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UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MINAS GERAIS – UEMG CAMPUS FRUTAL CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA ENTIDADE HOSPITALAR FREI GABRIEL FELIPE SANTOS PEREIRA Frutal (MG) 2017 Felipe Santos Pereira ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA ENTIDADE HOSPITALAR FREI GABRIEL Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como exigência parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração à Universidade do Estado de Minas Gerais – UEMG – Unidade de Frutal, sob a orientação do Professor Esp. Ricardo da Silva Mendonça. Frutal (MG) 2017 FICHA CATALOGRÁFICA PEREIRA, Felipe Santos. Administração de Estoque: um estudo de caso na entidade hospitalar Frei Gabriel. / Nome do Autor. – Frutal: UEMG, 2013. xx f.; il. Orientador: Ricardo da Silva Mendonça Trabalho de conclusão de curso (Graduação) – Universidade do Estado de Minas Gerais, UEMG. Campus de Frutal. Administração, 2017. 1. Administração. 2. Estoque. 3. Administração hospitalar. I. MENDONÇA, Ricardo da Silva. II. Administração de Estoque: um estudo de caso na entidade hospitalar Frei Gabriel. UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MINAS GERAIS – UEMG UNIDADE FRUTAL CURSO DE ADMINISTRAÇÃO A Comissão Examinadora, abaixo assinada, aprova o Trabalho de Conclusão de Curso (TCC). ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA ENTIDADE HOSPITALAR FREI GABRIEL Elaborado por FELIPE SANTOS PEREIRA Como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel em Administração Frutal, 20 de fevereiro de 2017. ________________________________ Prof. Me. Júlio Afonso Alves Dutra Coordenador do Curso BANCA EXAMINADORA __________________________________ Prof. Esp. Ricardo da Silva Mendonça Prof. Orientador __________________________________ Prof. Me. Adriano Reis de Paula e Silva Membro da Banca Examinadora __________________________________ Prof. Me. Júlio Afonso Alves Dutra Membro da Banca Examinadora DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a minha família, que me apoiou e me incentivou a realiza-lo. AGRADECIMENTOS Aos meus pais, Nilton Cesar Pereira e Maria Sonia Santos Pereira, e demais familiares, que me ensinaram a não temer desafios e a superar os obstáculos com humildade. A todos meus amigos que de alguma forma me incentivaram e apoiaram durante a realização do trabalho. Ao professor Esp. Ricardo da Silva Mendonça pela dedicação na realização deste trabalho, que sem sua importante ajuda não teria sido concretizado. Aos professores Me. Adriano Reis de Paula e Silva e Me. Julio Afonso Alves Dutra por fazer parte da banca examinadora. E aos demais professores que, repassando seus conhecimentos, contribuíram na elaboração deste trabalho de conclusão de curso. EPÍGRAFE “A maior recompensa para o trabalho do homem não é o que ele ganha com isso, mas o que ele se torna com isso.” John Ruskin RESUMO O presente trabalho de conclusão teve o objetivo de propor um planejamento e controle do estoque em uma entidade hospitalar. A metodologia utilizada foi um estudo de caso com coleta de dados durante o período de 04/05/15 á 11/05/15, sendo uma pesquisa quantitativa e qualitativa, na qual foram utilizadas técnicas como classificação ABC, giro de estoque, cobertura de estoque, lote econômico de compra, custo total do estoque e previsão com média móvel aritmética e fator de sazonalidade. Para que o hospital possa ter eficiências no atendimento é importante a administração do estoque, assim a instituição oferecera, aos interessados bens e serviços de qualidade. Por meio da pesquisa realizada, pode-se apresentar uma proposta para a entidade, observando individualmente os materiais e medicamentos hospitalares, e identificando se é possível uma redução do mesmo, além das informações que cada técnica aplicada tem para o estoque da entidade. Palavras Chave: Administração. Estoque. Administração hospitalar. Classificação ABC. ABSTRACT This paper had the purpose of proposing a planning and control of inventory in a hospital entity. The methodology used was a case study with data collection from 05/05/15 to 05/11/15, being a quantitative and qualitative research, in which techniques such as ABC classification, stock rotation, inventory, economic purchase lot, total inventory cost and forecast with arithmetic moving average and seasonality factor. In order for the hospital to have service efficiencies, inventory management is important, so the institution will offer services with quality to stakeholders. Through the research, a proposal can be presented to the entity, individually observing the hospital materials and medicines and identify if it is possible to reduce them, besides the information that each technique has for the entity's stock. Keywords: Management. Stock. Hospital management. ABC classification. LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Classicação ABC....................................................................................................... 26 Figura 2: Curva ABC ................................................................................................................ 27 Figura 3: Fórmula do lote econômico....................................................................................... 30 Figura 4: Lote econômico ......................................................................................................... 31 Figura 5: Fórmula do Lote Econômico de Compras ................................................................ 61 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Curva ABC dos medicamentos ............................................................................... 46 Quadro 2: Curva ABC dos materiais ........................................................................................ 47 Quadro 3: Giro de Estoque dos Medicamentos ........................................................................ 49 Quadro 4: Giro de Estoque dos Materiais ................................................................................ 50 Quadro 5: Cobertura de Estoque dos Medicamentos ............................................................... 51 Quadro 6: Cobertura de Estoque dos Materiais ........................................................................ 52 Quadro 7: Custo Direto dos Medicamentos ............................................................................. 53 Quadro 8: Mão de Obra Farmácia ............................................................................................ 54 Quadro 9: Despesas com Materiais de Escritório ..................................................................... 54 Quadro 10: Custo de Aquisição de Medicamentos .................................................................. 55 Quadro 11: Custo de Manter Medicamentos ............................................................................ 56 Quadro 12: Custo TOTAL de Medicamentos .......................................................................... 56 Quadro 13: Custo Direto de Materiais ......................................................................................58 Quadro 14: Mão de Obra Farmácia 2 ....................................................................................... 58 Quadro 15: Custo de Aquisição de Materiais ........................................................................... 59 Quadro 16: Custo de Manter Materiais .................................................................................... 59 Quadro 17: Custo TOTAL de Materiais ................................................................................... 60 Quadro 18: Demanda de Compra SOLUCORTEFCORTISTON 500 MG ............................. 62 Quadro 19: Demanda de Compra SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500 ML ................................ 63 Quadro 20: Demanda de Compra DE RANITIDINA 2 ML .................................................... 64 Quadro 21: Demanda de Compra RINGER LACTADO500ML ............................................. 65 Quadro 22: Demanda Compra de VITAMINA C 5ML ........................................................... 66 Quadro 23: Demanda Compra de SORO GLICOFISIÓLOGICO 250ML .............................. 67 Quadro 24: Compra Material EQUIPO MACRO GOTAS ...................................................... 69 Quadro 25: Demanda Compra Material SERINGA3 ML C/AGULHA .................................. 70 Quadro 26: Demanda Compra Material EQUIPO P/USO DE BOMBA DE INFUSÃO ......... 71 Quadro 27: Demanda Compra Material ABOCATH 18 .......................................................... 72 Quadro 28: Demanda Compra Material ABOCATH 20 .......................................................... 73 Quadro 29: SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500 ML ................................................................... 77 Quadro 30: RANITIDINA 2ML............................................................................................... 79 Quadro 31: RINGER LACTADO 500ML ............................................................................... 80 Quadro 38: EQUIPO MACROGOTAS ................................................................................... 84 Quadro 39: EQUIPO P/ USO DE BOMBA DE INFUSÃO .................................................... 88 LISTA GRÁFICOS Gráfico 1: Curva ABC dos medicamentos ............................................................................... 