Fundamentos de Arquivologia

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Arquivista: profissional de arquivo, de nível superior.
Funções do arquivista:
Planejamento
Implantação
Organização
Direção
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Observações:
Arquivista graduado: profissional de nível superior, com formação em Arquivologia.
Arquivista graduado fora do Brasil, com reconhecimento da formação pelo MEC.
Arquivista provisionado: são os que, embora não possuírem a formação em curso superior, tenham pelo menos, 5 anos ininterruptos ou 10 anos intercalados nos campos profissionais da arquivologia ou da técnica de arquivo.
Técnico de arquivo.
Lei nº 6.546 de 4 julho de 1978.
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Fundamentos de Arquivologia
O que é Arquivologia?
Ciência que estuda a natureza dos arquivos e suas teorias, métodos, técnicas e princípios a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
O que é arquivo?
conjunto de documentos, que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas;
entidade administrativa responsável pela guarda e acesso aos documentos;
depósito onde são guardados os arquivos;
móvel destinado à guarda de documentos.
Origem da palavra: 
Origem grega: arché → archeion → arquivo.
Origem latina: archivum → arquivo.
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Finalidade principal: servir à administração e após pode servir à história.
Função básica: disponibilizar as informações do acervo..
Objetivos: armazenar adequadamente os documentos e disponibilizar com precisão as informações contidas neles.
Armazenar e acondicionar:
Armazenar: guarda. É onde foram guardados.
Acondicionar: embalagem. Como foram guardados.
Suporte: material onde são registradas as informações.
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Características básicas dos arquivos:
Exclusividade: criação e recepção por uma pessoa física ou jurídica.
Imparcialidade: o documento reflete a ação que o gerou.
Autenticidade: documento gerado e conservado dentro de procedimentos regulares como prova da ação que o gerou.
Originalidade: documentos devem servir de prova de atos e ações com origem nas atividades da instituição.
Naturalidade: acumulação natural, de forma contínua e progressiva.
Organicidade: ligação natural que existe nos documentos de arquivo dentro do mesmo conjunto. Um documento destacado do todo não tem o mesmo valor quando situado em seu conjunto.
Unicidade: cada documento tem lugar único na estrutura do conjunto a que pertence.
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O que é documento?
É o registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.
Características dos documento de arquivo:
produção;
recepção;
acumulação (ordenada);
valor probatório;
mantidos em conjunto (organicidade);
produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais.
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Atividade-fim: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
Atividade-meio: atividade que dá apoio a execução da atividade-fim da instituição.
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Classificação dos Arquivos
Podem ser classificados de acordo com:
entidades mantenedoras
estágio de sua evolução
extensão de sua atuação
natureza dos documentos
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Entidades mantenedoras:
Pública
Federal: Central ou Regional;
Estadual;
Municipal.
Privada
Institucionais: igreja, ong, associações, sociedades
Comerciais: firmas, companhias, corporações.
Familiais ou pessoais
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Estágios da evolução:
Arquivos de primeira idade ou corrente
Arquivos de segunda idade ou intermediário
Arquivos de terceira idade ou permanente
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Extensão de sua atuação:
Arquivos setoriais: junto aos órgãos produtores.
Arquivos gerais ou centrais: recebem documentos dos diversos setores da instituição.
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Natureza dos documentos:
Arquivo especial: documentos com formas físicas diversas necessitando tratamento especial para o armazenamento, conservação... EX: fotos, filmes, cds, slides, discos, fitas, microformas.
Arquivo especializado: documentos referente a uma área especifica. Ex: arquivos de engenharia, arquivos médicos, arquivos de imprensa, arquivos contábeis.
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Classificação dos Documentos
Os documentos podem ser classificados segundo:
o gênero;
a espécie;
a natureza do assunto.
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Gênero: ligado ao suporte:
Textuais: manuscritos, impressos, 
Cartográficos: mapas, plantas, perfis
Iconográficos: imagens estática: foto, desenho
Filmográficos: imagens em movimento: filme
Sonoros: discos, fitas
Micrográficos: rolo, microficha, 
Informático: disquete, hd, cd, dvd
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Espécie: ligado ao aspecto formal:
Normativos: cumprimento obrigatório – leis, decretos, portarias, estatutos, resoluções
Enunciativos: opinativos – parecer, voto, relatório, despacho.
de assentamento: registro oficial – ata, termo, apostila, auto de infração.
Comprobatórios: derivam dos de assentamento – certidão, atestado, traslados.
de ajuste: são pactuais representando um acordo – tratado, termo, ajuste, convênio.
de correspondência: derivam de atos normativos: alvará, intimação, carta, memorando, aviso, circular.
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Natureza do assunto: 
ostensivos ou ordinários
Sigilosos
Grau de sigilo:
ultra-secreto: máximo de 30 anos;
secreto: máximo de 20 anos;
confidencial: máximo de 10 anos;
reservado: máximo de 5 anos.
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Art. 7º Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
          I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
          II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
          III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
          IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
          Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
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Classificação documentos diplomáticos:
Autores: normativos, enunciativos, assentamento, comprobatórios, ajuste, correspondência.
Categoria: 
Dispositivos: normativos, ajuste e correspondência
testemunhais: assentamento, comprobatórios
Informativos: enunciativos
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Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas.
Formato: configuração física de um suporte
Tipo documental: configuração que assume uma espécie documental de acordo com a ação geradora.
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Organização e administração de arquivos
Levantamento de dados:
Conhecimento da entidade
Estudo do organograma para conhecer a estrutura
Estudo de estatutos, regimentos, normas para definir as funções e objetivos
Estudo qualitativo e quantitativo dos documentos (tipos, gênero e espécie, estado de conservação)
Método de arquivamento usado
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Análise de dados coletados
	Conhecer a realidade da instituição permite diagnosticar os pontos que necessitam de alteração, os que podem ser melhorados e os que devem ser excluídos.
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Planejamento
. Especificar as necessidades da empresa levando em conta o ciclo de vida dos documentos: corrente, intermediário e permanente.
. Posição do arquivo na estrutura: quanto mais próximo da gerência geral melhor.
. Centralizado ou descentralizado.
. Método de arquivamento
. Recursos materiais, humanos e financeiros.
. Coordenação.
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Implantação e acompanhamento
Treinamento de todo pessoal envolvido;
Implantação do projeto
Acompanhamento constante para corrigir falhas eventuais
Elaboração do Manual do Arquivo
Objetivos e Finalidades
Organograma
Noções básicas de arquivamento
Rotinas e Formulários
Plano de classificação de documentos
Tabela de temporalidade de documentos
Quadro de arranjo
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Gestão documental
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação.
Fases de um programa de gestão de documentos:
Produção
utilização e conservação
destinação 
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produção: criação e gestão de formulários, uso de sistemas de gestão da informação e tecnologias;
utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivo e recuperação de dados, utilização de sistemas de preservação e conservação dos acervos;
destinação: identificação e descrição das séries documentais, programas de avaliação e seleção de documentos, 
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Com o processo de gestão de documentos, espera-se atingir os seguintes objetivos: 
controle qualitativo e quantitativo de produção documental;
evitar a acumulação desordenada de e irracional de documentos;
simplificação das atividades;
preservação e eliminação criteriosa de documentos;
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Teoria das três idades
Arquivo Corrente: uso frequente, imediato, tramita
Arquivo Intermediário: uso eventual, transitório
Arquivo Permanente: documento perdeu seu uso primário, mas é guardado por definições da Tabela de Temporalidade.
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Valores dos documentos
Primário > imediato > administrativo
(correspondência com os arquivos corrente e intermediário)
Secundário > permanente > mediato > de arquivo
(correspondência com os arquivos permanente)
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Localização física
Corrente: junto ao órgão produtor, a fim de facilitador o acesso.
Intermediário: podem estar em locais afastados de quem o produziu. 
Permanente: em locais com a facilidade de uso pelos pesquisadores.
Acesso aos documentos:
Corrente: restrito ao órgão produtor
Intermediário: acesso publico somente quando autorizado pelo órgão produtor
Permanente: acesso liberado ao público
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Atividades dos arquivos correntes:
protocolo
expedição
arquivamento
empréstimo e consulta
destinação
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Protocolo: setor encarregado do recebimento, classificação, registro, e movimentação de documentos. Pode ser também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento.
Rotinas de protocolo
recebimento dos documentos;
classificação de acordo com o plano;
registro dos documentos;
encaminhamento dos documentos aos seus destinos;
registro dos empréstimos ou expedição de documentos;
expedição dos documentos.
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Métodos de arquivamento
Básicos
Alfabético
Geográfico
Numérico: simples, 
 cronológico 
 digito-terminal	
Ideográfico: alfabético (dicionário e enciclopédico)
 numérico (duplex, decimal, unitermo)
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Padronizados:
Variadex: variação do alfabético com o uso de cores.
Automático: sem uso em arquivos brasileiros
Soundex: sem uso em arquivos brasileiros
Mnemônico: uso obsoleto
Rôneo: uso obsoleto
Todos combinam letras, números e cores.
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Sistemas de arquivamento
Direto: busca é feita no local onde documento é guardado.
Indireto: para acessar documento é necessário consultar um índice ou lista remissiva.
Semi-direto: método alfanumérico, que combina letras e números.
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Regras de Alfabetação
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
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As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes.
Os artigos e preposições, tais como a, o, d’, da , do, e, um, uma, não são considerados.
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
Os graus de parentescos só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. 
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Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. 
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúsculas. 
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. 
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Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam. 
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocadas entre parênteses após o nome. 
Nos Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
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Regra de ordenação:
Para ordenação dos itens pode ser adotado o critério de letra por letra, ou o de palavra por palavra. Letra por letra: Os espaços em branco não são considerados. 
Observação: a escolha de um dos critérios implica a exclusão do outro.
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Atividades dos arquivos permanentes:
arranjo – reunião e ordenação adequada dos documentos.
Descrição e publicação: 
Conservação;
Referência – política de acesso e uso dos documentos.
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Arranjo
É a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos documentos de um arquivo. É inerente aos arquivos permanentes.
Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
Fundo aberto: recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade.
Fundo fechado: não pode receber acréscimo de documentos, pois a entidade não se encontra mais em atividade.
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Descrição de documentos
Instrumentos de pesquisa 
Guia: informações gerais sobre fundos e coleções existente em um ou mais arquivos. Dá uma visão de conjunto, e é o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa.
Inventário: descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele.
Catálogo: descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma analítica ou resumida – pode ser temático, geografico, cronológico e onosmático( nome de pessoas ou lugares)
Repertório: descreve detalhadamente documentos previamente selecionados, por critério temático.
Índice: lista sistemática e minuciosa dos elementos de um documento, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto;
Tabela de equivalência: estabelece uma correspondência entre notações diferentes.
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Preservação: conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente na integridade dos materiais.
Conservação: conjunto de ações que visem desacelerar o processo de degradação dos documentos, através de controle ambiental e biológico.
Restauração: conjunto de procedimentos específicos para a recuperação e reforço de documentos deteriorados ou danificados.
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Fatores de deterioração em documentos:
fatores ambientais
temperatura e umidade relativa
radiação de luz – a ultravioleta é a mais nociva.
qualidade do ar
agentes biológicos:
fungos
roedores
insetos: baratas, brocas, cupim, 
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a luz do dia enfraquece o papel;
a luz artificial deve ser usada com
cuidado;
o ar seco e a umidade, enfraquecem o papel e provoca mofo;
a temperatura deve ser em torno de 20ºC; > 3°C <
a umidade deve ser em torno de de 50, 45 a 55%; >10%<
a manipulação de documentos deve ser com mãos limpas e livres de sujeiras e gordura, e se possível com uso de luvas de algodão;
não devemos escrever nos documentos;
não colocar grampos ou clipes metálicos;
a luz ultravioleta provoca danos cumulativos irreversíveis;
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Principais operações de conservação: 
Desinfestação: o método mais eficiente é a fumigação. Processo consiste em colocar em uma câmara, onde se faz vácuo, aplica-se o produto químico: timol, ddt, fluoreto de sódio, paradicloro-benzeno, ou kilopetera; e deixa os documentos pelo prazo de 48 a 72 horas. 
Higienização: limpa-se os documentos com auxilio de pano macio, escova e aspirador de pó. Existe também a mesa de higienização.
Alisamento: coloca-se os documentos em bandejas de aço, expondo-os a ação de do ar com forte percentual de umidade (90 a 95%), durante uma hora.Após são passados por ferro, folha por folha em máquinas elétricas.
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Restauração ou reparo: exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregadas. 
O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões do meio ambiente.
Métodos de restauração: banho de gelatina, tecido, silking, laminação, encapsulação.
Banho de gelatina: mergulhar os documentos em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade. Entretanto os documentos tratados por esse processo tornam-se mais suscetíveis ao ataque de insetos e dos fungos, além de exigir muita habilidade de executor.
Tecido: reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicados com pasta de amido, o que também propicia o ataque de insetos e fungos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking: uso de tecido (crepeline ou musseline de seda) com grande durabilidade. o que também propicia o ataque de insetos e fungos.
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Laminação: processo envolve o documentos nas duas faces com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose – coloca-o numa prensa hidráulica a alta temperatura ( 145 a 155). O acetato por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda e dispensa adesivo. O volume do documento é o mesmo, ou até reduzido, mas o peso duplica. Este é ainda o que mais se aproxima do método ideal.
Laminação manual: é feita na falta de equipamento adequado, consiste em substituir a pressão e o calor por acetona, que ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em uma camada semiplástica.
Encapsulação: usa películas de poliéster e fita adesiva dupla face. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas. É um dos mais modernos processos de restauração de documentos. É também o mais fácil de ser aplicado.
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Fora esse métodos, para pequenos reparos, temos também o uso de papel japonês e a cola CMC em pó (carbox metil celulose), que se prepara com água morna. O mais usado é 20 gramas com meio litro de água morna, batido até atingir a consistência de uma gelatina transparente. Aplica-se no verso da folha com o uso de pincel e adere o papel de seda japonês que por ser transparente não omite o texto.
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Microfilmagem
Vantagens: redução da massa documental, garantir sua durabilidade, preservação das informações, economia de espaço.
Desvantagens: alto custo, comparação entre imagens em um mesmo microfilme.
Etapas: preparo, microfilmagem, processamento, conferência, duplicação.
Observação: a microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação.