II_Teorico modulo 2

Prévia do material em texto

Inserir Título Aqui 
Inserir Título Aqui
Gerenciamento 
das Comunicações, 
Recursos e das 
Partes Interessadas 
do Projeto
Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Responsável pelo Conteúdo:
Prof. Me. Ricardo Bressan 
Revisão Textual:
Prof. Me. Claudio Brites
Nesta unidade, trabalharemos os seguintes tópicos:
• Gerenciamento das Comunicações do Projeto.
Fonte: Getty Im
ages
Objetivo
• Desenvolver estratégias e realizar as atividades necessárias para garantir que a comuni-
cação seja eficaz para a parte interessada.
Caro Aluno(a)!
Normalmente, com a correria do dia a dia, não nos organizamos e deixamos para o úl-
timo momento o acesso ao estudo, o que implicará o não aprofundamento no material 
trabalhado ou, ainda, a perda dos prazos para o lançamento das atividades solicitadas.
Assim, organize seus estudos de maneira que entrem na sua rotina. Por exemplo, você 
poderá escolher um dia ao longo da semana ou um determinado horário todos ou alguns 
dias e determinar como o seu “momento do estudo”.
No material de cada Unidade, há videoaulas e leituras indicadas, assim como sugestões 
de materiais complementares, elementos didáticos que ampliarão sua interpretação e 
auxiliarão o pleno entendimento dos temas abordados.
Após o contato com o conteúdo proposto, participe dos debates mediados em fóruns de 
discussão, pois estes ajudarão a verificar o quanto você absorveu do conteúdo, além de 
propiciar o contato com seus colegas e tutores, o que se apresenta como rico espaço de 
troca de ideias e aprendizagem.
Bons Estudos!
Gerenciamento das Comunicações do Projeto
UNIDADE 
Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Contextualização
Como elaborar um plano de comunicação do seu projeto?
Com base no conteúdo deste material e de outros a serem pesquisados por você, ela-
bore o plano de comunicação do seu projeto. Esse plano pode ser feito visando a um novo 
projeto a ser conduzido ou a um aperfeiçoamento de um plano de comunicação de um 
projeto feito no passado.
Utilize como apoio estes vídeos:
Como Fazer um Bom Plano de Gerenciamento da Comunicação em Projetos?
Disponível em: https://youtu.be/Crym9etku4g
Métodos e Tecnologias de Comunicação em Gerenciamento de Projetos - Guia PMBOK.
Disponível em: https://youtu.be/1qqYh_rSVtA
Ferramentas de Produtividade Microsoft e Office 365 para Gestão & Projetos!?
Disponível em: https://youtu.be/c1IFBErqjWQ
6
7
Gerenciamento das Comunicações
do Projeto
Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de desenvolver uma 
abordagem e um plano adequados para as atividades de comunicação do projeto, com 
base nas necessidades de informação de cada parte interessada. Um plano eficaz re-
conhece as necessidades de informações diversas das partes interessadas do projeto e 
é desenvolvido logo no início do ciclo. Deve ser revisado periodicamente e modificado 
conforme necessário, quando a comunidade das partes interessadas muda ou no início 
de cada nova fase do projeto.
A comunicação bem-sucedida é realizada em duas partes. A primeira parte envolve 
desenvolver uma estratégia de comunicação apropriada, com base nas necessidades do 
projeto e nas partes interessadas nele. A partir dessa estratégia, um plano de gerencia-
mento das comunicações é desenvolvido para garantir que as mensagens apropriadas 
sejam comunicadas às partes interessadas em diversos formatos e meios, conforme defi-
nido pela estratégia de comunicação. Essas mensagens constituem as comunicações do 
projeto, que é a segunda parte da comunicação bem-sucedida. 
As comunicações do projeto são os produtos do processo de planejamento, direciona-
das pelo plano de gerenciamento das comunicações, que define coleta, criação, dissemi-
nação, armazenamento, recuperação, gerenciamento, rastreamento e descarte desses ar-
tefatos de comunicação. Por fim, a estratégia de comunicação e o plano de gerenciamento 
das comunicações constituirão a fundação para monitorar o efeito da comunicação.
O gestor de projetos deve se atentar para os fatores ambientais que podem in-
fluenciar o processo de planejamento das comunicações, esses incluem, mas não estão 
limitados a: cultura organizacional, clima político e estrutura de governança, políticas de 
administração de pessoal; limites de risco das partes interessadas, canais e sistemas de 
comunicação estabelecidos, tendências, práticas e hábitos globais, regionais ou locais; e 
distribuição geográfica de instalações e recursos.
Outro fator importante que influencia o processo de planejamento das comunicações 
são os processos organizacionais que nada mais são do que o entendimento de como 
funcionam as normas, regras e os procedimentos que incluem, mas não estão limitados 
a: políticas e procedimentos organizacionais para mídias sociais, ética e proteção, polí-
ticas e procedimentos organizacionais para questões, riscos, mudanças e gerenciamen-
to de dados, requisitos de comunicação da organização, diretrizes padronizadas para 
desenvolvimento, troca, armazenamento e recuperação de informações, repositório de 
lições aprendidas e informações históricas e dados e informações de partes interessadas 
e comunicações de projetos anteriores.
Um bom plano de gerenciamento das comunicações contém as seguintes 
informações: requisitos de comunicações das partes interessadas, informações a serem 
comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes, motivo da 
distribuição daquelas informações, intervalo de tempo e frequência para a distribuição das 
informações necessárias e recebimento da confirmação ou resposta, pessoa responsável 
7
UNIDADE 
Gerenciamento das Comunicações do Projeto
para comunicar as informações, pessoa responsável por autorizar a liberação das 
informações confidenciais, pessoa ou grupos que receberão as informações, incluindo 
informações necessárias, requisitos, expectativas, métodos ou tecnologias usados para 
transmitir as informações, como memorandos, e-mail, comunicados à imprensa ou 
mídia sociais, recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e 
orçamento, método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações 
à medida que o projeto progride e desenvolve, como quando a comunidade das partes 
interessadas muda conforme o projeto avança por diferentes fases, glossário da 
terminologia comum, diagramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho 
com a sequência de autorização possível, lista de relatórios, planos de reuniões e restrições 
derivadas de leis ou regulamentos específicos, tecnologias, politicas organizacionais etc.
Finalizado o plano de comunicação, inicia-se o processo de gerenciar as comunica-
ções, que é assegurar a coleta, criação, distribuição, o armazenamento, a recuperação, 
o gerenciamento, monitoramento e a disposição final e adequada das informações do 
projeto. O principal benefício desse processo é que ele possibilita um fluxo de informa-
ções eficiente e eficaz entre a equipe do projeto e as partes interessadas. Esse processo 
é realizado ao longo do projeto. O processo de gerenciamento das comunicações 
identifica todos os aspectos da comunicação eficaz, incluindo escolha de tecnologias, 
métodos e técnicas apropriados. Além disso, deve permitir flexibilidade nas atividades 
de comunicação, habilitando ajustes nos métodos e nas técnicas para acomodar as mu-
danças nas necessidades das partes interessadas e do projeto.
Existem vários métodos de comunicação usados para compartilhar informações en-
tre as partes interessadas do projeto. Esses métodos podem ser classificados de um 
modo geral em:
• Comunicação Interativa: Entre duas ou mais partes que estão realizando uma tro-
ca de informações multidirecional em tempo real. Utiliza artefatos de comunicações 
como reuniões, telefonemas, mensagens instantâneas, algumas formas de mídias 
sociais e videoconferência;
• Comunicação Ativa: Encaminhada ou distribuída diretamente para destinatários 
específicos que precisam receber as informações. Garante que as informaçõesse-
jam distribuídas, mas não que tenham realmente chegado ou tenham sido com-
preendidas pelo público-alvo. Os artefatos de comunicação ativa incluem cartas, 
memorandos, relatórios, e-mails, blogs, comunicados à imprensa etc.;
• Comunicação Passiva: Usada para conjuntos de informações grandes e complexos, ou 
para públicos grandes, e requer que os destinatários acessem conteúdos a seu critério, em 
conformidade com procedimentos de proteção. Incluem portais da web, sites da intranet, 
e-learning, banco de dados de lições aprendidas ou repositórios de conhecimentos.
As técnicas de comunicação que podem ser usadas para esse processo incluem, mas 
não estão limitadas a:
• Competência de Comunicação: Uma combinação de habilidades de comunicação 
adaptadas, que consideram fatores como clareza de propósito em mensagens prin-
cipais, relacionamentos e compartilhamento de informações eficazes e comporta-
mentos de liderança;
8
9
• Feedback: São informações sobre reações a comunicações, uma entrega ou uma 
situação. O feedback apoia a comunicação interativa entre o gerente do projeto, a 
equipe e todas as outras partes interessadas do projeto; 
• Não verbal: Exemplos de comunicação não verbal incluem linguagem corporal 
apropriada para transmitir significado com gestos, tom de voz e expressões faciais. 
Espelhamento e contato visual também são técnicas importantes. Os membros da 
equipe devem estar cientes de como estão se expressando, tanto como o que dizem 
como com o que não dizem;
• Apresentações: Uma apresentação é a entrega formal de informações e/ou docu-
mentação. As apresentações claras eficazes de informações do projeto para partes 
interessadas relevantes podem incluir, entre outros:
 » Relatórios de progresso e atualizações de informações para as partes interessadas;
 » Informações de histórico para apoiar os processos decisórios;
 » Informações gerais sobre o projeto e seus objetivos, com o fim de dar visibilidade 
ao perfil do trabalho do projeto e à equipe; e
 » Informações específicas com o objetivo de ampliar o entendimento e o apoio do 
trabalho e dos objetivos do projeto. 
