4 GESTÃODEDOCUMENTOS

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<p>ARQUIVOLOGIA</p><p>OBJETIVOS</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>CONCEITO</p><p>!DBTA - CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS REFERENTES</p><p>À SUA PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO E ARQUIVAMENTO EM FASE</p><p>CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, VISANDO A SUA ELIMINAÇÃO OU</p><p>RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE.</p><p>!LEI 8.159/91, (ARTIGO 3): CONSIDERA-SE GESTÃO DE DOCUMENTOS O</p><p>CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS REFERENTES À SUA</p><p>PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO E ARQUIVAMENTO EM FASE</p><p>CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, VISANDO A SUA ELIMINAÇÃO OU</p><p>RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE.</p><p>!REALIZAR DE FORMA EFICIENTE TODOS OS PROCEDIMENTOS REFERENTES</p><p>À GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS.</p><p>!DISPONIBILIZAR AS INFORMAÇÕES PARA AS PESSOAS CERTAS, NO LUGAR</p><p>CERTO E NA HORA CERTA.</p><p>!ELIMINAR DE FORMA SEGURA OS DOCUMENTOS DESTITUÍDOS DE VALOR</p><p>(SEM PREJUÍZO DE PERDA DE INFORMAÇÕES SUBSTANCIAIS).</p><p>!UTILIZAR OS EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS ADEQUADAMENTE.</p><p>!PRESERVAR ÀS INFORMAÇÕES CUSTODIADAS E GARANTIR O SEU PLENO</p><p>ACESSO.</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>DESTINAÇÃO/</p><p>AVALIAÇÃO</p><p>(FASE 3)</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>FASES</p><p>!A GESTÃO DE DOCUMENTOS PODE SER DIVIDIDA EM TRÊS FASES BÁSICAS: A</p><p>PRODUÇÃO, A UTILIZAÇÃO E A DESTINAÇÃO. (DESPENCA EM PROVA)</p><p>!NESSA FASE, OS DOCUMENTOS SÃO CRIADOS DE FORMA</p><p>RACIONAL DE ACORDO COM AS ATIVIDADES NATURAIS DE UM</p><p>ÓRGÃO OU SETOR DA INSTITUIÇÃO.</p><p>!EVITA A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS DESNECESSÁRIOS.</p><p>!VISA A RACIONALIZAÇÃO DO PROCESSO, DE MODO QUE A</p><p>INSTITUIÇÃO PRODUZA SOMENTE AQUILO QUE É</p><p>INDISPENSÁVEL PARA O SEU FUNCIONAMENTO</p><p>!ESSA FASE DIZ RESPEITO AO FLUXO DO DOCUMENTO</p><p>ENQUANTO ESTÁ CUMPRINDO A SUA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA.</p><p>ADEMAIS, INCLUI A SUA GUARDA APÓS O ENCERRAMENTO DA</p><p>SUA TRAMITAÇÃO.</p><p>!NESSA FASE, PENSE NO CONTROLE, NO USO E NO</p><p>ARMAZENAMENTO DESSES DOCUMENTOS.</p><p>!DESTACA-SE QUE ESSA FASE TAMBÉM INCLUI A ATIVIDADE</p><p>DE PROTOCOLO.</p><p>!É A FASE MAIS COMPLEXA DAS 3. NESSA FASE, SÃO</p><p>ESTABELECIDOS OS PRAZOS DE GUARDA E A DESTINAÇÃO</p><p>FINAL DOS DOCUMENTOS.</p><p>!NESSE MOMENTO, É TOMADA A DECISÃO SE OS DOCUMENTOS</p><p>DEVERÃO SER ELIMINADOS OU SER CUSTODIADOS DE FORMA</p><p>DEFINITIVA EM ARQUIVOS PERMANENTES.