Atualização de documentos

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ACADEMIA SAÚDE E VIDA
ATUALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Mayara da Silva dos Santos
FUNÇÃO DOS ARQUIVOS
A função básica do arquivo é tornar disponível os documentos que estão armazenados nos arquivos. Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez.
TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
Arquivo ativo: arquivos de utilização constante.
Arquivo inativo: arquivos utilizados em determinados períodos, mas que possuem um espaço de tempo maior que o arquivo ativo.
Arquivo morto: Documentos não mais utilizados, mas que fazem parte da história da empresa e que devem estar em lugares que poderão ser acessados com facilidade.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método alfabético: Um dos principais métodos de arquivamento é o método alfabético. Como a própria denominação já indica, o elemento principal levado em consideração nesse esquema é o nome. Esse método é um dos mais usados nas empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido.
Método numérico: Novamente como o nome indica, o método numérico é aquele utilizado quando os documentos são ordenados por números. Também é regularmente usado entre as possíveis opções dos métodos de arquivamento. É possível escolher três formas diferentes de usá-lo: numérico simples, dígito-terminal ou cronológico.
Método numérico simples: Usado quando a forma de organizar é feita pelo número do documento ou da pasta em que ele foi arquivado. Ele é muito utilizado na organização de prontuários médicos, processos, filmes e pastas de funcionários.
Método especifico: representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais fáceis e simples processos de arquivamento, consiste em agrupar as pastas por assunto, deve-se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto.
PLANILHAS DE CONTROLE DE ENTRADA E DE SAÍDA DO EXPEDIENTE DA EMPRESA
Método utilizado - alfabético numérico (numeralfa ou alfanumérico) 
Organiza-se por ano e mês os documentos e colocando em ordem alfabética de acordo com o nome de cada colaborador. 
Tipo de arquivamento – ATIVO (pois são documentos de uso constante) 
CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EPIs E UNIFORMES DA EMPRESA
 Separar uma pasta para EPI’s e outra para uniformes, e nelas separar por ordem alfabética de acordo com o nome de cada colaborador. 
Tipo de arquivamento – INATIVO (Intermediário) [menor frequência de uso]
 Método utilizado - específico (por assunto e alfabético)
FOLHAS DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO E FÉRIAS
 Método utilizado - Alfabético numérico
Dividir por ano e mês do documento e separar por ordem alfabética de acordo com o nome de cada colaborador.
 Tipo de arquivamento – INATIVO (Intermediário) [menor frequência de uso] 
PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS-REGISTRO E DOCUMENTOS PESSOAIS
Método utilizado - alfabético (sistema simples, com consulta direta)
Separar por ordem alfabética de acordo com o nome de cada colaborador.
 Tipo de arquivamento – INATIVO (Intermediário) [menor frequência de uso]