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WBA0198_v2.0 Auditoria e Controles Internos Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Metodologias de Auditoria Bloco 1 Veruska Evanir Pereira Metodologias de emprego da Auditoria Há vários tipos de auditorias: auditoria de custos, auditoria fiscal, auditoria gerencial, auditoria interna, auditoria interna de compliance, auditoria interna de bens patrimoniais, auditoria interna de estoque, auditoria operacional, entre outras. Porém, embora cada uma delas tenha sua especificidade de tema, as metodologias, ou seja, os caminhos para uma boa auditoria, seguem praticamente o mesmo rito. O Plano de Auditoria e o Planejamento e Execução da Auditoria Plano anual de Auditoria Interna Planejamento do Trabalho • Memorando. • Levantamento do processo. • Objetivo, escopo, equipe. • Riscos, controle. Programa de Auditoria • Definição dos procedimentos de auditoria. • Testes de controle e testes substantivos. Metodologias de emprego da Auditoria Plano de Auditoria O Plano de Auditoria, ou Plano de Trabalho de Auditoria, deve ser o primeiro documento a ser elaborado, contendo: • Periodicidade (ciclos), sendo geralmente um período de 12 meses, mas pode ocorrer em períodos menores. • O plano deve conter quais serão os processos e as atividades e os programas que serão avaliados quanto a suas conformidades ou seu desempenho, com base em uma visão de riscos, ou seja, aqueles que oferecem maior risco de não atingir os objetivos estratégicos da organização. A auditoria será sempre por amostragem e nunca cobrirá 100% do assunto, pois os recursos são muitas vezes limitados pelas horas disponíveis e pelo orçamento destinado à atividade. Planejamento e Execução de Auditoria • Elaboração da declaração de planejamento: objetivos e escopo de Auditoria. • Compreensão do objeto sob avaliação: obtenção de informações sobre o objeto: entrevistas que sejam registradas em narrativas ou em gráficos (fluxogramas). Construção de duas matrizes: • Desenvolvimento do Programa de trabalho de Auditoria: procedimentos, técnicas e testes de auditoria. Tecnologia da Informação; riscos inerentes; fraudes etc. Matriz de Risco Identificação de todos os controles existentes Matriz de Controle Interno Execução ou trabalho de campo Programa de Trabalho de Auditoria Aplicação de Procedimentos e Técnicas Coletar evidências e Formalizar Objetivos de Auditoria Memorando do trabalho de Auditoria Matriz de Achados Esquema de execução de trabalho de campo Comunicação dos resultados Os resultados serão organizados e registrados no Relatório de Auditoria, que são divididos em três partes fundamentais: • Parecer de Auditoria: é o documento no qual o auditor expressa sua opinião, de forma clara, objetiva e assertiva, sobre as demonstrações contábeis ou outras demonstrações objetivadas no escopo, quanto ao adequado atendimento, ou não, de todos os pontos relevantes dos temas analisados. • Sumário Executivo: nesta parte do documento, é construída a narrativa sobre o planejamento, a execução e os achados (conformidades e não conformidades) de forma clara e muito objetiva. • Recomendações para melhoria: depois de relatadas todas as etapas, os achados importantes e suas conclusões, chega o momento de o auditor sugerir suas recomendações de melhoria, se houver. Plano de Ação Uma auditoria só pode ser considerada finalizada depois que todos os planos de ação previamente acordados forem finalizados. Porém, esta não é uma realidade em todas as organizações. Muitas auditorias não geram planos de ação ou geram planos de ação deficitários, ocasionando logo de cara uma nova não conformidade em uma auditoria posterior. Com o plano de ação e sua implementação, de fato os resultados advindos do trabalho de auditoria são concretizados. Pense nisso! Execução e acompanhamento Execução e aplicação do Programa de Auditoria Relatório de Auditoria Acompanhamento das Recomendações PAPÉIS DE TRABALHO Resumo da Metodologia Execução e aplicação do Programa de Auditoria Relatório de Auditoria Acompanhamen to das Recomendações PAPÉIS DE TRABALHO Plano anual de Auditoria Interna Planejamento do Trabalho • Memorando. • Levantamento do processo. • Objetivo, escopo, equipe. • Riscos, controle. Programa de Auditoria • Definição dos procedimentos de auditoria. • Testes de controle e testes substantivos. Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Papéis de Trabalho: Objetivos e Técnicas Bloco 2 Veruska Evanir Pereira Papéis de Trabalho de Auditoria De acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas, o auditor deve obter elementos comprobatórios suficientes (evidências) com o propósito de apoiar seu parecer sobre as demonstrações auditadas/examinadas. NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis: 11.1.3 – PAPÉIS DE TRABALHO 11.1.3.1 – Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e apontamentos com informações e provas coligidas pelo auditor, preparados de forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião. 11.1.3.2 – Os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor, responsável por sua guarda e sigilo. (PORTAL DE CONTABILIDADE, [s.d.]) Principais objetivos Tabela 1 – Principais objetivos dos papéis de trabalho de auditoria Atender às normas de auditoria geralmente aceitas Acumular as provas necessárias para suportar o parecer do auditor Auxiliar o auditor durante a execução de seu trabalho Facilitar a revisão por parte do auditor responsável, para que ele se assegure de que o serviço foi efetuado de forma correta Servir como base para á avaliação dos auditores Ajudar no trabalho da próxima auditoria (um conjunto de papéis de trabalho bem-preparados serve de guia na auditoria do outro exercício social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente) Representar na Justiça (no caso de ser movida uma ação contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidências do trabalho executado Fonte: elaborada pela autora. Auditor e Papéis de Trabalho Fonte: kbeis/iStock.com. Revela seus diferentes níveis de conhecimento específico, bom senso, imaginação, capacidade de comunicação (clareza, objetividade e organização). Figura 1 – Auditor Figura 2 – Papéis de trabalho Fonte: kbeis/iStock.com. Papéis de Trabalho de máxima utilidade • Fazer um trabalho completo sobre os dados necessários. • Organizar e arquivar os papéis de maneira a facilitar sua referenciação para uma rápida identificação por aqueles que necessitem (diretores, gerentes, supervisores de auditoria). Papel de Trabalho completo Reflete fidedignamente todos os dados e informações observadas nos documentos e registros em conjunto com os métodos e as técnicas de verificação aplicados e todas as outras evidências necessárias para a construção do relatório de auditoria. Papel de Trabalho completo Devem ser incluídas tantas notas e explicações suficientes que indiquem claramente o caminho feito pelo auditor; suas motivações para aplicar e seguir certos procedimentos; suas opiniões sobre os dados avaliados; a adequação dos controles internos; e a competência dos profissionais responsáveis pelas operações ou pelos registros sob revisão. De fato, é um trabalho muito meticuloso. Tipos de Papéis de Trabalho • O Programa de Auditoria é um tipo de papel de trabalho. • Geralmente, as empresas de auditoria têm um formulário padrão a ser preenchido pelos auditores, abarcando as mais diversas demonstrações financeiras, o que facilita muito o trabalho do auditor. • A depender do nível de complexidade da empresa auditada, é possível que haja procedimentos no programa de auditoria que não sejam aplicáveis (e aí deve haver a menção de “não aplicável”) ou outros que não estejam descritos,devendo ser aplicados em circunstâncias particulares. Programa de Auditoria Esboço gráfico de um programa de auditoria Fonte: adaptada de Almeida (2019, p.83). Figura 3 – Programa de Auditoria – Modelo Outros tipos de Papéis de Trabalho Cartas de confirmação de terceiros • Contas-correntes bancárias. • Aplicações financeiras. • Contas a receber. • Estoques. • Investimentos e imobilizados em poder de terceiros. • Seguros. • Fornecedores a pagar. • Empréstimos a pagar. • Advogados. Outros tipos de Papéis de Trabalho Cópias de documentos importantes • Estatuto social. • Contratos. • Manuais de procedimentos internos. • Atas de reuniões de acionistas. • Conselhos de administração. • Conselhos fiscais e diretora. • Carta de representação da administração. Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Técnicas, Natureza e Revisão Bloco 3 Veruska Evanir Pereira Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho Cada papel deve ser devidamente identificado, e o cabeçalho deve incluir o nome da empresa (ou área auditada), a descrição da informação apresentada e o período coberto pela auditoria. Cada papel de trabalho deve ser identificado com o nome ou as iniciais de quem o preparou e revisou. Papéis separados devem ser usados para cada tópico. Qualquer informação de valor significativo para inclusão nos papéis de trabalho merece uma folha com cabeçalho descritivo. Somente um lado da folha é usado. Identificação completa e específica das contas analisadas, dos empregados entrevistados e dos documentos examinados. Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho Todos os papéis de trabalho devem ser referenciados (codificados) em relação ao papel de trabalho das demonstrações verificadas. A extensão e o escopo de teste devem ser claramente indicados em cada fase da auditoria em que este procedimento é explicado. A fonte de dado apresentado em cada papel de trabalho deve ser claramente identificada. Papéis de trabalho devem ser guardados a qualquer tempo. Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho A fim de evitar explicações adicionais, é de grande utilidade o uso de marcas coloridas (desenhos/tiques/marcas) na identificação e evidenciação dos procedimentos seguidos na preparação de papéis de trabalho. Recomenda-se que os papéis de trabalho manuais sejam registrados inicialmente a lápis, a fim de que, se houver necessidade de alteração durante a auditoria, o processo de revisão seja facilitado. No caso de registros eletrônicos, cuidado especial ao concatenar planilhas e guias. Papéis de trabalho refeitos são considerados evidência de ineficiência e planejamento inadequado. O auditor também pode utilizar notas para dar explicações pertinentes dos papéis de trabalho. Devem constar nos papéis de trabalho apenas os registros necessários, com redação clara e sucinta. Natureza dos Papéis de Trabalho Correntes São utilizados em apenas um ano social Caixa e bancos; contas a receber, estoques, aplicações financeiras; investimentos; imobilizado; intangível; contas a pagar; Imposto de Renda; provisões; patrimônio líquido; receitas e despesas; revisão analítica; demonstrações financeiras; questionário de controle interno. Natureza dos Papéis de Trabalho Permanentes São usados em mais de um ano social Estatuto social ou contrato social; cópias de contratos bancários de financiamentos a longo prazo; cópias de contratos de assistência técnica; cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das transações; manuais de procedimentos internos; cópias de atas de reuniões (as decisões tomadas devem abranger mais de um exercício social); legislações específicas aplicáveis à empresa auditada. Revisão dos Papéis de Trabalho Garantir que o trabalho de auditoria foi executado de acordo com o planejado e com as normas de auditoria geralmente aceitas. Fonte: Faysal Ahamed/iStock.com. Figura 4 – Revisão dos papéis de trabalho Revisão dos Papéis de Trabalho Quem realiza essa revisão? E de que forma? Geralmente tanto na auditoria interna quanto na externa, há uma equipe de auditores e, entre eles, uma classificação de senioridade ou maturidade. • Auditores assistentes: de 0 a 2 anos de experiência. • Semisseniores: de 2 a 4 anos de experiência. • Sênior: de 4 a 8 anos de experiência. • Gerente: de 8 a 12 anos de experiência. • Sócio: acima de 12 anos de experiência. Revisão dos Papéis de Trabalho A revisão dos papéis de trabalho são feitas em três etapas: 1. Auditor sênior. 2. Gerente. 3. Sócio. Fonte: rambo182/iStock.com. Crédito: sorbetto/iStock.com. Figura 5 – Análises Figura 6 – C-level Assinaturas • Todos os papéis de trabalho devem conter a rubrica ou assinatura de quem os elaborou, bem como de quem os revisou. • As revisões devem ser feitas no próprio escritório do cliente, antes da emissão do parecer. • Se houver alguma inconsistência apontada no momento das revisões, o auditor revisor deve tomar notas em folhas separadas, que também serão apensadas como papel de trabalho e guia para que os auditores possam readequar as informações necessárias. Papéis de Trabalho e controle físico • É importante o resguardo da confidencialidade do cliente, bem como a proteção dos papéis de trabalho contra o acesso de terceiros não autorizados, pois se deve garantir que os registros não sejam alterados, resguardando as técnicas específicas desenvolvidas pela empesa de auditoria. • De acordo com as regras da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), os papéis de trabalho devem ser guardados e conservados pelo prazo de cinco anos, a partir da data de publicação da ata que aprovou as demonstrações financeiras da companhia auditada. Teoria em Prática Bloco 4 Veruska Evanir Pereira Reflita sobre a seguinte situação Sumário Executivo – Superior Tribunal de Justiça (STJ) Auditoria Interna Neste momento, fazemos um convite desafiador: faça a análise do Sumário Executivo, que é uma das etapas do trabalho de auditoria, da Auditoria Interna do Superior Tribunal de Justiça de julho de 2019 que versa sobre Auditoria de conformidade aplicada à avaliação preventiva dos procedimentos licitatórios instruídos nos autos do processo de contratação - exercício de 2018. (BRASIL, 2019) Embora ainda não se conheça profundamente sobre o objeto ou a instituição, é possível identificar os pontos principais desse documento. Quais seriam esses pontos principais que devem estar contidos em um Sumário Executivo de Auditoria Interna? Norte para a resolução... Por que foi realizada essa auditoria? “Para certificar se os procedimentos adotados pela Administração em relação à instrução inicial dos autos dos processos referentes às aquisições de bens e serviços do exercício de 2018 estavam em consonância com os normativos vigentes, a jurisprudência do Tribunal de Contas da União – TCU, a orientação do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, os pareceres de órgãos consultivos, as boas práticas adotadas pela Administração Pública e os normativos internos do STJ.” (BRASIL, 2019) Norte para a resolução... O que a AUD-STJ recomenda? “Inserir nos autos as informações, a memória de cálculo, bem como os relatórios ou documentos que subsidiam oplanejamento dos quantitativos dos bens ou serviços a serem contratados; Observar, no que se refere à exigência da qualificação técnica, o quantitativo máximo permitido pela jurisprudência do TCU e a justificativa tanto da sua dispensaquanto dos critérios utilizados; Utilizar critérios e parâmetros técnicos de forma a prever aplicação de penalidades às contratadas, vinculadas às obrigações exigidas, em consonância como entendimento do TCU, notadamente quanto à recomendação do Acórdão 2.831/2015 - Plenário; Adotar providências para que a avaliação das pesquisas para a estimativade preços seja efetivamente crítica a fim dedesconsiderar todos os valores inexequíveis ou excessivamente elevados, apurando-se a média apropriada para cada caso.” (BRASIL, 2019) Norte para a resolução... “Que o Tribunal promoveu ações no sentido de implantar a governança de aquisições, iniciou a gestão de riscos, institucionalizou normas internas como, por exemplo, as Instruções Normativas GDG 14/2017, 6/2018 e 5/2019, que disciplinaram, respectivamente, a elaboração do planejamento de contratações e aquisições, a execução do planejamento das aquisições, e a apuração e aplicação de penalidades. Desde 2017, o STJ vem implantando e aprimorando a elaboração e a execução do Plano Anual de Aquisições deste Tribunal. Além disso, reformulou a estrutura administrativa da SAD; criou unidades, como a SATER, que faz a triagem dos termos de referência e da instrução da fase interna. O Tribunal tem, ainda, adotado providências para atender às orientações do TCU e às recomendações e alertas destaAuditoria Interna, bem como tem procurado atender aos dispositivos do Manual de Orientação da Pesquisa de Preços, que orienta a elaboração desse procedimento no âmbito do STJ. Constatou-se, também, na amostra avaliada, que a Administração, com objetivo de aprimorar a gestão das aquisições e o sistema de controles internos, deverá empenhar-se na adequação dos procedimentos e processos de trabalhos relativos aosseguintes tópicos abordados neste relatório:” (BRASIL, 2019) Norte para a resolução... O que a auditoria constatou? “Ausência de metodologia técnica para estimar os quantitativos doobjeto a ser contratado • Não foi localizada nos autos informação de estudos preliminares ou de metodologia utilizada para a definição do número estimado. Não restou demonstrado também o critério utilizado na definição do quantitativo do objeto necessário à contratação. Deficiências na pesquisa estimativa de preços • Identificou-se, na avaliação das pesquisas de preços, ausência de análise crítica para desconsiderar os valores inexequíveis ou excessivamente elevados para apuração de uma média apropriada, de acordo com o valor de mercado. Inconsistências na definição de critérios de habilitação/ qualificação técnica . • Observou-se que as exigências relativas à qualificação técnica estavam ausentes nos autos e/ou em desacordo com o percentual máximo permitido pelo TCU, potencializando o risco de contratar empresas que não reúnam condições técnicas necessárias para prestação do serviço. Falhas na previsão de penalidades no edital e no contrato . • Percebeu-se que, em quatro dos 15 processos avaliados, inexistia uma vinculação direta entre as hipóteses de descumprimento das obrigações contratuais pela contratada e as respectivas penalidades previstas e nem a especificação dos critérios aserem utilizados na dosimetria para a avaliação das eventuais inexecuções do estabelecido em contrato.” (BRASIL, 2019) Dica do(a) Professor(a) Bloco 5 Veruska Evanir Pereira Dica do(a) Professor(a) • O LinkedIn é uma plataforma na qual os profissionais de diversas áreas se encontram e trocam informações. • Em seu perfil, o Sr. Eduardo Person Pardini, profissional da área de consultoria em auditoria e controle interno, traz muitas contribuições com gráficos e esquemas que esclarecem muito os conceitos dessas áreas. • Vale bastante a pena navegar pelo perfil profissional dele e descobrir bastante material útil. • Muitas vezes, uma imagem vale mais do que mil palavras! Referências ALMEIDA, M. C. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2019. BRASIL. Superior Tribunal de Justiça. Sumário Executivo. 2019. Disponível em: https://www.stj.jus.br/sites/portalp/ Documents/Sumario-executivo_preventiva_2018.pdf. Acesso em: 25 mar. 2021. MOTTA, J. M. Auditoria: princípios e técnicas. São Paulo: Atlas, 1988. PARDINI, E. P. Atividades de Eduardo – Artigos. [s.d.]. Disponível em: https://www.linkedin.com/in/eppardini/detail/ recent-activity/posts/. Acesso em: 16 mar. 2021. Referências PORTAL DE CONTABILIDADE. NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis. [s.d.]. Disponível em: http://www.portaldecontabilidade.com.br/ nbc/t11.htm. Acesso em: 25 mar. 2021. SOUZA, H. E. L. Auditoria Interna: guia básico para formação de auditores. Curitiba, PR: Clube de Autores, 2019. Bons estudos! Auditoria e Controles Internos Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Metodologias de emprego da Auditoria Metodologias de emprego da Auditoria Plano de Auditoria Planejamento e Execução de Auditoria Execução ou trabalho de campo Comunicação dos resultados Plano de Ação Execução e acompanhamento Resumo da Metodologia Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Papéis de Trabalho de Auditoria Principais objetivos Auditor e Papéis de Trabalho Papéis de Trabalho de máxima utilidade Papel de Trabalho completo Papel de Trabalho completo Tipos de Papéis de Trabalho Programa de Auditoria Outros tipos de Papéis de Trabalho Outros tipos de Papéis de Trabalho Metodologias de Auditoria e Papéis de Trabalho: conceitos e definições Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho Cuidados e técnicas na preparação dos Papéis de Trabalho Natureza dos Papéis de Trabalho Natureza dos Papéis de Trabalho Revisão dos Papéis de Trabalho Revisão dos Papéis de Trabalho Revisão dos Papéis de Trabalho Assinaturas Papéis de Trabalho e controle físico Teoria em Prática Reflita sobre a seguinte situação Norte para a resolução... Norte para a resolução... Norte para a resolução... Norte para a resolução... Dica do(a) Professor(a) Dica do(a) Professor(a) Referências Referências Bons estudos!