UC02 - Atividade 2 - Ana Aymeê

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Técnico em Administração
UC02 – Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
Tutora: Valéria da Veiga Dias 
Aluna: Ana Aymeê Souza da Costa 
Atividade n°: 02
Data: 11/04/2024
Introdução:
Nossa empresa está sempre buscando maneiras de otimizar processos e garantir eficiência em todas as áreas. Hoje, apresentaremos uma modernização do processo de arquivamento do setor de RH, visando facilitar o acesso às informações e tornar nossas operações ainda mais ágeis.
Novo Processo de Arquivamento
1. Controle de Entrada e Saída do Expediente
Método de Arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de Arquivo: Arquivo Ativo
Justificativa: Organização eficiente por ano, mês e ordem alfabética dos colaboradores para acesso rápido às informações sobre horas de trabalho.
	Ano	Mês	Colaborador	Data de Entrada	Horário de Entrada	Data de Saída	Horário de Saída
	2024	Jan	Ana Silva	01 	08:00	01 	17:00
	2024	Jan	João Santos	01 	08:30	01 	16:30
	2024	Jan	Pedro Lima	01 	09:00	01 	18:00
Controle de Entrada e Saída do Expediente da Empresa (Arquivo Ativo):
Exemplo hipotético
2. Controle de Distribuição de EPIs e Uniformes
Método de Arquivamento: Específico ou por Assunto e Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo
Justificativa: Divisão em EPIs e uniformes com nomes dos funcionários em ordem alfabética para consulta facilitada. Arquivo atualizado apenas durante admissões ou demissões.
	EPI	Tamanho	Colaborador
	Capacete	M	Ana Silva
	Óculos de Segurança	P	João Santos
	Luvas	G	Pedro Lima
2. Controle de Distribuição de EPIs e Uniformes da Empresa (Arquivo Inativo):
Exemplo hipotético
EPIs:
	Tipo	Tamanho	Colaborador
	Camiseta	M	Ana Silva
	Calça	P	João Santos
	Jaleco	G	Pedro Lima
Uniformes:
3. Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias
Método de Arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de Arquivo: Arquivo de Prosseguimento
Justificativa: Acessibilidade e agilidade para ações em datas específicas, designado como arquivo de acompanhamento.
	Colaborador	Folha de Pagamento	Décimo Terceiro	Férias
	Ana Silva	Sim	Sim	Sim
	João Santos	Sim	Sim	Não
	Pedro Lima	Sim	Não	Sim
Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias (Arquivo de Prosseguimento) Exemplo hipotético
4. Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais
Método de Arquivamento: Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo
Justificativa: Classificação inativa devido à menor frequência de consultas, facilitando a localização dos nomes dos colaboradores.
	Colaborador	Ficha-Registro	Documentos Pessoais
	Ana Silva	Sim	Sim
	João Santos	Sim	Sim
	Pedro Lima	Sim	Sim
Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais (Arquivo Inativo) Exemplo hipotético
Benefícios do Novo Processo
Facilidade de acesso às informações;
Agilidade na consulta de documentos;
Organização eficiente por categorias e ordem alfabética;
Manutenção de arquivos sempre atualizados.
Conclusão
Com a implementação deste novo processo de arquivamento, nosso setor de RH estará mais preparado para lidar com as demandas do dia a dia, garantindo eficiência e precisão nas operações. Contamos com a colaboração de todos para tornar essa transição um sucesso!
Obrigado!