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Gerência de TI W B A 0 0 5 1_ v1 _ 1 2/150 Gerência de TI Autores: Adriano Thomaz e Jeanne Dobgenski Como citar este documento: THOMAZ, Adriano; DOBGENSKI, Jeanne. Gerência de TI. Valinhos: 2015. Sumário Apresentação da Disciplina 03 Unidade 1: Sistemas de Informação 04 Unidade 2: Sistemas Integrados de Gestão – ERP 39 Unidade 3: Sistemas Integrados de Gestão – SCM e CRM 85 Unidade 4: Aplicações de TI na Tomada de Decisão 119 2/150 3/150 Apresentação da Disciplina A disciplina de Gerência de TI aborda os principais sistemas computacionais utilizados para o gerenciamento de empresas. O objetivo é proporcionar uma visão ampla sobre a importância da informação e o seu tratamento nas organizações. São descritos sistemas de informação, sistemas integrados de gestão para o gerenciamento do negócio, para tomadas de decisões estratégicas, para gerenciar demandas de produtos, entre outros. Também é abordado o processo de tomada de decisão. 4/150 Unidade 1 Sistemas de Informação Objetivos 1. Os objetivos dessa aula são compreender como os sistemas de informação estão transformando os negócios e por que são tão importantes para as empresas. Saber o que é, como funciona, quais as pessoas, empresas e tecnologias o compõe. Unidade 1 • Sistemas de Informação5/150 Introdução O que é uma empresa? Podemos considerar que seja uma organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro. Os clientes se dispõem a pagar os preços ofertados porque acreditam receber um valor igual ou superior ao preço de venda. As empresas compram insumos e recursos de um entorno mais amplo – os fornecedores em geral são outras empresas. Para iniciar uma empresa é necessário ter claro qual o produto ou serviço será disponibilizado. Com base nessa importante decisão, que estipula quais serão os prováveis consumidores, os tipos de funcionários a serem contratados, instalações, políticas de marketing, entre outras, deve-se estabelecer o estudo e o planejamento do negócio. Qualquer empresa, independentemente de seu tamanho, precisa desempenhar quatro funções para ter sucesso. Precisa produzir o produto ou serviço; fazer o marketing desse produto e vendê-lo; monitorar as transações financeiras e contábeis; e executar tarefas básicas de recursos humanos, como contratar e reter funcionários. As tarefas e os passos concretos que descrevem como o trabalho deve ser organizado e executado compõem os processos de negócios e são definidos na concepção da empresa, sendo aprimorados no decorrer do tempo. Esses processos referem-se às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma Unidade 1 • Sistemas de Informação6/150 determinada companhia. Ou seja, uma empresa é composta por uma coleção de processos de negócio. Algumas organizações possuem milhares de processos de negócios, uns mais importantes que outros. Podemos dizer que a sua eficiência depende do planejamento adequado e subsequente coordenação dos processos de negócios, que podem ser uma fonte de vantagem competitiva se permitirem que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus concorrentes. Serão negativos se forem usados de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e a eficiência da empresa. A apresentação preliminar de noções básicas dos ambientes empresariais é altamente relevante para compreender o papel dos sistemas de informação nos ambientes de negócios. 1. Sistemas de Informação Podemos entender Tecnologia da Informação (TI) por todo software e hardware que uma empresa precisa para atingir seus objetivos organizacionais. Por serem mais complexos, os Sistemas de Informação (SI) devem ser analisados do ponto de vista tecnológico e organizacional. Tecnicamente os SI podem ser definidos como o conjunto de componentes inter- Unidade 1 • Sistemas de Informação7/150 relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar tomadas de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Também auxiliam gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Definimos dado como uma cadeia de caracteres ou padrões sem interpretação. Ou seja, qualquer elemento identificado em sua forma bruta que sozinho não possibilita uma compreensão de determinado fato ou situação. A informação é um conjunto de dados considerados significativos e úteis. Analisemos um exemplo para compreender a diferença. O volume mensal de consumo de água numa residência é um dado. A análise dos dados mensais de um período pode fornecer informações que indiquem se os moradores estiveram ausentes e quando (redução no consumo de água em determinado mês ou meses), se mantiveram o mesmo padrão de consumo de água ou ainda se há algum vazamento (aumento drástico no consumo de água em um período). O sistema de informação é composto por três funções básicas: • A entrada – a reunião e coleta de dados. • O processamento – a conversão e transformação dos dados de acordo com objetivos. • E a saída – a transferência de informação útil na forma de relatórios. Unidade 1 • Sistemas de Informação8/150 São funções adicionais de um sistema: • O feedback ou retorno – que fornece dados sobre o desempenho do sistema. • E o controle – que monitora e avalia o feedback, verificando se o sistema está de acordo com os objetivos propostos. A Figura 1.1 ilustra um sistema que contém informações sobre uma organização e o ambiente que a cerca – ou seu entorno. Ou seja, a empresa está envolvida num entorno com elementos externos, como fornecedores e clientes, os órgãos e agências reguladores de mercado, os compromissos com seus acionistas e os concorrentes. Unidade 1 • Sistemas de Informação9/150 •Processar •Classificar •Organizar •Calcular Ambiente Fornecedores Entrada Saída Organização Sistema de Informação Clientes Agências reguladoras Acionistas Concorrentes Feedback Figura 1.1 – Funções de um sistema de informação. Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2011). Unidade 1 • Sistemas de Informação10/150 As três atividades básicas já descritas produzem informações que as organizações necessitam. O feedback é a resposta que torna a determinadas pessoas e atividades da organização para análise e refinamento da entrada. Fatores ambientais, como clientes, fornecedores, concorrentes, acionistas e agências reguladoras, interagem com a organização e seus sistemas de informação. Para entender os sistemas de informação é preciso compreender o tipo de problemas que eles devem resolver, os elementos de sua arquitetura, o projeto e os processos organizacionais que levam a essas soluções. Para saber mais Vantagens de um sistema de informação Em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em comum. Em um Sistema de Informação não é diferente, porém o objetivo é um fluxo mais confiável e menos burocrático das informações. Em um Sistema de Informação bem construído, suas principais vantagens são: redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; Mais integridade e veracidade da informação; Mais estabilidade; Mais segurança de acesso à informação; Otimização do fluxo de informação permitindo mais agilidade e organização; Informações de boa qualidade são essenciais para uma boa tomada de decisão. Unidade 1 • Sistemas de Informação11/150 2. Dimensões de Sistemas de Informação Para usar os sistemas de informação com eficiência é preciso entender as dimensões organizacional, humana e tecnológica que os formam. Um sistema de informação oferece soluções para importantes problemas e desafios organizacionais que a empresa enfrenta. A Figura 1.2 ilustra essas dimensões. Para saber mais Observações: um Sistema de Informação não precisa ter essencialmente computadores envolvidos,basta ter várias partes trabalhando entre si para gerar informações. Ele pode ser tanto manual quanto baseado em TI, ou uma mescla dos dois. Mas um Sistema de Informação grande dificilmente sobrevive atualmente sem estar informatizado, o que, por si só, não elimina o fator humano do processo. É a interação dos componentes da TI com o componente humano que faz com que um Sistema de Informação tenha funcionalidade e utilidade para a organização. Fonte: Wikipédia. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_ informa%C3%A7%C3%A3o>. Acesso em: 23 Abril . 2015 http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informa%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informa%C3%A7%C3%A3o Unidade 1 • Sistemas de Informação12/150 Figura 1.2 – Sistemas de informação são muito mais que computadores. Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2011). SI PessoasOrganizações Tecnologia Unidade 1 • Sistemas de Informação13/150 Organizações A tendência é pensarmos que a tecnologia da informação está alterando as organizações e empresas, mas, na verdade, a história e a cultura das empresas também determina como a tecnologia é e deveria ser usada. As organizações têm uma estrutura composta por diferentes níveis e especializações que revelam uma clara divisão de trabalho. A autoridade e a responsabilidade estão organizadas em uma estrutura piramidal, quanto mais no topo, maiores serão. É essa hierarquia e os processos de negócio de uma empresa que determinam como a organização executará e coordenará seus trabalhos. Os processos de negócio incluem regras formais que foram desenvolvidas ao longo de muito tempo. Elas orientam os funcionários em uma série de procedimentos. Alguns estão documentados, mas a maioria são práticas informais de trabalho. Os sistemas de informação automatizam muitos desses processos. Pessoas Uma empresa é tão boa quanto as pessoas que a formam. O mesmo se aplica aos sistemas de informação: eles são inúteis sem pessoas gabaritadas para desenvolvê- los, mantê-los e sem que saibam usar as informações de um sistema para atingir os Unidade 1 • Sistemas de Informação14/150 objetivos organizacionais. Podemos considerar um call center equipado com um avançado sistema de relacionamento com o cliente. Não terá efetividade se os funcionários não forem adequadamente treinados para lidar com pessoas, encontrar soluções para os seus problemas e transmitir-lhes a visão de que a empresa se importa com eles. Tecnologias • Hardware é o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação. Consiste em computadores de vários tipos e formatos; diversos dispositivos de entrada, saída e armazenagem; e os dispositivos de telecomunicação que interligam todos esses elementos. • Software consiste em instruções detalhadas e pré-programadas que controlam e coordenam os componentes do hardware de um sistema de informação. • Tecnologia de armazenagem de dados são os softwares que comandam a organização dos dados em meios físicos de armazenamento. • Tecnologia de comunicações e de redes é composta por dispositivos físicos e softwares. Interliga diversos equipamentos de computação e transfere dados de uma localização Unidade 1 • Sistemas de Informação15/150 física para outra. Esses equipamentos podem ser conectados a dispositivos de comunicação para compartilhar voz, dados, imagens, som e até vídeo. • Rede é um meio de comunicação entre dois ou mais computadores para compartilhar recursos, como uma impressora. • Internet é a maior rede do mundo e também a mais usada. É uma ‘rede de redes’ global que usa padrões universais para conectar milhões de diferentes redes em mais de 200 países ao redor do mundo. • Intranets são as redes corporativas internas baseadas na tecnologia da internet. • Extranets são intranets particulares que permitem acesso de usuários autorizados de fora das organizações. • World Wide Web é um serviço proporcionado pela internet que usa padrões universalmente aceitos para armazenar, recuperar, formatar e mostrar informações no formato de uma página da internet. • Infraestrutura de tecnologia da informação é constituída por todas as tecnologias, juntamente com as pessoas necessárias para acioná- las e administrá-las, e, ainda, representa recursos que podem ser compartilhados por toda a organização. Unidade 1 • Sistemas de Informação16/150 3. Tecnologia da Informação e Processos de Negócio A evolução dos sistemas de informação nas empresas começou com uma proposta para automatização de processos rotineiros e repetitivos, mas atualmente eles influenciam as decisões, criam e agregam valores para os clientes. A Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gestores para melhorar a produtividade e eficiência. Para as empresas isso significa que a Tecnologia da Informação é um fator importante na redução de custos e pode permitir o desenvolvimento de uma vantagem estratégica que contribui Link Bom artigo que trata sobre o importante papel que os profissionais de TI têm a desempenhar no desenvolvimento do corpo de conhecimento da área, sobretudo no que diz respeito ao grupo dos métodos, técnicas e ferramentas. Disponível em: <https://periodicos.ufsc.br/index.php/eb/ article/download/16588/15759>. Acesso em: 23 Abril 2015 https://periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/download/16588/15759 https://periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/download/16588/15759 Unidade 1 • Sistemas de Informação17/150 para se destacar no mercado, assim como a possibilidade de novos modelos de negócios e serviços. A verdadeira vantagem estratégica não está na simples utilização de Tecnologia da Informação, mas sim no modo que ela Link No site da Prodemge (Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais) há um bom texto sobre SI e modelagem de Processos de Negócio. Disponível em: <http://www. prodemge.mg.gov.br/produtos-e-servicos/ sistemas-de-informacao>. Acesso em: 23 Abril 2015. é implementada e aplicada. Inovações em processos de negócios, gestão e organização não são tão fáceis de serem copiados. Um exemplo disso é a Google, que se tornou a maior empresa de serviços on-line mudando a forma de buscar a informação na internet, conquistando essa vantagem para oferecer serviços cada vez mais personalizados para seus clientes. O desenvolvimento de negócios e comércio eletrônico utilizados pelas empresas é crescente e pode-se perceber as inovações quase diariamente. Uma análise minuciosa de processos de negócios facilita o entendimento de sua funcionalidade, gerando perspectivas de mudança para torná-lo mais eficiente e eficaz. Nesse contexto, podemos observar http://www.prodemge.mg.gov.br/produtos-e-servicos/sistemas-de-informacao http://www.prodemge.mg.gov.br/produtos-e-servicos/sistemas-de-informacao http://www.prodemge.mg.gov.br/produtos-e-servicos/sistemas-de-informacao Unidade 1 • Sistemas de Informação18/150 que os atuais comércios de compras coletivas, como Peixe Urbano, Groupon, Clube do Desconto, entre outros, são modelos de negócios inconcebíveis sem a tecnologia da informação. Outro aspecto importante a ser considerado é a crescente demanda de transações comerciais on-line. Isso indica fortemente que uma empresa que não esteja conectada à internet pode estar perdendo a chance de ser mais eficiente no que faz. Programas on-line de relacionamento com o cliente auxiliam departamentos, como marketing, a saberem o que os clientes acham da empresa e, consequentemente, desenvolverem ações de ajuste quando necessário. Para saber mais Alguns números que mostram por que as empresas norte-americanas estão investindo maciçamente em tecnologia da informação (LAUDON; LAUDON, 2011). • Em 2008, as linhas de celulares ultrapassaram o número de telefones fixos instalados. • Mais de 75 milhões de empresas tinham um site registrado. • Aproximadamente199 milhões de norte-americanos estão on-line; 14 milhões compram algo diariamente; outros 40 milhões pesquisam algum produto e 100 milhões utilizam ferramentas de busca. Unidade 1 • Sistemas de Informação19/150 Percebem-se novas fontes comerciais que implicam em mudanças no ambiente de negócios, os quais, por sua vez, são sempre acompanhados por mudanças nos postos de trabalho e nas profissões. 4. Sistemas de Informação e o Ambiente Empresarial Como existem diferentes interesses, especializações e níveis dentro de uma organização, também existem diversos tipos de sistemas. Nenhum sistema isolado consegue fornecer todas as informações que uma empresa precisa. Em geral, elas contam com sistemas que apoiam processos de cada uma das principais funções do negócio, como: sistemas de vendas e marketing, manufatura e produção, finanças e contabilidade e, por fim, recursos humanos. Também contam com diferentes sistemas para apoio às tomadas de decisão de cada uma de suas principais gerências. O que faz o sistema de informação gerencial ser o assunto mais animado nos negócios é a mudança contínua em tecnologia, gestão do uso da tecnologia e o impacto no sucesso dos negócios. A Tabela 1.1 resume os novos temas que têm sido usados nos sistemas de informação empresariais. Unidade 1 • Sistemas de Informação20/150 Tabela 1.1 – Novidades nos Sistemas de Informações Gerenciais. Mudança Impacto empresarial Tecnologia Plataforma de computação em nuvem surge como uma das principais áreas de inovação empresarial. Um arranjo flexível de computadores na internet começa a desempenhar tarefas tradicionalmente realizadas por computadores empresariais. Crescimento do software como serviço. Aplicações empresariais importantes agora são distribuídas on- line como um serviço de internet, e não mais como um software encaixotado ou sistema customizado. Unidade 1 • Sistemas de Informação21/150 Plataforma móvel digital surge para competir com o PC como sistema computacional. A Apple abre seu software do iPhone para os desenvolvedores e, em seguida, abre uma loja de aplicações no iTunes, onde usuários corporativos podem baixar milhares de aplicativos para apoio à colaboração, serviços baseados por localização e comunicação com os colegas de trabalho. Netbooks e tablets de capacidade inferior, leves e mais baratos, conectados à rede, tornam-se um forte segmento de mercado. Pessoas Gerentes adotam colaboração on- line e software de redes sociais para melhorar coordenação, colaboração e compartilhamento de conhecimentos. Google Apps, Google Sites, Windows SharePoint Services, da Microsoft, e Lotus Connections, da IBM, são utilizados por mais de 100 milhões de profissionais ao redor do mundo para manter blogs, gerenciar projetos, realizar reuniões on-line e manter perfis pessoais, favoritos sociais e comunidades on-line. Aplicações de inteligência empresarial aceleram. Painéis de dados analíticos e interativos mais poderosos oferecem informações de desempenho em tempo real a gerentes para aumentar o controle sobre a gestão e a tomada de decisão. Unidade 1 • Sistemas de Informação22/150 Reuniões virtuais se proliferam. Gerentes adotam tecnologias de videoconferência e conferência pela web