Roteiro Diagnóstico Gestão de Documentos

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carlos ernesto leon cornivell
 
roteiro diagnóstico 
gestão de documentos e arquivos
EMPRESA MOBILCOM
Disciplina: ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS
Professor: Elias Rocha
LONDRINA
2021
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho visa apresentar um roteiro inicial para a fase de diagnostico como parte da Situação de Aprendizagem 1 (Fase 1) da Unidade 1 (Organização e Controle de Documentos) no Curso Assistente Administrativo do SENAI Londrina. 
O objetivo principal é a aplicação dos conteúdos, visando unir teoria e prática, a partir de uma situação problema hipotética da MOBILCOM. A empresa está justamente precisando melhorar seus processos documentares e de arquivo assim como construir o roteiro inicial de diagnóstico.
 
2 DESENVOLVIMENTO
	Seguindo o estabelecido no livro Organização e Controle de Documentos (SENAI, 2013) e por Rocha (2019) podemos propor o seguinte ROTEIRO DIAGNOSTICO para avaliar a gestão documental da MOBILCOM e posteriormente formular uma proposta de organização e gestão dos documentos:
1. Identificar, classificar e higienizar os documentos. Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Verificar se há muitos arquivos em papel, se estão arrumados, limpos e organizados em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por algum critério ou outras informações relevantes. Sob hipótese nenhuma se deve dispensar a organização dos elementos físicos. (Rocha).
2. Verificar a existência de uma tabela de temporalidade que determine as políticas de retenção dos documentos em cada um dos arquivos (corrente, intermediário e histórico) e que indique claramente o momento em que os documentos devem ser excluídos ou transferidos entre os diferentes arquivos ou destinados ou destinados para a remoção após cumprido o período determinado por a tabela.
3. Constatar a existência de algum sistema de gestão documental que inicie com um protocolo e implique algum tipo de organização no recebimento, classificação, registro, controle e expedição de documentos. 
4. Determinar se o acervo documental está organizado seguindo algum critério. É de muita importância verificar se existe algum plano de classificação com pastas separadas, ordenadas por cores ou alfabeticamente, tanto em formato físico quanto em formato digital.
5. Avaliar se existe algum instrumento ou organização que facilite a pesquisa de documentos. Elementos como ficheiros, etiquetas em gavetas, pastas, caixas dão uma estrutura ao acervo documental e permitem uma pesquisa mais eficiente. 
6. Identificar se existe alguma classificação ou tratamento diferencial por tipologia de documentos, no caso dos documentos impressos, microfilmes, CDs, documentos eletrônicos.
7. Verificar se a empresa dispõe de algum sistema de automação eletrônica para a gestão de documentos. É de suma importância constatar a segurança desse sistema e a sua efetividade em termos da velocidade e recuperação de documentos. Devem se ter impressas listagens dos documentos, identificando sua localização em caso de eventuais problemas com o sistema.
8. Constatar se existe um sistema de padronização dos documentos, que implique uma estrutura predefinida do cabeçalho de todos os documentos da empresa.
9. Reavaliar o acervo documental existente, determinado se existem documentos duplicados, se tem uma necessidade real de criar determinados documentos e se existem documentos em circulação que não são mais utilizados, que já não tem más valor, e precisam de ser eliminados.
10. Verificar a existência de material e mobiliário apropriado como caixas para armazenar os documentos, pastas, pastas suspensas, estantes fixos e deslizantes, etc. E muito importante a identificação de matérias amontoados, bagunçados e amarrados que atrapalhem o sistema de gestão documental.
11. Avaliar o espaço físico utilizado para conservação e guarda da documentação. As condições físicas como temperatura, humidade relativa, iluminação são fatores importantes a considerar. Devem formular-se as perguntas: Onde são guardados os documentos após o tempo estabelecido na tabela? Qual a forma de acondiciona-los?
12. Determinar se existem pessoas responsáveis por a documentação. Quem é o responsável e por qual documento? Qual é a periodicidade da revisão de cada documento e quem será responsável por ela? O qué será feito com a versão anterior? 
3 CONCLUSOES 
Os diferentes elementos que compõem a lista precedente configuram um verdadeiro check list para um diagnóstico apropriado da gestão documental atual da empresa. Deve iniciar por uma avaliação a fundo do sistema de gestão atual, da existência de uma tabela de temporalidade e considerar fatores tão diversos como a existência de sistemas automatizados, a disposição física e os responsáveis da própria gestão do acervo documental. A partir daí, se definirá uma segunda fase da intervenção que considere o desenho de um fluxograma padrão de um sistema eficiente para uma organização e controle da documentação na MOBILCOM. 
 
REFERÊNCIAS
Serviço Nacional de Aprendizagem Industria. (SENAI) – ORGANIZAÇAO E CONTROLE DE DOCUMENTOS. Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília, Serie Gestão, 2013.
ROCHA, Mateus. Gestão de Documentos: 12 Dicas para Organizar Documentacões. 2019. Disponível em: <https://arquivar.com.br/blog/gestao-de-documentos-dicas-para-organizar/.>. Acesso em 21 out. 2021.
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