06 Gestao de Contratos

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GESTÃO DE CONTRATOS 
 
 
 
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Gestão de Contratos 
Gestão de contratos: o que é e como fazer 
 
Gestão de Contrato é cuidar para que tudo ocorra de forma igual ou melhor que o previsto? para a 
parte interessada num contrato. 
Gestão de Contratos é uma habilidade cada vez mais frequentemente requerida para os mais 
diversos postos de trabalho, adicionalmente às atribuições normais do cargo. 
Gestor de Contratos é o profissional que tem por atividade e responsabilidade principais a Gestão de 
Contratos. 
Existe uma infinidade de tipos de contrato. Consequentemente uma infinidade de aspectos 
importantes para a atenção e atuação do Gestor de Contratos. 
Contudo podemos relacionar e destacar os pontos básicos e principais da Gestão de Contratos, a 
serem observados por todo Gestor de Contratos, quer seja uma Gestão de Contrato pelo Contratante 
ou pelo Contratado. 
Obrigações do Gestor de Contratos: 
O Gestor de Contratos deve ter conhecimento pleno e minucioso do contrato. 
Para uma boa Gestão de Contratos é imprescindível providenciar planejamento e programação 
detalhados de todas atividades e eventos? incluindo os financeiros? do contrato sob sua gestão. O 
ideal, usual, é ter-se um cronograma? às vezes dois, um físico e um financeiro. 
O Gestor de Contratos deve providenciar, assegurar, o provimento dos recursos? materiais e 
humanos? necessários à realização do estabelecido no contrato. 
Na Gestão de Contratos deve-se identificar e destacar os pontos mais importantes – a serem 
controlados com maior atenção: itens de maior valor (Curva ABC), caminho crítico, etc.. 
Um bom Gestor de Contratos deve acompanhar continuamente a realização do contrato, comparando 
o previsto com o realizado. Detectar toda e qualquer ocorrência, tendência ou possibilidade de 
desvio: se negativo, providenciar a correção ou solução; se positivo, capitalizar o ganho. 
O Gestor de Contratos deve apresentar relato ou relatório gerencial sempre que solicitado, ou 
periodicamente. 
A Gestão de Contratos compreende também fazer análise crítica do Contrato e propor alterações ou 
melhorias onde necessário ou possível. 
O Gestor de Contratos deve providenciar registro suficiente de todas ações e eventos do Contrato 
que satisfaçam qualquer auditoria possível. 
A Gestão de Contratos deve providenciar condições para comprovação do cumprimento das 
obrigações contratuais: vistorias, diários, fotografias, atas, inventários, notas fiscais, certificados, etc.. 
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É ainda obrigação do Gestor de Contratos providenciar condições para que ele próprio? o Gestor do 
Contrato? possa ser substituído a qualquer momento. 
Sua empresa tem uma política eficiente de gestão de contratos? Segundo um levantamento da 
Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), se essa pergunta fosse feita para todos os 
CEOs do Brasil, a resposta seria “não” em 90% dos casos. 
A pesquisa relevou que 75% das organizações não têm uma metodologia de monitoramento de 
contratos e 90% fazem esse gerenciamento por e-mail. Sim, infelizmente, em muitas companhias, 
a gestão de contratos termina com o seu arquivamento na pasta az. 
O problema é que é na qualidade dessa gestão que reside o limiar entre as empresas com altas taxas 
de churn, grande margem de endividamento e ínfimo lucro, e as bem-sucedidas, com alta capacidade 
de fidelização e crescimento exponencial. 
De que lado sua empresa quer ficar? Quer aprender a fazer um gerenciamento de contratos em grau 
de excelência? Então acompanhe agora nosso passo a passo sobre o tema! 
O que é Gestão de Contratos? 
Trata-se de um instrumento imprescindível para acompanhar o cumprimento das obrigações 
contratuais. O gerenciamento de contratos objetiva monitorar minuciosamente todo o seu ciclo de 
vida (criação, execução e encerramento). Preocupa-se desde aspectos formais de sua formulação, 
até o alcance dos níveis de serviço estipulados. 
A gestão dos contratos ganha ainda mais importância em momentos de crise econômica, uma vez 
que todos os aspectos operacionais e financeiros sacramentados devem ser mapeados e 
aprimorados para que a empresa não sofra prejuízos por negligência na administração de suas 
