CERIMONIAL CORPORATIVO

Prévia do material em texto

1 
 
 
CERIMONIAL CORPORATIVO 
1 
 
 
SUMÁRIO 
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................... 3 
2. O QUE É A GESTÃO E PLANEJAMENTO DE EVENTOS ? ......................... 4 
3. IMPORTÂNCIA DA GESTÃO E PLANEJAMENTO ....................................... 5 
4. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ............................................................................ 6 
5. PROFISSIONAL DE GESTÃO DE EVENTOS ............................................... 8 
6. ESTRATÉGIA .............................................................................................. 11 
7. 7 PASSOS ................................................................................................... 12 
8. CUIDE DO PLANEJAMENTO E DA ORGANIZAÇÃO ................................. 14 
8.1 Exemplos de Eventos Corporativos de Sucesso ............................................. 17 
9. CERIMONIAL CORPORATIVO ................................................................... 19 
CONCLUSÃO ............................................................................................................ 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
 
 
 
NOSSA HISTÓRIA 
 
 
 A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, 
em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-
Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo 
serviços educacionais em nível superior. 
 A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de 
conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação 
no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. 
Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que 
constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de 
publicação ou outras normas de comunicação. 
A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma 
confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base 
profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições 
modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, 
excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
1. INTRODUÇÃO 
 
A gestão e planejamento de eventos para empresas é uma maneira eficiente 
de construir relações com todos os públicos de relacionamento da organização. 
Ao utilizar essa estratégia, ela se aproxima de pessoas influentes para o seu 
segmento e se coloca em evidência, o que facilita a conquista de clientes e também 
de parceiros importantes para o negócio. 
No entanto, acertar nesse processo não é uma tarefa simples. 
Preparo e conhecimento prévio sobre o assunto são fundamentais para evitar 
erros que podem comprometer a imagem da empresa. 
Os eventos são necessários para diversos momentos. Pode ser um encontro 
de gestores, lançamento de produtos ou serviços, capacitação de colaboradores ou 
comemoração por alcance de metas, por exemplo. 
Logo, como responsável pelos eventos da sua empresa, é preciso estar 
preparado para conduzi-los da melhor forma possível. 
Se você tem dúvidas sobre como promover eventos com excelência, fique 
conosco e acompanhe tudo o que você precisa saber sobre gestão e planejamento de 
eventos. 
Preparamos os seguintes tópicos para a sua leitura: 
 O que é a gestão e planejamento de eventos? 
 Qual a importância da gestão e planejamento de eventos para as empresas? 
 Principais benefícios da gestão de eventos para as empresas 
 O que faz um profissional de gestão de eventos? 
 Qual a melhor estratégia para um evento empresarial de sucesso? 
 Como implantar um evento empresarial em 7 passos 
 Exemplos de eventos corporativos de sucesso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
 
 
2. O QUE É A GESTÃO E PLANEJAMENTO DE EVENTOS ? 
 
A gestão e planejamento de eventos nas empresas tem como objetivo organizar 
estrategicamente os eventos de uma organização, sejam eles direcionados para o 
público interno ou externo. 
Há grande variedade de situações nas quais esse processo é exigido. 
Os eventos podem ser realizados para capacitar ou motivar os colaboradores, 
atrair clientes, promover produtos e serviços, estimular vendas, trabalhar a imagem 
de uma empresa ou estreitar relações com organizações parceiras. 
Independente do que motiva a ação, seu sucesso exige disciplina, 
planejamento e uma figura responsável por liderar tudo isso: o gestor de eventos. 
Uma boa gestão de eventos envolve: 
 Definição de objetivos 
 Gestão de prazos 
 Definição de local 
 Contratação de buffet 
 Lista de convidados e processo de confirmação 
 Contratação de som e iluminação 
 Acomodação dos convidados 
 Logística 
 Contratação de colaboradores que atuarão no evento 
 Tipos de entretenimento que serão fornecidos 
 Como será feita a segurança do ambiente, entre outros pontos cruciais para 
promover um evento satisfatório. 
Assim, a gestão e planejamento de eventos para empresas nada mais é do que 
a etapa em que os eventos são pensados e estruturados, minimizando as chances de 
imprevistos ou qualquer outro tipo de problema que atrapalhe a sua realização ou 
andamento. 
 
 
 
 
 
 
5 
 
 
3. IMPORTÂNCIA DA GESTÃO E PLANEJAMENTO 
 
Os eventos corporativos colocam a marca em evidência, assim como as 
soluções oferecidas pela empresa. 
Logo, um planejamento de evento eficiente garante uma boa estruturação 
dos processos, o que diminui as chances de erros. 
Quando os erros acontecem, podem comprometer a imagem da companhia e 
até mesmo colocar em risco investimentos. 
Vale tanto para os investimentos tangíveis (como aqueles feitos em produtos, 
estrutura e pessoal) quanto para os intangíveis (como referentes à reputação da 
marca). 
Assim, a preocupação da gestão vai além da definição da data e do local de 
realização. 
A realidade é que a organização de um evento é bem mais complexa, exige 
grande preparo da equipe responsável. 
Os eventos não só precisam ser planejados e gerenciados, como devem ainda 
ser monitorados. Ou seja, o trabalho não termina na entrega do evento, e os 
responsáveis precisam ficar atentos a isso. 
 
Figura 1 
 
 
 Fia.com.br 
 
 
 
 
6 
 
 
4. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS 
 
Existem inúmeros benefícios gerados a partir de uma eficiente gestão de 
eventos. 
Ao promover um evento de qualidade, a empresa se torna mais conhecida e 
estreita suas relações com parceiros e clientes em potencial. 
Mas há muito mais razões para você se dedicar a essa área. Por isso, listamos 
abaixo algumas das principais vantagens de eventos bem realizados. 
 
Otimização dos processos de venda 
 
Como vimos, ao participar de eventos, a companhia tem a oportunidade de se 
colocar em evidência e estabelecer uma comunicação efetiva com seus públicos de 
relacionamento, incluindo clientes em potencial. 
Com isso, as vendas podem ser otimizadas por meio da divulgação de novos 
produtos e serviços, conquistando novos clientes e conhecedores da marca. 
 
Conquista de novas soluções para a empresa 
 
Ao promover eventos, a organização passa a ter contato com gestores de seu 
segmento de atuação.Esse relacionamento pode dar início a importantes estratégias 
para o dia a dia da empresa e, até mesmo, resolver questões que estavam 
pendentes.É uma oportunidade de benchmarking, o que permite se inspirar nas 
melhores práticas do seu mercado. 
A inovação e o conhecimento também são estimulados, conferindo à empresa 
diferenciais competitivos e incremento do seu capital intelectual. 
 
 
 
 
 
 
 
 
7 
 
 
Figura 2 
 
 Fia.com.br 
 
Conhecimento da demanda dos clientes 
Os eventos proporcionam um contato direto com os clientes. 
Com isso, fica mais fácilcriar uma interação e conhecer os desejos, as críticas, 
os elogios e as expectativas do consumidor de modo menos formal e mais pessoal. 
Esse contato pode ajudar gestores e colaboradores da empresa a construir 
soluções personalizadas ou mesmo identificar uma necessidade do mercado. 
Ampliação do networking 
Eventos empresariais são uma excelente oportunidade para estar em contato 
com diversos segmentos de mercado, conhecer possíveis parceiros e se conectar a 
eles através de uma eficiente rede de relacionamento. 
Aprendizado constante 
Os eventos podem trazer muitas oportunidades de aprendizado e 
conhecimento. 
Além do networking e o contato direto com o clientes, esses acontecimentos 
podem incluir workshops e palestras, por exemplo. 
Ficar atento à importância do aprendizado constante é essencial para todos os 
profissionais que almejam ter sucesso em sua área de atuação. 
Os eventos corporativos ainda reúnem autoridades em diversos assuntos, 
figuras que talvez você não tivesse a oportunidade de conhecer de outras maneiras, 
ao menos não com essa proximidade. 
Figura 3 
8 
 
 
 
Fia.com.br 
 
Aumento do nível de engajamento dos colaboradores 
 
Profissionais que participam de eventos empresariais estão constantemente 
em contato com o mercado e adquirem novos conhecimentos. Isso faz com que eles 
se sintam mais valorizados. 
Mas os benefícios não acabam aí. 
Como resultado, temos o aumento do nível de motivação e engajamento de 
colaboradores. 
É algo que permite a eles produzir mais e melhor, o que também confere 
importantes diferenciais para a organização. 
 