47 Gráfico 2: Curva ABC dos materiais ........................................................................................ 48 Gráfico 3: Demanda de Compra SOLUCORTEFCORTISTON 500 MG ............................... 63 Gráfico 4: Demanda de Compra SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500 ML .................................. 64 Gráfico 5: Demanda de Compra DE RANITIDINA 2 ML ...................................................... 65 Gráfico 6: Demanda de Compra RINGER LACTADO500ML ............................................... 66 Gráfico 7: Demanda Compra de VITAMINA C 5ML ............................................................. 67 Gráfico 8: Demanda Compra de SORO GLICOFISIÓLOGICO 250ML ................................ 68 Gráfico 9: Compra Material EQUIPO MACRO GOTAS ........................................................ 69 Gráfico 10: Demanda Compra Material SERINGA3 ML C/AGULHA .................................. 70 Gráfico 11: Demanda Compra Material EQUIPO P/USO DE BOMBA DE INFUSÃO ........ 71 Gráfico 12: Demanda Compra Material ABOCATH 18 .......................................................... 72 Gráfico 13: Demanda Compra Material ABOCATH 20 .......................................................... 73 Gráfico 14: Previsão SOLUCORTEFCORTISTON 500MG .................................................. 74 Gráfico 15: Comportamento da Média Móvel Aritmética SOLUCORTEFCORTISTON 500MG ...................................................................................................................................... 75 Gráfico 16: Sazonalidade SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500 ML ............................................ 76 Gráfico 17: Comportamento da Média Móvel Aritmética SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500 ML ............................................................................................................................................ 77 Gráfico 18: Sazonalidade RANITIDINA ................................................................................. 78 Gráfico 19: Comportamento da Média Móvel Aritmética RANITIDINA ............................... 78 Gráfico 20: Sazonalidade RINGER LACTADO 500ML......................................................... 79 Gráfico 21: Comportamento da Média Móvel Aritmética RINGER LACTADO 500ML ...... 79 Gráfico 22: Sazonalidade VITAMINA C 5ML ........................................................................ 80 Gráfico 23: Comportamento da Média Móvel Aritmética VITAMINA C 5ML ..................... 81 Gráfico 24: Sazonalidade SORO GLICOFISIOLÓGIO 250 ML ............................................ 82 Gráfico 25: Comportamento da Média Móvel Aritmética SORO GLICOFISIOLÓGIO 250 ML ............................................................................................................................................ 82 Gráfico 26: Sazonalidade EQUIPO MACROGOTAS ............................................................. 83 Gráfico 27: Comportamento da Média Móvel Aritmética EQUIPO MACROGOTAS ........... 83 Gráfico 28: Sazonalidade SERINGA3 ML C/AGULHA ........................................................ 84 Gráfico 29: Comportamento da Média Móvel Aritmética SERINGA3 ML C/AGULHA ...... 85 Gráfico 30: Sazonalidade ATADURA 12 CM ......................................................................... 86 Gráfico 31: Comportamento da Média Móvel Aritmética ATADURA 12 CM....................... 86 Gráfico 32: Sazonalidade EQUIPO P/ USO DE BOMBA DE INFUSÃO .............................. 87 Gráfico 33: Comportamento da Média Móvel Aritmética EQUIPO P/ USO DE BOMBA DE INFUSÃO ................................................................................................................................. 88 Gráfico 34: Sazonalidade ABOCATH 18 ................................................................................ 89 Gráfico 35: Comportamento da Média Móvel Aritmética ABOCATH 18 .............................. 89 Gráfico 36: Sazonalidade ABOCATH 20 ................................................................................ 90 Gráfico 37: Comportamento da Média Móvel Aritmética ABOCATH 20 .............................. 90 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 16 1 - ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE ............................................................................... 18 1.1 - Conceito de Estoque ......................................................................................................... 19 1.2 - Funções estratégicas ......................................................................................................... 20 1.3 - Inventário físico................................................................................................................ 21 1.4 - Acurácia dos controles ..................................................................................................... 22 1.5 - Giro de estoque ................................................................................................................ 23 1.6 - Cobertura de estoque ........................................................................................................ 24 1.7 - Curva ABC ....................................................................................................................... 25 1.8 - Custo do estoque ..............................................................................................................27 1.9 - Lote Econômico de Compra ............................................................................................. 30 1.10 - Sistema de revisão contínua e Periódica ........................................................................ 31 1.11 - Previsão para estoque ..................................................................................................... 32 2 – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE ESTOQUE ......................................................... 33 2.1.1 - Conceito do MRP .......................................................................................................... 35 2.1.2 - Lista de materiais .......................................................................................................... 36 2.1.3 - Estrutura de produtos .................................................................................................... 36 2.1.4 - Cálculo do MRP ............................................................................................................ 37 2.1.5 - Programa para trás ......................................................................................................... 37 2.1.6 - Sistema integrado de gestão-planejamento dos recursos dos empreendimentos .......... 38 2.2 – Administração hospitalar ................................................................................................. 40 2.2.1 - Compras nas entidades hospitalares públicas................................................................ 41 3 – INSTRUMENTO DE PESQUISA .................................................................................. 43 3.1 – METODOLOGIA ............................................................................................................ 43 3.2 – ESTUDO DE CASO ....................................................................................................... 44 3.2.1 – Histórico da Empresa ............................................................................................ 45 3.2.2 - Analise dos dados e resultado da empresa pesquisada .......................................... 45 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................. 92 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 95 APÊNDICE I – QUADROS ................................................................................................... 97 16 INTRODUÇÃO Este trabalho trata de uma análise sobre planejamento do estoque de materiais e medicamentos, em um hospital publico. A administração de estoque para uma entidade é de suma importância e, no presente caso, muito útil para a transparência nos recursos investidos na mesma, uma vez que tais recursos são oriundos de verbas públicas através de orçamentos. Outro aspecto importante é que a administração de estoque, se bem executada, proporciona uma impressão aderente à entidade. A administração de estoque é um instrumento que ajuda a organização a planejar, controlar e coordenar o estoque para que não ocorram perdas (vencimentos dos medicamentos) ou falta dos materiais e medicamentos hospitalares no pronto socorro. Este trabalho é baseado em uma pesquisa feita Entidade hospitalar Frei Gabriel, no setor do pronto socorro, sendo um estudo de caso que se norteou em responder ao problema de como controlar e assegurar o consumo, a compra e estocagem de materiais e medicamentos da entidade hospitalar, sendo realizada contagem do estoque, identificação do consumo e planejamento de abastecimento dos mesmos para as melhorias passíveis. O objetivo foi desenvolver um modelo básico de planejamento de estoque de materiais e medicamentos da entidade hospitalar Frei Gabriel de modo a atender os seus usuários e entidades legais, além realizar uma pesquisa bibliográfica sobre o planejamento de estoque de materiais e medicamentos hospitalares, identificando as consequências da falta de planejamentos e o mal controle de materiais e remédios no hospital Frei Gabriel. Mas qual a importância de se fazer tal estudo? De acordo com Montini, Fornazza e Oliveira (2012), o controle de estoque é todo método realizado para registrar, fiscalizar e administrar a entrada e saída de mercadorias de qualquer espaço seja ele destinado à comercialização, armazenamento para almoxarifado ou ainda para a utilização na fabricação dos produtos. Para Pozo (2010), a principal função do controle de estoque é determinar os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter dentro dos parâmetros financeiros, ou seja, o escopo é não deixar faltar insumos na organização e evitando altos níveis de estoque que causaria uma imobilização dos recursos financeiros. Assim demonstrando a relevância dessa pesquisa. Com base em Barbieri e Machline (2006), quanto maior for a eficiência da empresa 17 em administrar o estoque de forma propícia, maior será a sua competência de proporcionar aos seus clientes bens e serviços de qualidade com baixo custo operacional. Nas entidades hospitalares, é necessário evitar o excesso e a falta de estoque, pois a falta prejudica no desempenho da organização e obriga a organização a gastar com compras de urgências, e o excesso gera gastos adicionais na qual não agrega valor ao serviço oferecido. Assim, fica evidente a importância de se estudar aspectos relacionados ao planejamento da demanda e do planejamento do estoque. Além disso, o intuito do presente trabalho é disponibilizar às organizações, estudantes e profissionais interessados no assunto, um trabalho acadêmico científico de grande relevância para a comunidade por se tratar de um tema complexo. A pesquisa realizada apresenta uma proposta para a entidade, observando individualmente os materiais e medicamentos hospitalares, e identificando se é possível uma redução do mesmo, além das informações que cada técnica aplicada tem para o estoque da entidade. 18 1 - ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUE Para o entendimento dos conceitos da gestão do estoque, faz-se necessário compreender os conceitos de Administração e da gestão de materiais. Para Dalft (2006, p. 5) “administração é o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e o controle dos recursos organizacionais”. Diferentemente, para Koontz (2006), administração é arte de concretizar eventos por meio de pessoas em equipe formalmente organizados. De acordo com Drucker (1974), a função administrativa é dar direção a organização, proporcionar a liderança e decidir como otimizar os recursos organizacionais. Ainda é importante explicar o conceito de administração de materiais, para que se possa entender a gestão de estoque. De acordo com Dias (2010), administração de materiais abrange o agrupamento dos recursos materiais de várias origens e a organização dessa atividade, com a demanda de produtos ou serviços da empresa, a administração de materiais, tem as suas atividades concretizadas e dividas nos seguintes departamentos: compras, recebimento, planejamento e controle da produção, expedição, transporte e estoque. Diferentemente, para Martins e Alt (2000), a administração dos recursos materiais integra uma série de ações que se inicia na identificação do fornecedor, na compra do produto, no recebimento, no deslocamento e no armazenamento durante o processo produtivo, culminando na distribuição ao consumidor final. Conforme Viana (2006), administração de materiais é planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à compra de produtos para a constituição de estoque, desde o instante de sua concepção até o consumidor final. Com base nos conceitos de administração e administração de estoque pode-se dizer que esta incideem uma série de ações que permitem ao gerente verificar se os estoques estão sendo bem aplicado, manuseados, controlados (Martins e Alt, 2000). De acordo com Viana (2002), um dos primeiros livros e pesquisas sobre o gerenciamento de estoque, foi publicado por George Becquart, na França, em 1939. No Brasil, as primeiras pesquisas sobre a moderna teoria da administração de estoque se iniciaram na década de 50. Os estoques constituem componentes extremamente significativos sob as dimensões econômico-financeiras e operacionais. Nas indústrias e comércios, os custos 19 dos recursos materiais disputam quase sempre com mais de 50% dos custos do produto vendido, os recursos financeiros empregados nos estoques devem ser analisados de forma estratégica. Segundo Dalf (2006) Wal-Mart, Toys Rus, entre outros grandes varejistas, entende que a administração eficiente do estoque é essencial para um preço competitivo. Para Wanke (2004), a gestão de estoque em hospitais vem passando nos últimos anos por intensas mudanças. Nos Estados Unidos da América, União Europeia e sudeste Asiático o custo total associado à gestão de estoque de medicamentos representa entre 35% e 50% do custo operacional total numa organização privada de saúde e consumem entre 16% e 28% do orçamento anual, de um hospital com mais de 50 leitos. De acordo com os autores supracitados, para estudar a gestão ou administração de estoque, é fundamental saber o conceito do mesmo, para que se possa estudá-lo. Para Viana (2002) é importante apresentar o conceito do estoque para que possa ser entendido. 1.1 - Conceito de Estoque Segundo Viana (2002, p.108), “[...] em qualquer empresa, os estoques representam componentes extremamente significativo, seja sob os aspectos econômicos financeiros ou operacionais [...]”. Slack, Chambers e Johnston (2002 p. 381) defendem que “Estoque é definido como acumulação de recursos materiais em um sistema de transformação. Algumas vezes, estoque também é usado para descrever qualquer recurso armazenado”. Para Dalft (2006) estoque é a nomenclatura dada aos itens que as organizações mantem para o uso no processo produtivo. Montini, Fornazza e Oliveira (2012) entendem de outra forma tal palavra. Para eles, “estoque” remete a algo que excede. O mesmo serve para suprir determinadas necessidades circunstanciais, possibilitando redução das inseguranças e a manutenção da qualidade dos serviços prestados. 20 Segundo Barbiere e Machiline (2006), o estoque é formado de todo o material mantido pela entidade para satisfazer uma demanda, que são insumos destinados a uma venda ou ao processo interno e ao consumo referentes. Nesse sentido, Vecina Neto e Reinhardt Filho (1998) confirmam que os estoques hospitalares são recursos que podem ser guardados ou que serão consumidos em seguida após a sua chegada. Estão excluídos os materiais considerados estáveis, assim como equipamentos médico-hospitalares, mobiliário, veículos e semelhantes, e incluídos, portanto, os demais produtos, como medicamentos, mantimentos, material de escritório, de limpeza, de conservação e reparos, de uso cirúrgico, de radiologia, de laboratório, reagentes químicos, vidraria, entre outros. . Para Montini, Fornazza e Oliveira (2012) o estoque tem uma função estratégica. Tal função será melhor tratada no próximo tópico. 1.2 - Funções Estratégicas Segundo Dias (2010 p.15), “a função da administração do estoque é maximizar o efeito lubrificante do feedback de vendas e o ajuste do planejamento e programação da produção. Deve minimizar o capital investido em estoque, pois ele é de alto custo, e aumenta de acordo com o custo financeiro”. Para Montini, Fornazza e Oliveira (2012), de modo genérico, a função principal do estoque é atuar como pulmão entre as etapas do ciclo produtivo ou até o consumidor final. Vecina Neto e Reinhardt Filho (1998) não pensam assim. Segundo os pesquisadores, a área econômico-financeira almeja adquirir os recursos materiais ao menor custo e maiores prazos de cobertura e busca uma redução do valor do estoque e não quer que haja ocorrências pertinentes a materiais (quantas aquisições inconvenientes, falta de materiais críticos, etc.). Já para Martins e Alt (2000) o estoque apresenta a função de trabalhar como regulador do fluxo e negócio. Os fluxos de entrada e saída de insumos, de informações do estoque, vencimentos. 21 1.3 - Inventário Físico O inventário é a contagem ou o apuramento dos insumos armazenados no estoque. Uma corporação bem organizada possui uma estrutura da gestão de materiais com política e procedimentos bem definidos. Para Dias (2010 p. 205) Uma empresa organizada tem uma estrutura de Administração de Materiais com políticas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo, uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; então, toda movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou deposito tem como uma das funções principais o controle efetivo de todo estoque, sua operação deve vir ao encontro dos objetivos de custo e de serviços pretendidos pela alta administração da empresa. Com base em Martins e Alt (2000), o inventário é um grande domínio que qualquer empresa possa fazê-lo, assim ajudando o fluxo de caixa; porém, essa mesma ferramenta em abuso é custo que não é favorável. Qualquer custo pertinente à produção, à administração de recursos materiais ou inventario pode ser diminuído se for bem gerenciado. Existem dois modos do inventário físico: periódico e o rotativo. Para Dias (2010), inventário físico consiste na contagem física dos itens em estoque. Periodicamente, a empresa precisa efetuar contagem física dos insumos estocados, para verificar: a) Desconexão em valor, entre o estoque físico e o registro de estoque contábil. b) Desconexão em quantidade, entre o estoque físico e o registro de estoque contábil. c) Apuração do valor total do estoque (contábil) para o efeito dos balanços ou balancetes. Neste caso, o inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal. O inventário físico é divido em dois modos: o periódico e o rotativo (Martins e Alt 2010). Para Dias (2010) qualquer empresa pode fazer o inventario periódico ou rotativo. Segundo Martins e Alt (2000 p. 156) “ele é chamado de periódico quando em determinados períodos normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano – fazem a contagem física de todos os itens do estoque”. 22 De acordo com Martins e Alt (2000 p. 157) “o inventário rotativo é quando permanentemente se contam os itens em estoque. Nesse caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente no período de um ano)”. Segundo Dias (2010) esse modelo visa distribuir o apuramento ao longo do ano, concentrando cada contagem em menor quantidade de recursos materiais, logo reduz a duração unitária da operação e dá melhores condições de análise das causa e ajustes, visando o melhor controle. Com base em Dias (2010) os recursos são separados em três grupos: a) Grupo 1: são os insumos mais significativos, os que representam maior valor e sendo os estratégicos e imprescindíveis a produção, os quais serão inventariados três vezes ao ano. b) Grupo 2: são os recursos intermediários quanto ao valor, estratégico e manejo, assim serão inventariados duas vezes por ano. c) Grupo 3: são os demais recursos matérias, que são de menor valor, logo serão inventariadas uma vez por ano. 1.4 - Acurácia dos Controles Segundo Montini, Fornazza e Oliveira (2012), é impossível conferir o estoque anatômico a cada circulação executada, seja de entrada ou de saída. É preciso confiar integralmente nos sistemas de informação, quanto tem no estoque edecidir a partir das informações. Para que os estoques informados no sistema espelhem precisamente o que existe no estoque legítimo, é preciso que os métodos e a gestão das movimentações fiscais estejam impecáveis, certificando o nível de acuracidade muito elevados. Utilizando essa ferramenta de estoque é à medida que espelha a exatidão com que os estoques físicos são retratados nos sistemas em computador. O mesmo é feito em forma de contagem fisicamente e as apresentadas em relatórios, sem saber o que existe no sistema de informação, após os dados serem apresentados em relatórios são comparados e analisados. 23 Com base em Slack, Chambers e Johnston (2002) o anexo de programas codificados e os computadores ligados à máquina assumiram o lugar do operador, que antes a controlava manualmente. Essa mudança dá mais acurácia, precisão e repetitividade ao procedimento. Pode também dar mais produtividade, por meio do cancelamento de possíveis falhas do operador, porque o domínio por computador pode determinar padrões ótimos de corte, já que há a transformação de mão-de-obra habilidosa e cara. De acordo com Martins e Alt (2000), feito o inventário, pode se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de insumos exatos, tanto em número quanto em importância monetária. Segundo Martins; Alt (2000), a fórmula é: Acurácia = Nº de itens corretos Nº total de itens Ou Acurácia = Valor dos itens corretos. Valor total dos itens. 1.5 - Giro de Estoque De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), giro de estoque, é a frequência com que o material é totalmente aproveitado em um momento. Esse cálculo é feito do seguinte modo: Giro de estoque = Demanda Estoque 24 Diferentemente, para Martins e Alt (2000), o giro de estoque mensura quantas ocasiões, por unidade de tempo de material se reconstruiu e girou a formula: Giro de estoque = Valor consumido no período Valor do estoque médio do período Desse modo, Montini Fornazza e Oliveira (2012), define que o giro ou rotatividade de insumo é uma medida de multiuso para aferir a velocidade com que os recursos são renovados todo administrador precisa ter a informação de quantos giros o estoque dá por ano. De modo que valores superiores de giro identificam a necessidade de compras frequentes; por outro sentido, valores inferiores revelam um volume elevado de itens, portanto, grandes cotações monetárias imobilizadas, assim fazendo inspeção de preços e quantidades obtidas são instrumentos formidáveis para o administrador de materiais. Para Vecina Neto e Reinhardt Filho (1998), afirma que a informação referente ao estoque médio de um apurado item é obtida calculando- se a média dos estoques cotidianos do produto no período estimado. Segundo Dias (2010), o grande mérito dessa ferramenta, que a mesma representa um parâmetro fácil para comparar com outras empresas do mesmo segmento. 1.6 - Cobertura de Estoque A cobertura indica o futuro, assim a alta administração tem informações sobre o valor do estoque, e os planejadores utilizaram as informações sobre os produtos que são consumidos. Segundo Martins e Alt (2000), indica o número de unidade de período; por exemplo, dias que o estoque médio será satisfatório para garantir a demanda média. Cobertura de estoque = Nº de dias do período em estudo Giro Conforme Montini, Fornazza e Oliveira (2012), é um indicador que visa o futuro, utilizando em conjunto com o giro de estoque, que norteia aos planejadores um grande 25 comando sobre as tendências e tomada de decisões. Assim os administradores financeiros articulam que a corporação tem investimento em estoque vendas próximo no mês. 1.7 - Curva ABC A gestão do estoque é de tão grande importância para as organizações, que faz com que a empresa se torne mais competitiva no seu ramo de atividade. Para uma empresa hospitalar não é diferente, pois há matéria e medicamentos que são mais importantes. Os insumos são classificados de acordo com a sua importância, outro aspecto importante da curva ABC auxilia no controle do estoque e na redução de custos (Montini, Fornazza e Oliveira, 2012). Vilfredo Pareto foi um economista italiano que, no fim do sec. XX, pesquisando a distribuição de renda da população, observou uma grande parcela de renda − 80% − se encontrava em posse de pequena parcela da população os 20%. Segundo Slack, Chambers e Johnston (2002), o sistema de Pareto é um formato comum de discriminar distintos insumos do estoque é fazer uma quadro do mesmo, com base em suas "movimentações de valor" (sua taxa de uso multiplicada por seu valor individual). Os artefatos com movimentação de valor particularmente alto demandam controle cuidadoso, enquanto os com baixas movimentações de valor não precisam ser monitorados tão rigorosamente. Geralmente, uma parte proporção dos artefatos absolutos contidos em estoque vai representar uma grande dimensão do valor total em estoque. Esse acontecimento é chamado como lei de Pareto, determinadas vezes referidas como a regra 80/20. É chamada assim porque tipicamente em torno de 80% do valor do estoque de uma operação são responsáveis por simplesmente 20% de todos os tipos de recursos estocados. A lei de Pareto ainda é usada em outros lugares em gerenciamento de produção. Para Montini; Fornazza e Oliveira (2012), o princípio consiste em um intuito de que trabalhando com grandes populações, no significado estatístico, é provável estratificá-las em classes. Dividindo em classes, diminui-se a quantidade de elementos a serem analisados – porque, ao invés de analisar um por um, a análise será feita pelas classes. Tal fenômeno é aplicável a grande número de circunstâncias na administração de negócios, em particular no estudo de classificação de estoque. Logo os administradores de estoques precisam ter o 26 domínio da curva de abc, que é poderoso instrumento de classificação e analise. O uso da curva ABC é particularmente aplicável, pois, para qualquer tipo de visão que se almeja sobrepor aos estoques totais, é provável de se aplicar uma relação 80-20 depositar o foco nos 20% que norteiam e interessam que afetam os resultados, os insumos em estoque não têm a mesma importância, seja qual for o ângulo e o enfoque em questão. Segundo Martins e Alt (2000), essa análise que consiste na constatação de adequado espaço de tempo, do consumo do valor monetário ou quantidade dos insumos em estoque, para que eles possam ser qualificados em ordem decrescente de importância. Segundo Vecina Neto e Reinhardt Filho (1998), o recurso consumido pelo sistema de saúde tem a sua importância, todavia, quando se fala dos gastos envolvidos na aquisição de cada insumo de estoque, existem pendências entre os itens. A análise dos recursos financeiros colocados em cada produto vai explanar que um pequeno número de insumos é responsável pelo comprometimento de um grande volume de recursos gastados com materiais. Para Dias (2010 p. 69), “verifica-se, portanto, que uma vez obtida à sequência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas da gestão das administrativas conforme a o grau da importância dos itens”. Após os recursos serem ordenados pelo grau de importância ou de valor, as classes da curva ABC podem ser determinadas pelos seguintes critérios: Grupo A: insumos mais importantes que devem ser tratados com uma atenção bem peculiar pela administração. Grupo B: insumos em situação intermediária entre a o Grupo A e o Grupo B. Grupo C: insumos menos importantes, que explicam pouca atenção pela administração. Na figura a seguir, é demonstrada a utilização da Classificação ABC, conforme figura 1. Figura 1: Classicação ABC Fonte: Montini; Fornazza e Oliveira (2012, p. 295) 27 A figura 2:Curva ABC, demonstra que 80% dos valores acumulados representam a quantidades em valores, onde representa 20% dos itens. Explica que 50% dos produtos correspondem a 95% acumulado em valores, e 100% dos insumos correspondem a 100% acumulado. Figura 2: Curva ABC Fonte: Montini; Fornazza e Oliveira (2012, p. 295). 1.8 - Custo do Estoque De acordo Slack, Chambers e Johnston (2002, p.386), “na tomada de decisão de quanto comprar, os gerentes de produção primeiro tentam identificar os custos que serão afetados por sua decisão”. Nesse contexto, Martins e Alt (2000), falam que conservar os insumos em estoque ocasiona gastos para as organizações. Slack, Chambers e Johnston (2002), classificaram custos como: a) Custo de colocação de pedido: toda vez que o pedido é colocado para reabastecer o estoque, são indispensáveis algumas transações que concebem os custos para as empresas. b) Custo de desconto de preço: quando os fornecedores oferecem uma grade quantidade de insumos com o preço com desconto em confronto com o normal, alternativamente, as empresas podem impor custos extras a pequenos pedidos. c) Custo da falta de estoque: Se a empresa errar na decisão de quantidade de insumos comprarem e faltar no estoque, haverá um custo incorrido, pela falha no fornecimento 28 aos nossos consumidores, se os consumidores forem externos, poderão trocar de fornecedores, se forem internos ficarão com tempo ocioso no processo. d) Custo do capital de giro: quando as organizações fazem um pedido de reposição a uma empresa fornecedora, se demanda um pagamento pelo produto vendido. Porem existirá possivelmente um lapso do tempo entre as organizações pagar o fornecedor e receber as vendas realizadas, nesse período a empresa precisará de capital para sustentar os estoques. Para Montini; Fornazza e Oliveira (2012 p. 325). “O capital de Giro é a quantidade de recursos financeiros que uma empresa precisa para realizar suas atividades operacionais, conduzir seus negócios, comprar insumos, produzir e vender seus produtos”. e) Custo de armazenagem: são custos relacionados; locação, climatização e iluminação do armazém. f) Custo de obsolescência: são os insumos que permanecem muito tempo no armazém, assim se perderam pela validade entre outros. g) Custo de ineficiência de produção: altos níveis de estoque impedem os administradores de estoque de ver a completa extensão de problemas dentro da produção. Segundo Dias (2010), toda e qualquer estocagem de recursos de material gera determinados custos que são: Juros, depreciação, aluguel, equipamento de movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários, conservação. Todos os custos podem ser agrupados da seguinte forma: a) Custo de capital (juros e depreciação) b) Custo com pessoal (salários e encargos sociais) c) Custo com edificação (aluguel, imposto, luz e conservação) d) Custo de manutenção (deterioração, obsolescência e equipamentos) Segundo Dias (2010), existem duas variantes que aumentam esses custos, são elas a quantidade em estoque e o tempo. 29 Para calcular o custo de armazenagem, podemos utilizar a seguinte expressão: Custo de armazenagem = Q / 2 x T x P x I Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado. P = preço unitário do material. I = taxa de armazenamento, empresa em porcentagem do custo unitário. T = tempo considerado de armazenagem. Custo de pedido Para Dias (2010 p. 41). “Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no período de um ano, é necessário multiplicar o custo de cada pedido pelo número de vezes que, em um ano, foi processado”. N = número de pedidos efetuado durante um ano B = custo de um pedido de compra Obteremos a seguinte expressão: B x N= CTP CTP= custo total anual de pedidos O CTP é composto por: Mão de obra: para emissão e processamento. Material: utilizado na confecção do pedido Custos indiretos: despesas ligadas indiretamente com o pedido. Pode-se calcular o custo unitário, é só dividir o CTP pelo número total anual de pedidos. B= Custo total anual dos pedidos (CTP) Nº anual de pedidos (N) Custo total Custo total = custo total de armazenagem + custo total de pedido. 30 Para Montini; Fornazza e Oliveira (2012), fazem classificação e a repartem e dois grupos: custos relacionados à investimento ou reposição e os custos pertinentes às tecnologias de guarda-los e de sustentação dos estoques. 1.9 - Lote Econômico de Compra É uma abordagem mais usada para tomar uma decisão de quanto comprar de um determinado insumo, quando estoque precisa ser reabastecido. Essa abordagem tenta encontrar o balanceamento entre a vantagem e a desvantagem de manter estoque. Para Dias (2010 p. 81), “a decisão de estocar ou não um determinado item é básico para o volume de estoque em qualquer momento. Ao tomar tal decisão, há dos fatores a considerar”: É econômico estocar o item? É interessante estocar um item indicado como antieconômico a fim de satisfazer um cliente e, portanto, melhorar as relações com ele? Segundo Montini; Fornazza e Oliveira (2012 p. 349), “a través de cálculos matemáticos possível chegarem ao lote de menor custo para a reposição o chamado lote econômico. O lote econômico seria aquele que, teoricamente, minimiza o custo total anual de manter e obter os estoques”. O Lote econômico de compra teoricamente tornar mínimo os custos totais anuais de manter e obter estoque. Assim sendo que o LEC será quantidade adequada ao ponto onde o custo total aborda o mínimo. A figura 3, a seguir, apresenta a formula para o cálculo do lote econômico: Figura 3: Fórmula do lote econômico Fonte: Montini; Fornazza e Oliveira (2012, p. 350) 31 Onde: LE: tamanho do lote econômico em unidades; DA: demanda anual em unidades; CP: custo médio de preparação para a produção ou de preparação para fazer um pedido; CM: custo de manutenção do estoque; A figura 4: Apresenta um gráfico onde demonstra cada custo e a quantidade exata para se comprar um produto. Figura 4: Lote econômico Fonte: Montini; Fornazza e Oliveira (2012, p. 350) Com base em Slack; Chambers e Johnston (2002), essa abordagem tenta encontrar o melhor balanceamento entre a vantagem e a desvantagem de se manter estoque, sempre com o escopo na redução dos custos totais de estocagem. 1.10 - Sistema de Revisão Contínua e Periódica Com base em Slack, Chambers e Johnston (2002), o sistema de revisão continua é uma ferramenta utilizada, para a tomada de decisão de instante reabastecimento, pois para tomar tais decisões de tal modo, os administradores de produção, devem acompanhar os níveis de estoque, e então fazer a solicitação quando o nível de estoque atingir o nível de ressuprimento, outra ferramenta muito utilizada é a revisão periódica, esse instrumento sugere que os pedidos 32 sejam feitos em intervalos de tempos regulares e fixos assim os níveis de estoque poderá ser verificado. Para Montini; Fornazza e Oliveira (2012), o sistema de reposição periódica é a quantidade variáveis, após certo tempo passado, assim o processo de reposição é inicializado pela passagem do tempo, assim ariando as quantidades em um ponto máximo, orçado para cobrir o consumo. Com base em Martins e Alt (2000). Concordam chamam o sistema de reposição periódica ou de intervalo e tempo. 1.11 - Previsão para estoque De acordo com Dias (2010 p. 24), “toda gestão de estoque está pautada na previsão de consumo do material. A previsão do consumo ou da demanda estabelece estimativas dos produtos acabados comercializados e vendidos. Estabelece, portanto, quais produtos, quantos desses produtos e quando serão comprados pelos clientes”. Para Slack; Chambers e Johnston (2002), sem um orçamento da demanda não é possívelfazer um planejamento, somente reagindo. Com base em Montini; Fornazza e Oliveira (2012), são um dos processos delicados e importantes para uma empresa a previsão de vendas, é a informação de princípio, a mesma é de tal importância que dá o início de todos os processos. Segundo Dias (2010 p. 24), a previsão expõe algumas características básicas: É o ponto de partida de todo planejamento; Não é uma finalidade de venda; E seu custo dever ser compatível em obtê-la; A previsão de apresenta informações básicas para a tomada de decisão, sendo quantitativas e qualitativas; As quantitativas: Evolução das vendas; Variáveis cujo progresso e a explicação estão ligados diretamente com as vendas; Variáveis de simples previsão, relativamente ligas às vendas; 33 Influência da propaganda; Qualitativas: Conceito do administrador; Ideia dos vendedores; Opinião dos compradores; Análise de mercado; Para Dias (2010), os métodos de previsão, podem ser considerados em três grupos: Projeção: é de natureza quantitativa, na qual o seu futuro será projetado repetindo os dados anteriores. Conforme Montini; Fornazza e Oliveira (2012), a regressão linear múltipla é utilizada com o objetivo de projetar uma variável de importância em desempenho das variáveis independentes, esse método relaciona as variáveis dependentes y e as diversas variáveis independentes x1, x2, x3...., e um termo de erro chamado de modelo de regressão linear simples. O método dos mínimos quadrados tem o objetivo de encontrar os valores dos estimadores de parâmetros b0, b1, b2, que minimizam a soma do quadrado dos resíduos do modelo. Explicação: explica as vendas do passado, e a relacionam com outras variáveis para uma previsão. São aplicações dos métodos de regressão e correlação. Predileção: funcionário com conhecimento e informações dos fatores influentes nas vendas e no mercado estabelece a evolução das vendas. 2 – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE ESTOQUE De acordo com Viana (2006), a implantação de um sistema de informação em uma empresa, com o intuito desse obter informação em tempo real, visando sempre à qualidade dos processos, das informações, que envolvem a estrutura da empresa, assim proporcionara ao cliente a qualidade no serviço oferecido. O’Brien (2004), o sistema de informação de manufatura auxilia a função de produção. 34 Operação, nos quais se inserem as atividades relativas ao planejamento e controle dos processos de produção de bens ou serviços (hospitais, restaurantes, supermercados entre outros). Dessa maneira a finalidade da produção/ operação e a administração de todos os processos e sistemas operacionais da organização, logo o sistema de informação disposto para a gerencia de produção, auxiliam a empresa a planejar, organizar e controlar os estoques, as compras o fluxo de serviços. Para Slack, Chambers e Johnston (2002), quase todo o estoques são administrados por um sistema de computadorizado. Assim todos os cálculos que são realizados para o estoque são feitos no sistema de computador, se tornando uma conveniência, quando o uso de leitores de códigos de barras registando as vendas. Os sistemas de informação de estoque possuem carateriais de suas funções em comum, que são: Atualizar os registros de estoque: Com base em Slack, Chambers e Johnston (2002), a cada transação ou movimentação, o arranjo físico, o valor do estoque foi modificado. Assim toda essa informação, deve ser registrada, assim os gerentes de produção podem ter o controle e as informações sobre o mesmo. Gerar pedidos: Com base em Slack; Chambers e Johnston (2002), as decisões primordiais do estoque, são quanto pedir e quando pedir pode ser executado por um sistema de controle de estoque. A decisão de quanto pedir é calculado por um intervalo de tempo pouco frequente, o sistema fará o cálculo usando a formula da quantidade econômica de pedidos, mas verificando os parâmetros, para ver se a demanda ou o lead time de pedidos, houve mudanças assim recalculando quanto pedir. A decisão de quanto pedir o sistema executa de acordo com as decisões dos administradores adotam: seja a revisão contínua, a revisão periódica, o sistema de informação também gera qualquer relatório ou mesmo transferir as informações de suprimento eletrônico. Gerar registros de estoque: Com base em Slack; Chambers e Johnston (2002), o sistema de controle de estoque, geram relatórios reguladores de valor de estoque, para cada item estocado com o seu valor, assim auxiliando o administrador a monitora-lo, verificando o seu desempenho. Do mesmo modo, medindo o desempenho do serviço oferecido, ao cliente, monitorando o número de 35 pedidos de falta de estoque, ou o número de pedido incompleto. O relatório só é gerado se a medida de desempenho sair dos limites aceitáveis pela organização. Para a O’Brien (2004), sistema de controle de estoque processam as informações, reproduzindo mudanças em artigos armazenados. Logo após as informações sobre os pedidos dos clientes são coletadas do sistema de processamento de pedidos, o sistema de controle de estoque lanças as mutações dos níveis de estoque e prepara os documentos que são necessários para a expedição. em seguida o sistema envia relatórios, informando aos administradores quais são os intes que necessitam de ser feito sua aquisição. Prever: Com base em Slack; Chambers e Johnston (2002), toda a decisão de estoque é fundamentada em prever a demeada, sendo assim o sistema de estoque compara à demanda real com a prevista e adequa a previsão a luz dos níveis da demanda atual. 2.1.1 - Conceito do MRP Segundo Slack, Chambers e Johnston (2002), o planejamento das necessidades de materiais se iniciou na década de 60, atualmente chamado de MRP. O mesmo permite que as organizações façam o orçamento da quantidade necessária de um determinado insumo e o tempo necessário. Os cálculos são feitos utilizando os pedidos em carteiras, para fazer as previsões de pedidos que as empresas possam receber. Logo o MRP, investiga todos os recursos materiais necessários, para inteirar os pedidos, assim garantido que os recursos sejam providenciados no tempo. Para Martins e Alt (2010) é uma metodologia que torna possível definir a quantidade necessária a ser comprada do material que serão empregados na fabricação de um produto. De acordo com Martins e Laugeni (2006) O surgimento do MRP se deu através das necessidades de planejar o atendimento da demanda dependente que procede da demanda independente. Com base em Slack, Chambers e Johnston (2002), durante a década de 80 e 90, o sistema de informação e a definição do planejamento das necessidades de materiais, difundiram-se e foram integrados aos outros setores da empresa se denominando o MRP o qual é atual que a sua sigla significa Planejamento dos Recursos de Manufaturas ou MRP II, 36 os criadores do atual sistema, Wight e o Oricky , contaram minuciosamente, que o planejamento dos recursos de manufatura como um planto integrado para a organização, com o objetivo, que as organizações analisem as implicações da demanda nos setores financeiros e de engenharia, assim como a mesma analisam os fatores que implicam quanto a necessidades de insumos. 2.1.2 - Lista de materiais Segundo Martins e Alt (2000), o material é o início dos cálculos, da estrutura analítica dos produtos. Diferentemente para Slack, Chambers e Johnston (2002), o programa mestre de produção conduz o fim do procedimento do MRP, de modo que tenha organizado a programação. Assim o MRP realizara os cálculos, especificando as quantidades e o momentos das necessidades dos insumos de modo que seja atendido o programa mestre de produção. Exemplo quando se planeja um jantar com os amigos é elaborado um planejamento de qual prato será servido, após essa decisão,será elaborada outra lista de produtos com a quantidade, e os integrantes sabendo a data que será necessário levar os produtos. Para Martins e Laugeni (2006), á a parte mais custoso do projeto, pois todos os insumos da linha de montagem devem ser explodidos, assim a empresa deve trabalhar com uma lista de materiais, pois a mesma ira alimentar o sistema. 2.1.3 - Estrutura de produtos Segundo Corrêa e Corrêa (2012), essa denominação tem ligação dos componentes de pai para filho de um produto, assim sendo denominados como filho os insumos diretos de outros produtos, esses produtos que correspondem aos insumos de uma forma direta são os pais. Para Martins e Alt (2000), conhecida como árvore do produto ou explosão do produto, a quantidade necessária de insumos se dá através de uma demanda, assim o dispositivo executará as operações logicas matemáticas, das necessidades de insumos que serão 37 empregados, assim investiga se a quantidade necessária de insumos, se não há é emitido um pedido de compra. Para Slack; Chambers e Johnston (2002), a estrutura do produto está relacionada ao projeto do produto, de forma que tem a capacidade de interferir no desenvolvimento na forma da estrutura. A forma é o resultado da quantidade de itens que há em cada nível, a mesma é determinada também do que é feito na fábrica, se a maior parte dos produtos for comprados já fabricados ou prontos, a fábrica se tornando uma montadora a estrutura será bastante horizontal, com poucos níveis, mas se os insumos forem fabricados e montado na mesma fábrica será uma estrutura vertical. 2.1.4 - Cálculo do MRP Segundo Slack, Chambers e Johnston (2002), o MRP aceita o programa mestre de produção e explode o programa, pela lista de recursos materiais de nível único analisando quantos insumos são necessários. Antes de ir para o próximo nível da estrutura do produto, o MRP analisa a quantidade insumos que serão necessários estão à disposição no estoque, assim gerando a requisições de necessidades líquidas dos produtos que serão fabricados. Logo as necessidades líquidas formam o programa, que será explodido, pela lista dos recursos de um único nível para o próximo nível da estrutura. Esse procedimento ocorrera em todos os níveis até que se chegue ao último nível da estrutura. Com base em Corrêa e Corrêa (2012), a importância das quantidades em estoque, se deduz das necessidades brutas calculadas, para que se possa então fazer a explosão das necessidades líquidas. 2.1.5 - Programa para trás Segundo Corrêa e Corrêa (2012), o MRP tem uma lógica, que tem como ponto inicial a visão do futuro de necessidades de produtos terminados e logo vem explodindo as necessidades de insumos para a produção a cada nível da estrutura do produto, sendo para trás no tempo se denominando a lógica da programação para trás. 38 Para Slack; Chambers e Johnston (2002), além do MRP calcular a quantidade de recursos materiais necessários, o mesmo considera o momento que os insumos serão necessários. O programa executa esse procedimento por meio de da programação para trás, levando em consideração o lead time (tempo necessário para cada procedimento do processo). 2.1.6 - Sistema integrado de gestão-planejamento dos recursos dos empreendimentos Segundo Martins e Laugeni (2006), o surgimento do ERP, se deu através do desenvolvimento do MRP. Para Slack; Chambers e Johnston (2002), o último sistema de informação é o mais importante que se desenvolveu da filosofia do MRP. De acordo com a O’Brien (2004), o ERP é um sistema interfuncional, que atua com uma infraestrutura para incorporar e automatizar todos os processos de negócios que são realizados pelas funções departamentais da organização. De acordo com Oliveira (2007), o ERP é um grupo de programas de computador que integra as diversas funções da organização para criar operações mais eficientes em áreas como montagem ou entrega de produtos, o mesmo integra as informações e a comunicação entre os departamentos como, planejamento, programação, divisão, funções, vendas, gestão de pessoas, entre outros. Segundo Martins e Laugeni (2006), o sistema é estabelecido como um software que integra uma organização que apresenta uma base de dados, que atua em uma única plataforma integrando toda a operação da organização em um único ambiente computacional o sistema promove as informações na organização integrandos os departamentos e funções. Com base em Laudon e Laudon (2010), o ERP é empregado para integrar os processos de negócios nas áreas manufatura, produção finanças, contábeis, vendas, marketing e gestão de pessoas em um único sistema de informação, logo os dados ficam disponíveis para os administradores tomarem decisão mais precisas sobre o planejamento. Segundo Santos (2006), software é fundamentado na existência de base de informações comuns entre os diferentes departamentos. 39 De acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), o sistema ERP, em geral, inclui outros atributos que o transforma em um instrumento expressivo e primordial de planejamento e controle. Assim o sistema tem as qualidades que são: a) Fundamento na arquitetura cliente/ servidor; b) Pode integrar facilidades de apoio a tomada de decisão; O sistema é integrado aos sistemas externos, assim integrando os parceiros empresa. Com Base em Martins e Laugeni (2006), os atributos primordiais do sistema são a arquitetura cliente/ servidor, banco de dados, utilização de módulos e aplicativos. De acordo com A Obrien (2004), o ERP passou a ser distinguido como um componente necessário para a organização, que é a busca pela eficiência, agilidade e a capacidade de resposta aos clientes, fornecedores e parceiros. Assim a os principais atributos do sistema são: A criação de uma estrutura para incorporar e melhorar, os sistemas internos de escritório. O fornecimento rápido de informações interfuncionais aos gerentes sobre o desempenho da empresa, assim o gerente pode tomar decisões rápidas. Para Santos (2006), o sistema ERP, tem dois grupos básicos de módulos, o primeiro consiste na ralação a atividade fins da empresa, exemplo engenharia, administração da produção, controle de qualidade, entre outros. O segundo consiste em um grupo de apoio as atividades meio, que são contabilidade, financeiro, controle de estoque, entre outros. Sendo os dois grupos interligados e suportados por um sistema de informação. Segundo Martins e Laugeni (2006), o ERP apresenta diferentes módulos que atuam em diferentes funções da empresa, também desenvolvem aplicações para organizações diferentes como privadas, governamentais, hospitalares. Segundo Souza e Saccol (2006), as organizações como os consultores observaram que a trabalho de implantação do sistema ERP, envolve um processo de mudança cultural e de visão de departamentos, para uma visão sistêmica ou visão baseada em processos. O benéfico desenvolvido pelo sistema foi a integração dos processos internos dar organizações, redução 40 nos estoques redução no prazo de atendimento de pedidos, produção e recebimento, a qualidade das informações. 2.2 – Administração hospitalar De acordo com Foucault (1981), as guerras provocaram a necessidade da criação de hospitais. Dessa maneira sua área foi incorporada por instituições e inspirou o funcionamento hospitalar, com a classificação dos pacientes, identificação por leitos e a separação por doenças. Assim, os hospitais passaram a ser um campo de pesquisa e documental normatizado, além de um espaço de cura. Assim como explicou Minotto (2003), para compreender a administração hospitalar, faz-se necessário rever alguns de seus princípios e instrumentos, como: A história dos hospitais e da sua administração; As funções, produtos e serviços; A gestão da qualidade; Sistema de avaliação de desempenhoe da administração. Para Borba e Lisboa (2008), as organizações hospitalares são prestadores de serviços, tendo aspectos como a intangibilidade, inseparabilidade, variabilidade e a perecibilidade. De acordo com Cherubin, (1977 apud Minotto 2003), a entidade hospitalar é parte complementar de um sistema de saúde, cuja função é oferecer à sociedade completa assistência à saúde preventiva e de tratamento, incluindo serviços extensivos aos centros de formação para os que trabalham no campo de saúde e para as pesquisas. Dessa mesma maneira para Azevedo, (1993 apud Júnior e Vieira 2002), concordam, as empresas hospitalares é uma das mais complexas, sendo que não é apenas considerada pela sua nobreza e amplitude da sua missão, mas em especial por apresentar uma equipe de diversa áreas de atividades, tendo elevado grau de autonomia, para dar assistência à saúde em caráter preventivo, curativo e reabilitador. A mesma empresa se caracteriza, em espaço de prática de ensino-aprendizagem e produção científica. Diferentemente para Mintzberg (1995 apud Júnior e Vieira 2002), as instituições hospitalares, se identifica por ter uma estrutura burocrática na sua estrutura, onde o setor operacional tem uma grande importância, assim tudo se concentra nesse setor. Sendo que a 41 controle, é padronizado por órgãos fiscalizadores externos, assim as condições só aumentam as resistências às mudanças. Conforme Novaes e Paganini, (1992 apud Minotto 2003), de todas as empresas públicas ou privadas, as entidades hospitalares sãs as mais complexas para se administrar, pois existem muitos colaboradores, alocados em vários setores. Para Barbosa e Lisboa (2008), a gestão hospitalar tem como o grupo de princípios e atividades que abrangem o planejamento, organização, direção e controle das atividades que são realizadas pelos administradores das entidades de saúde, sendo pública, privada ou terceiro setor. A história da gestão hospitalar comprova que não havia condições adequadas para serem geridos. As entidades hospitalares religiosas iniciaram uma organização estruturada. Em 1929, na universidade de Chicago foi criado o primeiro curso de administração hospitalar, no Brasil o mesmo foi aprovado pelo Presidente Getúlio Dorneles Vargas, apresentado pelo Dr. Theóphilo de Almeida, no Estado de Minas Gerais. 2.2.1 - Compras nas entidades hospitalares públicas. De acordo com Barbiere e Machiline (2006), as entidades públicas fazem aquisição de materiais ou contratam serviços, com embasamentos no art. 37, XXI e para as empresa públicas e sociedades de economia mista, nos termos do art. 173, 1º,.III (art. 22; XXVII)¹. Ressalvados os fatos específicos na legislação, obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante o processo de licitação, que assegure igualdade de condições a todos concorrentes. Para Viana (2006), a diversidade da maneira de compra entre o setor público e o privado, é que o setor público é oficial e o setor privado é objetivo. Com base em Barbiere e Machiline (2006), o processo licitatório direciona-se a garantir a observância da origem constitucional da isonomia e escolher propostas mais vantajosas para a administração (art. 3º). A lei 8.666/93 constitui as decorrentes modalidades de licitação: concorrência, tomada de preço, convite, essas modalidades são aplicáveis a processo de aquisição de bens materiais e patrimoniais. 42 Conforme Viana (2006), a licitação é um processo administrativo pelo qual a Administração pública, quando for adquirir um bem ou serviço, de acordo com as condições apresentada, convocando interessados, para expor as propostas, assim à administração destacar a melhor proposta de acordo com os critérios preestabelecidos e publicados. Assim o mesmo processo tem o propósito de assegurar o direito da igualdade de oportunidade entre os participantes. Segundo Barbiere e Machiline (2006), os aspectos legais destinados as compras do setor público previsto na Lei 8.666/1993; são as características adequadas dos objetos, as indicações dos recursos orçamentários para a liquidação, definir a quantidades a ser adquirida. Segundo Viana (2006), para obter os recursos desejados, administração pública deve mencionar o fim a ser comprada, informada a qualidade e quantidade e as condições de pagamento. 43 3 – INSTRUMENTO DE PESQUISA Conforme Lakatos e Eva Maria (2003), o instrumento de pesquisa é um conjunto técnicas de que serve uma pesquisa; é a aptidão para usar esses princípios, a parte prática, sendo que toda pesquisa utiliza várias técnicas no alcance do seu objetivo. De acordo com Cervo e Bervian (2002), a observação é aplicar atentamente as definições físicos a um artefato, para dele contrair uma informação clara e precisa. Sendo essa técnica de grande importância para a pesquisa, pois é a mesma que depende todos os outros procedimentos, logo sem a observação o estudo da realidade e de suas normas seriam diminuídas a conjetura e adivinhação. Para Lakatos e Eva Maria (2003), a observação é um método de coleta de informações e utiliza os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade. 3.1 – METODOLOGIA A ciência tem como escopo essencial chegar a veracidade dos fatos, assim a mesma não se distingue de outras formas de conhecimento, porem o diferencial está na verificabilidade. Assim para que o conhecimento seja cientifico é necessário identificar as operações mentais e técnicas que aprovam a verificação (Gil, 2009). Para se coletar os dados, da pesquisa foi feito o estudo de caso na Entidade Hospitalar Frei Gabriel, sendo executada a contagem do estoque de materiais e medicamento hospitalares no setor Pronto Socorro, durante os dias 04/05/15 á 11/05/15, com o tempo de duração de uma semana. Quanto aos procedimentos eles serão referenciados no estudo de caso, que consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos, de maneira que admitira o seu amplo e particularizado conhecimento, (Gil, 2002). E quanto à abordagem do problema será tratada de forma quantitativa. O estudo empregou de uma pesquisa exploratória, logo, proporcionará maior intimidade com o problema, assim tornando mais explícito. Ela proporciona informações sobre assunto estudado, facilitando a compreensão de um tema do trabalho, através dela pode se constituir um trabalho preparatório para outro tipo de pesquisa. (Gil, 2002). 44 A abordagem será quantitativa e os dados coletados nessas pesquisas. Para Sabino (1966:204 apud Marconi Lakatos 2011), a abordagem quantitativa realiza com todos os dados numéricos resultante da pesquisa, que se apresentara como um conjunto de gráficos, quadros e medidas. Os procedimentos metodológicos vistos anteriormente foram de suma importância, pois contribuíram na elaboração do trabalho apresentado, cujo, objetivo é o estudo da gestão de estoques e propor aplicação de ferramentas à Entidade hospitalar Frei Gabriel. 3.2 – ESTUDO DE CASO Segundo Yin (2005), o uso do estudo de caso é adequado quando se pretende investigar o como e o porquê de um conjunto de eventos contemporâneos. O autor assevera que o estudo de caso é uma investigação empírica que permite o estudo de um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos. Gil (2009) aponta alguns propósitos dos estudos de caso: 1) explorar situações da vida real cujos limites não estão claramente definidos; 2) preservar o caráter unitário do objeto estudado; 3) descrever a situação do contexto em que está sendo feita uma determinada investigação; 4) formular hipóteses ou desenvolver teorias e 5) explicar as variáveis causais de determinado fenômeno em situações complexas que não permitam o uso de levantamentos e experimentos. Bruyne, Herman e Schoutheete(1977) afirmam que o estudo de caso justifica sua importância por reunir informações numerosas e detalhadas que possibilitem apreender a totalidade de uma situação. A riqueza das informações detalhadas auxilia o pesquisador num maior conhecimento e numa possível resolução de problemas relacionados ao assunto estudado. Explicada a função da metodologia, abaixo será explicitado uso da metodologia no trabalho. 45 3.2.1 – Histórico da Empresa Em junho de 2005 houve a fusão entre o Hospital São Francisco de Assis e a Fundação Hospital Frei Gabriel, no mesmo período, passou a funcionar os setores de Pronto Socorro, Observação 24h, Internação, Centro Cirúrgico, serviços de almoxarifado e lavanderia. Três anos mais tarde, foi implantado o Centro de Diagnóstico, onde são realizados vários tipos de exames. Trata-se de um Hospital público mantido com repasses feitos pelo Sistema Único de Saúde (SUS) e pela Prefeitura de Frutal. O Hospital Frei Gabriel possui Pronto Socorro que funciona em sistema de 24h, atendimento ambulatorial para consultas pré-agendadas, agendamento de exames variados. O hospital possui 50 profissionais na área de medicina, sendo 23 especialidades: Fisioterapia, Cirurgião plástico, Fonoaudilogia, Otorrinolaringologia, Assistente Social, Anestesista, Terapeuta Ocupacional, Cirurgião Geral, Oftalmologia, Ginecologia/Obstetrícia, Urologia, Psiquiatria, Radiologia, Neurologia, Reumatologia, Pediatria, Cardiologia, Neurologia, Ortopedia, Oftalmologia, Bucomaxilo Facial, Nefrologia e Vascular. Ainda conta com 230 funcionários. Em média são atendidas diariamente no Pronto Socorro 240 pessoas e no Ambulatório cerca de 200 pacientes por dia, perfazendo uma média de 440 pessoas diariamente. A entidade não tem a contribuição financeira dos municípios vizinhos, mas a entidade atende as cidades. 3.2.2 - Analise dos dados e resultado da empresa pesquisada Após a coleta de dados, em um primeiro momento foi feita Curva ABC, para identificar a média do consumo semanal e identificar os medicamento mais importantes no critério custo, e redução de custos. Acurva ABC foi executada da seguinte maneira: produto, média do consumo semanal x valor unitário, valor total, porcentagem que todos os itens há de importância, e porcentagem acumulada. Assim foram selecionados dois itens de cada grupo da Curva ABC, conforme o quadro A1. 46 CLASSE CORTE PROPORÇÃO DE ITENS PROPORÇÃO DE VALOR A 60,00% 15,38% 58,76% B 90,00% 15,38% 30,25% C 100,00% 69,23% 10,99% Quadro 1: Curva ABC dos medicamentos Fonte: O autor O quadro da classificação ABC demonstra que 15,38% dos medicamentos, estão classificados como A, representando 58,76%, classificação dos custos do pronto socorro com os medicamentos, assim demonstra que esses medicamentos, devem receber mais atenção, econômica e durante a sua utilização, de acordo com a classificação, O quadro apresenta no grupo B os medicamentos demonstra que 15,38%, representam 30,25%, dos custos com os medicamentos do pronto socorro, esse grupo requer um pouco atenção. O Grupo C estão classificados tem uma proporção de 69,23% dos medicamentos e teme possui uma proporção em seu valor de 10,99%. Para serem executados os demais cálculos, o critério utilizado foi dois itens de cada classificação, assim os medicamentos selecionados são: Classificação A: solucortefcortiston 500mg e soro fisiológico 0,9% 500ml; Classificação B: renitida 2 ml e ringer lactado500ml; Classificação C: vitamina c 5 ml e soro glicofisiólogico 250 ml. 47 Gráfico 1: Curva ABC dos medicamentos Fonte: O autor O gráfico este demonstrado em azul a representação em percentual individual que cada material tem em relação ao fator valor, e em vermelho ao percentual acumulado de todos os materiais. Classificação ABC dos materiais, apresenta conforme quadro A2 CLASSE CORTE PROPORÇÃO DE ITENS PROPORÇÃO DE VALOR A 65,00% 21,74% 63,98% B 90,00% 23,19% 25,50% C 100,00% 55,07% 10,52% Quadro 2: Curva ABC dos materiais Fonte: O autor O quadro da classificação ABC demonstra que, 21,74%, dos materiais estão classificados como A, pois possuem um custo de 63,98%, dos custos de materiais com o 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 120,00% SO LU C O R TE F… B R O M O P R ID … SO R O … B U SC O P A M … B U SC O P A M … FE N ER G A N B R YC A N IL 1 M L SO R O … SU ST R A TE P O M A D A … C LO R ET O D E… X IL O C A ÍN A C LI ST ER O L P O M A D A … P O M A D A … A M IN O FI LI N A A A S1 0 0 M G C IL O ST A ZO L… C IN IR IZ IN A … P R O N O LO L… TY LE N O L5 0 0 … M EL O X IL A M AAAAAAAAAABBBBBBBBBBCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC GRÁFICO ABC % 48 pronto socorro, assim esses materiais dessa classificação exigem do administrador de estoque muita atenção quanto o seus valores e a sua utilização. O quadro da classificação ABC demonstra que, os materiais classificados como B possuem um custo de 25,50%, dos materiais do pronto socorro, com 23,19% de materiais nessa classificação, logo exigem dos administrados de estoque, um pouco de atenção quanto o seus valores e a sua utilização. O Grupo C estão classificados os outros 55,07,%, esse grupo exige pouca atenção, pois possuem com custo de 10,52%. Para serem executados os demais cálculos, o critério utilizado foi dois itens de cada classificação, assim os materiais selecionados são: Classificação A: Equipo Macro gotas e Seringa 3 ml com agulha. Classificação B: Atadura 12 cm e Equipo para uso de bomba de infusão. Classificação C: Abocath 18 e abocath 20 Gráfico 2: Curva ABC dos materiais Fonte: O autor O gráfico este demonstrado em azul a representação em percentual individual que cada material tem em relação ao fator valor, e em vermelho ao percentual acumulado de todos os materiais. 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00% 120,00% EQ U IP O … FI O P R ET O D E… C A TG U T… C A TG U T… C A IX A D E LU V A … A B O C A TH 1 6 LÂ M IN A D E… EQ U IP O … A B O C A TH 2 0 A G U LH A H A Q U I LÂ M IN A D E… SO N D A … C A TE TE R T IP O … SO N D A … SO N D A … SO N D A … C LA M P … SO N D A … AAAAAAAAAAAAABBBBBBBBBBBBBBBBBBCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC GRÁFICO ABC % ACUMULADO % 49 3.2.2.1 – Giro de estoque Após a execução da classificação ABC, foi feito o Giro do Estoque de medicamentos e dos materiais, que estão na Classificação ABC. Giro de estoque: O giro de estoque apresenta a relação entre a demanda e a média dos estoques, O modelo de giro de estoque proposto na pesquisa é apresentado conforme a formula; Giro de estoque = Demanda Estoque Giro de estoque = 18 = 0,82 22 No quadro apresentado, o hospital tem um giro de estoque do medicamento solucortefcortiston 500mg, de 0,82 vez na semana Para o melhor esclarecimento sobre o assunto, esta apresentando, o quadro abaixo, o calculo de Giro de Estoque, dos medicamentos selecionados conforme explicado acima. GIRO DE ESTOQUE DOS MEDICAMENTOS MEDICAMENTOS MÉDIA DA DEMANDA/ SEMANA MÉDIA DO ESTOQUE/ SEMANDA GIRO DO ESTOQUE SOLUCORTEFCORTISTON 500MG 18 22 0,82 SORO FISIOLÓGICO 0,9% 500ML 29 36 0,81 RANITIDINA 2ML 72 75 0,96 RINGER LACTADO500ML 19 24 0,79 VITAMINA C 5ML 23 29 0,79 SORO GLICOFISIÓLOGICO 250ML 4 6 0,67 Quadro 3: Giro de Estoque dos Medicamentos Fonte: O autor 50 O giro do estoque do medicamento solu cortef cortiston 500 mg , demonstra que o mesmo girou 0,82 vez na semana, do medicamento soro fisiológico 0,9% 500ml, girou 0,81 vezes por semana, do medicamento ranitida 2
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