Uc2 Atividade 1 Administração - Módulo I

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Atividade
Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de
documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que
serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de
arquivamentos e aos tipos de arquivos escolhidos para a organização dos
documentos da academia.
● Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa:
Método alfabético. Arquivo ativo (temporário).
Justificativa: Com esse método, o principal elemento a ser considerado para a
organização dos dados das planilhas e sua posterior localização será o nome.
Podemos criar, por exemplo, uma tabela especificando de forma alfabética todos
os funcionários listados nessa empresa, e adicionar os dados a serem
monitorados, facilitando e agilizando assim toda a pesquisa sobre o funcionário
consultado.
O tipo de armazenamento deste arquivo é o arquivo ativo, pois é utilizado
constantemente.
● Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e
uniformes da empresa: Método alfabético. Arquivo ativo (temporário).
Justificativa: Creio que o melhor método para arquivar esses dados também
seja o alfabético. Para fazer o controle da distribuição de EPIs e uniformes, a
empresa também pode listar os funcionários por ordem alfabética, e adicionar
algumas informações, como por exemplo, se determinado EPI e/ou uniforme foi
entregue ao colaborador, facilitando assim a sua futura consulta.
A melhor opção também é o arquivo ativo, pois é consultado e atualizado
constantemente.
● Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias: Método alfabético.
Arquivo ativo (temporário).
Justificativa: Como o elemento principal desses documentos é o nome,
podemos utilizar o método alfabético para organiza-los. Uma opção prática e de
fácil acesso. Também podemos utilizar o método numérico para separar por
mês/ano.
Por serem documentos utilizados com frequência, devem ser mantidos como
arquivo ativo (temporário).
● Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais:
Método alfabético numérico. Arquivo ativo (temporário).
Justificativa: Com esse método, cada pasta dos colaboradores obedece uma
ordem alfabética, as fichas de registro podem estar organizadas conforme a
entrada, facilitando a consulta, que também pode ser feita pelo número de
registro do colaborador. Pode-se logo imaginar que não apresentará grandes
dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento nem para a
procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
Sua forma de arquivamento também é o arquivo ativo, enquanto são buscados
com frequência.