Prévia do material em texto
1 Guia prático para o planejamento de voluntariado da sua empresa V2V Canvas Introdução Por que planejar? Aonde chegar Como chegar Acompanhando a caminhada A metodologia Canvas O V2V Canvas Volunteering Model O que é o V2V Canvas? Quando devo usar essa metodologia? Preparando a reunião de planejamento É hora de começar A tabela na prática – debatendo quadro a quadro Área 1: Por quê? Área 2: Como? Área 3: Com quem? Área 4: Quanto? Conclusão 03 04 05 06 07 09 12 13 14 15 17 18 19 21 25 29 31 Índice 3 Introdução: Neste guia, apresentamos o V2V Canvas Volunteering Model, uma metodologia simples que te ajudará a planejar seu programa de voluntariado. Trata-se de uma adaptação do Canvas Business Model, uma ferramenta largamente utilizada para o desenvolvimento de modelos de negócios nas empresas. Com a adaptação feita pelo V2V e explicada passo a passo neste material, esta metodologia pode ser utilizada por qualquer empresa para planejar o início de seu programa de voluntariado ou para reestruturar e aprimorar um programa existente. Por que planejar? O planejamento é uma etapa imprescindível para se atingir um objetivo de forma eficiente. Planejar é organizar um plano, traçar um roteiro. Mas um roteiro para onde? É preciso saber o destino. 5 Aonde chegar Como na célebre frase do Coelho em Alice no País das Maravilhas: “para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve”. Uma empresa que inicia um programa de voluntariado sem fazer essa reflexão e estabelecer missão, valores e objetivos, pode até ter um orçamento robusto e promover uma série de ações, mas corre grandes riscos de se perder no caminho e não agregar valor nenhum à comunidade, à empresa nem a seus colaboradores. Por isso, a etapa de planejamento exige uma visão de futuro: aonde eu quero chegar? Para uma empresa que está iniciando um programa de voluntariado, saber aonde se quer chegar com ele é uma reflexão importante para traçar por qual caminho seguir, ou seja, qual modelo de programa de voluntariado é mais pertinente para a empresa no momento. Isso também vale para programas já existentes que devem ter seu planejamento periodicamente revisitado. 6 Como chegar Uma vez escolhido o destino, é preciso traçar o roteiro. É durante a etapa de planejamento que se verificam quais as atividades e recursos necessários para se chegar lá. Por exemplo, num programa de voluntariado, uma vez conhecidos os objetivos, a missão e os valores, é preciso pensar como colocar o programa em prática: como serão feitas as ações? Como será coordenada a gestão do programa? O apoio de quais áreas é imprescindível? Quais parcerias são necessárias? Como serão feitas? Quais recursos – financeiros ou não – são necessários? Um bom planejamento permite enxergar exatamente o que se tem disponível e qual a melhor maneira de utilizar esses recursos para se chegar ao objetivo. Uma empresa que planeja seu programa de voluntariado permite que, por exemplo, as pessoas saibam exatamente o seu papel e responsabilidades dentro do programa. Ou que saibam quais atividades precisam ser executadas para a construção e o bom funcionamento do programa de voluntariado. Isso facilita algo muito importante: o monitoramento. 7 Acompanhando a caminhada Já se sabe que avaliar os resultados do programa de voluntariado é uma etapa importantíssima para que se demonstre o valor e impacto do mesmo para a empresa e a comunidade. Um bom planejamento, além de facilitar a avaliação final do programa, permite que ele seja monitorado. Ou seja, não é preciso chegar ao destino final para verificar se algo deu errado ou ficou aquém do esperado. No caso de um programa de voluntariado, não é preciso esperar a avaliação no fim do ano, por exemplo, para verificar que o objetivo não foi atingido. Um programa de voluntariado com um planejamento bem feito permite verificar se as atividades e etapas estão sendo cumpridas, se as receitas estão disponíveis como esperado, se os recursos estão sendo alocados da forma como se previa, se alguma situação não planejada pode comprometer o programa. Identificar tudo isso ao longo do processo permite que o planejamento seja reajustado, se necessário, para que o objetivo não seja comprometido. 