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Autor: Prof. Guilherme Juliani de Carvalho Colaboradoras: Profa. Sandra Castilho Profa. Christiane Mazur Doi Processos Decisórios Professor conteudista: Guilherme Juliani de Carvalho Doutorando em Administração pela UNIP; mestre em Administração de Empresas – Gestão Estratégica de Organizações pela Universidade Fumec (2013), graduado em Ciências Contábeis pela UNIP (2022); graduado em Administração de Empresas pelo Centro Universitário Senac/SP (2016) e em Comunicação Social – Relações Públicas pelo Centro Universitário Newton Paiva (2009). Possui especialização em Planejamento, Gestão e Implementação da Educação a Distância pela Universidade Federal Fluminense (2015), MBA em Gestão de Marketing pelo Centro Universitário UNA (2010) e em Gestão de Negócios pela mesma instituição (2010). Atua como docente universitário desde 2010 nas áreas de gestão, marketing, projetos e empreendedorismo. É coordenador de graduação e pós‑graduação com publicações em diversos congressos, anais e revistas científicas, além de capítulos de livros. © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) C331p Carvalho, Guilherme Juliani de. Processos Decisórios / Guilherme Juliani de Carvalho. – São Paulo: Editora Sol, 2023. 160 p., il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ISSN 1517‑9230. 1. Processos. 2. Decisão. 3. Avaliação. I. Título. CDU 658.012.123 U519.10 – 24 Profa. Sandra Miessa Reitora Profa. Dra. Marilia Ancona Lopez Vice-Reitora de Graduação Profa. Dra. Marina Ancona Lopez Soligo Vice-Reitora de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Claudia Meucci Andreatini Vice-Reitora de Administração e Finanças Prof. Dr. Paschoal Laercio Armonia Vice-Reitor de Extensão Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora das Unidades Universitárias Profa. Silvia Gomes Miessa Vice-Reitora de Recursos Humanos e de Pessoal Profa. Laura Ancona Lee Vice-Reitora de Relações Internacionais Prof. Marcus Vinícius Mathias Vice-Reitor de Assuntos da Comunidade Universitária UNIP EaD Profa. Elisabete Brihy Profa. M. Isabel Cristina Satie Yoshida Tonetto Prof. M. Ivan Daliberto Frugoli Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Material Didático Comissão editorial: Profa. Dra. Christiane Mazur Doi Profa. Dra. Ronilda Ribeiro Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista Profa. M. Deise Alcantara Carreiro Profa. Ana Paula Tôrres de Novaes Menezes Projeto gráfico: Revisão: Prof. Alexandre Ponzetto Auriana Malaquias Louise de Lemos Sumário Processos Decisórios APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................7 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................8 Unidade I 1 PROCESSOS DECISÓRIOS ............................................................................................................................. 11 1.1 Conceitos e aplicações ....................................................................................................................... 11 1.2 Bases teóricas (teoria das decisões, racionalidade limitada, teoria dos jogos, pensamento linear e sistêmico) ............................................................................................................. 16 1.2.1 Teoria das decisões ................................................................................................................................. 16 1.2.2 Teoria da racionalidade limitada ...................................................................................................... 17 1.2.3 Teoria dos jogos ....................................................................................................................................... 20 1.2.4 Pensamento linear e não linear ........................................................................................................ 22 1.2.5 Pensamento sistêmico .......................................................................................................................... 25 1.3 Atores e estilos de decisão ................................................................................................................ 26 1.3.1 Abordagem de tomada de decisão analítica ............................................................................... 29 1.3.2 Abordagem de tomada de decisão diretiva ................................................................................. 29 1.3.3 Abordagem de tomada de decisão conceitual ........................................................................... 29 1.3.4 Tomada de decisão de estilo comportamental ........................................................................... 29 1.4 Processos decisórios e o administrador ...................................................................................... 30 1.5 Tecnologias e impactos na tomada de decisão ........................................................................ 31 2 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMAS DE DECISÕES ............................................................................ 33 2.1 Processos e estruturas organizacionais nas decisões ............................................................ 34 2.2 Poder e liderança no ambiente organizacional para tomada de decisão ..................... 38 2.3 A importância da informação e da comunicação para o sucesso da tomada de decisão ....................................................................................................................................................... 41 2.4 Decisões programadas e não programadas ............................................................................... 44 2.5 Decisões sob risco, certeza, incerteza, conflito e heurística ............................................... 45 2.6 Decisão em grupo e decisão individual ....................................................................................... 49 3 A HIERARQUIA NA TOMADA DE DECISÃO ............................................................................................ 53 3.1 Níveis hierárquicos de decisão ........................................................................................................ 54 3.2 Centralização e descentralização ................................................................................................... 59 3.3 Importância da delegação e empowerment ............................................................................. 61 4 NATUREZA DA TOMADA DE DECISÃO ..................................................................................................... 68 4.1 Decisões programadas ........................................................................................................................ 69 4.2 Decisão semiprogramadas ................................................................................................................ 69 4.3 Decisão não programadas ................................................................................................................ 70 Unidade II 5 MODELOS DE TOMADA DE DECISÃO ....................................................................................................... 77 5.1 Herbert Simon ....................................................................................................................................... 78 5.2 Modelo Carnegie .................................................................................................................................. 80 5.3 O modelo incremental ........................................................................................................................81 5.4 O modelo racional ................................................................................................................................ 82 5.5 O modelo primeiro pense, primeiro veja e primeiro faça .................................................... 84 5.6 Modelo pense local, aja global ........................................................................................................ 85 5.7 Modelo Vroom‑Yetton ....................................................................................................................... 86 5.8 Modelo intuitivo ................................................................................................................................... 90 6 ETAPAS DO PROCESSO DE DECISÃO ........................................................................................................ 92 6.1 O processo de decisão: etapa a etapa .......................................................................................... 93 6.2 Técnicas e instrumentos de apoio à decisão e pesquisa sobre a decisão ...................... 94 6.2.1 Masp ............................................................................................................................................................. 95 6.2.2 Seis Sigma .................................................................................................................................................. 96 6.2.3 Princípio de Pareto ................................................................................................................................. 98 6.2.4 Matriz GUT ...............................................................................................................................................100 6.2.5 Matriz de Eisenhower .........................................................................................................................102 6.2.6 Matriz da decisão ..................................................................................................................................105 6.2.7 Matriz 5W2H ..........................................................................................................................................107 6.2.8 Sistema 5S ...............................................................................................................................................109 6.2.9 Diagrama de Ishikawa ......................................................................................................................... 112 Unidade III 7 VIESES COMUNS NA TOMADA DE DECISÃO .......................................................................................120 7.1 Os vieses e seus impactos ...............................................................................................................120 7.2 Sistema de valores – ética e a tomada de decisão ...............................................................124 7.3 Análise de dados para tomada de decisões .............................................................................127 7.3.1 Suporte tecnológico de gerenciamento da informação para tomada de decisões..........................................................................................................................................................131 8 PROCESSO DECISÓRIO NOS SETORES PÚBLICO E PRIVADO ........................................................135 8.1 Tópicos contemporâneos em processos decisórios: Vuca, consenso e 6Cs e os 4Ds .............................................................................................................................................135 8.1.1 Vuca ........................................................................................................................................................... 135 8.1.2 Consenso ................................................................................................................................................. 137 8.1.3 6Cs ............................................................................................................................................................. 139 8.1.4 4 Ds .............................................................................................................................................................141 8.2 Case de tomada de decisão: ferramenta Cynefin .................................................................143 7 APRESENTAÇÃO Processos decisórios compõem o conjunto de estratégias e atividades decisivas dentro de uma empresa. É a capacidade de escolher o melhor caminho em determinado contexto, algo que começa com a identificação do problema. E é isso que o aluno aprenderá nesta disciplina. A tomada de decisão é o processo de fazer escolhas, identificando uma decisão, reunindo informações e avaliando soluções alternativas. Usar um processo de tomada de decisão passo a passo pode ajudar o gestor a ter um resultado mais deliberado e ponderado, organizando informações relevantes e definindo alternativas. Essa abordagem aumenta as chances de escolher a alternativa mais satisfatória possível. Esta disciplina aborda o significado dos processos decisórios, seus conceitos e melhores práticas. Trata também da avaliação das práticas da tomada de decisão, acompanhamento e avaliação dos resultados. Compreenderemos a real natureza do problema e suas manifestações nos diferentes níveis da organização (estratégico, tático e operacional) e o conjunto de ferramentas que podem ser disponibilizadas ao administrador para apoiar e reduzir a incerteza, as características da tomada de decisão, com o objetivo principal de desenvolver no aluno habilidades como senso crítico e capacidade de contextualização, pensamento estratégico, visão sistêmica, orientação para resultados, capacidade de identificar, analisar e resolver problemas, capacidade de influenciar pessoas, trabalhar em equipe etc. Ao estudar os princípios do processo de tomada de decisão, sua conceituação básica e sua metodologia, o aluno poderá visualizar de maneira clara e pontual todas as etapas que compõem esse processo, usufruir e se beneficiar de cada conceito dessa importante área administrativa. No percurso da disciplina, o discente estudará conceituações, teorias, etapas do processo de decisão e as variáveis que podem impactar na decisão. Serão estudados, também, os modelos do processo decisório e as principais ferramentas que podem subsidiar o gestor na tomada de decisão. Ao final deste conteúdo, espera‑se que o discente saiba identificar e empregar conhecimentos que auxiliem na solução de problemas e tomada de decisão. Assim, entenderá a verdadeira essência de um problema e sua manifestação nos diferentes níveis da organização e utilizar o conjunto de ferramentas disponibilizadas ao administrador para serem empregadas no apoio e redução da incerteza, características de uma tomada de decisão. 8 INTRODUÇÃO A tomada de decisão é parte integrante da gestão moderna. Essencialmente, a tomada de decisão racional ou sólida é função primária da gestão. Todo gerente toma centenas de decisões, subconscientemente ou conscientemente, tornando‑as componentes‑chave do papel de gestão (Yu et al., 2015). As decisões desempenham papéis importantes, pois determinam as atividades organizacionais e gerenciais. Uma decisão pode ser definida como um curso de ação propositadamente escolhido a partir de um conjunto de alternativas para alcançar objetivos ou metas organizacionais ou gerenciais. O processo de tomada de decisão é um componente contínuo e indispensável da gestão de qualquer organização ou atividade empresarial. As decisões são tomadas para sustentar as ações de todas as atividades de negócios e funcionamento organizacional. As decisões são tomadas em todos os níveis de gerenciamento para garantir que as metas organizacionais ou de negócios sejam alcançadas. Além disso, constituem um dos principais valores funcionais que toda organização adota e implementapara garantir crescimento e dirigibilidade ideais em termos de serviços e/ou produtos oferecidos (Yu et al., 2015). Nesse contexto, o processo de tomada de decisão é um assunto consultivo feito por uma comissão de profissionais para conduzir o melhor funcionamento de qualquer organização. Assim, é uma atividade dinâmica que permeia todas as outras atividades pertencentes à organização. Por se tratar de uma atividade contínua, assume vital importância no funcionamento de uma organização. Uma vez que mentes intelectuais estão envolvidas no processo de tomada de decisão, isso requer conhecimento científico sólido aliado a habilidades e experiência, além de maturidade mental (Hammond; Keeney; Raiffa, 2004). Além disso, o processo de tomada de decisão pode ser considerado um sistema de verificação e equilíbrio que mantém a organização crescendo nas direções vertical e linear. Isso significa que esse processo busca um objetivo. As metas são objetivos de negócios predefinidos, missões da empresa e sua visão. Para atingir esses objetivos, a organização pode enfrentar muitos obstáculos nas áreas administrativas, operacional, marketing e domínios operacionais (Yu et al., 2015). Esses problemas são resolvidos por meio de um processo de tomada de decisão abrangente. Nenhuma decisão é um fim em si mesmo, pois pode evoluir para novos problemas a serem resolvidos. Quando um problema é resolvido, outro surge e assim por diante, de modo que o processo de tomada de decisão, como dito anteriormente, é contínuo e dinâmico (Sobral; Peci, 2013). A tomada de decisão faz parte da vida de todos, pois tomamos decisões a cada momento. Desde a escolha do que vestir, o que comer, onde moramos e trabalhamos e até com quem nos casamos, as decisões são parte integrante de nossas vidas. No contexto organizacional, vale a pena notar que a tomada de decisão precisa do tipo certo de informação, da informação completa e da capacidade de sintetizar e dar sentido à informação. Enquanto os dois primeiros atributos dependem de fontes externas, a capacidade de tomar decisões informadas é um traço de personalidade. Portanto, os chief executive officer (CEOs) de sucesso são aqueles que podem levar em consideração os diferentes pontos de vista e perspectivas divergentes e chegar à decisão certa. 9 A regra primordial na tomada de decisão é que o tomador deve ter legitimidade e autoridade sobre as pessoas para quem está decidindo. Em outras palavras, os tomadores de decisão são bem‑sucedidos apenas quando suas decisões são honradas e seguidas pelas pessoas ou grupos que a decisão impacta (Hammond; Keeney; Raiffa, 2004). A razão para mencionar isso é que, em muitos casos, a natureza fragmentada das organizações prejudica a capacidade de tomada de decisão. Assim, vale ressaltar que tal autoridade deve ser investida ao tomador de decisão. Boas escolhas são essenciais para garantir que as organizações funcionem bem. Quando o gestor toma uma decisão estratégica sobre algo, ele decide o que quer fazer e se compromete com isso. Entretanto, não existe uma decisão correta. Existe uma decisão adequada para cada organização, isso porque uma decisão correta para uma organização pode não o ser para outra. São múltiplas as decisões, e o gestor deverá entender a estrutura, os processos, os recursos e o ambiente em que está inserido (Sobral; Peci, 2013). Os caminhos podem estar corretos (right way), mas qual adotar será uma decisão do gestor, resultante de um processo de informações, trocas, diálogos e análises (figura 1). Figura 1 – Caminhos corretos Disponível em: bit.ly/3RhnPES. Acesso em: 15 set. 2023. Embasado nos principais autores da área e nos mais recentes artigos e dados publicados, este livro‑texto busca contribuir para a formação de gestores que saibam reunir informações, analisar cenários e tomar decisões acertadas, com amplo conhecimento sobre práticas, instrumentos, variáveis e benefícios do processo decisório. Esperamos que ao final deste conteúdo o aluno possa muito mais do que ter aprendido sobre processo decisório e tomada de decisão, e que reflita sobre o real papel dos gestores e como suas decisões impactam os resultados das organizações e de todos que de algum modo são influenciados por esses resultados. Bons estudos! 11 PROCESSOS DECISÓRIOS Unidade I 1 PROCESSOS DECISÓRIOS A tomada de decisão organizacional é o processo pelo qual uma ou mais unidades tomam uma decisão em nome da organização. A unidade de tomada de decisão pode ser tão pequena quanto um indivíduo, por exemplo, um gerente, ou tão grande quanto todos os membros da organização. Embora as decisões organizacionais sejam frequentemente influenciadas por objetivos pessoais, elas são legitimadas por outras unidades e agências como cumprimento de requisitos organizacionais. Frequentemente se diz que as decisões não dizem respeito a propósitos pessoais, mas sim aos propósitos organizacionais (Fontanillas; Barreto; Cruz, 2014). A distinção entre a tomada de decisão individual e a tomada de decisão organizacional é que os indivíduos tomam decisões com base em seus próprios valores e crenças, e se algo é apropriado ou não, enquanto as organizações têm diferentes stakeholders e diferentes conjuntos de valores que são incorporados em seu processo de tomada de decisão (Zanin; Magro; Mazzioni, 2019). A tomada de decisão é um aspecto importante de qualquer operação organizacional. As organizações se deparam com diversas decisões diariamente, e como elas lidam com elas e as processam pode ter um impacto substancial em seu desempenho. Por essa razão, é imperativo que a organização tenha procedimentos eficientes e bem organizados para lidar com tais decisões (Fontanillas; Barreto; Cruz, 2014). A gestão organizacional deve também fazer um esforço genuíno para aumentar a eficiência global e a qualidade dos processos de tomada de decisão. A organização também pode se esforçar para incorporar e adotar as melhores práticas de tomada de decisão nas operações e na estratégia de negócios. O processo de tomada de decisão consiste em um procedimento delicado e complicado que exige que a organização considere como deve ser projetado. Organizações com processos bons, eficientes e bem organizados para a produção de decisões são mais propensas a gerar melhores decisões e, consequentemente, melhorar sua produtividade e desempenho. Essas organizações precisam monitorar de perto os processos de tomada de decisão, pois a qualidade desses processos pode ter um efeito substancial na eficácia e eficiência geral (Zanin; Magro; Mazzioni, 2019). 1.1 Conceitos e aplicações Os teóricos clássicos da administração (Taylor e Fayol) argumentam que a administração deveria se concentrar nos problemas formais da organização, resultando em arranjos mais racionais que maximizem a eficiência organizacional. Esses arranjos são determinados pela competência do decisor, ou seja, dependem do nível de informação e conhecimento sobre o comportamento das variáveis que 12 Unidade I afetam seu ambiente (externo e interno). No entanto, como acreditavam os economistas clássicos, é impossível conhecer todas as alternativas em curso e suas consequências (Medeiros, 1999). O processo decisório é um conjunto de estratégias e ações voltadas para a tomada de decisão acertada dentro da empresa. É a capacidade de escolher o melhor caminho em determinado contexto (Zanin; Magro; Mazzioni, 2019). O processo de tomada de decisão é escolher o caminho mais adequado em relação às alternativas existentes nas circunstâncias dadas. Esse processo é uma ação organizada e sistemática de escolha da alternativa mais adequada diante das circunstâncias. O processo de decisão geralmente visa minimizar as perdas, maximizar os ganhos e criar uma situação em que haja sucesso comparável entre o estado em que se está atualmente e o estado em que se estará após a decisão ser tomada (Braga, 1987). A tomada de decisão é uma função fundamental da gestão, é a atividadebásica da administração e reflete o sucesso e o fracasso da gestão e da organização, que depende principalmente da qualidade das decisões. Portanto, o papel de tomada de decisão da administração é o “coração” das atividades executivas na organização. No ambiente atual, as organizações se deparam com milhares de decisões diariamente, e o modo como elas tomam essas decisões tem um enorme impacto em seu nível de desempenho. Essas decisões definem o tom para toda a organização em termos de imagem, lucros e atendimento ao cliente, por isso é muito importante que as organizações adotem as melhores práticas e tenham bom senso na hora de tomar decisões. Isso é necessário, pois a decisão certa na hora certa pode contribuir para as organizações alcançarem grande sucesso, enquanto uma decisão errada pode acabar custando caro. Hoje em dia, o papel dos gerentes inclui uma grande quantidade de tomadas de decisão e resolução de problemas complexos. A capacidade de a organização tomar decisões eficientes e eficazes pode ter um grande impacto em sua sustentabilidade e agilidade. A função da gestão organizacional é perceber o impacto positivo significativo do desenvolvimento de verdadeiras competências de decisão. Isso só é percebido quando uma tomada de decisão sólida e de alta qualidade é incorporada a toda a organização (Melo et al., 2022). Na organização, os gerentes em todos os níveis tomam decisões para o alcance dos objetivos organizacionais. Assim, a tomada de decisão, portanto, é uma das funções mais importantes dos gestores, é a atividade gerencial central e é uma questão de enorme responsabilidade para os gestores, não só para a organização em si, mas também para os colaboradores e outras partes interessadas. As decisões definem o tom de toda a organização em termos de imagem, lucros e atendimento ao cliente (Zanin; Magro; Mazzioni, 2019). O trabalho mais importante de qualquer gerente é tomar decisões. É também o mais difícil e o mais perigoso. Com decisões avaliadas em milhões, uma má decisão pode causar danos irreparáveis à organização e à carreira do gestor. Dados fragmentados e imprecisos fazem com que os gerentes tomem decisões atrasadas e ocorram falhas que custam milhões. Encontrar os dados certos no momento certo e 13 PROCESSOS DECISÓRIOS analisá‑los com rapidez suficiente continua sendo um desafio para as organizações, pois decisões ruins podem custar muito caro. As decisões cumprem um papel fundamental nas grandes organizações, e a forma como os gestores reagem pode ter um impacto substancial no desempenho delas. A falha em tomar a decisão correta pode levar a enormes perdas financeiras, enquanto, por outro lado, tomar a decisão certa pode ajudar a obter um ganho financeiro, portanto todos os fatores que afetam a tomada de decisão precisam ser considerados na decisão do curso de uma ação (Kuhn, 2022). Lembrete Não existem decisões certas e erradas. Existem decisões adequadas e inadequadas e decisões que gerarão consequências positivas e negativas. O processo decisório é contextual! Quando implementadas corretamente, as decisões são uma oportunidade de reposicionar e realinhar a organização. As decisões de boa qualidade são eficazes e permitem à organização manter a posição competitiva, alinhar as operações internas com o ambiente externo e sobreviver a ameaças e desafios, enquanto, inversamente, devido à sua magnitude, uma única decisão de má qualidade pode levar à deterioração do desempenho da organização e resultar em constrangimentos corporativos e grandes prejuízos econômicos. No processo de tomada de decisão, a diferenciação entre valores, atitudes, educação, organização e nível gerencial dos gerentes se dá também pela experiência, capacidade analítica, percepção e processamento da informação, abrangência da consulta, grau de liberdade de escolha, disponibilidade de recursos, confiança e entrosamento entre os gestores e os funcionários administrados por eles. As competências consideradas importantes para uma tomada de decisão eficiente e eficaz são baseadas no modelo normativo de tomada de decisão, que prescreve como as decisões devem ser tomadas. Essas habilidades consistem em (Melo et al., 2022): • Identificar as opções. • Identificar as possíveis consequências decorrentes de cada opção. • Avaliar a conveniência de cada consequência. • Avaliar a probabilidade de cada consequência. • Fazer uma escolha usando um código de prática de decisão. 14 Unidade I Três questões importantes que determinam a qualidade da decisão são (Melo et al., 2022): • a importância da decisão; • o nível gerencial em que a decisão está sendo tomada; • o estilo de tomada de decisão do gerente. O estilo de tomada de decisão é importante, pois reflete a mentalidade ou a maneira de pensar dos gerentes da organização. Além disso, explica como os gestores utilizam a informação e como conceituam e vislumbram o futuro da organização. Alguns dos aspectos importantes relacionados à tomada de decisão são apresentados a seguir: • Perceber e entender uma situação que envolva algum problema em que a decisão deverá ser tomada. • Analisar, investigar, levantar dados e definir possíveis soluções para o problema. • Definir os objetivos de cada tomada decisão. • Levantar possibilidades, alternativas e cursos de ação para implementar a solução. • Escolher a alternativa que melhor se encaixa na solução do problema. • Implementar a alternativa escolhida e acompanhar ações. • Acompanhar os resultados. • Adotar medidas corretivas, se necessário. Importante destacar que a implementação das ações deve seguir o modelo Plan, Do, Check, Act (PDCA) (figura 2). • Planeje: reconheça uma oportunidade e planeje uma mudança. • Faça: teste a mudança. Faça um estudo em pequena escala. • Verifique: revise o teste, analise os resultados e identifique o que você aprendeu. • Aja: com base no que aprendeu na etapa de estudo. Se a mudança não funcionou, repita o ciclo com um plano diferente. Se você foi bem sucedido, incorpore o que aprendeu no teste em mudanças mais amplas. Use o que aprendeu para planejar novas melhorias, recomeçando o ciclo. 15 PROCESSOS DECISÓRIOS Planeje (P) Faça (D)Aja (A) Decisão Verifique (C) Figura 2 – Ciclo PDCA no processo decisório Nenhuma organização sobrevive sem tomar decisões. A tomada de decisão é um elemento‑chave de todas as operações da organização. As empresas precisam tomar decisões sobre qual cliente atender, em qual tecnologia investir, qual funcionário contratar, qual produto comprar e assim por diante. No entanto, as decisões não se baseiam em um procedimento padronizado. Existem várias teorias que explicam como as organizações tomam decisões. Essas teorias são o modelo racional, o modelo administrativo e o modelo político de tomada de decisão. Observação A tomada de decisão na gestão é importante porque é possível encontrar situações com diversas opções que podem impactar o local de trabalho de maneiras diferentes. As teorias de decisão ajudam a estudar as escolhas das pessoas por meio de um conjunto de conceitos, princípios, ferramentas e técnicas. Eles permitem que os tomadores de decisão determinem o melhor curso de ação entre um conjunto de alternativas. 16 Unidade I 1.2 Bases teóricas (teoria das decisões, racionalidade limitada, teoria dos jogos, pensamento linear e sistêmico) A teoria da decisão é o estudo das escolhas de uma pessoa ou de agentes. Desse modo, compreende‑se a lógica por trás das escolhas que os gestores fazem. Ao analisar as teorias da decisão, nota‑se que geralmente consistem no que torna uma decisão ótima, quem pode ser esse tomador de decisão ideal e como eles podem chegar a essa decisão (Gooyert, 2019). As teorias de decisão ajudam a estudar as escolhas das pessoas por um conjunto de conceitos, princípios, ferramentas e técnicas. Elas permitem que os tomadores de decisão determinem o melhor curso de ação entre um conjunto de alternativas. A literatura sobreprocessos decisórios aponta uma diversidade de teorias que são utilizadas nas pesquisas e aplicações nas organizações. O fato é que não existe uma teoria adequada, mas sim a teoria que melhor se encaixa ao perfil da organização e do gestor, à urgência e relevância da decisão e às variáveis ambientais que interferem na tomada de decisão. Neste livro‑texto, serão discutidas as principais teorias do processo de tomada de decisão: teoria das decisões, racionalidade limitada, teoria dos jogos, pensamento linear e sistêmico. Lembrete Lembre‑se de que teorias surgem como confirmação de uma hipótese desenvolvida para a solução de algum problema. Mas saiba que a teoria não é uma certeza que a decisão será tomada de forma correta, ela é só uma diretriz para as reflexões do gestor. 1.2.1 Teoria das decisões Simplificando, a teoria da decisão é uma análise do processo de tomada de decisão que procura avaliar como as escolhas são feitas. É um estudo lógico de como as decisões são tomadas em uma estrutura ou sistema em que o ambiente de decisão é incerto e as variáveis de decisão, desconhecidas. A teoria da decisão extrai ferramentas da matemática, filosofia, estatística e psicologia para analisar como as decisões são tomadas. Essa teoria também se relaciona ao modo como as escolhas são feitas logicamente com base em probabilidades e consequências incertas (Gallo, 2021). A teoria da decisão é direcionada para o raciocínio implícito às escolhas de um agente (observe que “agente” aqui representa uma persona, geralmente uma pessoa individual, que é capaz de deliberar e agir). O pensamento que rege esta teoria é que o que um agente escolhe fazer em qualquer ocasião é determinado por suas crenças, desejos ou valores. O foco dessa entrada é a teoria da decisão normativa. Assim, o mais importante nestes estudos é reconhecer quais critérios as atitudes de preferência de um agente devem satisfazer em quaisquer circunstâncias genéricas no âmbito da decisão. Isso equivale a uma explicação mínima da racionalidade que, dada a situação em questão, deixa de lado questões mais substanciais sobre desejos apropriados e crenças razoáveis (Santos; Bulgacov, 2021). 17 PROCESSOS DECISÓRIOS A teoria da decisão relaciona‑se à forma como as atividades que levam à tomada de decisão são compreendidas. Essa teoria é por vezes estudada em relação à teoria dos jogos. Existem diversos tipos de processos de tomada de decisão, portanto, a teoria da decisão também abrange diversas áreas. São três os modelos principais, não antagônicos e complementares na teoria da decisão: • Modelo da decisão prescritiva: fornece recomendações sobre como tomar as melhores decisões, mesmo em um ambiente de tomada de decisão incerto. “A modelagem prescritiva aborda o que o indivíduo deveria fazer para melhorar suas escolhas, de que maneira deveria pensar, quais seriam os auxílios decisórios, que esquemas conceituais seriam úteis – não para idealização, mitização ou automação, mas para pessoas reais” (Reis; Löbler, 2012, p. 4). • Modelo de decisão descritiva: estuda o processo decisório como ele é e procura descrever como agentes irracionais tomam certas decisões. “Em suma, a análise descritiva diz respeito a como e por que as pessoas pensam e agem de determinada forma. É uma atividade altamente empírica e clínica, que se enquadra diretamente no campo da ciência social, relacionado ao comportamento individual” (Reis; Löbler, 2012, p. 4). • Modelo da decisão normativa: com base em um conjunto de valores, fornece orientação sobre como as decisões podem ser tomadas. “Refere‑se ao modo como o ser humano idealizado, racional, superinteligente, deve agir. A marca oficial das análises normativas são coerência e racionalidade como normalmente capturadas em termos de aspirações, precisamente especificadas, ou axiomas de forma” (Reis; Löbler, 2012, p. 4). Resumindo essas três abordagens de acordo com os critérios pelos quais cada uma pode ser avaliada, diz‑se que um modelo descritivo é avaliado para sua validação empírica; um modelo normativo, pela sua relevância teórica; e um modelo normativo, por seu valor pragmático e capacidade de ajudar as pessoas a tomar melhores decisões. 1.2.2 Teoria da racionalidade limitada A racionalidade limitada descreve a maneira como os humanos tomam decisões que partem da racionalidade econômica perfeita, porque nossa racionalidade é limitada por nossa capacidade de pensamento, pelas informações que estão disponíveis para nós e pelo tempo. Em vez de fazer as “melhores” escolhas, muitas vezes fazemos escolhas satisfatórias (Cunha, 2022). A racionalidade limitada é um processo humano de tomada de decisão no qual tentamos satisfazer, em vez de otimizar. Em outras palavras, buscamos uma decisão que seja boa o suficiente, em vez de a melhor decisão possível. Imagine que você está no supermercado comprando ovos. Você olha para as várias marcas e decide comprar uma caixa de ovos rotulada como “sem gaiola”. Essa decisão satisfaz seu desejo de ser ético ao escolher ovos de galinhas que não são mantidas em gaiolas. 18 Unidade I No entanto, quando tomamos decisões rápidas com base em rótulos como “sem gaiolas”, geralmente não sabemos o que esses termos significam. Nossa decisão é tomada por um falso senso de racionalidade, porque não temos todas as informações disponíveis. Talvez não tenhamos tempo para descobrir que “sem gaiola” pode significar tanto galinhas livres, quanto galinhas caipiras, porém apenas as galinhas caipiras são criadas ao ar livre. Podemos optar por decisões que satisfazem determinado critério, como ser ético, sem fazer a escolha ideal para esse critério (Cunha, 2022). Em qualquer organização ou instituição, existem redes complexas de tomada de decisão. Decisões que muitas vezes têm em mente princípios econômicos, mas não levam em conta a realidade de que os seres humanos não funcionam de maneira perfeitamente racional (Grothe‑Hammer; Berkowitz; Berthod, 2022). Embora as organizações desejem tomar decisões que reflitam seus valores e objetivos econômicos, elas são tomadas por indivíduos e os indivíduos são influenciados por mais do que a mera lógica. Às vezes, os que tomam decisões nas empresas precisam decidir rapidamente sobre o que afetará o resto da organização, porém com restrições como o tempo, a escolha feita pode ser apenas satisfatória e não ótima para os objetivos da empresa. A racionalidade se torna ainda mais complexa em uma empresa onde a escolha ótima para um indivíduo pode não corresponder à escolha ótima para a empresa. Aqui, a racionalidade dos CEOs e de outros tomadores de decisão está condicionada por seu ambiente, que lhes pede que coloquem as necessidades da empresa antes das suas próprias. Assim, a racionalidade limitada às vezes é uma imperfeição necessária quando entendemos a tomada de decisão como parte de uma rede, em vez de teorizar a racionalidade com base em um sujeito “perfeito” que não faz parte dessas complexidades (Cunha, 2022). A racionalidade limitada ocorre quando as empresas carecem de informações perfeitas, ou seja, não têm informações de contexto sobre os resultados de suas ações, por exemplo; eles têm recursos limitados e estão restritos à capacidade de processar informações. Nesse aspecto, a teoria da racionalidade limitada aponta que, quando as pessoas tomam decisões, sua capacidade de raciocinar sobre o problema é limitada por (Grothe‑Hammer; Berkowitz; Berthod, 2022): • informação disponível; • capacidade ou habilidade cognitiva; • tempo para pensar sobre a situação. Os tomadores de decisão, nesse contexto, estão buscando uma solução satisfatória em vez de uma solução ótima para o problema. A racionalidade limitada foi proposta por Herbert A. Simon, um economista matemático, como um método de modelar a tomada de decisão aplicada a economia, ciência política e outras disciplinas relacionadas. Ele olha para a tomada de decisão como um processo totalmente cognitivo de encontrar uma opçãoaceitável dada a informação disponível. 19 PROCESSOS DECISÓRIOS Um exemplo presente no dia a dia podem ser as cafeterias. Suponha que João, funcionário que preza pela pontualidade na sua empresa, queira tomar uma xícara de café antes de começar a trabalhar e vai a uma cafeteria com a intenção de tomar um café de seu agrado. No entanto, o local já estava lotado quando ele chegou e ele teve que tomar uma decisão precipitada para escolher o café, já que ele não conhecia os diferentes tipos de café e tinha que trabalhar rápido. Portanto, a coisa mais lógica que uma pessoa poderia fazer é escolher o que quer que estivesse no menu. Essa não foi uma decisão racional, mas tomada por restrições (Grothe‑Hammer; Berkowitz; Berthod, 2022). A racionalidade limitada discutida por Herbert Simon afeta principalmente os resultados das decisões tomadas (Grothe‑Hammer; Berkowitz; Berthod, 2022). A alternativa escolhida pode nem sempre ser a melhor, com tempo de conhecimento limitado e vieses cognitivos. Portanto, ela pode ter um impacto menor do que o desejado, ou mesmo negativo nos objetivos e aspirações do indivíduo (figura 3). Capacidade cognitiva Racionalidade limitada Conhecimento limitado Limite de tempo Figura 3 – Componentes da racionalidade limitada Adaptada de: Cunha (2022). Observação A racionalidade limitada em nada tem relação com falta de inteligência ou incapacidade de decisão. Está pautada por fatores limitadores como ausência de informação e tempo indisponível para análise da situação. 20 Unidade I As decisões tomadas pelos indivíduos são escolhas entre alternativas (sujeitas a vários fatores) que, de modo geral, se alinham com suas metas, objetivos e valores. Embora a racionalidade seja algo pelo qual as pessoas se esforcem, seu nível de conhecimento geralmente a restringe. No entanto, a decisão racional é possível porque o conjunto limitado de critérios em que se baseia corresponde a um sistema fechado de variáveis. Isso sugere que se podem fazer julgamentos sem considerar os possíveis resultados atrelados a vieses de conhecimento. 1.2.3 Teoria dos jogos Muitas empresas criam estratégias e tomam decisões com base nas informações sobre seus concorrentes, o setor do qual fazem parte e a economia como um todo. A teoria dos jogos é uma ferramenta que as empresas usam para analisar os resultados de diferentes estratégias, assim como um jogador de xadrez faz durante a partida: age prevendo a reação do seu oponente (figura 4). Figura 4 – Jogo de xadrez Disponível em: https://bit.ly/3PimdYJ. Acesso em: 15 set. 2023. A teoria dos jogos é uma estrutura matemática usada para analisar as consequências de certos cenários de tomada de decisão. O termo jogo nessa teoria extrai seu significado de jogos competitivos, em que dois jogadores tentam superar um ao outro por meio de estratégias e suposições especializadas. No entanto, a teoria dos jogos não é usada para derrotar um oponente ou mesmo para determinar a melhor escolha para um tomador de decisão em qualquer cenário. Em vez disso, é uma maneira de verificar quais alternativas estão disponíveis e quais resultados provavelmente surgirão de cada uma (Almeida, 2006). A teoria dos jogos é a teoria da tomada de decisão independente e interdependente. Concentra‑se em organizações cujo resultado depende das decisões de dois ou mais atores autônomos, um dos quais pode ser a própria natureza, sobre a qual nenhum tomador de decisão único tem controle total dos resultados (Souza; Malavazi, 2020). 21 PROCESSOS DECISÓRIOS A teoria dos jogos tenta antecipar por que as pessoas escolhem determinadas ações. Usando essas informações, prevê como os outros podem reagir a essas escolhas. É possível usar a teoria dos jogos para analisar as interações, especificamente para prever qual curso de ação os participantes de uma troca podem tomar quando acreditam que seus concorrentes estão agindo estrategicamente. Pode‑se aplicar a teoria dos jogos para prever o que outras pessoas podem fazer em situações em que os resultados não são claros. Por exemplo, quando um investidor pensa em comprar um título, ele considera seu potencial valor futuro, que é incerto e oscila devido às forças do mercado. Em vez de revisar todos os resultados potenciais, o investidor pode buscar informações sobre como outros participantes do mercado avaliam o ativo para prever seu preço futuro. A teoria dos jogos argumenta que a melhor maneira de prever o valor futuro de um ativo é observar o que todos os investidores estão fazendo, não apenas um (Souza; Malavazi, 2020). Observação A teoria dos jogos pode ser definida, de forma objetiva, como a habilidade de decidir de forma estratégica. Esta teoria expõe a sequência de eventos técnicos responsáveis pelas transações de ida e volta que simulam situações de como uma empresa irá agir. A teoria dos jogos pode ser usada de várias maneiras. Os economistas podem aplicá‑la para descobrir a produção provável de um negócio sob certas circunstâncias e condições. Os gestores de negócios podem usar a teoria dos jogos para modelar o comportamento humano em situações competitivas, como leilões e barganhas. Na tomada de decisão, a teoria dos jogos adota diferentes classificações (Almeida, 2006): • Cooperativo: envolve vários jogadores com vários interesses trabalhando juntos para resolver problemas e atingir objetivos. Os membros da equipe não estão em competição direta uns com os outros, mas cada um pode ter um objetivo individual a cumprir para o sucesso do grupo. Esse tipo de teoria dos jogos se concentra em grupos e comunidades onde os interesses coletivos são mais importantes do que os indivíduos dentro dele. • Não cooperativo: cada jogador tem seu próprio interesse, não havendo tentativa de cooperação entre os jogadores. Em vez disso, o foco está na competição e na estratégia dentro dos grupos. O único resultado nesta teoria do jogo é um jogador vencendo à custa de outro jogador. É o oposto da teoria dos jogos cooperativos, em que vários jogadores trabalham juntos para atingir um objetivo. • Simétrico: este é um dos conceitos fundamentais da teoria dos jogos. Simétricos referem‑se a qualquer situação em que os jogadores se igualam. Se todos os jogadores tiverem o mesmo poder ou status, pode‑se considerar o caso simétrico. Não há vantagem ou desvantagem para nenhum dos jogadores, e ambos têm chances iguais de ganhar e perder. Esse tipo de teoria dos jogos tende a se concentrar em estratégias de equilíbrio. 22 Unidade I • Assimétrico: um jogador tem mais influência do que os outros jogadores, o que os coloca em vantagem ou desvantagem, dependendo da situação. Um exemplo disso pode ser uma eleição política, em que um candidato tem mais financiamento ou reconhecimento de nome, dificultando a competição efetiva dos outros candidatos. Um jogador também pode ter acesso a informações melhores do que outros jogadores, o que pode dar a essa pessoa uma vantagem em determinadas situações. • Simultâneo: cada jogador decide uma estratégia sem conhecer a estratégia do outro. A técnica de cada jogador depende do que eles acham que os outros podem fazer. É possível usar esse tipo de teoria dos jogos em situações competitivas, em que cada participante pode ter diferentes objetivos ou interesses difíceis de prever. Esta teoria se concentra nas diferentes estratégias que os jogadores escolhem e nos resultados finais. A teoria dos jogos está se tornando cada vez mais valiosa para o mundo dos negócios, ajudando os profissionais tomadores de decisão a prever o comportamento do mercado. Ela contribui com os gerentes na escolha das melhores estratégias para aquisição, retenção, satisfação e intimidade do cliente. Essas informações também auxiliam a planejar estratégias de recrutamento, treinamento e desenvolvimento de pessoal (Almeida, 2006). Contudo, a teoria dos jogos não inclui o elemento de incerteza, que é significativo para certas situações. Por exemplo, durante as negociaçõesou ao tomar decisões que impactam significativamente as atividades de negócios, aplicá‑la é um desafio. Se não houver certeza sobre o próximo movimento do concorrente, pode ser difícil escolher a melhor estratégia. 1.2.4 Pensamento linear e não linear Você sabia que sua maneira de pensar afeta a maneira como você percebe o mundo ao seu redor? Sim, a forma como você pensa influencia suas decisões na hora de reagir a problemas e situações e resolvê‑los. O pensamento desempenha um papel crítico em sua capacidade de aprender, entender e assimilar conhecimento. A abordagem usada para resolver problemas e implementar um plano está intimamente ligada ao seu processo de pensamento. A maioria das pessoas se enquadra em um dos dois amplos processos de pensamento – pensamento linear e não linear (Larrick, 2017). O pensamento linear é um processo de pensamento sistemático e analítico que segue uma progressão passo a passo, semelhante a uma linha reta. Os pensadores lineares veem um problema como um processo com um ponto de partida definido que segue uma sequência de séries conectadas, levando finalmente a uma solução (Correia; Alexandre, 2021). Como um pensador linear, é provável que você se baseie em experiências e informações anteriores para resolver problemas diários. Seu cérebro prospera estabelecendo regras, consistências, fórmulas ou padrões para informar sua decisão ou fazer previsões. 23 PROCESSOS DECISÓRIOS Quando se trata de negócios – e da maioria das áreas da vida –, tendemos a pensar em linhas retas. Por exemplo, se uma prateleira comporta 50 livros, duas prateleiras comportam 100 livros e três prateleiras comportam 150 livros. No pensamento linear, uma coisa leva à próxima de forma gradual. Portanto, os pensadores lineares tendem a se destacar em ciências, matemática e assuntos técnicos. Esse estilo de pensamento será útil em uma carreira como engenharia química, de software ou mecânica, ou qualquer outro trabalho baseado em pesquisa, como contabilidade e especialização em tecnologia da informação TI (Correia; Alexandre, 2021). Como os pensadores lineares são orientados por dados, seu pensamento segue uma estrutura que é constantemente reforçada pela repetição sistemática. As neurossinapses nervosas (transmissões do impulso nervoso de um neurônio a outro) em seu cérebro seguem o mesmo caminho repetidamente, desenvolvendo habilidades e maestria dentro do campo escolhido. O pensamento linear é um processo binário com apenas dois conjuntos de respostas – corretas ou incorretas. O processo de pensamento lógico exclui todas as opções além das respostas sim ou não para a consideração. É simples, rápido, sequencial e organizado, tornando‑o mais popular (Groves; Vance, 2015). Ele é considerado maduro, honesto e inteligente, e o processo tende a ser organizado e eficiente para permitir a conclusão pontual das tarefas. Sem surpresa, o pensamento linear constitui 90% de nossos processos de pensamento diários. Um processo de pensamento linear é ordenado e direto, assim como as letras do alfabeto. A vem antes de B, e C vem depois de B. A sequência progride sequencialmente até a letra Z, onde termina. Nenhuma das letras é pulada, sai da vez ou é substituível. Progride‑se de uma letra para outra de maneira ordenada. Outro caso de pensamento linear pode ser visto no seguinte exemplo: se x = y e y = z, é lógico concluir que x = z (Larrick, 2017). Um processo de pensamento linear é popular porque segue uma lógica simples – uma linha reta é a menor distância entre dois pontos. É também a maneira mais eficiente de ir de um ponto (problema) a outro (solução). A entrada e a saída em um processo de pensamento linear são previsíveis, para não mencionar a apresentação ordenada e eficiente. Eles são fáceis de considerar, aprender e escrever, visto que a maioria dos processos da vida segue um padrão linear. A leitura e a escrita começam pela esquerda e seguem em linha reta para o lado direito de forma ordenada (Dias, 2022). O pensamento linear é o processo de pensamento mais comum porque segue um padrão lógico e ordenado. Ele permite que as pessoas desenvolvam experiências anteriores e apliquem essas lições para resolver problemas futuros. O pensamento linear é analítico, metódico, racional e lógico. Um processo linear avança como uma linha com um ponto inicial e um ponto final, e nosso cérebro muitas vezes quer fazer conexões retas simples em ordem sequencial. Em muitas situações, esse estilo de pensamento nos beneficia, 24 Unidade I especialmente se precisarmos fornecer informações precisas de forma sucinta. O pensamento linear se associa ao lado esquerdo do cérebro (a sede da lógica), o que significa que este é dominante (Groves; Vance, 2015). Os pensadores lineares usam as informações que aprenderam em uma situação para aplicá‑las a outra, a fim de resolver problemas. Eles usam consistência, regras, fórmulas ou padrões para tomar decisões na vida (Groves; Vance, 2015). O oposto é o pensamento não linear, que é um estilo de pensamento intuitivo, criativo, artístico e emocional, dominado pelo lado direito do cérebro (a sede da criatividade). Seus pensamentos menos restritivos se expandem em várias direções, o que permite vários pontos de lógica, em vez de apenas uma resposta. Os pensadores não lineares não trabalham em linhas retas ou de maneira sequencial. Em vez disso, eles fazem conexões e tiram conclusões de conceitos ou ideias não relacionados. Em contraste com as características racionais e metódicas do pensamento linear do lado esquerdo do cérebro, o pensamento não linear está associado ao pensamento criativo não lógico e é gerado pelo lado direito (Dias, 2022). Pense nesta situação: em uma reunião de diretoria, quando vários executivos fazem um brainstorm para resolver um problema, eles despejam suas ideias; as ideias de um alimentam a criatividade de outro, e assim chegam a uma decisão ou conclusão unânime. É um exemplo de pensamento não linear. Os pensadores não lineares podem ver as coisas sob vários pontos de partida, tarefas e etapas de diferentes direções. Ambas as visões de pensamento e habilidades podem ser lógicas (Dias, 2022). Essas duas habilidades são importantes e necessárias nos negócios, na administração, na liderança e na própria vida pessoal (quadro 1). Para ser um bom líder, é preciso alternar entre o lado direito e o lado esquerdo do cérebro. Podem haver desafios quando alguém superindexa um hemisfério do cérebro em detrimento do outro. Quadro 1 – Comparativo entre o gestor linear e não linear Gestor não linear – tomada de decisão Gestor linear - tomada de decisão Resistente à mudança Inovador Mecanicista Orgânico Imediatista Não previsível Racional Intuitivo Metódico Desordenado 25 PROCESSOS DECISÓRIOS 1.2.5 Pensamento sistêmico O pensamento sistêmico é uma abordagem holística da análise que se concentra na maneira como as partes constituintes de um sistema se inter‑relacionam e como os sistemas funcionam ao longo do tempo e no contexto de sistemas maiores (Silva, 2019). Exemplos de pensamento sistêmico incluem ecossistemas, carros e corpos humanos, bem como organizações. Os pensadores de sistemas nos ensinaram que um sistema é um produto da interação de suas partes, não apenas a soma delas. Por exemplo, um carro desmontado não é mais um carro, pois perdeu suas funções essenciais (Silva, 2013). O pensamento sistêmico auxilia a tomar uma decisão de forma lógica, perguntando continuamente se essa decisão afetará alguém fora do escopo. Ao implementar a mudança, os administradores precisam considerar todas as partes interessadas em todo o sistema afetado antes de agir. As pessoas com pensamento linear veem as relações entre diferentes aspectos de seu ambiente indo em apenas uma direção, enquanto os pensadores sistêmicos capturam o conceito de relações bidirecionais com mais frequência. O pensamento sistêmico como um processo busca atingir três objetivos: compreender a dinâmicade um sistema – análise; compreender a hierarquia de um sistema – síntese; e desenvolver soluções – tomada de decisão. Esses três elementos possibilitam a aplicação do “pensamento sistêmico” como uma função para resolver problemas (Silva, 2019). O pensamento sistêmico oferece uma maneira de prever melhor os resultados – não com base em eventos passados, mas em uma compreensão mais íntima da estrutura circundante e de seus elementos (Silva, 2013). O pensamento sistêmico é um componente essencial do processo de tomada de decisão dentro da equipe de gerenciamento de uma organização. Recomenda‑se explorar a definição de pensamento sistêmico em gerenciamento, aprender sobre sua teoria e modelo subjacentes e descobrir quais são seus benefícios para uma organização que aprende. Observar a interconectividade dentro de um sistema inteiro não é simples, tampouco um processo automático. Nas sociedades ocidentais, somos muito mais propensos a pensar de forma redutiva, lidando com cada componente da organização. O problema desse tipo de pensamento é que o que é bom para um sistema menor pode acabar sendo prejudicial para o todo. O pensamento sistêmico colabora para encontrar novas maneiras de melhorar a eficiência e a economia de recursos. Estudar o sistema de uma organização e as interações entre seus elementos favorece o desenvolvimento de novas ideias e inovações. Também permite identificar problemas rapidamente e testar novas soluções para eles. 26 Unidade I É necessário entender o sistema com o qual se está trabalhando e então identificar seus pontos de alavancagem – em outras palavras, em um sistema, uma pequena mudança em uma coisa pode produzir grandes mudanças em tudo (Silva, 2019). Em todo sistema surgirão padrões. Ao identificá‑los, é possível descobrir quais partes do sistema precisam ser ajustadas. Há uma diferença entre “problemas de pessoas” e “problemas de sistemas”. Uma contratação ruim de alguém que está fofocando e distraindo sua equipe do trabalho é um problema de pessoas. Portanto, substituir essa pessoa é um ponto de alavancagem, mas isso não significa que o problema de pessoal ainda não esteja relacionado a um sistema de algum modo. Talvez haja uma falha no processo de entrevista que permitiu que a má contratação fosse feita. Nesse caso, o ponto de alavancagem seria ajustar seu processo de contratação (Silva, 2013). 1.3 Atores e estilos de decisão A tomada de decisão é o processo que resulta na seleção de um curso de ação entre várias possibilidades. Todo processo de tomada de decisão produz uma escolha final, que segue o processo de identificação e escolha de alternativas com base nos valores e preferências do tomador de decisão, ou seja, o ator. Tendo como pano de fundo os desafios gerais e as necessidades para uma tomada de decisão válida, vamos agora aprender mais sobre os diferentes atores envolvidos e impactados pela expertise e por processos de decisão quando se lida com riscos e resiliência. As decisões estão no dia a dia dos negócios e dependem da produção dos diferentes atores em cada fase da vida. A falta de apoio dos atores‑chave e o não atendimento aos seus interesses e informações podem levar a uma falha no processo de tomada de decisão (Okoro, 2016). A relação dos atores entre si é um aspecto importante no processo de decisão, a fim de reduzir conflitos. Muitos projetos, estratégias ou decisões de modificação falham por vários motivos, um deles a falta de apoio dos principais atores envolvidos nesses planos. Nesse sentido, o primeiro passo a ser dado em qualquer processo de tomada de decisão é identificar os atores. É importante não confundir uma parte interessada com um ator. As partes interessadas são os que seriam afetados por uma nova decisão (que pode ser positiva ou negativa), enquanto os atores são aqueles que assumiriam a responsabilidade pelo processo. Atores geralmente são afetados por várias políticas em qualquer decisão. Um conjunto de políticas são princípios, regras e diretrizes formuladas ou adotadas por uma organização para alcançar seus objetivos de longo prazo (Okoro, 2016). Os atores dos processos decisórios são racionais. Seu objetivo é voltado para uma meta. O objetivo de um ator é baseado em duas considerações, a saber, as preferências de um sujeito (que define os objetivos com base no interesse dos atores) e as considerações no nível macro e micro. Isso mostra a capacidade de um ator moldar os resultados de um processo decisório, e os atores influenciam outros atores. Existem quatro tipos de recursos comuns na decisão dos processos: recursos políticos, recursos econômicos, recursos legais e recursos cognitivos. Eles podem também ser classificados em três grupos: dados e informações, teorias e modelos e conhecimento sobre o processo (Tramontano; Pita; Mello Sousa, 2020). 27 PROCESSOS DECISÓRIOS Os atores podem ser divididos em cinco categorias, a saber (Tramontano; Pita; Mello Sousa, 2020): • Atores políticos: representantes eleitos que precisam ter acesso ao processo decisório. • Atores burocráticos: pertencem aos setores administrativos e influenciam o processo de tomada de decisão baseado em responsabilidades específicas. • Atores de interesse especial: podem incluir indivíduos, organizações ou pessoas que vivem em uma área específica. Muitas vezes nos processos de decisão testemunham a intervenção de sujeitos que tentam influenciar os resultados em uma lógica utilitária. • Atores de interesse geral: fundamentam sua pretensão de intervenção no processo decisório na premissa de que representam sujeitos e/ou interesses que não podem se defender. • Atores peritos: baseiam sua pretensão de intervenção no fato de ter os conhecimentos necessários, pelo que os processos decisórios devem envolvê‑los tanto quanto possível. Observação Dado, informação e conhecimento são elementos fundamentais para que os atores possam tomar decisões acertadas. Afinal, quem são os principais atores envolvidos no processo decisório? • Decisores: decidem sobre o problema de decisão. Os tomadores de decisão são indivíduos, empresas ou até mesmo um grupo de gerentes. • Analistas da decisão: dominam a técnica e produzem informações para amparar a ação do decisor. • Especialistas: estão diretamente envolvidos na área da decisão, têm amplo conhecimento sobre o processo e emitem suas opiniões para a construção da informação que suporta a tomada de decisão. • Pessoas afetadas pela decisão: não estão, diretamente, envolvidos na decisão, mas serão impactadas, positiva ou negativamente, pela decisão tomada. Veja este estudo de caso sobre a tomada de decisão conflituosa envolvendo diferentes atores (Okoro, 2016): A BIC é uma empresa multinacional que possui muitas fábricas, mas a fábrica de interesse está localizada em Ramos Arizpe, México. Essa fábrica é responsável por embalar produtos de barbear e depois exportá‑los para os EUA. 28 Unidade I A tomada de decisão nessa planta envolve vários atores, que são: produção, planejamento, qualidade, departamentos de manutenção e almoxarifado. Se os processos de tomada de decisão não reconheceram plenamente uma abordagem de análise multiator, o processo de produção sofreu com isso. O departamento de produção tinha de cumprir ritmos de produção, e, para isso, as máquinas tinham de estar em bom estado. No entanto, o departamento de produção não permitiu que o departamento de manutenção agendasse manutenção preventiva dos equipamentos, pois aumenta a folga do processo produtivo. O interesse da manutenção em garantir o estado ideal do maquinário estava em conflito direto com o interesse de a produção atingir uma determinada taxa de produção. Os resultados a princípio foram altas taxas de produção sem paralisação no processo de produção. No entanto, devido à falta de manutenção, houve a necessidade de correções, manutenção que leva mais tempo do que a manutenção preventiva. Isso significa que as taxas de produção baixaram consideravelmente devidoà falha do maquinário. Assim, fica clara a importância de considerar os diferentes atores, necessidades, interesses e percepções. Se o departamento de manutenção tivesse expressado suas preocupações sobre o estado do maquinário e suas consequências, o departamento de produção teria afirmado a necessidade de atingir determinada taxa de produção, o esforço do departamento de qualidade para respeitar os padrões e o departamento de planejamento sobre as metas de planejamento, talvez um trade‑off pudesse ter sido alcançado, levando‑se em consideração a influência de vários atores no processo de decisão. E fato é que com o envolvimento de diferentes atores na tomada de decisão é necessário considerar que cada um deles terá seu próprio estilo de tomada de decisão, entre os quais se encontram: analítico, diretivo, conceitual e comportamental. Os quatro estilos de tomada de decisão são estratégias que líderes e indivíduos empregam para fazer escolhas. Diferentes estilos funcionam melhor em diferentes situações ou ambientes, e entender a tomada de decisões leva a ambientes de trabalho produtivos, cooperativos e engajados. Saber quando usar estilos diferentes pode melhorar a liderança, o conhecimento de si mesmo e a compreensão dos outros no local de trabalho (Abdelsalam; Dawoud; Elkadi, 2013). A tomada de decisão adequada pode aumentar a produtividade, contribuir para a missão e visão de uma empresa e incentivar uma cultura de equipe (quadro 2). Quadro 2 – Estilos de tomada de decisão Analítico Conceitual Diretivo Comportamental — quer as melhores respostas — gosta de resolver problemas — usa dados consideráveis — realiza análise cuidadosa — forte necessidade de mudança — foco amplo — criativo e humanístico — futuro orientado — busca a independência — forte necessidade de reconhecimento — agressivo e autocrático — espera resultados — age em resposta — é verbal — usa funções — forte necessidade de poder — apoiador e enfático — prefere comunicação — usa a intuição em vez dos dados — forte necessidade de afiliação 29 PROCESSOS DECISÓRIOS 1.3.1 Abordagem de tomada de decisão analítica Como o nome sugere, a chave para a tomada de decisão analítica é uma análise cuidadosa para determinar a melhor resposta para um problema ou questão. Os tomadores de decisão analíticos são orientados para a tarefa, concentrando‑se na análise de dados para determinar a melhor resposta para uma determinada tarefa. Eles também são flexíveis, pois permanecem abertos, permitindo que os dados informem suas decisões sem viés para um resultado específico (Abdelsalam; Dawoud; Elkadi, 2013). Na tomada de decisão analítica, o tomador de decisão faz um exame cuidadoso e extenso dos dados e informações disponíveis antes de tomar uma decisão. Os líderes baseiam as decisões em observações, dados e fatos e buscam informações adicionais quando necessário. O tomador de decisão é adaptável, mas mantém o controle do processo. 1.3.2 Abordagem de tomada de decisão diretiva A tomada de decisão diretiva baseia as escolhas no que já é conhecido. O tomador de decisão seleciona a melhor opção com base em sua experiência anterior, sem entrada externa. É focado em tarefas, orientado para resultados, racional e lógico. A tomada de decisão diretiva é mais eficaz para processos recorrentes e decisões de curto prazo (Abdelsalam; Dawoud; Elkadi, 2013). A tomada de decisão diretiva tem pouca tolerância para ambiguidade, usando planos estruturados para permitir um pensamento direto, rápido e decisivo. Das estratégias de tomada de decisão, a diretiva depende menos de dados ou da entrada de outros indivíduos, contando quase exclusivamente com o conhecimento do tomador de decisão. 1.3.3 Abordagem de tomada de decisão conceitual O estilo de tomada de decisão conceitual envolve grandes ideias, pensamento criativo e colaboração. É melhor usado para explorar o quadro geral por trás de uma decisão. É como olhar para a floresta, não necessariamente para as árvores. A tomada de decisão conceitual é uma visão de futuro e leva em consideração o que pode acontecer no futuro ao fazer escolhas (Abdelsalam; Dawoud; Elkadi, 2013). Um ponto destacável da tomada de decisão conceitual é a incorporação de múltiplas perspectivas e a exploração de ideias concorrentes. É uma mente aberta e caracterizada pela imprevisibilidade, valorizando as contribuições do grupo, engajamento e pensamento inovador. É mais adequado para planejamento de longo prazo em um ambiente com variáveis imprevisíveis. Orientado socialmente com alta tolerância à ambiguidade, concentra‑se no que pode ser alcançável. 1.3.4 Tomada de decisão de estilo comportamental A tomada de decisão de estilo comportamental descreve pessoas que preferem estrutura e estabilidade e são motivadas por manter a harmonia. Se você é um tomador de decisões de estilo comportamental, seus relacionamentos são provavelmente a coisa mais importante em sua vida. É provável que você coloque as necessidades e opiniões de familiares, amigos e colegas acima das suas (Abdelsalam; Dawoud; Elkadi, 2013). 30 Unidade I Pode parecer difícil equilibrar o desejo de estrutura e os pensamentos e sentimentos de outras pessoas, mas os tomadores de decisão de estilo comportamental conseguem isso buscando informações e avaliando as reações das pessoas no processo de tomada de decisão. Eles usam as informações que coletam para encontrar soluções às quais acreditam que os outros responderão bem e normalmente pedem conselhos antes de seguir em frente com uma decisão. Os pontos fortes dos tomadores de decisão de estilo comportamental são, principalmente, sua capacidade de fazer os outros se sentirem incluídos e importantes, obtendo a adesão dos outros e comunicando suas decisões. 1.4 Processos decisórios e o administrador A tomada de decisões administrativas pode ser descrita como a aplicação de regras gerais a casos individuais, muitas vezes no contexto da execução de tarefas públicas. Esse processo é composto por atividades administrativas que levarão a organização a alcançar suas metas. A tomada de decisão é um processo, não um evento único. Envolve coletar informações, gerar opções, avaliar alternativas e implementar a solução escolhida, por isso, os administradores devem usar raciocínio lógico e pensamento crítico para tomar decisões informadas, que se alinhem com os objetivos de sua equipe. Hoje, a administração pode ser vista como: disciplina científica, habilidade, profissão, processo. A gestão é uma habilidade que, como qualquer outra, é adquirida pela experiência. Hoje, a administração é uma profissão consolidada no mercado de trabalho, e a compreensão da gestão como um processo ou uma abordagem de processo para a gestão é o mais importante para entender não apenas o termo, mas seu próprio conteúdo. Gestão como um processo consiste em determinadas funções. Na teoria e na prática contemporâneas, cinco princípios básicos de funções de gestão foram aceitos: planejamento, organização, gestão de recursos humanos, liderança e controle. O administrador é quem toma as decisões e a tomada de decisão é a essência do planejamento. O planejamento é a primeira e mais importante função da administração como um processo que determina todas as outras funções: organizar, gerenciar recursos humanos, gerenciar e controlar. A tomada de decisão é um componente crítico do dia a dia de todos os gerentes. Seja reorganizando o orçamento do departamento, delegando tarefas ou implementando uma nova estratégia, as escolhas diárias dos gerentes têm impacto direto no sucesso de sua organização. Ser capaz de tomar decisões é a principal função do profissional de administração de uma empresa, e para tomar decisões acertadas, ao longo de sua formação e de sua prática, o administrador é preparado para analisar as estruturas e os processos organizacionais, finanças da empresa, visão mercadológica e estratégica da organização, além de obter conhecimento quantitativo e jurídico que lhepossibilita ser o profissional mais indicado para liderar o processo decisório (figura 5). 31 PROCESSOS DECISÓRIOS Visão holística Visão de futuro Liderança Foco em resultados Comunicação Administrador Flexibilidade Figura 5 – Características do administrador no processo decisório Contudo, várias profissões têm sido impactadas pela tecnologia, e a tomada de decisão, função do administrador, não tem sido diferente. A tecnologia tem favorecido a atuação do profissional nesse processo. 1.5 Tecnologias e impactos na tomada de decisão A mudança tecnológica pode trazer vantagens e oportunidades para os negócios. Obviamente, a nova tecnologia pode criar novos produtos e serviços, criando assim mercados totalmente novos para uma empresa. Além disso, melhorias em produtos e processos tecnológicos podem aumentar a produtividade e reduzir custos. O uso da tecnologia nas operações e atividades empresariais hoje em dia é indispensável. A tecnologia disponibiliza informações para todos os tomadores de decisão, ajuda a acelerar os processos e aumenta a eficiência. Além disso, permite que os chefes de departamento colaborem melhor com suas equipes para executar as decisões, além de oferecer a oportunidade de atualizar os funcionários sobre como realizar tarefas que beneficiarão a empresa (Nunes, 2019). A tecnologia auxilia a construir uma cultura de transparência e confiança na organização, tornando o processo de tomada de decisão também mais transparente, pois com a ajuda da tecnologia, compartilham‑se informações importantes com os membros da equipe, clientes e partes interessadas em tempo real (Nouinou et al., 2023). 32 Unidade I Um primeiro benefício da tecnologia é a coleta de informações que podem dar suporte à decisão. As pessoas encarregadas de tomar decisões de negócios precisam de acesso a informações para preparar e justificar suas escolhas. Os dados podem ser obtidos de registros de clientes, registros financeiros, tendências de mercado, perfis de concorrentes e outros detalhes corporativos. Para acessar uma quantidade tão grande de dados, uma empresa pode usar um sistema de gerenciamento de dados robusto, que pode armazenar informações em um local central, acessível por uma rede segura (Nunes, 2019). Uma dos maiores benefícios da tecnologia na tomada de decisão é a análise de dados. Tecnologias que facilitam isso auxiliam os tomadores de decisão a analisar grandes conjuntos de dados e identificar padrões e tendências não visíveis em métodos tradicionais. Desse modo, contribui‑se para uma melhor avaliação de risco, otimização de recursos e análise de desempenho. Além disso, um dos impactos significativos do avanço tecnológico na gestão de operações é a automatização dos processos, que possibilitou que as empresas simplificassem seus processos, melhorassem a eficiência e reduzissem os custos operacionais (Nouinou et al., 2023). Antes de uma decisão ser tomada ou implementada, ela deve passar por várias etapas, incluindo preparação, estruturação, tomada e gerenciamento. Os requisitos de dados para cada estágio variam. Se sua organização investir em software de inteligência de negócios, ela poderá selecionar, analisar e manipular dados como quiser e decidir o que é melhor para a empresa. Monitorar a produtividade e a eficiência de sua força de trabalho pode impulsionar o sucesso da empresa. A tecnologia contribui para analisar e identificar aqueles que estão com dificuldades ou com baixo desempenho. Como resultado disso, o departamento de RH será orientado a contratar alguém novo ou encontrar maneiras de aumentar a confiança da força de trabalho existente para torná‑la mais proativa e produtiva para a empresa. Ao integrar a tecnologia na fabricação para melhorar os produtos ou fornecer serviços extras para os clientes, é possível aumentar a participação de mercado de seu produto (Nouinou et al., 2023). Embora isso possa ser um desafio, a tecnologia ajudará a identificar e implementar novas ideias. É possível também analisar a resposta do mercado, ajudando‑o a agregar valor, melhorar a produtividade e manter‑se competitivo. Podem‑se usar ferramentas para escuta social, como feedback do cliente, ou simplesmente acompanhar os números de vendas para ver o que funciona bem. Além disso, os dados históricos de vendas auxiliam a preparar‑se para picos sazonais ou períodos lentos, de modo que se disponibilizem recursos e agendem funcionários com antecedência. As ferramentas tecnológicas também podem auxiliar a gerenciar pedidos e preços de produtos, tomar decisões de estoque e marketing e equilibrar o estoque. Isso permite aprimorar o planejamento, o design e o desenvolvimento do produto e as decisões de marketing relacionadas aos produtos com base nos dados extraídos. Por fim, as ferramentas de gerenciamento de ativos digitais contribuem para gerenciar equipamentos e monitorar os recursos da empresa. Saber o que a empresa tem, onde está e quem o utiliza pode ser uma mina de ouro de dados para reduzir custos e agilizar as operações. 33 PROCESSOS DECISÓRIOS Quando se trata de tomada de decisão, é importante ter uma plataforma de comunicação segura e confiável. Um sistema de colaboração pode simplificar a comunicação da equipe para se concentrar em tomar decisões melhores e mais informadas, em vez de gastar tempo configurando e organizando reuniões (Nouinou et al., 2023). Saiba mais Para saber mais sobre o impacto da tecnologia na tomada de decisão. Leia o capítulo: PRÉVE, A. D.; MORITZ, G. O.; PEREIRA, M. F. A tecnologia da informática como apoio à decisão. Organização, processos e tomada de decisão. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração/UFSC; Brasília: Capes: UAB, 2010. Disponível em: https://bit.ly/3LlT65N. Acesso em: 15 set. 2023. 2 A ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMAS DE DECISÕES De acordo com a teoria de sistemas, uma organização pode ser vista como um sistema dinâmico e aberto, em que sistema é um emaranhado de elementos interdependentes que interagem para objetivos específicos e desempenham funções específicas. A organização é um sistema de decisão em que cada indivíduo participa consciente e racionalmente, decidindo entre alternativas mais ou menos racionais expostas de acordo com sua personalidade, motivações e atitudes (Gomes; Gomes, 2019), em consonância com as informações e os cenários que cercam a decisão e suas consequências. A tomada de decisão organizacional é amplamente concebida como um processo abrangendo decisões de um único ator e de múltiplos atores dentro das organizações, tomadas em um contexto de relações contínuas para fins de eficácia (Al‑Okaily et al., 2022). A tomada de decisão é um dos aspectos mais importantes da empresa, mas o processo de chegar a uma decisão deve ser preciso, para que produza os melhores resultados. Também é importante lembrar que, embora a equipe executiva tome as decisões importantes, há uma série de decisões menores que os gerentes e membros da equipe tomarão, às vezes sem a opinião daquela. Para garantir que a tomada de decisões seja uniforme em toda a organização, pode‑se implementar um processo que todos possam seguir. As organizações são vistas como sistemas de tomada de decisões, com ênfase no processo pelo qual selecionam cursos alternativos de ação. É considerado um modelo abrangente que gera todos os cursos alternativos de ação e examina todas as consequências dessas alternativas para todos os objetivos relevantes. 34 Unidade I 2.1 Processos e estruturas organizacionais nas decisões A estrutura organizacional de uma empresa é estruturada por sua hierarquia de equipes, líderes, gerentes e colaboradores individuais. As estruturas organizacionais determinam o que os funcionários fazem, a quem se reportam e como as decisões são tomadas. No mínimo, um organograma deve incluir os cargos dos funcionários e os relacionamentos básicos entre as equipes. As estruturas organizacionais podem usar funções, mercados, produtos, ou processoscomo guia e atender a empresas de tamanhos e setores específicos. À medida que a empresa cresce, uma estrutura organizacional também pode ser útil para novos funcionários, pois eles aprendem quem gerencia quais processos e toma decisões. Ou seja, uma estrutura organizacional é como um mapa que simplesmente explica como a empresa funciona e como suas funções são organizadas. A estrutura organizacional determina como o trabalho individual e em equipe é coordenado para alcançar metas e objetivos organizacionais. Existem muitos modelos de estrutura organizacional e outros emergem em cenários econômicos dinâmicos. O processo decisório pode variar de estrutura para estrutura e em diferentes modelos de gestão (Préve; Moritz; Pereira, 2010). Em modelos de gestão mais centralizados, o processo decisório é mais burocrático e impositivo. A centralização é o grau em que a autoridade de tomada de decisão está concentrada nos níveis mais altos de uma organização. Nas empresas centralizadas, muitas decisões importantes são tomadas nos níveis hierárquicos mais elevados, enquanto nas empresas descentralizadas, as decisões e os problemas são resolvidos nos níveis mais baixos por funcionários mais próximos do problema em questão. Como as empresas descentralizadas, modelo de gestão oposto à centralização, dão mais autoridade aos funcionários de nível inferior, o resultado é uma sensação de empoderamento (o conceito de empoderamento empresarial será discutido ainda neste material). As decisões podem ser tomadas mais rapidamente, e os funcionários geralmente acreditam que há maiores níveis de justiça processual. Por outro lado, como as organizações centralizadas atribuem a responsabilidade de tomada de decisões aos gerentes de nível superior, elas exigem mais da capacidade de julgamento dos CEOs e outros gerentes de alto nível. Muitas empresas creem que a centralização das operações leva a ineficiências na tomada de decisões. Por exemplo, na década de 1980, a fabricante de equipamentos industriais Caterpillar sofreu as consequências da tomada de decisão centralizada. Na época, todas as decisões de preços eram tomadas na sede da empresa em Peoria, Illinois. Isso significava que, quando um representante de vendas que trabalhava na África queria dar um desconto em um produto, precisava verificar com a matriz. A matriz nem sempre tinha informações precisas ou oportunas sobre os mercados subsidiários para tomar uma decisão eficaz. Como resultado, a Caterpillar estava em desvantagem em relação a concorrentes (Préve; Moritz; Pereira, 2010). No entanto, a centralização também tem suas vantagens. Alguns funcionários se sentem mais à vontade em uma organização em que seu gerente dá instruções e toma decisões com confiança. A centralização também pode levar a operações mais eficientes, principalmente se a empresa estiver operando em um ambiente estável. 35 PROCESSOS DECISÓRIOS Quadro 3 – Vantagens e desvantagens da centralização Vantagens Desvantagens Controle Burocracia Menor chance de confronto de ideias Demora na decisão Uniformidade nos procedimentos e decisões Alta dependência dos níveis hierárquicos superiores Outro ponto a ser discutido na estrutura organizacional é a formalização do processo decisório, que é a medida em que políticas, procedimentos, descrições de trabalho e regras de uma organização são escritos e explicitamente articulados. Estruturas formalizadas são aquelas em que existem muitas regras e regulamentos escritos (Mintzberg, 2012). Essas estruturas controlam o comportamento dos funcionários por regras escritas, de modo que eles têm pouca autonomia para decidir caso a caso. Uma vantagem da formalização é que ela torna o comportamento do funcionário mais previsível. Sempre que surge um problema no trabalho, os funcionários sabem que devem recorrer a um manual ou a uma diretriz de procedimento, portanto, respondem aos problemas de maneira semelhante em toda a organização; isso leva à consistência do comportamento (Préve; Moritz; Pereira, 2010). Embora a formalização reduza a ambiguidade e forneça orientação aos funcionários, ela também apresenta desvantagens. Muita formalização pode, na verdade, levar a uma redução da capacidade de inovação porque os funcionários estão acostumados a se comportar de determinada maneira. Na verdade, a tomada de decisão estratégica em tais organizações geralmente ocorre apenas quando há uma crise. Uma estrutura formalizada está associada a uma redução da motivação e da satisfação no trabalho, bem como a um ritmo mais lento de tomada de decisões. Quadro 4 – Vantagens e desvantagens da formalização Vantagens Desvantagens Processos formais Processos engessados Padronização Pouca independência Previsibilidade Lentidão Outro elemento importante da estrutura de uma empresa é seu número de níveis hierárquicos. Mantendo o tamanho da organização constante, as estruturas altas têm várias camadas de gerenciamento entre os funcionários da linha de frente e o nível superior, enquanto as estruturas planas têm apenas algumas camadas. Em estruturas verticais (muitos cargos), um número maior de funcionários subordinados a cada gerente pode impactar o processo decisório. Em tal estrutura, os gerentes serão relativamente incapazes de supervisionar de perto o processo de independência dos colaboradores, criando, assim, um processo decisório mais centralizado (Mintzberg, 2012). 36 Unidade I As estruturas organizacionais diferem em termos de departamentalização, que é amplamente categorizada como funcional ou divisional. As organizações que usam estruturas funcionais agrupam cargos com base na similaridade de funções. Essas estruturas podem ter departamentos como marketing, manufatura, finanças, contabilidade, recursos humanos e tecnologia da informação. Nessas estruturas, cada pessoa desempenha uma função especializada e lida com grandes volumes de transações. Por exemplo, em uma estrutura funcional, um funcionário do departamento de marketing pode atuar como planejador de eventos, elaborando eventos promocionais para todos os produtos da empresa (figura 6). Presidente Diretor geral Coordenador Gerente Gerente Figura 6 – Estrutura funcional Nas organizações que usam estruturas divisionais, os departamentos representam os produtos, serviços, clientes ou localizações geográficas exclusivas que a empresa atende. Assim, cada produto ou serviço único que a empresa está produzindo terá seu próprio departamento. Em cada departamento, funções como marketing, manufatura e outras funções são replicadas. Nessas estruturas, os funcionários agem como generalistas e não como especialistas. Em vez de realizar tarefas especializadas, os funcionários serão encarregados de realizar muitas tarefas diferentes a serviço do produto (Mintzberg, 2012). Por exemplo, um funcionário de marketing em uma empresa com estrutura divisional pode ser responsável pelo planejamento de promoções, coordenação de relações com agências de publicidade e planejamento e condução de pesquisas de marketing, tudo para a linha de produtos específica tratada por sua divisão (figura 7). Presidente Divisão 1 Divisão 2 Gerente Gerente Gerente Figura 7 – Estrutura divisional 37 PROCESSOS DECISÓRIOS Nesse modelo de estrutura – funcional e divisional –, o processo decisório tende a ser mais centralizado devido à hierarquização do organograma. Organizações com organogramas mais horizontalizados tendem a desenvolver processos para tomada de decisão menos burocráticos e mais pautados na autonomia do colaborador. Existe, ainda, um modelo de estrutura chamado matricial. Trata‑se de uma combinação de dois ou mais tipos de estruturas organizacionais. É uma maneira de organizar os negócios de modo que os relacionamentos hierárquicos se configurem como uma grade ou uma matriz, em vez da hierarquia tradicional. Em uma estrutura matricial, os indivíduos trabalham em equipes e projetos, bem como em seu próprio departamento ou função. Por exemplo,um projeto ou equipe de tarefa estabelecida para desenvolver um novo produto pode incluir engenheiros e especialistas em design, bem como aqueles com habilidades de marketing, finanças, pessoal e produção (figura 8). Líder de projeto A Gerente financeiro Gerente comercial Analista comercial A Analista de produção A Analista financeiro A Presidência Gerente de produção Figura 8 – Modelo de estrutura matricial Na estrutura matricial, as principais vantagens para o processo decisório são a tomada de decisões de forma mais rápida, maior produtividade e lucratividade, colaboradores mais participativos, ligação entre departamentos e aumento das chances de controle de resultados. Contudo, esse modelo de estrutura pode apresentar como desvantagem as equipes terem dificuldade em saber a quem e quando responder e, principalmente, o conflito de ideias entre os gerentes de área e líderes do projeto (Mintzberg, 2012). Frequentemente coexistem os diferentes elementos que compõem as estruturas organizacionais em formalização, centralização, número de níveis na hierarquia e departamentalização. Como resultado, pode‑se falar em duas configurações de estruturas organizacionais, dependendo de como esses elementos estão dispostos. Estruturas mecanicistas são aquelas que se assemelham a uma burocracia. Essas estruturas são altamente formalizadas e centralizadas. A comunicação tende a seguir canais formais e os funcionários recebem descrições de cargos específicas delineando suas funções e responsabilidades. As organizações mecanicistas são muitas vezes rígidas e resistem à mudança, tornando‑as inadequadas para inovação e ação rápida. Estas têm o lado negativo de inibir a ação empreendedora e desencorajar o uso da iniciativa 38 Unidade I individual por parte dos funcionários. As estruturas mecanicistas não apenas apresentam desvantagens para a inovação, mas também limitam a autonomia individual e a autodeterminação, o que provavelmente levará a níveis mais baixos de motivação intrínseca no trabalho (Valentim; Lousada, 2011). Ao contrário das estruturas mecanicistas, as estruturas orgânicas são flexíveis e descentralizadas, com baixos níveis de formalização. Nas organizações com estrutura orgânica, as linhas de comunicação são mais fluidas e flexíveis. As descrições de funções dos funcionários são mais amplas e estes são solicitados a desempenhar funções com base nas necessidades específicas da organização no momento, bem como em seus próprios níveis de especialização. Estruturas orgânicas tendem a estar relacionadas a níveis mais elevados de satisfação no trabalho por parte dos funcionários. Essas estruturas conduzem ao comportamento empreendedor e à inovação (Valentim; Lousada, 2011). Veja um comparativo sobre o processo decisório em organizações orgânicas e em organizações mecanicistas (quadro 5). Quadro 5 – Processos decisórios em empresas mecanicistas versus empresas orgânicas Mecanicistas Orgânicas Segue a hierarquia – centralizado Segue autonomia – descentralizado Baixa participação de colaboradores Alta participação de colaboradores Decisões impositivas Decisões participativas Apesar de um comparativo simples deixar uma impressão de que o modelo mecanicista pode ser prejudicial para a motivação e proatividade dos colaboradores por ser uma estrutura mais engessada, deve‑se sempre lembrar que o modelo estrutural e de tomada de decisão mais adequado para a organização tem relação direta com sua cultura organizacional, porte e segmento de atuação. Não existe a estrutura certa ou errada ou o processo certo ou errado, mas sim aquilo que é adequado para cada organização, alinhado aos seus objetivos, missão, visão e valores. Por isso, faz‑se importante entender o poder e a liderança no ambiente organizacional para tomada de decisão. 2.2 Poder e liderança no ambiente organizacional para tomada de decisão Além de crescer, as empresas também estão se tornando mais sofisticadas em termos de hierarquia. Hoje, temos diretores de operações, diretores de marketing, diretores financeiros e uma verdadeira miscelânea de outros executivos. Mas com esse crescimento na complexidade organizacional também surge a necessidade de uma melhor tomada de decisão. As teorias de liderança são importantes porque ajudam a informar o processo de tomada de decisão. Eles fornecem uma estrutura para pensar sobre as decisões e os vários fatores que precisam ser considerados. Tomar decisões e supervisionar aqueles que tomam decisões em uma hierarquia abaixo são duas tarefas básicas da liderança. Uma decisão bem elaborada auxilia a organização a seguir na direção certa e sistematizar como essas decisões são tomadas pode garantir que as escolhas feitas sejam as melhores para o grupo. 39 PROCESSOS DECISÓRIOS As teorias de liderança são estruturas que explicam como as decisões são tomadas e o papel que os líderes desempenham no processo. Elas fornecem uma maneira de pensar sobre a tomada de decisões e os vários fatores que precisam ser considerados (Selart, 2010). Existem várias teorias de liderança diferentes, mas geralmente podem ser agrupadas em duas categorias: de contingência e transformacionais. Ambas as teorias são importantes e têm seu lugar no processo de tomada de decisão (Selart, 2010). As teorias de contingência sugerem que a melhor abordagem para a tomada de decisão depende da situação. Não existe uma maneira certa de tomar decisões, e a melhor abordagem depende das circunstâncias. Elas podem ajudar a informar cada uma das etapas. Por exemplo, uma teoria da contingência pode sugerir que a melhor maneira de avaliar a situação é observar os recursos da empresa e seu ambiente competitivo (Selart, 2010). As teorias transformacionais, por outro lado, sugerem que os líderes podem ter um impacto transformador em suas organizações. Elas argumentam que os líderes podem inspirar os funcionários a alcançar novos níveis de desempenho e realizar grandes feitos, subvertendo o papel de “trabalhador” ao transcender para aquele em que estejam encarregados de tomar decisões críticas para os negócios. Ninguém sabe melhor como seu negócio funciona do que aqueles que estão ativamente no local – líderes fortes reconhecem isso e usam sua perspicácia para impulsionar os funcionários a prosperar (Selart, 2010). Essa teoria auxilia a informar o processo de tomada de decisão, fornecendo uma estrutura para pensar sobre as decisões, em vez de simplesmente proceder de forma improvisada (como infelizmente muitas organizações costumam fazer). De acordo com essa teoria, líderes não são apenas tomadores de decisão; eles também são responsáveis por orientar e motivar sua equipe. E as teorias de liderança podem explicar como isso funciona e pode ser realizado na prática. Naturalmente, a liderança é um papel importante e que não deve ser subestimado. Os líderes desempenham um papel crítico em definir o tom de sua equipe e ajudá‑la a atingir seus objetivos, enquanto gerenciam as falhas inevitáveis (melhor entendidas como soluços) ao longo do caminho. A teoria da liderança situacional sugere que a melhor abordagem para a tomada de decisão depende da situação. Um bom líder precisa ser capaz de adaptar sua abordagem com base nas circunstâncias e ser flexível em seu pensamento. Isso não significa que eles tenham que ser um camaleão, mudando sua personalidade para combinar com a situação. Isso significa que eles precisam estar cientes dos diferentes fatores que precisam ser considerados e como a decisão afetará diferentes pessoas e grupos, mantendo um conjunto básico de valores. Um líder deve inicialmente conhecer a cultura organizacional o melhor possível. Tal cultura pode, por exemplo, ser autoritária e conformista ou inovadora e progressista por natureza. A suposição é que os líderes são influenciados por sua própria cultura. As decisões estratégicas caracterizam‑se por serem novas, complexas e abertas por natureza, e ser capaz de desenvolver uma estratégia é umadas tarefas mais difíceis para um líder. Tradicionalmente, é principalmente a alta liderança de uma organização 40 Unidade I que trabalha com decisões estratégicas e, portanto, é comum que questões estratégicas sejam tratadas por equipes de alta liderança. Isso está relacionado à globalização dos negócios e ao fato de o ritmo de trabalho ter aumentado significativamente (Abbade; Brenner, 2009). Para exercer a liderança, um líder deve ter acesso ao poder. Uma base de poder pode ser criada por redes, bem como pelo uso de diferentes táticas políticas. No entanto, é importante usá‑las para promover os interesses da organização. Quando um líder construiu uma base de poder, é essencial que ela seja usado adequadamente. As decisões que os líderes tomam devem ser eticamente corretas e não violar os valores humanos universais. Por exemplo, elas não devem gerar consequências negativas para outras pessoas dentro ou fora da organização. As evidências sugerem que a maioria dos líderes tem potencial para se desenvolver como éticos tomadores de decisão (Abbade; Brenner, 2009). Os líderes autocráticos ou autoritários são frequentemente descritos como aqueles com autoridade e poder supremos sobre os outros. Esses líderes tendem a fazer escolhas com base apenas em suas próprias ideias e não ouvem sua equipe nem buscam informações de outras pessoas. Na liderança autoritária os líderes tomam decisões com pouca ou nenhuma participação ou contribuição criativa de seus seguidores ou membros da equipe. Elas presidem políticas e processos de forma independente e os membros do grupo são sempre supervisionados diretamente por ele. O estilo de liderança liberal é caracterizado pela falta de participação ativa do líder na gestão de seu corpo coletivo. Tal líder flutua com a maioria e espera ou exige instruções de cima, ou pode ser influenciado pelo coletivo. A tomada de decisão desse estilo de liderança é confusa, muitas vezes seguindo a maioria de um grupo, sem efetivamente racionalizar as decisões e os resultados. O estilo de liderança democrática, ou gestão participativa, envolve ativamente os liderados. Os líderes democráticos geralmente buscam feedback e informações dos subordinados. Eles encorajam a conversa e a participação no processo de tomada de decisão. A liderança democrática incentiva cada membro da equipe a participar da tomada de decisões, compartilhando suas opiniões. Um líder democrático incentiva a conversa aberta e ajuda seus funcionários a definir metas, avaliar seu próprio desempenho e os motiva a crescer. Não existe um tipo de liderança certo ou errado para uma decisão, uma vez que o processo decisório é situacional. Em alguns momentos, a decisão será mais democrática, e, em outros, mais autoritária. Conclusão: estar em uma posição de poder propicia às pessoas tomar melhores decisões sobre problemas complexos, e bons líderes fornecem incentivo para aumentar a eficiência e o desempenho dos seguidores na tomada de decisões corporativas. 41 PROCESSOS DECISÓRIOS 2.3 A importância da informação e da comunicação para o sucesso da tomada de decisão A comunicação está à nossa volta desde o momento em que acordamos e ligamos o rádio, lemos o jornal e passamos pelos painéis publicitários a caminho do trabalho. Durante o nosso dia de trabalho, a comunicação permite que as tarefas sejam cumpridas com diligência e, finalmente, torna‑nos, e à empresa, mais profissionais. Nos negócios, as habilidades de comunicação são altamente valorizadas. Líderes com habilidades de comunicação ineficazes geralmente podem ser a causa raiz de problemas relacionados à produtividade. Em nossa vida diária, a comunicação nos auxilia a construir relacionamentos, permitindo‑nos compartilhar nossas experiências e necessidades e nos conectar com os outros. É a essência da vida, permitindo‑nos expressar sentimentos, transmitir informações e compartilhar pensamentos. Existe uma grande relação entre informação e decisão. Como um sistema, toda organização aceita entradas e as transforma em saídas. Todos os sistemas organizacionais perseguem certos objetivos por meio de um processo de alocação de recursos, que é realizado pela tomada de decisão gerencial. A informação facilita as decisões relativas à alocação de recursos e, assim, auxilia uma organização na busca de seus objetivos. A comunicação é uma fonte de informação para os membros da organização no processo de tomada de decisão e os ajuda a identificar e avaliar cursos alternativos de ação. Desempenha, ainda, um papel importante no processo de tomada de decisão, pois serve como base para a tomada de decisões informadas. Também ajuda indivíduos e organizações a fazer escolhas com base em informações precisas e atuais (Cunha; Siman; Brito, 2020). Para tomar uma decisão acertada, coletar informações básicas é uma etapa crucial. Essa etapa ajuda a responder ou confirmar quaisquer dúvidas que se possa ter. Também reduz a incerteza e lhe dá confiança para tomar boas decisões. A comunicação e a tomada de decisão são processos dinâmicos essenciais para o funcionamento de uma organização. A comunicação envolve a transmissão de informações entre indivíduos e subunidades. A tomada de decisão usa informações para definir a direção e resolver problemas (Cunha; Siman; Brito, 2020). A maioria dos gerentes concordaria que boas informações são essenciais para o sucesso de uma organização. Se uma organização pretende sobreviver e prosperar, deve entender tanto seu próprio funcionamento interno como a natureza do ambiente ao qual deve se adaptar e responder. Boa informação, acredita‑se, melhora a tomada de decisão, aumenta a eficiência e fornece uma vantagem competitiva para a organização, que sabe mais do que a oposição. Tais ideias são hoje parte da sabedoria gerencial convencional; as enormes somas de dinheiro investido anualmente em informação e sistemas por si só testemunham esse fato. 42 Unidade I Claro, os conceitos não são novos – de tempos imemoriais, instituições como os exércitos romanos, comerciantes venezianos e a Igreja medieval usaram a inteligência e o conhecimento a seu favor. Mas nos tempos modernos a informação adquiriu um novo status e importância como um recurso organizacional. Pode‑se dizer que o surgimento da informação começou no século 19 com o desenvolvimento de governos complexos, empresas de grande escala e elaboração de estruturas sociais e de comunicação. A maioria das organizações agora encontra oportunidades, ameaças e mudanças em um escala sem precedentes. Informações confiáveis, rápidas e precisas são essenciais para lidar com essas condições. Grande parte das organizações nos setores público e privado está se expandindo e, à medida que se expandem, crescem ou se desenvolvem, também aumentam os problemas de planejamento, organização, controle etc. Correspondentemente, há a necessidade de maior capacidade de gerenciamento de informações. Precisa‑se considerar para determinadas decisões relacionadas a regulamentos de planejamento, atitudes de funcionários, clientes, sindicatos, implicações de marketing e publicidade, concorrência nas indústrias, problemas de recursos e suprimentos e as consequências financeiras da decisão. Ao considerar essas questões, o gerente precisa de informações relevantes que aumentem seu conhecimento e reduzam suas incertezas para o propósito pretendido (Oliveira et al., 2018). É evidente que é a natureza da gestão que determina os tipos de informação que os gerentes usam, como e onde as encontram, e o que eles fazem com isso. A visão tradicional reduz o trabalho do gerente a funções como planejamento, organização, tomada de decisão, pessoal, controle e orçamento. Esses são, de fato, resultados importantes da atividade gerencial, mas eles nos dizem pouco sobre o que os gerentes realmente fazem, ou como eles pensam e refletem sobre seu trabalho (Cunha; Siman; Brito, 2020). A tomada de decisão baseada em informações diz respeito ao uso, apresentaçãoe comunicação de dados que dão suporte ao processo de tomada de decisão, a partir das quais gerentes e líderes realizam análises e avaliações críticas para apoiar a tomada de decisões e usar técnicas eficazes de solução de problemas. Há uma teoria que aponta que diante de uma decisão importante a se tomar, usa‑se o método “40 a 70” (Cunha; Siman; Brito, 2020). Nunca se deve tomar uma decisão com menos de 40% das informações necessárias, nem demorar para tomar uma decisão depois de ter pelo menos 70% das informações necessárias. O tempo que leva para reunir informações suficientes para ter 100% de certeza para tomar uma boa decisão geralmente a atrasa além do momento em que ela precisa ser tomada (Oliveira et al., 2018). Veja bem, para tomar decisões corretas é necessário ter informações, e não dados. Os dados são uma unidade individual que contém matérias‑primas que não carregam nenhum significado específico. Informação é um grupo de dados que carregam coletivamente um significado lógico. Dados não dependem de informações, mas informações dependem de dados. Essencialmente, a informação é o resultado da análise e interpretação de dados. Considerando que os dados são as figuras individuais, números ou gráficos, a informação é a percepção desses pedaços de conhecimento (Oliveira et al., 2018). 43 PROCESSOS DECISÓRIOS Os dados e informações podem ter significados diferentes em contextos diferentes, mas as principais diferenças entre eles são: • Dados são uma coleção de fatos. A informação é como se entende esses fatos no contexto. • Os dados são desorganizados, enquanto as informações são estruturadas ou organizadas. • Os dados normalmente não são úteis por si só, mas a informação é. • Os dados geralmente incluem as formas brutas de números, declarações e caracteres. A informação não precisa. A informação depende dos dados (figura 9). Dados Informação Tomada de decisão Figura 9 – Dados × informação × tomada de decisão A comunicação auxilia na tomada de decisão eficaz por meio da identificação do problema existente, que é o primeiro passo no processo de tomada de decisão em uma organização. Assim, a comunicação eficaz aumenta o grau de certeza em relação ao problema que está sendo resolvido. A comunicação é a chave para a direção da gestão. Um gerente pode ser altamente qualificado e habilidoso, mas se não tiver boas habilidades de comunicação, todas as outras se tornam irrelevantes. Um gerente deve comunicar suas instruções de maneira eficaz aos subordinados para que o trabalho seja feito adequadamente. Acredite‑se ou não, é possível ter muita informação. Quando somos inundados por opiniões, podemos nos sentir paralisados, por isso deve‑se pesar sobre o que se precisa e estar pronto para agir, mesmo que isso signifique que nem todos contribuam para a conversa. Por outro lado, se não houver informações suficientes, o gestor poderá se ver agindo em uma bolha de ignorância e ficar muito isolado se tiver apenas uma ou duas pessoas alimentando suas perspectivas. Ter informações é fundamental para minimizar as chances de erros na tomada de decisão, pois nem sempre ela acontece de forma planejada. Por muitas situações, a tomada de decisão deverá ser intempestiva, urgente, e o gestor deverá estar preparado para agir em diferentes cenários. 44 Unidade I 2.4 Decisões programadas e não programadas Decisões programadas e decisões não programadas são os dois tipos básicos de decisões tomadas pelos gerentes. Isso depende de sua autoridade, responsabilidade e posição na estrutura organizacional de tomada de decisão. Como os gerentes têm tempo limitado e devem usar esse tempo com sabedoria para serem eficazes, é importante que eles distingam entre decisões que podem ter estrutura e rotina aplicadas a eles (chamadas decisões programadas) e decisões que são novas e requerem reflexão e atenção (não programadas) (Dantas, 2020). As decisões programadas são aquelas baseadas em critérios bem compreendidos, enquanto as decisões não programadas são novas e carecem de diretrizes claras para se chegar a uma solução. Os tomadores de decisão podem estabelecer regras e diretrizes para decisões programadas com base em fatos conhecidos, o que lhes permite tomar decisões rapidamente. A tomada de decisão programada envolve aquelas decisões que já contam com um plano ou regra em vigor e são usadas para se chegar a uma solução ou conclusão. Em outras palavras, os gerentes já tomaram essas decisões antes, e é um processo repetitivo e rotineiro (Silva, 2020). Decisão não programada é aquela que não segue um procedimento e critérios bem definidos. A principal característica de uma decisão não programada é que as informações nas quais a decisão se baseia geralmente são incompletas ou ambíguas. Elas são tomadas uma vez e não são estruturadas. Diferentes tipos de decisão não programada são (Silva, 2020): • Decisões pessoais: são pautadas fora da rotina com base nos interesses e valores dos gestores. • Decisões estratégicas: estão diretamente relacionadas aos objetivos da organização. No nível estratégico, as decisões são tomadas principalmente sobre a distribuição de recursos para atingir os objetivos. • Decisões intuitivas de crise: são a maneira como as pessoas tomam decisões naturalmente, sem o uso de ferramentas e procedimentos formais. • Decisões de solução de problemas: envolvem identificar um problema, encontrar causas, fazer perguntas e soluções de brainstorming. Reunir fatos ajuda a tornar a solução mais óbvia. Decisões programadas são aquelas tradicionalmente feitas usando procedimentos operacionais padrão ou outros métodos bem definidos. São situações recorrentes, como pedidos de afastamento de funcionários, em que geralmente é muito mais desejável que os gerentes usem decisões programadas do que tomar uma nova decisão para cada situação semelhante. 45 PROCESSOS DECISÓRIOS Alguns exemplos comuns de decisões programadas incluem o desenvolvimento de horários de trabalho semanais para funcionários de meio período, decisões sobre pessoal que chega atrasado ao trabalho e reordenamento de material de escritório. Alguns exemplos de decisões não programadas incluem a adoção e adaptação a novas tecnologias, aquisição de outra organização e melhoria da imagem da marca. Essas decisões, programadas e não programadas, dão origem a outras classificações das decisões que são decisões sob risco, certeza, incerteza, conflito e heurística. 2.5 Decisões sob risco, certeza, incerteza, conflito e heurística A tomada de decisão é estudada a partir de várias abordagens teóricas diferentes. Tomar decisões com certeza é fácil quando a causa e o efeito são conhecidos e o risco envolvido é mínimo. O que é difícil é tomar decisões sob risco e incerteza. O resultado é imprevisível porque não há todas as informações sobre as alternativas. Em uma extremidade do espectro certeza‑incerteza, podem‑se adquirir todas as informações e conhecimentos disponíveis para atingir certo nível de certeza e previsibilidade. Isso o aproximará da certeza, da previsibilidade e do controle, minimizando as chances de erros (Sniazhko, 2019). No outro extremo do espectro certeza‑incerteza, não há controle, previsibilidade, ou absolutamente nenhum conhecimento, nem mesmo sobre a probabilidade de ocorrência de um evento. Nesse caso, a decisão é puramente baseada em sua atitude em relação ao desconhecido. Você está longe da certeza e longe da previsibilidade e do controle. Reconhecer a incerteza e não saber é o primeiro passo para se aproximar do que é “certo” ou verdadeiro (Sniazhko, 2019). Entre as duas extremidades do espectro certeza‑incerteza (figura 10), é possível adquirir algumas informações para melhorar o conhecimento e ajudar a decidir e agir. Usam‑se as melhores informações disponíveis para criar algumas probabilidades subjetivas e estimar consequências. Pode não ser o método perfeito, mas funciona. — Previsibilidade — Domínio parcial das informações Risco — Icógnitas— Ausência de domínio das informações Incerteza — Previsibilidade — Domínio das informações Certeza Figura 10 – Espectro certeza‑incerteza 46 Unidade I • Tomando decisões com certeza: ocorre quando há razoável segurança sobre quais são as alternativas, quais condições estão associadas a cada alternativa e o resultado de cada uma delas. Se está sob condições de certeza quando informações e conhecimentos são precisos, mensuráveis e confiáveis e as relações de causa e efeito são conhecidas. O futuro e o resultado são altamente previsíveis sob condições de certeza. Tais condições existem no caso de decisões rotineiras e repetitivas nas operações do dia a dia do negócio. Este é o domínio das melhores ou boas práticas, as quais todos sabem operar, ou seja, apenas fazer o que todo mundo já sabe fazer. Ao planejar e consultar especialistas no assunto, encontram‑se várias soluções válidas (Terra; Goudard, 2018). • Tomando decisões sob risco: o risco implica um grau de incerteza e uma incapacidade de controlar totalmente os resultados ou consequências de uma ação. Quando as informações são incompletas sobre as oportunidades e os riscos associados a cada alternativa, a probabilidade e as consequências de cada alternativa, e por extensão, seu sucesso, tornam‑se decisões sob estado de risco. Decisões sob risco operam com algum conhecimento sobre a probabilidade de ocorrência de cada resultado. Ao tomar decisões sob risco, você pode prever a probabilidade de um resultado futuro, ou seja, risco significa incerteza para a qual a distribuição de probabilidade é conhecida, diferentemente de decisões sob incerteza, em que a distribuição de probabilidade não é conhecida (Gava; Vieira, 2013). O risco faz parte do nosso dia a dia; alguns riscos nós queremos assumir, alguns toleramos e outros fazemos o nosso melhor para evitar. Como decidimos quais riscos são aceitáveis? Nossas opiniões sobre a aceitabilidade de risco dependem de quanto valorizamos o que está em decisão. No entanto, apesar de todas as dificuldades, ainda precisamos fazer decisões e encontrar maneiras de estabelecer confiança no processo de avaliação de risco. Os riscos podem ser gerenciados, enquanto a incerteza é incontrolável. Pode‑se atribuir uma probabilidade a eventos de risco usando métodos de gestão, enquanto com incerteza e incógnitas, isso não é possível. Considera‑se risco calculável quando eventos futuros têm alguma probabilidade mensurável. Considera‑se incerteza quando a probabilidade de eventos futuros é indefinida ou incalculável (Gava; Vieira, 2013). Observação Mesmo as decisões mais simples carregam algum nível de incerteza. • Tomando decisões sob incerteza: condições de incerteza existem quando o futuro e o resultado são imprevisíveis e incontroláveis. Tudo está em um estado de fluxo ou mudança. Não há noção sobre as alternativas disponíveis, as oportunidades e os riscos associados a cada alternativa, a probabilidade e as consequências de cada alternativa e a probabilidade e extensão de sucesso. Ao tomar decisões sob pura incerteza, não temos informações e conhecimento sobre o futuro e os resultados. Há mais incógnitas do que hipóteses conhecidas. Não há possibilidade de saber o que pode ocorrer no futuro para alterar o resultado de sua decisão (Terra; Goudard, 2018). 