it ogb seg-012 - revisar

Prévia do material em texto

DOC
	Data de revisão
	
	
	
	
	Título
	Página
	Revisão
	
	
	5 de 5
	
	OBJETIVO DA INSTRUÇÃO DE TRABALHO:
	Estabelecer sistemática de gestão de mudanças que envolva sua identificação, avaliação, planejamento, autorização, implementação e análise crítica.
	CAMPO DE APLICAÇÃO / USUÁRIOS/ FUNÇÕES
	Contratos VIX Macaé e Rio de Janeiro.
	DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA:
	· PE-2E&P-00232 - Gerenciamento de Mudança 
· IT.COP.SGI/016 – Gestão de Mudança
· IT.OGB.SEG/002 – Reconhecimento de Equipamento Critico 
· NR-12 – Segurança em Máquinas e Equipamentos
· IT.OGB.SEG/095 – Gestão de Riscos 
· IT.COP.SGI/008 – Relatórios de Aspectos e Impactos Ambientais
	TERMOS E DEFINIÇÕES
	· Mudança: Qualquer alteração permanente ou temporária em relação a uma situação existente em uma instalação, atividade ou operação, durante todo o seu ciclo de vida, que modifique os riscos existentes ou altere a confiabilidade de sistemas. 
· Mudança Permanente: Caracteriza-se pela sua manutenção durante toda a vida da instalação.
· Mudança Temporária: Caracteriza-se pela sua manutenção durante um período pré-estabelecido.
· Mudança na Instalações: Caracterizam-se por alterações na disposição dos equipamentos, na instalação ou por alterações físicas na instalação que tenham como consequência mudanças na classificação elétrica de áreas, cenários de risco, estratégias/rotas de fuga e resgate.
· Mudança de equipamento: Caracteriza-se pela alteração, substituição e/ou inclusão de um equipamento em operação por outro de características diferentes sem alterar os parâmetros de processo.
· Mudança na Tecnologia: Mudança nas características de insumos e produtos (inclusive resíduos e Software).
· Mudança em Processo: Caracterizam-se pela substituição de um processo e/ou nas condições nas quais o processo é desenvolvido (procedimentos). 
· Documentos: Caracterizam-se pela elaboração, revisão ou substituição dos documentos: objetivos e metas, políticas e manuais. 
· Mudança Pessoas: alteração na equipe de liderança ou cargos estratégicos por admissão, mudança de função, mudança de setor, extinção de cargo e demissão. A substituição de liderança que atenda aos requisitos elucidados na descrição de cargos não será considerada mudança.
· Conceito de cargos de liderança: gerente, supervisor, engenheiro, coordenador.
· Substituição de mesma natureza (não é mudança): É uma intervenção em um sistema ou instalação em equipamentos, softwares, materiais e insumos de um sistema ou instalação que não altera os parâmetros originais de projeto e os limites de operação do processo, ou intervenção na força de trabalho que não adicione riscos ao sistema ou operações.
· Facilitador: Profissional do setor de QSMS para conduzir o gerenciamento da mudança. 
· Aprovador: Liderança vinculada ao setor que ocorrerá a mudança, sendo responsável por aprovar o formulário de gestão de mudança, postergar prazos quando couber necessário e avaliar as ações implementadas junto ao facilitador. Cargos que possuem autonomia para a atividade: Gerente, Supervisor, Supervisor Engenheiro de Segurança e Coordenador/Engenheiro. 
· Riscos: Acidentes/Incidentes, gastos não reduzidos, perdas não reduzidas, impactos no cliente, requisitos legais não atendidos, impacto nos fornecedores, improdutividade, retrabalho, resistência ativa-passiva pela força de trabalho, obstáculos não previstos, não atendimento a metas, gasto maior do que o orçado, perda de colaboradores, regulamento não respeitado.
· Ação Impeditiva: Ação que enquanto não estiver 100% concluída impossibilita o andamento e conclusão de outras ações. 
· Ação Suspensiva: Ação que, se não for concluída, pode suspender temporária ou definitivamente uma atividade ou processo em andamento, afetando a conclusão da mudança proposta.
· Nova Gestão de Mudança: Deverá ser preenchido caso a Gestão de Mudança atual não seja concluída sendo necessária abrir outra.
DESCRIÇÃO DO PROCESSO:
PROCESSO
Fluxo para o Gerenciamento de Mudança
Para o adequado acompanhamento e tratamento das mudanças, existe um fluxo conceitual, onde baseia-se em identificar se a alteração é caracterizada como mudança (diferenciando do que é rotina), e em seguida validar o pedido, planejar, executar e encerrar a mudança, conforme a imagem abaixo.
Identificação da mudança
a) O setor/pessoa identifica uma possível mudança e informa ao responsável direto, que após o levantamento das informações solicitará ao QSMS o facilitador;
b) O QSMS indica um facilitador para o acompanhamento/alinhamento e preenchimento do FM.OGB.SEG/114. Após o preenchimento e com a mudança confirmada o FM.OGB.SEG/114 é apresentado ao aprovador para análise das ações propostas;
c) Com o plano de ação analisado o aprovador deverá validar ou a não a mudança.
Notas: 
1 - Deverão ser realizadas reuniões com partes interessadas para definição das ações, bem como o prazo e responsáveis. 
2- As reuniões realizadas tanto para abertura da Gestão de Mudança (GM) quanto para acompanhamento das ações, quando necessário, deverão ser evidenciadas através de atas.
3 - Para implementação de novas tecnologias, deverão ser considerados estudos de viabilidade técnico/financeiro, com a participação de representantes dos usuários público alvo, que deverão considerar as restrições, limitações e aceitação da tecnologia.
4 – As ações poderão ser classificadas como impeditiva e/ou suspensiva. 
5 – Ao elaborar o plano de ação da GM, os elaboradores deverão avaliar a necessidade ou não da inclusão de ações voltadas para treinamentos/capacitação para qualquer tipo de mudança proposta.
d) Após a conclusão das ações, o facilitador do QSMS informa ao aprovador, para que a mudança seja verificada, aprovada e encerrada. 
Avaliação, Validação e Planejamento
O responsável pela atividade ou setor com informação preliminar de possíveis mudanças e com apoio do facilitador deverá proceder com a análise prévia da mudança;
A análise prévia de mudança consiste no preenchimento do formulário FM.OGB.SEG/114, que visa identificar antecipadamente mudanças que possam vir a ocorrer no que tange a instalações, pessoas, equipamentos, tecnologia, processos e documentos, que modifique os riscos existentes ou altere a confiabilidade de sistemas. 
Durante o preenchimento do formulário, caso todas as respostas sejam identificadas como “NÃO” no questionário de alterações, entende-se que a tarefa de identificação apontou a inexistência da mudança.
Caso alguma resposta seja identificada como “SIM” no questionário de alterações, entende-se que a tarefa de identificação apontou a existência da mudança. O formulário deverá ser encaminhado para as áreas de interação para avaliação dos possíveis riscos e parecer do aprovador. Caso haja alterações nos riscos preexistentes e controlados, ou altere a confiabilidade do sistema, será considerado Gestão de mudança, sendo dado continuidade ao aprovador. Poderão ser definidas reuniões de consenso para melhor entendimento e tomada de decisões.
Nota: Quando for necessária uma análise de risco especifica na GM, deve-se considerar a identificação dos perigos, categorização de frequência e severidade e definição do nível de risco conforme o procedimento IT.OGB.SEG/095 – Estudo de Riscos.
Tendo recebido o formulário FM.OGB.SEG/114 com as informações consolidadas, o aprovador procederá a avaliação, validação e planejamento das possíveis mudanças.
Apenas registrar as mudanças não é suficiente para mitigar os riscos, é preciso que toda a sequência do processo seja cumprida. Portanto, o planejamento deve sempre ser feito antes de implementar a mudança.
O acompanhamento e cobrança da execução das ações propostas são controladas pela equipe de Qualidade, sendo realizado reuniões e envio de emails para envio das evidências das ações finalizadas e comunicação ao facilitador e aprovador final. O controle das ações e prazos é realizado através do formulário FM.OGB.SEG/115.
Os riscos e os impactos causados pela mudança devem ser avaliados verificando sua conformidade com os requisitos legais.
As mudanças devem ter seus prazosde restituição à condição normal controlados. Em caso de necessidade de postergação de prazo, as justificativas devem ser notificadas via e-mail ou através de reuniões. Para validação do novo prazo, deve ser feita a reavaliação dos riscos dentro do próprio formulário de gestão de mudança, e obtida a autorização pelo aprovador. Nos casos em que a gestão de mudança não for efetiva ou não haja evolução das ações, deverá ser encerrada e aberta nova gestão de mudança para reavaliação dos riscos e criação de novo planos de ação. 
Em caso de Mudança Temporária o formulário FM.OGB.SEG/114 deve incluir as ações de retomada para o estado anterior com prazos já pré-estabelecidos. 
Execução:
A implantação de qualquer mudança deve considerar pelo menos os riscos nas seguintes ações:
· Apresentação dos aspectos e impactos e perigos e danos e estudos de riscos pertinentes;
· Percepção de riscos;
· Noções de segurança operacional;
· Atualização de documentos;
· Plano de emergência
· Meio ambiente;
· Dispositivo de segurança;
· Normas e procedimentos;
· Impactos da mudança;
· Força de Trabalho;
· Padrões de execução da atividade que irá exercer; 
· Histórico dos principais acidentes ocorridos na instalação/atividade.
É muito importante, ao propor uma ação, realizar uma avaliação minuciosa da mudança. A ação deve ser escrita da forma mais detalhada possível. Ademais, caso necessário uma análise de risco específica deve-se considerar a identificação com frequência e severidade, conforme nota citada no tópico III. 
Todas as ações devem ser controladas através de plano de ação, sendo definido responsável e prazo, estes vinculados ao formulário FM.OGB.OPE/096.
Encerramento:		
Para o encerramento da mudança o facilitador deverá fazer uma vistoria de encerramento verificando que todas as ações propostas estejam concluídas e encaminhar para a validação do aprovador.
ARMAZENAMENTO
É de responsabilidade do facilitador o controle do formulário de gestão de mudança durante toda a implementação das ações, devendo ser armazenado em conjunto com as ações vinculadas a mudança em pasta (física ou rede), como descrito na Matriz de Registro (MR.OGB.LOG/001 • Matriz de Registros - LOG Macaé e MR.OGB.DUQ/001 – Matriz de Registros – Contratos Rio), seguindo a periodicidade definida na mesma. 
registros
· FM.OGB.SEG/114 - Gerenciamento de Mudança
· FM.OGB.SEG/115 – Controle de gestão de mudança
· FM.OGB.OPE/096 – Plano de ação 
QUADRO DE ALÇADA E RESPONSABILIDADES DAS ATIVIDADES
R – Responsável, A – Autoridade, C – Consultado, I – Informado
	SUBPROCESSO
	ATIVIDADE
	R
	A
	C
	I
	Fluxo para o gerenciamento de mudança
	Identificar a alteração como mudança
	Lider do Processo
	Gestor Imediato
	QSMS
	QSMS
	Identificação da mudança
	Identificação da mudança
	Lider do Processo
	Gestor Imediato
	QSMS
	QSMS
	Avaliação, validação e planejamento
	Preenchimento do formulário
	Facilitador – QSMS
	QSMS
	Líder do Processo
	Força de Trabalho Envolvida
	
	Validação do formulário de Gerenciamento de mudança
	Aprovador
	Gestor Imediato
	Facilitador – QSMS
	Força de Trabalho Envolvida
	Acompanhamento
	Acompanhamento de plano de ação
	QSMS
	-
	Lider do processo
	-
	
	Alteração de prazo da ação
	Responsável pela ação
	Aprovador
	Facilitador – QSMS/ Aprovador
	Força de Trabalho envolvida
	Execução
	Implementação das mudanças
	Líder do Processo
	Gestor Imediato
	QSMS
	Força de Trabalho envolvida
	Encerramento
	Vistoria de encerramento e verificação de conclusão das ações
	Facilitador – QSMS / Aprovador
	QSMS
	Líder do Processo
	Força de Trabalho Envolvida
	Armazenamento
	Controle das ações e formulário de gestão de mudança
	Facilitador – QSMS 
	QSMS
	-
	Aprovador
	ELABORADOR
	APROVADOR
	
	
image1.png
image2.png