para reduzir o tempo gasto em viagens e os custos, enquanto aumentam a colaboração e a tomada de decisão. Organizações Aplicações da Web 2.0 são amplamente adotadas pelas empresas. Serviços baseados na web permitem aos funcionários a interação através de comunidades on-line utilizando blogs, wikis, e-mail e serviços de mensagens instantâneas. Facebook e MySpace criam novas oportunidades para que os negócios colaborem com os clientes e vendedores. Teletrabalho ganha força no ambiente de trabalho. Internet, laptops sem fio, iPhones/iPads e BlackBerrys viabilizam o trabalho remoto a um número crescente de pessoas fora do escritório tradicional. Nos EUA, 55% dos negócios têm alguma forma de programa de trabalho remoto. Unidade 1 • Sistemas de Informação23/150 Cocriação do valor de negócios. A fonte de valor dos negócios passa de produtos para soluções e experiências, e de recursos internos para redes de fornecedores e colaboração com os clientes. As cadeias de abastecimento e desenvolvimento de produto tornam-se mais globais e colaborativas; interações entre clientes ajudam as empresas a definir novos produtos e serviços. Fonte: Laudon e Laudon (2011). Para saber mais Web 2.0 é um termo criado em 2004 pela empresa americana O’Reilly Media para designar uma segunda geração de comunidades e serviços, tendo como conceito a “web como plataforma”, envolvendo wikis, aplicativos baseados em folksonomia – indexação de informações pessoais, redes sociais e Tecnologia da Informação. Embora o termo tenha uma conotação de uma nova versão para a web, ele não se refere à atualização nas suas especificações técnicas, mas a uma mudança na forma como ela é encarada por usuários e desenvolvedores, ou seja, o ambiente de interação e participação que hoje engloba inúmeras linguagens e motivações. Fonte: Wikipédia. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Web_2.0>. Acesso em: 23 Abril 2015 http://pt.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 Unidade 1 • Sistemas de Informação24/150 Investir em sistemas de informação é a maneira que as empresas têm para administrar suas funções de produção internas, bem como lidar com as demandas exigidas pelo seu entorno. Segundo Laudon e Laudon (2011), as empresas investem em sistemas de informação para atender os seguintes objetivos organizacionais: • Atingir a excelência operacional (produtividade, eficiência e agilidade) – a busca pelo aumento dos lucros com base na melhoria da eficiência operacional é um ato constante nas empresas, sendo as tecnologias e os sistemas de informação algumas das ferramentas mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e produtividade nas operações. • Desenvolver novos produtos, serviços e modelos de negócio – o modelo de negócio descreve como a empresa produz, entrega e vende um produto ou serviço a fim de criar valor. A indústria fonográfica mudou completamente. A Apple, por exemplo, transformou o antigo modelo de negócio de distribuição de música, vinil e CD, em um modelo de distribuição legal e on- line a partir de sua própria plataforma tecnológica, o iPod. • Estreitar o relacionamento com o cliente e atendê-lo melhor – quando se conhece e atende bem os clientes, a reação típica deles é voltar a essa empresa e comprar mais. Isso aumenta as receitas e os lucros. O mesmo se aplica a fornecedores. Unidade 1 • Sistemas de Informação25/150 • Melhorar a tomada de decisão – quando não há informações confiáveis para a tomada de decisões, o resultado é a produção insuficiente ou excessiva de bens e serviços, que elevam custos e acarretam a perda de clientes. As tecnologias e os sistemas de informação têm permitido que os administradores, ao tomar uma decisão, usem dados em tempo real, oriundos do próprio mercado. • Promover a vantagem competitiva – se uma empresa atingir um ou mais dos objetivos aqui listados, provavelmente já terá adquirido vantagem competitiva. Mas, se fizer essas coisas melhor que seus concorrentes, aumentará as vendas e os lucros em níveis bem superiores. • Assegurar a sobrevivência – o investimento em tecnologia e sistemas de informação também ocorre porque eles se tornaram imprescindíveis à prática de negócios que tiveram mudanças determinadas no setor. Isso é claro ao observarmos os negócios bancários. Depois que um banco desenvolveu o internet banking ou os caixas eletrônicos, todos os demais tiveram de aderir a essas soluções para não extinguirem seus negócios. Unidade 1 • Sistemas de Informação26/150 Os sistemas corporativos fornecem uma solução, por meio de um único sistema, para a coordenação e integração dos principais processos de negóciospara toda a organização, provendo informações comuns para os diferentes níveis funcionais, desde operacionais até os estratégicos. Eles buscam integrar todos os aspectos relacionados ao negócio da empresa, agem como uma espécie de sistema operacional, único, composto por uma família de módulos de softwares, que apoia as atividades internas vitais da empresa. Em termos de tecnologia, existe a vantagem de reunir esses módulos de softwares em uma única plataforma. A Tecnologia da Informação e da internet pode afetar o impacto das forças competitivas. Ela facilita e de certa forma incentiva a entrada de novos concorrentes no mercado, aumenta o poder de barganha dos clientes e também dos fornecedores. Dependendo do tipo de negócio, promove a diminuição de empresas, agregando valor a produtos e serviços como, por exemplo, a venda de pacotes completos de viagens. E por fim, a substituição de produtos ou serviços. Link Interessante artigo que mostra como superar dificuldades na implantação de sistemas de informação nas organizações. Disponível em: <http://www.novomilenio.br/periodicos/ index.php/foco/article/view/52>. Acesso em: 23 Abril 2015. http://www.novomilenio.br/periodicos/index.php/foco/article/view/52 http://www.novomilenio.br/periodicos/index.php/foco/article/view/52 Unidade 1 • Sistemas de Informação27/150 Glossário Cloud computing: (computação em nuvem) trata-se de um conceito que se refere a uma nova concepção de serviços baseados na web, como a hospedagem de sites, aplicativos e armazenamento de arquivos. Comércio eletrônico: todas as trocas eletrônicas relacionadas com atividades comerciais, abrangendo qualquer venda de bens e serviços através de um canal eletrônico. Feedback: (avaliação) é um mecanismo dentro de um processamento, é o sinal que é devolvido ao sistema para controle de si próprio, podendo ser estipulado por regras definidas, ou até mesmo ser construído em função de sentimentos e valores externos ao processo. Questão reflexão ? para 28/150 Acabamos de estudar sobre sistemas de informações. Explique o que é um sistema de informação e como ele funciona. Indique quais são seus componentes organizacionais e tecnológicos. Dê uma resposta clara e objetiva. 29/150 Considerações Finais Uma empresa tem por objetivo produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro. As tarefas e os passos concretos que descrevem como o trabalho deve ser organizado e executado compõem os processos de negócios. Tecnologia da Informação (TI) por todo software e hardware que uma empresa precisa para atingir seus objetivos organizacionais. SI podem ser definidos como o conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar tomadas de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. SI auxiliam gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Dado é uma cadeia de caracteres ou padrões sem interpretação. Informação é um conjunto de dados considerados significativos e úteis. 30/150 Considerações Finais SI é composto por entrada, processamento e saída. Feedback e controle são funções adicionais. Para usar sistemas de informação com eficiência é preciso entender as dimensões organizacional, humana e tecnológica que os formam. Tecnologia da Informação é um fator importante na redução de custos e pode permitir o desenvolvimento de uma vantagem estratégica que contribui para se destacar no mercado, assim como a possibilidade de novos modelos de negócios e serviços. Como existem diferentes interesses, especializações e níveis dentro de uma organização, também existem diversos tipos de sistemas. Nenhum sistema isolado consegue fornecer todas as informações que uma empresa precisa. Investir em sistemas de informação é a maneira que as empresas têm para administrar suas funções de produção internas, bem como lidar com as demandas exigidas pelo seu entorno. Unidade 1 • Sistemas de Informação31/150 Referências BENTES, Amaury. TI Update: a tecnologia da informação nas grandes empresas. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. GONÇALVES, Marcio. Extração de dados para data warehouse. Rio de Janeiro: Axcel Books do Brasil Editora, 2003. INMON, W. H. What is a Data Warehouse? Prism, v.1, n.1, 1995. LAUDON, Kenneth; LAUDON, Jane. Sistemas de informações gerenciais. Tradução: Luciana do Amaral Teixeira. 9ª ed. São Paulo: Pearson, 2011. O’BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. Tradução: Célio Knipel Moreira e Cid Knipel Moreira. 2ª ed. São Paulo: Saraiva, 2004. PASSOS, Emmanuel; GOLDSCHMIDT, Ronaldo. Data Mining: um guia prático. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Tradução: Alexandre Melo de Oliveira. 4ª ed. Rio de Janeiro: LTC Editora, 2002. 32/150 1. Quais são consideradas as principais ferramentas que as empresas dispõem para criar novos produtos e serviços no modelo de mercado atual? a) Estatística e benchmark. b) Tecnologias e os sistemas de informação. c) Marketing e relacionamento com clientes. d) Engenharia e automação. e) Logística e suprimentos. Questão 1 33/150 2. Qual é a alternativa que melhor descreve o que é um modelo de negócio? a) É a tomada de decisão sobre recursos disponíveis considerando as informações fornecidas pelo mercado. b) É o controle do fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes. c) É o conjunto de consumidores potenciais do produto ou serviço oferecido por determinada empresa. d) É a descrição de como a empresa deve produzir, comercializar e distribuir um produto ou serviço a fim de criar valor. e) É o conjunto de técnicas utilizadas para a comercialização e a distribuição de um produto entre os diferentes consumidores, com a finalidade de satisfazer suas demandas. Questão 2 34/150 3. O que pode ser definido tecnicamente como um conjunto de compo- nentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distri- buem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coorde- nação e o controle de uma organização? a) Telecomunicações. b) Processamento de dados. c) Sistema de informação. d) Outsourcing. e) Tecnologia da informação. Questão 3 35/150 4. Classifique as seguintes afirmações por verdadeira (V) ou falsa (F) e as- sinale a alternativa que corresponde à sequência correta. I. Informação significa a apresentação dos dados, tornando compreensíveis e úteis para utilização no sistema. II. A função de transmissão é uma das atividades básicas de um sistema de informação. III. Tecnologia de informação é todo o equipamento e estrutura física, como computadores, cabos, antenas e transmissores. a) V, F, F. b) F, F, F. c) V, V, F. d) V, V, V. e) F, F, V. Questão 4 36/150 5. Assinale a alternativa que descreve ordenadamente as funções de um sistema de informação. a) Armazenamento, Entrada, Saída. b) Armazenamento, Processamento, Saída. c) Entrada, Processamento, Saída. d) Entrada, Armazenamento, Transmissão. e) Entrada, Saída, Transmissão. Questão 5 37/150 Gabarito 1. Resposta: B. Esta resposta é correta. A tecnologia e os sistemas de informação são considerados como as principais ferramentas disponíveis aos gestores para melhorar a produtividade e eficiência, podendo promover importante vantagem estratégica que contribui para a empresa se destacar no mercado, assim como a possibilidade de novos produtos, modelos de negócios e serviços. 2. Resposta: D. Esta é a resposta que melhor descreve um modelo de negócio. Na teoria e na prática, o termo modelo de negócios é usado para representar os aspectos essenciais de um negócio, incluindo o propósito, as ofertas,estratégias, infraestrutura, estruturas organizacionais, práticas comerciais e processos e políticas operacionais. 3. Resposta: C. O sistema de informação, ou SI, além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, também auxilia os gestores e colaboradores a analisar problemas e criar novas soluções. 4. Resposta: A. Vamos analisar as afirmações: I. Dados são sequências de fatos não analisados e a informação é a apresentação 38/150 destes de uma forma significativa para sua utilização. II. São três as atividades básicas de um sistema de informação: a entrada, o processamento e a saída. III. Tecnologia da informação é toda a parte física, o hardware, e também a parte lógica, o software, que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais. 5. Resposta: C. Essas são as três atividades básicas de um sistema de informação, nessa ordem. Os dados são coletados pelo sistema, processados e retornam ao ambiente. Gabarito 39/150 Unidade 2 Sistemas Integrados de Gestão – ERP Objetivos 1. Nessa aula você aprenderá sobre aplicativos integrados que auxiliam no planejamento dos recursos empresariais. Serão descritas as características gerais desses sistemas, suas funcionalidades e aplicações aos processos internos das empresas. São muitos os desafios encontrados para escolher as aplicações corporativas adequadas ao negócio e que contribuam com boas soluções de gestão. Dessa forma, o objetivo é compreender quais são os pontos importantes ao analisar e implantar sistemas de gestão integrada em uma empresa. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP40/150 Introdução Já ouvimos falar que a informação é, atualmente, a principal fonte de criação de riquezas, sendo que o sucesso é resultado direto daquilo que você sabe, e não do que você possui, não é mesmo? Esse tema tem sido tão discutido que muitos autores falam sobre o valor estratégico da informação e o seu impacto em uma empresa. Ou seja, que a forma como ela é organizada, administrada e utilizada determinará o sucesso ou o fracasso dos negócios. O valor que a informação possui é fundamental na atuação do administrador, pois para agir adequadamente em planejamentos, tomadas de decisão, definições estratégicas é necessário usar as informações disponíveis para obter êxito. Dessa forma, podemos verificar que é muito importante que as informações disponíveis sejam exatas, confiáveis, fáceis de acessar, de forma a agilizar a sua aplicação em respostas a clientes ou para alguma atividade empresarial. Nessa abordagem fica claro o papel da tecnologia, como explica Ventorin (2006), “que auxilia no armazenamento, processamento e disponibilização de grandes volumes de informações, se tornando uma importante e necessária aliada no dia a dia das organizações”. Os conhecidos sistemas de informações foram e ainda são muito utilizados por diversas empresas como um dos recursos de tecnologia existentes para auxiliar na tarefa administrativa, mas que podem resultar na fragmentação de informações. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP41/150 Diversos pequenos sistemas (softwares) que compõem um sistema de informação tornam muito difícil uma consolidação de informações, pois cada aplicativo tem suas características e seu banco de dados isolado dos demais. A gestão moderna de uma empresa exige cada vez mais informações consolidadas para uma análise global da situação organizacional e respectivamente uma reação fundamentada sobre os fatores implicativos ao desempenho produtivo, financeiro, de relacionamento com o cliente, dentre outros. (VENTORIN, 2006). Como solução a esses tipos de problemas e a natural evolução dos aplicativos empresariais surgiu o sistema integrado, ou sistema de negócios, que é baseado em uma série de módulos de software inter-relacionados e um banco de dados centralizado comum – Figura 2.1. Este tipo de sistema suporta os processos básicos de negócios internos de uma empresa, financeiros e contabilidade, recursos humanos, produção e manufatura, vendas e marketing. Os dados gerados são disponibilizados para outros processos de negócio com o objetivo de controlar e coordenar a empresa de forma mais precisa. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP42/150 Figura 2.1 – Como funcionam os sistemas integrados. Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2011). Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP43/150 Dentro das funções básicas da empresa, muitos processos podem ser considerados para serem coordenados por um sistema integrador: • Financeiro e contábil: livro-razão, contas a pagar, a receber, ativos fixos, gerenciamento e previsão de caixa, contabilidade de custo de produto, contabilidade por centros de custo, gestão de ativos, impostos, crédito e relatórios financeiros. • Recursos humanos: gestão de pessoal, contabilização de horas, férias, folha de pagamento, planejamento e desenvolvimento de pessoal, benefícios, remuneração, administração de recrutamento e acompanhamento de candidatos, gestão de desempenho e relatórios de despesas de viagem. • Produção: seleção de fornecedores, gestão de estoque, distribuição e expedição, planejamento e programação da produção, controle de matérias-primas e de qualidade, manutenção dos equipamentos entre outros. • Vendas e marketing: processamento de pedidos, cotações, lista de preços, contratos, verificação de crédito, relacionamento com clientes, incentivos e planejamento de vendas. Para que um sistema integrado se torne uma ferramenta essencial e útil em uma Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP44/150 empresa, é preciso que os objetivos estejam bem definidos. Primeiramente, é necessário definir quais das funções do sistema serão utilizadas, em seguida, encontrar a melhor maneira de adaptar e implementar os processos de negócio interno da empresa aos processos predeterminados do sistema que se pretende adquirir. Os desenvolvedores de softwares integradores possibilitam às empresas a escolha dos módulos e, muitas vezes, a personalização de algumas funções para adequá-las aos seus processos internos. Entretanto, os custos de horas de programação podem ser mais altos que a adaptação da empresa ao software. Dessa forma, a análise da situação e a decisão sobre o que fazer é feita por consultores técnicos juntamente com os gestores e administradores das áreas envolvidas. Os sistemas integrados valorizam a empresa, pois fornecem suas informações gerais, auxiliando os gestores a tomar melhores decisões. Grandes empresas que possuem instalações físicas em diferentes lugares utilizam sistemas integrados para