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WALTER ANTONIO DA SILVA O MARKETING DE SERVIÇOS APLICADO NO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA - UEL Londrina 2017 WALTER ANTONIO DA SILVA O MARKETING DE SERVIÇOS APLICADO NO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA - UEL Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em Arquivologia apresentado à disciplina 2TCC606 Trabalho de Conclusão de Curso do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Estadual de Londrina. Orientador: Profª Drª Thais Batista Zaninelli Londrina 2017 WALTER ANTONIO DA SILVA O MARKETING DE SERVIÇOS APLICADO NO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE LONDRINA-UEL Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em Arquivologia apresentado à disciplina 2TCC606 Trabalho Conclusão de Curso – TCC II do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Estadual de Londrina. BANCA EXAMINADORA ___________________________________________________ Orientador: Profª Drª Thais Batista Zaninelli Universidade Estadual de Londrina - UEL _________________________________________________ Prof.º Ms João Arlindo dos Santos Neto Universidade Estadual de Londrina-UEL _________________________________________________ Prof.ª Ms Maria Júlia Giraldes Universidade Estadual de Londrina-UEL Londrina, _____de ___________de _____. Dedico este trabalho a... A minha mãe Aparecida Lima de Jesus e a Deus! AGRADECIMENTOS Agradeço a todos os Mestres que durante todos os anos da Graduação dedicaram um pouco do seu saber, para que o meu se acrescente. SILVA; Walter Antonio (da). O Marketing de Serviços aplicado no Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina-UEL. 2017. 55p. Trabalho de conclusão de curso de graduação em Arquivologia. Universidade Estadual de Londrina. Londrina – PR, 2017. RESUMO As transformações no mundo contemporâneo fizeram do Marketing um estudo progressivo dos usuários e consumidores de produtos em todas as esferas. Dentro deste contexto procura- se avaliar sua aplicação dentro da Instituição Arquivística do SAUEL (Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina), relatando de forma clara e determinada, assim como bem elaborado ele contribui com Instituições de Arquivo e os serviços prestados. O conhecimento quantitativo da comunidade acadêmica, a relação do Marketing com Instituições de Arquivo, a forma que o Marketing de Serviços contribui com as Instituições Arquivísticas. Com o advento e evolução da informática as Instituições precisaram evoluir-se gradativamente para suprir as necessidades e vontades do consumidor e usuário. No sistema de Arquivos da UEL, não é diferente o processo de evolução, gradativamente de acordo com as contribuições financeiras e de servidores. A metodologia utilizada foi da revisão de literatura, pesquisa quali-quantitativa e entrevista. Os resultados mostram que a Instituição Arquivística estudada caminha para um Marketing eficaz, mais ainda não se beneficia plenamente dos resultados satisfatório das ações de Marketing. Palavras-chaves: Marketing. Marketing de Serviços. Marketing na Arquivologia. SILVA; Walter Antonio (da). The Marketing of Services applicable in System of Archives in the University State of Londrina. 2017. 55p. Trabalho de conclusão de curso de graduação em Arquivologia. Universidade Estadual de Londrina. Londrina – PR, 2017. ABSTRACT The transformations in the contemporary world have made Marketing a progressive study of users and consumers of products in all spheres. Within this context, it is sought to evaluate its application within the Archival Institution of SAUEL (File System of the State University of Londrina), reporting in a clear and determined manner, as well as well elaborated, it contributes with File Institutions and the services provided. The quantitative knowledge of the academic community, the relationship of Marketing with Archival Institutions, the way that Service Marketing contributes to Archival Institutions. With the advent and evolution of computing, the Institutions needed to gradually evolve to meet the needs and wants of the consumer and user. In the archives system of UEL, the process of evolution is not different, gradually according to the financial contributions and of servers. The methodology used was literature review, qualitative-quantitative research and interview. The results show that the studied Archival Institution is heading for an effective Marketing, but still does not fully benefit from the satisfactory results of the Marketing actions. Keywords: Marketing. Marketing Services. Marketing in Archivology. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 10 2 PROBLEMA .................................................................................................................. 11 2.1 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................ 12 3 OBJETIVOS ................................................................................................................... 14 3.1 Objetivos Gerais ........................................................................................................ 14 3.2 Objetivos Específicos ................................................................................................ 14 4 REFERENCIAL TEÓRICO .......................................................................................... 15 4.1 CONCEITOS DE MARKETING ........................................................................................ 15 4.1.1 Marketing de Serviços ..................................................................................... 18 4.1.2 Serviços ........................................................................................................... 19 4.2 ORGANIZAÇÕES E SUA GESTÃO.................................................................................... 20 4.2.1 Gestão .............................................................................................................. 20 4.2.2 Organizações do Terceiro Setor ....................................................................... 21 4.2.3 Arquivos como Organizações do Terceiro Setor ............................................... 23 4.2.4 Marketing na Arquivologia .............................................................................. 25 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ................................................................... 28 5.1 TIPOS E ABORDAGEM DE PESQUISA .............................................................................28 5.2 MÉTODOS DE PESQUISA .............................................................................................. 29 5.3 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS E SUJEITOS DA PESQUISA................................... 30 5.4 CASO SELECIONADO ................................................................................................... 31 5.5 FASES DA PESQUISA .................................................................................................... 32 5.5.1 Primeira Fase ................................................................................................... 32 5.5.2 Segunda Fase ................................................................................................... 33 5.5.3 Terceira Fase ................................................................................................... 33 6 RESULTADOS ............................................................................................................... 35 6.1 APRESENTAÇÃO DOS DADOS ....................................................................................... 35 6.1.1 Entrevista com a Direção do SAUEL ............................................................... 42 7 CONTRIBUIÇÕES DO ESTUDO ................................................................................. 45 7.1 CONTRIBUIÇÕES PARA A ÁREA ACADÊMICA ................................................................. 45 7.2 CONTRIBUIÇÕES PARA O SAUEL ................................................................................ 45 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................... 46 REFERÊNCIAS ................................................................................................................. 47 APÊNDICE ........................................................................................................................ 52 APÊNDICE A Pesquisa de Campo (Questionário)........................................................... 53 APÊNDICE B Entrevista SAUEL (Roteiro) ..................................................................... 54 APÊNDICE C Questionário Pré teste (Tabulação) .......................................................... 55 10 1 INTRODUÇÃO O mundo contemporâneo é o mundo das inovações, das transformações, e para se manter atuante é preciso mais do que competência, é preciso conexão entre as necessidades e desejos dos consumidores. No contexto da Arquivologia em seus diversos campos de atuação, essa situação não é diferente, pois o usuário exige e busca satisfazer as suas necessidades informacionais por meio de recursos inovadores de maneira plena. Assim as organizações que mais triunfam no Brasil adotam as estratégias do Marketing de Serviços que visa entender melhor as necessidades e satisfazer os desejos dos consumidores. Ele surgiu determinado a entender melhor o usuário e suas características, pois mais do que vender um produto ou um serviço, é preciso garantir a satisfação daqueles que estão dispostos a consumi-los. Dessa forma, o Marketing de Serviços busca desenvolver serviços com características que vão ao encontro das necessidades e desejos dos consumidores, uma vez que colocar o consumidor em harmonia com os produtos e serviços que a organização oferece, é uma forma de gerar valor para aqueles que o consomem. Nesse contexto, se fundamentou o objetivo geral desta pesquisa que visou estudar quais as ações adotadas pelo Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Londrina (SAUEL) para atender as necessidades informacionais dos usuários. A contribuição deste estudo voltou-se para auxiliar no processo de divulgação do SAUEL, do acervo disponível e dos serviços prestados, alicerçando assim a busca informacional e a tomada de decisão por parte do usuário. O estudo realizado é de caráter exploratório, sendo composta por levantamento bibliográfico, pesquisa de campo e entrevista. 11 2 PROBLEMA Antigamente as empresas que conheciam bem seus clientes e suas necessidades, sabiam como corresponder as suas expectativas, pois tinham conhecimento pleno de seus consumidores e usuários (KOTLER; ARMSTRONG, 1993). À medida que o mercado se expandiu, ampliou-se também a concorrência e o vendedor precisou ampliar suas fontes de informação para poder conhecer melhor seu maior interessado que é o cliente, suas necessidades e seu grau de satisfação com o produto oferecido (KOTLER; ARMSTRONG, 1993). Nesse contexto e com a globalização em toda a área do conhecimento humano, as tecnologias exigiram do homem uma necessidade cada vez maior de obter conhecimento, e para satisfazer essa busca incessante é preciso por parte das Unidades de Informação uma disponibilização constante e organizada de informações, com uma prestação informacional eficiente à pesquisadores, acadêmicos e demais interessados nos serviços informacionais. No contexto dos serviços arquivísticos não é diferente: Os arquivos universitários, segundo (BELLOTTO 1989, p. 20-23 apud SEFFRIN, CAMPO et al, 2016): Resultam da acumulação de documentos gerados ou reunidos por instituições públicas ou privadas no exercício das funções e atividades que comprovam e justificam sua existência, e são conservados enquanto seu teor está em vigor/vigência, por razões administrativas e/ou jurídico-legais e podem constituir elemento documental dentro dos arquivos permanentes, conhecidos como históricos. As referidas autoras destacam ainda os principais objetivos dos arquivos universitários, sendo estes: a) Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, história e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; b) Avaliar e descrever estes documentos tornando possível seu acesso, segundo as políticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins; c) Supervisionar a eliminação, ter o controle da aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de valor permanente seja destruído. Assim, a problemática que se apresentou nesta pesquisa foi de que forma o Marketing de Serviços pode contribuir com o SAUEL e a comunidade acadêmica da Universidade Estadual de Londrina (UEL). 12 2.1 Justificativa No paradigma Técnico – Econômico atual, em que a informação é considerada um fator de suma importância para a cadeia produtiva, o capital humano está se valorizando cada vez mais, principalmente nas empresas, e o momento histórico exige das pessoas um aprendizado contínuo para lidar com as novas exigências da sociedade (FREIRE, 2007 apud ALMEIDA et AL, 2009). Nesse contexto, a aplicação das ações do Marketing é um tema ainda escasso de pesquisas científicas no âmbito da Ciência da Informação, em especial na área da Arquivologia, surgindo à necessidade do estabelecimento de uma relação mais estreita com a Administração de Arquivos e suas prioridades. Portanto, cabem aos estudantes, pesquisadores e profissionais desta área aprofundar-se em seus conhecimentos para a inclusão de técnicas do Marketing que priorizem as necessidades do usuário (ALMEIDA; SILVA; FREIRE, 2009). Amaral, 1998 apud Almeida ET AL, 2009 afirmam que quando a unidade arquivística está voltada ao Marketing, suas funções visam à troca informacional administrativa visando às necessidades organizacionais. Assim, o Marketing de Serviços no âmbito arquivístico visa também corresponder às expectativas dos usuários que em suas buscas informacionais desconhecem a localização do seu objetivo principala informação e o resultado eficiente pode não ser o esperado. De acordo com Las Casas (1991), a principal ferramenta no Marketing é a comunicação, na comunicação indireta destacam-se a Propaganda, Relações Públicas e o Merchandising. Na comunicação destaca-se o uso da internet, os Web Sites que funcionam como uma vitrine que expõem aos usuários uma variedade de serviços visando a satisfação informacional. Nas universidades o Marketing de Serviços no contexto arquivístico se concretiza por meio dos sistemas de arquivos, que tem por função administrar a produção da documentação arquivística da Universidade. Na (UEL), o SAUEL, objeto de estudo desta pesquisa, foi criado para desenvolver uma política de aperfeiçoamento das atividades arquivísticas, promovendo a interação e interdependência dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos, considerando a integração das diferentes fases da gestão documental (UEL, 2017). Visando também, estabelecer política de conservação, preservação e acesso ao patrimônio documental de modo a assegurar os interesses da Universidade, os direitos da comunidade e a memória 13 institucional, bem como proteger seu acervo arquivístico permitindo que seja possível sua utilização como fonte de referência, informação, prova ou para novas pesquisas (UEL, 2017). Ainda com base (UEL, 2017) o SAUEL recebe documentos de todas as unidades da UEL, sendo que estas informações estão registradas em diversos suportes, como o papel, o microfilme, a jaqueta, fotos, plantas estruturais, dentre outros. Podendo também ser caracterizadas como documentos de ordem restrita, estando sujeitos a autorização de consulta, como exemplo: processos administrativos. Entretanto não foi só na área tecnológica que a comunicação ganhou ênfase nas tecnologias da informação, as globalizações nas mais diversas áreas humanas, fazem-se presente em nosso dia a dia tornando-nos uma aldeia global centralizada (SANTOS, MEDEIROS, 2012). Este trabalho pode contribuir com a comunidade acadêmica pesquisadores interessados e áreas inter relacionadas com a Arquivística propondo uma maior divulgação do acervo e serviços do SAUEL para usuários interessados. 14 3 OBJETIVOS 3.1 Objetivo Geral Analisar de que forma as ações do Marketing de Serviços quando adotadas em Instituições arquivísticas ajudam a melhorar o serviço prestado ao usuário. 3.2 Objetivos Específicos Estudar a relação das ações do Marketing com Instituições de Arquivo; Identificar se a população/usuário tem conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece; Analisar de que forma o marketing de serviços contribui com o sucesso dos sistemas de informação Arquivísticos; Verificar quais são as ações de Marketing desenvolvidas pelo SAUEL e como ocorrem; 15 4 REFERENCIAL TEÓRICO 4.1 Conceitos de Marketing Marketing é uma atividade de troca entre indivíduos e organizações com a finalidade de satisfazer as necessidades e desejos humanos. Marketing diz respeito à satisfação do consumidor por meio da prática da troca; comércio, negociação entre outros, de um produto por outro. A referida troca não tem por necessidade ser completada em todos os casos. Marketing refere-se a ambas as partes da prática de troca, resumindo tudo que tenha utilidade para o indivíduo ou para uma organização torna-se produto nesta definição e suscetível de troca. (ENIS, 1983). “Marketing é o desenvolvimento de atividades empresariais que dirigem a movimentação de bens e serviços para o usuário ou consumidor” (AMERICAN MARKETING ASSOCIATION, 1960 apud LAS CASAS, 1987). Naturalmente as definições de Marketing são variáveis, mais boa parte dos autores a definem relativamente na troca. Assim para uma boa parte dos autores da área as definições se concretizam desde um processo social às práticas de troca e instrumento gerencial (ROCHA; CHRISTENSEN, 1987). De acordo com Las Casas (2006) Marketing é uma atividade comercial conceituada no fundamento de troca. A partir do momento em que indivíduos e organizações começaram a desenvolver-se surgiu uma necessidade em elaborar produtos e serviços, criando-se assim especializações, categoricamente estas estão representadas nas classes comerciais. A partir das especializações o processo de troca tornou-se mais fácil, e os mais capacitados sentiram- se beneficiados, favorecendo então a sociedade com a qualidade dos serviços prestados. A troca, portanto, é a base fundamental para a comercialização, onde se espera contribuir com o consumidor ou usuário da melhor maneira possível, esperando assim satisfazer suas necessidades. Por um lado, Kotler (1998, p. 29) defende que para que se tenha troca relacionada ao Marketing é necessário que haja cinco condições fundamentais: o há pelo menos duas partes envolvidas; o cada parte tem algo que pode ser de valor para a outra; o cada parte tem capacidade de comunicação e de entrega; o cada parte é livre para aceitar ou rejeitar a entrega; o cada parte acredita estar em condições de lidar com a outra. 