Gestão de Dados - Gestao de documentos metadados

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Gestão de documentos, metadados 1
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Gestão de documentos, 
metadados
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Gestão dos documentos e metadados
Nem todos os dados da empresa residem em bancos de dados transacionais. A gestão 
de documentos atua efetivamente para auxiliar nos processos que permeiam os dados 
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armazenados fora dos bancos de dados tradicionais. Assim, a gestão de documentos 
fica responsável por fazer o planejamento, implementação e controle de atividades 
para armazenar, proteger e acessar os dados de arquivos eletrônicos e registros 
físicos, como textos, imagens, áudio e vídeo.
Os objetivos da gestão de documentos são: proteger e garantir a disponibilidade dos 
dados armazenados em formatos menos estruturados; habilitar recuperação e uso de 
maneira eficaz dos dados não-estruturados; atender as obrigações legais e as 
expectativas dos clientes; garantir a continuidade do negócio por meio da retenção, 
recuperação e conversão dos arquivos; e controlar os custos do armazenamento 
desses arquivos.
A gestão de documentos muito tem a ver com o metadados, pois enquanto nos dados 
transacionais, os metadados são utilizados como suporte e descrição, nos arquivos, os 
metadados podem ser vistos como essenciais, pois os arquivos normalmente não 
apresentam estrutura clara e bem definida. Assim, a gestão de metadados se 
responsabiliza por criar, armazenar e integrar, além de controlar o uso dos metadados. 
Os principais objetivos são: prover entendimento da empresa a respeito dos termos e 
seu uso; integrar os metadados de diferentes fontes de dados; prover acesso fácil e 
integrado aos metadados; e garantir segurança e qualidade nos metadados.
Os arquivos também são referidos como registros, e normalmente ocupam mais 
espaço que os registros tradicionais, no formato de dados estruturados dos bancos 
transacionais. Isso implica em custo maior de armazenamento e dificuldade na geração 
de índices para fazer as consultas de maneira eficiente. Entre os possíveis tipos de 
arquivos armazenados, podem ser citados: físico, como documentos, memorandos, 
contratos e relatórios; eletrônicos, como e-mails, anexos e mensagens instantâneas; 
conteúdo de websites; documentos de todo tipo de mídia e hardware; e dados 
capturados em bancos de dados de qualquer tipo.
Dentro da recuperação eficiente de dados, dois pontos são importantes de serem 
observados: quanto ao sistema, onde é necessário ter um sistema para rastrear e 
armazenar os documentos, com segurança e versionamento, independente de onde os 
documentos são armazenados; e os papéis, apontando que todos são responsáveis na 
empresa são responsáveis por armazenar os documentos seguindo procedimentos 
estabelecidos, além de treinamento adequado para toda a equipe está apta a fazer isso 
da maneira correta.
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Para que haja continuidade no negócio, o armazenamento dos documentos deve estar 
alinhado com: a identificação de documentos existentes e novos; criação e aprovação 
de políticas; políticas para retenção dos arquivos e políticas de segurança; 
classificação dos documentos; e definição de armazenamento a curto e longo prazo.
O controle de custos é importante dentro da gestão de documentos devido ao alto 
custo que esse tipo de armazenamento pode gerar. Devem ser estabelecidas algumas 
diretrizes, como: o que deve ser armazenado?; como deve ser armazenado? Qual 
sistema será utilizado para gerenciar o armazenamento e acesso aos arquivos?; por 
quanto tempo os arquivos devem ficar armazenados?
Os metadados, por sua vez, garantem a contextualização dos documentos e permitem 
que buscas sejam feitas nesses tipos de arquivos, mas também se referem aos 
metadados dos registros encontrados nas bases transacionais. A importância dos 
metadados pode ser destacada em alguns pontos: aumenta o valor estratégico das 
informações ao contextualizar os dados; reduz os custos de treinamento na mudança 
de funcionários devido aos metadados ajudarem a documentar a informação; melhora 
a comunicação entre a equipe de TI e o pessoal de negócios; melhora o desempenho 
no desenvolvimento dos sistemas; reduz o risco de falhas de projeto por permitir 
análises melhores de cenários.
Ao tratar dos metadados, o repositórios podem ser: centralizados, onde há alta 
disponibilidade, recuperação rápida, e apresentam manutenção cara e processos 
complexos de atualização dado que todos os metadados estão em um mesmo local; 
distribuídos, onde não há um repositório de persistência, assim é possível ter 
disponibilidade em tempo real e acesso rápido, porém não apresenta padrão entre os 
diferentes sistemas da empresa; e híbridos, com acesso quase em tempo real, dado 
que parte do metadados estarão centralizados, alta disponibilidade e algum atraso 
devido à combinação dos resultados das diferentes fontes e formas de armazená-los.
A respeito da qualidade dos metadados, são indicadores para esse grupo específico: 
completude; qualidade da documentação; conformidade de dados no serviço provido; 
cobertura de data stewards; uso dos metadados (referências feitas); maturidade da 
gestão dos metadados; e disponibilidade.
Atividade extra:
Vídeo no Youtube, “O que é GED e como ela auxilia na gestão das informações”:
https://www.youtube.com/watch?v=mtNS4p5mygI
https://www.youtube.com/watch?v=mtNS4p5mygI
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Referência Bibliográfica:
Data Management Body of Knowledge, Dama International, Data Management 
Association, 2017.
Barbieri, Carlos. Governança de Dados: práticas, conceitos e novos 
caminhos. Brazil, Altas Books, 2019.
Rêgo, Bergson. Simplificando a Governança de Dados: governe os dados de forma 
objetiva e inovadora. Brasport, 2020.