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W BA 13 15 _V 1. 0 ASSESSORIA EXECUTIVA 2 Regis Garcia São Paulo Platos Soluções Educacionais S.A 2023 ASSESSORIA EXECUTIVA 1ª edição 3 2023 Platos Soluções Educacionais S.A Alameda Santos, n° 960 – Cerqueira César CEP: 01418-002— São Paulo — SP Homepage: https://www.platosedu.com.br/ Head de Platos Soluções Educacionais S.A Silvia Rodrigues Cima Bizatto Conselho Acadêmico Alessandra Cristina Fahl Ana Carolina Gulelmo Staut Camila Turchetti Bacan Gabiatti Camila Braga de Oliveira Higa Giani Vendramel de Oliveira Gislaine Denisale Ferreira Henrique Salustiano Silva Mariana Gerardi Mello Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Coordenador Ana Carolina Gulelmo Staut Revisor Eduardo Edilson Gonçalves dos Santos Editorial Beatriz Meloni Montefusco Carolina Yaly Márcia Regina Silva Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)_____________________________________________________________________________ Garcia, Regis Assessoria executiva / Regis Garcia, – São Paulo: Platos Soluções Educacionais S.A. 2023. 32 p. ISBN 978-65-5356-474-9 1. Assessoria executiva 2. Técnicas de assessoramento 3. Planejamento estratégico I. Título. CDD 325.38 _____________________________________________________________________________ Raquel Torres – CRB 8/10534 G216a © 2023 por Platos Soluções Educacionais S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Platos Soluções Educacionais S.A. https://www.platosedu.com.br/ 4 SUMÁRIO Apresentação da disciplina __________________________________ 05 Assessoria executiva: dimensão histórica e conceito ________ 07 Técnicas de assessoramento ________________________________ 23 A implementação estratégica na assessoria executiva _______ 39 Planejamento estratégico: Conceitos, metodologia e práticas 55 ASSESSORIA EXECUTIVA 5 Apresentação da disciplina A disciplina de Assessoria executiva trata de temas relacionados à gestão organizacional, que não é uma tarefa muito fácil, pois são muitas as perspectivas a serem consideradas, que, às vezes, parece que sempre há algo a acrescentar. É justamente aí que reside uma das principais contribuições do profissional da área: diagnosticar, compreender, planejar, propor, executar, controlar e avaliar os processos organizacionais. A assessoria executiva é um dos pilares da profissão do secretariado executivo e, por isso, a disciplina procura apresentar a responsabilidade que este profissional tem em participar ativamente do processo de planejamento estratégico, bem como compreender seus desmembramentos. Você compreenderá que o domínio das técnicas e a ética no exercício das atividades, assim como em todas as profissões, representa o ponto de partida para as ações de interferências no ambiente organizacional. Um dos pressupostos da disciplina é o de que é preciso conhecer profundamente a organização para se propor algum tipo de intervenção. A comunicação é considerada como um elemento fundamental para a implementação da estratégia, ao fortalecer a compreensão e o engajamento de todos em prol dos objetivos organizacionais. Aliás, é por isso que destacamos, inicialmente, a percepção de que sempre há algo a acrescentar quando o assunto é gestão organizacional. 6 Cada organização possui suas especificidades, cada situação traz problemas decisórios peculiares e, por isso, o processo de assessoria deve primar pela busca contínua por soluções inovadoras. A disciplina pretende instigar o profissional de assessoria a reconhecer que o processo de planejamento não encerra em si mesmo, ou seja, uma vez concluído, é preciso executá-lo. No mesmo sentido, o desafio do controle e da avaliação de desempenho são tratados como fundamentais para garantir a realização dos objetivos almejados pela organização, sejam de curto, médio ou longo prazo. Aproveite os conteúdos da disciplina, que foram pensados estrategicamente para preparar você para o desafio de contribuir com o processo de planejamento, execução, controle e avaliação de desempenho das organizações, a fim de que sejam mais eficazes a partir de sua atuação profissional. Bons estudos! 7 Assessoria executiva: dimensão histórica e conceito. Autoria: Regis Garcia Leitura crítica: Eduardo Edilson Gonçalves dos Santos Objetivos • Apresentar e discutir a dimensão histórica e o conceito da assessoria executiva. • Apresentar e destacar a função e o perfil do assessor executivo. • Explicar e diferenciar as modalidades de assessoria executiva. • Explicar e diferenciar as atividades de assessoria em relação às secretariais. 8 1. Dimensão histórica e conceito Você já deve ter ouvido a afirmação de que a única certeza que temos na vida é mudanças sempre acontecerão. Essa afirmação reflete a realidade de uma sociedade que evolui a partir de mudanças, sendo que as atividades humanas representam um dos principais motores dessas transformações sociais. Nesse contexto, as profissões precisam se manter em um constante processo adaptativo, sob pena de desaparecerem ao longo do tempo. É o que se observa, por exemplo, quando verificamos as transformações nas atividades relacionadas à gestão das organizações. Se antes havia um grande volume de atividades operacionais realizadas manualmente, ou com a utilização de ferramentas mecânicas, atualmente, os recursos digitais realizam automaticamente a maior parte dessas atividades. A profissão de secretariado executivo vem se transformando ao longo do tempo. Abandonou as atividades mecanicistas e vem incorporando uma série de outras responsabilidades, que faz com que se aproxime e se insira nas mais diversas esferas da gestão organizacional. É neste contexto que surge a assessoria executiva, que é uma atividade fundamental e aplicável a qualquer entidade, independentemente da área de atuação, do porte, da finalidade, ou de sua forma jurídica, sendo pública ou privada. Como chegamos a esse modelo de assessoria? Como se deu historicamente o processo de ampliação das atividades de secretariado? Oliveira (2021), por exemplo, destaca que as atividades precursoras da assessoria executiva são atribuídas aos escribas. Uma das abordagens da assessoria executiva é a que trata do processo protocolar baseado em ritos formais e legais. Sob esta perspectiva, a atividade garante, principalmente, a estrutura funcional de órgãos públicos e privados. Portanto, não se trata, exclusivamente, da gestão dos aspectos 9 formais dos cerimoniais, mas envolve um contexto bem mais amplo, contemplando, inclusive, a legitimação de cargos e autoridades. Os aspectos protocolares da assessoria executiva são atribuídos aos ritos cerimoniais da idade antiga, especialmente no Egito antigo, conforme esclarece Alcantara Frota e Da Silva (2015). No mesmo sentido, os autores destacam que as publicações do século VII a.C. tratam da formalização e divulgação dos eventos sociais da sociedade chinesa. Independentemente da perspectiva ou da abordagem, é importante não perder de vista que a assessoria, enquanto profissão,- está intrinsecamente relacionada com as atividades de secretariado executivo. Nesse sentido, a assessora e o assessor gerencia informações que subsidiarão os processos de tomada de decisões das entidades: pessoas e organizações. Na década de 1980, um período importante para a profissão de secretariado, foi a sancionada a Lei da profissão, n. 7377/1985, complementada pela Lei n. 9261/1996. Nessa lei, são descrita as atribuições do profissional em nível de formação superior e técnica, que são: • Art. 4º - São atribuições do Secretário Executivo: I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins 10 de encaminhamento à chefia; X - conhecimentos protocolares. (BRASIL, 1985). • Art. 5º - São atribuições do Técnico em Secretariado: I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria; II - classificação, registro e distribuição da correspondência; III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico (BRASIL, 1985). Percebemos as seguintes atribuições na descrição da lei de formação em secretariado: assessoramento a executivos; gestão da informação por atividades de atendimento presencial, eletrônico e telefônico; elaboração e intepretação de documentos administrativos e oficiais, inclusive em idioma estrangeiro; gestão de arquivos e segurança de documentos (físicos e eletrônicos); registro de compromissos que envolveram a gestão de agenda, reuniões, viagens, planejamento e eventos coorporativos. Tendo o objetivo de tornar esse profissional apto para desempenhar as atividades descritas em lei, o Art 5º das Diretrizes Curriculares Nacionais (DCNs) elucida os componentes que estão articulados com a formação do profissional, estudadas em quatro pilares da profissão de secretariado: cogestão, assessoria, consultoria e empreendedorismo. Essas competências são um alicerce do perfil do secretário (a) tendo sua real importância para o desenvolvimento do profissional na área. Santos (2019), descreve que, de acordo com o Artigo 3, da Resolução CES/CNE 003/2005, a assessoria (viabilizador) trabalha a capacidade de articulação de acordo com os níveis de competências fixadas pelas organizações; domínio dos recursos de expressão e de comunicação, compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais; a 11 cogestão (intermediador) trabalha a visão generalista da organização e das peculiaridades da relação hierárquica e intersetoriais; exercícios de funções gerenciais, com sólido domínio sobre o planejamento, organização, controle e direção; a consultoria (analítico) faz a utilização do raciocínio lógico, crítico e analítico, operando com valores e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais; o empreendedor (visão estratégica) trabalha a habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão; adoção de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços, identificando necessidades e equacionando soluções. Os pilares do secretariado representam o alicerce da profissão. Aqui, vale ressaltar a importância da execução das técnicas secretariais, que, se bem aplicadas, permite conseguirmos executar uma assessoria de alta performance com qualidade. Além disso, percebemos mudança para esse perfil dentro das organizações. Ao longo do tempo, as organizações foram se transformando em termos de estrutura funcional, instituindo processos como o de downsizing (redução de tamanho e ou dos níveis hierárquicos), extinguindo algumas funções e modificando, e ou incorporando, outras. Por exemplo, Veiga (2009) destaca a migração de atividades, antes atribuídas à média gerência, para as secretárias, como resultado da redução dos níveis hierárquicos das organizações, demandando adaptação a tarefas com as quais, até então, não estavam acostumadas. Essa realidade impôs, aos profissionais da área, a necessidade de reciclagem, aprendizado de novas atividades e a incorporação de competências e habilidades necessárias àqueles ligados à gestão. Além de se reinventarem, os profissionais vêm contribuindo para o desenvolvimento de pessoas e organizações. 