CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA - SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO (1)

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²estudo científico do desenvolvimento de uma língua ou de famílias de línguas, baseados em 
documentos escritos nessas línguas. 
 
CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA - SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO 
 
RESUMO 
“Dono de funerária e arquivista são sinônimos de emprego certo. Milhões de pessoas morrem e 
bilhões de documentos são criados todos os dias”. 
Miranda 
 
A frase tem toda razão por mais mórbida que ela seja, e por termos todos os dias 
diversos documentos sendo criados temos que estar preparados para classificação e 
escolher o melhor sistema para cada tipo de documentos. Os principais tipos de 
classificação são alfanuméricos, alfabética, cronológica, decimal, decimal universal, 
geográfica, ideológica e numérica. 
Palavras-chaves: alfanuméricos; alfabética; cronológica; decimal; decimal universal; 
geográfica; ideológica; numérica 
1. INTRODUÇÃO 
Classificação arquivística constitui-se em um conjunto de convenções de métodos e 
regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a operacionalização 
esquemática¹ de conceitos em estruturas representativas. De acordo com Schellenberg 
 “Desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem o problema de 
organizá-los” (Schellenberg, 2006, p.97). 
Classificação documental é importante para qualquer sistema de gestão documental 
seja físico ou digital. Existem vários tipos de organizações para que a classificação de 
documentos seja mais precisa e mais fácil para a recuperação da informação. Falaremos 
sobre os principais sistemas de classificação tais como alfabéticas, numéricas, 
alfanumérica, cronológica, geográfica, ideológica, decimal, decima universal (CDU). 
 
 
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2. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO 
A gestão de documentos tem suas origens no final do século XIX, no entanto o seu 
desenvolvimento teórico e prático ocorre apenas após a segunda guerra mundial, nos 
Estados Unidos e Canadá, para Kumar (1988, p.1) a classificação está em todos os 
momentos da vida humana. 
“Sem classificação não poderia haver nenhum pensamento humano, ação e organização que 
conhecemos. A classificação transforma impressões sensoriais isoladas e incoerentes em objetos 
reconhecíveis e padrões recorríveis” 
(Souza 2004, p. 78) 
Sistema de Classificação tem como finalidade de manter a ordem dos arquivos, 
utiliza-se para simplificar a recuperação de objetos por meio de uma ordem estrutural e 
logica que os mantenham acessíveis. Os documentos podem ser classificados em 
diferentes categorias de acordo com suas características tais como: 
QUADRO 1 – Elementos característicos dos documentos 
 Definição Exemplos 
Suporte Material sobre o qual as 
informações são 
registradas 
Papel, Disco Magnético 
Formato Configuração física de um 
suporte, de acordo com a 
natureza e o modo de como 
foi confeccionado 
Caderno, caderneta, livro, 
rolo de filme 
Gênero Configuração que assume 
um documento de acordo 
com o sistema de signos 
utilizado na comunicação 
de seu conteúdo 
Documentação Textual: A 
linguagem básica é a 
palavra escrita 
Documentação Audiovisual: 
A linguagem básica é a 
associação do som e da 
imagem 
Documentação 
Fonográfica: A linguagem 
básica é o som 
Documentação 
Iconográfica: A linguagem 
básica é a imagem 
 
Espécie Configuração que assume 
um documento de acordo 
Boletim, Relatório, Atestado 
 
 
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com a disposição e a 
natureza das informações 
nele contidas 
Tipo Configuração que assume 
uma espécie documental, 
de acordo com a atividade 
que a gerou 
Boletim de ocorrência, 
certidão de nascimento 
Documento Simples Aquele formado por um 
único item 
Carta, recibo, nota fiscal 
Documento Composto Aquele que, na sua 
trajetória acumula mais de 
um documento simples 
Prontuário Médico, Dossiê 
de Evento 
FONTE: Adaptado dos dados extraídos em Gonçalves (1998, p.19) e Bernardes & Delatorre (2008). 
3. CLASSIFICAÇÃO ALFANUMÉRICA 
A classificação alfanumérica é o resultado da combinação dos sistemas de classificação 
alfabéticas e numérica. Tem como base a atribuição de um número a uma determinada 
classe alfabética para posterior arquivamento, organizando de A até Z e de números do 
menor ao maior. 
“Usar um código em um sistema de acesso indireto serve para encurtar os nomes dos arquivos e aumentar 
a segurança do sistema; pois um usuário deve estar familiarizado como o código para recuperar os 
arquivos.” 
West Virginia County Records Management Manual 
Usam-se notações fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divisões 
sejam alteradas. 
Imagem 1: Sistema Alfanumérico 
 
Fonte: Artigo Senai - Arquivamento 
4. CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA 
 
 
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É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento localizado, 
a busca se dá diretamente no documento. É o sistema mais simples, lógico e prático, pois 
obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará problemas, 
nem para procura do documento desejado, pois a consulta é direta. 
Segundo Paes (2005), as fichas ou pastas ficam dispostas na ordem rigorosamente 
alfabética, respeitando as normas gerais para alfabetação, através de guias divisórias, com 
as respectivas letras. 
Este arquivamento obedece a 13 regras chamadas de alfabetação: 
➢ Pela 1ª letra do último sobrenome: 
• Barbosa, João 
• Cabral, Pedro Álvares 
• Santos, Paulo 
➢ Para sobrenomes iguais: 
• Teixeira, Anibal 
• Teixeira, Marilia 
• Teixeira, Paulo 
➢ Para nomes compostos: 
• Castelo Branco, Camilo 
• Monte Verde, Paulo 
• Villa Lobos, Heitor 
➢ Para nomes com artigos e preposições: 
• Almeida, Pedro de 
• Andrade, Ricardo d´ 
• Câmara, Lúcia da 
➢ Para sobrenomes com grau de parentesco: 
• Almeida Filho, Antônio 
• Ribeiro Júnior, Paulo 
• Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
➢ Para pessoas da mesma família: 
• Filho, Jorge de Abreu 
 
 
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• Neto, Jorge de Abreu 
• Sobrinho, Jorge de Abreu 
➢ Para nomes estrangeiros: 
• Aubert, Georges 
• Churchill, Winston 
• Mueller, Paul 
➢ Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da mãe: 
• Oviedo Y Bãnos, José de 
• Pina de Mello, Francisco de 
• Rios, Antônio de Los 
➢ Para nomes orientais e árabes: 
• Al Bem Hur (permanece) 
• Ly Youtohn (permanece) 
➢ Para nomes estrangeiros com preposição: 
• De Penedo, Esteban 
• Di Capri, Júlio 
• Du Pont, Charles 
➢ Para pessoas jurídicas: 
• Álvaro Ramos & Cia 
• Colegial (A) 
• Embratel 
➢ Para numeral: 
• Congresso de Secretariado (4º) 
• Encontro Regional de Arquivologia (I) 
• Simpósio de Apicultura (III) 
 
5. CLASSIFICAÇÃO CRONOLOGICA 
O arquivamento por este método é feito levando-se em consideração a data do documento. 
Essa data pode ser a de emissão do documento e a do vencimento das prestações, a da 
entrega, etc. 
 
 
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Este método é bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja 
data seja mais relevante na busca, também é comum que o arquivamento considere apenas 
a data, sem números adicionais. 
Imagem 2: Quadro de vantagens e desvantagens 
 
Fonte: Classificação Arquivística – Prof.ª ª Juliane Patricio Coelho 
• Pertence ao sistema indireto envolve métodos que tornam necessária a utilização 
de índicesou códigos para se ter acesso ao documento. 
• Os elementos considerados são o número e a data 
• Geralmente é adotado em repartições públicas 
• O documento é numerado e não a pasta, acabando por originar-se um processo 
• O arquivamento do documento é feito pelo número do protocolo da instituição, 
consequentemente, pela data de entrada do órgão 
• Utiliza-se este método para registro e controle da movimentação dos documentos e 
formação das séries de documentos 
• Indice numérico, que é o registro e indicam a movimentação do documento ou 
processo, existem os índices alfabéticos de assunto e procedência, para a consulta 
à documentação. 
 
6. CLASSIFICAÇÃO DECIMAL 
É um sistema resultante da combinação entre a classificação numérica com a ideológica. 
Consiste na divisão dos assuntos em dez grupos de primeira ordem ou categoria (zero a 
nove). As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de 
três algarismos, como se segue: 
Classe 000 
 
 
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Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
Classe 900 
Imagem 3: Exemplos de Classificação Decimal 
 
Fonte: https://encr.pw/yrxqh 
 
 
6.1 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY 
 
 
Melvil Dewey é o apelido de Melville Louis Kossuth Dewey, Nasceu em 10 de dezembro de 
1851 e faleceu com 80 também em dezembro de 1931 foi um bibliotecário norte-americano 
criador do sistema de classificação decimal de Dewey. 
Desde 1876 esse sistema veio passando por revisões sendo a última em 2004, esse 
sistema é focado na organização de assuntos. 
 
https://encr.pw/yrxqh
 
 
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Imagem 4: Melvil Dewey 
 
Fonte: https://encurtador.com.br/hnpuE 
 
O sistema de Dewey divide o conhecimento humano em 10 grandes classes, cada uma 
dessas classes em 10 subclasses, cada subclasses em outras 10 subclasses. O sistema 
é muito aprimorado para ser aplicado com vantagens a documentos públicos sobre 
assuntos gerais, e não é suficientemente detalhado para ser aplicado a material 
altamente especializado. A premissa de Dewey era de que todo o conhecimento humano, 
e os livros a estes relativos, podia ser dividido nas 10 classes seguintes: 
000 Obras Gerais 
100 Filosofia e Disciplinas Afins 
200 Religião, Teologia 
300 Ciências Sociais 
400 Filologia², Linguísticas 
500 Ciências Puras 
600 Ciências Aplicadas (Tecnologia) 
https://encurtador.com.br/hnpuE
 
 
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700 Artes, Recreação, Esporte 
800 Literatura 
900 História, Geografia e Ciências Afins 
 
6.2 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL 
 
Classificação Decimal Universal (CDU) é um sistema que possibilita a uniformização dos 
critérios de classificação dos documentos. Baseia-se no conceito de que o conhecimento 
pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser subdividas em subclasses, 
numa hierarquia decimal. 
Concebida por Paul Otlet e Henri La Fontaine, a partir da classificação decimal de Melvil 
Dewey, a CDU teve a sua primeira edição, em francês, publicada entre 1904 e 1907. 
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão internacional 
dada a sua independência em face de todas as expressões idiomáticas, o que facilita 
enormemente a pesquisa e a troca de informação em nível internacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Imagem 5: Exemplo de Classificação Decimal Universal (CDU) 
 
 
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Fonte: https://encurtador.com.br/cDNPY 
 
7. CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICO 
 
O método geográfico é aquele usado quando se deseja ordenar a documentação de 
acordo com a divisão geográfica, ou seja, são organizados pela procedência ou local de 
origem. Dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no 
início, independentemente da ordem alfabética. 
 
• Por Cidade 
https://encurtador.com.br/cDNPY
 
 
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Arquivar por cidade e não for especificado por estado, coloca-se em ordem alfabética e 
deve-se especificar entre parênteses o estado para não gerar dúvidas sobre cidades de 
mesmo nome: 
 
Exemplo: 
Anchieta (Espírito Santo) 
Bom Jesus (Rio Grande do Norte) 
Bom Jesus (Paraíba) 
Patos de Minas (Minas Gerais) 
 
• Por Estado 
 
Quando for relacionar as cidades de um mesmo estado, além de colocar em ordem 
alfabética, deve-se manter a capital sempre no início, pois geralmente é cidade mais 
procurada. 
 
Exemplo: 
Estado de Minas Gerais: 
Belo Horizonte 
Juiz de Fora 
Patos de Minas 
Sabara 
 
 
• Por País 
 
Quando for ordenar por país, além de colocar em ordem alfabética, coloca-se primeiro o 
nome do país, depois a capital e em sequência as demais cidades. 
 
Exemplo: 
Brasil 
Brasília 
Rio de Janeiro 
 
 
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São Paulo 
 
8. CLASSIFICAÇÃO IDEOLOGICO/IDEOGRÁFICO 
Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas 
gerais podem ser considerados por nome ou códigos numéricos a eles atribuídos. 
 
• Ideográfico Alfabético 
 
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único ou diversos níveis 
hierarquizados 
Imagem 6: Ideográfico Alfabético 
 
Fonte: https://l1nq.com/xledo 
 
 
• Ideográfico Numérico 
 
Os assuntos são codificados hierarquicamente quando o documento está na fase corrente 
esse método é dividido em método decimal e duplex 
• Método Decimal: Limita os assuntos no máximo 10 áreas ou classes. 
https://l1nq.com/xledo
 
 
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• Método Duplex: Permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada. 
 
