Apostila Conteúdo MS Project

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Alterar a data de início do projeto
1
Nosso objetivo é alterar a data de
início do projeto. Na imagem ao lado,
repare que visualizamos a datas
próximas ao dia 15/Nov/2016 . No
entanto, queremos alterar essa
visualização para a data onde se
iniciará o projeto. Para isso, basta
clicar no campo “Informações do
projeto” na guia “ Projeto”.
Para definir a data inicial do projeto 
podemos utilizar o calendário 
clicando na seta do campo “Data de 
início”. Vamos considerar que nosso 
projeto se iniciará dia 15/01/2017. 
Para alterá-lo basta clicar na data no 
calendário suspenso.
Alterar a data de início do projeto
2
Agora que já temos nosso projeto
com a data inicial definida vamos criar
um calendário específico para nosso
projeto. Vamos selecionar o campo “
Alterar período de trabalho” .
Criando calendário do projeto
3
Já possuímos alguns calendários
definidos mas mesmo assim
queremos criar um que seja
personalizado para nosso projeto.
Para isso, basta você clicar no campo
“Criar Novo Calendário”
Criando calendário do projeto
4
Apesar de não querermos utilizar
nenhum dos calendários já existentes
no Ms Project podemos utilizar um
como base. Nesse caso utilizaremos
o calendário Padrão e renomearemos
nosso calendário com o nome do
nosso projeto “Projeto do Seu João”.
Criando calendário do projeto
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Na parte inferior você pode ver duas
abas diferentes, “Exceções” e
“Semanas de trabalho”. Na parte
“Exceções” vamos colocar todos os
feriados, eventos ou datas que irão
interferir no andamento do projeto.
Criando exceções
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Já na aba “Semanas de trabalho”
podemos alterar como será realizado
o trabalho e em que período esses
trabalho estará valendo. Para isso
precisamos clicar no campo
“Detalhes”.
Criando semanas de trabalho
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Aqui podemos alterar nossa semana
de trabalho definindo quais os
horários de trabalho, e período de
folgas.
Criando semanas de trabalho
8
Feito esse calendário e ajustes repare
que o dia 28/02/2017 que cai em uma
quarta feira agora não é mais
considerado um dia útil para nosso
projeto.
Calendário 
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Mas o que é essa tela branca cheia
de linha azul? Essa é uma das
visualizações mais comuns no Ms
Project chamada de Gráfico de
Gantt. Essa é uma visualização que
permite ver todas as tarefas,
durações e dependências.
Gráfico de Gantt
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Sempre que inserimos uma tarefa o
Gráfico de Gantt insere uma barra
para nos mostrar visualmente qual a
duração e quando essa tarefa se
iniciará.
Gráfico de Gantt
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Mas tá vendo esse pin azul? Vamos
alterá-lo porque ele significa que essa
será uma tarefa agendada
manualmente e não automaticamente.
Assim, você tem que estabelecer data
de início e fim de cada umas das suas
tarefas e o ideal é que o Project te ajude
nessas definições automaticamente.
Tarefas agendadas manualmente e automaticamente
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Vamos selecionar as tarefas e ir na
guia “Tarefa” e clicar em
“Agendamento automático”.
Aba Branca – adicionar ou excluir linhas ou colunas
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Além disso, vamos alterar também na
parte inferior onde está “Novas
tarefas : Agendada Manualmente”,
colocar “Agendadas
Automaticamente”.
Aba Branca – adicionar ou excluir linhas ou colunas
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Ao inserirmos tarefas no MS Project
todas as tarefas se apresentam em
um mesmo nível se quisermos
agrupá-las basta selecionarmos as
tarefas e usar o atalho ALT + SHIFT
+ ->.
Criando pacotes de atividades
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Podemos perceber que a Tarefa 1
agora é uma tarefa resumo ou um
pacote de atividades que contém as
tarefas 2, 3 e 4.
Criando pacotes de atividades
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Da mesma forma podemos marcar o
campo Tarefa de Resumo do Projeto
na aba Formato. Dessa forma
podemos ter as informações de todo
do projeto.
Tarefa Resumo do Projeto
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Além das tarefas existe a função
recursos onde podemos listar todos
os recursos disponíveis para o
recurso. Para acessar essa seção
basta clicar no campo Planejador de
Equipe na aba Recurso e selecionar
o ícone Planilha de recursos.
