Aula 01 - Gestão de Arquivos

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<p>Disciplina: Gestão de Arquivos</p><p>Professor: Daniel Almeida</p><p>Formação: Bacharel em Ciências Contábeis – UEA, Pós-Graduado em</p><p>Auditoria e Controladoria – UEA.</p><p>O que é gestão de documentos?</p><p>Um dos principais focos da gestão documental está em fazer com que</p><p>aqueles arquivos que precisam ser mais acessados sejam de fácil</p><p>localização e tenham arquivamento rápido. Ao mesmo tempo, os</p><p>documentos na fase intermediária, que são menos acessados (como o</p><p>contrato social da empresa) devem ser armazenados em um local</p><p>adequado, protegido de extravios ou danos.</p><p>O que é gestão de documentos?</p><p>A gestão de documentos é, portanto, um processo complexo, que leva em</p><p>conta uma série de características dos próprios documentos. Essa prática</p><p>também considera as necessidades da empresa e as mídias disponíveis</p><p>para definir como será montado um arquivo eficiente, quais são os</p><p>prazos e as localizações ideais para cada tipo de arquivo, assim como as</p><p>melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura.</p><p>Qual é a importância da gestão de documentos?</p><p>A gestão de documentos é importante porque atua de forma direta não</p><p>só nas atividades administrativas efetuadas rotineiramente em um</p><p>negócio, mas em seu planejamento e nos processos de tomada de</p><p>decisões dos gestores. Logo, essa modalidade gerencial tem impacto</p><p>operacional nos procedimentos documentais e função estratégica.</p><p>Qual é a importância da gestão de documentos?</p><p>Em termos operacionais, a gestão de documentos otimiza a forma de</p><p>documentar, tornando essa prática padronizada, acessível, rápida</p><p>segura e sustentável. Como a documentação é uma atividade básica do</p><p>universo corporativo, se feita de forma apropriada, sua gestão é capaz de</p><p>diminuir falhas e aumentar a produtividade da equipe de colaboradores.</p><p>Qual é a importância da gestão de documentos?</p><p>Também há efeitos diretos sobre a clientela. Considerando que tanto a</p><p>emissão quanto o arquivamento de documentos se tornam muito mais</p><p>eficazes, as demandas documentais dos consumidores passam a ser</p><p>atendidas com maior efetividade. Em consequência disso, a satisfação</p><p>dos clientes melhora e a imagem da empresa pode ser fortalecida.</p><p>Qual é a importância da gestão de documentos?</p><p>O gerenciamento documental permite a otimização do uso das</p><p>informações que circulam na corporação. Quando os documentos da</p><p>empresa (contratos, cadastros de clientes, fluxos de caixa, dados de</p><p>estoque, etc.) são integrados, a empresa pode efetuar um controle mais</p><p>preciso de seu funcionamento, tendo base sólida para planejar e</p><p>implementar ações de diferentes naturezas.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Redução de Custos</p><p>O trabalho com diversos documentos demanda um custo grande, seja</p><p>de armazenamento, de geração ou de envio de arquivos a clientes,</p><p>parceiros e fornecedores. Para se ter uma ideia do volume de gastos com</p><p>documentos, basta pensar no montante de recursos financeiros</p><p>comumente envolvidos na compra de papel, na manutenção de</p><p>impressoras e na postagem de correspondências.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Redução de Custos</p><p>A falta de planejamento e de organização na realização de tarefas</p><p>cotidianas acaba gerando custos adicionais e dificultando o controle de</p><p>todo o processo. Dessa forma, podem surgir problemas que minam o</p><p>orçamento não só de uma área específica da empresa, mas que se</p><p>espalha, e acabam corroendo os recursos dos demais setores, podendo</p><p>gerar prejuízos.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Redução de Custos</p><p>Uma gestão de documentos eficaz, no entanto, prevê que sejam</p><p>realizadas mais ações com os menores custos possíveis. Esses custos</p><p>envolvem desde a impressão de cópias na quantidade ideal, passando</p><p>pelo armazenamento otimizado para diminuir os custos de manutenção</p><p>dos arquivos, como os destinados à compra de armários em condições</p><p>adequadas e à climatização, até ao ganho de tempo dos funcionários.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Redução de Custos</p><p>Garantir que os colaboradores encontrem e usem os documentos de que</p><p>precisam da maneira mais rápida possível faz com que dediquem seu</p><p>horário de trabalho a atividades realmente produtivas, não perdendo</p><p>horas no arquivo atrás de um único contrato. Nesse contexto, o salário do</p><p>funcionário é inteiramente destinado à produção, sem se perder em uma</p><p>atividade essencialmente burocrática e desnecessária.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Diminuição do volume</p><p>É preciso ter mente que uma gestão eficiente de documentos implica</p><p>necessariamente na redução do volume de arquivos que circulam na</p><p>corporação. Afinal, estamos falando do corte de documentos duplicados,</p><p>da eliminação de papéis que não são mais necessários e, ainda, da</p><p>digitalização correta de documentos que não precisam existir em cópia</p><p>física.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Diminuição do volume</p><p>Além da redução do volume, há também uma significativa otimização</p><p>da distribuição de documentos. A destinação de determinados arquivos</p><p>para setores interessados descentraliza a guarda de documentos,</p><p>tornando o acesso mais organizado, rápido, barato e efetivo.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Aumento da qualidade</p><p>Não basta, portanto, que o acesso aos arquivos seja fácil e rápido.</p><p>Também é importante que esses mesmos arquivos estejam em</p><p>condições ideais de serem analisados, consultados e enviados para</p><p>destinatários externos ou diferentes equipes da própria empresa.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Aumento da qualidade</p><p>A gestão documental deve cuidar para que os documentos não sejam</p><p>danificados – seja por aspectos como calor ou umidade, seja pelo mau</p><p>uso ou por danos na manipulação, na emissão e no transporte. Esse</p><p>cuidado incide diretamente sobre a durabilidade do arquivo,</p><p>conservando-o para que se mantenha intacto durante todo o período que</p><p>deve ser armazenado.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Aumento da qualidade</p><p>O objetivo é garantir, assim, que o nível de resolução de atividades via</p><p>uso de documentos não encontre problemas técnicos que demandem a</p><p>reexecução do próprio arquivo ou trabalhos custosos de recuperação</p><p>documental.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Agilidade no acesso</p><p>Perder tempo procurando documentos para o encaminhamento de</p><p>determinada ação significa perder dinheiro. Os funcionários perdem um</p><p>período precioso do dia em uma atividade que, se feita da forma</p><p>adequada, não deveria tomar mais que alguns poucos minutos. É aí,</p><p>então, que entra a gestão de documentos, que tem como princípio a</p><p>organização exemplar de papéis e arquivos que precisam ser acessados.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Agilidade no acesso</p><p>Empresas que operam com alta rotatividade de empregados, por</p><p>exemplo, precisam fazer com que o setor de Recursos Humanos tenha</p><p>acesso constante aos contratos de trabalho. Por isso, esses documentos</p><p>devem estar mais visíveis. Isso também pode significar que esse tipo de</p><p>documento deve ser alocado no próprio setor de RH, evitando que a</p><p>equipe tenha que fazer grandes deslocamentos para ter ao que busca.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Garantia de segurança jurídica</p><p>Os documentos são, antes de mais nada, garantias jurídicas de que a</p><p>empresa está realizando ações que condizem com a legislação e as boas</p><p>práticas adotadas no país. De um lado, eles são provas e demandas de</p><p>atores externos, que vão desde o fisco, passando por fornecedores até</p><p>chegar a clientes.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Preservação da memória</p><p>A gestão de documentos é, portanto, uma importante ferramenta para a</p><p>preservação da memória corporativa, pilar fundamental para a</p><p>organização e o planejamento estratégico. Arquivos históricos da</p><p>empresa também são essenciais para garantir a segurança jurídica no</p><p>longo prazo. Existem processos e ações que exigirão a consulta de</p><p>documentos não tão recentes – de 5 ou 10 anos atrás.</p><p>Por que fazer gestão de documentos?</p><p>Uniformização de processos</p><p>Por mais diversa que seja a documentação usada, todos os funcionários</p><p>conseguirão ter acesso a diretrizes</p><p>claras sobre como devem atuar para</p><p>contribuir e garantir a integridade dos arquivos. Processos uniformizados</p><p>garantem uma gestão de documento mais fluida e contribuem para o</p><p>trabalho feito em outras áreas que necessitam de um acesso rápido a</p><p>qualquer tipo de arquivo.</p><p>GESTÃO DOCUMENTAL</p><p>►Lei 8.159, de 8 de janeiro de</p><p>1991.</p><p>► Dispõe sobre a política</p><p>nacional de arquivos públicos</p><p>e privados e dá outras</p><p>providências.</p><p>GESTÃO DOCUMENTAL</p><p>►Art. 1º da Lei 8.159:</p><p>► “É dever do poder público a gestão documental e a proteção</p><p>especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio</p><p>à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como</p><p>elementos de prova e informação.”</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS - LEI 8.159, DE</p><p>8 DE JANEIRO DE 1991.</p><p>►Intervenção no ciclo de vida dos</p><p>documentos.</p><p>IDADES</p><p>- Corrente</p><p>- Intermediária</p><p>- Permanente</p><p>GESTÃO DE VIDA DOS DOCUMENTOS - LEI</p><p>8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.</p><p>MOMENTOS DA GESTÃO</p><p>PRODUÇÃO DOCUMENTAL USO E CONSERVAÇÃO DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS</p><p>PRODUÇÃO DOCUMENTAL</p><p>‣Administração dos elementos específicos de um programa de controle e</p><p>criação de documentos (formulários);</p><p>‣ Gestão de correspondências e dos relatórios;</p><p>‣ Sistemas de gestão de informação;</p><p>‣ Gestão de diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as</p><p>políticas e procedimentos;</p><p>‣ Aplicação das tecnologias a estes processos;</p><p>USO E CONSERVAÇÃO</p><p>- Controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários</p><p>para realizar ou facilitar as atividades de uma organização;</p><p>- Implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da</p><p>informação;</p><p>- Gestão dos correios e telecomunicações;</p><p>USO E CONSERVAÇÃO</p><p>- Seleção e uso de equipamentos reprográficos;</p><p>- Análise de sistemas;</p><p>- produção e manutenção de programas de documentos vitais à</p><p>administração;</p><p>- uso de automação e reprografia nestes processos;</p><p>DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS</p><p>- Implantação de um programa de eliminação de documentos que</p><p>envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais;</p><p>- Avaliação das séries de valor permanente;</p><p>- Eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda</p><p>permanente;</p><p>- Transferência e recolhimentos;</p><p>PROGRAMA DE GESTÃO DE</p><p>DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS</p><p>ELEMENTOS</p><p>- PLANO DE CLASSIFICAÇÃO;</p><p>- TABELA DE TEMPORALIDADE;</p><p>- MANUAL;</p><p>- OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE;</p><p>PROGRAMA DE GESTÃO DE</p><p>DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS</p><p>BENEFÍCIOS</p><p>- MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS;</p><p>- MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO;</p><p>- FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO;</p><p>- MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA;</p><p>- EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO.</p><p>Slide 1</p><p>Slide 2</p><p>Slide 3</p><p>Slide 4</p><p>Slide 5</p><p>Slide 6</p><p>Slide 7</p><p>Slide 8</p><p>Slide 9</p><p>Slide 10</p><p>Slide 11</p><p>Slide 12</p><p>Slide 13</p><p>Slide 14</p><p>Slide 15</p><p>Slide 16</p><p>Slide 17</p><p>Slide 18</p><p>Slide 19</p><p>Slide 20</p><p>Slide 21</p><p>Slide 22</p><p>Slide 23</p><p>Slide 24</p><p>Slide 25</p><p>Slide 26</p><p>Slide 27</p><p>Slide 28</p><p>Slide 29</p><p>Slide 30</p><p>Slide 31</p><p>Slide 32</p><p>Slide 33</p>