• Ideográfico Unitermo 
 
O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos 
Estados Unidos, em princípios de 1950. Embora não recomendada sua aplicação nos 
arquivos convencionais, a indexação coordenada vem sendo utilizada, com grande êxito, 
principalmente nos arquivos especiais e especializados. 
O método consiste em atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número 
em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse número, denominado 
número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento 
em lugar visível e previamente determinado. 
 
9. CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICO 
 
“Esse método pode ser utilizado com ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente, ou utilizando os 
meios informáticos que permitirão localizar os documentos mais rapidamente.” 
(Gonçalves, 1998). 
 
9.1 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
 
Usado quando a forma de organizar é feita pelo número do documento ou da pasta em que 
ele foi arquivado. 
 
9.2 MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL 
 
Usado no momento em que se utiliza números maiores, com muitos dígitos, a ordenação é 
feita baseando-se nos dois últimos dígitos. Quando eles são idênticos ordenação é dada 
através dos dois dígitos anteriores, isso torna o arquivamento mais eficiente e ágil. 
 
9.3 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLOGICO 
 
 
 
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Usado no momento para fazer organização dos documentos por data. Ele é amplamente 
usado para organizar fotos, documentos financeiros e outros arquivos em que a data é o 
elemento fundamental para buscar a informação. 
 
 
 
 
CONCLUSÃO: 
 
“O objetivo da classificação é facilitar a localização dos documentos quando se fizeram necessários. Não se 
deve prosseguir na subdivisão de classes além do ponto exigido para utilizar as buscas em unidades 
razoavelmente pequenas.” 
(SHELLENBERG, 2006, p.95) 
 
A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento 
de informações que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação 
da memória técnica e administrativa das organizações, por isso temos que escolher o 
melhor sistema de classificação. A pesquisa foi realizada para conhecermos melhor cada 
uma e podermos aprender como aplicar mais eficiência para cada situação. 
 
Referências 
 
ACERVO, Excelência em Gestão Documental. Formas de Classificação de Documentos. 
2022. Disponível em: https://acervonet.com.br/blog/classificacao-de-documentos-como-e-
feita/. Acesso em: 23 out. 2023. 
 
ALBUQUERQUE, Ana Cristina de. Classificação Arquivística e Teoria do Conceito: 
Elementos para Organização do Conhecimento. 9 págs. Universidade Estadual de 
Londrina - UEL, Rodovia Celso Garcia Cid, Londrina. 
 
COELHO, Juliane Patricio. Classificação Arquivística. 2020. 201 págs. Disponível em: 
https://www.uniasselvi.com.br/extranet/layout/request/trilha/materiais/livro/livro.php?codigo
=245839. Acesso em 23 out. 2023. 
 
https://acervonet.com.br/blog/classificacao-de-documentos-como-e-feita/
https://acervonet.com.br/blog/classificacao-de-documentos-como-e-feita/
https://www.uniasselvi.com.br/extranet/layout/request/trilha/materiais/livro/livro.php?codigo=245839
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documentos escritos nessas línguas. 
 
DUBOC, Selma Braga. Classificação de Documentos de Arquivo (CURSO 
BASICO).2004. 176 págs. Normas e Manuais Técnicos. 
 
E-CLIC. Métodos de Arquivamento. Disponível em: https://e-clic.net/blog/metodos-de-
arquivamento/. Acesso em 23 out. 2023 
 
G TRIGUEIRO. 4 Melhores Métodos de Arquivamento para Documentos! Disponível 
em:https://gtrigueiro.com.br/blog/4-melhores-metodos-de-arquivamento-para-
documentos/. Acesso em 23 out. 2023. 
 
MEDEIROS, Mayanna Firmino Andrade de. Classificação em Arquivista: o caso da 
Superintendência de Transporte e Trânsito. 2014. 72 págs. Universidade Estadual da 
Paraíba, João Pessoa. 
 
MINISTÉRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONÁUTICA. Avaliação de Documentos 
de Arquivo.48 págs. 2011. 
 
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Os princípios arquivísticos e o conceito de 
classificação. 30 págs. 
 
 
 
 
 
 
https://e-clic.net/blog/metodos-de-arquivamento/
https://e-clic.net/blog/metodos-de-arquivamento/
https://gtrigueiro.com.br/blog/4-melhores-metodos-de-arquivamento-para-documentos/
https://gtrigueiro.com.br/blog/4-melhores-metodos-de-arquivamento-para-documentos/
	6.1 CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY