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1 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 2 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO A Faculdade Multivix está presente de norte a sul do Estado do Espírito Santo, com unidades em Cachoeiro de Itapemirim, Cariacica, Castelo, Nova Venécia, São Mateus, Serra, Vila Velha e Vitória. Desde 1999 atua no mercado capixaba, des- tacando-se pela oferta de cursos de gradua- ção, técnico, pós-graduação e extensão, com qualidade nas quatro áreas do conhecimen- to: Agrárias, Exatas, Humanas e Saúde, sem- pre primando pela qualidade de seu ensino e pela formação de profissionais com cons- ciência cidadã para o mercado de trabalho. Atualmente, a Multivix está entre o seleto grupo de Instituições de Ensino Superior que possuem conceito de excelência junto ao Ministério da Educação (MEC). Das 2109 institui- ções avaliadas no Brasil, apenas 15% conquistaram notas 4 e 5, que são consideradas conceitos de excelência em ensino. Estes resultados acadêmicos colocam todas as unidades da Multivix entre as melhores do Estado do Espírito Santo e entre as 50 melhores do país. MISSÃO Formar profissionais com consciência cida- dã para o mercado de trabalho, com ele- vado padrão de qualidade, sempre mantendo a credibilidade, segurança e modernidade, visando à satisfação dos clientes e colaboradores. VISÃO Ser uma Instituição de Ensino Superior reconheci- da nacionalmente como referência em qualidade educacional. GRUPO MULTIVIX 3 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO BIBLIOTECA MULTIVIX (Dados de publicação na fonte) As imagens e ilustrações utilizadas nesta apostila foram obtidas no site: http://br.freepik.com Santos, Aloísio Andre dos. Organização, Sistemas e Métodos / Aloísio Andre dos Santos. – Serra: Multivix, 2018. EDITORIAL Catalogação: Biblioteca Central Anisio Teixeira – Multivix Serra 2018 • Proibida a reprodução total ou parcial. Os infratores serão processados na forma da lei. FACULDADE CAPIXABA DA SERRA • MULTIVIX Diretor Executivo Tadeu Antônio de Oliveira Penina Diretora Acadêmica Eliene Maria Gava Ferrão Penina Diretor Administrativo Financeiro Fernando Bom Costalonga Diretor Geral Helber Barcellos da Costa Diretor da Educação a Distância Pedro Cunha Conselho Editorial Eliene Maria Gava Ferrão Penina (presidente do Conselho Editorial) Kessya Penitente Fabiano Costalonga Carina Sabadim Veloso Patrícia de Oliveira Penina Roberta Caldas Simões Revisão de Língua Portuguesa Leandro Siqueira Lima Revisão Técnica Alexandra Oliveira Alessandro Ventorin Graziela Vieira Carneiro Design Editorial e Controle de Produção de Conteúdo Carina Sabadim Veloso Maico Pagani Roncatto Ednilson José Roncatto Aline Ximenes Fragoso Genivaldo Félix Soares Multivix Educação a Distância Gestão Acadêmica - Coord. Didático Pedagógico Gestão Acadêmica - Coord. Didático Semipresencial Gestão de Materiais Pedagógicos e Metodologia Direção EaD Coordenação Acadêmica EaD 4 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Aluno (a) Multivix, Estamos muito felizes por você agora fazer parte do maior grupo educacional de Ensino Superior do Espírito Santo e principalmente por ter escolhido a Multivix para fazer parte da sua trajetória profissional. A Faculdade Multivix possui unidades em Cachoei- ro de Itapemirim, Cariacica, Castelo, Nova Venécia, São Mateus, Serra, Vila Velha e Vitória. Desde 1999, no mercado capixaba, destaca-se pela oferta de cursos de graduação, pós-graduação e extensão de qualidade nas quatro áreas do conhecimento: Agrárias, Exatas, Humanas e Saúde, tanto na mo- dalidade presencial quanto a distância. Além da qualidade de ensino já comprova- da pelo MEC, que coloca todas as unidades do Grupo Multivix como parte do seleto grupo das Instituições de Ensino Superior de excelência no Brasil, contando com sete unidades do Grupo en- tre as 100 melhores do País, a Multivix preocupa- se bastante com o contexto da realidade local e com o desenvolvimento do país. E para isso, pro- cura fazer a sua parte, investindo em projetos so- ciais, ambientais e na promoção de oportunida- des para os que sonham em fazer uma faculdade de qualidade mas que precisam superar alguns obstáculos. Buscamos a cada dia cumprir nossa missão que é: “Formar profissionais com consciência cidadã para o mercado de trabalho, com elevado padrão de quali- dade, sempre mantendo a credibilidade, segurança e modernidade, visando à satisfação dos clientes e colaboradores.” Entendemos que a educação de qualidade sempre foi a melhor resposta para um país crescer. Para a Multivix, educar é mais que ensinar. É transformar o mundo à sua volta. Seja bem-vindo! APRESENTAÇÃO DA DIREÇÃO EXECUTIVA Prof. Tadeu Antônio de Oliveira Penina Diretor Executivo do Grupo Multivix 5 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO APRESENTAÇÃO DA DISCIPLINA Caro aluno, seja bem-vindo! Nesta disciplina, apresentaremos a você os conteúdos básicos relativos aos tipos de estratégia, assim como a análise organizacional e os critérios e levantamento de infor- mações em uma organização. Estudar e conhecer os tipos de estratégia de atuação na gestão e análise organizacional contribui no processo de resolução de problemas e busca de soluções para melhoria dos resultados econômicos das instituições. Você irá conhecer também os conteúdos básicos relativos ao layout. Iremos entender que as mudanças que ocorrem nas organizações têm efeito direto no layout das instalações. Entendermos o conceito de processo, tanto para produto quanto para serviço e, após esse entendimento, iremos conceituar planejamento e análise de processo, para que possamos compreender a diferença entre eles. Apresentaremos a você o conceito de fluxograma de processo e os símbolos comumente usados para fazê-lo. O conceito de documentação e seus desdobramentos serão estudados na disciplina, assim como os tipos de documentos que podem ser utilizados nos processos produtivos. A divisão do trabalho e seus desdobramentos serão apresentados, assim como as vantagens e desvantagens em diferentes situações. Ao final da disciplina, iremos estudar a arqui- tetura organizacional e os tipos de sistemas de informação organizacional. Objetivos da disciplina Esperamos que, até o final da disciplina, você possa: • Explicar o conceito de estratégia. • Identificar os tipos de estratégias. • Analisar o ambiente organizacional. • Identificar critério para levantamento de informações nas organizações. • Explicar o conceito de layout. • Identificar os tipos de layout. • Explicar o conceito de processo. 6 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO • Definir planejamento e análise de processo. • Definir análise de processo. • Distinguir planejamento e análise de processo. • Definir documentação. • Distinguir tipos de documentos. • Definir divisão do trabalho. • Distinguir divisão do trabalho e especialização. • Identificar tipos de sistemas de informação organizacional. 7 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO > FIGURA 1 - Entrada, processo, saída 15 > FIGURA 2 - Extremidades e meios no contextoestratégico 17 > FIGURA 3 - Formulação de Estratégia Empresarial 21 > FIGURA 5 - Correntes com roldanas 31 > FIGURA 6 - Produção de carro em linha ou série 33 > FIGURA 7 - Layout de produto 34 > FIGURA 8 - Layout de processo: indústria metalúrgica 35 > FIGURA 9 - Layout de um hospital 37 > FIGURA 10 - Construção de um navio: layout fixo 38 > FIGURA 11 - Sistema de manufatura automatizado 40 > FIGURA 12 - Layout de um supermercado 41 > FIGURA 13 - Montadora de automóveis 45 > FIGURA 14 - Construção de aeronave de grande porte – processo complexo 46 > FIGURA 15 - FIGURA 3 – Análise de processo 50 > FIGURA 16 - Exemplo de fluxograma sendo visto em aparelho móvel 53 > FIGURA 17 - Aparelho de videocassete 58 > FIGURA 18 - Manual de Instruções 60 > FIGURA 19 - Documentos comerciais 60 > FIGURA 20 - Anotações para plano de voo 62 > FIGURA 21 - Manual de usuário 67 > FIGURA 22 - Exemplo de formulário 70 > FIGURA 23 - Fábrica da Bethlehem (1918) 75 > FIGURA 24 - Representação de divisão do trabalho 77 > FIGURA 25 - Representação de uma divisão do trabalho 79 > FIGURA 27 - Linha de montagem na década de 1920 85 > FIGURA 28 - Especialização do Trabalho 87 > FIGURA 29 - Tela de acesso para compra de passagens da Latam 92 > FIGURA 30 - Data Mining: representação gráfica 97 > FIGURA 31 - Três níveis organizacionais de uma empresa 100 LISTA DE FIGURAS 8 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO LISTA DE QUADROS > QUADRO 1 - Recursos empresariais ou organizacionais 14 > QUADRO 2 - Resumo de organização, sistemas e métodos 16 > QUADRO 3 - Símbolos comumente usados em fluxogramas 55 > QUADRO 4 - Pontos positivos e negativos da Divisão do trabalho 84 9 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO SUMÁRIO 1UNIDADE 2UNIDADE 1 ESTRATÉGIA E ANÁLISE ORGANIZACIONAL 13 1.1 ORGANIzAçãO, SISTEMAS E MÉTODOS: CONCEITOS 13 1.2 ESTRATÉGIAS 17 1.2.1 CONCEITO DE ESTRATÉGIA 17 1.2.2 ESTRATÉGIA NA GESTãO 18 1.2.3 TIPOS DE ESTRATÉGIAS 19 1.3 ANÁLISE ORGANIzACIONAL 22 1.3.1 FORçAS – PONTOS FORTES 23 1.3.2 FRAQUEzAS – PONTOS FRACOS 23 1.3.3 CRITÉRIOS PARA LEVANTAMENTO DE INFORMAçãO NA ANÁLISE ORGA- NIzACIONAL 24 CONCLUSÃO 26 2 LAYOUT 28 2.1 LAYOUT 28 2.1.1 PROJETO DE LAYOUT 30 2.1.2 TIPOS DE LAYOUT 32 2.1.2.1 LAYOUT LINEAR OU PRODUTO 33 2.1.2.2 LAYOUT DE PROCESSO 35 2.1.2.3 LAYOUT DE POSIçãO FIXA 38 2.1.2.4 LAYOUT CELULAR 39 CONSIDERAÇÕES FINAIS 42 CONCLUSÃO 42 3 PLANEJAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSO 44 3.1 PLANEJAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSOS 44 3.2 PLANEJAMENTO DE PROCESSO 47 3.3 ANÁLISE DE PROCESSO 49 3UNIDADE 10 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO 3.3.1 TÉCNICA DE ANÁLISE DE PROCESSO 52 3.3.2 FLUXOGRAMA DE PROCESSO 52 CONCLUSÃO 56 4 DOCUMENTAÇÃO 58 4.1 INTRODUçãO 58 4.2 DOCUMENTAçãO 59 4.2.1 MANUAL 64 4.2.1.1 TIPOS DE MANUAIS 65 4.2.2 MANUAL DO USUÁRIO 67 4.2.3 MANUAL DE PROCEDIMENTOS 68 4.3 FORMULÁRIOS 69 CONCLUSÃO 72 5 DIVISÃO DO TRABALhO 74 5.1 INTRODUçãO 74 5.2 DIVISãO DO TRABALHO 76 5.2.1 VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DIVISãO DO TRABALHO 80 5.2.2 ESPECIALIzAçãO E DIVISãO DE TRABALHO 86 CONCLUSÃO 90 6 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL 92 6.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAçãO ORGANIzACIONAL 95 6.1.1 SISTEMAS DE INFORMAçãO EM RECURSOS HUMANOS 98 6.2 ARQUITETURA ORGANIzACIONAL 99 CONCLUSÃO 103 REFERêNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 104 4UNIDADE 5UNIDADE 6UNIDADE 11 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO ICONOGRAFIA ATENÇÃO PARA SABER SAIBA MAIS ONDE PESQUISAR DICAS LEITURA COMPLEMENTAR GLOSSÁRIO ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM CURIOSIDADES QUESTÕES ÁUDIOSMÍDIAS INTEGRADAS ANOTAÇÕES EXEMPLOS CITAÇÕES DOWNLOADS 12 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO OBJETIVO Ao final desta unidade, esperamos que possa: > Definir o conceito de estratégia. > Identificar os tipos de estratégias empresariais. > Analisar o ambiente organizacional. > Identificar critérios para levantamento de informações nas organizações. UNIDADE 1 13 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 1 ESTRATÉGIA E ANÁLISE ORGANIZACIONAL Caro aluno, seja bem-vindo! Nesta unidade, trabalharemos os conteúdos básicos relativos aos tipos de estratégia, assim como a análise organizacional e os critérios de levantamento de informações em uma organização. Estudar e conhecer os tipos de estratégia de atuação na gestão e análise organizacional contribui no processo de resolução de problemas e busca de soluções para melhoria dos resultados econômicos das instituições. À medida que os gerentes pressionam para melhorar os resultados, eles se afastam de posições com- petitivas viáveis e acabam por negligenciar a qualidade do ambiente interno e, por sua vez, do clima organizacional. Dessa forma, as estratégias de atuação no levanta- mento de informações sobre a organização se tornam critério de competitividade nas empresas e, ao mesmo tempo, enfatizam o papel da liderança em fazer e imple- mentar claras escolhas estratégicas. 1.1 ORGANIzAÇÃO, SISTEMAS E MéTODOS: CONCEITOS Organização Uma organização pode ser considerada uma instituição, lucrativa ou não, que pro- cura reunir recursos (financeiros, humanos, materiais, mercadológicos etc.) para al- cançar seus objetivos e propósitos a curto, médio e longo prazos. Sob o enfoque da administração, o objetivo da organização é atingir um resultado financeiro positivo, fruto da geração de receitas sobre os custos provenientes da sua existência. Ao nos referirmos ao ato ou efeito de organizar, nos referimos também à função orga- nização, determinando, desta forma, quais os recursos e atividades serão necessários para atingir os objetivos da instituição. Esse ato ou efeito de organizar implica atribuir forma, funcionamento, responsabilidades e coordenação para todos os atores envol- vidos na instituição, direta ou indiretamente, assim como direcionar a esses indiví- 14 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO duos a autoridade necessária para e execução de suas tarefas. Nessa lógica, o ato ou efeito de organizar busca dar sentido e organização para todos os recursos organizacionais que estão listados no Quadro 1. QUADRO 1 - RECURSOS EMPRESARIAIS OU ORGANIzACIONAIS Fonte: Elaborado pelo autor, 2018 É através da função organização que as estruturas organizacionais são concebidas e, dessa forma, os métodos e sistemas são projetados e planejados, assim como a divi- são do trabalho e toda a sua coordenação. Sistemas Os sistemas mencionados na função organização podem ser conceituados como um conjunto de métodos, procedimentos e/ou técnicas que, trabalhados, geram infor- mações necessárias ao processo decisório da empresa. Empresa significa uma orga- nização lucrativa, ou seja, que visa ao lucro (receita maior que o custo). A construção dos sistemas é realizada por meio de dados e informações, tendo um 15 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO fim próprio, devendo atender a um objetivo específico. O sistema, assim como a em- presa, é composto por entradas (matéria-prima, por exemplo), um processo de trans- formação e saídas (produto acabadoou serviço) – como pode ser observado pela Figura 1. FIGURA 1 - ENTRADA, PROCESSO, SAíDA Fonte: Shutterstock, 2018 Observe, pela Figura 1, que as esferas passam pela entrada, percorrem o chamado processo de transformação e saem com o mesmo formato em que entraram – não se modificam. Esse fluxo de produção (ou sistema de produção) é típico do setor de transporte em que o processo de transformação significa a atividade de deslocamen- to das pessoas ou das cargas de um ponto A para um ponto B. As pessoas não são transformadas pelo processo, como acontece na produção de um carro, quando as matérias-primas são transformadas até o produto final. As pessoas são apenas deslo- cadas não transformadas em um produto. Segundo Ballestero-Alvarez (2015, p. 3), esse fluxo de produção, ou simplesmente sis- tema, funciona como uma série de elementos inter-relacionados e interdependentes que mantêm entre si níveis diversos de organização para atingir um determinado fim específico e comum a todos eles. Tal organização variará em função do que ocorrer no ambiente dentro do qual o sistema se insere e participa. Dessa forma, o sistema deve ainda levar em consideração o ambiente em que está inserido (interno e externo) uma que vez as tecnologias, a política, a economia, as re- lações interpessoais, entre outras, podem alterar todo o processo de transformação, 16 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO impactando no resultado (produto ou serviço). Métodos Método pode ser considerado como a forma de operacionalizar o que está previsto na função organização. Pode ser entendido como o controle (envolve o planejamento estratégico, o controle gerencial e controle operacional), já que todas as funções não produzem resultados sem ele. Controle, por sua vez, pode ser conceituado como meio ou maneira de assegurar que o resultado esperado seja obtido. O controle também age como função corretiva e para oferta de parâmetros. Podemos resumir organização, sistemas e métodos da seguinte forma, conforme Quadro 2: QUADRO 2 - RESUMO DE ORGANIzAÇÃO, SISTEMAS E MéTODOS ORGANIZAÇÃO SISTEMAS MÉTODOS Visualizada como o desenvol- vimento ou adequação dos sistemas funcionais da insti- tuição, de forma a capacitá-la no processo de suas atividades dentro dos conceitos de produ- tividade. Conjunto de métodos, procedi- mentos e/ou técnicas que, tra- balhados, geram informações necessárias ao processo deci- sório da empresa. Forma de executar os referidos sistemas com o menor dispên- dio de energia e maior eficácia dos executores localizados em todos os níveis hierárquicos. Fonte: Elaborado pelo autor, 2018 As organizações, para sobreviverem, controlam os seus sistemas e métodos. Quando tratamos de organizações lucrativas – empresas –, o controle tem como foco a busca pela vantagem competitiva. Obter vantagem competitiva é superar o concorrente em algum critério de competitividade, que pode ser preço, qualidade, fle- xibilidade, confiabilidade, tempo de entrega, suporte ao cliente. Para alcançar vantagem competitiva e superar os concorrentes em relação a algum dos critérios destacados, as empresas lançam mão de estratégias, as chamadas es- tratégias empresariais. Assim, acabam definindo regras de funcionamento para os sistemas e métodos destacados anteriormente. 17 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 1.2 ESTRATéGIAS As rápidas transformações que ocorrem no mundo, principalmente no campo das tecnologias, geram uma série de ameaças e oportunidades que deverão ser evitadas ou aproveitadas. O que se espera de um gestor é que maximize o desempenho da empresa ampliando a sua participação no mercado e aumentando o valor de suas ações, evitando os riscos eminentes e vencendo o concorrente por meio de uma es- tratégia empresarial. 