As apresentações terão êxito quando o conteúdo e a entrega considerarem:
• O público, suas expectativas e necessidades; e
• As necessidades e os objetivos do projeto e da equipe do projeto.
Por fim, monitorar as comunicações é o processo de garantir que as necessidades 
de informação do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas. O principal be-
nefício desse processo é o fluxo otimizado de informações, conforme definido no plano 
de gerenciamento das comunicações e no plano de engajamento das partes interessa-
das. Esse processo é realizado ao longo do projeto.
Monitorar as comunicações determina se os artefatos e as atividades de comuni-
cações planejados tiveram o efeito desejado de aumentar ou manter o apoio das partes 
interessadas para as entregas e os resultados esperados do projeto. O impacto e as con-
sequências das comunicações do projeto devem ser avaliados e monitorados com cuidado 
para garantir que a mensagem certa com o conteúdo certo (o mesmo significado para 
emissor e receptor) seja entregue para o público certo, com o canal certo e na hora certa.
Monitorar as comunicações pode requerer diversos métodos, como pesquisas de 
satisfação de clientes, coleta de lições aprendidas, observações para a equipe, revisão de 
dados do registro das questões, ou análise de mudanças na matriz de avaliação do nível 
de engajamento da partes interessadas.
O processo Monitorar as Comunicações pode acionar uma iteração dos processos 
Planejar o Gerenciamento das Comunicações e/ou Gerenciar as Comunicações 
para aumentar a sua eficácia com planos e atividades adicionais e possivelmente altera-
dos. Essas iterações ilustram a natureza contínua dos processos de Gerenciamento das 
Comunicações do Projeto. Questões ou os principais indicadores de desempenho, riscos 
ou conflitos podem acionar uma revisão imediata.
9
UNIDADE 
Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Material Complementar
Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade:
 Sites
Project Builder - Plano de Comunicação
Acesse o site a seguir, faça o seu cadastro e baixe um modelo de plano de comunicação 
para o seu projeto.
https://bit.ly/2WP7N51
 Vídeos
Novas Metodologias e Ferramentas de Colaboração #gestão&projetos
Acesse o vídeo a seguir intitulado Novas Metodologias e Ferramentas de Colaboração 
#gestão&projetos, que dá dicas de como escolher a ferramenta certa para o seu projeto.
https://youtu.be/TBb7OL2tlrQ
 Leitura
Crie e Cultive o Hábito de Tomar Notas
Leia o artigo a seguir intitulado Crie e cultive o hábito de tomar notas, de Sabina Nawaz.
https://bit.ly/31GSnDM
Qual a Importância de um Plano de Comunicação de Projetos?
Leia este artigo intitulado Qual a importância de um plano de comunicação de pro-
jetos?, escrito por Project Builder.
https://bit.ly/2x31e4z
10
11
Referências
BARCAUI, B. Gerenciamento do tempo em projetos. 4. ed. São Paulo: FGV, 2014.
CARVALHO, M. M.; RABECHINI JÚNIOR, R. Fundamentos do Projeto: Construin-
do competências para o gerenciamento de projetos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
CARVALHO, M. M.; RABECHINI JÚNIOR, R. Gerenciamento de Projetos na Prática. 
2. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
CHAVES, L. E. Gerenciamento da comunicação em projetos. 3. ed. São Paulo: 
FGV, 2014:
GIDO, J. et al. Gestão de Projetos. 7. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2018.
MAXIMIANO. A. C. A. Administração de projetos: Como transformar ideias em re-
sultados. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2015.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK: Um guia do conhecimento 
em gerenciamento de projetos. 5. ed. São Paulo: Saraiva, 2014.
TORRES, L. F. Fundamentos do Gerenciamento em Projetos. 8. ed. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2014.
TRENTIM, M. H. Gerenciamento de Projetos. Guia para certificações CAP e PMP. 2. 
ed. São Paulo: Atlas, 2017.
Sites visitados
TRENTIM, M. H. Como Fazer um Bom Plano de Gerenciamento da Comuni-
cação em Projetos? 2017. (4m30s). Disponível em: <https://www.youtube.com/
watch?v=Crym9etku4g>. Acesso em: 10 jun. 2019.
TRENTIM, M. H. Ferramentas de Produtividade Microsoft e Office 365 para 
Gestão & Projetos!? 2016. (24m35s). Disponível em: <https://www.youtube.com/
watch?v=c1IFBErqjWQ>. Acesso em: 10 jun. 2019.
TRENTIM, M. H. Métodos e Tecnologias de Comunicação em Gerenciamento de 
Projetos - Guia PMBOK. 2018. (3m11s). Disponível em: <https://www.youtube.com/
watch?v=1qqYh_rSVtA>. Acesso em: 10 jun. 2019.
TRENTIM, M. H. Novas Metodologias e Ferramentas de Colaboração 
#gestão&projetos. 2017. (5m33s). Disponível em: <https://www.youtube.com/
watch?v=TBb7OL2tlrQ>. Acesso em: 10 jun. 2019.
11