16 Por outro lado, a aplicação de Marketing se fundamenta não somente na troca; mas também na conceituação de um produto junto ao público interessado, correção de mercado, entre outros. Com a era do Marketing a partir de 1950, a orientação ao consumidor junto a suas necessidades e vontades foi à característica marcante do referido período (LAS CASAS, 2006). É evidente que o conceito de Marketing é amplo e a aplicação desta prática pode se estender a áreas diversificadas sem todas as buscas e necessidades dos indivíduos. A evolução do Marketing na sociedade se procede basicamente em três etapas sendo elas basicamente classificadas por Sereno (2013 apud Kotler 2010) em: a Marketing 1.0: A era da produção no período industrial; b Marketing 2.0: A “era da informação” onde o foco principal é o consumidor, c Marketing 3.0: ou Marketing de Serviços por fim a nova era do Marketing focaliza-se no ser humano, onde o principal objetivo é chegar ao coração e a mente das pessoas, satisfazendo assim suas necessidades, vontades e prioridades, dentro de um contexto social e econômico. Percebe-se com base no exposto que o histórico do Marketing é uma necessidade sentida em cada período da história, sendo assim a evolução veio ao encontro do usuário que passou a exigir dos fornecedores produtos que estão em sintonia com suas preferências e necessidades. A função do Marketing mais do que qualquer outra, nos negócios, é lidar com os clientes. Marketing é administrar relacionamentos lucrativos com o cliente. Os dois principais objetivos do Marketing são: atrair novos clientes, prometendo-lhes valor superior, e manter e cultivar os clientes atuais, propiciando-lhes satisfação (KOTLER; ARMSTRONG, 2007). O novo conceito de Marketing vem ao encontro das necessidades do usuário, independente de suas necessidades, estejam elas focadas em qualquer área. Independente de ser um negócio lucrativo, o Marketing na era contemporânea prioriza a satisfação de ambas as partes... Sejam elas do fornecedor ou consumidor. Hoje, o Marketing não deve ser entendido, no velho sentido de efetuar venda – Mostrar e vender – Mais no novo sentido de satisfazer as necessidades dos clientes. (KOTLER; ARMSTRONG; 2007 p.3). Não podemos conceituar o Marketing como uma prática exclusiva da nossa época, em tempos remotos ele já era praticado por pequenos produtorese comerciantes que apresentavam seus produtos ao público e dali sustentavam suas famílias. No sentido operacional podemos afirmar que o Marketing era praticado até mesmo na Idade Média. Um artesão levava seu produto até uma praça, oferecia-o aos consumidores por determinado valor e realizava a venda pessoal, ou mesmo anunciavam em voz alta os artigos que estavam a venda (LAS CASAS, 1987, p. 23). 17 Com o passar do tempo e com as novas exigências dos indivíduos o Marketing se adaptou as novas tendências e voltou-se ao principal interesse de sua prática. Nesse sentido, a função do Marketing vai além do lucro, ele vai ao encontro as nossas necessidades e é praticado às vezes de forma inconsciente por nós consumidores que não temos o conhecimento necessário de sua prática. Nos últimos tempos devido à grande demanda por parte do consumidor seu conceito sofreu alterações mudando assim o sentido de forma considerável, o consumidor se tornou mais exigente e busca serviços e produtos com mais qualidade. É o que afirma American Marketing Association, (1960) apud Las Casas (1987, p. 17): “É o desempenho das atividades comerciais que dirigem o fluxo de bens e serviços do produtor ao consumidor ou usuário”. O Marketing se faz presente em tudo e em todos independentes de nível ou classe social, sempre haverá um produto que vai ao encontro das necessidades do consumidor. O Marketing atual prioriza as nossas necessidades, não mais o produtor ou o produto, é preciso conscientizar o consumidor de que suas necessidades de busca podem ser localizadas e satisfazê-lo da melhor maneira possível. Um importante aspecto diferenciador é a postura atual dos comerciantes que devem considerar o consumidor como ponto de partida para qualquer negócio. É uma postura que se deve incorporar na empresa em todos os níveis. Deverá ser feito todo o esforço possível para satisfazer os consumidores desde o mais alto executivo até o escalão mais baixo na empresa. Esta orientação é conhecida como o “Conceito de Marketing”, que diferencia as empresas modernas, que o aplicam, das formas tradicionais e antigas de comercialização. (LAS CASAS;1987 p.24). Essas e outras características fazem do Marketing uma fonte de estudo fundamental na era contemporânea. Marketing é mais do que uma forma de sentir o mercado e adaptar produtos ou serviços – é um compromisso com a busca da melhoria da qualidade de vida das pessoas... (COBRA, 1990). “Marketing é o processo de planejamento e execução desde a concepção, apreçamento, promoção e distribuição de ideias, mercadorias e serviços para criar trocas que satisfaçam os objetivos individuais e organizacionais.” (AMERICAN MARKETING ASSOCIATION apud COBRA, 1990, p.34). O papel do Marketing é então identificar necessidades não satisfeitas, de forma a colocar no mercado produtos ou serviços que, ao mesmo tempo, proporcionem satisfação dos consumidores, gerem resultados auspiciosos aos acionistas e ajudem a melhorar a qualidade de vida das pessoas e da comunidade em geral (COBRA, 1990). 18 A orientação de Marketing sustenta que os objetivos organizacionais dependem do conhecimento dos desejos dos mercados alvo e da concretização dos mesmos com maior eficiência que o concorrente (KOTLER; ARMSTRONG,2007). Com o crescimento e a evolução de toda a sociedade os serviços ganharam ênfase, foi preciso aperfeiçoar todas as áreas do conhecimento humano e o Marketing ganhou destaque nesta nova era para suprir as exigências da população mundial e suas novas necessidades. 4.1.1 Marketing de Serviços A evolução do Marketing de Serviços especificamente nos últimos vinte anos está economicamente ligado as economias pós-industriais. Ainda que a oferta de produtos seja pouco diferenciada, as empresas evoluíram e foram centradas a desenvolver vantagens competitivas centradas na oferta de serviços (ROCHA; SILVA, 2006). Ainda que a atenção dada aos serviços seja relativamente recente na literatura de marketing, estudos pioneiros nessa área datam da década de 1960 (CRONIN, 2003 apud ROCHA; SILVA, 2006, p.79). Os estudos sobre Marketing de Serviços no Brasil nos levam a entender que o fato de estudo sobre as percepções das necessidades dos clientes colocam-nos em posição satisfatória, mais estudos recentes afirmam que o impacto do cliente com o ambiente onde se posiciona é de importante valor e merece maiores averiguações de estudo (CRONIN, 2003 apud ROCHA; SILVA, 2006). Outros pesquisadores da área enfatizam as tendências da tecnologia, em particular da tecnologia da informação no Marketing de Serviços. As organizações devem evitar a ideia de que oferecer bons produtos ou serviços ao consumidor é o suficiente. O mercado tem se alterado com flexibilidade das novas tendências, novas tecnologias. Essas novas tendências variáveis alteram significamente o comportamento do consumidor e usuários, que se tornam mais exigentes (KOTLER, 1999 apud OLIVEIRA, ET AL, 2009) As organizações devem ter seu foco voltado para o usuário/consumidor e satisfazê-los da melhor maneira possível, tentar detectar suas necessidades e prioridades para assim tentar supri-las (NICKELS; WOOD, 1999 apud OLIVEIRA ET AL, 2009). As estratégias de marketing voltadas para o relacionamento com clientes variam de empresa para empresa. Esse estudo não visa formular um modelo ideal para se desenvolver estratégias de relacionamento. Todavia, é possível verificar na bibliografia existente parâmetros que podem ajudar as empresas a desenvolverem 19 estratégias de marketing visando a fidelização de clientes (OLIVEIRA ET AL, 2009, p. 80). A partir desta definição entende-se que o Marketing é um conjunto de técnicas mercadológicas, como: Publicidade, técnicas de vendas, estudo de mercado etc.. O MS trata- se de um desempenho que pode ou não estar relacionado a um produto. Sabe-se que os serviços possuem cinco características que atraem ao Marketing, a primeira delas é a intangibilidade, já que não a forma de tocar os serviços, eles são como idéias... Como conceitos Sendo que o desempenho de quem presta o serviço está sendo percebido pelo usuário a todo o momento. MS é então como um ato uma ação que pode ou não ter bons resultados neste ato de encantar o cliente, o que para ambos é esperado que se tenha bons resultados neste trabalho de encantar o cliente por meio de algo que é intangível (UBINHA; PEDROSO; CASSIANO, 2008). 