5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP WBS)

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Em gestão de projetos, uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos), do inglês, Work
breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em
partes menores para facilitar o controle.
Uma boa EAP vai ajudar a entender as entregas do projeto, proporcionar um melhor
conhecimento da equipe sobre o que precisa ser feito, permitir melhor controle do tempo, do
escopo e do custo. Mas ai vem a grande dúvida, até onde devemos decompor a EAP? Segundo
o PMBOK, devemos decompor a EAP em pacotes de trabalho até um nível que seja fácil de
gerenciar. Mas que nível é este?
A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suÖciente para que o progresso possa ser
medido, mas não detalhada o suÖciente para se tornar – ela mesma – um obstáculo para a
realização do projeto.
Com o objetivo de facilitar o dia a dia do gerente de projetos aí vão algumas dicas úteis na
hora de criar uma EAP.
1 . Decomposição
Devemos decompor a EAP em fases e atividades até um nível que seja fácil de se gerenciar.
Coloque no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto. Coloque no segundo nível
(nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o
ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, construção e testes. Cada atividade
deve ter: esforço, prazo, responsável e custo (métricas que indiquem qualidade também são
muito importantes).
2. P laneje entregas , não p laneje ações
Se tentarmos desenvolver a EAP orientada a ação, ela incluirá ações de mais ou de menos. No
lugar de planejar ações, concentre-se na decomposição por entrega, assim você assegurará
que a EAP não exagere na visão dos métodos, permitindo ideias mais criativas e inovadoras
por parte dos participantes do projeto.
3. Deta lhando
Outro ponto importante é a granularidade que você vai aplicar. Não há uma regra única, mas
as boas práticas recomendam que você tenha pacotes com durações adequadas ao seu
projeto. Não é interessante ter pacotes de curta duração, como 30 minutos (a não ser que
eles sejam relevantes ao projeto), ou pacotes de longa duração como, por exemplo, um mês.
Em casos assim, recomenda-se quebrar em pacotes menores. Quando tiver dúvida se vale a
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pena continuar decompondo, pergunte-se; o trabalho tem um responsável? O esforço foi
estimado ou dá pra estimar? Tem custo ou dá para estimá-lo? Se todas essas perguntas
tiverem resposta aÖrmativa, você pode continuar a decompor, caso contrário você pode
parar e retornar ao nível acima.
4. Ut i l ize modelos
Se há projetos recorrentes dentro de sua organização, envolva outros gerentes de projetos
com o objetivo de trabalhar a deÖnição de modelos padrão para novos projetos. Utilizando
projetos reais e trocando experiências, as chances de desenvolvimento de EAP’S eÖcientes
aumentam, já avaliadas na prática. No Project Builder é possível converter projetos em
modelos e, mais tarde, gerar novos projetos com base em modelos selecionados, facilitando,
assim, a estruturação desses novos projetos.
5. O Custo do Gerenciamento não pode ser maior que
o custo da tarefa
A última dica é que o custo para se gerenciar um pacote obviamente não deve ser maior que o
custo do mesmo (nem metade ou mesmo 20% – sugerimos no máximo 10%). AÖnal, a EAP
deve nos ajudar no gerenciamento, e não criar mais burocracia.
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