10_Nocoes_de_Administracao_de_Recursos_Materiais

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TRF/3 - SP e MS 
Analista Judiciário - Área Administrativa 
 
 
1 Introdução à Administração de Material e Patrimônio: conceituação de material e patrimônio; o 
patrimônio das empresas e órgãos públicos: o patrimônio imobiliário; o patrimônio mobiliário; atividades 
básicas da administração de material e patrimônio; o controle dos materiais e do patrimônio; a 
movimentação do patrimônio. .................................................................................................................. 1 
2 Sistema Patrimonial: Previsão e controle de estoque; as compras nas Organizações: Aquisição dos 
materiais e do patrimônio; arquivamento, recebimento, proteção, conservação e distribuição, 
classificação, padronização, codificação e inventário; análise do valor e alienação; estoques: 
planejamento, processos e políticas de administração de estoques; determinação de níveis de estoque, 
tempo de ressuprimento e estoques de segurança; avaliação de estoques - métodos; inventário de 
material. ................................................................................................................................................ 30 
3 Almoxarifado: funções, princípios e objetivos; controle, registro, conservação e recuperação de 
material; técnicas de armazenamento; utilização de espaço; segurança. ............................................... 79 
 
 
 
 
 
 
 
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professor terá até cinco dias úteis para respondê-la. 
Bons estudos! 
 
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Administração de Materiais 
 
Toda produção depende de três fatores: natureza, trabalho e capital. A natureza fornece os insumos 
necessários à produção, como matérias-primas, energia, terra etc. O capital fornece o dinheiro necessário 
para adquirir os insumos e pagar o pessoal, permitindo comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de 
produção. O trabalho é constituído pela mão de obra, que processa e transforma os insumos e matérias-
primas em produtos acabados ou serviços prestados. 
A empresa (pública ou privada) é um sistema, que transforma a natureza, o capital e o trabalho em um 
resultado maior que a soma desses fatores aplicados individualmente. A coordenação harmoniosa dos 
fatores de produção objetiva a obtenção de resultados. A inabilidade de coordenar os fatores de produção 
gera os prejuízos. 
As empresas afetam e são afetadas pelo ambiente externo, onde encontram-se os recursos naturais, 
a economia, a política, a sociedade etc. Do ambiente externo obtém-se os recursos naturais, que são 
processados, transformados e devolvidos, na forma de serviços e produtos acabados, e resíduos. A 
eficiência significa a utilização adequada dos recursos, e a eficácia significa o alcance dos objetivos 
propostos. 
 A Administração de Recursos Materiais pode ser definida como sendo um conjunto de atividades 
desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas 
unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. 
Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, 
a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações 
gerais de controle de estoques etc. Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, 
indo além de um simples controle de estoques, envolvendo um vasto campo de relações que são 
interdependentes e que precisam ser bem geridos para evitar desperdícios. 
A meta principal de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital investido. Espera-se então, que 
o dinheiro que está investido em estoque seja necessário para a produção e o bom atendimento das 
vendas. Contudo, a manutenção de estoques requer investimentos e gastos elevados; evitar a formação 
de estoques ou tê-los em número reduzidos de itens e em quantidade mínimas, sem que em 
contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos usuários é o conflito que a 
administração de materiais visa solucionar. 
O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios 
internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. A grande questão é poder 
determinar qual a quantidade ideal de material em estoque, onde tanto os custos, como os riscos de não 
poder satisfazer a demanda serão os menores possíveis. 
1 Introdução à Administração de Material e Patrimônio: 
conceituação de material e patrimônio; o patrimônio das 
empresas e órgãos públicos: o patrimônio imobiliário; o 
patrimônio mobiliário; atividades básicas da administração 
de material e patrimônio; o controle dos materiais e do 
patrimônio; a movimentação do patrimônio. 
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As grandes funções da administração de materiais são: 
 
- Compra; 
- Transporte; 
- Armazenagem e conservação; 
- Manipulação e; 
- Controle de estoques. 
 
Compras 
A função de Compras envolve fornecedores, contratos, tomada de preços, pedido de compra (prazos, 
condições de pagamento etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria. Caso haja 
importações, os compradores deverão ter conhecimento das leis e guias de importação, bem como dos 
processos envolvendo órgão do governo federal mediador das importações. 
 
O sistema de compras baseia-se em uma ação que envolve atividades de pesquisa para a melhor 
adequação dos objetivos organizacionais. Podemos ressaltar as seguintes ações de Suprimentos e de 
Apoio. 
 
Ações de suprimento: Solicitação de compras; Coleta de preços; Análise dos preços; Pedido de 
Compras; Acompanhamento do pedido. 
 
Ações de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais; 
Qualificação de fornecedores; Negociação Solicitação de Compras. É o documento que contém as 
informações sobre o que comprar. Pode ser originado por vários setores, dependendo do tipo de material: 
Material processo de fabricação (matéria-prima, material de manutenção e material auxiliar) – Estoque; 
Material de uso específico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa. 
 
Os objetivos da função de compras 
 
Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, há alguns objetivos básicos da atividade 
de compras, que são válidos para todos os materiais e serviços comprados. Materiais e serviços devem 
apresentar a qualidade certa; ser entregue no momento certo e na quantidade correta; ser capaz de 
alteração em termos de especificação, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); e ter preço correto. 
 
As mercadorias de uma empresa podem ser classificadas em três tipos, de acordo com a rotatividade 
de seus estoques: 
- Mercadorias de alto giro; 
- Mercadorias de médio giro; 
- Mercadorias de baixo giro. 
 
As mercadorias de alto giro são aquelas destinadas a provocar tráfego no salão de vendas. Esse tipo 
de mercadoria quase sempre dá pouco lucro, mas exerce um efeito de atração da clientela. Num bar, por 
exemplo, são aquelas que ficam bem à vista do freguês: cigarro, fósforo, chicletes, balinhas etc. 
As mercadorias de médio e baixo giro são aquelas que apresentam uma rotação de estoque mais 
lenta. Permitem taxas de marcação mais elevadas para compensar a demora de suas saídas. 
Para analisar a rotatividadedos estoques, deve-se utilizar o seguinte roteiro: 
- Agrupamento das mercadorias de acordo com a sua frequência de saída (alta, média ou baixa 
rotatividade); 
- Levantamento dos custos das mercadorias em estoque, por grupos, de acordo com o seu giro; 
- Somatório dos valores encontrados nos grupos de mercadorias; 
- Cálculo do percentual correspondente a cada grupo, em relação ao somatório; 
- Análise dos percentuais encontrados. 
 
Etapas do processo de compra: 
 
1) Coleta de Preços: no documento de registro da pesquisa de preços que, pode ser uma planilha do 
Excel ou outro tipo de programa específico, devem ser registrados os dados recebidos dos fornecedores, 
identificação, tipo de material a ser fornecido, preços, pagamentos, etc. 
 
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2) Pedido de Compras: trata-se do contrato formal entre a empresa e o fornecedor, deverá representar 
todas as condições estabelecidas nas negociações. No pedido deverá constar: preço unitário e total, 
condições de fornecimento, prazo de entrega, condições de pagamento, especificações técnicas do 
fornecimento, embalagens e transporte. 
 
3) Acompanhamento do Pedido: é o procedimento que controla todos os pedidos, até o momento em 
que este é liberado para o processo produtivo da empresa. 
4) Desenvolvimento de fornecedores: trata-se do procedimento que possibilita à empresa selecionar 
os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condições de atender 
a todas especificações e exigências da empresa. 
 
5) Desenvolvimento de novos materiais: consiste no procedimento que possibilita à empresa pesquisar 
e selecionar novos materiais ou materiais alternativos, o objetivo é estabelecer alternativas econômicas 
ou técnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificações e 
parâmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia. 
 
6) Qualificação de fornecedores: o objetivo é assegurar a qualidade do produto e o suprimento do 
produto, para otimizar a produção e evitar não conformidades e devoluções. A área de engenharia é 
responsável por avaliar a qualificação dos fornecedores. 
 
7) Comunicação: procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor, quando ambas as 
partes ganham, esse procedimento é fácil não cria conflito entre as partes, é um importante elemento de 
fortalecimento dos laços de interesses, de melhorias contínuas e principalmente de aumento dos lucros 
para ambas empresas. 
 
Compras e Desenvolvimento de Fornecedores: A atividade de compras é realizada no lado do 
suprimento da empresa, estabelecendo contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços, 
ligados ou não à atividade principal. 
 
Os gestores de compras fazem uma ligação vital entre a empresa e seus fornecedores. Para serem 
eficazes, precisam compreender tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as 
capacitações dos fornecedores que podem fornecer produtos e serviços para a organização. 
A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preço e prazo dos produtos 
fabricados numa indústria dependem muito das condições em que foram adquiridos os insumos e as 
matérias-primas. No comércio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condições 
proporcionam venda mais rápida e, possivelmente, com maior margem de lucro. 
A gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios. Comprar significa procurar, 
adquirir e receber mercadorias e insumos necessários à manutenção, funcionamento e expansão da 
empresa. 
 
Não é tão fácil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condições necessárias: 
- se o preço de aquisição é justo e oferece condições de marcar um preço de venda que permita 
concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro; 
- se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeição do acabamento exigida pelo consumidor; se 
a quantidade oferecida é suficiente para as necessidades de produção e vendas de um determinado 
período; 
- se os prazos de entrega satisfazem as programações de vendas da empresa; 
- se os prazos de pagamento cobrem os prazos médios de vendas e não comprometem o capital de 
giro próprio. 
 
Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde são registradas as informações necessárias sobre 
os fornecedores (endereço, número do CNPJ, número da inscrição, objetivos sociais, pessoas para 
contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo médio de entrega, condições de pagamento, política 
de descontos etc.). 
 
Cadastro de Fornecedores 
 
É o órgão responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e 
serviços. 
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São atribuições do cadastro de fornecedores: 
 - qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços; - acompanhar a 
evolução do mercado; 
- subsidiar as informações e tarefas do comprador; 
- efetuar a manutenção dos dados cadastrais; 
- pontuar cada fornecedor com méritos e deméritos durante as fases de consulta e fornecimento. 
 
As premissas do cadastro de fornecedores são: 
- preço; qualidade; prazo. 
 
Essas premissas determinam a atuação do setor: 
- ter registrado fornecedores cujos produtos ou serviços possam ser de interesse efetivo ou potencial 
da empresa; 
- garantir um plantel de fornecedores com padrão acima do mínimo necessário; 
- despertar o interesse do fornecedor em manter 
-se atualizado perante as metas da empresa; 
- antecipar-se às necessidades de aquisição da empresa. 
 
Critérios de cadastramento 
 
A quantidade de empresas mantidas no cadastro varia em função do número e da diversidade dos 
materiais consumidos. Esse número não deve ser tão reduzido e nem tão elevado, mantendo uma 
quantidade equilibrada. 
 
Os critérios para cadastramento são: 
a) Critérios políticos: são definidos pela administração da empresa, tendo como fatores: 
estabelecimento de prioridades para cadastramento de empresas da região ou do Estado, prioridade nas 
consultas a empresas de pequeno a médio porte etc. 
b) Critérios técnicos: envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de 
novas alternativas de fornecimento. 
c) Critérios legais: aplicados exclusivamente às empresas estatais, autárquicas e do serviço público. 
 
Os fatores de decisão para inclusão de fornecedores fundamentam-se: 
- na estabilidade econômico-financeira; 
- na idoneidade comercial; 
- na capacidade produtiva; 
- na capacidade técnica; 
- na tradição no mercado. 
 
Os critérios para cadastramento envolvem duas fases distintas: a. fase inicial – análise preliminar; b. 
fase final – análise complementar. 
 
a) Fase inicial – análise preliminar consiste na análise sumária e rápida dos documentos preliminares 
apresentados pelo interessado no cadastramento. Para tanto, os interessados devem apresentar: 
 
a. ato constitutivo da empresa, estatutos ou contrato social e alterações; 
b. atestados de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte 
equivalente; 
c. atestados de capacidade e idoneidade financeira; 
d. cópias dos dois últimos balanços; e. linha de produtos e/ou serviços oferecidos. Com esses 
documentos a empresa compradora poderá realizar as seguintes análises: 
a1) Análise social Verifica-se seu objetivo, capital e composição acionária. Com isso procura-se evitar 
o cadastro de empresas que em cuja composição acionária constem funcionários da empresa que está 
cadastrando; sócio e ex-sócio de empresas excluídas do cadastro por falta grave; sócio de empresa já 
cadastrada para a mesma linha de materiais etc. 
a2) Análise econômico-financeira É constatada por meio de balanços, referências bancárias e cartas 
de crédito, cadastrando apenas empresas tidas como solventes. 
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a3) Análise técnica preliminar É realizada com base nos atestados de capacidade técnica e na relação 
de equipamentos, visando constatar a tradição comercial da empresa, o interesse nos materiais e serviços 
oferecidos, a necessidade ou não de visita técnica, a qualificação de produtos ou testes de materiais. 
b) Fase final – análise complementar procede-se à análise complementar para as empresas aprovadas 
na fase preliminar, definindo ou não o registro. 
b1) Análise jurídica É realizada utilizando-se as certidões positivas dos cartórios de feitos executivos, 
certidões negativas de falência ou concordata e inscrições fiscais de âmbito federal, estadual e municipal. 
b2) Análise técnica conclusiva Sendo necessária, realiza-se a visita técnica, em companhia de 
especialistas no campo envolvido, por meio da qual obtêm-se os seguintes elementos para avaliação: 
a. recursos humanos: quantidade, qualidade e especialização; 
b. recursos materiais: maquinário, ferramental e instalações; 
c. organização: programação, controle da produção, segurança e layout; 
d. produção: capacidade, flexibilidade e diversificação; 
e. controle de qualidade: recebimento, produção e produto. 
 
Aprovação de cadastro 
 
Depois de coletar os dados dos fornecedores a empresa deve efetuar a análise do conceito técnico do 
fornecedor: 
- Deficiente – não deverá obter registro; 
- Regular – poderá vir a ser registrada; 
- Bom e excelente – deverão ser cadastradas. 
 
Seleção de fornecedores 
 
São os seguintes os critérios de seleção: 
- O fornecedor da última compra deve sempre ser indicado; 
- Não indicar fornecedores com atrasos na entrega; 
- Evitar consultas em grupos reduzidos de fornecedores; 
- Priorizar as consultas aos fabricantes; 
- Evitar a consulta a fornecedores com baixo índice de cotação. 
 
Avaliação de fornecedores 
 
Os fornecedores devem ser constantemente e sistematicamente avaliados por meio dos seguintes 
critérios: 
a) Desempenho comercial; 
b) Cumprimento de prazos de entrega; 
c) Qualidade do produto; 
d) Desempenho do produto em serviço. 
 
a) Desempenho comercial 
São os seguintes aspectos: 
- Coleta de preços: número de respostas às consultas e obediência as condições gerais de 
fornecimento. 
- Cumprimento das condições contratuais: condições de pagamento, reajustes de preços, preços 
propostos e ética comercial. 
 
b) Cumprimento dos prazos de entrega 
O fornecedor é avaliado quanto a: 
- Cumprimento dos prazos de entrega; 
- Presteza no atendimento de emergências. 
 
c) Qualidade do produto 
O fornecedor é avaliado por meio da quantidade de devoluções efetuadas. 
 
d) Desempenho do produto em serviço 
O fornecedor é avaliado por meio das ocorrências de desempenho insatisfatório no serviço. 
 
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Modalidades de Compras 
 
De Emergência – É aquela que se realiza às pressas. Acontece quando a empresa não faz 
planejamento das compras. 
 
Especulativa – É realizada, antes de se apresentar a necessidade. Destina-se a especular com uma 
possível alta de preços. 
 
Antecipada – É realizada, a fim de atender às reais necessidades da loja para determinado período. 
Exige rigorosa previsão das vendas. 
 
Contratada – É aquela que prevê a entrega dos pedidos em épocas pré-determinadas. 
 
Reposição – É aquela para adquirir mercadorias com comportamento estável das vendas. Exemplo: 
produtos de higiene, limpeza e outros que registram comportamento de vendas equilibrado. 
 
Compras Públicas 
 
O instrumento utilizado para compras na Administração Pública é a licitação. A licitação é o 
procedimento administrativo utilizado pelo governo para alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou 
serviços, segundo condições estipuladas previamente, convoca interessados na apresentação de 
propostas, a fim de selecionar a que se revelar mais conveniente em função de parâmetros 
antecipadamente estabelecidos e divulgados. 
 
Este procedimento visa garantir duplo objetivo: 
- Proporcionar às entidades governamentais possibilidade de realizarem o negócio mais vantajoso; 
- garantir a transparência do processo licitatório e assegurar igualdade de condições aos concorrentes. 
 
A Lei 8.666/93 é uma lei federal brasileira, criada em 21 de junho de 1993. Esta lei estabelece normas 
gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, 
compras, alienações e locações no âmbito dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e os 
Municípios. 
 
Transportes1 
 
A função de Transportes envolve do fornecedor até o espaço físico de estocagem pode ser feita interna 
ou por terceiros. Caso seja interna, envolve o processo de gerenciamento e distribuição das cargas. Se 
externa, envolve a contratação de transportadoras (rodoviárias, ferroviárias, aéreas ou marítimas). 
 
Os materiais são movimentados ao longo da cadeia de suprimentos, a matéria-prima é transportada 
para as fábricas para se transformarem em produto final; em seguida, flui dos fornecedores para os 
centros de distribuição e daí para os clientes, dependendo do modelo estabelecido pela empresa. 
 
A distribuição física consiste basicamente em três elementos globais: 
 
- Recebimento: é o conjunto de operações que envolvem a identificação do material recebido, analisar 
o documento fiscal com o pedido, a inspeção do material e a sua aceitação formal. 
 
- Estocagem: é o conjunto de operações relacionadas à guarda do material. A classificação dos 
estoques constitui-se em: estoque de produtos em processo, estoque de matéria – prima e 
materiais auxiliares, estoque operacional, estoque de produtos acabados e estoques de materiais 
administrativos. 
 
- Distribuição: está relacionada à expedição do material, que envolve a acumulação do que foi recebido 
da parte de estocagem, a embalagem que deve ser adequada e assim a entrega ao seu destino final. 
Nessa atividade normalmente precisa-se de nota fiscal de saída para que haja controle do estoque. 
 
1 Gestão do Transporte na Logística de Distribuição Física: uma análise da minimização do custo operacional / Adriano Rosa – 
Taubaté: 2007 90p. 
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Com a Revolução Industrial, a invenção da máquina a vapor e a substituição da madeira pelo aço 
possibilitaram a construção de embarcações cada vez maiores, o que ocasionou o barateamento dos 
custos do transporte sobre as águas o que revolucionou as primeiras empresas e deu início as redes de 
distribuição física. 
O transporte como o deslocamento de pessoas e pesos de um local para outro. Nos primórdios da 
humanidade todos os pesos eram transportados pelo próprio homem, de acordo com a sua limitada 
capacidade física. O homem passou a transportar mercadorias também via aérea, sempre que a 
imperiosidade de rapidez no transporte privilegiava a relação custo x benefício em especial no caso de 
produtos de alto valor agregado. 
Atualmente, o estudo do transporte de cargas tomou o cunho sistêmico de especialização científica, 
buscando-se entender e analisar todas as variáveis envolvidas para melhor atender às complexas 
necessidades decorrentes das transações comerciais locais, regionais e internacionais. 
 
Modais de Transporte 
 
Os cinco tipos de modais de transportes básicos são o rodoviário, o ferroviário, o aquaviário, o 
dutoviário e o aéreo. A Importância relativa de cada tipo pode ser medida pela distância coberta pelo 
sistema, pelo volume de tráfego, pela receita e pela natureza da composição do tráfego. 
Sendo assim, aborda-se aqui cada tipo de modal e sua importância. Suas definições e formas com 
que os vários modos de transporte (ou modais) se relacionam: 
 
UNIMODAL - Quando a unidade de carga é transportada diretamente, utilizando um único veículo, em 
uma única modalidade de transporte e com apenasum contrato de transporte. E a forma mais simples de 
transporte. 
SUCESSIVO - Quando, para alcançar seu destino final, a unidade de carga necessita ser transportada 
por um ou mais veículos da mesma modalidade de transporte, abrangidos por um ou mais contratos de 
transporte. 
SEGMENTADO - Quando se utilizam veículos diferentes, de uma ou mais modalidades de transporte, 
em vários estágios, sendo todos os serviços contratados separadamente a diferentes transportadores, 
que terão seu cargo a condução da unidade de carga do ponto de expedição até o destino final. Qualquer 
atraso pode significar a perda do transporte nos demais modais, gerando “frete morto”, ou seja, pagar por 
ter reservado o espaço, mesmo sem realizar o transporte. A imputação de responsabilidades por perdas 
ou avarias é muito complexa e as indenizações por lucros cessantes, flutuação de preços, etc., são 
praticamente impossíveis. 
MULTIMODAL — Quando a unidade de carga é transportada em todo percurso utilizando duas ou 
mais modalidades de transporte, abrangidas por um único contrato de transporte. 
 
Os principais modais de transportes mais utilizados para se efetuar um transporte podem ser: 
 
RODOVIÁRIO – transporte pelas rodovias, em caminhões, carretas, etc; 
FERROVIÁRIO - transporta pelas ferrovias, vagões fechados, plataformas, etc; 
HIDROVIÁRIO (fluvial ou lacustre) - transporte em embarcações, através de rios, lagos ou lagoas; 
MARÍTIMO - transporte em embarcações, pelos mares e oceanos; 
AQUAVIARIO - abrange em uma só definição os modais marítimo e hidroviário; 
AÉREO - transporte em aviões, através do espaço aéreo; 
DUTOVIÁRIO - sempre na forma de graneis sólidos, líquidos ou gasosos, a carga é transportada 
através de dutos; 
CABOTAGEM – a navegação realizada entre portos interiores do país pelo litoral ou por vias fluviais. 
A cabotagem se contrapõe à navegação de longo curso, ou seja, aquela realizada entre portos de 
diferentes nações. 
 
As principais variáveis de decisão quanto à seleção dos modais de transporte são a disponibilidade e 
frequência do transporte, a confiabilidade do tempo de trânsito, o valor do frete, o índice de faltas e/ou 
avarias (taxa de sinistralidade) e o nível de serviços prestados. 
O tempo de trânsito afeta o prazo de ressuprimento, abrangendo o tempo despendido pelo embarcador 
na consolidação e manuseios, o tempo de viagem propriamente dito, os tempos necessários aos 
transbordos e o tempo necessário à liberação da carga por ocasião do recebimento. Qualquer atraso 
imprevisto pode paralisar uma linha de produção caso o estoque de reserva seja muito baixo. 
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A possibilidade de avarias aumenta na mesma proporção da quantidade de manuseios e transbordos. 
Às vezes, a fragilidade da mercadoria justifica a utilização de um modal cujo frete seja sensivelmente de 
maior custo. A sofisticação dos serviços pode sinalizar, por exemplo, para um sistema de posicionamento 
geográfico instantâneo via satélite ao longo do percurso. 
 
Armazenagem e Conservação 
 
As funções de Armazenagem e Conservação envolvem todos os processos de recebimento das 
mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogação dos itens 
conforme codificação do estoque, armazenagem no local físico (localização) designado para os itens e 
contabilização dos itens. 
 
Tipos de armazenagem 
 
Existem dois tipos de armazenagem: a temporária e a permanente. 
Armazenagem temporária: tem como função conseguir uma forma de arrumação fácil de material, 
como por exemplo a colocação de estrados para uma armazenagem direta entre outros. 
Armazenagem permanente: tem um local pré-definido para o depósito de materiais, assim o fluxo do 
material determina a disposição do armazém, onde os acessórios do armazém ficarão, assim, garantindo 
a organização do mesmo. 
 
Técnicas de armazenagem2 
 
As técnicas de armazenagem são compostas por 3 princípios: 
1) Princípio de economia de escala na movimentação – princípio que se baseia no trabalho com o uso 
do palete (material de madeira usado para armazenar as mercadorias); 
2) Princípio da continuidade do movimento – aquele operador com ou sem equipamento, mas, que 
quem começou o movimento termina. Não se trabalha o movimento em divisão com outra pessoa, pois 
ocorre perda de tempo e risco maior de acidentes; 
3) Princípio de redução do esforço – cargas com maior peso, maior volume ou maior rotatividade, 
devem ficar armazenados sempre na parte inferior. 
 
Arranjo físico 
 
Dentro do quadro geral de uma empresa, um papel importante está reservado ao arranjo físico (layout). 
Fazer o arranjo físico de uma área qualquer é planejar e integrar os caminhos dos componentes de um 
produto ou serviço, a fim de obter o relacionamento mais eficiente e econômico entre o pessoal, 
equipamentos e materiais que se movimentam. Dito de uma forma simples, definir o arranjo físico é decidir 
onde colocar todas as instalações, máquinas, equipamentos e pessoal da produção. O arranjo físico 
procura uma combinação ótima das instalações industriais e de tudo que concorre para a produção, 
dentro de um espaço disponível. Visa harmonizar e integrar equipamento, mão de obra, material, áreas 
de movimentação, estocagem, administração, mão de obra indireta, enfim todos os itens que possibilitam 
uma atividade industrial. Ao se elaborar, portanto, o arranjo físico deve-se procurar a disposição que 
melhor conjugue os equipamentos com os homens e com as fases do processo ou serviços, de forma a 
permitir o máximo rendimento dos fatores de produção, através da menor distância e no menor tempo 
possível. 
 
Princípios do Arranjo Físico 
 
Para se conseguir os seus objetivos, o arranjo físico se utiliza dos seguintes princípios gerais, que 
devem ser obedecidos por todos os estudos. 
 