 
 
 
 
5. PROFISSIONAL DE GESTÃO DE EVENTOS 
 
9 
 
 
Quem atua na área de gestão e planejamento de eventos é um profissional 
cercado de responsabilidades. 
Com perfil dinâmico, ele aparece em diversas frentes, a exemplo de: 
 Planejamento e criação das ações do evento 
 Interação com fornecedores 
 Acompanhamento das atividades 
 Mensuração dos resultados após o término do acontecimento. 
O gestor de eventos ainda pode se especializar no setor social, acadêmico, 
corporativo ou cultural. 
Cada segmento exige o conhecimento de técnicas e estratégias específicas 
para que gerem o resultado esperado. 
Também existem diversas modalidades de eventos, a exemplo das palestras, 
workshops, reuniões, formaturas, congressos, seminários, exposições, feiras de 
negócios e shows, entre outras. 
Independente do formato, o profissional deve garantir que os eventos sejam 
atraentes, estejam alinhados ao perfil do público-alvo, alcancem os objetivos da 
corporação e surpreendam seus convidados a ponto de fazê-los se interessar pela 
companhia. 
Por isso, um dos maiores desafios do gestor de eventos é ter a capacidade de 
inovar. 
Afinal, planejar eventos carece de constante atualização acerca do mercado de 
atuação e conhecimento das demandas da empresa. 
Sua função é oferecer uma experiência única e marcante. 
Quando consegue, costuma ser recompensador. 
As principais responsabilidades dos profissionais dessa área são planejar e 
executar palestras, congressos, feiras ou exposições. Quem trabalha nesse setor, tem 
como desafio fornecer experiências inovadoras aos participantes e fortalecer a 
imagem da empresa ou instituição idealizadora do evento. 
Para garantir bons resultados, o profissional de eventos precisa dominar uma 
série de habilidades que podem ser adquiridas por meio de cursos técnicos voltados 
para a área. Conheça mais detalhes sobre as funções de um gestor de eventos e 
como ingressar no mercado de trabalho. 
Eventos precisam de organização e estratégia 
 
10 
 
 
Você já notou quão importante os eventos são para as empresas? Eles têm um 
papel estratégico na construção e no fortalecimento de uma marca ou de uma ideia. 
Além disso, eles são oportunidades ideais para o intercâmbio de conhecimento e para 
a criação de parcerias. 
A figura do gestor de eventos é a peça-chave na organização bem-sucedida de 
feiras, exposições ou congressos. É ele quem vai garantir que tudo saia da melhor 
forma possível para valorizar a imagem de organizações ou instituições. 
A carreira na área de gestão de eventos é bastante dinâmica. Esses 
profissionais podem estar envolvido na criação do conceito do evento, no 
planejamento, no contato com os fornecedores, nas campanhas de marketing e, 
depois que o evento acaba, na mensuração dos resultados. 
Os gestores de eventos podem escolher se especializar nos setor corporativo, 
acadêmico, social ou cultural. Cada um deles necessitam de estratégias e técnicas de 
organização específicas. Além disso, há diversas modalidades de eventos que 
também exigem habilidades distintas, como reuniões, palestras, workshops, 
congressos, seminários, feiras ou exposições. 
Quem atua no ambiente corporativo, por exemplo, costuma organizar grandes 
encontros e reuniões entre investidores. Nesses casos, o domínio de regras de 
etiqueta e conhecimento da dinâmica hoteleira são aspectos fundamentais para a 
realização de um evento que cause uma boa impressão nos participantes. 
Um dos principais desafios para um gestor de eventos é inovar! Isso exige que 
ele esteja sempre se atualizando sobre as novidades do mercado e encontrando 
formas bem-sucedidas de explorar as novas tecnologias com o intuito de oferecer aos 
participantes uma experiência personalizada e inesquecível. 
Para quem interesse em atuar no campo de gestão de eventos e se destacar 
no mercado de trabalho, o mais indicado é buscar uma especialização na área. Hoje, 
muitas instituições oferecem cursos técnicos com foco em eventos. O currículo desses 
centros de formação contam tanto com aulas teóricas quanto com aulas práticas. 
Os alunos aprendem a organizar cerimoniais, listar fornecedores, criar 
planejamentos, mensurar resultados, estratégias de marketing, além de conhecerem 
os aspecto legais sobre a realização de eventos (licenças, certificações, notas ficais, 
e etc.). Ah, outra habilidade geralmente trabalhada nesses cursos é a liderança, já que 
o gestor precisa liderar a sua equipe de apoio. 
O curso técnico poder ter entre dois e cinco anos de duração. Alguns centros 
11 
 