4.1.2 Serviços “Um serviço é uma atividade ou um benefício que uma parte pode oferecer a outra que é essencialmente intangível e não resulta na propriedade de nada. Sua produção pode ou não estar vinculada a um produto físico”. (KOTLER; ARMSTRONG, 1991). Sabe-se que a concorrência no mercado está cada vez mais expressiva, com isso, torna-se fundamental a perfeição na prestação de serviços de forma plena e satisfatória na concepção do cliente. Para reter um cliente que não esteja satisfeito com o serviço, a empresa deve se esforçar duas vezes mais para superar os efeitos de uma má experiência. Neste caso, a empresa fornecedora do serviço deve estar focada na percepção do cliente no momento em que este contrata um serviço. Gianesi e Correa (1999 apud OLIVEIRA ET AL, 2009) afirmam que o fornecedor deve ter a percepção das necessidades do consumidor e garantir qualidade nos serviços oferecidos, pois os primeiros e últimos momentos da transação irão influenciar o consumidor no processo de repetir a compra. Conforme Lovelock (2001 apud OLIVEIRA et AL, 2009) os serviços devem ultrapassar as expectativas do consumidor. 20 4.2Organização e sua Gestão O inicio do século xx foi surpreendentemente marcante para as transformações nos processo de trabalho, fatos marcantes e de relevância histórica foram fundamentais neste contexto... A Revolução Industrial, a Primeira e a Segunda Guerra Mundial, à Informática etc. „Podemos verificar na história, que fatos Históricos forçaram radicalmente a modificação dos processos de trabalho. Não indo muito longe, peguemos como exemplo as mudanças sofridas com a Revolução Industrial‟ (SOUZA, 2011, p. 10). A partir de tais fatos de suma importância para transformações na sociedade no decorrer de todo o período surgiram novas formas dos processos de trabalho, eletromecânica, Sistemas informatizados, Robótica etc. “Porém com o passar dos anos para suprir a demanda deste contingente exigente surgiu às novas tecnologias que tornaram o trabalho fabril mais sofisticado e intenso” (SOUZA, 2011, p. 10). Máquinas, equipamentos e a internet vieram suprir o que dificultava a mão-de-obra humana, exigindo assim métodos mais sofisticados de produção e serviços. „Para a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), Sistema de Gestão é um conjunto de práticas padronizadas, logicamente inter-relacionadas com finalidade de gerir uma organização e produzir resultados‟ (FNQ, 2016, p.3). A evolução tecnológica exigiu do homem novas formas de gerir, produzir, e sentir as melhores formas para suprir nossas próprias necessidades. 4.2.1 Gestão „Para a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), Sistema de Gestão é um conjunto de práticas padronizadas, logicamente inter-relacionadas com finalidade de gerir uma organização e produzir resultados‟ (FNQ, 2016, p.3). A evolução tecnológica exigiu do homem novas formas de gerir, produzir, e sentir as melhores formas para suprir nossas próprias necessidades. “Gestão é o efeito de gerir, ou seja, exercer o efeito de gerência, administrar, dirigir cuidar etc.” (HOUAISS; VILLAR, 2001 apud BARBOZA, COSTA, 2016, p.2) Ainda segundo os autores: O tema sobre gestão é tratado por Rodriguez (2010) de uma maneira bastante ampla, não existindo limitações para o assunto, pois existem diversas opiniões estabelecidas, todavia, o autor define gestão como sendo a forma que os 21 relacionamentos entre as pessoas acontecem, na busca de um objetivo comum (RODRIGUES, 2010 apud BARBOZA, COSTA, 2016, p.2). Segundo (BARBARA et al.2008 apud BARBOZA; COSTA, 2016) gestão é um conjunto de conhecimentos interligados para coordenar um grupo de pessoas e atividades com autoridade e relações definidas. As empresas normalmente conseguem administrar bem suas pressões internas, mas é muito difícil conseguir uma governabilidade eficaz sobre as de origem externas, contudo as organizações podem se fortalecer estruturalmente de maneira que o futuro possa ser identificado melhor, com maiores chances de sucesso (BARBOZA, COSTA, 2016, p.4). Ainda de acordo com Barboza e Costa, 2016, a busca permanente pela eficácia de um modelo de gestão deve partir de um conjunto de ações que possa identificar e minimizar os riscos empresariais, bem como maximizar as oportunidades de desenvolvimento. No entanto, para um bom desempenho organizacional é preciso além de uma boa gestão, parcerias confiáveis e apoio governamental com leis e incentivos que colaboram para uma integração mercadológica no qual possa se favorecer todas as partes envolvidas. De acordo com Oliveira e Silva (2006, p. 48), O propósito de uma organização é contribuir com algo de valor para a sociedade. As organizações grandes, médias ou pequenas, que visam o lucro, fornecem bens e serviços, e as organizações sem fins lucrativos proporcionam benefícios públicos, como assistência médica, educação básica, segurança pública, entre outros 4.2.2 Organizações de Terceiro Setor A divisão organizacional é feita de acordo com o respectivo setor sendo assim: A abordagem literária relaciona o Primeiro setor como sendo o “Estado” e todos os órgãos que formam a sua administração; O Segundo setor são as Organizações privadas; E por fim o terceiro setor esta relacionado na lacuna existente entre ambas as anteriores, não se classificando nem pública e nem privada (ESCOSSIA, 2009). O espírito de mudança vem ocorrendo no mundo desde o século passado. Atualmente em nosso século o mundo tem passado por transformações inesperadas. O terceiro setor é parte dessa mudança global. Com tamanha transformação as pessoas podem encontrar oportunidades na realização profissional, sobrevivência e contribuição social, nas organizações formadas pelo terceiro setor (VILLAS BOAS NETO, STEFANI, PEZZI JUNIOR, 2003). 22 Neto ETAL, (2003, p 25), afirmam que: “[...] o crescimento do terceiro setor decorre de várias pressões, demandas e necessidades advindas das pessoas, como cidadãos, das instituições e até dos próprios governos”. Existem diversas formas de definição para terceiro setor, motivos de debate principalmente nos anos 90. O conceito mais aceito é o de que se trata de esfera pública, não estatal, formada a partir de iniciativas privadas, no sentido do bem comum (AS/GESET 2001). Ainda segundo a A/SGESET, (2001, p. 6) : A ativa participação das entidades sem fins lucrativo na sociedade brasileira data do final do século XIX. Já o processo de formação e consolidação das organizações não governamentais (ONGs) hoje presentes no cenário nacional surgiu nas décadas de 60 e 70, épocas marcadas pelas restrições político-partidárias impostas pelos governos militares, concentrando-se basicamente nas décadas de 80 e 90 (século XX), período em que mais cresceram e se tornaram visíveis. Apesar da evolução recente, as ONGs tiveram papel relevante enquanto catalisadoras dos movimentos e aspirações sociais e políticas da população brasileira. A adesão organizada do setor empresarial deu-se no final do século XX, mais precisamente nos anos 90, principalmente através de suas fundações e institutos associados, visando à inserção do terceiro setor como novas parcerias. Surgem, nessa década, vários cursos e instrumentos voltados para o planejamento, a gestão e o marketing de instituições do setor; para estratégias de captação de recursos; sistemas de metodologias; avaliação de divulgação das experiências. Nesta década assiste-se ao debate e ao desenvolvimento das ações acima referidas, relativos ao papel que lhes cabe, suas funções e ações junto à sociedade em geral (A/S GESET, 2001). A/S GESET, 2001, p. 15 ainda afirma que: Pelas razões já expostas, são poucos os dados disponíveis sobre o terceiro setor, enquanto setor ou enquanto subconjuntos que o integram. A fonte de dados utilizada foi à pesquisa realizada em 1999 pelo Instituto Johns Hopkins juntamente com o Instituto Superior de Ensinos Religiosos (ISER), intitulada „As organizações sem fins lucrativos no Brasil, ocupações, despesas e recursos‟. A pesquisa também faz uma comparação sobre o setor sem fins lucrativos no âmbito internacional. Apesar de certa defasagem (dados referem-se ao ano de 1995) e do fato de que os anos recentes vêm se caracterizando por uma fase de transição e de mudanças importantes para o setor, o estudo indica a importância de seu papel e o seu potencial de crescimento, se considerar apenas a posição relativa do setor, em termos mundiais, não só pela atuação em prol do desenvolvimento humano e social da população, mas também por sua capacidade geradora de empregos e pelo potencial de mercado de trabalho que representa. As dificuldades do Estado e da massa populacional fizeram com que a sociedade civil, buscasse alternativas para responder as necessidadesinternas do país por bens e serviços cujo dever era visto num passado recente como um dever estatal. Assim o terceiro setor surge na 23 década de 1990 como um recurso e uma promessa de renovação do espaço público, resgate da solidariedade e da cidadania e se possível combate à pobreza (LEITE, 2003). O termo terceiro setor apresenta elementos bastante significativos, pesquisadores internacionais avaliam que o termo „expressa uma solução para as desvantagens tanto do mercado, associadas à maximização do lucro, quanto do governo, com sua burocracia inoperante. Combina a versatilidade e a eficiência do mercado com a eqüidade e a previsibilidade da burocracia pública‟ (COELHO, 2000 apud SILVA, AGUIAR, 2016). Dentro deste contexto as Instituições públicas arquivísticas estão inseridas em todo território, favorecendo assim toda a sociedade que usufrui de seus serviços. 4.2.3 Arquivos como Organizações do Terceiro Setor O conceito de Organização tem sua origem do Grego “Órganon” que exprime a ideia de Órgão instrumento de trabalho. E este por sua vez comanda todas as partes de um mecanismo. Dentro deste contexto exaltamos a função dos arquivos, que surge na realidade humana como um órgão que visa se estabelecer como base de suprema importância à humanidade (BRANCO 2006). Os primeiros registros dos arquivos datam da pré – história, desde então a evolução dos registros deixados pelo homem foi ganhando novas formas e contextos até os dias atuais (HORA, SATURNINO, 2010). Os registros da pré-história podem e devem ser considerados registros arquivísticos, por narrarem à história da humanidade nos seus primórdios, sua cultura e seus costumes. Arquivos são todas as formas de documentos ou registros que identificam uma organização ou pessoa e o decorrer de suas atividades (HORA, SATURNINO, 2010). Os arquivos surgiram das necessidades do homem de registrar suas atividades decorrentes em sua época, sem estes registros seria praticamente impossível aos nossos dias ter consciência do período do surgimento de vários acontecimentos de extrema importância para a sociedade contemporânea, entre eles: a descoberta do fogo, do metal, do estanho, da escrita e todos os demais acontecimentos que marcaram períodos da história que se tornaram fundamentais para o homem contemporâneo (HORA, SATURNINO, 2010). A origem dos arquivos data ao início da escrita, nas civilizações do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos atrás". Os primeiros arquivos surgiram de forma espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla na Síria, 24 Arquivo do Templo de Medinet no Egito no Séc. XII A.C.(MARQUES, 2007 apud HORA, SATURNINO, 2010). De acordo com Hora e Saturnino (2010) os Hititas foram os primeiros povos a construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV A.C. Podemos concluir que a autora afirma que o arquivo, em sua origem, aconteceu de forma natural e espontânea, desde o aparecimento da escrita. Com a escrita surgiu à ideia de guardar, reunir e organizar os suportes de escrita existentes na altura Pagavam-se os tributos. Tudo isto exigia anotações, inventários e registros contábeis. O começo era feito em placas de argila úmida, nas quais um funcionário estampava desenhos representando aquilo que precisava ser registrado: cabeça de boi, porcos, jumentos, etc. Cozidas ao sol, as placas de argila endureciam e podiam ser guardadas (HORA, SATURNINO, 2010). A contribuição Fenícia para a arquivística originou-se da criação do alfabeto e a difusão do mesmo. Graças a estas contribuições, a arte de saber ler e escrever deixaram de ser privilégio de poucos (HORA, SATURNINO, 2010). Com a invenção da escrita, naturalmente houve uma acumulação natural dos documentos arquivísticos no suporte couro, pergaminho, papel sucessivamente de acordo com a evolução natural do homem e suas técnicas de armazenar/registrar informações. Atualmente, os Arquivos passaram de simples depósitos de papéis, a um setor de apoio à Administração de caráter fundamental. Nos últimos trinta anos mudou-se de forma considerável. Quando antes sua função era considerada irrelevante, na Administração contemporânea sua dinâmica institucional tem aumentado juntamente com sua dinâmica funcional. Atualmente vive-se numa época em que a informação e os respectivos suportes documentais, são fundamentais para o funcionamento administrativo de cada serviço. Desta forma esta informação disponível nos Arquivos só cumprirá sua missão se estiver devidamente ordenada, classificada e com arranjo apropriado para uma busca de informação precisa e ágil perante as necessidades organizacionais e do usuário (ALMEIDA, 2016). Os Arquivos são instituições que têm por finalidade a custódia, a guarda, a preservação e o acesso a informação de forma que o usuário tenha suas necessidades supridas de forma satisfatória. Segundo (PAES apud COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010, p.131) “a arquivologia é o estudo, a ciência ou a arte dos arquivos.” As autoras ainda se referem a Arquivos como sendo: 25 Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela sua natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação (PAES, 2004 apud COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010, p.131). A Arquivística que necessitamos deverá corresponder na nossa época dos problemas práticos e teóricos e não se posicionar numa posição de subordinação. Precisa ser interdisciplinar não somente no discurso, mas nas soluções práticas e teóricas do nosso tempo (LOPES, 2009 apud COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010). Deve ainda posicionar-se de forma internacional e interdisciplinar, e não privar-se de pesquisas de interesses contemporâneos para atender de forma espontânea aos interesses da sociedade governos (LOPES, 2009 apud COSTA, SILVA, RAMALHO, 2010). Dentro de toda essa evolução cabe também aos Arquivos elaborar planos de Marketing que evoluam como todos os setores que servem a sociedade favorecendo então todos os indivíduos com a informação de que necessitam para tomada de decisão em seu cotidiano. 4.2.4 Marketing na Arquivologia A transformação contemporânea que a sociedade vive atualmente exige que as organizações estejam sempre atualizadas. As informações necessárias para as empresas entenderem as reais necessidades dos seus consumidores estão disponíveis nas mais variadas formas, dependem das organizações selecionarem o que é relevante para o processo de desenvolvimento de seus produtos e serviços. No contexto das Unidades de Informação não é diferente. As unidades de informação, “são organizações essenciais para o desenvolvimento social, cultural, econômico e político da sociedade” (AMARAL, 1996). Estas são fontes primordiais de informação, tais como os arquivos, as Bibliotecas e os Museus. É evidente que o usuário em sua busca e na má divulgação ou propagação dos meios de disseminação informacional encontre-se em tal situação de dúvida. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o arquivo, é uma “[...] instituição serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos” (ARQUIVO..., 2005, p.27). Cabe ao sistema de arquivos gerenciarem a informação nele custodiada, também mantê-la sob as melhores condições possíveis podendo assim facilitar o acesso para os usuários com precisão e eficácia. 26 O anonimato no qual se encontra a maioria dos arquivos transmite aos usuários incertezassobre suas funções e expectativas de sucesso no resultado esperado. Porém para o Arquivista, diante de tal situação é fundamental que se busque o conhecimento na Administração, mais propriamente nas Técnicas de Marketing. O desconhecimento desta área por parte do Arquivista dificulta a disseminação da entidade informacional e seu potencial. A falta da inserção desta disciplina na grade curricular dos graduandos em Arquivologia traz aos discentes incertezas nas técnicas de aplicação do Marketing (ARAUJO; BARBARA, 2012). Assim como todos os departamentos organizacionais, o Arquivo necessita de atenção especial, pois a custódia de toda documentação corrente e histórica da organização encontra- se em seu interior. Da mesma forma que demais departamentos necessitam da promoção e divulgação de seus serviços, é fundamental que estes tenham conhecimento do potencial informacional arquivístico e informacional da organização, pública ou privada. Segundo Kotler (1978), uma instituição sem fins lucrativos usa o Marketing de forma que a organização alcance seus objetivos, que é a satisfação de seus usuários. O autor afirma que “[...] o Marketing eficaz está orientado para o usuário e não para a (organização) vendedor.” (KOTLER, 1978, p.22). Nesse contexto, há vários tipos de orientações feitas às organizações para o mercado. A que mais se aplica às Unidades de informação é a orientação de Marketing, pois o uso dele por essas unidades tem como objetivo suprir as necessidades do seu público-alvo. “A opção pela orientação de Marketing na administração das unidades de informação propiciará que os recursos [...] das novas tecnologias disponíveis para a captação e recuperação da informação [...]” (AMARAL, 2008, p.3) sejam mais bem aproveitadas. Ottoni (1995) ressalta que antes de se estabelecer uma estratégia de Marketing na unidade de informação, devemos conhecer: o histórico da instituição; avaliar os ambientes internos e externos; fazer análise e segmentação do mercado; conhecer quem são os concorrentes; fazer análise ambiental (tecnologia e técnicas utilizadas nas organizações nacionais e internacionais); fazer análise do cliente; planejamento dos produtos; composição dos serviços; e, por fim, produtos versus serviços. O Marketing no arquivo, assim como nas demais organizações, deve estar direcionado ao atendimento da necessidade dos usuários e, com isso, alcançar os objetivos da organização. Para que isso ocorra é necessário que o Arquivista conheça e compreenda os conceitos de Marketing traga essas técnicas para o arquivo (ARAUJO; BARBARA, 2012, p.8). 