12 A adequação do perfil dos(as) secretários(as) executivos(as), amparada em uma perspectiva estratégica, viabilizou a participação desses profissionais na melhoria dos processos de gestão e no desenvolvimento das organizações. A assessoria executiva contempla atividades fundamentais para as pessoas e para o bom andamento das entidades. Oliveira (2021) destaca algumas destas atividades, como: possibilitar a integração de realidades; adquirir e proporcionar acesso ao conhecimento; se relacionar com pessoas e interagir com diferentes níveis hierárquicos, tanto dentro como fora das organizações. Além do ambiente interno, o ambiente externo torna-se objetivo de atuação da assessoria executiva. Por exemplo, Alcantara Frota e Da Silva (2015) destacam o papel do assessor executivo como agente da organização, incluindo, entre outras importantes funções, sua postura diante da concorrência. Essa e outras características demandam a adequação do perfil profissional, de forma que a atuação da assessoria executiva atinja seus objetivos. 2. Função e perfil da assessora e assessor executivo A função de assessoria executiva possui amplo leque de atuação no mercado de trabalho. Além disso, a partir das transformações trazidas pelos recursos digitais e mudanças no comportamento de pessoas e organizações, muitas novas oportunidades vêm surgindo. Se você está estudando, buscando se aperfeiçoar, provavelmente, já deve ter percebido a velocidade e o volume dessas mudanças. Além disso, também já deve ter entendido a necessidade de estar preparado(a) para se reinventar, adaptar, aprender e ensinar. É possível 13 que tenha compreendido que é preciso lidar com as novas tecnologias disponíveis e com os novos comportamentos sociais derivados do crescente acesso a elas. No entanto, embora os recursos digitais sejam fundamentais no trabalho, a assessoria é uma atividade humana que requer capacitação. A assessoria pode ser exercida tanto por uma pessoa, uma assessora ou um assessor, individualmente, como também pode envolver grupos de pessoas que prestam assessoria sobre determinado tema. No mesmo sentido, pode ser realizada para indivíduos e/ou de um ou mais grupos de indivíduos; pessoas físicas ou jurídicas; independentemente de quais forem seus objetivos. Diante dessas oportunidades de atuação, o perfil dos assessores executivos vem mudando quando comparados àqueles observados nos primórdios do surgimento das atividades de secretariado executivo. Veiga (2009) destaca, por exemplo, que o perfil elegante, simpático, educado e de boa aparência, ao longo do tempo, deu lugar a um(a) profissional executivo(a) consciente de seu papel na gestão das organizações. Muito se fala em adaptação profissional e está correto, mas não se pode perder de vista o fato de que a assessora e o assessor executivo precisam, ao mesmo tempo, ser um promotor(a) de mudanças. Na velocidade com que os recursos digitais avançam, não é aceitável que os profissionais ajam exclusivamente de forma passiva, mesmo que buscando responder a novas demandas. Por exemplo, Oliveira (2021) reconhece a necessidade de interação com áreas como: inovação, Internet das Coisas, Inteligência Artificial, Big Data (análises a partir de um grande volume de dados), e-bussines (trabalhos relacionados com a Internet), e o e-commerce (comércio eletrônico). Essas áreas têm sido cada vez mais exploradas e discutidas, evidenciando que as tecnologias da informação e do conhecimento 14 estão presentes e integradas na vida das pessoas, e, dessa forma, é exigida cada vez maisuma ativa, contínua e multidisciplinar interação. Estar em sinergia com essas áreas torna-se um imperativo para quem busca identificar os nichos de atuação da assessoria executiva e, por isso, o perfil dos assessores executivos envolve tanto a capacidade adaptativa, como a interativa, sendo esta última necessária para a promoção das mudanças nos contextos de trabalho. A atuação em assessoria pressupõe um posicionamento ativo diante das oportunidades, uma vez que uma das características deste trabalho é a polivalência, ou seja, a capacidade de atuar em várias frentes. Se, por um lado, os assessores precisam ter conhecimentos de gestão, por outro, é preciso que adquiram a perspicácia necessária para aplicar em prol dos mais variados objetivos. Se necessário, novos conhecimentos precisam ser adquiridos devido às especificidades de cada um dos setores econômicos: primário, secundário, terciário (terceiro setor), ou setor público, e de diferentes ramos de atividade, como: indústria, comércio e serviços. Conhecer as funções relacionadas à gestão torna-se um imperativo para quem pretende exercer a assessoria. Você sabe por quê? Especialmente porque os assessores precisam dominar os temas sobre os quais estão atuando. Somente dessa forma, serão capazes de agregar conhecimento e informações aos processos organizacionais pré- existentes e àqueles que serão implantados. Além de conhecimentos técnicos e comportamentais, é preciso saber os objetivos da pessoa, da organização ou do projeto sob sua responsabilidade. A qualidade da comunicação, nesse sentido, é um dos pilares que permite a estruturação do processo de assessoria. Isso porque, após conhecer os objetivos do assessorado, os assessores precisam fazer com 15 que esses objetivos sejam compreendidos por todo o time que estiver envolvido. Somente a partir de uma profunda compreensão do objetivo de quem está buscando o assessoramento, torna-se possível o estabelecimento de um plano eficaz de assessoria, que estabeleça as diretrizes, os objetivos e as metas a serem atingidas pelo(a) assessor(a), em prol da entidade assessorada. No mesmo sentido, o trabalho de assessoria pressupõe o planejamento, a execução, o controle e o acompanhamento, além da avaliação de desempenho dos projetos, processos e tarefas do assessorado. Nesse sentido, tanto o trabalho da assessoria, como a atividade do assessorado, são passíveis das etapas contidas no denominado ciclo PDCA, que significa: planejar, executar, conferir/ avaliar e agir. Diante das variadas demandas de atuação, o profissional de assessoria executiva, assim como na maioria das profissões, precisa ter algumas características que podem ser sintetizadas em um perfil que contemple: a ética; a empatia; a resiliência; a visão holística; a curiosidade e a abertura para a inovação em um processo natural e contínuo de aprendizado e crescimento. No perfil profissional da assessoria executiva também se fazem presentes competências e habilidades, que tornarão sua atuação mais fluída e eficaz: • A organização pessoal, a autogestão e a capacidade de priorização, como meios para o aproveitamento mais eficaz do tempo. • Firmeza e assertividade diante das responsabilidades assumidas, da administração de conflitos e do processo decisório no trabalho. 16 • Liderança, facilidade em trabalhar em grupos, coletivamente, e capacidade de influenciar positivamente as pessoas. • Capacidade de antever situações comportamentais e de mercado. Além desses aspectos mais amplos, questões de caráter aplicado devem fazer parte do perfil do profissional assessor a depender de sua atividade específica. Segundo Alcantara Frota e Da Silva (2015), por exemplo, faz parte da exigência do mercado aos profissionais que assessoram executivos, um considerável conhecimento e aplicação dos protocolos de assessoria. No mesmo sentido, etiqueta, por exemplo, também é considerada um diferencial. 