ADM. FARMÁCIA HOSPITALAR II (Compl)

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FARMÁCIA
Um enfoque Administrativo
Farm. Rosiane Ambrósio
(rosiane@fcm.unicamp.br)
Depto. Farmacologia/Unicamp
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Aspectos a serem abordados
Histórico dos Hospitais◄
Objetivos e Classificação dos Hospitais◄
Organização Hospitalar◄
Administração em Farmácia Hospitalar◄
Logística em Farmácia Hospitalar (interna e externa à farmácia)
Armazenamento em Farmácia Hospitalar
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LOGÍSTICA EM FARMÁCIA HOSPITALAR
A administração de medicamentos e materiais médico hospitalares - ciclo contínuo de operações:
Previsão: O que? Qto? Para qto tempo?
Compra: Cotação, pedido, entrega, recebimento
Análise do estoque e flutuação
Fluxo de distribuição interno
Armazenamento
Controle de estoque ( inventário / auditorias)
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Compras
Serviços Privados: Através de cotações e tabelas de convênios
Serviços Públicos: Através de licitações
 Licitação: Procedimento de compra ( Lei 8666, de 21 de junho de 1993) . 
 Uma licitação pública - edital público
especifica o objeto a ser adquirido
estabelece as normas e condições que deverão ser seguidas e obedecidas pelas partes
cláusulas especiais.
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Compras
Tipos de Licitação: Variam de acordo com: 
o volume financeiro 
o universo de fornecedores
os prazos a serem cumpridos.
 1 - Convite: 8 a 80mil reais/ano. 
 Tipo mais simples e convida-se, ao menos, 3 empresas, já cadastradas, com antecedência de 5 dias úteis. A falta de 3 convidados deve ser justificada quando ocorrer. Empresas não convidadas e não cadastradas, não podem participar do processo.
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2- Tomada de Preços: 650.000 a 1,5 milhões de reais/ano.
 Somente podem participar desse tipo de licitação empresas já cadastradas.
 Aquisição de produtos e serviços.
 A convocação é feita por edital público, publicado em DOU , jornal de grande circulação ou imprensa local com antecedência de 15 dias úteis. 
3- Concorrência Pública: 1,5 milhoes reais / ano.
 Aquisições de grande vulto financeiro, entre empresas também já cadastradas.
 Tem prazo de publicação em DOU, com no mínimo, 30 dias de antecedência. 
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4 – Registro de Preços: É a modalidade de licitação com as mesmas regras das demais modalidades, porém difere-se por não gerar contratos. Os preços adjudicados, são registrados com vigência mínima de um ano, pelos quais poderão ser adquiridos ou não.
5- Pregão: É uma nova modalidade de licitação pública mais rápida e econômica, baseada na Lei Fed.10.520/02 e Decr.47.297/02.
 Para aquisição de bens de consumo de fácil especificação e objetividade de descrição.
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Vantagens da modalidade : Pregão
- Prazo de publicidade menor, e somente em DOU até 650 mil reais /ano;
- Na abertura da proposta já ocorrem os lances, com descontos sucessivos, até que se feche o pregão;
Avaliação de documentação somente é feita para o vencedor;
- Menores prazos para interposição de recursos 
- Possibilidade de envio de propostas por meio eletrônico;
- Possibilidade de se licitar por lotes de produtos de mesma família;
- “Fecha-se tudo no mesmo dia, estipulando-se sessões com n itens por processo” 
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Exceções...
Na dispensa de licitação pública, quando o valor da despesa é inferior a 8.000 reais/ano. 
 Emissão de pedido de compra
 No mínimo, 03 cotações, e entre eles deve configurar o último vencedor e escriturar.
Na Inexigibilidade de licitação Pública, quando a produção e comercialização de um produto ou serviço, é de exclusividade de um único fornecedor. 
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“Em logística é importante prever e prover”
Prever = Previsão = Atividade realizada por meio de fórmulas matemáticas, curvas ABC e apoio de sistemas informatizados.
Prover = Provisão = Compra propriamente dita. 
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Farmácia Hospitalar = Caderneta de poupança do hospital
O gerenciamento dos estoques deve assegurar o eficiente abastecimento, em tempo oportuno , com qualidade e menor custo possível.
 Despesas com materiais/medicamentos chegam a 7 mil dólares/ano por leito (30% do gasto hospitalar)
Logística: compras, almoxarifado e farmácia, mas também se relaciona com outros serviços.
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FLUXO LOGÍSTICO
A previsão de compra inicia o ciclo logístico, 
 o estoque mínimo, originará nova aquisição.
Atenção diária ao estoque máximo e mínimo, é fundamental.
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Figuras do Fluxo Logístico
Almoxarifado: detecta a necessidade da compra por meio do ponto de ressuprimento de cada item. Elabora pedido mediante solicitação de compra.
Compras: transforma a solicitação de compra em ordem de compra. Isso envolve contato com fornecedores, cotação, negociação, decisão e pedido ,culminando com a entrega do pedido.
Farmácia: Recebe os meds e abastece fisicamente. A distribuição ocorrerá pelo almoxarifado, farmácia central e satélites.
Faturamento: Tanto na confirmação do uso, como na devolução, o faturamento deverá registrar esse movimento.
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Objetivos do controle de estoque?????
Economia: ↑aproveitamento dos recursos e ↓custo na ação de controle (mão de obra braçal e administrativa). 
Amplitude: Possuir abrangência sobre todos os itens de interesse estratégico.
Duração: Ação contínua e persistente
Clareza: Retrata exata, objetiva e compreensivelmente os fatos.
Rotatividade de estoque e continuidade de fornecimento;
Treinamento de pessoal e boa “qualidade” de estoque
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Causas dos “buracos” de estoque?!?!?!?
Falta de investimento
Corrupção e clientelismo
Despreparo dos colaboradores
Inexistência de processos coordenados no fluxo logístico
Falta de política de compras
Gestão descomprometida
Falta de recursos
Faltas de metas e indicadores
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Diretrizes do Controle de estoque
Tempo de entrega dos prods: considera-se o TPI (tempo de processamento interno) ,TPE (externo).
Local de Armazenamento: Condições quali e quantitativas. ( Área suficiente; Distância entre prateleiras; pé-direito mínimo; acesso descomplicado)
Fornecedores: Critérios subjetivos e objetivos.
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Flutuação dos Estoques: 
Estabelecer as quantidades mínimas e máximas de cada item (principalmente da curva A)
Verificar os valores de estoque determinados pela curva ABC. 
Em casos de desvios repactuar metas, encontrar causas e promover rotatividade para evitar novas compras.
 
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Especulação com estoques: “Sair das regras” por negociações interessantes. Atenção à prazos de validade e custos.
Rotatividade dos estoques: Através de padronização de cotas , com base na informação de consumo médio que sempre é diferente de um usuário para outro.
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Cálculos para Controle de Estoque
CMM – Consumo Médio Mensal ou Média Móvel . É a soma dos consumos dos últimos períodos, dividida pelo número de períodos.
CMM = soma dos n/ número de n
 “ É conveniente que n seja superior a 3 e inferior a 12, para menores oscilações de consumo.”
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Estoque mínimo 
 É a quantidade mínima a manter em estoque ( controle mais usual).
EM = CMM x PE
EM = Estoque Mínimo
CMM = Consumo Médio Mensal
PE = Prazo de Entrega (desde o pedido, cotações, compra e entrega). Utilizar sempre números decimais 
 Ex. 7 dias = 0,25.
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Estoque de Segurança
Cálculo usado na falta breve de um ítem.
ES = IS x CMM
IS = Intervalo de Segurança ( por quanto tempo deverá haver um estoque que abasteça a entidade até a volta da normalidade de fornecimento). Também utilizar números decimais; 45 dias = 1,5
CMM = Consumo médio mensal
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 Cálculo utilizado para situações especiais:
Itens que NÃO podem faltar;
Desabastecimento de mercado;
Itens de importação;
PR = EM + ES
EM = Estoque Mínimo
ES = Estoque de Segurança.
Ponto de Ressuprimento
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Ponto de Pedido ou Reposição Periódica
 Cálculo usualmente utilizado para reposições para períodos maiores
Q = (R x CMM) – E – ER
Q = Quantidade a ser adquirida
R = PE ( Prazo de entrega) + Período Escolhido + Intervalo de Segurança. (tudo em números decimais)
CMM = Consumo Médio Mensal
E = Estoque Existente
ER = Estoque a receber (Pedido em Aberto)
Qdo (-) = estoque sobrando; Qdo (+) = estoque a comprar
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Curvas ABC
É a ordenação gráfica dos itens, de acordo com as quantidades e valores em estoque.
