UC02 - Atividade 2 - Ana Aymeê

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Técnico em Administração
UC02 – Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
Tutora: Valéria da Veiga Dias 
Aluna: Ana Aymeê Souza da Costa 
Atividade n°: 02
Data: 11/04/2024
Introdução:
Nossa empresa está sempre buscando
maneiras de otimizar processos e garantir
eficiência em todas as áreas. Hoje,
apresentaremos uma modernização do
processo de arquivamento do setor de RH,
visando facilitar o acesso às informações e
tornar nossas operações ainda mais ágeis.
Novo Processo de Arquivamento
1. Controle de Entrada e Saída do Expediente
Método de Arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de Arquivo: Arquivo Ativo
Justificativa: Organização eficiente por ano, mês e ordem
alfabética dos colaboradores para acesso rápido às
informações sobre horas de trabalho.
Ano Mês
Colabora
dor
Data de 
Entrada
Horário 
de 
Entrada
Data de 
Saída
Horário 
de Saída
2024 Jan Ana Silva 01 08:00 01 17:00
2024 Jan
João 
Santos
01 08:30 01 16:30
2024 Jan
Pedro 
Lima
01 09:00 01 18:00
1. Controle de Entrada e Saída do Expediente da Empresa (Arquivo Ativo):
Exemplo hipotético
2. Controle de Distribuição de EPIs e Uniformes
Método de Arquivamento: Específico ou por Assunto e
Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo
Justificativa: Divisão em EPIs e uniformes com nomes dos
funcionários em ordem alfabética para consulta facilitada.
Arquivo atualizado apenas durante admissões ou
demissões.
EPI Tamanho Colaborador
Capacete M Ana Silva
Óculos de Segurança P João Santos
Luvas G Pedro Lima
2. Controle de Distribuição de EPIs e Uniformes da Empresa 
(Arquivo Inativo):
Exemplo hipotético
EPIs:
Tipo Tamanho Colaborador
Camiseta M Ana Silva
Calça P João Santos
Jaleco G Pedro Lima
Uniformes:
3. Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias
Método de Arquivamento: Alfabético Numérico
Tipo de Arquivo: Arquivo de Prosseguimento
Justificativa: Acessibilidade e agilidade para ações em datas
específicas, designado como arquivo de acompanhamento.
Colaborador
Folha de 
Pagamento Décimo Terceiro Férias
Ana Silva Sim Sim Sim
João Santos Sim Sim Não
Pedro Lima Sim Não Sim
Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias (Arquivo de 
Prosseguimento) Exemplo hipotético
4. Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais
Método de Arquivamento: Alfabético
Tipo de Arquivo: Arquivo Inativo
Justificativa: Classificação inativa devido à menor frequência de consultas,
facilitando a localização dos nomes dos colaboradores.
Colaborador Ficha-Registro Documentos Pessoais
Ana Silva Sim Sim
João Santos Sim Sim
Pedro Lima Sim Sim
Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais 
(Arquivo Inativo) Exemplo hipotético
Benefícios do Novo Processo
• Facilidade de acesso às informações;
• Agilidade na consulta de documentos;
• Organização eficiente por categorias e ordem alfabética;
• Manutenção de arquivos sempre atualizados.
Conclusão
Com a implementação deste novo processo de
arquivamento, nosso setor de RH estará mais preparado
para lidar com as demandas do dia a dia, garantindo
eficiência e precisão nas operações. Contamos com a
colaboração de todos para tornar essa transição um
sucesso!
Obrigado!