(Ativdade 1,2 e 3) - RS-20222-TAD-M1-UC02-660007867A TAD - Unidades Curriculares - Elaborar, organizar e controlar documentos da organização (660007867A)

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Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
CNPJ: 03.603.739/0001-86 
 
 
 
 
 
 
Atividade 1 
 
 
 Documento: Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa. 
 
Método de arquivamento: Método Alfabético 
 
Método Alfabético: 
 
Esse método é uma das técnicas mais simplificada de 
arquivamento, pois ela organiza os documentos em 
ordem alfabética, essa forma de arquivamento é 
recomendada quando os documentos o elemento 
principal deles é o nome. 
Empresa: Academia Saúde e Vida. 
 
Motivo da escolha do 
método Alfabético 
As planilhas que controlam a entrada e saída da 
empresa dos colaboradores possuem o elemento 
principal o “nome”, por isso o método de arquivamento 
mais indicado é em ordem alfabética, pois facilita a 
consulta no documento. 
 Tipo de arquivo: Ativo (temporário) e Inativo (intermediário) 
 
 
Arquivo Ativo e Inativo 
O arquivo ativo, como o próprio nome sugere, é 
movimentado em uso constante pelo departamento, pois 
nesse documento as atualizações e consultas são 
frequentes. 
O arquivo inativo, como o próprio nome sugere, não é 
movimentado frequentemente pelo departamento, pois 
nesse documento as atualizações e consultas não são 
frequentes. 
 
 
 
Motivo da escolha do 
arquivo ativo e inativo 
As planilhas dos últimos 2 meses deixarei no arquivo 
ativo, pois precisam ser consultadas e monitoradas 
frequentemente pelo departamento, afinal, através delas 
são acompanhadas as faltas dos funcionários. 
 
As planilhas mais antigas de mais de 2 meses deixarei 
no arquivo inativo, pois não precisam ser monitoradas e 
atualizadas constantemente, somente vai ser necessário 
abrir para tirar algumas dúvidas em relação a frequência 
de alguns funcionários dos meses anteriores. 
 
 
 
Departamento: Recursos Humanos 
 Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
CNPJ: 03.603.739/0001-86 
 
 
 
 
 
 
 
 Atividade 1 
 
 
 Documento: Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa 
 
 
Método de arquivamento: Alfabético Numérico 
 
Método Alfabético 
Numérico: 
 
Empresa: Academia Saúde e Vida. 
 
 
Motivo da escolha do 
método Alfabético 
Esses documentos de controle dos equipamentos de 
proteção individual dos funcionários apresentam dois 
elementos principais: o "nome" dos colaboradores da 
empresa que utiliza o instrumento e o "número" que são 
o registro de aprovação do órgão nacional em matéria de 
segurança do trabalho, pois juntando esses dois 
elementos a metodologia de arquivamento mais 
adequada é o "Alfabético Numérico" que utiliza números 
e letras. 
 Tipo de arquivo: Arquivos de prosseguimento 
 
Arquivo de 
prosseguimento 
Os arquivos de prosseguimento são de extrema 
importância para uma instituição, afinal, esses 
documentos apresentam datas determinadas e devido a 
essa condição esses arquivos apresentam uma 
vigilância rigorosa. 
 
Motivo da escolha do 
arquivo de 
prosseguimento 
Os documentos de monitoramento dos EPIs da empresa 
precisam ser consultados regularmente, pois esses 
equipamentos apresentam uma data de validade 
determinada de 5 anos e devido essa condição o método 
de arquivamento mais adequado é o de prosseguimento. 
Departamento: Recursos Humanos 
Esse método utiliza duas técnicas a arquivamento o 
alfabético e o numérico e devido essa junção essa 
metodologia reúne as vantagens de cada técnica, pois 
combina de forma eficiente as letras do alfabeto e os 
números. 
 
 Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
CNPJ: 03.603.739/0001-86 
 
 
 
 
 
 
 Atividade 1 
 
 
 Documento: Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias 
 
Método de arquivamento: Método Alfabético 
 
Método Alfabético: 
 
O método alfabético é umas das técnicas mais famosas 
e simplificadas de arquivamento, pois utiliza as letras do 
alfabeto para organizar as documentações de uma 
determinada instituição. 
Empresa: Academia Saúde e Vida. 
 
Motivo da escolha do 
método Alfabético 
As folhas de pagamentos, décimo terceiro salário e 
férias apresenta os nomes de todos os colaboradores da 
empresa que recebe os pagamentos, por isso utilizarei o 
método alfabético, pois é melhor para buscar os nomes. 
 Tipo de arquivo: Ativo (temporário) e Morto (permanentemente) 
 
 
 
Arquivo Ativo e Morto 
Os documentos do arquivo ativo (temporários) são 
atualizados e monitorados constantemente e quando 
ficam antigos são enviados para os arquivos mortos ou 
inativos. 
Os documentos do arquivo morto (permanente), como o 
próprio nome sugere, o monitoramento e a atualização 
desses arquivos são praticamente não realizados, pois 
esses arquivos ficam somente armazenados caso seja 
necessário realizar uma consulta. 
 
 
 
Motivo da escolha do 
arquivo ativo e morto 
As planilhas de pagamentos dos funcionários dos 
últimos 2 meses deixarei nos arquivos ativos, pois a 
consulta e atualização desses documentos são 
constantes pelo departamento. 
 
As planilhas de pagamento antigas com mais de 2 
meses deixarei nos arquivos mortos, pois a consulta e 
atualizações dessas planilhas não serão feitas 
praticamente e somente será consultada e modificada 
caso seja necessário que raramente acontece. 
 
 
 
 
Departamento: Recursos Humanos 
 Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
CNPJ: 03.603.739/0001-86 
 
 
 
 
 
 
 Atividade 1 
 
 
 
 
 
 
2 
Documento: Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais 
 
Método de arquivamento: Alfabético Numérico 
 
Método Alfabético 
Numérico: 
 
O método alfabético numérico utiliza as técnicas mais 
tradicionais da Administração que envolvem os usos das 
“letras” do alfabeto e o "número” para organizar e 
gerenciar o fluxo de documentos da empresa. 
 
Empresa: Academia Saúde e Vida. 
 
Motivo da escolha do 
método Alfabético 
Numérico 
Essas pastas podem estar organizadas em duas formas: 
por “nome” dos funcionários das empresas ou pelo 
"número" de registro que foi efetivado na instituição, por 
isso a metodologia mais adequada de arquivamento é o 
alfabético numérico que utiliza essas duas técnicas 
presentes nesses documentos. 
 Tipo de arquivo: Arquivo Ativo 
 
Arquivo Ativo 
O arquivo ativo apresenta a documentação mais recente 
da empresa e precisam ser consultados e alimentados 
com dados novos regularmente pelo departamento 
responsável. 
 
Motivo da escolha do 
arquivo ativo e inativo 
Essas pastas apresentam dados pessoais e fichas de 
registros dos colaboradores da empresa são de extrema 
importância e esses arquivos são monitorados e 
atualizados regularmente pelo departamento 
responsável e por isso devem ser colocados nos 
arquivos ativos, pois são monitoradas e alteradas 
regularmente. 
 
Departamento: Recursos Humanos 
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
Empresa: Academia Saúde e Vida
Setor: Recursos Humanos 
Atualização do processo de arquivamento dos documentos 
Nesta apresentação vamos abordar de forma explicativa o novo processo de 
arquivamento dos documentos no departamento de Recursos Humanos da 
empresa. 
Data: 22/10/2022
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial 
Nome: Gabriel Micael Duarte de Freitas
 
Curso: Técnico em Administração
Matricula: 66222006037
Documento: Planilhas de controle de entrada e de saída do 
expediente da empresa.
 Método de arquivamento: Método Alfabético
Essas planilhas apresentam um elemento principal que denominamos os “nomes” dos 
colaboradores presentes na empresa e para facilitar e garantir um gerenciamento eficiente da 
saída e entradas dos funcionários da empresa iremos utilizar o método de arquivamento 
alfabético, pois para realizar uma consulta só precisará escrever o nome dofuncionário que vai 
aparecer seus horários de entrada e saída, horas trabalhadas e sua frequência no serviço. 
Essa é uma das técnicas de arquivamento mais populares que utiliza a ordem das letras do 
alfabeto para organizar os documentos, proporcionando ao departamento de recursos humanos 
um gerenciamento mais eficiente e consultas mais facilitadas. 
 Motivo da escolha do método alfabético 
Página 1 
Página 2 
Regras do arquivamento Alfabético 
Este tipo de arquivamento apresenta umas regras que devemos segui-las para obtermos o melhor resultado. 
1º Regra: Nas pessoas físicas (ser humano) devemos o último sobrenome e depois o prenome. 
Agora, vamos observar na prática e para isso observe o nome completo abaixo e como devemos armazenar 
esse nome de forma correta utilizando o método alfabético. Observe as setas !
Nome completo: Gabriel Micael Duarte de Freitas Último Sobrenome
Prenome 
Espero que tenha compreendido e caso não tenha entendido basta utilizar a fórmula abaixo:
Fórmula do método alfabético (pessoas físicas): Último sobrenome, Prenome.
 Freitas, Gabriel Micael Duarte.
Página 3 
Exemplos de lista de nomes utilizando método alfabético pessoa física 
• Ana Clara Oliveira
• Gabriel Micael Duarte de Freitas 
• Marcos Antônio 
• Fernanda Pereira 
• Bruno Costa 
Agora, vamos arquivar esses nomes em arranjo alfabético. Observe o esquema abaixo: 
• Antônio, Marcos
• Costa, Bruno
• Freitas, Gabriel Micael Duarte
• Oliveira, Ana Clara
• Pereira, Fernanda
Página 4 
Regras do arquivamento Alfabético para pessoas físicas com 
sobrenomes iguais
Agora, você deve estar pensando e quando os funcionários apresentarem o mesmo sobrenome o que 
deveremos fazer? 
Nesse caso vamos utilizar a 2º regra da alfabetização que se houver sobrenomes iguais prevalece a ordem 
alfabética do prenome. Observe o exemplo abaixo: 
• Rodrigo Lopes Freitas 
• Gabriel Micael Duarte de Freitas 
• Priscila Oliveira Freitas 
• Jônatas Davi Freitas
Últimos sobrenomes iguais
• Freitas, Gabriel Micael Duarte
• Freitas, Jônatas Davi
• Freitas, Priscila Oliveira
• Freitas, Rodrigo Lopes
Com os sobrenomes 
iguais vamos colocar 
em ordem alfabética 
os prenomes. 
Observa as letras em 
negrito com traço em 
baixo. 
Prenomes
Página 5 
Regras do arquivamento Alfabético compostos de um substantivo e um 
adjetivo e ou ligados por hífen.
Os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam. Observe:
Gabriel Villa-Lobos
Ana Clara Castelo Branco
Lucas Porto Seguro
Sobrenomes com 
adjetivos, substantivos 
e hífen. 
Castelo Branco, Ana Clara
Porto Seguro, Lucas
Villa-Lobos, Gabriel 
Nesse caso eles são 
arquivados sem separar os 
sobrenomes e em ordem 
alfabética. 
Regras do arquivamento Alfabético com sobrenomes formados 
com Santo, Santa e São 
Eles seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo..
Anderson Santo Oliveira
Maria Helena Santa Martins
Patrícia Santa Maria 
Sobrenomes com 
Santo, Santa e São
Santa Maria, Patrícia
Santa Martins, Maria Helena
Santo Oliveira, Anderson
Nesse caso eles são 
arquivados sem separar os 
sobrenomes e em ordem 
alfabética. 
Página 6 
Regras do arquivamento Alfabético com iniciais abreviativas de 
prenomes
Nesses casos as iniciais abreviativas de prenomes têm prioridade na classificação de nomes iguais. 
Observe o exemplo abaixo:
J. Marcos Freitas 
João Gabriel Freitas
Jônatas Davi Freitas
Observe que nesse caso as 
abreviações ganham 
prioridade na classificação 
de nomes.
Freitas, J. Marcos 
Freitas, João Gabriel 
Freitas, Jônatas Davi
Agora, para arquivar, 
ficará desse jeito. 
Regras do arquivamento Alfabético com partículas 
Nesses casos as partículas, tais como tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados. 
Observe o exemplo abaixo 
Marcos de Freitas 
Antônio Paulo de Almeida
Ana Luiza da Silva 
Os nomes completos dos 
colaboradores da empresa 
com partículas.
Almeida, Antônio Paulo de
Freitas, Marcos de
Silva, Ana Luiza da 
Agora, para arquivar, 
ficará desse jeito. 
Página 7 
Regras do arquivamento Alfabético com sobrenomes que exprimem 
grau de parentesco 
Nesses casos, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são 
considerados como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
Agora, observe o exemplo abaixo:
Wilson de Almeida Filho
Oscar de Oliveira Júnior
Sebastião de Pádua Sobrinho
Almeida Filho, Wilson de
Oliveira Júnior, Oscar de
Pádua Sobrinho, Sebastião de
Agora, para arquivar, 
ficará desse jeito. 
Nomes completos dos 
colaboradores da 
empresa.
Documento: Planilhas de controle de entrada e de saída do 
expediente da empresa.
 Tipo de arquivo: Ativo (temporário) e Inativo (intermediário) 
Arquivo Ativo (Temporário): nesse arquivo as atualização e consultas são frequentes, pois 
apresentam informações importantes, entretanto, esse arquivo é temporário porque ele ficará 
velho e será substituído por um mais recente e o destino desse arquivo velho será para o Arquivo 
Inativo ou Arquivo Morto. 
Arquivo Inativo (Intermediário): nesse arquivos as atualizações e consultas não são frequentes, 
normalmente nesse tipo de arquivo encontra-se documentos como por exemplo: rescisão de 
contrato e documentos antigos que tem uma importância para a empresa. 
 Motivo da escolha dos arquivos ativo e inativo 
Página 8 
As planilhas mais recentes que controlam a entrada e saída dos funcionários do expedientes 
deixarei no arquivo ativo, pois são consultas frequentemente e as planilhas mais antigas serão 
enviadas para o arquivo inativo, pois a consulta não é frequente. 
Exemplo de planilha de controle de expediente da empresa
Página 9 
Nome do 
funcionário (a)
 Data Dia de 
Semana
Entrada
(início do 
expediente)
Saída
(Horário de 
almoço)
Entrada
(Depois do 
almoço)
Saída
(do expediente)
Horas 
Trabalhadas
Andrade, Ana Clara de 20/10/2022 Quinta-feira 8h 30 min 12h 30 min 13h 30 min 17h 30 min 8 horas
Oliveira, Marcos de 21/10/2022 Sexta-feira 8h 12h 13h 17h 8 horas
Pereira, Larissa Silva 22/10/2022 Sábado 8h 12h 13h 17h 8 horas
Nesta coluna estão os nomes 
dos colaboradores, observe que 
estão arquivados em ordem 
alfabética, pois é o mais 
indicado. 
Observe que as datas de controle do expediente são 
recentes, por isso essas planilhas ficaram no arquivo 
ativo e quando essa planilha ficar antiga mais de dois 
meses elas serão encaminhadas para o arquivo 
inativo. 
Página 10 
Documento: Controle de distribuição de EPIs e uniformes da 
empresa
 Método de arquivamento: Método Alfabético Numérico 
Esse é um dos métodos de arquivamento que tem como objetivo utilizar as vantagens do método 
alfabético que utiliza o elemento principal as “letras do alfabeto” e o método numérico que utiliza 
como elemento principal os “números”.
Motivo da escolha do método Alfabético Numérico 
Esses documentos de controle dos equipamentos de proteção individual dos funcionários apresentam 
dois elementos principais: o "nome" dos colaboradores da empresa que utiliza o instrumento e o 
"número" que são o registro de aprovação do órgão nacional em matéria de segurança do trabalho, 
pois juntando esses dois elementos a metodologia de arquivamento mais adequada é o "Alfabético 
Numérico" que utiliza números e letras.
Página 11 
Documento: Controle de distribuição de EPIs e uniformes da 
empresa
 Tipo de arquivo: Arquivos de prosseguimento
Esse tipo de arquivo é de extrema importância para uma instituição, afinal, esses documentos 
apresentam datas determinadas e devido a essa condição esses arquivos apresentam uma vigilância 
rigorosa. 
Motivo da escolha do arquivo de prosseguimento
Essa planilha é de monitoramento dos EPIs da empresa precisam ser consultadosregularmente, pois 
esses equipamentos apresentam uma data de validade determinada de 5 anos e devido essa 
condição o método de arquivamento mais adequado é o de prosseguimento.
Página 12 
Exemplo do método de arquivamento alfabético numérico 
Nome do colaborador Nº de registro do EPI Data de entrega do EPI Data de vencimento do 
EPI
Costa, Ana Clara 202209874657 21/06/2022 21/06/2027
Freitas, Jonas 202289753573 01/02/2020 01/02/2025
Rodrigues, Marcos Paulo 202274894278 13/04/2016 13/04/2021
 Planilha de controle de EPI dos funcionários 
Data de elaboração da planilha: 10/01/2020 Departamento: Recursos Humanos
Nomes dos 
colaboradores, elemento 
principal “letras”.
Número de registro do 
EPI, elemento principal 
“Número”.
Data de vencimento, 
elemento principal “Data 
Determinada”. 
Arquivamento Alfabético 
Numérico, elementos 
principais “nome” e 
“número”.
Arquivamento de Prosseguimento
Página 13 
Documento: Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
 Método de arquivamento: Método Alfabético 
O método alfabético é umas das técnicas mais famosas e simplificadas de arquivamento na área da 
Administração, pois utiliza as letras do alfabeto para organizar as documentações ou nomes dos 
funcionários de uma determinada empresa.
 Motivo da escolha do Método Alfabético 
Nestas planilhas de folhas de pagamentos, décimo terceiro salário e férias apresenta os nomes de todos 
os colaboradores da empresa que recebe os pagamentos e o valor de quantos cada um recebe, 
entretanto, para facilitar a busca utilizarei o método alfabético somente, pois é melhor para buscar os 
nomes. 
Página 14 
Documento: Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
 Tipo de arquivo: Ativo (temporário) e Morto (permanentemente)
Os documentos do arquivo ativo (temporários) são atualizados e monitorados constantemente pelo nosso 
departamento e quando ficarem antigos são enviados para os arquivos mortos ou inativos. 
Os documentos do arquivo morto (permanente), como o próprio nome sugere, o monitoramento e a 
atualização desses arquivos são praticamente não realizados, pois esses arquivos ficam somente 
armazenados caso seja necessário realizar uma consulta. 
Motivo da escolha dos arquivos ativos e morto
As planilhas de pagamentos do salário, décimo terceiro e férias dos funcionários dos últimos 2 meses vou 
encaminhar para os arquivos ativos, pois a consulta e atualização desses documentos são constantes 
pelo nosso departamento de Recursos Humanos. 
As planilhas de pagamento antigas com mais de 2 meses serão encaminhadas para os arquivos mortos, 
pois a consulta e atualizações dessas planilhas não serão feitas praticamente e somente será consultada 
e modificada caso seja necessário que raramente aconteça. 
Página 15
Exemplos de planilhas de folha de pagamento
Funcionários Setor Salário 13º Salário 
(1º Parcela)
13º Salário 
(2º Parcela)
Férias + ⅓ 
Férias 
Almeida, Ana Clara de Comercial R$ 1250,00 R$ 625,00 R$ 630,50 R$ 1666,00
Andrade, Maria de Administrativo R$ 1540,78 R$ 770,39 R$ 770,39 R$ 2.053,98
Freitas, Roberto de Manutenção R$ 1312,76 R$ 656,38 R$ 656,40 R$ 1750,28
Nomes dos colaboradores
Elemento principal “nome”. Para facilitar a 
consulta o método de arquivamento será 
alfabético. 
Nesta parte da planilha a presença de número é abundante, 
entretanto, não vou utilizar o método de arquivamento 
alfanumérico, pois para facilitar a consulta vamos utilizar 
somente o nome do colaborador (a). 
Página 16
Documento: Pastas dos colaboradores com fichas-registro e 
documentos pessoais
 Método de arquivamento: Método Alfabético Numérico
O método alfabético numérico utiliza as técnicas mais tradicionais e conhecidas da Administração que 
envolvem os usos das “letras” do alfabeto e o "número” para organizar e gerenciar o fluxo de documentos da 
empresa de forma eficiente e facilitada para o departamento.
Motivo do método de arquivamento alfabético numérico
Essas pastas podem estar organizadas em duas formas: por “nome” dos funcionários das empresas ou pelo 
"número" de registro que o colaborador foi efetivado na instituição, por isso a metodologia mais adequada de 
arquivamento é o alfabético numérico que utiliza essas duas técnicas presentes que são “letras” e "números".
Página 17 
Documento: Pastas dos colaboradores com fichas-registro e 
documentos pessoais
Tipo de arquivo: Arquivo Ativo
O arquivo ativo apresenta a documentação mais recente da empresa e precisam ser consultadas e atualizadas 
constantemente com dados novos pelo departamento.
Motivo da escolha do Arquivo Ativo
Essas pastas apresentam dados pessoais e fichas de registros dos colaboradores da empresa são de extrema 
importância e esse tipo arquivo são monitorados e atualizados constantemente pelo departamento e por isso 
devem ser colocados nos arquivos ativos, pois são monitoradas e alteradas regularmente. 
Página 18 
Exemplo ilustrativo das pastas dos colaboradores
Página 19 
Agradeço primeiramente a Deus por mais um dia que me deu de vida. 
Caros (a) funcionários (a) do departamento de Recursos Humanos da empresa Academia de 
Saúde e Vida nosso setor é o que mais obtém um fluxo de documentação elevado e as 
medidas para melhorar e otimizar esse número grande de documentação e adotarmos 
essas medidas de arquivamento abordadas e explicadas nessa apresentação.
Agradecimentos 
Empresa: Academia Saúde e Vida
Declaração de Trabalho
Declaramos para os devidos fins, que o funcionário JOÃO MACHADO 
ocupa o cargo de ADMINISTRADOR na empresa ACADEMIA DE 
SAÚDE E VIDA desde 10/10/2019, tendo uma jornada de trabalho nos 
dias de semana das 10h às 19h (com 1 hora de almoço) e totalizando 8 
horas diárias trabalhadas.
Volta Redonda, 22 de outubro de 2022
Responsável pela declaração: Gabriel Micael Duarte de Freitas 
Assinatura: