administracao geral item 4 arquivologia aula 02

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ARQUIVOLOGIA 
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Tópicos da Aula 
 
1. Introdução ...................................................................................3 
2. Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos............3 
 2.1. Considerações Iniciais...........................................................3 
 2.2. Diagnóstico............................................................................3 
 2.3. Gestão de Documentos..........................................................6 
 2.4. Arquivo Corrente .................................................................20 
 2.4.1. Protocolo...................................................................22 
 2.5. Arquivo Intermediário..........................................................41 
 3. Avaliação Documental..................................................................41 
 4. Resumo da Aula ........................................................................... 48 
 5. Questões Comentadas na Aula .................................................... 52 
 
 
Aula 02 - O gerenciamento da informação e a gestão de 
documentos: diagnósticos; arquivos correntes e 
intermediário; protocolos. 
 
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1. Introdução 
Olá pessoal, vamos iniciar nossa aula 2. Antes disso, vamos elevar nossa 
motivação com uma breve reflexão sobre a frase abaixo. 
 
"Escolha uma ideia. Faça dessa ideia a sua vida. Pense nela, sonhe com 
ela, viva pensando nela. Deixe cérebro, músculos, nervos, todas as 
partes do seu corpo serem preenchidas com essa ideia. Esse é o caminho 
para o sucesso" – Swami Vivekananda, pensador hindu. 
 
Sendo assim, vamos hoje estudar com a ideia de ser aprovado na ANVISA. 
 
Então, mãos à obra! 
 
 
2. Gerenciamento da informação e a gestão de documentos 
 
2.1. Considerações Iniciais 
 
 De início, é importante definirmos o escopo de nossa aula. Nesse sentido, 
vale registrar que o gerenciamento da informação e a gestão de documentos 
englobam um conjunto de métodos e técnicas arquivísticas, durante o ciclo vital 
dos documentos, voltadas para o planejamento, classificação, organização, 
controle, tramitação, avaliação, conservação, coordenação de recursos humanos, 
materiais e operacionais. Assim, o gerenciamento da informação e a gestão de 
documentos abarcam todas as rotinas da documentação, desde a sua produção 
até a o seu destino final (eliminação ou recolhimento). Trabalharemos de forma 
objetiva os principais assuntos relacionados ao conteúdo programático previsto 
no último edital, ok? 
 
2.2. Diagnóstico 
 
Para se traçar um diagnóstico da organização, é fundamental que, 
preliminarmente, seja realizado um levantamento de dados que tem por 
objetivo conhecer a instituição, seus objetivos e funcionamento. O 
levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, 
observações e entrevistas nos locais de trabalho. 
 
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Essa fase de levantamento de dados deve ter início pelo exame dos 
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e outros 
documentos de constituição da instituição. É muito importante que se 
conheça as normas de âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da 
instituição produtora dos documentos (estatutos, normas), assim como 
regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes na organização. 
 
Nesse sentido, é preciso analisar, entre outros, o gênero dos documentos 
(escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos 
etc.); as espécies de documentos mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, 
projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e 
estado de conservação do acervo; média de arquivamentos diários; controle 
de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e 
reprodução de documentos e existência de normas de arquivo, manuais. 
 
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências 
sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de 
escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, 
estado de conservação); a localização física (espaço utilizado, condições de 
iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra 
incêndio). 
 
Após o levantamento dos dados, ou seja, conhecendo a estrutura da 
instituição, seus objetivos e funcionamento, já é possível analisar objetivamente 
a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e 
propor as alterações e medidas mais indicadas. Em outras palavras, no 
diagnóstico será possível identificar eventuais falhas ou lacunas no 
arquivo da instituição que impedem o seu eficiente funcionamento. 
 
 
O diagnóstico identifica eventuais falhas ou lacunas no arquivo da 
instituição que impedem o seu eficiente funcionamento. 
 
 
 
 
 
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Podemos perceber que por meio do diagnóstico é realizada a análise 
detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e ao funcionamento do 
arquivo da instituição, como, por exemplo: 
 
 Existência de normas e manuais de arquivo; 
 Localização e instalações físicas; 
 Volume documental e espaço físico ocupado; 
 Recursos humanos; 
 Gênero e natureza dos arquivos; 
 Controle de consultas, empréstimos e média de arquivamento 
diário; 
 Condições ambientais e espaço físico ocupado; 
 Estado de preservação e conservação dos documentos; e 
 Etc. 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: certo 
Comentário: 
 Por meio do diagnóstico é realizada a análise detalhada dos vários aspectos 
relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa, como, por 
exemplo: o levantamento de dados acerca da média de arquivamentos diários e 
do controle de empréstimo de documentos. 
 
 
 
 
 
 
1. (CESPE/MPOG/2015). Com relação ao diagnóstico da situação arquivística, 
julgue o item que se segue. 
O arquivista, ao diagnosticar a situação arquivística da organização em que 
desempenha suas atividades, deve realizar o levantamento de dados acerca 
da média de arquivamentos diários e do controle de empréstimo de 
documentos. 
 
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2.3. Gestão de Documentos 
 
A capacidade de controle e organização de documentos das instituições 
ficou prejudicada com a produção de documentos cada vez mais elevada. O 
aumento vertiginoso de documentos ocorreu fundamentalmente como avanço 
científico e tecnológico pós-guerra. A tomada de decisões, recuperação de 
informação em tempo hábil e preservação da memória institucional tornou-se 
tarefa árdua. Como controlar aquela massa documental enorme? 
 
Sem dúvida nenhuma, tornou-se indispensável a implantação de um 
programa de gestão documental que garantisse aos órgãos públicos e 
empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, 
o que geraria uma significativa economia de recursos com a redução da massa 
documental ao mínimo essencial, a otimização e racionalização dos espaços 
físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações. 
 
Em termos gerais, a gestão de documentos objetiva: 
 
 Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração, e 
a destinação de documentos; 
 Garantir que a informação arquivístiva seja disponível em 
tempo hábil; 
 Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento 
automatizado de dados e outras técnicas avançadas, 
econômicas, e eficientes de gestão da informação; 
 Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem 
valor primário (administrativo), fiscal, técnico, legal ou valor 
secundário; 
 Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que 
mereçam guarda permanente por seus valores históricos e 
científico. 
 
Nesse contexto, vale registrar que a gestão de documento é tão importante 
para uma instituição que o legislador constitucional resolveu abordá-la na Lei 
Maior. Com efeito, o § 2º do art. 216 da Constituição Federal de 1988 assim 
dispõe: 
 
“Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da 
documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a 
quantos dela necessitem”. Grifei. 
 
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Mas professor, o que vem a ser gestão documental. Para atender sua 
resposta, trago o conteúdo do art. 3º da Lei 8.159/91: 
 
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente”. 
 
A partir dessa simples definição, o examinador tem criatividades incríveis 
ao elaborar questão de concursos. Agora é a hora de “mapear a mente” do 
examinador. Observe que a gestão de documento somente ocorre nas 
fases corrente e intermediária, pois, como vimos, nestas fases os documentos 
possuem valor administrativo, lembra? Não se fala em gestão de documentos 
na fase permanente. Seu chefe exigente não vai perguntar isso, mas o 
examinador provavelmente sim. Fique esperto. 
 
 
 
 
FASES GESTÃO DE DOCUMENTO 
CORRENTE SIM 
INTERMEDIÁRIA SIM 
PERMANENTE NÃO 
 
Verifique as tarefas que compõem a gestão de documentos: produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento. A gestão de documentos está 
presente desde o nascimento do documento (produção) até sua 
destinação definitiva (eliminação ou recolhimento ao arquivo 
permanente). Vamos juntar as iniciais das palavras e chamar essas tarefas do 
mnemônico “PATUA” (P – Produção, A – Avaliação, T – Tramitação, U – Uso e A 
– Arquivamento), ok? 
 
Além disso, a gestão de documentos visa: a eliminação do documento 
ou o seu recolhimento para o arquivo permanente. Esses são os dois 
destinos dos documentos após a avaliação, ou eles são eliminados ou 
recolhidos ao arquivo permanente. Como já vimos, isso ocorre quando o 
documento perde valor administrativo. 
 
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Observe que a gestão de documentos aplicada nas instituições é uma 
atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. A gestão de 
documentos define o ciclo vital dos documentos (corrente, intermediário 
e permanente), estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos 
setores das instituições podem ser eliminados, os que serão transferidos ao 
arquivo intermediário, a temporalidade de guarda e sua destinação final, ou seja, 
a eliminação ou a guarda permanente. 
 
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da 
organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do 
espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar 
o ciclo documental. 
 
 
Gabarito: errado 
 
2. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gestão de documentos, julgue o 
próximo item. 
A implementação do programa de gestão de documentos independe da 
existência dos arquivos corrente, intermediário e permanente. 
 
 
Destinos Definitivos dos Documentos: 
 
 
 
 Eliminados ou Recolhidos ao Arquivo Permanente 
 
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Comentário: 
Nos termos do art. 3º da Lei 8.159/91, considera-se gestão de 
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Portanto, a gestão de documentos pressupõe a existência de arquivos na 
fase corrente e intermediária. Observe que não há gestão de documentos 
na fase permanente, pois, nesta fase, o documento perdeu o valor 
administrativo. 
Gabarito: certo 
 
Comentário: 
 A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária. 
 Não há que se falar em gestão de documentos permanentes. Essa atividade 
é realizada nos documentos de valor primário, isto é, corrente e intermediário. 
3. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão 
de documentos, julgue o item subsequente. 
 
A gestão de documentos engloba o tratamento da documentação na fase 
de arquivamento permanente. 
 
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Gabarito: E 
Comentário: 
a) errado. Os procedimentos e operações técnicas realizados na gestão de 
documentos ocorrem nos documentos em fase corrente e intermediária. Não 
corre na fase permanente. 
b) errado. A concepção teórica e prática da gestão de documentos surgiu no 
pós-guerra, em face de problemas surgidos nas administrações públicas dos 
EUA e Canadá. 
c) errado. O art. 3º da Lei 8.159/91 define gestão de documento. Além disso, 
a própria Constituição Federal dispõe sobre gestão de documentos no o § 2º 
do art. 216 da Constituição Federal de 1988. 
d) errado. Documentos de valor informativo juntamente com documentos de 
valor probatório são documentos do arquivo permanente. Por sua vez, não há 
que se falar em gestão de documentos em arquivos permanentes, conforme 
art. 3º da Lei 8.159/91. 
e) certo. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando asua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. Portanto, a gestão de documento trata 
os documentos desde a sua produção até a sua destinação final, ou seja, a sua 
eliminação ou recolhimento. 
4. (ESAF/DNIT/2013). Sobre a gestão de documentos, assinale a opção 
correta. 
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes. 
b) É um conceito que nasceu no mesmo contexto do princípio de respeito aos 
fundos. 
c) Não é um conceito reconhecido pela legislação arquivística brasileira. 
d) É um conceito restrito aos documentos de valor informativo. 
e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criação até 
a destinação final. 
 
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Gabarito: C 
Comentário: 
 
 O art. 3º da Lei 8.159/1991 dispõe: "Considera-se gestão de documentos 
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Portanto, 
preservação não é operação técnica da gestão de documentos prevista na Lei 
8.159/1991. 
 
 
Fases da Gestão de Documentos 
 
Inicialmente, vimos, com base no art. 3º da Lei 8.159/91, que as tarefas 
que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento (mnemônico: PATUA). Isso ajuda fixar. 
 
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, 
quais sejam: Produção de Documentos, Utilização de Documentos e 
Destinação de documentos (PUD). Isso cai muito em prova. Vamos chamar 
as fases da gestão de documentos de PUD, beleza? Então podemos dizer que o 
PATUA está dentro do PUD. Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na prova, 
acredite! 
5. (ESAF/ANA/2009) A definição do conceito de gestão de documentos 
encontrada na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, não menciona a 
seguinte operação técnica: 
 
a) Criação. 
 
b) Avaliação. 
 
c) Preservação. 
 
d) Tramitação. 
 
e) Uso. 
 
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
 
Produção: esta fase refere-se à elaboração dos documentos 
(produção), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental 
intervir nos processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que 
sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso 
ainda ocorre muito na administração pública. O arquivista deve contribuir 
para que seja criado apenas documentos essenciais (racionalização). 
Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de 
formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a 
necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar 
sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como 
apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de 
tecnologia disponíveis. 
 
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos 
mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as 
atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documento em 
fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas 
de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta, e à 
recuperação de informações, essenciais ao desenvolvimento das funções 
administrativas das instituições. 
 
P
• Produção
U
• Utilização
D
• Destinação
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Vale destacar que são atividades de protocolo: recebimento, 
classificação, registro, distribuição, tramitação. Calma, ainda não chegou a 
hora de conhecer o protocolo!!! 
 
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda 
dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais serão objeto 
de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem 
perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação 
desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados 
nos arquivos. 
 
Mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua 
eliminação ou o seu recolhimento ao arquivo permanente. Repetição até a 
exaustão, rs. 
 
Enfim, segue um pequeno resumo com os procedimentos de cada fase. 
Normalmente, o examinador adora perguntar qual fase uma determinada tarefa 
pertence. Por exemplo, em que fase da gestão de documentos fica o protocolo? 
Quem respondeu utilização acertou, hehehehe... 
 
 
 
 
 
 
Produção
- Elaboração de 
documentos-Produção
- Evita criação de doc. 
desnecessário 
(racionalização)
- criação de modelos de 
formulários
- Estudo sobre melhor 
aproveitamento dos 
recursos tecnologicos 
Utilização
- Uso/Tramitação
- Protocolo
- Organização
- Arquivamento
(corrente/intermediár
io)
- Elaboração de normas 
de acesso ( consulta, 
empréstimo)
Destinação
- Avaliação
- Eliminação
- Arquivamento 
permanente 
(Recolhimento)
- Prazo de guarda
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Gabarito: Errado 
Comentários: 
São fases da gestão de documentos: produção, utilização e 
destinação (PUD). 
Na fase de destinação ocorre a eliminação ou recolhimento ao arquivo 
permanente. Portanto, a eliminação é uma operação técnica inserida na fase 
de destinação, mas não é uma fase da gestão de documento. 
 
Gabarito: certo 
Comentário: 
São fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação 
(PUD). 
Na fase de destinação ocorre a eliminação ou recolhimento ao arquivo 
permanente. Portanto, a eliminação está inserida na fase de destinação. 
 
 
 
6. (CESPE/TELEBRAS/2015). Julgue o próximo item, referente à gestão de 
documentos. 
 
A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui a 
eliminação dos documentos de arquivo. 
 
7. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo 
item. 
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de 
destinação. 
 
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15 
 
Gabarito: Certo 
Comentário: 
A última fase da gestão de documentos é a destinação. Nesta fase, o 
documento pode ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. 
 
Gabarito: errado 
Comentário: 
As fases de gestão de documentos são: 
P-Produção 
U-Utilização 
D-Destinação 
Gabarito: certo 
8. (CESPE/FUB/2015) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a 
seguir. 
 
A destinação final dos documentos de arquivo pode ser a eliminação ou a 
guarda permanente. 
 
9. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de 
documentos, julgue o item subsequente. 
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e 
eliminação. 
 
10. (CESPE/FUB/2015) Acercada implementação de programas de gestão 
de documentos, julgue o item subsequente. 
 
Ao implementar um programa de gestão de documentos, o arquivista deve 
apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento dos 
recursos reprográficos da instituição. 
 
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16 
Comentário: 
 Como nos ensina Marilena Leite Paes, na fase de produção de documentos, 
o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos 
essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias 
desnecessárias, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor 
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. 
 
Gabarito: certo 
Comentário: 
 Esse assunto ainda não foi comentado na teoria. A resolução das 
questões é fundamental para complementar o conteúdo. Existem quatro níveis 
de aplicação dos programas de gestão de documentos. 
 
Nível mínimo: neste o órgão deve, como base em procedimentos, reter 
e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor 
permanente, de acordo com a instituição arquivística pública. 
 
Nível mínimo ampliado: complementar ao nível mínimo, e existe um ou 
mais centros de arquivamento intermediário. 
 
Nível intermediário: Nível mínimo + Nível ampliado, soma a essa 
categoria que adota programas básicos para elaboração e gestão de formulários, 
além de correspondência e implantação de sistemas de arquivos. 
 
Nível máximo: reúne todas atividades dos níveis acima, + gestão de 
telecomunicações, diretrizes administrativas e utilização de recursos da 
automação. 
 
Portanto, o nível mínimo seria procedimentos de guarda, eliminação 
e recolhimento de documentos. 
11- (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de 
documentos, julgue o item subsequente. 
Um programa de gestão de documentos deve abranger, minimamente, 
procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos. 
 
 
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Gabarito: certo 
Comentário: 
 A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da 
organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico 
e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo 
documental. 
 
Gabarito: E 
Comentário: 
Esta questão pode induzir o candidato a marcar a letra “d”, tendo em vista 
que no enunciado é mencionado “...fase que deve definir normas...”. Vale 
12. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão 
de documentos, julgue o item subsequente. 
 
Inclui-se a coordenação de recursos humanos — necessários para 
aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental — entre as atividades que fazem 
parte do programa de gestão de documentos. 
 
13. (Instituto AOCP/Pref. Angra do Reis/2015) De acordo com as diretrizes 
do Conselho internacional de Arquivos, um programa de gestão de 
documentos ou arquivos deve ser desenvolvido em três fases. Qual é a fase 
que deve definir normas visando à racionalização de recursos materiais e, 
principalmente, à manutenção da integridade, autenticidade, fidedignidade 
e unicidade do documento de arquivo? 
 
a) Fase de conservação. 
b) Fase de destinação. 
c) Fase de avaliação. 
d) Fase de utilização 
e) Fase de produção. 
 
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registrar que na fase de utilização há a elaboração de normas de acesso à 
documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta. O enunciado da 
questão menciona normas visando à racionalização de recursos 
materiais. Ora, a fase de produção refere-se à elaboração dos 
documentos (produção), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é 
fundamental intervir nos processos de geração dos documentos, tendo em vista 
evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. 
Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivista 
deve contribuir para que seja criado apenas documentos essenciais. Vale 
registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de 
formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a 
necessidade dos órgãos. Ou seja, o que se quer é definir normas visando à 
racionalização de recursos materiais. 
 
Gabarito: E 
Comentário: 
 A questão fala de fases da gestão de documentos, ou seja, do famoso PUD 
(produção, utilização e destinação). Entretanto, não há nas alternativas nenhuma 
fase do PUD de forma expressa. O que fazer? 
Neste caso, é preciso raciocinar um pouquinho e lembrar que a destinação, 
que o “D” do PUD, é responsável por determinar o prazo de guarda dos 
documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais serão objeto de 
arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem 
perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação 
desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
14. (FUNCAB/ANS/2015) O processo de análise e seleção de documentos, 
que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminação e contribuir para a 
racionalização e à preservação da documentação permanente, integra uma 
das fases da gestão de documentos. Tal fase denomina-se: 
 
a) manutenção. 
 
b) elaboração. 
 
c) arquivamento. 
 
d) descrição. 
 
e) avaliação. 
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19 
arquivos. Portanto, na fase de destinação ocorre a avaliação e destinação 
definitiva dos documentos (eliminação ou recolhimento). 
Gabarito: B 
 
Comentário: 
As fases de gestão de documentos são: 
P-Produção; U-Utilização; D-Destinação 
Gabarito: A 
15. (ESAF/MF/2012) A gestão de documentos é um conjunto de 
procedimentos e operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma 
de suas fases básicas. 
 
a) Primária. 
 
b) Utilização. 
 
c) Aquisição. 
 
d) Difusão. 
 
e) Descrição. 
16. (ESAF/ANA/2009) O nível mínimo de aplicação de programas de gestão 
de documentos contempla 
 
a) os programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos 
para recolhimento ao arquivo nacional daqueles documentos de valor 
permanente. 
b) a gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e 
telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos informatizados, 
entre outros. 
 
c) a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. 
d) a adoção da elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de 
arquivos correntes, gestão de correspondência e documentos vitais. 
 
e) a gestão de documentos estratégicos e depósitos de arquivos permanentes. 
 
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20 
Comentário: 
Conforme visto acima, no Nível Mínimo o órgão deve, como base em 
procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles 
que possuem valor permanente, de acordo com a instituição arquivísticapública. 
 
 
Gabarito: B 
Comentário: 
Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística, tramitação 
é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento 
de sua função administrativa. 
 
 
2.4. Arquivo Corrente 
 
Já tivemos a oportunidade de verificar que documento do arquivo corrente 
é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. Estes tipos de 
documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores. Além 
disso, tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este 
chamado de primário. A legislação também dispõe (Lei 8.159/1991): 
 
“Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
 
17. (ESAF/ANA/2009) O curso do documento desde a sua produção ou 
recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como 
a) distribuição. 
b) tramitação. 
c) expedição. 
d) registro. 
e) protocolização. 
 
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21 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. ” 
Grifei. 
............................................................................... 
 
Para o correto gerenciamento do arquivo corrente (lembrar que gestão de 
documento ocorre somente na fase corrente e intermediária), é preciso a 
aderência à normas e a procedimentos padronizados, a partir da implementação 
do programa de gestão de documentos. O que se objetiva é fazer com que os 
documentos desta fase sirvam às finalidades para as quais foram criados, da 
maneira mais eficiente e econômica possível e, por fim, seja realizada a adequada 
destinação. 
 
Professor, considerando a gestão de documentos, como será feito o 
tratamento dos documentos do arquivo corrente? 
 
Será feito com base nos seguintes instrumentos de gestão de documentos: 
1. Plano de Classificação de Documentos; 
2. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD 
 
Observe que a ideia é fazer que os documentos comecem a ser organizados 
a partir desses próprios setores administrativos, de forma que ao serem 
necessários possam ser localizados com rapidez e sem transtorno, sejam 
conservados a um custo reduzido de espaço e manutenção, bem como não sejam 
preservados por tempo maior que o necessário. 
 
Trataremos esses dois instrumentos de gestão de documentos em 
tópicos separados desta aula, ok? 
 
Vale registrar, ainda, que o arquivo corrente responde por diversas 
atividades, quais sejam, protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo 
e consulta e Destinação. 
 
Vamos ao detalhamento de cada atividade. 
 
 
 
 
 
 
 
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22 
 
 
 
 
 
 
Vamos trabalhar agora cada uma dessas atividades, ok? Costuma cair 
bastante em prova, principalmente protocolo. 
 
2.4.1 Protocolo 
 
Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística, protocolo 
é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, 
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
 
Observe que as várias atividades realizadas no protocolo já indicam a sua 
importância dentro de uma organização, certo? Pois é, inclusive é muito 
importante para a sua prova também. 
 
 
 
Protocolo 
Expedição
Arquivamento
Empréstimo e Consulta
Destinação
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23 
 
 
 
 
 
 
Esse conjunto de operações realizadas no protocolo visa o controle dos 
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata 
localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à 
informação. Professor, preciso memorizar as atividades do protocolo? Com 
certeza. 
 
 Recebimento 
 
Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser 
apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. 
 
Observe que tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados 
à instituição por outras empresas devem tramitar pelo protocolo. 
 
 
 
 
Recebimento
Classificação
Registtro
Distribuição
Controle da tramitação
Expedição
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24 
 Classificação 
 
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de 
identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os 
códigos existentes no Plano de Classificação de documentos. 
 
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes 
fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a 
classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos 
não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos 
(ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11). 
 
Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados 
diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem 
classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir 
estes documentos. 
 
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) 
deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto 
tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. 
 
Aspectos importantes na classificação dos documentos: 
 Analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos; 
 Selecionar a classe sob a qual serão recuperados; 
 É realizada a partir de um plano de classificação; 
 Determina o agrupamento de documentos; 
 Toma por base o conteúdo do documento; 
 Define a organização física dos documentos. 
 
 
 
 
 
 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de 
trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de 
suas funções e atividades. A Comissão Permanente de Avaliação é 
responsável pela elaboração do plano geral de classificação de 
documentos. Por outro lado, a atribuição de classificar os documentos com 
base na Tabela de Classificação é do Protocolo. 
 
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Esquematicamente: 
 
 Objetivos e benefícios da classificação 
 Certamente, a classificação dos documentos resultará em benefícios para a 
instituição, entre os quais, destacam-se: 
 Organização lógica e correto arquivamento de documentos; 
 Recuperação da informação ou do documento; 
 Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor; 
 Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries 
documentais; 
 Controle do trâmite; e 
 Atribuição de códigos numéricos. 
 
 Registro / Autuação 
 
É o procedimento no qual o protocolocadastra o documento em um sistema 
de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de 
acompanhamento (autuação ou protocolização). Autuação é para processo. 
 
 As rotinas das unidades de protocolo são compostas por uma série de 
operações que objetivam controlar os documentos produzidos e recebidos que 
estão em processo de tramitação na instituição, garantindo eficiência máxima na 
localização, recuperação e acesso. Após efetuar o recebimento do 
documento, a unidade de protocolo fará o registro de algumas 
informações básicas, a saber: número e data de entrada, código de 
classificação e o assunto, seguida da devida distribuição do documento 
às unidades destinatárias. 
Documentos 
produzidos e 
recebidos
Plano de 
Classificação 
Arquivística.
Distribuição dos 
documentos 
(classes, 
subclasses, 
grupos, sugrupos
•000
•020
•030
•040
•050
•060
•etc.
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26 
 
 De acordo com o E-Arq Brasil (2011, p.27) a atividade de registro prevê 
a fixação dos seguintes metadados para os documentos: 
OBRIGATÓRIOS OPTATIVOS 
Número identificador. Data de produção. 
Data e hora do registro. Data e hora de transmissão e 
recebimento. 
Título ou descrição abreviada: palavra, 
frase ou grupo de caracteres que 
nomeia um documento arquivístico. 
Destinatário (com identificação do 
cargo): organização ou pessoa para 
quem o documento foi dirigido. 
Produtor: nome da pessoa física ou 
jurídica responsável pela criação do 
documento arquivístico. 
Espécie documental: divisão de 
gênero documental que reúne tipos 
de documentos por seu formato. São 
exemplos de espécies documentais: 
ata, carta, decreto, memorando, 
ofício, planta, relatório. 
Autor: nome da pessoa física com 
autoridade e capacidade para emitir o 
documento ou em cujo nome ou sob 
cujo comando o documento é emitido. 
Classificação de acordo com o código 
de classificação. 
Redator: nome da pessoa física 
responsável pela redação do 
documento 
Associações a documentos diferentes 
que podem estar relacionados pelo 
fato de registrarem a mesma 
atividade ou se referirem à mesma 
pessoa ou situação. 
Originador: identificação da pessoa 
física ou jurídica designada no endereço 
eletrônico ou login no qual o documento 
é gerado ou enviado. 
Formato, software e versão em que o 
documento foi produzido ou 
capturado. 
 Máscaras de formatação (templates) 
necessárias para apresentar o 
documento. 
 Restrição de acesso. 
 Descritor: palavra ou grupo de 
palavras que, em indexação e 
tesauro, designam um conceito ou 
assunto preciso, excluindo outros 
sentidos e significados. 
 Prazos de guarda. 
 Documentos anexos. 
 
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27 
 Expedição / Distribuição 
 
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. 
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada 
a outra instituição (externa). 
 
 
 
Expedição – externa. Observe abaixo a ilustração: o documento foi 
enviado da ANVISA para o Ministério da Saúde. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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28 
Distribuição: interna. Observe a ilustração. O documento foi 
enviado de um setor para outro da própria ANVISA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Controle da tramitação / movimentação 
 
 O controle da tramitação de documentos, realizado através de sistema 
próprio (informatizado ou manual), possibilita mapear o curso do documento 
desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função 
administrativa. 
 Para que essa atividade seja realizada de forma eficiente e possa produzir 
os resultados esperados, torna-se necessário que as etapas de recebimento e 
registro tenham sido executadas corretamente. 
 O controle da tramitação permitirá saber a exata localização do documento, 
bem como a data de entrada na instituição, as unidades pelas quais o documento 
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29 
já tramitou, a pessoa que recebeu na respectiva unidade, horário do recebimento, 
etc., de forma a tornar sua recuperação ágil e precisa. 
 
 
 
 
 
 
Rotinas do Protocolo 
 
 A saída da correspondência e demais documentos de uma instituição envolve 
procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos. 
 
 Observe que cada atividade do protocolo possui rotinas. Nesse sentido, no 
que se refere às citadas rotinas do Protocolo, podemos adotar os seguintes 
passos, obviamente, com alterações indicadas para cada caso. 
 
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30 
 
Rotinas: 
 
1º passo – Receber a correspondência (malotes, balcão, etc.). 
 
2º passo – Separar a correspondência oficial da particular. 
 
3º passo – Distribuir a correspondência particular. 
 
4º passo – Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da 
de caráter sigiloso. 
 
5º passo – Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos 
destinatários. 
 
6º passo – Abrir a correspondência ostensiva. 
 
7º passo – Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando 
a existência de antecedentes. 
 
8º passo – Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não 
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se 
encontram e os solicitará para ser feita a juntada. 
 
9º passo – Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de 
assuntos adotados, se for o caso. 
 
10º passo – Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre 
que possível, no canto superior direito do documento. 
 
11º passo – Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o 
código de assunto, se for o caso. 
 
12º passo – Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de 
protocolo. 
 
13º passo – Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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31 
 
Arquivamento (na fase corrente) 
 
São várias as rotinas na atividade de arquivamento: 
 
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se 
ter certeza de que o mesmo se destina ao arquivamento ou se obedecerá a uma 
outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo). 
 
• análise – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de 
classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais 
apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e 
verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma 
pessoa). 
 
• ordenação–éa maneira como os documentos estão dispostos, levando-se 
em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais 
rápido e racionaliza as tarefas. 
 
• arquivamento– é a guarda do documento no local designado. 
 
 
Empréstimo e consulta 
 
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a 
assinatura de um recibo (para controle do acervo e garantia de sua integridade). 
Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora (substitui a pasta retirada 
temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com 
a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca 
do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre 
outros dados). A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, 
usa-se os arquivos de prosseguimento ou andamento (são fichários de 
lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de 
vigilância contínua. 
 
 
 
 
 
 
 
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32 
 
Destinação 
 
Conforme já visto, na destinação é definido o prazo de guarda dos 
documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais serão objeto de 
arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem 
perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação 
desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
arquivos. 
 
 
 
Gabarito: certo 
Comentário: 
São atividades do protocolo: recebimento, registro, classificação, 
distribuição, controle da tramitação e expedição. 
No Registro, providencia-se o cadastro dos dados básicos do documento no 
sistema de controle. É por meio destes dados cadastrados que será possível 
efetuar buscas para localizar o documento quando precisarmos das informações 
dele. 
 
Por sua vez, de acordo com o dicionário brasileiro de terminologia 
arquivística, metadados são dados estruturados e codificados que descrevem e 
permitem acessar, gerenciar, compreender dados e/ou preservar outros dados 
ao longo do tempo. 
 
 
18. (CESPE/TELEBRAS/2015). Julgue o próximo item, referente à gestão 
de documentos. 
No registro, rotina da atividade de protocolo, é feita a identificação dos 
metadados dos documentos de arquivo. 
 
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33 
 
Gabarito: Errado 
Comentário: 
As atividades de Protocolo inserem-se na fase de UTILIZAÇÃO. 
 
Vale registrar que são atividades de protocolo: recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
 
 
Gabarito: Certo 
Comentário: 
São atribuições do protocolo, entre outras: 
 
 Distribuir as correspondências particulares aos respectivos 
destinatários. 
 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter 
sigiloso 
 Encaminhar as correspondências sigilosas aos respectivos 
destinatários. 
 Abrir a correspondência ostensiva. 
 
Portanto, as correspondências particulares e sigilosas, obviamente, não são 
abertas como as correspondências ostensivas. As correspondências particulares 
19. (CESPE/MPOG/2015). No que se refere a conceitos e procedimentos 
aplicados à gestão de documentos, julgue o seguinte item. 
 
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções 
administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase da 
produção. 
 
20. (CESPE/MPOG/2015). No que se refere a conceitos e procedimentos 
aplicados à gestão de documentos, julgue o seguinte item. 
A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do 
protocolo. 
 
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34 
são recebidas e distribuídas aos destinatários. Os documentos sigilosos são 
recebidos e registrados, depois encaminhados aos destinatários. 
 
 
Gabarito: Certo. 
 
Comentário 
 
Conforme vimos, Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, 
registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de 
documentos. Portanto, é adequado sim atribuir as citadas atividades ao setor de 
protocolo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: C 
Comentário: 
 Esse envio interno chama-se Distribuição. Caso o envio fosse externo, 
configuraria uma Expedição. 
 
21. (CESPE/FUB/2015). Com relação a protocolos, arquivos correntes e 
intermediários, julgue o próximo item. 
É adequado atribuir atividades de recebimento, registro, distribuição e 
movimentação de documentos em uso aos empregados do setor de 
protocolo do arquivo de uma instituição. 
 
22. (ESAF/DNIT/2013) Quando o protocolo envia para o setor destinatário 
o documento recebido, ele está executando a atividade 
a) tramitação. 
b) expedição. 
c) distribuição. 
d) arquivamento. 
e) registro. 
 
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35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: A 
Comentário: 
São atividades do protocolo: recebimento, registro, classificação, 
distribuição, controle da tramitação e expedição. Portanto, eliminação não é 
atividade de protocolo. Vale registrar que o protocolo se insere na fase de 
utilização da gestão de documentos. A eliminação é da fase de destinação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: A 
Comentário: 
 Já sabemos que são atividades do protocolo: recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição. Sem dúvida 
nenhuma, o recebimento é a porta de entrada de todo documento. A primeira 
rotina realizada no protocolo seria o recebimento dos documentos provenientes 
das diversas origens e, posteriormente, efetua a análise do documento, a fim de 
identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação 
da instituição (classificação). Só depois, cadastra o documento em um sistema 
23. (ESAF/DNIT/2013) São atividades do protocolo, exceto: 
a) a eliminação de documentos. 
b) a expedição de documentos. 
c) a classificação de documentos. 
d) o registro de documentos. 
e) a distribuição de documentos. 
 
24. (ESAF/MF/2012) Assinale a opção que identifica qual a primeira rotina 
a ser realizada no protocolo. 
a) Recebimento e classificação. 
b) Registro e distribuição. 
c) Distribuição. 
d) Movimentação. 
e) Tramitação e anotação. 
 
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36 
de controle, atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento 
(registro). 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: E 
Comentário: 
 Registro é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em 
um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um 
número de acompanhamento. 
Controle da tramitação/Movimentação - É a atividade realizada pelo 
protocolo que consiste em identificar os setorespor que passam os documentos, 
de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar 
possíveis atrasos na tramitação destes. 
 
Classificação - Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará 
análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de 
acordo com os códigos existentes na Tabela Classificação. 
 
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes 
fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a 
classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos 
não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos 
(ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11). 
 
Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados 
diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem 
classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir 
estes documentos. 
 
25 (ESAF/MF/2012) Assinale a opção que identifica qual a rotina do 
protocolo que retira do documento elementos para sua localização. 
a) Movimentação. 
b) Tramitação. 
c) Classificação. 
d) Expedição. 
e) Registro. 
 
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37 
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) 
deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto 
tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. 
 
 Expedição/Distribuição - Consiste na entrega dos documentos aos 
respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores 
de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses 
documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: D 
Comentário: 
Repetição até a exaustão. 
 
Em relação às atividades realizadas no protocolo, cabe ressaltar o seguinte: 
os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, 
deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos 
mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à 
instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, 
secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11). 
 
Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados 
diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem 
classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir 
estes documentos. 
 
26. (ESAF/MF/2012) Os documentos sigilosos, quando chegam ao 
protocolo, devem 
a) ser expedidos. 
b) ser abertos e tramitados. 
c) ser eliminados. 
d) ser encaminhados aos destinatários. 
e) ser recolhidos ao arquivo permanente. 
 
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Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) 
deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto 
tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: D 
Comentário: 
Observe o seguinte: as fases da gestão de documentos são produção, 
utilização e destinação. O chamado PUD. 
 
O protocolo (recebimento, registro, classificação, distribuição, 
controle da tramitação e expedição) faz parte da fase de UTILIZAÇÃO. 
 