3. Modalidades de assessoria executiva Mesmo dentro das organizações, há diferentes oportunidades para quem deseja exercer a assessoria executiva, porém, é na preocupação com o posicionamento de mercado do assessorado que reside um dos maiores desafios dessa atividade. A realidade é de altíssima competitividade. Como a empresa pode ser considerada como um sistema aberto e dinâmico, sua atuação envolve os ambientes interno e externo. A perspectiva externa da organização precisa ser atentamente estudada e, nesse caso, envolve uma das modalidades de atuação da assessoria executiva. É nesse sentido que Alcantara Frota e Da Silva (2015) destacam que a imagem positiva da organização depende, em parte, do uso adequado dos protocolos da assessoria executiva, recuperando a influência que o cuidado com os protocolos (alguns previstos em Lei) gera sobre a 17 legitimação da estrutura funcional e de autoridade das organizações, em especial, as públicas. Nesse mesmo sentido, Alcantara Frota e Da Silva (2015) complementam que a aplicação eficaz de protocolos de trabalho pode ampliar a credibilidade, melhorar a comunicação e fomentar o marketing institucional. As modalidades de atuação do assessor(a) executivo (a) dependem de algumas variáveis, como, por exemplo: • Porte da empresa, podendo ser micro, pequena, média ou grande. • Entidades públicas ou privadas. • Área específica de atuação do assessorado. • Estrutura do organograma da entidade assessorada. • Se envolve uma pessoa física ou jurídica. • Se a entidade tem objetivo de lucro ou não. São muitas as modalidades de atuação para o profissional de assessoria executiva, podendo ser destacadas aquelas que possuem objetos mais específicos, embora, a partir de cada uma delas, ainda haja a possibilidade de desmembramentos para novas frentes de atuação. Na área de relações públicas, está presente a assessoria de imprensa, que faz a interface entre as entidades e os veículos de comunicação. Podem ser encontradas funções como a do assessor bilíngue, trilíngue, entre outras. Na área da gestão, em especial o das entidades estruturadas como sociedades anônimas (S/A), órgãos públicos e outras entidades, que possuem organogramas similares, encontram-se funções como a do 18 assessor de diretoria, assessor de presidência, assessoria técnica de serviço público, assessor contábil, assessor financeiro, entre outras. Na área jurídica, encontra-se a função do assessor jurídico. Na área imobiliária, encontra-se a função do assessor imobiliário. Na área de políticas públicas, encontram-se funções como a do assessor de microcrédito, assessor de micro finanças, entre outras. Como a atividade de assessoria executiva é atribuída à área de secretariado executivo, é importante a compreensão das dinâmicas de ambas as atividades. De acordo com Nonato Júnior (2009), a origem do trabalho dos assessores certamente data do início das produções do conhecimento humano, pois, para organizar, selecionar, assistir e encaminhar fontes de saber, é necessário estar assessorado por outras pessoas. Dessa forma, a assessoria está ligada a origem da humanidade, considerando que, desde o início dos tempos, o homem sempre esteve acompanhado de alguém. Nonato Junior (2009), estabelece as Ciências da Assessoria que estão distribuídas em quatro eixos básicos: • Assessoramento (assessoria operacional – técnica e tática): esse eixo retrata estudos que se caracterizam pela assessoria realizada no trabalho direto de intervenção do secretário em seu ambiente profissional. A palavra operacional remete a operação (efeito de operar/ fazer diretamente um trabalho em busca de resultados mensuráveis). • Assessoraxe (assessoria executiva ou assessoria de gestão): o eixo de assessoraxe se caracteriza pelo estudo do conhecimento em Secretariado às questões do trabalho de assessoria executiva empresarial, oficial ou gerencial autônomo. Os estudos dessa área relatam a atuação do profissional de Secretariado como gestor do conhecimento no ambiente detrabalho. 19 • Assessorística (assessoria ao trabalho intelectual): essa modalidade dos estudos acadêmicos secretariais, aborda o papel das assessorias na elaboração estratégica e execução de atividades intelectuais. O foco da Assessorística é a produção de conhecimento em atividades secretarias que se dedicam ao fortalecimento intelectual e conceitual das Ciências da Assessoria, tais como: Educação, Teoria Científica e assessoria prestada a trabalhos intelectuais diversos. • Assessorab (assessoria aberta – interdisciplinar, multidisciplinar, pluridisciplinar e transdisciplinar): assessoria aberta envolve todas as práticas secretarias que extrapolam o mero ambiente das organizações e que, dessa forma, necessitam estabelecer relações entre as assessorias e outras áreas do conhecimento. Os quatro pilares da Ciência da Assessoria, apresentados pelo autor, demonstram os diversos setores que o profissional de secretariado executivo pode atuar. O ato de assessorar é inerente ao profissional de secretariado, corroborando Albernaz (2011), enfatiza que uma das atribuições desse profissional é o auxílio à chefia para o desempenho das funções e diminuição da sobrecarga de demandas. Tais atividades são desenvolvidas com o assessoramento direto ao executivo. Dale e Urwick (1971, p. 48-54) asseguram que as alternativas para a solução de problemas relacionados à sobrecarga de trabalho versus tempo disponível para solucioná-la é fundada em três alternativas: delegação, comitê de administração e uso de funcionários formando uma assessoria geral. 4. Atividades de assessoria e secretariais As mudanças verificadas nos comportamentos sociais com implicações nas estruturas e na forma de trabalho das organizações acabaram por 20 alterar as dinâmicas de várias atividades que tinham por característica atividades manuais, fortemente dependentes de protocolos, modelos e interações formais. É o caso da atuação das secretárias e secretários executivos do passado. Segundo Leal e Lopez Dalmau (2014), são características do profissional de secretariado executivo: o conhecimento dos princípios administrativos e organizacionais; da gestão secretarial; e da psicologia organizacional. Acrescenta-se, a este rol de competências, o domínio da língua vernácula no sentido da redação de documentos e das tecnologias da informação e comunicação. Aliás, não se pretende, aqui, restringir as atividades de secretariado executivo a essas atividades, ao contrário, o objetivo é demonstrar a convergência verificada ao longo do tempo em direção às atividades, que, atualmente, têm sido tratadas na perspectiva da assessoria executiva. Veiga (2009) destaca as mudanças ocorridas nas atividades de secretaria, como, por exemplo, na elaboração de documentos e a apresentação de trabalhos nos contextos organizacionais. A mudança essencial ocorre quando o profissional deixa de ter um papel passivo (como um cumpridor de ordens) para assumir o protagonismo, como um sujeito ativo e integrado aos negócios. De forma mais ampla, a atividade do assessor, segundo Oliveira (2021), consiste em contribuir para que os recursos necessários para o sucesso do assessorado sejam aplicados de forma efetiva. No sentido, aqui tratado, a função de assessoria está mais próxima da atividade de consultoria, que, por sua vez, pressupõe um alto nível de domínio da área na qual o profissional pretende atuar. Acrescenta-se a necessidade de se buscar a eficácia na aplicação de recursos materiais, 21 humanos, digitais, entre outros, que são os meios para atingir os objetivos do assessorado. No mesmo sentido, cabe ao assessor garantir a circulação das informações relevantes para o processo de decisão e, dessa forma, permitir que os fluxos informacionais contribuam efetivamente para o alcance dos objetivos de curto, médio e de longo prazo da entidade. Na perspectiva formal, Alcantara Frota e Da Silva (2015) explicam que o protocolo da assessoria executiva permite prever a localização do indivíduo diante de uma composição estrutural, em um contexto de implicações derivadas das relações pessoais no trabalho. A convergência das atividades de assessoria executiva, portanto, demanda a existência de padrões de conduta que tenham como foco a gestão e a eficácia organizacional como um todo. Referências ALBERNAZ, C. O secretário executivo como gatekeeper da informação. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)., Brasília: Universidade de Brasília, 2011. ALCANTARA FROTA, A. J.; DA SILVA, J. S. Aplicação do protocolo no cotidiano da assessoria executiva. Revista de gestão e secretariado, São Paulo, v. 6, n. 3, p. 01- 20, 2015. BRASIL. Ministério da Educação. Conselho Nacional de Educação. Câmara de Educação Superior. Resolução n. 3/2005, de 23 de junho de 2005. Brasília, 2005. Disponível em: http://portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/rces003_05.pdf Acesso em: 24 abr. 2023. BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos. Lei n. 7.377, de 30 de setembro de 1985. Brasília, 1985. Disponível em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm. Acesso em: 24 abril. 2023. BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos. Lei n. 9.261 de 10 de janeiro de 1996. Disponível em: https://legislacao.presidencia. gov.br/atos/?tipo=LEI&numero=9261&ano=1996&ato=4f8UTTq1UMJpWT7a8. Acesso 4m: 25 abril. 2023. http://portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/rces003_05.pdf http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm https://legislacao.presidencia.gov.br/atos/?tipo=LEI&numero=9261&ano=1996&ato=4f8UTTq1UMJpWT7a8 https://legislacao.presidencia.gov.br/atos/?tipo=LEI&numero=9261&ano=1996&ato=4f8UTTq1UMJpWT7a8 22 LEAL, F. G.; LOPEZ DALMAU, M. B. Análise das competências secretariais requeridas pela Universidade Federal de Santa Catarina em comparação ao perfil profissiográfico do secretário executivo. Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v. 5, n. 3, p. 143-174, 2014. NONATO, R., JR. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo. Rio de Janeiro: Expressão Gráfica, 2009. OLIVEIRA, V. S. de. Assessoria executiva. Curitiba: Contentus, 2021. Disponível em: https://plataforma.bvirtual.com.br/Leitor/Publicacao/192959/pdf/0. Acesso em: 24 abr. 2023. SANTOS, E. G. dos S. Os quatro pilares do profissional de secretariado executivo. Comitê de Secretariado do Distrito Federal. Disponível em: https:// www.comitesecdf.com/post/os-quatros-pilares-do-profissional-de-secretariado- executivo-os-quatros-pilares-do-profissional-de. Acesso em: 24 abr. 2023. VEIGA, D. R. Guia de secretariado: técnicas e comportamento. São Paulo: Saraiva, 2009.Disponível em: https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/ books/9788536518701/. 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Técnicas de assessoramento Antes da discussão mais específica sobre o assessoramento, que tal relembrar o conceito de técnica? Você certamente utiliza muitas técnicas em seu dia a dia. As pessoas, de modo geral, utilizamdiferentes técnicas para executar as mais variadas tarefas. Por exemplo, o autor deste texto precisa das técnicas adequadas para tornar sua escrita e comunicação mais eficazes. Em um sentido amplo, as técnicas envolvem a concentração de recursos de forma organizada e sistematizada, que visam possibilitar e facilitar a execução de determinada tarefa em prol de determinados objetivos. Aliás, qualquer semelhança com as ferramentas de trabalho dos técnicos de futebol, ou dos líderes dos times de trabalho de uma empresa, não é mera coincidência. É por meio do emprego das técnicas que se torna possível, e mais fácil, a realização dos mais variados projetos. O uso adequado das técnicas de assessoria, portanto, tornam-se fundamentais para tornar o trabalho da assessora ou do assessor mais ágil e eficaz. As técnicas, todavia, podem ser promotoras de mudanças ou, sob outra perspectiva, ser o reflexo delas. Maia (2021), por exemplo, considera que novas necessidades geram demandas por novos conhecimentos. Quando uma nova demanda surge, por exemplo, como resultado do processo de transformação digital, novas técnicas serão necessárias para garantir a exploração máxima do potencial da nova tecnologia. Por exemplo, algumas técnicas, antes consideradas como fundamentais no trabalho do profissional de secretariado, foram substituídas por outras, ou, em alguns casos, extintas a partir da transformação digital. Para ilustrar, foi esse o caso das técnicas de escrita à mão, que migraram para a utilização dos equipamentos mecânicos, como a máquina 25 de escrever. Algum tempo depois, estas últimas foram igualmente substituídas pelo uso de equipamentos de informática, como o microcomputador, e pela impressora, nova fonte de saída para os textos produzidos. No mesmo sentido, as impressoras poderão perder seu espaço na esteira da digitalização e das ações voltadas à sustentabilidade. Por exemplo, Oliveira (2021) contribui com esta reflexão, ao destacar que alguns documentos produzidos jamais serão impressos. Esse exemplo mostra que as técnicas de assessoria executiva podem derivar das mudanças no mundo do trabalho, mas também exercem um papel ativo como promotoras de mudanças no contexto organizacional. É nesse sentido que a evolução do estudo e utilização das técnicas de secretariado, de modo geral, ou, mais especificamente, de seus pilares, como é o caso da assessoria, promovem a evolução da profissão e contribuem para a transformação dos ambientes nos quais são aplicadas. Entretanto, como na maioria das atividades humanas, é preciso sinergia entre o conhecimento profissional e o uso de técnicas inovadoras, incluindo as que envolvem a gestão do capital humano. Esses elementos, considerados de formas isoladas ou desconexas, não produzirão o resultado máximo que seria possível quando são operados conjuntamente. Por exemplo, Albernaz (2011) discute dois importantes aspectos envolvendo a atuação do profissional de secretariado em suas múltiplas funções. Destaca, principalmente, a disposição para o exercício de atividades polivalentes e o domínio das técnicas secretariais e, em relação ao assessor, além da polivalência, a cultura geral, os conhecimentos de administração e a liderança. 26 As técnicas de assessoria estão intimamente relacionadas com aquelas demandadas pela transformação digital das pessoas e organizações que têm se mostrado como uma tendência no século XXI. Maia (2021) faz menção à contribuição que as tecnologias têm dado para a mudança de perfil das atividades secretariais. Nesse caso, o uso dos recursos tecnológicos torna-se, ao mesmo tempo, um desafio e uma necessidade. Reuniões on-line, por exemplo, representam recursos fundamentais para a atuação dos profissionais de assessoria que precisam atender variadas demandas, em vários momentos, e durante todos os dias de trabalho. As técnicas relacionadas com o uso das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) são destacadas por Albernaz (2011), porém, embora representem significante parte daquelas utilizadas pela assessoria executiva, não seria correto afirmar que o conjunto das habilidades e competências da profissão envolve necessariamente recursos digitais. Além do reconhecimento de técnicas envolvendo as relações humanas, que independem de tecnologias digitais, é preciso admitir que é impossível estabelecer uma lista absoluta de competências e habilidades técnicas necessárias ao pleno exercício de qualquer profissão, em qualquer espaço, e em qualquer momento, pois, além de complexo, o contexto organizacional é volátil, incerto e, muitas vezes, ambíguo. Ocorre que com o dinamismo das mudanças em todas as áreas do conhecimento humano, aliadas às transformações sociais, morais, éticas e culturais, em pouco tempo, uma lista que se proponha a ser completa se tornaria, em pouco tempo, incompleta e desatualizada. Esse reconhecimento acaba por ampliar as técnicas necessárias para a solução dos mais variados problemas organizacionais. Existe uma expressão popular que diz que cada caso é um caso e no exercício da assessoria executiva, nas organizações, isso também é uma 27 realidade. Apesar disso, é possível desenhar um conjunto de habilidades técnicas e comportamentais que contribuem para a realização do trabalho de assessoria, contemplando as principais características do ambiente organizacional. Nesse sentido, é possível recorrer a uma das listas de habilidades técnicas e comportamentais importantes para o profissional da área, sugerida por Maia (2021) ao discutir as novas demandas da atividade de secretariado. São fundamentais, segundo a autora, as técnicas de: • Oratória, que representa o saber se expressar. • Redação, que representa o saber escrever. • Negociação, envolvendo a arte de negociar. • Administração, relacionadas à gestão. • Marketing, representando o saber divulgar. • Relacionamento, que envolve as relações pessoais. • Secretariais, necessárias ao exercício profissional. É importante lembrar que as técnicas do profissional de secretariado são regulamentadas pela Lei da profissão, n. 7377/1985, que atribui o profissional de secretariado para uma prática ao nível de assessoria, das quais destacamos: gestão de agenda (profissional e pessoal); gestão de reunião (presencial e virtual); gestão de viagens (nacional e internacional); gestão de atendimento (que abrange o atendimento presencial, atendimento telefônico e atendimento digital); redação de textos administrativos e oficiais, incluindo em idioma estrangeiros; gestão de arquivos e segurança de documentos (físico e eletrônico) e planejamento e organização de eventos. 28 No mesmo sentido, é preciso reconhecer que o domínio das técnicas não é suficiente para um exercício eficaz da assessoria. É preciso levar em consideração que o objetivo principal a ser atingido, a partir, por exemplo, do domínio das tecnologias, é o de propiciar aos usuários da informação, subsídios suficientes para afetar positivamente suas decisões. Destaca-se, nesse sentido, que as decisões envolvem a perspectiva pessoal, mas também a coletiva e organizacional, daí a necessidade da conjugação de habilidades técnicas, mas também comportamentais. Além do perfil profissional e das técnicas de assessoramento, a execução da assessoria depende de um bom planejamento. Para tanto, antes de executar um projeto de assessoria, é preciso construir um plano de ações. 2. Organização do plano de assessoria executiva Um plano representa, conforme esclarece Valeriano (2001), o documento no qual se consubstancia as decisões tomadas no âmbito organizacional e que visa o alcance dos objetivos estabelecidos. Existem pelo menos duas perspectivas que precisam ser consideradas quando se discute o plano de assessoria executiva: i) o plano da própria assessoria enquanto projeto de trabalho; e ii) o plano para a entidade assessorada. A assessoria executiva, no sentido aqui explanado, representa uma das áreasde atuação do profissional de secretariado executivo. Dessa forma, Maia (2021) destaca como os pilares da atuação profissional da área de secretariado: a gestão, o empreendedorismo, a consultoria e a assessoria. 29 A eficácia do trabalho de assessoria é dependente de um plano detalhado de ações que o profissional e sua equipe precisam executar para que o plano da entidade igualmente se realize, conforme as decisões tomadas pelos gestores. Maia e Oliveira (2015) destacam que um dos principais desafios do profissional de assessoria consiste em, após conhecer profundamente a organização, estabelecer um plano de trabalho produtivo. No plano de trabalho da assessoria deverão estar contempladas metas e objetivos da assessoria em prol da entidade. O plano de assessoria não é diferente dos demais planos, incluindo os elaborados no processo de planejamento das organizações. Seja no nível operacional, tático ou estratégico, o planejamento contempla necessariamente a elaboração de um plano, seguido por sua execução e acompanhado pelo processo de controle e avaliação das atividades previstas, cujos resultados são comparados com os efetivamente realizados. Existem vários modelos que visam contribuir para a sistematização de projetos e de planos de trabalho e, entre eles, está o denominado 5W2H, cuja sigla deriva dos termos, em língua inglesa, representativos de questões a serem respondidas durante a elaboração dos respectivos planos. O 5W2H é uma maneira muito prática e que tem como principal objetivo, auxiliar a tomada de decisão e o planejamento das ações. Para garantir bons resultados como assessora ou assessor é necessário que todas as etapas da estratégia estejam planejadas e organizadas, para isso, é essencial criar planos de ações assertivos. 