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gestão empresarial
comunicação e expressão
CorrespondênCia organizaCional: 
Carta ComerCial, ata e e-mail
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ObjetivOs da Unidade de aprendizagem 
Ao final da aula o aluno deverá ser capaz de distinguir 
as várias formas de comunicação organizacional e suas 
situações de uso.
COmpetênCias 
Conhecimento e capacidade de utilização das várias for-
mas de comunicação organizacional como ferramenta 
estratégica nas relações profissionais.
Habilidades 
Compreender a importância da comunicação nas organi-
zações, saber utilizar as diferentes formas da comunica-
ção organizacional para o marketing pessoal, networking 
negociação e gerenciamento de conflitos.
comunicação e expressão
CorrespondênCia 
organizaCional: Carta 
ComerCial, ata e e-mail
ApresentAção
Nesta aula, você conhecerá a importância da comunica-
ção nas organizações. Além disso, aprenderá a utilizar as 
diferentes formas da comunicação organizacional para 
o marketing pessoal, networking negociação e gerencia-
mento de conflitos.
pArA ComeçAr
Você já percebeu como uma pequena falha no proces-
so de comunicação dentro de uma empresa pode gerar 
consequências desastrosas?
Embora, muitas vezes, pareça irrelevante, o modo 
como o processo de comunicação organizacional é ad-
ministrado está diretamente relacionado com o padrão 
de eficácia de uma empresa, sendo fundamental para 
que se alcancem as metas relacionadas à produtividade 
e à longevidade.
Por isso, neste capítulo aprenderemos o que é comu-
nicação organizacional e três dos principais documentos 
desse tipo de comunicação: a carta comercial, a ata e o 
e-mail. Vamos começar?
FundAmentos
A comunicação organizacional é a comunicação pratica-
da nas organizações para conduzir as ações e alcançar os 
resultados desejados, sendo parte integrante da maioria 
das atividades realizadas pelos colaboradores que nelas 
atuam.
Esse tipo de comunicação pode ser utilizada nos am-
bientes internos e externos à organização. Internamente, 
é usada entre funcionários e se caracteriza pela nature-
za administrativa e operacional, destinando-se a produ-
zir ações e provocar resultados. No ambiente externo, 
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caracteriza-se pela natureza administrativa e negocial, sendo praticada na 
comunicação com clientes, fornecedores, concorrentes e quaisquer ou-
tras entidades com as quais a organização se relaciona.
A comunicação organizacional praticada no ambiente interno das em-
presas é responsável por manter a união e a coesão dos recursos huma-
nos em torno das atividades produtivas e na direção das metas estabele-
cidas (MACHADO NETO, 2003).
ConCeito
A comunicação organizacional compreende um conjunto de 
atividades, ações, estratégias, produtos e processos desen-
volvidos para criar e manter a imagem de uma organização 
junto aos seus públicos de interesse.
Carta, ata e e-mail
A carta comercial, a ata e o e-mail são três dos principais documentos 
utilizados na comunicação empresarial. A opção por um desses documen-
tos depende do objetivo da mensagem e de seu destinatário, conforme 
veremos a seguir.
1. Carta COmerCial
A carta comercial é um tipo de comunicação escrita endereçada a uma ou 
várias pessoas com o objetivo de transmitir uma mensagem que seja facil-
mente compreendida e leve o receptor à ação. Portanto, deve ser escrita 
em linguagem clara, simples, objetiva, concreta, correta e sua elaboração 
deve obedecer a uma série de regras que regulamentam a confecção des-
se tipo de documento (MEDEIROS, 2001).
1.1 Formato
Quanto ao formato, a carta comercial deve seguir as seguintes orienta-
ções:
 → Papel de 21 x 29,7 cm, ou 215,9 mm x 279,4 mm.
 → O texto deve ser impresso em um só lado do papel.
 → Margem direita: 2 cm; margem esquerda: 3 cm; margem superior: 
2 cm; margem inferior: 2 cm.
 → Espaço: 1 e ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço 
interlinear.
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 → O vocativo de uma carta, a expressão utilizada para chamar o inter-
locutor, deve vir acompanhado de dois-pontos.
Tendo em vista a objetividade e a rapidez exigidas nos dias de hoje, é 
fundamental que o texto prime pela clareza, pela apresentação das ideias 
em uma sequência lógica e pelo vocabulário exato. Sendo assim, é impor-
tante que, antes de iniciar a redação, você:
 → Tenha um objetivo em mente;
 → Coloque-se no lugar de quem vai receber a carta;
 → Tenha à disposição informações suficientes sobre o assunto a ser 
tratado;
 → Planeje a estrutura do texto, seu começo, meio e fim;
 → Conheça o significado de todas as palavras utilizadas;
 → Saiba tratar o assunto com propriedade, conhecendo-o profunda-
mente;
 → Selecione fatos para usar como argumentos;
 → Evite o uso de opiniões e julgamentos pessoais;
 → Reflita adequada e suficientemente sobre o assunto;
 → Seja natural, conciso e correto;
 → Use linguagem de fácil compreensão;
 → Responda a todas as perguntas que eventualmente tenham sido fei-
tas pelo destinatário.
Atenção
A linguagem empolada, rebuscada é causa, muitas vezes, 
de obstáculo à comunicação. Portanto, o redator de cartas 
comerciais deve optar por palavras conhecidas e formas sim-
ples para ser compreendido e obter uma resposta. Seu obje-
tivo é ser claro mais do que causar boa impressão.
Depois de redigir o texto, você deve considerá-lo como um rascunho que 
deve ser lido e corrigido até se encontrar uma forma adequada e que seja 
compreensível ao receptor.
Nesse processo de correção, vale atentar para alguns enganos costu-
meiros que devem ser evitados:
 → Estilo: evitar vocabulário rebuscado, períodos excessivamente longos, 
neologismos, estrangeirismos e frases de efeito (sobretudo latinas);
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 → Abreviações: sempre que possível, as abreviações devem ser evita-
das. Escreva por extenso;
 → Frases feitas: são expressões desaconselháveis, porque são inúteis 
como, por exemplo: venho por meio desta;
 → Escrita de algarismos: o procedimento de digitar o número seguido 
do numeral entre parênteses é inútil. Ou uma coisa ou outra, mas a 
preferência é pelo número;
 → Despedida: evitar expressões como não tenho nada mais para o mo-
mento, que se constitui uma obviedade;
 → Pontuação: Deve-se colocar ponto final após local e data e dois-pon-
tos ou vírgula após a saudação inicial (Prezado Senhor:);
 → Gramática: Devem-se evitar expressões como: Em anexo; Face à e 
Pedimos para. Tais expressões devem ser substituídas, respectiva-
mente, por: Anexo(a); Em face de e Solicitamos que.
Veja, a seguir, um exemplo de uma carta comercial redigida como respos-
ta a uma consulta feita a uma empresa:
São Paulo, 20 de outubro de 2020.
Senhores:
Em atenção a sua consulta sobre imóveis industriais, 
temos o prazer de anexar à presente relatório de alguns 
imóveis que se acham à venda por intermédio de nosso 
escritório.
Maiores esclarecimentos a respeito dos imóveis 
relacionados poderão ser prestados pelo Sr. Fulano de Tal, 
que está pronto para atendê-lo.
Queremos ainda frisar que as condições constantes no 
relatório estão sujeitas a alterações sem aviso prévio.
Atenciosamente,
Sicrano de Tal,
Diretor.
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2. ata
A ata é um documento no qual se registra o que se passou em uma reu-
nião, assembleia ou convenção (MARTINS, 2000). Há dois tipos de ata: a 
ordinária e a extraordinária.
A ata ordinária é aquela que resulta de reuniões estabelecidas em es-
tatutos ou convocadas com regularidade. A extraordinária ocorre fora das 
datas costumeiramente previstas.
Como a ata é um documento de valor jurídico, sua elaboração deve 
obedecer a algumas normas:
 → Deve ser lavrada em livro próprio ou em folhas soltas de tal modo 
que impossibilite a introdução de modificações;→ Quando lavrada em livro próprio, este deve conter um termo de 
abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade 
máxima da entidade;
 → Deve sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas 
na sessão;
 → Na ata do dia, são consignadas as alterações feitas à ata anterior;
 → O texto, digitado ou manuscrito, não pode apresentar rasuras;
 → O texto deve ser compacto, sem parágrafos ou com parágrafos nu-
merados, mas não se deve fazer uso de alíneas;
 → Se manuscrito, nos casos de erros constatados no momento de redigi-
-la, emprega-se a partícula corretiva “digo”, retificando o pensamento;
 → Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se 
à expressão “em tempo”. Exemplo: Em tempo: na linha 10 onde se lê 
“pote”, leia-se “bote”;
 → Os números devem ser grafados por extenso e as abreviações de-
vem ser evitadas;
 → Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação oportuna, a 
ata só será assinada após aprovadas as correções;
 → A ata deve ser redigida por um secretário efetivo. No caso de sua 
ausência nomeia-se outro secretário (ad hoc) designado para essa 
ocasião;
 → A ata deve ser assinada por todas as pessoas presentes à sessão ou, 
quando deliberado, apenas pelo presidente e pelo secretário.
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2.1 termo de abertura
Contém este livro 100 (cem) folhas numeradas a máquina de 1 
(um) a 100 (cem), por mim rubricadas, e se destina ao registro 
das Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade ����, com sede, 
nesta capital, na Rua ��������������������������������������, nº ������ .
A minha rubrica é a seguinte: ������������������������������������������
São Paulo, ����������� de ������������������ de �����������
Presidente: ����������������������������������������������������������������
(Assinatura)�������������������������������������������������������������������������������
(Nome em letra de forma)
2.2 termo de Fechamento
Contém este livro 100 (cem) folhas numeradas a máquina de 1 
(um) a 100 (cem), que, rubricadas pelo Presidente ����������������� 
������������������������������������� destinaram-se ao registro das 
Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade ����������������������� 
������������������������������������� conforme se lê no Termo de 
Abertura.
São Paulo, ����������� de ������������������ de �����������
Presidente: ����������������������������������������������������������������
(Assinatura)�������������������������������������������������������������������������������
(Nome em letra de forma)
Devem constar de uma ata:
 → Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
 → Local da reunião;
 → Declaração do presidente e do secretário;
 → Ordem do dia;
 → Fecho;
 → Assinatura de presidente, secretário e participantes.
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2.3 modelo de Fecho
… Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presença do Senhor X, do Senhor Y, das 
demais autoridades presentes declara encerrada a reunião, da qual eu, ������������������������������, 
Secretário em exercício, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Senhor Presidente e por mim.
São Paulo, ����������� de ������������������ de �����������
Fulano de Tal, Presidente.
Fulano de Tal, Secretário.
Veja, a seguir, um exemplo de ata:
ATA DA REUNIÃO DA DIRETORIA
RAZÃO SOCIAL: ��������������������������������������������������������������������������������������
CNPJ: ��������������������������������������������������������������������������������������������������
Aos _____________ ( ____ ) dias do mês de __________________ de 20____  , às ___________________ 
( �������� ) horas, na sede social, sita nesta capital, na rua �����������������������������
���������������� , nº ������� , reuniram-se os diretores de ������������������������������� 
, sob a presidência do Sr. ��������������������������������������������������������� , Diretor-
Administrativo, que convidou a mim, ��������������������������������������������������������� 
, para secretariar a sessão. Abrindo os trabalhos, o Sr. Presidente fez ampla exposição 
da situação da sociedade e da necessidade de ampliar as suas atividades e aparelhar-
se para melhor atender ao seu crescente desenvolvimento, dizendo da necessidade 
de instalar-se uma filial na cidade de ______________________________________ . Com a palavra, o 
Sr. ��������������������������������������������������������� , Diretor-Comercial, tendo por base 
a exposição do Sr. Presidente, propôs que se abrisse uma filial no ________________________
�������������� , já estando a Diretoria em entendimentos para a locação do prédio onde 
irá funcionar a referida filial, o de nº _______ da rua __________________________________________ , 
tudo conforme proposta já apresentada e em poder da mesa, sugerindo e propondo 
também que se atribuísse o capital de R$ ������������������ ( ����������������������������
_____________________________ reais) para a filial. Posta em discussão a proposta, sobre a 
mesma falou o Sr. ��������������������������������������������������������� , Diretor-Financeiro 
da sociedade, apoiando-a e fazendo sentir à Diretoria que o assunto era de caráter 
urgente, pois a expansão da sociedade estava a exigir medidas concretas e urgentes 
para o seu desenvolvimento. Posta em votação a proposta do Sr. ������������������������
��������������������������������� , foi ela aprovada por unanimidade. Nada mais havendo a 
tratar, o Sr. Presidente suspendeu os trabalhos pelo tempo necessário para a lavratura 
desta ata. Reabertos os trabalhos, foi esta ata lida e, achada conforme, aprovada por 
todos os presentes.
������������������������������������������������� , ����������� de ������������������ de �����������
������������������������������������������������� (Diretor Administrativo)
������������������������������������������������� (Diretor Comercial)
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3. e-mail (mensagens eletrôniCas)
E-mail é um método que permite compor, enviar e receber mensagens 
por meio de sistemas eletrônicos de comunicação. O termo e-mail é apli-
cado tanto aos sistemas que utilizam a Internet, como àqueles sistemas 
conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro 
de uma empresa ou organização.
Por ser um veículo de comunicação relativamente novo nas organi-
zações, sua linguagem adequada ainda não possui regras ou princípios 
estabelecidos. Isso faz com que poucas organizações se preocupem em 
normalizar o uso desse veículo de comunicação. O resultado é que a co-
municação por correio eletrônico vem sendo feita, muitas vezes, de forma 
desordenada e desestruturada, causando sérios prejuízos à imagem das 
organizações e seus colaboradores (MEDEIROS, 2001).
Tendo isso em vista, são apresentadas a seguir algumas orientações 
que devem guiar a elaboração de uma mensagem eletrônica.
 → Tenha foco: o mais importante é saber o que se tem a comunicar e 
qual o objetivo;
 → Considere o nível de conhecimento de seu interlocutor: saiba 
que incorreções na escrita podem trazer sérios prejuízos a você, pois 
transmitem uma imagem ruim de sua pessoa;
 → Linguagem: utilize uma linguagem coloquial, mas respeitosa e gentil;
 → Priorize a objetividade: quanto mais curta uma mensagem melhor 
ela é, evitando-se o risco de ser obscuro, repetitivo e irrelevante. Se 
a mensagem ultrapassar o limite de três parágrafos, seu veículo ade-
quado não é o e-mail, mas uma carta;
 → E-mail para alguém de um nível hierárquico superior ao seu: seja 
breve e diga apenas o necessário, sem formalismo, mas com res-
peito e polidez. Em geral, essa comunicação é feita para comunicar 
ações já realizadas e seus resultados. Se precisar de mais do que 
dois parágrafos para redigi-la, cuidado! Você corre o risco de estar 
comunicandoo que interessa a você e não ao seu leitor;
 → E-mail para alguém de um nível hierárquico igual ao seu: vá dire-
to ao ponto. Quanto mais objetivo e direto, melhor. Tome cuidado 
apenas para não parecer impositivo e formal em demasia;
 → E-mail para alguém de um nível hierárquico inferior ao seu: nes-
se caso a dica também é ser breve e dizer apenas o necessário, sem 
formalismo, mas com respeito e polidez. Geralmente, essa comuni-
cação é feita para solicitar informações ou orientar subordinados 
sobre ações em andamento. Se o texto precisar de mais de dois 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Eletr%C3%B4nica
http://pt.wikipedia.org/wiki/Internet
http://pt.wikipedia.org/wiki/Intranet
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parágrafos para ser escrito, faça um memorando ou uma circular e 
envie como Anexo;
 → Estrutura: o texto deve apresentar um assunto, ter um vocativo 
(saudação inicial), a mensagem propriamente dita, uma despedida 
respeitosa e assinatura (nome do remetente);
 → Clareza: a mensagem não pode ser excessivamente aberta, com ter-
mos imprecisos, como semana que vem, depois do feriado, final do 
mês, de manhã etc. Substitua todas as expressões que você perceber 
que podem gerar dúvidas;
 → Formatação: evite o excesso de destaque, como o uso de letras 
maiúsculas, itálico, sublinhado, negrito, aspas, fontes coloridas e 
outros recursos que podem ofuscar o objetivo da mensagem.
antena 
pArAbóliCA
O mau uso dos meios de comunicação empresarial pode 
acarretar sérios problemas para as organizações e seus 
colaboradores. Como profissional você estará sujeito a 
cometer essas falhas e dependendo do grau do proble-
ma ocasionado pode gerar até demissões por justa cau-
sa, para evitar que isso ocorra, seja cuidadoso, atencioso 
e tenha bom senso ao se comunicar em seu trabalho.
e AgorA, José?
Agora que você já sabe o que é comunicação organiza-
cional e como se escrevem cartas comerciais, e-mails e 
atas, chegou a hora de aprender outros tipos de docu-
mentos utilizados nas organizações. Para tanto, na pró-
xima aula, você aprenderá a produzir também Relatórios 
e Pareceres.
Até a próxima aula!
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glossário
Rebuscado: bastante aprimorado; esmerado, 
requintado.
Neologismo: emprego de palavras novas, deri-
vadas ou formadas de outras já existentes, 
na mesma língua ou não.
Estrangeirismo: palavra ou expressão estran-
geira.
Alínea: primeira linha de um novo parágrafo.
Ad hoc: pessoa designada, nomeada para exe-
cutar determinada tarefa.
Memorando: mensagem escrita, breve e infor-
mal, usada como instrumento de comunica-
ção administrativa, em impresso apropriado, 
geralmente em correspondência interna nas 
organizações.
Circular: comunicação escrita de interesse co-
mum, que é reproduzida em vários exem-
plares e transmitida a diferentes pessoas ou 
entidades.
reFerênCiAs
MACHADO NETO, O. Competência em comu-
nicação organizacional escrita: o manu-
al da comunicação escrita utilizada nas 
empresas: novas técnicas, parâmetros e 
princípios para o planejamento e a pro-
dução da comunicação escrita na ativi-
dade profissional. Rio de Janeiro: Quality-
mark, 2003.
MARTINS, D. S.; ZILBERKNOP, L. S. Português 
instrumental. 21. ed. Porto Alegre: Sagra 
Luzzatto, 2000.
MEDEIROS, J. B. Correspondência: técnica de 
comunicação criativa. 14a ed. São Paulo: 
Atlas, 2001.