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CONHEÇA SEU TEMPO DISPONÍVEL CONCENTRAÇÃO SÃO PAULO 2016 Caique Oliveira da Silva – 564115 Letícia Della Volpe Alves da Silva – 564860 Simone Andrade – 563342 Valdielison Dantas de Lima Souza – 564200 William Souza da Silva Júnior – 564196 Wilson Lopes dos Santos – 564216 TRABALHO DE PESQUISA CONHEÇA SEU TEMPO DISPONÍVEL CONCENTRAÇÃO Trabalho de pesquisa sobre: Conheça o seu tempo disponível e Concentração, apresentado ao programa de graduação gestão da tecnologia da informação da Faculdade Carlos Drummond de Andrade, para compor a nota de AC1. Orientadora: Professora Giuseppina Adele Richioni. AGRADECIMENTOS A Professora Giuseppina Rischioni, pela orientação e suporte 4 INTRODUÇÃO O objetivo deste trabalho, além do aprendizado de técnicas de formatação seguindo as regras definidas pela ABNT, para trabalhos acadêmicos e as novas regras de ortografia, é também tratar de um assunto, que embora recorrente, continua em muitos casos, sem solução, a administração do tempo e a concentração, de forma a obter resultados satisfatórios do ponto de vista pessoal e organizacional. No mundo atual, totalmente globalizado, é de suma importância, saber utilizar o tempo em tarefas produtivas e evitar desperdícios, através do registro, administração e consolidação do tempo. Neste resumo o tópico sobre concentração, nos ensina a priorizar as tarefas e realizar uma de cada vez com eficácia, aplicando as forças humanas em oportunidades importantes. O método utilizado foi de resumo bibliográfico, do livro O homem, a administração, a sociedade de DRUCKER, Peter (2001). 5 1 CONHEÇA SEU TEMPO DISPONÍVEL1 Segundo Drucker (2001), o mesmo observou que os trabalhadores de conhecimentos eficazes não começam pelas tarefas. Começam pelo tempo. Não começam pelo planejamento. Começam descobrindo em que eles realmente empregam seu tempo. Então terão que administrar seu tempo e eliminar as exigências improdutivas sobre eles. Mas será que eles sabem o que é o tempo e como gerencia lo ? O autor afirma que os trabalhadores falam que estão desperdiçando o tempo, que estão gastando tempo ou jogando o fora. O tempo e um ciclo virtuoso que ao certo só podemos medir, aliás medir é um caminho ou tentar se organizar nele. O relógio em um tipo de medidor mas não tão preciso, ele foi feito na base do ciclo do sol que gira em torno do seu eixo fazendo sua volta completa um ciclo virtuoso transformando em dia. Segundo o físico alemão (Einstein em 1905) que tempo e espaço são relativos e estão profundamente entrelaçados. Ou seja, o tempo pode passar mais rápido para uns e mais devagar para outros. Quando um corpo está em movimento, o tempo passa mais lentamente para ele. Se você estiver andando, por exemplo, as horas vão ser mais vagarosas para você do que para alguém que esteja parado. Segundo o autor disfere o texto, se o tempo é entrelaçado com espaços, os trabalhadores de eficácia, planejam como organizar seu tempo disponível para realizar suas tarefas, consolidando o tempo em períodos mais extensos. Então os administradores, trabalhadores etc.. sabem que o tempo de um para o outro é diferente e não podem se gabar de como o usam e para gerenciar precisam saber o que é e como fazer. 1.1 As exigências do tempo Na ótica de Drucker (2001), constantemente desperdiçamos nosso tempo, e infelizmente isso é algo inevitável. Todo trabalhador, seja ele ocupando qualquer cargo, desperdiça tempo, porém, quanto mais alta a sua posição hierárquica, maiores serão as exigências que a empresa fará de seu tempo. 1 Capítulo extraído de The effective executive, publicado em 1966 6 Toda atividade realizada no cotidiano de trabalho, demanda uma enorme dedicação, maior parte das tarefas do trabalhador de conhecimento exige muito tempo. Quando são realizadas rapidamente, sem investir menos do que o mínimo necessário, torna-se perda de tempo e o trabalho é dobrado, devendo ser revisto. Para ser eficaz, todo trabalhador de conhecimento, e principalmente aqueles que possuem altos cargos, precisam disponibilizar de períodos de tempo bem maiores. Pessoas consomem tempo, porém a maioria acaba desperdiçando. Gastar apenas alguns minutos tentando resolver