5W2H é, nada menos, que um checklist (checagem, conferência) administrativo, que guia, por meio de algumas perguntas específicas, para a melhor organização do trabalho e, consequentemente, para as futuras decisões, tendo em vista a sequência lógica e sistematizada do modelo. 30 Por isso, antes de iniciar uma atividade de assessoria, a assessora ou o assessor responderão a questões básicas a qualquer projeto: • What (o que?), ou seja, do que se trata o projeto. • Why (por quê?), ou seja, as motivações para o projeto e para as atividades estabelecidas. • Where (onde?), ou seja, em que local o projeto e as atividades serão realizados • When (quando?), ou seja, em que momentos devem ser realizadas as tarefas estabelecidas. • Who (quem?), ou seja, atribuir responsabilidades. • How (como?), que representa a seleção dos recursos necessários para a realização das atividades. • How much (quanto?), que representa o custo (investimento) para a realização do projeto. No sentido organizacional, Valeriano (2001) esclarece que o planejamento de um projeto deve contemplar os objetivos previamente estabelecidos, por exemplo, é preciso reconhecer que cada nível gerencial da organização está empenhado em alcançar os objetivos estabelecidos no processo de decisão. A assessoria executiva, nesse sentido, deve partir do pressuposto de que os objetivos organizacionais se realizam a partir tanto de projetos, como das operações correntes desenvolvidas pela organização. Dessa forma, o plano de assessoria contemplará a estrutura organizacional, os objetivos almejados, os projetos elaborados e as operações correntes, como elementos essenciais para sua elaboração. É preciso seguir alguns passos importantes no processo de construção de um plano seguro de assessoria. São etapas do plano de assessoria, 31 segundo o que esclarece Maia e Oliveira (2015): i) conhecer as atividades que serão propostas, e ii) delinear o trabalho junto aos executivos e ou equipes envolvidas. Acrescenta-se, a estas etapas, o estudo, avaliação e determinação da amplitude do trabalho que será realizado, pois os objetivos, dentro de um projeto de assessoria, precisam ser os mais específicos possíveis. Não deve haver, no contexto da assessoria executiva, objetivos muito amplos e/ ou imprecisos, como, por exemplo: este plano visa estabelecer tarefas, metas e objetivos voltados a salvar o mundo. Ao contrário, sugere-se: este plano visa estabelecer tarefas, metas e objetivos voltados a reduzir a poluição do afluente córrego Água Suja, no seu percurso entre a comunidade ribeirinha do Km 9 da BR 333, até seu ponto de deságua no Rio Água Limpa, no patrimônio de Buracos, contribuindo para a sustentabilidade local e, consequentemente, mesmo que de forma irrisória, para salvar o mundo em prol das futuras gerações. Embora se defenda tornar o planejamento algo mais específico, os planos de assessoria devem levar em consideração, não apenas as habilidades técnicas e as competências específicas deste pilar do secretariado executivo. Os pilares do secretariado executivo se interrelacionam e interagem entre si, principalmente, quando o objetivo da atuação é fazer frente a um projeto corporativo, o que aciona habilidades técnicas exigidas em todas as áreas. Embora a especificidade de cada contexto interfira no nível de objetivação do planejamento traduzido nos planos de ações, ao se organizar um plano de trabalho no contexto da assessoria, leva-se em conta o todo organizacional. Tendo a organização, a característica de ser um sistema aberto e dinâmico, há necessidade de características como a da flexibilidade e da 32 adaptabilidade, tanto dos profissionais de assessoria, como do próprio plano de trabalho por ele elaborado. Assim, pode-se dizer que o plano de trabalho de assessoria executiva deve ser flexível e elaborado de forma coletiva. Essa concepção é importante, pois ao estabelecer as diretrizes de um plano de ação para a organização, além de suas metas e objetivos, será preciso lançar mão de técnicas que possibilitem o aumento da eficácia do trabalho de assessoria em todas as áreas organizacionais. No mesmo sentido, muito provavelmente, o plano de trabalho de assessorias contemplará características da gestão e do empreendedorismo que estão fortemente presentes no contexto organizacional. O elenco das ações previstas no plano de assessoria, se realiza baseado em princípios muito próximos daqueles presentes nos trabalhos de consultorias. Maia e Oliveira (2015) sugerem: 1. Um contato verbal, logo na primeira semana de trabalho. 2. Levantamento da estrutura organizacional. 3. Identificação das demandas organizacionais. 4. Alinhamento das demandas levantadas com a agenda de trabalho. 5. Organização do trabalho em termos de recursos necessários. Uma vez planejado, o trabalho de assessoria passa à fase de execução, por isso o controle e a avaliação de desempenho entram em ação. 33 3. Avaliação da eficácia do trabalho Você, muito provavelmente, já compreendeu que as fases de planejamento, execução, controle e avaliação de desempenho, estão presentes tanto no plano de assessoria como nos planos elaborados por ela, a fim de realizar os objetivos da organização assessorada, então, é comum haver a avaliação simultânea de ambos os planos que estão em execução. Maia e Oliveira (2015) destacam a necessidade de um contato diário do assessor executivo e os envolvidos com os projetos sob sua responsabilidade. Não há como realizar a avaliação da qualidade do trabalho em execução, sem que haja paradas para a análise do que está acontecendo na realidade comparado com o que se planejou inicialmente. Estas paradas podem ocorrer tanto em reuniões, preferencialmente curtas e objetivas, como em conversas informais entre a liderança e os demais envolvidos com determinada atividade do projeto. Valeriano (2001) destaca como etapas do plano de trabalho, sua execução e o acompanhamento, também conhecido como monitoração. Entretanto, é preciso destacar que a avaliação, obtida a partir deste monitoramento, é um elemento fundamental, cujo objetivo é contribuir para a melhoria contínua tanto do trabalho de assessoriacomo da entidade assessorada. É preciso ver o processo de assessoramento como um ciclo em contínuo movimento, e, nesse caso, contemplar as correções apontadas no processo de avaliação, retroalimentando o ciclo do plano, inicialmente, elaborado. Uma das funções de assessoria, conforme destaca Maia (2021), é gerar valor e resultados baseados na missão e objetivos da organização. Se a obtenção dos resultados alinhados à missão e à visão da organização representa um dos principais objetivos do processo 34 de assessoria executiva, também será a partir desta variável que se construirão os indicadores de avaliação do desempenho do trabalho realizado. O sucesso ao atingir os objetivos organizacionais determinados nos planos de ações, é reflexo do sucesso do plano de trabalho da própria assessoria. Uma questão fundamental, que deve ser levantada, envolve os indicadores de desempenho, ou seja, quais são as variáveis a serem contempladas no processo de avaliação do trabalho de assessoria? Para contribuir com esta reflexão, é preciso levar em conta que o processo avaliativo é feito a partir de registros de dados e informações, mas também pela observação das práticas operacionais. Por exemplo, Maia (2021) destaca que é a partir da prática, do treino, dos acertos e, inclusive dos erros, que as habilidades técnicas e comportamentais vão se tornando habituais, contribuindo para a maior velocidade, precisão e desenvoltura nas atividades de assessoria e secretariais. Sob esta perspectiva, a qualidade no emprego das habilidades técnicas influencia fortemente os resultados obtidos. As operações organizacionais, enquanto objeto da assessoria, são geradoras de informações, portanto, os indicadores de avaliação deverão ser escolhidos a partir dos resultados esperados em cada atividade operacional. 4. Gerenciamento estratégico das informações Sob a perspectiva da assessoria executiva voltada para a transformação do contexto, bem como para o apoio aos processos de decisões, está intrinsecamente relacionada com a viabilização da integração de três elementos fundamentais: pessoas, informações e processos. 35 Maia (2021) defende que o profissional de secretariado, na função de assessoria, é um facilitador no ambiente e contribui significativamente para o alcance dos objetivos organizacionais. As informações que permeiam as organizações, disseminadas em um processo contínuo de comunicação e realizado por meio de fluxos informacionais transversais, internos e externos, representam o principal subsídio para as decisões de seus executivos. Pode-se afirmar que os elementos caracterizadores de uma organização, sob diferentes perspectivas, estão presentes, entre outros, em seus artefatos informacionais, portanto, a gestão informacional, bem como dos suportes pelos quais elas são geradas, processadas, armazenadas e disseminadas, afeta diretamente a cultura e a imagem organizacionais. Nesse sentido, Oliveira (2021) defende que é preciso, primeiramente, conhecer o contexto, para, somente depois, selecionar, organizar, utilizar e armazenar as informações que transitam pelos fluxos informacionais nas organizações. O que tem a ver informações com assessoria executiva? Para responder essa questão, é preciso retomar o seguinte conceito: a assessoria executiva tem por função transformar os contextos nos quais atua, primando pela eficácia dos processos, integrando pessoas, informações e processos. Isso significa que as informações representam um dos objetos de trabalho do assessor executivo, uma vez que compreende um insumo fundamental para a eficácia do processo decisório em todos os níveis organizacionais. Entretanto, assim como ocorre com outras relações, a informacional também experimenta um processo contínuo de mudança. Albernaz (2011) traz destaque, por exemplo, às mudanças ocorridas na relação entre os profissionais da informação e os suportes informacionais. 36 Observa-se uma evolução nesta relação, ao identificar que os profissionais da área já sabem onde buscar a informação, além de dispor de técnicas que reduzem o tempo de busca e aumentam a eficácia das respostas. Embora pareça óbvio, é fundamental que os profissionais de assessoria executiva demonstrem suas competências e habilidades técnicas com o trato informacional dentro dos contextos organizacionais, como forma de validarem suas contribuições aos processos decisórios envolvendo os seus executivos. Maia (2021) considera ser fundamental que a organização saiba sobre a multiplicidade da formação secretarial, o que, necessariamente, exige boa comunicação amparado por uma gestão eficaz das informações relacionadas com as atividades propostas pela assessoria executiva. O domínio das técnicas relacionadas à geração, processamento, armazenamento e disseminação informacionais, é o elemento fundamental para o convencimento sobre a capacidade da assessoria executiva em, de fato, afetar positivamente os contextos nos quais é aplicada. Nesse sentido, são questões fundamentais o tipo e o uso das informações. Trata-se de informações técnicas operacionais? Estratégicas? Financeiras e contábeis? De recursos humanos? Jurídicas? De mercado? São informações próprias ou se referem a terceiros? Oliveira (2021) destaca, por exemplo, que é preciso considerar as variáveis que influenciam a geração de informações previamente ao processo de levantamento, seleção e categorização. Nesse sentido, o profissional de assessoria executiva tem sido considerado uma espécie de guardião das informações, principalmente das estratégicas, que, geralmente, fluem no nível das diretorias 37 executivas. Ao assessorar essas diretorias executivas, o profissional acaba por ter contato com inúmeras informações que podem afetar o futuro da organização. Albernaz (2011) ilustra bem essa situação ao explicar o uso da expressão gatekeeper, que, em uma tradução livre, pode representar os termos guardião ou controlador de acesso. Essa expressão tem sido utilizada no contexto da profissão de secretariado para representar sua relação com elementos estratégicos, envolvendo: comunicação, ligação, intermediação, auxílio e adaptação no contexto, de forma a contribuir para a disseminação adequada e o uso eficaz das informações dentro da organização. Em suma, pode-se afirmar que as informações estratégicas, aquelas que afetam as decisões e a existência das organizações, representam um insumo fundamental para o trabalho de assessoria executiva. Referências ALBERNAZ, C. O secretário executivo como gatekeeper da informação. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)., Brasília: Universidade de Brasília, 2011. BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurídicos. Lei n. 7.377, de 30 de setembro de 1985. Brasília, 1985. Disponível em: http://www. planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm. Acesso em: 24 abril. 2023. MAIA, K. dos S. Desmistificando o profissional de secretariado e conhecendo suas potencialidades. Fortaleza Autora, 2021. MAIA, F. L.; OLIVEIRA, V. S. de. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Curitiba: InterSaberes, 2015. OLIVEIRA, V. S. de. Assessoria executiva. Curitiba: Contentus, 2021. Disponível em: https://plataforma.bvirtual.com.br/Leitor/Publicacao/192959/pdf/0. Acesso em: 24 abr. 2023. VALERIANO, D. L. Gerenciamento estratégico e administração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7377.htm https://plataforma.bvirtual.com.br/Leitor/Publicacao/192959/pdf/0 38 VEIGA, D. R. Guia de secretariado: técnicas e comportamento. São Paulo: Saraiva, 2009.Disponível em: https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/ books/9788536518701/. Acesso em: 24 abr. 2023. https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788536518701/ https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788536518701/ 39 A implementação estratégica na assessoria executivaAutoria: Regis Garcia Leitura crítica: Eduardo Edilson Gonçalves dos Santos Objetivos • Conceituar e discutir a implementação e a gestão estratégicas no âmbito da assessoria executiva. • Discutir a gestão da qualidade do trabalho de assessoria. • Compreender o papel e a ética profissional na assessoria executiva. • Compreender as funções e implicações do marketing estratégico no contexto das organizações. 40 1. Implementação e gestão estratégicas É comum ouvir a afirmação de que a maior parte dos problemas das organizações, principalmente das empresas, não reside em suas estratégias, mas na dificuldade de executá-las de forma eficaz. Provavelmente, você estabeleceu algumas estratégias, em algum momento, em alguma área de sua vida. Você pode ter criado planos e estratégias, por exemplo, para uma competição ou para um regime alimentar; talvez para a inserção da atividade física em seu dia a dia, e talvez um plano de poupança, ou de investimento visando criar uma reserva financeira. Tanto na vida pessoal, como na convivência profissional, em ambientes corporativos, observa-se uma série de oportunidades de estabelecer planos que visam determinados objetivos, constituindo-se em um processo contínuo de planejamento e execução. Como garantir então que aquilo que foi planejado ocorra na prática e atinja os objetivos almejados? Uma dica: a palavra executivo significa aquele que executa, então, certamente a eficácia na implementação estratégica passará necessariamente pela área executiva da organização. Nesse mesmo sentido, se a assessoria executiva está envolvida com o planejamento e a integração de pessoas, recursos e processos na execução das atividades organizacionais, então, o assessor executivo se torna corresponsável pela implementação da estratégia na organização. Vale ressaltar que os papéis estratégicos de implementação são exercidos tanto pela alta administração, como também pela média gerência das organizações. A palavra adequada para representar esta relação é sinergia. 41 Embora, conforme Machado, Bernardes e Vaz (2022), durante muito tempo, a implementação estratégica tenha sido atribuída ao CEO (sigla que significa diretor executivo, ou presidente da empresa), ao conselho de administração e a outros membros dos altos escalões, a realidade é outra. Como as empresas evoluíram para uma estrutura menos burocrática e hierarquizada ao longo do tempo, os níveis hierárquicos foram reduzidos, aumentando a proximidade entre quem comanda e os comandados. Não há uma implementação estratégica organizacional eficaz, sem que haja uma gestão eficaz das relações humanas intraorganizacionais. Um outro aspecto que deve ser levado em consideração, envolve o alinhamento entre a promoção e a execução dos planos estratégicos. Nesse caso, algo que se realiza a partir de uma comunicação fluida e assertiva. O processo de implementação estratégica exige que todos os indivíduos envolvidos compreendam o que a organização espera deles e, no mesmo sentido, qual o objetivo de cada ação é confiada. A partir do momento em que os indivíduos compreendem o plano, diminuem as resistências e facilitam a divisão das tarefas e a execução da estratégia. O processo de comunicação, no entanto, envolve relações humanas e, por isso, está sujeito a diferentes abordagens para diferentes indivíduos e grupos, mas, sobretudo, deve fluir a partir do exemplo da própria administração. Machado, Bernardes e Vaz (2022) afirmam que o bom relacionamento entre a alta administração e os demais níveis organizacionais é um dos promotores de uma melhor compreensão, e, por sua vez, do aumento do comprometimento dos indivíduos sobre os esforços necessários à implementação da estratégia. 42 Uma vez garantidas as bases fundamentais, o processo de implementação (do que foi planejado) torna-se algo mais natural, reduzindo a pressão sobre os responsáveis pelas ações (necessárias à execução). Essas demandas fortalecem a necessidade de que o assessor executivo adeque-se ao perfil de integradores e facilitadores. Segundo Machado, Bernardes e Vaz (2022), são alguns dos elementos fundamentais para a eficácia da implementação: • Narrativas que permitam comunicar a lógica do pensamento estratégico. • Contextualização, que seja capaz de relacionar a estratégia e os vários contextos de trabalho vivenciados na organização. • Alocação de recursos, inclusive, quando necessário, permitindo mudanças nas atividades diárias de trabalho. • Respeito aos valores das atividades cotidianas. O assessor executivo, na condição de integradores e facilitadores, dentro do contexto organizacional, amparados por suas competências e habilidades, podem sistematizar suas ações baseadas no objetivo específico da implementação estratégica. Não existe uma receita específica para isso, todavia, alguns elementos podem ser considerados como estratégicos e fundamentais. Entre os principais elementos, Machado, Bernardes e Vaz (2022) destacam: • Sintetização das informações, que está diretamente relacionada com a forma pela qual os gestores traduzem os acontecimentos internos e externos, fornecem dados, interpretam, avaliam e transmitem as informações, para os escalões mais elevados. 