27 A necessidade de informação do usuário nem sempre é correspondida pelo Arquivista, que nem sempre está preparado para esta troca. É fundamental que o Arquivista desenvolva técnicas e habilidades interpessoais que possam garantir a eficácia da prestação de serviços, cabe a organização oferecer treinamento qualificando o quadro de funcionários. Saber e conhecer quem são os usuários do arquivo se torna fundamental para o profissional arquivista, sendo assim: O marketing pode ser utilizado em qualquer organização, departamento, divisão ou setor. Nesse sentido, os arquivos precisam utilizar-se das técnicas de marketing de modo a promover seu produto – informação. Uma das técnicas de marketing diz respeito ao consumidor, que engloba o estudo de usuários. Esse estudo permite a entidade entender a necessidades de seu público[...](CÉ, PEDRAZZI, 2010, p. 76). “O marketing nos arquivos é expressamente importante e se torna uma ferramenta fundamental, mais do que isso, vai ao encontro dos usuários e suas necessidades, sendo assim se tornam de extrema importância: Divulgar, promover e tornar o Arquivo mais próximo de seus usuários.” (CÉ, PEDRAZZI, 2010, p. 77). De acordo com Rossato, (1999, p. 90) é a “descoberta de novos produtos ou serviços culturais e a transformação dos mesmos como algo muito atraente para melhorar ou manter a imagem de empresas, públicas ou privadas na sociedade”. Informações são desejadas.·O fato é que o produto "informação" existe independe das condições sócio econômicas de uma 'Sociedade. Fazer com que este produto possa ser descoberto, conhecido, desejado e consumido é uma atribuição de Marketing. (ROSSATO, 1999, p. 91) Desta forma por um lado buscou-se neste estudo identificar se a comunidade acadêmica da UEL conhece o SAUEL, conhecem o acervo disponível e os serviços prestados, e por outro lado investigou-se junto ao Diretor do Sistema de Arquivos quais são as ações que o SAUEL desenvolve para divulgar os seus produtos e serviços de informação. 28 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Os métodos e técnicas apresentados a seguir, foram selecionados com o objetivo de responder a seguinte questão de pesquisa: “De que forma o Marketing de Serviços pode contribuir no processo de divulgação dos serviços do SAUEL junto à comunidade acadêmica da Universidade Estadual de Londrina? A partir da questão central da pesquisa, os procedimentos metodologicos foram adotados para atingir os seguintes objetivos: Analisar de que forma o marketing de serviços contribui com o sucesso dos sistemas de informação Arquivísticos; Estudar a relação das ações do Marketing com Instituições de Arquivo; Verificar quais são as ações de Marketing desenvolvidas pelo SAUEL e como ocorrem e Identificar se a população/usuário tem conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece. Dessa forma e para atingir os objetivos propostos, adotou-se a pesquisa exploratória com base no método do estudo de caso de natureza quali-quantitativa. Os dados foram coletados por meio da técnica de grupo de foco, e questionário. O campo de estudo foi o SAUEL, os sujeitos da pesquisa envolve o diretor que está diretamente envolvidos com o planejamento estratégico do SAUEL e os alunos de graduação do curso de história da UEL. Optou-se pelo diretor do SAUEL por estar diretamente envolvido com as principais decisões que envolve toda a administração da Instituição arquivística. Os alunos do curso de História são envolvidos diretamente com a memória Institucional e Documentação. 5.1 Tipo e Abordagem da Pesquisa Por ser uma pesquisa de caráter específico, a pesquisa exploratória tem como objetivo se “familiarizar com um assunto ainda pouco conhecido, pouco explorado. Ao final de uma pesquisa exploratória, você conhecerá mais sobre aquele assunto, e estará apto a construir hipóteses” (SANTOS, 2016, p.1). Gil, 2007, Gerhardt e Silveira 2009, p.35 esclarece algumas características fundamentais da pesquisa exploratória: “A maioria dessas pesquisas envolve: (a) levantamento bibliográfico; (b) entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado; e (c) análise de exemplos que estimulem a compreensão”. A abordagem escolhida foi a quali-quantitativa, visando ter uma visão clara e específica dos acadêmicos pesquisados. De acordo com Zapelini e Zapelini, (2013, p.80). O uso de uma abordagem mista ou quali-quantitativa, em que elementos qualitativos se mesclam 29 aos quantitativos; de modo geral, muitas pesquisas qualitativas recorrem à quantificação para obter melhores resultados, o que produz confusões a respeito de qual seria a abordagem predominante. Ao adotar uma abordagem mista, o pesquisador pode quantificar dados qualitativos ou qualificar dados quantitativos; pode explorar casos discrepantes, ou seja, durante a análise quantitativa dos dados, podem surgir casos que se desviam profundamente dos demais, e a pesquisa qualitativa pode ser utilizada para aprofundar esses casos; pode desenvolver instrumentosde pesquisa baseados na visão da população pesquisada a partir da coleta qualitativa de dados; pode estudar a população em diversos níveis, realizando pesquisa quantitativa com famílias e qualitativa com indivíduos específicos dentro dessas famílias, por exemplo, (CRESWELL, 2007 apud ZAPELINI; ZAPELINI, 2013, p. 81). Dessa forma, optou-se pela pesquisa exploratória com a abordagem mista pois em um primeiro momento o objetivo foi identificar se a população tem conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece a comunidade universitária, bem como identificar a qualidade desses serviços. Nesta fase da pesquisa os dados coletados são de natureza quantitativa. Num segundo momento, o foco foi em identificar quais são as estratégias de marketing adotadas pela gestão do SAUEL para oferecer os serviços à comunidade universitária, sendo nesta etapa a abordagem adotada será a qualitativa. 5.2 Métodos de Pesquisa O método escolhido foi o estudo de caso, dessa forma facilita-se a investigação do tema proposto com melhor exatidão e objetividade. “A intencionalidade de investigar uma realidade, situada no aqui e agora das interações sociais, torna preferencial o estudo de caso para a pesquisa de práticas e comportamentos, em comunidade educativa” (COIMBRA, MARTINS, 2013, p. 32). O objetivo é o entendimento integral, descritivo e interpretativo, estruturado e polissêmico do objeto de estudo em questão em uma espera de desocultação e descoberta. O estudo de caso forma-se através da realidade de um fenômeno social, através da averiguação do contexto específico da realidade. (COIMBRA, MARTINS, 2013) Para Stake (1978, p. 258), é “um estudo de um sistema delimitado, que dá ênfase à unidade e globalidade desse sistema, mas concentra a atenção nos aspectos que são relevantes para o problema de investigação, num dado tempo”. 30 O estudo de caso abrange um tema específico que envolve determinado tema em determinada fase considerando aspectos que são relevantes para o problema estudado. Ou seja, apesar dos paradigmas quantitativos e qualitativos serem “diferentes a nível epistemológico e ontológico, é possível uma plataforma de entendimento, ao nível mais pragmático que é o das metodologias e métodos de recolha e análise de dados”, como afirma Coutinho (2004, p. 443). De acordo com Yin (2001, 1984) não se pode tomar como concreto um único caso estudado, evitando assim tomar como ponto de partida decisões precipitadas; A partir de uma série de fatos e casos estudados pode-se gerar hipóteses que aprofundadas em estudos e pesquisas levam a fatos concretos por fatos similares em questões de replicação. O estudo de caso escolhido e específico exigiu três etapas que foram: revisão de literatura, pesquisa de campo e entrevista; Expondo dessa forma dados parcialmente concretos que nos aproximam de uma realidade e compreender com melhor exatidão o fato estudado. A triangulação de dados entre revisão de literatura, questionário e entrevista nos aproximam de uma realidade centralizada; Sendo a revisão de literatura considerada parte da pesquisa científica. 