relações jurídicas. Veja abaixo o que não pode faltar em uma boa gestão de contratos: 
1. Trabalhe com contratos eletrônicos desde o início 
Em uma era de mobilidade, computação em nuvem, Internet das Coisas (IoT) e redes neurais, é até 
difícil entender como algumas empresas ainda firmam contratos com assinatura manual no papel. 
Não há qualquer benefício nisso, muito pelo contrário. Ter uma gestão documental baseada em 
papéis acarreta um custo anual altíssimo com compra de resmas e cartuchos; aumenta o gasto com 
energia elétrica; denota irresponsabilidade ambiental, o que é péssimo para a imagem da 
organização no mercado. 
Isso sem falar no custo total da hora trabalhada no ano que é desperdiçado com colaboradores 
executando tarefas mecânicas, que poderiam ser extintas com uma tramitação de documentos 100% 
digital. 
Um contrato eletrônico é assinado com muito mais rapidez e é indiscutivelmente mais seguro do que 
um documento físico (pois permanece protegido por recursos como criptografia, possui funções de 
backups automáticos e o documento fica alocado em nuvem privada). 
Como se não bastasse, algumas plataformas possuem até mesmo disparo automático de alertas na 
proximidade de vencimento de prazos. 
Quer fazer gestão de contratos profissional em sua empresa? Comece adotando uma plataforma de 
assinatura eletrônica! 
2. Revise constantemente os termos do contrato 
Durante a vigência de um contrato, diversas situações extraordinárias e imprevistas na relação fática 
pré-estabelecida podem emergir, desequilibrando os parâmetros econômico-financeiros estipulados e 
trazendo desvantagens a pelo menos uma das partes. 
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Por exemplo, seu escritório firmou contrato de assessoria contábil a uma empresa-cliente…um mês 
antes de a Receita Federal anunciar o acréscimo de mais uma dezena de obrigações acessórias a 
serem prestadas mensalmente. É claro que essas novas imposições do Fisco irão onerar o contrato; 
será preciso revisá-lo. 
Se você não tiver uma sistemática de gestão de contratos, entretanto, provavelmente vai arcar com o 
prejuízo. É por isso que é extremamente importante monitorar constantemente todos os pontos do 
acordo firmado. 
3. Gerencie minuciosamente o cumprimento dos níveis de serviço 
Quais foram os SLAs fixados em contrato? Como é feito o gerenciamento de seu cumprimento? Não 
é feito? Uma empresa que não possui referencial, não chega a lugar algum. 
Faça relatórios gerenciais periodicamente, acompanhe de perto a efetivação dos níveis de serviço 
previstos no contrato. Vamos imaginar, por exemplo, o caso de uma prestadora de serviços de TI que 
não esteja atualizada sobre os indicadores de desempenho previstos no documento de acordo com 
seu cliente. 
Além das reclamações e da mancha em sua imagem, uma empresa negligente como essa enfrentará 
também a possibilidade de rompimento do contrato, o que, no longo prazo, poderá significar sua 
“expulsão” do segmento. Em um mercado extremamente competitivo, não dá para pensar em abrir 
mão de indicadores. 
4. Fique atento aos prazos 
Em muitas relações jurídicas, a legislação prevê um prazo limite para que um determinado direito seja 
exercido e, uma vez que esse prazo expire, o direito se extingue. Seria o caso, por exemplo, da 
renovação automática em um contrato de locação de espaço comercial. 
Se você se esquecer de comunicar o locador dentro do prazo fixado em lei, informando seu interesse 
na renovação da locação, será muito mais difícil obter tutela judicial para proteger seu direito(que 
nem existe mais). 
Além disso, existem prazos dentro do contrato que, se não cumpridos, ensejam sumariamente a 
rescisão. Por exemplo, sua imobiliária prevê um prazo em contrato para que o locatário entregue a 
apólice do seguro-fiança, data a partir da qual fica liberada a rescindir unilateralmente o acordo 
registrado. 
Esses detalhes reforçam a necessidade de prestar muita atenção à vigência dos contratos, prazos 
para renovação, aditivos, etc. 
5. Registre todas as ações e eventos para fins de autoria 
Fazer uma boa gestão de contratos significa estar permanentemente apto a comprovar o 
cumprimento de todas as obrigações contratuais; é ter sempre em mãos notas fiscais, fotografias, 
indicadores de performance, inventários, certificados e todos os outros recursos necessários para, 