43 • Flexibilização dos arranjos organizacionais em prol da adaptabilidade dos indivíduos e da estrutura organizacional à estratégia. • Experimentação e desenvolvimento criativo de novas atividades de trabalho. • Defesa fundamentada das alternativas de solução. Uma vez implementada a estratégia, portanto, na fase de execução, surgem novas demandas derivadas dos demais processos administrativos, como é o caso do controle e da avaliação de desempenho. 2. A gestão da qualidade Você, provavelmente, já ouviu uma das frases, frequentemente, utilizadas pelos mais experientes, que diz que falar é fácil, o difícil é fazer. Em se tratando da complexidade da gestão organizacional, a significação dessa expressão não deve ser ignorada ou desprezada. Controlar a qualidade significa verificar se os resultados das ações estão de acordo com determinado padrão previamente estabelecido. Todavia, não apenas o fim, mas também o meio deve ser objeto de controle de qualidade. Valeriano (2021) aponta o monitoramento e avaliação, que compreende a comparação entre o planejado e o realizado como uma estratégia. O autor destaca que é por esses processos que se torna possível, por exemplo, identificar os desvios e encontrar alternativas de correção. Para que os resultados de uma ação tenham qualidade, é preciso que a própria ação ocorra dentro de determinados padrões. O contínuo 44 acompanhamento dos processos organizacionais, é um dos métodos mais eficientes de controle de qualidade, para, por exemplo: 1. O resultado esperado de uma garrafa pet de alta qualidade (límpida, com bom acabamento, resistente à pressão e com boa vedação). 2. É preciso que a pré-forma seja também de alta qualidade. 3. Também é preciso que a injetora seja de alta qualidade. 4. Que a injetora esteja devidamente regulada. 5. O que somente é possível, se o operador for qualificado. 6. Tudo isso depende da forma como os gestores compreendem o papel da organização no mercado e encaram suas responsabilidades. Ao refletir sobre esses seis pontos, percebe-se que algo é comum, ou seja, um depende do outro e, assim, sucessivamente. Essa ilustração permite compreender o quanto o controle de qualidade é dependente do processo de acompanhamento de todas as etapas de cada processo. Sem o cumprimento dos requisitos de avaliação em uma fase, torna-se improvável que os produtos ou os serviços gerados na próxima etapa tenham a qualidade esperada e, assim, sucessivamente. Como o assessor pode controlar a qualidade da execução estratégica? Basicamente ,criando ou aplicando controles já existentes nos quais tenha de um lado os requisitos para o julgamento e de outros indicadores gerados pelas atividades organizacionais. Antes, porém, é precisolevar em consideração que o controle de qualidade só é eficaz se for comunicado aos envolvidos de forma a gerar mudanças que enriqueçam o envolvimento, o comportamento e o cuidado com os requisitos que fazem parte do processo avaliativo. Daí 45 a importância de uma ferramenta de gestão aparentemente simples, mas que, na prática, representa um enorme desafio: o feedback (parecer, retorno). Como o processo de avaliação da qualidade deriva de julgamentos, alguns de ordem subjetiva, o feedback precisa ser assertivo e realizado com cuidado. Geralmente, a avaliação da qualidade está centrada em benefícios, em resultados ou em efeitos, o que pode gerar diferentes interpretações tanto de qual avalia como, principalmente, de quem é avaliado. É preciso um cuidado especial ao emitir um parecer e dar um retorno sobre uma atividade a seu executor. A forma inadequada pode gerar uma confusão sobre a destinação da crítica. Por exemplo, o avaliado pode entendê-la como algo pessoal, o que gerará conflito e instabilidade no ambiente de trabalho. Por isso, recomenda-se que a comunicação do processo seja feita previamente. Sugere-se que os requisitos avaliativos sejam apresentados e discutidos até que todos os envolvidos estejam cientes e declarem, preferencialmente de forma verbal, ter o conhecimento necessário sobre o que se espera deles. A avaliação é um processo que envolve uma questão de valor, e não de preço, ou seja, nem sempre é possível quantificar um requisito de qualidade. Ao envolver alguns critérios subjetivos, pode-se dizer que a avaliação da qualidade tem sempre uma questão de relatividade envolvida, dificultando tanto o julgamento como o feedback, que é o desafio da assessoria executiva. Para ilustrar essa dificuldade, pense na seguinte situação: você foi convidado(a) por alguém para almoçar em um novo restaurante na cidade onde reside. Lá, pediram um prato típico, cujo serviço envolveu toda uma dinâmica e ritual, como, por exemplo, a flambagem do alimento realizada na hora de servir e, na frente do cliente, um drink servido dentro de um abacaxi e montado como um show, com 46 malabarismos e performance do barman etc. Certamente, para você e seu acompanhante tenha sido uma experiência inesquecível, mas considere que todo o ritual e performance tenha levado certo tempo e chamado a atenção de todos que estavam à sua volta. Será que a percepção de valor desse serviço é a mesma para todos aqueles que frequentam o restaurante? Certamente, não. Assim como existem pessoas cujo perfil não combina com esse tipo de atendimento, existem aqueles que não apenas gostam, mas tornam-se fãs. Paladini e Bridi (2013) explicam que a qualidade, sendo sobre bens tangíveis ou não, corresponde à satisfação daquele que consome os bens ou contrata os serviços, ou seja, compreende certo nível de subjetividade. Essa característica se estende aos processos avaliativos intraorganizacionais, afinal, envolvem pessoas com diferentes perfis e formações. No caso da assessoria executiva, que é um serviço, a avaliação da qualidade contempla alguns aspectos processuais específicos. Alguns indicadores para a avaliação de serviços são, inclusive, não financeiros, como, por exemplo, a satisfação do contratante. Paladini e Bridi (2013) destacam que o processo de avaliação de serviços requer procedimentos próprios. Em síntese, avaliar o serviço de assessoria compreende tanto a comparação das ações executadas com aquelas presentes no plano de trabalho, como também a análise dos resultados gerados por estas ações. É preciso checar se os resultados alcançados atendem ao nível de qualidade previamente estabelecido pela assessora, assessor e o contratante. A satisfação do contratante do serviço, independentemente do processo avaliativo, é sempre o principal objetivo. 47 Podemos utilizar, por exemplo, a ferramenta 5W2H como um processo de avaliação dos resultados e o objetivo da empresa, essa atividade de realizar um checklist (checagem, conferência) administrativo que guia, por meio de algumas perguntas específicas, consequentemente, conseguimos mensurar os resultados de todos os setores e pessoas/ funcionários envolvidos com o processo da organização. Como este método envolve responder, já no processo de planejamento, existem questões importantes, como: o quê? Por quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Esses mesmos parâmetros poderão servir ao processo avaliativo. Assim, realizamos um feedback assertivo, avaliando os resultados das atividades e funções de todos envolvidos com o objetivo da empresa. Mesmo com os relatórios contendo os indicadores de qualidade, é preciso levar em consideração, no processo avaliativo, o envolvimento tanto do avaliador como do avaliado. Segundo Paladini e Bridi (2013), a presença física do usuário do serviço é uma das características específicas de seu processo avaliativo. É por isso que a avaliação da qualidade dos serviços contempla duas perspectivas: i) o processo; e ii) o resultado. Para que a avaliação da qualidade seja realizada de forma a contribuir para as melhorias dos processos, o primeiro passo a ser dado, pelo avaliador, é estabelecer de forma segura e, com muita clareza, os indicadores de desempenho que serão utilizados, tanto quantitativos, como os qualitativos. Paladini e Bridi (2013) discutem a necessidade do estabelecimento de ferramentas e critérios seguros para o processo avaliativo. Os indicadores quantitativos são aqueles que contam com parâmetros numéricos, como, por exemplo, os indicadores financeiros: faturamento gerado; percentual dos custos dos serviços prestados; margem de lucro; 48 rentabilidade do capital investido; crescimento das vendas; entre outros. Os indicadores qualitativos são aqueles que buscam captar a percepção dos beneficiados pelo serviço prestado. Geralmente, envolvem pesquisas de opinião e têm como finalidade estabelecer uma visão mais ampla sobre algo. Entre os métodos utilizados, podem ser citados: a pesquisa de satisfação; o benchmarking (levantamento das boas práticas utilizadas pela concorrência); cliente oculto; canais de comunicação da empresa; entre outros. Além do processo avaliativo, a postura do profissional da assessora ou assessor executivo influencia os resultados obtidos, tanto dos serviços prestados, como da própria organização assessorada. A postura profissional pode ser um elemento contributivo ou, ao contrário, um fator de restrição ao bom desenvolvimento dos trabalhos, o que impacta igualmente na eficácia da solução dos problemas organizacionais. É nesse sentido que a ética está presente, não apenas na assessoria executiva, mas na atuação profissional em todas as áreas do conhecimento humano. 