Modelagem de Processos: Organização e Representação

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Gestão de Processos
Profº Cláudio Osnei
(modelagem de processos)
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Modelagem dos processos
 Escopo do processo:
Missão do processo: Propósito, função e/ou incumbências do processo
Onde o processo começa: Qual o limitador do processo, limites de sua abrangência
O que ele contém: Quais as atividades principais desenvolvidas pelo processo
Onde termina o seu processo: O que determina o final do seu processo, limites de sua abrangência
O que ele não contém: Atividades fora de seus limites de abrangência, mesmo sendo relacionadas e/ou compatíveis com o processo.
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Modelagem dos processos
Modelos: São representações dos processos.
 Organogramas
 Script de processos
 Mapa de processos (diagramas diversos: modelo SIPOC, diagrama de bloco, IDEFO, fluxograma vertical, fluxograma funcional ou horizontal, planilhas e formulários)
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Organograma
Organograma é a representação gráfica da estrutura formal de uma organização em um dado momento. Os organogramas mostram como estão dispostos os órgãos ou setores, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre eles.
Hierárquico: Segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.
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Organograma
Essa realidade acaba causando dificuldades no dia-a-dia. Fatos como estes
foram observados... 
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Organograma
Normalmente os processos estão espalhados por diversas áreas da empresa
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Mapeamento de processos - Script
Processo: Gestão de Projetos
Subprocessos:
Planejamento do projeto
Execução e controle do projeto
Avaliação da satisfação do cliente
Ações corretivas
Script do planejamento do projeto (EXEMPLO):
O líder do projeto revê a proposta aceita pelo cliente
Estuda a proposta técnica
Revê o cronograma de trabalho
Acerta, com o gestor financeiro, a periodicidade de prestação de contas
Analisa as atividades
Traça os caminhos
Aloca recursos
Reúne equipe:
Apresenta projeto
Discute detalhes
Atribui responsabilidade
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Fluxograma
É uma técnica utilizada no estudo de processos, apresentando a seqüência do trabalho, produtos e documentos através de símbolos.
Evidencia: origem/processamento/destino.
Vantagens: 
 - Facilita a organização do raciocínio, das atividades e tarefas
 - Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento, atividades que agregam valor;
- Controlar processo
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O que analisar (utilidade)?
A) Seqüência de operações de um sistema.
B) Verificar se tais operações estão sendo executadas, da maneira mais eficiente, pelos órgãos e pessoas adequados.
C) Ver se não há duplicidade de execução ou passos dispensáveis, e assim por diante.
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Fluxograma
Elaboração
São usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações.
Característica principal
Ser claro e objetivo, sendo o mais utilizados de todos os instrumentos e ferramentas à disposição do analista, embora poucos profissionais o empreguem de forma pura.
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Símbolos
Atividade, ação ou procedimento
Decisão
Início ou fim de diagramas 
Conexão na mesma página
conexão em páginas diferentes
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Fluxograma: Tipos
VERTICAL OU DE FLUXO DO PROCESSO:
Mostra uma seqüência de eventos (processos) pela qual o produto/serviço passa. O diagrama ilustra os passos do(s) processo(s) e o seu relacionamento.
Também denominado esqueleto, é utilizado no estudo de processos produtivos (linha de produção), no qual se pode dividir um grande processo em vários outros: mais simples; com poucas áreas envolvidas e com um número restrito de operações.
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Fluxograma
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HORIZONTAL DESCRITIVO:
 Descreve um processo como se estivesse escrevendo ou lendo (da esquerda para a direita), utilizando símbolos e convenções previamente definidas.
 Indica o ponto de início ou fim de um fluxo; pode indicar uma interrupção no local onde ocorre e sua eventual continuação em outro ponto, seja área ou local ou rotina. É também usado para indicar que um documento ou processo não permanece na área em estudo
Fluxograma: Tipos
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Cuidado na coleta das informações do processo e sua representação gráfica.
 Análise dos métodos empregados no processo - (inclui as pessoas, o que é feito, como é feito e a visão das pessoas).
 Implementação do processo. 
 Criar os Manuais de Procedimentos.
 Acompanhar a implantação do processo.
Precauções
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Script da rotina:
Acorda e levanta
 Toma banho, enxuga e se veste
 Vai tomar café (escolhe entre):
	3.1 café e pães
	3.2 sucos e frutas
	3.3 cereais
	3.4 ovos e bacon
Escova os dentes
 Escolhe a condução
	5.1 carro
	5.2 táxi
 Vai para o trabalho
 Trabalha até 17 h
 Volta para casa
 Encerra
Exemplo
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Fluxograma
Exemplo
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Atividade
01. Faça o fluxograma básico para a seguinte empresa:
“Uma empresa que vende pizzas apenas pelo sistema de delivery;
os pedidos são feitos por telefone ou pela Internet. O cliente precisa
ser cadastrado para fazer um pedido. O cadastramento é feito apenas
por telefone, ligando na pizzaria.” Se faltar alguma informação que
julgar pertinente você pode assumir uma premissa e desenvolver seu
fluxograma.
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Mapas de processos
São tipos específicos de modelos. Como imagens, gráficos, listas ou tabelas de um ou mais processos.
1) Modelo SIPOC - Consiste em descrever os elementos dos processos: fornecedores, entradas, saídas, indicadores de desempenho, clientes dos processos.
(Requisitos)
(Fornecedores)
(Entradas)
(Processo)
(Medidas)
(Saídas)
(Clientes)
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Mapas de processos
Fornecedores
Entradas
Processo
Saídas
Clientes
Engenharia e desenho produto
Gestão da produção
Setor de manutenção
Setor de controle estoque
Projeto de fabricação
Ordem de produção
Máquinas e ferramentas
Peças e componentes
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Bombas P
Bombas M
Bombas G
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Mapas de processos
2) IDEF0 – Representa, graficamente, os insumos, o processo de transformação e as saídas. Consiste em descrever os elementos dos processos: fornecedores, entradas, saídas, indicadores de desempenho, clientes dos processos.
IDEFO: Integrated Definition for Function Modeling
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Mapas de processos
A entrada (input) representa o dado ou objeto que é transformado pela função em uma saída;
O controle (control) agrega responsabilidade de como e quando a entrada deve ser processada e executada. Condição necessária para produzir uma saída correta - Dados ou objetos modelados como controle podem ser transformados pela função criando uma saída;
A saída (output) representa os dados ou objetos produzidos por uma função/atividade;
O mecanismo (mechanism) representa o meio utilizado para executar uma função e quem deve executar esta atividade (pode ser uma pessoa, equipamento, máquina, ou outras organizações).
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Mapas de processos
Processo de compra
Pedido de compra
Fornecedores
Recursos financeiros
Pedido (autorizado)
Nota Fiscal
Produto (comprado)
Pedido (negado)
Especificações de compra
Recomendações de compra
Mão de obra
E-mail
Telefone
Exemplo1
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Mapas de processos
Transformação
Montagem
Exemplo2
Saídas
Placas de circuito impresso
Resíduos de solda
Emissão de gases do fluxo
Suprimentos
Placas e componentes
Solda
Gás freon
Mecanismos
Máquinas e ferramentas
Energia
Mão de obra
Controles
Métodos e procedimentos
Composição química da solda
Temperatura de soldagem
Feedback
Fabricar placas de circuito impresso
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Modelagem dos processos
 Para iniciar a modelagem dos processos:
Reúna todos os elementos relativos a cada processo, como relatórios, documentos, registros;
Selecione e trabalhe cada processo, por vez;
Verifique a aplicabilidade dos requisitos da norma ISO;
Se o processo já estiver descrito, re-avalie o processo;
Caso contrário descreva em detalhes as 
etapas do processo (script);
Escolha a ferramenta de modelagem 
apropriada
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Atividade
Utilizando como exemplo uma
lanchonete, mapear com Script,, SIPOC, IDEFO e Fluxograma o processo do cliente, fazendo o pedido que contenha, ao menos:
· Definição do pedido;
· Pagamento no caixa;
· Preparo da bandeja;
· Entrega.
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Atividade
Utilizando novamente o exemplo da lanchonete, mapear com as ferramentas Script , SIPOC e IDEFO