Aba Vermelha – copiar e colar (normal e como valor)
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Os recursos devem ser listados na
planilha apresentada na figura. No
entanto precisamos entender a
princípio que os recursos podem ser
definidos em 3 grupos diferentes.
• Trabalho
Utilizado para equipamentos ou
pessoas
• Material
Utilizado para materiais
• Custo
Custos não atrelados diretamente ao
projeto mas existem devido ao
projeto como passagens, táxis,
alimentação
Recursos
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Após listar os recursos alguns
campos precisam ser preenchidos:
• Unidade do Material
Utilizado apenas para recursos tipo
Material. Nesse campo deve ser
preenchido qual a unidade o material
será quantificado. Ex: sacos, Litros,
metros
• Iniciais
Código de identificação do material
Recursos
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• Unid. Máximas
% que o recurso está disponível para
o projeto. Ex: Se o recurso técnico 1
não pode ser utilizado 8 horas por dia
por uma limitação contratual e sim
apenas 4 horas. O campo referente a
esse recursos deve ser assinalado
como 50%.
Caso o recurso em questão for uma
equipe composta por 2 técnicos que
trabalham dedicados full time para o
projeto o campo deve ser assinalado
como 200%.
Recursos
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• Acumulado
o Início (o recurso recebe o valor
antes de executar a tarefa);
o Fim (onde o recurso só recebe
após executar a tarefa);
o Rateado (recurso recebe
proporcionalmente ao trabalho
realizado). Este é o padrão
utilizado pelo Project.
• Calendário base
Nesse campo é definido qual
calendário dentre os já existentes e
criados especificamente para o
projeto será utilizado para esse
recurso.
Recursos
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Agora que listamos o recursos
disponíveis para o projeto precisamos
voltar para as tarefas listadas na
exibição gráfico de gantt que
preenchemos anteriormente. Além do
nome da tarefa que foi preenchido
anteriormente também existem as
seguintes colunas:
• Duração
Tempo estimado para a realização da
tarefa.
• Início
Data de início da tarefa
• Término
Data de fim da tarefa
• Predecessoras
Relação de causa e efeito entre as
tarefas.
Colunas para o Planejamento do Projeto
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• Término-Início (TI) ( FS inglês)
Observe as tarefas A e B. Uma
ligação Término Início implica que a
tarefa B só pode ser realizada após a
finalização da tarefa A.
• Término- Término (TT) ( FF inglês)
Observe as tarefas C e D. Uma
ligação Término-Término implica que
a tarefa D só pode ser finalizada no
mesmo momento da tarefa C.
Crtl + 1 – editar células usando caixa de formatação
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Início- Início (II) ( SS inglês)
Observe as tarefas B e C. Uma
ligação Início-Início implica que as
tarefas B e C devem iniciar ao mesmo
tempo.
Início- Término (IT) ( SF inglês)
Observe as tarefas D e E. Siginifica
que a tarefa E só pode ser finalizada
quando a D for iniciada.
Crtl + 1 – editar células usando caixa de formatação
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Após linkarmos todas as tarefas
como na figura abaixo teremos o
cronograma do nosso projeto
No entanto, não estamos visualizando
uma informação importante que é o
chamado caminho crítico que
descreve o menor tempo para se
finalizar o projeto conforme mostrado
na figura abaixo.
Caminho crítico
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Para ativarmos o caminho crítico
precisamos marcar a opção tarefas
críticas na aba Formato.
Caminho Crítico
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Agora que entendemos um pouco
mais sobre os recursos precisamos
entender alguns conceitos
importantes para o Ms Project.
Se clicarmos por exemplo na tarefa 2.
(Basta clicar duas vezes sobre a
tarefa). Podemos ir na aba Avançado
e perceber que uma tarefa pode ser
direcionada por 3 diferentes tipos de
prioridade: Duração Fixa, Trabalho
Fixo e Unidades Fixa.
Tipos de atividade
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As três variáveis, duração, trabalho e
unidades, são muito importantes para
entendermos como o Ms Project
funciona.
