Apostila Práticas de Secretaria Escolar_2022

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Unidade 1
Livro Didático Digital
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Práticas de 
Secretaria Escolar
Diretor Executivo 
DAVID LIRA STEPHEN BARROS
Gerente Editorial 
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA
Projeto Gráfico 
TIAGO DA ROCHA
Autora 
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA
A AUTORA
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha. Sou 
graduada em Pedagogia, com uma experiência técnico-profissional na 
área de Educação, com especialização em Psicopedagogia Institucional 
e sou Mestra em Educação. Trabalho na área da Educação a mais de 
15 anos, perpassei da Educação Infantil ao Ensino Superior. Atualmente 
sou Orientadora Educacional da rede municipal de ensino, concursada 
na Prefeitura Municipal de Santa Rita- PB. Como professora lecionei na 
Fundação Bradesco e na Universidade Federal da Paraíba como Tutora 
à distância, atuei como professora pesquisadora na Co-orientação de 
trabalhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Faculdade 
Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir minha 
experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. 
Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de 
autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase 
de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez 
que:
INTRODUÇÃO:
para o início do 
desenvolvimento de 
uma nova compe-
tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade 
de se apresentar um 
novo conceito;
NOTA:
quando forem 
necessários obser-
vações ou comple-
mentações para o 
seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações 
escritas tiveram que 
ser priorizadas para 
você;
EXPLICANDO 
MELHOR: 
algo precisa ser 
melhor explicado ou 
detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e 
indagações lúdicas 
sobre o tema em 
estudo, se forem 
necessárias;
SAIBA MAIS: 
textos, referências 
bibliográficas e links 
para aprofundamen-
to do seu conheci-
mento;
REFLITA:
se houver a neces-
sidade de chamar a 
atenção sobre algo 
a ser refletido ou dis-
cutido sobre;
ACESSE: 
se for preciso aces-
sar um ou mais sites 
para fazer download, 
assistir vídeos, ler 
textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso 
se fazer um resumo 
acumulativo das últi-
mas abordagens;
ATIVIDADES: 
quando alguma 
atividade de au-
toaprendizagem for 
aplicada;
TESTANDO:
quando o desen-
volvimento de uma 
competência for 
concluído e questões 
forem explicadas;
SUMÁRIO
A Secretaria Escolar no Contexto Organizacional ......................... 12
Os Serviços da Secretaria Escolar ......................................................22
A Profissão e as Atribuições do Secretário Escolar ....................... 33
O Perfil do Secretário Escolar ................................................................42
Práticas de Secretaria Escolar 9
LIVRO DIDÁTICO DIGITAL
UNIDADE
01
Práticas de Secretaria Escolar10
INTRODUÇÃO
Você sabia que atribuição do secretário escolar vai além dos trabalhos 
burocráticos? A atuação desse profissional é essencial no planejamento 
estratégico tanto na área pedagógica, como na administrativa, pois suas 
atividades contribuem para o bom funcionamento da unidade escolar. 
A sua relação com o cotidiano da escola deve acontecer de maneira 
integrada pois exige desse profissional qualidades essenciais como a 
diplomacia e a memória. Compreendeu a relação entre essas qualidades? 
Vamos abordar a questão com uma visão interdisciplinar de 
construção e diálogo com quem organiza os documentos escolares e está 
em contato com seus cheiros, texturas, cores e formas. A importância do 
lidar com o outro no ambiente escolar é tão simbólica quanto o cuidado 
com a memória dos arquivos da escola.
Entretanto a valorização desse profissional e o reconhecimento das 
suas atribuições, para o funcionamento geral da escola, fazem elevar-
se novas perspectivas para profissão, de natureza peculiar à educação. 
Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste 
universo!
Práticas de Secretaria Escolar 11
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 1. Nosso propósito é auxiliar 
você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o 
término desta etapa de estudos:
1. Compreender a organização escolar como um todo, destacando 
o papel da secretaria escolar e sua importância como órgão estratégico 
no contexto geral da instituição;
2. Reconhecer a importância dos serviços de secretaria escolar 
para o funcionamento das redes de ensino, classificando os vários tipos 
de serviços prestados para a escola e para a sociedade;
3. Conhecer a profissão de secretário escolar, conscientizando-se 
de sua importância para a gestão e a confiabilidade da documentação 
escolar, além de identificar oportunidades e perspectivas de crescimento 
na carreira profissional;
4. Discernir sobre o perfil profissional e os principais conhecimentos 
e competências necessários ao trabalho como secretário escolar.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao 
conhecimento? Ao trabalho! 
Práticas de Secretaria Escolar12
A Secretaria Escolar no Contexto 
Organizacional
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de entender 
o papel da secretaria escolar e sua importância como 
órgão estratégico no contexto geral da instituição. Isto será 
fundamental para o exercício de sua profissão. E então? 
Motivado para desenvolver esta competência? Então 
vamos lá. Avante!
Antes de adentrar o ambiente estrutural, arquitetônico da escola 
vamos olhar para escola, se a escola é um ambiente como um todo 
educativo, compreende-se que todas as pessoas que trabalham na escola 
desenvolvam atividades educativas. Sendo assim, as práticas educativas 
aparecem no fazer daqueles profissionais que estão no comando da 
secretaria escolar. 
Portanto, convidou-o para conhecer melhor esse ambiente, nosso 
ponto de chegada será apreciar o momento histórico de reconhecimento 
desse profissional.
Em 06 de agosto 2009, o Governo Federal sancionou a Lei 
12.014/2009 que profissionalizou a educação e reconheceu os profissionais 
que atuam na escola como coparticipantes do processo educacional. 
Surgiu assim, a 21ª Área Profissional chamada de Serviços e Apoio Escolar 
com especificação da capacitação mínima exigida para o cumprimento 
da função. Ou seja, a Lei 12.014/2009, altera a LDB em seu artigo 61 e 
delibera quem são os profissionais em educação da educação básica: 
I – professores habilitados em nível médio ou superior para a 
docência na educação infantil e nos ensinos fundamental e 
médio; 
II – trabalhadores em educação portadores de diploma de 
pedagogia, com habilitação em administração, planejamento, 
Práticas de Secretaria Escolar 13
supervisão, inspeção e orientação educacional, bem como 
com títulos de mestrado ou doutorado nas mesmas áreas; 
III – trabalhadores em educação, portadores de diploma 
de curso técnico ou superior em área pedagógica ou afim 
(BRASIL, 2009). 
Entretanto, agora, os profissionais da educação vão além dos 
professores. Garantiu-se aos funcionários de escola, desde que 
profissionalizados, a condição de profissionais da educação.
A Lei 12.014/2009 assinale a necessidade mínima para formação do 
profissional de secretariado escolar seja de nível médio, não demorará 
muito, essa Lei poderá sofrer alteração no item que decide a qualificação 
mínima, a exemplo do que aconteceu com os profissionais de docência.
Embora no mercado corporativo do Século XXI, para quaisquer 
áreas que direcionamos o olhar, observamos instituições, empresas ou 
organizações a procura de profissionais qualificados. Que sejam donos 
de múltiplas capacidades, porém, que tenham uma área que seja de sua 
especialidade. De seu domínio. Esse fato acontece em todas as áreas do 
conhecimento profissional. Da mais simples, a mais complexa.
Essa é uma tendência que abordouao mundo dos negócios 
educacionais motivando uma demanda por profissionais qualificados. 
Simão (2007, p.8), ressalva que: 
[...] as organizações educacionais buscam profissionais 
habilitados e qualificados, com formação específica, 
possuidores de uma macro-visão do funcionamento de uma 
instituição de ensino e com capacidade de desempenhar 
suas funções com competência e habilidade. A articulação 
permanente entre a teoria e a prática, onde tanto o perfil do 
secretário escolar quanto a metodologia do trabalho mudam, 
implica que este profissional deve buscar a adaptabilidade 
e, mais que isso, antever as mudanças e antecipar-se a elas, 
organizando, executando, direcionando, coordenando e 
controlando os diversos processos relativos à escola e sua 
gestão. 
Práticas de Secretaria Escolar14
Nesse panorama, a importância conquistada pelo profissional de 
secretariado escolar, bem como chama atenção para o comprometimento 
com a qualificação adequada para o aprendizado de suas atividades 
profissionais. 
Quero lembrá-lo que, no texto a profissão abraça a todo momento 
o ambiente (secretaria) escolar como um fio que tece uma teia. Para 
entender melhor esse contexto, o reconhecimento profissional acarretado 
pela Lei 12.014/2009 foi uma nobre conquista da categoria. Com isso, 
as secretarias terão que ser dirigidas por profissionais legitimamente 
habilitados e nomeados por órgão competente para o exercício da função. 
Com o reconhecimento, os profissionais têm sido cada vez mais 
valorizados e esse movimento fez aumentar a procura por cursos técnicos 
presenciais ou à distância com o intuito de inserção no mercado. Mas 
o domínio do conhecimento teórico–prático faz o todo diferencial na 
secretaria escolar. 
Por se tratar de um ambiente com sua organização metodológica, 
que reúne todos os documentos e arquivos dos alunos, professores e 
demais profissionais da escola. Esse profissional, precisa manter uma 
rotina de organização desse espaço, com locais e mobiliário específicos. 
Na maioria das vezes a secretaria é o cartão de visita da escola.
Outro ponto é o diálogo com as famílias dos alunos, o trabalho da 
secretaria escolar contribui para a apresentação da escola, demonstrando 
a importância da organização e da troca de informações, o espaço deve 
manter-se com todas as informações referente aos documentos no 
aspecto burocrático, além das informações referente a vida escolar dos 
alunos. 
Esses documentos estão dispostos na secretaria escolar, e nos 
tempos atuais apesar da tecnologia, do uso de computadores, o acesso 
à internet, esse ambiente ainda comporta uma grande quantidade de 
Práticas de Secretaria Escolar 15
documentos físicos/impressos. Dessa forma, as inovações tecnológicas 
ajudam na organização e gestão desses documentos. 
Figura 1: Os documentos e a organização do trabalho
Fonte:@pixabay
Quando a escola pode contar com esses recursos tecnológicos, 
como a inserção dos diários eletrônicos, este considerado relevante 
na organização da gestão da secretaria escolar. Adelino e Silva (2012) 
abordam sobre o uso da tecnologia p1elo secretário, tornando ágil 
o trabalho desse profissional com auxílio de ferramentas como o 
computador. As autoras destacam outras ferramentas da Tecnologia da 
Informação e Comunicação - TICS (ADELINO; SILVA, 2012, p. 17):
Dentre elas, merecem destaque as redes de compartilhamento 
que podem ser internas como é o caso da intranet, ou 
aquelas que ligam o ambiente de trabalho à rede mundial de 
computadores – internet, o que facilita a comunicação e o 
trânsito das informações dentro das organizações. 
Essa tecnologia ampliou e facilitou os relatórios na secretaria 
e na organização e gestão de alguns documentos como: diário online; 
https://pixabay.com/pt/photos/pasta-papelada-escrit%C3%B3rio-contador-1016290/
Práticas de Secretaria Escolar16
declarações; ofícios; requerimentos; boletim dos funcionários, entre 
outros. Os recursos tecnológicos são importantes, mas o manejo e 
capacidade de lidar com a gestão organizacional da escola requer padrões 
de desempenho Lück (2009, p. 13) aborda a importância desses padrões:
Todo e qualquer profissional desempenha um conjunto 
de funções, associadas entre si, para cujo desempenho 
são necessários conhecimentos, habilidades e atitudes 
específicos e articulados entre si. A definição de padrões 
de desempenho focados nas competências constitui em 
condição fundamental para que os sistemas de ensino possam 
selecionar os profissionais com as melhores condições para 
o seu desempenho, tal como é sua responsabilidade, assim 
como orientar o contínuo desenvolvimento do exercício 
dessas competências e realizar a sua avaliação para orientar o 
seu aprimoramento. 
Assim, o contexto da organização recai nesse ambiente, sabe-
se que, todo documento enviado ou recebido pela escola é de 
responsabilidade da secretaria, sendo um lugar estratégico já que tais 
documentos têm as utilidades de comprovação e informação. Orientar 
padrões de desempenho e habilidades para os profissionais faz parte da 
gestão escolar. 
Vale salientar que, isso ocorre na esfera pública, mas de acordo com 
Gianini e Gerardin (2010). Para o candidato assumir o cargo de secretário 
escolar em Instituições particulares depende do ato homologado 
pelo representante legal da Instituição. Geralmente são profissionais 
da confiança do empregador e atuam de maneira parecida no que se 
Práticas de Secretaria Escolar 17
refere ao trabalho administrativo e pedagógico firmado nas Diretrizes 
educacionais do país. 
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento: 
Artigo RECKZIEGEL, M. B. Secretário de escola: formação 
acadêmica em secretariado executivo pode ser um 
diferencial? Secretariado Executivo em Revist@, 2011. 
Disponível em: https://bit.ly/2R13bso Acesso em 07 de jul. 
2020. 
Na organização da escola o secretário é um assessor, que precisa 
ter além do conhecimento de funcionamento educativo, mas pela posição 
que ocupa precisa ter ética. “Atualmente esse profissional está presente 
na indústria, no comércio, nas empresas prestadoras de serviços, nos 
órgãos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo de atividade humana” 
(GARCCIA, 2000, p. 14).
Mas suas habilidades no ambiente escolar requer uma orientação 
administrativa e pedagógica, pois a escola é um lugar onde se constrói 
valores formativos atrelados a uma dinâmica onde deve-se ocorrer uma 
comunicação direta com a gestão e demais funcionários, pois requer o 
cuidado, o zelo com a comunidade escolar. 
Para isso, o trabalho na secretaria escolar precisa ser atualizado 
conforme os acontecimentos, passando para a gestão é demais 
profissionais a segurança das informações dos documentos solicitados. 
Segundo Alonso (2004, p.4):
Qualquer decisão aparentemente administrativa tem 
consequências pedagógicas, portanto, não é possível 
responsabilizar alguém que tomou decisões cujo alcance ele 
ignora. Precisamos pensar em sistemas mais modernos de 
gestão escolar, nos quais o diretor dispõe de um conjunto de 
Práticas de Secretaria Escolar18
informações organizadas e atualizadas de todas as atividades 
que se realizam na escola. 
Portanto, requer da secretaria escolar a confiabilidade e credibilidade 
das informações passadas para suas possíveis tomadas de decisão. Assim 
o trabalho em conjunto da gestão e demais profissionais que estão na 
linha de frente da secretaria escolar se torna interligado e dependente das 
boas estratégias de organização deste setor.
Esse cenário reforça a importância conquistada pelo profissional 
de secretariado escolar bem como chama atenção para a necessidade 
da qualificação adequada e inovação para o exercício de suas atividades 
profissionais. 
Quando o lugar de trabalho é uma escola o elemento educação 
cria um arcabouço espiral, as mudanças trazem um impactosocial e 
todo o coletivo envolvido no processo educacional (professores, alunos, 
pais, secretariado e gestão) deve acompanhar a transformação e fazer 
parte da inovação da escola. E isso requer uma construção de identidade 
profissional.
Uma identidade profissional se constrói, pois, a partir da significação 
social da profissão; da revisão constante dos significados sociais da 
profissão; da revisão das tradições. Mas também da reafirmação de 
práticas consagradas culturalmente e que permanecem significativas. 
Práticas que resistem a inovações porque prenhes de saberes válidos às 
necessidades da realidade (PIMENTA, 1999, p.19).
 A construção dessa identidade apropria significados. Com isso ele 
precisa atender com qualidade a todos que procuram a Escola. Mostrar-
se como o profissional mais acessível, mais requerido. É esse profissional 
quem recebe as pessoas sejam pais ou responsáveis, representantes do 
poder público, representantes da sociedade civil, fiscais, fornecedores, 
etc. 
No contexto da comunidade interna, além de ser o gestor de 
documentos e informações da instituição, é também o membro executivo. 
Práticas de Secretaria Escolar 19
Essa ação gerenciadora de responsabilidade do Secretário Escolar é bem 
melhor ilustrada por Simão (2007, p. 3) quando diz que: 
A influência do papel do secretário escolar é de indiscutível 
importância para a consecução de objetivos e metas 
do processo escolar, utilizando-se da adoção de meios 
alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da 
produtividade dos serviços, identificando necessidades e 
equacionando soluções. Entre objetivos e metas, a integração 
entre o administrativo e o pedagógico, caracteriza-se como 
um processo desafiador para o secretário escolar. 
Assim, na linha do pensamento Simão (2007, apud SCHULLAN, 
2006, p. 8) alega que “na conjuntura administrativa dos estabelecimentos 
de ensino, o secretário vem logo depois do diretor. Ele norteia e situa todo 
o setor administrativo, assina documentos e responde pela escola em 
vários assuntos”.
Mas precisamos dar condições de trabalho para esse profissional. 
O local de trabalho deve possuir condições básicas, estruturais e salubre 
para as atividades laborais. De modo que, vamos pensar como seria 
esse espaço, isso no aspecto arquitetônico. A secretaria deve ter uma 
organização espacial que atenda às suas atribuições, onde destacamos:
 • Conduzir a documentação escolar com racionalidade;
 • Conservar mobiliário limpo e com uma organização 
racional;
 • Prezar pelo local do arquivo, que deve ser ventilado, seco 
e asseado, periodicamente.
Ao gerir a documentação a secretaria precisa dispor de mobiliário 
adequado, como armários, fichários entre outros. Que possam armazenar 
com segurança os documentos dos alunos, da escola e dos funcionários. 
No que disponha da conservação de um todo da secretaria, os profissionais 
devem tornar o ambiente sempre atrativo e confortável para o bem-estar 
de todos, já que a escola é um lugar de corporativismo e requer dos 
Práticas de Secretaria Escolar20
profissionais uma capacidade de união para promover as transformações 
que a sociedade necessita. 
Essas características facilitadoras do trabalho de secretariado 
não são essencialmente natas. Elas podem ser desenvolvidas por meio 
de cursos de aperfeiçoamento e trazem melhoramentos não só para o 
âmbito de indivíduo, mas no aspecto profissional, como também para a 
instituição onde atua.
Nesse pensamento Gianini e Gerardin (2010, ps. 40-41) ressaltam 
que:
A atuação do profissional secretário nas Instituições de Ensino 
fortalece a imagem do profissional empreendedor que possui 
perfil para atuar como Gestor Escolar. Por conseguinte, com 
esta atuação é possível propor um novo modelo de gestão 
escolar, o qual aceita desafios e busca ideias para atender as 
necessidades da sociedade. 
Dessa forma, o profissional secretário é capaz de se adaptar a 
novas situações, assumir valores e responsabilidades, agindo 
como gestor no intuito de ser agente facilitador nas questões 
pertinentes aos processos educacionais.
Diante do exposto, podemos constatar, que o ambiente da 
secretaria escolar possibilita ao profissional uma visão arraigada do 
funcionamento escolar, assim esse profissional acaba por atuar nos 
aspectos: administrativo, pedagógico e recursos humanos e como essa 
atuação possibilita o desenvolvimento das competências interdisciplinares 
tendo em vista sua formação pluralizada é o que deve-se esperar dos 
profissionais que trabalham nas escolas.
E como não poderia terminar o texto sem mencionar o papel da 
escola diante dessa perspectiva plural e social. A escola como o lugar 
que precisa das características do profissional apresentada no decorrer 
de todo texto. A mesma escola, que deve ser sempre um lugar acolhedor.
Uma escola que oportuniza aprendizagem e formação, que 
consente o desenvolvimento integral do aluno. Isto abrange aspectos 
Práticas de Secretaria Escolar 21
físicos, psicológicos, intelectuais e sociais. A escola que oportuniza a 
educação formativa, mas não deixa de pensar na sociedade como um 
lugar de equidade e inclusão. A escola como ato social foi assim vista pela 
primeira vez pelo sociólogo “[...] a educação é, acima de tudo, o meio pelo 
qual a sociedade renova perpetuamente as condições de sua própria 
existência” (DURKHEIM, 1973a, p. 45).
Suas ideias ajudaram a compreender o significado social do 
trabalho educacional, onde a educação escolar deixa de ser vista de 
forma homogênea, e passa a ser vista na perspectiva da coletividade. 
Diante dessa concepção de escola é que devemos pensar nos 
profissionais envolvidos nas ações, projetos e políticas públicas para 
promover o melhor desempenho nesse ambiente de aprendizagem. 
É diante dessa expectativa que convido você a refletir sobre o 
secretário escolar e seu ambiente de trabalho.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a escola é um ambiente colaborativo que apresenta 
características peculiares. Sendo assim, os profissionais 
desejados para secretário escolar e consequentemente 
o ambiente (Lócus) secretaria. Precisam possuir um 
padrão de desempenho direcionados aos aspectos de 
gestão administrativa, pedagógica e relações pessoais. 
Esses ambientes, assim como os profissionais envolvidos 
são de grande relevância para o bom funcionamento 
da instituição, por articularem diretamente na gestão de 
maneira pluridisciplinar. 
Práticas de Secretaria Escolar22
Os Serviços da Secretaria Escolar 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de reconhecer 
a importância dos serviços de secretaria escolar para 
o funcionamento das redes de ensino, classificando os 
vários tipos de serviços prestados para a escola e para 
a sociedade. E então? Motivado para desenvolver esta 
competência? Então vamos lá. Avante!
No contexto organizacional da secretaria escolar como todo 
ambiente de trabalho algumas tarefas são distribuídas para o bom 
funcionamento da escola. Toda distribuição de tarefas requer uma 
organização. A divisão de responsabilidades e a reunião de esforços são 
atitudes imprescindíveis para o êxito das ações desenvolvidas na unidade 
escolar. 
A Secretaria Escolar é o setor membro da unidade escolar 
responsável pela documentação sistemática da vida da escola em seu 
conjunto. Seu papel é o de provir, segundo determinadas normas. Você 
sabe quais normas estamos falando?
 • Da vida escolar dos alunos; 
 • Da vida funcional dos professores, dos técnicos e 
administrativos; 
 • E dos fatos escolares.
Para que essas normas sejam cumpridas a secretaria precisa de 
uma organização, que já foi mencionada anteriormente. Entretanto, vamos 
entender melhor esse conceito. Vejamos oque fala Montana (2003, p.170):
[...]organizar é o processo de reunir recursos físicos e 
principalmente os humanos, essenciais à consecução dos 
objetivos de uma empresa. A estrutura de uma organização 
é representada através do seu organograma, fluxograma e 
Contabilidade. Em Administração, organização tem sempre 
Práticas de Secretaria Escolar 23
e necessariamente dois sentidos: 1) Combinação de esforços 
individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. 
Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, 
qualquer entidade pública ou privada. Ou seja, a organização 
em uma empresa determina o que fará cada integrante para 
alcançar o objetivo coletivo, do grupo. 2) Modo como foi 
estruturado, dividido e sequenciado o trabalho. Ou seja, um 
conjunto bem determinado de procedimentos, divididos e 
sequenciados (geralmente em um organograma) necessários 
para se realizar um trabalho. 
A construção desse conceito em prática requer uma união entre as 
partes para alcançar os objetivos, e para isso esses profissionais precisam 
de planejamento, disciplina e alguns princípios. Você conhece esses 
princípios?
 • Sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro); 
 • Igualdade (estimar o próprio trabalho e o trabalho dos 
outros); 
 • Identidade profissional (conservação do valor da 
competência, do merecimento, da capacidade, contra 
os favoritismos de qualquer espécie, e da importância da 
recompensa pelo trabalho bem feito que inclua o respeito, 
o reconhecimento e a remuneração condigna) da atividade 
profissional em questão.
Práticas de Secretaria Escolar24
Agora que foram apresentados o conceito e os princípios para o bom 
funcionamento da secretaria vamos observar os serviços desenvolvidos 
em lócus. Vejamos o Organograma. 
Figura 2 : Organograma típico envolvendo os serviços desenvolvidos na secretaria escolar. 
Fonte: Autora (2020)
Parece simples, mas a relação de serviços e intensidade vai 
depender da dimensão da escola, e da organização dos profissionais que 
trabalham na secretaria. Portanto, o mérito dado a organização nesse 
ambiente é tão importante. 
E nesse pensamento, o Atendimento ao público é de fundamental 
importância. Acolhimento ao público tanto interno como externo precisa 
acontecer de maneira respeitosa. Uma vez que o ambiente escolar é 
educativo, o atendimento deve também ser humanizado, priorizando a 
escuta ativa e a empatia.
O atendimento ao público, não é exclusividade da secretaria escolar, 
mas muitas empresas de outras áreas também se preocupam, pois trata-
se do cartão de visita da instituição. Sabe-se que, o atendimento faz toda 
diferença, e requer técnicas, estudo para seu desempenho. Mas como 
acontece esse atendimento na escola?
Silvia e Macedo Júnior (2018), apresentam que saber receber cada 
pessoa na escola é prestar um bom serviço. Os autores continuam o 
diálogo sobre saber atender e destacam alguns princípios.
Um dos princípios do bom atendimento é corresponder 
às expectativas da pessoa que procura a informação e 
Práticas de Secretaria Escolar 25
compreender que quando se trabalha em um órgão público, 
você está de fato, a serviço da comunidade. Outro fator 
importante é percepção de que além de esclarecer as dúvidas, 
o funcionário precisa transmitir uma sensação de segurança 
para o público por meio da certeza e agilidade do atendimento. 
Por essa razão, é fundamental que o funcionário pergunte para 
os colegas mais experientes quando surgir alguma dúvida ou 
ainda, que consulte as legislações vigentes e instrumentos que 
contenham as informações que precisa. Mesmo que tenha que 
pedir para a pessoa esperar um pouco para obter a informação 
de forma correta (SILVIA; MACEDO JUNIOR, 2018, p. 04)
Dessa forma, o primeiro passo é saber ouvir, estar atento a 
legislação e a organização da documentação para ter segurança em 
passar a informação correta, além da capacidade de se adaptar a possíveis 
situações ocasionadas por situações-problema. 
Você sabe como estão divididas as tarefas na secretaria escolar? 
Quem atende ao público? Quem cuida do arquivo? Quem faz os ofícios/
requerimentos? Vamos conhecer um pouco mais. 
Como exposto antes, cada escola possui sua organização, mas o 
ideal é que aconteça uma escala entre os agentes da secretaria, para que 
todos possam responder de maneira irrestrita pelo setor.
Para auxiliar nessa organização da equipe, a figura do gestor deve 
saber articular com muita sensatez a coordenação das atividades. Sobre 
essa orientação, Lück (2006, p. 42) apresenta que:
A gestão, portanto, é que permite superar a limitação da 
fragmentação e da descontextualização e construir, pela ótica 
abrangente e interativa, a visão e orientação de conjunto, a 
partir da qual se desenvolvem as ações articuladas e mais 
consistentes. Necessariamente, portanto, constitui ação 
conjunta de trabalho participativo em equipe (LÜCK, 2006, 
p. 42). 
Práticas de Secretaria Escolar26
Portanto, esse trabalho em equipe vai favorecer a comunidade 
escolar e o público em geral. Assim é possível fortalece a equipe e não 
sobrecarregar um ou dois indivíduos na regência da secretaria. 
Todas as instituições necessitam conservar sua respectiva 
documentação, em muitos casos até por exigência legal, de modo a 
possibilitar o uso em qualquer momento em que for preciso. 
Não seria diferente para as instituições de ensino, onde os 
arquivos escolares geram profundas preocupações relativas à memória 
e preservação dos seus documentos, que constituem instrumentos 
fundamentais para o funcionamento da escola. 
Por essa razão, cada vez mais, é dado valor aos sistemas de 
informações e as maneiras de agilizar a sua utilização.
Para isso, o serviço de escrituração escolar, é realizado com a 
análise de toda documentação dos alunos que estejam matriculados 
regularmente no ano letivo corrente e está sujeito a constantes 
atualizações pelo recebimento de novos documentos. 
Precisa está organizado, em virtude de sua atualidade e utilização 
frequente serão conservados no arquivo ativo, podendo ficar disposto 
em fichários metálicos ou similar, o que permitirá a utilização de pastas 
reunindo toda a documentação de um aluno, constituindo a pasta 
individual (dossiê do aluno). 
Todo registro escolar realizado pela unidade escolar deve conter 
a data e assinatura dos responsáveis pelo registro. Os documentos 
expedidos pela unidade escolar serão, obrigatoriamente, assinados 
pelo Diretor e pelo Secretário corresponsáveis pela verdade do registro. 
Suas assinaturas deverão estar acompanhadas dos respectivos nomes, 
por extenso, bem como do número de registro profissional do ato de 
designação, isso nos casos de cargos públicos. 
O Secretário, por condições legais e regimentais, cumpre uma ação 
ao mesmo tempo centralizadora e abarcante, porque seu setor relaciona-
se com todos os demais setores entrelaçados no processo pedagógico e 
no cotidiano escolar.
A pasta da escrituração é ampla e requer conhecimento de 
documentos como: Requerimento de Matrícula; Diário de Classe; Mapa 
Práticas de Secretaria Escolar 27
Colecionador de Canhotos; Atas de Resultados Finais; Histórico Escolar; 
Transferência; Portaria; Declaração. Bem próximo estão os documentos 
dos Arquivos, que são definidos como ativo e inativo, ou popularmente 
conhecido como arquivo morto. 
Entretanto, logo adiante veremos a descrição de cada documento 
utilizado na secretaria escolar é assunto para outra unidade. Mas é através 
desses documentos, que os serviços são realizados, a dinâmica, o fluxo 
dos registros ocorre a partir do lançamento correto das informações 
armazenadas nesses documentos. Sob a denominação documentos 
escolares Colmán (2008) nos dá uma ideia de quão amplo é esse termo.
Os documentos escolares estão interligados aos objetivos da 
escola em cumprimento à legislação específica que orienta 
essa produção, envolvendo o funcionamento da instituição,a 
organização e controle de suas atividades, os mesmos estão 
vinculados a um órgão superior que, no Brasil, é o Ministério 
da Educação e o Conselho Estadual ou Municipal de Educação 
(COLMAN, 2008, p. 22). 
No que tange ao Arquivo, os serviços com Arquivamento escolar 
estão interligados com os cuidados com a informação, e conseguinte o 
valor do documento. 
Entretanto, surgem os arquivos, que tem como papel principal 
a permanência e conservação de documentos cuja importância é 
fundamental para a sociedade como um todo. Esse tipo de arquivo 
também pode ser chamado de arquivo morto. Nele são guardados os 
documentos escolares como cancelamento de matrícula, histórico 
escolar, folha de ponto de funcionários, entre outros. 
Caso alguns desses documentos fiquem estragados ou se 
deteriorem antes do tempo previsto, a escola pode ser processada por 
crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código 
Penal Decreto de Lei nº 2.848 de 07 de dezembro de 1940. 
Art. 305  - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio 
ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou 
particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Práticas de Secretaria Escolar28
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento 
é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o 
documento é particular.
Podemos observar os cuidados como os arquivos, pois esses estão 
diretamente vinculados ao conhecimento de dados e informações que 
não podem ficar ao sabor da memória das pessoas. É sabido da enorme 
quantidade de papéis produzida pela escola. 
Mas o que fazer com esses documentos? Sabe-se que, é atribuição 
do setor de arquivamento organizar e guardar a documentação, mas 
cada documento tem um tempo que está diretamente ligado com sua 
funcionalidade ou memória.
É com base nessas particularidades que o Conselho Nacional de 
Arquivos - CONARQ, do Arquivo Nacional da Presidência da República, 
determina o que deve ser preservado e por quanto tempo. Mesmo após 
um tempo sem uso, alguns papéis precisam esperar a prescrição da 
validade jurídica.
Diante da importância desse serviço, é preciso conservar ter um 
local devidamente apropriado e pessoal capacitado para analisar, separar, 
classificar e guardar tudo separadamente, isso facilita também na hora 
que precisa consultar. 
Mas você deve estar a questionar. Por que não digitaliza tudo? A 
questão não é digitalizar, mas os recursos tecnológicos tornam-se a ficar 
obsoleto em pouco tempo, o que requer uma atenção redobrada. A escola 
precisa garantir meios de armazenar e ter em vista a possibilidade de haver 
backup, fato ainda distante da realidade de muitas escolas no Brasil. 
As atribuições são muitas na secretaria escolar, mas as mais comuns 
estão relacionadas ao serviço de expediente, quando são construídos 
documentos como: Ofícios, Atas e Requerimentos. Esses são os mais 
solicitados à equipe. Tais serviços são direcionados ao pedido de material 
à Secretaria de Educação e podem ser direcionados há vários setores 
Práticas de Secretaria Escolar 29
como, manutenção ou infraestrutura. As Atas são redigidas a partir das 
reuniões de colegiado, essas podem ser administrativa ou pedagógica. 
Quanto aos requerimentos podem ser solicitados por pais, alunos 
professores e direcionados para vários setores ligados a comunidade 
escolar. Saber como funciona a elaboração e o preenchimento desses 
documentos configura pré-requisitos técnico para os secretários 
escolares. 
A estruturação, arquivamento e interação dos serviços são os 
elementos essenciais na organização da secretaria. Mas outro aspecto, 
como a qualidade da informação e sua disponibilidade imediata significam 
decisões melhores e mais rápidas.
Para articular as tomadas de decisões e melhorar o conteúdo 
das informações sobre a formação continuada, a proposta é investir em 
cursos técnicos, ou de pós-graduação, são ações que melhoram as 
competências no trabalho. 
Os cursos são oferecidos de maneira presencial, semipresencial (ou 
flex, com aulas presenciais e online) e à distância (pós EAD), de acordo 
com as necessidades e possibilidades de organização, locomoção e 
tempo. Essas ações ajudam no mercado de acordo com Medeiros e 
Hernandes (2009): 
Procurar incessantemente novas fontes de conhecimentos, 
estar sempre bem informada sobre o que acontece no mundo, 
enriquecer sua linguagem para fazer melhores comunicações, 
melhorar suas relações interpessoais, adaptar-se ao meio 
profissional, vigiar suas emoções, ampliar seus horizontes de 
interesses, eis uma forma de preparar-se para o mercado de 
trabalho (MEDEIROS; HERNANDES, 2009, p. 348).
A qualificação abrange também a atualização de conhecimento 
em relação a ferramentas e sistemas utilizados no dia a dia da secretaria. 
Nas últimas décadas, saber utilizar TICs  (Tecnologias da informação 
Práticas de Secretaria Escolar30
e comunicação) passou a fazer parte das atribuições básicas de um 
profissional da área.
O EDUCACENSO, que é utilizado para o preenchimento de dados 
dos alunos no site do Ministério da Educação – MEC, é um exemplo que a 
qualificação requer conhecimentos atrelados ao sistema de computação 
e seus recursos. 
De acordo com o MEC (2020), o Educacenso é uma radiografia 
detalhada do sistema educacional brasileiro. A ferramenta permite obter 
dados individualizados de cada estudante, professor, turma e escola do 
país, tanto das redes públicas (federal, estaduais e municipais) quanto da 
rede privada. Todo o levantamento é feito pela internet.