Integração: Os diversos elementos (fatores diretos e indiretos ligados a produção) devem estar 
integrados, pois a falha em qualquer um deles resultará numa ineficiência global. Todos os pequenos 
pormenores da empresa devem ser estudados, colocados em posições determinadas e dimensionados 
de forma adequada; como por exemplo, a posição dos bebedouros, saídas do pessoal, etc. 
 
 
2 CORRÊA, E.; VIEIRA, V. Armazenagem de Materiais, 2012. Disponível em: <http://armazenagemdemateriais2.blogspot.com.br/>. Acesso 
em: 12 mai. 2015. 
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Mínima Distância: O transporte nada acrescenta ao produto ou serviço. Deve-se procurar uma 
maneira de reduzir ao mínimo as distâncias entre as operações para evitar esforços inúteis, confusões e 
custos. 
Obediência ao fluxo das operações: As disposições das áreas e locais de trabalho devem obedecer 
as exigências das operações de maneira que homens, materiais e equipamentos se movem em fluxo 
contínuo, organizado e de acordo com a sequência lógica do processo de manufatura ou serviço. Devem 
ser evitados cruzamentos e retornos que causam interferência e congestionamentos. Eliminar obstáculos 
a fim de garantir melhores fluxos de materiais e sequência de trabalho dentro da empresa, reduzindo 
materiais sem processo mantendo-os contínuo movimento. 
Racionalização de espaço: Utilizar da melhor maneira o espaço e se possível as 3 dimensões. 
 
Satisfação e segurança: A satisfação e a segurança do homem são muito importantes. Um melhor 
aspecto das áreas de trabalho promove tanto a elevação da moram do trabalhador quanto a redução de 
riscos de acidentes. 
 
Flexibilidade: Este é um princípio que, notadamente na atual condição de avanço tecnológico, deve 
ser atentamente considerado pelo projetista de layout. São frequentes e rápidas as necessidades de 
mudança do projeto do produto, mudanças de métodos e sistemas de trabalho. A falta de atenção a essas 
alterações pode levar uma empresa ao obsoletismo. No projeto do layoutdeve-se considerar que as 
condições vão mudar e que o mesmo deve ser fácil de mudar e de se adaptar as novas condições. 
 
Tipos de Arranjo Físico 
 
Depois que o tipo de processo foi selecionado, o tipo básico de arranjo físico deve ser definido. O tipo 
de arranjo físico é a forma geral do arranjo de recursos produtivos da operação e é em grande parte 
determinado pelo tipo de produto, tipo de processo de produção e volume de produção. Existem quatro 
tipos básicos de arranjo físico dos quais a maioria dos arranjos se derivam: 
 
- arranjo posicional ou por posição fixa 
- arranjo funcional ou por processo 
- arranjo linear ou por produto 
- arranjo de grupo ou celular 
 
- arranjo posicional ou por posição fixa - Os produtos ficam parados enquanto os funcionários se 
movem ao redor deles. 
Ex.: construção de avião. 
 
- arranjo funcional ou por processo - Processos similares ou com necessidades similares são 
localizados juntos. Os produtos percorrem o roteiro de acordo com suas necessidades. Apresenta alto 
grau de complexidade. 
Ex.: estampagem de camisetas. 
 
- arranjo linear ou por produto - Cada produto, elemento de informação ou cliente segue um roteiro 
pré-definido o qual a sequência dos processos foram arranjados fisicamente. 
Ex.: montagem de automóveis. 
 
- arranjo de grupo ou celular - Máquinas são agrupadas em células. São formadas para produzir 
uma família de peças, que exijam as mesmas máquinas e têm configurações similares. 
Vantagens: 
• mudanças de máquinas são simplificadas; 
• período de treinamento é menor; 
• custos de manuseio de materiais reduzidos; 
• menor tempo de despacho de peças; 
• menor quantidade de estoque intermediário; 
• maior facilidade de automatização da produção. 
Ex.: construção de uma rodovia 
 
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. 10 
Vantagens e desvantagens dos layouts 
 
Layout Vantagens Desvantagens 
Posicional 
Flexibilidade de mix 
Produto não movido 
Variedade de tarefas 
Custo unitário alto 
Programação de espaços e atividades 
complexa 
Movimentação de equipamentos e 
mão-de-obra 
Funcional 
Flexibilidade de mix 
Boa reação no caso de paradas para 
manutenção 
Supervisão facilitada 
Baixa utilização de recursos 
Estoques elevados 
Fluxo complexo 
Celular 
Flexibilidade de mix 
Lead-time baixo 
Trabalho em grupo 
Reconfiguração de equipamentos 
(custos) 
Pode requerer capacidade adicional 
Pode reduzir utilização dos recursos 
Por 
Produto 
Baixo custo unitário 
Especialização de equipamento 
Fluxo continuado 
Baixa flexibilidade de mix 
Trabalho repetitivo 
Susceptível a paradas para 
manutenção 
 
Gestão de estoques e armazenagem 
 
O estoque é composto por materiais ou produtos que ficam fisicamente disponíveis pela empresa, até 
o momento de ingressarem no processo produtivo ou seguirem para a comercialização direta ao 
consumidor final. Os estoques podem ser de matérias-primas e outros insumos, produtos em processos 
(produtos semiacabados), produtos acabados disponíveis para a comercialização e todos os demais 
materiais e insumos que a empresa utiliza e que necessitam estar armazenados nas suas dependências. 
Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial é o estoque. Essa importância 
advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir 
dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos. 
Segundo Oliveira, o estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa 
data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou 
transformados. 
O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que 
comercializa produtos, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de 
mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou 
produtos vendidos e estoque final. 
 
Os estoques existem por duas razões, incerteza e economia de escala. As incertezas surgem por 
diversas razões: incerteza na demanda, pois existe uma margem de erro ao prever a demanda; incerteza 
no fornecimento, pois, a depender do relacionamento com o fornecedor, não há garantia de que o material 
sempre será entregue no momento exato, motivo pelo qual as empresas mantém um estoque de matéria-
prima; e, finalmente, incerteza no nosso próprio processo produtivo, já que podemos atrasar a entrega, 
máquinas podem quebrar, peças podem ser produzidas com defeito, pode haver greve, etc. Quanto a 
economia de escala, se for feita uma remessa de material para determinada região, por que não fechar 
uma carga completa de transporte, já que o carreto já está pago, diminuindo o custo unitário de 
transporte? Para não trabalhar com estoques muito grandes, pode-se comprar em parceria com outras 
empresas, para ganhar no custo do frete. Produzir em lote, muitas vezes excedendo o pedido feito pelo 
cliente, pode significar redução de custos ligados a produção, como água e energia, que seriam utilizados 
na mesma quantidade, mesmo produzindo menos, e as peças produzidas a mais vão para estoque em 
uma tentativa de reduzir os custos de set up, as eficiências, evitar paradas desnecessárias, etc. 
 
Assim, o estoque existe justamente devido às falhas que existem em nosso processo. O que leva à 
primeira percepção: para reduzir os estoques, é preciso criar sistemas e mecanismos de minimização de 
falhas. Esta foi a primeira lição desenhada pelo modelo japonês de produção e todos os processos que 
envolvem a gestão pela qualidade total. 
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. 11 
Com base nessa justificativa para a existência de estoques é possível desdobrar uma série de 
estratégias para a sua melhor utilização. A melhoria das formas de previsão de demanda, por exemplo, 
é uma maneira de racionalizar os estoques de produtos acabados e permitir um fluxo mais contínuo de 
material com melhor atendimento ao cliente. Assim, os modelos de previsão de demanda, sejam 
subjetivos ou objetivos irão determinar um papel crucial para a gestão dos estoques e da demanda. 
As ferramentas de melhoria da produção como qualidade total, seis sigma, teoria das restrições, etc. 
terminam sempre resultando em níveis mais adequados de fornecimento com a mínima utilização de 
recursos. 
O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela mercadoria, acrescido de outras 
despesas para movimentação do estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado. 
O princípio básico é que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que 
a empresa realiza para adquiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas. Para uma empresa que 
compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preço de compra e os gastos com transporte, 
recepção, inspeção e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos associados ao controle 
dos estoques. 
Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de mercado, surge a necessidade de escolher 
o menor valor para avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa conclusão, prende-se ao fato da 
empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas distintas, com custos unitários diferentes. 
Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no 
final do período, a mensuração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final não apresenta 
problemas. 
A semelhança física entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a 
identificação de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanços na 
tecnologia permitem que a empresa acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazê-lo, 
dados os custos envolvidos. 
Desta forma, surge a dúvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído a tais estoques na data do 
balanço. Favaro destaca que:“o importante é que de acordo com os princípios contábeis (do custo original 
como base de valor), deve se trabalhar com os valores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que 
pode variar é o critério adotado para sua valoração”. 
 
Considerando esse ponto de vista são várias as possibilidades de atribuição desse valor. Qualquer um 
dos métodos de valoração dos estoques, quando utilizados nas mesmas condições de quantidades e 
preços, manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de 
estoque, porém ainda segundo Favaro, os resultados são influenciados pelos diferentes critérios de 
valoração de seus estoques, que provocam diferença no custo das mercadorias vendidas interferindo 
assim na obtenção do lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício. 
Isso quer dizer que os resultados obtidos são diferentes, em consequência dos critérios de atribuição 
de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisição. 
 
Manipulação e Controle dos Estoques 
 
As funções de Manipulação e Controle dos Estoques envolvem todos os processos de requisição e 
devolução de itens em seja para fabricação, consumo ou revenda. Cada um destes processos é composto 
por subprocessos legais. Caso a retirada de itens seja para venda e entrega em um cliente, um processo 
de emissão de notas fiscais para circulação de mercadorias (pode ser o faturamento direto) deve ser 
incluído para esta função. 
 
Alguns critérios de avaliação de estoques: 
 
- Método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), do inglês, FIFO (first-in, first-out), ou seja, os 
primeiros artigos a entrarem no estoque, serão aqueles que sairão em primeiro lugar, deste modo o custo 
da matéria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos. 
O estoque apresenta uma relação forte com o custo de reposição, pois esse estoque representa os 
preços pagos recentemente, adotar este método, faz com que haja oscilação dos preços sobre os 
resultados, pois as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais 
razões pelas quais alguns se mostram contrários a este método. 
 
As vantagens desse método consistem no controle preciso dos materiais, pois são ordenados em uma 
base contínua de acordo com sua entrada, o que é importante, quando se trata de produtos sujeitos a 
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. 12 
mudança de qualidade, decomposição, deterioração etc.; o resultado obtido revela o custo real dos artigos 
específicos utilizados nas saídas; os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é 
dada de uma maneira sistemática e lógica. 
 
- Método UEPS (último a entrar, primeiro a sair), do inglês LIFO (last-in first-out) é um método de avaliar 
estoque bastante discutido. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais recentes adicionadas 
ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (saídas). 
Pressupõe-se, deste modo, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao 
custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) 
tende a refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Também 
permite reduzir os lucros líquidos expostos. 
As vantagens de utilização deste método consistem na apuração correta de seus custos correntes; o 
estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido; é uma forma 
de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; em períodos de alta de 
preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, 
reduzindo o lucro. No entanto, não é aceito pela legislação brasileira. 
 
- Custo Médio é o método utilizado nas empresas brasileiras para atendimento à legislação fiscal. 
Empresas multinacionais com operações no Brasil frequentemente têm de avaliar o estoque segundo o 
método da matriz, e também segundo o custo médio para atendimento à legislação brasileira. 
Esse método permite que as empresas realizem um controle permanente de seus estoques, e que a 
cada aquisição, o seu preço médio dos produtos seja atualizado, pelo método do custo médio ponderado. 
 
Geralmente as empresas que não possuem uma boa política de estocagem e vivem um dilema: quanto 
a empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma 
satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento 
de uma política de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque elevado para 
atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de 
segurança de estoque. 
Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido 
e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo3, planejar esta atividade é fundamental, porque de um 
bom planejamento virão, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro 
maior”. Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as 
quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período de 
tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo. 
E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar grandes quantias em estoque e que manter 
uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada de capital de giro, ele 
deve saber exatamente o equilíbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado 
período de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção de escolha. 
Para que isso aconteça, é importante que o empresário levante periodicamente a média mensal de 
compras para compará-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias está 
tendo o retorno desejado. 
O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom planejamento. De acordo com Stickney4: "A 
compra de mercadorias envolve a colocação do pedido, o recebimento e a inspeção das mercadorias 
encomendadas e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma mercadoria somente deveria 
registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor para o 
comprador. 
Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas 
partes". E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de uma previsão de compras. 
Nas empresas comerciais, essa previsão é complicada, pois o número de mercadorias comercializadas 
é muito grande. Como observa Stickney5, “as empresas preferem vender tanto quanto possível, com um 
número mínimo de capital ‘empatado’ em estoque”. Por isso, a previsão deve ser elaborada pelos diversos 
setores funcionais da empresa, observando-se as características e peculiaridades do mercado fornecedor 
e do comportamento das vendas. 
É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para cada setor ou departamento e reuni-las 
posteriormente em uma só, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previsão de 
compras, esta deve ser ajustada ás condições financeiras da empresa. Isso deve ser feito em reunião 
com os encarregados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro 
para que se encontre um equilíbrio entre os setores. 
 
3 Operações com estoques. Disponível em: <http://pessoal.sercomtel.com.br/carneiro/contII>. Acesso em: 12 mai. 2015. 
4 STICKNEY; Weil. Contabilidade Financeira: Uma introdução aos Conceitos Métodos e Usos; ed. São Paulo: Atlas, 2001 
5 Idem 
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. 13 
A empresa que não faz a previsão de compras encontra dificuldades para manter seus estoques de 
forma equilibrada. Acabamcomprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo 
o risco de não ter produtos em épocas que o volume de vendas cresce. 
Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, 
consequentemente, diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de compras, ele pode 
comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando o custo de manutenção dos estoques. Para 
Stickney6: "Manter estoques – ou como também se diz, carregar estoques - gera custos". 
Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico 
necessário para guardá-las, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para 
controle do estoque. 
Além disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa 
ser mantida em estoque para satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam. 
 
Métodos de previsão de estoques: 
 
Método do último período: Esse método consiste apenas em repetir o consumo do último período. Se, 
por exemplo, o consumo em um mês qualquer for de 50, você repete o mesmo valor no estoque para o 
próximo mês. 
 
Método da média móvel: Deve-se determinar um período para se efetuar a previsão de consumo do 
próximo período, o período deve levar em consideração a sazonalidade do produto. Exemplo: Uma loja 
de brinquedos tem suas vendas aumentadas no dia das crianças e no natal. 
 
Exemplo: 
2014 
- fevereiro – Consumo de 160 
- março – Consumo de 165 
- abril – Consumo de 170 
- maio – Consumo de 165 
- junho – Consumo de 160 
- julho – Consumo de 170 
- agosto – Consumo de 165 
- setembro – Consumo de 170 
- outubro – Consumo de 200 
- novembro – Consumo de 170 
- dezembro – Consumo de 170 
 
Calcule a previsão para janeiro de 2015, utilizando todo o período apresentado. Deve-se somar os 
valores dos 11 períodos apresentados e posteriormente dividir por 11: 
 
160+165+170+165+160+170+165+170+200+170+170= 1865/11= 169,54 
 
Como não se pode ter metade de um produto, devemos arredondar para 170. De acordo com esse 
método da média móvel, a previsão de consumo médio para janeiro de 2015, é de 170. 
 
Método da média móvel ponderada: São estabelecidas porcentagens colocando as maiores nos 
períodos mais próximos do que será previsto. Considere os dados da Tabela 1. Prever o mês de Janeiro 
do Ano 2 utilizando a média móvel trimestral com fator de ajustamento 0,5 para Dezembro, 0,3 para 
Novembro e 0,2 para Outubro. 
 
Ano 1 
Mês Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan/Ano 
2 
Consumo 900 1000 800 900 900 700 1100 800 900 900 900 
Fator 0,2 0,3 0,5 
 
 
 Dez 
 Nov 
 Out 
 
 Jan/Ano 2 
A previsão para Janeiro Ano 2 = (0,5 x 900) + (0,3 x 900) + (0,2 x 900) = 
 
= 
 
450 
270 
180 
 
= 
 
900 
 
6 Ibidem 
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. 14 
De acordo com esse método da média móvel ponderada, a previsão de consumo médio para janeiro 
do Ano 2 é de 900. 
 
Diante dos fatos apresentados, fica claro que a utilização correta do estoque de mercadorias é fator 
determinante para a lucratividade das empresas comerciais. A escolha de um bom critério para atribuição 
dos custos das mercadorias é um dos passos importantes para uma política de estoque eficiente. Pois, 
mesmo que todos os critérios tenham como base o mesmo custo de aquisição, tornando suas situações 
reais idênticas, os resultados obtidos são diferentes influenciando na lucratividade e na carga tributária 
da empresa. 
Outro fator na determinação da lucratividade da empresa é o bom planejamento da previsão de 
compras. Sendo o planejamento bem feito, fica fácil fazer as compras, já que toda empresa organizada 
tem seus fornecedores tradicionais cadastrados. O encarregado de compras deve acompanhar 
permanentemente os pedidos, principalmente, aqueles que não foram atendidos, pois se os prazos de 
entrega não forem cumpridos pelos fornecedores, a previsão de compras pode ser prejudicada e, 
consequentemente, a produção e as vendas da empresa também. Mais um fato notado, é que estocar 
mercadorias por muito tempo é um fator de diminuição da lucratividade das empresas. Os produtos devem 
ser estocados o menor tempo possível, visto que reduz custo de manutenção e indica que o investimento 
feito pela empresa na compra das mercadorias retornou rapidamente. 
Enfim, conclui-se que o estoque garante os objetivos principais das empresas comerciais e quando o 
planejamento é adequado, através de uma política de estoques eficiente, a empresa não fica à mercê da 
sorte, podendo controlar seus gastos e aumentar sua lucratividade. 
 
Lote Econômico de Compras refere-se à quantidade ideal de material a ser adquirida em cada 
operação de reposição de estoque, onde o custo total de aquisição, bem como os respectivos custos de 
estocagem são mínimos para o período considerado. Este conceito aplica-se tanto na relação de 
abastecimento pela manufatura para a área de estoque, recebendo a denominação de lote econômico de 
produção, quanto à relação de reposição de estoque por compras no mercado, passando a ser designado 
como lote econômico de compras. 
 
Os Sistemas de Controle de Estoque permite que o poder público controle seu estoque com maior 
eficiência e agilidade, o controle pode ser feito por programas de computador institucionais ou não 
institucionais. Os sistemas de controle de estoque fazem controle das entradas e saídas dos produtos 
permitindo a identificação das unidades que tiveram suas entradas e saídas e a identificação dos produtos 
e permitem a emissão de vários relatórios para conferencia do estoque. 
 
O nível de serviço logístico refere-se à qualidade com que o fluxo de bens e serviços é gerenciado, 
ao tempo necessário para se entregar um pedido ao cliente, em outras palavras o somatório das 
atividades relacionadas com a transação do produto divididas em elementos pré-transação, transação e 
pós-transação7. 
Diversos fatores tornam importante o nível de serviço oferecido por uma empresa. A logística concentra 
uma série de constatações que podem ratificar tal importância, como: 
• o nível de serviço influencia a escolha do cliente; 
• o nível de serviço é importante elemento de satisfação do cliente; 
• as vendas tendem a aumentar se o serviço for melhorado além daquele já oferecido por fornecedores 
concorrentes; 
• níveis baixos e ruins de serviço geram diminuição nas vendas; 
• compradores são sensíveis aos níveis de serviço que recebem de seus fornecedores; 
• melhores níveis de serviço podem significar menores custos de estoque; 
• níveis de serviço adequados, combinados para o cliente, de maneira balanceada com preço, 
qualidade são armas importantes para a competitividade da empresa; entre outros. 
 
O baixo Nível de Serviço resulta em prejuízo para a organização. Por isso, é importante encontrar um 
equilíbrio saudável, entre custo e um bom nível de serviço. A organização deve procurar uma boa relação 
entre custo x nível de serviço, para isso deve-se considerar as necessidades de serviço dos clientes, que 
devem ser satisfeitas dentro de limites negociáveis de custo, ou seja, no melhor custo benefício do serviço 
x lucro gerado, e quando o nível de serviço já se encontrar em patamares elevados, suas melhorias são 
mais caras e devem ser analisadas, quanto a serem ou não implementadas. 
 
 
 
 
7 BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Logística Empresarial. Editora Bookman Companhia Ed, 2006. 
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. 15 
Questões 
 
01. (Banco Central do Brasil - Técnico - Área Suporte Administrativo ∙ Médio - CESPE/2013) 
Acerca da função armazenagem, julgue os itens subsecutivos. A classificação é o processo de 
aglutinação de materiais por características semelhantes, no qual são utilizados os critériosde 
abrangência, flexibilidade e praticidade. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
02. (Fundação Universidade de Brasília - Administrador – CESPE/2013) Com relação a 
recebimento e armazenagem de material, julgue os itens a seguir. No ato do recebimento, são realizadas 
obrigatoriamente duas conferências: uma dos materiais e outra da documentação. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
03. (CÂMARA DOS DEPUTADOS - TÉCNICO EM MATERIAL E PATRIMÔNIO – CESPE/2012) Com 
relação a recebimento e armazenagem, julgue os próximos itens. A armazenagem por frequência é o 
critério mais indicado para se obter o aproveitamento mais eficiente do espaço. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
Respostas 
 
01. Resposta: Certo. 
A classificação de materiais é o processo de aglutinação por características semelhantes, e determina 
grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques. 
Abrangência: cada classificação deve buscar abarcar um número considerável de materiais em função 
de suas características. Em outras palavras, a classificação deve agrupar o maior número de itens em 
função de suas propriedades. 
Flexibilidade: A classificação também deve permitir o inter-relacionamento entre outras classificações, 
permitindo uma visão ampla do gerenciamento de estoques. 
Praticidade: A classificação deve ser direta e simples. 
 
02. Resposta: Certo. 
O recebimento de materiais não consiste somente no ato de descarregá-los e armazená-los em algum 
lugar onde exista um espaço livre, para posterior utilização. As atividades de recebimento envolvem desde 
a recepção do laterial na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. É de extrema importância 
que sejam realizados os procedimentos de conferência antes de proceder ao recebimento definitivo. 
 
03. Resposta: Errado. 
A Armazenagem por frequência implica em armazenar tão próximo quanto possível da saída os 
materiais que tenham maior frequência de movimento. 
 
Movimentação de materiais 
 
A movimentação de materiais é parte da área da Administração de materiais, e por isso deve-se levar 
em conta todas as características do processo produtivo. 
Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A 
movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não 
somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da sequência do próprio 
processo de produção entre as diversas seções envolvidas. A movimentação de materiais pode ser 
horizontal ou vertical. É horizontal quando se dá dentro de um espaço plano e em um mesmo nível. É 
vertical quando a empresa utiliza edifício de vários andares ou níveis de altura. 
 
As principais finalidades da movimentação de materiais são três: 
 
1. Aumentar a capacidade produtiva da empresa: a movimentação eficiente de materiais permite 
utilizar plenamente a capacidade produtiva da empresa e, em alguns casos, até aumentá-la. O aumento 
da capacidade produtiva da empresa pode ser conseguido por meio de: 
 
 - Redução do tempo de fabricação. 
 - Incremento da produção: através da intensificação do abastecimento de materiais às produtivas. 
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. 16 
 - Utilização racional da capacidade de armazenagem: utilizando plenamente o espaço disponível e 
aumentando a área útil da fábrica. 
2. Melhorar as condições de trabalho: a movimentação de materiais contribui enormemente para a 
melhoria das condições de trabalho das pessoas, proporcionando: 
 
•Maior segurança e redução de acidentes: durante as operações com materiais, já que a produção 
normalmente envolve o manuseio e processamento de materiais. 
•Redução da fadiga: nas operações com materiais e maior conforto para o pessoal. 
• Aumento da produtividade da mão-de-obra. 
 
3. Reduzir os custos de produção. A movimentação de materiais permite reduzir os custos de produção 
através de: 
 
• Redução da mão-de-obra braçal: pela utilização de equipamentos de manuseio e transporte de 
material adequados, com a diminuição dos transportes manuais. 
• Redução dos custos de materiais: por meio do acondicionamento e transporte para diminuir as perdas 
ou estragos de materiais. 
• Redução de custos em despesas gerais: através de menores despesas de transporte e menores 
níveis de estoque de materiais. 
 
Princípios básicos para a Movimentação de materiais 
 
Para que um sistema de transporte seja adequado, eficiente e que funcione dentro de custos 
minimizados, torna-se indispensável a adoção de princípios básicos. Assim, os princípios básicos para a 
movimentação de materiais são: 
 
1. Obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo. 
2. Eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações. 
3. Usar a força da gravidade sempre que possível. 
4. Minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos meios manuais. 
5. Considerar sempre a segurança do pessoal envolvido nas operações. 
6. Utilizar cargas unitárias sempre que possível. 
7. Procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto é, utilizar sempre o 
transporte nos dois sentidos de ida e volta. 
8. Prever sempre um sistema alternativo de transporte para uso em caso de falha do sistema principal. 
Um plano B é indispensável. 
 
Equipamentos de movimentação de materiais 
 
Existe uma infinidade de esquemas e equipamentos para a movimentação de materiais. Esses 
esquemas e equipamentos devem ser analisados juntamente com o arranjo físico. 
 
Os principais equipamentos para a movimentação de materiais são: 
1. Veículos industriais: Carretas, carrinhos, empilhadeiras, tratores, trailers. 
2. Transportadores contínuos: Correias, esteiras, roletes, transportadores de fita magnética, roscas, 
transportadores pneumáticos, transportadores vibratórios. 
3. Guindastes, Talhas e elevadores. 
4. Equipamentos diversos e plataformas. 
 
Questões 
 
01. (IF-PB – Assistente em Administração – IF-PB/2015) Quanto à movimentação de materiais, 
considera-se movimentação manual aquela em que os materiais são movimentados: 
(A) exclusivamente de forma vertical, sem a utilização de qualquer meio mecânico. 
(B) exclusivamente de forma horizontal, sem a utilização de qualquer meio mecânico. 
(C) horizontal ou verticalmente, sem a utilização de qualquer meio mecânico. 
(D) horizontal ou verticalmente, com a utilização de qualquer meio mecânico. 
(E) exclusivamente de forma vertical, com a utilização de qualquer meio mecânico. 
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. 17 
02. (MTE – Agente Administrativo – CESPE/2014) As empilhadeiras além de aumentar a 
capacidade de estocagem nos armazéns, permitem também um melhor acondicionamento, 
contribuindo para o aumento do espaço. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
Respostas 
 
01. Resposta: C 
A movimentação de materiais pode ser horizontal ou vertical. 
Horizontal: quando se dá dentro de um espaço plano e em um mesmo nível. 
Vertical: quando a empresa utiliza edifício de vários andares ou níveis de altura. 
Para a movimentação de materiais, são necessários métodos eficientes para a execução dessa tarefa, 
nesse sentido, é essencial a utilização de máquinas e equipamentos. 
 
02. Resposta: Certo 
A utilização de equipamentos, como as empilhadeiras, permite a utilização racional da capacidade de 
armazenagem: utilizando plenamente o espaço disponível e aumentando a área útil da fábrica. 
 
Gestão patrimonial8 
 
A Gestão Patrimonial compreende o planejamento, a estruturação de funções e o controle, com o 
conjunto racional de técnicas, operações e procedimentos, desde a aquisição de bens até sua destinação 
final. 
Dentre os bens móveis permanentes estão às mobílias, equipamentos e utensílios, sendo uma das 
responsabilidades do administrador de patrimônio, fazer o acompanhamento através dos bens móveis 
que compõem o acervo patrimonial da organização, tanto através da gestãooperacional quanto da gestão 
administrativa. 
O Controle Patrimonial9 busca identificar e catalogar todos os bens disponíveis e verificar o preço atual 
de cada um deles. Tendo o conhecimento do preço de cada um dos bens disponíveis e somando os seus 
valores, pode-se ter uma ideia exata do valor de mercado da empresa. 
Baseado no Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente10, estudar as 
operações patrimoniais. 
 
Tombamento 
 
Tombamento é o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no sistema de controle 
patrimonial da organização e, em alguns casos, no seu balanço contábil. Isso significa dizer que o bem 
que entra no acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial. 
Por interferir no balanço patrimonial, essa operação é atribuição exclusiva do responsável pelo controle 
patrimonial da unidade. 
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituição. 
A modalidade do tombamento é escolhida conforme a documentação referente ao bem permanente, 
que indica a fonte de recursos e a origem física do bem. 
 
Aquisição 
 
Aquisição é a modalidade de tombamento realizada quando o bem é adquirido através de recursos 
orçamentários ou extra orçamentários. 
Toda aquisição de material através de despesa orçamentária é realizada por empenho. 
 
Comodato e Cessão 
 
Comodato e Cessão são denominações dadas ao empréstimo gratuito de um bem permanente que 
deve ser restituído após determinado prazo. 
 
8 COPAM. Gestão Patrimonial. Disponível em: <http://www.copaminformatica.com.br/tombo.php>. Acesso em: 12 mai. 2015. 
9 MOTA, M. O Controle Patrimonial e as Empresas. Disponível em: <http://www.guiadacarreira.com.br/artigos/gestao-e-
administracao/controle-patrimonial-empresas/>. Acesso em: 12 mai. 2015. 
10 Brasil. Ministério da Educação. Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo Permanente. 1. ed. Manaus, 2012. 
Disponível em:<http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/MANUAL%20PATRIMONIO%20IFAM.pdf>. Acesso em: 12 mai. 2015. 
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O Comodato é o empréstimo realizado entre a Instituição e empresas privadas, enquanto a Cessão é 
o empréstimo entre a instituição e outros órgãos públicos. 
Ambos são realizados através de contrato ou convênio. Como a posse do bem não pertence à 
instituição, um bem tombado por comodato não tem seu valor adicionado ao montante de entradas no 
acervo patrimonial da instituição. Quando ocorrer o retorno do bem ao seu proprietário, deverá ser 
realizada uma baixa por devolução. Caso o bem seja doado definitivamente à instituição o comodato 
deverá ser alterado para Doação. 
 
Doação 
 
A doação significa a transferência da propriedade de bens permanentes para a instituição. O termo de 
doação deve ser emitido pela entidade doadora e deve apresentar todos os elementos identificadores do 
bem tais como descrição detalhada, valor de aquisição, data de aquisição ou de entrega do bem à 
instituição. 
 
Fabricação 
 
Como o próprio nome indica o tombamento por fabricação ocorre quando bem tiver sido fabricado por 
alguma unidade da instituição. 
Pelo fato de a origem dos recursos de um tombamento por fabricação ser sempre a própria Instituição, 
não há necessidade de informar o documento relativo a esta origem. A IN 205/88 no seu item 6.4 
esclarece que: 
A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada 
à vista de processo regular, com base na apropriação de custos feita pela unidade 
produtora ou, na falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, 
designada para este fim.” 
 
E ainda em seu item 6.4.1, que, “O valor do bem produzido pelo órgão sistêmico será igual à soma 
dos custos estimados para matéria-prima, mão-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida 
na produção, etc.”. 
 
Incorporação 
 
O tombamento por incorporação é feito a partir de um ofício do dirigente da unidade determinando a 
operação (este documento, por convenção, equivale ao documento de origem do bem). Um tombamento 
por incorporação ocorre quando não é possível identificar a origem dos recursos de um bem que se 
encontre pelo menos a dois exercícios (anos) no acervo da unidade ou órgão. 
Para proceder ao tombamento por incorporação deveremos igualmente observar o disposto o item 6.4 
da IN 205 que determina que na falta de possibilidade de apropriar custos de bens, deverá ser realizada 
avaliação por comissão especial que, após análise, arbitrará o valor de tombamento. 
 
Controle de bens 
 
É o conjunto de procedimentos, adotados pela Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio, voltado 
à verificação da localização e do estado de conservação dos bens patrimoniais. 
O controle físico tem caráter permanente, em decorrência da própria necessidade de 
acompanhamento da posição físico-financeira do ativo imobilizado. 
 
Inventário 
 
Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo 
físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a 
necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como 
o saneamento do acervo. 
Tem também a função de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimônio através dos 
resultados obtidos no levantamento físico. 
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De acordo com a Instrução Normativa 205/88 da Secretaria de Administração Pública11, são cinco os 
tipos de inventários físicos: 
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada 
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e 
das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. 
b) inicial - realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens 
sob sua responsabilidade; 
c) de transferência de responsabilidade- realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade 
gestora; 
d) de extinção ou transformação - realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; 
e) eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por 
iniciativa do órgão fiscalizador. 
 
Movimentação de bens 
 
A movimentação de bens móveis na unidade gestora dar-se-á por: 
I – empréstimo; 
II – transferência de carga patrimonial; 
III – necessidade de reparo e manutenção. 
 
O controle das movimentações e alterações ocorridas no parque de bens patrimoniais móveis da 
unidade gestora é feito mediante a comunicação por memorando a Coordenação de Almoxarifado e/ou 
Patrimônio que irá registrar no sistema informatizado de gestão de patrimônio. 
Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia à Coordenação de 
Almoxarifado e/ou Patrimônio e do Responsável, e ainda deve se verificar a existência de garantia ou a 
existência de contrato de manutenção preventiva ou corretiva. 
O orçamento da necessidade de serviço deverá ser realizado nas dependências da unidade gestora, 
sob a vistoria de servidor designado para esse fim, preferencialmente conhecedor do problema do bem. 
A retirada de um bem para reparo deve ser feita mediante atribuição de responsabilidade ao servidor 
encarregado do respectivo serviço ou envio do bem para manutenção externa e esta deve ser precedida 
de autorização do gestor autorizando a execução do serviço. 
A Solicitação de Serviços deve ser preenchida e assinada pelo Responsável mediante provocação 
escrita do Titular do Setor, constando o(s) número(s) de Patrimônio e descrição(ões) dos materiais e 
equipamentos a serem consertados, encaminhadas a Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio. 
Bem com situação patrimonial “ociosa” ou que apresente alguma avariaque impeça seu uso normal, 
deve ser recolhido ao Depósito do Patrimônio. 
O recolhimento de bens em período de garantia deve ser aprovado pelo dirigente de cada unidade 
Gestora. 
O remanejamento de bens pode ocorrer em três modalidades: 
I - Transferência entre Detentores de Carga Patrimonial sem movimentação física, também chamada 
de transferência de titularidade de função de confiança. 
II - Transferência entre Detentores de Carga Patrimonial com movimentação física. 
III - Somente a movimentação física do bem. 
 
Depreciação de bens 
 
O desaparecimento de um bem patrimonial móvel – total ou parcial –, por furto, roubo, depredação ou 
qualquer outro sinistro, deverá de imediato ser comunicado, pelo responsável da Carga Patrimonial e à 
Coordenação responsável pelo Almoxarifado e Patrimônio, observando-se os seguintes 
encaminhamentos e providências: 
I. o responsável da Carga Patrimonial deverá informar o ocorrido à Coordenação responsável pelo 
Almoxarifado e/ou Patrimônio que por sua vez deverá registrar a ocorrência em livro próprio e emitir 
Extrato de Ocorrência encaminhando – o ao dirigente máximo da unidade gestora. 
II. O dirigente máximo da unidade gestora encaminhará ofício ao Departamento de Policia Federal 
solicitando providências. 
 
11 Brasil. Instrução Normativa nº 205, de 08 de Abril de 1988. Disponível em: <http://www.daf.unb.br/images/DGM/inst_norma_205_88.pdf>. 
Acesso em: 12 mai. 2015. 
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. 20 
III. A Diretoria de Administração ou órgão equivalente deverá montar processo nesse sentido, 
comunicar o fato aos superiores hierárquicos, solicitar a nomeação da Comissão de Sindicância, com 
vistas a apurar as responsabilidades. 
 
O processo, acompanhado de parecer conclusivo da Comissão de Sindicância, e homologado pela 
autoridade máxima da unidade gestora deverá ser encaminhado à Coordenação de Almoxarifado e/ou 
Patrimônio, para providencias que se fizerem necessárias. 
No caso de parecer pela reposição ou recuperação do bem pelo responsabilizado, devidamente 
homologado pela autoridade competente da unidade gestora, o processo deverá ser encaminhado à 
Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, que expedirá comunicação oficial estipulando o prazo de 30 
dias, a contar da data do recebimento, para as providências necessária 
No caso de parecer pela baixa patrimonial, devidamente homologado pela autoridade competente, 
depois de esgotadas todas as possibilidades de apuração de responsabilidades, visando à reposição do 
bem, com a consequente garantia de integridade do acervo patrimonial da unidade gestora, o processo 
deverá ser recepcionado pela Diretoria de Administração e Planejamento ou equivalente, e encaminhado 
à Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, que o instruirá para ser homologado pelo(a) responsável 
de Administração e Planejamento. 
O bem reposto pelo responsabilizado ficará no depósito patrimonial da unidade gestora, em local com 
condições adequadas, até que se encerrem os procedimentos administrativos para os registros de 
controle na Coordenação de Almoxarifado e/ou Patrimônio. 
 
Alienação 
 
Todo bem patrimonial, em razão de seu estado de conservação poderá sofrer alienação, sendo 
excluídos da carga patrimonial do órgão. 
Este procedimento precisa de uma avaliação técnica, normalmente feita por uma comissão específica, 
que avaliará as condições reais do bem e indicará a melhor forma de desfazimento do mesmo. 
Atenta-se para o fato da baixa patrimonial se dar pelo valor inscrito na contabilidade da instituição, e 
não pelo valor da alienação. 
 
Desfazimento 
 
O desfazimento de bens consiste no processo de exclusão de um bem do acervo patrimonial da 
instituição, de acordo com a legislação vigente e expressamente autorizada pelo responsável da 
organização. 
Após a conclusão do processo de desfazimento deverá ser realizada a baixa dos bens nos registros 
patrimoniais. 
A seguinte norma regula o desfazimento de bens pela Administração Federal. 
 
DECRETO Nº 99.658, DE 30 DE OUTUBRO DE 1990. 
 
Regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação 
e outras formas de desfazimento de material. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da 
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.028, de 12 de abril de 1990, no Decreto-Lei nº 200, 
de 25 de fevereiro de 1967, e no Decreto-Lei nº 2.300, de 21 de novembro de 1986, 
 
DECRETA: 
 
Art. 1º O reaproveitamento, a movimentação e a alienação de material, bem assim outras formas de 
seu desfazimento, no âmbito da Administração Pública Federal, são regulados pelas disposições deste 
decreto. 
 
Art. 2º Este decreto não modifica as normas específicas de alienação e outras formas de desfazimento 
de material: 
I - dos Ministérios Militares e do Estado-Maior das Forças Armadas; 
II - do Departamento da Receita Federal, referentes a bens legalmente apreendidos; 
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. 21 
III - dos órgãos com finalidades agropecuárias, industriais ou comerciais, no que respeita à venda de 
bens móveis, por eles produzidos ou comercializados. 
 
Art. 3º Para fins deste decreto, considera-se: 
I - material - designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, 
veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades 
dos órgãos e entidades públicas federais, independente de qualquer fator; 
II - transferência - modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma 
unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade; 
III - cessão - modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse 
e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, 
autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais 
Poderes da União; 
IV - alienação - operação de transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, 
permuta ou doação; 
V - outras formas de desfazimento - renúncia ao direito de propriedade do material, mediante 
inutilização ou abandono. 
Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou 
entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: 
a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; 
b) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu 
valor de mercado; 
c) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de 
uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; 
d) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de 
suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. 
 
Art. 4º O material classificado como ocioso ou recuperável será cedido a outros órgãos que dele 
necessitem. 
1º A cessão será efetivada mediante Termo de Cessão, do qual constarão a indicação de transferência 
de carga patrimonial, da unidade cedente para a cessionária, e o valor de aquisição ou custo de produção. 
2º Quando envolver entidade autárquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e 
Judiciário, a operação só poderá efetivar-se mediante doação. 
 
Art. 5º Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional 
informarão, mediante ofício ou meio eletrônico desde que certificado digitalmente por autoridade 
certificadora, credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - BRASIL, à 
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão 
a existência de microcomputadores demesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos 
de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como ocioso, 
recuperável, antieconômico ou irrecuperável, disponíveis para reaproveitamento. 
§ 1º As entidades indicadas no art. 22, quando optarem pela doação desses bens, poderão adotar os 
mesmos procedimentos previstos no caput. 
§ 2º A Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação indicará a instituição receptora dos bens, 
em consonância com o Programa de Inclusão Digital do Governo Federal. 
§ 3º Não ocorrendo manifestação por parte da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação no 
prazo de trinta dias, o órgão ou entidade que houver prestado a informação a que se refere o caput poderá 
proceder ao desfazimento dos materiais. 
 
Art. 6º (REVOGADO) 
 
Art. 7º Nos casos de alienação, a avaliação do material deverá ser feita de conformidade com os preços 
atualizados e praticados no mercado. 
Parágrafo único. Decorridos mais de sessenta dias da avaliação, o material deverá ter o seu valor 
automaticamente atualizado, tomando-se por base o fator de correção aplicável às demonstrações 
contábeis e considerando-se o período decorrido entre a avaliação e a conclusão do processo de 
alienação. 
 
Art. 8º A venda efetuar-se-á mediante concorrência, leilão ou convite, nas seguintes condições: 
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. 22 
I - por concorrência, em que será dada maior amplitude à convocação, para material avaliado, isolada 
ou globalmente, em quantia superior a Cr$ 59.439.000,00 (cinquenta e nove milhões, quatrocentos e trinta 
e nove mil cruzeiros); 
II - por leilão, processado por leiloeiro oficial ou servidor designado pela Administração, observada a 
legislação pertinente, para material avaliado, isolada ou globalmente, em quantia não superior a Cr$ 
59.439.000,00 (cinquenta e nove milhões, quatrocentos e trinta e nove mil cruzeiros); 
III - por convite, dirigido a pelo menos três pessoas jurídicas, do ramo pertinente ao objeto da licitação, 
ou pessoas físicas, que não mantenham vínculo com o serviço público federal, para material avaliado, 
isolada ou globalmente, em quantia não superior a Cr$ 4.160.000,00 (quatro milhões, cento e sessenta 
mil cruzeiros). 
1º A Administração poderá optar pelo leilão, nos casos em que couber o convite, e, em qualquer caso, 
pela concorrência. 
3º O material deverá ser distribuído em lotes de: 
a) um objeto, quando se tratar de veículos, embarcações aeronaves ou material divisível, cuja 
avaliação global seja superior à quantia de Cr$ 199.000,00 (cento e noventa e nove mil cruzeiros); 
b) vários objetos, preferencialmente homogêneos, quando a soma da avaliação de seus componentes 
for igual ou inferior a Cr$ 199.000,00 (cento e noventa e nove mil cruzeiros), ou se compuser de jogos ou 
conjuntos que não devam ser desfeitos. 
3º Os valores estabelecidos neste artigo serão revistos, periodicamente, e fixados em Portaria, pelo 
Secretário da Administração Federal. 
4º A alienação de material, mediante dispensa de prévia licitação, somente poderá ser autorizada 
quando revestir-se de justificado interesse público ou, em caso de doação, quando para atendimento ao 
interesse social, observados os critérios definidos no art. 15 deste decreto. 
 
Art. 9º A publicidade para os certames licitatórios fora do Distrito Federal será assegurada com a 
publicação de resumo do edital no Diário Oficial da União, da seguinte forma: 
I - na concorrência três vezes no mínimo, com intervalo de sete dias; 
II - no leilão duas vezes no mínimo, com intervalo de cinco dias; 
III - no convite uma única vez. 
Parágrafo único. A Administração poderá utilizar outros meios de divulgação para ampliar a área de 
competição, desde que economicamente viável, em cada processo. 
 
Art. 10. Os prazos para a realização dos certames, contados da primeira publicação no Diário Oficial 
da União, serão, no mínimo, de: 
I - trinta dias para a concorrência; 
II - quinze dias para o leilão; e 
III - três dias úteis para o convite. 
 
Art. 11. Quando não acudirem interessados à licitação, a Administração deverá reexaminar todo o 
procedimento, com objetivo de detectar as razões do desinteresse, especialmente no tocante às 
avaliações e à divulgação, podendo adotar outras formas, nas tentativas subsequentes para alienação do 
material, em função do que for apurado sobre as condições do certame anterior. 
 
Art. 12. Qualquer licitante poderá oferecer cotação para um, vários ou todos os lotes. 
 
Art. 13. 0 resultado financeiro obtido por meio de alienação deverá ser recolhido aos cofres da União, 
da autarquia ou da fundação, observada a legislação pertinente. 
 
Art. 14. A permuta com particulares poderá ser realizada sem limitação de valor, desde que as 
avaliações dos lotes sejam coincidentes e haja interesse público. 
Parágrafo único. No interesse público, devidamente justificado pela autoridade competente, o material 
disponível a ser permutado poderá entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido, condição 
que deverá constar do edital de licitação ou do convite. 
 
Art. 15. A doação, presentes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos integrantes 
da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações, após a avaliação de sua 
oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra forma de alienação, podendo ocorrer, em 
favor dos órgãos e entidades a seguir indicados, quando se tratar de material: 
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. 23 
I - ocioso ou recuperável, para outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, 
autárquica ou fundacional ou para outro órgão integrante de qualquer dos demais Poderes da União; 
II - antieconômico, para Estados e Municípios mais carentes, Distrito Federal, empresas públicas, 
sociedade de economia mista, instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo 
Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público; 
III - irrecuperável, para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo 
Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público; 
IV - adquirido com recursos de convênio celebrado com Estado, Território, Distrito Federal ou Município 
e que, a critério do Ministro de Estado, do dirigente da autarquia ou fundação, seja necessário à 
continuação de programa governamental, após a extinção do convênio, para a respectiva entidade 
convenente; 
V - destinado à execução descentralizada de programa federal, aos órgãos e entidades da 
Administração direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e aos 
consórcios intermunicipais, para exclusiva utilização pelo órgão ou entidade executora do programa, 
hipótese em que se poderá fazer o tombamento do bem diretamente no patrimônio do donatário, quando 
se tratar de material permanente, lavrando-se, em todos os casos, registro no processo administrativo 
competente. 
Parágrafo único. Os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais 
equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como 
ociosos ou recuperáveis, poderão ser doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade 
pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público que participem de 
projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal. 
 
Art. 16. Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como 
irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua inutilização ou 
abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão 
incorporados ao patrimônio. 
1º A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital parapessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a Administração 
Pública Federal. 
2º A inutilização, sempre que necessário, será feita mediante audiência dos setores especializados, 
de forma a ter sua eficácia assegurada. 
3º Os símbolos nacionais, armas, munições e materiais pirotécnicos serão inutilizados em 
conformidade com a legislação específica. 
 
Art. 17. São motivos para a inutilização de material, dentre outros: 
I - a sua contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por assepsia; 
II - a sua infestação por insetos nocivos, com risco para outro material; 
III - a sua natureza tóxica ou venenosa; 
IV - a sua contaminação por radioatividade; 
V - o perigo irremovível de sua utilização fraudulenta por terceiros. 
 
Art. 18. A inutilização e o abandono de material serão documentados mediante Termos de Inutilização 
ou de Justificativa de Abandono, os quais integrarão o respectivo processo de desfazimento. 
 
Art. 19. As avaliações, classificação e formação de lotes, previstas neste decreto, bem assim os demais 
procedimentos que integram o processo de alienação de material, serão efetuados por comissão especial, 
instituída pela autoridade competente e composta de, no mínimo, três servidores integrantes do órgão ou 
entidade interessados. 
 
Art. 20. A Administração poderá, em casos especiais, contratar, por prazo determinado, serviço de 
empresa ou profissional especializado para assessorar a comissão especial quando se tratar de material 
de grande complexidade, vulto, valor estratégico ou cujo manuseio possa oferecer risco a pessoas, 
instalações ou ao meio ambiente. 
 
Art. 21. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, no exercício das suas competências 
definidas no inciso XVII do art. 27 da Lei no 10.683, de 28 de maio de 2003, poderá expedir instruções 
que se fizerem necessárias à aplicação deste Decreto. 
 
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. 24 
Art. 22. O disposto neste decreto aplica-se, no que couber, às empresas públicas, sociedades de 
economia mista e respectivas subsidiárias ou controladas. 
Art. 23. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação. 
 
Art. 24. Revogam-se os Decretos nºs 96.141, de 7 de junho de 1988, nº 98.249, de 6 de outubro de 
1989, nº 98.798, de 5 de janeiro de 1990, nº 99.198, de 29 de março de 1990, e demais disposições em 
contrário. 
 
Baixa 
 
Para a baixa, existem 11 situações: 
 
• Devolução de bens em comodato 
A devolução corresponde a uma reversão do tombamento por Comodato e ocorre nos casos em que 
o bem deve ser devolvido para a instituição de origem. 
Não prescinde de processo formal de desfazimento, mas deve ser documentado através da cópia do 
Termo de Comodato do convenente e de ofício de autorização de baixa do responsável. 
 
• Erros de tombamento 
Configurada a existência de bens tombados indevidamente, deverá ser comunicado, por escrito, o 
responsável solicitando autorização para proceder à devida baixa visando preservar a correção do acervo. 
A autorização de baixa será dada mediante memorando do responsável. 
A modalidade de baixa a ser escolhida será sempre lançamento indevido. 
 
• Por doação 
Quando o bem da organização passa para outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal, 
doado por autorização superior, permitida, entretanto exclusivamente para fins e uso de interesse social. 
 
• Por extravio 
Após constatação do fato, instauração de sindicância interna para apuração de responsabilidade e, se 
for o caso, ciência à autoridade policial. 
 
• Por furto ou roubo 
Após a constatação do fato, ciência à autoridade policial competente e instauração de sindicância 
interna nos casos de autoria desconhecida e, se for o caso, ciência à autoridade policial. 
 
• Por sinistro 
Após processo regular tendente à apuração das causas do sinistro, com ciência do fato à autoridade 
policial caso necessário e Companhia de Seguro para ressarcimento dos prejuízos e liberação do bem 
ou local sinistrado se for o caso. 
 
• Por venda 
Procedida com estrita observância dos princípios de licitação, salvo as exceções previstas na 
legislação específica. 
 
• Por avaria 
Após a confirmação e esclarecimentos. 
Por indevida incorporação 
Após a verificação de uma incorporação indevida, e ou verificada a possibilidade de agregar um bem 
definido como acessório, a um outro principal. 
 
• Por Dação 
Quando por conveniência do Campus, houver interesse em que o domínio do bem seja transferido, 
parcial ou integral, para pagamento de dívida perante terceiros, seja esta contratual ou judicial. 
 
• Bens inservíveis 
Pré-requisitos: 
• Existência de bens classificados como inservíveis, conforme determinação do Decreto 99658/90. 
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. 25 
• Avaliação dos bens por comissão especialmente instituída pelo dirigente da unidade, cujas 
atribuições são: 
1. Classificar os bens inservíveis (ociosos, recuperáveis, irrecuperáveis e antieconômicos); 
2. Avaliar os bens conforme sua classificação; 
3. Formar os lotes de bens conforme sua classificação e características patrimoniais; 
4. Instruir os processos de desfazimentos conforme a classificação dos bens inservíveis. 
 