• Duração
Como dito anteriormente é o tempo
necessário para realização da tarefa
cronologicamente falando. Ex: O
professor passou um trabalho da
faculdade dia 10 de outubro paraser
entregue dia 22 de outubro.
Independentemente do tempo que
você de fato realizou o trabalho o
mesmo teve duração de 12 dias
corridos.
Tipos de atividades
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Duração = Trabalho / Unidade
• Trabalho
Tempo que de fato se utilizou para a
realização da tarefa. Ex: Se no
mesmo trabalho da faculdade você
deixou tudo para cima da hora e você
de fato começou a fazer o trabalho no
dia 21 de outubro 23:00 e finalizou as
02:00 da manhã do dia 22 de outubro
o seu trabalho foi de exatamente 3
horas mesmo que a sua duração
tenha sido de 12 dias.
Tipos de atividades
30
Duração = Trabalho / Unidade
• Unidade
Unidade significa quanto % do seu
tempo você se dedica para essa
tarefa. Nesse caso levássemos em
consideração que tudo foi feito em
cima da hora e que na verdade esse
trabalho necessitava de 20 horas de
trabalho, você poderia se dedicar 2
horas diariamente com objetivo de
finalizá-la. Isso faria com que você
tivesse uma duração total de 10 dias
corridos ainda restando 2 dias.
Tipos de atividades
31
Duração = Trabalho / Unidade
• Duração Fixa
A duração da tarefa não é alterada.
• Trabalho Fixo
O trabalho necessário para realização
da tarefa não é alterado.
• Unidade Fixa
A unidade atribuída é fixa. Os
recursos não sofrerão mudanças nas
suas unidades alocadas o que
afetará diretamente o trabalho e a
duração das atividades.
Tipos de atividades
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Em algumas atividades não faz
sentido alocar mais recurso para que
a mesma acabe mais rápido. As
atividades que são influenciadas pelo
aumento de recurso são
categorizadas como “controladas por
empenho” . Para ativarmos essa
função basta clicar na tarefa que
deseja alterar ia na guia avançado e
marcar a opção Controlada por
empenho.
Atividades Controladas por empenho
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Para alocarmos recursos precisamos
habilitar mais uma coluna no nosso
programa nomes dos recursos
Alocando recursos
34
Nessa coluna vamos ter listados
todos os recursos do projeto já
alocados.
Alocando recursos
35
Para alocarmos novos recursos
temos que selecionar a tarefa e
marcar o check box do respectivo
recurso
Alocando recursos
36
Outra forma para alocarmos o recurso
é clicando com o botando direito na
tarefa que desejamos utilizar e clicar
em atribuir recursos.
Alocando recursos
37
Alocando recursos
38
Dessa forma podemos escolher
quanto de cada recurso ser utilizado
por tarefa. Por exemplo se alocarmos
o recurso arquiteto com 50% significa
que ele será considerado na tarefa
realizado 50% das 8 horas totais que
o mesmo poderia utilizar.
Alocando recursos
39
Dessa forma podemos escolher
quanto de cada recurso ser utilizado
por tarefa. Por exemplo se alocarmos
o recurso arquiteto com 50% significa
que ele será considerado na tarefa
realizado 50% das 8 horas totais que
o mesmo poderia utilizar.
Salvar linha de base do projeto
40
Após o planejamento do projeto é
importante que seja definida a linha
de base do projeto.
Salvar linha de base do projeto
41
A mesma ficará registrada e poderá ser
consultada ao logo de todo projeto para
que seja possível comparar o projeto real
e as versões de planejamento previstas
anteriormente.
Salvar linha de base do projeto
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Podemos verificar o custo total do
projeto e da linha de base na guia
Projeto> informações do projeto>
Estatísticas
Recursos superalocados
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Durante a alocação de recursos
podemos enfrentar alguns problemas
de superalocação como na figura ao
lado
Recursos superalocados
44
Ao alorcarmos 100% das unidades do
recurso Pedreiro 1 em duas
atividades simultâneas o Project
indicará na primeira coluna que existe
um ou mais recursos superalocados
ou seja, seu número de horas é
superior a capacidade prevista para o
mesmo
Recursos superalocados
45
Para resolvermos esse problema
podemos alterar a unidade em
ambas as atividades. Por exemplo
diminuindo ambas atividades para
50%. Podemos perceber que não
apenas as unidades foram alteradas
mas a duração das tarefas também
foram alteradas pois como a unidade
foi diminuída pela metade a duração
necessária para realização da mesma
deve ser o dobro.