</p><p>PRODUÇÃO</p><p>(FASE 1)</p><p>UTILIZAÇÃO</p><p>(FASE 2)</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>!CLASSIFICAÇÃO:</p><p>✔DBTA – É A ANÁLISE E IDENTIFICAÇÃO DO CONTEÚDO DE DOCUMENTOS, SELEÇÃO DA</p><p>CATEGORIA DE ASSUNTO SOB A QUAL SEJAM RECUPERADOS, PODENDO-SE LHES</p><p>ATRIBUIR CÓDIGOS.</p><p>✔TEM O OBJETIVO PRINCIPAL DE AGRUPAR OS DOCUMENTOS SOB UM MESMO ASSUNTO</p><p>COM O INTUITO DE AGILIZAR SUA RECUPERAÇÃO E FACILITAR AS TAREFAS</p><p>SUBSEQUENTES RELATIVAS À AVALIÇÃO, SELEÇÃO, ELIMINAÇÃO, TRANSFERÊNCIA /</p><p>RECOLHIMENTO E ACESSO A ESSES DOCUMENTOS. OCORRE NO PROTOCOLO.</p><p>!DIVIDE-SE EM ESTUDO E CODIFICAÇÃO E, DE ACORDO COM SCHELLENBERG, POSSUI</p><p>3 MÉTODOS:</p><p>!A AÇÃO A QUE OS DOCUMENTOS SE REFEREM (FUNCIONAL), A ESTRUTURA DO ÓRGÃO</p><p>QUE OS PRODUZ (ORGANIZACIONAL) E OS ASSUNTOS DOS DOCUMENTOS (POR ASSUNTOS)</p><p>.</p><p>🔹O FUNCIONAL - REPRESENTA A LÓGICA DAS FUNÇÕES, DAS SUBFUNÇÕES E</p><p>ATIVIDADES DO ORGANISMO PRODUTOR.</p><p>🔹O ORGANIZACIONAL - REPRESENTA OS VÁRIOS NÍVEIS DE SEGMENTAÇÃO INTERNA DO</p><p>ORGANISMO PRODUTOR.</p><p>🔹O ASSUNTO - MÉTODO RARO, DE POUCA APLICAÇÃO. COSTUMA SER APLICADO A</p><p>DOCUMENTOS ESPECÍFICOS COMO OS QUE NÃO DERIVAM DA AÇÃO GOVERNAMENTAL E NÃO</p><p>ESTÃO VINCULADOS A ATIVIDADE DA ORGANIZAÇÃO.</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>ATIVIDADES</p><p>!AS PRINCIPAIS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS SÃO:</p><p>CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E DESTINAÇÃO.</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>!DBTA:</p><p>✔PLANO DE CLASSIFICAÇÃO: ESQUEMA DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS EM CLASSES,</p><p>DE ACORDO COM MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO ESPECÍFICOS, ELABORADO A PARTIR DO</p><p>ESTUDO DAS ESTRUTURAS E FUNÇÕES DE UMA INSTITUIÇÃO E DA ANÁLISE DO ARQUIVO</p><p>POR ELA PRODUZIDO. EXPRESSÃO GERALMENTE ADOTADA EM ARQUIVOS CORRENTES.</p><p>✔TABELA DE TEMPORALIDADE: INSTRUMENTO DE DESTINAÇÃO, APROVADO POR</p><p>AUTORIDADE COMPETENTE, QUE DETERMINA PRAZOS E CONDIÇÕES DE GUARDA TENDO EM</p><p>VISTA A TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO, DESCARTE OU ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS.</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>ATIVIDADES</p><p>!AVALIAÇÃO:</p><p>DBTA – É O PROCESSO DE ANÁLISE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO, QUE ESTABELECE OS</p><p>PRAZOS DE GUARDA E A DESTINAÇÃO, DE ACORDO COM OS VALORES QUE LHES SÃO</p><p>ATRIBUÍDOS.</p><p>!SELEÇÃO E DESTINAÇÃO:</p><p>DBTA: SELEÇÃO - SEPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE DAQUELES</p><p>PASSÍVEIS DE ELIMINAÇÃO, MEDIANTE CRITÉRIOS E TÉCNICAS PREVIAMENTE</p><p>ESTABELECIDOS EM TABELA DE TEMPORALIDADE. DESTINAÇÃO - DECISÃO, COM BASE NA</p><p>AVALIAÇÃO, QUANTO AO ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS PARA GUARDA PERMANENTE,</p><p>DESCARTE OU ELIMINAÇÃO.