 
profissionalizantes oferecem a alternativa de estudo à distância. Além da formação 
como tecnólogo, o bacharelado também é uma opção. Os profissionais de Relações 
Pública, por exemplo, encontram bastante abertura nesse mercado. Isso porque eles 
são aptos a planejar um evento do ponto de vista da comunicação, o que garante a 
conexão estratégica entre a empresa, o evento e o público. 
O mercado de trabalho nesse segmento é bastante amplo. Como já dizemos, 
você pode focar no ramo corporativo, cultural, social ou acadêmico. Outra boa notícia 
é que, atualmente, o Brasil oferece diversas oportunidades para esses profissionais. 
O estados de São Paulo e do Rio de Janeiro são os polos das principais feiras 
e exposições realizadas no país. Isso significa que são nesses centros onde há mais 
chances de se conseguir uma boa colocação no mercado. 
Vale lembrar ainda que existem organizações comprometidas com a defesa dos 
interesses dos profissionais do setor, como a Associação Brasileira das Empresas 
Organizadoras de Eventos (ABEOC). Ela tem atuado em parceria com o Sebrae e 
com a Associação Brasileiras de Normas Técnicas (ABNT) para garantir a 
normatização da gestão de eventos, visando estabelecer um padrão de qualidade nos 
eventos realizados no Brasil. 
E quanto ganha um gestor de eventos? Bem, isso vai depender bastante do 
tempo de experiência do profissional e do tipo de evento com o qual ele trabalha. Nos 
primeiros anos de carreira, um tecnólogo pode ganhar, mais ou menos, entre R$ 2 mil 
e R$ 5 mil reais por mês. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. ESTRATÉGIA 
 
Não existe apenas uma, mas diversas estratégias para alcançar um evento de 
sucesso. 
12 
 
 
Estar atento às necessidades dos clientes, aos prazos, ao relacionamentocom 
os fornecedores e contar com um bom checklist são fatores indispensáveis para a 
construção e execução de um evento de excelência. 
Esse controle deve prever, entre outros fatores: 
 Planejamento detalhado 
 Equipe de qualidade 
 Acompanhamento de todas as ações 
 Divulgação assertiva. 
Dessa forma, é possível consolidar uma imagem confiável, disciplinada 
e comprometida com seus stakeholders, que representam o público que se relaciona 
com a empresa interna ou externamente. 
 
Figura 4 
 
Fia.com.br 
 
 
 
7. 7 PASSOS 
 
Agora que você já entendeu o quanto é importante realizar o planejamento de 
um evento, é hora de saber como implantá-lo na prática e de maneira eficiente. 
13 
 
 
Confira os sete passos para isso! 
 
1. Estabeleça objetivos e metas reais 
Nesta etapa, é necessário definir o objetivo da empresa com relação ao evento, 
o público capaz de fazer com que a companhia conquiste a meta e o tipo de evento que 
combina com o perfil dos convidados em questão. 
Esse momento é de extrema importância para que não seja ofertada uma 
atividade irrelevante para o público-alvo da empresa. 
Por isso, é necessário conhecer bem as pessoas que vão participar e direcionar 
todo o planejamento ao perfil definido. 
 
2. Aposte no melhor local e data 
Escolha um local de fácil acesso, que tenha estacionamento e que comporte 
com o conforto esperado todos os convidados. 
Fique atento também à segurança do local e, se necessário, contrate reforços 
para garantir a tranquilidade de todos os acontecimentos. 
Igualmente importante é conhecer o calendário de eventos da cidade e do ramo 
de segmento da empresa.Isso evita que a data do seu evento coincida com outros 
acontecimentos importantes, o que pode comprometer o sucesso desejado. 
Logo, aposte no melhor local e data possíveis, divulgue com antecedência e 
coloque-se disponível para tirar dúvidas de seus parceiros. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 5 
14 
 
 
 
Fia.com.br 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. CUIDE DO PLANEJAMENTO E DA ORGANIZAÇÃO 
15 
 
 
 
Este é o momento em que todos os erros devem ser previstos e evitados. 
Portanto, fique atento e cuide de cada detalhe junto aos fornecedores e à sua equipe. 
Procure fazer um checklist de todas as ações para monitorar cada detalhe e 
esteja alerta quanto aos prazos. 
Além disso,é importante monitorar o evento no momento em que ele acontece. 
Para tanto, observe as situações que não estavam previstas e tome as 
providências necessárias para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível, a 
fim de preservar o sucesso do evento. 
 
4. Crie um cronograma e valorize seu tempo 
Não resta dúvida de que um evento gera demandas variadas. 
Caso não exista disciplina, você se aproxima de falhas, como ao não seguir 
exatamente o que foi planejado. 
Para fugir desses problemas, é fundamental criar um cronograma detalhado de 
cada fase da organização do evento e valorizar o seu tempo. 
Não deixe nada para a última hora. 
Atue de modo a fazer com que sobre tempo para rever cada parte definida com 
calma, visando a melhoria contínua. 
 
5. Calcule o orçamento 
Planejar um evento gera empolgação e expectativas. Isso é ótimo, pois motiva 
a equipe, aumenta a criatividade e inovação, além de fazer com que um novo gás seja 
adicionado ao time para promover um acontecimento inesquecível. 
No entanto, essas expectativas podem ser muito perigosas quando fora da 
realidade da empresa. 
Portanto, é importante manter os pés nos chão, calcular e respeitar o orçamento 
do evento. 
 
 
 
 
Figura 6 
16 
 
 
 
Fia.com.br 
 
6. Atue com uma equipe eficiente 
Você pode ter o mais detalhado dos planejamentos, mas, caso sua equipe não 
se mostre eficiente, aumentam as chances de seu evento não ocorrer como gostaria. 
É preciso trabalhar com profissionais de alto rendimento, motivados, criativos, 
dinâmicos e que saibam lidar com o imprevisível de maneira leve e inovadora. 
Busque uma equipe disciplinada e focada nos objetivos da companhia, 
reconhecendo que, ao atingir esses objetivos, todos são beneficiados. 
 
7. Esteja aberto aos feedbacks 
Por fim, é preciso estar aberto aos feedbacks. Procure saber como a equipe e 
os convidados se sentiram, quais os pontos positivos e o que pode melhorar. 
Também é importante mensurar o sucesso e o fracasso de cada etapa do 
evento, aprender com seus erros e aprimorar seus acertos. 
Dessa forma, além de um bom gestor de eventos, você se tornará um 
verdadeiro líder, capaz de promover melhorias contínuas e não estagnar em uma 
mente fechada. 
 
17 
 
 
Figura 7 
 
Fia.com.br 
 
8.1 Exemplos de Eventos Corporativos de Sucesso 
 
Agora que já vimos a importância dos eventos, o motivo pelo qual devemos 
fazer um bom planejamento e como realizar isso na prática, vamos avançar. 
É hora de conhecer cases de sucesso para comprovar que é possível promover 
eventos com qualidade e inovação. 
1. Convenção Domino’s Pizza 
Divulgar um evento corporativo de maneira eficiente é um desafio e tanto para 
as empresas de todos os portes. 
Para a Domino’s Pizza, o desafio deu origem a uma ideia interessante. 
Em setembro de 2018, a empresa promoveu a Convenção Domino’s Pizza. O 
objetivo da encontro foi promover conhecimentos sobre vendas e estratégias de 
mercado. 
As ações foram realizadas em dois dias de palestras e atividades para todos os 
seus gerentes e franqueados. 
A estratégia utilizada para garantir o sucesso do evento foi o uso de um 
aplicativo. 
18 
 