47 PROCESSOS DECISÓRIOS Só é possível fazer suposições e estimativas sobre uma situação que forneça uma estrutura razoável para a tomada de decisões. Isso depende de julgamento e intuição para tomar decisões (heurística). Quando se admite que “não sabe” e se está aberto sobre isso, é menos provável cair na armadilha do pensamento centrado, que não ouve opiniões de outros. A admissão da incerteza e do que não se sabe pode levar a uma busca por mais informações. Uma maneira de fazer isso é ver as decisões tomadas sob incerteza como mutáveis e reversíveis. Jeff Bezos, da Amazon, disse que quando uma decisão é reversível, pode‑se tomá‑la rapidamente e sem informações ou certezas perfeitas (Terra; Goudard, 2018). Os tomadores de decisão geralmente carecem de informações. A avaliação de probabilidade quantifica razoavelmente essa lacuna de informação entre o que é conhecido e o que precisa ser conhecido para uma decisão “ótima” ou “boa”. Os modelos probabilísticos e a probabilidade são usados para proteção contra incerteza adversa e exploração do desconhecido (Sniazhko, 2019). No entanto, se os envolvidos no processo decisório não tiverem certeza, dirão: “Realmente não sabemos”. Decisões tomadas sob risco e incerteza só podem ser julgadas pela qualidade da tomada de decisão no momento em que está sendo tomada, não pela qualidade das consequências após o resultado da tomada de decisão se tornar conhecido. A maneira pela qual o gestor enquadra sua situação ou problema, seja como incerteza ou risco, pode fazer uma diferença significativa para sua conclusão e como ele aborda a tomada de decisão. Quaisquer decisões tomadas em qualquer nível devem levar em consideração as necessidades conflitantes dos indivíduos afetados pelas decisões e, portanto, a resolução de conflitos faz parte do processo de tomada de decisão. • Decisões sob conflito: se duas pessoas ou grupos estão em conflito, elas tiveram um sério desacordo ou discussão e ainda não chegaram a um acordo. Decidir nem sempre agradará a todos, portanto decidir sob conflito é saber que o impacto das decisões agradará a uma parte dos envolvidos e desagradará a outros, lembrando que, nesse caso, o peso maior está em atender aos objetivos organizacionais, dentro dos limites éticos e legais. Neste tópico foi citada uma palavra quando o gestor depende de seu julgamento e intuição para tomar decisões: heurística. Heurística é uma estratégia que ignora parte da informação, com o objetivo de tomar decisões de forma mais rápida, frugal e/ou precisa do que métodos mais complexos. É o processo pelo qual os humanos usam atalhos mentais para chegar a decisões. Heurísticas são estratégias simples que humanos, animais, organizações e até mesmo máquinas usam para formar rapidamente julgamentos, tomar decisões e encontrar soluções para problemas complexos (Atanasiu; Ruotsalainen, 2019). Heurísticas podem ser pensadas como estruturas cognitivas gerais nas quais os humanos confiam regularmente para chegar a uma solução rapidamente. Por exemplo, se um aluno precisa decidir qual matéria estudará na universidade, sua intuição provavelmente será atraída para o caminho que ele considera mais satisfatório, prático e interessante. 48 Unidade I Como as heurísticas simplificam decisões difíceis, elas nos ajudam a evitar a paralisia da análise em condições de incerteza que exigem velocidade. Dessa forma, eles podem melhorar a eficácia da tomada de decisão. As heurísticas são frequentemente usadas para decisões programadas, porque a experiência em tomar decisões repetidas vezes ajuda o tomador de decisão a saber o que esperar e como reagir. Em condições de incerteza, cenários em que as decisões heurísticas são mais utilizadas, a heurística do afeto é um tipo de viés cognitivo que desempenha um papel na tomada de decisão. Em vez de usar informações objetivas, confiamos em nossas emoções para avaliar uma situação. Isso também pode servir como um atalho para resolver um problema rapidamente (Atanasiu; Ruotsalainen, 2019). Um exemplo comum da heurística é escolher entre diferentes marcas de alimentos no supermercado. Com uma grande variedade de cereais matinais, muitas pessoas costumam simplificar a decisão escolhendo a marca e o tipo de cereal com o qual tiveram a melhor experiência anterior. Os gerentes que tomam decisões nas organizações geralmente enfrentam o desafio de encontrar soluções satisfatórias para problemas gerenciais complexos. As heurísticas gerenciais são regras adaptativas simples que os gerentes usam para tomar tais decisões nas organizações, mas a literatura atual sobre heurísticas tem permanecido predominantemente no nível individualde análise. Investidores e profissionais financeiros usam uma abordagem heurística para acelerar a análise e as decisões de investimento (Atanasiu; Ruotsalainen, 2019). Ainda que em cenários de risco, certeza ou incerteza, deve‑se levantar a discussão sobre a participação dos membros organizacionais na tomada de decisão. Há muito se discute se os grupos tomam decisões melhores do que os indivíduos isoladamente. De acordo com a ideia de sinergia, as decisões tomadas coletivamente tendem a ser mais eficazes do que as tomadas por um único indivíduo. Com base no conceito psicológico de Gestalt, assume‑se que um todo organizado é percebido como mais do que a soma de suas partes. Ao considerar a tomada de decisão individual versus a tomada de decisão em grupo, uma decisão em grupo é aquela tomada por várias pessoas, enquanto uma decisão individual é tomada por apenas uma pessoa. Mas, como costuma acontecer nos negócios, a questão está longe de ser tão simples. Saiba mais Para saber mais sobre heurística na tomada de decisões, leia o artigo a seguir: SBICCA, A. Heurísticas no estudo das decisões econômicas: contribuições de Herbert Simon, Daniel Kahneman e Amos Tversky. Estudos Econômicos, v. 44, n. 3, p. 579‑603, 2014. Disponível em: https://tinyurl.com/y7bezfb9. Acesso em: 28 set. 2023. 49 PROCESSOS DECISÓRIOS 2.6 Decisão em grupo e decisão individual A gestão organizacional requer uma tomada de decisão eficaz em vários cenários. No entanto, a tomada de decisão no mundo real é complexa, impulsionada por múltiplos fatores e envolve uma série de partes interessadas. Compreender os fatores que influenciam a tomada de decisão é crucial para lidar com os conflitos que surgem na conservação. A tomada de decisão corporativa também é caracterizada pelo consenso ou pela falta dele. Como no mundo real as corporações geralmente têm centros de poder e grupos que têm suas próprias agendas, chegar a um consenso pode ser complicado para o CEO ou o Presidente do Conselho de Administração. As decisões podem ser tomadas por indivíduos ou por grupos. A tomada de decisão individual não envolve um grupo ou mesmo mais de uma pessoa. Ela é rápida e geralmente econômica, porque não requer reunir outras pessoas e agendar uma reunião ou várias reuniões ou enviar um único e‑mail. Os indivíduos tomam decisões, que são escolhas entre duas ou mais alternativas. Idealmente, a tomada de decisão seria um processo objetivo, mas a forma como os indivíduos tomam decisões e a qualidade de suas escolhas são amplamente influenciadas por suas percepções (Ren; Duan; Feng, 2021). Assim, a preferência por uma decisão individual ou em grupo dependerá das especificidades da situação. Por exemplo, se houver uma emergência e uma decisão precisar ser tomada rapidamente, a tomada de decisão individual pode ser preferida. Ela também pode ser apropriada se o indivíduo em questão tiver todas as informações necessárias para tomar a decisão e se não forem esperados problemas de implementação. No entanto, se uma pessoa não tiver todas as informações e habilidades necessárias para tomar a decisão, se a implementação da decisão for difícil sem o envolvimento daqueles que serão afetados por ela e se a urgência de tempo for mais modesta, então a tomada de decisão por um grupo pode ser mais eficaz. Observação A tomada de decisão individual é um importante fator de comportamento em todos os níveis de uma organização. Os fatores que influenciam a tomada de decisão são a personalidade, a cultura, o contexto, as informações disponíveis e o nível de escolaridade. Esses fatores devem ser levados em consideração sempre que uma pessoa está tomando qualquer decisão, pois alguns deles podem ser controlados, mas não todos, como a personalidade ou a cultura (Ren; Duan; Feng, 2021). A tomada de decisão individual economiza tempo, dinheiro e energia, pois os indivíduos geralmente tomam decisões rápidas e lógicas, enquanto a tomada de decisão em grupo envolve muito tempo, dinheiro e energia. As decisões individuais são mais focadas e racionais em comparação com o grupo. 50 Unidade I Os indivíduos têm a tendência de pensar e questionar antes de atuar. Isso é útil na análise e previsão do comportamento do indivíduo. Estes são os prós da tomada de decisão individual: • As decisões individuais tendem a ser mais rápidas que em grupo. Um grupo pode levar mais tempo para decidir, uma vez que terá a opinião de várias pessoas, sem contar o tempo consumido até a montagem do grupo envolvido no processo decisório. • Os indivíduos não podem fugir de suas incumbências quando são responsáveis por seus atos e desempenho. Em um grupo, não é fácil responsabilizar qualquer pessoa por uma decisão errada. • As decisões individuais são mais focadas e racionais em comparação com o grupo. Contras da tomada de decisão individual: • Um grupo tem o potencial de coletar mais informações completas em comparação com um indivíduo. • Um indivíduo, ao tomar qualquer decisão, usa sua própria intuição e pontos de vista, enquanto um grupo tem muitos membros, muitos pontos de vista e muitas abordagens e, portanto, uma melhor tomada de decisão. • Um grupo descobre talentos ocultos e competências essenciais dos funcionários de uma organização. • Um indivíduo não levará em consideração o interesse de todos os membros de uma organização, enquanto um grupo sim. Quando se trata de tomada de decisão, duas cabeças pensam melhor do que uma? A resposta a essa pergunta depende de vários fatores. A tomada de decisão em grupo tem a vantagem de se basear nas experiências e perspectivas de um número maior de indivíduos. Assim, eles têm potencial para serem mais criativos e chegar a uma decisão mais eficaz (Barros, 2018). Na verdade, os grupos às vezes podem alcançar resultados além do que indivíduos poderiam ter feito sozinhos. Os grupos também tornam a tarefa mais agradável para os membros em questão. Finalmente, quando a decisão é tomada por um grupo em vez de um único indivíduo, a implementação da decisão será mais fácil porque os membros do grupo estarão envolvidos na decisão. Se o grupo for diversificado, melhores decisões podem ser tomadas porque diferentes pessoas podem ter ideias diferentes com base em seus antecedentes e experiências. Apesar de sua popularidade dentro das organizações, a tomada de decisão em grupo sofre de uma série de desvantagens. Sabemos que os grupos raramente superam seu melhor membro. Embora os grupos tenham o potencial de chegar a uma decisão eficaz, eles geralmente sofrem com perdas de processo. 51 PROCESSOS DECISÓRIOS Por exemplo, grupos podem sofrer de problemas de coordenação. Quem já trabalhou com uma equipe de indivíduos em um projeto pode atestar a dificuldade de coordenar o trabalho dos membros ou mesmo coordenar a presença de todos em uma reunião de equipe. Além disso, os grupos podem sofrer de vadiagem social, ou da tendência de alguns membros de se esforçarem menos enquanto trabalham em grupo (Ren; Duan; Feng, 2021). Os grupos também podem sofrer de pensamento de grupo, a tendência de evitar a avaliação crítica das ideias criadas. Finalmente, a tomada de decisão em grupo leva mais tempo em comparação com a tomada de decisão individual, uma vez que todos os membros precisam discutir seus pensamentos sobre diferentes alternativas (Barros, 2018). Prós da tomada de decisão em grupo: • Promove o compartilhamento de informações entre os membros do grupo. • Cria a base para uma decisão melhor. • Pode levar a uma posição central. • Gera mais investimento na missão e visão da equipe. • Promove maiores níveis de satisfação no trabalho. • Envolve oportunidades inteligentes de assumir riscos. • Encoraja o pensamento coletivo como uma força. Contras da decisão em grupo: • Leva mais tempo para chegar a uma decisão ao usar esse processo. • Pode fazer com que todos pensem que exercem um papel de liderança na organização. • Pode levar a um nível mais baixo de responsabilidade e prestaçãode contas. • Pode contribuir para o chamado pensamento de grupo. • Depende da experiência de cada membro para ser bem‑sucedido. • Pode ser um processo que leva à polarização. • Cria custos que devem ser avaliados. • Pode ser influenciado por conflitos interpessoais. • Pode produzir objetivos conflitantes para uma organização. 52 Unidade I O processo de tomada de decisão em grupo é um evento participativo em que várias pessoas podem se envolver coletivamente para analisar o problema e, em seguida, desenvolver uma solução em conjunto. Esse processo torna possível avaliar e considerar vários cursos de ação diferentes. O número de pessoas que define um grupo varia de acordo com as circunstâncias envolvidas, mas a maioria das organizações limita o número a dez ou menos (Ren; Duan; Feng, 2021). Fato é que nem todas as decisões seguirão uma ordem, sendo tomadas em grupo ou individualmente. Alguns processos decisórios, pela confidencialidade de informações ou pela urgência com que devem ser solucionados, acontecerão de forma individualizada, em que o decisor acaba assumindo para si as responsabilidades das decisões. Outros processos que demandam maior reflexão, mais informações, têm mais tempo para serem finalizados e podem seguir diferentes caminhos, exigindo mais de uma visão, e, certamente, o mais adequado será a adoção de uma tomada de decisão em grupo. O que se faz necessário é entender qual a urgência, demanda, e principalmente, a cultura da organização nos processos decisórios (figura 11): Figura 11 – A escolha de decisão individual e em grupo Disponível em: https://bit.ly/45XTOhN. Acesso em: 15 set. 2023. Seja em grupo ou individualmente o principal tomador de decisão recebe todas as informações sobre as opções e seus resultados. E esse processo pelo qual as decisões são tomadas em uma organização, as funções e responsabilidades dos decisores estão dentro do que é conhecido como hierarquia na tomada de decisões. 53 PROCESSOS DECISÓRIOS 3 A HIERARQUIA NA TOMADA DE DECISÃO As organizações são comumente caracterizadas por uma cadeia hierárquica de comando que facilita a divisão do trabalho. Níveis hierárquicos superiores estabelecem premissas de decisão que orientam, restringem e concentram as tarefas operacionais realizadas pelos funcionários de nível inferior. Esse esquema, um dos pilares da moderna teoria organizacional, é adotado pela maioria das organizações, independentemente de propriedade, tamanho e finalidade. Por essa razão, os processos de decisão na maioria das organizações humanas ocorrem em múltiplos níveis que operam sobre informações com diferentes graus de abstração e em diferentes escalas de tempo. Uma hierarquia de tomada de decisão refere‑se ao processo pelo qual as decisões são tomadas e às funções e responsabilidades de diferentes partes interessadas nesse processo. A hierarquia pode variar dependendo do tamanho e estrutura da organização, bem como da natureza e do escopo da decisão que está sendo tomada. Em geral, as hierarquias de tomada de decisão podem envolver informações e feedback de vários níveis da organização, incluindo gerentes, executivos e especialistas no assunto. A gestão eficaz das hierarquias de tomada de decisão requer comunicação clara e transparência sobre os processos de tomada de decisão, bem como o compromisso de buscar informações e feedbacks de todas as partes interessadas relevantes (Santos et al., 2019). Existem vários padrões de participação no processo de tomada de decisão. É um assunto de grupo. Há deliberação e consulta elaboradas antes que uma palavra final seja dada. As unidades superiores de tomada de decisão compilam informações das unidades subordinadas e as codificam para construir conhecimento em uma organização altamente funcional. Muitas vezes, esse conhecimento é estatístico e é usado para prever tendências maiores. A hierarquia coloca poucos líderes qualificados no topo da empresa, direcionando sua operação junto com a estratégia. Em diferentes níveis de autoridade, abaixo deles estão os trabalhadores e os gerentes, que executam as instruções dos líderes. O sistema de trabalho evoluiu na maioria das indústrias. O trabalho é mais eficaz quando os indivíduos se unem para atingir um único objetivo (Rezvani et al., 2022). As habilidades de tomada de decisão fazem parte do processo adotado para fazer escolhas em relação à direção que se deseja apontar para a empresa, o que é diferente das habilidades de resolução de problemas, que são reativas, e ocorrem quando algo dá errado. As habilidades de tomada de decisão são proativas e são usadas para evitar que uma crise ocorra. Essas habilidades são baseadas na visão, missão, valores, prioridades, cultura, objetivos de curto e longo prazo e situação financeira da organização (Santos; Bulgacov, 2021). As estruturas organizacionais de negócios surgiram para simplificar a tomada de decisões. O organograma típico descreve uma hierarquia de autoridade começando com o presidente, CEO e outros diretores executivos no topo, porque os diretores executivos definem as metas e a direção da empresa. Camadas de suporte de gerentes abaixo do nível executivo têm a tarefa de aplicar essas metas às suas áreas de responsabilidade ou departamentos, que são organizados em ordem de fluxo de informações adequadas da administração (Santos; Bulgacov, 2021). 54 Unidade I Uma estrutura organizacional que divide as operações de uma empresa em departamentos especializados capacita os gerentes desses departamentos a lidar com problemas e criar maneiras eficientes de processo e produção que são personalizadas para seus departamentos específicos. Ela também cria um nível de gerenciamento corporativo onde o conhecimento corporativo é desenvolvido, testado e preservado para a futura operação eficiente do departamento, além disso precisa ser facilmente acessado pelos membros da alta administração encarregados do planejamento empresarial (Rezvani et al., 2022). Nenhuma estrutura organizacional funciona a menos que o fluxo de informações funcione. A finalidade da estrutura organizacional é distribuir as decisões da gestão executiva pelos níveis administrativos onde os gerentes interpretam essas decisões e as colocam em prática. Ele também cria uma maneira de os gerentes enviarem feedback e informações de desempenho para auxiliar em futuras decisões executivas. Se a linha de comunicação em qualquer direção não funcionar, o sistema falha. A tomada de decisão também pode ser classificada em três categorias com base no nível em que ocorre. Decisões estratégicas definem o curso da organização. Decisões táticas são decisões sobre como as coisas serão feitas. Por fim, as decisões operacionais são as que os funcionários tomam todos os dias para administrar a organização (Santos et al., 2019). 3.1 Níveis hierárquicos de decisão No mundo contemporâneo dos negócios, várias empresas têm muitos níveis hierárquicos, cujas decisões são tomadas nos níveis superiores e depois passadas para os escalões inferiores. Isso resulta em uma estrutura organizacional horizontalmente ampla e verticalmente profunda, com extensões de controle que se estendem a várias camadas em ambos os sentidos. A tomada de decisão hierárquica envolve a tomada de decisões com base em posições formais de autoridade. É um ponto discutível se as decisões tomadas no topo são totalmente atualizadas, considerando as várias camadas pelas quais elas devem passar até chegarem ao fundo. Claro, isso depende do tipo de organização, já que as estruturas burocráticas muitas vezes seguem a tendência de as decisões não serem implementadas devido a interesses investidos e à inércia. Esta é especialmente importante porque muitas burocracias desistem de implementar decisões em razão da letargia própria da natureza da configuração organizacional (Chaves et al., 2022). Na prática, muitas organizações garantem que certa autonomia seja dada aos funcionários de camadas intermediárias, bem como aosligeiramente superiores, para que a tomada de decisões não precise ser centralizada. Isso as auxilia a democratizar o processo, e a autonomia desfrutada pelos gerentes intermediários e pelos funcionários de base garante sua participação integral na implementação das decisões (Hammond, 2004). O ponto é que a tomada de decisão deve beneficiar os funcionários de base, bem como a alta administração, e, portanto, a tomada de decisão unidirecional não é um bom presságio para a organização. Em conclusão, deve ser feita de acordo com as necessidades da situação, equilibrar os interesses concorrentes pelo mesmo recurso e basear‑se no envolvimento de todos. Só assim as decisões seriam verdadeiramente democráticas (Chaves et al., 2022). 55 PROCESSOS DECISÓRIOS A tomada de decisão estratégica determina os objetivos, recursos e políticas da organização. Um grande problema nesse nível é prever o futuro da organização e seu ambiente e combiná‑los (Silva, 2020). A tomada de decisão para o controle de gestão está principalmente preocupada com o uso eficiente e eficaz dos recursos e o quão bem as unidades operacionais estão trabalhando. O controle de gestão requer uma interação próxima com aqueles que estão envolvidos na realização das tarefas da organização. Ocorre em um amplo contexto de políticas e objetivos estabelecidos pela tomada de decisão estratégica, e requer um conhecimento íntimo da tomada de decisão operacional e da tarefa. A tomada de decisão baseada no conhecimento lida com a avaliação de novas ideias para produtos e serviços, formas de comunicar novos conhecimentos e formas de distribuir informações em toda a organização. A tomada de decisão para o controle operacional determina como realizar as tarefas estabelecidas pelos tomadores de decisão estratégicos e de nível médio e quais unidades da organização realizarão a tarefa, estabelecendo critérios para conclusão e utilização de recursos e avaliação de saídas que exigem decisões sobre controle operacional (Silva, 2020). A gerência de nível sênior lida com decisões estratégicas, pois o elemento de risco é muito alto, e os resultados são incertos. Nas decisões estratégicas, o slogan é: “maior o risco, maior o retorno”. As decisões são feitas em sintonia com a visão organizacional, os valores, os princípios e as filosofias baseadas mais na imaginação do que na intuição. A gerência de nível médio toma decisões táticas que dão suporte às decisões estratégicas. Nas decisões táticas, o slogan é: “mediar o risco, mediar os retornos”. A gestão de nível inferior envolve decisões operacionais que suportam decisões táticas. O slogan para uma decisão operacional é “diminuir o risco, reduzir os retornos”. Essas decisões são tomadas com uma perspectiva de curto prazo, em que o impacto é imediato. Em todos os níveis de gerenciamento, as decisões são tomadas. Assim, a tomada de decisão é parte integrante de todos os níveis de gestão (Dantas, 2020). As decisões estratégicas raramente seguem uma estrutura de tomada de decisão prescrita. Muitos elementos da decisão processo são intangíveis e confusos, sem uma imagem clara de como abordar o problema – muito menos a solução. A tomada de decisão no nível estratégico é significativamente diferente dos processos típicos nos níveis operacional e tático. Considerando que a maioria das decisões nos níveis mais baixos são rotineiras ou estabelecidas por meio de procedimentos aceitos, as decisões estratégicas são desestruturadas e raramente rotineiras. Considerando a complexidade do ambiente de tomada de decisão no nível estratégico e a necessidade de antecipar consequências de segunda e terceira ordem, muitas vezes difíceis de determinar, envolvendo outros membros da equipe de liderança estratégica, costuma‑se ser prudente ao tomar decisões nesse nível. Seja tomando decisões com informações de uma equipe ou individualmente, o decisor deve entender se o que as influencia é importante. Anteriormente, a atenção se concentrava na necessidade de os líderes estratégicos aprimorarem suas habilidades de pensamento estratégico e reflexivo, seus quadros de referência e modelos mentais e confrontarem seus preconceitos e seu impacto. Isso permite que os líderes estratégicos combinem lógica e raciocínio com intuição, melhorando assim o processo de tomada de decisão (Silva, 2020). 56 Unidade I O foco das decisões estratégicas é tipicamente externo ao negócio e geralmente orientado para o futuro. A tomada de decisões estratégicas cria o impulso para a frente nos negócios. Inclui respostas a estas perguntas: • Em que negócio você está? • Qual é a sua visão para o negócio? • Qual é a identidade da sua empresa? • O que você representa? • Em que direção o negócio está indo? • Como a empresa competirá? Decisões estratégicas têm impacto material ou de longo prazo em uma empresa. Esses impactos geralmente incluem, mas não estão limitados a decisões sobre: • eleição de diretores e executivos; • subsídios ou transferências de capital (incluindo pacotes de remuneração para diretores e executivos); • orçamentos anuais e auditorias; • alterações no certificado de incorporação ou estatutos; • distribuições de acionistas; • venda substancial de todos os ativos de uma empresa; • dissolução ou venda de uma empresa; • adoção de planos de benefícios a empregados; • outros acordos materialmente importantes ou estratégias de longo prazo. A orientação que os diretores fornecem à administração da empresa em relação a estratégia e operações é vital para o sucesso de longo prazo de uma empresa. Um conselho de administração tem deveres fiduciários, portanto, geralmente deve agir e tomar decisões no melhor interesse de uma empresa e de seus acionistas. 57 PROCESSOS DECISÓRIOS As decisões estratégicas estabelecem os objetivos amplos e de longo prazo que uma empresa ou indivíduo deseja alcançar e as decisões táticas descrevem as etapas e ações de curto prazo que devem ser tomadas para atingir as metas descritas no plano estratégico (Dantas, 2020). Decisões táticas dizem respeito à implementação mais detalhada da estratégia geral da administração, geralmente com impacto de médio prazo em uma empresa. Pontos táticos que requerem decisões incluem, mas não estão limitados a (Dantas, 2020): • tamanho e estrutura de uma força de trabalho; • estratégia de vendas e marketing;. • atribuições de trabalho a grupos e pessoas específicos; • grandes compras dentro de um orçamento previamente aprovado. A maioria das decisões e planos táticos são mais detalhados e certos do que decisões e planos estratégicos. Além disso, diretores e executivos devem responder por essas decisões a um conselho de administração, que por sua vez responde aos acionistas da empresa. As decisões táticas envolvem o estabelecimento de iniciativas‑chave para atingir a estratégia geral. Por exemplo, se você decidiu ser o primeiro em seu mercado (uma decisão estratégica), desenvolverá táticas (por exemplo, implementar um sistema de marketing) para alcançar esse resultado. Em uma pequena empresa, você pode ter quatro ou cinco táticas principais que usará para atingir sua estratégia geral (Dantas, 2020). Novamente, essa camada de tomada de decisão às vezes pode ser negligenciada, mas é a cola que une sua visão de longo prazo e suas atividades do dia a dia. É o domínio das declarações de “missão”. A tomada de decisão no gerenciamento de operações é o processo de decidir sobre o uso eficiente de recursos para produzir bens ou serviços. As decisões de gerenciamento de operações visam maximizar a eficiência enquanto atendem às necessidades do cliente. Gerentes operacionais e outros funcionários tomam decisões operacionais para a empresa. Os gerentes operacionais incluem gerenciamento de nível médio, de supervisão e de nível inferior. As decisões operacionais fazem parte do dia a dia, tendo apenas um impacto de curto prazo em uma empresa. Elas incluem, mas não estão limitados a decisões sobre: • alocação defuncionários; • treinamento em tarefas específicas (por exemplo, técnicas de vendas, treinamento em informática etc.); • compra de material de escritório; • atribuição de trabalho a funcionários específicos. 58 Unidade I Decisões operacionais geralmente são muito específicas e têm alto grau de certeza. Embora por si só não tenham impacto de longo prazo ou materiais para a empresa, orientam a implementação de planos estratégicos e táticos. Os gerentes operacionais devem responder aos diretores (Préve; Moritz; Pereira, 2010). As decisões operacionais determinam como as atividades realmente são realizadas. São as decisões de base sobre quem vai fazer o quê e quando. Incluem as seguintes decisões: • Como vamos gastar nosso dinheiro este mês? • Como atenderemos esse cliente? • Qual é o nosso procedimento para entregar um pedido? • Quem fará o controle de qualidade? Decisões envolvendo processos e procedimentos geralmente são decisões operacionais. Estas são tomadas em “tempo real” e resultam da necessidade de fazer ajustes ou mudanças rápidas para alcançar o resultado desejado. O gerenciamento de operações é o processo de planejar, programar e controlar as operações de uma organização. Envolve a coordenação de pessoas e recursos para produzir bens e serviços. Não será nenhuma surpresa que os gerentes de operações devam tomar muitas decisões. Na verdade, eles podem tomar dezenas de decisões todos os dias. Algumas delas são rotineiras, enquanto outras são mais complexas e exigem mais transparência. Embora nem sempre seja fácil, a tomada de decisões é essencial para o gerenciamento de operações. A tomada de decisão pode ser difícil, mas os gerentes de operações devem estar à altura do desafio. Eles precisam do conhecimento e das habilidades necessárias para tomar decisões sensatas para ajudar sua organização a atingir seus objetivos. O processo de tomada de decisão organizacional é uma ação conjunta e integrada, em que um nível gerará impacto no outro. Ainda que dentro de suas responsabilidades, cada um dos níveis organizacionais se torna responsável pelo sucesso da decisão (Yu, 2015) (quadro 6). Quadro 6 – Níveis hierárquicos de decisão Nível da Decisão Objetivo Decisores Impacto Decisão Estratégico Longo prazo Conselho de administração, diretores Toda a organização O que fazer e aonde chegar Analítico Médio prazo Gerentes e coordenadores Departamento/unidade produtiva Como fazer e com quais recursos Operacional Curto prazo Analistas, técnicos, operacionais Setor/função Maneira de fazer Adaptado de: Cassaro (2010). 59 PROCESSOS DECISÓRIOS 3.2 Centralização e descentralização Os processos decisórios nas organizações podem acontecer de maneiras distintas, entre as quais se destacam a tomada de decisão centralizada e a tomada de decisão descentralizada. Na centralizada estão envolvidos poucos, ou apenas um, o líder. Já na descentralizada o processo envolve mais pessoas e departamentos, compartilhando informações e construindo uma palavra final conjunta (Carneiro et al., 2019). Centralização significa que os direitos de tomada de decisão são atribuídos a um pequeno grupo de pessoas. Normalmente, essas são as pessoas de mais alto escalão: CEOs ou presidentes de uma empresa, mas, em teoria, o poder pode ser condensado em qualquer nível. A centralização é o processo em que as atividades que envolvem planejamento e tomada de decisão em uma organização são focados em um líder ou local específico. Em uma organização centralizada, a autoridade de tomada de decisão permanece no centro e todos os outros escritórios recebem ordens do centro. Gerentes e especialistas que tomam decisões importantes trabalham na sede (Schimitz; Beduschi, 2022). Numa empresa com uma estrutura centralizada as decisões estão firmemente ancoradas no topo da hierarquia (entre a alta administração). Empresas de fast food como Burger King, Pizza Hut e McDonald’s usam uma estrutura amplamente centralizada para garantir que mantenham o controle sobre milhares de unidades. As principais vantagens da tomada de decisão centralizada são: • Cadeia de comando clara: uma organização centralizada se beneficia de uma cadeia de comando clara porque cada pessoa na organização sabe a quem se reportar. Os funcionários mais jovens sabem a quem recorrer sempre que tiverem dúvidas sobre a organização. Os gerentes seniores, por outro lado, têm um plano claro para delegar autoridade a funcionários que se destacam em funções específicas. Os executivos também confiam que não haverá sobreposição de responsabilidades ao delegar tarefas a gerentes intermediários e outros funcionários. • Visão focada: quando uma organização segue uma estrutura de gestão centralizada, ela pode facilmente se concentrar em cumprir sua visão. Existem linhas claras de comunicação e o executivo pode comunicar a visão da organização aos funcionários e orientá‑los a alcançá‑la. • Redução de custos: uma organização centralizada segue procedimentos e métodos padrão que regem a organização, o que ajuda a reduzir os custos de escritório e administrativos. Os principais tomadores de decisão estão localizados na sede da empresa, portanto não há necessidade de implantar departamentos e equipamentos adicionais para outras filiais. • Implementação rápida de decisões: em uma organização centralizada, as decisões são tomadas por um pequeno grupo de pessoas e depois comunicadas aos gerentes inferiores. Envolver um pequeno número de pessoas agiliza o processo de tomada de decisão porque eles podem discutir os detalhes de cada decisão em uma única reunião. 60 Unidade I Já as principais desvantagens são: • Liderança burocrática: a gestão centralizada se assemelha a uma forma ditatorial de liderança, na qual os funcionários só devem entregar resultados de acordo com o que os altos executivos lhes atribuem. Os funcionários são incapazes de contribuir para o processo de tomada de decisão da organização, sendo apenas implementadores de decisões tomadas em um nível superior. • Controle remoto: os líderes organizacionais estão sob imensa pressão para formular decisões para a organização e não têm controle sobre o processo de implementação. A incapacidade de os executivos descentralizarem o processo de tomada de decisão aumenta seu trabalho. • Atrasos de trabalho: a centralização resulta em atrasos de trabalho, pois os registros são enviados da e para a sede. Os funcionários confiam nas informações que lhes são comunicadas de cima, e, se houver atrasos na retransmissão dos registros, as horas de trabalho são perdidas. Isso significa que os funcionários serão menos produtivos se tiverem que esperar muito tempo para receber conselhos sobre seus próximos projetos. • Falta de fidelidade dos funcionários: os funcionários tornam‑se leais a uma organização quando lhes é permitida a iniciativa pessoal no trabalho. Eles podem desenvover sua criatividade e sugerir formas de realizar determinadas tarefas. Porém, na centralização não há iniciativa no trabalho porque os funcionários executam tarefas elaboradas pelos altos executivos. Isso limita sua criatividade e lealdade à organização devido à rigidez do trabalho. Por outro lado, empresas com estruturas mais flexíveis e modelos de gestão menos burocráticos têm adotado a descentralização em seus processos decisórios. A descentralização da tomada de decisão é benéfica, principalmente quando a empresa exige ações imediatas para maximizar a produtividade. Por exemplo, uma empresa de marketing requer ações imediatas para usar uma tendência de mídia social porque ela é popular por um período limitado. Os processos de tomada de decisão podem melhorar o progresso da empresa ou impedi‑lo. Eles podem capacitar os funcionários e conceder‑lhes mais autonomia ou amarrá‑los ao protocolo. À medida que a empresa cresce, corre o risco de se tornar mais complicada e menos adaptável aos mercados em constante mudança da década de 2020. A tomada de decisão descentralizada significaexatamente isto: capacitar os funcionários a tomar decisões mais estratégicas e operacionais por conta própria, sem controle gerencial (Carneiro et al., 2019). A tomada de decisão descentralizada pode aprimorar o processo corporativo e a identidade operacional. Ou pode ofuscá‑lo. É preciso encontrar o equilíbrio perfeito entre disseminar autonomia e reter tudo o que torna o negócio único A eficiência operacional manterá sua empresa ágil e evitará que o crescimento se torne complicado. Enquanto isso, um forte foco nas competências essenciais e no desenvolvimento contínuo dos funcionários fará com que a tomada de decisões esteja sempre em boas mãos. 61 PROCESSOS DECISÓRIOS Um dos maiores exemplos de tomada de decisão descentralizada é a IBM. Quando Lou Gerstner se tornou o CEO, herdou o que era considerado no mundo dos negócios uma empresa gigantesca e pesada. Na época, muitos, dentro e fora da empresa, achavam que apenas sendo dividida em empresas menores a IBM poderia recuperar a velocidade e a flexibilidade que havia perdido. Gerstner, no entanto, pensava o contrário. Ele acreditava que valia a pena manter o tamanho e a capacidade da empresa. Assim, manteve a estrutura organizacional da IBM como estava, mas afrouxou significativamente a estrutura, implementando a descentralização sem prejudicar a marca IBM. Para o gestor era necessário descentralizar a tomada de decisão sempre que possível, mas equilibrando a tomada de decisão descentralizada com estratégia central e foco comum no cliente. Agindo corretamente, a tomada de decisão descentralizada pode trazer uma série de vantagens. Ela pode aliviar as restrições de tempo na liderança, dando aos gerentes mais tempo para se concentrar na estratégia e gastar menos tempo apagando incêndios operacionais. Pode melhorar o tempo de reação, permitindo que a empresa forneça o tipo de serviço que fará crescer e construir a marca. Favorece criar uma cultura no local de trabalho que valoriza, celebra e compartilha conhecimentos e ajuda os funcionários a se sentirem capacitados e motivados (Branco, 2021). Existem, claro, algumas desvantagens potenciais da tomada de decisão descentralizada. Isso pode diluir as mensagens da empresa e levar a inconsistências operacionais que podem comprometer a marca. Se houver entendimento errado, corre‑se o risco de perder a direção, e haver uma potencial diluição de tudo o que torna seu negócio especial. Por isso é tão importante usar quatro etapas para criar uma infraestrutura que se preste naturalmente à tomada de decisão descentralizada: contratações adequadas, treinamento, motivação, meritocracia. Numa época em que o conceito de “organização autogerida” atrai muita atenção, a questão da centralização versus descentralização não desaparece. Nicolai Foss e Peter Klein (2014) argumentam no artigo “Why managers still matter” que “na atual economia baseada no conhecimento, a autoridade gerencial está supostamente em declínio. Mas ainda há uma grande necessidade de alguém definir e implementar as regras de organização do jogo” (Foss; Klein, 2014, tradução nossa). 3.3 Importância da delegação e empowerment A descentralização do processo de decisão implementa dois novos conceitos nas organizações: a delegação da responsabilidade e o empowerment. Delegar significa dar a alguém do grupo autoridade explícita sobre a tomada de decisões, muitas vezes com algumas barreiras. Uma das maiores características de liderança que se pode desenvolver é retirar‑se do processo de tomada de decisão (Tarapanoff, 2015). 62 Unidade I A delegação da tomada de decisão é um processo gradual tanto para o gestor quanto para o funcionário. Um gestor e um funcionário precisarão de tempo para “sentir” um ao outro e ficarem confortáveis. As habilidades para delegar a tomada de decisão não são facilmente adquiridas pelo gestor, nem pelo funcionário. Um gerente que toma todas ou a maioria das decisões sozinho em seu departamento precisará de tempo não apenas para mudar seus próprios hábitos, mas também para desenvolver habilidades apropriadas em sua equipe (Rodrigues; Santos, 2004). O gestor deve reconhecer como os funcionários estão sendo envolvidos na tomada de decisões. Em seguida, ele deve observar a equipe e avaliar sua confiança nela para tomar decisões e quais habilidades precisam ser desenvolvidas. Não são apenas necessárias as habilidades de pré‑requisito, também é importante observar os atributos ou características pessoais de sua equipe. É preciso valorizar conhecimento, experiência, desejo de assumir mais responsabilidades e capacidade de trabalhar dentro de limites gerais, em oposição a atribuições específicas (Tarapanoff, 2015). A delegação bem‑sucedida permite a entrega de tarefas a outras pessoas cujas habilidades estão mais bem alinhadas a essa tarefa específica. Passar tarefas à frente permite ter tempo para refletir, desenvolver estratégias e se preparar para o que está por vir. A delegação da tomada de decisão dá ao gestor tempo e capacidade de se concentrar em tarefas de nível superior, e dá aos funcionários a possibilidade de aprender e desenvolver novas habilidades, confiança e melhora a comunicação. Além disso, melhora a eficiência, a produtividade e o gerenciamento de tempo (Rodrigues; Santos, 2004). Qualidade e quantidade de produção respondem bem a uma área de uma empresa em que a gestão é capaz de transitar na confiança da tomada de decisão compartilhada com seus colaboradores. Uma equipe que tem permissão para se mover, processar ideias mentalmente, bem como agir de acordo com essas ideias independentemente de um chefe, tem mais chances de ganhar a experiência necessária para desenvolver habilidades profundas. A equipe demonstrará maior ética de trabalho e responsabilidade pelo sucesso, porque é realmente seu trabalho e segue suas próprias decisões. Em vez de trabalhar com marionetes, serão cortadas as cordas e se permitirá que o funcionário se torne um ser humano inteligente (Silva, 2020). Veja um exemplo a seguir. Na Box Company, a gestão foi treinada para delegação de tomada de decisão. Durante o treinamento, cada um deles foi solicitado a examinar sua própria capacidade e habilidade para renunciar ao poder a fim de conduzir a empresa em uma direção mais eficaz. Os chefes da empresa queriam levar a gestão para uma abordagem mais ampla com mais orientação de projetos, em oposição à abordagem “mão na massa” do passado. No treinamento, os gerentes foram orientados a traçar um plano que aumentasse a produção do trabalhador em sua área da empresa, repensando a maneira como os funcionários eram alocados fisicamente. No entanto, tiveram que fazer isso em outra área, que era gerenciada por outra pessoa. Eles foram informados de que poderiam escolher quem planejaria sua área. Os gerentes escolhiam pessoas que conheciam, pessoas em quem confiavam e gerentes que já estavam no mercado há algum tempo e tinham alguma experiência. Eles foram autorizados a observar, enquanto o gerente de outra área 63 PROCESSOS DECISÓRIOS planejava seu espaço, sem nenhuma entrada. Depois disso, os gerentes discutiram seus sentimentos de desapego, de sua capacidade de aceitar o que outra pessoa fez em sua própria área e como suas ideias eram semelhantes e diferentes. Eles aprenderam que as ideias dos outros geralmente eram tão boas quanto as suas, e o medo de haver falha era infundado. Em seguida, cada gerente teve que sortear o nome de outro. Essa pessoa deveria escolher o que a outra comeria no buffet fornecido. Nenhuma palavra poderia ser trocada. Como os gerentes estavam servindo a outros gerentes que não conheciam bem, as escolhas eram difíceis para a maioria. A maior parte dos gerentes tentou compensar a falta de conhecimento pegando um pouco de tudo, o que demonstrou a necessidade de ir além quando não se sabe que o que se está fazendo afeta um colega de trabalho. Uma terceira atividade propunha que cada gerente fizesse uma lista de todas as decisões quehavia tomado durante o mês anterior e que achava que não poderia passar para a equipe. Depois ele teve que listar as razões pelas quais não podia. Normalmente, os motivos consistiam em falta de confiança ou falta de experiência nessa área. Nesse momento, os gerentes se reuniram e fizeram uma lista de treinamentos para os funcionários que poderiam inspirar mais confiança por parte da administração. A última atividade exigia que cada gerente criasse uma lista de suas equipes e escrevesse tudo o que sabia sobre elas que não fosse totalmente pessoal. Os gerentes foram obrigados a voltar para suas equipes e conhecê‑las, deixá‑las conhecê‑lo e depois relatar a experiência em um mês. Essa empresa foi intensificando a delegação da tomada de decisão, mas começando pela gestão, suas próprias habilidades, características e vieses. É necessário tomar cuidado com o que se faz e o que se delega. Embora seja uma boa ideia delegar tarefas que já se sabe fazer, deve‑se estar atento para não delegar apenas as tarefas que não deseja para si, e principalmente, preparar, de forma efetiva, a equipe para a delegação. Preparação esta que resulta em empoderamento dos colaboradores (figura 12). Compartilhe decisão a ser tomada Preparare os colaboradores Tome conhecimento da situação/problema Discuta os resultados com os que tomaram a decisão Delegue a decisão Escolha os membros mais preparados para a decisão Mensure os resultados da decisão Figura 12 – Processo de delegação da tomada de decisão 64 Unidade I O empoderamento dos colaboradores é uma prática que tem sido adotada por muitas organizações que buscam preparar seus colaboradores para a delegação de tarefas e tomada de decisão. Nas atuais circunstâncias econômicas, as empresas estão sob mais pressão do que nunca para inovar se quiserem sobreviver. Ao contrário do que algumas pessoas pensam, a inovação nem sempre vem da divisão de pesquisa e desenvolvimento (P&D); é mais provável que as ideias se originem de funcionários mais próximos da base da pirâmide organizacional. Como consequência, o empowerment dos colaboradores surgiu como uma das práticas de gestão recomendadas para fomentar a inovação numa organização. A capacitação dos funcionários é uma estratégia para obter vantagem competitiva em um cenário industrial em mudança. Isso é de particular importância em empresas centradas no cliente ou orientadas para a inovação, onde o capital humano é o ativo mais importante. Em última análise, tecnologias e processos podem ser copiados pelos concorrentes da empresa, mas combinar uma força de trabalho altamente motivada, composta por pessoas que se preocupam com o trabalho que fazem, é muito mais difícil, se é que é possível. Empoderamento é um processo ativo e participativo através do qual indivíduos, organizações e comunidades ganham maior controle, eficácia e justiça social (Peterson; Zimmerman, 2004). O empoderamento abrange o indivíduo, a organização e níveis comunitários. O empoderamento no nível individual refere‑se à crença nos próprios pontos fortes e poder para influenciar o ambiente e obter domínio sobre a própria vida. O empoderamento organizacional (EO) refere‑se a esforços organizacionais que geram empoderamento individual entre os membros e eficácia organizacional necessária para o cumprimento de metas. Organizações empoderadoras aumentam o empoderamento de indivíduos (por exemplo, profissionais) dentro da organização e podem não afetar especificamente o contexto maior do qual fazem parte. Organizações empoderadas afetam o contexto mais amplo (por exemplo, influência da política social), concentrando‑se nas construções organizacionais que são fortalecidas pelo empoderamento organizacional (Rothman et al., 2019). Nas organizações, empowerment significa conceder aos funcionários autonomia para assumir um papel mais ativo e responsável. Isso é obtido fortalecendo seu senso de eficácia, bem como compartilhando o poder, a informação e a responsabilidade de gerenciar o seu próprio trabalho tanto quanto possível. Em termos de cultura organizacional, o empowerment está relacionado com a dimensão da autonomia individual. Quando alguém é capacitado, tem a habilidade necessária para realizar uma tarefa – e sabe disso –, sentindo a confiança necessária para ter sucesso. O empoderamento da equipe refere‑se à maneira pela qual as empresas fornecem a seus funcionários tudo e qualquer coisa de que precisam para ter sucesso. No entanto, isso envolve muito mais do que uma simples alocação de recursos. 