Tecnico Secretariado Senac -Projeto Integrador III - Etapa 10

Prévia do material em texto

03/2024
Relatório
Pós-Evento
Encontro Nacional
de Diretores
Preparado por Aline Abreu,
Técnica de Secretariado
Introdução
Este relatório diz respeito ao Encontro Anual
de Diretores de 2024, que reuniu os diretores
das filiais de São Paulo, Belo Horizonte,
Salvador e Rio de Janeiro. O evento teve
lugar na cidade de Porto Alegre, RS.
ENCONTRO NACIONAL DE DIRETORES * 03/2024
 Valor das passagens aéreas R$ 4.762,00
 Locação do espaço onde o evento aconteceu R$ 2.800,00
 Valor gasto com alimentação R$ 500,00
 Hospedagem 
R$ 2.560,00
 Valor gasto em deslocamento na cidade R$ 480,00
TOTAL R$ 11.102,00
ENCONTRO NACIONAL DE DIRETORES * 03/2024
Destaques 
dos Custos
Gastos do Evento
ENCONTRO NACIONAL DE DIRETORES * 03/2024
Gráfico dos custos
Passagens A
ére
as
Locação d
o E
spaço
Alim
enta
ção
Hospedagem
Deslo
cam
ento
 n
a C
id
ade
0
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
ENCONTRO NACIONAL DE DIRETORES * 03/2024
Análise dos dados
Com base nos dados apresentados, é evidente que três itens se destacam pelos seus
custos elevados. A seguir, destacarei cada um deles e apresentarei sugestões para
redução dos custos:
Despesas com Passagens Aéreas: R$ 4.762,00
Este montante corresponde ao total despendido em passagens aéreas para os
participantes do evento. Recomenda-se a antecipação na reserva, flexibilidade nas datas e
a busca por tarifas promocionais como estratégias para redução de custos.
Locação do Espaço - R$ 2.800,00
Este montante corresponde à locação do espaço onde o evento foi sediado. Estratégias
para minimizar despesas incluem a pesquisa de alternativas, a negociação de descontos e
a avaliação de locais mais econômicos.
Despesas com Hospedagem: R$ 2.560,00
Este montante foi despendido em acomodações para os participantes que demandaram
hospedagem. Sugere-se a redução de custos por meio da pesquisa de alternativas mais
econômicas, negociação de tarifas diferenciadas e avaliação da possibilidade de patrocínio para
hospedagem.
ENCONTRO NACIONAL DE DIRETORES * 03/2024
A relevância do planejamento de eventos está na habilidade de considerar minuciosamente
todos os detalhes relacionados à organização, execução e pós-evento. Esse procedimento
identifica oportunidades para reduzir custos e alcançar sucesso sem comprometer a saúde
financeira da empresa. Para auxiliar nesse planejamento, sugiro a implementação da
ferramenta 5W2H, a qual consiste em um conjunto de questões utilizado para elaborar planos
de ação de forma rápida e eficiente. Seu principal objetivo é definir tarefas eficazes e
acompanhá-las de maneira visual, ágil e simples. Vejamos:
O quê?
Estabelecer parcerias;
Onde?
No local do evento;
Quando?
Antes do evento;
Como?
Uma estratégia seria buscar colaborações com empresas locais, fornecedores e patrocinadores que
tenham interesses semelhantes;
Por quê?
Ao firmar parcerias, é possível garantir descontos, serviços extras ou até mesmo obter patrocínios
que ajudem a reduzir os custos do evento;