 
Essa tecnologia gerou impactos extremamente positivos, como: 
 Receptividade do público ao recurso tecnológico 
 Reinvenção do evento 
 Economia de material impresso 
 Eficiência na comunicação do evento 
 Facilidade para a equipe da organização 
 Engajamento dos participantes com o evento. 
O exemplo mostra a importância da inovação e a quebra da rotina para os 
eventos. 
2. RD Summit 
Um dos maiores desafios das empresas é coletar contatos e mensurar os 
resultados dos eventos. 
A Contentools desenvolveu uma eficiente estratégia para vencer essa questão 
ao participar de um grande evento de marketing digital e vendas: o RD Summit. 
Na oportunidade, a empresa utilizou um leitor de contatos. 
O equipamento lia os códigos de barras dos crachás dos participantes do 
encontro, que era integrado ao aplicativo oficial do evento. 
Os resultados foram extremamente positivos e, no primeiro dia, já foi possível 
medir o desempenho de todos os integrantes do estande da companhia em tempo 
real. 
Esse recurso fez multiplicar o desempenho da equipe, assim como a motivação 
dos participantes. 
Com isso, foi possível obter mais contatos – e o melhor: contatos qualificados. 
3. GATE 
Um dos pontos de maior dificuldade para um evento é planejar como será feita 
a venda de ingressos e a divulgação da ação. 
Essa etapa é complexa, pois exige que a equipe seja muito criativa 
para convencer o público-alvo de que o evento será interessante, e de que vale a pena 
o investimento. 
De maneira inovadora, a GATE (Global Access Through Education) alcançou 
sucesso com a estratégia de criar um site otimizado em SEO (Search Engine 
Optimization) para seu evento de educação. 
Com isso, a empresa multiplicou o número de acessos ao site do evento, o que 
ajudou a aumentar as solicitações de ingressos e as confirmações de pedidos. 
19 
 
 
Esses são apenas alguns cases de gestão e planejamento de eventos bem-
sucedidos. 
O diferencial nesses casos está na aposta pela inovação e busca de soluções 
para tornar o evento ainda mais atraente, o que colabora para alcançar os resultados 
almejados. 
4. FIA (Fundação Instituto de Administração) 
Por razões estratégicas a FIA movimentou toda sua estrutura de educação para 
a Av. Nações Unidas, 7221 em Pinheiros. 
Neste novo ambiente, um auditório foi estruturado para atender a demanda de 
palestras e transmissões,visando sempre o aperfeiçoamento e a possibilidade de 
aproximar os melhores e maiores especialistas em administração com a comunidade. 
No ano passado milhares de pessoas assistiram muitas palestras na instituição 
e este ano a FIA continua oferecendo gratuitamente encontros de altíssimo nível para 
pessoas e profissionais que desejam se informar sobre as boas práticas em 
administração, empreendedorismo e performance empresarial. 
As mais renomadas empresas e profissionais são convidados para discutir 
intensamente o tema apresentado e ficam à disposição do público para aproximá-los 
de assuntos emergentes. 
Os processos e recursos mencionados foram adotados pela área de marketing 
da FIA no início de 2018, resultando em ótimos resultados e grande aceitação do 
público em geral. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9. CERIMONIAL CORPORATIVO 
 
Quando falamos de cerimonial vem em mente a amplitude que envolve esse 
20 
 
 
setor, ou seja, desenvolver um evento não é tão simples quanto parece, existem 
diversos detalhes que precisam ser levados em conta para que o evento ocorra bem. 
Para entender melhor sobre esse assunto, Carla Contrera explica um pouco 
mais sobre o funcionamento dessa área. Ela é formada em administração pela ESAN, 
em direito pela Anhanguera e pós graduada em gestão estratégica em comunicação 
organizacional e relações públicas pela ECA/USP. Desde 2012 é assessora da 
Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do Tribunal Regional Federal da 
3ª Região. 
A atribuição do cerimonial, de acordo com Carla, 
 “é assessorar a alta direção no pré, durante e pós de cada evento, solenidade, receptivo de 
autoridade, inauguração, seminário, jantar, visita institucional, entre outros”. 
As etapas necessárias para realizar um evento são o planejamento, definição 
de estratégias, organização, coordenação, controle e execução. É de suma 
importância ter um calendário anual com as datas de todas as atividades e um check-
list das funções e dos materiais necessários. 
Normalmente, as atividades do cerimonial podem ser comparadas a um cartão 
de visita, onde passam a primeira impressão para o público, influenciando 
positivamente ou negativamente a imagem da empresa. Segundo Carla, “o objetivo é 
passar a excelência desse trabalho”. 
E para conseguir passar uma boa imagem, é fundamental antecipar e atender 
às demandas e expectativas do público-alvo. 
O ideal é prever tudo o que pode acontecer ainda na fase do planejamento para 
que na hora de algum eventual problema, o responsável do evento tenha flexibilidade 
para adaptar novas demandas na execução do trabalho. 
É importante seguir a precedência, o protocolo, a etiqueta, possuir bom senso 
e serenidade para lidar com todas as situações envolvidas com as atividades do 
cerimonial. “O grande desafio é abarcar o maior número de detalhes possíveis de 
circunstâncias que possam ocorrer”, afirma Carla. 
 
Os protocolos e solenidades 
Uma das características mais marcantes de um evento corporativo é 
justamente a presença de protocolos e solenidades que devem ser seguidos. 
Chamamos de protocolos um certo conjunto de regras que ditam exatamente como o 
evento deverá transcorrer. 
21 
 
 
Embora sejam tradicionais, essas regras podem apresentar algumas variações, 
dependendo do tipo de evento e da cultural regional de onde ele acontece. E cabe à 
assessoria garantir que tudo ocorrerá conforme o planejado. 
Comumente confundido com assessoria, o termo cerimonial tem um significado 
diferente quando falamos de eventos corporativos. Aqui, o cerimonial é o conjunto de 
procedimentos e formalidades que ocorrem em solenidades do tipo. Ou seja, o 
cerimonial é a maneira como o protocolo é realizado, o passo a passo que deve ser 
seguido 
As funções da assessoria 
Em eventos corporativos, cabe à assessoria de eventos realizar de maneira 
organizada todo o cerimonial. 
Ela será responsável pelo andamento do cronograma e apresentação do 
evento. Sempre se valendo de cortesia, bom humor e simpatia ao receber e lidar com 
os convidados, uma boa assessoria pode marcar o evento dentro do cenário 
empresarial e fazer com que bons clientes se lembrem da empresa por muito tempo. 
Além da organização, cabe à assessoria coordenar, com atenção, cada detalhe 
de um evento coorporativo. Também é preciso saber utilizar a criatividade, para lidar 
com os imprevistos que possam acontecer. 
Não apenas a realização e execução do evento são de responsabilidade da 
assessoria, mas também todo o planejamento e organização. Já imaginou a empresa 
ter que supervisionar, chamar convidados para participar da mesa redonda, avisar 
sobre possíveis alterações no cronograma do evento, palestras e ainda coordenar as 
equipes? 
Por isso, a presença de uma assessoria é essencial para que tudo ocorra bem, 
sem muito estresse. 
 
A organização 
Grandes eventos corporativos demandam um grande planejamento. Em 
muitos, é preciso pensar também na logística de transporte, alimentação e estadia dos 
convidados. 
Usualmente, grandes congressos costumam fechar parcerias com hotéis e 
outras empresas. E essa ponte é realizada pela a assessoria, de modo que a mesma 
irá tomar conta de toda a organização, etapa a etapa. 
Também é preciso pensar nos profissionais que serão convidados para a 
22 
 
 
realização do evento, bem como no conforto dos mesmos. 
Como grandes eventos costumam atrair pessoas de várias cidades diferentes, 
oferecer estratégias de transporte e estadia diferenciadas é um ponto muito positivo a 
favor da empresa anfitriã. 
Quando o evento ainda envolve cobrança pela participação, são necessários 
ainda mais cuidados na organização. Uma assessoria de qualidade é capaz de dar o 
suporte necessário para estratégias de controle financeiro e administrativo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONCLUSÃO 
 
23 
 
 
Como vimos ao longo do artigo, fica evidente que exige muita disciplina para 
alcançar a excelência e os resultados almejados pela empresa. 
Mas com o conhecimento e a preparação necessária, fica mais fácil garantir os 
inúmeros benefícios que os eventos de qualidade podem proporcionar. 
Para tanto, fique atento às fases de planejamento e nunca abra mão de uma 
boa equipe e de fornecedores capacitados, além de garantir o checklist como aliado. 
Agora que já tem as informações que precisa, resta construir uma estratégia de 
sucesso. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERÊNCIAS 
 
24 
 
 
ALMEIDA, Lauro Brito de. Estudo de um modelo conceitual de decisão. aplicado a 
eventos econômicos, sob a ótica da gestão o econômica. São Paulo, 1996. 
Dissertação(Mestrado). Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da 
Universidade de São Paulo. 
 
BEUEEN, lise Maria. Modelo de mensuração do resultado de eventos econômicos 
empresariais: um enfoque de sistema de informação de gestão econômica. São Paulo. 
1995. Tese (Doutorado). Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da 
Universidade de São Paulo. 
 
BOGNAR, Sonia Regina. Contribuição ao processo de determinação de preço sob 
os aspectos de gestão econômica. São Paulo. 1995. Dissertação(Mestrado), 
Faculdade de Economia. Administração e Contabilidade da Universidade de São 
Paulo. 
 
CATELLI, Armando. Anotações de aula da disciplina Analise de Custos. Curso de 
Pós-graduação em Controladoria e Contabilidade, Faculdade de Economia. 
Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo. 1977. 
 
CATELLI, Armando e GUERREIRO. Reinaldo. Mensuração de atividades: 
comparando o ABC x GECON. Caderno de Estudos - FIPECAFI, São Paulo, nº 8, abril 
1993. 
 
FERNANDEZ, Jose Dominguez. Estudo de um modelo integrado de informações 
econômico-financeiras e sua integração com o processo decisório. São Paulo. 1989. 
Dissertação/Mestrado). Faculdade de Economia, Administraçãoe Contabilidade da 
Universidade de São Paulo, 
 
FIGUEIREDO, Sandra Maria Aguiar de. Contribuição ao estudo de um sistema de 
avaliação de desempenho em empresas de seguros enfoque da gestão econômica. 
São Paulo. 1991. Dissertação(Mestrado). Faculdade ao Economia, Administração e 
Contabilidade da Universidade de São Paulo. 
 
GUERREIRO, Reinaldo. Modelo conceitual de sistema de informação de gestão 
econômica: uma contribuição a teoria na comunicação da Contabilidade. São Paulo. 
1989. Tese( Doutorado). Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da 
Universidade de São Paulo. 
 
______ A teoria das restrições e o sistema de gestão econômica. São Paulo, 
1995.Tese(Livre-docência), Faculdade de Economia,. Administração e Contabilidade 
da Universidade de São Paulo 
 
HAMPTON. David R. Administração contemporânea. 2.ed. São Paulo: Mc GrawHiII. 
1983. 
 
LEMES. Sirlei. Aspectos da gestão econômica na atividade de bovinocultura. São 
Paulo, 1996. Dissertação/(Mestrado) Faculdade de Economia, Administração e 
Contabilidade da Universidade de São Paulo. 
MACHADO, Antonio Carlos. Sistema de informações para gestão econômica no 
comercio varejista: estudo dos principais modelos de decisões envolvidos. São Paulo. 
25 
 
 
1997. Dissertação/(Mestrado). Faculdade de Economia, Administração e 
Contabilidade da Universidade de São Paulo. 
 
MAURO, Carlos Alberto. Preço de transferência baseado no custo de oportunidade: 
um instrumento para promoção da eficácia empresarial. São Paulo, 1991. 
Dissertação/Mestrado. Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da 
Universidade de São Paulo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
26