algum assunto importante com outra pessoa, não leva a nada. Para chegar ao ponto de exercer alguma influência sobre o outro, é necessário no mínimo uma hora, e em geral muito mais. O autor afirma que uma vez que o trabalhador de conhecimento administra corretamente o seu tempo, ele precisa entender o que esperam que ele realize e por quê. Se faz necessário muita informação, discussão, instrução, e isso demanda tempo. Para que os resultados sejam apresentados é preciso reservar tempo para direcionar a visão de seu trabalho. Sendo assim, quando o trabalhador de conhecimento tem um bom desempenho na organização, os executivos programam reservar um tempo a fim de que o trabalhador não perca seu entusiasmo e se torne escravo do tempo, distanciando-se das oportunidades e necessidades da organização. Quanto maior a organização, menos tempo o trabalhador de conhecimento terá, portanto é necessário saber administrar bem o tempo disponível. Quanto maior o número de funcionários dentro da mesma, maior será a quantidade de tomada de decisões a cerca dos mesmos. Se forem decisões rápidas, provavelmente não serão boas, para tanto se torna necessário um investimento razoável de tempo para tomada decisões ponderada. De acordo com o autor o trabalhador de conhecimento atualmente está fazendo jornadas de trabalho mais longas, e com isso enfrentando exigências maiores sobre seu tempo. 1.2 Diagnóstico do tempo Em Drucker (2001), pudemos ler que é importante registrar o tempo gasto para entendermos se estamos empregando corretamente e desta forma, tentar administrar. Torna se fácil administrar o trabalho operário que desde a época da Administração Científica controla sistematicamente quando tempo demora em cada operação realizada por eles. Aplicando esse conhecimento ao trabalho, em que o tempo não importa tanto, porém ainda não aplicamos ao trabalho que interessa cada vez mais e que deve lidar de modo especial com o tempo, que é a atividade do trabalhador de 7 conhecimento e do executivo. Aqui fica clara a diferença entre o uso e o desperdício de tempo que significa eficácia e resultados. A eficácia deste método é registrar como o tempo é realmente empregado, seja ele feito pelo próprio executivo que continuamente reavalia esse registro, ou por seu secretário. Criar amostras com registros coletados durante algumas semanas é de grande valia, pois faz com que os executivos e os trabalhadores em geral acabem percebendo a importância de organizar seu tempo não o desperdiçando muitas vezes em tarefas triviais. 1.3 Administração do tempo De acordo com Drucker (2001), para evitar desperdício do tempo, devemos estar sempre atentos a administração dele. Administrar o tempo de forma sistemática resume se em se livrar de atividades improdutivas onde se perde muito do tempo e ele enumera: 1. Identificar e eliminar o que não precisa ser feito e não vai levar a resultados, saber dizernão a atividades que não tragam resultados, que não sejam aproveitadas, como, palestras, jantares e participação em comissões; 2. Delegar a execução de algumas tarefas, para pessoas que possam realizar tão bem quanto ele, como comparecimento em jantares executivos representando assim a empresa; 3. Não desperdiçar o tempo dos outros com reunões improdutivas, reuniões devem ser realizadas apenas com os setores diretamente interessados e as informações decorrentes, passadas aos setores que dependam diretamente das decisões tomadas.� � Os trabalhores de conhecimento, não devem ter medo de cortar tarefas improdutivas, sempre se pode voltar atrás se alguma tarefa precisar ser revista. Drucker (2001), cita o exemplo do conselheiro particular do presidente Rosevfelt, “Um homem agonizando, quase morto para quem cada passo era um momento, só podia trabalhar algumas horas, um dia ou outro. Isso o forçou a cortar tudo que não fosse vital” […] 1.4 Cortando os fatores que levam a perda de tempo Para Drucker (2001), existem três questões improdutivas e que consomem tempo, a primeira é a crise recorrente que surge ano após ano. Ele explica que se ocorrer uma segunda crise, não pode ocorrer novamente. Deve se notar que, ocorrendo mais de uma vez, significa que não houve um aprimoramento, do que está se fazendo de errado. 8 Uma crise deve ser prevista sempre, para que possa saber lidar com ela, saber controlar. Quando essas crises ocorrem, não afetam só os superiores de uma empresa, ela atinge a todos, não sabendo controlar, se adequar, provavelmente será difícil de segurar a pressão, chamada “crise”. O autor cita uma empresa, onde tinha varias crises, no entanto ela estava preparada, soube dar o tempo certo, decisões certas, para que a empresa, se mantivesse em pé, e com isso, a empresa ao invés de prever um dado ruim no final do ano, ela esta prevendo resultados. Uma empresa que costumava ter crises, hoje já não é mais notada. “ A Crise recorrente é simplesmente um sintoma de desmazelo e preguiça [...]”. DRUCKER (2001 p.100) Essa frase chama muito a atenção, e segundo o autor “Uma fábrica bem administrada, é um lugar tranquilo. Uma fábrica que é “dramática”, uma fábrica em que o “épico da indústria” é encerrado diante dos olhos do visitante é mal administrada. Pudemos ver que a empresa bem administrada, não tem sustos, porque ela prevê a crise, e saber lidar com ela, acaba virando uma rotina. A Segunda questão é o excesso de pessoas de acordo com o autor. Ele diz que uma empresa, com muitas pessoas, acaba perdendo tempo ”interagindo” em vez de trabalhar corretamente. Ele explica que funcionários mais graduados, que tem mais tempo na empresa, acaba interagindo muito, influenciando essa empresa a interagir mais, e é daí que vem o problema, do excesso de pessoas. Com isso as pessoas acabam querendo fazer o serviço uma da outra, não tendo o certo respeito, e assim ocorre atritos, confusões e a crise aparece. Deve ter uma organização dentro da empresa, onde todos saibam as suas funções e o que deve ser feito, sem ter que ser explicado. É importante lembrar que deve ter reuniões dentro de uma equipe, ou empresa, mais não exageradamente, muitas reuniões , indica que tem coisas erradas e que vem ocorrendo varias vezes, ou seja informações passadas para pessoas erradas. A terceira questão, é o mau funcionamento das informações. Dentro de uma empresa ocorre demais esses problemas, informações erradas, acaba dando o descontrole dentro de uma empresa, com isso se tem uma racha entre os funcionários, e o serviço será tratado como qualquer coisa. Dentro de uma empresa, todos precisam de todos. O autor afirma que os problemas administrativos que consomem tempo, como excesso de funcionários, a má informação que não são transmitidas adequadamente podem ser resolvidos rapidamente. 9 1.5 Consolidando “o tempo disponível” Segundo Druker (2001), o executivo que analisa seu tempo e procura administrá-lo pode determinar quanto tempo dispõe para suas atividades importantes. Quanto maior uma organização for mais será exigido tempo para mantê-la funcionando. Pessoas eficazes sabem que devem consolidar seu tempo disponível pois necessitam de grandes períodos de tempo para que possam exercer suas atividades importantes com sucesso. O passo final na administração do tempo é no, entanto consolidar seu tempo disponível e que esteja tudo sob controle do executivo. Para o autor alguns trabalhadores mais graduados trabalham em casa um dia por semana, já outros programam todo o dia operacional, ou seja, análises de problemas, reuniões e assim por diante. Uma nova pressão de tempo pode tomar conta do tempo disponível e também comprometendo o trabalho a ser feito nesse período e tomado por novas crises, ou urgências e outras questões. Um bom trabalhador que é eficaz sempre sabe controlar seu tempo, mantém seu registro contínuo, analisa e estabelece prazos para suas tarefas importantes. Ainda segundo o autor o tempo é muito escasso e devemos saber administrá- lo bem. A análise do tempo é uma forma de se examinar o trabalho de alguém e esclarecer o que realmente é importante. 10 2 CONCENTRAÇÃO*2 Para Drucker (2001), a concentração é o segredo da eficácia, pessoas concentradas em uma atividade de cada vez, conseguem realizar estas atividades de forma rápida e eficiente. É da natureza humana e do trabalhador de conhecimento, a necessidade de concentração, para conseguir realizar as atividades a contento um executivo deve priorizar as tarefas a fim de gerir seu tempo, que é um recurso finito, para obter resultados satisfatórios. Os seres humanos conseguem realizar uma infinidade de tarefas, mais o ideal é que apliquem todos os seus esforços em uma de cada vez, para que consigam desempenhar com excelência. O autor define Mozart, como um dos raros exemplos de focar todas as faculdades em várias composições simultâneas, todas elas obras prima. Realizar uma tarefa de cada vez e rapidamente é o segredo das pessoas que fazem tantas e aparentemente tão difíceis coisas durante o dia, concentrar todos os esforços em uma tarefa por vez. Os executivos não devem subestimar o tempo, devem se programar de forma a ter margem para as situações inesperadas que se deparam, dessa forma executam as tarefas de forma tranquila e eficaz, quando se subestima o tempo, o resultado pode ser um erro fatal, que venha a comprometer todo programa. Ainda segundo ele, pessoas eficazes, concentram seu tempo e e energia, assim como de seus recursos humanos para realizar as prioridades, uma de cada vez. 2.1 Desvencilhando se do passado Drucker (2001), enfatiza que a regra é esquecer o que deixou de ser produtivo e ficou para trás, a não ser que ainda ofereça retorno de investimento. Executivos eficazes, empregam os recursos humanos em futuras oportunidades. Os trabalhadores de conhecimento, acabam utilizando mais horas do seu dia, consertando erros passados, quando a tarefa principal seria utilizar os recursos que tem disponíveis para o futuro, para inibir esta ligação com o passado deve se eliminar tarefas que não produzem resultados. Quando o trabalhador de conhecimento quer ser eficaz, ele verifica todos os programas, tarefas e atividades, para definir quais realizadas com excelência, produzirão resultados satisfatórios para sua empresa ou organização. Sempre * Capítulo extraído de The effective executive, publicado em 1966 11 terminando uma tarefa, antes de iniciar outra. Imprescindível paramanter o equilíbrio. Para o autor, o único meio de enfrentar o que surge de novo é empregar pessoas capacitadas para desempenhar as tarefas, e sugere que o ideal é que a organização invista em capacitação profissional dos funcionários que já fazem parte do time, uma maneira de incentivar a criatividade é testar o novo, novos programas, novas atividades, o que vai descartando o antigo. 2.2 Prioridades e posteridades Drucker (2001), ressalta que, quando temos pessoas capazes por perto, priorizando a execução das tarefas mais importantes, estas se ajustarão ao tempo disponível, quem deve tomar a decisão é o trabalhador de conhecimento, não permitindo que as pressões exerçam este papel, sacrificando as tarefas importantes. Toda tarefa faz parte da ação organizacional e do comportamento, as pessoas tem que assumir e aceitar fazer as coisas antigas de maneira inovadora ou fazer algo novo, para que todo trabalho tenha um resultado satisfatório. A principal causa de fracasso dos executivos, é adiar tarefas, que podem se tornar necessárias tempos depois. Mesmo não sendo prioridade toda tarefa deverá ser executada, porque pode virar trunfo da concorrência. 2.3 Coragem Drucker (2001), enumera que, ao analisar as prioridades, o fator mais importante é a coragem que dita as regras para: • Priorizar o futuro, esquecendo ações passadas; • Enxergar as possibilidades, não se ater aos problemas; • Não se deixar levar pela propaganda; • Estabelecer metas que façam a diferença. Cientistas pesquisadores nos mostram que escolhem seus projetos de acordo com o desafio das prioridades. É incerto fazer algo novo, tanto pequeno quanto grande, o mais inteligente é transformar oportunidades em resultados. Prioridades e posteridades mudam de acordo com o cenário que se apresenta no momento, elas podem sempre ser reavaliadas e redefinidas. 12 De acordo com o autor, a única maneira que um executivo tem para dominar o tempo de execução de suas tarefas é a concentração, decidindo o que é mais importante, o que vem em primeiro lugar. 13 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS DRUCKER, Peter Ferdinand. O melhor de Peter Drucker, O homem, a administração, a sociedade.Editora São Paulo: Exame, 2001, 584p.
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