Técnica OKR

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OKR e seus benefícios
O que é a técnica OKR?
OKR (objectives and key results) é a estratégia desdobrada de forma simples e mensurável até o empregado.
No final do ano, você costuma definir metas e fazer planos para o ano seguinte? Isso é algo comum e inspirador.
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Exemplo
“Ano que vem vou estudar muito e serei aprovado em concurso”. Ok, você projetou no futuro algo a ser alcançado. Mas em que mês você vai começar a estudar? O que você quer dizer com “estudar muito”? Vai tentar concurso para auditor ou para professor? Ser aprovado no concurso com a nota mínima para ser apto e não conseguir a vaga significa que você atingiu o objetivo?
Será que existe uma forma mais eficiente de definir objetivos, de maneira que a performance seja melhorada? Por que não definir alvos bimestralmente? Metas curtas e claras geralmente são mais gerenciáveis e inspiradoras do que objetivos de longo prazo.
Veja um exemplo de meta curta e clara:
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Exemplo
“Acertar mais de 95% das questões passadas sobre crase da banca X nos próximos 60 dias.”
Desdobrar as metas da alta administração, até os empregados, fica bem mais simples com o sistema de gerenciamento OKR, que significa objetivos e resultados-chave.
Tal sistema foi criado por John Doerr, ex-Intel, autor do best-seller Avalie o que importa. Atualmente, a técnica OKR é considerada uma filosofia revolucionária na gestão de metas, pois é simples, prática, transparente, favorece a justiça, e vem sendo usada cada vez mais por diferentes organizações inovadoras. Seus resultados na melhoria da performance de pessoas e equipes são muito bons, visto que escrever metas corretamente aumentam as chances de alcançá-las.
Um OKR é composto de um único objetivo, ou O, e um conjunto de três a cinco resultados principais, os KRs. O objetivo é qualitativo, possível, destinado a inspirar e direcionar ações.
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Exemplo
Objetivos:
· pisar na lua (John Kennedy, em 1961);
· tornar a web cada vez mais rápida (Google).
O objetivo mostra para onde se quer ir, ou seja, senso de direção e metas estratégicas.
Os resultados-chave (KRs) são o desdobramento do objetivo em 3 a 5 metas quantitativas com prazo curto (geralmente trimestral), fáceis de comunicar para toda a organização, fáceis de serem mensuradas, para saber se está chegando perto de atingir o objetivo.
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Exemplo
KRs:
· 10 ótimos engenheiros de propulsão de foguetes contratados até março;
· Tempo de carregamento de um site diminuído em 20% dentro de 90 dias;
· 12 louças lavadas nos próximos 3 meses.
Em um time de futebol de alta performance, é importante que goleiro, zagueiros, meio-campo, atacantes, reservas, técnico, equipe administrativa e todos os demais envolvidos estejam muito bem alinhados e trabalhando com um objetivo comum desafiador. Se alguns jogadores tiverem excelente performance e outros não, dificilmente o time ganhará um disputado campeonato. Todos devem ser capazes de perceber que algum integrante do time está indo mal ou bem para decidir ajustes o quanto antes.
No sistema OKR, é semelhante: a alta direção geralmente decide sobre a missão, visão, estratégia e objetivos (poucos e claros) e seus respectivos resultados-chave. Alinhados com os OKRs da alta direção, a média direção elabora seus próprios OKRs, para que suas unidades e times atinjam tais objetivos. Até os empregados têm seus OKRs, mas tudo alinhado com a média direção. Todos compreendem como seus trabalhos contribuem para os objetivos da empresa, pois tal sistema é divulgado para todos.
Na técnica OKR, é possível abandonar os resultados-chave e até os objetivos antes do prazo, visto que o acompanhamento é fundamental nesse sistema de metas. Algumas organizações, como Google, usam cores para mostrar o progresso dos resultados-chave: notas entre 1 e 3 mostram a cor vermelha, que significa problema a ponto de ser possível abandonar o “KR” e até o “O”; notas entre 4 e 6 mostram a cor amarela como sinal de atenção; notas entre 7 e 10 ficam na cor verde e significam que os resultados estão sendo atingidos com sucesso.
Na técnica OKR, é possível abandonar os resultados-chave e até os objetivos antes do prazo, visto que o acompanhamento é fundamental nesse sistema de metas. Algumas organizações, como Google, usam cores para mostrar o progresso dos resultados-chave: notas entre 1 e 3 mostram a cor vermelha, que significa problema a ponto de ser possível abandonar o “KR” e até o “O”; notas entre 4 e 6 mostram a cor amarela como sinal de atenção; notas entre 7 e 10 ficam na cor verde e significam que os resultados estão sendo atingidos com sucesso.
Oito benefícios de utilizar OKR
Vejamos:
1. Prazos curtos melhoram mais o desempenho se comparados a avaliações de desempenho anuais tradicionais.
2. Mais engajamento e mais responsabilidade por parte de quem participa da elaboração, execução e acompanhamento dos OKRs.
3. Metas transparentes e conhecidas por todos melhoram mais o engajamento e a performance do que metas individuais secretas.
4. Melhor comunicação, pois são fáceis de entender, de comunicar e de acompanhar.
5. Parcimônia: “menos é mais”, ou seja, ter poucas metas e trabalhar primeiro nas coisas mais importantes.
6. Pensamento desafiador: “Se é possível, com boa gestão e trabalho focado, alcançaremos!”
7. Metas extensivas ou ampliadas, que são bem mais desafiadoras do que metas de comprometimento. Entretanto, não cumprir metas ampliadas é tolerado, o que é correto, considerando que maior o risco, maior o retorno. OKRs incentivam os membros da equipe a falhar de maneira inteligente e rápida.
8. Recurso tempo mais favorável do que nas avaliações de desempenho anuais tradicionais.
Objetivos (O)
Paulo Roberto é um corredor iniciante e tem como objetivo alcançar a linha de chegada de uma maratona. Seu alvo é chegar até determinado lugar. Com esse objetivo bem definido, claro e fácil de visualizar, provavelmente ele vai correr na direção certa e não vai gastar suas energias limitadas em outra coisa. Chegar ao final da Maratona de Nova York deve ser mais inspirador para Paulo Roberto do que correr 42 quilômetros em uma esteira.
Para que o OKR, “O” ou objetivo seja eficiente e eficaz, deve conter algumas características. Confira:
· Ser um alvo qualitativo (já os "KRs" são quantitativos, mensuráveis).
· Ser inspirador, desafiador, mas possível, alcançável.
· Ser alcançável num período curto, geralmente de 2 a 4 meses.
· Começar com um verbo: "pisar na lua", "passar em concurso fiscal"; "melhorar minha saúde"; "gerar receita"; "diminuir custos".
· Ser conciso, com menos de 10 palavras.
· Usar linguagem simples: todos os envolvidos devem entender bem.
· Ser estratégico: estar alinhado com os maiores objetivos da organização, agregando valor para o negócio.
· Responder à pergunta: "aonde queremos chegar?".
O sistema de gestão de metas OKR é estratégico. No caso de uma organização, o melhor cenário é se iniciar na alta direção. Nessa fase, sugerimos: olhar tanto para dentro como para fora da empresa; identificar os principais problemas ou barreiras atuais e futuros; ouvir os problemas e as oportunidades pelo ponto de vista dos empregados; traçar cenários; e tomar a decisão de escrever objetivos ousados, mas alcançáveis. Isso tudo significa dar direção para todos os seus membros.
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Comentário
É estranho falar que “O papel da direção é dar direção” à organização, mas, muitas vezes, os diretores não direcionam os recursos humanos, materiais e financeiros para os objetivos estratégicos. Em consequência disso, empregados trabalham bastante, mas de forma desorganizada, sem foco, sem inspiração e sem ver que atingiram os objetivos: a celebração de pequenas vitórias é importante e OKR.
Com os OKRs da alta direção definidos de forma clara, fica mais fácil para os demais colaboradores criarem OKRs alinhados e em sintonia. Nessa fase, é importante a participação de todos que vão trabalhar com OKRs. Sem a participação no planejamento dos objetivos, e sem entender a importância de seu trabalho para a organização, maiores são os riscos de resistênciana adoção desse sistema de gestão de desempenho.
Resultados-chave (KR)
Em uma história emocionante...
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Tatiana teve que perder peso em pouco tempo para doar parte de seu fígado para um menino de 6 anos com câncer. Seu objetivo foi salvar a vida do menino e, para isso, teve que trabalhar em várias frentes.
Um personal trainer e um nutricionista ajudaram Tatiana a elaborar e bater metas quantitativas específicas tanto para sua alimentação, quanto para suas atividades aeróbicas. Felizmente, suas metas foram batidas e, assim, seu objetivo foi alcançado!
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Operacionalizar o objetivo qualitativo em metas quantitativas é a essência do KR, que pode ser considerado a parte mais importante da filosofia OKR de medir metas e gerenciar desempenhos.
Como saber se nossos objetivos foram alcançados?
Estamos indo bem ou mal?
Nesse ritmo de trabalho, vamos conseguir os resultados que planejamos?
Melhor desistir agora antes de desperdiçar mais tempo?
Tais perguntas podem ser bem respondidas se tivermos claramente definido nossos KRs. Para que o OKR, “KRs” ou resultados-chave seja eficiente e eficaz, devem possuir algumas das seguintes características:
1. arrow_forward
Resultados a serem alcançados devem ser escritos, mas não as tarefas ou as atividades para atingi-los. Resultado é o alvo específico, a situação futura desejada detalhada, mas não os caminhos ou atividades.
2. arrow_forward
"Chaves" são os resultados cruciais que, quando atingidos, significam objetivo alcançado, ou seja, agregam valor para o alcance do objetivo.
3. arrow_forward
Mensurável e quantitativo: o que se mede, melhora. Objetividade.
4. arrow_forward
Ter prazo.
5. arrow_forward
Parcimônia: poucos KRS (entre 3 e5. Sugiro começar com 3 KRS por objetivo).
6. arrow_forward
Linguagem simples e clara. Ser específico e assegurar a compreensão de todos.
7. arrow_forward
Desafiadores e inspiradores: difíceis, mas possíveis.
Perder 27 quilos deve ter sido a chave do alcance do objetivo de Tatiana para salvar o menino (perder alguns centímetros de cintura não deve ter sido considerado um resultado-chave nesse caso). Chaves corretas vão ajudar você a atingir o objetivo de abrir a porta!
Obter a nota mínima no teste TOEFL para ingressar no mestrado em Administração da UFRJ pode ser mensurado em: obter 20 pontos ou mais na interpretação de texto, e a mesma pontuação para fala, para escrita e para audição.
Exemplos de OKRS
Vejamos:
Exemplo 1
Exemplo 2
Exemplo 3
Exemplo 4
Objetivo: Ter um incrível ambiente organizacional.
Resultados-chave:
· Identificar 10 soluções para a melhoria do clima org.
· Ter 2 eventos fora da organização a cada trimestre.
· Contratar consultoria de coaching para equipes até novembro.
Aplicando OKR
Táticas
As táticas são os planos ou caminhos para se atingir os OKRs. Após revisar e comunicar os OKRs, os colaboradores devem planejar as tarefas e atividades para que suas metas sejam alcançadas.
Táticas geralmente são tarefas curtas que, caso bem-feitas, provavelmente o resultado definido no KR será alcançado.
Pense no KR “acertar mais de 95% das questões passadas sobre crase da banca X nos próximos 60 dias”. Veja a seguir possíveis táticas:
· Assinar um site de questões de concursos.
· Assistir a 1h por dia de videoaulas sobre o tema.
· Elaborar um mapa mental com todos os tipos de crase.
· Utilizar o método de repetição espaçada e quiz (pesquise na internet vídeos sobre Repetição Espaçada e Como estudar melhor).
· Fazer um resumo do conteúdo no caderno.
· Acertar 100 questões por dia.
· Elaborar e gravar uma aula sobre crase.
Como dito, se você elabora táticas adequadamente e depois cumpre o que planejou, as chances de atingir o resultado do KR é maior. Táticas significam foco, pois você só vai trabalhar no que foi planejado. E só devem ser planejadas atividades que agreguem valor para o OKR como um todo.
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Atenção!
Cuidado para não escrever táticas nos KRs.
Não misture planejamento com execução: termine o planejamento e só depois inicie os trabalhos de execução.
Dicas práticas para aplicar a técnica OKR
Vejamos:
· Estude mais sobre o tema: Na seção Explore +, você vai encontrar alguns caminhos.
· Comece individualmente: Faça sua gestão de metas pessoais com auxílio da OKR com períodos bem curtos (2 meses, por exemplo) e continue estudando e praticando.
· Em sua empresa, inicie com o apoio da alta direção, boa comunicação e treinamento: O treinamento e o treinamento da OKR devem ser integrados a todos os programas de RH, incluindo treinamento de gerentes, orientação para novos contratados e programas de desenvolvimento de liderança.
· Não associe recompensas financeiras no início da implantação. Decisões administrativas como promoção, desligamentos, aumentos de remuneração podem vir em um estágio de maturidade da OKR em sua organização.
· Comece pequeno: Defina um OKR por equipe, até que você possa ver que as equipes podem lidar com mais. Com muita frequência, as empresas tentam implementar vários OKRs para todos os níveis e divisões de uma organização, e o desalinhamento pode ser um desafio real.
· O número adequado são KRs, mas certamente não mais que cinco.
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