Por sua vez, avaliar os documentos de acordo com os valores primário e 
secundário faz parte da DESTINAÇÃO. O procedimento técnico de avaliar 
determinará se os documentos serão eliminados ou recolhidos ao arquivo 
permanente caso possuam valor secundário. 
 
 
 
 
 
 
 
27. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale o item que não faz parte das rotinas do 
Protocolo. 
a) Receber a correspondência. 
b) Abrir a correspondência ostensiva. 
c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários. 
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primário e secundário. 
e) Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. 
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Gabarito: B 
Comentários: 
Nos termos do dicionário de terminologia arquivística, plano de classificação é o 
esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções 
de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. 
Portanto, em linhas gerais, o plano de classificação de documentos, resultado 
do processo de classificação, é elaborado a partir do estudo das estruturas 
e funções de uma instituição e da análise do arquivo produzido. 
 
 
 
 
 
Gabarito: errado 
Comentários: 
De pronto, vale registrar que o plano de classificação é resultado do processo de 
classificação. Por outro lado, a tabela de temporalidade que é resultado do 
processo de avaliação. 
 
28. (FCC/MANAUSPREV/2015) A estrutura organizacional de uma instituição 
pode servir de referência para a montagem de 
a) uma lista de eliminação. 
b) um plano de classificação. 
c) uma tabela de equivalência. 
d) um guia de fontes. 
e) um projeto de ação educativa. 
 
29. (CESPE/MPOG/2015) A respeito das funções arquivísticas de descrição e 
de classificação de documentos, julgue o item subsecutivo. 
O plano de classificação de documentos, resultado do processo de avaliação, 
deve refletir as hierarquias de uma instituição. 
 
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Gabarito: errado 
Comentários: 
Um documento deve primeiramente ser identificado antes de qualquer operação 
de arquivo. Somente após receber a identificação (classificação) será levado a 
etapas posteriores. 
 
 
 
 
 
Gabarito: errado 
Comentários: 
Todos os documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma 
sequencia lógica, previamente definida pelo plano de classificação que é o 
responsável por orientar o usuário responsável pela classificação a como proceder 
na execução da mesma. 
Portanto, o instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de 
documentos é o plano de classificação. 
 
 
 
 
30. (CESPE/ANP/2013) Segundo Luis Carlos Lopes, o cerne das práticas 
arquivísticas é formado pela classificação, pela avaliação e pela descrição. 
Acerca dessas três funções arquivísticas, julgue os itens que se seguem. 
O código ou plano de classificação deve ser aplicado depois da tabela de 
temporalidade de documentos. 
 
31. (CESPE/SERPRO/2013) Com relação à análise e à classificação de 
documentos, julgue os itens que se seguem. 
O instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de 
documentos é intitulado plano de destinação. 
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2.5. Arquivos IntermediáriosNa fase intermediária também é aplicada a gestão de documentos, pois, na 
2ª fase do ciclo de vida, o documento ainda possui valor administrativo. Os 
documentos são transferidos ao arquivo intermediário quando sua frequência de 
uso diminui. Esses documentos são utilizados esporadicamente (por razões 
legais, técnicas, fiscais ou administrativas não podem ser destinados 
definitivamente) e por uma questão de economia, não permanecem nos arquivos 
correntes. Torna-se custoso a manutenção de arquivos utilizados com pouca 
frequência nos escritórios ou setores de trabalho nos quais foram gerados, devido 
aos autos custos. 
 Sendo assim, podemos identificar que as atividades do arquivo 
intermediário são bem menores, quais sejam, consulta e empréstimo. 
 Os documentos recém-ingressados ao arquivo intermediário mantêm a 
classificação recebida anteriormente no arquivo corrente e aguardam destinação 
final. 
Vale, ainda, o registro da legislação (Lei 8.159/1991): 
“Art. 8º .................................................. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso 
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ” Grifei 
 
3. Avaliação de Documentos 
 
Vimos que na última fase da gestão de documentos, qual seja, destinação, 
tem-se a avaliação e destinação definitiva dos documentos (eliminação ou 
recolhimento ao arquivo permanente). Pois bem. A avaliação dos documentos 
de arquivo consiste em identificar seus valores e definir prazos de 
guarda. Os documentos do arquivo permanente não podem ser eliminados, logo, 
o prazo de guarda só ocorre nas fases correntes e intermediárias. A 
avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se distinguirem não só 
os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor 
informativo e probatório. Além do prazo de guarda, a avaliação é 
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responsável por estabelecer a destinação final dos documentos, ou seja, 
sua eliminação ou seu recolhimento ao arquivo permanente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Avaliação de documentos: 
(Fase corrente) 
 
 
 
 
 
São benefícios da avaliação documental: 
 
 Os documentos inúteis são eliminados; 
 Diminuição do volume documental e consequente agilidade na 
recuperação de informações; 
 Eficiência administrativa; e 
 Identificação dos documentos permanentes, contribuindo para a 
memória organizacional. 
 
 
Já podemos perceber que o que se quer alcançar com a avaliação de 
documentos é a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, ok? 
 
Mas professor, o que é essa TTD? 
 
Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística TTD é o 
“Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que 
determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, 
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. ”. Grifei. 
 
Define valores e prazo de guarda 
dos documentos (fases corrente 
e intermediária; e 
 
Destinação final dos 
documentos (eliminação ou 
recolhimento) 
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Atenção, a TTD não é elaborada ao livre arbítrio da instituição. O processo 
de avaliação para se chegar a TTD é vinculado à legislação em vigor. Como 
vou eliminar um documento que a legislação determina que seja guardado por 
um determinado período (prazo prescricional)? Além disso, vale registrar que 
para os casos em que a legislação não dispõe, a análise é feita com base em 
critérios definidos pela própria instituição (por exemplo, documento classificado 
de interesse para a memória organizacional). Portanto, a avaliação sempre 
obedecerá os seguintes critério para criação da TTD: legal ou estabelecido pela 
própria instituição. 
 
Vimos que a TTD e o Plano de Classificação são instrumentos de 
gestão arquivística, certo? Entretanto, esses instrumentos não se confundem. 
A TTD surge a partir da avaliação de documentos. Para que a avaliação 
aconteça é necessário que os documentos estejam inicialmente classificados 
adequadamente. Ou seja, preliminarmente, os documentos são agrupados 
em classe, posteriormente, são objeto de estudo por uma comissão de 
avaliação. 
 
Como vimos, em linhas gerais, o plano de classificação é o instrumento 
utilizado para classificar e recuperar os documentos por meio do qual 
são estabelecidos códigos numéricos representativos das diversas 
classes e subdivisões. Os códigos são associados à classificação a fim de 
facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e 
subdivisões. A aplicabilidade do plano de classificação traz a agilização da 
recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de 
Temporalidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Vamos a um exemplo de TTD: 
 
 
 
 
 
Fique de olho nas informações contidas na TTD: código, assunto, prazos 
de guarda, destinação final, observações. 
 
Os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou 
pela indicação da vigência dos documentos. 
 
A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos nos 
arquivos correntes. Tal “instrumento de destinação” é utilizado com mais 
constância nos arquivos intermediários, onde os documentos aguardam a sua 
destinação final. Os documentos recolhidos aos arquivos permanentes serão 
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preservados para sempre. Portanto, nos arquivos de 3ª idade NÃO se utiliza a 
tabela em questão. 
 
A destinação final dos documentos indicada na tabela de temporalidade 
consiste na eliminação ou na guarda permanente. 
 
Fazer todo esse trabalho de avaliação não deve ser fácil, certo? Sendo 
assim, é constituída uma equipe denominada Comissão de Avaliação e 
Destinação de Documentos que avaliará os documentos em diversos aspectos. 
Essa equipe é formada por pessoas com conhecimento da estrutura e do 
funcionamento da instituição a ser avaliada. 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: Errado 
Comentário: 
A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação 
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, bem como sua destinação final (eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente). Importante registrar, também, que 
documentos na fase permanente não podem ser eliminados. 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: Certo. 
Comentário: 
32. (CESPE/FUB/2015) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a 
seguir. 
 
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o 
que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística. 
 
33. (CESPE/FUB/2015) A respeito das políticas públicas e da legislação 
aplicadas à arquivística, julgue o item subsequente. 
 
A avaliação de documentos dos órgãosda administração pública federal 
deve ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos, conforme exigência legal. 
 
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De fato, nos termos do art. 18 do Decreto 4.073/02, abaixo transcrito, a 
avaliação de documentos dos órgãos da administração pública federal deve 
ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD. 
 
“Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será 
constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a 
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e 
seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, 
tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
 § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, 
avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo 
aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo 
CONARQ. 
 § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela 
referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que 
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem 
aprovados pelo Arquivo Nacional. 
 § 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e 
selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em 
conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas 
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.” Grifei. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: C 
34. (ESAF/DNIT/2013) A tabela de temporalidade de documentos é um 
instrumento arquivístico que gerencia os prazos de guarda dos 
documentos. Em uma tabela de temporalidade, indique quais são as 
opções para a destinação final de documentos. 
 
a) Guarda corrente ou intermediária. 
b) Guarda permanente ou temporária. 
c) Guarda permanente ou eliminação. 
d) Guarda corrente ou permanente. 
e) Guarda administrativa ou eliminação. 
 
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Comentário: 
A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação 
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, bem como sua destinação final, ou seja, sua 
eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gabarito: A 
Comentário: 
Novamente professor. Repetição até a exaustão. A tabela de 
temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos 
documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, bem como sua destinação final. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale a opção que se refere ao instrumento de 
trabalho resultante do processo de avaliação de documentos de arquivo. 
a) Tabela de temporalidade. 
b) Plano de classificação. 
c) Quadro de arranjo. 
d) Inventário sumário. 
e) Catálogo seletivo. 
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RESUMO DA AULA 
 
1 – O diagnóstico identifica eventuais falhas ou lacunas no arquivo da da 
instituição que impedem o seu eficiente funcionamento. 
 
2 - Por meio do diagnóstico é realizada a análise detalhada dos vários aspectos 
relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da instituição, como, por 
exemplo: 
 
 Existência de normas e manuais de arquivo; 
 Localização e instalações físicas; 
 Volume documental e espaço físico ocupado; 
 Recursos humanos; 
 Gênero e natureza dos arquivos; 
 Controle de consultas, empréstimos e média de arquivamento diário; 
 Condições ambientais e espaço físico ocupado; 
 Estado de preservação e conservação dos documentos; e 
 Etc. 
 
 
3. Verificamos as tarefas que compõem a gestão de documentos: produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento. O chamado PATUA 
(mnemônico). 
 
4 - A gestão de documento somente ocorre nas fases corrente e 
intermediária, pois, como vimos, nestas fases os documentos possuem valor 
administrativo. No se fala em gestão de documentos na fase permanente. 
 
5 – Vimos na gestão de documentos que, após a avaliação, são os dois destinos 
dos documentos, ou eles são eliminados ou recolhidos ao arquivo 
permanente. 
 
6 – A gestão de documentos ocorre desde a produção do documento até a sua 
destinação definitiva (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). 
 
7 - Fases da gestão de documentos: Produção de Documentos, Utilização 
de Documentos e Destinação de documentos (PUD). 
 
8 - Produção: refere-se à elaboração dos documentos (produção). Nesta 
fase, é fundamental intervir nos processos de geração dos documentos, tendo 
em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários 
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(racionalização). O arquivista deve contribuir para que seja criado apenas 
documentos essenciais. Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a 
criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, 
de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-
se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de 
pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos 
recursos de tecnologia disponíveis. 
 
Utilização: refere-se ao uso/tramitação de documentos, protocolo, 
organização e arquivamento de documento em fase corrente e 
intermediária, elaboração de normas de acesso à documentação 
(empréstimo, consulta). 
 
Destinação: responsável por determinar o prazo de guarda dos 
documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais serão objeto de 
arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem 
perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação 
desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
arquivos. 
 
 
9 – Atividades do arquivo corrente: protocolo, expedição, arquivamento, 
empréstimo e consulta e Destinação. 
 
10 - Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição 
 
11 - Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes 
fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a 
classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos 
não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos 
(ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11). 
Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados 
diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem 
classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão