as normas estabelecidas. A auditoria não é para punir, mas para cientificar os 
gestores da situação encontrada na instituição. 
No caso de auditorias coordenadas com a apresentação de rankings que pontuam as 
instituições de modo comparativo, podem incentivar uma competitividade positiva 
na busca do reconhecimento externo. 
Prossiga assistindo à entrevista com o professor George Rocha: 
1.4 A avaliação de uma auditoria é relevante na Governança da 
instituição? 
Até mesmo as auditorias que apontam não conformidades 
podem provocar a busca do aperfeiçoamento de pontos 
fracos. Os achados de auditoria são capazes até de indicarem 
a oportunidade de se empreender projetos que visem ao 
aperfeiçoamento da gestão documental. 
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo02_video02/index.html
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo02_video03/index.html
22Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
A auditoria de gestão documental sempre vai apresentar informações valiosas para 
a instituição. Até nos casos de penalidade de auditoria os gestores vão tomar ciência 
das vulnerabilidades da gestão documental. Consequentemente, será buscado o 
saneamento das fragilidades identificadas. Por isso deve-se perceber a auditoria 
como algo valioso e não punitivo. 
A validação da conformidade dos requisitos de gestão documental traz valorização 
para a instituição. Por essa razão, é fundamental o engajamento de todos. Em 
instituições públicas essa responsabilidade é ainda maior, pois recebe recursos e 
presta serviços à sociedade. 
O processo de auditoria também precisa de melhoria contínua. As mudanças recentes 
por conta da pandemia forçaram diversas alterações nos processos de trabalho, e 
isso também se reflete na forma de auditar a gestão documental da instituição. Por 
exemplo, muitos processos foram transformados para se adaptarem ao trabalho 
remoto e tudo isso também impacta nos serviços oferecidos aos cidadãos. 
Assista, agora, ao final da entrevista com o professor George Rocha: 
Você chegou ao final desta unidade de estudos. Agora é hora de realizar as atividades 
que estão disponíveis no ambiente virtual de aprendizagem. 
Caso tenha dúvidas, reveja o conteúdo. 
1.5 A auditoria de Gestão Documental como forma de alcançar os 
objetivos da instituição 
Videoaula: Auditoria de gestão documental 
como alcance dos objetivos na instituição
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo02_video04/index.html
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo02_video04/index.html
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 23
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9.ed. 
rev. e amp. São Paulo: Atlas, 2019. 
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 19011: Diretrizes 
para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 31000: Gestão de 
Riscos: Princípios e Diretrizes. Rio de Janeiro: ABNT, 2009. 
BATISTA, Danielle Alves. Auditoria Arquivística: uma análise de requisitos no 
contexto do arquivo público do Estado de São Paulo. 2016. 103 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Ciência da Informação, Universidade de Brasília, Brasília/DF, 
2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera o Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;revoga 
a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991; e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da República, 2011. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.
htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da 
República, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União. Secretaria de 
Controle Interno. Manual de orientações técnicas de atividade de auditoria 
interna governamental do Poder Executivo Federal. Brasília, DF: CGU, 2017. 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Secretaria-Geral de Controle Externo. Manual 
de auditoria operacional, 4ª ed. Brasília, DF: TCU, 2020. 
IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São 
Paulo: Atlas, 2019. 
Referências 
https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
24Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
JARDIM, José Maria. Governança arquivística: contornos para uma noção. In: Acervo 
- Revista do Arquivo Nacional, n. 3, v. 31, p. 31-45, 2018. 
LÉLLIS, Jimmy de Almeida; QUEIROZ, Anna Carla Silva de. Administração aplicada 
à Arquivologia: um “duo-elo” necessário neste mundo Pós-Covid-19. João Pessoa: 
Academia Paraibana de Ciência de Administração, 2021. 
MÉXICO. Secretaría de Gobernación. Archivo General de La Nación. Guía para la 
auditoría archivística. México, D. F.:Archivo General de La Nación, 2015. 
RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria, 3ª ed. São Paulo: 
Saraiva Educação, 2018. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de. Auditoria aplicada à gestão de documentos no 
Comando da Aeronáutica. 2015. 153 f. Produto técnico-científico (Mestrado 
Profissional) - Curso de Gestão de Documentos e Arquivos, Universidade Federal 
do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2015. Disponível em: http://www.
repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_
PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 5 jul. 2022. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de; MARIZ, Anna Carla Almeida; ANDRADE, Antônio 
Rodrigues. Auditoria aplicada à gestão de documentos. In: XVI Encontro Nacional 
de Pesquisa em Ciência da Informação - Enancib. João Pessoa, 2015. 
SILVA, Dulce Elizabeth Lima de Sousa e. A gestão de riscos na implantação da 
gestão documental: análise da Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo do 
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe. 2019. 109 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Gestão da Informação e do Conhecimento, Universidade Federal 
de Sergipe, São Cristóvão, 2019. Disponível: https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/
DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf. Acesso em: 5 jul. 2022.
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 25
 Módulo
Auditoria de Gestão de 
Documentos3
Ao completar este terceiro módulo você será capaz de reconhecer como se 
estabelecem os parâmetros de auditoria e as atividades de Gestão Documental. 
No Brasil, diferentemente de outras áreas, a prática da auditoria nos arquivos não 
é tão comum. Portanto deve ser estimulada, pois é uma excelente oportunidade 
de obtenção de informações para diagnosticar e propor melhorias na prestação 
de serviços arquivísticos. 
 A auditoria de Gestão Documental é uma ferramenta de verificação do cumprimento 
de normas no macroprocesso dessa gestão e pode ser usada para avaliar melhorias 
na mesma. Com isso, é possível indicar possibilidades de aprimoramento dos 
serviços arquivísticos para a instituição auditada e para sociedade. 
A auditoria permite a verificação dos níveis de aplicação de diretrizes, políticas, 
normas e procedimentos de gestão documental em uma instituição. Com ela, esses 
serviços tendem a ser mais visibilizados e valorizados pelos gestores, posto que são 
alvo de verificações internas e externas. 
1.1 O que pode ser auditado? 
Unidade 1: Auditoria de Gestão de Documentos
Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade você deve ser capaz de reconhecer como se estabelecem os 
parâmetros de Auditoria e as atividades de Gestão Documental. 
 Módulo
26Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
1.2 Como se preparar para a auditoria: diagnóstico 
Os requisitos para um diagnóstico da situação arquivística são: 
• elaboração de diagnóstico inicial; 
• execução da avaliação por um órgão 
interno de controle; 
• análise do cumprimento da legislação; 
• avaliação da aplicação de boas práticas 
com os documentos de arquivo em todas 
as suas idades; 
• elaboração de recomendações.
• determinação dos objetivos; 
• estabelecimento de metas que podem ser 
alcançadas; 
• criação de check list; 
• definição de prazos em um cronograma; 
• orçamento e recursos necessários. 
Requisitos para diagnóstico
Fonte Freepik.com Elaboração CEPED
Plano de ação
Fonte Freepik.com Elaboração CEPED
A partir da compreensão das informações levantadas pelo diagnóstico, deve-se 
propor um plano de ação, o qual deverá conter: 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 27
1.3 Gestão de Riscos aplicada à Gestão de Documentos 
1.4 Governança Arquivística aplicada à Gestão de Documentos 
O processo de identificação de riscos permite a prevenção de danos com a identificação 
do risco e a correção de procedimentos, usando metodologias aplicáveis na gestão de 
documentos da instituição. Algumas técnicas de identificação de riscos podem ser: 
A Governança passa pela capacidade de comando e direção da gestão pública, que 
procura realizar estratégias e políticas visando alcançar os objetivos propostos. 
Mas a Governança vai além de instituições do governo e alcança mecanismos 
informais de caráter não governamental, na busca de interesses comuns em uma 
mesma área de atuação. 
A Governança arquivística, por sua vez, envolve outros atores além dos entes 
governamentais na definição das políticas arquivísticas em âmbito nacional. É o 
caso das associações de profissionais e dos representantes da sociedade civil em 
fóruns como o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). 
A Governança Arquivística, dessa forma, tem a forte marca das ações transversais, 
com dinamismo na relação com outros setores, políticas e programas dentro e 
fora da área governamental. 
Assista a seguir uma entrevista com o professor Luiz Fernando Duarte de Almeida, 
acompanhe: 
• aplicação de questionários; 
• check list; 
• fluxogramas e diagramas de causa e efeito. 
Videoaula: A Gestão Documental e os objetivos da instituição
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo03_video05/index.html
28Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
O professor Luiz Fernando Duarte de Almeida é arquivista e 
bibliotecário documentalista. Especialista em Planejamento, 
Organização e Direção de Arquivos pela Universidade Federal 
Fluminense (UFF); especialista em Documentação e Informação 
pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Aposentado 
como analista judiciário, especialidade em Arquivologia, pelo 
Tribunal Superior do Trabalho (TST). Coordenou a Gestão 
Documental e Memória do TST e do CSJT; o Comitê Gestor do 
Malote Digital da Justiça do Trabalho; o Grupo de Trabalho de 
Assessoramentoem Gestão Documental ao CSJT. Secretariou o 
Comitê Gestor do Programa de Resgate da Memória da Justiça 
do Trabalho (CGMNac-JT). [...] Atuou como vice-presidente da 
subcomissão do SIGA, junto ao Ministério da Previdência Social. 
Publicou 2 (dois) livros na área de arquivos. Ministrou cursos de 
arquivo para instituições em todos os estados brasileiros, durante 
37 anos. Instrutor da Consultre desde a fundação da empresa. 
1.5 Gestão documental em consonância com os objetivos da instituição 
Inicialmente deve-se compreender como são instituídas as regulamentações de gestão 
documental nas instituições. Por exemplo, no âmbito do Poder Judiciário deve-se 
observar a Resolução nº 324/2020 (BRASIL, 2020), que institui as políticas de gestão 
documental. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão central do Sinar (Sistema 
Nacional de Arquivos) também tem seu arsenal normativo que nos brinda com suas 
regulamentações, que servem a todos envolvidos nos processos de auditoria. 
Nos anos 1990, os órgãos públicos passaram a fazer dois movimentos: a 
implementação de regulamentação e a criação de concursos para os cargos de 
arquivistas (profissão regulamentada na Lei Federal nº 6.546/1978). 
É preciso internalizar essas regulamentações nos nossos órgãos, 
para que se tenha uma gestão documental efetiva. Os parâmetros 
legais existem, desde a Constituição Federal (Art. 215, § 2º) até a 
Lei Federal de Arquivos (nº 8.159, de 8/01/1991). 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 29
A instituição é próspera quando seus arquivos são prósperos. Os arquivos 
refletem a instituição, e mostram se ela é eficiente e se é organizada. Imaginem 
um hospital cujo arquivo demora para encontrar um prontuário de um paciente 
em uma situação de emergência? 
Continue assistindo à entrevista com o professor Luiz Fernando Duarte de Almeida, 
acompanhe:
A base de qualquer trabalho arquivístico é o diagnóstico. O diagnóstico deve ser 
extremamente realista. Os problemas devem ser acompanhados das propostas 
de solução. Deve-se valorizar os diagnósticos, que constituem retratos da 
instituição. As universidades devem estimular o conhecimento dos seus alunos 
na aplicação de diagnósticos. 
Muitas políticas de gestão documental já implementadas na instituição podem e 
devem ser utilizadas para a elaboração de novos instrumentos de gestão arquivística, 
como o plano de classificação e a tabela de temporalidade. 
A gestão documental traz meios para racionalizar a massa documental. Com uma 
tabela de temporalidade e destinação de documentos, que é fundamental para a 
gestão documental, a instituição pode organizar efetivamente seu acervo documental, 
criando indicadores de desempenho e melhorando a administração em geral.
Videoaula: Como sistematizar a gestão documental de uma instituição
Avaliação documental
Fonte Freepik.com Elaboração CEPED
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo03_video06/index.html
30Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
A avaliação documental não é para eliminar, mas para preservar os documentos 
que merecem a proteção para preservação e acesso do público. Os arquivos sempre 
estiveram próximos da alta administração por se constituírem no arsenal de prova 
de legislações, direitos de propriedade e controle social do Estado. 
Um projeto de auditoria ordinária é uma ação proativa e não reativa. Nesse 
contexto, deve-se observar se a legislação vigente em cada esfera de competência 
está sendo obedecida. 
O gestor deve ter um diálogo permanente com os auditores internos. Dessa forma 
a gestão documental estará em constante aperfeiçoamento e adequação às normas 
vigentes. Consequentemente, as auditorias apresentarão os relatórios com a 
verificação de conformidade. 
1.6 O papel da auditoria interna no contexto da gestão documental 
da instituição 
Em termos de auditoria de conformidade destacam-se quatro elementos:
Diagnóstico 
Diagnóstico de práticas atuais por meio de acompanhamento de 
processos in loco. 
Análise 
Análise de vulnerabilidades e criação de matriz de riscos. 
Capacitação 
Capacitação contínua dos servidores. 
Aplicação
Aplicação de check list para todas as áreas envolvidas. 
O gestor de arquivo deve ter como premissas: Confiança e 
Respeito. A confiança em um Programa de Gestão Documental 
sólido e em permanente aperfeiçoamento, e o respeito aos 
cidadãos, com a entrega de serviços de qualidade. 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 31
Prossiga assistindo à entrevista com o professor Luiz Fernando Duarte de Almeida: 
É preciso ampliar o leque de discussão do tema da auditoria de conformidade. A 
Gestão Documental é essencial para as auditorias de conformidade, pois não existe 
auditoria de conformidade sem arquivos. 
Esse tema de auditoria de Gestão Documental é de fundamental importância e deve 
ser estimulado em trabalhos acadêmicos, congressos e cursos como este da Enap. 
A auditoria de Gestão Documental se constitui em um valioso recurso de 
aperfeiçoamento para os arquivos brasileiros. 
Agora assista ao final da entrevista com o professor Luiz Fernando Duarte de Almeida: 
Você chegou ao final desta unidade de estudos. Agora é hora de realizar as atividades 
que estão disponíveis no ambiente virtual de aprendizagem. 
Caso tenha dúvidas, reveja o conteúdo. 
Videoaula: A auditoria interna e a Gestão Documental
Videoaula: Arquivistas e os gestores de arquivo entendendo as auditorias
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo03_video07/index.html
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo03_video08/index.html
32Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9.ed. 
rev. e amp. São Paulo: Atlas, 2019. 
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 19011: Diretrizes 
para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 31000: Gestão de 
Riscos: Princípios e Diretrizes. Rio de Janeiro: ABNT, 2009. 
BATISTA, Danielle Alves. Auditoria Arquivística: uma análise de requisitos no 
contexto do arquivo público do Estado de São Paulo. 2016. 103 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Ciência da Informação, Universidade de Brasília, Brasília/DF, 
2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera o Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga 
a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991; e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da República, 2011. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.
htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da 
República, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Conselho Nacional de Justiça. Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020. 
Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe 
sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário 
– Proname. Brasília, DF: CNJ, 2020. Disponível em: https://atos.cnj.jus.br/atos/
detalhar/3376. Acesso em: 5 jul. 2022
BRASIL. Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União. Secretaria de 
Controle Interno. Manual de orientações técnicas de atividade de auditoria 
interna governamental do Poder Executivo Federal. Brasília, DF: CGU, 2017. 
Referências 
https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htmhttp://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3376
https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3376
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 33
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Secretaria-Geral de Controle Externo. Manual 
de auditoria operacional, 4ª ed. Brasília, DF: TCU, 2020. 
IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São 
Paulo: Atlas, 2019. 
JARDIM, José Maria. Governança arquivística: contornos para uma noção. In: Acervo 
- Revista do Arquivo Nacional, n. 3, v. 31, p. 31-45, 2018. 
LÉLLIS, Jimmy de Almeida; QUEIROZ, Anna Carla Silva de. Administração aplicada 
à Arquivologia: um “duo-elo” necessário neste mundo Pós-Covid-19. João Pessoa: 
Academia Paraibana de Ciência de Administração, 2021. 
MÉXICO. Secretaría de Gobernación. Archivo General de La Nación. Guía para la 
auditoría archivística. México, D. F.:Archivo General de La Nación, 2015. 
RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria, 3ª ed. São Paulo: 
Saraiva Educação, 2018. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de. Auditoria aplicada à gestão de documentos no 
Comando da Aeronáutica. 2015. 153 f. Produto técnico-científico (Mestrado 
Profissional) - Curso de Gestão de Documentos e Arquivos, Universidade Federal 
do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2015. Disponível em: http://www.
repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_
PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 5 jul. 2022. 