1.2.1 CONCEITO DE ESTRATÉGIA Podemos conceituar estratégia emprestando o conceito do meio militar, que seria o emprego de forças contra algum inimigo. Nos negócios, como nas forças armadas, a estratégia e as táticas preenchem a lacuna entre as extremidades e os meios, confor- me apresentado pela Figura 2. FIGURA 2 - EXTREMIDADES E MEIOS NO CONTEXTO ESTRATéGICO Fonte: Elaborado pelo autor 18 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Estratégia é um termo que vem do grego, strategia, que significa generalship. Nas forças armadas, a estratégia geralmente refere-se a manobrar as tropas em posição antes que o inimigo esteja realmente envolvido. Trazendo para o campo das orga- nizações, o emprego de tropas é central, podendo ser substituído pelos recursos or- ganizacionais e as táticas como os métodos utilizados no sistema de transformação. Pela Figura 2, é possível perceber que, para que uma organização atinja seus objeti- vos, são necessárias estratégias para que o meio de ligação entre as entradas e a saída não se torne uma dificuldade, mas sim uma travessia tranquila e sem turbulências. Estratégia refere-se a decisões direcionais básicas, isto é, a propósitos e missões, defi- nindo, assim, ações importantes e necessárias para a entrega do produto ou serviço. Em suma, estratégia é um termo que se refere a uma teia complexa de pensamen- tos, ideias, insights, experiências, objetivos, conhecimentos, memórias, percepções e expectativas, que fornece orientação geral para ações específicas em busca de fins específicos. A estratégia é, ao mesmo tempo, o curso que traçamos, a jornada que imaginamos e o rumo que percorremos – a viagem que realmente fazemos. É uma estrutura geral que fornece orientação para ações a serem tomadas e, ao mesmo tempo, é moldada pelas ações tomadas. Isso significa que a pré-condição necessária para formular a estratégia é uma compreensão clara e difundida dos fins a serem obtidos. Sem esses fins em vista, a ação é puramente tática e pode degenerar rapidamente em nada além de um tremor. 1.2.2 ESTRATÉGIA NA GESTãO Em gestão, estratégia é uma ação que os gestores realizam para atingir um ou mais dos objetivos da organização. O emprego do termo estratégia na gestão pode signifi- car integrar atividades organizacionais e utilizar/alocar os recursos escassos dentro do ambiente organizacional para atender aos objetivos atuais. Também pode significar uma análise de como as decisões tomadas pela alta direção estão sendo trabalhadas no ambiente interno – e como são refletidas no ambiente externo. A estratégia, na gestão, também pode ser definida como o conhecimento dos obje- tivos, a incerteza dos eventos e a necessidade de levar em consideração o comporta- mento provável ou real dos outros. Seria um modelo de decisões de uma organização 19 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO que mostra seus objetivos e metas, reduz as principais políticas e os planos para atin- gir esses objetivos e define o negócio que a empresa deve seguir, o tipo de organi- zação econômica e humana que deseja ser e a contribuição que pretende fazer aos seus acionistas, clientes e à sociedade em geral. 1.2.3 TIPOS DE ESTRATÉGIAS Muitas empresas enfrentam desafios únicos. Estratégias específicas, como identifi- car os pontos fortes do produto, ajustar preços ou adquirir outro negócio, têm sido historicamente usadas para fazer com que uma pequena empresa comece a operar. Entender essas estratégias e implementá-las habilmente pode ajudar os empreen- dedores a alcançar o sucesso. Uma empresa pode adotar a estratégia de crescimento, que implica introduzir novos produtos ou adicionar novos recursos aos produtosexistentes. Às vezes, uma peque- na empresa pode ser forçada a modificar ou aumentar sua linha de produtos para acompanhar os concorrentes. Caso contrário, os clientes podem começar a usar a nova tecnologia de uma empresa competitiva. Por exemplo, as empresas de telefo- nia celular estão constantemente adicionando novos recursos ou descobrindo novas tecnologias, e as empresas que não atendem à demanda do consumidor não perma- necem no negócio por muito tempo. As empresas têm como opção os seguintes tipos de estratégias: 1. Estratégia de crescimento – encontrar um novo mercado para seus produtos. Às vezes, as empresas encontram novos mercados para seus produtos por acaso ou, na maioria das vezes, por meio de pesquisas de mercado. Por exemplo, um pequeno fabricante de sabão pode descobrir, ao realizar uma pesquisa junto aos funcionários, se estes gostam ou não dos seus produtos. Caso a pesquisa mostre um resultado positivo, a empresa, além de vender sabão em lojas de varejo, po- deria embalar o sabão em recipientes maiores para os trabalhadores da fábrica. 2. Estratégia de diferenciação de produtos – diferenciar-se em qualidade ou en- tregar um serviço superior ao do concorrente. Por exemplo, um pequeno fabrican- te de purificadores de ar pode se destacar dos concorrentes por causa do design de seu produto. As empresas usam a estratégia de diferenciação de produto para 20 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO se diferenciar dos principais concorrentes ou, até mesmo, para criar fidelidade à marca. 3. Estratégia de manipulação de preços – envolve a cobrança de preços mais altos por um produto. No entanto, o produto deve apresentar algo especial, que justifi- que seu preço superior – como uma nova tecnologia, por exemplo. Essa estratégia pode ser usada, por exemplo, para recuperar rapidamente os custos de produção e publicidade. A empresa X pode ser a primeira a introduzir um novo tipo de pai- nel solar. Sendo a única que vende o produto, os clientes que realmente querem os painéis solares pagarão o preço superior. Uma desvantagem desta estratégia é a tendência de atrair a concorrência de forma relativamente rápida. 4. Estratégia de aquisição – implica a compra de outra empresa ou uma linha de produtos. Por exemplo, um pequeno varejista de produtos de mercearia pode comprar uma cadeia de supermercados semelhantes, para expandir suas opera- ções, e vice-versa. Já a estratégia funcional enfatiza uma área funcional específica de uma organiza- ção. Ela é formulada para atingir alguns objetivos de uma unidade de negócios, ma- ximizando a produtividade dos recursos. Ocasionalmente, a estratégia funcional é denominada estratégia departamental. Exemplos de estratégia funcional compreen- dem estratégia de produção, estratégia de marketing, estratégia de recursos huma- nos e estratégia financeira. A estratégia funcional preocupa-se em desenvolver competência diferenciada para fornecer uma unidade de negócio com uma vantagem competitiva. Cada unidade de negócios ou empresa possui seu próprio conjunto de departamentos, e cada de- partamento tem sua própria estratégia funcional. As estratégias funcionais são adaptadas para apoiar a estratégia competitiva. Por exemplo, uma empresa que segue uma estratégia competitiva de baixo custo pre- cisa de uma estratégia de produção que enfatize a operação de redução de custos e também uma estratégia de recursos humanos que enfatize a retenção do menor número possível de funcionários altamente qualificados para trabalhar na organiza- ção. Outras estratégias funcionais, como estratégia de marketing, estratégia de publi- cidade e estratégia financeira, também devem ser formuladas apropriadamente para apoiar a estratégia competitiva em nível de negócios. 21 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Os planos organizacionais tornam-se cada vez mais detalhados e específicos quando os gerentes mudam de negócios corporativos para estratégias de nível funcional. Independentemente do tipo de estratégia, a empresa tem a necessidade de analisar o ambiente, seja ele externo ou interno, conforme pode ser observado pela Figura 3. FIGURA 3 - FORMULAÇÃO DE ESTRATéGIA EMPRESARIAL Fonte: Elaborado pelo autor Pela Figura 3 é possível perceber que a estratégia está fundamentada em três pontos principais: 1. Entendimento e revisão dos objetivos da empresa. 2. Análise do ambiente externo (análise ambiental). 3. Análise do ambiente interno (análise organizacional). No que se refere à organização, sistemas e métodos, a análise organizacional está condicionada às oportunidades e ameaças que estão no ambiente externo das em- presas. Dessa forma, a identificação de forças e fraquezas no ambiente interno é fator determinante do sucesso. 22 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Segundo Dorival (2009, p. 38), as empresas, diferentemente dos seres vivos, sofrem um processo de entropia negativa, ou seja, nascem, crescem e continuam crescendo permanentemente. No entanto, em virtude do seu funcionamento, estas empresas passam a ter problemas no processo de transformação e acabam por não atender aos indicadores operacionais e econômicos. Esses problemas estão relacionados à desorganização do trabalho, ao desperdício de tempo e de esforço, falhas na coor- denação de atividades, defeitos, quebra de equipamentos, falta de materiais entre outros. Ainda segundo Dorival (2009, p. 5), a organização de uma empresa não é um projeto simples como pode parecer. Dessa forma, mesmo um projeto da organização sendo bem elaborado, é necessária sempre uma análise organizacional para que os proces- sos possam ser racionalizados e otimizados, resultando em bons resultados para a empresa. 1.3 ANÁLISE ORGANIzACIONAL A elaboração de uma estratégia empresarial passa pela análise do ambiente interno, ou ambiente organizacional, de forma a identificar as forças e fraquezas da institui- ção. Sendo assim, a gestão do ambiente organizacional deve se fazer de estratégias buscando-se garantir que o processo de transformação entregue o produto ou servi- ço planejado para o cliente. As estratégias utilizadas no ambiente organizacional se referem ao controle eficaz dos métodos, o que inclui a revisão do desenvolvimento, do ambiente de trabalho, do quadro pessoal e dos processos de operação de uma empresa ou outro tipo de as- sociação. A realização de uma análise organizacional detalhada e periódica de uma empresa pode ser uma maneira útil para a gerência identificar problemas ou inefi- ciências que surgiram ao longo do tempo. Os componentes essenciais da realização de uma análise organizacional incluem a avaliação de fatores externos que podem afetar o desempenho da organização, além da avaliaçao estratégica dos recursos e o potencial da própria organização. Pontos fortes e fracos internos, juntamente a oportunidades e ameaças externas, são chaves para o sucesso de uma organização. Dessa forma, não é possível desprender a análise organizacional do estabelecimento de estratégias. 23 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 1.3.1 FORçAS – PONTOS FORTES Os pontos fortes de uma organização são características internas que podem dar uma vantagem sobre os concorrentes, podendo ser destacados: • Cumprimento de metas financeiras. • Oferta de produtos ou serviços de alta qualidade. • Investimento em novas tecnologias. • Pessoal treinado e capacitado. Esses são alguns dos pontos fortes que uma organização pode focar nodesenvolvi- mento para melhorar sua posição dentro de um setor. A entrega eficiente de produ- tos ou serviços e a excelência do atendimento ao cliente são outros fatores positivos. A avaliação das forças organizacionais geralmente envolve a avaliação dos objetivos atuais de gerenciamento, recursos, mão de obra e marketing. Geralmente, a análise interna examina os recursos disponíveis e as competências essenciais de uma organi- zação. Nesse sentido, determinar as capacidades da organização ajuda seus líderes a elaborar planos de longo prazo e tomar decisões acertadas. 1.3.2 FRAQUEzAS – PONTOS FRACOS As fraquezas de uma organização são outro exemplo de características internas que podem afetar suas operações e nível de desempenho. A identificação de pontos fra- cos ajuda a organização a identificar problemas para que ela possa fazer as mudan- ças necessárias. Os pontos fracos podem incluir: • Falta de liderança. • Baixa moral dos funcionários. 24 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO • Comportamento organizacional inadequado. • Estrutura organizacional ineficiente. • Problemas financeiros. • Baixo fluxo de caixa. • Custos elevados de produção. • Tecnologia desatualizada. • Disfunções nos processos organizacionais. • Defeitos nos produtos finais entre outros. As empresas podem utilizar questionários, pesquisas, formulários, sistemas de infor- mação, redes sociais de forma a conhecer detalhadamente o ambiente interno e, com isso, lançar mão das estratégias na gestão da organização, sistemas e métodos. De fato, uma dificuldade encontrada pelas empresas diz respeito aos recursos huma- nos e as relações de trabalho existentes na empresa. Sendo assim, se torna imprescin- dível trabalhar com instrumentos que aproximem o prescrito do real e não indiquem forças e fraquezas que não sejam a realidade das empresas. 1.3.3 CRITÉRIOS PARA LEVANTAMENTO DE INFORMAçãO NA ANÁLISE ORGANIzACIONAL Para que a empresa possa fazer o levantamento dos pontos fortes e fracos no am- biente interno, alguns instrumentos podem ser utilizados para coleta de informações – desde pequenos questionários até mesmo a observação direta no ambiente de trabalho. Alguns instrumentos comumente usados são: 1. Fluxogramas É um tipo de diagrama que apresenta um retrato dos processos de produção, sendo uma representação esquemática. Os fluxogramas são desenvolvidos por meio de gráficos e informações dos próprios funcionários, ilustrando como ocorre também o fluxo de informação dentro da organização. 25 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 2. Brainstorming Técnica criada por volta da década de 40, do século XX. Visa estimular a geração de ideias e extrair dos funcionários informações sobre processos de produção, dia a dia da organização e soluções possíveis para melhoria da qualidade. 3. Questionários Instrumento de investigação para coletar informações de diferentes tipos, poden- do conter questões fechadas ou abertas, conforme interesse dos investigadores. Atualmente, os questionários podem ser respondidos diretamente pela internet, com geração instantânea de relatórios e gráficos. 4. Entrevista Conversa entre duas ou mais pessoas, podendo ser formais ou informais, sobre diferentes pontos de interesse da organização. 5. Observação Examinar com atenção o ambiente de trabalho, procurando detalhar e descrever as atividades de forma imparcial. Na atualidade, existem diferentes formas e instrumentos para levantamento de in- formações, desde instrumentos internos ou até mesmo empresas especializadas na coleta de dados e formulação de relatórios internos. Cabe à organização definir o me- lhor meio e cuidar para que as informações disponibilizadas realmente representem a realidade da empresa. 26 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO CONCLUSÃO Nesta unidade, tivemos a oportunidade de entender o significado de organização, sistemas e métodos, além da importância do contexto estratégico nas organizações e a necessidade de análise do ambiente interno e externo de forma a melhorar a quali- dade dos produtos e serviços. Como podemos perceber, as organizações, para sobre- viverem, controlam os seus sistemas e métodos. Quando tratamos de organizações lucrativas, no caso as empresas, o controle tem como foco a busca pela vantagem competitiva, que significa superar os concorrentes em algum critério de competi- tividade, tais como preço, qualidade, flexibilidade, tempo de entrega, confiabilida- de e suporte ao cliente. Vimos também que no dia a dia de uma empresa podem ocorrer diversos problemas, como quebras de equipamentos, faltas de produtos em estoques, disfunções na organização e divisão do trabalho – situações que podem impactar no produto ou serviço final. Dessa forma, o estabelecimento de estratégias no campo do ambiente interno se torna primordial para resolução dos problemas e estabilização dos processos de produção. 27 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO OBJETIVO Ao final desta unidade, esperamos que possa: > Definir o conceito de layout. > Identificar os tipos de layout. > Analisar ambientes e identificar modificações, buscando tornar o local mais eficiente. UNIDADE 2 28 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO 2 LAYOUT Nessa unidade, apresentaremos os conteúdos básicos relativos a layout. Veremos que as mudanças que ocorrem nas organizações têm efeito direto no layout das ins- talações. Uma tendência de fabricação aparente é construir instalações menores e mais compactas, com mais automação e robótica. Nessas situações, as máquinas precisam ser colocadas mais próximas umas das outras para reduzir o manuseio do material. Além disso, outra tendência é um aumento nos sistemas automatizados de manuseio de materiais, incluindo sistemas automatizados de armazenamento e recuperação. 2.1 LAYOUT Ao se iniciar o processo de implantação de uma organização, seja ela de grande, médio ou pequeno, alguns dos problemas fundamentais a serem resolvidos são a definição do local onde se instalará a mesma e qual o tipo de arranjo físico (FIGURA 1) será necessário para que a organização atinja os seus objetivos. A avaliação desses fatores é determinante para o sucesso do empreendimento. FIGURA 4 - EXEMPLO DE ARRANjO FíSICO PARA MONTAGEM DE UMA AERONAVE DE GRANDE PORTE Fonte: Shutterstock, 2018 29 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Na dinâmica geral das empresas, um papel importante está reservado ao arranjo físico – ou layout. Determinar o arranjo fí- sico de uma área qualquer é planejar e integrar os caminhos dos componentes de um produto ou serviço a fim de obter o relacionamento mais eficiente e econômico entre o pessoal, os equipa- mentos e os materiais que se movimentam. No Brasil, a palavra layout pode ser escrita “leiaute”. Assim, se você encontrar alguns livros com esse nome, saiba que se trata da mesma coisa. De acordo com Jones e George (2008), layout pode ser definido como uma técnica de administração de operações, cujo objetivo é criar a interface homem-máquina para aumentar a eficiência do sistema de produção. Por outro lado, Paranhos Filho (2007) destaca que layout é um fluxo bem estudado que permite o rápido atravessamento do produto pelo sistema produtivo.Nessa ótica, podemos perceber que um projeto bem elaborado de um layout ocasiona menos tempo perdido em cada recurso e maior tempo para o processo de transformação da matéria-prima em produto final, reduzindo o tempo de produção. De acordo com Venanzi (2013, p. 38), o layout: corresponde ao arranjo dos diversos postos de trabalho nos espaços existen- tes na organização, envolvendo, além da preocupação com a melhor adapta- ção das pessoas ao ambiente de trabalho, segundo a natureza da atividade desempenhada, a arrumação dos móveis, máquinas, equipamentos e ma- térias-primas. Em um sentido amplo, corresponde à distribuição física de ele- mentos em determinado espaço, no intuito de atender satisfatoriamente às necessidades dos clientes, fornecedores e funcionários, fazendo-os interagir com o ambiente organizacional e, consequentemente, aumentando a produ- tividade e reduzindo custos. Três perguntas devem ser respondidas em relação ao arranjo físico: 1. Como deve ser o projeto do arranjo físico? 30 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO 2. Quais tipos de arranjos físicos existem? 3. Quais os fatores determinantes na escolha do arranjo físico? 2.1.1 PROJETO DE LAYOUT O projeto do layout das instalações de uma empresa (fábrica, indústria etc.) refere- se ao arranjo de todos os equipamentos, máquinas e móveis dentro da planta, após serem claramente definidos os objetivos da mesma. O layout consiste em áreas de produção, áreas de suporte e áreas de pessoal. A necessidade de um projeto de layout de instalações surge tanto no processo de uma nova empresa ou até no processo de redesenho da mesma, a partir da necessi- dade de reorganização. A necessidade no primeiro caso é óbvia, mas no último caso é por causa de muitos desenvolvimentos, bem como muitos problemas na instalação, como a mudança no design do produto, obsolescência de instalações existentes, mu- dança na demanda, acidentes, excesso de sucata e retrabalho, mudança de mercado, introdução de um novo produto etc. Os principais objetivos de um projeto de layout de uma instala- ção incluem: 1. Integração geral e uso efetivo do homem, máquina, material e serviços de apoio. 2. Minimização do custo de manuseio de material, colocando adequada- mente as instalações da melhor forma possível. 3. Melhor supervisão e controle. 4. Conveniência do empregado, segurança, moral melhorada e melhor am- biente de trabalho. 5. Maior flexibilidade e adaptabilidade às mudanças nas condições. 6. Minimização de resíduos e maior produtividade. 7. ilidade, tempo de entrega, suporte ao cliente. 31 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Princípios do layout da planta Alguns princípios do layout da planta são: a. Integração Significa a integração de instalações de centros de produção como trabalhado- res, maquinário, matéria-prima etc., de maneira lógica e equilibrada. b. Movimentos mínimos e movimentação de material O número de movimentos de trabalhadores e materiais deve ser minimizado. É melhor transportar materiais em massa ideal, ou seja, em embalagens que comportam certas quantidades de produtos que maximizam os espaços de es- tocagem e armazenagem, em vez de em pequenas quantidades. c. Fluxo suave e contínuo Gargalos, pontos de congestionamento e rastreamento de retorno devem ser removidos pelas técnicas apropriadas de balanceamento de linha, ou seja, equi- líbrio entre quantidade de equipamentos, funcionários, produção, tempo. d. Utilização do espaço cúbico Utilização de todo o espaço do ambiente, do piso até o teto. Dessa forma, mais materiais podem ser acomodados no mesmo local. Caixas ou sacos contendo matéria-prima ou bens podem ser empilhados um sobre o outro para armaze- nar mais itens. Equipamentos de manuseio de materiais suspensos, como cor- rentes com roldanas (FIGURA 5), economizam espaços valiosos. FIGURA 5 - CORRENTES COM ROLDANAS Fonte: Shutterstock, 2018 32 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO e. Ambientes seguros e melhorados Locais de trabalho seguros, bem ventilados e livres de poeira, ruídos, cigarros, odores e outras condições perigosas aumentam definitivamente a eficiência operacional dos trabalhadores e melhoram sua disposição. Tudo isso leva à sa- tisfação entre os trabalhadores e, portanto, melhores relações empregador-em- pregado. f. Flexibilidade Nos setores automotivo e outros nos quais os modelos de produtos mudam de- pois de algum tempo, é melhor permitir toda a flexibilidade possível no layout. O maquinário é organizado de tal maneira que as mudanças do processo de produção podem ser alcançadas com o menor custo ou distúrbio. 2.1.2 TIPOS DE LAYOUT Existem vários tipos de layout e cada um deles é indicado de acordo com determina- das características tais como: quantidade e tipo de produto ou serviço; diversidade ou mix; movimentações dos materiais dentro da fábrica. Tendo em vista o tipo de indústria e o volume de produção, o tipo de layout a ser se- lecionado deve ser decidido a partir do seguinte: 1. Linear ou Produto 2. Processo 3. Posicional 4. Celular 33 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 2.1.2.1 LAYOUT LINEAR OU PRODUTO É também é conhecido como layout de tipo. Isso implica que várias operações na matéria-prima são executadas em uma sequência, e as máquinas são colocadas ao longo da linha de fluxo do produto, ou seja, as máquinas são dispostas na sequência em que a matéria-prima será operada. Esse tipo de layout é preferido para produção contínua, ou seja, envolve um fluxo contínuo de material em processo em direção ao estágio final do produto. Um exemplo é a produção carros, conforme pode ser ober- vado pela FIGURA 6. FIGURA 6 - PRODUÇÃO DE CARRO EM LINhA OU SéRIE Fonte: Shutterstock, 2018 Vantagens do layout de produto 1. Menos requisitos de espaço para o mesmo volume de produção. 2. Manuseio automático de materiais, menor movimentação de movimentação de materiais, tempos e custos. 3. Menos inventário no processo (estoque). 4. O produto é concluído em menor tempo. 5. Melhor coordenação e simples planejamento e controle da produção. 6. Fluxo de trabalho suave e contínuo. 7. Trabalhadores menos qualificados podem servir ao propósito. 34 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Desvantagens do layout de produto 1. Como o produto especificado determina o layout, uma alteração no produto envolve grandes alterações no layout e, portanto, a flexibilidade do layout é consideravelmente reduzida. 2. O ritmo ou taxa de trabalho depende da taxa de saída da máquina mais lenta. Isso envolve tempo ocioso excessivo para outras máquinas se a linha de produ- ção não estiver adequadamente balanceada. 3. Como as máquinas estão dispostas ao longo da linha, são necessários esto- ques dessas máquinas que devem ficar em stand by (pelo menos algumas), porque, se uma máquina na linha falhar, pode levar ao fechamento da linha de produção completa. Dessa forma, layout do produto envolve maiores inves- timentos de capital. 4. É difícil aumentar a produção para além das capacidades das linhas de produ- ção. O layout de produto é geralmente usado em sistemas em que um produto precisa ser fabricado ou montado em grandes quantidades. Neste tipo, as máquinas e os ser- viços auxiliares estão localizados de acordo com a sequência de processamento do produto, sem qualquer armazenamento de estoque dentro da própria linha.Outra representação simples desse tipo de layout pode ser visualizada pela FIGURA 4. FIGURA 7 - LAYOUT DE PRODUTO Fonte: Elaborado pelo autor (2018) 35 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Pode-se perceber, pela FIGURA 7, o fluxo em linha. No caso do produto A, o fluxo é simples e retilíneo, composto de seis etapas. Para o produto B, o fluxo é maior, com- posto de 18 etapas, mas sempre um fluxo contínuo e direcionado. Alguns exemplos são um restaurante self-service, uma indústria de geladeiras e até mesmo aeronaves, dependendo do tamanho. Sabia que a Embraer, empresa brasileira que produz aerona- ves, possui uma linha de produção seriada para aeronaves de pequeno porte? Já as aeronaves maiores, da chamada linha EBM190 e EMB195, são montadas no layout posicional ou fixo. 2.1.2.2 LAYOUT DE PROCESSO Esse tipo de layout é também conhecido como layout funcional, sendo caracterizado por manter máquinas semelhantes ou operações similares em um único local. Em outras palavras, todos os equipamentos iguais estarão em um lugar, isto é, as máqui- nas são organizadas de acordo com suas funções. Geralmente, esse tipo de layout é empregado em setores envolvidos na produção sob demanda e em atividades não repetitivas de manutenção ou fabricação (produção seriada). A FIGURA 8 apresenta um layout de processo. FIGURA 8 - LAYOUT DE PROCESSO: INDúSTRIA METALúRGICA Fonte: Shutterstock, 2018 36 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Vantagens do layout de processo: 1. Existe uma grande flexibilidade no que diz respeito à distribuição de trabalho a equipamentos e trabalhadores. 2. Melhor utilização do equipamento disponível. 3. Um número comparativamente menor de máquinas é necessário, envolvendo assim investimento de capital reduzido. 4. Melhor qualidade do produto, porque os supervisores e os trabalhadores aten- dem a um tipo de máquinas e operações. 5. Variedades de empregos provenientes de diferentes ordens de serviço tornam o trabalho mais interessante para os trabalhadores. 6. Os trabalhadores de uma seção não são afetados pela natureza das operações realizadas em outra seção. Por exemplo, um operador de torno não é afetado pelos raios da soldagem, pois as duas seções são bastante separadas. Desvantagens do layout de processo (comparado ao layout do produto) 1. Para a mesma quantidade de produção, o layout do processo precisa de mais espaço. 2. O manuseio automático de material é extremamente difícil. 3. Mais material em processo permanece na fila para outras operações. 4. A conclusão do mesmo produto leva mais tempo. 5. Inventário de trabalho em processo é grande. 6. O controle de produção se torna difícil. 7. A matéria-prima deve percorrer distâncias maiores para ser processada para produtos acabados. Isso aumenta o manuseio de materiais e os custos asso- ciados. 8. Necessita de mais inspeções e coordenação eficiente. Em um layout de processo (também chamado de layout de job shop), máquinas e serviços similares estão localizados juntos. Portanto, em um tipo de layout de proces- so, todas as perfuratrizes estão localizadas em uma área do layout e todas as fresado- ras estão localizadas em outra área. Um exemplo de fabricação de um layout de pro- cesso é uma oficina mecânica. Os layouts de processo também são bastante comuns 37 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO em ambientes não industriais. Exemplos incluem hospitais, faculdades, bancos, ofi- cinas mecânicas e bibliotecas públicas. Pela FIGURA 9, podemos ver um exemplo de um layout de processo de um hospital. FIGURA 9 - LAYOUT DE UM hOSPITAL Fonte: Shutterstock, 2018 A melhoria do layout de processos acarreta a minimização do custo de transporte, uma vez que pode proporcionar menor distância e tempo. 38 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO 2.1.2.3 LAYOUT DE POSIçãO FIXA O layout por posição fixa do produto é inerente à construção naval, fabricação de aeronaves, como pode ser observado pela FIGURA 10. No layout por produto perce- bemos que o produto passa pelo equipamento de produção que ficam estacionado, enquanto, no layout fixo, o inverso se aplica: homens e equipamentos são movidos até o produto que permanece em um lugar até o final de sua produção. FIGURA 10 - CONSTRUÇÃO DE UM NAVIO: LAYOUT FIXO Fonte: Shutterstock, 2018 Vantagens do layout de posição fixa (i) É possível designar um ou mais trabalhadores qualificados para um projeto, do início ao fim, a fim de garantir a continuidade do trabalho. (ii) Envolve menos movimento de materiais. (iii) Existe flexibilidade máxima para todos os tipos de mudanças no produto e pro- cesso. 39 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO (iv) Vários projetos diferentes podem ser feitos com o mesmo layout. Desvantagens do layout de posição fixa (i) Geralmente, envolve um baixo conteúdo de trabalho em andamento. (ii) Parece haver baixa utilização de mão de obra e equipamentos. (iii) Envolve altos custos de manuseio de equipamentos. Layout por posição fixa do produto é limitado a itens grandes feitos individualmente ou em lotes muito pequenos. Nesse tipo de layout, o produto é mantido em uma po- sição fixa, e todos os materiais, componentes, ferramentas, máquinas, trabalhadores são levados e organizados em torno dele. Só então a montagem ou fabricação é rea- lizada. O layout do departamento de localização de material fixo envolve o sequen- ciamento e a colocação de estações de trabalho em torno do material ou produto. É usado na montagem de aeronaves, construção naval e na maioria dos projetos de construção civil. 2.1.2.4 LAYOUT CELULAR A fabricação celular é um tipo de layout em que as máquinas são agrupadas de acor- do com os requisitos do processo para um conjunto de itens semelhantes (famílias de peças) que exigem processamento semelhante. Esses grupos são chamados de células. Portanto, um layout celular é um layout de equipamento configurado para suportar a fabricação celular e onde os processos são agrupados em células usando uma técnica conhecida como tecnologia de grupo (GT). Essa tecnologia envolve a identificação de peças com características de design semelhantes (tamanho, forma e função) e características de processo semelhantes (tipo de processamento neces- sário, maquinário disponível que executa esse tipo de processo e sequência de pro- cessamento). Trabalhadores em layout celular são treinados de forma cruzada para que possam operar todos os equipamentos dentro da célula e assumir a responsabilidade por sua saída. Às vezes, as células alimentam uma linha de montagem que produz o produto final. Em alguns casos, uma célula é formada pela dedicação de certos equipamentos 40 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO à produção de uma família de peças sem realmente mover o equipamento para uma célula física (chamadas de células virtuais ou nominais). Dessa forma, a empresa evita o fardo de reorganizar seu layout atual. No entanto, as células físicas são mais comuns. Uma versão automatizada de fabricação celular é o Sistema de Manufatura Flexível, do inglês, Flexible Manufacturing System (FMS), que são sistemas de produção alta- mente automatizados (FIGURA 11). Com um FMS, um computador controla a trans- ferência de peças para os váriosprocessos, permitindo que os fabricantes atinjam alguns dos benefícios dos layouts de produtos, mantendo a flexibilidade da produção de pequenos lotes. FIGURA 11 - SISTEMA DE MANUFATURA AUTOMATIzADO Fonte: Shutterstock, 2018 Algumas das vantagens da manufatura celular incluem: • Custo: A fabricação celular proporciona um tempo de processamento mais rápido, menos manuseio de material, menos estoque em processo e menor tempo de configuração, o que reduz os custos. • Flexibilidade: A fabricação celular permite a produção de pequenos lotes, o que proporciona algum grau de flexibilidade aumentada. Este aspecto é bas- tante aprimorado com os FMSs. 41 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO • Motivação: Como os funcionários são treinados para executar todas as máqui- nas da célula, o tédio é menos um fator. Além disso, como os trabalhadores são responsáveis pela produção de suas células, mais autonomia e proprieda- de estão presentes. Como exemplos de layout celular, podemos citar os hipermercados (com lanchone- tes, padarias, açougues fazendo parte da planta), conforme FIGURA 12. FIGURA 12 - LAYOUT DE UM SUPERMERCADO Fonte: Shutterstock, 2018 42 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO CONSIDERAÇÕES FINAIS O layout de uma planta existente pode precisar ser revisado e aprimorado com alte- rações e adições consideradas necessárias, acompanhando a tendência de mudan- ças tecnológicas e competitivas que ocorrem no setor. A revisão do layout da planta torna-se necessária em situações como: • Expansão da capacidade de produção devido ao aumento permanente da demanda envolve o fornecimento de novas instalações físicas para aumentar a produção do produto. • A adoção de inovações tecnológicas e melhorias para aprimorar a posição competitiva. O layout da instalação também pode ter que ser revisado como parte de campanhas de simplificação do trabalho para melho- ria das técnicas de produção e sequência sistematizada e sim- plificada das operações da planta. Há outros tipos de layout que são mais apropriados para uso em organizações de ser- viços. Isso inclui layouts de armazenamento/depósito, de varejo e de escritório. CONCLUSÃO Nesta unidade, vimos que o layout da instalação é um elemento importante, pois afeta a eficiência da empresa por impactar a produtividade e os custos da operação. Um layout eficiente pode reduzir o manuseio desnecessário de material, ajudar a manter os custos baixos e manter o fluxo do produto nas instalações. Também vimos que muitas situações exigem uma mistura dos principais tipos de layout (produto, processo e celular), e essas misturas são comumente chamadas de combinação ou layouts híbridos (mistos). 43 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO OBJETIVO Ao final desta unidade, esperamos que possa: > Explicar o conceito de processo. > Definir planejamento de processo. > Definir análise de processo. > Diferenciar planejamento e análise de processo. UNIDADE 3 44 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO 3 PLANEJAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSO As equipes de planejamento e análise desempenham papel crucial nas empresas ao realizar orçamentos, previsões e análises que dão suporte às principais decisões estratégicas, gerenciais e operacionais. Poucas empresas, se é que existem, podem ser consistentemente lucrativas e crescer sem planejamento e análise de processo adequados. Os profissionais de planejamento e análise utilizam análises quantitativas e qualitati- vas de todos os aspectos operacionais de uma empresa, a fim de avaliar o progresso do alcance das metas, e também o estabelecimento de novas metas e planos futuros. Esses profissionais verificam as tendências econômicas e de negócios, avaliam o de- sempenho passado da empresa e tentam antecipar obstáculos e problemas poten- ciais, tudo com o objetivo de prever os resultados futuros da empresa. Um produto ou um serviço é representado por seu desenho de processo – um do- cumento completo que permite enxergar a empresa por meio de fluxos entre os diversos recursos materiais e humanos. Esse desenho mostra a forma geométrica dos componentes (equipamentos), suas dimensões com tolerâncias, as etapas de produ- ção, lista de materiais e qualquer outra informação considerada necessária para que o produto ou serviço possa ser produzido. No desenho do processo, o ponto de partida é reunir as informações mais recentes re- lativas às metas de projeto do produto ou serviço que se referem à taxa de produção, custo da instalação, equipamentos, mão de obra entre outros. Todas as informações devem ser incluídas na origem da cadeia de suprimentos (aquisição e fornecimento), até a etapa final de produção. 3.1 PLANEjAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSOS Quando nos referimos às organizações, podemos definir processo como um método, uma maneira de agir ou até mesmo um conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo da organização. 45 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Para uma montadora de automóveis (FIG. 13) obter o seu pro- duto final – o automóvel, é necessário um processo que trans- forme as matérias-primas nesse produto, ou seja, é preciso um método ou um conjunto de medidas que envolvem equipa- mentos, mão de obra, recursos financeiros, informações entre outros. A for- ma como a matéria-prima será transformada depende da qualidade dos equipamentos, da capacitação das pessoas, da disponibilidade de recursos associados às exigências do mercado (desempenho do motor do automóvel, qualidade de acabamento, preço, rendimento entre outros). FIGURA 13 - MONTADORA DE AUTOMóVEIS Fonte: Shutterstock, 2018. O termo processo também pode ser entendido como a execução de uma série de operações em um conjunto de dados. Por exemplo: (1) uma CPU processa as infor- mações enviadas por vários programas; (2) um processo de negócios compreende uma coleção de tarefas vinculadas que encontram seu fim na entrega de um serviço ou produto a um cliente. Ainda pode ser definido como um conjunto de atividades e tarefas que, uma vez concluídas, atingirão uma meta organizacional. 46 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Um processo requer uma série de ações para alcançar um determinado objetivo, podendo ser simples ou complexo, com base no número de etapas, no número de sistemas envolvidos entre outros. Processos podem ser de curta ou longa duração. Os mais longos tendem a ter maior dependência de equipamentos, espaço físico e mão de obra, além de um maior requisito de documentação, como é o caso da construção de navios e aeronaves de grande porte, como destacado pela FIG. 14. FIGURA 14 - CONSTRUÇÃO DE AERONAVE DE GRANDE PORTE – PROCESSO COMPLEXO Fonte: Shutterstock, 2018. O processo que está por trás da construção de uma aeronave envolve equipamentos de última geração, bilhões de dados armazenados, milhares de profissionais envolvi- dos, desde técnicos, engenheiros e executivos, amplos espaços destinados à monta- gem e aos projetos de layout. Isso porque esse processo deve envolver entradas cla- ramente definidas e uma única saída. Os insumos são compostos de todos os fatores que contribuem direta ou indiretamente para o valor agregado do serviço ou produ- to. Nesse sentindo, o processo precisaser planejado de forma a garantir os padrões de qualidade desejados, tanto no processo produtivo quanto na entrega do produto ou serviço ao mercado. 47 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO 3.2 PLANEjAMENTO DE PROCESSO Um planejamento de processo consiste em fazer as coisas certas na ordem certa e, segundo Lobo e Silva (2014, p. 18), em um ambiente de produção. Esse planejamen- to inclui: [...] estabelecer a sequência geral de passos, que começam com a aquisição de materiais e terminam com a criação de um produto acabado. O planeja- mento do processo é frequentemente associado com o planejamento do pro- jeto, embora as funções específicas de cada ferramenta sejam usadas de for- ma diferente no planejamento estratégico global (LOBO E SILVA, 2014, p. 18). Planejamento do processo não é um conceito novo. Em se tratando da produção de um produto, refere-se a um plano de como as suas partes serão produzidas, quais máquinas deverão ser usadas, em que ordem será produzido e quais as tolerâncias (padrões e especificações como dimensões, peso, durabilidade) desejadas. Envolve decisões estratégicas e uma análise cuidadosa para planejar e adaptar as peças, a produção de cada componente que você deseja construir, os níveis de estoque de- sejados e o layout necessário. O planejamento de processo é geralmente visto como a interface entre os estágios de projeto e fabricação, ou seja, torna-se cada vez mais importante, dependendo do número de componentes (equipamentos, mão de obra, materiais) e também do número total de produtos que serão produzidos (demanda do mercado). Se você produz apenas uma pequena quantidade do produto final, por exemplo, talvez possa criar processos mais precisos, uma vez que a complexidade de equipamentos e mão de obra é menor. Por outro lado, se há grande quantidade de produtos, há uma maior dificuldade em se verificar todos os componentes, necessi- tando de maior atenção para a padronização e as normas de produção. Atenção para saber Ao se tratar do processo de produção de serviços, o que muda é que, em vez de se ter um produto final (como automóvel, cadeira, moto), temos a execução de um serviço que pode ser realizado envolvendo um material (transporte de carga) ou até mesmo uma pessoa (transporte de passageiros). Em ambos os casos, há o envolvimen- to de pessoas, equipamentos, arranjo físico, padronização, ou seja, todos os componentes que constituem o processo de produção de um produto. 48 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO O planejamento do processo, também chamado de planejamento de produção ou engenharia de processo, pode resultar em aumento de produção, maior precisão e re- torno mais rápido para tarefas vitais de negócios. É o ato de preparar instruções deta- lhadas de trabalho para produzir uma peça ou entregar determinado tipo de serviço. Trata-se de uma descrição completa de etapas específicas no processo de produção. Através do planejamento de processos, as informações do projeto são convertidas em etapas e instruções para fabricar produtos e serviços com eficiência e eficácia. Você sabe a diferença entre eficiência e eficácia? A eficácia refere-se a fazer a tarefa certa, completar atividades e alcançar metas. A eficiência é fazer a tarefa de forma oti- mizada, de maneira mais rápida ou com menos gastos. Por exemplo, um carro pode ser uma forma de transporte muito eficaz, capaz de mover as pessoas para lugares específicos. Porém, um carro pode não ser o modo mais eficiente de transportar pessoas por causa do grande gasto de com- bustível. Fonte: https://www.diferenca.com/eficiencia-e-eficacia/. Acesso em: 30 jul. 2018. Comumente, são utilizadas ferramentas computacionais com o objetivo de simplifi- car e melhorar o planejamento de processos e obter um uso mais eficaz dos recursos de manufatura. Os princípios gerais para avaliar ou aprimorar processos são: 1) Definir as saídas e, em seguida, observar as entradas necessárias para produzi-las. 2) Descrever os objetivos do processo e avaliá-los com frequência, para garantir que os mesmos são apropriados. Isso inclui medidas específicas, como pontuações de qualidade e tempos de resposta. 3) Quando mapeado, o processo deve aparecer como um fluxo lógico, sem voltar aos passos ou departamentos anteriores. 4) Qualquer passo executado precisa ser incluído na documentação. Caso contrário, deve ser eliminado e documentado. 5) As pessoas envolvidas no processo devem ser consultadas sobre o aprimoramento, pois geralmente possuem as informações mais atuais. 49 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO O planejamento de processo na manufatura pode incluir as seguintes atividades: • Seleção de estoque. • Determinação de métodos de usinagem. • Seleção de máquinas-ferramentas. • Seleção de ferramentas de corte. • Determinação da configuração do layout. • Sequenciamento da produção. • Processamento. • Embalagem. • Armazenagem. Para resumir, planejamento de processo é uma ação importante em uma empresa de produção, pois verifica quais processos, materiais e instruções serão usados para produzir um produto. Também descreve uma instalação de fabricação, processos e parâmetros que devem ser usados para alterar materiais de um formulário primário para um estágio final predeterminado. 3.3 ANÁLISE DE PROCESSO A Análise de Processo é uma abordagem metódica para melhorar o entendimento e o redesenho do fluxo de trabalho da organização. Ela atua como uma ferramenta para manter e melhorar os processos de negócios e também ajuda a alcançar os be- nefícios incrementais de transformação, como redução de custos, utilização otimiza- da de recursos, alocação eficaz de recursos humanos e eficiência. 50 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO FIGURA 15 - FIGURA 3 – ANÁLISE DE PROCESSO Fonte: Shutterstock, 2018. Sendo assim, a análise de processo pode ser usada para compreender como o pro- cesso opera e para determinar alvos em potencial para melhorias por meio da remo- ção de resíduos e aumento da eficiência, ou seja, nada mais é do que uma revisão de todo o fluxo do de materiais, informações, equipamentos e pessoas de uma organiza- ção para chegar a um entendimento completo da cadeia de suprimentos. Além disso, também é útil estabelecer metas para o propósito de melhoria de pro- cessos, o que é possível eliminando atividades desnecessárias, reduzindo o desper- dício e aumentando a eficiência. Assim, acaba por contribuir para o desempenho global das atividades empresariais. Objetivos da análise de processo 1. Identificar os fatores que dificultam a compreensão do processo. 2. Determinar a integridade do processo. 3. Remover gargalos. 4. Encontrar redundâncias. 5. Determinar a alocação de recursos. 6. Configurar o tempo do processo. 51 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Entendimento, qualidade e eficiência são os três critérios básicos, por meio dos quais se pode analisar o processo e determinar as áreas que requerem mudança. Etapas envolvidas na análise de processo Etapa 1 - Entrevistar os principais participantes do processo. Discutir com os participantes sobre o que eles fazem, por que e como fazem. Identifi- que as informações e entradas requeridas pelos trabalhadores para executar a tarefa atribuída a eles. Pesquisa sobre a fonte de entrada e saída de cada tarefa. Etapa 2 - Realizar a discussãoem grupo. Entrevistas em grupo e sessão de brainstorming são atividades que devem ser reali- zadas com o objetivo de gerar ideias, validando e refinando as informações coletadas, na primeira etapa. Saiba Mais Segundo o Dicionário Priberam da Língua Portuguesa, brainstor- ming é uma técnica para desenvolvimento de novas ideias ou resolução de problemas, baseada numa discussão em que várias pessoas fazem muitas sugestões, para que sejam escolhidas as melhores, ou uma fusão delas. Para mais informações sobre essa técnica, leia a matéria Como fazer uma sessão de brainstorming funcionar?, de Claudia Gasparini, no site da Revista Exame. Etapa 3 - Identificar os gargalos e redundâncias. Descobrir os gargalos em cada tarefa que causa atrasos e várias medidas para re- movê-los. Além disso, identifique as atividades desnecessárias, cuja eliminação pode facilitar o processo. Etapa 4 - Criar esboço. Faça um esboço desde o início de todo o processo, analisando os requisitos do pro- cesso de negócios que surgiram após entrevistas e discussões. 52 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO Etapa 5 – Compare. Ao final, compare o último fluxo do processo com o anterior e marque as áreas que requerem mudanças, conforme a pesquisa realizada. A análise do processo envolve examinar todos os componentes de um processo - entradas, saídas, mecanismos e controles - inspecionando cada componente indi- vidualmente e interagindo para produzir resultados. Esses componentes geralmen- te podem ser categorizados em pessoas, processos, aplicativos, dados e tecnologia necessários para suportar uma meta ou objetivo de negócios. As análises cobrem e revelam a qualidade, o tempo e os custos em todos os pontos de um processo de negócios, do início até a conclusão. 3.3.1 TÉCNICA DE ANÁLISE DE PROCESSO A palavra análise significa dividir em partes menores. Uma análise de processo faz exatamente isso: divide um processo em etapas menores. Documento de instruções é outro nome para análise de processo. Quando escrevemos uma receita ou as coor- denadas de um endereço, por exemplo, utilizamos esse método. Existem dois tipos de análise de processo: • Informativa: quando se fornecem dados para que a análise seja realizada. • Diretiva: quando os comandos são fornecidos e direcionam para análise. Para qualquer um dos tipos, o fluxograma é uma ferramenta simples e eficaz para o entendimento do processo ou de parte dele. 3.3.2 FLUXOGRAMA DE PROCESSO Também chamado de mapa do processo, o fluxograma (FIG. 16) é uma figura ou de- senho das etapas separadas de um processo em ordem sequencial. Os elementos que podem ser incluídos no fluxograma são: sequência de ações, materiais ou serviços que entram ou saem do processo (entradas e saídas), decisões que devem ser tomadas, pessoas envolvidas, tempo envolvido em cada etapa e/ou medições do processo. 53 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO FIGURA 16 - EXEMPLO DE FLUXOGRAMA SENDO VISTO EM APARELhO MóVEL Fonte: Shutterstock, 2018. O fluxograma visualizado na FIG. 4 pode ser de um processo de fabricação, processo administrativo ou de serviço, um plano de projeto. Esta é uma ferramenta genérica que pode ser adaptada para uma ampla variedade de propósitos. Quando utilizar um fluxograma: • Para desenvolver a compreensão de como um processo é feito. • Para estudar um processo de melhoria contínua na empresa. • Para comunicar aos outros como um processo é feito. • Quando uma melhor comunicação é necessária entre pessoas envolvidas no processo. • Para documentar um processo. • Para planejar um projeto. Procedimentos básicos do fluxograma: • Defina o processo a ser diagramado e escreva o título no topo do fluxograma. • Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando acaba? 54 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO • Discuta e decida sobre o nível de detalhe a ser incluído no diagrama. • Faça um brainstorming. Escreva suas contribuições em um cartão, bloco ou nota adesiva (post-it). A sequência do processo não é importante neste mo- mento, embora pensar em sequência possa ajudar as pessoas a lembrar de todas as etapas. • Organize as atividades na sequência correta. • Quando todas as atividades estiverem incluídas, e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo. • Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo (trabalhado- res, supervisores, fornecedores, clientes) para ver se eles concordam que o pro- cesso foi desenhado com precisão. Considerações sobre fluxograma: • Inicialmente, não se preocupe muito em desenhar o fluxograma da maneira correta (lembre-se da tempestade de ideias). O caminho certo é o caminho que ajuda os envolvidos a entender o processo. • Identifique e envolva na criação do fluxograma todas as pessoas relacionadas àquele processo, inclusive fornecedores, clientes e supervisores. Envolva-os nas sessões reais de fluxograma entrevistando-os e/ou mostrando-lhes o fluxogra- ma de desenvolvimento entre as sessões de trabalho. Obtenha o feedback. • Não atribua a um especialista técnico a responsabilidade de desenhar o fluxo- grama. As pessoas que realmente realizam o processo devem fazê-lo. • Existem softwares para desenhar fluxogramas que são úteis para desenhar o diagrama final, mas o método dado aqui funciona melhor para os estágios iniciais da criação do fluxograma, que deverá ser aperfeiçoado. 55 FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS SUMÁRIO Veja no QUA. 1 os símbolos comumente (frequentemente) utilizados na construção de um fluxograma. QUADRO 3 - SíMbOLOS COMUMENTE USADOS EM FLUXOGRAMAS Um passo no processo; o passo é escrito dentro da caixa. Normalmente, apenas uma seta sai da caixa. Direção de fluxo de uma etapa ou decisão para outra. Decisão baseada em uma pergunta. A questão está escrita no losango. Mais de uma flecha sai do losango, cada uma mostrando a direção que o processo leva para uma dada resposta à pergunta. (Muitas vezes as respostas são “sim” e “não”). Está relacionado às tarefas de atraso ou de espera. Link para outra página ou outro fluxograma. O mesmo símbolo na outra página indica que o fluxo continua lá. Refere-se a tarefas de entrada ou saída. Refere-se a um tipo de documento Símbolos alternativos para pontos iniciais e finais Fonte: Elaborado pelo autor. 56 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS FACULDADE CAPIXABA DA SERRA/EAD Credenciada pela portaria MEC nº 767, de 22/06/2017, Publicada no D.O.U em 23/06/2017SUMÁRIO O mapeamento do processo de negócios detalha as etapas que uma empresa realiza para concluir um processo, como contratar um funcionário ou solicitar e enviar um produto. Eles mostram “quem”, “o que”, “quando”, “onde” e “como” relativos a essas etapas – e ajudam a analisar o “por quê”. Esses mapas também são chamados de Diagramas de Processos de Negócios e Fluxos de Negócios. Como outros tipos de diagramas, eles usam símbolos definidos, como círculos, retângulos, losangos e setas para representar as atividades de negócios. Curiosidade Os estudos sobre mapeamento de negócios iniciaram na dé- cada de 20, quando o engenheiro industrial e especialista em eficiência Frank Bunker Gilbreth introduziu o “fluxograma de fluxo” para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). Anos mais tarde, o engenheiro industrial Allan H. Morgensen usou as fer- ramentas de Gilbreth para ensinar a empresários, em suas
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