Mostra que um grupo de itens, mesmo em quantidades pequenas, pode concentrar o maior valor total, e vive-versa.
Ferramenta exclusivamente financeira
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Curva A - Itens financeiramente mais importantes que devem ser controlados e seus estoques de segurança devem ser pequenos. O consumo merece vigilância diária!!! Perdas de qualquer natureza significam grande impacto financeiro. Compõe em média 10 % dos itens do estoque, e consomem cerca de 70% do recurso $.
Curva B –Representa impacto financeiro mediano. Compõe em média 20% dos itens, e consome de 20% do recurso $.
Curva C – Não possui importância financeira, mas “oferece muito trabalho ao gestor”. Compõe em média: 70% dos itens, e consome de 10% do recursos $.
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Objetivos da curva ABC
Oferecer tratamento especial para os itens mais caros.
Implantar estratégia para a gestão do estoque.
Servir de indicador para gastos com produtos mais caros.
Propiciar maior liquidez quando aumentar o giro de alguns produtos.
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Elaboração da curva ABC
1 – Coleta de dados:
Levantamento de todos os produtos a serem classificados (lista)
Atentar-se para a apresentação dos produtos
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2- Levantamento do consumo anual de cada item.
3- Levantamento do custo unitário de cada item
Custo unitário das últimas aquisições, excluindo-se os desvios de valores.
4 - Inventário:
Multiplicar as quantidades de cada item do estoque pelo seu custo unitário, para ter-se o consumo anual financeiro de cada item.
 5 - Após isso, calcular o valor finaceiro total do estoque
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6 - Classificação Decrescente:
 Organizar a tabela formulada no inventário e classificar os itens em forma decrescente, de acordo com o seu valor.
 5 –Calcular o Consumo Financeiro Anual acumulado de cada item.
6 – Determinar o percentual acumulado de cada item.
 7- Agrupar os itens A, B e C, em seguida construir o gráfico.
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CURVA ABC : Gráfico
Azul=A (65-70%$$) Vermelho=B (20-25% $$) Verde=C ( 5- 10% $$)
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Fatores que interferem no consumo de medicamentos em serviços de saúde
Extrínsecos: Epidemias, variações climáticas e descontinuidade.
Intrínsecos: Surto de infecção hospitalar; obsoletismo, mudanças de conduta; marketing da indústria farmacêutica; falta de comunicação.
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Indicadores de logística
Custo de um pedido: Divide-se o custo do setor de compras pelo número total de aquisições efetuadas no período. (Não deve ser superior a US$ 10)
Giro de estoque: Número de vezes que um estoque “gira” num determinado período. É a divisão entre o consumo no período e o estoque médio no período.
 Indica se está ocorrendo super ou subestocagem. 
 Qto mais rápido, maior a eficácia do processo.
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Faltas (%): É a divisão do número de itens zerados, pelo número de itens existentes no almoxarifado.
 Indicador de falta ou itens obsoletos
Produção de Serviço (%): É a divisão do número de itens atendidos, pelo número de itens solicitados ao serviço de estoque.
 Indica se está ocorrendo falta ou problema no fornecimento.
Número de compras: cerca de 200 aquisições por comprador/mês
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Recebimento de Material
Aspectos a serem observados:
Condição do produto: integridade emb, temperatura, instruções de uso, etc
Verificar forma farmacêutica, dosagem, equivalência de nomenclaturas, etc
Conferir equivalência de preços;
Conferir quantidades;
Estabelecer parâmetros de data de val;
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Recebimento de Material
Impressão de número de registro nas embalagens; e qdo não houver registro deve haver na embalagem “ isento de registro junto ao MS”.
“Proibido venda pelo comércio”.
Prods controlados (344), estabelecer fluxo para retenção de uma das vias da NF ou ainda, uma cópia desta. 
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Armazenamento
I - Métodos de estocagem de medicamentos:
Por ordem alfabética de nomenclatura.
 D: armazenar formas farmacêuticas diversas, no mesmo local. 
 V: Fácil separação
Por ordem alfabética de formas farm.*
 V: Separa-se por forma farmacêutica e em ordem alfabética, sendo muito eficiente. 
 D: Não muito funcional 
Por ordem alfabética de fornecedores.
 D: O funcionário ter que associar o medicamento ao fornecedor. Haverá similaridade de medicamentos em locais diferentes.
 
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Por grupo farmacológico.
 D: Necessidade de ter pessoal técnico na área; Um medicamento pode pertencer a um ou mais grupos farmacológicos
Por ordem de codificação.
 Os medicamentos são codificados um a um, numa sequência técnica, sendo este o modelo mais ideal.
 D: Codificação incorreta no momento de digitação de entrada ou saída. 
 V: Associação de ferramentas de informática, como o código de barras.
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Armazenamento
II – Medicamentos controlados
 Armazenados, por lei, em armário fechado, com controles informatizados, e relatórios que ao final do mês são enviados aos orgãos competentes do MS.
 Ex. Cytotec, Diazepan, Permanganato
III – Medicamentos especiais
 Armazenados em locais diferentes dos demais medicamentos ( geladeira, alto custo, importados, com dificuldade de aquisição)
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Sistemas de Distribuição
Dose Coletiva:
 A farmácia envia os medicamentos a serem utilizados nas 24hs ou até para uma semana de tratamento, totalizados pela enfermagem, em uma requisição. 
 V: O mais simples; envolve menos custo de implantação e operação.
 D: Maiores riscos de perda, desvios, não faturamento, erros de administração, saída por unidade de internação; formação de subestoques; a farmácia não recebe a prescrição médica.
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Dose individualizada ou Semi-coletiva
 A farmácia envia os medicamentos a serem utilizados nas 24hs, de todos os pacientes de forma individualizada e identificada, totalizados pela farmácia, através da análise da prescrição médica.
 V: Diminuição dos sub-estoques, das perdas e desvios, dos erros de administração; faturamento mais próximo do real, que quando associado à informática, permite o faturamento na própria dispensão.
 D: Maior custo de dispensação; Diminuição da vel do fluxo de dispensação; 
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Dose Unitária:
 A farmácia, através da análise da prescrição médica, fornece o medicamento em uma fita, separada por compartimentos definidos por horário, para as 24hs de tratamento.
 D: Maior investimento em pessoal , equipamentos e insumos. Depende de apoio direto da administração hospitalar; Grande volume de devoluções.
 V: Diminuição dos erros de dispensação e administração; menor perda e desvios, subestoques zerados; faturamento confiável 
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Dose Unitária: (Conceitualmente)
 A farmácia, através da análise da prescrição médica, fornece o medicamento em uma fita, separada por compartimentos definidos por horário, para as 24hs de tratamento, de um determinado paciente; porém os medicamentos saem da farmácia já fracionados, manipulados e prontos para serem administrados. 
 D: MUITO investimento em pessoal , equipamentos e insumos; Depende de apoio direto da administração hospitalar; maior volume de perda por devoluções. 
 V: Diminuição TOTAL dos erros de dispensação e administração; menor perdas e desvios, sub-estoques zerados; faturamento confiável .
*Atualmente mais explorado para NPP e citostáticos.
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Inventários
 
 É a “contagem” que relaciona todos os ativos que compõe o patrimônio do hospital, e que comprova sua existência. (Medicamento = Ativo)
Tipos:
De constituição : no início das atividades do almoxarifado.
De gestão: durante o ano ou períodos determinados pela administração
De dissolução: no encerramento das atividades 
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Auditoria de Estoques
Objetivo:
Valores adquiridos = quantidades fiscais
Coerência entre valores pagos e de mercado
Verificar os procedimentos para apuração de estoque e inventários
Observar se não há itens sem movimentação
Verificar se a utilização dos itens foi feita com finalidade lícita.
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Sites interessantes
Agência de Medicamentos e Alimentos americana - FDA - www.fda.gov
Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa – www.anvisa.gov.br
Associação Brasileira de Pós-Graduação em Saúde Coletiva - Abrasco -
www.abrasco.org.br
Atenção Farmacêutica – www.farmclin.com
Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde -
www.bireme.br
Conselho Federal de Farmácia - CFF - www.cff.org.br
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Sites interessantes
Conselho Regional de Farmácia de São Paulo - CRF - www.crfsp.org.br
Farmácia Hospitalar – www.farmaciahospitalar.com
Fundação Oswaldo Cruz - www.fiocruz.br
Medscape – www.medescape.com
National Library of Medicine - Medline - www.nlm.nih.gov
Organização Nacional de Acreditação - ONA - www.ona.org.br
Ordem dos Farmacêuticos (Portugal) - www.ordemfarmaceuticos.pt
Organização Mundial da Saúde – OMS - www.who.int
Sociedade Brasileira de Farmácia Hospitalar - www.sbrafh.org.br