1 Noções de administração - PARTI 2

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Noções de administração 
Eficiência, eficácia, efetividade e qualidade podem ser definidos da seguinte forma: 
Eficiência: Refere-se ao uso otimizado dos recursos disponíveis (tempo, dinheiro, materiais, entre outros) para realizar atividades ou alcançar resultados. Ser eficiente implica fazer as coisas da maneira certa, minimizando desperdícios e maximizando a produtividade. 
Palavra-chave: Como fazer. 
Foco: Recursos utilizados. 
Exemplo (FGV): Um funcionário que realiza um atendimento dentro do prazo estabelecido, utilizando o mínimo de recursos necessários para concluir a tarefa. 
Eficácia: Refere-se ao alcançamento dos objetivos ou metas estabelecidas. Ser eficaz significa atingir os resultados desejados, independentemente dos recursos gastos ou da eficiência operacional. 
Palavra-chave: O que foi alcançado. 
Foco: Metas e objetivos. 
Exemplo (FGV): Uma ONG que planta 10 mil mudas em um terreno (meta alcançada), mesmo que tenha gasto 20% a mais do que o previsto. 
Efetividade: Refere-se ao impacto prático ou benefício gerado pelos resultados obtidos. Uma ação é efetiva quando não apenas alcança os objetivos, mas também gera mudanças ou resultados significativos e positivos no contexto geral. 
Palavra-chave: Resultado prático ou impacto. 
Foco: Consequências ou benefícios. 
Exemplo (FGV): Uma lei que obriga o uso de capacetes é considerada efetiva se as pessoas passam a utilizá-los (impacto comportamental esperado), contribuindo para a redução de mortes por traumatismo craniano.
Segundo Sobral e Peci (2013), os administradores desempenham uma variedade de papéis para alcançar os objetivos organizacionais. Para Mintzberg, todos os administradores desempenham papéis interpessoais, informacionais e decisórios. 
Papéis interpessoais: envolvem a relação dos administradores com outras pessoas, sejam membros da organização ou indivíduos e grupos externos. Relaciona-se com a forma como o administrador interage e influencia outros.
Símbolo: representação simbólica do grupo ou da organização atuando como referência dela. 
- representação da organização em cerimônias e solenidades; 
- assinatura de documentos legais; 
- acompanhamento de visitantes 
Líder: Direção das atividades dos subordinados, levando-os à realização dos objetivos. 
- realização de todas as atividades que envolvam as relações com os subordinados;
- persuasão 
- motivação 
- orientação 
Elemento de ligação: Desenvolvimento de uma teia de relações que permite o intercâmbio de informações. 
- manutenção de redes de contatos com o exterior; 
- acompanhamento de correspondências; 
- construção de coalizões e alianças 
Papéis informacionais: envolvem a coleta, o processamento e a comunicação de informações. 
Monitor: coleta e análise da informação sobre a organização e seu ambiente. 
- leitura de periódicos e de relatórios;
- manutenção de contatos pessoais; 
- participação em eventos e conferências. 
Disseminador: partilha de informações com os subordinados por meio de redes de comunicação interna. 
- reuniões formais ou informais com o grupo; 
- telefonemas; - e-mails informativos; 
- divulgação de memorandos e newsletters. 
Porta-voz: Transmissão para o exterior das estratégias, políticas, atividades e resultados da organização. 
- comunicados de imprensa; 
- entrevistas à mídia; 
- participação em reuniões de acionistas ou com outros grupos de interesse externo. 
Papéis decisórios: envolvem todos os eventos que implicam a tomada de decisão. Trata-se da forma como o administrador utiliza a informação em suas decisões. 
Solucionador de conflitos: resolução de conflitos ou de problemas que impeçam o desenvolvimento normal da atividade. 
- ações corretivas em disputas ou crises; 
- resolução de conflitos entre subordinados; 
- auxílio aos subordinados durante o processo de mudança ou crise. 
Administrador de recursos: alocação dos recursos organizacionais em função dos objetivos e necessidades. 
- realização de todas as atividades que envolvam a orçamentação e a programação do trabalho dos subordinados. 
Empreendedor: identificação de oportunidades que potenciem o desenvolvimento da organização. 
- reuniões de brainstorming com os subordinados; 
- implementação de projetos; 
- desenvolvimento de novas iniciativas empresariais. 
Negociador: representação da organização ou do grupo nas principais negociações. - negociação com sindicatos de condições de trabalho; 
- negociação com fornecedores, clientes ou instituições financeiras.
Segundo Sobral e Peci (2013), para desempenhar os diferentes tipos de papéis pelos quais são responsáveis, os administradores devem possuir certas habilidades (relativa facilidade em lidar com determinada tarefa). 
Na tradicional classificação de Robert Katz, os três tipos básicos de habilidades são os seguintes: 
- conceituais 
- interpessoais 
- técnicas 
Habilidades conceituais: Capacidade de compreender a complexidade da organização como um todo e integrar o comportamento de suas partes. São predominantes no nível estratégico. 
● capacidade de coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização ou grupo; 
● analisar e interpretar situações abstratas e complexas e compreender como as partes influenciam o todo; 
● mais sofisticadas e distintivas; 
● permite a tomada de decisões mais acertadas e inovadoras, compreendendo qual o seu impacto na organização e suas unidades; 
● definição de uma visão e de uma estratégia de sucesso; 
● identificação de oportunidades que nem sempre são percebidas pelos outros; 
● capacidade de formular planos e tomar decisões para a organização como um todo. 
Habilidades humanas: capacidade de se relacionar, comunicar e compreender as atitudes e motivações das pessoas e liderar grupos. São predominantes no nível tático. 
● capacidade em relacionar-se com outras pessoas ou grupos; 
● capacidade de trabalhar e se comunicar com outras pessoas; 
● Entender, motivar e liderar pessoas; 
Habilidades técnicas: capacidade de usar ferramentas, procedimentos, técnicas e conhecimentos especializados relativos à sua área de atuação. São predominantes no nível operacional. 
● facilidade em desempenhar uma tarefa específica; 
● importante na realização de processos e atividades específicas; 
● capacidade de usar uma ferramenta, equipamento, entre outros. 
Obs: As três habilidades existem nos três níveis, sendo que no nível estratégico predominam as conceituais, no nível tático as interpessoais e no nível operacional as técnicas.
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