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Introdução à Gestão de Processos Autor Kleber Almeida Ramos de Jesus Objetivos Olá, caro(a) aluno(a), seja muito bem-vindo(a)! Será um prazer ter você conosco nesta jornada de aprendizagem! Este conteúdo tem como objetivo apresentar os conceitos essenciais sobre processo: o que são, seus tipos e estrutura, o conceito de gestão de processos. Dentre eles, destacaremos o essencial sobre gerenciamento eficaz de processos e o ciclo de gestão de processos (ISO e BPM). Introdução à Gestão de Processos 1 Conceito de processos1.1 Conceito de processos Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/967916387". Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/1000833232". Gonçalves (2000, p. 7) salienta que qualquer atividade ou trabalho realizado nas organizações empresariais fazem parte de algum processo e não existe sequer um produto ou serviço sem um processo empresarial. Processos têm enorme importância e são tema de estudo e definições de vários autores. Segundo a NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos (p. 17), podemos considerar processo como um conjunto de atividades conectadas, relacionadas e lógicas, que transformam uma determinada entrada (insumos) em uma determinada saída específica (resultado, produto, serviço), em forma de valor agregado a uma parte interessada ou a outro processo. Figura - Processos e seus elementos principais Legenda: Conceito de processos, de acordo com a ISO 9001 - 2015, e seus elementos principais. Fonte: elaborado pelo autor e adaptado de ISO9001: 2015 (p. 17). Vale destacar que, ainda segundo a ISO 9000:2015 (2015, p. 17), as entradas para um processo são geralmente saídas de outros processos, e as saídas de um processo são geralmente as entradas para outros processos, o que é conhecido como visão sistêmica ou interação entre processos. A figura a seguir destaca essas interações entre processos. Todo processo consome recursos, segue procedimentos e políticas específicas da organização na realização das atividades e tarefas na construção do resultado, e que este consuma pouco e entregue muito valor. Figura - Visão sistêmica e interação entre processos Legenda: Interação das entradas, saídas, recursos e controles entre processos. Fonte: elaborado pelo autor e adaptado de ISO9001: 2015 (2015, p. 17). Sobre a perspectiva do BPM – Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócios), em seu guia CBOK (2019, p. 36), podemos definir processo como uma agregação de atividades inter-relacionadas (que solucionam uma questão específica) e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. De acordo com Melo et al. (2009, p. 54), um aspecto relevante nos processos é que eles sempre iniciam e terminam com o cliente. É o cliente (interno ou externo) que aciona o início do processo ao expressar suas necessidades e, no final, é exatamente para ele que os resultados do processo retornam, conforme apresentado na figura a seguir: Figura - Cliente como vetor do processo Legenda: Cliente como vetor do processo. Fonte: Mello et al. (2002). A abordagem de processos e suas subdivisões visam atender a algumas funções e necessidades essenciais, segundo a NBR ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos (2015, p. 12): entender a hierarquia dos processos na organização; representar o fluxo das atividades; demonstrar as atividades, tarefas e processos relacionadas; mostrar as interfaces internas e externas; enfatizar o foco no cliente (consumidor, usuário); mostrar o que a empresa faz e como faz. Todo e qualquer processo na organização tem uma razão de existir (finalidade, missão, propósito) e, para ser bem-sucedido, na sua entrega de valor e na qualidade percebida, deve oferecer resultados que: correspondam a uma necessidade, utilização ou aplicação bem definida; satisfaçam as expectativas das partes interessadas relacionadas; atendam a normas, regras e regulamentos aplicáveis; atendam também a requisitos regulamentares da sociedade. Assista ao vídeo Definição de Processos (11’:95”). Disponível em: www.youtube.com [https://www.youtube.com/watch?v=uXReQdvqIdM] . Estrutura