Texto 3 - 8 dicas de como aumentar a produtividade (1)

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<p>Administração do tempo: 8 dicas de</p><p>como aumentar sua produtividade</p><p>Pra falar de administração do tempo, primeiro vou te fazer algumas</p><p>perguntas:</p><p>Você sente que falta tempo no seu dia para resolver todas as atividades?</p><p>Perde prazos de entrega ou simplesmente esquece de fazer aquela tarefa no</p><p>trabalho? Passa do horário para finalizar suas demandas? Esquece onde</p><p>guardou algum arquivo importante?</p><p>Se você respondeu sim pra alguma dessas perguntas, você provavelmente</p><p>está fazendo uma má administração do seu tempo e precisa de algumas</p><p>dicas pra melhorar isso agora! Nós já falamos aqui sobre os perigos da</p><p>má gestão do tempo, que podem prejudicar sua empresa de várias formas,</p><p>portanto, administrar seu tempo e do seu time deve ser prioridade.</p><p>O que é administração do tempo?</p><p>Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é</p><p>controlar 100% do seu dia! Sabemos que isso e praticamente impossível!</p><p>Administrar o tempo é você conseguir organizar seu tempo de forma a</p><p>realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e</p><p>otimizada.</p><p>Quais as vantagens?</p><p>A vantagem mais evidente em fazer uma boa administração do tempo é ter</p><p>mais tempo para realizar suas tarefas. Porém, existem outros benefícios</p><p>associados a essa prática.</p><p>Por exemplo, pessoas sem tempo apresentam maiores níveis de estresse,</p><p>vivem correndo com suas atividades e entregando resultados medianos.</p><p>Portanto, fazendo uma boa administração do tempo você ganha tempo para</p><p>realizar todas as suas tarefas dentro dos prazos, é mais produtivo e não tem</p><p>problemas de estresse no trabalho.</p><p>Agora que você já sabe a importância de fazer uma boa administração do</p><p>tempo, confira 8 dicas para começar esse processo no seu dia-a-dia!</p><p>1. Mantenha o ambiente de trabalho</p><p>organizado</p><p>Organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não</p><p>precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que</p><p>seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente</p><p>criar uma lógica de organização.</p><p>Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e</p><p>não lembrava como o nomeou?</p><p>É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer</p><p>trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização</p><p>para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando</p><p>regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua,</p><p>mas é importante seguir uma única regra.</p><p>2. Liste suas tarefas e atividades</p><p>Uma vez que você organizou o macro, você deve partir para o micro,</p><p>identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não.</p><p>Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e</p><p>importância, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou</p><p>semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.</p><p>3. Diferencie o que é urgente do que é</p><p>importante</p><p>Você já ouviu a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente</p><p>é raramente importante” ?</p><p>Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo</p><p>muito utilizado e eficaz mundialmente. A definição mais conhecida e</p><p>aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das</p><p>Pessoas Altamente Eficazes”. Ele define as duas como:</p><p>Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para</p><p>exucação, devem ser pensadas com antecedecência.</p><p>Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.</p><p>A partir dessa definição, Covey desenvolveu a matriz urgente-importante,</p><p>para melhorar a organização de tarefas.</p><p>Dessa forma, percebemos que existem 4 tipos de tarefas:</p><p>• Importantes e Urgentes: São consideradas “crises”, algo que pode afetar</p><p>toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.</p><p>• Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque</p><p>possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento,</p><p>porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo</p><p>normalmente é mais longo.</p><p>• Não Importantes e urgentes: Normalmente tarefas que foram</p><p>procrastinadas ou passaram do prazo, são resultado de falta de</p><p>organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para</p><p>você resolver.</p><p>• Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve</p><p>evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou</p><p>urgentes.</p><p>Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se</p><p>enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.</p><p>4. Tente manter uma rotina</p><p>Uma rotina te ajuda a manter a execução das tarefas dentro do planejado. É</p><p>importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim,</p><p>você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade</p><p>importante.</p><p>Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você</p><p>poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.</p><p>5. Execute uma tarefa de cada vez</p><p>Quando você tenta fazer tudo de uma vez você acaba não fazenda nada. É</p><p>importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo</p><p>ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades.</p><p>Por que fazer isso? Ao começar uma atividade, você leva um tempo para</p><p>entrar no ritmo, concentrar-se no que precisa ser feito e como você irá</p><p>finalizar. Com as interrupções você irá perder o foco e ter que refazer esse</p><p>processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais</p><p>para realizar a mesma atividade.</p><p>6. Use ferramentas de organização</p><p>Como a gestão do tempo é algo muito relevante no mundo organizacional,</p><p>diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo</p><p>nas empresas e times. Ferramentas de agenda, organização de tarefas,</p><p>medição de tempo de tarefa e produtividade de time são oferecidas no</p><p>mercado e podem te proporcionar muitos benefícios.</p><p>Por exemplo, ao usar um timesheet online para fazer o controle de horas</p><p>trabalhadas por projeto, você não só automatiza esse processo como vai</p><p>possuir informações detalhadas sobre a sua produtividade.</p><p>As vantagens de usar ferramentas e apps para fazer a administração do</p><p>tempo, normalmente são:</p><p>• Automatização de processos</p><p>• Organização e centralização de atividades</p><p>• Redução de processos burocráticos e complicados</p><p>• Acesso a mais indicadores de resultado</p><p>• Integração de sistemas e equipes</p><p>7. Crie métricas para sua gestão</p><p>Métricas são muito importantes para qualquer empresa ou profissional,</p><p>afinal, como você avalia algo sem algum indicador? A era de avaliação a base</p><p>de feeling e “achismos” acabou, agora as organizações são muito mais data</p><p>driven.</p><p>Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e</p><p>profissional. Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de</p><p>mensuração.</p><p>Por exemplo, você quer saber como está sua produção de relatórios. Para</p><p>isso, define que esse é um indicador interessante medido por mês, portanto,</p><p>vai analisar a produção durante um mês todo. Crie um arquivo para anotar</p><p>toda vez que produzir um relatório e ao final do primeiro mês você terá seu</p><p>indicador mensal. Faça o mesmo processo no mês seguinte e nos demais,</p><p>logo você terá uma média da quantidade de relatórios que é capaz de</p><p>produzir mensalmente, além de poder comparar esses valores entre si e</p><p>identificar momentos que você foi mais produtivo ou improdutivo.</p><p>Fácil né? Agora é só montar os indicadores que gostaria de avaliar e começar!</p><p>8. Sempre Otimize seu processo</p><p>Uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você</p><p>não pode parar. Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu</p><p>processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar!</p><p>Procure se informar sobre melhores formas de organização e gestão do</p><p>tempo, como atualização e lançamento de novos softwares, que possam te</p><p>ajudar nesse processo.</p><p>Administrar o tempo não é algo simples no começo, principalmente para</p><p>àqueles</p><p>que se denominam “bagunceiros”, porém, isso é uma prática que</p><p>exige persistência! Comece agora e logo você terá bons resultados!</p><p>Pronto! Agora você tem todas as informações necessárias para aproveitar</p><p>melhor o seu tempo e ser mais produtivo.</p><p>Fonte: http://blog.hashtrack.io/administracao-do-tempo/</p><p>http://blog.hashtrack.io/administracao-do-tempo/</p>