5.3 Instrumentos de Coleta de Dados e Sujeitos da Pesquisa Nesta pesquisa, o processo de coletada de dados foi realizado em dois momentos. O primeiro junto aos alunos do Departamento de História que se localiza no Centro de Letras e Ciências Humanas (CLCH). Optou-se por esses sujeitos, por serem alunos que estudam e avaliam a História em diferentes âmbitos e contextos, sendo assim o Arquivo do SAUEL, relacionado ao acervo Histórico e permanente da Instituição, grande mantedor da História, sendo então representante de extrema importância para à sociedade e em especial para esses alunos e para os docentes que trabalham diretamente com pesquisas históricas. O questionário pode ser determinado como uma técnica ou conjunto de questões que são dirigidas a indivíduos com o propósito de ampliar conhecimentos sobre determinado estudo abordado (GIL, 2008). O questionário segundo (GIL, 2008, p. 122), enquanto instrumento de pesquisa também apresenta limitações tais como: Exclui pessoas que não sabem ler ou escrever, o que em certas circunstâncias, traduz a graves deformações no processo de investigação; 31 Impede auxilio ao informante, quando este não entende corretamente as instruções ou perguntas; Não oferece à garantia de que a maioria das pessoas o devolvam, devidamente preenchido, o que pode implicar a significativa diminuição da representatividade da amostra; Envolve, geralmente, número relativamente pequeno de perguntas, porque é sabido que questionários muito extensos apresentam alta probabilidade de não serem respondidos. Optou-se nesta etapa pelo questionário para a coleta de dados, como já mencionado, uma vez que o questionário é desenvolvido em uma série ordenada de perguntas no propósito de alcançar o objetivo de solucionar questões sobre determinado tema em estudo, neste caso, sobre o uso do Marketing no contexto dos serviços prestados pelo SAUEL. Entretanto, sua formulação exige atenção e cautela sendo direcionado ao tema proposto para elucidar problemas de ordens variadas que abrangem as diversas áreas de ocupação humana (MARKONI; LAKATOS, 1999 apud MEDEIROS, 2012). 5.4 Caso Selecionado O SAUEL é um órgão de apoio, vinculado administrativamente à Vice-Reitoria da Universidade Estadual de Londrina. Sua missão é: "Promover a interação e interdependência dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos, estabelecendo política de gestão documental, conservação, preservação e acesso ao patrimônio documental, assegurando interesses da Universidade, o direito da sociedade e a memória institucional." (UEL, 2016) O SAUEL têm por objetivos ... Desenvolver uma política de aperfeiçoamento das atividades arquivísticas, compatível com as necessidades de agilização da informação e de eficiência administrativa; Promover a interação e interdependência dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos, considerando a integração das diferentes fases da gestão documental; Estabelecer política de conservação, preservação e acesso ao patrimônio documental de modo a assegurar os interesses da Universidade, os direitos da comunidade e a memória institucional; Proteger o acervo arquivístico da Universidade, permitindo que seja possível sua utilização como fonte de referência, informação, prova ou para novas pesquisas. 32 É de fundamental importância ressaltar que o (SAUEL), mantém a guarda e custódia dos documentos de caráter Intermediário e Permanente; sendo então o departamento de História do Centro Letras e Ciências Humanas da UEL o escolhido para a realização e aplicação de questionário para coleta de dados junto à comunidade acadêmica. Apresentando familiaridade relevante com documentos históricos. 5.5 Fases da Pesquisa Para melhor apresentar e descrever os procedimentos metodológicos adotados e de que forma esses procedimento responderam os objetivos propostos nesta pesquisa, a seguir serão apresentadas as fases da pesquisa, bem como as atividades que foram desenvolvidas em cada uma delas. 5.5.1. Primeira fase Para responder à questão da pesquisa, os primeiros objetivos propostos foram: (1). Estudar a relação das ações do Marketing com Instituições de Arquivo e (2) Analisar de que forma o marketing de serviços contribui com o sucesso dos sistemas de informação Arquivísticos. Esta fase da pesquisa serviu de base para podermos para além de nos familiarizarmos com o assunto principal do estudo, que é Marketing no contexto das Instituições Arquivísticas,nos atualizarmos junto as fontes de informação da área. A Revisão de literatura pode ser definida como aquela que “[...] possibilita um amplo alcance de informações, além de permitir a utilização de dados dispersos em inúmeras publicações, auxiliando também na construção, ou na melhor definição do quadro conceitual que envolve o objeto de estudo proposto” (GIL, 1994 apud LIMA; MIOTO, 2007, p.40). “[...], pois é através dela que se pode identificar as informações e os dados contidos no material selecionado, bem como verificar as relações existentes entre eles de modo a analisar a sua consistência” (LIMA; MIOTO, 2007, p.41). Nesta fase, foi feito uma pesquisa bibliográfica nas bases de dados nacionais e internacionais da área do Marketing, Adminitração e Ciência da Informação, os termos utilizados para a busca de material bibliográfico foram: marketing de serviços, Marketing, Marketing aplicado aos arquivos, origem dos arquivos. As fontes de busca da informação foi realizada de forma direta e indireta em fontes originais onde conhecidos autores foram 33 pesquisados e também revistas e periódicos publicados em sites específicos de instituições e autores ligados diretamente a área da ciência da informação, administração e marketing. 5.5.2 Segunda fase A segunda fase da pesquisa, de caráter exploratório, teve como função responder o terceiro objetivo da pesquisa: Identificar se a população/usuário tem conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece. Nesta fase os sujeitos da pesquisa e a coleta de dados aconteceram em campo com alunos do curso de História do Centro de Línguas e Ciências Humanas (CLCH) da UEL Foi elaborado um questionário com 4questões relacionadas ao conhecimento que os discentes possuem do SAUEL dos serviços oferecidos pelo departamento de Arquivo e do acervo disponível. Teste do questionário: foi realizado um pré-teste para verificarmos se as questões elaboradas responderam ao objetivo proposto caso seja necessário haverá alterações no mesmo. Os dados serão analisados quantitativamente esperando obter assim um resultado próximo do concreto. 5.5.3 Terceira fase A terceira fase da pesquisa teve como função responder o terceiro último objetivo proposto, que foi verificar quais são as ações de Marketing desenvolvidas pelo SAUEL foi necessário realizar entrevistas com os responsáveis pela gestão estratégica da organização. Para entendermos como o SAUEL desenvolvem as suas ações de Marketing, foi realizado uma entrevista, tendo esta a finalidade de entender o processo e as ações de Marketing realizadas pela instituição. Para a realização da entrevista foi desenvolvido um roteiro semi estruturado com questões abertas. Foi elaborado um roteiro de entrevista, o qual foi direcionado à direção do Sauel na intenção de facilitar o objetivo proposto. Havendo êxito na entrevista será feito uma ligação com autores que corroboram com o tema em estudo e uma ligação de conexão com os resultados esclarecidos pelo entrevistado: “Edson Holtz” Diretor do Sistema de Arquivos da UEL. 34 As respostas ao questionário pela direção do SAUEL serão corroboradas com a literatura acadêmica e científica da área da Arquivologia e ciência da informação havendo relações entre as partes envolvidas e o tema em questão. 35 6 RESULTADOS A pesquisa de campo teve como objetivo geral identificar se os alunos da UEL têm conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece. Como já mencionado na metodologia apresentada, a pesquisa de campo foi realizada com 240 alunos matriculados no curso de História da Universidade Estadual de Londrina – UEL. A taxa de retorno do questionário foi de 64% o que significa 154 respondentes, incluindo ambos os períodos (matutino e noturno). 6.1 Apresentação dos dados Os dados apresentados seguem a ordem dos objetivos específicos propostos na pesquisa, sendo eles: Estudar a relação das ações do Marketing com Instituições de Arquivo; Identificar se a população/usuário tem conhecimento dos serviços que o SAUEL oferece; Analisar de que forma o marketing de serviços contribui com o sucesso dos sistemas de informação Arquivísticos; Verificar quais ações do Marketing de Serviços são desenvolvidas pelo SAUEL e como ocorrem. Este último objetivo foi analisado com base nos dados coletados na entrevista feita com o Diretor do SAUEL. A primeira questão do questionário abordou a seguinte questão: “Já “ouviu falar” do sistema de Arquivos da UEL (SAUEL)?” O gráfico abaixo aponta que 71% dos respondentes (109) já ouviram falar no sistema de Arquivos e 29% (45) nunca ouviram falar. De acordo com o gráfico 1, a maioria dos respondentes já ouviram falar no SAUEL. Esse resultado leva-nos a entender que a visibilidade da Instituição Arquivística se posiciona em grau satisfatório em meio à comunidade acadêmica. 