10-ManuaisAdministrativos

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10- MANUAIS ADMINISTRATIVOS
10.1- Conceito e importância.
Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividade, sendo, portanto, um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento de sistema de comunicações, favorecendo a integração dos diversos subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional.
Os manuais são instrumentos de gerência, de relativa duração, reunidos dentro de uma capa característica, de fácil identificação, classificados, providos de índices organizados a fim de tornar máximo seu valor como obra de referência. A relativa duração dos documentos inseridos nos manuais não os torna eternos – muito pelo contrário – devendo, portanto, ser encarados como um instrumento executivo-normativo, cuja utilidade para a organização está na razão direta de sua flexibilidade e rapidez em se adaptar às mudanças processadas em quaisquer das matérias que os integram.
Normalmente um manual é constituído de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa. Estes tomos compõem-se de normas, instruções, rotinas e outros instrumentos complementares como quadros, tabelas, fluxogramas, catálogos, listas etc.
 
10.2- Vantagens do uso de manuais administrativos
- importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa;
- facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;
- possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa;
- são um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa;
- representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;
- ajudam a fixar critérios e padrões, além de uniformizarem a terminologia técnica básica do processo administrativo;
- representam um legado histórico da evolução administrativa da empresa; e
- aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, visto que aquilo que deverá ser feito está claramente estabelecido por escrito.
10.3- Desvantagens do uso de manuais administrativos
- constituem um ponto de partida, mas não a solução para todos os problemas administrativos que podem ocorrer na empresa;
- sua preparação, quando mal feita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, sérios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações dos vários órgãos da empresa;
- custos de preparação e de atualização podem ser elevados, dentro de uma relação custos versus benefícios identificada pela empresas;
- incluem, somente, os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais que estão presentes em qualquer processo;
- diminuem a incidência de julgamento pessoal, limitando a iniciativa e a criatividade individuais;
- seu uso pode ficar prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada; e
- quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de tornarem obsoletos diante de pequenas mudanças.
10.4- Requisitos básicos de utilização de manuais administrativos
Com base na analise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, pode-se 
deduzir que alguns dos requisitos aos quais eles devem atender são:
- necessidade real e efetiva da empresa;
- diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;
- redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, com bom índice ou sumário;
- instruções autênticas, necessárias e suficientes;
- distribuição a todos os funcionários que dele necessitam;
- racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários dos sistemas abordados no manual;
- um processo contínuo de revisão, centralização e distribuição; e
- adequada flexibilidade
10.5- Composição dos manuais
As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos de manuais, cada um com seus objetivos e conteúdos específicos e distribuídos de acordo com o interesse da empresa.
Segundo o Manual de Organização do Management Center do Brasil, o manual, seja qual for o seu campo de abrangência, deve ter a seguinte composição gráfica:
- um formato cômodo que facilite o seu manuseio e a sua guarda;
- os tomos devem ser separados por um colecionador com as folhas soltas o que facilita a sua consulta e a substituição das folhas modificadas;
- inclusão de índice geral e guias de cartolina com os títulos dos assuntos, para facilitar a sua localização;
- deve ser estudado criteriosamente o público a quem se destina, evitando-se o desperdício na sua reprodução e distribuição.
Nas empresas denominadas de “pequeno porte”, sua aplicação não é tão necessária, uma vez que as informações se processam mais diretamente em função de seu dimensionamento estrutural organizativo e sem trazer problemas aos seus dirigentes. Nessa empresas, as atividades afetas a cada funcionário não se restringem a determinada função. Assim, pode tornar-se difícil e até mesmo desaconselhável para o andamento do trabalho fixá-las através de um manual.
10.6- Tipos de manuais administrativos
10.6.1 - Manual de Organização 
Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa.
Pode-se afirmar que toda empresa, independentemente de seu tamanho, deve ter um manual de organização; salvo algumas microempresas que podem ter uma situação em que a falta desse manual não venha afetar sua eficiência, eficácia e efetividade. 
- Conteúdo
Principais aspectos que devem fazer parte integrante do manual de organização são:
- estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa;
- organograma geral e organogramas parciais, por grande área ou divisão da empresa;
- relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais;
- relações de linha e assessoria;
- níveis hierárquicos e amplitude de controle;
- grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar;
- aspectos de centralização e descentralização; e
- interação com o sistema de comunicações, informações e decisões.
10.6.2 – Manual de Normas e Procedimentos
Têm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.
- Conteúdo
Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar – pessoa ou unidade organizacional – os diversos trabalhos do processo administrativo.
Procedimentos: é a indicação de como são executados os trabalhos dentro do processo administrativo.
Formulários: é a indicação dos gráficos representativos dos diversos procedimentos descritos.
Anexos: podem conter tabelas, figuras e reproduções.
10.6.3 - Manual de Políticas e Diretrizes
Uma política ou diretriz pode ser definida como um parâmetro para a tomada de decisão. Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa, no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos.
- Conteúdo
O conteúdo básico são as políticas dos vários níveis e áreas da empresa, tais como:
- políticas de marketing;
- políticas de tecnologia;
- políticas de logística;
- políticas de recursos humanos;
- políticas de produção; e
- políticas de finanças.
10.6.4 – Manual de Padrões
Determina quais são as especificações pré-determinadas e que dizem respeito aos diferentes tipos padrões para as funções, tais como: compras, controle de qualidade, planejamento de produtos etc.
10.6.5- Manual de Instruções Especializadas
Agrupa normas e instruções de aplicações específicas a determinado tipo de atividade ou tarefa. A representaçãodeste tipo de manual é recomendável quando o número de funcionários que irão utilizá-lo é suficientemente grande para justificar sua preparação.
Conteúdo:
- objetivos básicos;
- informações sobre cargos/funções;
- relação das tarefas básicas;
- interação das tarefas básicas com as tarefas de outros cargos/funções da empresa; e
- instruções para execução e avaliação das tarefas.
10.6.6- Manual de Finalidade Múltipla
 O manual de finalidade múltipla tem como objetivo, informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa e servir como base de treinamento e avaliação dos planos organizacional e técnico da empresa.
10.6.7- Manual de Formulários
Ele é um instrumento por demais útil quando da criação ou modificação de um sistema de trabalho administrativo e muito na instrução de novos formulários, alterações de layout e fluxo de formulários.
Visto que nenhum formulário pode ser considerado como um documento isolado, mas sim um elo na cadeia de informações da empresa, e, tal como, um meio de comunicação, sua utilização constante é fator preponderante de sucesso para sua utilização.
10.6.8- Manual do Empregado 
Mais utilizado nas médias e grandes empresas pelos seus níveis intermediários e inferiores. Para maior motivação deve ter boa diagramação e redação.
Conteúdo: 
- atividades da empresa; 
- breve resumo histórico da empresa; 
- objetivos gerais perseguidos pela alta administração;
- explicação do sistema de autoridades; 
- regime de incentivos;
- direitos e obrigações do empregado, de forma geral; 
- regime de sanções; 
- normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal; e
- serviços que a empresa proporciona a seus funcionários.
 
10.7 - Estrutura de um manual
Um manual pode ser elaborado da forma mais complexa a mais simplificada possível, dependendo, claro, da necessidade da empresa. O manual deve conter as seguintes partes básicas:
- índice numérico ou sumário: é o índice básico com indicação do assunto e do número da 
 página;
- apresentação: nessa parte é enfocado seu objetivo;
- instruções para uso: deve ser suficientemente clara e objetiva, para facilitar seu pelos 
 vários funcionários envolvidos no processo;
- conteúdo básico: é a parte mais extensa do manual e que possui todo conteúdo principal;
- apêndice: nessa parte, normalmente, são colocados formulários, fluxogramas, 
 organogramas, gráficos, exemplos etc.;
- glossário: é uma espécie de dicionário de termos técnicos, que serve para homogeneizar a 
 conceituação dos termos técnicos utilizados no manual;
- índice temático: é o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localização 
 ao longo das páginas do manual; e
- bibliografia: é a lista de referências bibliográficas citadas no texto.
10.8- Distribuição e acompanhamento dos manuais
 As cópias do manual devem ser feita de forma adequada, evitando-se desperdício e gastos inúteis, bem como a falta do manual. Recomenda-se que as cópias do manual sejam distribuídas aos chefes responsáveis pelas áreas envolvidas com o processo. Os chefes, por sua vez, deverão providenciar o acesso de seus subordinados ao manual.
O acompanhamento visa verificar a eficiência e a eficácia do manual, se estão sendo utilizados adequadamente e se estão sendo devidamente atualizados e validados. O processo de acompanhamento, para ter maior validade, deve ser feito de forma sistemática e contínua.
10.9- Atualização dos manuais
A dinâmica da empresa pode impor alterações em seu contexto. Assim, as alterações devem ocorrer por meio de:
- revisão: a revisão é uma nova impressão das folhas corrigidas. Nesse caso, as folhas revistas substituem as de número correspondente nas publicações existentes.
- reemissão: é uma nova edição completa do corpo do manual e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. A reemissão deve ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação anterior.
- cancelamento: o cancelamento de um manual ou parte dele pode ocorrer com a publicação da folha de cancelamento.
10.10 – Manuais eletrônicos
A Tecnologia da Informação (TI), mais especificamente a Informática oferece várias opções que permitem a elaboração e a implantação dos manuais da empresa por meio dos recursos on-line da TI.
Manual eletrônico é, portanto, o que é elaborado e disponibilizado aos usuários por meio de redes de computadores existentes nas empresas.
Bibliografia 
1 - OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: Uma abordagem gerencial. 19 ed. São Paulo, Atlas, 2010. 484p
2 - CURY, Antônio. Organização e Métodos: Uma Visão Holística. 7. ed. São Paulo, Atlas, 2000. 592p. 
3 - D´ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, Sistemas e Métodos: Análise, Redesenho e Informatização de Processos Administrativos. São Paulo, Atlas, 2001. 222p.
 
 
 
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