Gestão Documental

Prévia do material em texto

Gestão Documental": 
 
1. O que é gestão documental? 
a) Processo de eliminação de documentos irrelevantes 
b) Conjunto de atividades relacionadas ao ciclo de vida dos documentos, desde sua 
criação até sua destinação final 
c) Apenas o armazenamento de documentos eletrônicos 
d) Processo de auditoria e análise de documentos para fins fiscais 
e) Controle de documentos em papel 
Resposta correta: b) Conjunto de atividades relacionadas ao ciclo de vida dos 
documentos, desde sua criação até sua destinação final 
 
2. Qual é o principal objetivo da gestão documental? 
a) Garantir a eliminação de todos os documentos após um ano 
b) Organizar e preservar documentos para facilitar o acesso e uso 
c) Apenas a digitalização de documentos 
d) Realizar a guarda de documentos por tempo indeterminado 
e) Armazenar documentos em caixas sem critérios 
Resposta correta: b) Organizar e preservar documentos para facilitar o acesso e uso 
 
3. Qual das opções a seguir não faz parte das fases do ciclo de vida dos documentos 
na gestão documental? 
a) Criação 
b) Classificação 
c) Avaliação 
d) Digitalização 
e) Destruição 
Resposta correta: d) Digitalização 
 
4. A organização de documentos dentro de um sistema de gestão documental deve 
levar em consideração: 
a) O tempo de criação do documento 
b) O volume total de documentos produzidos 
c) As normas e regulamentos para facilitar a recuperação da informação 
d) O custo de produção do documento 
e) Apenas os documentos mais antigos 
Resposta correta: c) As normas e regulamentos para facilitar a recuperação da 
informação 
 
5. Qual é a função da classificação de documentos na gestão documental? 
a) Organizar os documentos de acordo com seu tipo, relevância e prazo de guarda 
b) Permitir o armazenamento de documentos em qualquer ordem 
c) Descartar documentos que não têm mais utilidade 
d) Digitalizar documentos para garantir sua preservação 
e) Limitar o acesso aos documentos apenas a uma pessoa 
Resposta correta: a) Organizar os documentos de acordo com seu tipo, relevância e 
prazo de guarda 
 
6. O que se entende por avaliação documental? 
a) Processo de identificar e definir o valor dos documentos para determinar o prazo de 
guarda ou eliminação 
b) Identificar os documentos mais recentes 
c) Armazenar documentos sem critérios específicos 
d) Excluir documentos antigos sem avaliação 
e) Manter todos os documentos no mesmo local, sem distinção 
Resposta correta: a) Processo de identificar e definir o valor dos documentos para 
determinar o prazo de guarda ou eliminação 
 
7. Quais são os critérios mais importantes para determinar o tempo de guarda de 
um documento? 
a) O tipo de papel utilizado 
b) O custo de produção do documento 
c) A importância legal e administrativa do documento 
d) O número de páginas 
e) O lugar onde o documento foi produzido 
Resposta correta: c) A importância legal e administrativa do documento 
 
8. A digitalização de documentos na gestão documental tem como principal 
objetivo: 
a) Tornar os documentos ilegíveis para garantir segurança 
b) Facilitar o armazenamento e o acesso aos documentos de forma digital 
c) Aumentar o volume de papel utilizado 
d) Tornar os documentos mais pesados e difíceis de manusear 
e) Substituir todos os documentos físicos por cópias impressas 
Resposta correta: b) Facilitar o armazenamento e o acesso aos documentos de forma 
digital 
 
9. O que é um sistema de gestão documental (SGD)? 
a) Um software que apenas digitaliza documentos 
b) Um sistema de gestão exclusivamente para documentos financeiros 
c) Um conjunto de ferramentas e práticas para organizar, armazenar e recuperar 
documentos de forma eficiente 
d) Apenas um repositório de arquivos sem controle 
e) Um sistema de segurança para proteger documentos de incêndios 
Resposta correta: c) Um conjunto de ferramentas e práticas para organizar, armazenar 
e recuperar documentos de forma eficiente 
 
10. A gestão documental deve ser realizada de forma: 
a) Manual e sem uso de tecnologias 
b) Sem critérios claros de organização 
c) Organizada e sistemática para garantir a eficiência na recuperação da informação 
d) Apenas para documentos eletrônicos 
e) Exclusivamente por um único setor de uma organização 
Resposta correta: c) Organizada e sistemática para garantir a eficiência na recuperação 
da informação 
 
11. O que são documentos classificados como "vitalícios" na gestão documental? 
a) Documentos que podem ser descartados após 5 anos 
b) Documentos que possuem relevância permanente, como registros históricos e legais 
c) Documentos que são destruídos logo após a avaliação 
d) Documentos que podem ser digitalizados, mas não classificados 
e) Documentos armazenados em papel, sem possibilidade de digitalização 
Resposta correta: b) Documentos que possuem relevância permanente, como registros 
históricos e legais 
 
12. Na gestão documental, o que significa a "destinação final" dos documentos? 
a) A organização dos documentos em caixas sem rotulagem 
b) O processo de arquivamento ou eliminação dos documentos após a avaliação 
c) O armazenamento em nuvem sem critério de segurança 
d) A digitalização de documentos para mantê-los em formatos físicos 
e) O processo de excluir documentos sem critérios 
Resposta correta: b) O processo de arquivamento ou eliminação dos documentos após 
a avaliação 
 
13. Qual é a vantagem da automação no processo de gestão documental? 
a) Reduzir o custo de armazenamento de documentos em papel 
b) Aumentar o uso de recursos naturais 
c) Facilitar a eliminação de documentos sem critérios 
d) Melhorar a eficiência e a rapidez no processo de arquivamento e recuperação de 
documentos 
e) Permitir que os documentos sejam armazenados em locais físicos apenas 
Resposta correta: d) Melhorar a eficiência e a rapidez no processo de arquivamento e 
recuperação de documentos 
 
14. O processo de eliminação de documentos deve ser feito: 
a) Sem nenhum critério, eliminando tudo que é considerado desnecessário 
b) Apenas por técnicos especializados em segurança de dados 
c) Seguindo as normas e diretrizes de preservação e de acordo com o valor do 
documento 
d) Apenas quando há falta de espaço de armazenamento 
e) Excluindo todos os documentos digitais sem avaliação prévia 
Resposta correta: c) Seguindo as normas e diretrizes de preservação e de acordo com o 
valor do documento 
 
15. O que é o "Princípio da Proveniência" na gestão documental? 
a) A obrigação de manter os documentos apenas no formato digital 
b) O princípio que afirma que os documentos devem ser organizados de acordo com sua 
origem e contexto 
c) O conceito de eliminar documentos imediatamente após a criação 
d) O princípio que exige que todos os documentos sejam classificados como 
confidenciais 
e) O conceito de armazenar documentos de forma aleatória 
Resposta correta: b) O princípio que afirma que os documentos devem ser organizados 
de acordo com sua origem e contexto 
 
16. Em relação à segurança, o que é essencial na gestão documental? 
a) Armazenamento dos documentos sem controle de acesso 
b) Garantir que os documentos estejam acessíveis apenas a pessoas autorizadas 
c) Manter documentos desorganizados para facilitar o acesso 
d) Excluir todos os documentos, mesmo os vitais, após 1 ano 
e) Não realizar nenhum tipo de backup de documentos digitais 
Resposta correta: b) Garantir que os documentos estejam acessíveis apenas a pessoas 
autorizadas 
 
17. O que significa "digitalização" na gestão de documentos? 
a) Ato de imprimir documentos para manter versões físicas 
b) Ato de transformar documentos em formato digital para garantir preservação e fácil 
acesso 
c) Ato de excluir documentos em papel sem avaliação 
d) Ato de armazenar documentos em um único formato físico 
e) Processo de reescrever documentos em papel 
Resposta correta: b) Ato de transformar documentos em formato digital para garantirpreservação e fácil acesso 
 
18. O que é "indexação" na gestão documental? 
a) O processo de arquivamento de documentos sem categoria 
b) A atribuição de etiquetas ou palavras-chave aos documentos para facilitar sua 
localização e recuperação 
c) O ato de destruir documentos antigos 
d) A avaliação de documentos para garantir sua eliminação 
e) O ato de criar documentos novos 
Resposta correta: b) A atribuição de etiquetas ou palavras-chave aos documentos para 
facilitar sua localização e recuperação 
 
19. Na gestão documental, a "preservação" se refere a: 
a) Manter os documentos físicos em arquivos sem cuidados adicionais 
b) Manter os documentos de forma que eles não se degradem com o tempo e possam ser 
acessados quando necessário 
c) Excluir documentos antigos 
d) Armazenar documentos em locais sem controle de temperatura ou umidade 
e) Manter documentos apenas em formato eletrônico 
Resposta correta: b) Manter os documentos de forma que eles não se degradem com o 
tempo e possam ser acessados quando necessário 
 
20. Qual é a vantagem de implementar uma boa gestão documental em uma 
organização? 
a) Reduzir a quantidade de documentos armazenados permanentemente 
b) Aumentar os custos operacionais com armazenamento 
c) Facilitar o acesso rápido e seguro às informações, aumentando a produtividade 
d) Limitar o número de documentos a um formato físico 
e) Criar um sistema fechado que dificulte o acesso às informações 
Resposta correta: c) Facilitar o acesso rápido e seguro às informações, aumentando a 
produtividade 
 