por exemplo, ser submetido a uma auditoria (interna ou externa). 
6. Estimule seu cliente a lhe transmitir o feedback sobre sua relação contratual 
A perspectiva do cliente é essencial no gerenciamento dos contratos. Estimule-o constantemente a 
externar suas impressões sobre a qualidade do objeto do contrato. Análise crítica e melhoria contínua 
devem ser o foco dos gestores de contratos. 
O que costuma ocorrer quando não se tem gestão de contratos de excelência? 
• Perda de tempo: processos analógicos (contratos assinados manualmente no papel) retardam a 
consolidação formal dos acordos; 
• relações contratuais se iniciam de fato sem que o contrato esteja assinado; 
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• contratos são prorrogados sem o registro do aditivo; 
• cláusulas são descumpridas sem que haja a devida sanção; 
• escopo do contrato é alterado tacitamente. 
Gestão de contratos lembra governança que, por sua vez, lembra compliance…a propósito, já baixou 
nosso WhitePaper de compliance? Então baixe agora e aprofunde ainda mais seus conhecimentos 
em gestão de excelência! 
Entenda o que é gestão de contratos e como fazer 
Gestão de contratos é a administração eficaz de todas variáveis envolvidas nesse tipo de documento, 
que vão desde de datas e condições até clareza de termos e garantias. É um tipo especializado de 
gestão de documentos, que exige técnicas e procedimentos de organização bem específicos. 
Essa é mais uma das muitas responsabilidades dentro de uma empresa e é dever de um bom gestor 
garantir que a gestão de contratos seja implementada de forma organizada e correta. As 
consequências do desleixo com uma tarefa tão importante são dramáticas e imprevisíveis: em boa 
parte dos negócios, o cumprimento e atenção aos contratos são pontos essenciais. 
Para entender melhor sobre o assunto e aprender como implementar a gestão de contratos, continue 
a leitura! 
Implementando a gestão de contratos 
A gestão contratual começa desde a fase pré-contratual, quando cláusulas e condições estão sendo 
acertadas; passa pela fase contratual propriamente dita, quando os termos do documento estão em 
vigência ou execução; e termina na fase pós-contratual, após a execução ou encerramento do 
contrato. 
Portanto, o trabalho começa ao garantir que o contrato seja bem escrito e o mais claro possível. Além 
disso, o gestor deve assegurar que os termos acertados podem ser cumpridos pela empresa. Na fase 
pré-contratual também é decisivo deixar claras as garantias, multas e penalidades pela quebra do 
contrato. 
Monitoramento e organização 
Na fase contratual, é importantíssimo que o documento seja monitorado para garantir que nenhuma 
das partes está quebrando o acordo e também para saber quando as condições deste mudam ou 
podem ser flexibilizadas. É um trabalho que poderia ser intenso e confuso, mas com uma 
organização rigorosa tudo fica mais fácil. 
Por isso, é preciso organizar os documentos de maneira que possam ser acessados regularmente e 
quando necessário. Uma dica importante aqui é digitalizar e usar softwares de gestão de 
documentos. Eles permitem, por exemplo, que um mesmo contrato seja localizado pela data de 
vencimento ou pelo tema. 
Organizando em papéis e gabinetes de aço, só é possível usar um critério de priorização, que nem 
sempre é o mesmo para todos tipos de documento. 
Automatizando o processo 
O monitoramento também fica mais confiável quando um software é usado para, por exemplo, enviar 
alertas por e-mail para vigência e períodos de reajustes. Na verdade, como qualquer tipo de gestão 
de documentos e processos, a gestão de contratos fica imensamente mais ágil, prática e confiável 
quando é bem organizada e monitorada, preferencialmente com o uso de um software adequado que 
automatize boa parte do trabalho e garanta um resultado mais eficiente. 
Reduzir o uso de papel na sua empresa tem uma série de vantagens e benefícios, na maior das 
vezes, um documento digital é mais útil, seguro e ágil. 
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Portanto, aumentar controle e automação da gestão de contratos com um software não só alivia 
muitas dores de cabeça do gestor, como faz com que todo processo seja mais confiável. Mesmo com 
uma rotina bem disciplinada de monitoramento, são muitas as variáveis que aumentam o risco 
quando esse trabalho é feito manualmente. 
Como fazer uma boa gestão de contratos? 
todo empresário sabe: quando falamos de negócios, estamos falando de relacionamentos, sejam eles 
com clientes, fornecedores, parceiros e mesmo com órgãos públicos, como a Receita Federal — e, 
na maior parte dos casos, esses relacionamentos precisam ser oficializados por meio de contratos. 
É nesse documento que estão inseridas informações essenciais como prazos, valores, além de 
possíveis multas ou sanções por descumprimento dos termos. E, tão importante quanto fechar um 
contrato, é preciso saber gerenciá-los da melhore maneira possível. 
É justamente sobre isso que vamos conversar no post de hoje. Acompanhe minhas dicas e descubra 
como fazer uma boa gestão de contratos: 
Fique atento à redação do contrato 
O primeiro passo para evitar dores de cabeça com contratos é garantir que eles sejam redigidos da 
maneira mais clara e assertiva possível. 
Engana-se quem pensa que um bom contrato é apenas aquele vantajoso financeiramente para o seu 
negócio: o importante é que o contrato, mesmo quando se tratar de processos futuros, esteja 
alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Ou seja, não feche negócios que 
sua empresa não tenha capacidade de suprir, não contrate serviços que seu negócio não é capaz de 
honrar. 
Além disso, discrimine de maneira clara as multas e penalidades referentes a quebras de termos do 
contrato para ambas as partes, fazendo que o contrato também seja uma garantia para o seu 
negócio. Vale sempre lembrar que uma assistência jurídica pode fazer a diferença nessa hora! 
Organize bem os contratos 
Se você está lendo esse post, certamente sua empresa já tem alguns contratos firmados. Mas como 
esses documentos estão arquivados? Você saberia localizar com rapidez o contrato com a 
fornecedora X ou com o cliente Y? Pois saiba que a organização é extremamente importante para a 
agilidade do seu negócio! 
Para pequenos empresários, um arquivo bem organizado pode ser feito até mesmo com o auxílio de 
armários ou escrivaninhas. Minha dica é separar os contratos de acordo com sua natureza (contratos 
com clientes, contratos com fornecedores, contratos órgãos públicos, etc.) Em seguida, separe os 
contratos por ordem de duração, aqueles com vencimento em um mês, um semestre, um ano ou 
mais. 
Monitore os contratos 
Por mais que os contratos sejam firmados para estabelecer papéis sólidos, eles também podem ser 
uma garantia de flexibilidade. Deixe-me explicar melhor: é comum que um documento já preveja 
determinadas mudanças, como uma renovação automático, aumento de tarifas após determinado 
prazo e mesmo a aplicaçãode multas conforme atrasos. 
Por isso, é importante ter uma noção exata de quando esses valores e condições mudarão e planejar 
como sua empresa reagirá a essas mudanças. Por exemplo: vamos supor que a sua empresa 
contratou um serviço de internet e TI que prevê uma valor X durante os três primeiros meses do 
contrato mas que, passado esse prazo, esse valor passará a ser 2X. 
O impacto financeiro dessa mudança, mesmo que previamente acordada, precisa ser estudado pela 
sua empresa e ela precisa estar pronta para honrar o compromisso. Esse controle pode ser, claro, 
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feito manualmente, como no processo de organização citado no item anterior, mas também pode ser 
facilitado com o auxílio de softwares de gestão. 
Esses programas costumavam estar presentes apenas em grandes empresas, mas a popularização 
dessa ferramenta fez com que surgissem opções especialmente pensadas para as necessidades — e 
o bolso, é claro! — dos gestores de pequenas e médias empresa. 
A boa gestão de contratos é apenas uma das inúmeras funções que fazem parte da rotina de um bom 
empreendedor. 
A importância da gestão de contratos no controle de contingências 
A importância da gestão de contratos 
Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à 
administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta 
negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na 
formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do trabalho – seja ele uma 
obra, um projeto, um serviço, ou qualquer outra prestação (aqui entendida a “prestação” no sentido 
de conteúdo da obrigação contratada). 
 
De fato, o cuidado com a gestão se aplica desde a fase pré-contratual, durante a fase contratual 
propriamente dita (entre a celebração do documento e o termo de recebimento da obra ou serviço) e 
inclusive na fase pós-contratual, após o encerramento formal do contrato, quando ainda subsistem 
deveres de garantias, sigilo de informações, assistência técnica, e outros. Tais deveres pós 
contratuais assumem importância não apenas jurídica mas, também, do ponto de vista do marketing 
e conservação da reputação do profissional, itens valiosos para o incremento das indicações e 
demanda de novos projetos. 
 
Assim conceituada, a gestão de contratos apresenta-se como técnica instrumental necessária para a 
consecução de dois objetivos finais do profissional, prestador de serviços: (i) o controle das 
contingências, a saber, dos riscos envolvidos em todas as fases do contrato, orientando o gestor para 
as precauções necessárias à prevenção de riscos, transtornos, atrasos e, especialmente, em última 
análise, prejuízos; e (ii) a satisfação do cliente, seja com o resultado desejado do trabalho, física e 
materialmente considerado, seja com a conservação e valorização do relacionamento com o 
profissional, prestador do serviço, decorrente do reconhecimento de sua capacidade técnica e 
administrativa. 
 
Cada profissional deve desenvolver sua própria técnica e métodos de controle para o gerenciamento 
de seus contratos e, mais que isso, de suas relações contratuais (conceito que abrange a qualidade 
do relacionamento entre as partes). A adaptação dos princípios gerais à realidade pessoal do 
profissional está diretamente relacionada à economia de tempo, que vem como decorrência da 
organização adequada de providências, documentos e tarefas. A sistematização dos procedimentos 
é, sem dúvida, um dos segredos da eficiência e segurança. 
 
O profissional liberal – arquiteto projetista, engenheiro titular da construtora, designer de interiores, 
gerenciador de obras, decorador, etc. – muitas vezes se vê diante de diversos contratos em curso, 
desdobrando-se no acompanhamento e fiscalização de obras em diversos locais, com equipes 
diferentes e, o mais delicado: clientes diferentes, com os mais variados graus de exigência e 
compreensão da realidade do trabalho contratado. Tais circunstâncias exigem a conjugação da 
habilidade técnica com a relacional, para cujo sucesso um adequado sistema de gestão de contratos 
é fundamental. 
 
As múltiplas formas de pagamento da remuneração devida, por exemplo, nos contratos de projeto e 
acompanhamento de obras, carecem de tratamento apropriado, pois a remuneração integral do 
contrato frequentemente compõe-se se honorários técnicos mais comissões sobre os contratos 
terceirizados fechados com os fornecedores, cujo tratamento jurídico e legal é bastante diverso. 
 
Nesse contexto de múltiplas necessidades e premências, muitas vezes as mais urgentes solapam as 
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mais importantes e, não raro, o cuidado jurídico com as precauções contratuais, a antecipação de 
riscos, a prevenção de litígios com a eliminação de situações potencialmente controversas, entre 
outros, passa completamente despercebida, e só vem a ser notada, infelizmente, quando se 
apresenta iminente a desavença de interesses e entendimentos entre profissional e cliente, ou entre 
profissional e terceirizados, por exemplo. 
 
É sabido que, na realidade dos escritórios e pequenas empresas brasileiras (às vezes, até em médias 
e grandes empresas), não há estrutura própria para um departamento jurídico que conheça as 
especificidades dos tipos contratuais próprios ao mercado da construção civil – há, de fato, poucos 
profissionais especializados nesse setor. A elaboração e revisão dos contratos é, no geral, entregue 
ao engenheiro ou arquiteto encarregado da obra, que avalia o contrato em seu foco profissional – o 
resultado pretendido – deixando de considerar os requisitos formais de validade para a constituição e 
implementação das obrigações contratuais, a preparação para o cenário de uma recuperação judicial 
do crédito em caso de inadimplemento, e tantos outros aspectos. 
 
Os contratos licitados, firmados com a administração pública, agregam uma profusão de 
peculiaridades, decorrentes da legislação constitucional e administrativa. Em tais relações, destaca-
se a supremacia do interesse público que frequentemente subverte a ordem natural da execução das 
obrigações numa perspectiva isonômica, isto é, de igualdade e paridade contratual que permeia os 
contratos entre particulares, mas não prevalece nos contratos firmados com a administração pública. 
 
A atenção do gestor de contratos e obras públicas deve ser redobrada, pois os princípios 
administrativos da publicidade, moralidade, eficiência, entre outros, exigem a documentação acurada 
de eventos e procedimentos. Além disso, o imperativo de adequação de todas as fases contratuais e 
procedimentos de acompanhamento e execução às previsões do edital, acrescem dificuldades, ainda 
mais quando o gestor, responsável pelo acompanhamento e execução do contrato, não participou da 
fase de discussão, elaboração e aprovação do edital, projeto básico, executivo, memoriais e, 
finalmente, do contrato em si. 
 
Se bem que, nos contratos licitados, o quesito “satisfação do cliente” pode ser mitigado, até como 
decorrência do princípio da impessoalidade que rege a administração pública, não se pode perder de 
vista que a possibilidade de aplicação auto-executável de penalidades por descumprimento parcial ou 
total de obrigações contratuais torna imprescindível o melhor controle possível da execução dos 
contratos, para garantir o recebimento integral das parcelas contratadas nas medições periódicas. O 
Poder Judiciário está abarrotado de causas, às vezes milionárias, de construtoras que reclamam 
prejuízos havidos com o atraso ou negativa de pagamento de parcelas devidas, em razão de 
controvérsias nas medições, ausência de documentação e clareza de critérios, despreparo do gestor 
do contrato, entreoutros. A discussão judicial costuma durar muitos anos e não são raros os casos 
de construtoras que faliram durante a espera. 
 
O profissional da construção civil, notadamente o engenheiro e o arquiteto que assumem a 
responsabilidade técnica têm sobre si pesado encargo técnico e jurídico. O encargo técnico dispensa 
mais comentários pois profissional é preparado para tais desafios e os tem em foco, desde a 
formação acadêmica, até o aprendizado da experiência acrescido da necessária atualização 
profissional, que deve ser contínua na carreira. O encargo jurídico decorre da responsabilidade legal 
do profissional, nas esferas cível, penal e administrativa, todas elas agravadas pelo fato de que o 
responsável técnico responde não apenas por si mas também sobre o serviço ou a obra 
integralmente considerados, incluindo todos os fatores e colaboradores que concorrem para a 
execução. 
 
O gestor do contrato deve fiscalizar a solidez e segurança da obra, a qualidade dos materiais, o 
atendimento dos prazos, o trabalho dos prestadores de serviço (que, muitas vezes, não foi ele quem 
contratou), o cumprimento de encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários, o atendimento às 
normas de segurança do trabalho, a regularidade de pagamentos, e tantos outros itens. Deve não 
apenas verificar eventuais desconformidades como atuar para que sejam corrigidas. 
 
O enfrentamento de todo esses desafios e encargos é possível, contanto que o profissional se 
prepare, não apenas para a constante evolução técnica das diversas áreas da construção civil, mas 
também para as precauções contratuais e as técnicas de controle e administração de contratos e 
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relações contratuais. Um contrato claro, abrangente e bem redigido, acompanhado de procedimentos 
de controle, acompanhamento, registro e documentação de tarefas e incidentes constituem, sem 
dúvida, uma importante ferramenta para que a conclusão bem sucedida de uma bela obra ou projeto 
seja coroada por bons resultados financeiros e incremento do relacionamento com o cliente. 
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