3. O papel e a ética profissional Considerando que o profissional de assessoria executiva integra as principais atividades desenvolvidas no nível estratégico da organização, atuando como facilitador e tendo como um de seus objetivos a transformação do meio no qual atua, sua conduta precisa ser ética e ilibada. O profissional de secretariado, independentemente da atividade que estiver desempenhando, deve cumprir integralmente o código de ética da profissão, cabe a ele desenvolver esforços que contribuam para isso. 49 Embora devesse ser algo implícito em todas as atividades profissionais, as normas de conduta, geralmente, são expressas em códigos de ética. Conforme o Código de Ética do Profissional de Secretariado, disponível em Fenassec (2023), é atribuição e responsabilidade do profissional: • Zelar pelo prestígio e agir com responsabilidade no exercício da profissão de secretariado. • Tratar a profissão como um bem nobre. • Contribuir, por meio de seu próprio exemplo, para elevar a categoria. • Ter como premissa a obediência aos preceitos morais e legais. Como é possível observar, a maior parte das normas de conduta do profissional de secretariado envolve o respeito às normas e a preocupação em manter a percepção positivasobre a profissão. Nesse sentido, é dever do profissional servir como um exemplo positivo de uma atuação profissional que contribua para a melhoria de pessoas e ambientes. É no capítulo III, do Código de Ética, que se encontram os deveres do profissional, conforme se pode ver em Fenassec (2023). Um dos principais pontos trazidos neste capítulo III, se refere ao direcionamento da atividade profissional para o bem da verdade, da moral e da ética e combater o exercício ilegal da profissão. O sigilo profissional também é um dos pontos fundamentais da atividade de secretariado e assessoria executiva. Ao exercer a gestão de informações sensíveis de apoio ao processo decisório, o assessor se torna responsável por garantir que sejam mantidas em absoluto sigilo. O cuidado com a segurança das informações, muitas delas de caráter estratégico, faz parte das responsabilidades profissionais do secretário, 50 principalmente, quando atua na assessoria executiva. Da mesma forma pela qual é responsável pelo sigilo informacional, o profissional de secretariado não deve assinar documentos que possam comprometê-lo, seja individualmente ou à própria categoria profissional. Para que haja com ética, o profissional de assessoria executiva precisa conhecer não apenas seu próprio código, mas também as normas que orientam as atividades da organização na qual ele está atuando. Isso significa que agir com ética envolve atender, tanto as normas da profissão, como aquelas estabelecidas para o convívio nos contextos organizacionais, que, geralmente, refletem os valores e a própria cultura da organização. O comportamento ético faz parte da atuação de todos que integram a organização, além disso, é importante que haja coesão entre o discurso e a prática, sustentada por um íntegro processo de comunicação. Uma das formas pelas quais a missão, a visão e os valores organizacionais são publicizados, é pela via das ações de marketing. 4. Marketing estratégico Considera-se como marketing estratégico aquele voltado para comunicar informações que contribuam para a execução da estratégia organizacional. Por exemplo, a estratégia da organização está sustentada no pilar da inovação tecnológica, como é o caso do uso de inteligência artificial, a área de marketing procurará centrar esforços em apresentar esse diferencial em todas as peças publicitárias, mas também nas comunicações internas da organização. Tão importante quanto o marketing voltado para o público externo, o endomarketing é um elemento fundamental para garantir 51 o engajamento e a dedicação de todos em prol dos objetivos organizacionais. A maior parte das ações de marketing tem como foco as vendas, todavia, existem outras ações que o marketing estratégico precisa desenvolver e que não necessariamente dizem respeito à comercialização de produtos e serviços. A comunicação dos valores da organização, a manutenção de um processo comunicacional eficaz, os destaques sobre suas conquistas, e a divulgação das diretrizes estratégicas que orientarão as ações organizacionais são alguns dos exemplos das ações estratégicas de marketing. Um outro ponto de atenção é levantado por Valeriano (2021). Segundo o autor, também merece atenção a integração dos níveis gerenciais. Embora a gestão de marketing, por exemplo, faz parte das atividades das gerências, é preciso considerar outros níveis organizacionais, como, aqueles designados para administrar e gerir. O marketing estratégico tem como finalidade o alinhamento entre pessoas, setores, níveis hierárquicos, todo o aparato de propaganda e publicidade, e demais recursos, de forma que todos eles respondam prioritariamente ao planejamento estratégico da organização. Como exemplo, considere que você recebeu uma demanda de publicização do lançamento de um novo produto. Essa é uma ação voltada basicamente para a geração de vendas, para levar o produto ao conhecimento do mercado no qual estão os potenciais compradores. É uma típica ação de marketing. Agora, considere que na missão da empresa consta a afirmação que de que a empresa tem como um de seus valores organizacionais, a sustentabilidade. Se a sustentabilidade é um valor para a empresa, certamente em seu planejamento estratégico há a inclusão do tema na forma de projetos, de objetivos e de metas, portanto, como um objetivo 52 estratégico. Se está sendo lançado um novo produto, quais as chances de que tenha características de construção e uso sustentáveis? Parece evidente que a sustentabilidade, como um valor organizacional, estará presente em todas as ações da organização, portanto, o marketing estratégico será aquele que evidenciará, a partir da utilização dos recursos disponíveis, os diferenciais do produto relacionados com a estratégia criada pela empresa. Profissionais que tenham uma visão estratégica são capazes de traduzir adequadamente a estratégia da organização em suas práticas. Um dos objetivos do marketing é contribuir para o crescimento das organizações e o reconhecimento de suas marcas pelo mercado. O alinhamento dos recursos de marketing com a estratégia organizacional contribui para que não ocorram ações dispersas e desconexas, que acabam gerando retrabalho e o aumento dos custos da organização. O marketing estratégico se utilizará, principalmente, dos recursos comunicacionais para garantir a compreensão da estratégia tanto pelo público externo como pelo público interno da organização. No mesmo sentido, quando as ações de marketing estão alinhadas com a estratégia organizacional, há a ampliação da previsibilidade. A redução da incerteza no contexto organizacional é um fator importante para o aumento da eficácia no planejamento, na execução e no controle organizacionais. Compreendem etapas do marketing estratégico: • O estudo e a compreensão da estratégia organizacional. • O estudo e a compreensão da missão e visão organizacionais. • Identificação dos objetivos estratégicos de longo prazo. 53 • Segmentação em objetivos de médio e de curto prazos. • Diagnóstico sobre os recursos necessários. • Diagnóstico sobre os recursos disponíveis. • Elaboração dos planos de trabalho alinhados à estratégia. • Execução das ações contidas nos planos de trabalho. • Controle a avaliação das ações, analisando, além da sua qualidade, a sinergia com os objetivos estratégicos da organização. Nas ações apresentadas, observa-se um caminho a ser percorrido pelo marketing que se inicia na estratégia, passa pelos planos de ações e culmina na execução destas ações em prol dos objetivos estratégicos. O que o marketing estratégico produz em última análise, é a oportunidade de revisitação à estratégia em cada ciclo operacional, o que contribui para uma contínua identificação de problemas e busca de soluções. Referências FENASSEC. Código de Ética do Profissional do Secretariado. Disponível em: https://fenassec.com.br/site/b_osecretariado_codigo_etica. html#:~:text=Publicado%20no%20Di%C3%A1rio%20Oficial%20da%20 Uni%C3%A3o%20de%207%20de%20julho%20de%201989.&text=Art.,termos%20 da%20lei%20em%20vigor.Acesso em: 24 abr. 2023. MACHADO, L. A.; BERNARDES; M. E. B.; VAZ, S. L. Evolução do relacionamento entre alta administração e média gerência em um processo de implementação estratégica no contexto da crise da COVID-19. Rev. Ibero-Am. de Est. (RIAE); Iberoamerican Journal of Strategic Management (IJSM), São Paulo, v. 21, Special Issue, p. 1-26, e21448, 2022. Disponível em: https://bityli.com/AW7cH0. Acesso em: 24 abr. 2023. PALADINI, E. P.; BRIDI, E. Gestão e avaliação da qualidade em serviços para organizações competitivas: estratégias básicas e o cliente misterioso. São Paulo: https://fenassec.com.br/site/b_osecretariado_codigo_etica.html#:~:text=Publicado%20no%20Di%C3%A1rio% https://fenassec.com.br/site/b_osecretariado_codigo_etica.html#:~:text=Publicado%20no%20Di%C3%A1rio% https://fenassec.com.br/site/b_osecretariado_codigo_etica.html#:~:text=Publicado%20no%20Di%C3%A1rio% https://fenassec.com.br/site/b_osecretariado_codigo_etica.html#:~:text=Publicado%20no%20Di%C3%A1rio%