21. O que significa a "ciclagem" dos documentos na gestão documental? 
a) O processo de arquivar documentos de forma confusa 
b) O processo de revisar e mover documentos entre as diferentes fases de seu ciclo de 
vida, como arquivamento e eliminação 
c) O ato de destruir documentos sem critérios 
d) O processo de digitalização de todos os documentos físicos 
e) O ato de criar cópias de segurança de documentos digitais 
Resposta correta: b) O processo de revisar e mover documentos entre as diferentes 
fases de seu ciclo de vida, como arquivamento e eliminação 
 
22. O que é uma "política de gestão documental"? 
a) Um conjunto de regras e diretrizes que definem como os documentos devem ser 
gerenciados dentro de uma organização 
b) Um documento único que descreve todos os documentos de uma empresa 
c) Um procedimento para destruir todos os documentos antigos 
d) Um formato de arquivo específico para armazenar documentos 
e) A lista de documentos necessários para a operação diária 
Resposta correta: a) Um conjunto de regras e diretrizes que definem como os 
documentos devem ser gerenciados dentro de uma organização 
 
23. Qual é o objetivo de fazer a "elaboração de inventários" na gestão 
documental? 
a) Eliminar todos os documentos irrelevantes 
b) Identificar e registrar todos os documentos produzidos, facilitando seu controle e 
acesso 
c) Aumentar a quantidade de documentos armazenados 
d) Criar backups de documentos 
e) Armazenar documentos apenas fisicamente 
Resposta correta: b) Identificar e registrar todos os documentos produzidos, facilitando 
seu controle e acesso 
 
24. A gestão documental pode ser automatizada para: 
a) Substituir o trabalho humano em todas as atividades de gestão 
b) Reduzir o volume de documentos físicos sem controle 
c) Facilitar processos, como arquivamento e recuperação de documentos, aumentando a 
eficiência 
d) Destruir documentos sem necessidade de avaliação 
e) Manter os documentos em uma única plataforma sem integração 
Resposta correta: c) Facilitar processos, como arquivamento e recuperação de 
documentos, aumentando a eficiência 
 
25. O que deve ser feito com os documentos classificados como "não ativos" na 
gestão documental? 
a) Devem ser arquivados permanentemente 
b) Devem ser descartados imediatamente 
c) Devem ser avaliados e, se necessário, eliminados ou transferidos para arquivo 
permanente 
d) Devem ser digitalizados e excluídos 
e) Devem ser mantidos em local visível para facilitar o acesso 
Resposta correta: c) Devem ser avaliados e, se necessário, eliminados ou transferidos 
para arquivo permanente 
 
26. Na gestão documental, "conservação" se refere a: 
a) Eliminação de documentos 
b) Proteção e preservação de documentos contra danos físicos e ambientais 
c) Armazenamento de documentos sem qualquer cuidado 
d) Exposição de documentos em locais públicos 
e) Digitalização de todos os documentos 
Resposta correta: b) Proteção e preservação de documentos contra danos físicos e 
ambientais 
 
27. A gestão documental digitalizada é importante principalmente para: 
a) Facilitar a guarda de documentos por tempo indeterminado 
b) Eliminar todos os documentos em papel 
c) Tornar o acesso aos documentos mais rápido, seguro e eficiente 
d) Criar versões físicas de todos os documentos 
e) Evitar a utilização de tecnologias digitais 
Resposta correta: c) Tornar o acesso aos documentos mais rápido, seguro e eficiente 
 
28. A "adequação" de um sistema de gestão documental deve considerar: 
a) Apenas o formato físico dos documentos 
b) O custo de manutenção de sistemas digitais 
c) As necessidades da organização, volume de documentos e exigências legais 
d) Exclusivamente o uso de papel e caneta para a gestão 
e) Armazenamento de documentos sem restrição de tempo 
Resposta correta: c) As necessidades da organização, volume de documentos e 
exigências legais 
 
29. O que é "auditoria" em um sistema de gestão documental? 
a) Processo de destruir documentos não essenciais 
b) Verificação periódica da conformidade e eficiência do sistema de gestão documental 
c) Criação de novos documentos 
d) Eliminação de todos os documentos antigos 
e) Aumento da quantidade de documentos gerados 
Resposta correta: b) Verificação periódica da conformidade e eficiência do sistema de 
gestão documental 
 
30. A gestão de documentos deve sempre levar em consideração: 
a) Apenas o armazenamento de documentos físicos 
b) A acessibilidade, segurança e conformidade com as leis aplicáveis 
c) A eliminação de todos os documentos após um determinado período 
d) Armazenamento de documentos sem classificação 
e) Exclusivamente o acesso de altos executivos 
Resposta correta: b) A acessibilidade, segurança e conformidade com as leis aplicáveis