A partir dos dados do Educacenso, é calculado o Índice de 
Desenvolvimento da Educação Básica (IDEB) e desenhada a distribuição 
de recursos para alimentação, transporte escolar e livros didáticos, entre 
outros. 
Todo sistema é geralmente preenchido pelo secretário escolar os 
dados dos documentos são retirados das fichas de cadastro do aluno, 
com informações individuais. 
Assim como todas as informações dos alunos, dos professores 
e funcionários. De acordo com o MEC, (2020) o objetivo do Censo é 
uma pesquisa declaratória realizada anualmente pelo MEC/INEP em 
parceria com as Secretarias de Educação estaduais e municipais, que iça 
informações estatístico-educacionais sobre a educação básica brasileira. 
De acordo com o MEC (2020) nesta pesquisa são colhidos dados 
educacionais, tanto sobre a infraestrutura da escola, como sobre o 
pessoal docente, matrículas, jornada escolar, rendimento e movimento 
escolar, por nível, etapa e modalidade de ensino, dentre outros. 
Para ter acesso às plataformas de ensino, a documentos e 
informações atualizadas é preciso qualificação, e essa qualificação vem 
junto com as TICs, esse perfil maximiza o uso do tempo e os recursos na 
instituição. E segundo os autores: 
Ter preocupação com o todo empresarial, ter preocupação 
com a produtividade, ter preocupação com o lucro da 
empresa, ser polivalente, ser negociador, ser um programador 
https://deltasge.com.br/site/sistema-de-gestao-escolar-2/
Práticas de Secretaria Escolar 31
de soluções, ter iniciativa, ser participativo, estabelecer 
limites, ser conhecedor dos problemas do seu país e do 
mundo, moldando as expectativas das empresas aos 
objetivos a serem atingidos pelas pessoas e por toda a 
organização, prestar assessoria de forma proativa, ser 
conhecedor de tecnologia, um profissional que se preocupa 
com competitividade, trabalhar com estratégia gerencial, um 
gestor dentro do molde generalista, conhecedor das Teorias 
das Organizações e que sabe “ler” o ambiente de trabalho 
com a finalidade de entender as mudanças e os conflitos, 
procurando transformar o ambiente e as situações criadas 
por ele, conhecedor de técnicas secretárias com excelência 
(PORTELA; SCHUMACHER, 2006, p.36). 
Portanto, a qualificação é apresentada como uma prestação de 
serviço, para o setor administrativo da escola, essa precisa acompanhar 
o ritmo das mudanças quanto aos documentos quepodem ser utilizados 
a partir desses instrumentos. São muitas normas determinantes nos 
serviços desempenhados na secretaria escolar. 
Logo no início do texto foram apresentadas algumas normas, 
que estão relacionadas aos registros dos alunos, dos funcionários, dos 
professores, e dos fatos do cotidiano escolar. 
Diante dessa perspectiva, os documentos que remetem assumem 
um caráter de testemunho, de prova, que acompanhará o aluno, os 
funcionários, a comunidade escolar, e influenciará a vida de todos 
envolvidos de forma significativa.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento: 
Artigo: A SECRETARIA ESCOLAR: ORGANIZAÇÃO E 
FUNCIONAMENTO Disponível em:https://bit.ly/3jSjOml 
(Acesso em 12/07/2020). 
Práticas de Secretaria Escolar32
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que os serviços da secretaria escolar estão abraçados 
com as atividades de gestão e coordenação pedagógica. 
Os documentos são construídos ou recebidos pelos 
secretários, os mesmos precisam de uma organização 
sistemática. Os serviços podem ser organizados em 
três eixos: Atendimento, Escrituração/ Arquivamento, 
Atualização profissional TICs  (Tecnologias da informação 
e comunicação). Os serviços estão atrelados aos inúmeros 
documentos e suas setorizações. O conhecimento dos 
instrumentos de trabalho é indispensável, mas o trato 
com o outro, o atendimento humanizado é papel chave, 
principalmente pelo local onde está localizada, lugar de 
construção formativa dos indivíduos. É na escola o ponto 
mais indicado para o desenvolvimento da cidadania, nela 
todos os profissionais estão envolvidos na ascensão da 
sociedade. 
Práticas de Secretaria Escolar 33
A Profissão e as Atribuições do Secretário 
Escolar
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conhecer 
a profissão de secretário escolar, conscientizando-se 
de sua importância para a gestão e a confiabilidade da 
documentação escolar, além de identificar oportunidades 
e perspectivas de crescimento na carreira profissional. 
E então? Motivado para desenvolver esta competência? 
Então vamos lá. Avante!
A escolha de uma profissão pode ocorrer por diversos fatores. Na 
maioria das vezes está relacionada ao talento, porque gosta, porque 
tem necessidade de divulgar uma habilidade pessoal, se tornar útil e 
importante para o seu grupo social. 
Quando isto ocorre, o trabalho desse sujeito passa a preencher as 
necessidades do grupo em questão e a sociedade passa a entender que 
esta atividade, precisa ser feita regularmente. Para compreender uma 
profissão é necessário entender a sociedade a que ela convém, sociedade 
está que se descobre em constante mudança.
Podemos dialogar com os aspectos sociológicos e históricos no que 
concerne o surgimento da profissão do Secretário escolar, sua jurisdição, 
e desafios na sociedade contemporânea. Cunha e Crivellari (2004, p.42) 
ressaltam que, “a força e o sucesso de uma profissão são legitimados 
pela determinação clara de seu campo de capacidade, pela demarcação 
de um espaço próprio de ação e através de sua interação com outras 
profissões”.
Nesse aspecto suas atribuições vão além dos documentos e 
arquivos, mas o diálogo constante com a gestão e atendimento a 
toda comunidade escolar. Outro ponto a ser mencionado, é que essas 
atribuições estão atreladas há: 1-Manual do Secretário de Escolar/
Práticas de Secretaria Escolar34
Instruções Normativas de cada Estado; 2-Estrutura da Instituição de 
ensino; 3- Rede Pública ou Privada. 
Caro aluno na tabela abaixo estão algumas das atribuições do 
Secretário escolar. Quero deixar claro que, algumas são atribuições 
formais, aquelas que estão na ossada profissional, e outras atribuições 
vivenciadas na prática, como os professores costumam mencionar “no 
chão da escola”. 
Quadro 1: Atribuições formativas/informais do Secretário escolar
Atribuições Formais Atribuições informais
I - Manter em dia a escrituração, 
arquivos, fichários, correspondência 
escolar e o resultado das
Avaliações dos alunos;
Inspecionar alunos;
II - Trazer atualizados o arquivo de 
Legislação e os documentos da escola, 
inclusive dos ex-alunos;
Visitar os alunos na 
residência ,com o 
propósito de atualizar 
documentos;
III - Conservar as Estatísticas e 
levantamentos da Unidade Escolar 
atualizado;
Fazer levantamento dos 
materiais de expediente;
IV - Zelar pela guarda e sigilo dos 
documentos escolares;
Participar de programas 
desenvolvidos pelo PDDE 
(Programa Nacional de 
dinheiro Direto na escola); 
V- Prestar atendimento/informação 
sobre o coletivo escolar.
Tirar cópias de material 
pedagógico para 
professores.
Fonte: Autora (2020)
Práticas de Secretaria Escolar 35
O quadro anterior é para ilustrar de maneira concisa as atividades 
desempenhadas por esses profissionais. 
Os secretários são profissionais presente em vários ramos da 
economia, como na indústria, comércio e serviços, auxiliando 
o administrador, desenvolvendo atividades específicas, de 
acordo com as atribuições legais da profissão nas disposições 
em que estejam inseridos (GARCCIA, 2000, p.14).
Apesar a profissão de secretariado seja regulamentada através das 
leis nº 7377, 1985, ela ainda é desconhecida por alguns gestores, o que 
tolhe o reconhecimento da profissão.
Entretanto, nos manuais as orientações oficiais apresentam na sua 
grande maioria, nesse caso voltado a escolas da rede pública, a secretaria 
escolar composta por um chefe de secretaria e um secretário escolar 
que compõem o quadro funcional da instituição educacional e assumem 
responsabilidade administrativa de cunho essencial da gestão escolar.
Isso geralmente não acontece na prática. Em muitas escolas da rede 
pública o secretário encontra-se secretário, como um cargo que lhe foi 
colocado por motivos como, a readaptação de função. Aquele professor 
que foi afastado por motivo de saúde das suas funções da docência, 
passa a ser realocado na secretaria escolar. 
Muitos desses professores, não possuem a formação técnica, mas 
possuem a formação superior em geral no curso de pedagogia ou áreas 
afins. Portanto, nesses casos a escola/gestão deixa um profissional com a 
formação, ou que prestou concurso para o cargo de secretariado escolar, 
como o chefe e responsável pelo setor. 
Em outros casos, a gestão pode contar com o um ou mais profissional 
qualificado. Nesses casos, a distribuição ocorre por turno, assim a escola 
não fica sem o profissional devidamente qualificado para a função com 
a condição de ter o Curso Técnico de Secretária Escolar. De acordo com 
Almeida e Oliveira (2013, p. 86), isso acontece porque:
Estados em que não há concursos específicos, temos 
funcionários do quadro efetivo: como apoio técnico administrativo 
Práticas de Secretaria Escolar36
e professores que são indicados pelo gestor/diretor a assumirem 
a função. Essa situação tem ocorrido principalmente em estados 
em que é pouca a oferta cursos de formação, a demanda de 
profissionais habilitados na área é pequena. 
Contudo, sabe-se da importância desse profissional para a gestão e a 
confiabilidade do seu trabalho no ambiente escolar requer o conhecimento 
da legislação vigente para dar suporte aos demais funcionários através dos 
registros de documentos e processos administrativos. Os conhecimentos 
administrativos estão vinculados aos pedagógicos. 
Figura 3 : O trabalho junto a gestão
Fonte: @pixabay
Assessorar à Direção em serviços técnico-administrativos, 
especialmente os referentes à vida escolar dos estudantes requer do 
secretário escolar organização e um comportamento proativo, pois esse 
precisa dar conhecimento ao gestor da falta de documentação dos 
alunos, se os alunos estão com algum processoadministrativo ou se os 
mesmos estão sendo acompanhado pelo Conselho tutelar e ficar atento 
aos acontecimentos do dia a dia escolar. 
Outro ponto, que pode ajudar nas suas atividades é ter o 
conhecimento do Regimento escolar, Proposta Pedagógica/Projeto 
https://pixabay.com/pt/illustrations/local-de-trabalho-gerenciador-4198812/
Práticas de Secretaria Escolar 37
Político Pedagógico – PPP são documentos construído para promover 
inovações no ambiente escolar. Além dos documentos uma gestão 
democrática fortalece o trabalho de todos na escola. Por isso, não 
podemos falar da atuação do secretário sem compreender a importância 
da gestão democrática. Mas você sabe o que gestão democrática? 
Impetrar uma gestão democrática passa pela ideia de partilhar as 
responsabilidades no processo de tomada de decisão entre as partes 
de autoridade da instituição educacional. Reavaliando a integração entre 
todos participantes do processo de ensino, diretos ou indiretos. O gestor, 
adotando uma posição central na escola, desempenha forte influência 
sobre todos os segmentos e pessoas da escola. Para melhor elucidar 
Machado (2000) coloca que o papel do gestor da escola descentralizada 
(democrática) deve:
Estar, permanentemente, empenhado na capacitação dos 
seus docentes, para melhor o desempenho e o seu trabalho 
em equipe; manter comunicação e trocar informações com 
o nível governamental, para manter-se informados sobre 
as orientações acerca da política educativa; com gestores 
de outras escolas para trocar experiências e ideias, visando 
a melhora do trabalho pedagógico; com professores e 
funcionários da escola, visando a sinergia do trabalho coletivo 
na elaboração e execução do seu planejamento e a obtenção 
de resultados positivos; com os pais dos alunos e demais 
membros da comunidade, propiciando a participação deste 
na vida escolar e as suas contribuições para o melhoramento 
(MACHADO, 2000, p.99).
Através da gestão democrática serão construídas as relações 
de confiança entre os profissionais na comunidade escolar. Quando os 
profissionais encontram o compromisso mútuo torna-se mais fácil o 
trabalho.
Embora cada instituição de ensino possua sua composição e 
sua funcionalidade, esses processos de organização escolar possuem 
elementos indispensáveis de ação mobilizadora para atingir os objetivos 
Práticas de Secretaria Escolar38
escolares, seja por meio da direção, do secretário escolar, do coordenador 
pedagógico, ou de todo o conjunto.
Dessa forma, a rotina na profissão de secretário se entrelaça com 
vários documentos que contribuem na organização da vida escolar dos 
alunos, através de um conjunto de normas que visam garantir o acesso, 
a permanência e a progressão nos estudos, bem como a legitimidade da 
vida escolar do aluno, abarcando os seguintes procedimentos:
 • Atendimento.
 • Escrituração escolar.
 • Arquivamento.
 • Expediente.
 • Fornecimento de informações.
 • Atualização profissional.
 • Legislação de ensino.
IMPORTANTE:
Para realizar com jurisdição as atribuições, o secretário 
escolar precisa investir na qualificação. Que podem 
vir através de cursos técnicos gratuitos ofertados pelo 
MEC no programa Novos Caminhos. Veja em: https://bit.
ly/3jMMNaY
Nessa perspectiva, é inegável a importância desse profissional no 
cenário administrativo escolar. Souza; Almeida; Oliveira (2013), acreditam 
que a profissão de secretário escolar vem sendo mais apreciada nos dias 
atuais já que, toda escola precisa contar com um secretário e, inclusive por 
esse motivo algumas instituições públicas e privadas no Brasil, já possuem 
cursos presenciais e a distância que formam secretários escolares.
Outro fator relevante se refere ao crescimento populacional, que é 
cada vez mais expressivo, sobretudo na zona urbana, o que faz com que as 
https://bit.ly/3jMMNaY
https://bit.ly/3jMMNaY
Práticas de Secretaria Escolar 39
escolas sigam a tendência aderindo às novas tecnologias, acrescendo o 
número de docentes e demais profissionais incluindo o secretário escolar.
De acordo com o Manual do Secretário Escolar do Governo do 
Estado do Paraná (GEPR, 2006, p. 9) “a secretaria escolar é um braço 
executivo da equipe administrativa e pedagógica e dela depende 
o bom funcionamento da organização escolar”. Como mencionado 
anteriormente, cada Estado determina através de Manual ou Instruções 
normativas as atribuições do secretário escolar. Você sabe informar se no 
estado que você mora existe esses documentos?
Os manuais ou instruções têm a função de nortear e unificar o 
trabalho desses profissionais. Isso não determina que todas as instituições 
funcionam do mesmo padrão, porque cada município e comunidade 
escolar possuem suas especificidades, mas o padrão técnico-científico 
deve ser seguido no que tange a documentação. Outro ponto, está 
direcionado aos recursos empregados em cada região, quantidade de 
alunos e funcionários, além dos recursos tecnológicos. 
Mas vamos observar as atribuições de acordo com Manual do 
Secretário Escolar do Governo do Distrito Federal (GDF, 2018, ps. 9-10) 
constituem atribuições básicas do Secretário Escolar/Chefe de Secretaria. 
Porém, recomendamos que você tenha acesso as atribuições em sua 
totalidade. 
a. conhecer, cumprir e divulgar a legislação educacional 
vigente, incorporando-a ao cotidiano da Secretaria Escolar;
b. assistir à Direção da IE/UE em serviços técnico-
administrativos, especialmente os referentes à vida 
escolar dos estudantes;
c. planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades 
da Secretaria Escolar;
d. conhecer, cumprir e divulgar o Regimento Escolar 
aprovado;
e. organizar e manter atualizados a escrituração escolar, o 
arquivo, as normas, as diretrizes, as legislações e demais 
documentos relativos à organização e ao funcionamento 
escolar;
[...]
Práticas de Secretaria Escolar40
f. adotar medidas que garantam a preservação de toda a 
documentação sob sua responsabilidade, bem como o 
sigilo de informações;
g. lavrar atas e anotações de resultados finais, de estudos de 
recuperação, de exames especiais e outros processos de 
avaliação, cujo registro for necessário;
h. eliminar documentos escolares, de acordo com a 
legislação vigente;
i. atender a comunidade escolar com cordialidade, presteza 
e eficiência;
j. utilizar o Sistema de Informação definido pela mantenedora 
da IE/UE para registro da escrituração escolar;
[...]
k. praticar os demais atos necessários ao desenvolvimento 
das atividades da Secretaria Escolar.
O Secretário Escolar/Chefe de Secretaria, em seus impedimentos 
ou ausências, é substituído por um servidor, indicado pelo Diretor, 
devidamente habilitado ou autorizado para o exercício da função pelo 
órgão cometente da SEEDF.
Conforme leitura, se você fizer uma breve pesquisa, grande parte 
dos Manuais dos Estados apresentam uma redação bem semelhante. 
Quanto às atribuições do secretário escolar na esfera pública o que 
estamos tratando nesse contexto. Procure fazer uma pesquisa. Verifica se 
no estado que você reside possui esse Manual.
Portanto, na iniciativa privada, a formação também é cobrada, mas 
em muitas escolas o Diretor toma para si a função de secretário escolar, 
ou nomeia para o cargo alguém de sua confiança. As diretrizes na escola 
pública e privada mudam conforme seu Regimento interno, mas ambas 
devem seguir as orientações da Secretaria Estadual de Educação e as 
diretrizes normativas e a legislação vigente do Ministério da Educação. 
Apesar de muitos afazeres, e a perspectiva de crescimento 
profissional a faixa salarial desse profissional ainda está longe de 
representar o que condiz sua importância e sua funcionalidade no sistema 
de ensino.
O nível de remuneração é um aspecto essencial para qualquer 
profissão, sobretudo numa sociedade sob a lógica capitalista, e não 
Práticas de Secretaria Escolar 41
é distinto quando se trata dos profissionais do ensino no conjunto do 
sistema educacional brasileiro atual.Entretanto há que ressaltar que por 
trás da discussão da remuneração estão presentes fatores proeminentes 
para a garantia de uma escola pública de qualidade.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a profissão é abraçada pelo indivíduo por questões 
como necessidade da sociedade, aqui entra os aspectos 
socioculturais, por condições econômicas e por inclinação 
pessoal. Assim toda profissão possui sua importância. No 
que condiz a importância dessa profissão para a gestão 
escolar, aprendemos que, a sua assessoria certifica o 
bom funcionamento da escola no aspecto administrativo 
e pedagógico, portanto, o secretário escolar é o braço 
executivo da escola. São inúmeras suas atribuições, elas 
estão desde o atendimento eficiente ao público externo e 
interno, com o trato coerente da informação, aos serviços 
mais burocráticos como a escrituração e o arquivamento 
dos documentos dos alunos e demais funcionários e essas 
apresentam-se conforme manuais e instruções normativas 
de cada estado. No que cabe ao crescimento profissional a 
demanda cresce conforme avança o progresso urbano e a 
procura pelo ambiente escolar, e outro fator preponderante 
é a qualificação que, deve ser conquistada com cursos 
técnicos que fomente os processos administrativos e 
pedagógicos. A carreira é promissora, mas precisa de maior 
relevo, quanto ao fator remuneração pois as condições 
estabelecidas pelo sistema capitalista, onde a sociedade é 
impulsionada a geração de renda por meio do trabalho, sob 
essa ótica a profissão é digna do reconhecimento de toda 
sua acuidade social.
Práticas de Secretaria Escolar42
O Perfil do Secretário Escolar
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de discernir 
sobre o perfil profissional e os principais conhecimentos 
e competências necessários ao trabalho como secretário 
escolar. E então? Motivado para desenvolver esta 
competência? Então vamos lá. Avante!
A conquista trazida pela Lei 12.014/2009. Traz em seu bojo a 
exigência da qualificação profissional, associada às transformações 
ocorridas no mercado de trabalho acende obrigação de transformação 
no perfil profissional do Secretário Escolar.
A escola básica precisa, cada vez mais, oportunizar desenvolvimento 
aos seus servidores. Porém, o Secretário Escolar será sempre o maior 
coadjuvante da própria carreira. Diante disso, não há como falar em 
conquista sem falar em transformações socioculturais. Nem tampouco, 
falar em transformações socioculturais sem citar a globalização. 
Na conjuntura sociocultural é impossível não ingressar na roda 
da globalização, afinal, o desenvolvimento tecnológico, a revolução do 
mundo da informática, das telecomunicações, procedeu num mundo 
sintonizado e conectado via rádio, televisão, internet, mídias sociais, etc.
Essas transformações influenciaram diretamente o mundo dos 
indivíduos refletindo em sua relação com o semelhante, seus valores e 
crenças, produzindo variantes de comportamento e de conhecimento do 
mundo, seja na vida pessoal, seja nas relações de trabalho.
Tamanha mudança vem impetrando a escola básica. E, por mais 
que a mudança, à primeira vista, ainda não tenha alcançado o nível ideal 
que a sociedade anseia, mas, não podemos negar que elas têm sucedido, 
mesmo que vagarosamente.
Nesse ambiente de transformação, qual seria o perfil desse 
profissional? Você saberia responder qual o seu perfil profissional. Seja 
Práticas de Secretaria Escolar 43
secretário escolar ou professor, ou administrador. Parou para pensar nas 
competências que incumbem um perfil profissional? 
É sabido que cada profissão possui suas características e que 
muitas dessas são peculiares, mas outras são almejadas para o 
profissional de sucesso, e são valorizadas para o mercado de trabalho na 
contemporaneidade. 
O desenho do perfil profissional é composto das capacidades 
profissionais e do contexto do trabalho de qualificação, após ter constituído 
o perfil profissional, são avaliadas as unidades de competências, na qual 
tem denotado dos recursos mínimos que deve se obter para que aquele 
trabalhador possa realizar o trabalho que foi acordado. 
Podemos apresentar várias competências para o profissional de 
sucesso como: pensamento crítico; colaboração e trabalho em equipe; 
comunicação; domínio digital; resolução de problemas; criatividade e 
inovação. Essas competências fazem o diferencial no perfil do profissional 
de sucesso, que ambiciona está nos padrões da sociedade do século XXI. 
Figura 4 : As competências para o profissional do século XXI
Fonte:@pixabay
https://pixabay.com/pt/photos/placa-de-boletim-computador-port%C3%A1til-3233653/
Práticas de Secretaria Escolar44
Então, você apresenta essas características no seu perfil profissional? 
Como podemos conquistar esse perfil? A qualificação é muito importante, 
mas precisamos investir na qualidade de vida, então pensar em nosso 
autoconhecimento e na vontade de vencer os desafios também faz parte 
desse contexto. 
Para Gaeta e Masetto (2012, p. 79), além de ter competência precisa 
saber utilizá-la no momento oportuno:
Um aspecto importante a ressaltar nessa altura do raciocínio é 
a diferença entre ter competência e agir com competência. Ter 
competência confunde-se com possuir uma série de atributos. 
Agir com competência, em nosso entender, significa possuir 
uma série de recursos e saber selecioná-los, mobilizá-los e 
utilizá-los de forma eficaz a cada situação a ser enfrentada. 
Refletindo e analisando as considerações da autora, na abordagem 
da capacidade de agir com competência o perfil dos profissionais que 
estão à frente do processo educativo precisa saber lidar com os desafios 
do ambiente escolar, ter habilidades e valores necessários ao desempenho 
eficiente e efetivo das atividades requeridas no contexto desse ambiente 
formativo. A construção desses profissionais evidencia a capacidade de 
utilizar a teoria aliada à prática. 
Legitimando com esta concepção Fonseca et al (2011, p.473) afirmam: 
Atualmente, entende-se por competência em educação 
a capacidade de mobilizar um conjunto de saberes para 
solucionar com eficácia uma série de situações. Integra vários 
saberes, habilidades, atitudes, posturas mentais, curiosidade, 
paixão, procura de significados, entre outros, que nascem 
tanto da formação como da experiência. 
Está sempre associada à capacidade de mobilização de 
recursos de que se dispõe para realizar aquilo que se deseja. 
As competências estão ligadas às capacidades que cada um 
deve mobilizar para desempenhar uma tarefa. Não se ligam ao 
grau de concretização da tarefa, mas sim às qualidades que 
se deve fazer intervir para obter determinado resultado num 
trabalho. 
Práticas de Secretaria Escolar 45
Percebe-se que no campo da educação o perfil para esses 
profissionais está intrinsecamente ligado ao processo da qualidade do 
ensino, da construção da cidadania, da formação de conceitos e valores. 
Na capacidade de agir em conjunto, para conquistar a excelência nos 
resultados. Com essa visão de ambiente educativo o secretário escolar 
compõe suas competências.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento: Artigo: 
NATIONAL RESEARCH COUNCIL. (2012, July). Education for 
life and work: Developing transferable knowledge and skills 
in the 21st century. Report Brief. Washington, DC: National 
Academies Press. Retrieved from:<https://bit.ly/2ZibX9T>. 
Educação para a vida e para o trabalho: desenvolvendo 
transferência de conhecimentos e habilidades do séc. XXI. 
2012.
Entretanto os conhecimentos para desenvolver tais competências 
estão direcionados a progressiva relação entre teoria e prática. O 
conhecimento aliado a prática do secretário escolarfavorecer na sua 
formação que está em constante transformação.
Outra característica muito cobrada devido à posição estratégica que 
ocupa dentro da empresa, o Secretário deve ser um agente facilitador, 
demonstrando discrição e postura ética. A ética no ambiente de trabalho 
é uma característica primordial para aqueles profissionais, que estão em 
contato direto com documentos, processos, e informações de terceiros. A 
violação do sigilo está prevista como descumprimento do código de ética 
Lei nº7377/85, em seu Capítulo IV - Do Sigilo Profissional:
Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua 
profissão, devem guardar absoluto sigilo sobre assuntos e 
documentos que lhe são confiados.
https://bit.ly/2ZibX9T
Práticas de Secretaria Escolar46
Art.7º.- É vedado ao Profissional assinar documentos 
que possam resultar no comprometimento da dignidade 
profissional da categoria.
Um profissional que não respeita o código de ética, que não se 
renova e que não seja proativo, não conseguirá conquistar seu espaço. 
Entretanto, entra em cena a capacidade de resolução de problemas, 
como esse profissional está próximo da gestão em suas atribuições, 
saber refletir sobre ocorrências de natureza escolar juntamente com 
seus conhecimentos sobre que rumo tomar. Essa capacidade estimula o 
Capital intelectual. 
Muito valorizado pelo mercado de trabalho, esse Capital ou Gestão 
do conhecimento é o conjunto de informações, o conhecimento dos 
colaboradores e que deve ser compartilhado, sempre que possível, 
coletivamente. 
Com tudo, esse profissional realiza atendimento nas unidades 
de ensino, e a comunicação é uma das capacidades empreendida. O 
atendimento também incorpora conhecimentos sobre expressão oral, a 
preocupação com a oralidade, a linguagem culta deve estar presente 
nos conhecimentos desse profissional. Investir em aulas de português, 
procurar realizar leituras ajuda bastante no conhecimento do léxico. 
Mas esse conhecimento também é necessário na construção 
da escrita. Atividades como emissão de documentos diversos como 
atestados, ofícios, circulares, entre outros. Documentos bem redigidos 
passam uma excelente impressão do profissional que os confecciona.
A execução de atividades relacionadas ao Domínio digital, como a 
informática está presente em praticamente todos os processos técnico 
administrativos. Assim como os escritórios, muitas das secretarias das 
escolas estão automatizadas. Claro que ainda temos muitas escolas, que 
não tem água encanada, espaço estrutural e arquitetônico, sim é uma 
realidade nesse país tão desigual.
Mas sabemos que a maioria das ocupações operacionais rotineiras 
é informatizada: emissão de documentos pelo editor de texto, registros 
Práticas de Secretaria Escolar 47
de alunos, notas e frequências, censo escolar, manejo em softwares 
específicos. Não basta, porém, o profissional ter recursos à disposição e 
não saber utilizá-los adequadamente. 
Portanto, saber utilizar os recursos tecnológicos é procurar estar 
sempre atualizado aos avanços no setor de informática. O perfil é de um 
profissional inovador, conforme coloca Azevedo (2004, p.146): 
 • O mercado atual busca profissionais com competência para:
 • Assessoramento - capacidade para atuar junto aos centros 
de decisão.
 • Gestão - com conhecimento das funções gerenciais.
 • Empreendedorismo - capacidade reflexiva e criativa, 
promovendo práticas inovadoras. 
O perfil de Secretário requer não só o conhecimento das atividades 
internas da Secretaria Escolar e do funcionamento do estabelecimento 
de ensino como um todo, como também estar sempre atualizado com o 
que acontece fora dos limites da escola, em todos os setores que, de um 
modo ou de outro, interferem no processo educacional, nas atividades 
de administração escolar e na prestação de serviços educacionais 
propriamente ditos. 
IMPORTANTE:
Para promover as habilidades e competências na profissão, 
cabe ao profissional buscar uma formação inovadora. 
Para trabalhar como secretário escolar, não é exigido uma 
graduação, mas isso não impede do profissional procure 
um curso superior. Veja o perfil do Secretário Executivo 
acesse em: https://bit.ly/332m1Vr
Apesar de ter que desenvolver múltiplas competências, o 
secretário escolar precisa saber o momento de trabalhar em equipe. E 
para haver harmonia no trabalho em conjunto, é fundamental que haja 
respeito, valorização do conhecimento do outro e tolerância. Outro ponto 
https://bit.ly/332m1V
Práticas de Secretaria Escolar48
é o profissional saber liderar, descobrir como motivar cada um na equipe, 
essa sensibilidade emocional produz bons frutos. 
Sabemos que podem ser somados os componentes dos 
indivíduos em grupos, e que o resultado será, certamente, 
maior que a soma total de cada indivíduo, as decisões serão 
mais acertadas, a criatividade para se obter soluções é maior 
e há maior aceitação dos demais quando ela é tomada por um 
grupo (KRUGLIANSKAS, 2003, p. 8). 
Essa força que surge com a parceria é provocada através do diálogo, 
do profissional, que precisa saber ouvir e lidar com o aspecto interpessoal, 
as relações sociais que permeiam todo ambiente de trabalho. 
Essa qualidade se saber trabalhar com as diferentes personalidades 
está muito almejada pelos recrutadores de Recursos Humanos. O 
secretário deve construir conhecimento sobre os dados básicos do 
processo administrativo que são: prever, organizar, comandar, coordenar 
e controlar. O planejamento normalmente é estimado como a função 
principal e deve abarcar atividades de longo, médio ou curto prazo, que 
são, respectivamente, o planejamento estratégico, tático e operacional. 
Planejar é delinear o tempo e coordenar as tarefas por ordem 
de importância. O secretário deve se preocupar em definir prioridades, 
atentar com o que deve ser feito, quando, como e por que fazer. Contudo 
planejar as ações é uma questão de organização, assim os documentos 
são construídos no tempo hábil e os prazos são devidamente cumpridos.
O Secretário escolar também deve ter este perfil empreendedor e 
negociador. Ele precisa saber ouvir e saber identificar as necessidades 
que surgem a partir de um problema trazido por colegas de trabalho, um 
professor, um aluno ou outros agentes da comunidade escolar. 
Precisa planejar as atividades do cotidiano escolar, saber 
estabelecer prioridades. O secretário tem uma visão do todo da escola, 
Práticas de Secretaria Escolar 49
uma vez que se envolve no planejamento de quase todas as atividades a 
serem realizadas pelo estabelecimento de ensino.
Ele também incumbe tarefas e precisa acompanhá-las, tendo 
em vista seu conhecimento sobre a legislação de ensino. Em algumas 
escolas, o secretário ainda necessita conhecimentos sobre finanças, pois 
atua na função de tesoureiro. 
A capacidade de executar atividades dentro da sua função, como 
a organização de arquivos precisa de conhecimento técnico, além de 
organização e disciplina. 
Pois em muitas escolas, onde não consta a presença de um bom 
secretário, ocorre o desaparecimento de documentos. Muitas vezes uma 
atitude inadequada, de profissionais que desconhecem os métodos 
de arquivamento é não observam certos procedimentos no momento 
da guarda do documento, o que colabora, de certa forma, na perda do 
mesmo. 
Entretanto, além de ter as particularidades da profissão, o secretário 
escolar precisa ter perfil em consonância com o mercado, com a 
sociedade contemporânea e navegar por todas nuances da educação, 
que é pautada em princípios, fundamentos e teorias. Uma área que atua 
com mudanças significativas para a sociedade.
Portanto um terreno fértil de constante efervescência e movimento, 
a mesma educação que resolve conflitos, constrói valores e transforma 
Práticas de Secretaria Escolar50
vidas. A mesma educação que atua como processo de trabalho, 
socialmente útil e necessário para o desenvolvimento dos indivíduos.RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu 
mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de 
que você realmente entendeu o tema de estudo deste 
capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter 
aprendido que, o perfil do secretário escolar apresenta 
suas características próprias, mas que algumas dessas 
características estão presentes em outros profissionais. 
Que as competências são desenvolvidas a partir do 
conhecimento prático e teórico. Ou melhor, que não basta 
ser capacitado, mas precisa saber usar suas habilidades no 
momento oportuno, isso o que chamamos de saber aliar 
teoria e prática. Aprendeu também que, o conhecimento 
técnico é de fundamental importância para evitar atitudes 
inadequadas. Que o Capital intelectual é a verdadeira 
fortuna de uma empresa/instituição, e que ele deve ser 
utilizado para o bem-estar coletivo. O secretário escolar é 
o responsável pelo seu crescimento profissional, através 
dos investimentos na carreira, através da sua conduta. Com 
isso, destacamos o código de ética, e a conquista trazida 
pela Lei 12.014/2009. O local de atuação desse profissional 
proporciona uma postura mais responsável e humanizada, 
por ser um ambiente de formação contínua, onde valores 
como cidadania, ética, cooperação estão sempre presentes 
no cotidiano escolar. Como todo profissional da educação 
as mudanças são constantes e requer um perfil inovador. 
Práticas de Secretaria Escolar 51
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http://seer.upf.br/index.php/ser/article/view/1733/1143
http://ri.ufs.br/jspui/handle/riufs/12198
http://ri.ufs.br/jspui/handle/riufs/12198
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Livro Didático Digital
Unidade 2
Livro Didático Digital
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Práticas de 
Secretaria Escolar 
Diretor Executivo 
DAVID LIRA STEPHEN BARROS
Gerente Editorial 
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA
Projeto Gráfico 
TIAGO DA ROCHA
Autora 
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA
A AUTORA
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha. Sou 
graduada em Pedagogia, com uma experiência técnico-profissional na 
área de Educação, com especialização em Psicopedagogia Institucional 
e sou Mestra em Educação. Trabalho na áreada Educação a mais de 
15 anos, perpassei da Educação Infantil ao Ensino Superior. Atualmente 
sou Orientadora Educacional da rede municipal de ensino, concursada 
na Prefeitura Municipal de Santa Rita- PB. Como professora lecionei na 
Fundação Bradesco e na Universidade Federal da Paraíba como Tutora 
à distância, atuei como professora pesquisadora na Co-orientação de 
trabalhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Faculdade 
Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir minha 
experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. 
Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de 
autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase 
de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez 
que:
INTRODUÇÃO:
para o início do 
desenvolvimento de 
uma nova compe-
tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade 
de se apresentar um 
novo conceito;
NOTA:
quando forem 
necessários obser-
vações ou comple-
mentações para o 
seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações 
escritas tiveram que 
ser priorizadas para 
você;
EXPLICANDO 
MELHOR: 
algo precisa ser 
melhor explicado ou 
detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e 
indagações lúdicas 
sobre o tema em 
estudo, se forem 
necessárias;
SAIBA MAIS: 
textos, referências 
bibliográficas e links 
para aprofundamen-
to do seu conheci-
mento;
REFLITA:
se houver a neces-
sidade de chamar a 
atenção sobre algo 
a ser refletido ou dis-
cutido sobre;
ACESSE: 
se for preciso aces-
sar um ou mais sites 
para fazer download, 
assistir vídeos, ler 
textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso 
se fazer um resumo 
acumulativo das últi-
mas abordagens;
ATIVIDADES: 
quando alguma 
atividade de au-
toaprendizagem for 
aplicada;
TESTANDO:
quando o desen-
volvimento de uma 
competência for 
concluído e questões 
forem explicadas;
SUMÁRIO
Arquitetura e Infraestrutura de uma Secretaria Escolar ........... 10
Atividades e Procedimentos do Secretário Escolar .................... 19
Técnicas de Atendimento em Secretaria Escolar .........................29
Relação da Secretaria Escolar com a Diretoria .............................39
Práticas de Secretaria Escolar 7
LIVRO DIDÁTICO DIGITAL
UNIDADE
02
Práticas de Secretaria Escolar 8
INTRODUÇÃO
Você sabia que a Arquitetura Escolar é considerada como um objeto 
de ensino e aprendizagem. Que a construção dos edifícios tem uma longa 
história? Há também uma preocupação em sistematizar os conceitos e 
as estratégias de projeto como ferramentas de apoio à concepção do 
edifício escolar.
Nesse sentido, é dado destaque ao dimensionamento e aos modelos 
de habitabilidade do espaço físico escolar arquitetado e à racionalização 
dos processos construtivos. Então você deve estar se perguntando, onde 
entra a secretaria escolar nesse contexto? Para entendermos sobre o 
espaço destinado ao ambiente da secretaria precisamos compreender 
como essa escola construiu seu espaço físico. As relações edifícios-
usuários estão diretamente ligadas ao grau de interação e a habilidade 
de resposta dos edifícios e instalações escolares às atividades neles 
realizadas. O espaço da secretaria escolar é o bloco administrativo dessa 
construção, considerando as diferentes realidades de infraestrutura no 
país. Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste 
universo!
Práticas de Secretaria Escolar 9
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 2. Nosso objetivo é auxiliar 
você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o 
término desta etapa de estudos:1. Compreender o histórico da Educação 
Infantil.
1. Conceber a arquitetura ideal para uma secretaria escolar, 
identificando as necessidades e requisitos mínimos dos 
espaços e mobiliários para o arquivamento e operação das 
transações de atendimento e trabalho interno do setor;
2. Identificar os procedimentos e atribuições práticas do 
secretário escolar no dia a dia de uma instituição de 
ensino, identificando indicadores como frequência e 
prazos administrativos e legais de cada tipo de atividade;
3. Atender de forma respeitosa, eficiente e dialógica 
os membros da comunidade escolar (sobretudo 
alunos e professores) e o público externo;
4. Relacionar-se de forma respeitosa, eficiente e dialógica 
com os gestores imediatos na organização escolar, 
elaborando respondendo às necessidades demandadas 
pela diretoria e outros staffs superiores da organização.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao 
conhecimento? Ao trabalho! Avante navegante, o cume da montanha nos 
aguarda para a contemplação dos horizontes de nossas conquistas!
Práticas de Secretaria Escolar 10
Arquitetura e Infraestrutura de uma 
Secretaria Escolar 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conceber a 
arquitetura ideal para uma secretaria escolar, identificando 
as necessidades e requisitos mínimos dos espaços e 
mobiliários para o arquivamento e operação das transações 
de atendimento e trabalho interno do setor. Isto será 
fundamental para o exercício de sua profissão. E então? 
Motivado para desenvolver esta competência? Então 
vamos lá. Avante!
Para começar não podemos dialogar sobre uma construção sem 
apresentar um pouco do contexto histórico. Entendemos que ainda existe 
uma lacuna entre a reflexão teórica e a realidade concreta das edificações 
escolares. Diversas escolas funcionam em condições precárias de 
instalações e de suprimento de serviços básicos, tais como, por exemplo: 
água, esgoto sanitário e energia elétrica. 
Mas esse processo de implementação da escola ocorreu 
através dos ares da educação. Portanto, antes de adentrarmos nesse 
ambiente arquitetônico vamos conhecer um pouco desse processo de 
autoconstrução, de desenvolvimento integral, de reflexão crítica, um 
instrumento a serviço da cidadania. 
No Brasil, colônia, o advento da educação nesse período foi 
competido aos religiosos da Companhia de Jesus, grupo religioso fundado 
por Santo Inácio de Loyola (1491-1556). “Os jesuítas que iniciaram suas 
atividades a partir de 1549, depois de diversas e intermitentes passagens 
de outros grupos religiosos, como franciscanos, beneditinos, carmelitas, 
etc.” (SAVIANI, 2010, p. 41).
A educação como um processo contínuo cheio de significados, a 
base de todo processo educativo, seja ele formal ou informal. E já que 
estamos falando de um processo tão presente em nossas vidas, você 
saberia conceituar educação?
Práticas de Secretaria Escolar 11
Vamos ver como autores consagrados na área dissertam sobre esse 
espaço arquitetônico atrelados aos fatos históricos que constituíram a 
edificação desse ambiente, onde desenvolve-se um pilar de sustentação 
da sociedade, a educação. Mas antes vamos falar um pouco sobre 
educação. A educação, de forma intencional e sistematizada, segundo 
a Pedagogia Histórico Crítica é responsável pela transmissão desses 
conhecimentos. Esta é a especificidade da educação:
[...] como referida aos conhecimentos, ideias, conceitos, 
valores, atitudes, hábitos, símbolos sob o aspecto de 
elementos necessários à formação da humanidade em cada 
indivíduo singular, na forma de uma segunda natureza, que 
se produz, deliberada e intencionalmente, através de relações 
pedagógicas historicamente determinadas que se travam 
entre os homens (SAVIANI, 2003, p. 22).
Para o autor a educação é um processo contínuo pois conduz ao 
indivíduo elementos necessários à sua formação. Através desses elementos, 
que agrega conhecimentos transforma as relações na sociedade. Você já 
se perguntou como seria a sua vida sem a educação? Reflita! 
Figura 1: A Educação
Fonte: @pixabay
Práticas de Secretaria Escolar 12
No contexto atual, a educação é pensada e organizada através de 
diretrizes, normas, que constituem em documentos até se transformar 
em leis. Todo esse processo podeser representado através das Leis de 
Diretrizes e Base da Educação Nacional (LDB 9394/96), mas você sabia 
que essa não foi a sua primeira versão? Na história do Brasil, essa é a 
segunda vez que a educação conta com uma Lei de Diretrizes e Bases 
da Educação, que regulamenta todos os seus níveis. A primeira LDB foi 
promulgada em 1961 (LDB 4024/61).
A LDB 9394/96 reitera o direito à educação, garantido pela 
Constituição Federal. Institui os princípios da educação e os deveres 
do Estado em relação à educação escolar pública, definindo as 
responsabilidades, em regime de colaboração, entre a União, os Estados, 
o Distrito Federal e os Municípios.
Segundo a LDB 9394/96, em seu artigo 21, a educação brasileira 
apresenta uma divisão em níveis, etapas, fases, cursos e modalidades. 
Seus níveis são: a educação básica e o ensino superior. 
Portanto, a Educação básica é formada por três etapas: Educação 
Infantil, Ensino Fundamental (anos iniciais e anos finais) e Ensino Médio.
A educação brasileira comporta algumas modalidades de 
educação, que perpassam todos os níveis da educação nacional. São 
elas: Educação Especial, Educação a distância, Educação Profissional e 
Tecnológica, Educação de Jovens e Adultos, Educação Indígena além 
dessas determinações, a LDB 9394/96 contempla temas como os 
recursos financeiros e a formação dos profissionais da educação.
Dessa forma, a educação nem sempre foi tão formal e profissional 
como hoje, mas a educação acompanha as mudanças na sociedade e 
procura modular suas habilidades para o desenvolvimento da mesma. 
No período do Brasil Colônia, o documento utilizado para formalizar 
o processo pedagógico era o Ratio Studiorum, escrito pela primeira vez 
em 1585 e cuja versão final data de 1599. Tratava-se de um conjunto de 
467 regras destinadas a organizar o funcionamento dos estabelecimentos 
Educacionais, com normas para o reitor, o prefeito de estudos, os 
professores e para as disciplinas. “As ideias pedagógicas presentes no 
Práticas de Secretaria Escolar 13
Ratio Studiorum correspondem ao que hoje chamamos de pedagogia 
tradicional “(SAVIANI, 2010, p. 58). No entanto, não havia neste sumário 
qualquer regra sobre o espaço onde o ensino deveria ocorrer.
Entretanto, como inúmeras outras atividades e obrigações humanas, 
o ensino precisa de um espaço apropriado para que possa ocorrer. Este 
espaço, no entanto, como outros, passou por um vagaroso processo de 
formação e evolução que demandou séculos e continua até hoje. “A 
transformação do espaço escolar em lugar se deu por meio da avaliação 
de diferentes concepções de organização, e também pela aproximação 
com outras tipologias com as quais os ambientes educacionais até hoje 
guardam certas semelhanças” (FRAGO, 2001, p. 11).
Figura 2: Espaço de aprendizagem
Fonte: @pixabay
Mas se a escola é um lugar de aprendizagem, esse lugar pode ser 
em qualquer ambiente, onde temos os agentes envolvidos no processo, 
como o professor e o aluno? Reflita...
Estruturalmente a escola teve início no Brasil com a doutrinação dos 
nativos, chamados de indígenas pelos portugueses, e ao longo do tempo 
foi edificando sua estrutura e arquitetura. O conceito de escola como 
Práticas de Secretaria Escolar 14
edifício-sede das atividades educacionais tem sua ascendência ligada a 
outras construções, como as igrejas, os conventos e as residências que 
também são exemplos de espaços onde a educação se desenvolveu. 
Como historicamente um império cai e outro levanta-se, ocorreu 
a crise do Império Romano e a ascensão do cristianismo, a educação 
passou a estar ligada diretamente à religião e, a partir daí, desenvolveu-
se em espaços fechados e tímidos. Segundo Segre os “Monastérios e 
conventos medievais, como a abadia de Cluny (1095), estabeleceram as 
tipologias arquitetônicas de escolas e hospitais até o século XIX” (SEGRE, 
2006, p.80). 
A ampliação da edificação escolar abraçou com a introdução 
dos primeiros modelos de escola seriada. A separação do processo de 
ensino e aprendizado em séries e turmas tornou-se um instrumento 
de afastamento dos alunos em grupos segundo suas características 
psicossociais e culturais “incluindo as educativas, o que era coerente com 
a lógica produtiva que passou a predominar a partir dos séculos XVII e 
XVIII “(ESCOLANO, 2001, p. 28).
Outro aspecto, esse já no período imperial brasileiro, é a localização 
estratégica das escolas, que estavam interligadas com a arquitetura 
religiosa. Segundo os autores Drago e Paraizo, ressaltam como um 
importante aspecto das escolas construídas durante o Império o fato de 
estarem localizadas “sempre defronte as praças, onde poderiam assumir 
proeminência junto à população, numa provável analogia com as igrejas”. 
(DRAGO; PARAIZO, 1999). 
Entretanto, antes que as referências religiosas e industriais 
pudessem ter alguma influência sobre a organização dos espaços nas 
escolas, o ambiente doméstico já desempenhava este papel. É provável, 
inclusive, intuir semelhanças no processo evolutivo dos espaços escolares. 
Segundo Escolano (2001, p.46):
Do mesmo modo [que nas residências], o espaço-escola 
também foi se regionalizando, emancipando-se primeiro da 
casa e de outros lugares nos quais se localizou, constituindo-
se depois como habitação ad hoc especializada nas funções 
Práticas de Secretaria Escolar 15
de instrução, inclusive com anexos complementares 
(reservados higiênicos, pátios, átrios, closets, bibliotecas e 
outras dependências), e diferenciando-se finalmente em 
salas de aula separadas por graus ou ciclos e sexos. 
A evolução dos espaços transtornou intensamente o ambiente 
escolar. Espaço esse derivado de outras matrizes e, muitas vezes, a elas 
vinculada, a escola passou a ser uma instituição com modelo, programa 
de necessidades e identidade próprias, a ponto de os locais antes 
utilizados para esse fim não serem mais estimados apropriados para o 
uso que anteriormente vinham protegendo. Frago chega a afirmar que:
A instituição escolar e o ensino só merecem esse nome quando 
se localizam ou realizam num lugar específico. E, com isso, 
quero dizer num lugar especificamente pensado, desenhado, 
construído e utilizado única e exclusivamente para esse fim 
(FRAGO, 2001, p. 69).
Pensar como hoje esse lugar está organizado, precisamos destacar 
aspectos econômico, sociais e culturais. É sabido que, no imenso território 
brasileiro temos escolas que ainda funcionam como no período colonial, 
no aspecto arquitetônico, onde professores e alunos só podem contar 
com algumas cadeiras e uma goiabeira, uma mangueira, uma copa 
de árvore para dar sombra e alento aos que procuram conhecimento. 
Essa triste realidade impetra entre a população mais carente em uma 
sociedade desigual. 
No viés desse aspecto econômico, é que surge a organização 
espacial e arquitetônica da escola, e seus ambientes constituídos, aqui 
vamos falar da secretaria como lugar estratégico de funcionalidade 
administrativa e pedagógica.
Dessa forma, a secretaria escolar é responsável pela conservação 
dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e 
funcionários da escola, além da efetivação dos trabalhos administrativos 
e expedição de comunicados que apoiem o desempenho do processo 
escolar (ESCOLANO, 2001)
Práticas de Secretaria Escolar 16
É o ambiente identificado como a porta de entrada da escola, e 
por isso precisa refletir a filosofia de trabalho e o projeto pedagógico 
da instituição. Assim, é essencial que haja uma composição organizada, 
equipamentos como móveis adequados e profissionais capazes de 
atender os pais, resolver as questões burocráticas e saber ouvir e direcionar 
os alunos nas questões administrativas e pedagógicas (ESCOLANO, 2001). 
Figura 3: Mobiliário da secretaria
Fonte: @pixabay
Dentre suas especificidades esse ambiente deve conter alguns 
móveis e equipamentos peculiares, que favorecem a organizaçãoe 
a eficiência. Como armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na 
organização deste setor.
Além disso, é conveniente investir em arquivos e caixas organizadoras 
para arquivar os documentos, o que permite dividi-los de acordo com a 
frequência em que eles precisam ser acessados. As bandejas também 
são muito úteis para comportar documentos pendentes de liberação e 
resolução até que o responsável adote as providências necessárias.
Outro ponto fundamental é que a secretaria abrace uma forma 
de categorização de arquivos, dependendo das necessidades de 
organização. Os documentos podem ser arquivados por tipo (boletins, 
relatórios, estatutos, históricos, etc.), por data, ou pelo nome dos alunos 
em ordem alfabética (ESCOLANO, 2001)
A localização dos documentos nos arquivos também pode ser 
promovida pelo uso de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas. Dessa 
Práticas de Secretaria Escolar 17
forma, é possível encontrar rapidamente qualquer documento necessário 
e evitar perdas ou extravios.
Os procedimentos de arrumação contínua do local, de forma a manter 
a secretaria e os arquivos sempre organizados é de fundamental importância 
para o aproveitamento dos recursos. É preciso que os documentos e 
materiais já utilizados sejam restituídos ao seu local de origem e que os que 
não são utilizados sejam descartados (ESCOLANO, 2001)
Para conter esses móveis é preciso um espaço amplo, e na maioria 
das vezes a secretaria é alocada como primeira sala da escola, mais 
centralizada e espaçosa, justamente para receber a documentação que 
acolhe a comunidade escolar.
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento do Artigo: A 
arquitetura escolar como objeto de pesquisa em História da 
Educação. DOREA, Célia Rosângela Dantas. A arquitetura 
escolar como objeto de pesquisa em História da Educação. 
Educ. rev., Curitiba, n. 49, p. 161-181, Sept. 2013. Available 
from https://bit.ly/2ZiMhtL. (Acesso em: 16/07/2020)
Portanto, é importante que a escola invista em criar um espaço 
convidativo e aconchegante, tanto para os pais quanto para os estudantes. 
O espaço dessa secretaria precisa atender a todas as pessoas, a 
localização e estrutura devem estar voltadas à inclusão. Para elaboração 
desse espaço, precisa adotar a legislação vigente sobre a eliminação de 
barreiras arquitetônicas, em especial a norma estabelecida pela Associação 
Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), NBR 9050/20044, que constitui 
padrão de acessibilidade ao equipamento urbano escolar, por meio de 
diretrizes pertinentes ao desenvolvimento e produção do espaço edificado. 
Dessa forma, as portas precisam ter um vão livre de no mínimo 
2,10m de altura e 0,80m de largura. As entradas devem ter rampas de fácil 
acesso. As janelas devem estar situadas de maneira que proporcionem 
uma boa iluminação natural, ser uniformemente distribuídas, sem deixar 
https://bit.ly/2ZiMhtL
Práticas de Secretaria Escolar 18
sombras sobre as áreas de trabalho, e nunca ter incidência direta de luz 
natural, devendo ainda ser teladas.
Conforme a norma da ABNT NBR 9050/2004, a altura das janelas 
deve considerar os limites de alcance visual, exceto em locais onde deva 
prevalecer a segurança e a privacidade. Quanto ao tamanho da sala, 
essa vai depender do espaço/terreno da construção, e a quantidade de 
pessoas estimadas para desempenhar as atividades no local. 
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a arquitetura ideal para uma secretaria escolar, precisa 
seguir normas técnicas, e possuir mobiliário adequado para 
o armazenamento e organização dos documentos utilizados 
nesse ambiente. De acordo com os aspectos econômicos, 
essa estrutura arquitetônica pode ter ou não uma composição 
aconchegante e organizada, pois sabemos que muitas 
escolas não apresentam condições mínimas de salubridade 
e utilidade no aspecto estrutural. Aprendeu também sobre 
o processo histórico e como foi se constituindo ao longo do 
tempo essa edificação, e que a escola foi pensada a partir da 
necessidade da educação, seu esboço principal, primário, 
através desse método foi organizado um local para aprimorar 
os sujeitos. A educação como um processo contínuo pois 
conduz ao indivíduo elementos necessários à sua formação. 
Através desses elementos, que agrega conhecimentos 
transforma as relações na sociedade. Assim, essencialmente 
deve-se pensar nas condições estruturais e sua relação com 
a otimização do ensino. Isso para pensar no espaço escolar 
como um todo, mas aqui o que foi determinante foram os 
aspectos destinados ao ambiente de secretaria, algumas 
dimensões e seus objetos de trabalho, o que é fundamental 
para a organização e eficiência na execução das atividades 
administrativas. 
Práticas de Secretaria Escolar 19
Atividades e Procedimentos do Secretário 
Escolar 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de identificar os 
procedimentos e atribuições práticas do secretário escolar 
no dia a dia de uma instituição de ensino, identificando 
indicadores como frequência e prazos administrativos e 
legais de cada tipo de atividade. E então? Motivado para 
desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!
O secretário escolar é o agente educacional responsável pela 
guarda da memória de toda a documentação produzida e recebida, 
seja de alunos ou funcionários que atuam na escola, garantindo assim 
a veracidade das informações e o controle de toda situação escolar, 
de forma escrita ou informatizada. É responsável pelos serviços de 
escrituração, documentação, correspondência e processos referentes 
à vida da instituição de ensino e à vida escolar dos alunos, trabalhando 
coletivamente para a gestão administrativa e pedagógica da escola 
(ESCOLANO, 2001). 
Portanto, é necessário que esse agente educacional seja um 
profissional organizado e com uma rotina de trabalho ágil, adequada, 
centrada e embasada na legislação vigente. Além disso, em algumas 
instituições existe uma divisão de funções. Temos casos onde um 
agente educacional II, fica responsável em coordenar, junto aos demais 
agentes educacionais com função administrativa, a execução das tarefas 
decorrentes a este espaço educacional. Este agente ou secretário 
geral comumente é escolhido pelo gestor, mas há casos em que esse 
profissional é nomeado pelo conselho escolar, ou é indicado pela 
secretaria de educação, por possuir as atribuições ou competências em 
formação adequada para função (ESCOLANO, 2001).
Mas essas atribuições competem na organização dos documentos 
escolares. Os documentos escolares são aqueles que conectam o aluno à 
instituição de ensino e confirmam sua vida escolar, ou seja, o desempenho 
que estes tiveram enquanto alunos da escola. Como exemplos destes 
Práticas de Secretaria Escolar 20
documentos podemos citar: Ficha de matrícula, registro de classe, 
boletim escolar, histórico escolar, relatório final, certificados e diplomas. 
Vamos conhecê-los! 
Portanto, vamos iniciar pelo Requerimento de Matrícula esse deve 
ser preenchido pelo aluno ou seu responsável, quando o aluno for menor 
de idade, e nele apontados os dados pessoais e escolares do aluno, 
para uso interno e para informações utilizadas nos demais documentos 
escolares. 
É essencial que seja feito corretamente o preenchimento de todas 
as informações solicitadas neste documento, pois a partir dele são 
retirados os dados para conhecer de maneira coesa, o perfil dos alunos e 
da comunidade escolar (ESCOLANO, 2001).
Através desse registro e das suas informações são traçadas na 
escola juntamente com a comunidade ações que priorizem a permanência 
do aluno na escola e seu melhor desenvolvimento educativo.
Os dados atualizados no Requerimento de Matrícula devem serimplantados no Cadastro do aluno, que por sua vez também passam 
para Ficha Individual. Por isso, a necessidade dessa ficha estar com as 
informações certas e atuais, pois em caso de transferência, no decorrer do 
ano letivo, essa é inserida ao Histórico Escolar, constando aproveitamento, 
frequência, carga horária e dias letivos cursados pelo aluno até a data da 
expedição do documento.
Entretanto, temos documentos mais simples na secretaria escolar, 
como as Declarações, esses documentos são os mais emitidos. Você 
sabe quando são providenciados pelos secretários?
As declarações são emitidas quando o aluno ou responsável faz a 
sua solicitação. E possuem validade legal de 30 dias. Vamos conhecer as 
declarações mais emitidas nas secretarias!
Práticas de Secretaria Escolar 21
Figura 4: As declarações mais solicitadas
Fonte: @pixabay
 • Declaração de Matrícula e Frequência: declara que o 
aluno está matriculado e frequentando uma instituição de 
ensino. Neste documento precisa constar: identificação do 
aluno, ano, série, curso e ano letivo.
 • Declaração de transferência: afirma que o aluno se 
encontra matriculado e cursando uma série/curso/ano 
e não substitui a posterior apresentação do Histórico 
Escolar, para concluir o procedimento de matrícula na 
instituição de ensino de destino. Geralmente esse tipo de 
declaração é emitida para que o aluno assegure uma vaga 
em outra escola, até que o histórico fique pronto. 
 • Declaração de conclusão: assegura que o aluno concluiu 
uma série/Curso/ano/ na instituição de ensino e não 
substitui a posterior apresentação do Histórico Escolar. 
Outro documento muito importante é o Registro de classe, é 
orientado que toda instituição de ensino procure realizar os registros 
apropriados e completos da vida escolar de seus alunos, como frequência, 
Práticas de Secretaria Escolar 22
rendimento escolar e conteúdos ministrados pelos professores. Estes 
registros podem ser feitos de maneira impressa ou on-line.
O registro na forma impressa é utilizado nas instituições de ensino 
que ainda não possuem o registro on-line, pois esta forma de registro, não 
faz parte da realidade de todas as escolas no país, principalmente das 
escolas públicas, que precisam da atuação da gestão, seja ela, municipal 
ou estadual.
Na sua forma física, impressa é realizado no Livro Registro de 
Classe, ou Diário de classe, Caderneta escolar, as nomenclaturas vão 
ocorrer de acordo com a região e suas variações linguísticas. Este livro é 
um documento oficial da instituição de ensino, sendo distribuído a cada 
professor por disciplina e por turmas. Esse documento também apresenta 
suas especificidades dependendo do nível de ensino.
O preenchimento deste documento, informando o desempenho 
escolar de cada aluno, bem como as atividades realizadas em sala de 
aula, é de responsabilidade do professor e deve seguir as orientações da 
legislação vigente.
Por ser um documento escolar, deve permanecer na instituição de 
ensino em local adequado e seguro, sob a responsabilidade da secretaria 
escolar e equipe de direção, separado por disciplina, turma e turno, e de 
forma a garantir sua consulta, quando necessária. (ESCOLANO 2001)
Esse livro geralmente é verificado pelos coordenadores 
pedagógicos, com a finalidade de analisar a situação dos alunos, os 
registros de aula dos professores, de acordo com o planejamento escolar. 
Mas no final de cada bimestre ou trimestre, isso vai depender de 
qual sistema avaliativo é adotado pela escola, os secretários ficam na 
incumbência de realizar os registros de frequências e das médias e notas 
dos alunos. 
Quanto ao registro na forma on-line, este é realizado por meio do 
sistema Registro de Classe On-line (RCO), que permite ao professor, em 
tempo real e por meio da internet, registrar a frequência e a avaliação 
dos alunos, bem como os conteúdos trabalhados em sala de aula, de 
Práticas de Secretaria Escolar 23
forma rápida e eficiente. De acordo com o Manual de Gestão e Legislação 
Educacional do Governo Estado do Paraná. 
Este sistema RCO interage com o Sistema de Administração 
da Educação (SAE), de onde migram as informações sobre 
os usuários (professor, pedagogo/coordenador, secretário e 
diretores escolares. O RCO também interage com o Sistema de 
Registro Escolar Web de onde migram as informações sobre 
a instituição de ensino e dos alunos. Por meio do sistema RCO 
é possível realizar consulta atualizada sobre a movimentação 
de alunos e professores, o cálculo e a consulta de notas e 
frequências dos alunos e a geração e impressão de relatórios. 
Além disso, elimina os riscos de erro com a digitação das 
notas e frequências por parte do secretário escolar, no final de 
cada período (GEPR, 2018, p. 12).
Os sistemas on-line permitem organizar as funções burocráticas 
da secretaria escolar como o cadastro de alunos e responsáveis, a 
emissão de boletins, históricos e certificados, permitindo que estes 
sejam solicitados online, por exemplo. Isso permite que os funcionários 
da secretaria fiquem menos sobrecarregados e realizem suas funções 
de forma mais organizada, além de permitir a integração dos diferentes 
setores da instituição de ensino.
No caso dos históricos escolares, a secretaria tem um prazo 
máximo de trinta (30) dias, após a conclusão do período letivo previsto 
no calendário escolar e uma (1) cópia deverá ser arquivada na Pasta 
Individual do aluno. O Histórico Escolar pode ser solicitado pelo aluno 
ou responsáveis, quando concluído o ano ou quando o aluno por algum 
motivo pessoal precisa sair da instituição de ensino. Esse documento é 
entregue ao aluno se maior de idade ou responsável em duas (2) vias 
originais. De acordo com a LEI Nº 7.088, DE 23 de março de 1983. Que 
estabelece normas para a expedição de documentos escolares. 
Portanto, o Histórico não pode conter emendas ou rasuras. Se 
apresentado em fotocópia, após conferência com o original, deverá ser 
registrada a expressão: “Confere com o original”, o secretário deverá datar, 
sobrepor o seu carimbo e assinatura, para evitar assim, possíveis fraudes.
Práticas de Secretaria Escolar 24
Figura 5: Os registros escolares
Fonte: @pixabay
Agora vamos ver outro documento que é de responsabilidade do 
secretário escolar. O boletim escolar esse é um documento não oficial que 
permite o acompanhamento do desempenho escolar do aluno, alusivo a 
notas e frequência, durante cada período do ano letivo. Esse documento 
é construído pela escola junto com o setor pedagógico e administrativo. 
Sendo possível sua divulgação on-line (não obrigatória). 
Como temos etapas, fases e modalidades de ensino, nesse caso, 
falamos na educação básica, os boletins geralmente são entregues no 
Ensino fundamental e Ensino Médio. Na educação infantil são construídos 
relatórios pelos professores. Porém, o Relatório geral do aluno é de 
responsabilidade da secretaria escolar, esse documento oficial que 
reproduz a vida escolar dos alunos matriculados, e serve para subsidiar 
as informações da vida escolar de toda a comunidade que demanda 
esses dados. É um documento extremamente importante, pois os dados 
presentes nele são transmitidos para o Censo Escolar. As informações 
do Relatório do aluno, que legitima a frequência dos alunos para as 
informações solicitadas pelos programas sociais, como um exemplo o 
Bolsa Família. Nesse consta, a frequência escolar, que deve ser de, pelo 
menos, 85% das aulas para crianças e adolescentes de 6 a 15 anos e de 
75% para jovens de 16 e 17 anos, todo mês.
Práticas de Secretaria Escolar 25
Para as situações em que as crianças ou os adolescentes tenham 
que faltar às aulas, é importante que a família informe o motivo na escola, 
que o marcará no sistema onde se registra o acompanhamento da 
frequência escolar, o Sistema Presença/MEC (ESCOLANO, 2001). 
A equipe da secretaria escolar deve averiguar se as informações 
presentesneste documento estão em conformidade com os resultados 
obtidos pelos alunos, presentes nas cadernetas/diário. Os diretores 
escolares devem orientar a equipe da secretaria a observarem, nesta 
conferência, se os atos oficiais estão dentro do período de validade; se 
o registro das disciplinas está em conformidade com a matriz curricular 
aprovada; se o nome e o Resultado final dos alunos estão corretos; e se 
a Síntese do Sistema de Avaliação foi inserida corretamente e estão de 
acordo com o Regimento Escolar e o PPP da instituição.
O Relatório Final é gerado a partir das informações inseridas pela 
Equipe da secretaria da escola no sistema, após o fechamento do cálculo 
do resultado final de cada período letivo.
A disponibilização deste documento no sistema deverá ocorrer 
dentro do prazo determinado por cada Secretaria Estadual de Educação e 
posteriormente, estes Relatórios serão analisados e validados pela Secretaria 
de Educação, desde que estejam com Atos do estabelecimento e do curso 
válidos, dados da Matriz Curricular do curso e Sistema de Avaliação corretos. 
Dessa forma, os secretários devem observar se foram realizados 
procedimentos como: a inclusão de adaptação, aproveitamento de 
estudos, integralização, dependência, regularização de vida escolar, 
revalidação de estudos e resultados da Ata de Conselho de Classe. 
Quando finaliza cada período letivo, que pode ser ano, série, 
período, semestre, módulo ou etapa. Todos esses resultados vão para o 
mapa escolar.
Portanto, com os certificados e diplomas são documentos emitidos 
para alunos concluintes dos Cursos Técnicos de Nível Médio.
A instituição de ensino, ao emitir um diploma ou certificado, precisa 
identificar o formulário aprovado, pois existem formulários de diplomas 
específicos para cada curso e legislação vigente - por exemplo, cursos 
Práticas de Secretaria Escolar 26
garantidos pela Lei n. º 5.692/71 e aprovados pela Lei n. º 9.394/96 
possuem impressos de diploma diferentes entre si.
Após reconhecimento, o secretário escolar deve preencher 
corretamente e aferir todos os campos do documento referentes à 
instituição de ensino (nome, endereço, atos regulatórios), ao aluno (nome, 
nacionalidade, naturalidade, identidade), bem como os demais campos 
referentes ao curso ou habilitação concluída, data de conclusão do 
curso, eixo tecnológico, título profissional, fundamentação legal, perfil 
profissional, estágio e carga horária.
Algumas escolas promovem a diplomação simbólica para alunos 
que concluíram as etapas da educação básica, como Ensino fundamental 
e Ensino Médio, mas como uma forma de incentivo e promoção da vida 
escolar, esses diplomas não seguem os trâmites oficiais. 
Quadro 1: Documentos escolares e suas singularidades 
DOCUMENTOS ESPECIFICIDADE
Relatório final
Ensino Fundamental, Ensino Médio,
Educação Profissional,
Formação de Docentes
Declaração
Matrícula e Frequência
Transferência
Conclusão de ano/série e de curso
Histórico Escolar
Transferência
Conclusão de ano/série e de curso
Ficha Individual Dados de identificação do aluno
Certificados e Diplomas Cursos Técnico e Médio 
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em pesquisas dos Manuais de Secretário 
Escolar dos Estados: Ceará (2010), Paraná (2016) Brasília (2012) e São Paulo (2019).]]
Práticas de Secretaria Escolar 27
Portanto, os documentos, quando são emitidos, devem ser legíveis, 
sem rasuras oferecendo clareza sobre a vida escolar de cada aluno. 
Quando se faz necessária a transcrição de informações, esta deve ser feita 
uma cópia fiel dos documentos originais. Devem ser obrigatoriamente, 
assinados pelo diretor e/ou secretário, que são corresponsáveis pela 
veracidade dos registros, suas assinaturas devem ser acompanhadas dos 
respectivos nomes por extenso e número do Ato Legal de designação 
(ESCOLANO 2001). 
Assim, para que a escola possa fazer a emissão desses documentos, 
a mesma precisa estar com seus atos escolares atualizados, porque estes 
atos devem constar em todos os documentos expedidos: Declaração, 
Histórico Escolar, Transferência e Certificação de Conclusão de série/
ano/etapa/período do Ensino Fundamental, Ensino Médio, Educação 
Profissional e Formação de Docentes Anos Iniciais. 
Os atos escolares que devem estar atualizados são: Autorização/
Reconhecimento/Renovação do Reconhecimento e Credenciamento/
Renovação de Credenciamento, todos emitidos pelo Conselho Estadual 
de Educação – CEE e pela Secretaria de Estado da Educação de cada 
Estado (ESCOLANO, 2001). 
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento do Artigo: 
PARANÁ. Secretaria de Estado da Educação. Manual do 
Secretário (a). Curitiba: SEED, 2006. Disponível em: https://
bit.ly/35inCJs. (Acesso em: 16/07/2020)
http://https://bit.ly/35inCJs
http://https://bit.ly/35inCJs
Práticas de Secretaria Escolar 28
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que as documentações elaboradas e recebidas pelos 
secretários possuem suas organizações e seus prazos 
administrativos e legais. Cada tipo de atividade executada 
pelo secretário escolar deve estar em conformidade com 
o Regimento escolar e a Legislação vigente, algumas 
normas também são elaboradas conforme as Secretarias 
de Educação de cada Estado. Mas são embasadas pelas 
Diretrizes nacionais. Assim podemos verificar a importância 
desse profissional e sua responsabilidade junto a gestão. 
Dessa forma, foram apresentados alguns documentos e 
os procedimentos para sua utilização quanto aos prazos e 
normativas. Os documentos ora mencionados foram: Ficha 
de matrícula, registro de classe, boletim escolar, histórico 
escolar, relatório final, certificados e diplomas. É bom 
lembrar que as instituições possuem seus Atos escolares, 
que precisam estar validados dentro de prazos e através da 
comunicação com a Secretaria de Educação. 
Práticas de Secretaria Escolar 29
Técnicas de Atendimento em Secretaria 
Escolar 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de identificar 
como atender de forma respeitosa, eficiente e dialógica 
os membros da comunidade escolar (sobretudo alunos e 
professores) e o público externo. E então? Motivado para 
desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! 
A escola é o lugar onde os ares formativos estão presentes. Quando 
falamos de escola logo vem à mente o que almeja ascender nesse lugar, 
e logo pensamos em educação. A educação que nos faz mais preparados 
para os desafios do cotidiano e da vida profissional. Um atendimento de 
qualidade contribui com o bom andamento das ações na escola. Quando 
são bem atendidos, os pais e alunos entendem que podem contribuir 
para a manutenção desse ambiente de civilidade, respeito e organização. 
Outro aspecto conquistado é a motivação da comunidade em participar 
da escola por serem ouvidos, respeitados e bem orientados. Isso porque 
a escola ainda abrange a finalidade de preparar para a vida, assim o 
atendimento deve ser humanizado, priorizando a empatia. Nesse contexto, 
podemos mencionar que um dos princípios de atendimento estão 
conexos à postura do funcionário, com as suas atitudes e o seu modo de 
agir com os alunos, pais, professores, outros funcionários e comunidade. É 
imprescindível definir nas políticas da instituição uma postura profissional 
de atendimento, como forma de progredir satisfatoriamente as relações 
entre a comunidade escolar em comum.
Os pais e responsáveis almejam informações claras sobre a 
proposta pedagógica das instituições e normalmente são atendidos pela 
equipe pedagógica para sanar tais dúvidas. Mas também precisam de 
informações frequentes sobre documentação dos filhos e outros assuntos 
de rotina e esperam ter suas dúvidas elucidadas.Muitas vezes a Secretaria Escolar é o primeiro setor da escola que 
recebe a comunidade. Por essa razão, ela se torna o cartão de visitas, 
Práticas de Secretaria Escolar 30
demonstrando a identidade e a representação da escola. Quem faz o 
atendimento deve ser responsável e abraçar uma forma de acolhimento 
fundamentado no respeito e na gentileza.
Outra forma de pensar em atender bem é corresponder às 
expectativas da pessoa que busca a informação e compreender que 
quando se trabalha em um órgão público, você está de fato, a serviço da 
comunidade.
Entretanto, precisa ter sensibilidade em perceber o quanto é 
importante além de esclarecer as dúvidas, o funcionário necessita 
transmitir sensação de segurança para o público, por meio da confiança e 
rapidez do atendimento. Dessa maneira, é fundamental que o funcionário 
dialogue com os colegas mais experientes, pergunte quando surgir alguma 
dúvida ou ainda, que consulte as legislações vigentes e instrumentos que 
contenham as informações que precisa. Ainda que, seja preciso solicitar 
a pessoa, que aguarde um pouco para impetrar a informação de forma 
certa. (ESCOLANO 2001)
Figura 6: Habilidade da boa comunicação
Fonte: @pixabay.
Mas não basta apresentar a informação certa, é indispensável 
oferecê-la de maneira completa. A falta da informação, ou até mesmo, 
a informação incompleta é motivo de muita reclamação e insatisfação 
das pessoas que precisam voltar muitas vezes nos guichês de um 
mesmo órgão público, porque cada vez que entrega um documento 
Práticas de Secretaria Escolar 31
solicitado o atendente comunica que faltou outro. Causando irritação e 
desqualificando a instituição. 
Você já passou por uma situação semelhante a esta? 
Já parou para pensar como essa insatisfação pode ser 
resolvida?
O que acreditamos ser adequado é que todas as pessoas possam 
ser bem atendidas, independente de crença, religião, formação, situação 
econômica, social e cultural. Todos devem ser tratados pelo princípio da 
igualdade. 
Partindo do pressuposto, que em algum momento da vida, todos 
necessitam de informação, de um atendimento para que possa resolver 
uma situação problema e esperam ser acolhido com respeito, empatia e 
eficiência. 
Quando se trata de atendimento ao público, o profissional que 
vai receber os indivíduos precisa entender que, pode depara-se com 
indivíduos que muitas vezes nem sabe elaborar sua pergunta ou 
expressar sua dúvida, mas espera ser compreendido, bem recebido. Tais 
perspectivas são globais, pois os indivíduos apenas acreditam que é seu 
direito e a função de quem está ali para atendê-lo.
Nesse contexto, nos leva a pensar como chegar a uma ou mais 
conclusão sobre a questão aposta. Quem trabalha com esse atendimento 
precisa compreender e empregar o conceito de qualidade?
Para Cabral (2006), a parte mais importante é prestar um serviço de 
excelência.
A percepção de qualidade é algo que muda de pessoa para 
pessoa, cada um tem a sua compreensão de qualidade 
acerca de um produto ou serviço. A qualidade é a capacidade 
de satisfazer uma necessidade ou desejo de alguém, logo o 
serviço com qualidade é aquele que deixa o cliente satisfeito 
(CABRAL, 2006, p.39).
Essa qualidade nos serviços acontece quando a instituição tem 
capacidade de proporcionar serviços de excelência, não só para clientes, 
Práticas de Secretaria Escolar 32
mas também para funcionários, assim percebe-se que a qualidade não 
é apenas ofertada para os clientes externos, mas todos que atuam na 
instituição. 
“Qualidade é tudo aquilo que atende às necessidades do cliente de 
forma que transmita confiança no produto ou serviço, ou seja, acessível e 
seguro” (CAMPOS, 2004, p.2). Portanto, de um bom atendimento preserva 
a imagem da empresa e transforma essa imagem em positiva ou negativa 
no mercado. 
Dessa maneira, a qualidade no atendimento está vinculada, ao 
respeito, a empatia. Precisamos pensar na importância desse serviço em 
diferentes públicos: externo e interno. Você já parou para pensar quem é 
o público da Secretaria Escolar? 
Público externo — São todos aqueles recebidos pela instituição 
de ensino, como: alunos, pais ou responsáveis, representantes das 
instituições que oferecem campo de estágio (no caso da Educação 
Profissional), fornecedores e a comunidade em geral.
Público interno — São todos os servidores, colaboradores 
e companheiros de trabalho, tais como professores, funcionários, 
estagiários, equipe diretiva. Considera-se por público interno da escola o 
indivíduo que trabalha para a instituição, compartilhando ativamente dela.
O atendimento ao público deve ajustar-se pela ética, reciprocidade, 
dialogicidade, empatia e agilidade, priorizando as relações humanas, uma 
vez que os sistemas de ensino possuem um alto nível de envoltura com 
sujeitos de direitos e de deveres: estudantes, pais e/ou responsáveis e 
comunidade escolar.
O atendimento oferecido à comunidade escolar, bem como a 
propriedade da informação e sua disponibilização imediata procedem em 
disposições melhores e mais velozes. Conforme, (GEPR,2018):
São condições básicas para um bom atendimento:
 • reconhecer sua função;
 • conhecer os documentos organizacionais da IE/UE e as 
legislações pertinentes ao trabalho;
Práticas de Secretaria Escolar 33
 • demonstrar tranquilidade;
 • empregar um léxico simples, claro e prático;
 • evitar exagero de intimidade;
 • vestir-se de modo discreto;
 • evidenciar postura segura, mas sem presunção;
 • apreender a necessidade do requerente e da comunidade 
escolar em que atua;
 • praticar à pontualidade, agilidade, cordialidade e respeito 
ao outro;
 • atender aos princípios da eficácia e eficiência.
É importante lembrar que o atendimento ao público interno e 
externo seguem as mesmas diretrizes.
Figura 7: O atendimento faz a diferença
Fonte: @pixabay 
Para poder prestar um bom atendimento, o secretário escolar 
precisa estar atento as necessidades dos indivíduos. Isso ocorre porque 
a demanda no balcão da escola é bem diferenciada. Quem trabalha com 
esse atendimento precisa saber sanar as dúvidas do público de maneira 
geral. Na escola, o atendimento acontece com os alunos, com os pais, 
Práticas de Secretaria Escolar 34
com os idosos, os deficientes físicos, visuais, surdos, intelectuais entre 
outros. 
Portanto, requer planejamento e alguns cuidados como: verificar se 
em alguns períodos mais intensos, como o de matrículas, é necessário 
criar um protocolo de atendimento para facilitar o andamento do trabalho. 
Algumas barreiras são comuns no atendimento ao público, mas 
podem ser evitadas com planejamento, comunicação e organização. 
Estamos falando de problemas decorrente da comunicação como alguns 
descritos no Manual de Atendimento ao público (GEPR, 2018, p. 09-10):
Significações - são entraves ou distorções decorrentes da 
forma como a comunicação é feita. As formas de expressão, 
como: gestos, palavras, sinais, símbolos, podem ter distintos 
significados e sentidos para diferentes pessoas. É comum ao 
21q ser humano ver e escutar seletivamente com base em 
suas próprias motivações, interesses e experiências.
Sobrecarga - Outro fator comum é poluir a fala com exagero 
de informações que acabam ultrapassando os limites de 
processamento de quem a recebe, ocasionando perda de 
informação ou distorção do conteúdo.
Distorção - ocorre quando a mensagem é alterada ou 
modificada, comprometendo seu conteúdo original.
Omissão - ocorre quando os aspectos importantes da 
comunicação são excluídos, seja pelo emissor ou pelo receptor, 
causando prejuízo parcial da informação ou incompreensão 
por falta de dados.
Gírias- é uma linguagem de caráter popular, que é usada por 
determinados grupos sociais para substituir a forma culta ou 
convencional. 
Além das gírias a forma de tratamento também conta, não pode ser 
substituída pela maneira informal ou pessoal de atendimento, expressões 
como:querido (a); não deve ser usada, a melhor forma é adotar uma 
linguagem formal; senhor ou senhora.
Práticas de Secretaria Escolar 35
Quanto ao atendimento esse pode acontecer em modalidades 
distintas como: presencial, por telefone ou virtual. Mas a formalidade e as 
habilidades de comunicação devem ser praticadas.
É sempre bom lembrar que não importa o lugar, mas o trabalho 
deve seguir dentro das normas e do planejamento adotado. Portanto, 
para o atendimento telefônico o secretário escolar deve compreender 
algumas nuances no trabalho como apresentado no (GEPR,2018)
 • Procure organizar um horário para retornar as ligações ou 
mensagens. Assim você constrói uma rotina de trabalho.
 • Não deixe de retornar o contato ao receber um recado 
que seu colega anotou em sua ausência.
 • Antes de realizar o contato, procure se inteirar do assunto 
e tenha em mãos os documentos necessários.
 • Evite deixar as pessoas aguardando por muito tempo a 
informação, programar-se é essencial. 
 • Não atenda o telefone quando estiver em atividade no 
computador, pois a atenção fica comprometida, ambíguo 
e pode perder detalhes da fala da pessoa ou não conceder 
o atendimento apropriado.
Quando o atendimento acontece de maneira virtual alguns 
requisitos são indispensáveis como:
 • Utilize apenas o e-mail institucional para fins profissionais 
e siga as regras básicas de etiqueta virtual.
 • Leia atentamente o e-mail recebido antes de respondê-lo 
para impedir o envio de respostas equivocadas. Empregue 
linguagem formal e faça a revisão.
 • Solicite que outra pessoa leia, no caso de emitir mensagens 
com muitos detalhes.
 • Construa uma assinatura institucional para poder 
identificar-se ao responder as mensagens.
Práticas de Secretaria Escolar 36
 • Preencha sempre o campo “assunto” e seja objetivo.
 • Revise se há anexos que precisam ser vistos. Envie anexos 
somente quando necessário e descreva, no corpo do 
texto, que há anexos em sua mensagem.
 • Lembre-se de que letras maiúsculas podem ser interpretadas 
como grito e não como ênfase, evite utilizá-las.
 • Organize em pastas os e-mails recebidos mais importantes 
para você acessar rapidamente a informação quando 
você necessita. (Exemplo: e-mails de pais/ responsáveis; 
e-mail da Secretaria de Educação; e-mails da equipe 
pedagógica, dos diretores, não faça muitas pastas para não 
se atrapalhar, só o que é importante para a organização de 
suas demandas.
Os cuidados no atendimento também são inclusivos vejamos 
algumas maneiras de fomentar esse atendimento para aquelas pessoas 
que precisam de maior manejo e atenção no trato com a comunicação. 
Estamos falando dos idosos e das pessoas com alguma deficiência. 
Vamos observar a tabela abaixo:
Quadro 2: Atendimento diferenciado
Atendimento ao idoso
• assessorar na leitura do documento ou do formulário, quando for 
preciso, averiguando se estão enxergando com limpidez.
• imprimir o documento de forma aumentada, se for preciso.
• acompanhar o momento de preenchimento de formulário e 
demonstrar-se disposto a ajudar.
• caso o idoso tenha que trazer outros documentos para a escola, 
procure escrever em um papel e elucidar o que são cada um deles 
ou para que convêm.
Atendimento às pessoas com algumas deficiências
Ao responder perguntas a uma pessoa cega, evite fazê-lo com gestos, 
procure não usar movimentos de cabeça ou apontando lugares.
Quando se afastar, informe a pessoa, pois ela pode não perceber a 
sua saída.
Práticas de Secretaria Escolar 37
É importante saber que uma pessoa sentada, é difícil ficar olhando 
para cima por muito tempo. Logo, ao conversar por um tempo maior 
com uma pessoa em cadeira de rodas, sente-se, para que você e ela 
fiquem no mesmo nível.
Nem sempre a pessoa surda oralizada tem uma boa dicção. Se tiver 
dificuldade para compreender o que ela está articulando, solicite 
para que ela repita.
Se for necessário, comunique-se através de bilhetes. O método não é 
importante, o essencial é a comunicação.
Procure atuar naturalmente ao falar com a pessoa com deficiência 
intelectual.
Trate-as com respeito e se for adolescente, trate-a como 
adolescente. Se for uma pessoa adulta, trate-a como tal. Não trate 
como criança aquelas pessoas que não sejam.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em pesquisas no Manual de Secretário 
Escolar do Estado do Paraná (2018).
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
do Artigo: GIANINI, V. C.; GERARDIN JUNIOR, U. (2010). 
Gestão Educacional: A atuação do profissional Secretário 
nas organizações Educacionais. In Revista de Gestão e 
Secretariado. São Paulo, V.1, nº 2, p.32-52, Disponível em: 
https://bit.ly/3jQxpKI . (Acesso em: 16/07/2020)
http://https://bit.ly/3jQxpKI
Práticas de Secretaria Escolar 38
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente 
entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir 
tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a qualidade na 
comunicação é essencial para o trabalho do secretário escolar. 
Com essa habilidade os profissionais podem evitar alguns 
obstáculos na comunicação como: Significações; Sobrecarga; 
Distorção; Omissão e Gírias. Assim, o secretário é o agente 
que se encontra a frente da escola para dar informações 
tanto para o público interno como para o público externo. 
Essas informações precisam acontecer de maneira clara, 
precisa e segura. Para isso, esse profissional precisa manter 
uma rotina com planejamento e organização, além de ter 
conhecimento dos processos administrativos e da legislação 
vigente. Entendeu também que a comunicação precisa ser 
inclusiva para que possa chegar aos diferentes públicos, que 
o bom senso, o respeito e a empatia são qualidades que 
não podem faltar na formação e no perfil desse profissional. 
Contudo, esse profissional atua em um local de construção de 
valores, de civilidade, respeito e organização. Assim, precisa 
ter sensibilidade em perceber o quanto é importante além 
de esclarecer as dúvidas, o funcionário necessita transmitir 
sensação de segurança para o público, por meio da confiança 
e rapidez do atendimento realizado com sensatez e respeito. 
O bom atendimento de todos envolvidos no ambiente escolar 
é que vai proporcionar o engajamento da comunidade, pois 
o ambiente harmônico provoca a sensação de bem-estar, 
sensação essa que contribui de maneira positiva para o 
desenvolvimento dos projetos na escola.
Práticas de Secretaria Escolar 39
Relação da Secretaria Escolar com a 
Diretoria 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de relacionar-se 
de forma respeitosa, eficiente e dialógica com os gestores 
imediatos na organização escolar, elaborando respondendo 
às necessidades demandadas pela diretoria e outros 
staffs superiores da organização. E então? Motivado para 
desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! .
Para vivermos em sociedade precisamos compreender qual o 
nosso papel social. As relações constituídas no ambiente de trabalho são 
consideradas relações hierarquizadas nas quais as posições de poder são 
claramente definidas. Essa narrativa implica que precisamos viver e nos 
relacionarmos com diversas pessoas isso no campo familiar, profissional 
e no campo das relações intrapessoal e interpessoal. São familiares, 
amigos, conhecidos, vizinhos, colegas, entre outros, que estão presentes 
no nosso convívio e que são guiados por comportamentos humanos. E 
essas relações podem nos afetar, positivamente ou não.
Isso ocorre porque as pessoas convivem e interagem umas com 
as outras, despertam simpatia e antipatia, se aproximam ou se afastam, 
constrói conflito, competem, colaboram, firmam amizade, são ardilosas 
ou sinceras nas suas relações. Esses fatores podem fazer parte do seu 
cotidiano, e desempenham as nuances dos relacionamentos pessoais. 
Para tanto, não podemosabordar o tema sem antes dialogar com 
o comportamento relacional das pessoas agentes em organizações, 
incluindo os próprios gestores, no que toca o melhor aproveitamento 
de suas funcionalidades. Inicialmente convém conceituar o termo 
organização, posicionar sua real abordagem.
Uma organização vem a ser a relação do indivíduo atuante com a 
condição existente, seu sistema imerso nos objetivos institucionais, onde 
acontece preponderando sobre estes agentes, o fator controle. 
Práticas de Secretaria Escolar 40
Pensar nessas relações é colocar a escola como o ambiente, que 
propícia essa organização na prática. Libâneo (2004, p.97), apresenta 
a “organização escolar como administração escolar, com todas as suas 
particularidades de planejar o trabalho da escola, racionalizar recursos, 
coordenar e controlar o trabalho de pessoas”. 
Com isso, “as escolas são, portanto, organizações, e nela sobressai 
a interação entre as pessoas, para a promoção da formação humana” 
(LIBÂNEO, 2004, p. 100). Entender como são formadas essas relações 
dentro do ambiente escolar a partir de uma visão singular, de cultura 
própria continuamos a dialogar com o autor quando complementa essa 
organização.
[...] a própria organização escolar é uma cultura, que o modo de 
funcionar da escola, tanto nas relações que se estabelecem 
no dia a dia quanto nas salas de aula, é construído pelos seus 
próprios membros, com base nos significados que dão ao 
seu trabalho, aos objetivos da escola, as decisões que são 
tomadas (LIBÂNEO, 2004, p.108-109).
Os elementos culturais entrelaçados podem ser modificados com 
planejamento e organização, reforçando os limites que potencializam o 
alcance aos objetivos institucionais, paralisando os aspectos negativos 
que impedem o desenvolvimento organizacional. Libâneo (2004) acolhe 
a existência da cultura da escola como dispositivo em que a coletividade 
gera seu próprio estilo de ser, produzindo uma espécie de identidade 
local, uma atitude própria do ambiente de trabalho.
Essa cultura própria vai sendo internalizada pelas pessoas e 
gerando um estilo coletivo de perceber as coisas, de pensar 
os problemas, de encontrar soluções. É claro que isso não se 
dá sem conflitos, diferenças, discordâncias, podendo haver 
até quem destoe dessa cultura. Mas há em cada escola uma 
forma dominante de ação e interação entre as pessoas que 
poderia ser resumida na expressão: “temos à nossa maneira 
de fazer as coisas por aqui” (LIBÂNEO, 2004, p 109).
Práticas de Secretaria Escolar 41
Pensar na escola como um terreno cultural e nas relações que ela 
estabelece, é projetar nesse ambiente o cotidiano dos profissionais e 
suas relações. Independentemente de o local ser o arcabouço da escola, 
os ambientes formais de trabalho precisam organizar as suas normas 
embasadas na ética, no respeito, na colaboração e no coletivo. 
Portanto, nesse pensamento que deve ser construído o 
relacionamento entre gestores, secretários e demais profissionais que 
compõem a escola. Claro que, esse convívio precisa apresentar um 
conjunto de normas que orienta as interações entre todos os indivíduos 
da sociedade, e, por decorrência, influencia também o comportamento. 
Logo, precisamos conhecer e respeitar os nossos próprios 
sentimentos e emoções, isso nos ajuda a convivermos melhor com 
determinadas situações diárias. Você já se perguntou como acontece 
as suas relações no ambiente de trabalho, ou no convívio com seus 
familiares e amigos? 
A escola é um aparelho social que resulta da interatividade de 
agentes individuais ajustada por uma rede de grupos culturais diferentes 
que interage de forma sincrônica dentro do espaço e do tempo escolar. 
Existe uma cultura que é construída no dia a dia e na movimentação 
de todos os integrantes da escola. Essa cultura escolar sofre mudanças 
e se constitui diferente em cada espaço, pois cada instituição cria uma 
identidade que fortalece as relações internas e podem influenciar o 
desenvolvimento da comunidade. 
Essas relações são conduzidas pela gestão escolar. A gestão que 
tem condições de mediar um avanço na qualidade do ensino e nas 
relações (intra/inter) pessoais, apresentando alternativas inovadoras, 
que ajudam no processo ensino e aprendizagem, em conjunto com a 
comunidade escolar, de forma participativa. 
Práticas de Secretaria Escolar 42
Figura 8: O processo de gestão e suas decisões
Fonte: @pixabay
Portanto, para ajudar a gestão escolar no processo educativo 
a relação de parceria, de confiança e de respeito partilhada com os 
profissionais da secretaria escolar proporciona o alcance novos horizontes, 
desenhando linhas e caminhos diversos aos projetos educacionais.
De forma que, o trabalho executado na escola vai ajudar nas 
necessidades de toda equipe escolar e na aprendizagem dos alunos 
fazendo com que, possam ver o mundo de maneira diferente, e estar 
preparados para se tornarem cidadãos conscientes de seu papel social.
De acordo com Lück (2006, p. 08), o objetivo principal da 
gestão escolar é [...] a aprendizagem efetiva e significativa dos 
alunos, de modo que, no cotidiano que vivenciam na escola, 
desenvolvam as competências que a sociedade demanda, 
dentre as quais se evidenciam: pensar criativamente; analisar 
informações e proposições diversas, de forma contextualizada; 
Práticas de Secretaria Escolar 43
expressar ideias com clareza, tanto oralmente, como por escrito; 
empregar a aritmética e a estatística para resolver problemas; 
ser capaz de tomar decisões fundamentadas e resolver 
conflitos, dentre muitas outras competências necessárias para 
a prática de cidadania responsável (LÜCK,2006, p. 08).
Deste modo, a equipe gestora a qual incluímos os secretários é 
responsável pela articulação das relações precisa estar capacitada para 
atender a diversidade no conjunto que atua.
O perfil dessa gestão necessita abarcar a multicompetência; a 
curiosidade; a capacidade de reunir e transferir saberes conceituais e de 
procedimentos, que lhe projetam suas próprias resoluções às provocações 
enfrentadas. É com esse desafio que os profissionais precisam atuar junto 
a gestão.
As atividades desempenhadas pelo secretário escolar não são 
apenas formais ou administrativas, vai mais além, pois abrange pessoas 
nos seus processos. Os profissionais do secretariado escolar, em geral, 
são designados em cargos públicos, após algum tipo de experiência 
anterior provada.
Mas, através da Lei 11.091/20052, que estrutura o plano de carreira 
para os cargos de técnico administrativo em Educação, no âmbito das 
instituições federais de ensino, vinculadas ao Ministério da Educação e 
Cultura (MEC), existe a definição com os requisitos necessários para o 
ingresso em cargo público.
Esses requisitos são necessários porque esse profissional responde 
pelos serviços de secretaria, como as funções destinadas a manter os 
registros, os arquivos de documentação dos alunos e dos funcionários, 
além de comunicados e expedições para amparar o desenvolvimento 
do processo escolar, oferecendo valor legal a toda a documentação 
expedida com apoio do Secretário responsável e da Direção da Escola 
(ESCOLANO, 2001). 
Incluso de suas características, a Secretaria regula a admissão 
e a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários 
Práticas de Secretaria Escolar 44
necessários para o devido funcionamento da escola. Assim precisa ter 
conhecimento dos requisitos técnicos para a execução das tarefas. 
A parte de coordenação dos arquivos também são requisitos 
da secretaria organiza, e mantém os arquivos de todos aqueles que já 
passaram pela escola, chamados de egressos, assim como mantém os 
registros que se aludem a todos os alunos e professores ativos na escola.
O Secretário é responsável por projetar, organizar e executar todos 
os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos instituídos, e 
também de participar das reuniõespedagógicas e de gestão escolar, com 
parceria direta com o diretor (ESCOLANO, 2001)
Eles auxiliam a direção quanto à administração e contabilidade dos 
recursos propostos a escola, levantam informações quanto a estimativas 
de preços e materiais para serem investidos na escola, controlam a 
utilização de equipamentos didáticos e outros recursos, conduzem o 
uso dos recursos de custeamento da escola como produtos de limpeza, 
merenda escolar entre outros materiais oferecidos a comunidade escolar 
e local.
Figura 9: O caminho do sucesso
Fonte: @pixabay
Práticas de Secretaria Escolar 45
Com todos esses requisitos e aproximação com a gestão, 
coordenação, professores, alunos, pais e a comunidade, o secretário 
escolar precisa traçar um caminho de sucesso em suas relações de 
trabalho. Em particular com a gestão.
A proximidade com o trabalho da gestão é um dos fatores, pois o 
secretariado precisa manter sigilo sobre algumas informações pertinentes 
ao dia a dia da escola, esse sigilo pode estar relacionado as questões 
referentes aos alunos, professores ou demais funcionários, outro ponto 
é saber mediar conflitos entre os agentes que percorrem esse ambiente. 
Quando falamos em saber administrar essas informações sigilosas, 
não podemos esquecer que esse profissional precisa manter a ética para 
gerenciar suas ações. 
Podemos listar alguns conflitos organizacionais enfrentados pelos 
profissionais, não só no espaço da escola, mas em diferentes ambientes 
onde permeiam as relações. Assim, os conflitos podem ser descritos 
segundo Montana (2003):
Internos: que ocorre quando duas ou mais opiniões opostas 
ocorrem em um único indivíduo.
Indivíduos: os problemas entre indivíduos dentro da 
organização são vistos como resultado de diferenças de 
personalidade, pensamentos e atitudes.
Entre indivíduos e grupos: quando um indivíduo discorda 
das normas de comportamento do grupo ou dos valores 
encontrados na cultura organizacional e entra em conflito com 
um grupo de trabalho ou com todos.
Entre grupos: Montana vê o conflito entre grupos como algo 
inevitável devido a competição por recursos escassos e os 
diferentes estilos gerenciais necessários para a operação 
eficaz de diferentes departamentos. Aqui, se a hostilidade não 
pode ser evitada, ele deve ser administrado por gestores e 
Práticas de Secretaria Escolar 46
líderes de forma que ninguém saia prejudicado (MONTANA 
2003, p. 348).
Para mediar situações de conflitos é preciso identificar essas 
situações, dialogar com bom senso, e procurar soluções respeitando os 
sentimentos dos envolvidos. Mas essa prática precisa ser articulada pela 
gestão e os demais setores. Não existe uma fórmula pronta quando se 
trata de conflitos porque estamos lidando com pessoas. O importante é 
fazer a mediação para chegar em uma conciliação.
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
do Artigo: Malakowsky, Halana Franciela; Kassick, Cristine 
O CONFLITO NO AMBIENTE DE TRABALHO: UM ESTUDO 
SOBRE CAUSAS E CONSEQUÊNCIAS NAS RELAÇÕES 
INTERPESSOAIS GESTÃO E DESENVOLVIMENTO, vol. 11, 
núm. 1, enero-junio, 2014, pp. 113-128 Centro Universitário 
Feevale Novo Hamburgo, Brasil. Disponível em: https://bit.
ly/2F9fPmh. Acesso em: 23 jul. 2020.
É sabido que existe conflitos em todos os ambientes onde permeiam 
as relações. São conflitos de relacionamentos, pessoas que não atendem 
nada que não se relacionam com o serviço instituído para sua função, 
desagregando ao invés de agregar a comunidade escolar como um todo.
Mas se cada profissional da escola contribuir fazendo a sua parte, a 
partir do pensamento coletivo, democrático e participativo, as mudanças de 
postura embora complexas são necessárias para o sucesso da instituição.
As ações desenvolvidas na escola devem ser eminentemente 
educativas, para formar indivíduos participativos, críticos e criativos. Assim 
esse ambiente por si só, já atua como uma organização social e sua 
própria função é ajudar homens e mulheres, a saber, viver em sociedade. 
Segundo Martins (2010):
http://https://bit.ly/2F9fPmh
http://https://bit.ly/2F9fPmh
Práticas de Secretaria Escolar 47
A escola, como instituição social, deve ser administrada a partir 
de suas especificidades, ou seja, a escola é uma organização 
social dotada de responsabilidades e particularidades que 
dizem respeito à formação humana por meio de práticas 
políticas, sociais e pedagógicas. Assim, sua gestão deve ser 
diferenciada da administração em geral, e, particularmente, 
da administração empresarial (MARTINS, 2010, p. 10).
A escola através das suas ações torna-se um espaço privilegiado 
para os profissionais que precisam compreender que a gestão empregada 
no espaço da escola apresenta outra concepção de gestão. A gestão 
educacional, que é formada não só dos objetivos do mundo comercial 
e competitivo, mas da natureza, das funções, dos valores das escolas, 
alicerçados no campo da formação humana e sociocultural.
A maneira de conduzir uma escola reflete, portanto, os valores, 
concepções, especificidades e singularidades que a diferenciam da 
administração capitalista. Assim, os objetivos da organização escolar e 
da organização empresarial não são apenas diferentes, mas antagônicos 
(ESCOLANO 2001). 
Dessa forma, saber gerir esse espaço tão peculiar e conquistar a 
participação ativa de todos os agentes representa um desafio, somente 
a realização de um trabalho coletivo de forma respeitosa, eficiente e 
dialógica no qual as diversidades são respeitadas e superadas na busca 
dos mesmos objetivos, pode fazer brotar nos indivíduos a capacidade 
de gerir suas relações em prol dos desafios apresentados na área da 
educação. 
Práticas de Secretaria Escolar 48
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que assim como em todo espaço, a escola também 
apresenta suas relações mediante uma organização 
social. Entretanto, todos os profissionais precisam 
aprender a dialogar com o comportamento relacional 
das pessoas, incluindo os próprios gestores, no que toca 
o melhor aproveitamento de suas funcionalidades. Para 
isso, conceituamos o termo organização. Ou seja, uma 
organização vem a ser a relação do indivíduo atuante com 
a condição existente, seu sistema imerso nos objetivos 
institucionais, onde acontece preponderando sobre estes 
agentes, o fator controle. E para ocorrer essa organização 
os agentes precisam desenvolver algumas técnicas de 
relacionamento, planejadas a partir de valores como ética, 
respeito e participação. Assim como o espaço discutido é a 
escola tratamos da das relações no âmbito educacional e 
das atribuições e requisitos que o secretariado precisa para 
atuar nesse contexto que é formado não só dos objetivos 
do mundo comercial e competitivo, mas da natureza, das 
funções, dos valores das escolas, alicerçados no campo da 
formação humana e sociocultural. Deste modo, a equipe 
gestora a qual incluímos os secretários é responsável pela 
articulação das relações e precisa estar capacitada para 
atender a diversidade no conjunto que atua.
Práticas de Secretaria Escolar 49
REFERÊNCIAS
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MARTINS, J.P. Administração Escolar: uma abordagem crítica do processo 
administrativo em educação.4. Ed. ver. E ampliada. Rio de Janeiro: Walk 
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PARANÁ. Secretaria de Estado da Educação. Manual do Secretário (a). 
Curitiba: SEED, 2006. Disponível em:<http://www.gestaoescolar.diaadia.
pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.pdf>. Acesso em: 27 de 
jul. 2020.
Práticas de Secretaria Escolar 51
RECKZIEGEL, M. B. Secretário de escola: formação acadêmica em 
secretariado executivo pode ser um diferencial? Secretariado Executivo 
em Revist@, 2011. Disponível em:<http://seer.upf.br/index.php/ser/
article/view/1733/1143>. Acesso em: 07 de jul. 2020. 
SAVIANI, Dermeval. História das Ideias Pedagógicas no Brasil. Campinas: 
Autores Associados, 2010.
__________. Pedagogia histórico-crítica: primeiras aproximações. Campinas: 
Autores Associados, 2003.
SEGRE, Roberto. A razão construtiva nas escolas paulistas. In: Revista 
Projeto Design, Edição 321 (novembro de 2006).
SILVA, Joelma Silveira; JUNIOR, Orlando de Macedo. Governo do Estado 
do Paraná. Manual de Atendimento ao Público (2018): Secretaria de Estado 
de Educação.
.
Práticas de Secretaria Escolar 52
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Livro Didático Digital
Unidade 3
Livro Didático Digital
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Práticas de 
Secretaria Escolar
Diretor Executivo 
DAVID LIRA STEPHEN BARROS
Gerente Editorial 
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA
Projeto Gráfico 
TIAGO DA ROCHA
Autora 
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA
A AUTORA
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha. Sou 
graduada em Pedagogia, com uma experiência técnico-profissional na 
área de Educação, com especialização em Psicopedagogia Institucional 
e sou Mestra em Educação. Trabalho na área da Educação a mais de 
15 anos, perpassei da Educação Infantil ao Ensino Superior. Atualmente 
sou Orientadora Educacional da rede municipal de ensino, concursada 
na Prefeitura Municipal de Santa Rita- PB. Como professora lecionei na 
Fundação Bradesco e na Universidade Federal da Paraíba como Tutora 
à distância, atuei como professora pesquisadora na Co-orientação de 
trabalhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Faculdade 
Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir minha 
experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. 
Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de 
autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase 
de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez 
que:
INTRODUÇÃO:
para o início do 
desenvolvimento de 
uma nova compe-
tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade 
de se apresentar um 
novo conceito;
NOTA:
quando forem 
necessários obser-
vações ou comple-
mentações para o 
seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações 
escritas tiveram que 
ser priorizadas para 
você;
EXPLICANDO 
MELHOR: 
algo precisa ser 
melhor explicado ou 
detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e 
indagações lúdicas 
sobre o tema em 
estudo, se forem 
necessárias;
SAIBA MAIS: 
textos, referências 
bibliográficas e links 
para aprofundamen-
to do seu conheci-
mento;
REFLITA:
se houver a neces-
sidade de chamar a 
atenção sobre algo 
a ser refletido ou dis-
cutido sobre;
ACESSE: 
se for preciso aces-
sar um ou mais sites 
para fazer download, 
assistir vídeos, ler 
textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso 
se fazer um resumo 
acumulativo das últi-
mas abordagens;
ATIVIDADES: 
quando alguma 
atividade de au-
toaprendizagem for 
aplicada;
TESTANDO:
quando o desen-
volvimento de uma 
competência for 
concluído e questões 
forem explicadas;
SUMÁRIO
Documentação Escolar e a Fé de Ofício ........................................... 10
Técnicas e Ferramentas de Arquivismo ............................................20
Escrita Documental de Documentos Escolares Oficiais .............30
Secretaria Escolar Digital ........................................................................40
Práticas de Secretaria Escolar 7
LIVRO DIDÁTICO DIGITAL
UNIDADE
03
Práticas de Secretaria Escolar8
INTRODUÇÃO
Você sabia que a documentação apresentada no âmbito escolar 
é vasta e requer dos profissionais da secretaria um domínio técnico e do 
léxico, além da legislação. O conhecimento sobre esses documentos, como 
elaborar, arquivar e reconhecer a sua funcionalidade são considerados 
uma função pública, mas dentro de um padrão jurídico, pois precisa 
comprovar credibilidade e confiança de quem a exerce. No decorrer do 
texto vamos conhecer como podem ser classificados esses documentos. 
Você sabe quais as classificações atribuídas aos documentos escolares? 
E que a partir dessa classificação que os documentos serão arquivados. 
Isso mesmo, as escolas cumprem múnus público e estão obrigadas a 
preservarem seus documentos. Outra coisa, já parou para pensar sobre o 
que acontece com os documentos de uma escola que foi extinta? Onde 
encontrar esses documentos? Documentos são memórias que precisam 
ser conservadas, eles representam a história de pessoas, locais entre 
outros.
Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste 
universo!
Práticas de Secretaria Escolar 9
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso propósito é auxiliar 
você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o 
término desta etapa de estudos:
1. Conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal dos 
procedimentos de produção de documentos escolares;2. Organizar a documentação escolar, aplicando técnicas de 
arquivismo e métodos de consulta rápida dos documentos;
3. Produzir documentos oficiais e formais, de acordo com a legislação 
pertinente e as boas práticas de linguística e estética documentacional;
4. Conhecer as tecnologias e ferramentas de documentação digital 
e suas aplicações na secretaria escolar, buscando amparo legal para a 
segurança jurídica da instituição.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao 
conhecimento? Ao trabalho! 
Práticas de Secretaria Escolar10
Documentação Escolar e a Fé de Ofício 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de 
conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal dos 
procedimentos de produção de documentos escolares. 
Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. 
E então? Motivado para desenvolver esta competência? 
Então vamos lá. Avante!.
Como conhecemos, a escola é uma instituição que contribui para 
a formação das pessoas e sua responsabilidade é muito grande. As 
pessoas que trabalham na escola acabam exercendo um papel social. 
Elas educam conforme suas atribuições e especificidades. Essas pessoas 
estão juntas, trabalhando com alguns objetivos em comum, um deles é: 
educar pessoas (crianças, adolescentes, jovens e adultos) que saibam 
exercer a cidadania nas múltiplas possibilidades no sentido da palavra.
Dessa forma, a escola em sua natureza é uma instituição como 
outras instituições que necessitam funcionar bem para que seu papel 
social seja cabal. Por isso, cada pessoa adota um papel social, e o exerce 
conforme suas atribuições e as necessidades que aparecem. A escola 
pode ser vista como um organismo, em que as partes precisam trabalhar 
em consonância para que o todo viva da melhor forma possível.
Nesse ambiente de interação os profissionais que na escola 
laboram precisam garantir a eficiência em seu ofício, tanto os professores, 
coordenadores, gestores, pessoal de apoio, da cozinha e da limpeza, 
inspetores e secretário. Como todo local, muitos desses profissionais 
precisam elaborar seus documentos de trabalho, aqueles que em um 
dado contexto histórico passaram a fazer parte da história do local.
Entretanto, precisamos compreender o conceito de documentos, 
o que essa palavra pode ter em sua representação. Para Gutiéreez 
(1989), o documento pode ser entendido como “uma fonte aceite, fixa e 
permanente de informação perfeitamente compreendida”. Além disso, de 
acordo com o autor, o documento é estabelecido a partir da necessidade 
Práticas de Secretaria Escolar 11
de transmissão de informações e não como o modo que o processo 
acontece. Em súmula, documento é a forma mais simples de divulgar 
ou repassar informações entre indivíduos ou entidades, conforme a 
necessidade de ambos em manter comunicação recíproca.
Os documentos podem ser considerados a memória de uma 
instituição. É qualquer meio que evidencia a existência de um fato, a 
confiança de uma afirmação, ou mesmo aqueles escritos que transportam 
um valor probatório.
Dessa forma, o conceito de documento, de acordo com Centro 
Nacional de Desenvolvimento de Gerenciamento da Informação 
CENADEM (2010) é definido como:
Informações (em meio eletrônico ou não) que agrega 
dados estruturados, semiestruturados e não-estruturados 
e que concebem o conhecimento produzido ao longo de 
um método de organização. A principal diferença entre 
os dados formatados (arquivos de computador, bases de 
dados, relatórios e aplicações) é que os dados formatados 
se apresentam bem para as funções de registro, como 
armazenamento e recuperação de informações sobre o estado 
de um processo. Os documentos, por outro lado, servem para 
conter informações de caráter gerencial, como estratégias, 
políticas, procedimentos, Product Data Management (PDM) 
e composição das atividades realizadas pela organização. 
Os documentos, dessa forma, representam o repositório de 
dados sobre a sequência de passos imperiosos à realização 
dos produtos ou serviços oferecidos pela instituição.
No processo de organização escolar os documentos são 
classificados de acordo quanto a sua utilidade e arquivamento. Dessa 
forma, os Documentos Escolares, em arquivo, são classificados em 
documentos correntes, documentos intermediários e documentos de 
valor permanente. Essa classificação também é empregada para arquivo.
O conjunto de documentos que estão em curso ou que, mesmo sem 
circulação, instituem objeto de consultas frequentes, são documentos 
Práticas de Secretaria Escolar12
correntes. Os Intermediários são aqueles que, não consistir em uso 
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Por fim, os conjuntos de documentos de valor histórico, 
comprovativo e informativo que devem ser conservados como 
documentos permanentes. Essas classificações foram aplicadas pela 
legislação brasileira sobre arquivos. No âmbito da escola acontece da 
seguinte maneira: o PPP- Projeto Político Pedagógico de uma escola, 
enquanto estiver em vigor, será considerado um documento corrente, 
pois será consultado repetidas vezes.
Figura 01: Os documentos escolares
Fonte: @pixabay
Documentos escolares de alunos que finalizaram o ensino 
fundamental, ou ensino médio por algum tempo permanecem 
como documentos intermediários, pois podem ser consultados para 
informações. No caso de documentos como os Históricos Escolares de 
alunos, após algum tempo como documentos intermediários, passam 
https://pixabay.com/pt/vectors/livro-rack-prateleira-mobili%C3%A1rio-2943383/
Práticas de Secretaria Escolar 13
a ser guardados de forma permanente em razão do valor histórico, 
comprovativo e informativo.
As escolas cumprem múnus público e estão compelidas a 
resguardarem seus arquivos. Os arquivos das escolas particulares, quando 
extintas passam a ser confiados ao arquivo público. Da mesma forma, 
acontece com as Escolas Públicas, seus documentos permanecem nestas 
ou, após algum tempo, os seus conjuntos de documentos permanentes 
passam a ser confiados a arquivo público.
VOCÊ SABIA?
A decisão de deixar os documentos nas escolas, ou se 
passado algum tempo, transferi-los para um arquivo central 
ou regional atende às prerrogativas de escolha normativa 
da administração pública. Lembre-se que há níveis de 
autonomia de União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Estes poderes podem dispor sobre a guarda dos documentos de 
seus respectivos sistemas de ensino.
A elaboração dos documentos escolares segue normas e a 
legislação vigente, é atribuição da secretaria escolar a responsabilidade 
legal dos procedimentos de produção de documentos escolares. Os 
documentos que a Secretaria emite adotam um caráter de testemunho, 
de prova. É o registro sistemático de: dados dos professores, funcionários 
e alunos.
Dessa forma, os dados e os resultados pedagógicos alcançados 
pela unidade escolar, a redação e comunicação de correspondência 
administrativa, é da responsabilidade do Secretário Escolar, em todo o 
Práticas de Secretaria Escolar14
processo escolar e sua assinatura, junto com a do Gestor caracteriza a fé 
pública a todo documento emitido. 
Figura 02: A ética como princípio basilar
Fonte: @pixabay
Portanto, apenas o diretor e o secretário, legalmente denominado 
através de portaria de nomeação para o cargo, podem assinar documentos 
de escolarização expedido. A condução para a elaboração desses 
documentos requer do profissional o compromisso com a Ética. 
Essa ética em conceito para Borges e Medeiros (2007, s.p.) “ressaltam 
que a Ética precisa estar hodiernamente em toda prática humana”. Com 
esse pensamento também falam que, dessa forma, existe ou precisaria 
existir uma Ética aposta à cada atividade profissional, a fim de que fossem 
impedidos todos os tipos de confronto de interesse que possam acontecer 
no ambiente corporativo.Portanto, a Ética é indispensável no ambiente de trabalho, suas 
ações estão interligadas com o fazer e o agir, de maneira sistemática, 
onde o fazer representa a competência, que versa da eficiência que cada 
um deve ter, com a finalidade de exercer bem a sua profissão, e o agir 
https://pixabay.com/pt/illustrations/%C3%A9tica-moralidade-credibilidade-2110583/
Práticas de Secretaria Escolar 15
menciona à sua conduta, dessa forma, ao conjunto de atitudes que o 
mesmo deve admitir ao realizar seu trabalho. 
Portanto, o secretário escolar, embasado pelos princípios éticos, 
desenvolve a construção e procedimentos administrativos dos dados 
escolares. Precisa elaborar alguns documentos, que vamos conhecer ao 
descrever o texto. 
Fazem parte da relação de documentos administrativos Documento 
legal de criação da Unidade Escolar: Pasta de inventário de equipamento 
e material permanente (bens): Averbação de todos os equipamentos e 
materiais permanentes da escola. (Legislação pertinente). Livros de 
protocolos: Registro de entrada e saída de documentos (transferências) e 
correspondências, com data e assinatura de quem os recebeu. 
As produções referentes às normas de administração de pessoal. 
Registro das reuniões realizadas pelo colegiado e assembleias. Atas: 
Registro dos resultados finais por aluno: rendimento escolar (aprovado, 
reprovado, evadido), notas ou menções durante o ano letivo (atas de 
conselho de classe). 
Escrituração da regularização da vida escolar do aluno, como: 
complementação de estudos, avanço progressivo, classificação, 
reclassificação, aceleração, aproveitamento de estudos e progressão 
parcial, conselho de classe. Os Livro de registros de emissão (retirada) de 
históricos escolares de alunos que concluíram o Ensino Fundamental, os 
Livro de Ponto de funcionários: registro da frequência diária de todos os 
funcionários lotados na escola.
Em algumas escolas, esse Livro de Ponto, pode ser substituído por 
fichas de ponto, e essas geralmente são organizadas de acordo com a 
função, e na ordem alfabética. Assim, o arquivamento fica mais organizado 
e rápido, até para fins de informações. 
Outros documentos do mais simples como os relatórios do quadro 
de faltas dos funcionários, a ficha cadastral dos funcionários da escola, 
Práticas de Secretaria Escolar16
relatório de controle de estoque e pedido da alimentação escolar. Arquivo 
da carta de apresentação dos estágios realizados na instituição.
Contudo, temos os mais completo como: Censo Escolar. Que 
apresenta o movimento bimestral: registro da quantidade de alunos por 
turma/turno/sexo da escola no início e no final de cada bimestre.
Além do relatório de frequência escolar do programa Bolsa Família, 
que faz o levantamento em porcentagens de acordo com cada serie 
dos alunos e representa um impacto nas questões econômicas das 
famílias, mas em contrapartida convoca os pais/responsáveis a assumir a 
responsabilidade perante a frequência escolar dos seus filhos.
Quanto ao relatório dos alunos que são beneficiados pelo transporte 
escolar, isso vai depender de cada gestão do municipal, pois em algumas 
localidades do país, só é admitido o transporte em zona rural ou alunos 
que residam a mais de três quilômetros de distância da escola pública 
mais próxima, com as exceções: alunos com necessidades educativas 
especiais, alunos que residam em área que oferece risco no trajeto entre 
sua residência e a escola.
Portanto, cabe ao secretário escolar conhecer da antologia de 
Legislação relacionada à área da educação como: Constituição Federal 
e Estadual; Lei Orgânica; Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional 
9394/96; Resoluções; Pareceres e Indicações do Conselho Municipal de 
Educação; Conselho Nacional de Educação; Estatuto da Criança e do 
Adolescente; Estatuto do Servidor; Lei Complementar; Plano de Cargos, 
Carreira, que trata da remuneração dos profissionais da educação de 
acordo com as leis de cada Estado e Município.
Para fins de elaboração desses documentos os secretários 
para mais das leis, esses profissionais precisam discernir com ética e 
responsabilidade legal, a conduta do servidor que presta serviço público 
Práticas de Secretaria Escolar 17
deve estar pautada nos valores universais tais como: honestidade, bem, 
justiça, dignidade e compostura.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento dos 
documentos: BRASIL. Conselho Estadual de Educação. Fixa 
normas para autorização e encerramento de funcionamento 
de instituições de ensino presencial da Educação Básica, 
em todos os níveis e modalidades, e dá outras providências. 
Deliberação CEE nº 316, de 30 de março de 2010.
BRASIL. Conselho Nacional de Educação. Normas para simplificação 
dos registros e do arquivamento de documentos escolares. Parecer CNE/
CP nº 16, de 4 de novembro de 1997. Diário Oficial [da] República Federativa 
do Brasil, Brasília, DF, 22 nov. 1997.
De acordo com LDB 9394/96, que estabelece as diretrizes e bases 
da educação nacional apresenta normativas onde a escola é responsável 
pela organização da vida escolar dos alunos, sua preservação e informação.
Portanto, cabe a escola disponibilizar a documentação solicitada 
pelo aluno. Vejamos o que apresenta a Lei 9394/96, de acordo com o Art. 
24º em seus incisos: 
VI - o controle de frequência fica a cargo da escola, conforme 
o disposto no seu regimento e nas normas do respectivo 
sistema de ensino, exigida a frequência mínima de setenta e 
cinco por cento do total de horas letivas para aprovação;
VII - cabe a cada instituição de ensino expedir históricos 
escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou 
certificados de conclusão de cursos, com as especificações 
cabíveis.
Dessa forma, é importante observar que essa lei, não aborda de 
maneira direcionada a questão da documentação produzida/acumulada 
pela instituição escolar para o cumprimento de suas funções, como os 
Práticas de Secretaria Escolar18
documentos de sua constituição, os programas de disciplina e planos de 
curso, as Atas das reuniões pedagógicas, os projetos e programas, entre 
outros,
Outra documentação considerada como relativa à atividade-meio, 
qual seja a da administração da escola como (documentos referentes a 
pessoal compra de material permanente etc.). Nesse caso, isso pode ter 
sua explicação para a existência de legislação específica que regula a 
produção e guarda desses documentos, como no caso dos programas 
como exemplo o PDDE – Programa Dinheiro Direto na Escola. 
Figura 03: Façamos as Leis
Fonte: @pixabay
https://pixabay.com/pt/vectors/martelo-tribunal-lei-direito-1278402/acesso
Práticas de Secretaria Escolar 19
Portanto quando pensamos no Brasil uma república federativa, os 
estados possuem legislação própria, que deve ser conforme aquela da 
União. Ou Leis e diretrizes, aprovadas de acordo com as necessidades de 
cada local, elaboradas pelo legislativo e aprovadas. 
Pois as regiões possuem suas particularidades, que precisam ser 
consideradas para o bem da comunidade. Cabe ao secretário conhecer as 
Leis que conduzem as suas funções e colocá-las em prática.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a responsabilidade ética e moral do secretário escolar 
deve estar presente nas suas ações, pois esse profissional 
precisa elaborar documentos administrativos e grande 
importância jurídica, que compete a sua estruturação e 
manejo. Esses documentos são considerados a memória 
da escola, mas na sua organização são classificados 
como: documentos correntes, documentos intermediários 
e documentos de valor permanente. E cada documento 
apresenta sua importância para escola. Essa articulação 
compete ao secretário escolar,pois precisa conhecer as 
normas e leis vigentes relacionadas à área da educação. 
Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional 9394/96; 
Resoluções; Pareceres e Indicações dos Conselhos de 
Educação; Estatuto da Criança e do Adolescente; Estatuto 
do Servidor; Lei Complementar; Plano de Cargos, Carreira, 
que trata da remuneração dos profissionais da educação 
de acordo com as leis de cada Estado e Município.
Práticas de Secretaria Escolar20
Técnicas e Ferramentas de Arquivismo 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de organizar a 
documentação escolar, aplicando técnicas de arquivismo 
e métodos de consulta rápida dos documentos. E então? 
Motivado para desenvolver esta competência? Então 
vamos lá. Avante!
As escolas possuem seus arquivos, que são responsáveis pela 
salvaguarda e acesso aos documentos. Com isso antes de adentrar nessa 
organização sistêmica e estatuária vamos conhecer os regulamentos que 
normatizam essa atividade. 
Dessa forma, a Lei de Arquivos disserta toda essa temática além o 
direito de acesso às informações, com exceções aquelas consideradas 
sigilosas, o qual está ajustado pela lei de Acesso à Informação. 
Está pronto para conhecer? A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
que toca sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e 
apresenta outras providências, em seu capítulo I, Art. 1º que – “É dever do 
Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos 
de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. ” 
(BRASIL, 1991). Entretanto, a lei certifica que os documentos precisam ser 
armazenados e conservados desde sua criação até a destinação final. 
Dessa maneira, o seu Art. 2º ressalta que “consideram-se arquivos, 
para os fins desta Lei, os documentos elaborados e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, 
em consequência do exercício de atividades específicas, bem como por 
Práticas de Secretaria Escolar 21
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos.
Portanto, os arquivos escolares são acatados como arquivos 
públicos, porque o são de fato, ainda que elaborados e mesmo guardados 
por escolas privadas, já que a educação é função básica do Estado. 
Outra forma de garantir e resguardar os documentos arquivísticos 
de órgãos públicos está prevista nessa lei, que destaca a proibição do 
descarte desses documentos sem autorização prévia da instituição 
pública responsável. Em decorrência desse Art. 9º. Que apresenta “a 
supressão de documentos elaborados por instituições públicas e de 
caráter público será concretizada atendendo a autorização da instituição 
arquivista pública, no seu domínio de competência. Assim, apenas serão 
eliminados por intervenção da autorização de um instrumento legal, 
sendo que, os documentos referentes às atividades-fim de uma instituição 
precisam ser conservados infinitamente. Em complementação no que se 
refere o Art. 10º, os “documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis”.
Figura 04: A lei determina as atribuições
Fonte: @pixabay
A Lei 8.159/91 trata do acesso à informação aos documentos 
públicos, mas não permite que os documentos avaliados como sigilosos 
https://pixabay.com/pt/illustrations/horizontal-justi%C3%A7a-direito-lei-1010917/
Práticas de Secretaria Escolar22
venham a ser acessados. Segundo o Art. 4º, “todos possuem direito a 
acolher dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou 
de desejo coletivo ou geral, compreendidas em documentos de arquivos, 
que serão apresentadas no tempo determinado da lei, sob amparo de 
responsabilidade, resguardadas aquelas cujos sigilo seja imperativo à 
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da 
intimidade, da vida particular, da honra e da imagem das pessoas”.
Dessa forma, a escola pode ter e pode resguardar documentos de 
valor incomparável, que são legitimados como bens, públicos, porque 
pertencem as pessoas, portanto, precisam ser protegidos para aqueles 
que de fato, são os donos da história/memória. 
REFLITA:
Agora que você já está conhecendo um pouco dessa 
legislação, e quanto é fundamental esse conhecimento. A 
partir das informações descritas. Reflita sobre importância 
dessa legislação para escola, levando em conta todo o 
arcabouço histórico que faz dessa instituição, uma guardiã 
de memórias.
Figura 05: As técnicas de arquivismo
Fonte: @pixabay
https://pixabay.com/pt/vectors/pasta-armario-para-arquivo-146153/acesso
Práticas de Secretaria Escolar 23
O arquivo escolar é organizado por documentos escolares e 
administrativos e tem por intuito guardar as informações sobre a vida 
escolar do aluno. O acervo do arquivo escolar é fundamental para 
notabilizar a permanência e a história do aluno no decorrer da sua vida 
acadêmica. 
Portanto, esse arquivo tem como objetivo conservar e guardar 
documentos de valor histórico pertinentes à cultura escolar, que é 
imprescindível para construção da identidade da comunidade escolar e 
assegurar o armazenamento conveniente e ávido. Fragoso (2009, p. 69) 
considerou o arquivo escolar como instituição-memória:
São instituições públicas ou privadas, constituídas sociais, 
cultural e politicamente, com o fim de conservar a memória, seja 
de um indivíduo, de um segmento social, de uma sociedade ou 
de uma nação; que tem papéis de socialização, aprendizagem 
e comunicação, e disponibiliza informação patrimonial como 
fonte de pesquisa na produção de identidades, na construção 
da história e na elaboração de trabalhos científicos (FRAGOSO, 
2009, p. 69).
Para que esse trabalho seja realizado os secretários escolares 
dispõem de técnicas de arquivismo como reconhecer os tipos de arquivos 
e com qual frequência do uso ou consulta. Os arquivos são organizados 
em: arquivo morto, arquivo inativo e arquivo ativo. E as categorias desses 
arquivos, ou seja, como estão classificados.
Com base nesse conhecimento é que os profissionais devem tomar 
as decisões quanto a organização dos documentos. Portanto você saberia 
responder se os documentos possuem um tempo de validade? 
Para concretizar a disposição de validade de certos documentos 
é necessário avaliar a sua importância, o seu valor documental e social, 
ou encontra – se em desuso. Diante dessa análise, os secretários podem 
Práticas de Secretaria Escolar24
passar para a etapa de transferências desses documentos. Os processos 
de transferência de documentos são:
 • Periódico – é realizada a transferência de documentos 
para o arquivo inativo ou morto, de maneira planejada, em 
dias preestabelecidos pela equipe da secretaria.
 • Permanente –a transferência de documentos pode 
acontecer quando for necessário, devido ao acúmulo de 
documentos. Nesse caso, muitos documentos do ano em 
curso.
 • Diário – quando examinamos um documento e verificamos 
que não é mais necessidade mantê-lo no arquivo ativo, 
então, passamos para o arquivo inativo ou morto. Esse 
processo é diário porque faz parte da organização de 
pastas. 
Para organizar os arquivos, devemos ressaltar alguns princípios 
básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade. 
A apreensão com a segurança de arquivos é fundamental. Por isso, 
é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições 
impróprias de preservação de documentos e garantir os sigilosos em 
lugar apropriado.
Sabemos que com o tempo a quantidade de documentos vem 
crescendo de maneira veloz. Isso nos leva a notar o aumento do volume 
e a enredamento dos documentos a serem arquivados. Por isso, manter a 
organização e o bom senso é muito importante. Isso, principalmente por 
causa da responsabilidade nos atos públicos. 
Os Métodos de arquivamento são eficazes e ajudam a manter a 
organização e a eficiência na prestação do serviço. Mas issosó é possível 
quando o profissional tem conhecimento e consegue colocá-lo em 
prática. 
São muitos os métodos de arquivamento: alfabético, numérico 
e alfanumérico. Vamos começar pelo método alfabético, esse é mais 
simples, prático e proporciona consultas diretas e rápidas. Portanto, é o 
Práticas de Secretaria Escolar 25
mais utilizado nas instituições. O método alfabético menciona o nome de 
pessoas, de empresas ou razões sociais.
Tabela 1: Organização do Arquivo
Nome de pessoas Ordem de arquivamento
Isabel Carlos da Rocha Alves Lúcia Maria
Lucia Maria Alves Barros Alice Rodrigues
Alice Rodrigues Barros Castro Pinto Manoel
Manoel Castro Pinto Rocha Isabel Carlos da
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em pesquisas do Manual de Secretário 
Escolar do Estado de São Paulo (2018).
A classificação por ordem alfabética permite vários procedimentos:
 • palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada 
palavra.
 • o último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Alves 
Lúcia Maria.
 • não se separa sobrenome composto por substantivo e 
adjetivo: Castro Pinto Manoel.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome, não 
são considerados na ordem de alfabética: Rocha Isabel Carlos da
No arquivamento de nome de empresas segue a ordem direta, 
ressaltando o seguinte:
 • escrever os números por extenso;
 • não considerar o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele 
é colocado para o fim: Estado da Paraíba (o).
Portanto, outras formas de arquivamentos podem ser feitas, como 
o Arquivamento por datas, que geralmente são organizados através de 
pastas nessas pastas, por exemplo, pode-se obedecer a ordem de data, 
por exemplo: Festa junina; Dias dos Pais.
Os arquivos escolares compõem o repositório das fontes de 
informação diretamente relacionadas com o funcionamento das 
Práticas de Secretaria Escolar26
instituições educativas, daí a importância do arquivo organizado de um 
modo científico.
Não existe qualquer arrumação escolar que possa escusar a 
montagem de um arquivo, onde a documentação seja localizada de 
forma racional. A coordenação de arquivos, como de qualquer outro 
setor de uma instituição, implica o desenvolvimento de várias etapas de 
trabalho. Estas etapas se constituem em: Levantamento de Dados, Análise 
dos dados coletados, Planejamento, Implantação e acompanhamento, 
Sistemas de Arquivamento.
O levantamento acontece a partir de uma análise de todos os 
documentos constitutivos da instituição responsável pelo arquivo a ser 
complementado pela coleta de informações sobre documentação. 
No que tange a análise cabe em verificar se a estrutura, atividades 
e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade 
operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma comprovação dos pontos 
de atrito, de falhas ou brechas existentes na realização do trabalho 
administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento 
competente do arquivo.
Para a etapa do planejamento em todos os estágios de 
desenvolvimento (ativo ou inativo), para que possa cumprir seus objetivos, 
torna-se imprescindível a formulação de um planejamento que tenha em 
conta tanto os arranjos legais, quanto as necessidades da instituição a 
que almeja servir.
O método de arquivamento é assentado pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da instituição de ensino. 
Para que os trabalhos tenham assiduidade e conservem uniformidade 
de ação é imprescindível que sejam constituídas normas básicas de 
funcionamento, não somente do arquivo, como também do protocolo. 
Tais normas, depois de aplicadas e acatadas na fase da implantação, 
juntamente com exemplares e formulários, passem a integrar o manual 
de arquivo. Mas não basta apenas esses critérios, é preciso investir na 
Práticas de Secretaria Escolar 27
capacitação dos funcionários, nas técnicas utilizadas para o arquivamento 
da instituição de ensino, efetivada pela mesma.
Figura 06: O tempo como um aliado
Fonte: @pixabay
Entretanto, a implantação e acompanhamento após a fundação 
do arquivo, deve ser feito de maneira consecutiva, com intuito de corrigir 
e ajustar inconveniência ou omissões que venham a ocorrer. Depois de 
verificados os procedimentos e as normas, deve ser preparado o manual 
do arquivo que vai orientar e agilizar todo trabalho no arquivo.
Quanto aos Sistemas de Arquivamento trata de um conjunto de 
princípios coordenados que concorrem para a afirmação de certas 
regras que expressam o que deve ser realizado. Esse sistema pode ser 
considerado como: Sistemas Diretos e Indiretos.
No direito à recuperação de dados é realizada através do arquivo, 
onde está armazenada. Não depende do uso de um índice de localização. 
No Sistema Indireto: depende de um índice ou código para encontrar a 
informação.
Outro método de arquivamento é através do recurso numérico, 
esse é um excelente indicador de localização de documentos arquivados. 
https://pixabay.com/pt/illustrations/rel%C3%B3gio-tempo-gerenciamento-de-tempo-3780703/
Práticas de Secretaria Escolar28
O mesmo ocorre através da numeração de matrícula. A metodologia de 
recuperação de documentos utilizados no método numérico consente 
uma utilização serial indefinida, ou intermitente, não tem regras fixas, 
podendo ser utilizada a forma que mais convier à organização do arquivo, 
portanto, que ao idealizar seu uso, seja definida que tipo de sequência 
numérica será abraçada.
A numeração de matrícula irá definir a referente posição sequencial 
do arquivamento, promovendo imensamente o encontro rápido da 
documentação desejada. Este método pode ser:
a. Numérico simples: corresponde a ordem de entrada 
no arquivo, pela numeração cominada ao documento 
ou do próprio, sem preocupação com a ordem 
alfabética, devendo ter um índice alfabético remitente.
Exemplo: Beatriz Nayara Passos Rocha- Matrícula nº 00123 (PASTA 
007).
David Matheus Passos Rocha: Matrícula nº 01052 (PASTA nº 074)
b. Numérico cronológico: neste método deve ser levado em 
importância, especificamente a data e ano do documento.
Exemplo: 
1. Ofício nº 07 de 20/07/20 e Ofício nº 17 de 13/08/20 -Arquiva-
se na Pasta de Ofícios do ano de 2020 por ordem de data.
2. Diário de Classe do ano letivo de 2019 - Arquiva-se no 
arquivo permanente na Pasta de Diários de Classe - 2019.
3. Pasta de Dário Alves concluinte do Ensino Fundamental 
em dezembro de 1997 - Arquiva-se no arquivo permanente 
na Pasta de alunos concluintes ou que interromperam 
seus estudos na instituição de ensino – 1997.
Portanto, os métodos mais utilizados em instituições de ensino são 
o Método Alfabético e o Método Numérico, devido a serem mais simples 
tanto na implementação como no manuseio. 
O arquivo escolar, tendo como exigência de base a mais perfeita 
sintonia, deve ser analisado em profundidade, compatibilizando 
Práticas de Secretaria Escolar 29
organização e funcionamento com todos os fatores que venham a facilitar 
sua utilização.
ACESSE:
O ato de conservar documentos é tão extraordinário que há 
uma lei na constituição que certifica isso. Vejamos o que diz 
o artigo abaixo: Art. 216. Título VIII Da Ordem Social, Capítulo 
III Da Educação, da Cultura e do Desporto - Seção II Da 
Cultura. Vamos lá acesse e veja o que traz esse artigo na 
íntegra.https://bit.ly/3h5ou6H
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que um arquivo pode ter uma organização pessoal, do 
contrário esse precisa ter uma organização racional e 
simples, corretamente escriturado e disposto de forma 
que, em qualquer época outras pessoas que surgirem a 
trabalhar com ele, possam ter condições de compreendê-
lo e manuseá-lo com agilidade. A natureza dos documentos 
e a composição da organização são determinantes para a 
escolha do método de arquivamento. Método é, por assimdizer, um plano de instalação de documentos objetivando 
promover tanto a guarda como a consulta. Os métodos mais 
utilizados nas escolas são: Alfabético e Numérico, por ser 
mais simples e fácil entendimento e organização. Quando 
todos que trabalham no arquivo possuem o conhecimento 
técnico das etapas que constituem o arquivo que são elas: 
Levantamento de Dados, Análise dos dados coletados, 
Planejamento, Implantação e acompanhamento, Sistemas 
de Arquivamento. Além desse conhecimento técnico é 
necessário a postura de colaboração de toda equipe.
https://bit.ly/3h5ou6H
Práticas de Secretaria Escolar30
Escrita Documental de Documentos 
Escolares Oficiais
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de produzir 
documentos oficiais e formais, de acordo com a legislação 
pertinente e as boas práticas de linguística e estética 
documentacional. E então? Motivado para desenvolver 
esta competência? Então vamos lá. Avante! 
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, especialmente 
nos serviços administrativos. Muitos serviços são concretizados por meio 
de documentos próprios como aqueles que produzimos e preenchemos, 
registramos matrículas dos alunos, manuseamos o computador, 
interagimos por meio de e-mails, etc.
Entretanto, é preciso ter um bom domínio da escrita, apreciando 
suas regras e conseguindo aplicá-las na produção de documentos que 
fazem parte de tarefas específicas, como os da secretaria escolar, em 
todos os aspectos, administrativo e pedagógico.
Dessa forma, escrever com clareza, objetividade e coesão também 
faz parte da boa comunicação. A linguagem é um veículo natural de 
comunicação do ser humano. Empregamos a linguagem para expressar 
nossos sentimentos e pensamentos, para defender nosso ponto de vista, 
dar sentido às coisas, fazer inferências sobre a condição social, política e 
econômica do país. 
Para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio 
de insígnias, o que constitui a escrita, essa linguagem pode ser construída 
através de uma identidade, com gestos, símbolos e significados. Através 
dessa linguagem podemos fazer a leitura de mundo. 
Em suma, são muitos os papéis e as atividades por meio da 
linguagem que podemos realizar. Interagimos com as pessoas e com 
Práticas de Secretaria Escolar 31
as instituições utilizando a linguagem verbal e não-verbal de forma tão 
cômoda, que muitas vezes, nem paramos para pensar como isso acontece. 
Para falar nas boas práticas da linguística, não podemos deixar de 
compreender do que essa ciência se ocupa, com certeza são inúmeras 
as preocupações da linguística. Mas uma em particular vai nos interessar. 
Você saberia dizer qual é? Pois bem, a forma como a língua se estrutura 
genericamente, através de propriedades de associação e classificação, o 
que obedece, parcialmente, às tradicionais análises morfossintáticas que 
aprendemos na escola.
No campo da ciência linguística, Saussure (1916) conceitua, a língua 
“como um conjunto ordenado de acordos sociais, aproveitados pela 
coletividade para suscitar a comunicação”. Estabelecer os signos linguísticos 
que derivam da união de significante (figura acústica) e sentido (conceito). 
Dessa forma, a figura acústica pode ser representada por uma 
palavra, mas com diferentes significados. A diferença de significado 
depende do que, de onde e com quem estamos falando. A língua se 
materializa por meio da fala, linguagem verbal e não verbal, e a fala, por 
sua vez, é representada por meio da escrita, dos gestos, com letras e 
símbolos.
É sabido que os profissionais que atendem ao público precisam lidar 
com as variações linguísticas, essas diferenças são muitas vezes culturais, 
mas podem ser de caráter social, econômico e de escolarização. Mas 
todas pessoas precisam ser atendidas respeitando a sua identidade. Com 
tudo, precisamos ter o bom senso, de que nem todas as pessoas tiverem 
a oportunidade de aprender a língua no seu padrão culto.
Portanto, o profissional precisa entender, que ele é o agente educativo, 
a pessoa preparada para tratar as diferentes situações e compreender as 
variações da língua. Enfim, o profissional que exerce um papel social, no 
qual lida com o público, precisa que a forma de falar seja clara e objetiva, 
conforme a variedade linguística, mas prezando o padrão culto da língua. 
E, quando escrevemos, dependendo do gênero textual, devemos 
usar a forma padrão, especialmente nos documentos como redação 
oficial, escrituração escolar, entre outros.
E a partir dessas representações que estabelecemos a construção 
dos instrumentos de trabalho, nesse caso, os documentos desenvolvidos 
Práticas de Secretaria Escolar32
na secretaria escolar segue de acordo com a legislação, com o padrão 
documental e a prática formal da escrita.
Um exemplo de documento padrão são as Atas. Você já participou 
da construção desse documento? Mas com certeza já deve ter ouvido falar! 
Esse documento possui uma redação estruturada, técnica, formal. Vamos 
conhecer esse e outros documento e suas etapas e normas de elaboração? 
Observe no quadro abaixo um modelo de Ata do Conselho Escolar.
Quadro 01: Modelo de Ata
MODELO DE ATA DE PRIORIDADES DO PROGRAMA NOVO MAIS 
EDUCAÇÃO
Assembleia Geral extraordinária do Conselho Escolar da E.M.E.F 
Francisco Marques da Fonseca para definir as prioridades referente a 
1ª parcela do Recurso do Programa Novo Mais Educação.
Aos 30 dias do mês de julho de dois mil e dezoito, reuniram-se os 
membros com o objetivo de definir os materiais, bens e serviços que serão 
contratados para a correta aplicação dos recursos do Programa Novo 
Mais Educação. Foi recebido recursos de CUSTEIO referente a 1ª Parcela 
do Programa Novo Mais Educação no valor de R$ 33.804,00 (Trinta e Três 
Mil Oitocentos e Quatro Reais). Conforme orientação da Coordenação 
Municipal do Programa R$ 32.400,00 (Trinta e Dois Mil e Quatrocentos 
Reais) será destinado ao ressarcimento dos Voluntários Mediadores e 
Facilitadores para um período de cinco meses. O valor de R$ 1.404,00 de 
CUSTEIO será destinado a compras de materiais necessários à execução 
das atividades do Programa. O(a) Articulador(a) do programa apresentou 
a lista do que está faltando na escola e de sugestão para investir e 
desenvolver as atividades do programa: resmas de papel oficio, tonner, 
lápis, cadernos, confecção de camisetas, borracha, TNT e feltro. Os demais 
membros julgaram as necessidades e acrescentaram: tecidos, bastão 
de cola e bolas de futebol. Após analisar as necessidades apresentadas 
e discutidas por todos, os membros do conselho decidiram aplicar os 
recursos de CUSTEIO em: resmas de papel oficio, tonner e confecção de 
camisetas. A fim de garantir a transparência nas ações na escola, estamos 
afixando no mural da escola está Ata, em atendimento à Resolução 09 do 
Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação. Nada mais havendo a 
tratar, lavro esta ata que segue assinada por todos os membros presentes 
a esta reunião: Graciliano Ramos, Secretário, Elba Ramalho, Presidente, Tim 
Maia, Membros, Renato Russo, Tom Zé e Alceu Valença.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em Atas desenvolvidas no cotidiano 
profissional
Práticas de Secretaria Escolar 33
Observamos que datas e números de documentos são escritos 
por extenso, assim como nas Atas outros documentos segue o mesmo 
padrão como os Termos de exoneração/investidura e as portarias de 
nomeação dos Gestores. 
As Atas podem ser escritas pelo conselho escolar, equipe 
administrativa e pedagógicas, como as que são realizadas no início do 
ano letivo, ou término do ano letivo, planejamentos, reuniões de cunho 
acadêmico, de aproveitamento de estudo, no caso de alunos com objetivo 
de continuidade de estudo. Ata de promoção, que registra exames e 
processos especiais de avaliação, o resultado do processo de promoção 
do aluno.
Portanto, outro documento que se encontra dentro de um padrão 
de exigências é a matrícula, que perpassam pelas leis de cada município, 
a Leide Diretrizes e Base da Educação – LDB 93,94/96 e o Estatuto da 
criança e do adolescente – ECA, Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento através 
do endereço eletrônico: <https://leismunicipais.com.br/>. 
Você pode pesquisar e se informar se o município que você 
reside possuem leis que regulamentam os documentos 
escolares. Boa pesquisa!
https://leismunicipais.com.br/
Práticas de Secretaria Escolar34
Figura 07: Pastas de Matricula
Fonte: @pixabay
Dessa forma, a Matrícula é o procedimento pelo qual se vincula o 
aluno à instituição de ensino. Esse processo deve ser realizado pelos pais 
ou responsáveis legais, conforme determinam as Leis Municipais de cada 
região, ajustadas com o artigo 55 do Estatuto da Criança e do Adolescente. 
Assim sendo, os pais ou responsáveis legais são aqueles que têm 
a guarda definitiva, provisória ou compartilhada sendo esses avós, tios, 
irmãos, ou tutores, desde que tenham a condição de responsabilidade, 
guarda ou tutela dotado por órgão oficial: Conselho Tutelar ou Juizado da 
Infância e da Juventude. 
A ficha de matrícula é preparada pela Secretaria de Educação do 
Município e contém: Dados de identificação do aluno, endereço residencial, 
telefones de contato, curso, série/ano, turno, turma, ano letivo, cor/raça, 
dados escolares como a data de ingresso na escola, identificação da 
escola; situação física e biológica do aluno, termo de compromisso sobre 
as informações prestadas, data e assinatura do responsável legal e do 
representante da escola que normalmente é o secretário escolar, pois é 
ele quem geralmente realiza o preenchimento desse documento.
Portanto, a matrícula é de tal responsabilidade que só pode ser 
preenchida pelos representantes da escola com a conferência dos 
https://pixabay.com/pt/vectors/pasta-arquivos-papel-escrit%C3%B3rio-303891/
Práticas de Secretaria Escolar 35
documentos apresentados. Quando falo representante da escola, é que 
pode ocorrer de muitas escolas não possuir secretários, deixando a cargo 
do gestor, ou de um funcionário readaptado de função. 
Os documentos necessários para a realização da matrícula 
são: Documentos pessoais do responsável pelo aluno, não é preciso 
fazer cópia, basta pedir para o responsável do menor apresentar seus 
documentos, com a finalidade de averiguar a identidade da pessoa que 
está realizando a matrícula. 
Agora, quanto a documentação do aluno é preciso apresentar à 
escola as seguintes cópias: da certidão de nascimento ou RG do aluno; 
carteira de vacinação ou declaração de vacinação em dia, conforme 
Portaria n° 597 de 08 de abril de 2004 – Ministério da Saúde. Comprovante 
de residência; comprovante de escolaridade (histórico escolar) dos anos 
anteriores, quando houver.
Se o aluno ingressar na escola no curso do ano letivo, precisa 
apresentar, juntamente com os documentos citados acima: Atestado de 
frequência do ano corrente; Boletim e/ou notas parciais.
A escola tem um tempo previsto de trinta dias para validar a 
matrícula do aluno mediante a conferência da documentação solicitada 
ou ata de classificação/reclassificação amparada pelo artigo 23 da 
LDB nº 9.394/96, quando esgotadas as possibilidades de comprovar a 
escolarização anterior.
Conforme foi colocado a matrícula só pode ser realizada pelo 
responsável legal do menor, mas há casos do pedido de matrícula ser por 
outros, que não tem o termo de responsabilidade ou guarda do menor.
Nesse caso, a escola acolhe a criança/adolescente, e a 
documentação, mas informa que a matrícula só será homologada após os 
trâmites jurídicos. Em seguida, comunica o caso ao Conselho Tutelar, que 
por sua vez deve encaminhar o responsável ao órgão para que se proceda 
o início do processo de regulamentação de guarda, o qual deverá ser 
apresentado, na escola, no menor tempo possível.
Entretanto, é sempre bom conhecer a legislação educacional, para 
realizar uma orientação coerente e precaver possíveis problemas. A escola 
é uma instituição formativa, não é hospital, nem órgão não-jurisdicional, 
Práticas de Secretaria Escolar36
mas atua em comunicação com as demais instituições que podem ser 
solicitadas para ajudar a comunidade.
Mas é importante advertir que, o ingresso no ensino fundamental 
está assegurado na Constituição Federal no seu Art. 205. Ou seja, a 
matrícula não poderá ser negada, conforme CF e LDB. Artigo 87. Salvo 
alguns casos, como a superlotação, a escola não comportar mais em suas 
dependências. Nesse caso, o secretário escolar deve fazer um ofício e 
encaminhar esses pais ou responsáveis para a Secretaria de educação, a 
fim de ser orientado uma escola para a criança ou adolescente.
Figura 08: Estudar é um direito
Fonte: @pixabay
Estudar é um direito do aluno, assim como obrigação da família e do 
Estado. Nenhum aluno pode ter a matrícula rejeitada por falta de algum 
dos documentos. Nos casos, em que a família do aluno não apresentar 
o documento escolar e não conseguir informar o nome da última 
escola em que o aluno estudou, a secretaria da escola deve verificar a 
idade da criança e, em conjunto com a orientação educacional definir, 
provisoriamente, a turma em que a criança pode ficar. 
Mas deve informar ao responsável que será disposto um prazo de 
sete dias letivos, para a família da criança apresentar a documentação 
https://pixabay.com/pt/illustrations/crian%C3%A7a-estudo-menino-prova-1529218/
Práticas de Secretaria Escolar 37
cabível. Dessa forma, o histórico escolar, que é o comprovante de 
escolarização do estudante. 
Caso não ocorra a apresentação da documentação escolar que 
comprove a escolaridade da criança, a escola solicita ajuda para o 
Conselho Tutelar, e passa a dar andamento ao processo de avaliação do 
grau de conhecimento do aluno, através de provas elaboradas pelo corpo 
docente e, após análise, para que justifique o ingresso do aluno, enquanto 
se aguardam as providências solicitadas ao Conselho Tutelar.
Na prática, muitos alunos terminam o ano letivo sem a documentação 
necessária, devido a fatores sociais, que adentram os portões da escola. 
Como crianças que saem de uma região porque os pais, irmãos estão 
sendo ameaçados, a violência nas comunidades modifica a paisagem do 
aluno e os prazos e normas na escola. 
Os documentos de responsabilidade da escola estão embasados 
na LDB 93,94/96, em seus Artigos 24. Inciso VII, que descreve: “cabe a 
cada instituição de ensino emitir históricos escolares, declarações de 
conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, 
com os procedimentos apropriados”. 
Sem fugir à regra temos a transferência do aluno, que representa 
o ingresso do aluno de um para outro estabelecimento de ensino, ou de 
uma habilitação para outra, isso pode ocorrer durante o ano letivo ou após 
o seu término. 
A solicitação de transferência pode ocorrer durante o ano letivo ou 
no término do mesmo. O secretário precisa ficar atento ao preenchimento 
do histórico escolar dos anos/séries/ciclos/nível já cursadas, respeitando 
a Base Nacional Comum Curricular e também a parte diversificada, o qual 
deve ser atualizado. 
Segundo Souza (2007), o secretário deve entregar ao solicitante 
responsável o original do histórico escolar e a ficha individual. “Peça o 
recibo do interessado nas cópias desses documentos”. Essas cópias 
serão arquivadas na pasta individual do aluno que será transferida para o 
arquivo permanente.
Como a educação é um direito do aluno, a transferência só deve 
ser entregue aos pais ou responsáveis, quando esses pais apresentarem 
Práticas de Secretaria Escolar38
a declaração de vaga da escola pretendida. Caso isso não aconteça o 
Secretário apenas entregará o atestado de frequência à família. 
Mas isso é relativo, muitas vezes os pais não procuram a escola para 
pedir transferência. Eles apenas saem. Isso acontece por vários fatores, no 
mais comum é a violência, drogas entreoutras mazelas sociais.
Mas é dever do secretário, informar aos pais ou responsáveis da 
necessidade de protocolar a retirada do referido documento. Pois a 
escola não pode reter documentação de aluno declarando pendências 
como a não recondução de livros didáticos ou pertencentes ao acervo da 
biblioteca.
Porém, pode segurar a documentação por falta de declaração de 
vaga da escola destino, mesmo ocorrendo o comunicado pessoal da 
mudança para determinado Município ou Estado. A escola está pautada 
no artigo 55 da Lei nº 8.069 de 13 de julho de 1990. Que dispõe: “Os 
pais ou responsável têm a responsabilidade de matricular seus filhos ou 
pupilos na rede regular de ensino”.
Outro documento que apresenta sua elaboração e legislação é o 
Certificado. O mesmo é utilizado para validar a conclusão de curso, sendo 
concedido ao aluno que terminou com aproveitamento e assiduidade 
qualquer nível da educação básica.
Esse documento deve ser registrado junto ao protocolo exclusivo 
de retirada da documentação relacionada à conclusão do Ensino 
Fundamental. No verso do certificado deve constar as seguintes 
informações:
Exemplo: 
Quadro 02: Registro de certificado 
Certificado REGISTRADO sob livro/ano 20___, folha nº_____ - 
validade nacional de acordo com a LDB nº 9.394/96, Art. 24, inciso VII.
______de _____________ de 20____. Assinatura e carimbo do 
Responsável: _______________________________.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base na LDB 93,94/96. 
Práticas de Secretaria Escolar 39
Esse documento requer abertura de protocolo, que deve ser 
arquivado na unidade escolar reunidos em um único livro e numerados 
em ordem crescente, com organização alfabética ou numérica, conforme 
prática organizada na secretaria. 
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a linguística empregada a profissão do secretário 
escolar deve ser aplicada de acordo com as normas 
cultas, mas respeitando as variações da língua. O domínio 
da escrita deve acontecer apreciando suas regras e 
conseguindo aplicá-las na produção de documentos, que 
fazem parte de tarefas específicas da secretaria escolar, 
em todos os aspectos, administrativo e pedagógico. Que 
os documentos apresentados, construídos e preenchidos 
na escola possuem sua legislação, cabe ao profissional 
conhecer os trâmites legais para realizar um trabalho coeso 
e coerente. Os documentos foram apresentados na sua 
forma prática, como modelos que valeram a quem nunca 
passou em uma instituição escolar, mas mesmo assim 
construiu um conhecimento de como esses documentos 
são elaborados. 
Práticas de Secretaria Escolar40
Secretaria Escolar Digital
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conhecer as 
tecnologias e ferramentas de documentação digital e suas 
aplicações na secretaria escolar, buscando amparo legal 
para a segurança jurídica da instituição. E então? Motivado 
para desenvolver esta competência? Então vamos lá. 
Avante! 
O processo de informatização da secretaria escolar pode atuar 
como um sistema de comunicação e de gestão. Essa tecnologia é de 
grande relevância nos dias atuais. Isso porque a secretaria escolar é 
considerada o setor responsável pelo manejo dos registros, dos arquivos 
e documentos ativos e inativos dos alunos e dos funcionários.
Entretanto, esse processo no formato digital admite o acesso 
facilitado e mais ágil a vários documentos da instituição, dos funcionários 
e dos alunos, um exemplo é o histórico escolar, através de um sistema 
integrado pais, alunos, professores e os profissionais da secretaria podem 
verificar o desempenho escolar em cada disciplina, através do registro 
das notas.
O acesso a informatização pode facilitar os processos de busca, 
de toda documentação da escola, o que vai otimizar tempo e recursos. 
Com a implantação de um sistema de dados adequado é possível fazer o 
Login (conecte-se) e acessar as informações apresentando um panorama 
administrativo e pedagógico da escola.
Muitas atividades podem ser desenvolvidas a partir de um programa 
de gerenciamento eletrônico de documentos. Você conhece ou já 
trabalha com esses programas? Desenvolve algumas de suas atividades 
profissionais de maneira informatizada? 
Sabemos que só a boa vontade não é suficiente para implantação 
de modelos de gestão informatizados na escola. Quando falamos da 
Práticas de Secretaria Escolar 41
escola pública, laica e das diferentes disparidades de gestão política, essa 
informatização para muitas escolas torna-se algo utópico. 
Vamos ver alguns exemplos de atividades que podem ser 
contempladas, se você não desenvolve no ambiente de trabalho, com 
certeza deve desenvolver para outros fins de aprimoramento, pois essa 
tecnologia já faz parte do nosso cotidiano. 
Exemplo: Algumas atividades podem ser desenvolvidas através da 
gestão informatizada da secretaria como:
 • Atividades como o controle de alunos, documentação 
de materiais, gestão orçamentária, preparação de 
documentos via informática;
 • Atividades com construção de planilha de cálculo, 
banco de dados, apresentações, processador de textos, 
navegadores da rede, sistemas operacionais, ferramentas 
de busca na internet, correio eletrônico entre outros. 
Para que essas atividades possam fazer parte da rotina de uma 
secretária escolar, o ambiente precisa dispor de ferramentas básicas 
para tal manejo e interação. E esse não é o único impasse, precisa ter 
uma capacitação do pessoal da secretaria para o uso eficaz desses 
equipamentos e ferramentas.
A realidade de muitas escolas públicas no país não dispõe desse 
e de outros serviços, por faltar recursos ou gestão, nesse caso, quando 
falo dessa gestão é da gestão política, o poder executivo. Segundo dados 
do Censo Escolar 2018 divulgado pelo Instituto Nacional de Estudos e 
Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep) em 31 de janeiro. “O Brasil 
contava, em 2018, com 181.939 escolas de educação básica. Dessas, 
28.673 (15,8%) ofertavam o ensino médio”. (INEP, 2018).
O acesso aos recursos tecnológicos como: laboratório de 
informática, internet e internet banda larga nas escolas de ensino médio 
é maior do que a ofertada para o ensino fundamental. Esses recursos 
são localizados em mais de 60% das escolas em todas as dependências 
administrativas. No caso do acesso à internet as escolas municipais 
apresentam: 85,09%, as estaduais com: 93,05%. 
Mas será que isso garante a utilização do recurso? Dados do Censo 
Escolar computados pela organização, “Todos pela Educação” lembram 
Práticas de Secretaria Escolar42
que em muitas escolas públicas com laboratório os problemas de baixa 
conexão e equipamentos ultrapassados, ou sem manutenção atrapalham 
o uso da internet e de computadores. Esse problema é evidenciado pelos 
dados que a pesquisa traz em relação às respostas apresentadas pelos 
diretores das escolas.
Para você entender melhor sobre esses dados acesse os sites e 
veja as pesquisas. 
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento dos 
documentos no site: https://bit.ly/3jPJPme e https://bit.
ly/2F8RUTZ
O assunto sobre metodologias trabalhadas através do uso da 
internet ou equipamentos que garantam o acesso à educação veio à tona 
com mais força, pelo momento histórico o qual estamos passando. O Brasil 
do ano de dois mil e vinte, vivencia uma pandemia com consequências 
impactantes nos modelos de educação, onde novos conceitos são 
construídos como o do Ensino Remoto; ou Ensino Híbrido. 
Entretanto, aqui vamos falar sobre o conceito de tecnologia, esse 
já há muito é empregado e conhecido por todos. Escolhi o conceito 
apresentado por Pinto (2005), por se aproximar mais e estabelecer 
relações com o contexto educacional. 
O homem é um ser proposto a viver necessariamentena 
natureza. Apenas, o que se abrange por “natureza” em cada 
fase histórica corresponde a uma realidade diferente. Se no 
início era o mundo espontaneamente estabelecido, agora que 
o civilizado consegue cercar-se de produtos fabricados pela 
arte e pela ciência, serão estes que formarão para ele a nova 
“natureza” (PINTO, 2005, p. 37).
Para o autor o conceito de tecnologia perpassa por toda ação do 
homem em seu contato com os objetos, ou seja, da sua relação social de 
produção. Dessa maneira, a produção pode mudar a sua realidade através 
https://bit.ly/3jPJPme
https://bit.ly/2F8RUTZ
https://bit.ly/2F8RUTZ
Práticas de Secretaria Escolar 43
de recursos avançados. A tecnologia não está apenas nas máquinas, nos 
softwares, mas em todas as etapas do desenvolvimento humano.
Portanto, nenhum software ou sistema vivente no mercado atenderá 
de forma integral as necessidades da instituição, pois cada escola sendo 
pública ou privada tem suas particularidades e necessidades específicas. 
O que leva a escola a decidir por um sistema e tentar de forma progressiva 
incorporar seus documentos e funcionalidades sinalizando as suas 
peculiaridades. Assim, alcançar possíveis melhorias no sistema atual para 
aperfeiçoar as atividades desempenhadas de maneira proativa.
Para tanto, torna-se importante conhecer as tecnologias 
responsáveis pelo processo de obtenção de informação na instituição, 
para aprimorar seus conhecimentos. Sem dúvidas que a informática, 
quando pode ser utilizada facilita a vida de qualquer profissional. Além da 
contribuição estratégica, a informática, proporciona inovação no trabalho, 
tornando assim mais ágil e eficiente. 
Mas nada adianta esse avanço tecnológico se o profissional na sua 
gestão, não desenvolver a atenção para os laços de cooperação, que 
precisa estar presente em todo ambiente de trabalho. 
Figura 09: A cooperação faz a diferença
Fonte: @pixabay
https://pixabay.com/pt/illustrations/reuni%C3%A3o-coopera%C3%A7%C3%A3o-pessoal-1015591/
Práticas de Secretaria Escolar44
A partir da colaboração, e da utilização de recursos avançados, as 
escolas caminham para o progresso tecnológico. Nesse texto vou citar 
alguns dos exemplos de software/sistema de gestão escolar, mas existem 
muitos programas que na prática, é um sistema que faz o comando de 
todos os processos da escola: financeiro, contábil, recebimento, retenção 
entre outras tarefas que são indispensáveis para a gestão escolar. A 
mecanização assegura uma relação de todos os fatores do processo 
educacional, certificando uma gestão competente.
Outra ferramenta que pode estar interligada ou não com o sistema 
de gestão é a plataforma on-line, que pode ajudar no preenchimento 
dos diários, além de gerir o sistema de notas e frequências dos alunos. 
Mas, precisa atentar para a necessidade da preparação de manuais de 
procedimentos. 
Esses manuais viabilizam os processos, promove a agilidade e 
autonomia no atendimento. O que acaba refletindo no atendimento a pais, 
estudantes e professores facilitando o trabalho na secretaria escolar.
Elucidando um dos processos abraçados pela informatização na 
Secretaria Escolar é a matrícula online e a rematrícula online. No caso de 
matrícula online possibilita aos pais realizam a solicitação de vaga através 
do site da escola, o que está diretamente interligado ao sistema local, 
estando a vaga disponível a mesma é disponibilizada por um link que os 
pais recebem por e-mail e após preenchimento formalizam a matrícula na 
Secretaria com a documentação e pagamento. 
Isso no caso das escolas privadas, na escola pública esse sistema 
possibilita a organização das solicitações e o levantamento de vagas para 
ano/série em toda escola. Podendo assim, apresentar com antecedência 
as vagas disponíveis e evitar as longas filas no entorno da escola. No caso 
Práticas de Secretaria Escolar 45
da rematrícula o sistema deve gerar no ato da matrícula um contrato, que 
será apenas renovado através da assinatura de contrato virtual.
Figura 10: A informatização dos documentos
Fonte: @pixabay
Quanto aos processos informatizados de arquivamentos, esses 
deve ser realizado com a cautela de armazenar em arquivo de maneira 
digitalizada, criar arquivos e pastas que correspondem a cada processo 
do arquivismo escolar. A preocupação nesse modelo informatizado 
está nos cuidados com o armazenamento e com a frequência que são 
realizados os backups. Ou até mesmo, em investir em um HD externo para 
concretizar os processos de segurança. Isso acontece, porque no arquivo 
escolar temos documentos que não podem ser extraviados ou perdidos. 
Devido a sua importância e as leis que os amparam. 
REFLITA:
Elaboramos documentos e mais documentos. E necessitamos 
armazená-los de alguma forma, sabemos que nesses 
documentos encontram-se informações valiosas. E como fazer 
isso? Como você guarda seus documentos pessoais, tais como: 
título de eleitor, passaporte, diplomas, certidões, entre outros?
Alguns dos documentos elaborados na secretaria escolar são 
criados, modificados e visualizados diariamente. No entanto, eles são a 
https://pixabay.com/pt/vectors/laptop-conhecimento-informa%C3%A7%C3%B5es-1723059/Acesso%20em:06
Práticas de Secretaria Escolar46
base para a comunicação entre as pessoas e possuem um valor histórico 
e pessoal.
Portanto, de acordo com a cláusula 4.2.4 da ISO 9000:2008, sobre 
o controle de registros dos documentos, a instituição deve constituir um 
procedimento documentado para determinar os controles necessários 
para a identificação, o armazenamento, a recuperação e a disposição 
dos registros. Os registros precisam conservar-se legíveis, prontamente 
identificáveis e restauráveis.
Ao passo que, alguns documentos precisam ser guardados por um 
determinado período de tempo, de acordo com a legislação específica, 
outros já nascem eletrônicos. No entanto, um gerenciamento impróprio 
provoca cópias desnecessárias, e consequentemente a má utilização de 
espaço em disco, além de custos demasiados para a escola.
Outro programa que pode ser aplicado no ambiente da secretaria 
é gerenciamento eletrônico de documentos, o GED, que consiste em um 
conjunto de módulos de sistemas interligados que permite a instituição 
organizar seus documentos de maneira física ou digital e armazená-
los com segurança, além de promover a interligação entre os dados 
armazenados. 
Para Koch (1998, p. 22-23), esse programa representa a totalidade 
de todas as tecnologias que miram administrar informações de forma 
eletrônica, frisando, não ser necessário que os documentos estejam 
em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes seja 
concretizado com o uso destas tecnologias. Portanto, o GED dirige o ciclo 
de vida das informações, desde a sua criação até seu arquivamento. 
Mas o software possui um custo e para ser utilizado precisa 
ser provido por uma empresa especializada na área de Tecnologia 
da Informação, e possuir algumas características como flexibilidade, 
customização e funcionalidade. Outra característica importante é 
Práticas de Secretaria Escolar 47
averiguar se ele é compatível com outros sistemas, para que o usuário 
consiga utilizá-lo sem necessitar da utilização de softwares em paralelo.
Assim como todo software precisa ter uma capacitação dos 
profissionais para a sua utilização com propriedade e eficiência, o que 
demanda tempo e ajustes nas rotinas de trabalho. 
Faço essa observação porque é fundamental que todos os 
secretários saibam utilizar o sistema, dentro da realidade da escola pública, 
onde muitos que ocupam essa função são professores já com alguma 
comorbidade em consequência da idade e por isso são readaptados de 
função, muitos não sabem nem ligar um computador. Mas os desafios 
surgem para ser sanados. 
NOTA:
Para saber mais sobre software, sua funcionalidade leia 
o trabalho de conclusão de curso intitulado: ESTUDO DO 
GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 
NO ÂMBITOORGANIZACIONAL. Disponível em: https://bit.
ly/35a2FQO
A lei de Nº 12.682 de 9 de julho de 2012, que apronta sobre a 
preparação e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, 
quando entrou em vigor teve três dois seus artigos vetados, mas 
atualmente por força de vários decretos a lei estabelece a técnica e os 
requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim 
de que, os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais 
dos documentos originais. 
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que modificou a Lei 
12.682, ainda estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização 
de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos 
digitalizados causem os mesmos efeitos legais dos documentos originais 
conforme as diretrizes: Regras gerais de digitalização; Requisitos na 
digitalização que envolva entidades públicas e privadas; Desnecessidade 
da digitalização; Responsabilidade pela digitalização; Manutenção dos 
documentos digitalizados e Preservação de documento digitalizados 
https://bit.ly/35a2FQO
https://bit.ly/35a2FQO
Práticas de Secretaria Escolar48
e entes públicos. Cada item descrito possui seus artigos referindo as 
orientações dispostas na lei. 
NOTA:
Recomendo que faça a leitura do Decreto na integra e 
aprofunde seus conhecimentos sobre a regulamentação 
para esses documentos. Acesse: https://bit.ly/331dwtH
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que a informatização dos documentos na secretaria escolar 
fomenta, agiliza e otimiza os trabalhos nesse ambiente. 
Muitos recursos tecnológicos surgem a todo momento 
e cabe a escola a escolha sobre qual programa pode se 
adaptar as suas necessidades. Pontos como a capacitação 
ou treinamento dos profissionais são de fundamental 
importância, assim como a elaboração de Manuais para 
melhor orientar na implantação dos programas. Outro 
aspecto, com relação as expectativas para a informatização 
das secretarias em todo país. Essa ação em algumas regiões 
apresenta-se como utópica, por ser necessários recursos 
financeiros oriundos das gestões administradas pelo 
poder executivo: Estados e municípios. Mas em algumas 
regiões ou em escolas da rede privada, os softwares já 
são uma realidade, que facilita a comunicação entre toda 
comunidade escolar. Aqui no texto foram apresentados 
alguns desses programas como o GED- Gerenciamento 
eletrônico de documentos e suas ferramentas para interligar 
as informações, documentos e conservação dos arquivos 
escolares. Para a utilização dos documentos no âmbito 
eletrônico precisamos conhecer a lei 12.682 de 9 de julho de 
2012, e seus Decretos, que regulamentam essa prática.
https://bit.ly/331dwtH
Práticas de Secretaria Escolar 49
REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei n. º 5.692, de 11 de agosto de 1971. Fixa Diretrizes e Bases para 
o ensino de 1º e 2º graus, e dá outras providências.
INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDOS E PESQUISAS EDUCACIONAIS 
ANÍSIO TEIXEIRA. Censo da Educação Básica: Sinopse Estatística da 
Educação Básica – 2018. Disponível em:< http://www.inep.gov.br/superior/
censosuperior/sinopse/default.asp>. Acesso em agosto de 2020.
 LEI nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996. 
Lei Nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o 
arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Brasília, 9 jul. 
2012; 191o da Independência e 124o da República.
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019- 2022/2020/Decreto/D10278.htm. 
Acesso em: 30 jul. 2020.
Conselho Estadual de Educação. Fixa normas para autorização e 
encerramento de funcionamento de instituições de ensino presencial 
da Educação Básica, em todos os níveis e modalidades, e dá outras 
providências. Deliberação CEE nº 316, de 30 de março de 2010.
Conselho Nacional de Educação. Normas para simplificação dos registros 
e do arquivamento de documentos escolares. Parecer CNE/CP nº 16, de 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-
Práticas de Secretaria Escolar50
4 de novembro de 1997. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, 
Brasília, DF, 22 nov. 1997.
BORGES, E.; MEDEIROS, C. Comprometimento e ética profissional: um 
estudo de suas relações juntos aos contabilistas. Revista Contabilidade & 
Finanças, USP, São Paulo, n. 44, p. 60-71, mai./ago., 2007. Disponível em:
<http://www.scielo.br/pdf/rcf/v18n44/a06v1844.pdf>. Acesso em: 30 jul. 
2020.
CENADEM. Centro Nacional de Desenvolvimento de Gerenciamento da 
Informação. São Paulo. Disponível em: <http://www.cenadem.com.br>. 
Acesso em 15 de jul. de 2020. 
KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos – GED. São 
Paulo: Cenadem, 1998.
SAUSSURE, Ferdinand de, 1857-1913. Curso de linguística geral Ferdinand 
de Saussure; organizado por Charles Baliy, Albert Sechehaye ; com a 
colaboração de Albert Riedlinger ; prefácio da edição brasileira Isaac 
Nicolau Salum ; tradução de Antônio Chelini, José Paulo Paes, Izidoro 
Blikstein. -27. Ed. - São Paulo: Cultrix, 2006.
SOUSA, Rosineide Magalhães de. Técnicas de redação e arquivo. Brasília: 
Universidade de Brasília, 2007.
PINTO, Á. V. O conceito de tecnologia. vol. 1. Rio de Janeiro: Contraponto, 
2005.
PORTAL. Leis Municipais. Disponível em: <https://leismunicipais.com.br/>. 
Acesso em: 10 de ago. 2020.
PORTAL. Todos pela Educação. Disponível em: <https://www.
todospelaeducacao.org.br/ >. Acesso em: 04 de agosto de 2020.
UFPR. ESTUDO DO GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE 
DOCUMENTOS NO ÂMBITO ORGANIZACIONAL. Disponível em: <https://
www.acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/48210/TCC%20-%20
Rodrigo%20Jose%20Setti.pdf?sequence=1>. Acesso em: 06 de ago. de 
2020.
https://leismunicipais.com.br/
https://www.todospelaeducacao.org.br/
https://www.todospelaeducacao.org.br/
https://www.acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/48210/TCC%20-%20Rodrigo%20Jose%20Setti.pdf?sequence=1
https://www.acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/48210/TCC%20-%20Rodrigo%20Jose%20Setti.pdf?sequence=1
https://www.acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/48210/TCC%20-%20Rodrigo%20Jose%20Setti.pdf?sequence=1
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Livro Didático Digital
Unidade 4
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Francineide Rodrigues Passos Rocha
Práticas de 
Secretaria Escolar
Diretor Executivo 
DAVID LIRA STEPHEN BARROS
Gerente Editorial 
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA
Projeto Gráfico 
TIAGO DA ROCHA
Autora 
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA
A AUTORA
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha. Sou 
graduada em Pedagogia, com uma experiência na área da Educação 
Básica e superior, possuo especialização em Psicopedagogia Institucional 
e sou Mestra em Educação. Trabalho na área da Educação a mais de 15 
anos, perpassei da Educação Infantil ao Ensino Superior. Atualmente 
sou Orientadora Educacional da rede municipal de ensino, concursada 
na Prefeitura Municipal de Santa Rita- PB. Como professora lecionei na 
Fundação Bradesco e na Universidade Federal da Paraíba como Tutora 
à distância, atuei como professora pesquisadora na Coorientação de 
trabalhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Faculdade 
Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir minha 
experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. 
Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de 
autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase 
de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez 
que:
INTRODUÇÃO:
para o início do 
desenvolvimento de 
uma nova compe-
tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade 
de se apresentar umnovo conceito;
NOTA:
quando forem 
necessários obser-
vações ou comple-
mentações para o 
seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações 
escritas tiveram que 
ser priorizadas para 
você;
EXPLICANDO 
MELHOR: 
algo precisa ser 
melhor explicado ou 
detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e 
indagações lúdicas 
sobre o tema em 
estudo, se forem 
necessárias;
SAIBA MAIS: 
textos, referências 
bibliográficas e links 
para aprofundamen-
to do seu conheci-
mento;
REFLITA:
se houver a neces-
sidade de chamar a 
atenção sobre algo 
a ser refletido ou dis-
cutido sobre;
ACESSE: 
se for preciso aces-
sar um ou mais sites 
para fazer download, 
assistir vídeos, ler 
textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso 
se fazer um resumo 
acumulativo das últi-
mas abordagens;
ATIVIDADES: 
quando alguma 
atividade de au-
toaprendizagem for 
aplicada;
TESTANDO:
quando o desen-
volvimento de uma 
competência for 
concluído e questões 
forem explicadas;
SUMÁRIO
Técnicas e formas de acesso à legislação educacional ............ 10
Procedimentos legais exigidos pelos órgãos reguladores .......20
Documentos e procedimentos oficiais para o ensino superior 30
Documentos e procedimentos oficiais na educação básica ....39
Práticas de Secretaria Escolar 7
LIVRO DIDÁTICO DIGITAL
UNIDADE
04
Práticas de Secretaria Escolar8
INTRODUÇÃO
Você sabia que a escola é um espaço de construção, não apenas 
de aprendizagem, mas um espaço onde são desenvolvidas inúmeras 
habilidades, através da convivência com o outro. Um ambiente com 
muitas representações e subjetividades. Imagina a convivência nesse 
espaço sem regras, normas e até mesmo Leis? Pois bem, num Estado 
democrático, as leis vêm afiançar a igualdade dos direitos. Perante a 
lei, todos são iguais, têm os mesmos direitos e deveres como cidadãos. 
Entretanto, a simples presença de legislações não assegura direitos. São 
necessários o conhecimento e compreensão de seus sentidos e funções, 
que estabelecem organização pessoal para cumprimento apropriado das 
resoluções e mobilização do coletivo de profissionais da comunidade 
escolar. A cidadania concerne muito mais do que conhecer e aceitar as 
leis. A cidadania demanda tomada de posturas propositivas, no sentido 
de melhoria da legislação não apenas a educativa, mas possibilita a 
prevenção de fatores resultantes de diferenças entre os indivíduos, de 
qualquer natureza, interviessem na execução da legislação e na garantia 
de direitos. O acesso e o conhecimento da legislação educacional 
propiciam o melhor desempenho nas atividades desenvolvidas pelo 
secretário escolar. Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai 
mergulhar neste universo!
Práticas de Secretaria Escolar 9
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 4. Nosso objetivo é auxiliar 
você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o 
término desta etapa de estudos:
1. Identificar os principais meios e técnicas de acesso à legislação 
educacional;
2. Entender a função da secretaria escolar dentro do contexto legal 
do sistema nacional de ensino, compreendendo a relação entre os níveis 
de poderes federal, estadual e municipal no que concerne à jurisdição 
normativa, fiscal e de licenciamento;
3. Compreender o papel do Ministério da Educação no contexto dos 
procedimentos e documentação escolar no ensino superior;
4. Entender o papel da Secretaria Estadual de Educação como órgão 
regulador direto da educação básica, compreendendo suas exigências 
documentais e de procedimentos no que concerne à secretaria escolar.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao 
conhecimento? Ao trabalho! Avante navegante, o cume da montanha nos 
aguarda para a contemplação dos horizontes de nossas conquistas! 
Práticas de Secretaria Escolar10
Técnicas e formas de acesso à legislação 
educacional 
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de identificar 
os principais meios e técnicas de acesso à legislação 
educacional. Isto será fundamental para o exercício de 
sua profissão. E então? Motivado para desenvolver esta 
competência? Então vamos lá. Avante!.
A educação brasileira contempla um regulamento pautado em 
políticas públicas e no conjunto de leis conhecido como legislação 
educacional, esse repertório possui duas espécies de natureza: uma 
reguladora e outra regulamentadora.
Portanto, para desempenhar determinados cargos públicos o 
servidor precisa ter o conhecimento dessas normas que regulamentam, 
não só a sua profissão, mas todo o complexo universo a qual está inserido. 
Logo, a legislação é reguladora quando discorre através de leis, 
sejam federais, estaduais ou municipais. Quando pensamos na legislação 
regulamentadora em sua natureza trata de instruir normas sobre a 
execução da lei, adotando os encaminhamentos pertinentes para o 
funcionamento dos serviços educacionais.
Em razão da natureza regulamentadora da legislação educacional 
trazemos os decretos presidenciais, as portarias ministeriais e 
interministeriais, as decisões e processos dos Órgãos do Ministério 
da Educação, como o Conselho Nacional da Educação ou o Fundo de 
Desenvolvimento da Educação, que apresenta como devem ser as 
regras ou dos parâmetros legais contidos no processo de estruturação da 
educação nacional sem, no entanto, constituir princípios.
Para Martins (2002, p. 02), a legislação da educação pode ser 
estimada como o corpo ou conjunto de leis referentes à educação, seja 
ela literalmente voltada ao ensino ou às questões relativas ao âmbito 
educacional como, por exemplo, a profissão de orientador/supervisor 
Práticas de Secretaria Escolar 11
escolar, a democratização do ensino ou como devem ser as mensalidades 
escolares.
Dessa forma, para conhecermos as leis que regulamentam a 
educação brasileira precisamos entender seus diferentes contextos: 
histórico, cultural e social da educação. Pois a educação brasileira 
na atualidade é profundamente influenciada por embates culturais, 
diversidades e desigualdades sociais. Os contrastes culturais acontecem 
em razão das características de cada região brasileira, que são refletidas 
inteiramente na educação nacional e no modo pela qual ela se desenvolve. 
Apesar das discrepâncias entre esses aspectos, a educação brasileira no 
âmbito da legislação é uma só, ou seja, é pensada e regulamentada para 
suprir as necessidades normativas de todas as regiões brasileiras.
A existência de níveis de ensino, nos termos da Constituição Federal, 
e na LDB, torna possível, conceitualmente falar em legislação do ensino 
fundamental, legislação do ensino médio, legislação do ensino superior 
e legislação da pós-graduação. Outras normativas completam essa 
legislação como: Plano Nacional de Educação (PNE), e a Base Nacional 
Comum Curricular.
A legislação educacional hoje em dia é a única forma de 
Direito Educacional que identificamos e vivenciamos para garantir o 
funcionamento da educação brasileira, tendo como referência o processo 
legislativo determinado no artigo 59 da Constituição Federal que abrange: 
retificações à Constituição; leis complementares; leis ordinárias; leis 
delegadas; medidas provisórias; decretos legislativos; resoluções e 
portarias.
Práticas de Secretaria Escolar12
Figura 1: A importância da legislação
Fonte: @pixabay
Que tal conhecer mais sobre a nossa Constituição? Você sabia que 
a Constituição é considerada por juristas a certidão de nascimento de 
uma nação. No Brasil, foram construídas outras Constituições, mas você 
sabe como foi concretizado o tratamento à educação nas suas diversas 
versões?
Este é o ponto à qual vamos dialogar um pouco, ressaltar os 
contextos nos quais se deparam os debates e as concepções de 
educação defendidas e acatadas. É bom lembrar que o Brasil teve seus 
ideais defendidos pelos seus governantes, e não pelo povo.
Um pouco de História faz bem à memória. É sabido, que os 
interesses da elite lusitana residente no Brasil colôniaforam conservados, 
bem como os dos grandes latifundiários. Toda estrutura administrativa 
brasileira manteve-se fiel ao sistema monárquico, com um imperador filho 
do rei de Portugal, e a estrutura social oligárquica amparada no trabalho 
escravo e no latifúndio. 
Entretanto, em um cenário bem próximo desses interesses surgem 
os processos de independência, a constituinte de 1824, encarregada de 
elaborar a primeira carta constitucional brasileira, viveu o embate pelo 
Práticas de Secretaria Escolar 13
poder no Brasil independente, contendo 179 artigos, é considerada pelos 
historiadores como uma imposição do imperador.
Portanto, podemos analisar esse cenário em dois lados distintos. 
O lado blindado pelos monarquistas defensores do poder imperial e de 
seus interesses pessoais, da manutenção das relações coloniais com 
Portugal. O outro, apesar não declaradamente republicanos, mas aqueles 
que esperavam, por meio da Constituição, limitar os poderes imperiais e 
os privilégios de que possuíam os lusitanos em território brasileiro.
Dessa forma, o que foi resolvido sobre à educação, com os liberais, 
que defendiam a instrução pública como fator de desenvolvimento das 
nações, influenciaram na definição da educação primária gratuita como 
direito de todos os cidadãos.
Mas o outro lado, que estava em defesa dos interesses do Império 
do Brasil, entendiam o Brasil como uma monarquia centralista, e apenas 
deixou para a educação a cidadania aos homens livres, excluindo do direito 
à educação as mulheres e os escravos. E estabeleceram a educação de 
maneira uniforme sob o controle central do Estado. 
Mas as discussões sobre a educação brasileira apenas começavam, 
na Constituição, que foi considerada a que mais tempo se firmou no país. 
Agora vamos ver como ficou a educação no período republicano de 1891.
A legislação para a educação básica ficou a cargo do governo 
federal, fincada nos valores do movimento centralizador positivista. 
O que resultou no golpe militar da Proclamação da República. Para 
(FÁVERO, 2005), os republicanos levaram os ideais liberais de contração 
dos poderes estatais, que culminavam com a defesa dos interesses das 
oligarquias regionais.
Apesar das ideias liberais, durante anos a educação ficou a cargo 
dos interesses e dos jogos políticos, nos quais as classes populares não 
tinham representatividade, nem poder para debater e reivindicar seus 
direitos. Se parar para pensar pouca coisa mudou quando falamos dos 
interesses políticos com relação à educação.
Práticas de Secretaria Escolar14
REFLITA:
Agora que você já está conhecendo um pouco dessa 
legislação, e quanto é fundamental esse conhecimento. A 
partir das informações descritas. Reflita sobre importância 
de termos políticas públicas voltadas à educação, e como 
a legislação educacional poderá embasar a formulação das 
mesmas. Pense a partir da Constituição, que está em vigor 
em nosso país.
O legado da constituição de 1891, abriu caminho para a iniciativa 
privada no setor educacional quando, de maneira arguciosa, prenunciaram 
a possibilidade de existência de outros agentes da educação, que não o 
Estado. Podemos constatar nos seus artigos: artigo 35 e no § 2º do art. 72.
Figura 2: A constituição
Fonte: @pixabay
Mas com a chegada do século XX, muitas mudanças ocorreram, no 
âmbito social, econômico e político. Com tudo, mais uma vez, as mudanças 
abraçaram a educação, os ares da Semana da Arte, as manifestações por 
mais direitos civis e políticos, até chegarmos na década de 1930.
O que vai precisamente nos interessar foram as conquistas em 1932, 
com o “Manifesto dos Pioneiros”, que defendia princípios e fundamentações 
Práticas de Secretaria Escolar 15
de uma educação mais moderna, que favorecia o debate, a descoberta, a 
ciência e a maior interação entre a escola e a sociedade. 
Pautados no movimento da Escola Nova, inspirada nas ideias norte-
americana, de orientação abertamente liberal, que ancorava no Brasil 
colocando a educação escolar na pauta das discussões sociais, políticas 
e econômicas.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
dos documentos: O MANIFESTO DOS PIONEIROS DA 
EDUCAÇÃO NOVA (1932) ver site: https://bit.ly/2Zko8Dc. 
Acesso em: 11 de agosto de 2020.
A União passava a ser instância responsável pela definição das 
diretrizes de um plano nacional para a educação, que seria organizado 
pelo Conselho Nacional de Educação. Aos estados caberia apenas a 
complementação legal necessária ao atendimento às suas peculiaridades 
que, por estarem vinculadas ao contexto local, escapavam à regra geral.
Na quarta constituição, a de 1937, Getúlio revoga a Constituição de 
1934, sob a marca da ditadura do Estado Novo, além da supressão de 
direitos civis garantidos constitucionalmente em 1934, sobre o que ficou 
à educação, de significativo, apenas o estabelecimento da cobrança da 
caixa escolar àqueles que não comprovassem estado de pobreza. O que 
também estava disposto nas Reformas do ensino e suas legislações em 
todo país. 
Em 1946, a constituição conservou a linha liberal e progrediu. 
Recuperou os direitos civis retirados em 1937 e, em relação à educação, 
trouxe avanços da Constituição de 1934, descentralizando a organização 
escolar, ao institucionalizar os sistemas de educação e recriar os Conselhos 
de Educação com funções normativas. 
Passamos para a constituição de 1967, apesar de organizada em 
plena ditadura militar, caracterizada pelo centralismo das decisões e do 
https://bit.ly/2Zko8Dc
Práticas de Secretaria Escolar16
aperfeiçoamento dos princípios tecnicistas, pouco alterou em relação ao 
que estava estabelecido pelas Constituições de 1934 e 1946.
Portanto, o período do regime militar e sua influência no campo da 
educação, durante a égide da Constituição Militar de 1967. A legislação 
educacional, sofreu profundas reformas: em 1968, a Lei 5.540 de 1968 
requereu reformas no ensino superior e, em 1971, a Lei 5.692 remodelou 
a organização da educação básica, ajustando o ensino de 1º Grau para 
as crianças de sete a catorze anos e constituindo o ensino de 2º Grau 
profissionalizante para todos os brasileiros.
Enfim chegamos na constituição cidadã, promulgada em 1988, nos 
artigos 6º, 205, 206 e 208, que estabelecer a educação como um direito 
social de todos e dever do Estado, e de responsabilidade da família.
Dessa forma, a educação escolar adota a mesma importância que 
o trabalho, a saúde, o lazer, a segurança e outros direitos de natureza 
constitucional à vida em sociedade e à prevenção da saúde mental. E a 
repartição das obrigações educacionais entre o Estado e a família resulta 
na parceria de ambos no processo educativo. 
Para que possamos entender as técnicas e ter acesso a legislação, 
precisamos compreender todo seu processo histórico de construção 
dessa legislação, aqui fizemos um breve relato histórico, com as nuances 
do surgimento das Constituições brasileiras. 
EXPLICANDO MELHOR:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso 
à seguinte fonte de consulta e aprofundamento sobre a 
Constituição brasileira: https://bit.ly/2ZjoD06. Acesso em: 
11 de agosto de 2020.
Dessa forma, não podemos deixar de dialogar sobre a Lei de 
Diretrizes e Base da Educação Nacional. Essa surgiu através das 
reivindicações dos Pioneiros da Educação, sua essência tem ares liberais. 
Nesse documento iremos nos concentrar para entendermos melhor a 
legislação educacional brasileira.
http://https://bit.ly/2ZjoD06
Práticas de Secretaria Escolar 17
Entretanto, as leis de diretrizes da educação publicadas no Brasil, 
desde a primeira, de 1961, até a atual, Lei 9.394 de 1996 e mesmo a Lei 
5.692, de 1971, em plena ditadura, desenha como regulamentadoras 
da educação recomendada constitucionalmente em alguns momentos 
até reeditando o texto constitucional. Mas assinalar-se por marcos de 
progressos, mesmoque pequenos, na disposição desta educação 
nacional.
Assim, nesta reflexão sobre a educação brasileira, vamos dialogar 
sobre as diretrizes e bases da educação como instrumento de trabalho 
dos profissionais dos setores administrativos da escola, por se tratar da 
legislação, de maior impacto no trabalho cotidiano desses profissionais.
Quais capítulos e artigos, você acredita que podem fazer a 
diferença para o secretário escolar? Quando falamos de LDB, partimos do 
pressuposto do que convém a Educação Básica. Pois entendemos que 
todos os capítulos, artigos e incisos são importantes para educação.
Diante disso, a educação brasileira, pela LDB 9.394/96, incidiu a 
organizar-se em dois níveis, o básico e o superior (art. 22). A educação 
básica envolve a educação infantil, que atende em creches às crianças 
de 0 a 3 anos de idade e na pré-escola, às de 4 e 5 anos (Arts. 29 e 30). 
O ensino fundamental, com nove anos de duração (art. 32), consente às 
crianças a partir de 6 anos (art. 32). E o ensino médio, última etapa da 
educação básica, com três anos de duração, quando não ocorre distorção 
idade/série a matrícula ocorre entre 14 a 18 anos.
Não podemos deixar de falar quanto à estrutura, o ensino médio, 
com a edição dos decretos 2.208/97, que ajusta a educação profissional, e 
5.154/04, que institui a modalidade de ensino médio integrado à educação 
profissional técnica de nível médio, que sofreu alterações significativas. 
Um ponto positivo para a aprendizagem na LDB, que fazer jus 
a atenção, é, sem dúvida, a organização apresentada às escolas da 
educação básica. Pelo art. 23, elas podem ser estruturadas em séries 
anuais; em semestres; ciclos; períodos de estudos alternados; grupos não 
seriados; enturmados por faixa etária; por competências demonstradas 
pelos alunos; ou por outros critérios. 
Práticas de Secretaria Escolar18
Contudo, o parâmetro de organização passa a ser a importância 
do processo de aprendizagem. Essa ressalva, que em leis anteriores se 
aplicava ao ensino de línguas estrangeiras, deve agora ser colocada para 
todas as etapas, modalidades e componentes curriculares da educação 
básica.
Portanto, destacamos a importância do diálogo entre professores e 
secretaria escolar, que muitas vezes corre o risco de engessar os tempos 
e espaços da escola em rituais burocráticos. 
Quanto aos cursos da educação superior é composto em 
graduações (licenciatura, bacharelado e tecnológico) e pós-graduações, 
lato sensu (aperfeiçoamento e especialização) e stricto sensu (mestrado 
e doutorado), bem como em cursos de extensão e sequenciais, descritos 
no art. 44 da Lei, tendo os últimos como pré-requisito a certificação do 
ensino médio.
 No ano 2019 tivemos quatro leis que alteraram a LDB, foram essas: 
Lei nº 13.796, de 3 de janeiro de 2019, que alterou aplicação de provas e 
à frequência a aulas realizadas em dia de guarda religiosa; Lei nº 13.803, 
de 10 de janeiro de 2019, que alterou a notificação de faltas escolares ao 
Conselho Tutelar quando superiores a 30% (trinta por cento) do percentual 
lícito em lei, antes era de 50%(cinquenta por cento); Lei nº 13.826, de 
13 de maio de 2019 que alterou a publicação de resultado de processo 
seletivo de acesso a cursos superiores de graduação; Lei nº 13.868, de 3 
de setembro de 2019, que alterou disposições relativas às universidades 
comunitárias. 
Outro documento importante é Plano Nacional de Educação. 
Podemos afirmar que um Plano Nacional de Educação – PNE tem como 
objetivo a coordenação racional, lógica e eficaz do universo de ações. 
Pensado na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional, o PNE 
estabelece como mecanismo mediador entre a lei maior da educação a 
LDB e a concretização das metas necessárias para compor um sistema 
nacional de educação que certifique a todos os brasileiros um ensino de 
qualidade dirigido por relações democráticas. 
Práticas de Secretaria Escolar 19
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu 
mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de 
que você realmente entendeu o tema de estudo deste 
capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter 
aprendido que as técnicas e o acesso a legislação, resulta 
no conhecimento dos processos históricos de construção 
dessa legislação, aqui fizemos um breve relato, com as 
nuances do surgimento das Constituições brasileiras, os 
principais artigos da Lei de Diretrizes e Base da Educação, 
e apresentamos alguns pontos que são necessários na 
construção dessa legislação, como alguns decretos e leis 
que alteram o sistema de ensino. Entretanto, o processo 
de elaboração da legislação educacional brasileira tem 
se caracterizado pelos interesses políticos o que não 
apresenta melhorias na educação. Por outro lado, setores 
da sociedade civil, concebendo forças por ideias que 
democratizam o Estado para que esse possa empenhar-se 
no financiamento da educação pública de qualidade. 
Práticas de Secretaria Escolar20
Procedimentos legais exigidos pelos 
órgãos reguladores
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de entender a 
função da secretaria escolar dentro do contexto legal do 
sistema nacional de ensino, compreendendo a relação entre 
os níveis de poderes federal, estadual e municipal no que 
concerne à jurisdição normativa, fiscal e de licenciamento. 
Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. 
E então? Motivado para desenvolver esta competência? 
Então vamos lá. Avante!
Quando falamos de leis vem logo à mente direitos, mas será 
que para ter seus direitos garantidos é necessário apenas conhecer as 
leis? Partimos do contexto da escola, é prática nas turmas do Ensino 
Fundamental – anos iniciais, as professoras construírem com os alunos 
uma lista de regras de convivência, regras essas também chamadas de 
combinados da turma.
Para o bom convívio social, entre as crianças as regras são como 
leis, e quando não cumpridas gera algumas punições ou sanções, que 
também são combinadas entre todos. Construir as regras do viver bem, é 
também edificar direitos e deveres, e assim, logo cedo as crianças passam 
a ter doses de cidadania. 
Portanto, com as leis constitucionais o processo é diferente e mais 
complexo, mas do mesmo modo, pode ser constituído pelo clamor da 
população, através das cobranças realizadas ao poder legislativo. Uma 
coisa é certa, para que os nossos direitos sejam respeitados a comunidade 
precisa de organização e ação. Vamos conhecer um pouco sobre a égide 
que abraça as nossas leis educacionais. 
A legislação educacional apresenta-se em vários níveis da 
organização jurídica nacional. Os níveis constitucionais estão distribuídos 
em nível de lei ordinária, lei complementar e em outros níveis normativos 
Práticas de Secretaria Escolar 21
não legislativos, mas que, de acordo com artigo 59 da Constituição 
Federal agregam o processo legislativo.
Entretanto, as normas disciplinadoras e regulamentadoras da 
educação brasileira podem ser puramente desorganizada sendo 
necessário o aparecimento de uma parte especializada do direito com 
a função de estruturar essa legislação educacional proporcionando 
coerência e eficácia na sua aplicação.
Dessa forma, FERRAZ (1983, p. 31), conceitua essa parte do Direito 
Educacional como uma “coleção de normas e de princípios jurídicos 
regulamentadores da atividade educacional concebidas pelo Estado e 
pelas pessoas e entidades particulares, por eles permitidas e fiscalizadas”. 
Portanto, o Direito Educacional é um conjunto de normas e 
princípios que normatizam o comportamento humano unificado e relativo 
ao fato social educacional. Para isso, o ensino precisa está direcionado à 
educação formal, ofertada em instituições formais de ensino, nas suas 
distintas categorias administrativas: públicas ou privadas.
Para entendermos melhor a relação das jurisdições entre Estado 
e Educação, é pertinente entender a definição de competências e 
incumbênciasdos entes federativos, inclusive, para compreender o 
reordenamento do Estado Federal brasileiro que reconhece a União, os 
Estados, os Municípios e o Distrito Federal como entes federativos.
Quanto mais consideramos juridicamente as normas legais 
referentes à educação, mais motivamos o grau de responsabilidade social 
das entidades intergovernamentais e sua competência de produção ou 
criação legislativa.
Portanto, a Constituição, quando discorre sobre os membros 
da Federação, anteviu duas espécies de jurisdições para legislar: a 
União tem competência privativa e concorrente; os Estados e o Distrito 
Federal têm competência concorrente e suplementar; e os Municípios 
têm competência para legislar sobre assuntos de instância local e para 
assessorar a legislação federal e estadual.
Podemos ver essa normativa a partir da Constituição Federal de 
1988, que alterou intensamente o sistema de competências educacionais 
Práticas de Secretaria Escolar22
em mais de vinte artigos. Determinou que, a legislação educacional pode 
ser estabelecida nas três esferas federativas: federal, estadual, distrital 
e municipal. Assim, a compreensão sobre educação não permaneceu 
somente na autoridade da União.
Figura 3: Os poderes federativos e a educação
Fonte: @pixabay
As jurisdições educacionais são divididas entre a União, os Estados 
e os Municípios. Os Estados têm competência sem que se necessite 
provar que o assunto é de interesse estadual ou regional. Os Municípios 
precisam proferir sua competência suplementar (art. 30, II, da CF), onde 
essa suplementariedade é o que cabe, o que deve ser feito, como 
apresenta o inciso I do mesmo artigo 30, sobre a competência natural 
dos Municípios de legislar sobre assuntos de instância local. Os Estados 
só depararão com barreiras para legislar em matéria educacional, quando 
houver ou chegar a existir norma geral federal.
Neste caso, precisam proferir suas legislações com a legislação 
particular da União. Conforme o artigo 24, § 2º da Constituição Federal 
“a competência da União para ordenar sobre normas gerais não afasta a 
jurisdição suplementar dos Estados”. Suplemento é o que provê, isto é, 
Práticas de Secretaria Escolar 23
revela a ação e efeito de prover ou de completar o que falta em alguma 
ocorrência para que apareça perfeita. 
No conceito jurídico, segundo Silva (1990), as leis supletivas são 
as normas jurídicas literatas para que provejam a vontade das pessoas, 
quando não a expressam ou a apresentam incompletamente.
Portanto, não se suplementa a legislação que não existe. Dessa 
forma, não se suplementa uma regra jurídica meramente pela aspiração 
dos Estados questionarem diante da legislação federal. A capacidade 
suplementaria está acondicionada à necessidade de aprimorar a 
legislação federal ou diante da comprovação de que existem lacunas ou 
deficiências na norma geral federal.
Para entender melhor o § 4º do artigo 211, da constituição constitui 
que na organização de seus sistemas de ensino, a União, os Estados, o 
Distrito Federal e os Municípios resolverão formas de cooperação, de 
modo a assegurar a universalização do ensino obrigatório. As jurisdições 
dos Estados e dos Municípios apenas a Constituição Federal pode 
constituir.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
dos documentos: O direito à educação e as competências 
dos entes federados no Brasil: complexidade, pouca 
colaboração, baixa coordenação. Disponível em: https://bit.
ly/3m6oWFq. Acesso em: 11 de agosto de 2020.
Diante disso, as Leis infraconstitucionais não podem partilhar ou 
conferir competências, a não ser que a própria Constituição Federal 
tenha previsto como o fez claramente no parágrafo único do artigo 22 ao 
constituir que “Lei complementar poderá permitir os Estados a legislar 
sobre questões características das matérias relacionadas neste artigo”.
O artigo 23 do texto constitucional estabelece a competência 
comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. 
Em relação à educação temos os incisos: V – Proporcionar os meios de 
https://bit.ly/3m6oWFq
https://bit.ly/3m6oWFq
Práticas de Secretaria Escolar24
acesso à cultura, à educação e à ciência; XII – constituir e inserir política de 
educação para a segurança do trânsito. Este artigo deve ser abarcado em 
consenso com o artigo 18 da Constituição Federal no qual está instituído 
que “a organização político-administrativa da República Federativa do 
Brasil abarca a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, todos 
independentes, nos termos desta Constituição”.
Figura 4: A autonomia entre os poderes]]
Fonte: @pixabay 
A autonomia não significa desavença dos entes federativos. Também 
não deve causar conflitos e dispersão de esforços. Mas a autonomia deve 
ensejar que o Município tenha ou possa ter sistemas de desempenho 
administrativo diferentes aos vigentes nos Estados.
No que confere aos Estados, podem ter sua organização 
administrativa educacional diferente do governo federal. Portanto, as 
normas gerais federais educacionais não logram ferir a autonomia dos 
Estados e dos Municípios.
O artigo 211 da Constituição Federal institui que a “União, os Estados, o 
Distrito Federal e os Municípios estabelecerão, em regime de cooperação 
seus sistemas de ensino”. O mesmo ocorre com a Lei nº 9.394/96, que 
constitui as diretrizes da educação nacional, ao descrever em seu artigo 8º 
Práticas de Secretaria Escolar 25
que “a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios estabelecerão, 
em regime de cooperação, os relativos sistemas de ensino”. 
Portanto, o artigo 211 em seu parágrafo 1º da Constituição Federal 
previne que 
a União estabelecerá o sistema federal de ensino e o dos 
Territórios, subsidiará as instituições de ensino públicas 
federais e exercerá, em matéria educacional, função 
redistributiva e supletiva, de forma a afiançar equalização de 
oportunidades educacionais e modelo mínimo de atributo do 
ensino mediante assistência técnica e financeira aos Estados, 
ao Distrito Federal e aos Municípios.
Continuando a mencionar o artigo 211, em seu § 2º estabelece que 
os Municípios exercem a atuação prioritariamente no ensino fundamental 
e na educação infantil, enquanto que, os Estados e o Distrito Federal 
exercem a atuação prioritariamente no ensino fundamental e médio.
Quanto aos § 3º e § 5º do artigo 211. Estabelecem um princípio 
comum a todos os entes da federação no qual a educação básica pública 
acolherá prioritariamente ao ensino regular.
O texto constitucional de 1988, ocasionou um equilíbrio de poder 
decisório sobre políticas públicas entre os entes federados, por meio da 
“extensão das competências comuns ou concorrentes aos três níveis, 
simbólica do convocado federalismo cooperativo, onde duas ou três 
esferas de governo partilham as mesmas funções” (SOUZA, 2013, p. 99).
Se, no federalismo brasileiro, a efetivação das políticas públicas 
ficou a cargo dos estados e municípios, a União tem agido de modo 
centralizador no que tange a preparação de diretrizes gerais dessas 
políticas.
Portanto, os três poderes precisam atuar no que cada um concerne. 
A autonomia entre os poderes prevista na Constituição não abona de suas 
responsabilidades. 
Práticas de Secretaria Escolar26
É preciso que cada um faça cumprir as suas atribuições de 
maneira harmônica, para que, não ocorra a falha de um dos poderes, o 
que pode inviabilizar outras ações fazendo com que aconteça a trava, a 
centralização, dificultando ou privando os meios e recursos destinados à 
educação.
Figura 5: Os conselhos de Educação
Fonte: @pixabay
O Conselho Nacional de Educação (CNE), ligado à estrutura do 
Ministério da Educação (MEC), tem seus anteriores ao longo do século 
passado com a concepção do Conselho Superior de Ensino em 1911, 
sucedido pelo Conselho Nacional de Ensino em 1925, e pelo ConselhoNacional de Educação em 1931. 
No ano de 1961, com a publicação da primeira Lei de Diretrizes 
e Bases da Educação Brasileira, este Conselho passou a ser chamado 
Conselho Federal de Educação, no mesmo período também se 
instauraram os Conselhos Estaduais. A instância municipal só passou 
a contar com conselhos com a Lei 5.692, em 1971. Em 1995, a Lei 9.131 
reformulou o Conselho Nacional de Educação.
O novo CNE passa a ser constituído pelas Câmaras de Educação 
Básica e de Educação Superior, e passou a ter atribuições normativas, 
Práticas de Secretaria Escolar 27
deliberativas e de assessoramento ao Ministro de Estado da Educação 
e do Desporto, de forma a afirmar a participação da sociedade no 
aprimoramento da educação nacional.
As atribuições dos Conselhos de Educação contemplam proferir 
pareceres e resoluções que elucidem e normatizem a legislação 
educacional, definindo e norteando os processos administrativos das 
unidades escolares.
O parecer precisa ser amparado em bases confiáveis e tem por 
objetivo elucidar, interpretar e aclarar questões apresentadas pelos 
usuários do sistema educacional, seja profissional, aluno ou responsável 
por aluno. As bases das deliberações apresentadas nos pareceres são 
artigos científicos e a adequada legislação.
Portanto, você deve estar se perguntando, qual seria a relação 
de um parecer com o meu ambiente de trabalho, com a secretaria 
escolar? Pois bem, são muitas as situações que provocam dúvidas 
quanto ao exercício da profissão, ou mesmo em perda de direitos. Pois, a 
complexidade legislativa e o pouco conhecimento da população sobre as 
leis acabam por gerar muitos equívocos quanto ao que se pode ou não 
fazer na educação.
Na secretaria das escolas são constantes as demandas por 
esclarecimentos tais como: o aluno que completará 6 anos de idade no 
primeiro trimestre do ano poderá ser matriculado no 1º ano, no começo 
do período letivo? 
O aluno ou aluna que tem domínio de uma língua estrangeira 
pode ser dispensado da disciplina no ensino médio? Quem foi aprovado 
no ENEM sem ter finalizado o ensino médio poderá fazer matrícula na 
educação superior?
Como estamos tratando da formação de profissionais da educação 
básica, buscamos destacar as seguintes matérias curriculares, que os 
técnicos em secretaria escolar precisam conhecer, sob a forma de Parecer 
ou Resolução do CNE são essas:
 • Diretrizes Curriculares da Educação do Campo - Resolução 
CNE/ CEB n.º 1, de 3 de abril de 2002;
Práticas de Secretaria Escolar28
 • Diretrizes Curriculares do Curso Normal de Nível Médio – 
Resolução CNE/CEB nº 2, de 1999; Resolução CNE/CEB 
n.º 1, de 20 de agosto de 2003
 • Diretrizes Curriculares da Educação Especial- Resolução 
CNE/CEB n.º 2, de 11 de setembro de 2001; Resolução 
CNE/CEB nº 4, de 2009;
 • Diretrizes Curriculares da Educação Infantil - Resolução 
CNE/CEB n. º 1, de 7 de abril de 1999; Resolução CNE/
CEB nº 5, de 2009;
 • Diretrizes Curriculares da Educação de Jovens e Adultos 
– Resolução CNE/CEB nº 2, de 19 de maio de 2010; 
Resolução CNE/CEB nº 3, de 15 de junho de 2010; 
(diretrizes operacionais)
 • Diretrizes Curriculares da Educação Básica - Resolução 
CNE/CEB nº 4, de 13 de julho de 2010;
 • Diretrizes Curriculares do Ensino Fundamental - Resolução 
CNE/ CEB n. º 2, de 7 de abril de 1998; Resolução CNE/
CEB nº 1 de 2010; Resolução CNE/CEB nº 7, de 14 de 
dezembro de 2010
 • Diretrizes Curriculares do Ensino Médio - Resolução CNE/
CEB n. º 3, de 26 de junho de 1998; Resolução CNE/CEB 
nº 2, de 30 de janeiro de 2012
 • Diretrizes Curriculares da Educação Profissional- 
Resolução CNE/ CEB n. º 4, de 8 de novembro de 1999; 
Resolução CNE/CEB nº 6, de 2012
 • Diretrizes Curriculares da Educação Indígena- Resolução 
CNE/CEB nº 5, de 22 de junho de 2012 Diretrizes 
Curriculares da Educação Quilombola- Resolução CNE/ 
CEB nº 8, de 20 de novembro de 2012.
Dessa forma, os conselhos apresentam pareceres pontuais, que 
se assemelham as jurisprudências dos tribunais, que acumulam uma 
Práticas de Secretaria Escolar 29
doutrina a partir das respostas às consultas que, embora particulares, 
podem gerar normas mais gerais. 
Entretanto, é importante que os funcionários administrativos 
realizem também suas consultas aos respectivos conselhos estaduais e 
municipais quando ocorrerem dúvidas no exercício das suas atribuições e 
nas reuniões administrativas e pedagógicas que ocorrem na escola.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos 
resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que os 
entes federativos atuam para a equidade na educação, 
que suas atribuições são distintas, mas embasadas pela 
Constituição Federal, os poderes precisam trabalhar 
em harmonia. Para entendermos melhor a relação das 
jurisdições entre Estado e Educação, é pertinente entender 
a definição de competências e incumbências dos entes 
federativos, inclusive, para compreender o reordenamento 
do Estado Federal brasileiro que reconhece a União, os 
Estados, os Municípios e o Distrito Federal como entes 
federativos. Outro documento importante mencionado 
trata-se da Leis de Diretrizes e Base da Educação, a 
LDB, falamos sobre os principais artigos, assim como os 
Conselhos de Educação e suas diretrizes curriculares para 
o melhor exercício do cargo do secretário escolar.
Práticas de Secretaria Escolar30
Documentos e procedimentos oficiais 
para o ensino superior
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de compreender 
o papel do Ministério da Educação no contexto dos 
procedimentos e documentação escolar no ensino superior. 
Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. 
E então? Motivado para desenvolver esta competência? 
Então vamos lá. Avante!.
Quando pensamos no ambiente da Universidade, a principal ideia é 
de lugar de produção do conhecimento, em seguida, adicionando a função 
de formação de profissionais, com caminhos e tempos distintos, de acordo 
com o país, mas que alude como marca essencial o reconhecimento 
do conhecimento, o científico, e uma autonomia autocentrada que lhe 
consente constituir o que de mérito deve ser pesquisado e o tipo de 
diálogo estabelecido com relação à sociedade, ou com quais setores ele 
é fundado.
No Brasil, esta instituição se solidificou recentemente, a partir das 
primeiras décadas e mais profundamente na segunda metade do século 
XX, sob alento de modelos existentes na Europa e nos Estados Unidos. 
Portanto, o artigo 206, inciso VII, da Constituição Federal de 1988, 
prediz, como um dos princípios do ensino, a garantia de padrão de 
qualidade, incumbindo o Estado, seja na prestação direta ou indireta, por 
meio da ação privada, de garantir a qualidade do ensino.
Com relação ao artigo 208, inciso V, da Constituição Federal de 1988, 
por sua vez, determina que o dever do Estado garantir “acesso aos níveis 
mais elevados do ensino, da pesquisa e da criação artística, segundo a 
capacidade de cada um”.
Sendo assim, com o escopo de garantir o acesso e assegurar 
padrão de qualidade, a segunda metade da década de 1990 é marcada 
inúmeras mudanças estruturais na educação superior brasileira, 
Práticas de Secretaria Escolar 31
como os decretos nº. 2.306/97 e nº. 3.860/2001, que flexibilizaram a 
estruturação da educação superior no país, ao quebrar com o princípio da 
indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão. 
Mas os processos de reforma, também aconteceram no Estado, 
suscitando a partir de 1995, a reestruturação do aparelho estatal em sua 
atividade interna e relações com a sociedade e o mercado. 
Dessa forma, a educação superior foi reformulada de acordo com 
as exigências do Estado, a fim de promover a substituição dos domínios 
burocráticos, que caracterizavam a relação do Estado com a educação 
superior, por uma nova cultura gerencial, quecongregou a política de 
avaliação como elemento estratégico da gestão pública. (CASTRO, 1997).
A estratégia empregada foi a concepção de um sistema de avaliação 
periódica, com a persuasão de que a ação do Estado na educação superior 
deveria estar conexa a um processo constante de avaliação.
Figura 6: A constituição e o ensino superior
Fonte: h@pixabay
O sistema de ensino superior no Brasil passa a ser concretizado 
a partir de dois segmentos distintos: um público e um privado, 
compreendendo um sistema complexo e diversificado de IES públicas 
(federais, estaduais e municipais) e privadas (confessionais, particulares, 
Práticas de Secretaria Escolar32
comunitárias e filantrópicas). Essa estrutura do sistema de ensino superior 
foi após efetivada na Constituição Federal de 1988 e normatizada na Lei 
Nacional de Diretrizes e Bases de 1996.
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), n. 9394/96, 
prescindir os artigos da Constituição Federal de 1988. No que tange à 
educação superior a Lei reserva um capítulo, o IV – Da Educação Superior, 
composto por 15 artigos, do art. 43 ao art. 57, para tratar desse nível de ensino.
O aconselhamento jurídico da Educação Superior, estruturado pela 
legislação e normas recentes, encontra na Lei 9.394/96 (Lei de Diretrizes 
e Bases da Educação Nacional) seu documento legal mais importante, 
sobretudo no vasto capítulo Da Educação Superior. (SILVA, 2007, p. 478).
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Para conhecer a 
estrutura da educação superior na LDB, que apresenta os 
artigos que compõem o capítulo da educação superior. 
Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e 
aprofundamento dos documentos: https://bit.ly/33dpKzp. 
Acesso em: 17 de agosto de 2020.
O artigo 206, da Constituição descreve a gratuidade do ensino 
em estabelecimentos oficiais, mas para isso foi definida a vinculação da 
receita tributária para manutenção e desenvolvimento do ensino público 
federal; e foi garantida à iniciativa privada a participação na oferta de 
ensino superior, dentro dos limites fixados na lei (RANIERI, 2000).
Quanto o acesso ao ensino superior era alcançado, por meio da 
admissão em exame seletivo (provas dissertativas e/ou objetivas), que 
aferia conhecimentos comuns do ensino médio, chamado vestibular. Em 
1998, foi criado o Exame Nacional do Ensino Médio (Enem) para avaliar os 
estudantes que findam o ensino médio.
A nota final do Enem é aproveitada como parâmetro de aprovação 
por muitas universidades, sendo também usada pelo programa 
governamental de inclusão social – Programa Universidade para Todos 
(Prouni), como critério para os candidatos obterem uma vaga no ensino 
superior privado.
https://bit.ly/33dpKzp
Práticas de Secretaria Escolar 33
No ano de 2009, o Enem passou a desempenhar quatro funções, 
foram elas: avaliar o conhecimento dos alunos que concluem o ensino 
médio; admitir ao estudante disputar uma bolsa pelo Prouni e solicitar o 
Fundo de Financiamento Estudantil (Fies) para cursar uma IES privada; ser 
a prova de conclusão do ensino médio para os estudantes da educação 
de jovens e adultos (EJA); suprir ou incluir pontos no exame de vestibular 
em IES brasileiras, com o Enem como critério para o procedimento 
seletivo, substituindo o antigo vestibular.
Outra novidade no processo de ingresso ao ensino superior é 
o programa do Sistema de Seleção Unificada (Sisu) direcionado às IES 
públicas federais. O Sisu é um sistema informatizado, gerenciado pelo MEC 
desde 2010, no qual instituições públicas de ensino superior proporcionam 
vagas para candidatos participantes do Enem. As instituições participantes 
e a quantidade de vagas que são oferecidas em cada processo seletivo do 
sistema são disponibilizadas em um site, antes do período de inscrições.
O sistema de ensino superior é composto por IES públicas e 
privadas. O setor público compreende instituições públicas federais, 
estaduais e municipais gratuitas e nutridas pelos referentes poderes. O 
segmento privado é composto por IES distintas, tais como confessionais, 
comunitárias, filantrópicas e particulares.
Os IES confessionais, comunitárias, filantrópicas referem-se a 
instituições sem fins lucrativos. No final de 1999, o governo permitiu o 
funcionamento das IES particulares que se afirmavam com fins lucrativos 
conforme a Lei n. 9.870/1999.
Mesmo que, de natureza civil, quando conservadas e administradas 
por pessoa física, ficam contidas ao regime da legislação mercantil no 
que diz respeito aos encargos fiscais, e trabalhistas; ou seja, ocorrem a 
responder como instituição comerciais (SAMPAIO, 2011).
Outra característica do sistema federal de ensino compreende: 
compreende no Artigo 16 da LDB, 9394/96 no capítulo referente a 
Organização da Educação Nacional que discorre as IES conservadas pelo 
poder público, as IES criadas e sustentadas pelo setor privado e as IES 
dos órgãos federais de educação. Ou seja, as instituições estão contidas 
às leis e às regulamentações do governo federal (MEC).
Práticas de Secretaria Escolar34
Com relação à criação, à autorização e ao reconhecimento de 
cursos e o credenciamento e o recredenciamento de IES. O MEC aplica a 
prerrogativa de formulação de políticas, de programas de estímulo e de 
apoio, e de modelos de regulação, de fiscalização e de avaliação. Sendo 
responsável pelo financiamento de todas as IES públicas federais. As IES 
estaduais e municipais estão fora da jurisdição do MEC e do CNE, pois 
ficam vinculados aos referentes sistemas estaduais e municipais.
Entretanto, estão contidas às leis e às normas federais quando 
pleiteiam recursos públicos federais, de bolsas e de pesquisas (NEVES, 
2002). O financiamento do ensino superior, analisando os segmentos 
público e privado, depende de diversas fontes dos recursos federais 
que abrangem o orçamento do MEC, repassado às universidades 
federais, como Fies, Prouni, entre outros programas; recursos estaduais e 
municipais que financiam as respectivas IES; recursos vindos das agências 
de fomento como a Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível 
Superior (Capes), o Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e 
Tecnológico (CNPq), a Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), além 
das fundações estaduais de amparo à pesquisa; recursos privados, 
naturais das famílias e/ou alunos (mensalidades) e das empresas.
Figura 7: O sonho da graduação
Fonte: @pixabay
Práticas de Secretaria Escolar 35
O financiamento público para a educação é estabelecido, em geral, 
em lei para todas as esferas do governo e corresponde a um percentual da 
receita de impostos. Esse financiamento deriva do Fundo Público Federal, 
que reúne os recursos financeiros arrecadados da população mediante 
tributos, impostos e taxas (AMARAL, 2003).
As instituições estaduais são financiadas pelos governos estaduais 
e o ensino é igualmente gratuito. Essas instituições geralmente são 
custeadas com recursos dos impostos sobre circulação de mercadorias 
e prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de 
comunicação (ICMS), de acordo com alíquota de cada estado. 
Quanto ao financiamento no setor privado depende da cobrança 
de mensalidades, anuidades e taxas pelos cursos oferecidos (graduação, 
lato sensu, mestrado, doutorado etc.). A legislação brasileira conferiu às IES 
privadas a propriedade de fixar suas próprias mensalidades, desvinculando 
as negociações da área educacional e diferindo para os setores de relação 
com o consumidor e o produto consumido (AMARAL, 2003).
Os valores do ensino privado alteram de forma significativa em 
função do tipo de curso, da região, e do tipo de instituição (universidade, 
centro universitário, faculdades etc.). A fonte de manutenção mais visível 
das IES privadas é a das mensalidades. Contudo, há inúmeras fontes 
indiretas de recursos públicos para estas IES provenientes das isenções 
fiscais e previdenciárias e renúncia fiscal/Prouni),e fontes diretas, como o 
crédito educativo, o Fies que contribui para sua expansão e manutenção. 
(AMARAL, 2003).
Por outro lado, surgem as políticas afirmativas como ocorreu em 
2001, com a Lei no 3.708 do estado do Rio de Janeiro, que estabeleceu 
a reserva de 40% das vagas das universidades estaduais para negros e 
pardos. Hoje existem diferentes modelos de políticas afirmativas (PA), 
quais sejam: as cotas raciais, as cotas sociais para alunos procedentes de 
escolas públicas e o modelo de acréscimo de bônus.
A modalidade de acréscimo de bônus no vestibular é adotada por 
algumas IES federais. Outras instâncias como o Supremo Tribunal Federal 
(STF) admitiram, a constitucionalidade das cotas raciais. 
Práticas de Secretaria Escolar36
Para o STF, as políticas afirmativas não transgredem o princípio 
da igualdade, nem institucionalizam a discriminação racial, como 
defendiam alguns seguimentos oponentes às cotas. A decisão do 
STF em favor das cotas raciais no ensino superior suscitou muitas 
controvérsias, no entanto, para os movimentos sociais de defesa das 
cotas, a determinação foi uma vitória.
Em agosto de 2012 foi aprovado o decreto que regulamenta a Lei no 
12. 711/2012, a Lei de Cotas. O decreto delineia as regras e o cronograma 
de prática do novo sistema de distribuição de vagas no sistema federal de 
ensino superior.
A lei prevê que as universidades públicas federais e os institutos 
técnicos federais designem, no mínimo, 50% das vagas para estudantes 
que tenham cursado todo o ensino médio em escolas da rede pública, 
com distribuição proporcional das vagas entre negros, pardos e indígenas 
(BRASIL, 2012). 
O prazo para as universidades e institutos federais adequarem a lei 
foi de quatro anos, para inserir progressivamente o percentual de reserva 
de vagas constituído pela lei, mesmo as que já aquelas que já abraçam 
algum tipo de programa afirmativo. Muitas IES já inseriram as mudanças 
nos exames de seleção.
Figura 8: As Políticas Afirmativas
Fonte: @istockphoto
Práticas de Secretaria Escolar 37
As políticas afirmativas são políticas que dirigem a uma maior 
diversidade e inclusão social ocupando, no entanto, as vagas já 
existentes. Uma consequência da política de cotas é o redirecionamento 
dos candidatos que pleiteiam as vagas por mérito, para outras IES, com 
grande possibilidade de estas consistir em privadas.
Agora vamos adentrar nos programas do MEC para o ensino superior, 
a começar pelo Prouni que é um programa do governo federal que tem 
como objetivo a permissão de vagas para estudantes de baixa renda em 
instituições privadas de ensino superior, com ou sem fins lucrativos.
Você sabia que, as IES que recebem alunos beneficiados pelo 
programa barganha isenção de alguns tributos? Pois bem, isso foi 
regulamentado por meio de Medida Provisória de n. 213/2004, e 
institucionalizado pela Lei no 11.096/2005 (BRASIL, 2005).
Outro programa é o FIES, que constitui crédito educativo, um 
instrumento fundamental para a sobrevivência de parte expressiva 
dos recursos do setor privado. Fies foi criado em 1999, como recursos 
derivados da loteria federal e do orçamento do MEC. O Fies é destinado 
a financiar curso de graduação de estudantes que não têm condições de 
arcar integralmente com os custos de sua formação. 
Para isso, os alunos devem estar regularmente matriculados em IES 
não gratuitas, e as IES necessitam estar cadastradas no programa e serem 
aprovadas pelo MEC.
A partir de 2005, o Fies passou a financiar 50% e a partir de 2018 
os 50% passou a ser o mínimo, podendo chegar a 100% do valor da 
mensalidade que é repassado diretamente às IES. Mas isso também 
depende das condições de governabilidade do governo atual e seu 
compromisso com os programas. 
Conforme determina a Lei no 10.260/2001, o crédito proveniente do 
Fies é feito em títulos da dívida pública; certificados financeiros do Tesouro 
que podem ser empregados exclusivamente para quitação de obrigações 
junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) (BRASIL, 2001).
Práticas de Secretaria Escolar38
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu 
mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de 
que você realmente entendeu o tema de estudo deste 
capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter 
aprendido que o Ministério da Educação (MEC), atua em 
consonância com as Leis e diretrizes para a educação 
no ensino superior, aprendeu sobre as leis impregnadas 
e os programas destinados aos créditos educativos, as 
políticas afirmativas, que visam alcançar uma igualdade 
de condições a população mais carente da sociedade. No 
que tange à educação superior a Lei de diretrizes e Base 
da educação Nacional, 9394/96, reserva um capítulo, o IV 
– Da Educação Superior, composto por 15 artigos, do art. 43 
ao art. 57, para tratar desse nível de ensino. As instituições 
de Ensino superior são concebidas em duas instâncias: 
pública e privada, mas ambas seguem as normas 
estabelecidas pelo MEC. O sistema de ensino superior 
é composto por IES públicas e privadas. O setor público 
compreende instituições públicas federais, estaduais e 
municipais gratuitas e nutridas pelos referentes poderes. O 
segmento privado é composto por IES distintas, tais como 
confessionais, comunitárias, filantrópicas e particulares. As 
instituições superiores de ensino é os lócus onde se produz 
conhecimento científico, é possui autonomia quanto no 
que dispõe Art. 207 da CF – “As universidades gozam de 
autonomia didático-científica, administrativa e de gestão 
financeira e patrimonial, e cumprirão ao princípio da 
indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão”.
Práticas de Secretaria Escolar 39
Documentos e procedimentos oficiais na 
educação básica
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de entender 
o papel da Secretaria Estadual da Educação como órgão 
regulador direto da educação básica, compreendendo 
suas exigências documentais e de procedimentos no 
que concerne à secretaria escolar. Isto será fundamental 
para o exercício de sua profissão. E então? Motivado para 
desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!.
A política educacional brasileira tem concentrado, ao longo de sua 
história, diferentes influências de educadores, países e de organizações 
internacionais. Acordos e compromissos apresentaram o Brasil como 
signatário ao longo dos tempos, os quais apontavam de um lado as 
desigualdades e dificuldades no âmbito educacional, reflexos de políticas 
públicas mal-empregadas, ou não aplicadas. 
Entretanto, a educação abarca influências externas, a mesma 
é contextualizada historicamente e socialmente, as consequências 
da economia, também influenciam o contexto educacional. Vamos 
compreender um pouco sobre esse processo histórico, você sabia que no 
ano de 1990, o Brasil discutia abertamente sobre as reformas do Estado?
Dessa forma, os primeiros ensaios para adequar o Brasil a agenda 
mundial de reforma do Estado ocorreram na presidência de Fernando 
Collor de Mello iniciada em 1990. Vieira (2000) destaca que este governo 
foi um marco histórico na tentativa de colocar o Brasil no quadro 
internacional de concorrência do processo de globalização.
As normativas da reforma do Estado no governo Collor estão 
explanadas no documento “Brasil: um projeto de reconstrução nacional”, 
difundido em fevereiro de 1991. Em sumo apresentava uma proposta de 
Estado que adotava uma postura de apoio a modificação da estrutura 
produtiva a fim de corrigir os desequilíbrios sociais e regionais.
Práticas de Secretaria Escolar40
Entretanto, era necessário um novo padrão de intervenção na 
economia com intuito de repensar o sistema tributário. Na área da 
educação, Vieira (2000) ressalva que embora o documento afirmasse que, 
a educação é uma das áreas onde a presença do estado é essencial e que 
competiria ao governo federal o papel de deliberar, coordenar o processo 
de formulação da políticaeducacional. Assim, é compreensível, no seu 
conjunto, uma completa ausência de propostas sólidas, sobrepondo a 
lógica do muito discurso e pouca ação.
No diagnóstico de Mello e Silva (1992), abraça o mesmo pensamento 
ao citarem que o primeiro ano do governo Collor, na área educacional, foi 
caracterizado por ações tópicas, irregulares muitas delas restritas a anúncios 
de planos ou programas que nunca se concretizaram, ou sequer saíram do 
papel. Fazendo essa releitura do governo, no aspecto educacional, é muito 
parecido com o momento atual que estamos vivendo.
Mas a reforma estrutural do Estado só veio acontecer realmente no 
governo de Fernando Henrique Cardoso em 1995, a partir das políticas 
educacionais foram implantadas as avaliações do ensino, nesse caso 
do Estado foi o Sistema de Avaliação do Ensino Básico – SAEB, que foi 
iniciado em 1990, mas foi pensado como instrumento gerador da melhoria 
da qualidade da educação.
Figura 9: Sistema de avaliação
Fonte:@pixabay
Práticas de Secretaria Escolar 41
O Sistema de Avaliação da Educação Básica - SAEB, regulamentado 
pela Portaria n. º 931, de 21 de março de 2005, foi implantado após 
diversas conferências sobre a valorização da educação pública, de 
qualidade e para todos. O SAEB apresentava uma escala de desempenho 
em Português e Matemática. Mas esse sistema vai passar por mudanças 
só nos resta aguardar.
Os inúmeros investimentos internacionais e nacionais em programas 
e metas para a melhoria do ensino. Com isso surge um documento que 
inspirou a educação brasileira a partir da década de 1990 - a Declaração 
Mundial de Educação para Todos, a qual foi organizada a partir da 
Conferência Mundial de Educação realizada em março de 1990 em 
Jomtien, na Tailândia. 
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
dos documentos: Declaração Mundial sobre Educação 
para Todos (Conferência de Jomtien – 1990). https://uni.
cf/3har4bp Acesso em: 19 de agosto de 2020.
Aprovada pela Conferência Mundial sobre Educação para Todos, 
em Jomtien, Tailândia, de 5 a 9 de março de 1990.
O acontecimento foi caracterizado pela participação de governos, 
agências internacionais, organismos não governamentais, associações 
profissionais e autoridades educacionais provenientes do mundo inteiro. 
Os 155 países dentre eles o Brasil, que firmaram a Declaração e assumiram 
o compromisso de afiançar a educação básica de qualidade para todas as 
pessoas.
Para tanto, a ampliação da oferta no ensino fundamental confirmasse 
na década de 1990, através do processo de democratização do ingresso 
a esta etapa da educação básica mediado pela mudança na legislação 
educacional, a qual acordou o interesse dos entes administrativos, dentre 
outros ensejos, em função de demandas de ordem financeira.
https://uni.cf/3har4bp
https://uni.cf/3har4bp
Práticas de Secretaria Escolar42
A tramitação e aprovação da Lei no 9.394/96 (BRASIL, 1996) 
pelo governo federal pode ser apontada como uma das estratégias 
governamentais para a remodelação da oferta da educação básica, em 
especial da etapa referente ao ensino fundamental.
A homologação da Emenda Constitucional nº 14, que criou o Fundo 
de Desenvolvimento do Ensino Fundamental e Valorização do Magistério 
– FUNDEF, legitimado pela Lei no 9424/96 também se mostrou como 
alavanca propulsora para a ampliação do atendimento dessa etapa.
O momento da instauração do FUNDEB em substituição ao FUNDEF 
na educação brasileira adotou um caráter de reforma em relação ao 
acesso ao ensino fundamental, pois permitiu o acréscimo de matrículas 
nesse nível de ensino, chegando muito próximo da universalização.
Mas vamos entender o que é o FUNDEB. Esse não é um único 
fundo, na verdade, é um conjunto de 27 fundos (26 estaduais e 1 do Distrito 
Federal) que convém como mecanismo de redistribuição de recursos 
propostos à Educação Básica. Ou seja, trata-se de um grande investimento 
do qual sai dinheiro para valorizar os professores e desenvolver e manter 
funcionando todas as etapas da Educação Básica desde creches, Pré-
escola, Educação Infantil, Ensino Fundamental, Ensino Médio até a 
Educação de Jovens e Adultos (EJA).
O fundo da garantia financeira aos municípios e estados para 
ampliarem seu número de matrículas e os orienta no cumprimento de 
suas responsabilidades com a Educação. Dessa maneira, municípios 
são estimulados a se concentrarem na Educação Infantil e nos Anos 
Iniciais do Ensino Fundamental, e os estados, nos Anos Finais do Ensino 
Fundamental e no Ensino Médio.
Apesar da ideia da Lei no 9424/96 – FUNDEF (BRASIL, 1996), 
não é completamente inovadora, pois a Lei no 5.692/71 (BRASIL, 1971), 
efetivada no período da ditadura militar, já instituía a vinculação de 
recursos financeiros da União para os Estados e Municípios, apontando 
corrigir diferenças regionais, condição econômica dos entes federados e 
estabelecendo, inclusive, a concepção de Estatutos do Magistério.
Práticas de Secretaria Escolar 43
De acordo com o § 1º do artigo 54 da Lei no 5.692/71 constituía que 
A permissão de auxílio federal aos sistemas estaduais de 
ensino e ao sistema do Distrito Federal apontará a corrigir as 
diferenças regionais de desenvolvimento socioeconômico, 
tendo em vista renda “per capita” e população a ser 
escolarizada, o referente estatuto do magistério, assim como 
a remuneração merecida dos professores e o progresso 
quantitativo e qualitativo dos serviços de ensino verificado no 
biênio anterior. 
Figura 10: Os recursos e sua distribuição
Fonte: @istockphoto
Mas qual seria o papel da Secretaria Estadual da Educação como 
órgão regulador direto da educação básica? A Secretaria Estadual de 
Educação segue as Leis, Regulamentos e Decretos, podemos mencionar 
o artigo 209 da Constituição, pelo qual cabe ao Estado condicionar a 
autorização de funcionamento das escolas próprias da iniciativa privada 
à obediência às normas gerais da educação e submetê-las, tal como faz 
com as do sistema público, à avaliação de qualidade.
Ora, se cabe ao Estado, a parte desse ente que responde pela 
educação é a Secretaria, que precisa comungar dessas jurisprudências 
Práticas de Secretaria Escolar44
para desempenhar suas funções pautadas nas leis que discorrem os 
processos educacionais. Assim, as Secretarias junto com os Conselhos 
estaduais, a partir de uma construção coletiva, devem traçar metas para o 
melhoramento da educação no âmbito estadual. 
Essas ações devem ser pautadas em um diagnóstico da situação 
educacional do Estado, em todos os seus segmentos. Dessa forma, é 
construído um Plano Estadual de Educação, que deve ser apresentado e 
seguido pelas escolas administradas pelo estado. 
O desenvolvimento no âmbito da educação dos estados e Distrito 
Federal, acontece sobretudo, por meio dos seguintes órgãos de educação:
As Secretarias Estaduais de Educação (SEE): dentre suas 
atribuições estão as gestões de alimentação, transporte e calendário 
escolar, promoção de políticas públicas distintas, como planos estaduais 
de educação. Além disso, precisam realizar concursos para funcionários 
públicos e cumprir ditames do CEE, decididos em audiências. (AMARAL, 
2003).
No caso do Conselho Estadual de Educação (CEE): Possui o cargo 
de assumir decisões a partir do que foi debatido nas audiências públicas 
promovidas pelo CNE e aprovar critérios para a infraestrutura dos prédios 
escolares. Além disso, deve legitimar o projeto pedagógico, as disciplinas 
ofertadas, a carga horária e o corpo docente das escolas estaduais. Apesar 
de ser um órgão independente, o CEE necessita respeitar as diretrizes e 
bases nacionais e precisa emitir pareceres e fiscalizar as instituições de 
ensino estaduais. A quantidade de membros e a duração do mandato 
desses varia de acordo com cada estado. (AMARAL, 2003).
Portanto, na organização do Estado brasileiro, o assunto 
educacional éatribuído pela Lei nº 9.394/96, de Diretrizes e Bases da 
Educação Nacional (LDB), aos entes federativos: União, Distrito Federal, 
Estados e Municípios, sendo que a cada um deles cabe organizar seu 
sistema de ensino, competindo, ainda, à União a coordenação da política 
nacional de educação, pronunciando os diferentes níveis e sistemas e 
desempenhando função normativa, redistributiva e supletiva, conforme 
LDB (artigos 8º, 9º, 10 e 11).
Práticas de Secretaria Escolar 45
Para tanto a Educação Básica, é importante destacar que, entre as 
obrigações prescritas pela LDB aos Estados e ao Distrito Federal, está a 
garantir o Ensino Fundamental e oferecer, com prioridade, o Ensino Médio 
a todos que o demandarem. E ao Distrito Federal e aos Municípios cabe 
oferecer a Educação Infantil em Creches e Pré-Escolas, e, com prioridade, 
o Ensino Fundamental. (AMARAL, 2003).
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o 
acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento 
dos documentos: Diretrizes Curriculares Nacionais Gerais 
da Educação Básica / Ministério da Educação. Secretaria 
de Educação Básica. Diretoria de Currículos e Educação 
Integral. Site: https://bit.ly/329fGbC. Acesso em: 17 de 
agosto de 2020.
Para entender melhor a gestão da Secretaria Estadual de educação, 
precisamos atentar para os programas e recursos destinados para 
seu funcionamento. Um desses programas é Programa Nacional de 
Alimentação Escolar, (PNAE), através desse os governos estaduais podem 
desenvolver ações voltadas para cursos de gestão de alimentos, através 
das secretarias municipais, que produzem o cardápio das escolas. 
Outro ponto, é sobre a distribuição dos alimentos na escola, 
geralmente é o secretário escolar que organiza os ofícios de distribuição 
da merenda escolar, para depois ser encaminhado como controle ao 
setor da secretaria (gerência estadual ou municipal).
Quanto as ações voltadas ao calendário escolar e ao Diretrizes 
estaduais de educação, compete a Secretaria Estadual elaborar seu 
plano de ensino, que servirá de norte para toda rede, pública e privada. 
Conforme o Art. 10. § 3º, compete organizar e executar políticas e planos 
educacionais, em conformidade com as diretrizes e planos nacionais 
de educação, agregando e coordenando as suas ações e as dos seus 
Municípios.
https://bit.ly/329fGbC
Práticas de Secretaria Escolar46
Portanto, as secretarias Estaduais e Municipais de Educação e os 
Conselhos Estaduais de Educação, instâncias de poder nas quais são 
adotadas deliberações que norteiam a organização e a ação educativa nos 
estados bem como se implantam as diretrizes para os sistemas estaduais 
de ensino, sem, com isso, contradizer as decisões das instâncias federais. 
Dessa forma, o Estado possui suas competências e obrigações 
e pode envolver as normas nos municípios, quando esse não adota 
o seu sistema municipal de ensino. Assim, cabe aos Municípios, pela 
Constituição, a oferta prioritária da educação infantil e do ensino 
fundamental, sob a gestão das Secretarias Municipais de Educação, e sob 
os regulamentos do respectivo Conselho Municipal de Educação, quando 
inserido o sistema municipal de ensino.
Quando o município, cumpre à LDB, não escolheu por estabelecer 
sistema autônomo, além de seguir as deliberações federais, passa 
a atender e resignar-se às normas do referente sistema estadual de 
Educação e os Conselhos Estaduais de Educação, instâncias de poder 
nas quais são adotadas decisões que norteiam a organização e a ação 
educativa nos estados bem como se fixam as diretrizes para os sistemas 
estaduais de ensino, sem, com isso, contradizer as determinações das 
instâncias federais. 
Ou seja, sobre a educação, as três instâncias da federação atuam na 
definição das leis, desde que a resolução de menor poder não implique 
em descumprimento do estabelecido pelas esferas a ela superiores. 
Por exemplo, a Lei de Diretrizes e Bases permite à iniciativa privada 
operar no ensino fundamental, o que evita a existência de leis estaduais 
ou municipais que impeçam a instalação em seu território de escolas 
particulares. (AMARAL, 2003).
Entender a legislação educacional torna-se fator relevante ao 
exercício da cidadania, uma vez que, é nela que estão, não apenas 
acentuados, mas também restritos tanto nossos direitos quanto nossos 
deveres. 
O que nos consente conhecer nossos limites, os limites das 
autoridades de nosso município e estado, bem como a quais instâncias 
Práticas de Secretaria Escolar 47
cabe cada responsabilidade, o que abrange nossa capacidade de 
reivindicação e de proposição de sugestões. (AMARAL, 2003).
O texto constitucional confia autonomia às distintas instâncias da 
federação, não soberania, o que implica a possibilidade de intervenção da 
União nas esferas estadual (Art. 34), a União não intervirá nos Estados nem 
no Distrito Federal, exceto para: bom emprego do mínimo estabelecido 
da receita resultante de impostos estaduais, envolvida a originária de 
transferências, na manutenção e desenvolvimento do ensino e nas ações 
e serviços públicos de saúde.
No (Art. 35) “O Estado não intervirá em seus Municípios, nem a União 
nos Municípios localizados em Território Federal, exceto quando”: não tiver 
sido aplicado o mínimo estabelecido da receita municipal na manutenção 
e desenvolvimento do ensino e nas ações e serviços públicos de saúde.
Com relação aos assuntos educacionais, em ambos os casos, a 
possibilidade desta intervenção está prevista no caso da não aplicação 
do percentual mínimo legal de tributos destinados ao ensino e a saúde.
Mas o texto nos artigos faz a alusão, a ação soberana e de igualdade 
entre os poderes. Entretanto, na Constituição como na LDB 9394/96 
(Art. 5º), a promoção ao ensino fundamental é direito público subjetivo, 
podendo qualquer cidadão, grupo de cidadãos, associação comunitária, 
organização sindical, entidade de classe ou outra legalmente constituída, 
e, ainda, o Ministério Público, acionar o poder público para exigi-lo.
Contudo, o Art. 5o § 4º descreve que, quando confirmada o desleixo 
da autoridade competente para garantir a oferta e condições do ensino 
obrigatório, pode essa ser imputada por crime de responsabilidade.
Práticas de Secretaria Escolar48
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo 
tudinho? Agora, só para termos certeza de que você 
realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, 
vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido 
que as reformas do Estado que começou nos anos 1990 
almejou mudanças econômicas e educacionais, e que 
no decorrer das reformas, após vários debates sobre a 
educação, e o surgimento de programas no âmbito mundial, 
como o Todos pela educação foram modificando o cenário 
da educação no país. Podemos mencionar a implantação 
do SAEB, as diretrizes sobre a promulgação da LDB; as 
normas para PNE; as atribuições das Secretarias Estaduais 
de Educação. Que a Secretaria Estadual da Educação 
administra pautadas nas Leis, Decretos e Diretrizes. Além 
de existir os Conselhos (CNE e CEE). Os entes federativos 
dispõem de autonomia, um poder só deve intervir no outro 
quando os valores destinados à educação e saúde deixam 
de ser aplicados corretamente, o que está previsto em Leis. 
Outro ponto, são os programas direcionados a Educação 
Básica e sua importância na implantação dos recursos 
como O FUNDEB, o Programa Nacional de Alimentação 
Escolar (PNAE).
Práticas de Secretaria Escolar 49
REFERÊNCIAS
AMARAL, N. C. Financiamento da educação superior: Estado x mercado.
São Paulo; Piracicaba: Cortez Editora; Editora Unimep, 2003.
AZEVEDO, F.; PEIXOTO, A. O MANIFESTO DOS PIONEIROS DA EDUCAÇÃO 
NOVA (1932). Revista HISTEDBR On-line. Disponível em:<http://www.
histedbr.fe.unicamp.br/revista/edicoes/22e/doc1_22e.pdf>. Acesso em: 
11 agos. de 2020.
BRASIL. Constituição Federal. Disponível em:<http://www.senado.leg.br/
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Francineide Rodrigues Passos Rocha
Livro Didático Digital
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