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GERENCIAMENTO DOS RISCOS 1 Sumário TITULO- GERENCIAMENTO DOS RISCOS ........................................... 0 FACUMINAS ............................................. Erro! Indicador não definido. 1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... 1 1.1- METODOLOGIA ................................................................................... 3 2. O QUE É GERENCIAMENTO DOS RISCOS? .......................................... 5 3. QUAL É O OBJETIVO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS? ............... 7 4. O QUE É UM RISCO? ............................................................................... 9 5. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS ............................ 12 6. FERRAMENTAS DE GERÊNCIA DE RISCOS ........................................ 21 7. COMO FAZER GERENCIAMENTO DE RISCOS DE UM PROJETO, UTILIZANDO UMA MATRIZ? ....................................................................... 24 8. LIDERANÇA DO RISCO DINÂMICO ....................................................... 26 9. PRÁTICA PADRÃO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS SEGUNDO O PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI) ............................................. 31 10. CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................ 33 11. REFERÊNCIAS ................................................................................... 35 file:///C:/Users/Patrick/Downloads/Apostila%20CREDITO%20TRIBUTÁRIO.docx%23_Toc56009988 2 1. INTRODUÇÃO O gerenciamento de riscos em projetos é uma das áreas de conhecimento do PMBOK, fundamental para ter sucesso os objetivos do projeto. Além de estabelecer práticas que melhoram o planejamento, identificação e eliminação dos riscos também ajudam a melhorar índices da gerência de projetos ser bem-sucedida em suas ações. Muitos profissionais não gostam sequer de falar de riscos em projetos, mas a parte de gerenciamento de riscos, mas é justamente gerindo esse aspecto que vamos eliminar qualquer ocorrência de problemas em um projeto, e caso ocorram estaremos preparados para agir. Mas o que são riscos? São eventos incertos que podem ou não ocorrer. Mas que se vierem a acontecer podem impactar o projeto de forma negativa ou até mesmo positiva em um ou mais objetivos, como prazo, custo, escopo e qualidade. Na realização de projetos importantes, é necessário planejar com antecedência a resolução de eventuais problemas que possam surgir em seu andamento.Por isso, no gerenciamento de projetos, uma área de extrema importância é a de gerenciamento de riscos. O PMBOK (PMI, 2013) afirma que: “É um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto tais como escopo, cronograma, custo e qualidade. Um risco pode ter uma ou mais causas e, se ocorrer, pode ter um ou mais impactos. Uma causa pode ser um requisito, premissa, restrição ou condição potencial que crie a possibilidade de resultados negativos ou Positivos. Por exemplo, as causas podem incluir o requisito de uma autorização ambiental para o trabalho, ou limitações de pessoal designado para planejar o projeto. O risco é que a agência responsável pela autorização possa demorar mais do que o planejado para conceder a autorização ou, no caso de uma oportunidade, pessoal adicional de desenvolvimento possa ficar disponível para participar do planejamento e seja designado para o projeto. Se um desses 3 eventos incertos ocorrer, pode haver um impacto no escopo, custo, cronograma, qualidade ou desempenho do projeto. As condições de risco podem incluir aspectos do ambiente da organização ou do projeto que contribuem para os riscos do projeto, tais como práticas imaturas de gerenciamento de projetos, falta de sistemas integrados de gerenciamento, vários projetos simultâneos ou dependência de participantes externos fora do controle direto do projeto.” (PMBOK, 2013) Todos os projetos existem riscos, pois para entregar produtos ou serviços trata-se de entregar o planejado em um tempo definido e um custo planejado. Vivemos em um mundo com mudanças constantes e que não podemos evitá- las. Mas podemos, previamente, nos planejar caso elas aconteçam e tragam riscos para os projetos e com isso minimizar seu impacto ou até mesmo evitar danos ao projeto. “O risco no projeto tem três componentes básicos, o EVENTO que são as incertezas, a PROBABILIDADE, e os IMPACTOS decorrentes do evento para caso o mesmo ocorra e que deverá conter suas respostas para tomada de ação. Gerenciar riscos de uma forma eficiente irá possibilitar ao gerente de projeto uma maior segurança na gestão do projeto, diminuindo fatos inesperados que cause impactos prejudiciais ou em prazo, custo ou mesmo na qualidade do projeto. ” (SILVA, 2014) 1.1- METODOLOGIA Para a construção deste material, foi utilizada a metodologia utilizada de pesquisa bibliográfica e descritiva, com o intuito de proporcionar um levantamento de maior conteúdo teórico a respeito dos assuntos abordados. 