Técnicas para reunião de feedback

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Primeiras palavras
Um líder pode adotar a metodologia do coach para o desenvolvimento de sua equipe. Entretanto, as reuniões de feedback são parte essencial desse processo.
É fundamental que o líder de uma equipe conheça técnicas de reunião para alavancar ainda mais o desempenho dos funcionários e de uma forma harmoniosa.
O que é feedback?
De acordo com Missel (2012), o feedback é uma técnica na qual os gestores podem auxiliar os funcionários a tornarem-se conscientes de seus próprios desempenhos, sejam eles negativos ou positivos. A relação entre avaliador e avaliado depende da qualidade e quantidade de reuniões de feedback.
O gestor, antes de qualquer reunião, deve ter em mente alguns cuidados:
· Ser cordial.
· Manter contato visual durante a conversa é imprescindível.
· Observar que alguns colaboradores precisam de mais feedback do que outros.
· Realizar feedback sempre quando for solicitado por sua equipe.
Dessa forma, a melhor estratégia deve ser a comunicação construtiva, ou seja, utilizando linguagem positiva e buscando consolidar canais de compreensão e cooperação, comunicando-se de forma contextualizada, adaptada de acordo com as necessidades do funcionário.
Para que servem as reuniões de feedback?
Você fica nervoso quando seu chefe te chama para uma reunião de feedback para discutir o resultado? Sim ou não?
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Resposta
Caso a resposta seja sim, fique tranquilo, isso é normal, afinal, ser avaliado não é algo tão agradável em nossa cultura. Mas saiba que essa reunião, chamada de feedback de resultados, pode ter diversas contribuições.
A seguir, vamos destacar algumas contribuições da reunião de feedback:
Permitir que os funcionários melhorem seu desempenho
Identifica os pontos que podem ser melhorados e as soluções para superá-los.
Construir bom relacionamento entre chefia e colaborador
Demonstra que o líder se preocupa com o crescimento do colaborador e está disposto a investir recursos para ajudar o empregado a melhorar.
Alinhar o colaborador aos objetivos estipulados pela chefia
Auxilia gerentes a criar as melhores estratégias para firmar compromissos e reter os talentos de sua equipe.
Para a avaliação de desempenho, recomenda-se que sejam realizadas seis reuniões entre a chefia e o colaborador. Vejamos!
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Reunião de inauguração
São apresentados os padrões de desempenho e as demais dinâmicas de avaliação. Essa reunião é uma apresentação à equipe, pelo chefe, dos resultados esperados e os indicadores que serão utilizados.
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Autoavaliação
O próprio funcionário se avalia com a finalidade de refletir sobre o seu desempenho e discutir com a chefia. Nessa etapa, o funcionário reflete sobre a sua performance no ciclo passado, indicando os pontos que podem ser melhorados.
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Reunião clássica de avaliação de desempenho
Essa reunião é conduzida pelo avaliador e discute o passado, ou seja, a performance esperada é comparada à performance obtida pelo funcionário. Aconselha-se que essa reunião seja individual. Geralmente, essa reunião é a maior causadora de conflitos, por isso a importância do gestor ter estipulado metas claras e fáceis de serem analisadas.
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Reunião de recompensas
Nessa reunião, serão discutidas questões como gratificações e promoções. Apesar de ser recomendado que esse encontro seja separado do encontro de avaliação, é importante que a chefia justifique todas as recompensas ao desempenho obtido.
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Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)
Essa reunião irá discutir o que a empresa pode oferecer para que o desempenho do funcionário possa ser aprimorado. Exemplo: O funcionário informa que um curso de Excel o faria trabalhar melhor, assim, a empresa pactua que, nesse ano, ele poderá se ausentar por uma semana para realizar um curso intensivo nessa ferramenta.
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Pactuação de objetivos
Essa reunião olha para o futuro. Uma vez que já foi discutido como serão as recompensas e como é possível desenvolver as habilidades, a empresa definirá os objetivos que devem ser cumpridos pelo funcionário. Essa reunião deve ter foco no futuro, mas considerando os resultados obtidos no passado.
São muitas as recomendações para uma reunião bem executada, entretanto, não devemos esquecer os fatores humanos.
Ambas as partes devem, sempre, buscar um diálogo aberto e verdadeiro, evitando situações de estresse, para que a reunião seja mais proveitosa.Veja algumas dicas para a preparação de uma boa reunião de avaliação:
Marque com antecedência
O recomendável é um aviso prévio de duas semanas, para que o empregado se prepare e não seja pego de surpresa.
Separe tempo suficiente e um lugar privado
É importante que a reunião seja realizada sem pressa e em um lugar privado e sem interrupções.
Dicas durante a reunião de avaliação
O avaliador é o responsável pelo agendamento e preparação da sala, devendo sempre procurar a melhor hora, em um dia relativamente tranquilo, para realizar uma reunião sem pressa e demonstrando o interesse em ouvir o que o avaliado tem a dizer.
Comunicação não violenta
A comunicação não violenta (CNV) é uma ótima abordagem em diversas reuniões, inclusive a de feedback.
Rosenberg (2006) define que a CNV se baseia em habilidades de linguagem e de comunicação que fortalecem a capacidade de continuarmos humanos, mesmo em condições divergentes. Veja alguns pontos a seguir:
Observação (em vez de julgamento)
Observar fatos, sem determinar se estão corretos ou errados.
Sentimentos (em vez de avaliações)
Identificar o sentimento que foi consequência da observação.
Necessidades (em vez de estratégias)
Reconhecer as necessidades relacionadas ao sentimento.
Pedidos (em vez de ordem)
Pedir algo que possa resolver a situação observada.
Agora, imagine a seguinte situação:
Vitor se atrasou em uma hora na reunião da equipe com o diretor, na qual iria apresentar um relatório importante ao setor. Com o atraso, a reunião foi cancelada. Assim, o chefe deve chamar Vitor e conversar sobre o que aconteceu, podendo utilizar as seguintes linguagens:
· Linguagem comum: “Você chegou atrasado, isso é um desrespeito comigo, você sempre chega atrasado.”
· Linguagem não violenta: “Quando você chega atrasado (observação), eu me sinto desrespeitado (sentimento), pois a pontualidade é essencial para você mostrar que está comprometido com a equipe (necessidades). Na próxima reunião, você poderia chegar na hora? (pedido)”
Segundo Rosenberg (2006), na hora de ouvir, também devem ser observados alguns pontos:
1. hearing
Ter empatia
Colocar-se no lugar do avaliador e entender como sua posição é difícil.
2. hearing
Perguntar
Antes de dar sugestões, estímulos ou consolo ao avaliador, conferir se ele está disposto a ouvi-lo.
3. hearing
Parafrasear
Repetir a informação recebida em outras palavras, para que o avaliador entenda se os conceitos que ele tinha a finalidade de transmitir foram absorvidos.
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