</p><p>!3 TIPOS DE DESTINAÇÃO: - ELIMINAÇÃO, TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO</p><p>INSTRUMENTOS</p><p>!OS PRINCIPAIS INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTÃO DE DOCUMENTOS SÃO O</p><p>PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS E</p><p>ISSO CAI BASTANTE EM PROVA!</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>! ART. 2 - O SIGA TEM POR FINALIDADE:</p><p>I - GARANTIR AO CIDADÃO E AOS ÓRGÃOS E ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL</p><p>O ACESSO AOS ARQUIVOS E ÀS INFORMAÇÕES NELES CONTIDAS, DE FORMA ÁGIL E SEGURA,</p><p>RESGUARDADOS OS ASPECTOS DE SIGILO E AS RESTRIÇÕES LEGAIS;</p><p>II - INTEGRAR E COORDENAR AS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO</p><p>DESENVOLVIDAS PELOS ÓRGÃOS SETORIAIS E SECCIONAIS QUE O INTEGRAM;</p><p>III - DIVULGAR NORMAS RELATIVAS À GESTÃO E À PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS;</p><p>IV - RACIONALIZAR A PRODUÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA PÚBLICA;</p><p>V - RACIONALIZAR E REDUZIR OS CUSTOS OPERACIONAIS E DE ARMAZENAGEM DA DOCUMENTAÇÃO</p><p>ARQUIVÍSTICA PÚBLICA;</p><p>VI - PRESERVAR O PATRIMÔNIO DOCUMENTAL ARQUIVÍSTICO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA</p><p>FEDERAL;</p><p>VII - ARTICULAR-SE COM OS DEMAIS SISTEMAS QUE ATUAM DIRETA OU INDIRETAMENTE NA</p><p>GESTÃO DA INFORMAÇÃO PÚBLICA FEDERAL; E</p><p>VIII - FORTALECER OS SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS NOS ÓRGÃOS E NAS ENTIDADES DA</p><p>ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, COM VISTAS À RACIONALIZAÇÃO E EFICIÊNCIA DE SUAS</p><p>ATIVIDADES.</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>PROGRAMAS E SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>!É REGIDO PELO DECRETO Nº 4.915/2003, O QUAL DISPÕE SOBRE O SISTEMA</p><p>DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL.</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>ART. 3 - INTEGRAM O SIGA:</p><p>I - COMO ÓRGÃO CENTRAL, O ARQUIVO NACIONAL;</p><p>II - COMO ÓRGÃOS SETORIAIS, AS UNIDADES RESPONSÁVEIS PELA COORDENAÇÃO DAS</p><p>ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS NOS ÓRGÃOS E NAS ENTIDADES DA</p><p>ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL; E</p><p>III - COMO ÓRGÃOS SECCIONAIS, AS UNIDADES RESPONSÁVEIS PELA COORDENAÇÃO DAS</p><p>ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS NAS ENTIDADES VINCULADAS AOS</p><p>ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL.</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>NIVEL</p><p>INTERMEDIÁRIO</p><p>PROGRAMAS E SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>EM RELAÇÃO AOS NÍVEIS DE APLICAÇÃO DE UM PROGRAMA DE GESTÃO</p><p>DE DOCUMENTOS, É NECESSÁRIO SABER QUE TEMOS 4 NÍVEIS</p><p>ESTABELECE QUE O GOVERNO DEVE CONTAR, AO MENOS, COM PROGRAMAS</p><p>DE RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS PARA</p><p>RECOLHIMENTO AO ARQUIVO NACIONAL DAQUELES DE VALOR PERMANENTE.</p><p>COMPLEMENTA O MÍNIMO, COM A EXISTÊNCIA DE UM OU MAIS CENTROS</p><p>DE ARQUIVAMENTO INTERMEDIÁRIO.</p><p>O NÍVEL INTERMEDIÁRIO COMPREENDE OS DOIS PRIMEIROS (MÍNIMO E</p><p>MÍNIMO AMPLIADO), BEM COMO A ADOÇÃO DE PROGRAMAS BÁSICOS QUE</p><p>CONSISTEM, GERALMENTE, EM ELABORAÇÃO E GESTÃO DE</p><p>FORMULÁRIOS, ELABORAÇÃO DE SISTEMAS DE ARQUIVOS CORRENTE,</p><p>GESTÃO DE CORRESPONDÊNCIA E DOCUMENTOS VITAIS ETC.</p><p>O NÍVEL MÁXIMO INCLUI TODOS OS NÍVEIS JÁ DESCRITOS (MÍNIMO,</p><p>MÍNIMO AMPLIADO E INTERMEDIÁRIO), COMPLEMENTADOS POR GESTÃO</p><p>DE DIRETRIZES ADMINISTRATIVAS, DE CORRESPONDÊNCIA E</p><p>TELECOMUNICAÇÕES, DE MÁQUINAS COPIADORAS,</p><p>USO DE RECURSOS DE</p><p>AUTOMAÇÃO ETC.</p><p>NÍVEL</p><p>MÍNIMO</p><p>NÍVEL MÍNIMO</p><p>AMPLIADO</p><p>NÍVEL</p><p>MÁXIMO</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p><p>!ARQUIVO CORRENTE: DBTA - CONJUNTO DE DOCUMENTOS, EM</p><p>TRAMITAÇÃO OU NÃO, QUE, PELO SEU VALOR PRIMÁRIO, É OBJETO DE</p><p>CONSULTAS FREQUENTES PELA ENTIDADE QUE O PRODUZIU, A QUEM</p><p>COMPETE A SUA ADMINISTRAÇÃO.</p><p>!ART. 8º (LEI NACIONAL DOS ARQUIVOS) - OS DOCUMENTOS PÚBLICOS</p><p>SÃO IDENTIFICADOS COMO CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES.</p><p>§ 1º - CONSIDERAM-SE DOCUMENTOS CORRENTES AQUELES EM CURSO OU</p><p>QUE, MESMO SEM MOVIMENTAÇÃO, CONSTITUAM OBJETO DE CONSULTAS</p><p>FREQUENTES.</p><p>!ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU PRIMEIRA FASE DO CICLO</p><p>DOCUMENTAL: SÃO COMPOSTOS PELOS CONJUNTOS DOCUMENTAIS EM CURSO</p><p>OU QUE, MESMO SEM MOVIMENTAÇÃO, CONSTITUAM OBJETO DE CONSULTAS</p><p>FREQUENTES. TODOS OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO PASSAM</p><p>NECESSARIAMENTE PELO ARQUIVO CORRENTE. DEVEM SEMPRE PERMANECER</p><p>PRÓXIMOS AOS PRODUTORES E SEREM DE FÁCIL ACESSO</p><p>!PROTOCOLO – É A UNIDADE RESPONSÁVEL POR TODAS AS OPERAÇÕES</p><p>QUE CARACTERIZAM OS SERVIÇOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES.</p><p>ARQUIVOLOGIA</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS</p><p>GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTES</p><p>🚨ATENÇÃO: O PROTOCOLO (EMBORA ESTEJA DIRETAMENTE RELACIONADO AO</p><p>ARQUIVO CORRENTE, DE PRIMEIRA IDADE), FAZ PARTE DA 2A FASE DO</p><p>PROCESSO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, A UTILIZAÇÃO (3 FASES:</p><p>PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO</p><p>Licensed to lucélia portela de almeida - lupausini@gmail.com - 030.993.719-12</p>