71% 29% Sim Não Gráfico 1 - Conhecimento do SAUEL Fonte: Desenvolvido pelo autor 36 Assim, por um lado, embora os dados apontam que a maior parte dos estudantes tem conhecimento do SAUEL, por outro lado, e com base em Menezes (2012)normalmente esses usuários não sabem qual é a documentação custodiada e os serviços prestados nos arquivos, tendo apenas uma vaga ideia de quais seriam os prováveis tipos documentais, neste caso, cabe aos profissionais da informação, como mediadores entre os pesquisadores e o acervo existente, realizarem programas de difusão das informações armazenadas. Nesse contexto, vale ressaltar que os profissionais da informação são os responsáveis por todo o contato entre a instituição e o público em geral. Com o objetivo de ultrapassar o conceito de simples atendimento aos pesquisadores, é necessário prever a participação ativa dos usuários, concebendo a instituição como um centro cultural e educativo de formação aberto considerando-se a função prioritária que se destina o departamento ou Instituição Arquivística (MENEZES, 2012). Nessa mesma linha, e após identificarmos se os alunos conhecem o SAUEL, o objetivo foi identificar se esses mesmos alunos conhecem os serviços que o SAUEL disponibiliza para a sociedade. Assim, o resultado da análise da questão “Conhece os serviços disponibilizados pelo SAUEL” está representado no gráfico 2. Fonte: Desenvolvido pelo autor Como podemos visualizar no gráfico 2, 17% dos respondentes conhecem os serviços que o SAUEL disponibiliza. Isso se traduz em 26 respondentes. Esse resultado faz nos refletir sobre o tipo de relacionamento que o SAUEL tem com o público. Os dados apontam que há uma necessidade de atenção e a divulgação das estruturas informacionais através de publicações; exposições; palestras; visitas guiadas; entre outras atividades são o caminho para Sim Não Gráfico 2 - Conhecimento dos seviços do SAUEL 83% 17% 37 que exista um canal de comunicação sem ruídos, responsável pelo aumento do fluxo de pesquisadores nas instituições. Esse gap na comunicação entre o SAUEL e a comunidade acadêmica, pode ser amenizado com a utilização de um Marketing elaborado e planejado de acordo com o público alvo eliminaria à distância existente e apresentada no gráfico acima. Dando seguimento no próximo gráfico foi perguntado se os discentes “já utilizaram algum dos serviços disponibilizados pelo SAUEL.”Fonte: Desenvolvido pelo autor O gráfico acima nº 3 nos indica que 6% (9) dos pesquisados já utilizaram os serviços oferecidos pelo SAUEL, uma porcentagem relativamente pequena, às vezes incertezas no entendimento da palavra serviço, pode levar a uma má interpretação assim também como as várias funções a que se destinam os serviços Arquivísticos oferecido pelo Setor de Arquivos da Instituição. Um Marketing incluindo campanhas educativas com a comunidade acadêmica eliminaria parte dessa dúvida existente entre eles, favorecendo assim o departamento arquivístico que ganharia uma visão clara e objetiva de seus serviços. No gráfico a seguir perguntamos se a Comunidade acadêmica tem conhecimento do acervo preservado pelo SAUEL. 6% 94% Sim Não Gráfico 3- Utilização dos serviços do sauel 38 Fonte: Desenvolvido pelo autor O gráfico nº 4 nos informa que 81% (125) dos pesquisados não tem conhecimento do acervo disponível pelo SAUEL; Tratando-se de um Arquivo Universitário poderíamos ter noções da tipologia e espécie armazenada, mais elas diferem-se e multiplicam tornado-se confusa mesmo para nós Estudantes de Arquivologia, Mais os Arquivos universitários são fontes inesgotáveis de informações infinitas de esfera incalculável, Convém levar aos interessados o conhecimento sobre onde buscar a informação e mostrá-lo de que assim poderá ampliar os recursos para suas pesquisas e curiosidades. A memória Institucional e vida acadêmica assim como as várias espécies e tipologias documentais que atendem a Administração Serviriam como base em maior escala para estudiosos e pesquisadores como também para a sociedade em geral. No gráfico seguinte perguntamos sobre o interesse na preservação da memória institucional e interesse no histórico da vida acadêmica. 19% 81% Sim Não Gráfico 4 - Acervo preservado pelo Sauel 39 Fonte: desenvolvido pelo autor De acordo com o gráfico acima, 94% (145) dos alunos teriam interesse em conhecer os serviços oferecidos pelo Sistema de Arquivos da UEL. Esta resposta reforça o que afirma diversos autores quando afirmam que é necessário um programa estruturado de Marketing e divulgação que leva ao encontro do maior interessado que é o usuário, os serviços executados os acervos disponíveis e sua totalidade com o interesse da comunidade interessada. Fonte: desenvolvido pelo autor 94% 6% Sim Não Gráfico-5 Interesse na preservação da memória institucional e vida acadêmica 40% 60% Sim Não Gráfico 6 -Conhecimento Histórico da Uel 40 No gráfico anterior nº 6 a maior porcentagem dos alunos, 60%,(92) não conhece a História da Instituição e 40% (62) conhece o Histórico da Instituição em que estuda assunto este que deveria estar inserido na grade curricular dos discentes no ano inicial da graduação, tratando-se em termos de História Institucional este tema seria referência para os graduandos da disciplina. Fonte: Desenvolvido pelo autor De acordo com o gráfico acima nº 7 a maior parte dos pesquisados 67% (103) não tem conhecimento da História do curso de História dentro da Instituição em que estuda e 33% (51) afirma conhecer. Este dado deve-se pelo ensinamento estar inserido nas disciplinas nos anos posteriores aos anos iniciais do curso, onde grande parte dos alunos considerarem-se desistentes e ausentes. Fonte: Desenvolvido pelo autor Fonte: Desenvolvido pelo autor 33% 67% Sim Não Gráfico 7- Curso de História e seu histórico 96% 4% Sim Não Gráfico 8-Interesse Histórico do próprio curso 41 No gráfico anterior ocorre também a inclusão do conteúdo inserido nos anos posteriores aos anos iniciais do curso. O que nos leva a perceber a necessidade deste programa de aprendizagem entrar em debate no ano inicial favorecendo assim todos os graduandos já no inicio da graduação. Fonte: Desenvolvido pelo autor Como o gráfico nº 9 nos indica sendo a pesquisa documental inserida no programa disciplinar dos graduandos é mais do que necessário um programa de Marketing e divulgação urgente dentro da comunidade acadêmica para que estes possam se favorecer do acervo incalculável e importante para pesquisas e desenvolvimento de trabalhos e artigos que favoreçam o interesse da comunidade interessada e também o Arquivo estará cumprindo eficazmente a função que lhe é atribuída dispondo assim de um acervo rico em informações melhorando assim os serviços disponíveis. Dentro desta perspectiva Amaral (2004) afirma que: São diversos os fatores que podem estar influenciando ou retardando a adoção das técnicas mercadológicas pelo setor da informação, esclarecendo que é possível admitir que o incipiente e incipiente desenvolvimento da teoria mercadológica no setor de informação brasileiro possa estar ligado na descrença dos profissionais no potencial das técnicas mercadológicas; ao desconforto relacionado com a prática do Marketing, rotulada de antiética por alguns estudiosos; a falta do foco das unidades de informação nas prioridades dos seus usuários; a exagerada e errônea consideração de que informação é importante por si só e não precisa ser divulgada; ao conhecimento insatisfatório das técnicas mercadológicas pelos profissionais da área de informação; a escassez de literatura sobre aplicações de técnicas de Marketing da informação; à insuficiente e não consolidada teoria mercadológica no setor; à longa tradição de gratuidade dos serviços de informação; a falta de preparo dos profissionais relativa à comercialização; ou até mesmo, a insuficiência da teoria econômica da informação (AMARAL, 2004, p. 61). 97% 3% Sim Não Gráfico 9-Uso de fontes de informações documentais 42 Sendo a fonte documental prioridade para estudiosos e pesquisadores a inclusão do Marketing arquivístico seria primordial para a sociedade em todos os âmbitos. 6.1.1 Entrevista com a direção do SAUEL À finalidade desta entrevista visa em primeiro plano responder à alguns dos objetivos da pesquisa que são: saber se o SAUEL aplica o Marketing de Serviços e quais são as técnicas de Marketing aplicadas pelo SAUEL. A entrevista se realizou com o diretor geral do SAUEL, Sr. Edson Holtz. Em primeiro momento foi perguntado se o Sistema de Arquivos conta com um plano de Marketing. A direção do SAUEL nos informou que não conta especificamente com um plano de Marketing, por motivos financeiros falta de funcionários etc., trabalhando o SAUEL com o acervo intermediário e permanente este para interesse do público externo e interno.
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