de processos1.2 Estrutura de processos Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/967916840". Em ambas as visões, seja da ISO ou do BPM, podemos decompor o conceito de processos de acordo com sua abrangência na rotina operacional empresarial em quatro divisões ou níveis, sendo: Macroprocesso Envolve mais de uma função e processos, e tem impactos significativos em outras funções; abrange toda a organização, geralmente com produtos/resultados para o cliente final. É considerado multidisciplinar, por envolver vários departamentos da empresa. Exemplo: Gestão de Pessoal. Processo Conjunto de atividades que transformam insumos em resultados de valor a partes interessadas. São partes importantes dos macroprocessos que apresentam resultados objetivos para clientes externos ou internos e são realizados em diversas áreas da organização. Exemplo: Avaliação de Desempenho. Atividades São elementos que compõe os processos para entregar o valor. É a decomposição do trabalho em ações a serem realizadas dentro do processo, geralmente desempenhadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado particular. Exemplo: emitir avaliação. Tarefas Nível imediatamente inferior ao de uma atividade, possui detalhes que envolvem escopo e prazo, geralmente nível do indivíduo. É a menor divisão do trabalho (gerenciável) dentro das atividades, ou seja, é o resultado da produção de um produto ou serviço normalmente realizado por uma pessoa e normalmente repetitivo, representa como fazer. Exemplo: enviar avaliação preenchida. A seguir, temos uma imagem que apresenta como podemos decompor o conceito de processos em macroprocesso, processo, atividades e tarefas de um determinado fluxo de valor. Figura - Estrutura de processos Legenda: Níveis em macroprocesso, processos, atividades e tarefas. Fonte: elaborado pelo autor e adaptado de ISO9001: 2015 (2015, p. 17). De acordo com Barbara (2008), os processos também podem ser analisados segundo seu nível de relevância entre atuação estratégica e operacional, bem como segundo seu nível de controle e gerenciamento requisitado, desde o nível de grupos, times e nível individual. Na figura a seguir, podemos entender a hierarquia de processos a partir desse entendimento. Figura - Níveis dos processos e atuação de controle Legenda: Representação da hierarquia dos processos de acordo com sua relevância e nível de controle e gerenciamento envolvidos. Fonte: elaborado pelo autor e adaptado de Bárbara (2008). Assista ao vídeo Hierarquia de Processos (29’:59”). Disponível em: www.youtube.com [https://www.youtube.com/watch?v=mjbNgCmXwpo] . Conceito de gestão de processos1.3 Conceito de Gestão de Processos Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/967917282". Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/1000833310". A gestão por processos é amplamente estudada por diversos autores e estudiosos e vem ganhando cada vez mais adaptações e melhorias ao longo do tempo. Segundo Araujo, Garcia e Martines (2017), ela pode ser entendida como um programa que envolve o planejamento, a estruturação e a avaliação dos processos, seja de forma radical (reengenharia) ou de forma iterativa e incremental (melhoria contínua). De acordo com Ferreira (2013, p. 30), gestão por processos é a coordenação integrada das atividades realizadas na organização, especialmente aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas. O funcionamento adequado da organização depende exatamente da competência com que essa coordenação é executada.Segundo o BPM CBOK (2019), mais especificamente em relação aos processos de negócios (orientados ao cliente), o gerenciamento de processos de negócio significa envolver pessoas de todas as áreas da organização, desde os responsáveis pelos processos até os diretores da organização. Já a NBR ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos (2015) - Gestão da Qualidade determina que gerenciar processos é um dos princípios da qualidade, e significa, de forma prática, planejar, desenvolver, controlar, agir (atuar) corretivamente e melhorar continuamente. Fica evidente um sistema de processos numa organização que gerencia sistematicamente a combinação e a interação desse processo para obter o resultado desejado. Gestão de processos é uma abordagem sistêmica que contempla a necessidade de definição clara de objetivos específicos, de forma a alinhar a visão estratégica aos níveis de processo e de trabalho. No quadro a seguir, temos a descrição dos objetivos estratégicos, dos objetivos dos processos e dos objetivos funcionais, diferenciando-os, porém, demonstrando sua direta relação com as necessidades e as aspirações empresariais. Assim, temos: Quadro - Descrição dos objetivos organizacionais Objetivo Estratégico Relação entre organização e o mercado (acionistas, clientes). Define políticas organizacionais. Realiza análises de desempenho geral e provê recurso. Objetivo de Processo Realização de produtos, serviços, resultados da empresa por meio de processos interdepartamentais (entre áreas, células de trabalho da empresa). Objetivos Funcionais As atividades e tarefas são realizadas e gerenciadas pelos executores, sempre com foco no resultado e na parte interessada (sejam clientes e outros). Fonte: elaborado pelo autor. Dentre os objetivos descritos é importante ressaltar os objetivos de processos e os objetivos funcionais como essências a serem definidos para uma apropriada planejamento e monitoramento dos resultados de cada processo individual e do macroprocesso. O BPM CBOK (2019) confirma a importância da conexão dos objetivos e das metas dos processos, gerenciados em um sistema, de forma a atingir resultados e objetivos estratégicos, conforme descrito na figura a seguir. Figura - BPM x Objetivos estratégicos Legenda: Representação da interconexão e evolução dos objetivos estratégicos do BPM. Fonte: elaborado pelo autor. Podemos destacar dez principais características da gestão de processo nas organizações que visam foco em resultados, descritos no quadro a seguir: Quadro - Principais características da gestão de processos Divisão do trabalho Agrupamento de atividades afins Responsabilização Redução de fluxos (eficiência) Estruturas horizontalizadas Trabalho em equipe colaborativa Tomada de decisão compartilhada Solução de conflitos por negociação Visão integrada dos processos Eliminação de causas de falhas Fonte: elaborado pelo autor. A abordagem de gestão de processos vem da consolidação da qualidade total de forma padronizada. O conceito é de simples entendimento, mas nem sempre fácil de operacionalizar, sendo um processo de experimentação e melhoria contínua para se obter uma organização com processos coesos, coerentes e que entregam valor. Ciclo de gestão de processos1.4 Ciclo de gestão PDCA1.4.1 Ciclo de Gestão de Processos Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/967917812". Escaneie a imagem ao lado com um app QR code para assistir o vídeo ou acesse o link: "https://player.vimeo.com/video/1000833359". Para gerenciar processos de forma adequada, é essencial a existência de uma metodologia que permite, de modo sistemático, tanto a analisar, acompanhar e atuar, bem como proporcionar a melhoria contínua dos processos organizacionais. O ciclo PDCA ou ciclo de Deming ( Edward William Deming) é a ferramenta e a abordagem de gestão utilizada e recomendada pela NBR 1 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos (2015) como essencial à boa gestão de processos. Figura - Ciclo PDCA aplicado à gestão de processos Legenda: Ciclo PDCA como abordagem de gerenciamento de processos. Fonte: elaborado pelo autor. A seguir, descreveremos as etapas do ciclo PDCA orientado à gestão de processos. P – Planejar Antes da execução de qualquer processo, as atividades e tarefas do processo devem ser detalhadamente planejadas, com as definições de onde se quer chegar (objetivo) com indicadores claros (meta e métrica), bem como o caminho a seguir (método) para atingir os resultados. D – Do - Executar É a execução das atividades e da tarefa do processo, com o cuidado do registro e da coleta de dados para o monitoramento, de modo a permitir o seu controle posteriormente. Aqui também inclui orientar, educar, treinar pessoas e equipes durante a execução para garantir melhor performance com o foco em atender ao planejamento. C – Controlar Fase de monitoração e avaliação, na qual os resultados da execução são comparados com os dados de planejamento (objetivos, metas e métodos) e são registrados os desvios encontrados (problemas). De forma prática, ocorre simultaneamente ao desenvolver processos perenes e de longa duração. A - Agir e Adaptar Definição de soluções para os problemas encontrados a partir de monitoramento e controle, definir e tomar ações preventivas, corretivas para adaptação ao plano, manter ou padronizar ações bem-sucedidas, com o foco de contínuo aperfeiçoamento do processo. Podemos visualizar a interação do ciclo PDCA em cada um dos processos e integrado pelos sistemas de gestão da qualidade, atuando individual e integradamente, de forma a atingir resultados nos processos de negócios e de suporte por meio de processos gerenciais, a partir da figura a seguir. Assista ao vídeo O que é o Ciclo PDCA? Onde aplicar o Ciclo PDCA? Como funciona Ciclo PDCA? Qual objetivo do ciclo PDCA? (07’:24”). Disponível em: www.youtube.com [https://www.youtube.com/watch?v=_6i00DTUh6w] . O BPM CBOK (2019) recomenda o “Ciclo de vida BPM” de gerenciamento de processos, comum para processos previsíveis e de caráter iterativo. Este, de forma geral, pode ser considerado uma adaptação ao ciclo PDCA de Deming, porém com 6 fases, essencialmente dentro das 4 etapas descritas no modelo PDCA. Na figura a seguir, temos o ciclo BPM de gestão de processos. Figura - BPM de gestão de processos Legenda: Ciclo BPM e suas etapas iterativas de gerenciamento de processos. Fonte: adaptado de BPM CBOK (2019, p. 52). No quadro a seguir, temos descrição detalhada e os elementos resultantes de cada etapa, de forma a facilitar o entendimento de cada etapa e seus resultados. Quadro - ciclo BPM – Etapas, descrição e elementos Etapa Descrição Elementos/aspectos/informações Ciclo de gestão BPM1.4.2 Planejamento Assegurar o alinhamento dos processos de negócio com os objetivos estratégicos da organização, e por isso tem direta relação da organização com o ambiente externo ou partes interessadas externas (clientes, consumidores, usuários). Esse passo é realizado para garantir a compreensão do escopo do processo; dessa forma, algumas informações são necessárias. •Informação ao planejar: identificação e classificação •O cliente (parte interessada) do processo •Como o processo e o resultado se alinham a “missão” organizacional e dão suporte aos objetivos estratégicos •A saída do processo: entendimento claro do valor desta para o cliente •A entrada do processo: eventos que disparam a execução do processo •Controles internos ao processo: Políticas, procedimentos, regras internas •Controles externos: regulamentações de mercado e sociedade (se aplicável) •Referências para ao desempenho-alvo do processo: eficiência e/ou eficácia •Como o processo encaixa-se na arquitetura corporativa de processos Análise A análise utiliza-se das informações do planejamento (contexto), para a definição de quando o trabalho é realizado, onde, por quem e quais as restrições. De forma prática, irá definir um modelo de processo de negócio, detalhandoos componentes do processo. •Modelagem de processo – resultado da análise •Atividades que compõem o processo de negócio •Localização das atividades de execução do processo •Papéis e responsáveis pela execução das atividades •Entregáveis e artefatos de execução do processo e seus estágios de progressão. •Localização de armazenagem dos entregáveis e artefatos do processo •Sistemas de informação: usadas na execução, apoio e gestão do processo •Regras e procedimentos que limitam a atuação do processo •Indicadores de desempenho: metas e métricas, pontos de medição do processo Desenho Visa avaliar como os processos que precisam ser inseridos, ou que já existem, fazem parte do fluxo de processos, ou seja, visa verificar como tais processos deverão “fluir” dentro desta cadeia, de forma a atender os objetivos para que esta mudança seja representativa e que precisamos “redesenhar” como será. • Desenho (redesenho) de processo – Resultados • Definição ou confirmação do objetivo do processo • Confirmar os entregáveis e artefatos • Atividades: confirmar, sequenciar e relacionar dependências das atividades • Definir recursos das atividades: equipamentos, pessoal, suporte de execução • Simular o processo no “novo” fluxo e sua dinâmica • Identificar se precisam de ajustes e melhorias Implementação O passo implementar ou implantar visa executar o processo de acordo com as especificações desenvolvidas até aqui (desde o planejar até o desenho). Na prática, a implementação também trata da execução do processo REAL, ou seja, envolve garantir as entradas no processo, a execução das atividades, a coleta de dados de trabalho, a gestão do trabalho, a geração dos resultados/entregáveis • Implantação física – formas e Resultados • Criação de novos papéis, responsabilidades ou modificações dos atuais • Desenvolvimento ou reestruturação de áreas funcionais • Construção, mudanças em sistemas de informação e automação de fluxos •Implementação de matérias de suporte operacional: procedimento, instruções, checklists, guias de uso, dentre outros • Introdução de novos canais e pontos de contato com os clientes • Implementação de novos mecanismos de controle: painéis de desempenho, mecanismos de escalamento, novos indicadores, dentre outros Monitoramento e controle o objetivo é medir o desempenho real do processo implementado em comparação ao desempenho esperado (planejado). deve ser realizado desde o nível de tarefas até o nível de valor entregue, medição dos indicadores de eficiência dos níveis menores sejam úteis e aplicáveis. • Mediação de eficácia (nivel de processos): atendimento ao fluxo de valor, expectativas do cliente, indicadores macro de desempenho • Mediação de eficiência (nivel de atividades): decomposição do nivel de processos, indicadores de desempenho funcional das atividades no processo • Mediação de eficiência (nivel de tarefas): decomposição do nivel de atividades, indicadores de desempenho operacional funcional das tarefas nas atividades do processo Refinamento objetivo de definir ações, bem como agir de acordo com as informações de desempenho coletadas e analisados na etapa de monitoramento e controle, por meio de indicadores de eficiência e eficácia definidos no planejamento dos processos • Coleta de Análise de dados da fase de monitoramento e controle • Análises que considerem o nível de criticidade, probabilidade e impacto. • Criar recomendações para o tratamento de cada um dos riscos ou itens da lista de ações • Classificação e priorização para tratamento no próximo ciclo de vida BPM/PDCA. Fonte: adaptado de BPM CBOK (2019, p. 52-56). O ciclo BPM envolve uma malha de retorno infinito ou contínuo, tanto para processos e macroprocessos maduros, como oferece suporte para a definição e a modelagem de processos novos, sendo grande diferencial de sua abordagem. A boa prática de mercado destaca os três elementos essenciais ou fundamentais para as organizações verificarem quando decidirem por implementar o BPM de forma consciente e correta, sendo fatores de sucesso: processos enxutos, pessoas capacitadas e tecnologias adequadas. Destacando o elemento tecnologia, é comum o uso e aplicação softwares de implementação e uso de BPMS (Business Process Management System), em português, sistema de gestão de processos de negócio. Existem diversos fabricantes e provedores disponíveis no mercado que oferecem, além do software, o suporte a implementação e automação. Assista ao vídeo Onde usar um BPMS? (04´:00”). Disponível em: www.youtube.com [https://www.youtube.com/watch?v=NsGibDhjjxM] . Recapitulando Chegamos ao fim deste conteúdo. Para facilitar a revisão dos principais tópicos, elaboramos um resumo do que foi apresentado. Assim, temos: 1. Conceito de processos: segundo a NBR ISO 9001:2015 – Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos (p. 17), podemos considerar processo como um conjunto de atividades conectadas, relacionadas e lógicas, que transformam uma determinada entrada (insumos) em uma determinada saída específica (resultado, produto, serviço), em forma de valor agregado a uma parte interessada ou outro processo. 2. Estrutura de processo: em ambas as visões, seja da ISO ou do BPM, podemos decompor o conceito de processos de acordo com sua abrangência na rotina operacional empresarial em quatro divisões ou níveis, sendo: macroprocesso, processos, atividades e tarefas. 3. Conceito de gestão de processos: segundo a NBR ISO 9001: (2015), gerenciar processos é um dos princípios da qualidade e significa, de forma prática: planejar, desenvolver, controlar e agir (atuar) corretivamente e melhorar continuamente. Fica evidente que um sistema de processos numa organização gerencia sistematicamente a combinação e a interação desse processo para obter o resultado desejado. 4. Ciclo de gestão de processos: de forma geral, o ciclo de gestão de processos segue um conjunto de etapas que compõe atividades de planejamento, execução das atividades e tarefas, medição e monitoramento dos processos, e ajustes e adaptação. Este ciclo pode ser desenvolvido pelo ciclo de quatro etapas do PDCA (Plan, Do, Check and Act), abordagem da ISO 9001, ou pelo ciclo BPM de seis etapas (planejamento, análise, desenho, implementação, monitoramento e controle e refinamento). Autoria Autor Mestrado em Administração de Empresas pela MUST University – Miami / USA. Engenheiro de Controle e Automação pela UNIFEI – Universidade Federal de Itajubá. MBA em Administração industrial pela USP-Poli, Especialista em Gerenciamento de Projetos PMI-PMP, Especialista em Agilidade Organizacional PMI-DASSM, Especialista em Modelo FLEKS híbrido de gestão. Mais de 20 anos de experiência profissional em Engenharia, projetos e operações empresariais. Docente em cursos de graduação e pós-graduação em áreas de Administração e Engenharia. Kleber Almeida Ramos de Jesus Glossário BPM significa Business Process Management e pode ser definido como uma disciplina, uma técnica ou um método estruturado para agilizar as operações e aumentar a eficiência de uma empresa, partindo de um princípio básico e elementar: processos são a base de uma organização. Fonte: www.totvs.com/negocios/bpm [https://www.totvs.com/blog/negocios/bpm] . BPM CBOK é a sigla para Gerenciamento de Processos de Negócio – Common Body of Knowledge, ou, em português, Corpo Comum de Conhecimento. Neste guia, são encontradas nove áreas de conhecimento que sustentam e habilitam o BPM. Essas áreas se relacionam entre si, sendo complementares na execução das atividades. Fonte: www.sydle.com/guia-cbok [https://www.sydle.com/br/blog/guia-cbok-62f548e21e71dc77ffdbdfff] . BPM CBOK Bibliografia ARAUJO, L. C. G.; GARCIA, A. A.; MARTINES, S. Gestão de processos: melhores resultados e excelência organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT). NBR ISO 9001: Sistemas de Gestão da Qualidade – requisitos. Rio de Janeiro, 2015. BARBARA, S. Gestão por Processo – Fundamentos, Técnicas e Modelos de Implementação. Rio de Janeiro: Qualimark, 2008.CAVALCANTI, R. Modelagem de Processos de Negócios – Roteiro para Realização de Projetos de Modelagem de Processos de Negócios. Rio de Janeiro: Brasport, 2017. CRUZ. T. Manual de Organização. São Paulo: Atlas, 2017. FERREIRA, A. R. Análise e melhoria de processos. Brasília: ENAP/DDG, 2013. HAMMER, M.; CHAMPY, J.; KORYTOWSKI, I. Reengenharia: revolucionando a empresa em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência. Rio de Janeiro: Campus, 1994. LEANDRO, J. Evolução do Tema BPM nas Organizações. Rio de Janeiro: ELO Group, 2011. MELLO, C. H. P. et al. ISO 9001:2008: Sistema de Gestão da Qualidade para Operações de Produção e Serviços. São Paulo: Atlas, 2009. OBJECT MANAGEMENT GROUP (OMG). Business Process Model and Notation (BPMN), v. 2.0.2, 2013. Disponível em: www.omg.org/spec [https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0.2/PDF] . Acesso em: 17 maio 2021. OLIVEIRA, D. P. R. Administração de Processos. São Paulo: Atlas, 2009. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 16. ed. São Paulo: Atlas, 2006. PESSOA, G. A. Gestão de Processos. São Luís: Faculdade Santa Teresinha, 2012. ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS INTERNATIONAL (ABPMP). 2023. 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