8 Ou até mesmo que um objetivo que se mostre não factível ao longo do tempo seja repensado e o programa de voluntariado possa atingir o melhor resultado possível, trazendo benefícios reais à comunidade, à empresa e aos colaboradores. Enfim, planejar é uma etapa importante que facilita tanto o caminho quanto a chegada. Por isso, neste guia, vamos te dar o passo a passo para planejar o programa de voluntariado da sua empresa de maneira prática e simples. A metodologia Canvas 10 A metodologia Canvas Canvas em português significa tela, quadro. O Canvas Business Model (ou Quadro de Modelo de Negócios) é uma metodologia de gerenciamento estratégico criada pelo consultor suíço Alexander Osterwalder, como fruto da sua tese de doutorado, em 2004. É uma ferramenta largamente utilizada para o desenvolvimento do modelo de negócios em empresas, uma vez que é simples e de fácil aplicabilidade. Trata- se de um mapa visual pré-formatado, dividido em nove blocos, como na ilustração abaixo. Esse modelo garante uma visão sistêmica do negócio, fazendo com que cada bloco dê sentido ao todo. 11 Além disso, é um modelo de cocriação que permite que pessoas de diferentes áreas e conhecimentos possam colaborar em seu desenvolvimento. Ao fim de uma reunião com as pessoas certas, é possível ter bem definido o modelo de negócios da empresa. O V2V Canvas Volunteering Model 13 O que é o V2V Canvas? Nós da V2V utilizamos o Canvas Business Model internamente e percebemos que, com algumas adaptações, ele poderia ser perfeitamente utilizado para o planejamento de programas de voluntariado. Assim nasceu o V2V Canvas Volunteering Model, que você pode ver na imagem a seguir: 14 A ideia é imprimir o quadro em tamanho grande ou copiá-lo numa cartolina e levá-lo à reunião de planejamento para que seja preenchido com as ideias discutidas. Os presentes escrevem suas ideias em post its coloridos, que são colados nos blocos correspondentes, conforme cada um vai sendo discutido. Ao final da reunião, é possível visualizar de maneira sistematizada a estrutura do programa de voluntariado. Quando devo utilizar essa metodologia? Abaixo listamos algumas oportunidades para utilizar o V2V Canvas: • Para dar início a um programa de voluntariado • Quando o programa precisar passar por uma reestruturação • Durante o planejamento periódico (ex: anual ou semestral) • Com a entrada de uma nova consultoria parceira • Com mudanças de marca ou estratégia da empresa que impactem o programa • Com a entrada de um novo gerente ou equipe de gestão do programa 15 Preparando a reunião de planejamento A utilização do V2V Canvas acontecerá em uma reunião de planejamento. Então, vamos começar marcando essa reunião. Mas quem deve ser convidado? Um bom número costuma ser de 3 a 6 pessoas -chave, para garantir um debate de qualidade e ao mesmo tempo evitar que a reunião se alongue demais. Abaixo damos algumas sugestões para te ajudar na hora de enviar os convites: • É imprescindível a presença da equipe de gestão do programa (coordenador[a], analistas, estagiários, etc) ou do comitê responsável • Se houver consultoria parceira, pelo menos um representante deve estar presente • Se possível, inclua uma liderança da área responsável pelo voluntariado (por exemplo, Gerente de Sustentabilidade, se o voluntariado pertencer a essa área) • Considere convidar pessoas de áreas que serão (ou já são) importantes parceiras do programa, como RH e Comunicação • Se sua empresa possui uma plataforma de voluntariado V2V, pode ser interessante chamar sua gerente de contas para contribuir com ideias 16 Pronto! Convites enviados!Agora é hora de preparar a reunião. O que devo levar? Confira a listinha abaixo para não esquecer nada: • O V2V Canvas impresso em folha A3 ou uma cartolina com o modelo reproduzido • Muitos post its • Canetas para todos Com os materiais em mãos, é hora de preparar a sala: • Cole o quadro num local visível ou deixe sobre uma mesa no centro • Faça um semicírculo ao redor de onde está o quadro, no qual todos possam ver tanto o quadro quanto seus colegas. 17 É hora de começar Ao iniciar, explique aos participantes como funcionará a dinâmica: vocês passarão por cada bloco respondendo às perguntas. As ideias que forem surgindo devem ser escritas em post its e coladas no quadro. Ao final, vocês conseguirão visualizar a estrutura do programa de voluntariado. Na metodologia Canvas não existe regra por qual bloco começar. Recomendamos que caso haja alguma questão sobre o programa que já esteja definida, vocês devem começar pelo bloco correspondente a isso e ir passando para os outros. Por exemplo, uma empresa que já tem definido os motivos para a existência do programa de voluntariado e/ou seus objetivos, deve começar pela Proposta de Valor. Ou então, se já possui um orçamento definido, pode começar pela área “Quanto”. A fim de evitar que as discussões de cada bloco se alonguem demais ou que o assunto saia do foco, é preciso um bom trabalho de moderação. Por isso, nas páginas a seguir, colocamos algumas perguntas norteadoras. Vale a pena imprimi-las para usar como guia na reunião. A tabela na prática: debatendo bloco a bloco Imprima as páginas a seguir e utilize-as como guia para o debate durante a reunião 19 Área 1: Por quê? Nessa parte central do quadro estará a visão geral e a estratégia do programa. Lembra quando falamos que para traçar o caminho é preciso saber aonde se quer chegar? Pois é nessa parte do quadro que essa pergunta será respondida. Proposta de Valor Um programa de voluntariado pode surgir por demanda da diretoria, por ter sido identificada alguma necessidade na comunidade, por pressão dos colaboradores, como parte de um programa de recuperação de imagem, pelo despertar da consciência da responsabilidade da empresa com sua comunidade, etc. Aqui estará o “coração” do programa de voluntariado, com a definição de seus objetivos, missão e valores. Separamos algumas perguntas orientadoras para te ajudar a preencher este bloco: Quais valores da empresa podem ser aplicados ao programa? Como e por que o programa surgiu? De que forma o programa deverá beneficiar a comunidade, a empresa e os colaboradores? Quais os seus objetivos? Aonde o programa pretende chegar? Ou seja, qual sua visão? 20 Qualquer tipo de causa permite o atingimento dos objetivos do programa? Causas Com o bloco acima respondido, definidos os objetivos e a visão geral do programa, fica mais fácil escolher as causas sobre as quais o programa atuará. Pensando numa questão estratégica, pode ser escolhida uma causa que esteja alinhada aos negócios da empresa. Isso pode ser uma vantagem por conta da expertise e do mercado que a empresa já possui. Outra opção é fazer uma pesquisa com os voluntários para escolherem a causa que eles mais gostariam de atuar – afinal, não há voluntariado sem voluntários engajados. Ou ainda deixar para que a cada ação, eles escolham livremente o tipo de causa. Qual é o negócio da empresa? Quais causas estariam alinhadas a ele? Como poderia ser utilizada a expertise da empresa através de uma causa? A empresa está espalhada em vários lugares? Os comitês/ unidades teriam autonomia para adaptarem a causa à sua realidade local? De que forma? A causa teria adesão em todos os lugares onde a empresa atua? Que tipo de instituições trabalham com esse tipo de causa? Como a empresa e a comunidade se beneficiariam com a causa alinhada ao negócio? Como a empresa e a comunidade se beneficiariam caso não tivesse uma causa específica? Quais as vantagens e os riscos de deixar a causa ser escolhida pelos voluntários? 21 Área 2: Como? Você já conhece a visão geral e a estratégia do programa. Agora é o momento de discutir como ele será colocado em prática. Modelo de Ações Existem empresas nas quais a gestão do programa organiza ações para os colaboradores participarem como voluntários. Em outros casos, a gestão oferece orientações gerais para que os próprios voluntários planejem e articulem suas ações. Em algumas empresas, por exemplo, o programa de voluntariado se estrutura em torno de uma gincana entre equipes de uma mesma unidade ou uma gincana nacional, com equipes de diferentes unidades. Enfim, são várias as opções. Essa é a hora de definir qual modelo faz mais sentido para a sua empresa no momento. A gestão do programa contará com ajuda de alguma consultoria para o planejamento e articulação de ações? A gestão do programa tem condições de organizar ações? De que tipo seriam? Como a gestão do programa pode incentivar e apoiar ações criadas pelos colaboradores? Será feito algum tipo de gincana ou premiação? Qual seria a estrutura geral? A gestão do programa pretende criar materiais de apoio como um Manual do Voluntário ou sugestões de ação com passo a passo? A gestão do programa considera criar um calendário de ações ao longo do ano? Quais as vantagens e desvantagens de ações organizadas pela gestão do programa? E pelos colaboradores? 22 Relacionamento com voluntários É hora de pensar como os voluntários serão sensibilizados, formados e engajados no seu programa. Abaixo listamos alguns tópicos a serem pensados neste bloco com algumas dicas, sugestões e perguntas orientadoras: Sensibilização de voluntários: antes de atuar, o voluntário precisa entender a importância do programa, a relevância da causa e o seu papel nisso tudo. Por isso, promover momentos de sensibilização contribui muito para o sucesso do programa. Comunicação do programa: Programas de voluntariado de sucesso precisam ser parceiros da área de comunicação da empresa. Por isso, se for possível, chame um representante da área para participar desse planejamento. Qual será o formato da minha ação de sensibilização? Existe a possibilidade de promover (palestras, rodas de conversa, exibição de filmes, ou dinâmicas de grupo?) Como posso atingir os voluntários de diferentes localidades? Há alguma plataforma que possa ser usada para promover um quiz ou um concurso de fotos online, por exemplo? Como eles podem ser atingidos? Existe um público “chão de fábrica”, ou seja, que não acessa o computador no trabalho? Quais meios internos de comunicação podem ser explorados, como intranet, TV Corporativa, jornal, newsletter, etc.? A empresa possui um portal de voluntariado? Qual a periodicidade da comunicação? Serão previstas campanhas ao longo do ano? Como o programa e as ações serão divulgadas? 23 Capacitação e orientações: Capacitações podem ser tanto presenciais quanto à distância, aproveitando os recursos internos (videoconferências ou materiais disponibilizados na intranet). Outra possibilidade é a formação de líderes que ficam responsáveis por repassar o aprendizado a seus colegas. No eBook “Formação de Voluntários” você pode conhecer 9 diferentes formatos de capacitação. O programa terá uma Política de Voluntariado validada pelo jurídico da empresa? Alguém da gestão do programa ficará responsável por obter essas informações junto aos voluntários? Ou os próprios voluntários serão responsáveis por reportar essas informações? Qual será a periodicidade? A gestão fará algum manual para os líderes e voluntários? Haverá materiais de capacitação? De que forma os dados serão reportados? Haverá um formulário na intranet ou plataforma de voluntariado? Se for por e-mail, terá alguma planilha específica? Onde isso tudo será disponibilizado, de modo que seja encontradofacilmente pelos voluntários? Haverá uma pasta na intranet ou um portal de voluntariado? A coordenação do Programa irá consolidar os dados manualmente ou haverá uma ferramenta que automatize este processo? Reporte de resultados: um bom programa de voluntariado precisa medir seus resultados. Nesse bloco é importante pensar como será feito esse processo. 24 Reconhecimento interno: reconhecer o trabalho dos voluntários é uma prática importante para o estímulo e engajamento constante. Ações simples como entrevistas com o voluntário no jornal da empresa, oferecimento de café da manhã com a diretoria, homenagem num evento da companhia ou, selos de reconhecimento no Portal do Voluntário V2V, já fazem toda a diferença. O eBook “Ações de Reconhecimento” traz cases e ideias para você se inspirar. Como serão homenageados os voluntários mais atuantes? Quais os critérios? Haverá algum tipo de premiação oficial, por exemplo, anual? 25 Área 3: Com quem? Um programa de voluntariado consolidado precisa atuar em rede, fazendo parcerias internas e externas para atingir seus objetivos e ter seu impacto potencializado. Neste bloco é a hora de pensar quais são essas parcerias e como serão feitas. Parceiros Abaixo listamos algumas perguntas e orientações para definir os parceiros e sua relação com o Programa: Instituições sociais: Procure instituições próximas que trabalhem com a causa escolhida. Você pode fazer um mapeamento pela internet e entrar em contato com elas para marcar uma visita e conhecer melhor. Além disso, a gestão do programa pode procurar por instituições que já oferecem um “cardápio” de ações para empresas participarem, como a Júnior Achiviement, Cidadão Pró-Mundo, TETO Brasil, Rede Cidadã, etc. Quais serão os principais critérios para escolher as instuições parceiras do Programa? Ex: localização, causa abraçada, porte, etc. O que você espera da instituição parceira? Elas deverão ter um leque de ações prontas para a empresa contratar, ou as atividades serão alinhadas entre a ONG e os voluntários? Os voluntários de outras cidades poderão escolher as ONGs com quem irão trabalhar localmente? Quais serão as diretrizes da empresa para a escolha de instituições confiáveis? Os colaboradores poderão indicar organizações parceiras? Através de qual canal? 26 Áreas internas: para fazer o programa acontecer, quais áreas dentro da empresa precisam ser parceiras? É a hora de listá-las e definir como cada uma ajudará e como será beneficiada. Lembre-se: quanto mais alinhado o Programa estiver com as outras áreas, mais valorizado ele será na empresa. Existe alguma forma de mesclar as atividades de voluntariado com as ações de Saúde e Qualidade de Vida? Como as ações do Programa podem ser alinhadas às estratégias de RH referentes a clima organizacional, desenvolvimento de competências e engajamento dos colaboradores? Como as atividades voluntárias podem potencializar as iniciativas de Investimento Social e outras ações de Responsabilidade Social da companhia? Que serviços a consultoria deverá prestar? Um apoio estratégico em relação à política e estrutura do programa, ou um apoio operacional promovendo ações voluntárias? O Jurídico será responsável por validar a Política de Voluntariado e o Termo de Adesão, garantindo que o programa esteja de acordo com a Lei. A área de Comunicação pode auxiliar com produção de materiais gráficos e eletrônicos? Ou é melhor contratar o apoio de uma agência? É possível alinhar eventos de Endomarketing com as ações de voluntariado? Consultorias: algumas empresas não possuem experiência com voluntariado ou a equipe disponibilizada para a gestão do programa é enxuta demais. Nesses casos, é interessante contratar uma consultoria que ajude no planejamento e articulação das ações. Algumas ONGs, inclusive, fazem este tipo de trabalho, como a United Way e o Instituto da Criança. 27 Fornecedores: muitas tarefas podem ser resolvidas através de parcerias internas, mas para várias outras será necessário contratar um fornecedor. Outras empresas: fazer parcerias com outras empresas para a realização dse ações voluntárias pode ser algo muito interessante, principalmente para empresas que estão começando. Sabe aquela história de “uma mão lava a outra”? Pois então. Exemplo: sua empresa é de transportes. Você pode fazer parceria com uma outra empresa que está programando uma ação de voluntariado para que seus colaboradores participem juntos e sua empresa fica responsável pelo transporte dos voluntários das duas empresas. Que organizações do mesmo ramo que o nosso estariam dispostas a fazer uma ação conjunta? Pensando na estratégia do programa e nos modelos de ações propostos, que fornecedores serão necessários para o desenvolvimento do programa? Alguns exemplos mais comuns: desenvolvedor do portal do voluntário, agência de comunicação, produtora de vídeos, fotógrafos, fornecedor de camisetas, etc. Que empresas de outros mercados poderiam contribuir com seus produtos ou com a experiência de seus colaboradores? Dentre os clientes e fornecedores, que tipos de parcerias poderiam surgir? 28 Mobilizadores Os parceiros mais importantes de um programa de engajamento social são os próprios voluntários. Neste bloco você deve pensar como eles serão organizados internamente. Os voluntários serão divididos em grupos ou atuarão individualmente nas ações que desejarem? Esses grupos serão relacionados a qual critério? Unidades da empresa? Área interna? Haverá uma pesquisa interna para ver quem já é voluntário na vida pessoal e gostaria de ajudar? Haverá um líder representante de cada grupo? Como eles serão escolhidos? Os próprios voluntários escolhem ou serão pedidas indicações ao RH? Como a gestão central do programa se relacionará com esses representantes? Haverá reuniões periódicas? Haverá alguma plataforma de voluntariado ou pasta na intranet para documentar as informações trocadas? Se a empresa não possui outras unidades e tem um número de colaboradores reduzidos, será montado algum comitê de voluntários que atuará junto à gestão do programa? Qual será o papel do comitê? Haverá algum tipo de formação especial para esses representantes? Quais serão exatamente as responsabilidades deles? 29 Área 4: Quanto? Vocês estão cheios de ideias e já sabem como querem colocá-las em prática. Agora é hora de falar de dinheiro. Custos Qual o recurso financeiro necessário para fazer o programa acontecer? A ideia neste bloco é que vocês passem por todos os pontos que demandam recursos financeiros, fazendo uma estimativa do montante necessário. Abaixo listamos alguns dos custos mais comuns em programas de voluntariado para te ajudar nessa missão: Comunicação: Ações: os custos podem variar bastante de uma ação para outra. Pensem no modelo de ações escolhido: Será necessário contratar alguma agência ou um designer para produzir as peças de comunicação? Se a própria gestão que vai organizar, que tipos de ações que estão sendo previstos? Elas envolvem transporte, camisetas, lanche, compra de material? Vão ser impressos materiais de comunicação? Essas peças terão custo de envio para outras unidades? Se as ações serão feitas em parceria com alguma ONG que já tem “cardápio” de ações, qual o valor envolvido na “compra” dessas ações? Se as ações serão feitas pelas unidades/equipes, quanta verba será disponibilizado para que elas planejem suas ações? 30 Receitas Este é o momento de definir qual o montante e a fonte dos recursos do programa de voluntariado. Reconhecimento: Estão previstas ações de reconhecimentos de voluntários? Quais os custos envolvidos com elas? Haverá brindes, prêmios ou eventos? Qual o orçamento da empresa para o programa de voluntariado? Dos custos listados no último bloco, quais podemser substituídos por parcerias internas ou com outras empresas? Como os voluntários podem conseguir arrecadar verba para suas ações? Sugestões: crowdfunding, rifa, bazar beneficente, venda de doces e bolos, festas e jantares beneficentes, etc. É possível conseguir apoio de diferentes áreas da empresa para o rateio dos custos de uma ação? Dos custos com materiais listados no bloco anterior, o que pode ser conseguido através de doação? Por exemplo, os itens do lanche de uma ação poderiam ser doados por um mercado do bairro que se sensibilize com a ideia. 31 Conclusão: Planejar é uma etapa fundamental para um programa de voluntariado de sucesso, pois permite fixar objetivos concretos, definir as atividades e recursos necessários para atingi-los e acompanhar o processo, a fim de atingir o melhor resultado possível. Neste guia, te ensinamos em detalhes a utilizar o V2V Canvas, uma ferramenta de fácil aplicabilidade que permite planejar o programa de voluntariado da sua empresa. Como discutimos anteriormente, esperamos que esta ferramenta facilite a implementação de novos programas de voluntariado e o aprimoramento de programas já existentes. Revisitar o planejamento do seu programa de voluntariado periodicamente é uma prática importante para garantir benefícios à comunidade, à empresa e a seus colaboradores. Esperamos que o V2V Canvas te ajude nesta jornada. Bom trabalho! 32 V2V (Volunteer to Volunteer) é a plataforma completa para gestão de programas de Voluntariado Empresarial usada por grandes empresas como Banco do Brasil, Azul Linhas Aéreas, Itaú, C&A, Bradesco, Siemens, Carrefour e muitas outras. Para os colaboradores, é um ambiente interativo e inspirador, já que possui o formato de rede social. E, para o gestor, é o ambiente ideial para extrair relatórios completos das atividades a partir das informações registradas pelos colaboradores. Para entender como a plataforma pode incentivar o engajamento social na sua empresa, acesse www.2v.net. Sobre a V2V / V 2 V N E T @ V 2 V N E T W W W.V 2 V. N E T CO N TAT O @ V 2 V. N E T V 2 V. N E T B L O G .V 2 V. N E T http://blog.v2v.net/ https://twitter.com/v2vnet https://www.facebook.com/v2vnet https://www.linkedin.com/company/v2v.net https://www.facebook.com/v2vnet https://twitter.com/v2vnet http://www.v2v.net https://www.linkedin.com/company/v2v.net http://blog.v2v.net/