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Técnico em Contabilidade
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Modelo Danfe (arquivos/danfe.jpg) Fluxo de caixa – Tabela digitada
(arquivos/fluxo_de_caixa.docx)
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Transcrição
Olá, aluno! Tudo bem?
Neste podcast, vou apresentar um resumo dos principais pontos a serem
estudados na Unidade Curricular 6, que tem como foco ajudá-lo a desenvolver a
competência de auxiliar a execução das ações pertinentes aos processos
financeiros em organizações.
Vamos começar pela área fiscal. Esse setor é de grande importância para a
gestão financeira de qualquer negócio ou organização, visto que, se a parte
tributária de uma empresa estiver desorganizada, ela poderá estar muito próxima
de ser impedida pelo governo de continuar funcionando. Portanto, as
consequências decorrentes de penalidades impostas pelo governo às empresas
que não mantêm registros confiáveis da parte fiscal nem arrecadam da forma
correta os seus tributos podem levar a ações graves como, por exemplo, o
fechamento do próprio negócio.
Por isso, o primeiro passo para uma boa gestão tributária é buscar, no
mercado, profissionais que estejam atualizados e tenham experiência na gestão
fiscal em outras empresas por onde passaram ou que já tenham prestado
consultoria fiscal antes. Isso vai assegurar qualificação ao seu time, que cuida do
setor fiscal, além de evitar a ocorrência de erros ou falhas que levem ao
impedimento das atividades econômicas da empresa.
De certa forma, ações e processos financeiros estão relacionados à parte
fiscal, já que toda transação comercial gera algum tipo de tributo a pagar. Esses
tributos podem ser classificados em: impostos, taxas, contribuições, contribuições
especiais e empréstimos compulsórios.
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Até aqui tudo certo, sem maiores dificuldades. Basta mapear os tipos de
tributos e efetuar a arrecadação de acordo com a espécie de tributo devido. É,
parece fácil, não é? Mas não é tão simples assim!
A atividade fiscal é bem mais abrangente do que simplesmente segregar
tributos e pagar as guias de arrecadação. Envolve conhecimentos bem mais
apurados e complexos sobre a prática fiscal, que compreendem transações
comerciais e não comerciais que exijam a arrecadação de algum tributo.
Por exemplo, o pagamento do IPTU referente ao prédio onde está situada a
matriz da empresa. O pagamento desse imposto não se enquadra em uma
transação comercial de consumo, mas sim sobre o patrimônio da empresa, que,
nesse caso, é o prédio onde ficam suas instalações.
Poderíamos ter outros tipos de impostos para controlar no setor fiscal, como
impostos sobre a renda, como o Imposto de Renda a ser apurado todos os anos.
Também temos impostos sobre o consumo, por exemplo, o Imposto sobre
Circulação de Mercadorias e Serviços, conhecido como ICMS, que é cobrado com
base na regularidade da circulação de mercadorias e serviços realizada pelas
empresas para entregar mercadorias ou prestar serviços aos seus clientes.
Nessa linha de raciocínio, o papel do profissional que trabalhará na área
fiscal envolve conhecer a fundo a legislação tributária nacional e, em alguns
casos, internacional, para poder tomar as decisões mais assertivas quanto ao
controle da parte fiscal de uma empresa. Isso ajuda a não pagar tributos maiores
ao governo ou de forma desnecessária quando não são devidos e até a evitar que
se esqueça de arrecadar alguma tributação devida por falta de conhecimento ou
controle interno.
Um conhecimento importante para quem pensa em atuar controlando
questões fiscais em uma empresa é a Classificação no Código Fiscal de
Operações e Prestações.
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No conteúdo anexo a esse podcast, temos um exemplo de um Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, a DANFE, em que é possível identificar o
Código Fiscal de Operações e Prestações, o CFOP.
O CFOP, resumidamente, indicará se existe ou não recolhimento de
impostos sobre os produtos transportados e como isso deverá ocorrer. Lembre-se
de que há uma lógica no posicionamento de cada número na sequência. O CFOP
é uma sequência numérica de quatro dígitos que identifica a natureza de
circulação de produtos e a prestação de serviços em todo o Brasil e no exterior.
O primeiro dígito representa se o produto ou a atividade é de entrada ou de
saída. O segundo dígito corresponde ao grupo ou à operação referida no
documento fiscal. Já o terceiro e quarto dígitos especificam o tipo de prestação ou
de operação realizada. Lembre-se que existem mais de quinhentos códigos CFOP
e, devido a isso, até mesmo para um profissional que atua há muitos anos na área
fiscal, a classificação pode gerar confusão ou incerteza em certas situações.
Assim, caso haja dúvidas, é sempre bom consultar um contador ou a tabela CFOP
atualizada e fornecida pelo governo.
Quanto aos documentos que impactam os processos financeiros nas
organizações, eles podem ser classificados em dois tipos principais: fiscais e não
fiscais.
Os documentos fiscais, como o próprio nome já diz, se referem a toda a
documentação, de caráter fiscal obrigatória, que todo o empreendimento que
exerça atividades tributáveis precisa gerar ou manter sob seu controle por um
tempo predeterminado na legislação. Mesmo que seja uma empresa isenta do
pagamento de impostos, ela precisará buscar ou gerar alguns destes documentos
fiscais para poder funcionar normalmente, como a Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e,
que é um documento fiscal emitido para comprovar diversas operações comerciais
de circulação de mercadorias.
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Há também a Nota fiscal de Serviço Eletrônica, a NFS-e, o Cupom Fiscal e
muitos outros documentos fiscais, cada um com suas especificidades e controles.
Todos exigem controle por parte do setor fiscal da empresa, para que possam ser
devidamente gerados, conferidos e armazenados.
Além desses exemplos de documentação fiscal, também existem os
documentos não fiscais, que podem ser planilhas de apoio para cadastro dos
clientes, controle de tributos a pagar, gestão das duplicatas recebidas, entre
outros documentos.
É fundamental, para as empresas e os setores de contabilidade, manter um
bom controle da gestão de notas fiscais. Emitir a nota fiscal é uma obrigatoriedade
para toda pessoa jurídica, estando sujeita a multas e demais penalidades caso
não faça a sua emissão. Mas o que acontece quando a emissão de uma nota
fiscal não é feita de imediato? Será que há multa por nota fiscal atrasada?
A resposta é não, pois não existe prazo para emitir nota fiscal. Entretanto,
para evitar problemas com o Fisco, é recomendado sempre gerar esse documento
fiscal antes de enviar o produto ou efetuar o serviço ao cliente.
A nota fiscal, em sua essência, é uma obrigação acessória imposta pelos
órgãos fiscalizadores aos contribuintes. Em resumo, é o documento fiscal que
habilita legalmente as operações e prestações necessárias do contribuinte.
Muito se evoluiu nas últimas décadas, e hoje a gestão de documentos fiscais
e não fiscais ficou muito facilitada devido ao avanço tecnológico. Antigamente, o
controle e o arquivamento desses documentos deveria ser no formato físico, com
pastas ou caixas para arquivamento. Porém, hoje temos a opção de manter quase
todos os documentos salvosem formato digital. O formato de armazenamento
mudou, mas, a forma de controle continua praticamente igual, porém mais rápida,
confiável e sem ocupar tanto espaço físico de estantes ou salas como antes.
Essa modernização também trouxe benefícios quanto à temporalidade de
arquivamento, não exigindo mais que as empresas tenham grandes salas para
guardar todos esses documentos pelo prazo estipulado na legislação. Hoje isso é
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facilitado pela Lei da Liberdade Econômica, artigo 3.º, inciso X, que diz:
São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o
desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no
parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:
X - Arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital,
conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se
equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação
de qualquer ato de direito público.
É importante destacar a questão das auditorias que os diversos setores de
uma empresa podem sofrer periodicamente.
Auditoria é a análise de todas as atividades desenvolvidas por uma empresa
de pequeno, médio ou grande porte, que tem como objetivo verificar se suas
ações estão de acordo com seus planejamentos ou se estão de acordo com as
normas estabelecidas pelo governo por meio de legislação.
Por exemplo, a auditoria pode verificar se as terminologias técnicas
relacionadas ao processo financeiro e contábil estão de acordo em todos os
registros de um determinado setor, isto é, se existe um padrão na classificação
utilizada para classificar arquivos que devem ser guardados na empresa.
Outro detalhe que pode ser observado pelas auditorias é a verificação de
cálculos financeiros para confirmar se a apuração de valores confere com os
registros internos e externos gerados.
Assim a evolução digital mencionada no processo de emissão de nota fiscal
e no processo de arquivamento de documentos também chegou às contas a
pagar. Agora deixamos de focar na parte fiscal e começamos a falar um pouco
mais da parte financeira da gestão de uma empresa.
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Se antigamente se fazia o controle manual de notas ou registros de
pagamentos em um livro, hoje já temos acesso ao controle de pagamentos
eletrônico, em que o uso de opções via internet banking se tornou muito comum
em serviços, como transferências bancárias, pagamentos de boletos por meio de
leitor de código de barras no celular ou por QRCode, uso da opção de pagamento
por Pix, com a transferência na hora do pagamento, entre outras facilidades
proporcionadas por tecnologias.
Se uma empresa quiser se manter em funcionamento, ela deverá se
relacionar, em algum momento, com fornecedores, prestadores de serviço e
outros tipos de pessoas e empresas, contratando e comprando produtos ou
serviços. Nesse sentido, a boa gestão de contas a pagar dependerá da boa
relação entre essas partes e a própria empresa.
Se os pagamentos dos fornecedores atrasarem ou forem realizados no valor
errado, a confiança entre as partes ficará comprometida. Por isso, para uma boa
gestão de contas a pagar, é essencial fazer um planejamento financeiro, para
ajudar a evitar esse tipo de problema.
No planejamento financeiro, primeiramente se coletam informações sobre o
mercado para que a empresa possa se situar. O segundo passo é definir objetivos
e metas para buscar melhorias ou corrigir problemas mais sérios que foram
identificados no planejamento inicial. O terceiro passo é analisar a situação
financeira da empresa mais a fundo. Já o quarto passo envolve o desenvolvimento
de soluções e a apresentação do planejamento. O quinto passo envolve a
implementação do que foi planejado. Por fim, o sexto passo consiste na etapa de
monitoramento e revisão do planejamento financeiro para buscar melhorias que
possam ser inseridas no próximo ciclo a ser rodado.
Com base em um planejamento financeiro sólido e revisado periodicamente,
é possível ter um controle mais assertivo, que permita definir quais serviços ou
produtos precisam ser adquiridos.
Vejamos algumas dicas importantes para a organização do “contas a pagar”:
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Garanta que as compras e as contratações aconteçam sempre depois da
pesquisa e da comparação de preços, pois isso garante a escolha de um melhor
projeto, que assegure um bom custo-benefício. Antes de comprar, verifique o fluxo
de caixa projetado para a data do vencimento da obrigação contratada e se
existem recursos disponíveis para a quitação da dívida.
Certifique-se da existência de impostos a pagar sobre operações de compra
ou contratação de serviços. Por isso a importância em alinhar o contas a pagar
com o setor fiscal da empresa dentro do planejamento financeiro, já que o
pagamento de tributos fará parte das diversas obrigações que precisam ser
controladas e quitadas pelo contas a pagar.
Evite associar os gastos pessoais dos sócios com as contas a pagar da
empresa. Na contabilidade, há o princípio da entidade que prega pela separação
do patrimônio pessoa física do patrimônio pessoa jurídica, o que evita problemas
nos registros patrimoniais, geração de caixa dois, fraudes etc.