4 Segundo Gil, a pesquisa bibliográfica consiste em um levantamento de informações e conhecimentos acerca de um tema a partir de diferentes materiais bibliográficos já publicados, colocando em diálogo diferentes autores e dados. Entende-se por pesquisa bibliográfica, a revisão da literatura sobre as principais teorias que norteiam o trabalho científico. Essa revisão é o que chamamos de levantamento bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode ser realizada em livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras fontes. Outro método utilizado foi à metodologia de ensino Waldorf, esta metodologia é uma abordagem desenvolvida pelo filósofo Rudolf Steiner. Ele acreditava que a educação deve permitir o desenvolvimento harmônico do aluno, estimulando nele a clareza do raciocínio, equilíbrio emocional e a proatividade. O ensino deve contemplar aspectos físicos, emocionais e intelectuais do estudante. A pesquisa é descritiva, de campo e histórica, apoiada em técnicas de análise documental sobre a legislação e os planos de ensino obtidos, bibliográfica (MALHOTRA, 2006; COOPER; SCHINDLER, 2003; VERGARA, 2003; LUNA, 2002), e de análise de conteúdo (BARDIN, 2004). O planejamento e a revisão da literatura ocorreram durante o segundo semestre de 2007; a coleta dos dados, a análise e a apresentação dos resultados ocorreu durante 2008. Ainda para a construção deste, foi utilizado a etnometodologia, pela fenomenologia e pelo legado de Wittgenstein, além de alguns elementos marxistas e outros pensamentos mais contemporâneos, como os desenvolvidos por Pierre Bourdieu e Anthony Giddens. Segundo Nicolini, Gherardi e Yanow (2003) a noção de prática, na sua essência filosófica, está baseada em quatro grandes áreas do saber - na tradição marxista, na fenomenologia, no interacionismo simbólico e no legado de Wittgenstein, das quais podem ser citados fenômenos como: conhecimento, significado, atividade humana, poder, linguagem, organizações, transformações históricas e tecnológicas, que assumem lugar e são componentes do campo das práticas para aqueles que delas compartilham. https://pt.wikipedia.org/wiki/Rudolf_Steiner 5 Com tudo, o intuito deste modelo é possibilitar os estudos e contribuir para a aprendizagem de forma eficaz, clara e objetiva. 2. O QUE É GERENCIAMENTO DOS RISCOS? Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução do planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, implementação das respostas e monitoramento dos riscos em um projeto. 6 As organizações entendem o risco como o efeito da incerteza nos projetos e objetivos organizacionais. As organizações e as partes interessadas estão dispostas a aceitar vários graus de riscos, dependendo da sua atitude em relação aos riscos. A atitude das organizações e das partes interessadas em relação aos riscos pode ser influenciada por um número de fatores, que são classificados de forma ampla em três tópicos: • Apetite de risco, que é o grau de incerteza que uma entidade está disposta a aceitar, na expectativa de uma recompensa; • Tolerância a riscos, que é o grau, a quantidade ou o volume de risco que uma organização ou um indivíduo está disposto a tolerar; • Limite de riscos, que se refere às medidas ao longo do nível de incerteza ou nível de impacto no qual uma parte interessada pode ter um interesse específico. A organização aceitará o risco abaixo daquele limite. A organização não tolerará o risco acima daquele limite. (PMBOK, 2013) O Gerenciamento de Riscos (Risk Management) é um conjunto de técnicas de abordagem, que tem o intuito de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos e materiais de uma organização, no sentido de reduzir perdas e minimizar os seus efeitos, buscando um processo contínuo de busca de defeitos, ou de quase-defeitos, com vistas à sua prevenção, esses defeitos são chamados de riscos. As técnicas de gerenciamento de Riscos, quando bem empregadas transformam-se em um elemento de antecipação ou de previsão de um cenário de perdas futuras. O processo de avaliação de riscos, ou o conjunto de métodos empregados no gerenciamento de Riscos possibilita o surgimento de meios de identificação e análise prematura que atenuam as perdas ameaçadoras dos patrimônios das empresas, reduzindo suas severidades ou gravidades, através da eliminação dos riscos ou do controle dos eventos e de suas consequências. Pela amplitude de sua área de atuação a Gerência de Riscos não é uma técnica exata, mas sim de aproximação. Partindo deste princípio, pode afirmar que toda incerteza gera um risco e oportunidades, com potencial para destruir ou agregar 7 valor, segundo a definição do que é gerenciamento de riscos ISO 31.000, uma gestão de risco eficaz deve atender os seguintes princípios: • Proteger e criar valor para as organizações. • Ser parte integrante de todos os processos organizacionais. • Ser considerada no processo de tomada de decisão. • Abordar explicitamente à incerteza. • Ser sistemática, estruturada e oportuna. • Basear-se nas melhores informações disponíveis. • Estar alinhada com os contextos internos e externos da organizaçãoe com o perfil do risco. • Considerar os fatores humanos e culturais. • Ser transparente e inclusiva. • Ser dinâmica, interativa e capaz de reagir às mudanças. • Permitir a melhoria continua de processos da organização. 3. QUAL É O OBJETIVO DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS? O principal objetivo do gerenciamento dos riscos é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a exposição aos eventos negativos. A habilidade de prever com antecedência esses riscos é uma habilidade fundamental para um gerente de projetos, portanto, incluir o gerenciamento de riscos no plano de gerenciamento de projetos é uma medida que pode evitar perdas de recursos, desde tempo a pessoas. Para tanto, vale perguntar: • Qual é a importância do projeto para a organização ou o cliente? • Qual o impacto o risco terá no projeto? • Os riscos de projetos podem afetar relacionamentos dentro da organização ou com os clientes? 8 • Os clientes demais partes interessadas estão cientes do risco? O bom gerenciamento de riscos em projetos implica diminuir esses impactos que esses riscos terão de forma global. O objetivo de um plano de gerenciamento de riscos é prover uma sistemática voltada para o estabelecimento de requisitos, contendo orientações gerais de gestão. A ideia desse processo de planejar é gerar um Plano de Gerenciamento de Riscos que é um documento auxiliar do gerenciamento de projetos. No plano estão contidas as diretrizes de como o gerente de projetos vai gerenciar os riscos, vai definir e identificar, como vai fazer análises qualitativa e quantitativa dos riscos do projeto e como vai gerenciar o orçamento do projeto. Para entender melhor, vamos a um plano de gerenciamento de risco, exemplo, na área de segurança do trabalho, que vai identificar e prevenir acidentes que possam acontecer com os trabalhadores e terceiros no ambiente onde estão inseridos. Por exemplo, em uma madeireira, há riscos de uma derrubada de árvore atingir algum operário. Por isso, é preciso adotar medidas para prevenir essa possibilidade. Então, quanto a gerenciamento de riscos, é correto afirmar que a ideia é sempre de prevenção, seja em que setor for, seja gerenciamento de risco em saúde, setor de TI ou até mesmo o exemplo citado de segurança no trabalho. Mas as pessoas podem pensar, quais os tipos de riscos que um trabalhador de TI corre? Neste caso, o risco pode ser um vírus apagar todos os dados de um projeto que está elaborando há meses. Antes de ocorrer, uma medida preventiva poderia ser realizar um backup diário. Os riscos, nem sempre estão associados com acidentes, mas com fatores que poderão alterar todo o andamento do projeto. 9 4. O QUE É UM RISCO? Um risco em um projeto é um acontecimento que tem algum nível de probabilidade de acontecer e que pode impactar o andamento do projeto. Apesar de o nome sugerir eles são coisas ruins, isso não é necessariamente verdade. Na realidade, um risco pode impactar negativamente (ameaça) ou positivamente (oportunidade) o seu projeto. Além disso, eles podem ser conhecidos ou desconhecidos. Os riscos conhecidos são aqueles que já haviam sido identificados previamente no planejamento do projeto. Já os desconhecidos são aqueles que não foram identificados previamente e não eram esperados pelos responsáveis pelo andamento do projeto. Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de 10 riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor. Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize. Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele. O que são Riscos em Projetos? Um risco é um evento ou uma condição incerta que, caso aconteça, tem um efeito (negativo ou positivo) em pelo menos um objetivo do projeto. A palavra risco vem do latim risicu, que significa ousar. Na gestão de projetos, os riscos podem ser classificados de acordo com o nível de conhecimento (conhecido ou desconhecido), o efeito provocado (negativo ou positivo) e a abrangência (individual ou geral). Descubra o que cada uma dessas nomenclaturas significa: Riscos conhecidos vs. riscos desconhecidos Os riscos conhecidos, como o próprio nome sugere, são os riscos que o gerente de projetos sabe que existem. A partir dessa consciência, esse profissional consegue planejar ações com antecedência para lidar com esse tipo de riscos. Já os riscos desconhecidos são aqueles que o gerente de projetos não faz a menor ideia de que podem acontecer. Mesmo que esse profissional tente pensar em possibilidades, gastará muito tempo e ainda assim não conseguirá identificar possíveis situações de riscos. Ainda que consiga, pode ser que tenha gasto tempo pensando em ações que não acontecerão. Riscos negativos vs. riscos positivos Os riscos com efeito negativo são as ameaças ao projeto, já os riscos com efeito positivo são as oportunidades do projeto. Quando não gerenciadas, 11 as ameaças podem acarretar em atrasos, estouro de orçamento e perda de reputação e, portanto, o gerente de projetos deve programar ações para reduzir esses impactos. As oportunidades, por sua vez, trazem redução de tempo e de custo, melhor desempenho e ganho de reputação e, portanto, devem ser potencializadas. Riscos individuais vs. riscos gerais Um risco individual do projeto é uma condição incerta que pode acarretar em efeitos positivos ou negativos em uma parte específica do projeto. Já um risco geral do projeto é o efeito da incerteza do projeto no seu todo, decorrente de todas as fontes de incerteza. Confira alguns exemplos de riscos, retirados da 6ª edição do Guia PMBOK®: • Saída de um colaborador-chave da organização; • Produtividade abaixo do planejado; • Número de erros encontrados durante testes maior ou menor do que o esperado; • Condições meteorológicas atípicas. 12 5. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS Planejar o gerenciamento dos riscos O planejamento do gerenciamento de riscos, como o próprio título diz, consiste em planejar como o gerenciamento será executado, monitorado e controlado. Isso inclui a definição de uma metodologia e a delegação de funções 13 e responsabilidades para os envolvidos, que ficarão encarregados de tarefas relacionadas a esse gerenciamento. Além disso, o planejamento deve conter informações relacionadas ao orçamento, previsão de tempo que será gasto, etc. Identificar os riscos Para identificar o risco, é possível realizar uma reunião geral com a equipe, para que todos coloquem à mesa as suas ideias do que pode ser riscos no projeto. Essa medida é importante porque muitos riscos são conhecidos, mas outros exigem um grau maior de aprofundamento de pesquisas. Para tanto, talvez seja necessário pensar em entrevistas e até acessar dados de projetos anteriores para realizar um aprofundamento nessa busca. O fato é que quanto mais a inteligência coletiva trabalha a serviço do bem comum, maior é a expectativa de sucesso nessa etapa do projeto. É possível encontrar riscos de custos, prazos, desempenho, estratégicos, de governança e até mesmo legais. Quanto mais detalhamento sobre os riscos, melhor para os bons resultados. Ao analisar as atividades da empresa, você pode promover brainstorming e entrevistas com a equipe paraidentificar os riscos do projeto, baseado na experiência individual de cada um. Lembre-se de nunca subestimar a 14 capacidade intelectual de ninguém. O conhecimento prático obtido por anos de experiência tem muito valor e faz a diferença. Podemos utilizar a análise da causa-raiz para esmiuçar melhor um possível risco, encontrando a origem desse risco e assim saber o que fazer. Outra ferramenta muito útil é a análise SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat), que funciona da seguinte maneira: Realizar a análise qualitativa dos riscos A etapa de análise de risco em gerência de projetos é tão fundamental quanto a anterior de identificação de riscos, porque é preciso determinar a probabilidade de ocorrência de cada um dos riscos identificados. Outro ponto importante é que é interessante lembrar de adotar registro desses riscos, que poderão servir no futuro como estudo de caso gerenciamento de riscos em projetos. 15 Para realizar a análise de riscos, é possível realizar a Estrutura Analítica de Riscos, que deve ter um modelo de acordo com a natureza do seu projeto e envolver Análise Quantitativa e Análise Qualitativa. Análise Quantitativa É a análise numérica (em custos) para avaliar o efeito dos riscos identificados e priorizados nos objetivos do projeto. É muito indicada para projetos muito complexos e de grande porte. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas. Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo. Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos. Análise Qualitativa É um processo para realizar a priorização riscos e determinar as ações subsequentes. São riscos individuais e, por isso, é preciso atribuir um responsável para cada risco, que vai ter o papel de planejar as respostas aos riscos. A análise qualitativa diz respeito a uma priorização dos riscos identificados, seja devido a sua probabilidade de ocorrência ou ao impacto que podem gerar no projeto. A classificação pode ser feita em uma escala onde a probabilidade pode ir de muito alta a quase nula, e o impacto pode ir de gravíssimo a insignificante. 16 É possível, ainda, cruzar essas informações em uma matriz de probabilidade e impacto, de modo a priorizar os riscos que possuem ao mesmo tempo muita probabilidade de ocorrer, e representam um grande impacto ao projeto. Assim: Utilizando uma matriz de probabilidade e impacto para gerenciar riscos negativos, tende-se a elaborar estratégias específicas para cada tipo de risco da seguinte forma: • Se um risco for trivial, tendo probabilidade rara, e consequências desprezíveis, costuma-se aceita-lo e agir apenas se o problema de fato ocorrer, de modo a evitar perda de tempo com riscos improváveis e que quase não geram impacto ao projeto. • Se um risco for moderado, o ideal é mitigar, agindo para reduzir a probabilidade e o impacto do risco. • Se o risco for intolerável, o ideal é fazer todo o possível para prevenir ou eliminar a probabilidade de sua ocorrência e impacto. 17 Planejar as respostas aos riscos Consiste em desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral aos riscos e tratar os riscos individuais. As respostas devem ser adequadas à relevância do risco, contempladas pelo orçamento e aceitas pelos stakeholders. Planejar as respostas aos riscos é muito importante para minimizar ameaças, maximizar oportunidades e reduzir a exposição geral do projeto aos riscos. É possível classificar o gerenciamento de riscos em projetos de acordo com o nível de gestão. Observe: • Gerência de crises: apagar incêndios e endereçar os riscos somente depois que se tornam problemas. • Conserto de falhas: detectar e reagir aos riscos rapidamente, mas só depois que eles acontecem. • Mitigação de riscos: planejar antecipadamente para reduzir a probabilidade de o risco ocorrer e, consequentemente, o impacto negativo dele. Nesse caso, um exemplo de plano de gerenciamento de riscos em projetos para mitigar, para o mesmo caso citado acima, é adotar procedimentos de segurança que evitem o acúmulo de material e, portanto, diminuir a probabilidade do risco. • Prevenção: implementar e executar um plano como parte da gestão do projeto para identificar e prevenir os riscos antes que eles se tornem problemas. • Eliminação das causas: implementar e executar um plano para identificar e eliminar os riscos antes que ocorram. Exemplo de gerenciamento de riscos em projetos, é quando uma empresa sabe que há um grande material de transbordo em uma determinada área que coloca em risco de desabamento de alguma estrutura. Antes que isso ocorra, a empresa toma medidas para retirar o excesso de material. 18 • Aceitação: reconhecer e assumir os riscos, sem tomar nenhuma ação sobre eles. Pela falta de opções viáveis, nenhuma medida é tomada, a não ser no caso da ocorrência real do risco. Na aceitação ativa, será estabelecida uma reserva para contingência. Na aceitação passiva não são planejadas ações, simplesmente a equipe terá que lidar com as consequências à medida que aconteçam. Embora possa parecer prejudicial ao projeto, os riscos normalmente são aceitos quando: • Eles representam uma oportunidade; • Não são relevantes no contexto do projeto; • A resolução dos riscos é muito cara; • Não é possível solucionar o risco. Lembre-se: nem todos os riscos podem ser gerenciados, afinal, o gerente de projetos possui limitação de materiais, tempo e dinheiro. 19 Mas nem todos os riscos são maléficos para o planejamento. Existem também os riscos positivos, ou de oportunidade. Esses riscos representam um possível benefício para o projeto, que pode ser aproveitado e incrementado ao projeto. Também temos quatro ações possíveis, que variam de acordo com o grau de aproveitamento do risco. Implementar respostas aos riscos Implementar respostas aos riscos é um dos novos processos da Sexta Edição do Guia PMBOK®. As atividades de implementar respostas aos riscos sempre existiram, porém, eram executadas nas edições anteriores dentro do processo Orientar e gerenciar o trabalho do projeto. O processo tem como objetivo implementar as respostas planejadas em Planejar as respostas aos riscos. A implementação das respostas aos riscos nada mais é do que colocar em prática o que foi planejado para contornar os problemas. Para que isso seja feito da melhor forma possível, é importante que as etapas de planejamento tenham sido muito bem pensadas. Coloca em prática os planos de ação elaborados para lidar com os riscos, garantindo que tudo seja executado conforme o que foi planejado. Para isso, é 20 possível contar com o auxílio de um software de gestão de projetos, que ajuda a integrar a implementação das respostas aos riscos à própria gestão do projeto. Monitorar os riscos O processo Monitorar os riscos mudou de nome (Controlar os riscos na quinta edição) e tem como objetivo, controlar e monitorar os riscos de modo a: • Acompanhar os riscos identificados; • Monitorar a implementação dos planos de respostas aos riscos; • Monitorar os riscos residuais; • Identificar novos riscos; • Avaliar a eficácia do processo de riscos durante o ciclo de vida do projeto. Esse processo se dá ao longo do ciclo de vida do projeto e visa ajustar quaisquer inconformidades que acontecerem, para assegurar uma otimizaçãocontínua das respostas. E para isso há um constante monitoramento dos riscos existentes, a identificação de novos riscos e avaliação dos processos existentes também compõem essa etapa. Ainda assim, tenha em mente que a gerência de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de respostas. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa. É preciso ter uma pessoa cuidando dos riscos do projeto, que tenha um olhar muito detalhista observando se há riscos novos ou o risco mudou diante das condições macroeconômicas, por exemplo, ou até se as ações decididas estão sendo implementadas. Isso pode ajudar, e muito, a evitar sustos e garantir o sucesso de um projeto. Essa etapa consiste em acompanhar o projeto ao longo de sua realização, observando quando ele está sendo exposto aos riscos e identificando o momento certo de implementar a resposta planejada. 21 Aqui também devem ser levados em conta os novos riscos que podem estar surgindo ao longo do progresso do projeto, de modo que o gerenciamento de riscos torne-se um processo contínuo e cíclico. 6. FERRAMENTAS DE GERÊNCIA DE RISCOS A análise SWOT é altamente recomendada porque avalia as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) enfrentadas na sua missão. Assim, fatores internos (qualidade dos materiais) e externos (cenário econômico e concorrência) são avaliados, orientando seu posicionamento no mercado. A matriz de probabilidade de impacto os classifica de “raros” a “quase certos” e especifica sua influência no projeto de “nenhuma” até “gravíssima”. O cruzamento dos dois parâmetros determina se os riscos são baixos, moderados, elevados ou extremos. As cores utilizadas ajudam na quantificação e no estabelecimento de prioridades. Mensurar uma oportunidade ou ameaça também é tarefa passível de ser desenvolvida com a árvore de decisão e a simulação de Monte Carlo na análise quantitativa. Também são úteis: auditorias, checklists e o PFMEA (Process Failure and Effective Analysis), que analisa o potencial de um processo de falhar e as consequências disso. Notou quantas informações precisam ser consideradas? O gerenciamento de riscos é facilitado quando você tem um software de gestão que admite a visualização das tarefas e gera relatórios precisos e atualizados. Munido dos dados, suas estratégias são melhor definidas, você pode se precaver de ameaças e aproveitar as oportunidades. O guia PMBOK cita diversas ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciamento de riscos. A análise de listas de verificação, por exemplo, identifica os riscos baseando-se em projetos similares anteriores. Além disso, os riscos podem ser identificados através de reuniões de brainstorm. Mas uma das ferramentas mais importantes, completas e utilizadas na gestão de riscos é a matriz SWOT. 22 Matriz SWOT A matriz SWOT foi criada pelo professor Albert Humphrey, de Stanford, na década de 60. Ela consiste na elaboração de uma análise que mapeia 4 categorias de atributos do seu projeto, sendo elas as seguintes: Strenghts (Forças); Weaknesses (Fraquezas); Opportunities (Oportunidades); Threats (Ameaças). Sua principal finalidade é avaliar os fatores internos e externos que vão de encontro ao seu projeto de modo a identificar os seus pontos fortes e fracos (fatores internos), assim como suas oportunidades e ameaças (fatores externos). Ou seja, corresponde a um modelo que organiza as Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades. Na prática, o que se faz é um estudo das características internas (forças e fraquezas) e uma análise externa (oportunidades e ameaças). No conceito de gerenciamento de riscos de projetos, a análise de SWOT se aplica muito bem como uma técnica de identificação de riscos. Isso porque os riscos podem ter consequências positivas (forças, oportunidades) ou negativas (fraquezas, ameaças), e podem ser internos (forças e fraquezas) e externos (oportunidades e ameaças). O que são forças? No caso do projeto do edifício, poderíamos citar a utilização de equipamentos e materiais de ponta na construção, por exemplo. O que são fraquezas? Entre as fraquezas, poderíamos citar um número de profissionais que pode não ser suficiente para finalizar a obra dentro do prazo estabelecido. O que são oportunidades? 23 Uma oportunidade, nesse caso, poderia ser aproveitar uma baixa nos preços dos materiais de construção para comprar o necessário para a obra, por exemplo. O que são ameaças? Uma ameaça, em choque com a oportunidade, poderia ser uma alta nos preços dos materiais devido a uma crise econômica ou a alta demanda, por exemplo. Depois de reunir essas informações, o ideal é fazer uma análise completa de todo o cenário que o seu projeto enfrenta e, em seguida, planejar o gerenciamento de riscos. Benefícios da análise SWOT A análise SWOT tem muito a contribuir para a gestão de riscos, pois permite olhar por outra perspectiva. Desse modo, gestor e equipe têm a possibilidade de encontrar riscos não identificados por outras técnicas. É também uma ferramenta que está em consonância com a visão moderna de riscos: não são apenas potenciais problemas, mas também oportunidades. Ela possibilita visualizar se há forças internas suficientes para arcar com as ameaças (riscos negativos), ou para potencializar as oportunidades (riscos positivos), e, ainda, se as fraquezas são tão expressivas a ponto de inviabilizar o sucesso do projeto. Desse modo, essa análise permite também realizar uma avaliação preliminar dos riscos no momento da sua identificação. Realizando uma análise um tanto mais aprofundado sobre a aplicação da análise SWOT, pode-se dimensionar até quanto a empresa, de fato, está disposta a se arriscar em benefício dos resultados. Ou seja, a tolerância a riscos permite aferir até quanto dinheiro a empresa aceita investir e o quanto pode esperar até que o índice de falha seja considerado aceitável. Em síntese, para efeito de identificação de riscos, tudo o que é assinalado como sendo ameaças e oportunidades são riscos (negativos e positivos). 24 Perceba que a fraqueza pode ser entendida como risco ou como um agravante para a ameaça. Já as forças mitigam as fraquezas e protegem — até certo ponto — o projeto de sofrer com as ameaças. A análise SWOT como ferramenta interativa Além de auxiliar no processo de análise de riscos em projetos, as forças e fraquezas são elementos que apoiam a análise de riscos e o planejamento de respostas a eles. A fraqueza, por exemplo, aumenta a probabilidade de uma ameaça vir a afetar o projeto, ou aumenta o impacto dela. A força, nesse caso, tem um efeito contrário. Por exemplo, a capacidade de investir na capacitação pode ser uma força para se aplicar no projeto e, ao mesmo tempo, a resposta ao risco para combater uma fraqueza e ameaça. Note que, usando a análise SWOT como ferramenta, os processos de gerenciamento de riscos se tornam ainda mais interativos. Mas, ainda que essa análise seja um método válido na identificação de riscos, outras estratégias e ferramentas adicionais podem e devem ser utilizadas em conjunto, viabilizando brainstormings mais produtivos e uma melhor gestão dos riscos. 7. COMO FAZER GERENCIAMENTO DE RISCOS DE UM PROJETO, UTILIZANDO UMA MATRIZ? Para qualquer decisão do projeto, atividade ou nova etapa do projeto, existe um nível de risco associado. Ou seja, existe a chance de um problema se concretizar e gerar um efeito negativo para cada atividade, entrega ou etapa do seu projeto. Por esse motivo, muitas vezes é utilizada a matriz de riscos, como o próprio nome já diz, é uma matriz que vai servir para avaliar melhor os riscos envolvidos em seus projetos (ou mesmo no dia a diada sua empresa). Ela é formada por dois eixos principais, o de probabilidade de ocorrência do risco (na 25 imagem abaixo, o eixo vertical) e o de impacto do risco no projeto (eixo horizontal). Veja na imagem abaixo: Entenda como funciona a matriz com base em seus eixos: EIXO DA PROBABILIDADE: • Quase certo: é praticamente impossível evitar que o risco aconteça, por isso vale a pena pensar em ações de mitigação do impacto do risco depois dele ocorrer. • Alta: a chance do risco ocorrer é grande e frequentemente ele ocorre de fato. • Média: probabilidade ocasional de acontecimento do risco. Ainda vale a pena planejar desdobramentos, mas não com tanta preocupação como nos casos anteriores. • Baixa: pouca chance de acontecer algum problema advindo desse risco. • Rara: é bastante improvável que o risco aconteça, só vale a pena se preocupar em casos de impacto grave ou gravíssimo para seu projeto. Eixo do Impacto • Gravíssimo: pode fazer com que o projeto seja cancelado ou que o dano ocasionado por ele seja irreversível 26 • Grave: compromete de forma acentuada o resultado do projeto, ocasionando atraso ou insatisfação do cliente • Médio: perda momentânea ao longo do projeto que pode ser corrigida, mas com impacto no escopo ou prazo • Leve: desvio quase imperceptível dos objetivos do projeto que pode ser facilmente corrigido • Sem Impacto: não gera nenhum tipo de problema perceptível para o projeto, por isso pode ser ignorado em 99% dos casos. Só dê atenção se esse risco ocorrer quase com certeza e com alta frequência. Basicamente, para cada risco analisado você vai dar uma pontuação que varia de quase certo de acontecer até raro (em relação a probabilidade de ocorrência) e de sem impacto até gravíssimo (em relação ao impacto que pode ser ocasionado). Essa pontuação gera uma interseção, que classifica o risco em: • Risco Extremo • Risco Elevado • Risco Moderado • Risco Baixo Um exemplo de onde está matriz é muito utilizada, é no setor de segurança do trabalho dentro das organizações, onde é feito todo o mapeamento de todos os possíveis risco, é feita uma matriz para que seja identificado o nível daquele risco para logo após serem criados planos de ação para que o mesmo possa ser mitigado. 8. LIDERANÇA DO RISCO DINÂMICO O método sugere que a estratégia adotada pela equipe de projetos seja a adoção de comportamento proativo perante a análise dos riscos e do desenvolvimento dos métodos para resolvê-los. A maioria dos gerentes de projetos se utiliza das melhores práticas do PMI e metodologia Prince2 com o objetivo de criar um documento estático, apenas 27 como exercício e verificação dos riscos do projeto e não para agir ou assegurar a execução deste plano. Portanto a liderança do gerente de projetos perante os riscos identificados no projeto é fundamental, utilizando-se do método a seguir: • Criar equipe de avaliação de risco O método recomenda a criação de duas equipes mais cedo possível no projeto: a de suporte aéreo formado por clientes, donos do negócio, patrocinador e principais interessados no projeto e uma equipe de terra, composta pelos líderes técnicos e membros principais da equipe e por especialistas externos se necessário. • Desenvolver uma estratégia de análise Definir o escopo a ser analisado do ponto de vista de riscos levando em consideração custo, prazo, cronograma, recursos, produto contratado e qualidade. Definido o escopo, a equipe através de técnicas de criatividade, devem identificar os riscos e oportunidades e posteriormente agrupá-los em temas do projeto (recursos, qualidade, custos, etc.). De posse dos temas, eles devem ser priorizados por nível de impacto. Quanto maior o impacto maior será a prioridade. Estes temas deverão ser colocados em uma Matriz, como exemplificado abaixo: 28 Criar Plano de Resposta ao Risco O plano de respostas ao risco é preparado tendo como base a matriz acima, devendo obedecer às seguintes prioridades na ordem das cores: • Vermelho – alto impacto e de difícil resolução, sendo que a ameaça do risco deve ser evitada. • Azul – alto impacto e de fácil resolução. a ameaça deve ser mitigada. • Amarelo – baixo impacto e de difícil resolução. A ameaça do risco deve ser transferida. • Verde – baixo impacto e de fácil resolução. O risco deve ser aceito. Para o PMI, um projeto é entregue com sucesso quando seus objetivos forem atingidos dentro do prazo, do orçamento e no escopo acordado entre os interessados no projeto. 29 Além disto, o processo de gestão de riscos em projetos estratégicos de marketing é de responsabilidade do gerente de projetos que conta com apoio da organização. Em função da hierarquia organizacional que pode ser matricial, hierárquica ou projetizada, o gerente de projetos poderá ter forte ou nenhuma influência sob a gestão do projeto e consequentemente sobre a gestão de riscos dos projetos. A gestão dos riscos de projetos dever ser pró-ativa, embora os comportamentos dos gerentes de projetos que se utilizam das melhores práticas do PMI não possuem tal habilidade. Devido à ausência de suporte organizacional, que é um dos fatores críticos de sucesso, aumenta as chances de o projeto ser impactado por ausência de controle do risco. Outra questão importante é que segundo o PMI, projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária indica um início e término definidos. Neste caso, em projetos de planejamento de marketing estratégico, os benefícios estratégicos só poderão ser atingidos quando da realização dos benefícios previstos no plano de negócios, isto é, quando o resultado do plano de marketing estratégico já estiver sido concluído e os produtos e serviços estarem sendo produzidos. Portanto do ponto de vista de melhores práticas do PMI, isto não ocorrerá porque o projeto de marketing estratégico por definição é finalizado quando o serviço e produto são criados e seus riscos gerenciados. Melhor dizendo, quando o projeto estiver entregue no prazo, custo e escopo, ele se encerra não sendo possível medir os benefícios posteriores à entrega, bem como controlar os riscos. Analisando a metodologia Prince2, é de responsabilidade do Executivo prestar contas, assegurar, escalar e atualizar o plano de negócios da organização. 30 O Plano de Negócios assegura que todos os envolvidos no projeto tenham foco nos objetivos e benefícios a serem realizados por ele. Nesta metodologia, o planejamento estratégico de marketing é executado pelo gerente de projetos, juntamente com a atualização e controle do plano de negócios de responsabilidade do Executivo. Deste modo ambos asseguram melhor controle do plano e dos benefícios a serem realizados após a entrega do produto ou serviço, possibilitando maior comprometimento na execução, controle e entrega do projeto e consequentemente do Plano de Negócios. O plano de negócios é a base para o planejamento de marketing estratégico e afetado diretamente pelo projeto, onde durante sua execução ajudará a organização a responder as seguintes perguntas: • A justificativa do projeto se mantém? • Os desejos e necessidades do negócio se mantêm? • O projeto se mantém viável? • O projeto é viável de ser entregue? Isto torna a gestão de riscos do Prince2 melhor adaptada à realidade do planejamento estratégico de marketing. Com relação à Liderança do Risco Dinâmico, esta pode ser incorporada à gestão de riscos utilizada por Prince2 em dois aspectos: • Formação da equipe Tanto a equipe de suporte aéreo quanto a equipe de terra são fontes de riscos para o projeto e auxiliam o Executivo do Negócio a atualizar seu Plano de Negócios. • Comportamento perante o risco A postura da equipe e do gerentede projetos perante o risco sendo pró ativa, aumentam as chances de sucesso do projeto de planejamento estratégico. 31 Especificamente para projetos de marketing estratégico é importante explorar mais profundamente este campo de estudo. Planejamento de marketing estratégico envolve além de forte gestão de riscos junto ao plano de negócios, o uso e utilização de ferramentas de análise de riscos e de tomadas de decisão que auxiliam na execução do plano. É recomendável que uma pesquisa específica quanto à utilização de ferramentas de riscos seja executada. 9. PRÁTICA PADRÃO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS SEGUNDO O PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI) O PMI é uma entidade de gerenciamento de projetos localizada nos Estados Unidos e fundada em 1969. Esta entidade não possui fins lucrativos e conta com cerca de 700 mil membros (profissionais certificados em gerenciamento de projetos e voluntários), cujo objetivo é evoluir a carreira de gerenciamento de projetos utilizando-se de: padrões, melhores práticas de gestão e educação continuada. No Brasil a entidade possui 15 capítulos em diferentes estados brasileiros e por volta de 10 mil associados. O PMI entre suas várias publicações especificamente na área de conhecimento de gerenciamento de riscos, possui dois guias fundamentais, sendo: Project Management Body of Knowledge (PMBOK) – um guia que contém as melhores práticas de gerenciamento de projetos abordando assuntos como: ciclo de vida de projetos, áreas de conhecimento e os processos de administração de projetos. Practice Standard for Project Risk Management – propõe padrões e melhores práticas de gerenciamento de riscos em projetos alinhados às melhores práticas do PMBOK. As iniciativas resultantes do planejamento estratégico de marketing para auxiliar no entendimento de leitor serão nomeadas como projetos que segundo 32 o PMI: Projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária indica um início e término definidos. Os projetos (ou iniciativas) envolvem certo grau de incerteza dependendo em qual estágio de execução ele se encontra, a saber: • Iniciação • Planejamento • Execução ou Controle • Encerramento Estes projetos podem ser executados em vários níveis organizacionais. Segundo o PMI, risco é definido como um evento incerto ou condição que, se ocorrer, tem um impacto positivo ou efeito negativo nos objetivos do projeto. A influência das partes interessadas, riscos e incertezas são maiores no início do projeto e ao longo dele estes fatores irão decrescer. O PMI descreve os seguintes fatores críticos de sucesso para a gestão de riscos em projetos: • Reconhecer o Valor do Gerenciamento de Riscos Maximiza o retorno positivo do investimento pela organização na iniciativa, potencializa os benefícios aos interessados no projeto. • Responsabilidade pelos Riscos Os participantes nos projetos bem como os interessados devem ser comprometidos e responsáveis pelos riscos (oportunidades) assinalados para eles, isto é, a gestão dos riscos é de responsabilidade de todos • Comunicação Os interessados no projeto devem ser envolvidos proativamente e no processo de gestão de riscos e serem efetivos nas tomadas de decisão. 33 • Comprometimento Organizacional Suporte Organizacional é necessário para assegurar a correta gestão dos riscos e só pode ser estabelecido se estes riscos estiverem alinhados com os objetivos e valores da organização. • Esforço do Risco Dimensionado no Projeto As atividades de riscos do projeto devem ser consistentes com o valor do projeto e seu nível de risco dentro da organização (nível de importância). • Integração com Gestão de Projetos Gestão de riscos não existe sozinho, ele deve estar alinhado fortemente ao planejamento. O Modelo de gestão de risco do PMI recomenda como melhor prática o seguinte conjunto de processos: 10. CONSIDERAÇÕES FINAIS Depois de identificarmos, avaliarmos e desenvolver respostas para os possíveis riscos, precisamos monitorar o projeto ao longo de sua vida, pois existem as ameaças que conhecemos fazendo uso de ferramentas, mas novos 34 entrantes podem aparecer durante o processo, para ter um maior ajuste no andamento do projeto, precisamos monitorá-lo, identificar novos riscos que estão por vir, fazer uma avaliação dos riscos, avaliar a curva de tendência para ver como o projeto está se comportando no decorrer do tempo para que os riscos que venham a aparecer sejam minimizados de acordo com as decisões mais racionais que formam estudadas e tomadas durante todas as atividades que compõe o projeto. Existem ferramentas como software que são empregados no monitoramento dos riscos, esses relatam dados importantes sobre as ameaças tratadas e as que podem vir a ocorrer, a famosa curva, apelidada de curva da banana por seu formato expressa graficamente os limites da sua curva onde a trajetória do projeto deve estar, no qual, dentro da área é considerado satisfatório. Considero que o monitoramento é a etapa mais importante, pois, ao mesmo tempo que ele avalia comportamento de riscos e desempenho de processos, ele identificar novos pontos que possam ser considerados negativos. O que se pode concluir é que o gerenciamento de risco é uma parte de suma importância para realizarmos qualquer tipo de projeto, afinal, identificar e mapear diversos cenários que venham a comprometer a imagem da empresa e por consequência a reputação da mesma, deixando-a instável diante do mercado de trabalho não apenas por processos ou maquinários falhos, mas também pela mão humana é uma das atividades do gerenciamento de projetos, essa que tem como objetivo desenvolver novas opções de melhores respostas, para determinar diversas ações para que se possa ser tomado a opção mais viável no intuito de minimizar as ameaças, maximizando as oportunidades e o desenvolvimento organizacional da empresa. Sendo assim, conclui-se que gerenciamento de riscos dentro de um projeto é uma etapa fundamental e que deve ser feita corretamente para que este projeto venha obter êxito em sua fase final. 35 11. REFERÊNCIAS CARVALHO, Técia. 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