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<p>TIPOS DE DOCUMENTOS E SUA UTILIZAÇÃO NO</p><p>SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES</p><p>Preparado por:</p><p>Equipe do Processo Eletrônico e</p><p>Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos – CGDP</p><p>Secretaria Municipal de Gestão</p><p>Prefeitura de São Paulo</p><p>1ª Edição (teste)</p><p>Abril/2015</p><p>2</p><p>GESTÃO DOCUMENTAL DO PROCESSO ELETRÔNICO</p><p>PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO E PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO</p><p>DIFERENÇAS E SEMELHANÇAS PROCESSUAIS</p><p>Atos processuais e documentos administrativos</p><p>O processo administrativo exige a prática de atos processuais, entendidos como “uma série de atos</p><p>precedentes necessários para a apuração dos fatos, averiguação da norma legal aplicável, apreciação dos</p><p>aspectos concernentes à oportunidade e conveniência. Essa série de atos constitui o processo, que vai</p><p>culminar com a edição de um ato administrativo.” (DI PIETRO, 2013, p. 686). No processo administrativo</p><p>físico os atos processuais são dispostos nas chamadas “Folhas de Informação”.</p><p>As folhas de informação são simplificadamente o meio físico por meio da qual as cotas, informações,</p><p>pareceres, encaminhamentos, termos e manifestações em geral, por parte dos servidores públicos, são</p><p>instruídos nos autos do processo administrativo, conforme disposto no Decreto nº 51.714/10.</p><p>Nesse âmbito, documento é entendido como tudo aquilo que se leva para dentro do processo</p><p>administrativo físico para fins de comprovação legal: cópia de documentos, fotos, CD, DVD, plantas, etc.</p><p>Documento, então, é tudo aquilo que não é folha de informação!</p><p>No Sistema Eletrônico Integrado- SEI, por sua vez, todos os atos processuais inseridos no processo</p><p>eletrônico são nomeados documentos. Diferenciamos apenas os documentos internos, gerados no editor de</p><p>texto do sistema e assinados com assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema</p><p>(como planilhas do Excel e arquivos PDF).</p><p>Tendo isso em vista, é necessário adaptar e esclarecer os conceitos com os quais esses atos</p><p>processuais serão utilizados no SEI!</p><p>Segue abaixo lista com os documentos disponíveis nos sistema eletrônico, suas nomenclaturas e os</p><p>usos.</p><p>3</p><p>DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS</p><p>Seguem alguns conceitos extraídos a partir da bibliografia de referência que poderão sanar dúvidas a</p><p>respeito dos tipos de documentos disponíveis no SEI e a forma correta de utilizá-los na elaboração e</p><p>encaminhamento de atos administrativos processuais no Sistema Eletrônico de Informação.</p><p>Ata: documento que registra resumidamente as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de</p><p>reuniões ou assembleias;</p><p>Decisão tributária: trata de matéria tributária em processos administrativo-fiscais, previstos na Lei Federal</p><p>nº. 5.172/66 e administrados pela Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico;</p><p>Decreto: atos individuais (dirigidos a pessoa ou grupo de pessoas determinada) ou gerais (contendo normas</p><p>gerais e abstratas que se dirigem a todas as pessoas que se encontram na mesma situação), emanados do</p><p>Chefe do Poder Executivo (Prefeito) (DI PIETRO, 2013, p. 241);</p><p>Despacho: é o ato administrativo que contém decisão, proferida por autoridade administrativa, dando</p><p>solução ao pedido original do processo administrativo;</p><p>Despacho interlocutório: é a emissão de decisão parcial, proferida por autoridade administrativa</p><p>competente por parte do conteúdo a ser analisado, que subsidiará a tomada de decisão no despacho final;</p><p>Encaminhamento: documento que expressa o encaminhamento à próxima unidade que deverá responder</p><p>ao processo quando não couber o uso de nenhum outro tipo de documento;</p><p>Informação: documento em que o servidor subordinado, atendendo à solicitação de alguma autoridade,</p><p>presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situação;</p><p>Justificativa: documento utilizado para esclarecer de forma sucinta a abertura de ato normativo ao chefe do</p><p>executivo municipal;</p><p>Nota Técnica: ato com finalidade de analisar e/ou justificar tecnicamente a proposição de ato normativo ou</p><p>de contrato administrativo. A nota técnica é um documento complementar que respalda, em termos</p><p>técnicos, um ato decisório;</p><p>Parecer: manifestação de órgão técnico sobre assuntos submetidos à sua consideração. Exemplo: parecer</p><p>sobre a contratação de prestação de serviços;</p><p>4</p><p>Requerimento: petição de caráter individual que tem a finalidade de solicitar reconhecimento/concessão de</p><p>um direito, legalmente previsto, a autoridade hierárquica competente. Exemplo: Requerimento de</p><p>Afastamento de Servidor;</p><p>Solicitação: documento que inicia o processo administrativo eletrônico no qual a unidade interessada</p><p>solicita à outra unidade ou órgão de competência a anuência, efetivação, análise, etc., do pedido em</p><p>questão para atender a necessidade administrativa. Exemplo: Solicitação de crédito adicional suplementar</p><p>orçamentário;</p><p>5</p><p>MUDANÇAS NA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO FÍSICO PARA O SEI!</p><p>Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI!</p><p>Requerimento de</p><p>autuação</p><p>- Solicitar a unidade de autuação a abertura de</p><p>processo.</p><p>- Não é mais necessário o requerimento de</p><p>autuação;</p><p>- Abertura de um processo é realizada pela</p><p>unidade através do sistema, em “Iniciar</p><p>Processo”.</p><p>Autuação - Enviar para a unidade de autuação o</p><p>requerimento (solicitação) e os documentos</p><p>necessários;</p><p>- A unidade de autuação devolve o processo</p><p>para a unidade solicitante com o número do</p><p>processo e a paginação sequencial.</p><p>- A própria unidade solicitante prepara</p><p>todos os documentos necessários para a</p><p>abertura de processo;</p><p>- Ao criar um processo “Iniciar Processo” o</p><p>SEI gerará automaticamente um número</p><p>de processo;</p><p>- Vantagens: redução de gastos com papel</p><p>e capa dos processos, maior agilidade na</p><p>autuação e tramitação, e fim da duplicação</p><p>de números dos processos.</p><p>Instrução/Junção - A unidade solicitante faz junção de todos os</p><p>documentos e/ou a junção da folha de</p><p>informação. Esse procedimento deve ser</p><p>realizado por uma única pessoa, recebendo a</p><p>mesma assinatura durante a junção;</p><p>- A folha de informação é colocada a partir da</p><p>segunda tramitação do processo e deve estar</p><p>juntada após os documentos inseridos, quando</p><p>houver. Nela, estão presentes os</p><p>encaminhamentos e pareceres da unidade;</p><p>- Em caso de retirada de documento do</p><p>processo (desentranhamento) é necessário</p><p>fazer um termo de desentranhamento na folha</p><p>de informação, colocando no lugar do</p><p>documento retirado uma cópia.</p><p>- Como nos processos em papel, os</p><p>documentos devem ser incluídos no</p><p>sistema de acordo com a ordem de</p><p>apresentação;</p><p>- Cada nova informação é incorporada com</p><p>um novo documento;</p><p>- Não há mais necessidade de</p><p>desentranhamento em processo;</p><p>- Não há mais o risco de perda de folhas de</p><p>processos e erros de paginação;</p><p>- Ciência não precisa ser mais em</p><p>documentos. Através do recurso “Ciência”</p><p>é possível dar ciência no processo;</p><p>- Não há mais carimbos;</p><p>- Agora a assinatura é digital.</p><p>6</p><p>Procedimentos Atividades Padrão Como fica no SEI</p><p>Tramitação - Depois da autuação e junção, o</p><p>processo é enviado à unidade que irá</p><p>analisá-lo primeiramente. Com isso,</p><p>tem-se o início da tramitação do</p><p>processo.</p><p>- Não haverá risco de tramitação “em mãos”;</p><p>- Não há mais processo em “trânsito” (tramitado</p><p>pela origem e não recebido no órgão de destino);</p><p>- Tramitação para mais de uma unidade (“Bloco</p><p>Assinatura” e “Enviar Processo”);</p><p>- Os pareceres, encaminhamentos e o despacho</p><p>final são incluídos no processo pelas unidades.</p><p>Encerramento</p><p>/Reabertura</p><p>- Após providências de publicação,</p><p>entrega de documentos, prazo para</p><p>recursos e outros, o processo poderá</p><p>ser arquivado;</p><p>- Os processos administrativos</p><p>somente serão desarquivados</p><p>mediante solicitação devidamente</p><p>justificadas de agentes públicos</p><p>ocupantes de cargo de chefia ou de</p><p>nível hierárquico igual ou superior.</p><p>- Os processos são concluídos</p><p>nas unidades;</p><p>- Não é mais preciso enviar ofício para Divisão dos</p><p>Processos Municipais, pedindo o desarquivamento</p><p>e justificando o motivo da reativação do processo;</p><p>- Processos podem ser reabertos no sistema, não</p><p>há mais um procedimento formal.</p><p>Vistas em</p><p>Processo</p><p>- A vista em processo se dá sob o</p><p>controle do servidor municipal no</p><p>recinto da unidade e o interessado</p><p>pode tomar apontamentos e,</p><p>mediante requerimento, fotografar,</p><p>escanear etc.</p><p>- Há um módulo de consulta externa;</p><p>- O pedido de vista a processos restritos deve ser</p><p>juntado ao processo.</p><p>7</p><p>REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS</p><p>Brasil. Congresso. Senado. Manual de padronização de atos administrativos normativos. — Brasília : 2012.</p><p>Brasil. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República / Gilmar Ferreira Mendes e</p><p>Nestor José Forster Júnior. 2. ed. rev. e atual. – Brasília : Presidência da República, 2002.</p><p>Brasil. Tribunal Superior Eleitoral. Manual de padronização de atos oficiais administrativos do Tribunal</p><p>Superior Eleitoral. Organização e texto-base: Reivaldo Vinas. 2. ed. rev. e ampl. Brasília: [TSE/SGI, 2009.]</p><p>Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 26ª ed. São Paulo: Atlas, 2013.</p><p>São Paulo (Estado). Escola Fazendária do Estado de São Paulo. Manual de redação dos atos oficiais e de</p><p>comunicação da Secretaria da Fazenda. - São Paulo: Fazesp, 2008.</p><p>São Paulo (Município). Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico. Manual de Redação</p><p>de Atos Oficiais e Correspondências. São Paulo, 2013.</p>