padronizar dados e métodos, para que possam promover uma uniformidade na condução dos negócios. As funções básicas são auxiliadas pelos sistemas, para que suas operações sejam mais eficientes e com maior controle. Devido à integração de dados, a empresa consegue, de forma rápida e eficiente, responder agilmente pedidos de clientes; informações dos Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP45/150 produtos, sobre os prazos de produção e expedição e estimar preços competitivos com relativa margem de segurança. Os softwares se utilizam de ferramentas analíticas para interpretação inteligente dos dados coletados e armazenados nos bancos e para avaliar o desempenho da organização. Eles fornecem importantes informações para tomadas de decisão, que são definidas e padronizadas para que sejam facilmente interpretadas por todos os setores da empresa. Os níveis estratégicos e gerenciais da empresa têm acesso às informações atualizadas sobre as vendas, produção, expedição, mercado e se utilizam dessas informações para planejamento sobre os rumos da empresa em diferentes cenários de curto, médio e longo prazo. Antigos sistemas funcionais estão sendo substituídos por aplicações cliente/servidor interfuncionais integradas. Esse processo envolve a instalaçãode softwares como planejamento de recursos empresariais, gerenciamento da cadeia de suprimentos, gestão de relacionamento com o cliente, ou simplesmente as siglas em inglês ERP, SCM, CRM, entre outras. Os sistemas de informações nas empresas evoluíram: antes eram utilizados para automatizar processos rotineiros e repetitivos, atualmente influenciam nas decisões, criam e agregam valores para as empresas. Nesta aula estudaremos mais atentamente o sistema de planejamento de recursos empresariais. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP46/150 1. ERP – Enterprise Resource Planning O ERP tem sua origem em 1970 como um sistema não muito complexo, denominado Material Requirement Planning (MRP), que foi planejado para controle e produção de estoques com o objetivo de gerar ordens de compra e serviço para materiais e componentes na produção. Podemos considerar o ERP como um sistema de software com funções integradas para todas as funções de negócios principais em uma organização, tais como produção, distribuição, vendas, finanças e gestão de recursos humanos. Um único pacote geralmente substitui diferentes pacotes anteriores (BOCIJ et al., 2003, p. 47). Sua funcionalidade típica é resumida na Figura 2.2. Vamos observar que uma das intenções desse tipo de sistema é que ele forneça um lugar único para acesso em tempo real e para armazenar praticamente todos os dados importantes da organização, que só precisam ser inscritos uma vez no sistema (MINAHAN, 1998). Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP47/150 Figura 2.2 – Visão geral da funcionabilidade de um ERP. Fonte: Adaptado de Adam e Sammon (2003). Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP48/150 O ERP tem como objetivo proporcionar uma melhoria significativa em relação à natureza não holística dos primeiros sistemas de informação organizacional. Existem relatórios de sistemas de ERP provendo benefícios como redução de custos, melhoria da produtividade, melhor gerenciamento na tomada de decisões e facilitação do processo ou mudança estrutural (SHANG; SEDDON, 2000; BARKI; PINSONNEAULT, 2002; KAMHAWI, 2008; FEDERICI, 2009). Dessa forma, percebemos que o ERP é um sistema de gerenciamento que busca integrar todos os aspectos relacionados ao negócio da empresa. Trata-se de uma estrutura desenvolvida para integrar e automatizar muitos dos diversos processos de negócios e das funções básicas da companhia. Podemos caracterizá-lo como o sistema operacional de uma organização, composto por uma família de módulos de softwares, que apoia as atividades internas vitais da empresa. Dentre as necessidades organizacionais, podemos destacar a contribuição do ERP para diminuição do tempo de entrada de produtos, nas demandas gerenciais de controle, na redução dos custos totais na cadeia de produção, integração dos processos organizacionais, informações em tempo real, redução de estoques. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP49/150 Outros aspectos importantes apontados por Bogui e Shitsuka (2002, apud VENTORIN, 2006) indicam alguns resultados mencionados por empresas que já aderiram ao ERP: • Traz benefícios estratégicos e táticos significativos. • Traz benefícios inesperados. • Permite decisões melhores e mais rápidas. • Funciona como espinha dorsal para novas funcionalidades. • O foco de preocupações muda após a entrada em produção. • Um projeto de ERP é principalmente um projeto de pessoas. • Empresas bem-sucedidas aceleram, maximizam e mantêm os benefícios do ERP. Link Interessante matéria que descreve quando e porque implantar um ERP numa empresa. Disponível em <http://www.administradores. com.br/artigos/tecnologia/sistema-erp- quando-e-porque-implantar-um-sistema- integrado-de-gestao-empresarial/72113/>. Acesso em: 23 Abril 2015. http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-erp-quando-e-porque-implantar-um-sistema-integrado-de-gestao-empresarial/72113 http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-erp-quando-e-porque-implantar-um-sistema-integrado-de-gestao-empresarial/72113 http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-erp-quando-e-porque-implantar-um-sistema-integrado-de-gestao-empresarial/72113 http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-erp-quando-e-porque-implantar-um-sistema-integrado-de-gestao-empresarial/72113 Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP50/150 Estamos observando uma série de vantagens para a implantação de ERP numa empresa, consequentemente, um pensamento lógico seria que todas as organizações deveriam implantar esse tipo de sistema para a gestão de seus negócios, não é mesmo? Mas isso não é tão simples como parece. Os custos desses aplicativos ainda são altos e há outro fator complicador, citado na introdução, que é a necessidade de mudar a cultura organizacional da empresa para a sua adaptação aos módulos de processos já existentes no aplicativo. Ou seja, a alteração dos processos de negócio da organização de acordo com o funcionamento dos módulos do ERP adquirido, ou pagar ao fornecedor do sistema a sua customização, o que geralmente tem alto custo. A literatura relacionada indica que há casos frequentes de fracassos em implantações de ERP. Portanto, torna-se fundamental estudarmos exemplos de sucesso e de fracasso em implementações de ERP. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP51/150 2. Sucesso com ERP Muitas pesquisas têm sido feitas para verificar quais são os fatores que influenciam o sucesso na implementação de ERP. No entanto, as listas de fatores geradas não forneciam nenhuma indicação se todos os elementos descritos eram necessários para o sucesso ou se todos os fatores deveriam ser aplicados com o mesmo nível de esforço. Os riscos e os controles associados a implementações de sistemas ERP foram examinados por alguns pesquisadores e, a partir daí, foram especificados fatores críticos de sucesso que, quando usados em conjunto, melhoram muito os resultados. Ou seja, a aplicação de um único fator não Para saber mais Hawari e Heeks (2010) mostram o resultado de pesquisas sobre fracassos com o ERP. • “Entre 50 e 75% das empresas nos EUA experimentam algum grau de insuficiência [...] uma pesquisa recente revelou que 65% dos executivos acreditam que a implementação do ERP tem pelo menos uma chance moderada de ferir seus negócios”. • “Três quartos dos projetos ERP são considerados fracassos”. • “70% das implementações de ERP deixam de entregar os benefícios esperados”. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP52/150 é suficiente para se ter sucesso. Baseado em um levantamento de organizações que implementaram sistemas de ERP, foram agregados os fatores específicos e individuais, identificados em pesquisas anteriores, nos cinco fatores fundamentais descritos a seguir (GRABSKI et al, 2009): • Gerenciamento de projetos. • Mudança de gestão. • Alinhamento do negócio com o sistema de informação. • Supervisão (auditoria interna) e atividades. • Consultor e atividades de planejamento. É fundamental destacarmos que existem numerosos controles dentro de cada uma dessas cinco categorias gerais (e alguns controles são aplicados em todas as categorias). Como resultado, podemos ter uma compreensão melhor das complexidades associadas aos bem- sucedidos casos de ERP. Ainda devemos observar que algumas organizações parecem fazer os passos indicados, mas, na verdade, estão perdendo importantes processos pela falta de aprofundamento na análise das questões indicadas. Estudo de Caso O caso relatado a seguir foi extraído do artigo Bharat Petroleum Corporation Limited, Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP53/150 (TELTUMBDE; TRIPATHY; SAHU, 2002). “Os sistemas ERP estiveram no núcleo da transformação estratégica da Bharat Petroleum quando ela se preparava para a privatização da indústria petrolífera indiana. A Bharat Petroleumé uma das três principais refinarias e distribuidoras de petróleo da Índia. Ela tem 4854 postos de gasolina, cerca de 1000 revendedores de querosene e 1828 distribuidores de gás liquefeito de petróleo (GLP) espalhados pelo vasto território da Índia. Enfrentando a desregulamentação de seus mercados, e possivelmente uma privatização parcial, a Bharat Petroleum embarcou na integração da empresa através da implementação de um sistema SAP R/3 ERP. O objetivo era obter controle sobre as operações da companhia através de melhores informações em áreas como estoque e despacho de produtos, tudo trabalhando para dar mais suporte a serviços aos clientes e satisfação do cliente. O novo sistema deveria cobrir 200 locais e incluía um vasto leque de processos, desde contabilidade e finanças até administração de pessoal, gerenciamento de qualidade, manutenção, gerenciamento de fábrica e vendas. O diretor financeiro projetou uma economia de custos de € 7,5 milhões por ano. A implementação do sistema ERP não foi concebida simplesmente como um projeto de sistemas de informação. Ela se baseou numa reestruturação prévia Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP54/150 da companhia em torno de seis novas unidades de negócios estratégicos e foi chamada de projeto ENTRANS, sigla para Enterprise Transformation. O líder da equipe de projeto não era um especialista em sistemas de informações, mas um profissional de recursos humanos. Apenas dez membros da equipe de 60 pessoas eram da área de sistemas de informações. Um grupo de orientação do projeto, que se encontrava pelo menos uma vez por mês, supervisionava todo o processo, com os diretores das seis unidades estratégicas e representação das áreas de finanças, recursos humanos e tecnologia da informação. O diretor de TI na Bharat Petroleum comentou: “uma característica única da implementação de ERP na Bharat Petroleum é que, desde sua concepção, foi uma iniciativa comercial. Nós (TI) só fizemos o papel catalisador necessário”. A implementação foi feita com a assistência da PriceWaterhouseCoopers, 24 consultores da SAP, uma equipe de 70 consultores internos qualificados pela SAP e seis técnicos dedicados à mudança em tempo integral. Todos os usuários foram envolvidos em treinamento, focados em melhorar o ‘aprendizado organizacional’ e nos Programas de Liderança Visionária e Planejamento. O presidente da Bharat Petroleum declarou que não haveria redução de mão de obra como resultado direto do ERP, ainda que os custos mais baixos de mão de obra fossem incluídos nos benefícios. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP55/150 A implementação foi programada para 24 meses, com pilotos selecionados cuidadosamente com base na proximidade da equipe de projeto (baseada em Mumbai), importância dos processos envolvidos e disponibilidade da empresa e de TI. Muitos problemas iniciais foram encontrados. Os processos informais nem sempre se incorporavam totalmente ao novo sistema da SAP, com consequências desagradáveis. Porém, os gerentes das fábricas achavam que a formalização dos processos ERP acabaria contribuindo muito para aumentar a disciplina entre os funcionários. No ano seguinte à finalização da implementação, a Bharat Petroleum atingiu um crescimento de vendas Link Consultoria de Negócios da PriceWaterhouseCoopers Brasil: “Ajudamos as organizações a trabalhar de modo mais inteligente e a crescer mais rapidamente. Apoiamos nossos clientes para que eles possam criar organizações eficientes, inovar e crescer, reduzir custos, administrar riscos, manter a conformidade com as regulamentações e alavancar talentos. Nosso objetivo é ajudá- lo a desenvolver, administrar e implementar mudanças benéficas e duradouras.” Para saber mais, acesse: <http://www.pwc. com.br>. <http://www.pwc.com.br <http://www.pwc.com.br Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP56/150 de 24%. A SAP classificou o processo de implementação do ERP na Bharat Petroleum como superior.”. 3. Fracasso com ERP Pesquisas mostram como podemos identificar se uma implementação de ERP fracassou. Hawari e Heeks (2010) apontam três abordagens para a classificação de resultados: 1. O foco no processo do projeto: o projeto de ERP deve ser entregue no tempo e dentro do orçamento – se não ocorrer, o projeto falhou. 2. Foco no impacto organizacional: deve proporcionar economia de tempo/custo de pessoal ou melhoria da qualidade da decisão – falha quando não há correspondência entre os sistemas de TI e os objetivos planejados. 3. Foco na satisfação do usuário – falha de expectativa e de interação quando os sistemas de TI não correspondem às expectativas do usuário e quando os usuários têm atitudes negativas com relação ao TI, respectivamente. Dentro dessas abordagens, podemos extrair os fatores que podem levar ao fracasso das implementações de ERP (GRABSKI et al., 2009). a) Educação (não entender o que o novo “sistema” é projetado para alcançar). b) Falta de comprometimento da alta direção (estão envolvidos na gestão, Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP57/150 mas não dedicados). c) Definição de requisitos inadequada (processos atuais não são dirigidos adequadamente). d) Seleção pobre de pacotes ERP (o pacote não resolve o básico das funções de negócios do cliente). e) Recursos inadequados utilizados pelo cliente. f) Resistência interna à mudança dos “velhos” processos. g) Má adequação entre os processos de software e usuários. h) Expectativas irrealistas sobre os benefícios e o retorno sobre o investimento (ROI – Return On Investment). i) Formação inadequada (os usuários não propriamente sabem como usar a nova ferramenta). j) Expectativas irrealistas dos quadros de tempo. k) Abordagem bottom-up é empregada (o processo não é visto como uma gestão de prioridade). l) O cliente não trata corretamente e nem planeja as despesas envolvidas. Estudo de Caso O estudo de caso descrito a seguir foi extraído do artigo Explaining ERP failure in developing countries: a jordanian case study (HAWARI, A.; HEEKS, R., 2010). Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP58/150 Para melhor entendermos este estudo de caso, vamos considerar as abordagens 2 e 3 para medir o resultado da implementação do ERP e, ainda, levar em conta os seis seguintes elementos, em todos os resultados, resumidos na Figura 2.3. Operações e logísticas Gestão de inventário Planejamento de requisição de materiais Gestão de materiais Planejamento de produção Manutenção de planta Gestão de projeto Gestão de qualidade Compras e aquisições Gerenciamento de rotas Expedição Avaliação de fornecedores Vendas e marketing Gerenciamento de pedidos Gerenciamento de vendas Planejamento de vendas Preços Pós-venda ERP Qualidade do Sistema Qualidade da Informação Utilização Figura 2.3 – Modelo de determinação de sucesso/fracasso em sistemas de informação. Fonte: DeLone e McLean (1992 apud HAWARI et al., 2010). Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP59/150 “Alfa Holdings” – nome considerado para análise do caso – foi estabelecida em Amã, na Jordânia, no meados do século XX e tornou-se um conglomerado regional com mais de duas dezenas de empresas em dez países. Nos anos de 1990, voltou-se para a produção de um novo tipo de produto industrial e montou uma nova empresa na Jordânia – chamá-la-emos “Beta”. Para saber mais Significados da Figura 2.3. Qualidade do Sistema são as características desejadas e as características do sistema de informação em si. Qualidade da informação são as características de qualidade da informação produzida pelo sistema. Utilização e satisfação do usuário verificam como interagem as informações produzidas pelo sistema e os beneficiários. Impacto individual é o quanto as informações produzidas pelo sistema afetam ou influenciam no gerenciamento de decisões. Impactoorganizacional mede o efeito das informações produzidas pelo sistema no desempenho organizacional. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP60/150 Essa empresa emprega cerca de 300 funcionários com um volume de negócios superior a US$ 10 milhões por ano. Exporta dois terços da sua produção para outros países da região do Oriente Médio e nações europeias. Em 2000, a Jordânia assinou um acordo de livre comércio com os Estados Unidos e isso impactou Beta de duas maneiras: oportunidades para exportar seus produtos para os Estados Unidos e preocupação com empresas dos EUA exportando facilmente produtos concorrentes para a Jordânia. Estes dois foram citados pela equipe de TI e pelo gerente de projeto ERP da empresa Beta como os principais fatores para implementar um sistema ERP, consciente que muitas empresas dos EUA estavam usando tais sistemas. Eles sentiram que, para competir no mercado norte-americano e para competir com os exportadores americanos, um sistema ERP seria necessário. No âmbito desta decisão, pode-se ver ecos de racionalidade, mas houve uma forte pressão de “isomorfismo mimético” – a tendência das organizações para imitar as ações dos outros que consideram como pares (DIMAGGIO; POWELL, 1991). Para prosseguir com seu projeto ERP, Beta colocou um edital em diversos jornais jordanianos em 2003, procurando um parceiro de implementação/consultoria. Várias empresas de consultoria atenderam o chamado e se apresentaram. Uma empresa, que chamaremos “Ômega”, foi Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP61/150 selecionada com seu sistema de solução “eMAG” ERP, que seria o produto de uma empresa de software norte-americana para a qual Ômega era um parceiro local. eMAG era para ser implementada para cerca de 40 usuários, integrando três tipos de módulos: financeiros (livros, ativos), cadeia de suprimento (aquisição, controle de estoque, controle de produção, venda) e de recursos humanos (RH, folha de pagamento). A equipe de implementação consistia em três funcionários do cliente (Beta) e cinco da Ômega. O gerente global do projeto ERP era gerente de TI de Beta, e era aquela sua primeira experiência com o ERP. Ele foi auxiliado por dois da equipe de TI que ajudaram os consultores com suporte básico de TI (conserto de PC) e com os relatórios. Ômega forneceu três especialistas de área para o financeiro (o especialista desta área também fazia papel de consultor-gerente do projeto no cliente), cadeia de suprimento e módulos de recursos humanos. Eles foram atendidos por um consultor de TI, responsável pela conversão de dados e criação de relatórios, e um administrador de banco de dados. Foi criada uma comissão diretora do projeto formada por seniores que se destinava a supervisionar o andamento do projeto e tomar decisões estratégicas. Em uma base mais regular, o gerente consultor de projeto reportava para o gerente de TI da Beta duas ou três vezes por semana e discutia o progresso e decisões. O gerente de TI, por sua vez reportava ao CEO da Beta. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP62/150 Foi dado um prazo de seis meses para a implantação do projeto. Isso foi planejado para incluir a configuração básica do sistema ERP às necessidades do cliente, com base em uma entrevista pelos consultores com cada usuário-chave. Uma série de rolling de módulos foi feita, sendo que cada módulo executava em paralelo, por uma semana, com o antigo sistema de informações; após esse período, o módulo subia e os usuários tinham que parar de usar o sistema antigo. Dois níveis de treinamento foram fornecidos – treinamento de usuário comum para inserir transações diárias e treinamento de superusuário para aqueles que foram destinados a configurar o sistema após o encerramento do contrato de consultoria. O motivo declarado para a seleção da consultoria Ômega e eMAG ERP foi o custo; sendo o deles o menor lance. Quando questionado, o gerente de projeto ERP listou um conjunto adicional de forças motrizes internas que levaram à iniciativa de implementar um ERP. • Ineficiência causada pelo sistema financeiro existente usado no departamento contábil pelos métodos baseados em papel de outros departamentos. Estes incluíram a fragmentação de dados da empresa e a má qualidade, especificamente, de dados financeiros. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP63/150 • Dificuldades causadas pelo rápido crescimento da empresa no tamanho e gama de produtos, levando a uma necessidade de simplificar os processos de negócios internos da empresa. No entanto, outro membro da equipe de Beta salientou que a identificação destas forças motrizes internas veio somente após a decisão de compra do sistema ERP, durante reuniões com os representantes da consultoria Ômega. Essa decisão inicial, enfatiza, baseou-se na intenção de imitar as empresas dos EUA. Esse fato é muito importante para avaliarmos os resultados obtidos com a implementação do ERP na empresa Beta. Isso porque existem diferenças entre implementações “lideradas por sistema”, em que o principal impulsionador simplesmente está querendo um sistema ERP, de implementações “lideradas pela empresa”, em que a motriz principal é a realização de melhorias do negócio em particular. Pois, segundo pesquisas projetos ERP liderados por sistema têm um maior risco de falha do que projetos liderados pela empresa. E, este caso, certamente se encaixa nesta afirmação: nenhum caso de negócio foi apresentado para Alpha Holdings antes de tomar a decisão de implementação e, como será visto a seguir, o resultado foi fracasso total. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP64/150 Qualidade do sistema ERP Em termos de confiabilidade e características de tempo de resposta, a maioria dos entrevistados internos descreve problemas com o sistema ERP. Por exemplo, um funcionário do departamento de armazém disse “isso agora leva mais tempo para concluirmos o trabalho, devido ao atraso causado pela sobrecarga Link Para ler a avaliação completa da implementação do ERP na empresa Beta, acesse: <http://www. sed.manchester.ac.uk/idpm/research/ publications/wp/di/di_wp45.htm>. Acesso em: 27 jun. 2014. frequente do servidor. Mesmo quando o sistema está funcionando, as operações são demasiado lentas”. Da mesma forma, outro da equipe de vendas afirmou, “tínhamos sido informados que utilizar o novo sistema tornaria muito mais fácil para nós acessar informações e realizar nossos deveres com menos esforço e tempo. No entanto, esta não é a situação, agora levamos mais tempo e esforço do que antes”. O gerente de projeto ERP entendeu estes problemas, relatando que “é necessário ter mais servidores, pois temos apenas um e a largura de banda de rede não está conforme necessário”. Qualidade de informação ERP Em termos de precisão dos dados, sabemos http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/wp/di/di_wp45.htm http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/wp/di/di_wp45.htm http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/wp/di/di_wp45.htm Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP65/150 que pela natureza integrada de sistemas ERP os dados inexatos que entram em um módulo de ERP podem “infectar” as operações de módulos vinculados. Este foi certamente o caso em Beta devido à má qualidade de entrada de dados pelo pessoal da empresa. O gerente de projeto ERP queixou-se: “alguns empregados não entendem o valor dos dados e a importância de ser cuidadoso ao inserir dados no sistema. Existe muito desperdício de tempo e esforço em rastreamento e correção de cada erro”. Juntamente com os problemas de precisão de dados, também houve problemas relatados com a qualidade da informação que está sendo produzida pelo sistema de ERP, particularmente o conteúdo e o formato dos relatórios de gestão. Por exemplo, o gerente contábil de Beta afirmou: “o sistema falha ao nãooferecer todos os tipos de relatórios que esperávamos obter”. Sendo a equipe de TI interna e os consultores externos incapazes de encontrar uma maneira de contornar isso, “resolvemos o problema, incluindo o antigo software Crystal Reports no menu do sistema ERP para nos fornecer os relatórios necessários, meus funcionários têm uma boa experiência na utilização deste software”. Uso ERP e satisfação do usuário Esta dimensão combinada foi composta de vários subelementos de avaliação. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP66/150 • Envolvimento do usuário e participação: além de breves entrevistas com poucos, usuários relataram que eles não tinham sido incentivados a participar do processo de implementação. Como um membro da equipe de TI indicou, “não havia nenhuma função para os usuários no processo de implementação; eles foram colocados à margem, assistindo o que estava acontecendo”. • Utilidade percebida do sistema: as respostas dos entrevistados foram principalmente negativas e muitas vezes fraseadas implicitamente em termos de “diferença desenho- realidade”, tais como o comentário de um membro da equipe de vendas: “eu acho que o problema é com o sistema em si; ele não é projetado para nós. Muitas das coisas que usamos para fazer as velhas formas não podem ser feitas pelo novo sistema”. A exceção apenas parcial foi o departamento de contas, em que o gestor relatou uma percepção global mais neutra: “meus funcionários não têm grandes problemas usando o novo sistema. O principal problema é com os dados imprecisos que recebemos de outros departamentos”. • Níveis de utilização: a entrevista e a observação indicaram que somente um pequeno número de funcionários Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP67/150 está realmente usando o sistema, principalmente recuperando dados do antigo sistema (ainda em execução) para o sistema ERP, de forma a permitir a comunicação com a sede da Alpha Holdings. Em nível geral, o uso do sistema foi baixo. Juntamente com essas especificações, entrevistados eram – em termos gerais – muito insatisfeitos com o sistema eMAG. Impacto individual e organizacional de ERP Os gestores da Beta foram convidados a avaliar o sistema ERP em uma escala de um a dez em termos de impacto positivo sobre o seu trabalho individual. O gerente de contas foi uma exceção: ele deu ao sistema (embora incluindo o Crystal Reports “correção”) uma pontuação de cinco, afirmando que “mesmo que o sistema ERP não tenha qualquer impacto real sobre os outros departamentos, creio que no caso do meu departamento tem um impacto relativamente bom. Agora, nós podemos fornecer o gerenciamento das informações financeiras que eles querem. Eu realmente acho que isso teve um impacto positivo sobre as decisões de gerenciamento sênior, pelo menos agora eles podem saber quanto nós ganhamos ou perdemos em cada mês”. Outros gestores discordam, por exemplo, o gerente de vendas deu ao sistema ERP uma pontuação de um, dizendo “eu não acho que o sistema ERP teve algum impacto Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP68/150 positivo no trabalho diário ou decisões na maioria dos departamentos. O trabalho é realizado como antes da introdução do sistema ERP, exceto que agora temos