65 PROCESSOS DECISÓRIOS O empoderamento dos funcionários é definido pela maneira como as organizações fornecem a seus funcionários certo grau de autonomia e controle em suas atividades do dia a dia. Isso pode incluir ter voz na melhoria do processo, ajudar a criar e gerenciar novos sistemas e táticas e administrar departamentos menores com menos supervisão do gerenciamento de nível superior. Um princípio fundamental dessa prática é fornecer aos funcionários os meios para tomar decisões importantes e ajudar a garantir que essas decisões sejam corretas. Quando implantado corretamente, deve resultar em maior produtividade e melhor qualidade do trabalho e da vida profissional dos funcionários (Rothman et al., 2019). Os gerentes, no entanto, podem achar difícil colocar em prática o empoderamento dos funcionários devido a fatores como seus próprios estados de ego contaminados, sua abordagem autocrática ou a cultura organizacional em que operam. A liderança servidora é um estilo de gestão que facilita o cumprimento das pré‑condições de gestão para o empoderamento (Rothman et al., 2019). O impacto psicológico do empowerment do funcionário pode ser definido como um estado de espírito em que um funcionário experimenta sentimentos de controle sobre como o trabalho pode ser feito, tem consciência suficiente das tarefas de trabalho que estão sendo executadas, um grande nível de responsabilidade para ambos, resultado pessoal do trabalho e avanço organizacional geral, e a justiça percebida nas recompensas com base no desempenho individual e coletivo (Firmino; Machado, 2019, p. 699). Em essência, colocar a responsabilidade pessoal em cada funcionário garante que esses trabalhadores assumam suas ações. O empoderamento faz com que o indivíduo sinta que tem um papel crucial e contributivo a desempenhar na busca dos objetivos de uma organização. Funcionários com forte comprometimento organizacional provavelmente desenvolverão um apego emocional com a organização, serão mais felizes e terão maior aspiração de fazer contribuições significativas (Peterson; Zimmerman, 2004). Observação O empowerment é uma estratégia de longo prazo que envolve investimento de tempo e recursos dos líderes da empresa. O empowerment dá autonomia aos funcionários e, portanto, a responsabilidade de tomar decisões sobre determinadas tarefas organizacionais. Ele permite que decisões sejam tomadas nos níveis mais baixos de uma organização, onde os funcionários podem ter uma visão única das questões e problemas que a empresa enfrenta. Além disso, pode permitir que as decisões sejam tomadas pelo indivíduo que está mais próximo dos dados relevantes, muitas vezes permitindo que uma decisão de maior qualidade seja tomada (Rothman et al., 2019). 66 Unidade I Por que devemos capacitar nossos funcionários focados em processos decisórios? Veja alguns benefícios que o empowerment pode trazer para as organizações: • Melhora a comunicação e a tomada de decisões. • Melhora a moral, a motivação e o comprometimento. • Cria “propriedade” do trabalho. • Aumenta a satisfação no trabalho. • Aumenta a capacidade de assumir riscos e a inovação. • Melhora o relacionamento com clientes e fornecedores. • Reduz as camadas de gerenciamento. Por outro lado, o empoderamento também pode ter alguns efeitos negativos: • Nem todo mundo quer ser empoderado. • Não podemos apenas capacitar os funcionários e presumir que eles assumirãoo empoderamento. • Pode não ser apropriado para algumas organizações. • Significa mudanças, e mudanças constantes podem manter as coisas instáveis. • Existe o risco de que os esforços de empoderamento possam falhar. Barreiras ao empoderamento: • Do ponto de vista da organização: — falta de confiança entre gerente e funcionários; — nenhuma definição e política clara sobre responsabilidade; — funcionários capacitados não receberem treinamento suficiente para serem capazes de lidar com o empoderamento; — falta de diferenciação entre funcionários; — falta de comunicação. 67 PROCESSOS DECISÓRIOS • Do lado do gerente: — falta de vontade de abrir mão do controle; — relutância em mudar o estilo de gestão; — medo de perder a posição; — agarrar‑se à velha responsabilidade. • Do ponto de vista do colaborador: — não querer ser responsável; — não perceber seus valores e potenciais; — medo de perder a posição devido a nova prestação de contas; — falta de treino. O empowerment é muitas vezes visto como um triângulo invertido de poder organizacional (figura 13). Na visão tradicional, a gerência está no topo enquanto os clientes estão na base; em um ambiente empoderado, os clientes estão no topo, enquanto a gerência está em uma função de suporte na base (Firmino; Machado, 2019). Colaboradores - operacional Gerentes - tático Diretores - estratégico Figura 13 – Triângulo invertido de poder 68 Unidade I 4 NATUREZA DA TOMADA DE DECISÃO A tomada de decisão significa selecionar um curso de ação entre duas ou mais alternativas. Uma decisão pode ser definida como “Um curso de ação que é conscientemente escolhido entre um conjunto de alternativas para alcançar o resultado desejado” (Leitão, 1997, p. 2). Representa um julgamento bem equilibrado e um compromisso com a ação. Uma decisão está sempre relacionada a algum problema, dificuldade ou conflito e ajuda em sua resolução, ou seja, uma resolução sempre está associada a diferenças de opiniões, julgamentos etc. A decisão gerencial ajuda a manter a eficácia do grupo. Nem todos os problemas exigem tomada de decisão; por vezes apenas o fornecimento de informações pode ser suficiente. Os problemas de decisão exigem uma escolha entre diferentes alternativas. Várias possibilidades são elencadas antes de se fazer uma seleção final, mas tomada de decisão requer algo mais do que uma seleção. O material que requer uma decisão pode estar disponível, mas, ainda assim, uma decisão pode não chegar (Leitão, 1997). Uma decisão precisa de algum tipo de previsão para o futuro com base nas informações disponíveis no passado e no presente. O efeito de uma decisão deve ser sentido no futuro, por isso requer uma análise adequada do material disponível e uma previsão. Se as premissas da decisão não se concretizarem, então a própria decisão pode estar errada. Às vezes, as decisões são influenciadas pela adoção de uma prática de seguir o líder (Ouyang; Song; Zheng, 2020). A tomada de decisão é uma obrigação para todas as funções gerenciais. Em outras palavras, é tão importante na organização quanto coordenação e controle, porque em cada uma dessas funções o gerente deve escolher entre uma série de cursos alternativos de ação. Decidir é sem dúvida uma forma de planejamento. O planejamento se preocupa com um curso de ação futuro e envolve a escolha entre alternativas. Na verdade, decidir e planejar têm significados relacionados. O planejamento como um todo com seus componentes (como objetivos, políticas e procedimentos) é o resultado da tomada de decisões. Na verdade, a decisão é o ponto em que planos, políticas e objetivos são traduzidos em ações concretas. O planejamento leva a uma tomada de decisão sólida e implica a tomada de decisão, ou seja, a seleção entre alternativas de um curso de ação (Ouyang; Song; Zheng, 2020). Assim, fica evidente que a tomada de decisão está no centro do planejamento. Por exemplo, a função de escolha de objetivos, políticas, procedimentos, programas, regras, estratégias e táticas etc., precisa de todo o processo de tomada de decisão. Assim, a decisão pode ter naturezas distintas: programadas, semiprogramadas e não programadas. 69 PROCESSOS DECISÓRIOS 4.1 Decisões programadas Uma decisão programada é aquela que é tomada com bastante frequência e é baseada diretamente nas entradas. Uma vez que o gestor conhece as informações necessárias, também sabe a decisão que precisa ser tomada. Por exemplo, níveis de reabastecimento de estoque podem ser decisões programadas. Processos como esse, baseados em decisões programadas, são bons candidatos à automação. (Dantas, 2020). A tomada de decisão programada envolve aquelas decisões que já têm um plano ou regra em vigor e são usadas para chegar a uma solução ou conclusão. Em outras palavras, os gerentes já tomaram essas decisões antes e é um processo repetitivo e rotineiro. Decisões programadas são repetitivas e rotineiras por natureza. Ou seja, esse tipo de decisão ou resposta a uma situação é comum na organização e amplamente automatizado. Decisões programadas são geralmente documentadas como procedimentos, políticas ou regras. Como tal, esse tipo de decisão não requer um alto grau de análise e avaliação. Ela certamente não exige que os gerentes passem por cada etapa do processo de tomada de decisão (Silva, 2020). A tomada de decisão programada é uma abordagem para uma análise cuidadosa e organizada das decisões de gestão organizacional. Avalia alternativas que envolvem as partes interessadas, especialistas e tomadores de decisão em análises e diálogos produtivos orientados para a decisão e lida de forma proativa com a complexidade e o julgamento na tomada de decisões. Refere‑se, também, a decisões sobre capacidade, localização, tecnologia e integração vertical/relacionamento com fornecedores. As decisões programadas são rotineiras e repetitivas e seguem um conjunto de etapas predeterminadas. As soluções para tais problemas não dependem da intuição ou julgamento do tomador de decisão. Portanto, esse tipo de decisão é direto e sempre retorna à mesma solução. Calcular os juros compostos de um empréstimo é uma decisão programada; segue um procedimento padrão e não requer intuição ou julgamento (Dantas, 2020). Um último exemplo sobre decisão programada/rotineira é a quantidade de matéria‑prima encomendada, que deve ser uma decisão programada com base na produção antecipada, no estoque existente e no tempo previsto para a entrega do produto final. 4.2 Decisão semiprogramadas Decisões intermediárias estão entre decisões programadas e não programadas, exigindo algum julgamento humano e ao mesmo tempo algum acordo sobre o método de solução. Uma decisão semiprogramada é aquela em que a maioria dos fatores necessários para a tomada de decisão é conhecida, mas a experiência humana e outros fatores externos ainda podem impactar a decisão. Um bom exemplo de decisão semiprogramada é o processo de contratação. Parte da decisão é programada (anos de experiência, educação etc.) e parte da decisão é baseada na experiência 70 Unidade I humana (por exemplo: habilidades sociais, habilidades de resolução de problemas etc.) Veja como as empresas estão tentando programar essa decisão e usar algoritmos. Decisões semiprogramadas e não programadas são mais desafiadoras, e os sistemas podem não ser capazes de auxiliar totalmente no processo (Dantas, 2020). Decisões semiprogramadas são aquelas em que apenas parte do problema tem uma resposta clara fornecida por um procedimento aceito. Em geral, as decisões programadas são mais prevalentes nos níveis organizacionais mais baixos, e a tomada de decisão não programada é mais comum nos níveis mais altos (Silva, 2020). Lembrete As decisões semiprogramadas situam‑se entre as decisões programadas, que são rotineiras e repetitivas, e as decisões não programadas, que são únicas e não repetitivas. 4.3 Decisão não programadas As decisões não programadas referem‑se a processos para os quais nãoforam encontrados modelos prévios, nem existe um conjunto predeterminado e explícito de respostas ordenadas na organização. Essas decisões são únicas e não repetitivas por natureza. Por exigirem intuição, experiência e julgamento, pode não haver uma solução “melhor” e as soluções podem diferir de um tomador de decisão para outro. Por exemplo, desenvolver uma estratégia para se manter competitivo em um mercado em constante mudança é uma decisão não programada (Lucena; Popadiuk, 2019). Para resolver os problemas, essas decisões precisam de discernimento, julgamento e avaliação. Elas são decisões importantes, não rotineiras e novas, não há método mais bem compreendido para tomá‑las. É o caso, por exemplo, quando a administração do negócio enfrenta dificuldades ao decidir entrar em um novo mercado ou apenas permanecer no mercado existente. A tecnologia da informação ajuda na tomada de tais decisões. Outros exemplos de decisão não programada podem ser lidar com uma questão trabalhista ou estabelecer uma política para a implementação de uma nova tecnologia. Por fim, uma decisão programada ou não programada envolve muitas incógnitas. Geralmente são baseadas em critérios que não são bem definidos, e as informações são mais propensas a serem ambíguas ou incompletas. O tomador de decisão pode precisar exercer algum julgamento ponderado e pensamento criativo para chegar a uma boa solução. Um sistema de informação pode apoiar esse tipo de decisão, fornecendo aos tomadores de decisão ferramentas de coleta de informações e recursos colaborativos (Lucena; Popadiuk, 2019). 71 PROCESSOS DECISÓRIOS Veja a figura a seguir: Não programada Semiprograma Programada Figura 14 – Pirâmide da natureza da decisão • Não programada: sistema de informação executiva, estratégica, decisões de longo prazo. • Semiprogramada: sistema de suporte de decisão, tática, desdobramento das metas/decisões definidas no nível não programado, médio prazo. • Programada: sistema de processos de transição, operacional, operacionalização das decisões semiprogramadas, curto prazo. A análise de decisão pode ser extremamente útil em situações de tomada de decisão sequencial – isto é, situações em que uma decisão é tomada, ocorre um evento, outra decisão é tomada, outro evento ocorre e assim por diante. Por exemplo, uma empresa tentando decidir se deve ou não comercializar um novo produto pode primeiro decidir testar sua aceitação usando um painel de consumidores. Com base nos resultados deste painel, a empresa decidirá se deve ou não prosseguir com o teste de marketing; depois de analisar os resultados do teste de marketing, os executivos da empresa decidirão se produzirão ou não o novo produto. Veja bem o que temos nesse exemplo: inicialmente uma decisão não programada, seguida por uma semiprogramada e por fim uma decisão programada. Observação Quanto mais programada for uma decisão, maiores as chances de acerto. 72 Unidade I Resumo Então, como foram os primeiros passos estudando os processos decisórios de uma organização? Muitas informações, não é mesmo? Mas decidir é isso: ter informações, conhecer cenário e organização, saber aonde se quer chegar e como chegar. E não podemos esquecer que toda decisão resulta em uma consequência. Um bom tomador de decisão escolhe ações que dão o melhor resultado para si e para os outros. Ele entra no processo de tomada de decisão com a mente aberta e não se deixa influenciar por seus próprios preconceitos. Ele toma decisões racionalmente, depois de pesquisar alternativas e entender as consequências. Nesta unidade, demos os primeiros passos para que os futuros administradores possam se preparar para tomar decisões acertadas com menores chances de erro. Aprendemos que o processo decisório é o ato de fazer escolhas, identificando uma decisão, reunindo informações e avaliando soluções alternativas. Usar um processo de tomada de decisão passo a passo pode contribuir para tomar decisões mais deliberadas e ponderadas, organizando informações relevantes e definindo alternativas. Para isso, discutimos diferentes teorias que sustentam o processo de tomada de decisão, bem como falamos sobre os estilos de decisão e como a tecnologia impacta (e facilita) a jornada decisória do administrador. No tópico 2 desta unidade, adentramos as empresas e colocamos os conceitos sobre processo decisório em prática, entendendo como eles funcionam nas organizações. Discutimos sobre as decisões em grupo e individuais, falamos sobre a liderança e as decisões, e sobre modelos de tomada de decisão, mas sempre destacando que não existe um processo decisório certo ou errado, mas sim o adequado ou inadequado para cada situação em que a decisão deve ser tomada. Entretanto, como toda organização tem uma hierarquia definida, aproveitamos o tópico 3 para estudarmos e conhecermos mais sobre a hierarquia nas decisões. A hierarquia da organização é a ordem dos membros com base na autoridade. Referem‑se às fileiras de funcionários, de iniciantes a gerentes seniores ou executivos. As hierarquias da organização geralmente consistem em vários níveis, e os membros com mais autoridade ocupam posições mais altas. Essas posições propiciam tomar uma decisão informada na organização para obter mais sucesso e lucro. 73 PROCESSOS DECISÓRIOS No último tópico desta unidade falamos sobre as naturezas das decisões. Uma decisão está sempre relacionada a algum problema, dificuldade ou conflito e ajuda a resolvê‑los, pois sempre existem diferenças de opiniões, julgamentos etc. Esses foram os primeiros passos nos estudos dos processos decisórios. Agora nos aprofundaremos mais nos modelos de tomada de decisão, discutindo como diferentes teóricos pesquisaram a jornada do decisor nas organizações. 74 Unidade I Exercícios Questão 1. Vimos, no livro‑texto, que, na área de processos decisórios, existem três modelos principais, não antagônicos e complementares na teoria da decisão: • o modelo prescritivo; • o modelo descritivo; • o modelo normativo. Em relação a esses modelos, avalie as afirmativas. I – O modelo prescritivo fornece recomendações sobre as melhores decisões a serem tomadas. II – O modelo descritivo estuda o processo decisório tal qual ele é. III – O modelo normativo visa a entender como o processo decisório deveria ser. É correto o que se afirma em: A) I, II e III. B) I e II, apenas. C) II e III, apenas. D) I e III, apenas. E) I, apenas. Resposta correta: alternativa A. Análise das afirmativas I – Afirmativa correta. Justificativa: o modelo da decisão prescritivo visa fornecer recomendações sobre como tomar as melhores decisões, mesmo em um ambiente de tomada de decisão incerto. Segundo Reis e Löbler (2012), esse modelo aborda o que o indivíduo deveria fazer para aprimorar suas escolhas, de que maneiras deveria pensar, quais seriam os auxílios decisórios e que esquemas conceituais estariam no processo decisório. 75 PROCESSOS DECISÓRIOS II – Afirmativa correta. Justificativa: o modelo da decisão descritivo aponta como agentes irracionais tomam certas decisões (estudam o processo decisório tal qual ele é). Segundo Reis e Löbler (2012), esse modelo versa sobre como as pessoas agem e por que o fazem de determinado modo. III – Afirmativa correta. Justificativa: o modelo da decisão normativo, com base em um conjunto de valores, fornece orientação sobre como as decisões podem ser tomadas. Segundo Reis e Löbler (2012), esse modelo diz respeito ao modo como o ser humano idealizado e racional deve agir. Questão 2. Vimos, no livro‑texto, que dados e informações são termos distintos. Em relação às diferenças entre dados e informações, avalie as asserções e a relação proposta entre elas. I – As informações correspondem a uma coleção de fatos ou a formas brutas de números e declarações, enquanto os dados referem‑se à maneira como as informações são interpretadas em determinado contexto. porque II – As informações independem dos dados. Assinalea alternativa correta. A) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II justifica a I. B) As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II não justifica a I. C) A asserção I é verdadeira, e a asserção II é falsa. D) A asserção I é falsa, e a asserção II é verdadeira. E) As asserções I e II são falsas. Resposta correta: alternativa E. 76 Unidade I Análise das asserções I – Asserção falsa. Justificativa: os dados correspondem a uma coleção fatos ou a formas brutas de números e declarações, enquanto as informações referem‑se à maneira como os dados são interpretados em determinado contexto. II – Asserção falsa. Justificativa: as informações são estruturadas/organizadas e dependem dos dados.