Por último, não conte com limites de créditos que sua empresa tenha pré-
aprovados como se fossem dinheiro à sua disposição, já que esses recursos não
vêm de graça e podem gerar custos altos de juros até o fim de sua quitação.
No contas a receber também houve avanços significativos. Existe uma
relação muito direta entre a gestão do contas a receber e a gestão do contas a
pagar. Essa relação deve permitir que a gestão de cobranças, que fica sob o
guarda-chuva do contas a receber, gere dinheiro em tempo hábil e em quantidade
suficiente para quitar as obrigações do contas a pagar. É por isso que uma
empresa bem administrada precisa ter um controle financeiro que una boas
práticas de contas a pagar e de contas receber.
Vejamos algumas dicas importantes para a administração do contas a
receber:
Antes de definir as condições de vendas a prazo, sempre analise o seu fluxo
de caixa. Tenha sempre em mente que existe um custo financeiro em conceder a
opção de venda a prazo para o cliente e, caso ele não quite sua dívida junto à
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empresa, esse custo poderá impactar o fluxo de caixa. Por isso, um ponto
importante a ser observado de perto e controlado pelo contas a receber será o
percentual de inadimplência.
Com base no controle do nível de inadimplência, o contas a receber poderá
afrouxar as vendas a prazo se o indicador for baixo ou reduzir a opção de vendas
a prazo, caso o indicador esteja muito alto. Nesse último caso, quando a carteira
de clientes tem um percentual muito alto de maus pagadores, é necessário reduzir
essa opção de venda a prazo até que se normalize a situação ou cobrar juros em
cima das compras realizadas pelos clientes, o que garantirá uma entrada maior
nos recebimentos para contrabalancear com as perdas por inadimplência.
Lembre-se de que antecipar o recebimento de créditos junto a clientes custa
caro e pode consumir seu lucro. No conteúdo anexo a este podcast, você pode
ver uma planilha que mostra o fluxo de caixa, na qual, na parte de cima, constam
os meses do ano com a projeção do saldo inicial no começo de cada mês, a
projeção de entradas do contas a receber e o nível percentual de inadimplência,
cancelamentos e descontos, que somados totalizam um valor considerável de
perdas que impactam o valor total em caixa e em direitos a receber da empresa.
Uma estratégia que pode ser adotada é a criação de uma “sala de guerra”, onde
um grupo de colaboradores ficará responsável por reduzir um dos itens que fazem
a empresa perder recebimentos, como a inadimplência que está circulada em
vermelho na imagem. Nesse caso, o grupofocará nesse principal fator buscando
adotar medidas para redução no curto e no longo prazo.
Na parte de baixo da planilha com o fluxo de caixa, temos os gastos totais de
cada mês, também circulados em vermelho e que podem ser o foco de uma
segunda sala de guerra, onde um grupo diferente de colaboradores do
departamento financeiro pode focar somente em criar estratégias para reduzir os
gastos da empresa, que estão muito altos ou que devem ser enxugados em
virtude de uma crise econômica que se aproxima. Nesse foco de contenção de
gastos, o grupo responsável terá a missão de equilibrar os gastos da empresa
sem que se perca qualidade nos processos. Geralmente, a medida mais fácil a ser
tomada para reduzir gastos é diminuir o quadro de funcionários, contudo, aqueles
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colaboradores que permanecem na empresa acabam ficando sobrecarregados, e
os processos que antes estavam alinhados começam a ser feitos de forma
desorganizada, isto é, se perde em qualidade, que é um ponto-chave para a
empresa se destacar no mercado. Se a qualidade cair muito, o cliente pode
perceber quando for comprar uma mercadoria ou contratar um serviço dessa
empresa, podendo resultar na queda da receita como consequência. Portanto, ao
reduzir o quadro de colaboradores em uma situação de crise, é necessário ter
muito cuidado para não agravar ainda mais a situação de queda nas receitas. O
ideal é sempre adotar uma estratégia de reduzir gastos, mas que também esteja
alinhada a uma estratégia para aumentar as receitas do negócio.
Outra dica importante é evitar controlar o contas a receber só pelos relatórios
bancários ou de administradoras de cartão de crédito, pois, às vezes, os relatórios
fornecidos por essas instituições não são totalmente precisos ou têm um prazo de
tempo reduzido para acesso às informações dos valores recebíveis, algo em torno
de três a seis meses. Caso você precise de relatórios dos extratos mais antigos,
pode ser que você fique sem essa informação ou passe por um processo bem
burocrático para conseguir, e talvez eles não sejam tão detalhados quanto os
relatórios de extratos mais recentes.
O fluxo de caixa apresentado na imagem pode ser construído facilmente em
uma planilha eletrônica. Porém, o ideal é sempre contar com o apoio de um
software de gestão financeira que dê o devido suporte ao controle do contas a
receber e também do contas a pagar.
Um setor que combina com o que acabamos de falar é o setor da tesouraria.
A tesouraria é o setor da empresa responsável por apoiar o departamento
financeiro com relação ao controle das entradas e saídas de recursos financeiros,
ao mesmo tempo que gerencia formas de aplicar recursos disponíveis que não
comprometam o saldo mínimo em caixa. Devido a essa proximidade com o setor
de contas a receber e o setor de contas a pagar, a tesouraria é um dos setores
que mais conhecem o funcionamento e a situação de toda a empresa, tanto do
ponto de vista financeiro quanto do ponto de vista operacional.
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Conforme mencionado, os avanços tecnológicos possibilitaram mais
facilidade e praticidade nos controles que antes eram feitos manualmente e hoje
passam a ser realizados de forma automática, e na tesouraria, não é diferente,
com o uso de softwares de gestão como o ERP, que significa Enterprise Resource
Planning ou Sistema de Gestão Integrado.
Esses softwares ajudam no trabalho de conciliação de diversos registros
financeiros, contábeis, entre outros. Por meio do uso de um sistema integrado,
você otimiza o tempo, melhorando a organização financeira da sua empresa, e
pode se dedicar a questões que possam melhorar processos internos ou reduzir
ameaças externas ao negócio, o que não é possível ou tão fácil de se fazer
quando se perde horas alimentando planilhas e criando fórmulas que estão
sujeitas a erros inesperados.
Com tantas inovações tecnológicas disponíveis para alavancar os processos,
optar pelo uso de uma plataforma financeira é a maneira mais simples de
controlar, organizar e otimizar sua gestão de pagamentos, recebimentos e
cobranças.
Além de facilitar todo o trabalho da gestão financeira, um software completo
garante a eficiência das transações entre clientes e a sua empresa, pois, ao
utilizar a tecnologia a seu favor, é mais fácil controlar os pagamentos e
recebimentos, enviar cobranças nas datas corretas para os clientes e não cobrar
duplamente pela compra, por exemplo, o que é um erro comum de acontecer
quando o processo é executado através de planilhas manuais.
Outra questão importante é a integração do acesso em qualquer plataforma,
seja no computador ou no smartphone. Para ter acesso, basta que você tenha
disponível conexão com a internet no local onde você se encontrar e poderá entrar
no sistema via mobile facilmente.
Esse tipo de acesso por plataforma em nuvem aumenta a segurança da
empresa em relação às informações e todos os relatórios financeiros guardados,
já que eles ficarão salvos na nuvem como backup, mesmo que haja falhas no
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computador e perdas de dados armazenados no equipamento.
Este foi um breve resumo sobre os principais conhecimentos estudados na
Unidade Curricular 6, que tem como competência “Auxiliar a execução das ações
pertinentes aos processos financeiros em organizações”, como desafio a ser
construído por você, aluno.
Espero que você tenha gostado deste conteúdo e continue sempre buscando
acompanhar as atualizações do mercado sobre a execução dos processos
financeiros nas organizações para se tornar um profissional cada vez melhor.
Até a próxima!
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