de introduzir todos os dados que temos no sistema até ao final de cada dia, a fim de esclarecer as informações financeiras, as quais nos colocam mais pressão e esforço”. Sobre impactos organizacionais, a empresa não tinha realizado uma avaliação do impacto ERP em termos de recompensa financeira ou obtenção de metas, as duas principais medidas associados à avaliação do impacto organizacional. No entanto, quando perguntado, gerentes não sentiram que o sistema tinha aumentado vendas nem reduzido custos, portanto, parece pouco provável que ele tivesse gerado um retorno positivo sobre um investimento estimado em cerca de US$ 150 mil em termos diretos. Os problemas de ineficiência interdepartamental e processos de negócios fragmentados permaneceram. Informações financeiras foram sendo produzidas pelo sistema, mas, se isso era uma imitação dos benefícios solicitados através de ERP por empresas, era uma imitação muito pálida. Avaliação global O sistema ERP de Beta foi implementado e ele não foi abandonado. No entanto, certamente não é um sucesso. Com base nas evidências reunidas na avaliação, podemos dizer que é um fracasso parcial, Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP69/150 tendendo para o fracasso total “dos extremos do espectro”. Confrontado com todos os problemas, a administração da empresa decidiu voltar para as velhas formas de fazer as coisas e os antigos sistemas de informação para as atividades diárias da empresa. Considerou-se a opção de descartar o sistema, mas, de acordo com um membro do pessoal de TI, isso não pôde ser aceito por causa do alto investimento público de uma soma muito grande de dinheiro no projeto de ERP. Em vez disso, em seguida, como foi descrito, isso se tornou apenas uma implementação “hollow ERP”. A manipulação de dados de núcleo foi efetuada pelos antigos sistemas de informação, com dados relacionados a finanças reindexados ao sistema de ERP no final de cada dia de trabalho com a ajuda da equipe de TI da empresa. Isso permitiu que a empresa desse a aparência de uma implementação de ERP para efeitos de relatórios financeiros mensais para Alpha Holdings. Para efeitos de imagem, se solicitado, ela poderia também dizer que é usuária ERP. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP70/150 Para saber mais Para licenciamento existem opções de aquisição das licenças, de aluguel das licenças, de aquisição do direito de uso remoto (ASP) e de uso como serviço (Saas). Nas duas últimas a responsabilidade pela infraestrutura dos servidores do ERP fica completamente por conta do fornecedor. As modalidades de aquisição de licenças mais comuns são: por usuários nomeados, por usuários concorrentes, por módulos e por quantidade de processadores do servidor.”. Para ler o texto na íntegra, acesse: <http://erponline.info/quanto-custa-um-erp/>. Acesso em: 23 Abril 2015. Para saber mais No site ERPonline há uma interessante matéria sobre o custo de um ERP, cujo pequeno trecho é transcrito a seguir. “São vários os fatores que definem o custo de um ERP. Normalmente o fornecedor do ERP irá ofertar o valor-hora de consultoria e o valor para licenciamento do produto para implantação. http://erponline.info/quanto-custa-um-erp Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP71/150 Glossário Dados: são fatos brutos que representam eventos, que ainda não foram organizados para serem entendidos e utilizados. Informação: é a apresentação dos dados, tornando-os compreensíveis e úteis aos usuários do sistema. Software: conjunto de componentes lógicos ou sequência de instruções a serem seguidas e executadas no tratamento de um dado ou informação, como sistemas operacionais, planilhas eletrônicas, processadores de textos, entre outros. Questão reflexão ? para 72/150 Suponha que foi solicitado que você explique o que é um ERP e quais são os seus prós e contras para o CEO (Chief Executive Officer) de sua empresa, que não é da área de TI. Como faria isso? Escreva de forma clara e sucinta a sua explicação. 73/150 Considerações Finais A informação é a principal fonte de criação de riquezas, sendo que o sucesso é resultado direto daquilo que você sabe, e não do que possui. O valor estratégico da informação e a forma como ela é organizada, administrada e utilizada determinará o sucesso ou o fracasso dos negócios. A Tecnologia da Informação auxilia no armazenamento, processamento e disponibilização de grandes volumes de informações, sendo importante para as organizações. Um sistema integrado, ou sistema de negócios, é baseado em uma série de módulos de software inter-relacionados e um banco de dados centralizado comum. O ERP é um sistemade gerenciamento que busca integrar todos os aspectos relacionados ao negócio da empresa. 74/150 Considerações Finais O ERP pode ser caracterizado como o sistema operacional de uma organização, composto por uma família de módulos de softwares, que apoia as atividades internas vitais da empresa. Os custos para implantar ERP ainda são altos e há a necessidade de mudar a cultura organizacional da empresa para a sua adaptação aos módulos de processos já existentes no aplicativo. Há casos de sucesso e de fracasso com a implementação de ERP. 70% das implementações de ERP deixam de entregar os benefícios esperados. Medidas de desempenho da implementação: • O foco no processo do projeto: o projeto de ERP deve ser entregue no tempo e dentro do orçamento. • Foco no impacto organizacional: deve proporcionar economia de tempo/custo de pessoal ou melhoria da qualidade da decisão. • Foco na satisfação do usuário. Unidade 2 • Sistemas Integrados de Gestão – ERP75/150 Referências ALECRIM, Emerson. O que é Tecnologia da Informação (TI)? InfoWester, 15 ago. 2004. Disponível em: <http://www.infowester.com/col150804.php>. Acesso em: 15 jul. 2014. BARKI, H.; PINSONNEAULT, A. Explaining ERP Implementation Effort and Benefits With Organizational Integration. Cahier du GReSI, Montréal, CA, 2002. BENTES, Amaury. TI Update: a tecnologia da informação nas grandes empresas. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. BOCIJ, P.; CHAFFEY, D.; GREASLEY, A.; HICKIE, S. Business information systems. 2. ed. Harlow, UK: Pearson Education, 2003. BOGUI, Cláudio; SHITSUKA, Ricardo. Sistemas de informação: um enfoque dinâmico. 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A comprehensive framework for classifying the benefits of ERP Systems. Artigo apresentado no 2000 Americas Conference on Information Systems, Long Beach, US. 10-13 ago. 2000. STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Tradução: Alexandre Melo de Oliveira. 4ª ed. Rio de Janeiro: LTC Editora, 2002. TELTUMBDE, A.; TRIPATHY, A.; SAHU, A. Bharat Petroleum Corporation Limited. Vikalpa, v. 27, n. 3, jul./set. 2002, p. 45-58. Disponível em: <http://www.vikalpa.com/pdf/articles/2002/2002_ july_sep_45_58.pdf>. Acesso em: 15 jul. 2014. VENTORIN, Alessandro J. ERP – Enterprise Resource Planning – Uma Abordagem aos Sistemas de Gestão Integrada. Revista Universo Acadêmico, n. 9, 2006. Disponível em <http:// pt.scribd.com/doc/96820504/ERP-%E2%80%93-ENTERPRISE-RESOURCE-PLANNING-UMA- ABORDAGEM-AOS-SISTEMAS-DE-GESTAO-INTEGRADA>. Acesso em: 15 jul. 2014. 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Uma suíte de módulos de software integrados nas áreas de produção e manufatura, finanças e contabilidade, vendas, marketing e recursos huma- nos, que permite que os dados sejam usados por múltiplas funções e pro- cessos de negócios, descreve melhor: a) Sistemas de gestão de banco de dados. b) Um software de gerenciamento de processos. c) Groupware. d) Um software aplicativo. e) Um sistema ERP. Questão 2 80/150 3. A fim de alcançar o benefício máximo de um pacote de software integra- do, um negócio: a) Seleciona somente o software que mais corresponda aos seus processos empresariais existentes. b) Usa somente os processos do software que correspondem aos seus próprios processos. c) Customiza o software para corresponder a todos os processos empresariais. d) Altera o modo como ele funciona para corresponder aos processos empresariais do software. e) Agrega informações nesses sistemas para o atendimento das funções básicas da empresa. Questão 3 81/150 4. Verifique atentamente os fatores descritos a seguir. Qual deles não é um fator de risco (fracasso) para a implementação de um ERP? a) Educação (não entender o que o novo “sistema” é projetado para alcançar). b) Falta de comprometimento da alta direção (estão envolvidos na gestão, mas não dedicados). c) Alinhamento dos negócios com os processos do sistema (mudança da cultura organizacional). d) Definição de requisitos inadequada (processos atuais não são dirigidos adequadamente). e) Seleção pobre de pacotes ERP (o pacote não resolve o básico das funções de negócios do cliente). Questão 4 82/150 5. Verifique atentamente os fatores descritos a seguir. Qual deles não é um fator de sucesso para a implementação de um ERP? a) Emprego da abordagem bottom-up. b) Gerenciamento de projetos. c) Alinhamento do negócio com o sistema de informação. d) Supervisão (auditoria interna) e atividades. e) Atividades de planejamento. Questão 5 83/150 Gabarito 1. Resposta: B. O ERP é um sistema de gerenciamento que busca integrar todos os aspectos relacionados ao negócio da empresa. 2. Resposta: E. O ERP
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