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Gestão de Escritórios de Advocacia Advogada, inscrita na OAB/PR sob o número 25.690, sócia fundadora da RADAR – Gestão para Advogados. Consultora especialista em Planejamento e gestão de Serviços Jurídicos. Mais de 15 anos de experiência na gestão de escritórios de advocacia, implantação de Controladorias Jurídicas, estruturação do Setor Técnico Jurídico e da Produção Jurídica, Qualidade (inclusive ISO 9001) e Organização e Métodos na Advocacia. Membro da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR e autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014). Contatos: (41) 99975-1951 e sa@radardagestao.com.br Facebook: Radar – Gestão para Advogados Ministrante Samantha Albini O que é ADVOGAR hoje Segundo os gestores dos maiores e mais admirados escritórios de advocacia do Brasil. POSICIONAR-SE no mercado Fazer um PLANO DE NEGÓCIOS Criar um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Aplicar FERRAMENTAS DE GESTÃO Realizar a GESTÃO UNIFICADA dos processos Investir em TECNOLOGIA e em PESSOAS Primar pela QUALIDADE NO ATENDIMENTO Inovar Sempre! Sair da zona de conforto! 7 Grandes Lições Aplicar FERRAMENTAS de gestão Software de Gestão É extremamente importante para a organização e integração dos dados do escritório. Ele deve ser usado ao máximo, explorando-se todos os aplicativos e funcionalidades. Gerencia não somente os processos e atividades consultivas, mas as agendas, os clientes, os colaboradores, fornecedores e o financeiro. Integra todas as as informações dos clientes, processuais, financeiras, datas de lançamentos, etc. Possibilita a geração de DIVERSOS relatórios (análise de resultado). Dá visão sistêmica do negócio. Nos dá mais tempo e qualidade de trabalho. Na execução e acompanhamento dos SERVIÇOS JURÍDICOS, devemos utilizar a ferramenta adequada para nosso objetivo que deve ser visto no trinômio: REGISTRO – CONTROLE – ANÁLISE DE RESULTADO Sendo que essa análise de resultado se dá justamente pela extração dos INDICADORES DE DESEMPENHO Essa ferramenta é o Software de Gestão/ERP (Enterprise Resource Planning) Cadastrar tudo – registrar todo o follow up Registrar tudo Controlar (prazos, etc.) Gerar os relatórios Software de Gestão Principais Funcionalidades Cadastro de Clientes, Fornecedores e Colaboradores Gestão do consultivo e da pré-contratação Controle de Processos Controle Financeiro Contas a Pagar e Receber Fluxo de Caixa Conta Corrente Controle de Contratos de Honorários Controle de Custas Processuais Integração com solicitação de adiantamentos Integração com pagamentos de terceiros (correspondentes) Lançamento de horas Cálculo Judicial Controle de Agendas Controle de Cobranças Emissão de relatórios Criação de relatórios Gerador de Documentos Controle de Depósitos Judiciais Integração com sites dos tribunais Gerenciamento Físico de Documentos Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gerenciamento de Biblioteca Importação de publicações Anexação automática de e-mails Acesso aos clientes via internet Business Intelligence (BI) Robotização Etc. Alguns Softwares CPJ CPPRO Novajus Lawyer Integra AdvWin Lysis Projuris Prawo Themis LawOffice Totvs Gracco Tedesco Projurid Etc. Há + de 50 softwares! Conheça ao menos os mais vendidos e peça uma demonstração. Aspectos a serem considerados na escolha: 1) Preço – deve ser visto como investimento! Mas há diferenças grandes. 2) Atenção ao prazo contratual e condições de manutenção mensal e renovação de contrato. 3) Uso adequado às necessidades de cada escritório 4) Local da base de dados 5) Formas de acesso 6) Acesso pelo cliente 7) Formas e custo de Back up 8) Migração e parametrização 9) Possibilidade de restrição/permissão de usos 10) GED – cópia integral dos autos e por evento / fácil localização 11) Integração de dados – com tribunais = push 12) Importação de publicações 13) Relatórios – possibilidade de criação / personalização Entre vários outros aspectos. Preparação para o uso NÃO BASTA ADQUIRIR E USAR! -Configurar: Administrador e usuários -Parametrizar: Conforme cada escritório - TABELAS -Padronizar: Inserções -Controlar: Fazer com que todos usem. Manter completo e atualizado. ESTES SÃO DESAFIOS PARA O CONTROLLER JURÍDICO! Fonte: Revista Advogados Mercado & Negócios – 1º bimestre 2011 “Precisamos da eficiência necessária que nos deixe livres para outras atividades e, principalmente, para que tenhamos o controle do escritório. Os programas de gestão do escritório (...) não se preocupam apenas com os processos, mas com outras áreas, como o financeiro, a biblioteca, etc. (...) Em primeiro lugar, é preciso saber que para quem não tem nada, qualquer um já ajuda.” “Existe um software jurídico ideal? Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletrônico, enfim, que salve o escritório do caos. Ledo engano. Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.” Fonte: Por Gustavo Rocha site Consultor Jurídico, 22.02.2011 A adequada distribuição de funções é fundamental para a gestão da produção jurídica, uma vez que dela decorre a efetivação das atribuições e responsabilidades relacionadas aos procedimentos de trabalho. Para distribuir as funções de forma adequada devemos definir os setores, de acordo com as funções exercidas. Além disso, precisamos estabelecer os níveis hierárquicos necessários para que haja a correta definição de responsabilidades e autonomias. Por fim, realizar a devida correlação entre eles. Ideia = colaboradores (47) 3026 4950 sustentare.net ORGANOGRAMA O organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa,que mostra a distribuição das funções em níveis horizontais (hierárquicos) e em setores verticais (departamentos) e as principais relações entre eles. (47) 3026 4950 sustentare.net As principais funções de um organograma são: identificar as relações de trabalho possibilitar análise sobre a distribuição de funções na organização analisar a necessidade de criação de níveis horizontais (hierarquias) ou de departamentos (setores horizontais) analisar relações entre funções (47) 3026 4950 sustentare.net Estratégico Gerencial ou de Departamentalização Operacional (47) 3026 4950 sustentare.net Jurídico • Advogados • Estagiários Administrativo • Funcionários Financeiro • Funcionários Jurídico • Advogados • Estagiários Administrativo- Financeiro • Funcionários OU ESTRUTURA USUAL DOS ESCRITÓRIOS (47) 3026 4950 sustentare.net Sócios Majoritários Áreas (matérias) Advogados Estagiários Administrativo- Financeiro Suporte Organograma usual dos Escritórios A Gestão da Produção usual nos escritórios É realizada de forma descentralizada, sem um setor especializado nela. Os advogados fazem uma parte, os estagiários outra, por vezes a secretária auxilia, e assim por diante. Problemas: Falta de planejamento Falhas na execução = procedimentos inseguros Falta de padronização Uso de mão-de-obra cara desnecessariamente – pessoas realizando tarefas que julgam secundárias ou menos importantes ou a contragosto Retrabalho – nas suas mais diversas formas Omissões Falta de pessoas especializadas na gestão, etc. A solução é centralizar a gestão,criando um setor especializado nela, A Controladoria Jurídica, para ser responsável por todo o suporte ao jurídico, ou “tarefas administrativas”, e também para passar a realizar a análise de resultados da produção jurídica. UNIFICAR a gestão dos serviços Sócios do Escritório Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica Sócios do Escritório Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica Suporte ao setor Técnico + Análise de Resultado da Produção Jurídica Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro Técnico (ou Jurídico) Controladoria Jurídica •Financeiro •Recepção/Telefonia/ Secretariado •Compras e Almoxarifado •Manutenção •RH/Gestão de Pessoas •Logística •Office/Moto Boy •Copa e Limpeza •TI Etc. •Atendimento técnico ao cliente •Peticionamento •Atuação consultiva •Audiências •Sustentações orais Etc. •Cadastros •Publicações e agendamentos •Controles de prazos, aud.,etc. •Distribuições e protocolos •Diligências e guias de custas •Gestão de correspondentes •Digitalizações e arquivo físico •Acompanhamento processual •Relatórios para clientes •Relatórios internos Etc. Funções da CJ 23 Nível Operacional Nível Gerencial ou de Departamentalização Nível Estratégico Conselho de Sócios Administrativo- Financeiro Gerente Adm-Financ. Funcionários e estagiários administrativos e financeiros Técnico (ou Jurídico) Gerente Jurídico Advogados, Assistentes Jurídicos, Estagiários Controladoria Jurídica Controller Jurídico Funcionários + Estagiários Organograma Ideal 24 O Organograma ideal A Distribuição de Funções entre os Sócios Relações Públicas • Institucional • Relacionamento com clientes Responsabilidade Técnica • Jurídico • Controladoria Jurídica Gestão • Administrativo • Financeiro A Controladoria Jurídica Atua também: NA GUARDA DO SOFTWARE DE GESTÃO DO ESCRITÓRIO NA ORIENTAÇÃO OU NA CRIAÇÃO DAS POLÍTICAS, REGRAS E PROCEDIMENTOS NA FISCALIZAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS MESMOS NA MANUTENÇÃO DA PADRONIZAÇÃO ETC. A Controladoria Jurídica Funções detalhadas – exemplos: - Eleger o software de gestão para o escritório - Selecionar e treinar os colaboradores da Controladoria (funcionários e estagiários) - Parametrizar o software de gestão - Realizar migração do software de gestão - Cadastrar e controlar o cadastro dos clientes - Cadastrar e controlar os processos - Controlar os atendimentos e atividades consultivas - Traçar estratégias de acompanhamento de processos com setor técnico - Gerir o PUSH (captura de andamentos da internet) - Gerir a importação de publicação ou lançar todas as publicações (processos físicos) - Controlar e planejar as intimações dos processos eletrônicos - Lançar os prazos e providências (diligências) no software de gestão - Controlar os prazos -Lançar audiências e sustentações no software de gestão -Controlar as audiências e sustentações orais ... A Controladoria Jurídica Funções detalhadas - exemplos -Diligenciar junto aos diversos órgãos do Poder Judiciário e administrativos (cargas, fotocópias, certições, digitalizações, etc.) -Elaborar guias de custas -Lançar providências internas como data para ajuizamento de inicial -Gerir escritórios correspondentes e empresas de logística -Solicitar, cobrar e receber documentos de clientes -Protocolar todas as petições (processos físicos e eletrônicos) -Conferir todos os protocolos -Realizar todas as digitalizações e fotocópias -Abrir pastas físicas -Controlar o arquivo físico – cargas e descargas e transferências de pastas – envio ao morto, descarte do morto, etc. -Gerir o GED do software de gestão - Fazer todos os acompanhamentos processuais (e administrativos) A Controladoria Jurídica Funções detalhadas - exemplos -Fiscalizar cumprimento de todas as agendas dos colaboradores do escritório; - Atendimento a clientes em questões não técnicas. Ex.: recebimento e entrega de documentos; -Parametrizar novos relatórios para clientes - Gerar relatórios para os clientes -Criar relatórios de análise de resultados da produção jurídica -Gerar mensalmente os relatórios de análise de resultado da produção jurídica e elaborar cruzamento de dados, gráficos, etc, apresentando-os aos sócios, com conclusões. - Criar novos relatórios, sempre aprimorando a análise de resultados Etc. É FUNDAMENTAL que se compreenda que a Controladoria Jurídica pode e deve assumir TODAS as funções de suporte, que não exijam o conhecimento técnico do cliente ou da causa, nem o contato próximo ao cliente (contato advogado-cliente). Composição tradicional 01 Controller Jurídico – advogado (a) 01 Assistente (Assistente Administrativo) Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período Funcionários (Auxiliares Administrativos) Composição inicial possível 01 Controller Jurídico – advogado (a) 01 ou 02 Estagiários (de Direito) Composição alternativa em casos excepcionais 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de Direito 01 ou 02 Estagiários (de Direito) Composição Controller Jurídico Aux. Adm. (s) Estagiário (s) Assistente Organograma da Controladoria Jurídica A Controladoria Jurídica O número de colaboradores em uma Controladoria Jurídica depende de diversos fatores, entre eles: Tipo de atuação (consultiva e/ou contenciosa) e percentual Volume de clientes e tipos (pessoas físicas, jurídicas, massa) Área de atuação do escritório Tipos de processo (físicos x virtuais) – e percentual Tipos de processo quanto a ritos, locais de tramitação, etc. Estratégias do escritório (sobre prazos, peticionamentos, acompanhamentos, etc) Quantidade de prazos Quantidade de audiências Necessidades dos clientes tais como alimentação de sistemas e elaboração de relatórios. etc. Por isso, é difícil indicar uma quantidade específica, sendo necessária análise do escritório e seus diversos aspectos, procedimentos e peculiaridades de trabalho, para poder indicar com mais precisão. A Controladoria Jurídica Mas, a Controladoria Jurídica pode começar com apenas um componente: O Controller Jurídico. Ele será responsável pelos passos seguintes à implantação da Controladoria, juntamente com o (s) sócio (s) relacionados que deverá (ão) fazer acompanhamento diário ou no máximo semanal, de todas as etapas e eventos, de forma muito próxima ao Controller. -advogado (a) - experiência -conhecimento avançado no software de gestão -conhecimento avançado em sites de processo eletrônico -conhecimento intermediário em excel -disposição para deixar de atuar tecnicamente -vocação para gestão -visão sistêmica -iniciativa -proatividade -organização -responsabilidade e autonomia -maturidade profissional -capacidade de liderar equipe -boa interlocução com demais departamentos Perfil do Controller Jurídico A Controladoria Jurídica Quando implantar? A qualquer momento Para que tamanho de escritório? Todos A Controladoria Jurídica vantagens Ganho Geral de Produtividade (qualidade-segurança-agilidade), pois trabalha-se com o critério de especialização, ou seja, concentra-se as atividades técnicas sob os cuidados do setor especializado e cria-se outro setor especializado na gestão jurídica. Cases: aumento entre 100% e 300% da capacidade produtiva de cada advogado ou do setor técnico como um todo. A Controladoria Jurídica vantagens Produtividade Qualidade Segurança Agilidade > Grupos de estudos, pós graduações, outras atividades Técnico mais motivação e envolvimento nosetor técnico A Controladoria Jurídica vantagens - Gestão mais eficaz dos processos - Garantia de elementos de controle/conferência dos atos (diferente de retrabalho) - Eliminar retrabalho - Garantir localização, integridade e acessibilidade às informações - Garantir fluxo ágil e seguro dos documentos - Garantir eficaz digitalização e salvamento dos documentos - Garantir eficaz eliminação dos documentos - Conceder aos advogados e estagiários do Jurídico mais tempo, foco e qualidade para realização do trabalho técnico propriamente dito ... A Controladoria Jurídica vantagens - Melhores resultados tanto na Gestão quanto na área Técnica - Redução de custos - Mais segurança no acompanhamento dos processos - Minimizar riscos de falhas, perdas de prazos, perdas de audiências, extravio de documentos, etc. - Maiores lucros Etc. INOVAR sempre ZONA DE CONFORTO É ZONA DE PERIGO! Tarefa de Casa -Elaboração do Organograma do seu escritório (atual e ideal). -É possível implantar a Controladoria Jurídica? (ou pelo menos ter uma pessoa para a função)
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