Os documentos oficiais da instituição escolar

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Os documentos oficiais da instituição escolar 
Apresentação 
A realidade cotidiana de uma escola está sujeita a toda ordem de documentos, que podem ser relativos à sua atividade-fim principal, à formação dos estudantes que ali se encontram ou aos demais processos internos que nela se desenvolvem. Assim, alunos, professores, gestores, funcionários e demais membros da comunidade escolar podem entregar, ou acabam por demandar que se produzam, documentos oficiais na escola, atividade que é realizada, em grande parte, pela secretaria escolar. Esse processo de elaboração dos documentos oficiais da escola segue normas próprias, que se encontram nas legislações educacionais dos entes federativos a que a escola está vinculada e suas respectivas redes de ensino. Assim, cabe aos gestores da escola e aos profissionais da secretaria escolar conhecer os aspectos legais e formais da produção de tais documentos para que estes sejam fidedignos e atendam plenamente às suas finalidades.
Nesta Unidade de Aprendizagem, você verá os documentos que circulam no ambiente escolar, conhecendo as formas como se classificam e os procedimentos que devem ser adotados para que eles se legitimem como documentos escolares oficiais.
Bons estudos.
Ao final desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
· Identificar a documentação produzida no desenvolvimento das atividades escolares.
· Classificar os documentos escolares oficiais e suas diferentes categorias.
· Descrever os procedimentos para a oficialização documental na escola.
Desafio 
As atividades desenvolvidas na secretaria da escola são muito importantes para que exista um bom andamento da vida estudantil, bem como do percurso profissional de funcionários e docentes, contribuindo para que todos atinjam seus objetivos nessa instituição social.
Você é licenciado em Pedagogia e Especialista em Gestão e Planejamento Escolar e recentemente foi eleito como diretor de uma escola de Educação Básica do município onde é concursado e atua nos últimos 15 anos. Ao começar seu mandato, passou a observar como agiam os demais membros da equipe gestora, procurando criar sinergia com eles. Da mesma forma, estabeleceu um clima de parceria com o  secretário da escola, pois você entende que esta é a melhor forma de atingir os objetivos de sua gestão. 
Diante desse cenário, responda:
Como essa situação pode ser contornada? Proponha ações que melhorem esses processos da secretaria.
Padrão de resposta esperado 
Ao diretor da escola cabe, primeiramente, conversar com o secretário da escola e fazê-lo perceber que está havendo falta de coordenação do fluxo de trabalho dos auxiliares na secretaria.
Para contornar essa situação, podem ser realizadas as seguintes ações:
- capacitação com os profissionais que atuam na secretaria em torno dos princípios da administração pública e dos critérios de recebimento, produção e arquivo de documentos;
- padronização dos procedimentos utilizados no cotidiano, que envolvam prazos, etapas a serem realizadas e detalhamento dos processos envolvidos até a finalização do atendimento.
Colocando em prática essas ações, serão minimizados os problemas constatados, partindo-se para a construção de uma cultura organizacional de qualidade no manuseio e na produção de documentos escolares oficiais.
Infográfico 
O secretário escolar atua como cogestor da instituição de ensino, apoiando diretamente o diretor em relação à documentação oficial da escola. Para terem êxito em suas atribuições e contribuir para que a escola atinja seus resultados educacionais, o secretário e seus auxiliares devem ter conhecimento dos procedimentos formais de oficialização dos documentos que a escola produz.
Neste Infográfico, você conhecerá os principais aspectos da oficialização dos documentos escolares.
Conteúdo do Livro 
Existem muitos documentos que circulam na escola, que podem estar relacionados com os estudantes e suas demandas, com as ações de planejamento e vida funcional de professores e funcionários, com a elaboração de relatórios de controle de patrimônio e demais aspectos que os órgãos educacionais possam vir a demandar, bem como com outros processos internos que a escola apresenta. Esses documentos costumam centralizar-se na secretaria da escola e são devidamente organizados, produzidos e arquivados pelo secretário e seus auxiliares.
Os documentos oficiais da escola costumam apresentar aspectos formais em sua estrutura e atendem à legislação vigente para que mantenham seu padrão de construção. Cabe ao diretor da escola, ao secretário e aos demais membros auxiliares da secretaria escolar conhecer a legislação e os procedimentos relativos aos registros e à escrituração de documentos oficiais para que possam produzi-los com a eficiência e a qualidade típicas de documentos oficiais.
No capítulo Os documentos oficiais da instituição escolar, da obra Gestão de documentos e registro escolar, conheça os múltiplos documentos escolares, suas formas de classificação e procedimentos utilizados na sua elaboração e oficialização.
Boa leitura.
Dica do Professor 
A Constituição Federal brasileira, de 1988, estabeleceu princípios pelos quais devem ser pautadas todas as ações da administração de instituições públicas no Brasil; logo, estas também devem ser consideradas na gestão dos processos internos realizados nas escolas públicas do sistema educacional brasileiro.
Nesta Dica do Professor, você aprenderá sobre a aplicação dos princípios constitucionais da administração pública nos serviços realizados na secretaria escolar, com foco na produção de documentos oficiais.
Exercícios 
1.  “Juntamente com seus atores, as instituições escolares produzem diversos tipos de documentos e registros de caráter administrativo, pedagógico e histórico, exigidos pela administração e pelo cotidiano burocrático, que perpassam inclusive seu âmbito pedagógico.” (FURTADO, 2011, p. 150) 
A partir da citação da autora e de seus estudos da Unidade de Aprendizagem sobre os documentos escolares, pode-se afirmar:​​​​​​​
Você acertou! 
B.  Existem muitos documentos produzidos na escola, originados por membros diferentes da comunidade escolar.
A escola é perpassada por toda a sorte de documentos, que se distribuem entre as mais diversas áreas, do pedagógico ao administrativo, visando a atender às exigências dos órgãos educacionais do seu sistema de ensino. Logo, não são somente produzidos pela secretaria, pois podem ser feitos pelos professores e demais profissionais da educação ao desenvolverem seus afazeres. A formulação de documentos apresenta burocracias e normas de procedimentos. Nem todos os documentos oficiais precisam ter caráter pedagógico; alguns deles cumprem finalidades bem distintas, como controle financeiro e de patrimônio. Embora o diretor seja responsável por todo o funcionamento da escola, a elaboração e o arquivo de documentos são atribuições de responsabilidade do secretário escolar e de sua equipe.
2.  Existem muitos tipos de documentos oficiais produzidos na escola, cada um deles correspondendo a um modelo específico e a uma finalidade própria. Analise os tipos de documentos escolares oficiais a seguir e relacione a primeira e a segunda colunas de forma a estabelecer a relação correta entre elas:
I. Ata
II. Certidão
III. Convite
IV. Convocação
V. Declaração
(  ) Procura atestar e fornecer informações oficiais sobre algum fato aos órgãos públicos.
(  ) Realiza o chamamento de um grupo ou comunidade para participar facultativamente de algo.
(  ) Documento realizado em reuniões coletivas, registrando informações e deliberações.
(  ) Tem o caráter de intimar as pessoas a participarem de forma obrigatória e comprometida.
(  ) Serve para o fornecimento de informações sobre direitos daqueles vinculados à escola.
Você acertou! 
A.  II, III, I, IV, V.
Entre os vários documentos oficiais da escola, podemos citar: ata – documento formal, normalmente em livro, no qual se registram os fatos de uma reunião coletiva ou os atendimentos realizados; certidão – utilizadapara fornecer informações oficiais sobre algum fato ocorrido ou dados requeridos pelos órgãos públicos; convite – realiza o chamamento das pessoas, com caráter facultativo de sua participação; convocação – semelhante ao convite, porém em tom de intimidação e obrigatoriedade; declaração – utilizada para fornecimento de informações sobre direitos ou fatos relativos àqueles que têm vínculo com a escola.
3.  Os documentos escolares podem ser classificados segundo algumas tipologias específicas, que servem para que sejam devidamente organizados, processados e arquivados na secretaria das escolas. Uma dessas classificações é: documentos internos; documentos externos; documentos individuais; e documentos coletivos. Sobre essas classificações, analise as alternativas e marque aquela que apresenta um exemplo correto de sua tipologia.​​​​​​​
Resposta correta. 
C.  São exemplos de documentos individuais um Atestado de Matrícula de um aluno e uma declaração a um professor.
Existem várias tipologias utilizadas para classificação dos documentos escolares, entre elas: internos – utilizados nos processos internos da escola, sendo exemplos Diários de Classe, relatórios internos, solicitações de matrícula, boletins, atas dos órgãos colegiados; externos – são aqueles endereçados para uso exterior à escola, como declarações, fichas individuais dos alunos e de transferência, históricos escolares, certificados e diplomas emitidos; individuais – atendem às necessidades de uma única pessoa, como ficha de matrícula ou solicitação de transferência, carteirinha estudantil, declaração, etc.; coletivos – remetem a mais de uma pessoa, como as atas de reuniões administrativas, pedagógicas e dos órgãos colegiados, o Projeto Político-Pedagógico e o regimento escolar.
4.  Existe uma série de procedimentos que fornecem as condições para que um documento produzido na escola possa ter o caráter oficial de que necessita e, assim, atender às suas finalidades. Analise as alternativas e marque aquela que apresenta uma correta descrição de um desses aspectos.​​​​​​​
Você acertou! 
B.  Para que venha a ser oficial de fato, o documento escolar necessita das assinaturas e dos carimbos do diretor e do secretário.
Existem alguns procedimentos que oficializam os documentos produzidos pela escola, entre eles: a utilização de linguagem escrita clara, objetiva e precisa, a não existência de rasuras no documento, o uso das devidas assinaturas e carimbos do secretário e do diretor da escola, a utilização dos modelos existentes nas normas da rede de ensino, o uso obrigatório do timbre nas folhas do documento, bem como a especificação do local e da data. Ambos os aspectos, estruturais e de conteúdo, são importantes nos documentos oficiais.
5.  Os documentos oficiais fazem parte da realidade cotidiana da escola, devendo ser elaborados na secretaria escolar a partir de critérios legais, que garantam a impessoalidade e a eficiência necessárias, de modo a atingir com precisão suas finalidades específicas. Em relação ao manuseio e à produção desses documentos, analise as asserções a seguir e marque a alternativa que apresenta uma correta relação entre elas:
I. Entre as competências essenciais do secretário escolar e de seus auxiliares está o uso da ética profissional em seus procedimentos de atendimento ao público, recebimento, produção e arquivo de documentos.
PORQUE
II. A partir da ética profissional são atendidos os critérios legais existentes e as normas dos sistemas de ensino, bem como são considerados os princípios constitucionais da administração pública quanto à produção desses documentos oficiais da escola.
Você acertou! 
A.  As asserções I e II são verdadeiras, e a asserção II é uma justificativa correta da asserção I.
A ética profissional é um requisito essencial para aqueles que produzem documentos oficiais, pois estes representam a identidade e a idoneidade da escola ao longo do tempo. Assim, um profissional ético acaba cumprindo com os preceitos que legitimam sua prática, adotando os princípios da administração pública e valendo-se das normas legais existentes na rede de ensino a que a escola se encontra vinculada. Logo, ambas as asserções são verdadeiras, e a segunda justifica corretamente a primeira.
Na prática 
A gestão de uma secretaria escolar exige competência do secretário e de seus auxiliares para colocar em prática ações que organizem os processos referentes aos inúmeros documentos que por ali circulam diariamente, uma vez que esse setor os recebe, registra, emite e arquiva cotidianamente como algumas de suas atribuições principais.
Neste Na Prática, você conhecerá a secretária Naiara, verificando os procedimentos que ela implementou junto com sua equipe para que as ações que envolvem os documentos escolares ocorram de forma eficiente.
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