Em geral, o processo de desfazimento deverá ser composto por: 
a. Portaria de designação da comissão de desfazimento 
b. Relação dos bens para desfazimento. 
c. Laudo de avaliação. 
d. Justificativa do desfazimento. 
e. Contrato, conforme a modalidade de desfazimento. 
f. Relação de bens baixados no processo. 
 
DECRETO-LEI Nº 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE 1937. 
 
Organiza a proteção do patrimônio histórico e artístico nacional. 
 
CAPÍTULO I 
DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL 
 
Art. 1º Constitui o patrimônio histórico e artístico nacional o conjunto dos bens móveis e imóveis 
existentes no país e cuja conservação seja de interesse público, quer por sua vinculação a fatos 
memoráveis da história do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueológico ou etnográfico, bibliográfico 
ou artístico. 
§ 1º Os bens a que se refere o presente artigo só serão considerados parte integrante do patrimônio 
histórico o artístico nacional, depois de inscritos separada ou agrupada mente num dos quatro Livros do 
Tombo, de que trata o art. 4º desta lei. 
§ 2º Equiparam-se aos bens a que se refere o presente artigo e são também sujeitos a tombamento 
os monumentos naturais, bem como os sítios e paisagens que importe conservar e proteger pela feição 
notável com que tenham sido dotados pelo natureza ou agenciados pelo indústria humana. 
 
Art. 2º A presente lei se aplica às coisas pertencentes às pessoas naturais, bem como às pessoas 
jurídicas de direito privado e de direito público interno. 
 
Art. 3º Excluem-se do patrimônio histórico e artístico nacional as obras de origem estrangeira: 
1) que pertençam às representações diplomáticas ou consulares acreditadas no país; 
2) que adornem quaisquer veículos pertencentes a empresas estrangeiras, que façam carreira no país; 
3) que se incluam entre os bens referidos no art. 10 da Introdução do Código Civil, e que continuam 
sujeitas à lei pessoal do proprietário; 
4) que pertençam a casas de comércio de objetos históricos ou artísticos; 
5) que sejam trazidas para exposições comemorativas, educativas ou comerciais: 
6) que sejam importadas por empresas estrangeiras expressamente para adorno dos respectivos 
estabelecimentos. 
Parágrafo único. As obras mencionadas nas alíneas 4 e 5 terão guia de licença para livre trânsito, 
fornecida pelo Serviço ao Patrimônio Histórico e Artístico Nacional. 
 
CAPÍTULO II 
DO TOMBAMENTO 
 
Art. 4º O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional possuirá quatro Livros do Tombo, nos 
quais serão inscritas as obras a que se refere o art. 1º desta lei, a saber: 
1) no Livro do Tombo Arqueológico, Etnográfico e Paisagístico, as coisas pertencentes às categoriasde arte arqueológica, etnográfica, ameríndia e popular, e bem assim as mencionadas no § 2º do citado 
art. 1º. 
2) no Livro do Tombo Histórico, as coisas de interesse histórico e as obras de arte histórica; 
3) no Livro do Tombo das Belas Artes, as coisas de arte erudita, nacional ou estrangeira; 
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. 26 
4) no Livro do Tombo das Artes Aplicadas, as obras que se incluírem na categoria das artes aplicadas, 
nacionais ou estrangeiras. 
§ 1º Cada um dos Livros do Tombo poderá ter vários volumes. 
§ 2º Os bens, que se incluem nas categorias enumeradas nas alíneas 1, 2, 3 e 4 do presente artigo, 
serão definidos e especificados no regulamento que for expedido para execução da presente lei. 
 
Art. 5º O tombamento dos bens pertencentes à União, aos Estados e aos Municípios se fará de ofício, 
por ordem do diretor do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, mas deverá ser notificado à 
entidade a quem pertencer, ou sob cuja guarda estiver a coisa tombada, afim de produzir os necessários 
efeitos. 
 
Art. 6º O tombamento de coisa pertencente à pessoa natural ou à pessoa jurídica de direito privado se 
fará voluntária ou compulsoriamente. 
 
Art. 7º Proceder-se-á ao tombamento voluntário sempre que o proprietário o pedir e a coisa se revestir 
dos requisitos necessários para constituir parte integrante do patrimônio histórico e artístico nacional, a 
juízo do Conselho Consultivo do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, ou sempre que o 
mesmo proprietário anuir, por escrito, à notificação, que se lhe fizer, para a inscrição da coisa em qualquer 
dos Livros do Tombo. 
 
Art. 8º Proceder-se-á ao tombamento compulsório quando o proprietário se recusar a anuir à inscrição 
da coisa. 
 
Art. 9º O tombamento compulsório se fará de acordo com o seguinte processo: 
1) o Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, por seu órgão competente, notificará o 
proprietário para anuir ao tombamento, dentro do prazo de quinze dias, a contar do recebimento da 
notificação, ou para, si o quiser impugnar, oferecer dentro do mesmo prazo as razões de sua impugnação. 
2) no caso de não haver impugnação dentro do prazo assinado. Que é fatal, o diretor do Serviço do 
Patrimônio Histórico e Artístico Nacional mandará por simples despacho que se proceda à inscrição da 
coisa no competente Livro do Tombo. 
3) se a impugnação for oferecida dentro do prazo assinado, far-se-á vista da mesma, dentro de outros 
quinze dias fatais, ao órgão de que houver emanado a iniciativa do tombamento, afim de sustentá-la. Em 
seguida, independentemente de custas, será o processo remetido ao Conselho Consultivo do Serviço do 
Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, que proferirá decisão a respeito, dentro do prazo de sessenta 
dias, a contar do seu recebimento. Dessa decisão não caberá recurso. 
 
Art. 10. O tombamento dos bens, a que se refere o art. 6º desta lei, será considerado provisório ou 
definitivo, conforme esteja o respectivo processo iniciado pela notificação ou concluído pela inscrição dos 
referidos bens no competente Livro do Tombo. 
Parágrafo único. Para todas os efeitos, salvo a disposição do art. 13 desta lei, o tombamento provisório 
se equiparará ao definitivo. 
 
CAPÍTULO III 
DOS EFEITOS DO TOMBAMENTO 
 
Art. 11. As coisas tombadas, que pertençam à União, aos Estados ou aos Municípios, inalienáveis por 
natureza, só poderão ser transferidas de uma à outra das referidas entidades. 
Parágrafo único. Feita a transferência, dela deve o adquirente dar imediato conhecimento ao Serviço 
do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional. 
 
Art. 12. A alienabilidade das obras históricas ou artísticas tombadas, de propriedade de pessoas 
naturais ou jurídicas de direito privado sofrerá as restrições constantes da presente lei. 
 
Art. 13. O tombamento definitivo dos bens de propriedade particular será, por iniciativa do órgão 
competente do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, transcrito para os devidos efeitos em 
livro a cargo dos oficiais do registro de imóveis e averbado ao lado da transcrição do domínio. 
§ 1º No caso de transferência de propriedade dos bens de que trata este artigo, deverá o adquirente, 
dentro do prazo de trinta dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o respectivo valor, fazê-la constar 
do registro, ainda que se trate de transmissão judicial ou causa mortis. 
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. 27 
§ 2º Na hipótese de deslocação de tais bens, deverá o proprietário, dentro do mesmo prazo e sob pena 
da mesma multa, inscrevê-los no registro do lugar para que tiverem sido deslocados. 
§ 3º A transferência deve ser comunicada pelo adquirente, e a deslocação pelo proprietário, ao Serviço 
do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, dentro do mesmo prazo e sob a mesma pena. 
 
Art. 14. A. coisa tombada não poderá sair do país, senão por curto prazo, sem transferência de domínio 
e para fim de intercâmbio cultural, a juízo do Conselho Consultivo do Serviço do Patrimônio Histórico e 
Artístico Nacional. 
 
Art. 15. Tentada, a não ser no caso previsto no artigo anterior, a exportação, para fora do país, da 
coisa tombada, será esta sequestrada pela União ou pelo Estado em que se encontrar. 
§ 1º Apurada a responsabilidade do proprietário, ser-lhe-á imposta a multa de cinquenta por cento do 
valor da coisa, que permanecerá sequestrada em garantia do pagamento, e até que este se faça. 
§ 2º No caso de reincidência, a multa será elevada ao dobro. 
§ 3º A pessoa que tentar a exportação de coisa tombada, além de incidir na multa a que se referem os 
parágrafos anteriores, incorrerá, nas penas cominadas no Código Penal para o crime de contrabando. 
 
Art. 16. No caso de extravio ou furto de qualquer objeto tombado, o respectivo proprietário deverá dar 
conhecimento do fato ao Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, dentro do prazo de cinco 
dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o valor da coisa. 
 
Art. 17. As coisas tombadas não poderão, em caso nenhum ser destruídas, demolidas ou mutiladas, 
nem, sem prévia autorização especial do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, ser 
reparadas, pintadas ou restauradas, sob pena de multa de cinquenta por cento do dano causado. 
Parágrafo único. Tratando-se de bens pertencentes á União, aos Estados ou aos municípios, a 
autoridade responsável pela infração do presente artigo incorrerá pessoalmente na multa. 
 
Art. 18. Sem prévia autorização do Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, não se poderá, 
na vizinhança da coisa tombada, fazer construção que lhe impeça ou reduza a visibilidade, nem nela 
colocar anúncios ou cartazes, sob pena de ser mandada destruir a obra ou retirar o objeto, impondo-se 
neste caso a multa de cinquenta por cento do valor do mesmo objeto. 
 
Art. 19. O proprietário de coisa tombada, que não dispuser de recursos para proceder às obras de 
conservação e reparação que a mesma requerer, levará ao conhecimento do Serviço do Patrimônio 
Histórico e Artístico Nacional a necessidade das mencionadas obras, sob pena de multa correspondente 
ao dobro da importância em que for avaliado o dano sofrido pela mesma coisa. 
 
§ 1º Recebida a comunicação, e consideradas necessárias as obras, o diretor do Serviço do Patrimônio 
Histórico e Artístico Nacional mandará executá-las, a expensas da União, devendo as mesmas ser 
iniciadas dentro do prazo de seis meses, ou providenciará para que seja feita a desapropriação da coisa. 
§ 2º À falta de qualquer das providências previstas no parágrafo anterior, poderá o proprietário requerer 
que seja cancelado o tombamento da coisa. 
§ 3º Uma vez que verifique haver urgência na realização de obras e conservação ou reparação em 
qualquer coisa tombada, poderá o Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional tomar a iniciativa 
de projetá-las e executá-las,a expensas da União, independentemente da comunicação a que alude este 
artigo, por parte do proprietário. 
 
Art. 20. As coisas tombadas ficam sujeitas à vigilância permanente do Serviço do Patrimônio Histórico 
e Artístico Nacional, que poderá inspecioná-los sempre que for julgado conveniente, não podendo os 
respectivos proprietários ou responsáveis criar obstáculos à inspeção, sob pena de multa de cem mil réis, 
elevada ao dobro em caso de reincidência. 
 
Art. 21. Os atentados cometidos contra os bens de que trata o art. 1º desta lei são equiparados aos 
cometidos contra o patrimônio nacional. 
 
 
 
 
 
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. 28 
CAPÍTULO IV 
DO DIREITO DE PREFERÊNCIA 
 
Art. 22. Em face da alienação onerosa de bens tombados, pertencentes a pessoas naturais ou a 
pessoas jurídicas de direito privado, a União, os Estados e os municípios terão, nesta ordem, o direito de 
preferência. 
§ 1º Tal alienação não será permitida, sem que previamente sejam os bens oferecidos, pelo mesmo 
preço, à União, bem como ao Estado e ao município em que se encontrarem. O proprietário deverá 
notificar os titulares do direito de preferência a usá-lo, dentro de trinta dias, sob pena de perdê-lo. 
§ 2º É nula alienação realizada com violação do disposto no parágrafo anterior, ficando qualquer dos 
titulares do direito de preferência habilitado a sequestrar a coisa e a impor a multa de vinte por cento do 
seu valor ao transmitente e ao adquirente, que serão por ela solidariamente responsáveis. A nulidade 
será pronunciada, na forma da lei, pelo juiz que conceder o sequestro, o qual só será levantado depois 
de paga a multa e se qualquer dos titulares do direito de preferência não tiver adquirido a coisa no prazo 
de trinta dias. 
§ 3º O direito de preferência não inibe o proprietário de gravar livremente a coisa tombada, de penhor, 
anticrese ou hipoteca. 
§ 4º Nenhuma venda judicial de bens tombados se poderá realizar sem que, previamente, os titulares 
do direito de preferência sejam disso notificados judicialmente, não podendo os editais de praça ser 
expedidos, sob pena de nulidade, antes de feita a notificação. 
§ 5º Aos titulares do direito de preferência assistirá o direito de remissão, se dela não lançarem mão, 
até a assinatura do auto de arrematação ou até a sentença de adjudicação, as pessoas que, na forma da 
lei, tiverem a faculdade de remir. 
§ 6º O direito de remissão por parte da União, bem como do Estado e do município em que os bens 
se encontrarem, poderá ser exercido, dentro de cinco dias a partir da assinatura do auto do arrematação 
ou da sentença de adjudicação, não se podendo extrair a carta, enquanto não se esgotar este prazo, 
salvo se o arrematante ou o adjudicante for qualquer dos titulares do direito de preferência. 
 
CAPÍTULO V 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
 
Art. 23. O Poder Executivo providenciará a realização de acordos entre a União e os Estados, para 
melhor coordenação e desenvolvimento das atividades relativas à proteção do patrimônio histórico e 
artístico nacional e para a uniformização da legislação estadual complementar sobre o mesmo assunto. 
 
Art. 24. A União manterá, para a conservação e a exposição de obras históricas e artísticas de sua 
propriedade, além do Museu Histórico Nacional e do Museu Nacional de Belas Artes, tantos outros 
museus nacionais quantos se tornarem necessários, devendo outrossim providenciar no sentido de 
favorecer a instituição de museus estaduais e municipais, com finalidades similares. 
 
Art. 25. O Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional procurará entendimentos com as 
autoridades eclesiásticas, instituições científicas, históricas ou artísticas e pessoas naturais ou jurídicas, 
com o objetivo de obter a cooperação das mesmas em benefício do patrimônio histórico e artístico 
nacional. 
 
Art. 26. Os negociantes de antiguidades, de obras de arte de qualquer natureza, de manuscritos e 
livros antigos ou raros são obrigados a um registro especial no Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico 
Nacional, cumprindo-lhes outrossim apresentar semestralmente ao mesmo relações completas das 
coisas históricas e artísticas que possuírem. 
 
Art. 27. Sempre que os agentes de leilões tiverem de vender objetos de natureza idêntica à dos 
mencionados no artigo anterior, deverão apresentar a respectiva relação ao órgão competente do Serviço 
do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, sob pena de incidirem na multa de cinquenta por cento sobre 
o valor dos objetos vendidos. 
 
Art. 28. Nenhum objeto de natureza idêntica à dos referidos no art. 26 desta lei poderá ser posto à 
venda pelos comerciantes ou agentes de leilões, sem que tenha sido previamente autenticado pelo 
Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, ou por perito em que o mesmo se louvar, sob pena 
de multa de cinquenta por cento sobre o valor atribuído ao objeto. 
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. 29 
Parágrafo único. A. autenticação do mencionado objeto será feita mediante o pagamento de uma taxa 
de peritagem de cinco por cento sobre o valor da coisa, se este for inferior ou equivalente a um conto de 
réis, e de mais cinco mil réis por contos de réis ou fração, que exceder. 
 
Art. 29. O titular do direito de preferência goza de privilégio especial sobre o valor produzido em praça 
por bens tombados, quanto ao pagamento de multas impostas em virtude de infrações da presente lei. 
Parágrafo único. Só terão prioridade sobre o privilégio a que se refere este artigo os créditos inscritos 
no registro competente, antes do tombamento da coisa pelo Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico 
Nacional. 
 
Art. 30. Revogam-se as disposições em contrário. 
 
Rio de Janeiro, 30 de novembro de 1937, 116º da Independência e 49º da República. 
 
Referências 
 
Secretaria de Estado do Planejamento (SEPLAG). Tombamento de Bens Móveis. Disponível em: 
<http://www.seplag.al.gov.br/gestao-de-patrimonio/tombamento-de-bens-moveis>. Acesso em: 12 mai. 
2015. 
 
Brasil. Ministério da Educação. Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo 
Permanente. 1. ed. Manaus, 2012. Disponível 
em:<http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/MANUAL%20PATRIMONIO%20IFAM.pdf>. Acesso em: 
12 mai. 2015. 
 
Questões 
 
01. (TRT 10ª - TÉCNICO JUDICIÁRIO – ADMINISTRATIVA - CESPE/2013) O governo federal pode 
ceder o material classificado como ocioso ou recuperável a outros órgãos ou entidades federais que dele 
necessitem mediante termo de cessão ou doação. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
02. (TJ/AL - Analista Judiciário - Área Administrativa – CESPE/2012) Um gestor de tribunal 
classificou os materiais de seu grande e complexo almoxarifado em três grupos: 1.º – classificador: 
designa as grandes classes ou agrupamentos de materiais em estoque; 2.º – individualizador: identifica 
cada um dos materiais do 1.º grupo; e 3.º – caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2.º 
grupo, de forma definitiva, com todas as suas características, a fim de torná-los inconfundíveis. 
Com base nessas informações, é correto afirmar que o tribunal está adotando o método de codificação 
de materiais denominado 
(A) número sequencial. 
(B) método alfabético. 
(C) método alfanumérico. 
(D) método misto. 
(E) método decimal. 
 
03. (TRT/9ª - ANALISTA JUDICIÁRIO - ÁREA ADMINISTRATIVA – FCC/2013) Uma vantagem 
considerável da técnica de inventário rotativo para empresas que trabalham com estoque grande e 
variado é 
(A) A possibilidade de realizar a contagem da cada item independentemente do respectivo código de 
inventário. 
(B) O estabelecimento de intervalo variável para a contagem de todo o estoque de uma só vez, 
mantendo o almoxarifado em funcionamento. 
(C) A determinação de intervalo fixo para a contagem dos itens sem que seja preciso classificar o 
material. 
(D) A facilidade de contagem contínua do material, além da definição variável dointervalo para cada 
tipo de material. 
(E) A contagem realizada em períodos curtos, já que o almoxarifado tem de ficar fechado. 
 
 
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. 30 
Respostas 
 
01. Resposta: Certo. 
De acordo com o artigo 4 da Lei nº 8.028, de 12 de abril de 1990, no Decreto-Lei nº 200, de 25 de 
fevereiro de 1967, e no Decreto-Lei nº 2.300, de 21 de novembro de 1986, a resposta da questão é certa. 
Art. 4º O material classificado como ocioso ou recuperável será cedido a outros órgãos que dele 
necessitem. 
§1º A cessão será efetivada mediante Termo de Cessão, do qual constarão a indicação de 
transferência de carga patrimonial, da unidade cedente para a cessionária, e o valor de aquisição ou custo 
de produção. 
§2º Quando envolver entidade autárquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e 
Judiciário, a operação só poderá efetivar-se mediante doação. 
 
02. Resposta: E. 
O método decimal consiste na composição e atribuição de códigos em algarismos. Pela sua facilidade 
na ordenação é um dos métodos mais utilizados nos diversos itens materiais e adoção da informatização. 
Esse método divide o universo de itens em grupos de materiais em grupos, aos quais por sua vez em 
subgrupos adicionando-se a estes números de identificação. 
 
03. Resposta: D. 
O controle de estoque é uma das tarefas mais importantes na administração. O uso de algumas 
ferramentas e técnicas podem agregar muitas vantagens. A técnica de inventário rotativo é uma 
importante ferramenta para obter alta acuracidade em estoque (conferência de estoque) facilitando a 
contagem contínua do material. O estoque é contado em intervalos regulares, dentro de um exercício. 
Esses intervalos (ou ciclos) dependem do código de inventário rotativo definido para os materiais. 
 
 
 
Caro(a) candidato(a), os itens Previsão de controle de estoques, análise do valor e alienação; 
estoques: planejamento, processos e políticas de administração de estoques; determinação de 
níveis de estoque, tempo de ressuprimento e estoques de segurança; avaliação de estoques – 
métodos já foram abordados no tópico 1. 
 
Aquisição de Recursos Materiais e Patrimoniais 
O Governo Federal utiliza o seu poder de compra para incentivar diversos setores da economia 
brasileira. A política de fornecimento de bens e serviços por Micro e Pequenas Empresas e a aquisição 
de itens sustentáveis são exemplos de como o governo direciona recursos para áreas estratégicas para 
o desenvolvimento do país. Por meio da atuação da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação 
(SLTI) são disponibilizados sistemas para realização e acompanhamento de compras eletrônicas, 
cadastro de fornecedores e diversas informações sobre licitações, contratações, processos de aquisições 
de bens e passagens e diárias da Administração Pública Federal. 
A administração pública busca “imitar” ou seguir os êxitos da administração privada, para aperfeiçoar 
seus mecanismos de gestão. Na administração pública, a aquisição de materiais segue a Lei 8.666 de 
1993, mas, antes de apresentá-la, estudaremos a aquisição de recursos materiais e patrimoniais em um 
contexto geral. Esclarecemos que os termos “compra” e “aquisição” possuem o mesmo significado. 
 
2 Sistema Patrimonial: Previsão e controle de estoque; as 
compras nas Organizações: Aquisição dos materiais e do 
patrimônio; arquivamento, recebimento, proteção, conservação e 
distribuição, classificação, padronização, codificação e 
inventário; análise do valor e alienação; estoques: planejamento, 
processos e políticas de administração de estoques; 
determinação de níveis de estoque, tempo de ressuprimento e 
estoques de segurança; avaliação de estoques - métodos; 
inventário de material. 
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. 31 
Gestão de compras de recursos materiais12 
A gestão de compras é muito importante, pois pode criar vantagens competitivas. Comprar significa 
procurar e providenciar a entrega de materiais, suprimentos e máquinas, dentro da qualidade especificada 
e no prazo pedido a um preço justo, para a manutenção, a expansão e o funcionamento da empresa. 
A função compras “assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do 
volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez para trás a visão 
preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro 
de lucros”. 
Como a função compras exerce uma grande influência sobre os lucros da organização, a 
responsabilidade de comprador consiste em comprar materiais com qualidade correta, na quantidade 
certa, no instante certo e ao preço correto, da fonte certa, para entrega no local correto. Dessa forma, a 
compra tem em vista responder às necessidades da empresa, para esta obter lucros. Por esse motivo, 
os materiais comprados têm enorme impacto nos lucros das empresas mesmo nas manufatureiras 
automatizadas, conferindo à atividade de compras uma importância crescente. 
Os materiais adquiridos devem ser compatíveis com as necessidades de produção e da 
competitividade, considerando o papel que estes exercem no custo total da produção. 
Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços 
que possa operar. Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil 
competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve 
ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que 
representam uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total. 
Para as organizações não manufatureiras a administração de compras exerce uma grande importância 
no controle financeiro, considerando que ”os órgãos públicos estão cada vez mais trabalhando com 
menos dinheiro, o que significa esforços extenuantes para reduzir custos por meio de compras mais 
eficazes [...] a tarefa do executivo responsável por esses serviços é atender às demandas exigidas dentro 
das restrições orçamentárias”. Desse modo, é importante que o gestor área de compras desempenhe a 
sua função consciente de que faz parte do sistema empresa e das elevadas somas envolvidas no 
investimento em bens públicos, de modo a dar uma resposta positiva ao público consumidor dos serviços. 
A função compras ou suprimentos para uma organização de prestação de serviços, tem a missão de 
proporcionar ao cliente final, a garantia de que este irá receber o produto final de acordo com as suas 
expectativas. 
Na Administração Pública, a Administração de Recursos Materiais pode ser definida como um conjunto 
de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir 
as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. 
Tais atividades abrangem aquisição, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o registro, o 
fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. 
Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, indo além de um simples controle 
de estoques, envolvendo um vasto campo de relações que são interdependentes e que precisam ser bem 
geridos para evitar desperdícios. 
 
Por isso, para um desempenho adequado e eficiente do gestor de compras é necessário que se 
perceba no seio organizacional que este exerce uma ligação vital entre a empresa e os fornecedores. Por 
esse motivo, os gestores de compras realizarem suas atividades de maneira eficaz “precisam 
compreender em detalhe tanto as necessidades de todos os processos da empresa que estão servindo, 
como as capacitações dos fornecedores [...] que potencialmente podem fornecer produtos e serviços para 
a organização”. 
 (...) o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos 
estratégicos da empresa [...]a missão do departamento de compras é perceber as prioridades 
competitivas necessárias para cada produto/serviço importante (baixos custos de produção, entregas 
rápidas e no tempo certo, produtos/serviços de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de 
compras para cada produto/serviço importante que sejam coerentes com as estratégias de operações. 
Desta visão, entende-se que a função compras deve ser manejada de forma a manter os estoques 
equilibrados para responder às necessidades da empresa. À área de compras também compete o 
cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois, embora altos níveis de estoque possam significar 
poucos problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para sua manutenção. Esses altos 
custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de 
 
12 TCHAMO, Joaquim Eugênio. Administração de Bens Materiais e Patrimoniais na Universidade Pedagógica de Maputo (Moçambique) – 
Um Estudo de Caso / Joaquim Eugênio Tchamo – Piracicaba, São Paulo, 2007. 
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. 32 
almoxarifado e controles [...] Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa 
trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando 
a produção. Neste sentido, e com vista a responder ao controle de estoques na organização, a função 
compras deve alcançar as seguintes metas/objetivos fundamentais. 
a) permitir continuidade de suprimentos para o perfeito fluxo de produção; 
b) coordenar os fluxos com o mínimo de investimentos em estoques e adequado cumprimento dos 
programas; 
c) comprar materiais e produtos aos mais baixos custos, dentro das especificações predeterminadas 
em qualidade, prazos e preços; 
d) evitar desperdícios e obsolescência de materiais por meio de avaliação e percepção do mercado; 
e) permitir à empresa uma posição competitiva, mediante negociações justas e credibilidade; 
f) manter parceria com os fornecedores para crescer junto com a empresa. 
 
