GESTÃO DOCUMENTAL

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PROVA DE CONCURSO: GESTÃO DOCUMENTAL
Instruções:
- Leia atentamente cada questão.
- Responda todas as questões.
- Marque a alternativa correta para cada uma delas.
- A prova possui 10 questões de múltipla escolha.
- Não será permitida a consulta a materiais de apoio durante a realização da prova.
Questões
1. Sobre a gestão documental, assinale a alternativa que melhor descreve seu conceito.
a) Gestão documental é o processo de produção e arquivamento de documentos físicos sem qualquer organização. 
b) Gestão documental envolve a organização, controle, preservação e descarte de documentos, com o objetivo de facilitar o acesso e assegurar a conformidade legal. 
c) Gestão documental é a prática exclusiva de empresas que lidam com documentos de forma digital. 
d) Gestão documental refere-se apenas à conservação de documentos em ambientes físicos sem a preocupação com sua classificação. 
e) Gestão documental é a atividade de manter apenas documentos importantes para os negócios da organização.
2. A Lei 12.682/2012 trata de qual tema relacionado à gestão de documentos?
a) A digitalização de documentos. 
b) A obrigatoriedade do uso de papel timbrado. 
c) A eliminação de documentos desnecessários. 
d) A gestão e a eliminação de documentos digitais. 
e) A criação de arquivos digitais para documentos fiscais.
3. Qual dos seguintes documentos é caracterizado como um "documento permanente"?
a) Relatório de vendas mensal. 
b) Documentos de controle financeiro diário. 
c) Registro de nascimento. 
d) Faturas de pagamento de serviços. 
e) Comprovantes de pagamento de impostos.
4. O que é "arquivamento" dentro do processo de gestão documental?
a) É o processo de destruir documentos que não são mais necessários. 
b) É o armazenamento físico de documentos em arquivos convencionais, como pastas e gavetas. 
c) É o ato de criar documentos novos. 
d) É a prática de organizar e armazenar documentos de forma digital. 
e) É o processo de separar documentos por data de criação.
5. O termo "tabela de temporalidade" é usado em gestão documental para se referir a:
a) A criação de regras para a eliminação de documentos. 
b) A descrição do conteúdo de cada documento arquivado. 
c) A catalogação de documentos por ordem alfabética. 
d) A definição do período de retenção e destinação dos documentos. 
e) O processo de digitalização de documentos.
6. Sobre a eliminação de documentos, é correto afirmar que:
a) A eliminação de documentos pode ser feita de forma arbitrária, sem consultar os responsáveis. 
b) A eliminação de documentos deve seguir uma política estabelecida pela organização, considerando aspectos legais e operacionais. 
c) Todos os documentos devem ser destruídos ao final de 5 anos. 
d) A eliminação de documentos só pode ocorrer em documentos digitais. 
e) A eliminação de documentos deve ser feita manualmente, sem o uso de tecnologias.
7. Qual das alternativas abaixo descreve uma vantagem da digitalização de documentos?
a) Redução da qualidade dos arquivos. 
b) Maior custo com armazenamento físico. 
c) Aumento da facilidade de acesso e compartilhamento dos documentos. 
d) Aumento do tempo de pesquisa e recuperação de documentos. 
e) Perda da integridade dos documentos ao longo do tempo.
8. Qual é o objetivo principal do "controle de versão" no contexto da gestão de documentos digitais?
a) Controlar a quantidade de documentos gerados. 
b) Garantir que apenas uma versão de cada documento seja acessada e alterada ao mesmo tempo. 
c) Organizar documentos de acordo com sua data de criação. 
d) Estabelecer a data de eliminação dos documentos digitais. 
e) Manter documentos físicos atualizados.
9. O que é "ciclo de vida de um documento" em gestão documental?
a) O tempo de validade de um documento. 
b) O processo de criação, uso, armazenamento, retenção e eliminação do documento. 
c) O valor histórico de um documento. 
d) O tempo de permanência de um documento no arquivo. 
e) A documentação sobre a digitalização de um documento.
10. Em relação ao arquivo de documentos, o conceito de "preservação" envolve:
a) Apenas a proteção contra danos físicos, como rasgos e sujeira. 
b) A conservação dos documentos para garantir a integridade e acessibilidade a longo prazo. 
c) A manutenção dos documentos apenas em formato digital. 
d) A eliminação de documentos antigos. 
e) O arquivamento de documentos apenas em formato de papel.
Gabarito
1. b 
2. d 
3. c 
4. b 
5. d 
6. b 
7. c 
8. b 
9. b 
10. b