Teorias da Administração-Ciclos administrativo moderno

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50UNIDADE III Ciclos e Análises Administrativas
2. CICLO ADMINISTRATIVO MODERNO
A	gestão	das	organizações	é	uma	atividade	cada	vez	mais	complexa,	devido	ao	
aumento	de	competitividade	nos	setores.	Para	isso,	os	gestores	se	apoiam	em	diversas	fer-
ramentas	de	gestão.	Neste	tópico	vamos	listar	e	apresentar	algumas	ferramentas	utilizadas	
para	a	gestão	na	atualidade.
Análise SWOT - também	 conhecida	 como	 FOFA, consiste	 na	 identificação	 de	
pontos	positivos	e	negativos	internos	da	organização,	bem	como	oportunidades	e	amea-
ças	 do	 ambiente	 externo.	 Essa	 ferramenta	 dá	 suporte	 a	 atividades	 de	 planejamento.	
IMAGEM 03: QUADRO SWOT
Fatores	Positivos Fatores	Negativos
Fatores	Internos Strenghts (Forças) Weaknesses (Fraquezas)
Fatores	Externos Opportunities (Oportunidades) Threats (Ameaças)
Fonte:	elaboração	própria
5W2H - ferramenta	utilizada	no	momento	de	organização	das	atividades,	no	qual	
o	gestor	 deve	 refletir	 sobre:	 o	quê,	 por	 quê,	 quem	será	 responsável,	 quanto	 vai	 custar,	
quando	será	realizado,	onde	e	como	será	feito.
Kanban -	ferramenta	típica	da	área	de	produção	auxilia	o	gestor	na	etapa	de	exe-
cução,	pois	permite	uma	visualização	das	atividades.	A	divisão	mais	tradicional	do	Kanban	
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consiste	em	:	a	fazer	(To do),	Fazendo	(Doing)	e	Feito	(Done),	as	atividades	devem	percorrer	
o	quadro	do	Kanban	a	medida	que	avançam	de	etapa.
IMAGEM 04: KANBAN
To Do Doing Done
-	Atividade	4
-	Atividade	5
-	(...)
-	Atividade	2
-	Atividade	3
-	Atividade	1
Fonte:	elaboração	própria
SAIBA MAIS
Uma	versão	moderna	do	Kanban	é	o	aplicativo	Trello,	que	você	pode	baixar	no	seu	ce-
lular	ou	acessar	do	seu	computador.	O	aplicativo	de	gerenciamento	de	projetos	ajuda	a	
organizar	as	atividades	e	times.	Que	tal	dar	uma	olhada?	Visite	o	site	https://trello.com/
pt-BR.
Fonte: a	autora.
Ciclo PDCA - ferramenta	que	sintetiza	o	ciclo	administrativo	e	permite	que	o	gestor	
tenha	agilidade	na	 tomada	de	decisões,	 inclusive	para	correção	da	 trajetória	das	ações.	
Consiste	no	planejamento,	execução,	verificação	e	se	necessário,	correção.
IMAGEM 05: PDCA
Fonte:	Elaboração	própria
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Na	etapa	de	planejamento,	o	gestor	é	convidado	a	identificar	um	problema	e	pensar	
nas	ações	de	melhorias.	Na	segunda	etapa	-	de	execução	(DO),	é	necessário	envolver	o	
time	e	colocar	o	plano	de	ação	em	prática.	Na	terceira	etapa	do	ciclo,	é	o	momento	de	ana-
lisar	o	que	foi	realizado.	E	por	fim,	na	quarta	etapa,		caso	o	plano	de	ação	tenha	alcançado	
resultados	positivos,	o	gestor	é	convidado	a	registrar	e	compartilhar	a	boa	prática,	senão,	é	
preciso	rever	e	corrigir	o	caminho;	e	assim,	inicia-se	novamente	a	etapa	de	planejamento.
Com	essas	quatro	ferramentas	você	conseguirá	organizar	suas	atividades	de	ma-
neira	sistematizada,	refletindo	sobre	as	mesmas	antes	de	sua	execução;	e	acompanhando-
-as	até	a	conclusão,	para	validar	os	resultados	ou	apresentar	propostas	de	correção.	Note	
que	o	gestor	apresenta	um	papel	ativo	nas	organizações!
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3. CICLOS DA ADMINISTRAÇÃO: UM PANORAMA DIGITAL
Com	a	evolução	digital	a	administração	sofreu	diferentes	impactos,	desde	a	maneira	
de	organização	da	produção	até	o	modo	como	expõe	e	divulga	seus	produtos.	Por	exem-
plo,	hoje	as	grandes	indústrias	apresentam	quase	todo	o	processo	produtivo	automatizado,	
apresentando	assim	como	 resultados	produtos	mais	padronizados	e	uma	velocidade	de	
produção	maior,	 por	 outro	 lado,	 com	a	 automatização	 tem-se	 a	 redução	 do	 número	 de	
colaboradores	e	ainda,	a	necessidade	de	maior	capacitação	destes,	que	precisam	saber	
manusear	máquinas	e	 equipamentos	 cada	 vez	mais	 automatizados.	No	marketing,	 per-
cebemos	o	 impacto	da	cultura	digital	no	crescimento	expressivo	da	 influência	das	redes	
digitais	no	processo	de	compra,	e	ainda,	da	valorização	de	micro	 influenciadores;	o	que	
significou,	por	outro	lado,	a	redução	em	investimentos	em	mídias	impressas.	Você	já	parou	
para	refletir	sobre	os	impactos	da	modernização	na	sua	empresa?	
Ao	 analisar	 essa	 evolução	 pela	 perspectiva	 dos	 ciclos	 administrativos,	 notamos	
o	 surgimento	 de	 diversas	 ferramentas	 digitais	 que	 auxiliam	 na	 comunicação	 e	 controle	
das	atividades	dentro	das	organizações.	Assim	temos	a	origem	de	diferentes	Sistemas	de	
Informação	Gerencial,	que	buscam	de	maneira	sintetizada	facilitar	o	fluxo	de	informação	
dentro	da	organização	e	agrupar	os	dados	possibilitando	a	emissão	e	análise	de	relatórios.
Essa	é	a	grande	vantagem	para	o	gestor	da	automatização	dos	processos:	aumento	
da	possibilidade	de	checagem/verificação.	Em	suma,	com	os	sistemas	o	gestor	consegue	
acompanhar	com	mais	facilidade	a	execução	das	atividades	definidas	(com	base	em	indi-
cadores	definidos	pelo	empresa)	e	assim,	corrigir	uma	ação	quando	necessário	de	maneira	
mais	ágil.		
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REFLITA
São	 inúmeros	 sistemas	disponíveis	 para	a	área	de	gestão.	Temos	 ferramentas	mais	
simples,	e	muitas	vezes	gratuitas,	até	ferramentas	mais	complexas.	Na	sua	empresa,	
você	utiliza	qual	sistema?
Compartilho	com	vocês	uma	matéria	do	Portal	Líderes	e	Gestão,	com	uma	lista	de	47	
softwares	 para	 gestão:	 https://www.lideregestao.com.br/47-softwares-para-gestao-os-
-melhores-softwares-para-sua-gestao/
Note	a	variedade	de	sistemas	existentes.	Para	que	sua	escolha	apresente	resulta-
dos	positivos	para	a	empresa	é	preciso	entender	antes:
Qual	o	contexto	de	utilização	do	sistema	-	qual	o	porte	da	empresa,	qual	o	setor,	já	
tem	experiência	com	a	utilização	de	sistemas,	(...)
Qual	o	objetivo	com	o	sistema	-	qual	a	razão	da	implantação	(isso	você	define	na	
etapa	de	planejamento,	lembra?)
Quais	os	controles	que	quero	ter	com	o	sistema	-	quais	os	indicadores	que	você	
quer	acompanhar,	a	informação	virá	na	modalidade	de	relatório	ou	você	quer	um	dashboard	
para	acompanhamento	em	tempo	real,	(...)
Quais	as	possibilidades	que	temos	-	identificação	das	possibilidades	de	softwares,	
bem	como	valores,	vantagens,	desvantagens	(neste	ponto,	é	sempre	interessante	entrar	
em	contato	com	uma	empresa	que	já	utiliza	o	programa).	
Além	disso,	é	importante	lembrar	que	o	processo	de	implantação	de	um	sistema	
leva	tempo,	ou	seja,	temos	uma	curva	de	aprendizagem	para	que	toda	a	equipe	aprenda	
e	utilize	o	software	de	maneira	correta.	É	importante	ainda,	envolver	os	colaboradores	no	
processo,	para	reduzir	a	 resistência	na	 implantação	e	motivá-los	a	utilizar	o	sistema	em	
sua	 totalidade.	Muitas	 empresas	 embora	 tenham	bons	 sistemas	 não	 conseguem	 retirar	
relatórios	confiáveis	dos	mesmos	pois	não	inserem	os	dados	completos	ou	não	utilizam	o	
sistema	em	sua	integralidade.	
Por	fim,	lembre-se	que	os	sistemas	estão	em	constante	evolução	e	por	isso,	é	im-
portante	exigir	do	fornecedor	atualização,	e	mapear	sempre	o	mercado	verificando	se	não	
existem	opções	mais	atualizadas.	Mapear	o	mercado	significa	ficar	de	olho	nas	alterações	
do	ambiente	externo,	e	esse	é	o	conteúdo	do	nosso	próximo	tópico!	Vamos	lá!
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