ROSÁRIO, Duala Pessoa de; MARIZ, Anna Carla Almeida; ANDRADE, Antônio 
Rodrigues. Auditoria aplicada à gestão de documentos. In: XVI Encontro Nacional 
de Pesquisa em Ciência da Informação - Enancib. João Pessoa, 2015. 
SILVA, Dulce Elizabeth Lima de Sousa e. A gestão de riscos na implantação da 
gestão documental: análise da Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo do 
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe. 2019. 109 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Gestão da Informação e do Conhecimento, Universidade Federal 
de Sergipe, São Cristóvão, 2019. Disponível: https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/
DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf. Acesso em: 5 jul. 2022.
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.repositorio-bc.unirio.br:8080/xmlui/bitstream/handle/unirio/11747/Duala_PPGARQ.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
https://ri.ufs.br/bitstream/riufs/12340/2/DULCE_ELIZABETH_LIMA_S_SILVA.pdf
34Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
 Módulo
Estudos de Caso de Gestão 
Documental e de arquivos4
Ao completar este quarto módulo, você deve ser capaz de reconhecer a 
metodologia do Guía para la auditoria archivística (2015), publicado pelo Archivo 
General de La Nación, do México, bem como a Auditoria de Gestão Documental 
coordenada pelo Conselho Nacional de Justição (CNJ). Além disso, você vai ter 
a oportunidade de reconhecer algumas questões que envolvem a Governança 
Arquivística e a Gestão Documental por meio das videoaulas em formato de 
entrevista com professores renomados na área. 
A título de modelo para conhecimento, apresentamos o Guía para la auditoría 
archivística (2015), publicado pelo Archivo General de La Nación, do México, com 
objetivo de incentivar o cumprimento de normas de gestão documental na 
administração pública mexicana. O guia serve para instrumentalizar as equipes de 
auditoria interna das instituições daquele país. A metodologia do Guía consiste na 
aplicação de entrevista in loco, inspeção física e revisão de documentos e registros. 
No Guía do Archivo General de La Nación, a auditoria está proposta em três níveis 
da gestão documental, a saber: 
1.1 O Guía para la auditoría archivística, do Archivo General de 
La Nación, do México 
Unidade 1: Auditoria de Gestão de Documentos
Objetivo de aprendizagem
Ao final desta unidade, você deve ser capaz de reconhecer a metodologia do Guía 
para la auditoria archivística (2015), publicado pelo Archivo General de La Nación, 
do México, bem como a Auditoria de Gestão Documental coordenada pelo Conselho 
Nacional de Justiça (CNJ).
 Módulo
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 35
Primeiro nível 
Nível estrutural em que se verificam o estabelecimento de um sistema 
institucional de arquivos e se existem recursos humanos, financeiros e 
materiais para o seu correto funcionamento. 
Segundo nível 
Nível documental em que se verificam a elaboração e atualização dos 
instrumentos de controle e de consulta arquivística. 
Terceiro nível 
Nível normativo em que se verificam o cumprimento das normas legais sobre 
produção, uso e controle da documentação. Verifica-se também a aplicação 
de critérios legais de transparência, acesso à informação, classificação da 
informação quanto ao sigilo e proteção de dados pessoais. 
A auditoria em gestão documental coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça, 
no ano de 2019, verificou a situação dos serviços de arquivo nos tribunais brasileiros. 
Foram aplicados dois questionários: um para a área do arquivo e outro para a área 
da tecnologia da informação. 
Observe as primeiras perguntas do questionário da área de arquivo: 
1.2 Auditoria de gestão documental coordenada pelo Conselho 
Nacional de Justiça (CNJ)
1 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão permite o controle da tramitação de processos ou documentos? 
2 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão inclui funcionalidade que permite a aplicação de Plano de 
Classificação de documentos e processos? 
4 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão inclui funcionalidade para controle de prazos de guarda e 
destinação de documentos e processos? 
5 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão permite a indexação e recuperação de documentos ou processos? 
3 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão permite o controle de versões dos documentos? 
36Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
6 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão permite integração entre documentos digitais e não-digitais? 
7 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão inclui funcionalidade de exportação de documentos para 
transferência ou recolhimento? 
9 Em relação ao sistema informatizado de gestão de processos administrativos 
e documentos utilizado pelo Órgão, qual a unidade responsável pelas seguintes 
ações: a) Manutenção do sistema _____: b) Atualização do sistema: _____; c) 
Alteração, inclusão ou exclusão de tipos de processos: _____; d) Alteração, inclusão 
ou exclusão de tipos de documentos: _____. 
10 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão garante que a localização do documento seja única?
11 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e 
documentos utilizado pelo Órgão garante a autoria dos documentos digitais, 
com a identificação do autor do documento? 
12 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão garante que o documento se encontra completo e não sofreu 
corrupção ou alteração não-autorizada e/ou não documentada? 
13 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão garante que o documento mantenha a mesma forma desde 
o momento de sua produção e tenha garantia de autoria, seja original ou cópia, 
digital ou não-digital? 
14 O sistema informatizado de gestãode processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão garante o registro da hora legal do momento da produção, 
alteração e registro dos eventos de tramitação do documento? 
15 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e 
documentos utilizado pelo Órgão garante que os documentos e processos 
confidenciais só podem ser acessados e/ou manipulados por pessoas ou 
unidades previamente autorizadas? 
8 A equipe responsável pelo sistema informatizado de gestão de processos 
administrativos e documentos utilizado pelo Órgão consegue, se solicitado, 
alterar, excluir ou ocultar documento ou processo? Em caso positivo, o sistema 
registra a operação e o registro é tornado público para os demais usuários? 
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 37
16 Caso haja processos físicos que foram digitalizados, eles passaram por 
algum tipo de seleção prévia para definir a necessidade de guarda ou a 
possibilidade de eliminação? 
17 Caso haja processos físicos que foram digitalizados, ao serem inseridos no 
sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
utilizado pelo Órgão, eles recebem indexação que permita posterior busca por 
assunto, classe ou número do processo físico?
18 Os dados, documentos e processos constantes dos antigos sistemas 
informatizados de gestão de processos administrativos e documentos utilizados 
pelo Órgão foram integralmente migrados para o novo sistema? 
20 Existe no Órgão estratégia de preservação de documentos institucionais, 
físicos e/ou digitais, desde sua produção até seu arquivamento ou eliminação?
22 Existindo ou não os planos de classificação, existe padronização das 
espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos 
e processos administrativos? 
21 Existem normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental 
padronizadas para documentos e processos administrativos, físicos e/ou digitais? 
23 Existem critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e 
processos, físicos e/ou digitais, das unidades administrativas para a(s) unidade(s) 
responsável(eis) pela gestão documental? 
24 A transferência de documentos físicos e/ou digitais da fase corrente para a fase 
intermediária é registrada em sistema apropriado ou feita por meio de formulário?
25 O recolhimento de documentos físicos e/ou digitais da fase intermediária 
para a fase permanente é acompanhado de instrumentos que permitam a 
identificação e controle dos referidos documentos?
26 A eliminação de documentos físicos e/ou digitais é precedida da “Listagem de 
eliminação de documento”, da publicação de “Edital de ciência de eliminação de 
documentos judiciais/administrativos” e do “Termo de eliminação de documentos 
judiciais/administrativos”?
19 O Órgão dispõe de regulamentação sobre produção e tramitação de documentos 
e processos administrativos utilizados pelo Órgão no sistema informatizado de 
gestão de processos administrativos e documentos?
38Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
27 O arquivamento de documentos administrativos, físicos e/ou digitais, é precedido 
pela classificação e enquadramento conforme Plano de Classificação e Tabela de 
Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário, se houver?
28 O Órgão realiza estudos periódicos de custo de armazenagem de documentos? 
29 As instalações de armazenamento de documentos preveem limitação de acesso 
aos documentos, controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção 
de entradas não autorizadas? Caso exista, detalhar os controles utilizados. 
30 Existe, no âmbito da unidade responsável pela gestão documental, 
mecanismos periódicos de descontaminação e controle de pragas das áreas de 
armazenamento de documentos físicos?
31 O Órgão classifica os documentos físicos em ultrassecreto, secreto e reservado, 
conforme a Lei de Acesso à Informação? 
32 O sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos 
permite a classificação dos documentos em ultrassecreto, secreto e reservado, 
conforme a Lei de Acesso à Informação? 
33 Existe regulamentação definindo os casos em que se deve utilizar os níveis 
de acesso sigiloso, restrito e público no sistema informatizado de gestão de 
processos administrativos e documentos? 
A partir desses questionários as unidades de auditoria interna de cada tribunal 
realizaram o acompanhamento e a verificação, e por fim emitiram seus relatórios. 
O CNJ apresentou o Painel de Auditoria, com os resultados finais, na forma de 
um ranking, em 24/03/2021. 
Acesse o Painel de Auditoria no seguinte endereço: https://paineisanalytics.cnj.jus.
br/single/?appid=ebbfa326-7949-4bb8-b33c-84e17e778041&sheet=6df9c1fd-4a35-
457c-bfa7-ff4b2fbc160f&lang=pt-BR&opt=currsel
O termo Governança foi criado na década de 1930. Nos anos 1990 o termo 
Governança voltou a ser utilizado, agora com a ideia de prestação de contas, de 
transparência, de políticas, de responsabilidades e de controles. 
1.3 O que é Governança Arquivística? 
https://paineisanalytics.cnj.jus.br/single/?appid=ebbfa326-7949-4bb8-b33c-84e17e778041&sheet=6df9c1fd-4a35-457c-bfa7-ff4b2fbc160f&lang=pt-BR&opt=currsel
https://paineisanalytics.cnj.jus.br/single/?appid=ebbfa326-7949-4bb8-b33c-84e17e778041&sheet=6df9c1fd-4a35-457c-bfa7-ff4b2fbc160f&lang=pt-BR&opt=currsel
https://paineisanalytics.cnj.jus.br/single/?appid=ebbfa326-7949-4bb8-b33c-84e17e778041&sheet=6df9c1fd-4a35-457c-bfa7-ff4b2fbc160f&lang=pt-BR&opt=currsel
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 39
Na área governamental a Governança é muito bem vista pois se atrela a questões de 
transparência e de responsabilização.
Governança Arquivística, em linhas gerais, traz três ideias fundamentais, a saber: 
Esse tripé forma a Governança, que visa à transparência e à prestação de contas. 
Enquanto a gestão está no campo da execução e operacionalização, a Governança 
se ocupa do planejamento e da definição de políticas e diretrizes. 
A Governança Corporativa passou a ser muito associada com a Governança na área 
de TI (tecnologia da informação). Governança de TI a “grosso modo” significa utilizar 
de modo eficiente as ferramentas tecnológicas para atingir os objetivos da instituição. 
Governança Corporativa
Fonte Freepik.com Elaboração CEPED
1 existência de políticas para que sejam implementadas;
2 designação de responsabilidade;
3 formas de controle.
40Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
A Governança estabelece as diretrizes a serem implementadas. Posteriormente a 
auditoria vai avaliar a aderência da gestão documental às políticas pré-estabelecidas 
nas normas de Governança. 
A seguir, assista à entrevista com a professora Lenora Schwaitzer, acompanhe: 
A área de Gestão Documental deve propor uma política para os documentos 
de arquivo, físicos ou digitais. Assim, pode esta área apresentar uma minuta de 
legislação para esse programa de Gestão Documental. 
No caso da documentação em formato digital, essas políticas são ainda mais importantes. 
O arquivista ou o gestor da unidade de Gestão Documental deve atuar nas políticas 
corporativas da instituição. Com isso se visa garantir a confiabilidade, a integridade, 
a autenticidade e a preservação do documento arquivístico. 
Videoaula: Governança Arquivística
A professora Lenora Schwaitzer é doutora em História, Política 
e Bens Culturais pelo CPDOC/FGV, possui mestrado em Bens 
Culturais e Projetos Sociais pelo CPDOC, mestrado em Justiça 
Administrativa na subárea de Ciência da Informação pela UFF, 
especialização em Políticas de informação e Organização do 
Conhecimento pela UFRJ em convênio com o Arquivo Nacional, 
graduação em direito (1988), Arquivologia (2014) e Biblioteconomia 
(2016), e é bacharelanda em Sistemas de Informação, todas pela 
Universidade Federal Fluminense. Foi Professora Assistente na 
Universidade Federal Fluminense na área de organização de 
arquivos e da informação no anode 2019, e é atualmente Professora 
Adjunta do departamento de Arquivologia da UFES. Aposentada 
do Tribunal Regional Federal da 2ª Região, onde ocupou diversos 
cargos de direção e assessoramento. [...] Tem experiência na área 
de Direito, com ênfase em Gestão Pública, Gestão de Documentos 
Físicos e Digitais, Memória Institucional e Gestão Organizacional. 
1.4 Gestão Documental e políticas arquivísticas 
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo04_video09/index.html
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 41
Capacitação é essencial, e nunca é demais, pois a cada curso se aprende muito. 
Uma série de outros assuntos apresentam interfaces com o arquivo, sejam de 
Administração, do Direito ou da Tecnologia. 
Nessa realidade digital, o arquivista permanece com a responsabilidade de manter 
a preservação dos documentos nos meios digitais. Embora o arquivo tenha mudado 
Trata-se de uma questão vital, pois a produção de documentos deve respeitar as 
leis de forma geral, e as leis arquivísticas, que estabelecem o acesso e a privacidade. 
Nesse sentido, o atendimento à LAI (Lei de Acesso à Informação) e à LGPD (Lei Geral de 
Proteção de Dados Pessoais) são fundamentais. Os sistemas de documentos digitais 
devem ser capazes de garantir esses acessos e restrições a depender da situação. 
Grande parte dos sistemas de documentos digitais em uso na administração 
pública não são classificados como Sigad (Sistema Informatizado de Gestão de 
Documentos Digitais). 
Para se ter um Sigad é essencial ter aplicados à documentação tanto o plano de 
classificação quanto a tabela de temporalidade da instituição. 
A seguir, continue assistindo à entrevista com a professora Lenora Schwaitzer, 
acompanhe: 
Videoaula: O gestor documental e a regularidade das políticas arquivísticas
Videoaula: Sistemas de processos digitais e a legislação arquivística brasileira
1.6 A importância da capacitação na Gestão Documental 
1.5 Sistemas de processos digitais e a legislação arquivística brasileira 
É fundamental fazer o registro de cada atividade desenvolvida na Gestão Documental. 
Os diagnósticos, os projetos, os questionários e as anotações em geral são recursos 
valiosos para os servidores que depois vão suceder aos gestores nessas atividades. 
A seguir, assista à entrevista com a professora Lenora Schwaitzer, acompanhe: 
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo04_video10/index.html
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo04_video11/index.html
42Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
de configuração, estando em outro local, as políticas, e portanto a Governança, 
devem abranger esses documentos também. 
É preciso ter consciência da importância da preservação dos documentos digitais, e 
os desafios são enormes. Questões de confiabilidade e de autenticidade se tornam 
ainda mais complexas no ambiente digital. Através da Governança e da gestão deve-
se buscar garantir melhores políticas para a questão. 
A seguir, prossiga assistindo à entrevista com a professora Lenora Schwaitzer, 
acompanhe: 
Você chegou ao final desta unidade de estudos. Agora é hora de realizar as atividades 
que estão disponíveis no ambiente virtual de aprendizagem. 
Caso tenha dúvidas, reveja o conteúdo. 
Videoaula: Capacitação de servidores e a Gestão documental
https://cdn.evg.gov.br/cursos/668_EVG/video/modulo04_video12/index.html
Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 43
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9.ed. 
rev. e amp. São Paulo: Atlas, 2019. 
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 19011: Diretrizes 
para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro: ABNT, 2018. 
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 31000: Gestão de 
Riscos: Princípios e Diretrizes. Rio de Janeiro: ABNT, 2009. 
BATISTA, Danielle Alves. Auditoria Arquivística: uma análise de requisitos no 
contexto do arquivo público do Estado de São Paulo. 2016. 103 f. Dissertação 
(Mestrado) - Curso de Ciência da Informação, Universidade de Brasília, Brasília/DF, 
2016. Disponível em: https://repositorio.unb.br/handle/10482/20288. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera o Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga 
a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991; e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da República, 2011. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.
htm. Acesso em: 5 jul. 2022. 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Brasília, DF: Presidência da 
República, 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. 
Acesso em: 5 jul. 2022. 
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44Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública
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(Mestrado) - Curso de Gestão da Informação e do Conhecimento, Universidade Federal 
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