Slack et al. (1997), define cinco objetivos, também denominados “os cinco corretos de compras”. 
OBJETIVO DESCRIÇÃO 
Comprar ao preço correto 
(...) Historicamente este objetivo de compras tem sido enfatizado tanto na 
teoria como na prática de compras. Boa parte da qualificação profissional do 
pessoal de compras esteve ligada tradicionalmente à capacidade de 
negociação com fornecedores de modo a assegurar o melhor acordo de preço. 
[...] A razão para esta ênfase no “custo Correto” é compreensível, pois as 
compras têm um impacto bastante significativo nos custos de qualquer 
operação. 
Comprar para entrega no 
momento correto e, na 
quantidade correta 
Comprar no momento correto e na quantidade correta pode ter impactos 
no desempenho da empresa em termos de velocidade de entrega, 
confiabilidade de entrega e flexibilidade. [...] Entretanto, a função de compras 
também deve lidar com algumas características do mercado fornecedor que 
podem afetar as decisões de quantidade e momento de compra. Por exemplo, 
compras internacionais que envolvem transporte marítimo podem requerer 
que os pedidos sejam colocados dois meses antes, [...] alguns produtos 
agrícolas têm que ser comprados e colhidos no exato momento em que se 
tornam maduros. Contudo, quer as decisões de quantidade e momento de 
compra sejam determinadas através de previsão de demanda futura, 
avaliação de quantidade econômica de compra ou características do produto 
ou mercado, a função compra sempre estará envolvida: normalmente através 
da geração da ordem que irá autorizar os fornecedores a fornecer na 
quantidade e no memento necessários. 
Comprar na qualidade 
correta 
Comprar produtos e serviços na qualidade correta tem efeitos significativos 
no desempenho da empresa em conseguir alcançar uma vantagem em termos 
de qualidade; além disso, a Qualidade também afetará a velocidade do 
fornecimento e a confiabilidade. Serviços ou materiais de confiabilidade ruim 
podem atrasar a entrega dos produtos ou serviços finais ao cliente. De forma 
similar, falha na qualidade de produtos ou serviços comprados também irá 
aumentar os custos. [...] Programas de garantia de qualidade de fornecimento 
monitoram e aprimoram os níveis de qualidade do fornecedor [...] Os 
fornecedores podem ter sua qualificação certificada, garantindo que seus 
sistemas e processos estão em conformidade com normas internacionais, 
como o ISO 9000 ou a BS5750. Mediante essa certificação, os compradores 
podem ao menos ter a confiança de que os sistemas dos fornecedores são 
capazes de fornecer boa qualidade de produtos e serviços 
Compra da fonte correta 
Numa primeira análise, parece importante considerar se a fonte dos 
produtos ou serviços vai influenciar o preço, a qualidade ou a entrega. 
Contudo, a pessoa de compras pode por vezes escolher comprar de uma fonte 
específica devido a seu potencial atual ou futuro, em vez de considerar os 
benefícios diretos e imediatos. 
 
A complexidade da função de compras e de sua estruturação é proporcional ao tamanho da empresa. 
O seu gestor responde por deveres administrativos e executivos, por isso, “é responsável pelo perfeito 
relacionamento com as empresas fornecedoras e com as exigências operacionais dos demais 
departamentos da organização”. 
 
 
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. 33 
Atividade Especificações 
Informação Básica Controle e registro de fornecedores 
Controle e registro de compras 
Controle e registro de preços 
Controle e registro de especificações 
Controle e registro de estoques 
Controle e registro de consumo 
Controle e registro de catálogos 
Controle e registro econômicos 
Pesquisa de Suprimento Estudo de mercado 
Especificações de materiais 
Análise de custos 
Análise financeira 
Desenvolvimento de novos fornecedores 
Desenvolvimento de novos materiais 
Qualificação de fornecedores 
Administração de Materiais Garantir atendimento das requisições 
Manutenção de estoques 
Evitar excesso de estoques 
Melhorar giro de estoques 
Garantir transferência de materiais 
Padronizar embalagens 
Elaborar relatórios 
Sistema de Aquisição Negociar contratos 
Efetivar as compras 
Analisar cotações 
Analisar requisições 
Analisar condições de contratos 
Verificar recebimento de materiais 
Conferir fatura de compra 
Contatar vendedores 
Negociar redução e preços 
Relacionamento interdepartamental 
Ações Diversas Dispor de materiais obsoletos 
Projeções de custos 
Comparações de materiais 
Manter relações comercias de confiabilidade 
Atividades Partilhadas com outros setores 
Padronização 
Normatização 
Projetos de Produção 
Controle de estoques 
Testes de novos produtos 
Diretrizes de reciprocidade 
Especificação de fornecedores 
Definir em comprar ou fabricar 
Contatar seguros e sistemas de transportes 
 
Fonte: Adaptado in POZO, 2001, Pp. 142-144 
 
Para o efeito, no desenvolvimento das suas funções, o gestor de compras deve ter em conta que a 
sua atividade requer o desenvolvimento da pesquisa do mercado, como uma das atividades básicas, pois, 
(...) a busca e a investigação estão vinculadas diretamente às atividades básicas de compras: a 
determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de 
um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser fabricado ou comprado, o 
estabelecimento de padrões e análises de valores são exemplos de pesquisa. 
 
 
 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 34 
Relações entre o Setor de Compras e os Outros Setores 
 
Administração de Vendas 
A área de vendas envia o pedido para este setor, que mantém contato constante e direto com os 
clientes, informando a situação dos pedidos 
 
Planejamento e Controle da Produção 
 Planejamento do sistema produtivo mediante informaçõesde administração de vendas e programação 
das necessidades baseando-se nos inventários. 
 
Materiais 
 É a área que administra os materiais na organização e informa a situação dos estoques e os 
recebimentos dos pedidos de compras em andamento. 
 
Transportes 
 Situação dos fretes e posicionamento dos materiais em trânsito, negociação de redução de custos e 
recebimentos e distribuição e principalmente a otimização das entregas aos clientes. 
 
Produção 
 Atendimento às necessidades de programa de produção, materiais auxiliares necessários, 
relacionamento de benefícios comuns e globais da empresa. É o setor que produz a necessidade do 
mercado. 
 
Qualidade 
Definições dos parâmetros de qualidade e performance dos materiais comprados e confirmação destas 
especificações. Desenvolver conjuntamente novos fornecedores e avaliar periodicamente os atuais 
 
Finanças 
 Avaliação das condições econômicas e contábeis dos contratos e das compras. Elaboração de 
informes contábeis para análise de estoques, compras, prazos e rentabilidade dos produtos envolvidos 
nas transações de compras e vendas. 
 
A pesquisa que ocorre no setor de compras tem em vista suprir com informações e orientações aos 
outros setores interessados, sendo este campo dividido em áreas distintas, das quais se pode destacar: 
Estudos dos materiais, a análise econômica, a análise de fornecedores, a análise do custo e do preço, a 
análise das embalagens e transporte e a análise administrativa. Para além destes estudos, deve se ter 
em conta que o sistema de compras gera informações úteis para outros setores e estes também fazem-
no de forma recíproca. 
 
O outro problema inerente à função compra é decisão de comprar ou alugar um bem patrimonial, como 
veículo, avião, edifício ou equipamento. Uma das modalidades mais frequentes é o leasing, que 
geralmente está ligado a um banco, em que “o cliente (arrendatário) escolhe o bem, a empresa de leasing 
(arrendador) adquire o bem escolhido junto ao fornecedor e o aluga ao cliente. Dependendo da forma do 
contrato, o cliente, ao encerramento do prazo contratual, poderá exercer o direito de compra do bem em 
pauta”. 
A função compras é de extrema importância para o sucesso do sistema empresa, sendo por isso uma 
área que vem conhecendo um acentuado aprimoramento, principalmente na era atual caracterizada por 
acirrada concorrência e pela globalização do mercado. É neste sentido, que é uma área que conta muito 
com o auxílio das novas tecnologias de informação para o seu funcionamento. 
 
Gestão de compras de recursos patrimoniais13 
Os recursos patrimoniais ou ativos imobilizado constituem-se em elementos que são primordiais para 
as operações tanto de uma organização produtora de bens como a de prestação de serviços. E são 
determinantes para o sucesso operacional da organização, merecem, portanto, uma atenção especial. 
De acordo com a sua complexidade e tamanho, as organizações fazem transações constantes dos seus 
bens patrimoniais por meio de aquisições, vendas ou troca de bens com vista a otimizar a sua prestação, 
 
13 ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS NA UNIVERSIDADE PEDAGÓGICA DE MAPUTO (MOÇAMBIQUE) – UM 
ESTUDO DE CASO. Disponível em: https://www.unimep.br/phpg/bibdig/pdfs/2006/GAQJKEYBITJS.pdf 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 35 
procurando no entanto a satisfação dos seus clientes internos e externos. Como consequência, “as 
empresas costumam fazer uma série de investimentos em longo prazo, mas o investimento mais comum 
em uma empresa industrial é em ativos imobilizados, os quais incluem imóveis (terrenos), instalações e 
equipamentos”, sendo sua gestão fundamental para a vida organizacional. 
Os recursos patrimoniais são “todos os bens necessários para a empresa operar, criar valor e 
proporcionar satisfação ao cliente”. O ativo imobilizado é “todo o ativo de natureza relativamente 
permanente, que é normalmente mantido na empresa para a utilização na produção de mercadorias ou 
prestação de serviços”. 
Os recursos patrimoniais são “recursos que a empresa utiliza na consecução de seu objetivo social, 
utilizados nas operações do dia-a-dia, mas que são adquiridos esporadicamente, como instalações, 
máquinas, equipamentos, terrenos, prédios e galpões”. 
Por administração de recursos patrimoniais entende-se como “sequência de operações que, assim 
como a administração dos recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor, passando pela 
compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o 
caso, alienação”. 
Considerando que recursos corresponde a “tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, 
no sentido econômico”, ou seja, geradores de lucros para empresa e por isso “muitas vezes são 
denominados de ativos rentáveis, porque geralmente fornecem a base para a geração de lucro e valor à 
empresa”. 
Os recursos patrimoniais têm essa particularidade de base de produção porque eles, de acordo com 
devem: 
¾ Ter natureza relativamente permanente; 
¾ Ser utilizado na operação do negócio; 
¾ Não ser destinado à venda. 
 
Nesse contexto, diferentes das mercadorias, materiais de produção ou suprimentos, os bens de capital 
não são comprados para as necessidades correntes, para uso a curto prazo, mas para exigências a longo 
prazo, para ser utilizados na produção de bens ou serviços. Como regra geral, os bens de capital têm 
vida útil muito superior a um ano 
Administração de recursos patrimoniais deve prestar atenção no estado de cada um dos elementos 
que fazem parte desse grupo de recursos, pois estes são determinantes para as operações da empresa. 
Nesta ótica, após a implantação de uma instalação ou da montagem de equipamento é necessário 
“administrá-lo da melhor forma possível, pois são fatores de produção e, portanto, devem contribuir para 
o resultado operacional da empresa”. Ou seja, verificar se estão sendo operados de forma econômica e 
se a sua manutenção está sendo realizada de acordo com as recomendações. 
Esta análise permite visualizar se os equipamentos ou instalações já atingiram o limite da sua vida 
econômica e se há necessidade de substituí-los por outros e ao mesmo tempo ver até que ponto a 
manutenção preventiva é eficiente na redução dos custos com as paradas do equipamento, porque é 
necessário ter-se em conta que (...) a gestão operacional dos imobilizados tem como foco central a 
verificação periódica da capacidade de geração de serviços dos Ativos Fixos e dos custos reais de operá-
los. Esta verificação se dá em termos de comparação com os serviços e custos esperados pelo 
equipamento, mensurados quando da decisão inicial de investir nos equipamentos. 
Por esse motivo que “as organizações, em face de suas complexidades e tamanho, transacionam 
constantemente seus recursos patrimoniais, ora adquirindo, ora vendendo, ou trocando-os. Fator que 
também interagem com as necessidades de recursos patrimoniais é o sistema de produto ou serviços 
produzidos”. Ou seja, com a constante evolução dos equipamentos aliada à robótica, as organizações 
precisam estar em constante alerta quanto à modernização de seus equipamentos para não perderem 
para a concorrência. Tendo-se em conta a especificidade de cada organização, é necessário fazer-se a 
distinção do que são bens patrimoniais, porque o que é imobilizado para uma organização pode não ser 
para outra, dependendo da área em que cada uma opera. É nesta ótica que Francischini e Gurgel fazem 
algumas distinções: 
¾ terrenos e edifícios de uma empresa imobiliária não são ativos imobilizados, pois, destinam-se à 
venda; 
¾ veículos são considerados ativos imobilizados numa empresa de transporte, mas não para a 
indústria automobilística, pois destinam-se à venda; 
¾ as máquinas e as prensas de uma montadora são consideradas ativo imobilizado, não o sendo, 
porém, para os fornecedores desse tipo de equipamento.A aquisição dos bens patrimoniais é um processo complexo e precisa de um bom planejamento para 
puder responder às necessidades do projeto. Por esse motivo, em geral pode conhecer duas etapas, 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 36 
sendo a primeira durante a implantação do projeto inicial do negócio e a segundo quando a empresa é 
ampliada ou quando há troca de recursos. Para a aquisição dos bens patrimoniais há necessidade de 
elaboração de um planejamento em que estejam envolvidas todas as necessidades e de acordo com a 
capacidade financeira da empresa. 
(...) a primeira etapa é elaborada em um projeto amplo, que envolve todas as necessidades iniciais da 
empresa e os bens são adquiridos em uma só vez ou dentro de um planejamento financeiro para que em 
determinado período a empresa tenha todos os recursos patrimoniais necessários para iniciar sua 
operação. [...] A etapa que se refere à ampliação ou substituição sempre deverá estar subordinada a um 
planejamento estratégico e fundamentada em uma projeção de retorno de investimento para sua 
aprovação e garantia de sucesso. 
 
Questões 
 
01 (ANATEL - Técnico Administrativo - CESPE/2014) No que se refere a compras de recursos 
materiais, julgue os itens subsecutivos. 
É desnecessária aos profissionais que atuam na área de compras a aquisição de conhecimentos 
amplos das características dos produtos, ou das fases de fabricação dos itens comprados. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
02 (Petrobras - Técnico de Administração e Controle - CESGRANRIO/2015) A área de compras 
tem um papel importante na lucratividade da empresa porque 
 a) realiza a aquisição de matéria-prima de acordo com o agendamento estabelecido pelo fornecedor 
 b) maximiza as compras e a capacidade de armazenamento da empresa, reduzindo a demanda de 
fornecedores 
 c) mantém inventários para avaliação das quantidades e conservação dos materiais estocados na 
empresa 
 d) define a catalogação e especificação dos materiais que compõem o estoque para alimentar a 
produção 
 e) seleciona os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em termos materiais e 
financeiros. 
 
03 (Prefeitura de Caieiras/SP - Assistente de Patrimônio e Estoque - VUNESP/2015) O conceito 
da Administração de materiais, no sistema de Gestão de Patrimônio e Estoque na Administração Pública, 
é 
 a) um conjunto de ações destinadas a assegurar a aquisição, os registros e controles das atividades 
relacionadas com o emprego, a movimentação e a destinação dos diversos materiais. 
 b) a designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, matérias-
primas e outros itens empregados ou passíveis de empregos nas atividades dos órgãos, autarquias e 
fundações do Poder Executivo. 
 c) um controle exercido pelo cidadão e associações representativas da comunidade, mediante amplo 
e irrestrito exercício do direito de petição perante qualquer órgão do poder e entidade da Administração 
pública 
 d) o processo pelo qual se obtém ou se consegue um material ou bem, seja de natureza industrial, 
comercial ou prestação de serviços. 
 e) a atividade ou função administrativa que compreende trocar dinheiro por mercadoria. 
 
04. (Petrobras - Técnico de Administração e Controle Júnior – CESGRANRIO/2011) A função de 
compras de uma empresa tem grande importância para a administração, em especial para a 
administração pública. São objetivos típicos da função de compras, EXCETO o de 
(A) obter serviços e mercadorias na quantidade e qualidade necessárias. 
(B) obter serviços e mercadorias ao menor custo possível. 
(C) garantir a entrega do produto ou serviço por parte do fornecedor. 
(D) garantir a armazenagem correta dos produtos. 
(E) desenvolver novos fornecedores. 
 
05. (UFF - Assistente de Administração – COSEAC/2014) Nos termos de J. R. Tony Arnold, obter 
mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade necessárias, garantir o melhor serviço possível 
e pronta-entrega por parte do fornecedor e desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e 
desenvolver fornecedores potenciais são objetivos da função de: 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 37 
(A) relações públicas. 
(B) estoques. 
(C) inventário. 
(D) compras. 
(E) recursos humanos. 
 
Respostas 
 
01. Resposta: Errado. 
Os profissionais que atuam na área de compras, devem comprar para entrega no momento correto, 
na quantidade correta e na qualidade correta. O que implica em conhecer as características dos produtos, 
ou das fases de fabricação dos itens comprados. 
 
02. Resposta: E. 
Sabemos que muitas empresas buscam obter vantagens competitivas, ao gerenciar suas compras. 
Por isso é indispensável selecionar os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em 
termos materiais e financeiros. 
 
03. Resposta: A. 
Na Administração Pública, a Administração de Recursos Materiais pode ser definida como um conjunto 
de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir 
as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. 
Tais atividades abrangem aquisição, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o registro, o 
fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc. 
Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, indo além de um simples controle 
de estoques, envolvendo um vasto campo de relações que são interdependentes e que precisam ser bem 
geridos para evitar desperdícios. 
 
04. Resposta: D 
De fato, a armazenagem dos produtos não faz parte do setor de compras de uma empresa. Existem 
departamentos específicos responsáveis por esse serviço (almoxarifado, por exemplo). Todos os demais 
são de responsabilidade do setor de compras de uma empresa. 
 
05. Resposta: D 
Esta é a descrição do objetivo primordial do setor de compras conforme visto anteriormente. os 
objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam, então: 
a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção. 
b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a 
operacionalidade da empresa. 
c) Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e 
qualidade definidos. 
d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, 
principalmente em condições de pagamento. 
 
ATENÇÃO!!! Os itens arquivamento, recebimento, proteção, conservação e distribuição, 
classificação, padronização e codificação referem-se aos assuntos de Arquivologia, portanto, o 
conteúdo a ser abordado a seguir estará estruturado de forma didática para que o entendimento fique 
mais fácil. Mas não se preocupe, todo o conteúdo dos itens solicitados no edital e destacados 
anteriormente serão abordados. 
 
Arquivologia 
 
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. 
Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São 
documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do 
suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral. 
 Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de 
uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. 
Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 38 
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos 
em vários suportes. 
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como 
institucionais comerciais. 
Para Martins14o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo 
responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”. 
A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo são chamadas de arquivologia. 
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia 
busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum 
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, 
organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, 
circulação, recuperação e armazenamento das informações. 
Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de 
conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos 
documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física ou pessoa 
jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos 
públicos ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades 
realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da 
informação, considerando a teoria das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. 
 
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram 
extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da 
arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, 
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas 
arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de 
arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma 
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o 
profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado 
realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras 
áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas 
organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços. 
 
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma 
pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como 
prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte. 
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a 
disponibilidade de um arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a 
facilitar o seu manuseio, são chamadas de acondicionamento. O conjunto de operações de 
acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento. 
 
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras 
ciências documentárias. São eles: 
 
Princípio da Proveniência 
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem 
ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente 
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma 
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico 
de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. 
 
Princípio da Organicidade 
As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade 
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
 
 
 
14 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em: 
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 39 
Princípio da Unicidade 
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, 
em função do contexto em que foram produzidos. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou integridade 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não 
autorizada ou adição indevida. 
 
Princípio da Cumulatividade 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 
 
O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os 
arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, 
a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma 
instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. 
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, 
distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de 
registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento, 
registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns 
órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as 
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre 
como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja 
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, 
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas 
pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de 
documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou 
destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, 
bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um exemplo é como ocorre o 
preenchimento do campo Assunto, na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja um 
campo extremamente importante. 
 
Teoria das três idades.15 
 
No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos 
documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu 
objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição 
(corrente, intermediária e permanente). Este é, com certeza, um dos assuntos mais presentes em provas 
de concursos públicos em matérias sobre Noções de Arquivologia. 
A “Teoria das três idades”, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de 
evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só. 
São 3 (três) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim 
definidos em 1973, por Jean Jacques Valette). 
 
Para tanto, iremos citar algumas definições de Valette por serem objetivas e de fácil compreensão: 
 
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: “constituído de documentos em cursoou 
consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e 
os produziram ou em dependência próximas de fácil acesso. 
 
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: “constituído de documentos que deixaram de 
ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram pode ainda 
 
15 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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. 40 
solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não 
há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios”. 
 
3. Arquivo de Terceira idade ou Permanente: “constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os 
arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de 
forma definitiva”. 
 
Esquema mnemônico para você não esquecer das 3 (três idades): 
Corrente → corre → tramita (consulta frequente) 
Intermediário → transitoriedade (consulta não frequente) 
Permanente → preservados sempre (matéria-prima da história) 
 
Válido ressaltar que as 3 idades são complementares, cada uma corresponde à uma forma diferente 
de conservar e tratar os documentos e consequentemente, uma organização adequada. 
 
O que define, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivístico está alocado é, por um lado 
a frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro, a identificação 
dos valores administrativo (primário) e histórico (secundário) presentes ou não os documentos. 
 
Arquivos correntes16 
Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é 
importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação os documentos podem ser assim 
considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua 
utilização ou consulta. 
 
Localização Física 
Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores 
empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos. 
Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre 
as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, 
arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. 
 
Acesso aos documentos 
No caso dos arquivos correntes há acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos 
documentos são os setores de origem. 
 
Para se lembrar das atividades dos arquivos correntes, temos um bom mnemônico para você 
candidata, com relação aos arquivos correntes. 
A palavra de ordem é CEPAE. 
Observe abaixo e relembre os conceitos dessa “sigla”: 
 
16 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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Arquivos Intermediários17 
 
Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de 
modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente 
junto à Administração. 
 
Localização Física 
 
Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem 
ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda 
intermediária, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionários) antes da destinação final 
deles (ou seja, a eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos 
setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também 
conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor 
primário. 
 
Acesso aos documentos 
 
 O acesso ao documento pelo público somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os 
documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o 
documento para o referido setor. 
 
Arquivos Permanentes 
 
Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados, são aqueles que 
deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Esses 
documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, 
não mais possuem o valor primário. 
São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a 
constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como 
históricos para a instituição. 
 
Localização Física 
 
Os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos 
centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas, a fim de receber os usuários em 
locais bem acessíveis e em um ambiente mais adequado. 
Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos ao público, isto é, não há 
restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, 
 
17 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
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tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o – arranjo – isto é, a classificação 
desses arquivos -, a conservação e a descrição dos documentos. 
 
Acesso aos documentos 
Neste caso, portanto o acesso é liberado ao público (não há restrições). Os documentos passam a 
fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem do mesmo, 
devido ao seu valor secundário. 
Quando determinado conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não 
pertence ao seu acervo, é denominado de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrer quando, em uma 
empresa, não existe um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco 
consultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberar espaço 
nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de um determinado 
organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, até cessar totalmente o seu valor 
administrativo. 
 
Dicas Mnemônicas: 
Arquivo corrente – valor primário 
Arquivo intermediário – valor primário 
Arquivo permanente – valor secundário 
 
Transferência e recolhimento18 
 
- Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma 
transferência de documentos. 
- Quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um 
recolhimento de documentos. 
 
Observações: 
a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente 
direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passar pelo arquivo 
intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento de documentos; 
b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo, um processo 
“engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de 
debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administraçãopor 
algum período. 
 
Um mnemônico que você pode trabalhar para não esquecer sobre o arquivo permanente: As pessoas 
de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, pois as suas atividades 
naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade deste contexto, a 
da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento. 
 
Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos 
permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais 
procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu 
valor. 
 
Prazo de guarda dos documentos nos arquivos19 
 
Arquivos Anos 
Correntes (setoriais) 1 ano 
Gerais ou centrais (continuação da idade 
corrente) 
5 a 10 anos 
Intermediários 20 anos 
 
18 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
19 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
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Permanentes (tempo de existência do 
documento, e não de sua guarda) 
25 ou 30 anos, a contar data de sua produção 
ou do fim de trâmite 
Fonte: Bellotto, 200420. 
 
Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos produtores) com uma 
frequência constante. Novos documentos são produzidos/ recebidos quase que diariamente. 
Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço 
para guardar um número maior de documentos. 
Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão 
produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos. 
Após este tempo, os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por 
cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão 
eliminados; caso contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para 
sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos. 
 
Valor primário e valor secundário dos documentos21 
 
- Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), 
baseando-se nos fins de sua criação. 
- Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão 
produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O 
documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. 
Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na 
terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. 
Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmação: 
 
“Os documentos de valor secundário são arquivados definitivamente nos arquivos 
intermediários.” 
 
Certo ou errado? 
 
Afirmação errada, porque valor secundário é valor permanente (arquivos permanentes). 
Logo, após determinado tempo, os documentos de valor secundário serão recolhidos em definitivo aos 
arquivos permanentes. 
 
Termos associados às idades dos arquivos22 
 
Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. 
Por exemplo, os arquivos administrativos são associados aos correntes, os pré-arquivos aos 
intermediários e os arquivos históricos aos permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas 
associações, mencionam os seguintes termos: arquivo ativo e arquivo morto. Para o candidato ter 
 
20 Heloisa Liberalli Bellotto, Arquivos permanentes. Tratamento documental. Segunda edição revista e ampliada. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 
320pp. ISBN 85- 225-0474-1. 
21 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
22 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
Dica Importante: As bancas organizadoras dos vários 
concursos públicos costumam elaborar questões 
mencionando os termos “valor primário e/ou secundário” dos 
documentos. Já sabemos que os documentos que estão nos 
arquivos correntes e intermediários possuem valor primário e 
os que estão nos arquivos permanentes possuem valor 
secundário. Portanto, candidata, caso caia valor primário – 
pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair 
valor secundário – associem no ato aos arquivos de 3ª idade 
(conforme o quadro de Dicas Mnemônicas logo acima). 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
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melhores possibilidades de acertar uma questão com tais conteúdos, basta saber que o ativo está ligado 
ao corrente, e o morto, ao permanente. 
Dessa forma, a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal tema abordado. 
 
Abaixo, apresentaremos uma dica que pode ser muito válida para seus estudos: 
A título de ilustração, a fim de exemplificar e motivar a produção de maior sentido sobre este específico 
assunto, coloca-se a seguir um exemplo prático, que acontece geralmente em muitas organizações. 
 
Pode aqui, então, ser considerada a seguinte situação: 
 
Em uma empresa X, a política de arquivos estabelecida define que os assentamentos individuais dos 
funcionários devem permanecer arquivados no setor de pessoal dessa empresa, enquanto o referido 
colaborador estiver trabalhando, ou seja, enquanto sua situação for de atividade na organização. 
Após o desligamento do funcionário da empresa, por quaisquer motivo (exoneração, demissão, etc.), 
o seu respectivo assentamento individual deverá ser transferido para o Arquivo Geral da Instituição, que 
passará a custodiar a referida pasta do ex-colaborador. É nessa fase intermediária de arquivamento que 
o documento irá aguardar um determinado prazo, estabelecido por uma Tabela de Temporalidade de 
Documentos, para ser, finalmente, eliminado ou descartado, respeitada a legislação trabalhista, 
previdenciária e outros aspectos. 
Nessa situação, já que a política de arquivos da empresa X estabelece essa forma de processo (aqui 
concebido como atividade ou fluxo de trabalho ou workflow) e, além disso, determina o descarte do 
documento após certo período legal (prescrição), o assentamento individual do ex-funcionário não será 
arquivado definitivamente na instituição, isto é, não irá à fase permanente de arquivamento. Dessa forma, 
então, ele será apenas um arquivo corrente e um arquivo intermediário. 
É possível, agora, concluir que todos os documentos serão obrigatoriamente correntes. Há uma 
probabilidade muito grande de passarem pela fase intermediária, de forma a aguardar prazos 
administrativos e legais. E, certamente, poucos conseguirão viver eternamente de forma perpétua. 
 
Glossário Arquivístico 
 
ARRANJO: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos 
de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. 
*Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005. 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, 
visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
 
PRESCRIÇÃO: Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. 
 
TEORIA DAS TRÊS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, 
intermediários ou permanentes, de acordocom a frequência de uso por suas entidades produtoras e a 
identificação de seus valores primário e secundário 
*Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005. 
 
Dica importante: 
Todos os documentos de arquivo nascem com uma 
finalidade administrativa – valor primário –, pois são gerados 
em decorrência dos atos ou funções administrativas de um 
organismo. Desse modo, em termos gerais, é possível 
constatar que os documentos não nascem com um valor 
histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, 
adquirido após transcorrido um determinado período. Um 
exemplo disso é a carta de Pero Vaz de Caminha. A famosa 
carta nasceu destituída de qualquer valor histórico. Ela foi 
elaborada com uma finalidade de caráter administrativo, isto 
é, informar ao rei de Portugal o descobrimento das terras 
brasileiras. 
 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
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Dica de prova: 
 
Corrente Intermediário Permanente 
1ª idade 2ª idade 3ª idade 
Setorial Pré-arquivo Histórico 
Administrativo Records 
centers 
De custódia 
Ativo Semiativo Passivo 
Vivo Limbo Morto 
De movimento Purgatório Estático 
Em curso Transitório Final 
 
Comentários sobre alguns termos23: 
 
1º) Alguns termos pouco usados no Brasil: “Records Centers” – Centros Intermediários de 
Documentos, como é conhecido o arquivo intermediário nos EUA e Canadá; Limbo, na Grã-Bretanha; 
Purgatório, nos Estados Unidos da América. 
 
2º) Núcleos de arquivo são os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos descentralizados, onde os 
documentos são consultados com frequência. 
 
3º) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso – associados aos arquivos correntes 
devido à finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), com documentos consultados 
constantemente, como já sabemos, estando ou não em movimentação (tramitando). 
 
4º) Pré arquivo – termo originário da França (Pré archivage); ligado ao arquivo intermediário, vem antes 
dos arquivos propriamente ditos – os permanentes. 
 
5º) Os termos associados aos arquivos intermediários devem-se ao fato de os documentos estarem 
nesta idade aguardando a sua destinação final. Daí a sua característica: transitoriedade. Além disso, 
também o uso não mais frequente dos documentos (não mais ativo). Exemplo da diminuição gradativa da 
frequência está implicitamente no termo: semiativo. Um documento, quando torna-se semiativo, se não 
tiver valor secundário, será eliminado; caso contrário, será recolhido ao arquivo permanente. 
 
6º) Os termos associados aos arquivos permanentes estão intimamente relacionados com a “última 
idade” – por exemplo: definitivo, final; também estão ligados ao valor secundário (fonte de pesquisa e 
informação) do documento – por exemplo: histórico. 
 
7º) O termo arquivo morto de vez em quando cai em prova. Este termo popularizou-se e é muito 
utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes. 
Comentário: Os profissionais da área arquivística não utilizam o termo “arquivo morto”, pois é 
inadequado, uma vez que os documentos de valor secundário devem ser preservados em caráter 
definitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente. 
Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não devem ser descartados), 
podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo, em face de seu uso 
científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivo permanente ou histórico, pois 
morto dá ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentos irrelevantes. 
 
8º) Os arquivos intermediários só devem ser criados caso fique comprovada a importância deles no 
ciclo documental. Geralmente, existem em âmbito governamental (público), pois documentos oficiais há 
em grande quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto à documentação de natureza 
privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa documental preocupam-se em 
construir pré-arquivos. Quando ocorre a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda 
idade, o arquivista irá conferir a documentação transferida, providenciando, em seguida, medidas de 
conservação e restauro dos documentos. A classificação proveniente dos arquivos correntes será 
mantida. 
 
23 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
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Os coordenadores dos depósitos de guarda intermediária devem24: 
 
- atender às solicitações feitas pelos órgãos produtores; 
- aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminação ou 
recolhimento; 
- administrar as transferências de novos documentos para o seu arquivo, assim como o recolhimento 
de documentos de valor secundário para o arquivo definitivo. 
 
A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo. 
Com o propósito de se evitar a multiplicação de depósitos e manter a política arquivística obedecendo a 
um padrão predeterminado, o arquivo intermediário deverá ser subordinado ao arquivo permanente. 
 
Modelos de arquivos 
 
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende 
dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: 
Segundo as entidades criador-mantenedoras: 
- Públicos (federal, estadual, municipal) 
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais 
(fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.). 
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas 
em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer 
parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades 
muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas 
vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como 
Arquivos Especializados. 
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, 
pastas A/Z ou outras. 
 
Pastas Suspensas 
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são 
arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas 
laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. 
 
Pastas Intercaladoras 
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis. 
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, vários documentos são constituídos por grande quantidade 
de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas 
ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo. 
 
Pasta AZ 
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados 
na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É 
muito utilizado em arquivo corrente. 
 
Pasta Sanfonada 
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para 
o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário 
para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. 
 
Pasta Americana 
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É 
ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do 
usuário parao arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. 
 
 
 
24 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de 
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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Fichário 
 
O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, 
que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e 
documentos. 
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras – modelo 
KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das 
hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da 
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, 
lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, 
nas quais são feitas anotações. 
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, 
geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas 
podem comportar um grande número de fichas. 
 
Cadastro: recebimento e registro 
 
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial de caráter particular, distribuindo as de 
caráter particular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que 
isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário 
para isto recomenda-se: 
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter 
sigiloso aos seus respectivos destinatários; 
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a 
existência de antecedentes, se existirem; 
- Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; 
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. 
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; 
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; 
 -Arquivar as fichas de protocolo. 
 
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores 
foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata 
localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar 
o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não 
localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este 
a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, 
pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma 
forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação à expedição de 
documentos, destacam-se: 
 
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; 
- Separar as cópias, expedindo o original; 
- Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição 
possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. 
Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. 
 
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos 
 
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos foi instituído pela 
Resolução nº 28 do CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na Norma Brasileira de 
Descrição Arquivística - NOBRADE, denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos 
Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de cada entidade custodiadora de acervos 
arquivísticos no Brasil. 
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Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos 
arquivísticos terão disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua instituição, como: 
missão institucional, acervos, endereço, horário de funcionamento e formas de contato. 
O CODEARQ somente será fornecido às entidades custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, 
mesmo que com algumas restrições. 
A solicitação do código de identificação pela entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade 
administrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser encaminhada à 
Coordenação do CONARQ, por meio do preenchimento do formulário Cadastro de Entidade Custodiadora 
de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br. 
 
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade 
 
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos 
eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos 
procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das 
informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua 
guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera 
o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a 
função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define 
prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, 
técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 
 
 
A classificação parte de um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de 
temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, 
desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos 
e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em 
grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos. 
De acordo com Faria25, o plano de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivistas para 
auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o armazenamento ordenado. 
Ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivístico da instituição. 
Podemos ainda considerar como o esforço da organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma 
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente 
organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com 
o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. 
Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos 
numéricos aos tipos/séries documentais. 
 
25 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do 
Conarq na organização dosarquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, 
Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da 
Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006. 
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A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de 
documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos 
documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das 
instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume 
uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, 
profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos 
profissionais de todas as suas áreas de atuação. 
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a 
simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e 
precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de 
documentos cujos valores já se esgotaram. 
 
Objetivos e benefícios da classificação 
- Organização lógica e correto arquivamento de documentos; 
- Recuperação da informação ou do documento; 
- Recuperação do contexto original de produção dos documentos; 
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor; 
- Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais; 
- Controle do trâmite; 
- Atribuição de códigos numéricos; 
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade 
 
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão 
público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos 
às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser 
encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe 
confira legitimidade. 
 
Organização de arquivos e técnicas de arquivamento 
 
Método alfabético 
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo 
imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, 
nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. 
 
Método numérico simples 
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma 
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do 
arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão 
arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto 
desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou 
o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas 
ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número 
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. 
 
Método alfabético numérico 
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos 
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou 
um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no 
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico. 
 
Método geográfico 
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a 
divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos 
de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as 
praças onde operam ou residem. 
 
 
 
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. 50 
Método específico ou por assunto 
Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um 
dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, 
apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o 
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha 
nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta 
seleção. 
 
Método decimal 
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de 
classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado 
em 1876. 
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em 
outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal. 
 
Método simplificado 
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do 
que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as 
vantagens de todos eles. 
 
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo 
 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos 
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a todos 
que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas 
fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo 
para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, 
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. 
Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, 
espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de 
classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais 
ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 
 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os 
gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma 
ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. 
Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até 
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente 
relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência 
junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento 
ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para 
depósito em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao 
nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos 
(permanentes ou históricos). Assim,a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e 
intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de 
redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de 
guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); 
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- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento 
intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e 
municipal). 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento 
corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para 
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os 
documentos – após cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que 
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento 
intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis 
pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, 
o qual deverá assumir tais funções. 
 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, 
quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, 
quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, 
informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos 
públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e 
pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos 
permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de 
informações sobre os respectivos acervos. 
 
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, 
necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte 
da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade 
dos conjuntos documentais avaliados. 
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez 
na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, 
para deixar como legado às gerações futuras. 
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, 
no seu sentido mais simples, guardar é arquivar. 
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e 
arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. 
Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho 
intelectual e espiritual do homem. 
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, 
diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados 
obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a 
tomada de decisões. 
 
Arquivamento 
 
Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo 
com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando métodos 
adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados. No sistema 
de gestão arquivística de documentos em papel, o documento é arquivado quando colocado, juntamente 
com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou arquivo que contém um título, ordenados conforme 
critérios previamente estipulados. 
Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo assunto. Um 
sistema de gestão arquivística de documentos em papel deverá controlar os títulos das pastas. Colocar 
um documento em uma pasta é um processo consciente de determinar a classificação daquele 
documento e arquivá-lo em uma sequência pré-definida. Os documentos arquivados na pasta podem ser 
datados e numerados sequencialmente como medida de segurança. As condições de acesso e a 
destinação podem ser controladas por mecanismos pré-definidos. 
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Avaliação, Temporalidade e Destinação 
A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite 
racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos 
arquivos permanentes. A avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando 
estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes 
são atribuídos. 
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade 
e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum 
documento deverá ser conservado por tempo maior que o necessário. 
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, 
primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de 
eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os 
arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades 
de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos 
documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas 
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação. 
A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação, que implica 
no estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação de pessoas ligadas a diversas áreas 
profissionais do órgão ou entidade, conforme legislação vigente. 
O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve 
identificar a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura e do 
registro, de acordo com os prazos e as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do órgão 
ou entidade. 
Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gestão 
arquivística de documentos deve também ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram 
sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá 
ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previstona tabela de temporalidade e 
destinação. 
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemática no 
curso rotineiro das atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações não poderão ser 
implementadas em documentos que estejam com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de 
gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações: 
 
- Retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade 
que os gerou. 
- Eliminação física; 
- Transferência; 
- Recolhimento para instituição arquivística pública. 
 
O arquivamento de registros informatizados ocorre por meio de programas ou sistemas informatizados 
geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por método numérico, por assunto 
ou mesmo o método alfabético. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados 
e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)26, os procedimentos e operações 
técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: 
 
Captura 
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio das 
ações de: 
- registro; 
- classificação; 
- indexação; 
- atribuição de outros metadados; 
 
26 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf 
 
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. 53 
- arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
- identificar o documento como documento arquivístico; 
- demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
 
A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a 
seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poderá ser 
incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma 
pasta, no caso de documentos em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais. 
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no 
momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um Sistema Informatizado 
de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente 
dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido 
fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. 
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a captura 
pode prever a introdução de outros metadados tais como: data e hora da criação, da transmissão e do 
recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, entre outros. 
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades 
geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico administrativo. Os 
metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar 
sua relação com os outros documentos. 
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais documentos (produzidos e recebidos) serão 
capturados pelo sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter acesso a esses 
documentos e em quais níveis; por quanto tempo serão retidos. 
As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da concepção do sistema 
de gestão arquivística de documentos. A decisão sobre quais documentos devem ser capturados e por 
quanto tempo devem ser mantidos deve Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão 
arquivística de documentos - julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ levar 
em conta a análise dos seguintes fatores: legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao 
exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau de risco que correm caso não capturem 
documentos arquivísticos. 
 
Documentos que exigem captura são aqueles que: 
- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação; 
- documentam uma obrigação ou responsabilidade; 
- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade. 
 
Registro 
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão 
arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um 
SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar 
que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de 
documentos, bem como facilitar sua recuperação. 
Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão 
arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, um documento 
pode receber também um número único de processo/dossiê ao qual pertence. As atividades de protocolo 
são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e 
recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após 
o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo número e data de entrada, 
anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades 
destinatárias. 
Na Administração Pública, em determinados casos, documentos formarão processos, os quais 
deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o documento ou o conjunto de 
documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres 
técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de despesas. No procedimento de autuação, a 
unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um número único. Esse número é 
formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade. 
Existe legislação específica para utilização dos serviços de protocolo nas diversas esferas e âmbitos 
da Administração Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros procedimentos relativos aos 
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. 54 
processos e outros documentos oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser seguida 
pelo programa de gestão arquivística de documentos. 
 
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: 
- número identificador atribuído pelo sistema; 
- data e hora do registro; 
- título ou descrição abreviada; 
 
O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros 
documentos a ele relacionados, tais como: 
- data de produção; 
- data e hora da transmissão e recebimento; 
- destinatário (com identificação do cargo); 
- espécie documental; 
- classificação de acordo com o código de classificação; 
- associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a 
mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação; 
- software e versão sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; 
- máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento; 
- restrição de acesso; 
- descritor; 
- prazos de guarda. 
 
Classificação 
 
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de 
selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de 
classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos 
documentos. 
A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) 
e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para tanto, 
deve tomar por baseo conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da 
informação nele contida. A classificação também define a organização física dos documentos, 
constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. 
 
Os objetivos da classificação são: 
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos; 
- Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; 
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o 
documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido. 
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteúdo do 
documento. 
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico no qual o documento é gerado 
ou enviado. 
 
A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos: 
- Identificar a ação que o documento registra; 
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; 
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que 
gerou o documento; 
Aplicar a classificação ao documento. 
 
Indexação 
 
A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou 
lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A seleção dos termos para indexação 
normalmente é feita com base em: 
- Tipologia documental; 
- Título ou cabeçalho do documento; 
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. 55 
- Assunto do documento; 
- Datas associadas com as transações registradas no documento; 
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; 
- Documentação anexada. 
 
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos 
documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática. 
 
Atribuição de restrição de acesso 
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se 
são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece 
diferentes graus a serem atribuídos a cada documento. Os documentos que dizem respeito à segurança 
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, 
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme 
legislação em vigor. 
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de 
classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes passos: 
identificar a ação ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa à qual o 
documento pertence; verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo; 
 
Eliminação 
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a 
guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de 
eliminação e do termo de eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos seguintes 
princípios: 
 
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de 
competência; 
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, não poderão ser 
destruídos; 
- A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer 
informação confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificação 
pessoal ou assinatura. 
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, 
independente do suporte, deverão ser destruídas. 
 
Transferência 
Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde 
aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao serem transferidos, os 
documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência. A transferência pode ser realizada 
de diferentes formas, como se segue abaixo: 
 
- Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão ou entidade que 
produziu o documento; 
- Transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento. 
 
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade diferente da que 
os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de 
forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem 
estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o 
responsável pela sua custódia. 
 
Recolhimento 
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdição 
arquivística a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de 
instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a legislação vigente. 
Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que 
implicam na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deverão 
adotar algumas providências no que diz respeito a: 
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- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística 
recebedora; 
- Documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura 
dos dados); 
- Instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações 
que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística; 
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor. 
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever funções de recuperação e acesso aos 
documentos arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a satisfazer a condução das 
atividades e os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a pesquisa, 
a localização e a apresentação dos documentos. 
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode 
também implicar na leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema de gestão arquivística 
de documentos, a pesquisa é feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, 
catálogos, repertórios e índices. 
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré- definidos, selecionados dentre as 
informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. 
Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos têm que ser submetidos a 
controles de acesso e segurança, os quais serão especificados a seguir. 
 
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de 
segurança que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimentos, pode-se destacar 
o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e 
característica de acesso aos dados, manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de 
segurança. 
Além disso, também devem ser levadas em conta exigências e procedimentos de segurança da 
infraestrutura das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão arquivística de documentos 
precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O controle de 
acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções: 
 
- Restrição de acesso aos documentos; 
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadadossomente aos usuários 
autorizados; 
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados. 
 
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se 
são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece 
diferentes graus a serem atribuídos a cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. 
Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles 
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das 
pessoas – como por exemplo dossiês funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às 
restrições de acesso, conforme legislação em vigor. 
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve garantir que os usuários não autorizados não 
tenham acesso aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, 
bem como aqueles que são originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos 
depende de regulamentação interna do órgão ou entidade. 
O monitoramento e mapeamento das permissões de acesso são um processo contínuo em todos os 
sistemas de gestão arquivística de documentos. 
 
Uso e rastreamento 
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos 
metadados. A gestão desse uso inclui: 
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, o que ele pode acessar; 
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos; 
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos 
originalmente sigilosos; 
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- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualização, impressão, 
transmissão e cópia para a área de transferência) com identificação de usuário, data, hora e, se possível, 
a estação de trabalho; 
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização. 
 
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem por 
objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso 
e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos 
documentos produzidos. 
 
Trilhas de auditoria 
 
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um 
SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da 
informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e hora e as ações 
tomadas. 
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras 
da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e serve para: 
 
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos; 
- Prevenir a perda de documentos; 
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. 
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. 
 
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se 
implementar ações de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta às 
atividades ou ações registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma pessoa; 
registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu. A movimentação dos 
documentos arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que possam ser sempre localizados. 
As trilhas de auditoria devem registrar o número identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa 
ou unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da movimentação. O sistema deve rastrear 
o fluxo, a transferência entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home location) ou ao 
armazenamento, assim como a destinação ou o recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, 
incluindo instituições arquivísticas. 
 
Cópias de segurança 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles para proporcionar a 
salvaguarda regular dos documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem também poder 
recuperá-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra 
de segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da 
informação do órgão ou entidade. 
No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos convencionais pode-se prever a 
reprodução de documentos para outros suportes como medida de segurança, como, por exemplo, por 
processo de microfilmagem ou digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos 
digitais, o SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Este processo 
consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior 
das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente. 
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), que consiste em recuperar as informações 
para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo é restaurar o sistema 
em caso de falhas, as informações não são armazenadas por períodos muito longos (normalmente até 
um ano). 
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não pode ser confundido com uma estratégia de 
preservação a longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das medidas de segurança da 
infraestrutura de instalações do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente 
daquela do acervo analógico ou convencional. 
Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores 
servidores, equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter temperatura ambiente e umidade relativa 
do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 58 
Deve haver controle contínuo para verificar se essas condições estão sendo atendidas; equipamentos 
contra incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e estarem de acordo com as normas de 
segurança estabelecidas; a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que seguir uma rotina de 
verificação e ocorrer antes do final da vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que 
prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de manutenção periódica, seguindo a 
legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada à instalação do SIGAD deverá ser 
compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de computadores 
servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para 
acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de autenticação têm que estar de acordo com 
as atribuições individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade. 
 
Armazenamento 
 
As considerações e as ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos 
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a 
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e 
destinação. 
Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento 
criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua preservação de longo prazo. Num cenário 
híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais e digitais, deve-se 
considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades desses dois tipos de 
documentos. 
As condições de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades físicas dos 
documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contraacesso não autorizado e 
perdas por destruição, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e 
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de 
maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. 
Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e 
nos formatos dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são: 
volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar 
a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de 
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento; 
Segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) 
deverão prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de 
armazenamento e sistemas de detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar localizado 
em área que não seja de risco. 
No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de 
documentos por falha do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de 
suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão 
na adequação das condições de armazenamento. 
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - como o controle e verificação do tempo de vida 
útil e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os 
meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As 
áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, 
proteção contra sinistro, contaminação (tal como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de 
insetos ou micro-organismos. 
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto é, transferir as 
informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento. 
Frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção 
das opções de armazenamento. 
No caso dos documentos convencionais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas, 
caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho). Já em 
relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, disk 
arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de armazenamento (disco óptico, fita magnética 
e outros), guardadas em depósitos; custo relativo das opções de armazenamento dos documentos: além 
do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua 
manipulação e dos softwares de controle. 
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada a opção de terceirização do 
armazenamento. Nesse caso, porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custódia, 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 59 
restrições de acesso e capacidade tecnológica. Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem 
impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização de técnicas como checksum permitem 
rastrear eventuais comprometimentos de conteúdo. 
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos 
e ópticos. É interessante notar que do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória, 
em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso: 
 
- Memória primária; 
- Memória secundária; 
- Memória terciária. 
 
A memória primária é de funcionamento essencial, necessária a qualquer sistema computacional. É 
nela que os softwares e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa 
classe são as memórias RAM (Random Access Memory). São memórias extremamente rápidas. Seu 
conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, permanecendo válido apenas durante a execução dos 
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A memória secundária apresenta volume maior 
de armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais lenta. Não é volátil. São exemplos os discos 
rígidos magnéticos (hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. 
Diversas tecnologias permitem através do uso de disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade 
do que seria conseguido com discos isolados. A memória terciária compreende fitas magnéticas, discos 
ópticos e outros. Usos típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. Outra 
nomenclatura corrente para essa classe de memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária 
tem característica não volátil na preservação de dados. Seu preço unitário é tão pequeno que requisitos 
de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de dados é superior ao 
preço das mídias que fisicamente os contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas para 
armazenamento. 
 
Código de Classificação27 
 
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para 
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções 
e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um 
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com 
a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que 
o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o 
gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física 
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente 
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e 
atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os 
quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e 
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome 
indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez 
classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são 
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: 
 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
 
27 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível 
em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 60 
Classe 900 
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são 
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos 
numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-
se: 
 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 
 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 
 
Note-se que os códigos numéricos refletema subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à 
subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a 
hierarquia dos assuntos tratados. 
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, 
possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de 
ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. 
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas 
classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da 
instituição arquivística na sua esfera específica de competência. 
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são 
ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente. 
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, 
serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas 
subclasses. 
 
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL 
 
Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração 
interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os 
quais foram criados. 
 
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 
 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
020 – PESSOAL 
030 – MATERIAL 
040 – PATRIMÔNIO 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
070 – COMUNICAÇÕES 
080 – (vaga) 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
 
Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna 
do órgão. 
 
020 – PESSOAL 
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados 
no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição 
empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 
 
030 – MATERIAL 
São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao 
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque 
e da distribuição e a conservação e reparo. 
 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 61 
040 – PATRIMÔNIO 
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes 
pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os 
serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 
 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis 
e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, 
ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas. 
 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, 
impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à 
documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, 
avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos 
relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 
 
070 – COMUNICAÇÕES 
Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos 
recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação. 
 
080 – (VAGA) 
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à 
ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão. 
 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. 
Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam 
classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a 
proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os 
documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses 
nas quais possam ser inseridos. 
 
O mesmo se aplica aos últimos grupos: 
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES 
 
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e 
subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, 
deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência 
para aprovação. 
 
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS 
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas 
atividades desenvolvidas pelo órgão. 
 
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. 
CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 
940 – VISITAS E VISITANTES 
950 – (vaga) 
960 – (vaga) 
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. 62 
970 – (vaga) 
980 – (vaga) 
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 
 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades, comemorações, 
homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados. 
 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. 
CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão. 
 
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão ou de outras 
instituições, bem como material de divulgação. 
 
940 – VISITAS E VISITANTES 
Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e assessoramento a 
visitantes. 
 
950 a 980 – (VAGAS) 
Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos referentes 
a ASSUNTOS DIVERSOS. 
 
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas de 
apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites; felicitações 
e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos. 
 
Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo 
 
A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui 
procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e 
controle das informações. 
Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado 
eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de 
documentos. 
 
Classificação e Arquivamento de Documentos 
 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. 
 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser 
classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um 
mecanismo adotado quando o conteúdo do documento serefere a dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o 
documento. 
 
Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, 
quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários. 
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) 
correspondente(s). 
Arquivamento 
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. 63 
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes 
operações: 
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) 
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou 
alterada. 
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A 
ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, 
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a 
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. 
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês 
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e 
volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, 
firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e 
volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta 
operação possibilita: 
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês 
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL 
 
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL 
 061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO 
 
– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, 
firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo 
assunto. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO 
 
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados 
alfabeticamente. 
 
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, 
caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento 
arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado 
posteriormente. 
 
Rotinas Correspondentes às Operações de Arquivamento 
 
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com 
data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida 
(cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, 
eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com 
exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos 
para facilitar o manuseio; 
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, 
gavetas e caixas; 
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, 
procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto 
correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. 
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou 
outros documentos são retirados do arquivo para: 
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. 64 
– emprestar aos usuários; 
– prestar informações; 
– efetuar uma juntada. 
 
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item 
2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além 
do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da 
devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução 
do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o 
estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. 
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) 
documento(s) retirado(s). 
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada 
quando da devolução do documento; 
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando 
vencido o prazo de devolução. 
 
Preservação 
 
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer 
necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas 
as características dos documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias 
institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas 
estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. 
Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da 
estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão 
intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. De 
forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode 
implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A 
fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas 
intervenções periódicas. 
As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base 
na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem 
incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e 
obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No caso 
específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica 
e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento 
(refreshing) e conversão. 
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e 
preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como 
medida de preservação recomendável e necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação 
adotada, há que se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. 
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para preservar 
documentos digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de documentos digitais e dos 
respectivos metadados devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração do 
projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso e acesso aosdocumentos digitais durante 
todo o período previsto para sua guarda. 
 
Classificação dos Documentos 
 
Características dos Documentos28 
 
Os arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora 
Marilena Leite Paes, podemos classificá-los de acordo com: 
– as entidades mantenedoras; 
 
28 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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. 65 
– os estágios de sua evolução; 
– a extensão de sua atuação; 
– a natureza dos documentos 
 
 Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: 
 
Arquivos Públicos: são aqueles criados e mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera 
federal, estadual ou municipal, em decorrência e suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
Por exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro, 
Arquivo do Senado Federal, Arquivo da Secretaria de Administração do Estado da Bahia, entre outros da 
mesma categoria. 
 
Arquivos Privados: são aqueles criados e mantidos por instituições de caráter particular. Por 
exemplo: Arquivo do banco Itaú, arquivo da Rede Globo de Televisão, entre outros da mesma categoria. 
Observe que o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica da entidade que gera 
os documentos: instituição de direito público ou de direito privado. 
 
Pelo fato de serem considerados arquivos públicos, esses documentos são acessíveis aos cidadãos. 
Desse modo, todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular 
ou de interesse geral ou coletivo, contidas em documentos de arquivo que serão prestadas no prazo da 
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da 
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem 
das pessoas. 
 
De acordo com o artigo 7º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional 
de arquivos públicos e privados: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito 
Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.” O 
parágrafo 1º da referida Lei complementa: “são também públicos os conjuntos de documentos produzidos 
e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de 
serviços públicos no exercício de suas atividades”. 
 
Exemplos de arquivos públicos: 
 
- Arquivo Nacional (Federal). 
- Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros. 
 
Em consonância com o artigo 11 da Lei citada anteriormente “consideram-se arquivos privados os 
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de 
suas atividades”. 
Exemplos de arquivos privados: 
- Arquivos pessoais. 
- Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.). 
- Arquivos comerciais (de empresas), entre outros. 
 
Natureza dos documentos 
 
• Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento 
especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros 
procedimentos técnicos. 
Exemplos: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.; 
- Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo 
específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, 
indevidamente, como “arquivos técnicos”. 
Exemplos: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares, etc. 
 
 
 
 
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. 66 
Classificação dos documentos 
 
Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-
se nelas, podemos classificá-los de acordo com: 
- o gênero; 
- a espécie; 
- a natureza do assunto. 
 
Sobre o Gênero 
 
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos 
suportes. São eles: 
 
- Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos. 
São documentos cuja informação esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se 
apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos 
constituem a grande parte dos acervos arquivísticos administrativos, principalmente no âmbito da 
Administração Pública. 
Figuram como exemplos contratos, atas, relatórios, certidões etc. devidamente redigidos e 
apresentados em texto. 
 
- Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, 
engenharia e arquitetura. Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadas na elaboração 
de mapas). 
Aqueles que representam, de forma reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e 
dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, 
plantas, perfis, layouts etc.). Essa denominação para tais tipos de documentos deve-se à Cartografia, 
ciência que se dedica, inclusive, ao estudo de áreas e confecção de mapas. 
 
- Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações 
etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões-postais, estampas, diapositivos 
(slides), partituras. 
São os que têm suas informações em forma de imagem estática. Recebem essa denominação porque 
apresentam ícones, figuras e imagens que não estejam em movimento. Como exemplos podem-se citar 
as fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, 
diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo estático. O arquivo fotográfico de um Jornal, 
a título de ilustração, é considerado um arquivo iconográfico. 
 
- Filmográficos – documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. 
São todos que possuem suas informações representadas por um filme. Lembre-se do cinema antigo, 
em que não havia ainda a tecnologia sonora inserida nos filmes daquela época. Há instituições 
arquivísticas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento. 
 
- Sonoros – documentos com registros fonográficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas. 
Aqueles cuja informação esteja em forma de som. Um arquivo de fitas K7, de discos de vinil, de CDs 
musicais, por exemplo, são arquivos sonoros. 
 
- Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos. Exemplos: rolos, microfichas, 
jaquetas, cartões-janela. 
São arquivos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de documentos. Eles se apresentam 
como microformas, tais como os microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica 
de reprodução de documentos aplicada para a geração desse tipo documental 
 
- Informático – documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos 
ópticos. 
São documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de 
um software, que tem a capacidade de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) 
contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que comporta 
as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD-ROM, um CD-R, um CD-RW etc. 
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. 67 
Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são constituídos por dígitos binários 
(Zeros e Uns – 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivode áudio do formato MP3 etc.). Na literatura arquivística, alguns autores também os denominam 
“documentos eletrônicos”. 
 
- Audiovisuais – são documentos que têm suas informações em forma de som e imagem em 
movimento. Observe que a junção da ideia de documentos sonoros com a de documentos filmográficos 
resulta na classificação dos documentos audiovisuais. Ex.: programas televisivos em geral. 
Nesse sentido, pode-se exemplificar esse tipo documental citando os arquivos de emissoras de 
televisão, a título de ilustração, os quais são constituídos por fitas de vídeo VHS, DVDs etc., decorrentes 
da acumulação de registros próprios de sua produção televisiva 
 
Estas categorias classificatórias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em 
um determinado documento, existirem características peculiares tanto a um gênero quanto a 
outro. A história a seguir apresenta tal situação, de modo a facilitar esse entendimento teórico. 
 
Sobre a Espécie29 
 
A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às 
espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De 
acordo com Heloísa Bellotto, são eles: 
 
- Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento 
obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias. 
São expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias 
específicas. Como exemplos podem ser citados medidas provisórias, decretos, estatutos, regimentos, 
regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, acórdãos e leis 
 
 - Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. São aqueles de caráter 
opinativo, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos: pareceres, votos, 
relatórios. 
 
- Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. São os configurados 
por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostilas, atas, 
termos Exemplos: atas, autos de infração, termos. 
 
- Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. São documentos que 
comprovam assentamentos, decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou 
atestar determinadas situações. Temos como exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas 
ou idênticas. Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas. 
 
- Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos 
documentos pactuais. São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual 
ou Municipal é parte. Exemplos desta espécie de documentos: tratados, convênios, contratos, termos 
aditivos Exemplos: convênios, contratos, ajustes. 
 
- Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem executados. 
Objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Temos como exemplos: avisos, cartas, 
ofícios, memorando, mensagem, edital, intimação, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular 
Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios, cartas. 
 
Figura: Espécie dos Arquivos. 
 
29 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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. 68 
 
Fonte: Santos e Reis, 2013. 
 
Deve-se destacar aqui que espécie documental é diferente de tipo documental. 
Enquanto a espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas, o tipo documental é a configuração que assume 
a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Observe-se o exemplo a seguir, que tem 
a finalidade de distinguir tais categorias teóricas: 
 
ESPÉCIE TIPO 
Contrato Contrato de Aluguel 
Relatório Relatório de Viagem 
Termo Termo de Posse 
 
 
Sobre a Natureza do assunto30 
 
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: 
 
- Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não 
prejudica a instituição). 
- Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem 
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação. 
 
 Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: - 
Ultrassecreto, secreto e reservado (não existe mais o grau confidencial). 
 
Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação: 
 
- no grau ULTRASSECRETO – 25 anos; 
- no grau SECRETO – 15 anos; 
- no grau RESERVADO – 5 anos. 
 
Preservação e Conservação de Documentos 
 
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um 
local elevado, e acondicionado de maneira adequada. 
A identificação da natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos 
fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de 
conservação para minimizá-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituí- dos de livros, 
mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos, que utilizam, em grande parte, o papel como 
suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. 
 
 
30 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2013. Recurso eletrônico. 
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Moi31 define preservação e conservação da seguinte forma: 
 
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional 
que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 
 
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação 
de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, 
reparos e acondicionamento). 
 
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos 
ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não 
comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
Técnicas de conservação 
 
No processo de conservação, a primeira etapa a ser realizada é o diagnóstico das condições físicas 
do documento e os fatores que influenciam na conservação e preservação. 
 
Fatores de deterioração em arquivos e bibliotecas 
 
Fatores ambientais: 
 
Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade relativa do ar influenciam diretamente na 
conservação dos documentos, principalmente quando for em papel. O calor acelera a deterioração do 
documento, e a umidade proporciona as condições necessárias para desencadear reações químicas nos 
materiais. A temperatura recomendada é o mais próximo de 20ºC e a umidade entre 45% e 50%. A 
circulação do vento também é importante para a amenizar os efeitos da temperatura e umidade do ar. O 
monitoramento desses dois fatores é feito através do termo-higrômetro (aparelho medidor de temperatura 
e umidade). 
 
Radiação da luz: Toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiação nociva aos documentos, 
principalmente a oxidação, tornando os papeis amarelados, quebradiços, escurecidos, e as tintas podem 
desbotar oumudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos. 
 
Qualidade do ar: O controle da qualidade do ar é essencial para conservação dos documentos, e os 
poluentes contribuem para a deterioração dos documentos e acervos. Há dois tipos de poluentes, os 
gases e as partículas sólidas, que podem vir do ambiente externo ou podem ser gerados no próprio 
ambiente. 
 
Agentes biológicos: 
 
Os agentes biológicos que deterioram os acervos são, entre outros, insetos (baratas, brocas, cupins), 
roedores e os fungos, e a presença destes dependem das condições ambientais onde se encontram os 
documentos. As características ambientais que proporciona o aparecimento desses agentes são a 
temperatura e umidade elevadas, pouca circulação do ar, falta de higiene, etc. 
 
Conservação: critérios para a conservação de documentos 
 
Higienização: A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos, portanto, a 
higienização do ambiente deve ser um hábito de rotina, tornando-se uma ação preventiva para a 
conservação. Cada item deve ser avaliado para receber a higienização adequada, exceto nos casos em 
que o objeto apresenta condições como fragilidade física (rasgos, objetos com áreas finas), e papéis de 
textura muito porosa (papel japonês, papel de textura fragilizada). 
Os materiais utilizados para a limpeza superficial é realizada com pincéis, flanela macia, aspirador de 
pó, e outros materiais (pinça, bisturi, cotonete, agulha). 
 
 
 
31 MOI, C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: 2000 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 70 
Para uma melhor preservação de documentos32, veja algumas dicas: 
 
1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel. A 
própria luz artificial deve ser usada com cuidado. 
 
2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo. 
 
3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve 
ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações. 
 
4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize 
luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras. 
 
5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações 
ou rasgos. 
 
6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderão causar o 
rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez. 
 
7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e pode 
provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação. 
 
8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um 
pequeno pedaço de papel na área de contato. 
 
9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o 
manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. 
 
10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e 
lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação. 
 
11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações químicas 
danosas (levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais). 
 
12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à noite; 
caso contrário, os danos são muito maiores. 
 
13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola 
cheia voltada para baixo. 
 
14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos 
(computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. 
 
Questões 
 
01. (DPE-MT – Assistente Administrativo – FGV/2015) A adoção da Teoria das 3 idades 
revolucionou as técnicas arquivísticas e, consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, 
os arquivos passam: 
 (A) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com 
as espécies documentais neles contidas. 
 (B) por 3 procedimentos técnicos distintos de arquivamento: eventual, intermediário e inativo, de 
acordo com o valor dos documentos. 
 (C) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente, de acordo com os assuntos 
dos documentos. 
 (D) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histórico, probatório e informativo, de acordo com o 
uso que se faz dos documentos. 
 
32 Arquivo Nacional. VALENTINI, 2013. 
 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 71 
 (E) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente, de acordo com o 
uso que se faz dos documentos. 
 
02. (TRT – 3ª Região – Analista Judiciário – Arquivologia – FCC/2015) O Dicionário brasileiro de 
terminologia arquivística associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos documentos porque 
 (A) em cada uma das três idades previstas na teoria os documentos devem passar, cada qual, por 
um ciclo de vida completo. 
 (B) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulação seja plenamente aceita. 
 (C) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por três idades durante sua 
vida útil. 
 (D) o ciclo vital não pode prescindir de uma teoria para poder ser plenamente aceito. 
 (E) o documento não seria de arquivo se a teoria não aceitasse seu ciclo vital completo. 
 
03. (Câmara Municipal de Caruaru – Técnico Legislativo – FGV/2015) Segundo a teoria das três 
idades, os arquivos que têm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administração que os 
produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos, 
são os arquivos 
 (A) correntes. 
 (B) intermediários. 
 (C) permanentes. 
 (D) de primeira idade. 
 (E) de terceira idade 
 
04. (TC-DF - Técnico de Administração Pública – CESPE/2014) No que se refere ao gerenciamento 
da informação e à gestão de documentos, julgue os itens subsequentes. 
Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser 
encaminhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes. 
 
( ) Certo ( ) Errado 
 
05. (METRÔ-DF- Arquivista – IADES/2014) Com relação aos documentos que ainda preservam o 
valor primário, mas contam com um prazo de guarda muito extenso e não são consultados com 
frequência, assinale a alternativa que indica o local em que eles devem ficar guardados. 
 
(A) Protocolo. 
(B) Setorial. 
(C) Corrente. 
(D) Intermediário. 
(E) Permanente. 
 
06. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES/2014) Com relação ao campo 
teórico da arquivologia, assinale a alternativa correta. 
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princı́pios e as 
técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivı́sticos. 
(B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa. 
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais é adjetivado de 
arqueológico. 
(D) A arquivı́stica é a técnica e a arquivologia, a ciência, segundo a visão difundida pelo Arquivo 
Nacional. 
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o arquivista e a instituição arquivística. 
 
07. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES/2014) O termo que melhor 
caracteriza o que são as massas documentais acumuladas é o arquivo 
(A) corrente. 
(B) intermediário. 
(C) permanente. 
(D) inativo. 
(E) morto. 
 
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08. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES/2014) Assinalea alternativa 
correta quanto à sigla que se refere ao sistema de codificação numérica utilizado para identificar 
publicações na internet. 
(A) ISMN. 
(B) ISBN. 
(C) DOI. 
(D) ISSN. 
(E) ISAN. 
 
09. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES/2014) No Brasil, atualmente 
o órgão responsável pelo depósito legal de publicações no Brasil é o (a) 
(A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). 
(B) Biblioteca Nacional (BN). 
(C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN). 
(D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT). 
(E) Instituto Nacional do Livro (INL). 
 
10. A preservação de Documentos é importante, para: 
(A) Para o documento se tornar cada vez mais importante 
(B) Para a informação que consta naquele documento não se perder 
(C) Para a multiplicação das informações 
(D) Para microfilmá-las 
 
11. (MTE – Agente Administrativo – CESPE/2014) Para a separação dos documentos, como os do 
MTE, daqueles acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades documentais. 
 ( ) Certo ( ) Errado 
 
Respostas 
01. Resposta: E. 
TEORIA DAS TRÊS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos passam por três estágios: corrente, 
intermediário ou permanente, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a 
identificação de seus valores primário e secundário 
 
02. Resposta: C. 
A teoria das três idades referem-se aos estágios (corrente, intermediário e permanente) que os 
documentos podem passar (os documentos não passam necessariamente por todos os estágios, podem 
passar da corrente para o permanente, por exemplo). 
 
03. Resposta: B. 
O arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: é constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram pode ainda solicitá-
los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 
 
04. Resposta: Certo. 
Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser 
encaminhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes. 
Lembre-se que Transferência é para o arquivo intermediário e Recolhimento é para o arquivo 
permanente. 
 
05. Resposta: D. 
Os arquivos intermediários são aqueles que poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico 
por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à 
Administração. Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos 
empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse 
caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionários) antes 
da destinação final deles (ou seja, a eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de 
estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses 
arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também 
possuidores de valor primário. 
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. 73 
O acesso ao documento pelo público somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os 
documentos ainda pertencem ao setor de origem. A função destes arquivos é apenas a de guardar o 
documento para o referido setor. 
 
06. Resposta: “A” 
A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo são chamadas de arquivologia. 
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia 
busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum 
utilizar-se princípios, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, 
desenvolvimento, processamento, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, 
recuperação e armazenamento das informações. 
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram 
extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da 
arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, 
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas 
arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de 
arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma 
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o 
profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado 
realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras 
áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas 
organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços. 
 
07. Resposta: “E” 
O “arquivo morto” é conhecido como um local onde se guardam os documentos antigos ou fora de uso. 
Pode também ser conhecido como “arquivo inativo” ou “massa documental acumulada”. 
 
08. Resposta: “C” 
 
O DOI (Digital Object Identifier) é um sistema de identificação numérico para conteúdo digital. É 
utilizado para livros, artigos, e outros documentos eletrônicos. Cada autenticação recebe um número 
único e exclusivo a todo material publicado. 
Esse sistema facilita a localização e o acesso aos materiais da web. Tem sido utilizado para 
publicações acadêmicas e profissionais. 
Embora o DOI seja um sistema similar a sistemas como ISSN - International Standard Serial Number 
(Número Internacional Normalizado para Publicações Seriadas) sistema que identifica títulos de 
publicações seriadas e possui um padrão internacional, suas funções são específicas para o conteúdo 
digital e os documentos estão ligados a rede de computadores como por exemplo a internet. 
 
09. Resposta: “B” 
IBICT: realiza a absorção e personalização de novas tecnologias, repassando-as a outras entidades 
interessadas na captura, distribuição e preservação da produção intelectual científica e tecnológica. 
Exemplo: a coleta automática de registro e disseminação de teses e dissertações, a editoração de revistas 
eletrônicas e os repositórios de documentos digitais de diversas naturezas 
BN: A Fundação Biblioteca Nacional é o órgão responsável pela execução da política governamental 
de captação, guarda, preservação e difusão da produção intelectual do País. 
ABN: Realiza o depósito legal, direitos autorais, atribui o ISBN, faz bibliografia nacional segundo o 
depósito legal. 
ABNT: A ABNT é responsável pela publicação das Normas Brasileiras (ABNT NBR), elaboradas por 
seus Comitês Brasileiros (ABNT/CB), Organismos de Normalização Setorial (ABNT/ONS) e Comissões 
de Estudo Especiais (ABNT/CEE). Avalia conformidades e dispõe de programas para certificação de 
produtos, sistemas, pessoas e rotulagem ambiental. Esta atividade está fundamentada em guias e 
princípios técnicos internacionalmente aceitos e alicerçada em uma estrutura técnica e de auditores 
multidisciplinares, garantindo credibilidade, ética e reconhecimento dos serviços prestados. 
INL: O Instituto Nacional do Livro foi criado em 1937 (pelo Decreto-Lei nº 93, de 21/09/1937) com o 
objetivo de elaborar uma enciclopédia e dicionário da língua brasileira que retratasse a identidade e a 
memória nacional, apoiando a implantação de bibliotecas públicas em todo o Brasil. 
 
10. Resposta: “B” 
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. 74 
A preservação dos documentos é importante para que o documento esteja sempre em perfeito estado 
para ser consultado e as informações perpetuadas. 
11. Resposta: “ERRADO” 
A separação dos documentos por unidade ou órgão é justificada pelo Princípio da Proveniência. 
 
Inventário Físico 
 
O Inventário determina acontagem física dos itens de estoque e em processos, para comparar a 
quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que 
possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. 
 
O inventário pode ser geral ou rotativo: 
 
O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, com a contagem física 
de todos os itens de uma só vez. 
 
O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no 
processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos. 
Na administração pública, o inventário apresenta a discriminação organizada e analítica de todos os 
bens (permanentes ou de consumo) e valores de um patrimônio, num determinado momento, visando 
atender uma finalidade específica. É um instrumento de controle para verificação dos saldos de estoques 
nos almoxarifados e depósitos, e da existência física dos bens em uso no órgão ou entidade, informando 
seu estado de conservação, e mantendo atualizados e conciliados os registros do sistema de 
administração patrimonial e os contábeis, constantes do sistema financeiro. Além disso, o inventário 
também pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectar 
irregularidades e providenciar as medidas cabíveis. 
 
Através do inventário pode-se confirmar a localização e atribuição da carga de cada material 
permanente, permitindo a atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento 
da situação dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer 
outra irregularidade. Podem-se verificar também no inventário as necessidades de manutenção e reparo 
e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis, possibilitando maior racionalização e 
minimização de custos, bem como a correta fixação da plaqueta de identificação. Na Administração 
Pública, o inventário é entendido como o arrolamento dos direitos e comprometimentos da Fazenda 
Pública, feito periodicamente, com o objetivo de se conhecer a exatidão dos valores que são registrados 
na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo ou, ainda, com o objetivo de apurar a responsabilidade 
dos agentes sob cuja guarda se encontram determinados bens. Os diversos tipos de inventários são 
realizados por determinação de autoridade competente, por iniciativa própria do Setor de Patrimônio e 
das unidades de controle patrimonial ou de qualquer detentor de carga dos diversos centros de 
responsabilidade, periodicamente ou a qualquer tempo. Os inventários na Administração Pública devem 
ser levantados não apenas por uma questão de rotina ou de disposição legal, mas também como medida 
de controle, tendo em vista que os bens nele arrolados não pertencem a uma pessoa física, mas ao 
Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na Administração Pública o inventário 
é obrigatório, pois a legislação estabelece que o levantamento geral de bens móveis e imóveis terá por 
base o inventário analítico de cada unidade gestora e os elementos da escrituração sintética da 
contabilidade (art. 96 da Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964). 
 
A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos 
setores onde se localizam tais bens, a Administração Pública deve proceder ao inventário mediante 
verificações físicas pelo menos uma vez por ano. Para fins de atualização física e monetária e de controle, 
a época da inventariação será: anual para todos os bens móveis e imóveis sob responsabilidade da 
unidade gestora em 31 de dezembro (confirmação dos dados apresentados no Balanço Geral); e no início 
e término da gestão, isto é, na substituição dos respectivos responsáveis, no caso de bens móveis. 
 
Os bens serão inventariados pelos respectivos valores históricos ou de aquisição, quando conhecidos, 
ou pelos valores constantes de inventários já existentes, com indicação da data de aquisição. 
 
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São tipos de Inventário da Administração Pública33: 
 
- Inventário de criação (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora, com o objetivo de 
relacionar os bens que ficarão sob a responsabilidade de seus administrados; 
- Inventário de verificação (ou eventual): realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar 
qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimônio, das unidades de controle 
patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsável. Também podem ser realizados 
com o intuito de apurar indícios de prejuízos ao órgão, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou 
outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligência etc.; 
 
- Inventário de transferência: realizado quando ocorrer mudança definitiva de titular do órgão ou do 
detentor de carga patrimonial; 
 
- Inventário de extinção ou transformação: realizado quando determinado órgão for extinto ou 
transformado em outro. No caso de extinção, esse inventário provocará o armazenamento dos bens 
patrimoniais em local específico a fim de poder ser utilizado, através de distribuição, por outros órgãos; 
 
- Inventário anual: realizado ao final de cada exercício financeiro (que coincide com o ano civil) por 
comissão de servidores (designada pelo ordenador de despesa do órgão) especialmente para esse fim, 
e visa comprovar a exatidão dos registros de controle de todo o patrimônio do órgão, demonstrando o 
acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variações 
patrimoniais ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração 
Pública. 
 
Dependendo do órgão, poderão ser adotados os inventários permanente, periódico e ainda serem 
utilizados os critérios de contagem por amostragem, que é o mais comum. 
 
Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer movimentação física 
de bens localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização 
específica das unidades de controle patrimonial, ou do dirigente do órgão, com subsequente comunicação 
formal a Comissão de Inventário de Bens. 
 
Nas fases do inventário dois pontos devem ser destacados sobre as fases do inventário: o 
levantamento pode ser físico e/ou contábil: Levantamento físico, material ou de fato é o levantamento 
efetuado diretamente pela identificação e contagem ou medida dos componentes patrimoniais. 
Levantamento contábil é o levantamento pelo apanhado de elementos registrados nos livros e fichas 
de escrituração. O simples arrolamento não interessa para a contabilidade se não for completado pela 
avaliação. Sem a expressão econômica, o arrolamento serve apenas para controle da existência dos 
componentes patrimoniais. 
 
O inventário é dividido em três fases: 
Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do 
patrimônio e é subdividido nas seguintes partes: identificação, agrupamento e mensuração. 
Arrolamento: é o registro das características e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento 
pode apresentar os componentes patrimoniais deforma resumida e recebe a denominação “sintética”. 
Quando tais componentes são relacionados individualmente, o arrolamento é analítico; 
Avaliação: é nesta fase que é atribuída uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critérios de 
avaliação dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. A atribuição do valor aos 
componentes patrimoniais obedece a critérios que se ajustam a sua natureza, função na massa 
patrimonial e a sua finalidade. 
 
Alterações e Baixa de Bens 
O desfazimento é a operação de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do órgão e 
consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa patrimonial,a retirada de bem 
da carga patrimonial do órgão, mediante registro da transferência deste para o controle de bens 
 
33 Curso: EGEM – Escola de Gestão Municipal Ministrante: Patrícia Vieira Martins - ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE PARIMONIAL. 
Disponível em: < http://eventos.fecam.org.br/arquivosbd/paginas/1/0.751859001352226984_apostila_egem.pdf>. 
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. 76 
baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimônio, devidamente autorizado pelo gestor. O número 
de patrimônio de um bem baixado não deverá ser utilizado em outro bem. 
A baixa patrimonial pode ocorrer por quaisquer das formas a seguir: alienação; permuta; perda total; 
extravio; destruição; comodato; transferência; sinistro; e exclusão de bens no cadastro. Em qualquer uma 
das situações expostas, deve-se proceder à baixa definitiva dos bens considerados inservíveis por 
obsoletismo, por seu estado irrecuperável e inaproveitável em instituições do serviço público. As 
orientações administrativas devem ser obedecidas, em cada caso, para não ocorrer prejuízo à harmonia 
do sistema de gestão patrimonial, que, além da Contabilidade, é parte interessada. Sendo o bem 
considerado obsoleto ou não havendo interesse em utilizá-lo no órgão onde se encontra, mas estando 
em condições de uso (em estado regular de conservação), o dirigente do órgão deverá, primeiramente, 
colocá-lo em disponibilidade. Para tanto, o detentor da carga deverá preencher formulário próprio criado 
pelo órgão normatizador e encaminhar ao órgão competente que poderá verificar, antecipadamente, junto 
às entidades filantrópicas reconhecidas como de interesse público, delegacias, escolas ou bibliotecas 
municipais e estaduais, no âmbito de sua jurisdição, se existe interesse pelos bens. Se houver interesse, 
a autoridade competente deverá efetuar o Termo de Doação. Enquanto isso, o bem a ser baixado 
permanecerá guardado em local apropriado, sob a responsabilidade de um servidor público, até a 
aprovação de baixa, ficando expressamente proibido o uso do bem desde o início da tramitação do 
processo de baixa até sua destinação final. 
O Cadastro de Bens patrimoniais mantém atualizados os registros, permitindo um melhor 
gerenciamento sobre o controle patrimonial da instituição. Ele pode ser realizado para bens comprados, 
doados, construídos, permutados, em comodato ou, fabricados na própria instituição. 
Este cadastro pode ser realizado de duas formas, por meio de um sistema computadorizado 
localizando o bem que foi comprado e recebido na instituição através de um Módulo de Compras, por 
exemplo, ou pode ser informado manualmente preenchendo uma ficha com todos os dados necessários 
para efetuar o cadastro. 
O registro no sistema patrimonial será efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, onde deverão 
constar os seguintes dados: número do tombamento; descrição; quantidade baixada (quando se tratar de 
lote de bens não plaquetados); forma de baixa; motivo de baixa; data de baixa; número da Portaria ou 
Termo de Baixa. Visando o correto processo de baixa de bens do sistema patrimonial, faz-se necessário 
a adoção dos procedimentos a seguir: o Setor de Patrimônio, ao receber o processo que autoriza a baixa, 
emitirá por processamento o Termo de Baixa dos Bens; o Setor de Patrimônio verificará junto ao Setor 
Financeiro quanto à existência do comprovante de pagamento, em caso de licitação e, em seguida, 
procederá à entrega do mesmo mediante recibo próprio; emitido o Termo, o Setor de Patrimônio 
providenciará o documento de quitação de responsabilidade patrimonial e entregará uma via a quem 
detinha a responsabilidade do bem. 
A baixa patrimonial consiste na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo 
ou prolongado tenha-o tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que não justifiquem a 
inversão de recursos para sua recuperação. 
Para que se realize uma baixa patrimonial, é necessário proceder à identificação do bem a ser baixado 
no Inventário do departamento patrimonial, isto é, a indicação do número de patrimônio. 
 
Classificação dos Bens Imóveis 
Os bens imóveis em geral podem ser classificados da seguinte forma: 
Imóveis por Natureza: A rigor, somente o solo, com sua superfície, subsolo e espaço aéreo, é imóvel 
por natureza. Tudo o mais que a ele adere deve ser classificado como imóvel por acessão. 
O subsolo e espaço aéreo embora sejam considerados como propriedade, apenas se consentirão 
presos à propriedade na medida de sua utilização pelo proprietário do solo. 
A utilização do solo e do espaço aéreo não pode ser ilimitada. A lei só ampara o direito de propriedade 
enquanto de utilidade para o titular. 
O Art. 1.229 do Código Civil dispõe que: 
a propriedade do solo abrange a do espaço aéreo e subsolo correspondentes, em altura e 
profundidade úteis ao seu exercício, não podendo o proprietário opor-se a atividades que sejam 
realizadas, por terceiros, a uma altura ou profundidade tais, que não tenha ele interesse legítimo em 
impedi-las. 
A propriedade dos bens imóveis pode ser adquirida pela alienação, pela acessão, pela usucapião e 
pelo direito hereditário, dependendo ainda, de escritura pública e registro no Cartório de Registro de 
Imóveis (art. 108 e 1.227 – CC). 
 
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. 77 
Imóveis por Acessão Natural: Acessão significa justaposição ou aderência de uma coisa a outra. 
Incluem-se na categoria de imóveis por acessão naturais árvores e os frutos pendentes, bem como todos 
os acessórios e adjacências oriundas da natureza. Entretanto, as árvores destinadas ao corte são 
consideradas bens móveis por antecipação, assim como as árvores plantadas em vasos são 
considerados bens móveis, porque removíveis. 
Compreende ainda, as pedras, as fontes, e os cursos d’água, superficiais ou subterrâneos, que correm 
naturalmente. 
A natureza pode fazer acréscimos ao solo. O fenômeno pode dar-se pela formação de ilhas, aluvião, 
avulsão, abandono de álveo (art. 1.248, I, II, III e IV – CC). 
Trata-se de acessões físicas ou naturais, por decorrerem de fenômenos naturais, sendo justaposições 
de imóvel a imóvel. Em virtude de que tudo o que se incorpora a um bem fica pertencendo a seu 
proprietário. Predominando o princípio no qual o acessório segue o principal. 
 
Imóveis por Acessão Artificial ou Industrial: Acessão artificial ou industrial é a produzida pelo 
trabalho do homem. São as construções e plantações. É tudo quanto o homem incorporar 
permanentemente ao solo, como a semente lançada ao solo, os edifícios e construções, de modo que se 
não possa retirar sem destruição, modificação, fratura ou danos. As construções e plantações são assim 
denominadas porque derivam de um comportamento ativo do homem, isto é, do trabalho ou indústria do 
homem. 
 
Nesse conceito não se incluem as construções provisórias, que se destinam a remoção ou retirada, 
como os circos e parques de diversões, as barracas de feiras, pavilhões, etc. 
Entretanto, não perdem o caráter de imóveis as edificações que: 
i) separadas do solo, mas conservando a sua unidade, forem removidas para outro local, como as 
casas pré-fabricadas (art. 81, I – CC); 
ii) b) os materiais provisoriamente separados de um prédio para nele se reempregarem (art. 81, II - 
CC); 
O que se considera é a finalidade da separação, a destinação dos materiais. Assim, o que se retira de 
um prédio para novamente nele incorporar pertencerá ao imóvel e será imóvel. 
Nem sempre a imobilização das partes que se aderem ao solo serão de propriedade do titular do 
domínio do solo. 
Habitualmente ocorre isso. Assim, pode acontecer que a semente lançada ao solo seja de proprietário 
diverso, assim como os materiais de construção do edifício. 
Nesse caso, haverá perda dos móveis em favor do proprietário do solo, com direito à indenização a 
quem construiu ou plantou em terrenoalheio de boa-fé (art. 1254 – CC), ou sem nenhum direito em caso 
de má-fé. 
 
Imóveis por Determinação Legal: DIREITO REAL SOBRE IMÓVEIS - Trata-se de bens incorpóreos, 
imateriais (direitos), que não são em si, móveis ou imóveis. O legislador, no entanto, para maior segurança 
das relações jurídicas, os considera imóveis. 
A lei considera os direitos sobre imóveis (servidões, usufruto, uso, habitação, rendas constituídas sobre 
imóveis, penhor, anticrese e hipoteca, além da propriedade) como imóveis, e, como tal, as respectivas 
ações, que são a própria dinâmica desses direitos (ações de reivindicação, confessória e negatória de 
servidão, hipotecárias, pignoratícias, de nulidade ou rescisão de compra e venda, etc.). 
Toda e qualquer transação que lhes diga respeito exige o registro competente (art. 1.227 – CC), bem 
como a autorização do cônjuge. 
Adaptado de Saber Direito 
 
 A Administração de bens imóveis tem a finalidade de administrar todos os objetos necessários para 
a administração de bens imóveis (unidade econômica, terreno, edifício, espaços de locação, divisões de 
locação). Cabe a Secretaria do Patrimônio da União (SPU) promover o controle, fiscalização e 
manutenção dos imóveis da União utilizados em serviço público. 
Os pontos considerados prioritários para discussão do Grupo de Trabalho Interministerial sobre Gestão 
do Patrimônio (GTI) foram: 
• Administração e destinação do Patrimônio da União, na consecução dos objetivos maiores do 
Governo Federal, estabelecendo equilíbrio entre os objetivos socioambientais do governo e a 
necessidade de financiamento do setor público; 
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. 78 
• Proposição de Política pública específica para balizamento do uso do Patrimônio da União, urbano 
ou rural; (inclusive mediante possível estabelecimento de roteiro técnico-administrativo com vistas a 
operacionalizar a atuação da União em relação aos Estados, Distrito Federal e Municípios da Federação); 
• Necessidade de consolidação da legislação patrimonial vigente. O documento de Política de Gestão 
do Patrimônio da União, elaborado pela SPU, tem como base o trabalho do GTI. 
 
Ingresso e Alienação de Bens Imóveis 
Quando ao ingresso de bens imóveis, a Aquisição, Locação, Arrendamento e Uso Recíprocos: 
• Fica definida a seguinte ordem de prioridade no que diz respeito à necessidade de novo imóvel por 
parte de um órgão da federação: 
a. Verificar a existência de imóvel disponível da União, Estados ou Município, no local pretendido. 
b. Buscar o compartilhamento de imóveis já ocupados por órgãos federais. 
c. Alugar um imóvel. 
d. A compra de um imóvel só será admitida no caso de atestada impossibilidade das alternativas 
anteriores. 
 
Quando a alienação de bens imóveis: 
 
A Alienação, capítulo II, da Lei nº 9.636/1998, é o instrumento a ser utilizado para os imóveis que ao 
longo do tempo perderam a capacidade de atender as necessidades da União, levando-se em 
consideração, também, a previsão de intervenções por parte do Governo Federal. É aplicável quando não 
houver interesse público, econômico ou social em manter o domínio da União. A Alienação dos imóveis 
da União é realizada mediante a Venda, Permuta ou Doação do domínio pleno e deve ser respeitada a 
Lei 8.666/93 em todos os casos. 
A Venda, prevista nos arts. 24 a 29 da 9.636/1998 é o instrumento pelo qual a União transfere, 
mediante pagamento, o domínio pleno do bem, sendo obrigatória a avaliação prévia. É o instrumento 
adequado para os imóveis que tem alto valor comercial e vocação ligada a atividades da iniciativa privada, 
divergentes ou incompatíveis com as funções da União. Este instrumento pode ser aplicado em ações de 
regularização fundiária cujo beneficiário não seja de baixa renda. 
A Permuta, prevista no art. 30 da 9.636/1998 e nos arts. 17 e 24 da 8.666/1993 é aplicável quando 
houver imóveis da União disponíveis, em condições de serem alienados, e imóveis de interesse da União 
ofertados por terceiros. Destaca-se que deve haver equivalência dos valores dos imóveis envolvidos na 
permuta, comprovado o interesse público na utilização do imóvel e atendendo, como em qualquer 
processo de alienação, os preceitos da legislação de alienação. 
A Doação, prevista no art. 31 da 9.636/1998, é a outorga gratuita, com encargos e discricionária do 
domínio pleno de um bem para Estados, Distrito Federal, Municípios, Fundações e Autarquias Públicas 
Federais, Estaduais e Municipais e beneficiários de programas habitacionais ou de regularização fundiária 
de interesse social. A doação deve ser realizada preferencialmente em áreas de ocupação consolidada, 
integradas ao tecido urbano, com infraestrutura instalada e operando, sem perspectivas de pressões para 
expulsão dos beneficiários, bem como para a implementação de empreendimentos de caráter 
permanente, como as instituições de ensino superior e pesquisa, saúde etc., da União ou dos demais 
entes federados. É prevista também a doação direta para famílias de baixa renda que não possuam outro 
imóvel urbano ou rural. 
 
Questões 
 
01. (Prefeitura de Caieiras/SP - Assistente de Patrimônio e Estoque - VUNESP/2015) Os tipos de 
inventário na Administração Pública são: 
(A) inventário anual, permanente, periódico, transferência de responsabilidade e eventual. 
(B) inventário inicial, anual, transferência de responsabilidade, extinção ou transformação e eventual. 
(C) inventário inicial, trimestral e anual, permanente e periódico, transferência e de extinção 
(D) inventário final, mensal, transferência de responsabilidade, extinção ou transformação e eventual. 
(E) inventário parcial, anual, permanente, extinção ou transformação e obrigatório. 
 
02. (AL/MG – Consultor Administrativo - FUMAR/2014) Os inventários nas empresas podem ser 
(A) gerais e rotativos. 
(B) gerais e estatísticos. 
(C) rotativos e econômicos. 
(D) estatísticos e relacionais. 
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03. (IPT/SP – Técnico em administração - VUNESP/2014) O(A) é um levantamento físico ou 
contagem dos materiais existentes para efeito de confrontação periódica com os estoques anotados nos 
fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais. 
Assinale a alternativa que completa, corretamente, a lacuna do enunciado. 
(A) balanço 
(B) amostragem 
(C) registro 
(D) inventário 
(E) padronização 
 
Respostas 
 
01. Resposta: B. 
São tipos de Inventário da Administração Pública: 
- Inventário de criação (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora, com o objetivo de 
relacionar os bens que ficarão sob a responsabilidade de seus administrados; 
- Inventário de verificação (ou eventual): realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar 
qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimônio, das unidades de controle 
patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsável. Também podem ser realizados 
com o intuito de apurar indícios de prejuízos ao órgão, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou 
outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligência etc.; 
- Inventário de transferência: realizado quando ocorrer mudança definitiva de titular do órgão ou do 
detentor de carga patrimonial; 
- Inventário de extinção ou transformação: realizado quando determinado órgão for extinto ou 
transformado em outro. No caso de extinção, esse inventário provocará o armazenamento dos bens 
patrimoniais em local específico a fim de poder ser utilizado, através de distribuição, por outros órgãos; 
- Inventário anual: realizado ao final de cada exercício financeiro (que coincide com o ano civil) por 
comissão de servidores (designada pelo ordenador de despesa do órgão) especialmente para esse fim, 
e visa comprovar a exatidão dos registros de controle de todo o patrimônio do órgão, demonstrando o 
acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variaçõespatrimoniais ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração 
Pública. 
 
02. Resposta: A. 
O inventário pode ser geral ou rotativo: 
O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, com a contagem 
física de todos os itens de uma só vez. 
O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no 
processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos. 
 
03. Resposta: D. 
O Inventário determina a contagem física dos itens de estoque e em processos, para comparar a 
quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que 
possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque. 
 
 
 
Atenção!!! Caro(a) candidato(a), os itens controle, registro, conservação e recuperação de material; 
técnicas de armazenamento; utilização de espaço; segurança já foram abordados no tópico 1. 
 
Operações de almoxarifado 
 
“O Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado à guarda e conservação de 
materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde 
permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e 
3 Almoxarifado: funções, princípios e objetivos; controle, 
registro, conservação e recuperação de material; técnicas 
de armazenamento; utilização de espaço; segurança. 
 
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. 80 
disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa. O responsável pelo 
Almoxarifado, denominado também como Almoxarife, deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, 
confiança e disciplina.” 
O Almoxarifado e o depósito ocupam os dois extremos do processo produtivo, onde o primeiro é 
responsável pelos insumos/matérias-primas e o segundo por receber os produtos acabados. 
 
Figura: Almoxarifado e depósito: Entrada e saída do processo produtivo. 
 
 Fonte: Chiavenato (2005). 
 
Segundo Viana34, “a atividade almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados a 
empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.” 
 
O Almoxarifado tem como objetivo: 
 
- Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento; 
- Impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza; 
- Preservar a qualidade e as quantidades exatas; 
- Possuir instalações adequadas, recursos de movimentação e distribuição suficientes para um 
atendimento rápido e eficiente. 
 
A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente de: 
 
- Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do número 
das viagens de ida e volta; 
- Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas; 
- Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. 
 
A organização de um Almoxarifado pode se resumir com suas principais atribuições: 
 
- O recebimento, guarda e proteção dos materiais adquiridos; 
- A entrega dos materiais aos seus usuários mediante requisições autorizadas; 
- Manter atualizados os registros necessários. 
 
O controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor funcional envolvido, sendo: 
recebimento, armazenagem e distribuição. O controle deve fornecer a qualquer momento as 
quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor 
e as compras recebidas e aceitas. 
 
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, 
sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. As atribuições básicas 
do recebimento são: 
 
 
34 VIANA, J. J. Administração de Materiais: Um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2006. 
1171648 E-book gerado especialmente para GIOVANA PALMA GIAMARINO MARACHINI
 
. 81 
- Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; 
- Analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi autorizada; 
- Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a 
serem efetivamente recebidos; 
- Proceder a conferência visual, verificando as condições da embalagem quanto a possíveis avarias 
na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos respectivos documentos; 
- Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; 
- Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; 
- Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; 
- Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado. 
 
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até 
a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais compõe um sistema global integrado com 
as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o 
atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro 
fases: 
 
- Entrada de materiais; 
- Conferência quantitativa; 
- Conferência qualitativa; 
- Regularização. 
 
Entrada de Materiais35 
 
A recepção dos veículos transportadores representa o início do processo de recebimento que tem 
como objetivos: 
 
- A recepção dos veículos transportadores; 
- A triagem da documentação suporte para o recebimento; 
- Constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, foi autorizada; 
- Constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual; 
- Constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; 
- Cadastramento no sistema das informações referentes às compras autorizadas. 
 
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, 
transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de 
análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que 
é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. 
As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem 
motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram 
a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito 
através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de 
quebras, umidade, dentre outros danos. 
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para 
efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, 
confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. 
 
Conferência Quantitativa 
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde 
efetivamente à recebida. 
 
Conferência Qualitativa 
Esta atividade tem por objetivo garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de 
qualidade efetuada pela inspeção técnica visa garantir o recebimento adequado do material. São 
utilizados no processo de inspeção: a especificação de compra do material e alternativas aprovadas; 
desenhos e catálogos técnicos; dentre outros. 
 
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A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos 
estatísticos. A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, 
danos à pintura, etc. A análise dimensional tempor objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais 
como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetro. Os ensaios específicos para materiais 
mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho 
de materiais ou equipamentos. 
 
Regularização 
 
É o controle do processo de recebimento, caracterizando –se pela confirmação da conferência 
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação 
das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularização poderá dar origem a uma das 
seguintes situações: 
 
- Liberação de pagamento ao fornecedor; 
- Liberação parcial de pagamento ao fornecedor; 
- Devolução de material ao fornecedor; 
- Reclamação de falta ao fornecedor; 
- Entrada do material no estoque. 
 
Os procedimentos de regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e 
aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes 
documentos: 
 
- Nota Fiscal; 
- Conhecimento de transporte rodoviário de carga; 
- Documento de contagem efetuada; 
- Relatório técnico da inspeção; 
- Especificação de compra; 
- Catálogos técnicos; 
- Desenhos. 
 
O material em excesso ou com defeito será devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a 
contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa 
compradora. 
 
Armazenagem36 
 
A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser 
definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem 
a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação. 
Compreende as fases da armazenagem dos materiais: 
 
- Verificação das condições de recebimento do material; 
- Identificação do material; 
- Guarda na localização adotada; 
- Informação da localização física de guarda; 
- Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento; 
- Separação para distribuição. 
 
Distribuição 
 
A distribuição dos materiais estocados deve ser realizada mediante programação ou necessidade dos 
demais departamentos da instituição, normalmente, se faz por meio de requisição específica. 
 
 
 
 
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Questões 
 
01. (AFPR – Assistente Administrativo – COPS-UEL/Adaptado/2015) Nas instituições, o 
almoxarifado desempenha diversas funções vinculadas à boa gestão organizacional. Sobre os objetivos 
do almoxarifado, considere as afirmativas a seguir. 
 
I. Identificação dos itens de estoque que devem ter tratamento prioritário. 
II. Determinação da política da quantidade de estoque armazenado. 
III. Guarda dos materiais das empresas até seu consumo final. 
IV. Abastecimento da linha de produção da empresa. 
 
Assinale a alternativa correta. 
 
(A) Somente as afirmativas I e II são corretas. 
(B) Somente as afirmativas I e IV são corretas. 
(C) Somente as afirmativas III e IV são corretas 
(D) Somente as afirmativas I, II e III são corretas. 
(E) Somente as afirmativas II, III e IV são corretas. 
 
02. (TRE-PA – Analista Judiciário – Área Administrativa – IADES/2014) “O constante avanço 
tecnológico e a concorrência no mercado atual têm evidenciado a administração de materiais como 
importante componente, tendo como consequência a necessidade de conhecimentos amplos e profundos 
sobre as atividades desenvolvidas, o que tem sido fator apreensivo das empresas.” 
 
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2012. 
 
Segundo Viana (2102), existem seis tipos de procedimentos fundamentais na administração de 
materiais. O tipo que visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua 
preservação e integridade até o consumo final é a atividade de 
(A) almoxarifado. 
(B) inventário físico. 
(C) gestão. 
(D) compras. 
(E) recebimento. 
 
03. (UFC – Assistente em Administração – CCV-UFC/2014) O almoxarifado é o local destinado à 
fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza. É correto 
afirmar que a eficiência de um almoxarifado depende: 
(A) da diminuição do tamanho médio das unidades armazenadas. 
(B) da redução das distâncias internas percorridas pela carga. 
(C) da melhor utilização de sua capacidade métrica. 
(D) da manutenção dos manuais internos do setor. 
(E) do fluxo de ida dos materiais. 
Respostas 
 
01. Resposta C. 
O almoxarifado tem como objetivo: 
- Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento; 
- Impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza; 
- Preservar a qualidade e as quantidades exatas; 
- Possuir instalações adequadas, recursos de movimentação e distribuição suficientes para um 
atendimento rápido e eficiente. 
 
02. Resposta: A. 
De acordo com Viana, o Almoxarifado “...visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados a empresa, 
objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.” 
 
03. Resposta: B. 
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A eficiência de um almoxarifado depende: - Da redução das distâncias internas percorridas pela carga 
e do consequente aumento do número das viagens de ida e volta; - Do aumento do tamanho médio 
das unidades armazenadas; - Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. 
 
Referências 
 
SOUZA JÚNIOR, S. L. Noções básicas de Almoxarifado, Estoques, Transporte de Materiais. 2009. 
UTFPR. Manual do Almoxarifado. Medianeira, 2012. 
CHIAVENATO. I. Administração de Materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeito: Elsevier, 
2005. 
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