Recursos superalocados
46
Podemos verificar todos os recursos
superalocados se voltarmos a
planilha de recursos.
Recursos superalocados
47
Podemos verificar todos os recursos
superalocados se voltarmos a
planilha de recursos.
Recursos superalocados
48
Para corrigirmos uma superalocação
de recursos também podemos utilizar
a funcionalidade Redestribuir
recursos do Ms Project mas antes
precisamos estabelecer qual será a
lógica utilizada pelo programa para a
redistribuição.
Recursos superalocados
49
Após definirmos a redistribuição
podemos clicar no botão redistribuir
tudo.
Recursos superalocados
50
Fica difícil perceber que atividades
foram alteradas após a redistribuição.
Para verificarmos o que foi alterado
precisamos ir na guia Tarefas> Mais
modos de exibição.
Recursos superalocados
51
Selecionamos a opção Gantt de
Redistribuição
Recursos superalocados
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Nessa visualização temos que as
barras azuis são as novas tarefas do
projeto já redistribuídas enquanto as
cinza são as tarefas do projeto antes
da redistribuição. Lembrando que a
redistribuição seguiram as definições
estabelecidas anteriormente.
Criando tabelas personalizadas
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Para melhor controle do projeto é
interessante a criação de uma tabela
personalizada. Basta ir na guia
Exibição> Mais tabelas
Criando tabelas personalizadas
Em uma nova tabela de controle você
poderá criar as colunas que quiser,
para controlar o projeto da forma que
mais agradar a você.
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Criando tabelas personalizadas
Insira os campos abaixo para criar
uma tabela personalizada
o ID
o Indicadores
o % Concluída
o Nome
o Início Real
o Início da Linha de Base
o Duração Real
o Duração da Linha de Base
o Término Real
o Término da Linha de Base
o Custo Real
o Custo da Linha de Base
o Custo Máximo
o Variação de Custo
Date FPSO Lifter
Cargo size 
(bbls)
Auxiliar (Mês)
05/01/2015 CSP Empresa 4 638,894 1
07/01/2015 CPY Empresa 3 495,728 1
08/01/2015 CAR Empresa 3 735,907 1
08/01/2015 CMB Empresa 3 726,195 1
10/01/2015 CSP Empresa 3 606,957 1
11/01/2015 CAR Empresa 3 603,465 1
14/01/2015 CAR Empresa 3 973,709 1
16/01/2015 CPY Empresa 1 772,141 1
18/01/2015 CSP Empresa 3 694,948 1
21/01/2015 CPY Empresa 3 942,146 1
21/01/2015 CMB Empresa 3 491,590 1
23/01/2015 CPY Empresa 3 571,309 1
23/01/2015 CSP Empresa 1 655,203 1
25/01/2015 CAR Empresa 1 919,636 1
25/01/2015 CIB Empresa 3 556,626 1
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Gantt de Controle
Preenchendo as colunas que contém
o termo real podemos inserir os
dados de execução do projeto e
compará-los com os salvas na linha
de base já gravada anteriormente.
Além disso, pelo Gráfico de Gantt de
controle podemos acompanhar o
andamento do projeto de forma mais
visual e evidenciando os desvios em
relação a linha de base.
Total CAR CPY CSP CMB CIB
1 Jan-15
2 Feb-15
3 Mar-15
4 Apr-15
5 May-15
6 Jun-15
7 Jul-15
8 Aug-15
9 Sep-15
10 Oct-15
11 Nov-15
12 Dec-15
Mês
Volume (mmbbls)
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Gerando relatórios
No trabalho é importante que as
informações do projeto sejam
disseminadas para as pessoas que
precisam das informações para
tomada decisão. O Ms Project nos
oferece alguns relatórios. Para
acessá-los basta clicar em
Projeto>Relatórios. Esses relatórios
serão gerados para impressão.
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Gerando relatórios
Outra opção é utilizar a opção
Relatórios visuais logo ao lado do
ícone relatórios apresentado
anteriormente.
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